Makalah full
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Makalah full

on

  • 7,424 views

 

Statistics

Views

Total Views
7,424
Views on SlideShare
7,424
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
190
Comments
1

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft Word

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
  • JASA PENGURUSAN PERIZINAN EXPORT IMPORTIR
    “Corporate Legal services”
    http://www.saranaijin.com
    Komplek Ruko Segitiga Atrium Blok A1 Lt 2 Jl. Senen Raya No. 135 Jakarta Pusat 10410
    Tep: +(62) 21- 34833034 Fax : +(62) 21- 34833038
    Mobile: 081585427167
    Pin BB 285200BC
    Email: legal@saranaizin.com

    JASA PERNGURUSAN PERIZINAN EXPORT IMPORTIR
    - URUS API-P (ANGKA PENGENAL IMPORTIR PRODUSEN)
    - URUS API-U (ANGKA PENGENAL IMPORTIR UMUM)
    - URUS API PERUBAHAN
    - URUS APIP (Produsen) PMA BKPM
    - URUS APIU (Umum) PMA BKPM
    - URUS NIK EXPORT IMPORT
    - URUS NPIK
    - URUS IT ELEKTRONIKA
    - IT PAKAIAN JADI
    - IT ALAS KAKI
    - IT MAKANAN DAN MINUMAN
    IT OBAT TRADISINAL DAN HERBAL
    - URUS IP PLASTIK, IP BESI/BAJA, IP TEKSTIL
    - URUS PI BARANG MODAL BUKAN BARU
    - URUS ETPIK
    - URUS SKPLBI BARANG / LABEL PRODUK IMPORTIR
    - URUS POSTEL
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Makalah full Makalah full Document Transcript

  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal |1 Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian InternalPERLUNYA PENGENDALIAN Pengendalian dan EksposurPengendaian dibutuhkan untuk mengurangi eksposur terhadap risiko.Organisasi merupakan sasarabberbagai macam eksposur yang dapat mengganggu operasi perusaahan atau bahkan eksistensikelangsungan hidup perusahaan.Eksposur tidak semata mata terjadi karena kurangpengendalian.Pengendalian berguna untuk mengurangi eksposur,tetapi pengendalian tidak dapatmempengaruhi penyebab terjadinya eksposur. Eksposur Umum Biaya yang Terlalu tinggi Biaya yang terlalu tinggi mengurangi laba.Setiap pengeluaran yang dibuat oleh suatu organisasi potensial untuk menjadi biaya yang terlalu tinggi.Harga yang dibayarkan untuk pembelian barang bias saja terlalu mahal. Pendapatan yang Cacat Pendapatan yang terlalu rendah mengurangi laba.Biaya piutang tidak tertagih dari penjualan kredit terlalu banyak. Kerugian Akibat Kehilangan Aktiva Aktiva dapat hilang akbiat pencurian,tindakan kekerasan,atau bencana alam.Setiap organisasi harus menjaga setiap aktiva yang dimiliki yang memiliki peluang untuk hilang. Akuntansi yang Tidak Akurat Kebijakan dan prosedur akutansi dapat salah,tidak tepat atau secara signifikan berbeda dari yang diterima umum. Interupsi Bisnis Interupsi bisnis bisa mencakup penghentian sementara suatu operasi bisnis.,penghentian permanen atas operasi suatu bisnis. Sanksi Hukum Sanksi hukum mencakup denda yang dikenakan oleh pengadilan atau badan legal yang memiliki wewenang atas organisasi dan operasi perusahaan. Ketidakmampuan Untuk Bersaing Ketidakmampuan untuk bersaing merupakan ketidakmampuan suatu organisasi untuk bertahan di pasar atau industri.
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal |2 Kecurangan dan Pencurian Kecurangan merupakan kesengajaan untuk memutarbalikkan kebenaran dengan tujuan untuk mempengaruhi pihak lain untuk menyerahkan sesuatu yang berharga.Kecurangan dan pencurian dapat dilakukan pihak eksternal maupun pihak internal. Kecurangan dan Kejahatan Kerah PutihKejahatan kerah putih terjadi pada saat kekayaan perusahaan digunakan untuk menyimpang darimanfaat aktiva yang sesungguhnya.Kejahatan kerah putih biasanya mlibatkan penggunaan transaksifiktif dalam system akuntansi. • Tiga bentuk kejahatan kerah putih  Karyawan mencuri harta kekayaan perusahan untuk kepentingan pribadi.  Pencurian harta kekayaan perusahaan oleh karyawan yang berkolusi dengan pihak luar.  Kecurangan manajemen terkait dengan penyalahgunaan aset atau manajemen salah interpretasi terhadap aset.Kecurangan ManajemenKecurangan manajemen meliputi penyalahgunaan atau kesalahan interpretasi terhadap aset baik olehkaryawan maupun pihak ketiga diluar perusahaan atau keduanya.Manajemen merupakan pihak yangbertanggungjawab untuk membangun pengendalian didalam organisassi.Pelaporan Keuangan yang MenyesatkanAdalah tindakan sengaja atau tidak sengaja,sebagai akibat niat hati atau kekhilafan yang menyebabkaninformasi dalam laporan keuangan secara material menggangu pengambilan keputusan.Karyawan disegala level bias saja terlibat.Kejahatan KorporatMerupakan kejahatan kerah putih yang menguntungkan suatu perusahaan atau organisasi dan bukanhanya menguntungkan individu tertentu yang melakukan kecurangan.Akutansi ForensikMerupakan salah satu dari beberapa istilah yang biasa digunakan untuk menggambarkan aktivitasseseorang yang bertugas mencegah dan mendeteksi kecurangan.NACFE (National Association Fraud Examiner) merupakan satu organisasi profesional yang dibangunsbagai respon trhadap meningkatnya kecurangan yg trjd dalam bisnis dan pemerintahan.Misi NACFE adalah untuk mengurangi terjadinya kecurangan dan kejahatan kerah outih dan untukmembantu anggota NACFE mendeteksi dan mencegah kecurangan dan kejahatan kerah putih.
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal |3Tingkat Keseriusan KecuranganTiga jenis kecurangan yang paling mahal adalah pelanggaran rahasia paten,kecurangan kartu kredit,danlaporan keuangan palsu.Masing masing kasus dari ketiga kasus tersebut melibatkan kerugian lebih dari$1 juta.Pada sebagian besar kasus,kecurangan ditemukan melalui pengendalian internal.Dua metodelain yang paling sering berhasil untuk mengunggkapkan kecurangan adalah tinjauan auditor internal daninvestigasi oleh manajemen. Pemrosesan Komputer dan EksposurBanyak aspek dari pemrosesan komputer cendrung meningkatka eksposur organisasi terhadap peristiwayang tidak diinginkan.Sebagian aspek dari pemrosesan kompuer meningkatkan resiko atau potensikerugian dalam organisasi,tidak peduli apakah pemrosesan computer digunakan di perusahaan ataupuntidak.Aktiva Pemrosesan DataAktiva pemrosesan data harus dilindungi sperti melindungi kekayaan organisasi yang lain.Peralatanmainframe computer mrupakan aktiva yg cukup mahal dan membutuhkan lingukan khusus untukmemastikan mainframe tersebut dapat beroperasi secara efisien. Tujuan Pengendalian dan Siklus TransaksiPengendalian berguna untuk mengurangi eksposur. Ada empat siklus aktivitas bisnis yaitu : Siklus Pendapatan : kejadian yg terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan penagihan atas pembayaran yg terkait dengan distribusi barang dan jasa. Siklus pengeluaran :Kejadian yag terkait dengan akusisi barang dan jasa dari entitas lain dan pelunasan kewajiban terkait dengan akuisisi tersebut. Siklus produksi : kejadian yang terkait dengan transformasi bahan baku menjadi barang dan jasa. Siklus keuangan:kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengelolaan dana dan modal termasuk kas.
