Documentos

¿Que es un Documento? E n la vida de las personas, de los grupos, de las sociedades, suceden constante y continuamente muchísimas cosas, algunas más importantes, otras menos interesantes. Lamentablemente, los seres humanos no tenemos la oportunidad de ser testigos de todo lo que acontece, ni tenemos la capacidad de guardar en memoria un registro fiel de la totalidad de los acontecimientos y los eventos que presenciamos o en los que participamos; incluso, si alguna persona lograra hacerlo, tendría que convencer a otros que no lo presenciaron, que no lo recuerdan o lo hacen de forma diferente. En ese sentido, para ayudarnos a superar esas barreras, los documentos constituyen un apoyo invalorable. Un documento es, en líneas generales, cualquier elemento que informa o comprueba algo. Una fotografía, una grabación, una carta son todos documentos. Los documentos se pueden clasificar de varias maneras. De acuerdo con el tipo, tenemos: 4222750147320Documentos materiales como, por ejemplo una pieza de cerámica que nos comprueba que en determinada región existió una civilización específica. Documentos escritos, cartas, papeles, libros, facturas, donde se recoge información, datos que nos informan sobre una situación, un punto de vista, un estilo de vida. Documentos audiovisuales, fotografías, grabaciones, películas que recogen momentos de la realidad. De acuerdo con el uso, tenemos: Documentos personales, son todos aquellos que dan prueba, que informan sobre nuestra vida privada: la invitación a una fiesta de cumpleaños, el diploma que nos dieron en la escuela; la foto de un familiar, el carnet de afiliación de un club deportivo, o la carta que nos escribió un amigo son documentos personales. Documentos oficiales, son todos aquellos, generalmente escritos, que son emitidos por una persona o entidad o certifican hacen constar o constituyen un permiso y tienen validez legal ante la sociedad, el certificado de notas, la licencia de conducir, el certificado de matrimonio, son todos documentos legales, como lo es una solvencia de impuestos, o una sentencia judicial. 43192701778000Documentos mercantiles, son aquellos que surgen de la actividad empresarial. Son elementos escritos o materiales que se registran y dejan constancia de una actividad mercantil. Al igual que otros tipos de documentos, como son los personales o los oficiales, los mercantiles guardan y proporcionan información sobre situaciones, hechos, acuerdos, compromisos. Los documentos mercantiles son negociables o no negociables. Los primeros implican un compromiso de cambiarlos por dinero o bienes; los segundos, los no negociables, registran información sobre operaciones comerciales. En ambos casos es necesario conocer cuales son las características de los tipos más comunes y cual es su uso. Así como en la historia es el periodo de vida de la humanidad desde el momento mismo de la invención de la escritura, la existencia de cada empresa y de cada negociación solo es posible 20369920408conocerla a través de los documentos escritos que tengan relación con la referida empresa. Todos los acuerdos entre las personas deben ponerse por escrito y, todavía hoy, el medio mas exacto para dar testimonio de cualquier negociación sigue siendo el papel. Incluso en estos tiempos en que la comunicación electrónica a través de fax, los teléfonos e internet impera sobre otras formas de comunicación, son las copias en papel lo que se archiva, pues la información básicamente electrónica corre el riesgo de perderse con facilidad. Se puede definir como un documento mercantil a toda comunicación escrita que establezca una responsabilidad comercial. De acuerdo con el código de comercio, articulo 2, son actos legales de comercio: La compra, permuta o arrendamiento de cosas muebles, hecha con ánimo de revenderlas, permutarlas, arrendarlas o subarrendarla en la misma forma o en otra distinta; y la reventa, permuta o arrendamiento de estas mismas cosas. La compra o permuta de Deuda Pública u otros títulos de crédito que circulen en el comercio, hecha con el ánimo de revenderlos o permutarlos; y la reventa o permuta de los mismos títulos. La compra y la venta de un establecimiento de comercio y de las acciones o de las cuotas de una sociedad mercantil. La comisión y el mandato comercial. Las empresas de fábricas o de construcciones. Las