0
Bengkel Dokumentasi Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM)
MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) FAIL MEJA (FM) OBJEKTIF BENGKEL <ul><li>Untuk memberi kefahaman kepada peserta mengenai Konse...
MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) {Manual Of Work Procedures - MWP} FAIL MEJA (FM) {Desk Files - DF} Rujukan Pekeliling Kemajua...
MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) FAIL MEJA (FM) Latarbelakang Sebelum MPK dan FM Diperkenalkan <ul><li>Biasanya  pekerja-peker...
MANUAL PROSEDUR KERJA   (MPK) FAIL MEJA (FM) MPK FM Dokumen rujukan  peringkat Jabatan Dokumen rujukan peringkat individu/...
1. KONSEP MPK MPK   adalah dokumen rujukan bagi peringkat Jabatan/ Pejabat mengandungi fungsi dan objektif resmi pejabat, ...
2.   KANDUNGAN MPK MPK   mengandungi   (8)   perkara utama saperti berikut: (i)  Latarbelakang Jabatan/Pejabat (ii)  Objek...
(i)  Latarbelakang Jabatan/Pejabat  Sejarah penubuhan sesebuah Jabatan/Pejabat dan juga maklumat saperti tujuan dan matlam...
(ii)  Objektif Jabatan/Pejabat Kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh  sesebuah Jabatan/Pejabat selaras dengan ma...
d) Asas pembentukan objektif secara khusus di peringkat dalaman e) Keutamaan jangka panjang MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) C...
(iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hiraki dalam sesebuah ...
MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) Tujuan Carta Organisasi: c)  Perancangan untuk mengkaji saiz organisasi dan    kakitangan d) ...
(iv)  Fungsi Utama Jabatan/Pejabat Tugas-tugas utama yang menjalankan bagi membolehkan Jabatan/Pejabat mencapai tujuan pen...
(v) Aktiviti-aktiviti bagi setiap fungsi utama Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama. Perlaksanaan se...
(vi) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti Rangkaian tindakan yang perlu diambil   secara berturutan mengikut peraturan   yang...
(vi) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti ( e) Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang (f) Memendekkan masa latihan kep...
(vi) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti Contoh format dan proses kerja  MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) Jawatan Proses Kerani ...
(vi) Proses Kerja Bagi Setiap aktiviti a) Semak senarai aktiviti/pastikan jenis kerja yang  diperlukan penyediaan proses k...
<ul><li>(vii) Carta Aliran Kerja </li></ul><ul><li>Gambaran secara   grafik   keatas tindakan-tindakan yang  </li></ul><ul...
(vii) Carta Aliran Kerja Contoh simbol-simbol yang digunakan: MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) Tindakan (langkah) dalam proses...
(vii) Carta Aliran Kerja Contoh simbol-simbol yang digunakan: MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) Tindakan Serentak Penyambung
viii)  Senarai borang-borang MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) Sebagai alat pengurusan yang dapat membantu kelicinan  jentera s...
Faedah-faedah Menggunakan Borang MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) a) Dapat menjelaskan prosedur-prosedur yang  diterangkan b) ...
<ul><li>Rumusan </li></ul><ul><li>Dokumen  rujukan rasmi  yang perlu ada dalam sesebuah  Jabatan/Pejabat ; </li></ul><ul><...
<ul><li>1. KONSEP FM </li></ul><ul><li>FM   adalah satu dokumen yang mengandungi peraturan- </li></ul><ul><li>peraturan da...
2. KANDUNGAN FM FM   mengandungi   (14)   perkara utama: (i) Objektif Jabatan/Pejabat (ii) Objektif Bahagian/Unit (iii) Ca...
2. KANDUNGAN FM (vii) Proses Kerja (viii) Carta Aliran Kerja (ix) Senarai Semak Checklist (x) Senarai Undang-undang Peratu...
(i)  Objektif Jabatan/Pejabat   Penerangan mengenai objektif Jabatan/Pejabat    sama saperti yang dijelaskan didalam kandu...
FAIL MEJA  (FM) <ul><li>(ii)  Objektif Bahagian/Unit </li></ul><ul><li>Adalah pecahan kepada objektif Jabatan/Pejabat dan ...
FAIL MEJA  (FM) (ii)  Objektif Bahagian/Unit Contoh Objektif Unit Sistem, Bahagian Pencen JPA “  Untuk memastikan sistem p...
FAIL MEJA  (FM) (iii)  Carta Organisasi Jabatan/Pejabat  Carta organisasi Jabatan/Pejabat yang menunjukkan fungsi Jabatan/...