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal |4KONSEP PENGENDALIAN INTERNALSistem pengendalian internal (internal control system ) terdiri atas berbagai kebijakan, praktik, danprosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai 4 tujuan umumnya: 1. Menjaga aktiva perusahaan. 2. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi. 3. Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan. 4. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang di tetapkan oleh pihak manajemen. Memodifikasi Asumsi Tanggung jawab . Terkait dengan tanggung jawab manajemen dan dewan direksi untuk membangun dan memelihara proses pengendalian internal. Beberapa tanggung jawab tertentu dapat didelegasikan kepada bawahan. Namun, tanggung jawab terakhir tetap berada di tangan manajemen dan dewan direksi. Auditor eksternal, auditor internal, dan pihak lain barangkali juga berkepentingan dengan proses pengendalian internal organisasi, tetapi tanggung jawab utama terhadap pengendalian tetap berada di tangan manajemen dan dewan direksi. Jaminan yang masuk akal. Terkait dengan relativitas biaya dan manfaat suatu pengengendalian. Manajemen yang hati-hati tidak seharusnya mengeluarkan lebih banyak biaya untuk pengandalian yang tidak sebanding dengan manfaat yang didapatkan. Sebagai contoh, pembelian laporan cek kelayakan kredit pelanggan baru senilai $35. Cek kelayakan kredit ini akan mengurangi risiko piutang tidak tertagih (mengurangi probabilitas terjadinya kredit macet) sehingga akan mengurangi eksposur organisasi terhadap risiko kredit macet. Jika penjualan terhadap pelanggan baru rata-rata $25, maka biaya pengendalian tersebut tidak sepadan dibandingkan dengan manfaat yang akan didapatkan. Tidak rasional jika manajemen akan meimplemetasi pengendalian cek kelayakan kredit tersebut. Eksposur dan RisikoSistem pengendalian internal sebagai pelindung yang melindungi aktiva perusahaan dari banyaknyaperistiwa yang tidak diinginkan yang menyerang perusahaan. Ini semua meliputi usaha untuk aksessecara tidak sah ke aktiva perusahaan ( termasuk informasi ); penipuan yang dilakukan oleh orang dalamdan luar perusahaan ; kesalahan karena karyawan tidak kompeten, program komputer salah, dan datainput yang rusak; serta tindakan yang salah, seperti akses tidak sah oleh hacker komputer, sertaancaman virus komputer yang menghancurkan program dan basis data.Ketidakberadaan atau kelemahan pengendalian disebut sebagai eksposur (exposure). Eksposurmeningkatkan risiko perusahaan mengalami kerugian keuangan atau kerugian akibat peristiwa yangtidak diinginkan. Kelemahan dalam pengendalian internal dapat mengekspos perusahaan ke satu ataulebih jenis risiko berikut ini:
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal |5 1. Penghancuran aktiva (baik aktiva fisik mapun informasi). 2. Pencurian aktiva. 3. Kerusakan informasi atau sistem informasi. 4. Gangguan sistem informasi. Model Pengendalian Untuk Pencegahan-Pendeteksian-Perbaikan Pengendalian pencegahan (preventive control ). Pencegahan adalah pertahan pertama dalam struktur pengendalian. Pengendalian adalah teknik pasif yang didesain untuk mengurangi frekuensi terjadinya peristiwa yang tidak diinginkan. Contohnya : dokumen sumber yang didesain dengan baik. Pengendalian pemeriksaan ( detective ciontrol ). Pengendalian pemeriksaan membentuk lini pertahanan kedua. Ini adalah berbagai alat, teknik, dan prosedur yang didesain untuk mengidentifikasi serta mengekspos berbagai peristiwa yang tidak diinginkan dan yang lepas dari pengendalian pencegahan. Contonya: seorang staf administrasi memasukkan data pesanan penjualan seorang pelanggan berikut ini: Jumlah Harga Total 10 $10 $1.000 Sebelum memproses transaksi ini dan membukukannya ke akun, pengendalian pemeriksaan menghitung kembali nilai total menggunakan harga dan kuantitas. Jadi, kesalahan dalam harga total akan terdeteksi. Pengendalian perbaikan ( corrective control ). Pengendalian perbaikan adalah tindakan yang diambil untuk membalik berbagai pengaruh kesalahan yang terdeteksi dalam tahap sebelumnya. Terdapat perbedaan yang penting antara pengendalian pemeriksaan dan pengendalian perbaikan. Pengendalian pemeriksaan mengidentifikasi berbagai peristiwa yang tidak diinginkan dan menarik perhatian atas masalah tersebut; pengendalian perbaikan akan memperbaiki masalah tersebut. Untuk tiap kesalahan yang terdeteksi, bisa jadi akan terdapat lebih dari satu tindakan perbaikan yang mungkin dapat dilakukan, tetapi tindakan yang terbaik tidak selalu jelas. Komponen Pengendalian Internal1. LINGKUNGAN PENGENDALIAN Lingkungan pengendalian adalah dampak kumulatif atas faktor-faktor untuk membangun, mendukung, dan meningkatkan efektifitas kebijakan dan prosedur tertentu. Dengan kata lain, lingkungan pengendalian menentukan iklim organisasi dan memengaruhi kesadaran karyawan terhadap pengendalian.