empresas de manufacturas, almacenes, bazares, tiendas, fondas, cafés y otros establecimientos semejantes. Las empresas para el aprovechamiento industrial de las fuerzas de la naturaleza, tales como las de producción y utilización de fuerza eléctrica. Las empresas editoras, tipográficas, de librería, litográficas y fotográficas. El transporte de personas o cosas por tierra, ríos o canales navegables. El depósito, por causa de comercio; las empresas de provisiones o suministros, las agencias de negocios y las empresas de almonedas. Las empresas de espectáculos públicos. Los seguros terrestres, mutuos o a prima, contra las pérdidas y sobre las vidas. Todo lo concerniente a letras de cambio, aun entre no comerciantes; las remesas de dinero de una parte a otra, hechas en virtud de un contrato de cambio, y todo lo concerniente a pagarés a la orden entre comerciantes solamente, o por actos de comercio de parte del que suscribe el pagaré. Las operaciones de Banco y las de cambio. Las operaciones de corretaje en materia mercantil. Las operaciones de Bolsa. La construcción y carena, compra, venta, reventa y permuta de naves. La compra y la venta de herramientas, aparejos, vituallas, combustible u otros objetos de armamento para la navegación. Las asociaciones de armadores y las de expediciones, transportes, depósitos y consignaciones marítimas. Los fletamentos, préstamos a la gruesa, seguros y demás contratos concernientes al comercio marítimo y a la navegación. Los hechos que producen obligaciones en los casos de averías, naufragios y salvamento. Los contratos de personas para el servicio de las naves de comercio y las convenciones sobre salarios y estipendios de la tripulación. Los contratos entre los comerciantes y sus factores o dependientes. Se clasifica como documentos mercantiles no negociables a todo escrito que equivale a dinero y que una persona, entidad, institución o empresa puede negociar. La mayoría de personas de hoy en día, nacieron cuando ya existían los automóviles, la televisión, la radio y los periódicos. Por lo tanto, pareciera que eso ha existido siempre, pero no es verdad. Lo mismo sucede con el dinero, por eso poco se preguntan que se esconde detrás de él. En realidad, el dinero es también un documento mercantil negociable: el primero y más utilizado de todos estos documento. En la actualidad, el dinero (monedas y billetes) representa, en Venezuela, un pedacito de oro del que se guarda en las bóvedas del banco central de Venezuela. Tanto es así que todos nuestros billetes dicen en letras pequeñitas: pagaderos al portador en las oficinas del banco, y todos llevan las firmas del Presidente y el Vicepresidente de la entidad bancaria. A esa forma de respaldar el dinero se le llama Patrón Oro. También hay otra fórmula, tal cual es el caso de Estados Unidos. Allí su moneda, el dólar, se respalda más con la capacidad industrial y tecnológica del país que con oro. De esa manera, los gobernantes pueden jugar con el valor de su moneda, subiéndolo o bajándolo de acuerdo con sus intereses internacionales. Existen, aparte del dinero, varios tipos de documentos mercantiles negociables. Ellos son: La Letra de Cambio. Es el documento por medio del cual se hace cumplir una obligación contraída por la persona que lo firmó, garantizando el pagó de la misma al momento de serle presentado el escrito. Normalmente, estas letras de cambio surgen de las obligaciones contraídas a la firma de un contrato de compra. En el artículo 410, título IX, sección primera, del Código de Comercio se establece las partes de una letra de cambio: Debe llevar escrito el nombre Letra de Cambio en el mismo idioma en que se redacte el documento. Debe llevar la orden pura y simple de pagar una suma determinada. Debe llevar el nombre de la persona que debe pagar (el librado). Debe indicar la fecha de vencimiento. Debe tener el lugar donde el pagó debe efectuarse. Debe tener escrito el nombre de la persona a quien o cuya orden debe efectuarse el pagó. Debe tener la fecha y lugar donde se emite. Debe tener la firma del que gira la letra (el librador). A continuación presentamos un modelo de letra de cambio. Como se ve allí, el valor aparece dos veces: una en letras y otra en números. En caso de haber diferencia, se toma como cierta la que esta expresada en letras. Otro detalle importante es que