Glosario archivistico
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Glosario archivistico Glosario archivistico Document Transcript

  • GLOSARIOArchivísticoArchivístico
  • ACCESO A LOS ARCHIVOS: Derecho de los ciudadanos a consultar lainformación que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados porla Ley.ACERVO: Documentos conjunto de documentos de un archivo, conservados porsu valor sustantivo, histórico o cultural.ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: Conjunto de tares, operaciones, acciones ytramites que permiten desarrollar las funciones de las instituciones para las cualesfueron creadas.AGN: Archivo General de la Nación, establecimiento público encargado deformular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina elsistema nacional de archivos y es responsable de la salvaguardia del patrimoniodocumental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documentalque lo integra y del que se le confía en custodia.ARCHIVAMIENTO WEB (WEBARCHIVING): Proceso de recolección defracciones o partes de la World Wide Web y la garantía de que la colección seconserva en un archivo o sistema de información para futuros investigadores,historiadores y público en general.ARCHIVISTICA: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicas delos archivos.ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soportematerial, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública oprivada en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden paraservir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y alos ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se pueda entender comola institución que está al servicio, la investigación y la cultura.
  • ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla elfuncionamiento, de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidospor los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es contante.ARCHIVO DE GESTION: Archivo de la oficina productora que reúne sudocumentación en trámite sometida a continua utilización y consultaadministrativa.ARCHIVO HISTORICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o delarchivo de gestión, la documentación que por decisión del corresponde al comitédel archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere parala investigación, la ciencia y la cultura, este tipo de archivo también puedeconservar documentos históricos recibido por donación, deposito voluntario,adquisición o expropiación.ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral deldocumento en su siclo vital.ADMINISTRACION DE ARCHIVOS: Conjunto de estrategias organizadasdirigidas a la planeación, dirección y central de los recursos físicos, técnicos,financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.ARCHIVO DEL ORDEN DAPARTEMENTAL: Archivo integrado por fondosdocumentales procedentes de los organismos del orden departamental y poraquellos que recibe en custodia.ARCHIVO DE ORDEN DISTRITAL: Archivo integrado por fondo documentalesprocedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que reciben encustodia.ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL: Archivo integrado por fondo documentalprocedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe encustodia.
  • ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL: Archivo integrado por los fondosdocumentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellosque recibe en custodia.ARCHIVO ELECTRONICO: Conjunto de documentos electrónicos producidos ytratados conforme a los principios y procesos archivísticos.ARCHIVO PRIVADO: Conjunto de documentos producidos o recibidos porpersonas naturales o judiciales de derecho privado en desarrolló de sus funcioneso actividades.ARCHIVOS PRIVADOS DE INTERES PÚBLICO: Aquel que por su valor para lahistoria, la investigación, la ciencia a la cultura es de interés público y declaradocomo tal por el legislador.ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidadesoficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público porentidades privadas.ASUNTO: Centro de una unidad documental generado por una acciónadministrativa.AUTOMATIZACIÓN: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos dealmacenamiento y recuperación de la información documental y de losdocumentos electrónicos de archivo.BULA: Conjunto de documentos pontificios o políticos autenticados por un sellopapal.CATALOGO: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.CICLO VITAL: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde suproducción o recepción, hasta su disposición final.CONSULTA DOCUMENTAL: Acceso a un documento o a un grupo dedocumentos con el fin de conocer la información que contiene.
  • CUSTODIAR: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución ouna persona, que implique responsabilidad jurídica en la administración yconservación de las mismas, cualquiera que sea su titularidad.CODIGO: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a lasunidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y quedebe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.CARPETA: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege losdocumentos para su almacenamiento y preservación.DIGITALIZACION: Técnica que permite la reproducción de información que seencuentra guardada de manera analógica soportes: papel, video, casetes, cinta,películas, microfilm y otros en una que solo puede leerse o interpretarse porcomputador.DIPLOMATICA DOCUMENTAL: Disciplina que estudia las características internasy externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen suelaboración con el objeto de evidenciar la evolución de los tips documentales ydeterminar su valor como fuentes para la historia.DOCUMENTOS: Información registrada, no importa la forma o medio.DOCUMENTO ACTIVO: Aquel con valores, primarios cuyo uso es frecuente.DOCUMENTO BORRADOR: Es un documento provisional preparatorio, previo alejemplar.DOCUMENTO COPIA: Es el ejemplar de un documento que contiene el texto deloriginal pero que es producido para cumplir el información producida o recibida poruna entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
  • DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de información producidao recibida por una entidad pública o privada que preste servicios públicos en razónde sus actividades o funciones haciendo uso de medios electrónicos.Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos oreunidos por una persona o entidad pública o privada que preste serviciospúblicos, en el transcurso de su gestión y como apoyo, de su actividad de la quees testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmitentambién mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanentetras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series,con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con unaorganización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar suvalor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso tambiénmediante las tecnologías de la información.DOCUMENTO DISPOSITIVO: Son aquellos en que la autoridad asienta suvoluntad con intención de ser obedecida.DOCUMENTO FACILITATIVO: Documento producido en cumplimiento defunciones idénticas o comunes en todas las entidades.DOCUMENTO INACTIVO: Documento que ha dejado de emplearse al concluirsus valores primarios.DOCUMENTO MINUTA: Es un boceto, esquema o enumeración de asuntos quehabrán de volcarse al documento original.DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con todos los rasgos ycaracterísticas que permiten garantizar su intensidad e integridad.DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con valores primarios.DOCUEMTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por otrasoficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es deutilidad para el cumplimiento de sus funciones.