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal |6Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah:  Integritas dan Nilai-Nilai Etika Pelanggaran etika dapat menyebabkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan. Eksposur semacam ini mencakup kemungkinan denda yang cukup besar atau tuduhan kriminal terhadap perusahaan maupun eksekutif dalam perusahaan tersebut. Sebagai contoh, E.F. Hutton di denda $12 juta pada saat ia dinyatakan bersalah terkait dengan kecurangan surat dan kesurangan kabel.  Komitmen terhadap Kompetensi Kompetensi karyawan memungkinkan proses pengendalian internal dapat berfungsi dengan baik. Sebenarnya kualitas dan kompetensi karyawanlah yang dapat memastikan terlaksananya proses pengendalian yang baik. Tidak ada proses pengendalian yang dapat berfungsi dengan baik tanpa karyawan yang kompeten.  Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi Pengendalian yang efektif dalam suatu organisasi dimulai dan diakhiri dengan filosofi manajemen. Jika manajemen percaya bahwa pengendalian penting, manajemen akan memastikan bahwa kebijakan dan prosedur pengendalian diterapkan secara efektif. Sikap yang menyadari pentingnya pengendalian akan terkomunikasikan pada para bawahan melalui gaya operasi manajemen. Jika, di sisi lain, manajemen hanya sekedar berbicara mengenai perlunya pengendalian, maka para bawahan kemungkinan besar akan dapat merasakan sikap yang sesungguhnya di balik kalimat tersebut. Selanjutnya, tujuan pengendalian tidak akan dapat tercapai.  Struktur Organisasi Struktur organisasi didefinisikan sebagai pola otoritas dan tanggung jawab yang ada dalam organisasi. Struktur organisasi formal seringkali digambarkan dalam bentuk diagram organisasi.  Fungsi Dewan Direksi dan Komitenya. Dewan direksi merupakan perantara yang menghubungkan pemegang saham selaku pemilik organisasi dengan manajemen yang bertanggung jawab menjalankan organisasi. Pemegang saham mengontrol manajemen melalui fungsi dewan direksi dan komitenya. Jika keanggotaan dewan direksi sepenuhnya terdiri dari manajemen, atau jika dewan direksi jarang mengadakan rapat, maka pemegang saham tidak memiliki kendali atas operasi manajemen.  Cara Memberikan Wewenang dan Tanggungjawab Metode pembagian wewenang dan tanggungjawab dalam suatu organisasi mengindikasikan filosofi manajemen dan gaya operasi manajemen. Jika hanya ada metode informal atau lisan, maka pengendalian lemah atau tidak ada pengendalian. Pada struktur organisasi formal, dokumen tertulis sering digunakan untuk mengindikasikan pemberian wewenang dan tanggungjawab dalam organisasi. Struktur organisasi biasanya dilengkapi dengan deskripsi pekerjaan formal. Memo tertulis, manual kebijakan, serta manual prosedur merupakan sarana lain yang juga digunakan untuk mengatur wewenang dan tanggungjawab dalam organisasi. Penganggaran. Penganggaran merupakan proses pembuatan anggaran. Penganggaran merupakan aktivitas utama manajemen. Anggaran biasanya dibuat untuk satu organisasi secara menyeluruh dan untuk setiap sub unit dalam organisasi. Anggaran untuk seluruh organisasi
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal |7 disebut anggaran master. Anggaran master sering disajikan sebagai satu laporan keuangan pro forma. Laporan keuangan pro forma merupakan ramalan laporan keuangan, seperti neraca dan laba rugi, yang menggambarkan prediksi keuangan sebagai konsekuensi dari rencana operasi manajemen untuk periode anggaran tersebut. Anggaran master meupakan hasil akumulasi semua rincian anggaran yang dibuat untuk setiap sub unit organisasi. Aggaran operasi yang rinci dibuat untuk setiap sub unit sebagai wujud rencana manajemen terkait dengan operasi setiap sub unit, dan sebagai sarana komunikasi rencana manajemen ke sub unit. Selain anggaran operasi, juga dibuat anggaran yang lain untuk membantu manajemen membuat rencana dan mengendalikan aktivitas perusahaan. Contoh: anggaran yang lazim dibuat adalah anggaran pengeluaran modal yang digunakan untuk merencanakan pengeluaran kapital. Anggaran biasanya dibuat untuk kurun waktu bulanan atau tahunan. Ada kalanya dibuat juga anggaran untuk rentang waktu 5 atau 10 tahun.  Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Personel seharusnya kompeten dan memiliki kemampuan atau mendapatkan pelatihan yang cukup terkait dengan pekerjaan yang harus mereka lakukan. Personel merupakan komponen kunci dalam sistem pengendalian. Kualifikasi mencakup pengalaman, inteligensi, karakter, dedikasi, dan kemampuan kepemimpinan. Fidelity bonding merupakan satu hal yang lazim diterapkan pada karyawan yang secara langsung memiliki tanggung jawab mengelola harta kekayaan perusahaan. Fidelity bonding merupakan satu kontrak dengan perusahaan asuransi yang memberikan jaminan finansial atas kejujuran individu yang namanya termuat di dalam kontrak perjanjian. Pemisahan Tugas. Pemisahan tugas yang efektif tergantung tingkat kerincian perencanaan prosedur dan kehati-hatian penugasan fungsi-fungsi pada berbagai orang dalam organisasi. Prosedur, instruksi, dan pembebanan tugas ke setiap individu karyawan dan departemen secara tertulis akan mencegah duplikasi pekerjaan, duplikasi fungsi, dan terlewatnya fungsi yang penting, kesalahpahaman, serta situasi lain yang dapat melemahkan pengendalian akuntansi internal. Supervisi. Supervisi merupakan pengawasan langsung kinerja personel oleh seorang karyawan yang diberi tanggungjawab. Supervisi yang baik diperlukan untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dipercayakan kepada karyawan dilaksanakan sesuai dengan semestinya. Rotasi Pekerjaan dan Vakasi Wajib. Rotasi pekerjaan dan vakasi wajib memungkinkan pemberi kerja untuk mengecek dan memverifikasi pekerjaan karyawan lain pada saat mereka menjalankan tugas mereka selama kurun waktu tertentu. Pengendalian Ganda. Satu hal yang terkait dengan supervisi langsung adalah konsep pengendalian ganda (penugasan kepada dua individu untuk menjalankan satu pekerjaan yang sama secara harmoni ).2. PENAKSIRAN RISIKO Tahapan yang paling kritis dalam menaksir risiko adalah mengidentifikasi perubahan kondisi eksternal dan internal dan mengidentifikasi tindakan yang diperlukan.3. AKTIVITAS PENGENDALIAN Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik. Aktivitas pengendalian dapat