cualquiera que firme la letra de cambio en representación de una o más personas que no tenga poder para hacerlo, se obliga así mismo a cancelar la deuda contraída. Hay un espacio, a la derecha del documento, que esta reservado al aval. Cuando el librado no tiene bienes o una estabilidad económica que le garantice al librador el correcto pago de cada letra, entonces hace falta que otra persona respalde con sus bienes o su solvencia económica la deuda. Esa persona recibe el nombre de aval. Si el deudor o librado no pudiera cancelar la deuda, entonces la responsabilidad recae sobre el aval. Luego, este último tiene el derecho de actuar contra el librado. Como establece la ley, la letra de cambio es un documento trasferible, vale decir, se puede pagar a otras personas con una letra de cambio. Para hacerlo, el librador endosará el documento. Un endoso es el acto por el cual el propietario legítimo del documento de crédito ordena que el pagó sea hecho a una persona diferente a él. Según el artículo 421 del Código de Comercio, para hacer un endoso, el librador debe firmar y colocar su número de cédula en la parte posterior de la letra de cambio. El endoso transmite todos los derechos derivados de estuviera documento mercantil. Si estuviera en blanco, el portador puede: Llenar el blanco con su nombre o el de otra persona; Endosarla de nuevo en blanco o a otra persona; o Enviarla a un tercero sin llenar el blanco y sin endosarla. Una letra de cambio puede servir como cualquier billete. Puede cambiar de manos varias veces, y la última persona que la posea puede exigir su cancelación una vez vencida. También hay instituciones financieras y bancarias que compran las letras de cambio o giros, le descuentan al librador un porcentaje por derecho de manejo y, luego, una vez llegado el tiempo, lo presentan al librado para su debida cancelación. Finalmente, en relación con estos documentos mercantiles negociables se debe señalar que puede tener diferentes plazos de vencimiento. A saber son cuatro: Un día fijo, y el librado debe pagar ese mismo día. A cierto plazo de la fecha: si cuando le es presentada al deudor, éste solicita una fecha de aceptación y el librador lo apoya. También puede ser por la vía del llamado protesto, que se da cuando el librado se niega a pagar y hay que agregar en el reverso del giro una nota de protesto en presencia de un notario público. Este procedimiento tiene dos objetivos: por un lado, es una forma de probar legalmente que no se ha recibido el pagó en la fecha correcta y, por otro, asegura que la letra no pierda su carácter de documento negociable. A la vista, cuando se paga a su presentación. A cierto término vista, se cancela en le mes en que el pago debe ser realizado. Cualquier otro vencimiento distinto a los anteriores en nulo. El Cheque Este documento mercantil negociable es una orden de pago escrita y redactada en un formato especialmente elaborado por una institución bancaria. Sirve para que el dueño de una cuenta corriente bancaria le ordene a la institución sacar dinero de ella y dárselo a la misma persona o a un tercero. Al dueño de la cuenta se le llama cuentacorrentista, y puede ser un particular o una empresa, organización o institución. Los cheques vinieron a sustituir los billetes que, en otros tiempos eran emitidos independientemente por cada banco, pero al retirársele el permiso, la producción de dinero quedo en manos del Estado. Es en ese momento cuando los bancos privados desarrollaron el nuevo instrumento, que consiste en crear un depósito de dinero en la institución y luego cancelar los compromisos utilizando las órdenes de pago llamadas cheques. Un cheque tiene las siguientes partes: El logotipo de la entidad bancaria y el nombre de la agencia a la cual pertenece el documento. El número de cuenta del cuentacorrentista. El número del cheque, el cual identifica al documento mercantil. Monto en números de la cantidad que se está ordenando entregar. Nombre del beneficiario que podrá retirar el dinero. Si se coloca la frase No Endosable, solamente lo podrá cobrar el beneficiario allí especificado. Si no se coloca esa frase, entonces el poseedor podrá utilizarlo como cualquier billete, y lo podrá dar a una o más personas, las cuales colocarán por el reverso su nombre y cédula. monto en letras de la cantidad que se está ordenando a