  • EXPEDIANTE: Unidad documental formada por un conjunto de documentosgenerados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en laresolución de un mismo asunto.FACSIMIL: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un mediomecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.FOLIAR: Acción de numerar hojas.FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera.FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio, la que no se numera.FONDO ACUMULADO: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio deorganización archivística.FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una personanatural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.FONDO CERRADO: Conjunto de documentos cuya series o asuntos han dejadode producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de laspersonas naturales o jurídicas que lo generaban.FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacerarchivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta sueliminación o conservación permanente.GUIA: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentalesde uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, comoorganismo que los originan, secciones y series que lo forman, fecha extremas yvolúmenes de la documentación.GESTION DOCUMENTALES: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
  • producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final conel objeto de facilitar su utilización y conservación.GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS (GED): Un sistema GED es unsoftware que le posibilita conservarla información de la institución; por un lado laque procede de archivos físicos en papel y por otro la contenida en archivoselectrónicos.INDICE: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente,términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados dereferencias para su localización.INDICE CRONOLOGICO: Listado consecutivo de fechas.INDICE ONOMASTICO: Listado de nombres de personas natrales o jurídicas.INDICE TEMATICO: Listado de temas o descripciones.INDICE TOPONIMICO: Listado de nombres sitios o lugares.INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información quedescribe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.LEGAJO: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar sumanipulación.LEGISLACION ARCHIVISTICA: Conjunto de normas que regulan el quehacerarchivístico en un país.MICROFILMACION: Técnica que permite registrar fotográficamente documentoscomo pequeñas imágenes en películas de alta resolución.MANUSCRITO: Documento elaborado a mano.
  • MARCA DE AGUA (filigrana): Señal trasparente de papel usada como elementodistintivo del fabricante.MUESTREO: Técnica estadística aplicada en la selección documental, concriterios cuantitativos y cualitativos.ORGANIGRAMA: Se usa para identificar las dependencias productoras de losdocumentos.PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por suvalor histórico o cultural.PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de lateoría archivística por el cual se estableces que la disposición física de losdocumentos debe respetar la secuencia de trámites que los produjo. Es prioritariopara la ordenación de fondos, series y unidades documentales.PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoríaarchivística por el cual se establece que los documentos producidos por unainstitución y sus dependencias no deben mezclarse con lo de otras.PROTOCOLO: Serie ordenada de escrituras originales y de otros documentosnotariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.REGISTRO: Acto por el que se adjudica a un documento un identificador único enel momento de su entrada en el sistema.REPROGRAFIA: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, lamicrofilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentosoriginalmente consignados en el papel.SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL (ELECTRONICRECORDS MANAGEMENT): Conjunto de programas, utilizados para recuperar Valmacenar documentos electrónicos V/o imágenes digitales de documentosoriginalmente soportados en papel.
  • SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: Conjunto de instituciones archivísticasarticuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de losprocesos archivísticos.SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información,según los materiales o medios tecnológicos empleados. Además de los archivosen papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos,orales y sonoros.TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listados de series, con suscorrespondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo depermanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL: Listado de asuntos o seriesdocumentales a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en el archivocentral; así como una disposición final.TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividadadministrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven comoelementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.TRAMITE DE DOCUMENTOS: Recorrido de los documentos desde su produccióno recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo delgestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas deretención y de valoración documental vigentes.UNIDAD DE CONSERVACION: Cuerpo que contiene un conjunto de documentosde tal forma que garantice su preservación e identificación.UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación ycaracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solotipo de documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando unexpediente.