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal |8berupa pengendalian akuntansi yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal ataumemadai bahwa tujuan pengendalian tercapai untuk setiap sistem aplikasi yang material dalamorganisasi: Pemisahan Tugas Pemisahan tugas diperlukan untuk mengurangi peluang seseorang yang ditempatkan dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan ketika menjalankan tugas sehari-hari mereka. Pemisahan tugas diterapkan dengan cara memisahkan tanggung jawab wewenang pelaku transaksi dengan tanggung jawab pencatat transaksi dan juga dengan tanggung jawab penyimpan kekayaan ke orang-orang yang berbeda. Tanggungjawab wewenang pelaku transaksi, tanggung jawab pencatat transaksi, dan tanggungjawab penyimpan kekayaan harus dijalankan oleh fungsi yang independen. Pemisahan Wewenang Pelaksana Transaksi dari Pencatat Transaksi Pemisahan wewenang pelaksana transaksi dari berbagai pencatat transaksi mengurangi peluang terjadinya kesalahan dan kecurangan melalui dibentuknya independensi akuntabilitas fungsi otorisasi. Jika setiap fungsi di dalam suatu organisasi membuat catatan sendiri-sendiri, maka tidak akan terwujud akuntabilitas. Tidak akan tersedia sarana untuk terwujudnya rekonsiliasi yang independen dan analisis aktivitas fungsi- fungsi. Pemisahan Wewenang Pelaksana Transaksi dari Penyimpan Kekayaan Pemisahan wewenang pelaksana transaksi dari penyimpan kekayaan mengurangi peluang terjadinya kesalahan dan kecurangan dengan cara mewujudkan akuntabilitas independen atas penggunaan (penyimpanan) harta. Otorisasi aktivitas akan diomunikasikan kepada mereka yang bertanggungjawab menyimpan kekayaan organisasi dan secara simultan juga akan dikomuikasikan kepada bagian pencatat transaksi (akuntansi). Mereka yang bertanggung jawab mengelola aktiva akan menkomunikasikan hasil aktivitas (transaksi) ke fungsi pencatat . Pemisahan Pencatat Transaksi dari Penyimpan Kekayaan Pemisahan pencatat transaksi dengan penyimpan kekayaan mengurangi peluang kesalahan dan kecurangan dengan mewujudkan akuntabilitas yang independen atas penggunaan harta kekayaan organisasi. Otorisasi aktivitas dikomunikasikan kepada mereka yang bertugas mencatat (yaitu bagian akuntansi). Dokumen dan Catatan yang Memadai Dokumen dan catatan merupakan media fisik yang digunakan untuk menyimpan informasi. Ada berbagai macam wujud dokumen dan catatan, mulai dari dokumen yang berupa kertas (seperti order penjualan dan order pembelian), sampai media penyimpanan optikal dan magnetik (seperti tape magnetik dan optical disk). Akses Terbatas ke Harta Kekayaan Organisasi Akses ke kekayaan mestinya hanya diizinkan sesuai dengan otorisasi manajemen. Dalam rangka mewujudkan hal tersebut, dibutuhkan pengendalian dan penjagaan fisik yang memadai terhadap akses dan penggunaan harta kekayaan serta catatan (seperti fasilitas yang aman dan otorisasi atas akses ke program komputer dan file data). Pencurian secara fisik dan salah
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal |9 penggunaan merupakan ancaman yang substansial atas kelancaran opersi bisnis. Penjagaan aktiva seperti kas, sekuritas, dan persedaan diwujudkan melalui supervisi yang ketat, proteksi sarana fisik, dan pemisahan tugas. Pengecekan Akuntabilitas dan Tinjauan Kinerja oleh Pihak Independen Secara berkala, akuntabilits pencatatan harta kekayaan mestinya dibandingkan dengan aktiva yang ada. Selisih yang terjadi harus ditangani secara tepat. Fungsi rekonsiliasi ini harus dijalankan oleh pihak yang independen, dalam arti, bukan pihak yang berwenang untuk memberikan otorisasi, pihak pencatat transaksi, dan pihak penjaga kekayaan organisasi. Pengendalian Pegolahan Informasi Pengendalian pengolahan informasi memastikan adanya: Otorisasi . Otorisasi mebatasi pelaksanaan transaksi atas suatu aktivitas oleh sejumlah individu tertentu. Otorisasi mencegah terjadinya transaksi dan aktivitas tanpa otorisasi. Otorisasi atas transaksi dan aktivitas diperlukan untuk membantu manajemen mencapai tujuan pengendalian. Otorisasi berifat umum ataupun khusus. Otorsasi khusus terkait dengan transaksi individu. Otorisasi umum contohnya pembuatan suatu peraturan umum untuk menentukan batas kredit pelanggan. Persetujuan. Persetujuan merupakan penerimaan bahwa suatu transaksi boleh diproses lebih lanjut. Persetujuan ini terjadi setelah otorisasi dan digunakan untuk mendeteksi transaksi yang tanpa otorisasi dan aktivitas tanpa otorisasi. Persetujuan penting untuk memastikan bahwa karyawan menjalankan tugas dalam area wewenang mereka. Kelengkapan dan Keakuratan. Kelengkapan dan keakuratan memastikan integritas data dan informasi dalam suatu sistem akuntansi. Kelengkapan dan keakuratan penting untuk memastikan bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu sistem memang dapat diandalkan.4. INFORMASI DAN KOMUNIKASI Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan utang yang terkait. Dokumentasi Sistem Akuntansi Prosedur akuntansi seharusnya ditetapkan dalam manual prosedur akuntansi sehingga kebijakan dan instruksi dapat diketahui secara eksplisit dan diterapkan secara konsisten. Sistem Akuntansi Double Entry Sistem akuntansi double entry tidak boleh diremehkan karena memiliki peran sebagai alat yang akan menghasilkan serangkaian catatan yang seimbang. Komunikasi Komunikasi terkait dengan memberikan pemahaman yang jelas mengenai semua kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengendalian. Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi oral yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan, serta berbagai jenis dokumentasi yang lain. Komunikasi yang efektif juga membutuhkan aliran arus informasi dalam organisasi yang memadai. Informasi semacam ini dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja, membuat laporan perkecualiandan lain sebagainya.
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal | 105. PENGAWASAN Pengawasan atau monitoring melibatkan proses yang berkelanjutan untuk menaksir kualitas pengendalian internal dari waktu ke waktu serta untuk mengambil tindakan koreksi yang diperlukan. Kualitas pengendalian dapat terganggu dengan berbagai cara, termasuk kurangnya ketaatan, kondisi yang berubah, atau bahkan salah pengertian. Pengawasan dicapai melalui aktivitas yang terus menerus, atau evaluasi terpisah, atau kombinasi keduanya. Aktivitas yang terus menerus mencakuo aktivitas supervisi manajemen dan tindakan lain yang dapat dilakukan untuk memastikan bahwa proses pengendalian internal secara kontinu berjalan dengan efektif. Fungsi audit internal merupakan satu fungsi yang biasanya ada dalam perusahaan besar untuk mengawasi dan mengevaluasi pengendalian secara terus-menerus. Luasnya rentang pengendalian dan petumbuhan volume transaksi diperusahaan besar merupakan faktor-faktor yang memicu lahirnya fungsi audit internal.