entregar. Lugar y fecha en que fue emitido el documento. Firma del cuentacorrentista. Códigos electrónicos con todos los datos de la cuenta corriente para que puedan ser leídos por las computadoras. Todas las chequeras, los paquetes de cheques, tienen un apéndice denominado talones. Cada cheque que se emite debe ser reseñado allí, al igual que los depósitos o cualquier otro movimiento que se haga con el dinero en la cuenta corriente. Ese control es básico para poder realizar, cada mes, una revisión del estado de cuenta que emite la entidad bancaria. Finalmente es importante destacar que los cheques pueden ser inválidos por varios motivos: Por no haber suficiente dinero disponible. Por cualquier tachadura, enmendadura o borrón. Por tener una fecha adelantada o demasiado atrasada. Por tener un error en la firma que está registrada en los archivos del banco. Por haber un error en el nombre del beneficiario. Por no coincidir las cifras en letras y en números. Por haber sido bloqueado por parte del emisor o cuentacorrentista. Además de estos cheques, las entidades bancarias emiten otros tipos, tales como: Los cheques certificados: en los cuales el propio banco garantiza que los fondos para cancelarlo están bloqueados en la cuenta sólo para poder cubrir el monto por la operación. Los cheques de gerencia: emitidos por la entidad financiera contra su propia cuenta, a solicitud expresa de cualquier persona que necesita mover una gran suma, con la garantía y el prestigio de la institución. Igualmente, también se cobra por el servicio. Los cheques de viajero: los venden los bancos para las personas que van a salir del país. Los interesados pagan el monto total de los cheques y pueden ser cobrados en bancos, sucursales o asociados, en el exterior. Así, los viajeros pueden trasladarse sin correr el riesgo de cargar con el dinero encima. Los cheques de compensación: que aunque son raros, los bancos los emiten cuando han cometido cualquier error en el manejo de la cuenta corriente. El Pagaré Es el documento mercantil negociable por medio del cual una persona o empresa, el suscriptor, le hace por escrito una promesa a otro individuo o empresa, tenedor, sobre un pago determinado, en un lugar y fecha específicos. El Código de Comercio le dedica los artículos 486, 487 y 488. En ellos se especifican los datos que debe contener un pagaré: Fecha. Cantidad en números y letras. Fecha de pago. Nombre de la persona que debe recibir el pago. Indicación de si el pago es a cambio de algún bien o si es a cuenta de un pago. Los pagarés disfrutan de todas las características de la letra de cambio, y normalmente vienen a representar un adelanto de dinero que se debe cancelar de una sola vez. Mientras en un cheque y en una letra de cambio participan quien da la orden, el que la recibe y el beneficiario, en un pagaré sólo hay dos entes: el que promete cancelar y el que debe recibir el dinero. Hay varios tipos de pagarés: Nominativos: los que deben pagarse a una persona determinada. A la Orden: son aquellos documentos por medio del cual una persona, librador, se obligan a efectuar un pago a la tercera persona que designe aquél, a favor, a favor de quien expide el pagaré. En este escrito deben estar todos los datos de la persona a la cual se ha de cancelar la deuda. Al portador: es el que puede ser pagado a cualquier persona que lo presente. El pagaré no tiene un formato definido como es el caso de los cheques y normalmente tampoco se deben hacer al portador. Carta de Crédito Es el documento mercantil por el que una persona (dador) le ordena a otra que le entregue a una tercera persona, determinada (portador), cierta cantidad de dinero o hasta un máximo prefijado. Normalmente las cartas de crédito son dadas por los bancos. Originalmente fue un procedimiento usual que establecieron los banqueros españoles para apoyar a los navegantes que venían hacia América y no querían traer dinero por temor a ser asaltados. Hoy en día, las cartas de crédito siguen siendo muy utilizadas porque la comercialización internacional se ha incentivado y los medios de comunicación cada vez establecen mejores lazos para permitir que la banca se entienda en el apoyo económico, y la garantía de las transacciones. Los documentos mercantiles no negociables es todo escrito por medio del cual una persona, entidad, institución o empresa da