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal | 11PENGENDALIAN PEMROSESAN TRANSAKSIMerupakan satu prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa elemen proses pengendalianinternal diimplementasikan dalam suatu sistem aplikasi tertentu di setiap siklus transaksi organisasi.Pengendalian pemrosesan transaksi mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.Pengendalian umum memengaruhi semua pemrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi merupakanpengendalian yang spesifik untuk setiap aplikasi tertentu. Pengendalian UmumPengendalian umum mencakup hal-hal berikut : Perencanaan organisasi pemrosesan data. Perencanaan organisasi untuk pengolahan data mencakup pemisahan tugas dalam fungsi pemrosesan data dan pemisahan organisasi pemrosesan data dari operasi lain dalam organisasi. Prosedur operasi secara umum. Mencakup manual tertulis dan dokumentasi lain yang memuat spesifikasi prosedur yang harus diikuti. Karakteristik pengendalian peralatan. Merupakan karakteristik pengendalian yang diinstal di komputer untuk mengidentifikasi penanganan data yang tidak benar atau operasi peralatan yang salah. Pengendaian akses data dan peralatan. Mencakup prosedur yang terkait dengan akses fisik ke sistem komputer dan data. Perlu ada prosedur yang memadai untuk melindungi peralatan dan file data dari kerusakan atau dari pencurian.Ada kemungkinan terjadi pada suatu perusahaan yang memiliki pengendalian umum yang kuat, tetapipengendalian aplikasinya lemah, atau malah tidak sama sekali. Oleh karena itu, pengendalian umumdapat dilihat sebagai satu hal yang penting, tetapi belum cukup untuk mengendalkan pemrosesan data.Perencanaan Organisasi dan Operasi Pemrosesan DataPemisahan Tugas Tanggung Jawab untuk otorisasi, penyimpanan dan pemegang catatan untukmenangani dan memproses transaksi dipisahkan. Contoh : Fungsi pustakawan menjaga manual programkomputer dan dokumentasi, tetapi tidak memiliki akses atau otorisasi untuk mengoperasikan peralatankomputer.Pemisahan Tugas dalam Pemrosesan Data Fungsi pemrosesan data harus tesentralisasi. Pemrosesandata komputer semestinya tidak memiliki wewenang untuk memelihara atau memiliki otoritas atas
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal | 12aktiva selain aktiva pemrosesan data. Contoh : Departemen yang bertanggung jawab untuk menyimpanpersediaan seharusnya tidak melapor kepada manajer pemrosesan data komputer.Fungsi-fungsi berikut ini, yang terkait dengan pemrosesan komputer dalam departemen pemroses data,perlu juga untuk dipisahkan, yaitu : Analis sistem. Bertanggung jawab atas pengembangan perencanaan aplikasi sistem komputer secara umum. Analis sistem bekerja sama dengan pengguna untuk mendefinisikan kebutuhan informasi secara spesifik. Programer. Programer komputer mengembangkan program yang akan menghasilkan output komputer. Mereka mendesain dan menulis kode program komputer berdasarkan spesifikasi yang telah ditetapkan oleh analis. Operator komputer. Mengoperasikan peralatan komputer mainframe. Mereka seharusnya tidak memiliki akses ke rincian program secara detail. Fungsi operator harus dipisahkan dengan programer. Pustakawan. Fungsinya adalah untuk menjaga kode program komputer dan dokumentasi. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjaga aktiva informasi. Karyawan pengendalian data. Mengendalikan pekerjaan dan input data untuk diolah. Tanggung jawab ini mencakup pertimbangan atas kualitas input, kelengkapan pemrosesan yang dijalankan serta kewajaran output.Prosedur Operasi Secara UmumDefinisi Tanggung Jawab : Deskripsi tugas untuk Contoh : Operator komputer memilikisetiap fungsi pekerjaan dalam sistem pengolahan akses yang terbatas ke file program dantransaksi. Titik awal dan akhir setiap fungsi pekerjaan file data.harus diindikasikan secara jelas. Kaitan fungsipekerjaan yang satu dengan yang lain juga harusdiindikasikan secara jelas.Reliabilitas Personel : Personel yang menjalankan Contoh : Supervisor operasi komputerpemrosesan harus dipastikan ia dapat secara memiliki riwayat kehadiran yang baik dankonsisten menjaga kinerjanya. memiliki riwayat kinerja yang baik pula.Pelatihan Personel : Personel harus diberi instruksi Contoh : Semua programer mengahdirisecara eksplisit dan harus diuji pemahamannya seminar pelatihan lima hari sebelumsebelum ia dipercaya untuk menjalankan tugas baru. memulai tugasnya.Kompetensi Personel : Orang yang diberi tugas untuk Contoh : Direktur pemrosesan data harusmemproses atau untuk mensupervisi sistem seorang MBA.pengolahan transaksi memiliki pemahaman teknisyang diperlukan untuk menjalankan tugasnya.Rotasi Tugas : Pekerjaan yang dibebankan ke orang- Contoh : Tanggung jawab untukorang harus dirotasi secara periodik, jika menghancurkan data yang sensitif harusmemungkinkan dengan jadwal yang sporadik, dirotasi antarkaryawan klerikal.khususnya untuk fungsi-fungsi kunci.Perancangan Formulir : Formulir disusun sedemikian Contoh : Setiap field dalam formulir untukrupa sehingga formulir tersebut dapat menjelaskan mengotorisasi pembelian yang akandirinya sendiri, mudah dipahami, jelas, serta dapat digunakan untuk merekam data, harus
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal | 13merangkum semua informasi yang dibutuhkan memiliki instruksi yang jelas.dengan usaha yang paling minimal.Formulir Bernomor Urut Cetak : Nomor urut di setiap Contoh : Cek harus bernomor urutformulir harus tercetak untuk memungkinkan deteksi tercetak.atas hilangnya formulir dan kesalahan penggunaanformulir.Formulir Tercetak : Ada kalanya, sebagian informasi Contoh : Rekening MICR dikodekan padadicetak dalam formulir dalam format yang akan cek dan tiket deposit.memudahkan mesin untuk memprosesnya.Persiapan yang Simultan : Pencatatan satu transaksi Contoh : Sistem satu kali tulis digunakansatu kali guna memfasilitasi seluruh pemrosesan untuk menyiapkan formulir laporanberikutnya, dengan menggunakan rangkap (kertas penerimaan barang dan registerkarbon), untuk mencegah kesalahan penulisan ulang. penerimaan barang.Dokumen Turnaround : Dokumen yang dihasilkan oleh Contoh : Bagian dari formulir tagihankomputer yang dimaksudkan untuk dimasukkan lagi yang dikembalikan oleh pelanggan padake dalam sistem. saat pembayaran.Dokumentasi : Catatan tertulis dengan tujuan untuk Contoh : Entri jurnal standarsarana komunikasi. mengomunikasikan data akuntansi yang dihasilkan dari berbagai departemen yang berbeda.Labeling : Identifikasi transaksi, file atau item yang Contoh : Semua file komputer memilikilain dengan tujuan pengendalian. label eksternal.Backup dan Recovery : Backup terdiri dari peralatan Contoh : Master file dan file transaksifile dan prosedur yang tersedia jika data yang asli dipelihara setelah master file diperbaruihilang atau rusak. Recovery adalah kemampuan untuk datanya, sebagai cadangan jika file yangmembuat ulang file master dengan menggunakan file ada saat ini rusak.dan transaksi di masa lalu.Jejak Transaksi : Ketersediaan manual atau sarana Contoh : Daftar perubahan atas filemachine-readable untuk melacak status dan isi setiap komputer secara online disimpan dalamcatatan transaksi individual. tape magnetik untuk menyediakan jejak transaksi.Statistik Error-source : Akumulasi informasi atas jenis Contoh : Supervisor bagian input datakesalahan dan titik awal terjadinya kesalahan. Hal ini mengumpulkan dan meninjau ulangberguna untuk menentukan karakteristik perbaikan statistik atas kesalahan yang dilakukanyang diperlukan untuk mengurangi jumlah kesalahan. oleh karyawan pada saat menginput data.Pengendalian Peralatan dan Akses DataPenyimpanan yang Aman : Aktiva informasi Contoh : File master buku besar disimpan diharus dijaga sama seperti menjaga aktiva tempat yang terkunci setiap malam.berwujud.Akses Ganda/Pengendalian Ganda : Dua Contoh : Kotak deposit yang berisi file datatindakan atau dua kondisi yang independen dan komputer yang sensitif hanya dapat dibukasimultan diperlukan sebelum suatu proses dengan dua kunci yang dipegang oleh dua orangdiizinkan untuk dijalankan. yang berbeda.
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal | 14 Pengendalian AplikasiPengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk satu aplikasi tertentu. Pengendalianaplikasi dikelompokkan menjadi pengendalian input, proses, serta pengendalian output.Pengelompokan ini terkait dengan langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data.Pengendalian InputPengendalian input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada tahap penginputandata. Jika komputer digunakan untuk memproses, maka tahap penginputan mencakup konversi datatransaksi ke dalam format yang dapat dibaca oleh mesin. Pengendalian input yang lazim dipakaimencakup item-item berikut ini :Otorisasi : Membatasi terjadinya suatu transaksi atau Contoh : Hanya fungsi pencatat waktupelaksanaan suatu proses hanya kepada individu yang berhak menyerahkan data jam kerjatertentu. guna penghitungan gaji.Persetujuan : Penerimaan suatu transaksi untuk diproses Contoh : Pimpinan suatu perusahaansetelah transaksi tersebut diotorisasi. menandatangani gaji sebelum slip gaji tersebut didistribusikan kepada karyawan.Input Terformat : Spasi otomatis dan format perpindahan Contoh : Komputer secara otomatisantarfield data selama penginputan data ke dalam suatu menambahkan koma pada serangkaianalat perekam data. angka yang diketikkan oleh karyawan melalui suatu terminal.Endorsement : Menandai suatu formulir atau dokumen Contoh : Cek yang diterima harus segerauntuk mencegah atau mengizinkan formulir tersebut ditandai “Hanya untuk dicairkan sesuaiuntuk diproses lebih lanjut. perintah ABC Company”Pembatalan : Mengidentifikasi dokumen transaksi Contoh : Menandai tagihan dengan tandadengan tujuan mencegah penggunaan berulang atas “Lunas” untuk mencegah terjadinya duasuatu dokumen. kali pembayaran.Exception Input : Pemrosesan harus berjalan dengan Contoh : Jam lembur harus diinputkanaturan yang telah ditetapkan, kecuali diterima satu dengan form khusus.transaksi khusus yang memerlukan perlakuanpemrosesan secara khusus karena nilainya yang berbedaatau urutannya berbeda.Password : Otorisasi untuk mengizinkan akses atas data Contoh : Pengguna ATM wajibatau pengolahan data dengan memberikan serangkaian memasukkan nama dan passwordkode atau sinyal tertentu yang hanya diketahui oleh sebelum memulai transaksi dengan mesinindividu yang diberi wewenang. ATM.Antisipasi : Ekspektasi bahwa suatu transaksi atau Contoh : Biasanya, dari hari ke hari,kejadian akan terjadi pada satu waktu tertentu. penyetoran kas dlakukan pada pukul 15.00 WIB.Transmittal Doccument (Batch Control Ticket) : Media Contoh : Setoran kas harian disertaiuntuk mengomunikasikan total pengendalian atas dengan slip setoran yang menyebutkan
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal | 15perpindahan data, baik dari sumber ke titik pemrosesan jumlah total setoran.data ataupun antartitik pemrosesan data.Nomor Seri Batch (Batch Control Log) : Log atau register Contoh : Tiket penjualan dikelompokkanyang mengindikasikan disposisi dan pengendalian per hari, diberi nomor, dan diarsip urutsekelompok transaksi. tanggal.Pengendalian ProsesPengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuaidengan spesifikasi yang ditetapkan dan bahwa tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diprosesatau bahwa tidak ada transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses. Pengendalian prosesbiasanya mencakup hal-hal berikut :Standarisasi : Prosedur yang konsisten, Contoh : Daftar rekening mendokumentasikanterstruktur, dan seragam harus dikembangkan debet dan kredit yang normal untuk setiapuntuk menangani semua proses. rekening.Batch Balancing : Perbandingan item atau Contoh : Kasir membandingkan tiket setorandokumen yang telah diproses dengan control dengan kontrol total dari bukti pembayaran daritotal yang telah dihitung sebelumnya. konsumen.Balancing : Tes kesamaan antara nilai dua set Contoh : Saldo buku pembantu piutang dagangitem yang ekuivalen atau satu set item dengan seharusnya sama dengan saldo rekening bukutotal kontrol. Adanya perbedaan besar piutang.mengindikasikan ada kesalahan.Matching : Mencocokkan suatu item dengan Contoh : Karyawan utang dagang mencocokkanitem lain yang diterima dari sumber yang faktur dari pemasok dengan order pembelianindependen untuk mengendalikan proses dan laporan penerimaan barang.transaksi.Summary Processing : Suatu proses redundan Contoh : Total biaya overhead yang dibebankandengan menggunakan suatu angka total. pada produksi dihitung ulang dengan caraPerbandingan total kontrol untuk kesamaan mengalikan tarif biaya overhead dengan totaldengan hasil proses dari item-item secara detail. seluruh jam kerja langsung.Pengendalian OutputPengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang telah dijalankanmenghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribusikan secara tepat. Pengendalianoutput yang lazim digunakan antara lain :Rekonsiliasi : Identifikasi dan analisis perbedaan nilai Contoh : Rekonsiliasi bankyang terkandung di dalam dua file yang secara mengidentifikasi biaya dan fee dalamsubstansial sebenarnya identik atau antara rincian laporan bank bulanan yang belumsebuah file dengan total kontrol. Kesalahan diidentifikasi dicatat dalam rekening perusahaan.atas dasar sifat dari item yang direkonsiliasi, bukan atasdasar ada tidaknya perbedaan antara kedua nilaitersebut.
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal | 16Aging : Identifikasi item-item yang belum diproses atau Contoh : Saldo umur piutang bergunamasih berada dalam suatu file sesuai dengan tanggal untuk mengidentifikasi rekening-transaksi item tersebut. Aging mengelompokkan item rekening yang belum dilunasi.sesuai dengan berbagai kategori.Suspense File : Suatu file yang memuat item-item yang Contoh : File item-item backorderbelum diproses atau belum selesai diproses dan sedang yang sedang menunggu saatmenunggu tindak lanjut berikutnya. pengiriman pesanan ke konsumen.Suspense Account : Suatu total kontrol untuk item-item Contoh : Total buku pembantu piutangyang sedang menunggu proses lebih lanjut. harus sama dengan saldo rekening buku besar piutang dagang.Audit Secara Periodik : Verifikasi secara periodik suatu Contoh : Semua konsumen setiapfile atau proses untuk mendeteksi masalah bulan dikirimi pernyataan piutangpengendalian. untuk mengonfirmasi saldo piutang setiap konsumen tersebut. Mengomunikasikan Tujuan Pengendalian InternalPengendalian internal harus dilihat sebagai bagian dari suatu proses yang lebih besar dan tidak bolehdilihat hanya semata-mata sebagai sebuah proses. Pengendalian internal harus cocok dengan prosesyang lebih besar tersebut, jika tidak, pengendalian internal tidak akan efektif atau justru akanmerugikan. Setiap orang seharusnya tidak melupakan tujuan pengendalian internal.Manusia merupakan elemen yang penting di setiap proses pengendalian internal. Manusia tidaksempurna; mereka bisa saja melakukan kesalahan. Jika manusia sempurna, maka pengendalian internalhanya merupakan pemborosan sumber daya. Pengendalian internal adalah manusia. Sebuah prosespengendalian internal merupakan proses seseorang mengecek pekerjaan orang lain. Fungsi prinsip daripengendalian internal adalah untuk memengaruhi perilaku setiap orang yang terlibat dalam suatusistem bisnis.Ada sebuah paradoks dalam sistem pengendalian internal. Pengendalian, seperti peratuaran danprosedur, dibebankan pada setiap orang yang pada tataran ideal-dari sudut pandang humanis-seharusnya memiliki tanggung jawab terhadap dirinya sendiri. Ketidakkonsistenan ini harus dihadapi disetiap sistem pengendalian organisasi.Tugas manajemen adalah untuk memastikan efisiensi operasi. Oleh karena itu, perilaku dan aktivitasperlu diorganisasi dan dikendalikan sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Sistem pengendalianinternal yang bertujuan menjaga kepentingan dan integritas setiap inividu karyawan sebagai bagian dariorganisasi tersebut.Tujuan pengendalian internal harus dipandang relevan dengan tujuan individu yang akan menjalankansistem pengendalian. Sistem harus dirancang sedemikian rupa sehingga setiap karyawan yakin bahwapengendalian dibangun sebagai alat untuk mengamankan operasi oraganisasi. Jika keamanan organisasitersebut tidak terjaga, dampak tidak langsungnya adalah pada karyawan itu sendiri.