una serie de información sobre operaciones comerciales a individuos o empresas. El objeto de estos documentos es hacer más fácil los trámites administrativos y además servir como elemento para registrar las actividades en los libros de contabilidad. Documentos mercantiles no negociables son: Cotizaciones Son aquellos escritos en los cuales un individuo o empresa informa, por solicitud expresa de un posible cliente, acerca de las características del producto o servicio que ofrece, costos y exigencias requeridas para llevar a cabo la negociación. Pedidos Es la carta o formulario emitido por el comprador para plantearle al vendedor o suministrador de un servicio, sus necesidades concretas, partiendo de los datos que el proveedor le suministró en la cotización. Órdenes de Compra 31089601587500Una vez recibido el pedido, la empresa vendedora puede llenar un formato donde establece las características de la venta o servicio que va a realizar, de manera que cada uno de los factores involucrados en la cadena empresarial pueda recibir su línea de acción. Se hace un original y tantas copias como departamentos estén involucrados en el proceso secuencial (departamento de ventas, contabilidad, almacén, transporte). Orden de Entrega Formato por medio del cual se instruye al almacén para que haga entrega de la mercancía. Facturas y Recibos 2509520554990La factura es un formulario donde se detallan los productos o servicios recibidos. Al aceptar la factura, el cliente o usuario reconoce haber recibido el producto, y el adquirente o cliente lo debe firmar como prueba de estar conforme. El recibo es una constancia de que el cliente o usuario ha cancelado debidamente el monto requerido por l adquisición o uso de un bien o servicio. Las facturas tienen una serie de datos regulados por el Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria (Seniat), entre los que destacan los números del Registro de Información Fiscal (RIF) y el Número de Información Tributaria (NIT); igualmente se estipula el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y los datos de la imprenta calificada para realizar el formato. Hay otro tipo de recibo, que es el que suministra la caja registradora, que debe llevar, igualmente, los números de RIF y NIT, el monto cobrado por el producto o servicio, así como el IVA retenido La cancelación de los impuestos es obligatoria para todo ciudadano porque ese dinero se utiliza en la relación y mantenimiento de las obras públicas (avenidas, parques, escuelas, hospitales, carreteras,, entre otros) y los servicios públicos. Igualmente es obligatorio para todos los comerciantes entregar el recibo en cada transacción comercial y luego depositar en las cuentas del Fisco, el dinero recaudado por concepto de impuestos. La ley establece severas penas a quienes violen las leyes fiscales. Notas de Débito y Créditos Cuando los clientes de una empresa establecen una relación permanente con sus proveedores, logran conquistar su confianza, y éstos le abren una línea crediticia. Eso significa que les venden los productos o les dan los servicios dándole la oportunidad de cancelar un tiempo después (30, 60 o 90 días). Cuando se abre una línea de crédito, cada vez que se entrega mercancía se le entrega una nota de débito al cliente; ese documento indica que su almacén creció, tiene más productos, más materia prima o simplemente optimizó con mantenimiento sus bienes muebles e inmuebles. Cuando paga una parte, se le entrega una nota de crédito, testimonio de la reducción de su deuda. 1980565173355Ambos tipos de nota son importantísimas para llevar el control de las empresas, tanto del cliente como el proveedor. Vales Son documentos mercantiles destinados a dejar un testimonio de un adelanto de dinero en efectivo que la empresa le hace a uno o más de sus trabajadores, o cualquier gasto que en un primer momento no esté sustentado por factura alguna. Normalmente ese adelanto se hace con el dinero de la Caja Chica, una reserva monetaria para cancelar cantidades pequeñas que no requieren de una aprobación de los administradores y directivos. Estos vales son transitorios y deben ser eliminados apenas se restituya el dinero o consigne la factura. 66167080645

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by narabel on Mar 10, 2010

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