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal | 17ASUMSI-ASUMSI PRILAKU YANG MELEKAT DALAM PRAKTEKPENGENDALIAN INTERNAL TRADISIONAL Karakteristik Sistem Informasi TradisionalDalam lingkungan produksi tradisional , teknologi umumnya digunakan secara tidak beraturan dan tanparencana. Tujuannya sering kali untuk mengatasi masalah berulang tertentu untuk bagian tertentu tanpamelihat integrasi teknologi dalam keseluruhan proses. Hasilnya adalah berbagai teknologi berdiri sendiriyang tidak terintegrasi, dan sering kali dapat diintegrasikan hanya dengan biaya tinggi. Hal ini berlakutidak hanya untuk teknologi otomatisasi pabrik tetapi juga untuk system informasi dan berbagai aplikasibisnis.Teknologi informasi yang digunakan oleh produsen tradisional biasanya akan terdiri atas sebuahmainframe yang menangani berbagai fungsi utama akuntansi, seperti pemerosesan pesanan penjualan,pemerosesan pembelian, dan penggajian. Berbagai aplikasi akuntansi dasar ini dapat atau tidak dapatdiitegrasikan. Aplikasi mainframe terutama untuk berorientasi pada batch, dan hanya ada sedikit realtime.Mainframe mungkin akan memiliki beberapa jenis perhitungan biaya pekerjaan dan systempengendalian persediaan untuk barang jadi dan bahan baku. Akan tetapi, dalam banyak lingkunganproduksi tradisional, system akuntansi biaya tetap dalam computer pribadi, dan membutuhkan banyaksekali entri data secara manual untuk membuat informasinya tetap terkini. Bahkan, system akuntansibiaya dapat saja tidak lebih berupa spreadsheet.Umumnya, PC digunakan oleh produsen tradisional untuk mengatasi masalah bisnis yang independen,dan konektivitas ke mainframe melalui jaringan adalah hal terakhir yang dipikirkan dan dianggapmenyulitkan. Banyak dari beberapa PC yang dibeli oleh berbagai bagian fungsional ditujukan untukmengatasi masalah bisnisnya sendiri dan digunakan secara tidak beraturan. Tidak seperti aplikasimainframe, yang menghasilkan dokumen otorisasi dan laporan untuk mendukung system pengendalianinternal perusahaan, sistem berbasis PC hanya sedikit memiliki atau tidak memiliki pengendalianinternal di dalamnya. Oleh karenanya, potensi terjadinya kesalahan dan ketidakberesan (penipuan)dapat signifikan.Sistem informasi produsen tradisional sangat tergantung pada transaksi berbasis kertas, yang harusdimasukkan dan dimasukkan kembali ke komputer sejalan dengan perpindahan dokumen kertasnya darisatu bagian ke tempat kerja, atau ke bagian berikutnya. Usaha yang berulang-ulang ini adalah hal yangmendasar dalam lingkungan ini, dan meningkatkan peluang kesalahan entri data serta menimbulkantingkat integritas data yang rendah.Terakhir, jaringan telekomunikasi produsen tradisional biasanya dibatasi untuk lingkungan internalperusahaan. Biasanya tidak ada kemampuan komunikasi eksternal, atau bahkan keinginan untukmemiliki kemampuam tersebut, kecuali jika perusahaan dipaksa mengimplementasikan EDI oleh
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal | 18pelanggan atau pemasok. Bukan saja implementasi teknologi produsen tradisional adalah rangkaian dariteknologi yang terpisah, produsen tradisional itu sendiri juga merupakan hubungan yang berdiri sendiridari komunitas global bisnis. Pengendalian dalam Lingkungan TradisionalDalam enam golongan aktivitas pengendalian internal : otorisasi transaksi, pemisahan pekerjaan,supervise, pengendalian akses, pencatatan akuntansi, dan verifikasi independen . Berikut adalahpenjelasan lebih lanjut .1. Otorisasi Transaksi Berikut ini menjelaskan prosedur otorisasi transaksi dalam siklus konversi . Dalam lingkungan manufaktur tradisional,aktivitas produksi diotorisasi oleh bagian perencanaan dan pengendalian produksi melalui perintah kerja yang formal.Dokumen ini mencerminkan kebutuhan produksi, yang merupakan selisih antara perkiraan atas produk dan persediaan barang jadiyang dimiliki.
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal | 19 Lembar perpindahan ditandatangani oleh supervisor tiap tempat kerja untuk mengotorisasi berbagai aktivitas di tiap batch dan untuk perpindahan produk melalui berbagai tempat kerja. Permintaan bahan baku dan permintaan tambahan bahan baku mengotorisasi staf gudang untuk mengeluarkan bahan baku ke berbagai tempat kerja.2. Pemisahan Tugas Salah satu tujuan dari prosedur pengendalian ini adalah untuk memisahkan berbagai pekerjaan otorisasi transaksi dari pemerosesan transaksi.Akibatnya,bagian perencanaan dan pengendalian produksi secara organisasional terpisah dari tempat kerja.Tujuan pengendalian lainnya adalah untuk memisahkan penyimpann catatan dengan penyimpanan aktiva.Berikut ini pemisahan yang berlaku . Bagian pengendalian persediaan memelihara record akuntansi atas persediaan bahan baku dan barang jadi.Aktivitas ini tetap dipisahkan dari fungsi penyimpanan bahan baku di gudang dan dari penggudangan barang jadi,yang memiliki kewajiban penyimpanan untuk berbagai aktiva ini. Fungsi akuntansi biaya untuk barang dalam proses seharusnya dipisahkan dari tempat kerja dalam proses produksi.
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal | 20 Terakhir,untuk mempertahankan indepedensi fungsi buku besar sebagai tahap verifikasi,departemen buku besar harus terpisah dari departemen yang mencatat buku pembantu berbagai akun.Oleh karenanya,departemen buku besar secara organisasional terpisah dari pengendalian persediaan dan akuntansi biaya.3. Supervisi Berikut ini adalah prosedur supervisi yang berlaku dalam siklus konversi. Supervisor dalam berbagai tempat kerja mengawasi penggunaan bahan baku dalam proses produksi.Hal ini membantu untuk memastikan bahwa semua bahan baku yang dikeluarkan dari gudang memang digunakan dalam produksi dan bahwa sisa yang terbuang dapat diminimalkan.Kartu kerja karyawan dan lembar pekerjaan harus diperiksa keakuratannya. Supervisor juga mengamati dan melihat kembali aktivitas pencatatan waktu kerja.Hal ini akan mendorong adanya kertas kerja dan lembar pekerjaan karyawan yang akurat.4. Pengendalian Akses Siklus konversi memungkinkan akses langsung dan tidak langsung ke aktiva. Akses langsung ke aktiva. Sifat dari produk fisik dan proses produksi mempengaruhi berbagai jenis pengendalian akses yang dibutuhkan. Perusahaan sering kali membatasi akses ke berbagai area sensitive seperti gudang,tempat kerja produksi,dan gudang barang jadi.Metode pengendalian yang digunakan meliputi kartu identifikasi,petugas keamanan,peralatan pengamatan,dan berbagai sensor serta alarm elektronik. Penggunaan biaya standar memberikan suatu jenis pengendalian akses.Dengan menetapkan jumlah bahan baku dan tenaga kerja yang diotorisasi untuk tiap produk,perusahaan membatasi akses tidak sah ke berbagai sumber daya tersebut.Untuk mendapatkan tambahan jumlah akan membutuhkan otorisasi khusudan dokumentasi formal.
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal | 21 Akses tidak langsung ke aktiva. Aktiva seperti kas dan persediaan,dapat dimanupulasi melalui akses ke berbagai dokumen sumber yang mengendalikannya.Dalam siklus konversi,berbagai dokumen yang penting meliputi permintaan bahan baku,permintaan tambahan bahan baku,dan kartu kerja karyawan.Metode pengendalian yang juga mendukung jejak audit adalah penggunaan dokumen yang diberi nomor terlebih dahulu.5. Pencataan Akuntansi Seperti yang dapat dilihat ,tujuan dari teknik pengendalian ini adalah untuk membuat jejak audit untuk tiap transaksi.Dalam siklus konversi,hal ini dicapai melalui penggunaan perintah kerja,lembar biaya,lembar perpindahan,lembar pekerjaan,permintaan bahan baku,file wip,dan file persediaan barang jadi.Dengan memberikan nomor terlebih dahuluke dokumen sumber dan menggunakannya sebagai referensi dalam record wip,perusahaan dapat menelusuri setiap persediaan barang jadi ntuk melalui proses produksi hingga sumbernya.Ini adalah hal yang penting untuk mendeteksi kesalahan dalam produksi dan pencatatan,untuk mendeteksi batch produksi yang hilang dan untuk melakukan audit secara berkaBa.6. Verifikasi Independen Berbagai tahapan verifikasi dalam siklus konversi dilakukan seperti berikut ini. Bagian akuntansi biaya merekonsilasi penggunaan bahan baku dan tenaga kerja yang diambil dari permintaan bahan baku dan lembar pekerjaan,dengan standar yang telah ditetapkan.Personel bagian akuntansi biaya kemudian dapat mengidentifikasi berbagai penyimpangan dari standar yang ditetapkan,yang secara formal akan dilaporkan sebagai selisih.Dalam lingkungan manufaktur tradisional,perhitungan selisih adalarnal dari sumber data yang penting untuk system pelaporan manajemen. Bagian buku besar juga memiliki fungsi verifikasi yang penting melalui pemeriksaan perpindahan total produk dari wip hingga barang jadi.Hal ini dilakukan dengan merekonsilasi voucher jurnal dari bagian akuntansi biaya dengan ringkasan buku pembantu persediaan dari bagian pengendalian persediaan. Terakhir,auditor internal dan eksternal secara berkala untuk memverifikasi persediaan bahan baku dan persediaan barang jadi yang dimiliki melalui perhitungan fisik.Mereka akan membandingkan jumlah sesungguhnya dengan record persediaan serta membuat penyesuaian ke record jika perlu.
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal | 22ANALISIS PROSES PENGENDALIAN INTERNALAnalisis proses pengendalian internal memerlukan pemahaman mengenai proses pada saat prosestersebut dirancang serta pada saat proses tersebut dijalankan. Proses pengendalian internal secararutin mengumpulkan informasi mengenai pelaksanaan tugas – tugas, persetujuan dan verifikasi.Dokumen tugas pengendaliaan internal ini harus dievaluasi untuk menentukan reliabilitas (keakuratan)operasi sistem, Teknik AnalitikKuesioner pengendalian internal merupakan salah satu teknik analitik yang lazim digunakan untukmenganalisis pengendaliaan internal. Kuesioner tersedia untuk meninjau ulang area aplikasi tertentudan juga untuk meninjau bagian tertentu, seperti audit pusat komputer.analisis bisa saja merancangsuatu kuesioner khusus untuk audit tertentu, atau bisa juga memodifikasi kuesioner standar supayacocok dengan kebutuhan suatu audit.kuesioner biasanya dirancang sedemikian rupa sehingga jawabanpositif mengidentifikasi bahwa adanya pengendalian internal yang baik, dan jawaban negatif berartiadanya kelemahan dalam pengendalian internal.Kuesioner harus diisi atas dasar observasi dan tanya jawab flowchart analitik juaga bisa digunakan dalamanalisis pengendaliaan internal,pembuatan flowchart bukan suatu bentukanalisi terstruktur, tetapiflowchart lebih merupakan alat bantu untuk mengorganisasikan data untuk menjalankan analisis Matrikpengendalian aplikasi berguna sebagai formulir analisis yang relevan dengan tinjauan pengendaliaaninternal suatu sistem informasi.
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal | 23 KESIMPULANPengendalian diperlukan untuk mengurangi eksposur yang dihadapi oleh organisasi. Sebuah organisasiharus mengahadapi berbagai eksposur yang dapat mengganggu operasi perusahaan atau bahkaneksistensi kelangsungan hidup perusahaan. Banyak aspek dari pemrosesan komputer meningkatkaneksposur yang harus dihadapi oleh organisasi.Proses pengendalian internal sebuah entitas mencakup kebijakan dan prosedur yang dibangun untukmemberikan jaminan yang memadai atas tercapainya tujuan entitas berikut ini : (1) reliabilitaspelaporan keuangan, (2) efektivitas dan efisiensi operasi, (3) kesesuaian dengan hukum dan peraturanyang berlaku. Pengendalian dapat dikelompokkan sebagai pengendalian umum dan pengendalianaplikasi. Metode standar untuk mengelompokkan pengendalian aplikasi adalah denganmempertimbangkan apakah suatu pengendalian dapat diterapkan atas input, proses, atau output.Teknologi informasi yang digunakan oleh produsen tradisional biasanya akan terdiri atas sebuahmainframe yang menangani berbagai fungsi utama akuntansi. Berbagai aplikasi akuntansi dasar ini dapatatau tidak dapat diitegrasikan. Dalam hal ini banyak kesalahan yang dapat terjadi. Namun salah satupenanggulangan yang dapat dilakukan adalah dengan merapan EDI.Analisi struktur pengendalian internal memerlukan pemahaman atas struktur pada saat perancanganmaupun pada saat pelaksanaan pengendalian. Teknik analitik yang paling lazim digunakan untukmenganalisis pengendalian internal adalah kuesioner pengendalian internal. Flowchart analitik jugaberguna untuk analisis pengendalian internal.
  • Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal | 24 DAFTAR PUSTAKABonar, H.G, Hopwood W.S & Abadi A, 2000, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, IndonesiaHall, James A. 2006. Sistem Informasi akuntansi. Salemba Empat, Jakarta