FAIL MEJA  (FM) <ul><li>(iv)  Carta Bahagian/Unit  </li></ul><ul><li>Pecahan dari carta organisasi Jabatan/Pejabat </li></...
FAIL MEJA  (FM) <ul><li>(iv)  Carta Bahagian/Unit  </li></ul><ul><li>Pegawai atasan yang boleh dirujuk sekiranya individu ...
FAIL MEJA  (FM) <ul><li>(v)  Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan   </li></ul><ul><li>Senarai yang menjelaskan dengan tepat da...
FAIL MEJA  (FM) (v)  Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan   Contoh: Jawatan: Kerani Perkhidmatan Tugas dan Tanggungjawab: (a) ...
MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) FAIL MEJA  (FM) (v)  Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan   Hubungan: (a)  Hubungan kerja dengan p...
FAIL MEJA  (FM) <ul><li>(vi)  Peraturan-peraturan Pentadbiran   </li></ul><ul><li>Setiap aktiviti mempunyai beberapa perat...
FAIL MEJA  (FM) <ul><li>(vi)  Peraturan-peraturan Pentadbiran   </li></ul><ul><li>Contoh-contoh Peraturan-peraturan Pentad...
FAIL MEJA  (FM) <ul><li>(vii)  Proses Kerja   </li></ul><ul><li>Senarai jawatan pegawai/staf yang meluluskan tindakan </li...
FAIL MEJA  (FM) <ul><li>(vii)  Proses Kerja  </li></ul><ul><li>Kaedah menyediakan proses kerja </li></ul><ul><li>(a)  Kena...
FAIL MEJA  (FM) <ul><li>(viii)  Carta Aliran Kerja   </li></ul><ul><li>Hendaklah diambil daripada carta aliran FM bagi akt...
FAIL MEJA  (FM) <ul><li>(ix)  Senarai Semak  (Checklist)   </li></ul><ul><li>Alat perancangan dan kawalan kerja yang ringk...
FAIL MEJA  (FM) <ul><li>(ix)  Senarai Semak  (Checklist)   </li></ul><ul><li>Dapat mengelakkan berlaku kecuaian, lupa, kes...
FAIL MEJA  (FM) <ul><li>(x)  Senarai Undang-undang/Peraturan  </li></ul><ul><li>Petikan kecil   daripada arahan-arahan ras...
FAIL MEJA  (FM) <ul><li>(x)  Senarai Undang-undang/Peraturan   </li></ul><ul><li>Kaedah menyediakan  senarai undang-undang...
FAIL MEJA  (FM) <ul><li>(xi)  Senarai Jawatankuasa Yang DiAnggotai </li></ul><ul><li>Semua jawatankuasa yang dianggotai ol...
FAIL MEJA  (FM) <ul><li>(xii)  Senarai Borang-borang yang digunakan </li></ul><ul><li>Sebagai alat pengurusan yang dapat m...
FAIL MEJA  (FM) <ul><li>(xiii)  Norma Kerja </li></ul><ul><li>Pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan </...
FAIL MEJA  (FM) (xiii)  Norma Kerja Kaedah pengukuran dan cara-cara menentukan norma kerja Definisi: Pengukuran kerja (wor...
FAIL MEJA  (FM) (xiii)  Norma Kerja Formula Pengukuran: (i)  “Observed Time” - masa yang diambil untuk  menjalankan sesuat...
FAIL MEJA  (FM) (xiii)  Norma Kerja Formula Pengukuran: (i)  “Standard Rate” - Mengikut Sistem British bekerja pada “stand...
FAIL MEJA  (FM) (xiii)  Norma Kerja Contoh:  Jika sesuatu tugas itu mengambil masa   20 saat   untuk   menjalankannya dan ...
FAIL MEJA  (FM) <ul><li>(xiv)  SENARAI TUGAS HARIAN </li></ul><ul><li>Format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktivi...
FAIL MEJA  (FM) Contoh Senarai Tugas Harian Nama: Jawatan: Tarikh Bil. Tugas Saya Hari Ini Catatan
SEKIAN <ul><li>Terima Kasih </li></ul>
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Taklimat MPK & FM

16,659

Published on

Published in: Education
2 Comments
4 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total Views
16,659
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
15
Actions
Shares
0
Downloads
777
Comments
2
Likes
4
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Taklimat MPK & FM"

  1. 1. Bengkel Dokumentasi Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM)
  2. 2. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) FAIL MEJA (FM) OBJEKTIF BENGKEL <ul><li>Untuk memberi kefahaman kepada peserta mengenai Konsep </li></ul><ul><li>Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) </li></ul><ul><li>Untuk memberi pengetahuan dan kemahiran kepada peserta </li></ul><ul><li>untuk mendokumentasi MPK dan FM </li></ul><ul><li>Untuk memberi kefahaman mengenai keperluan MPK dan FM </li></ul><ul><li>sebagai panduan utama dalam menjalankan rasmi organisasi </li></ul>
  3. 3. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) {Manual Of Work Procedures - MWP} FAIL MEJA (FM) {Desk Files - DF} Rujukan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991 (Development Administration Circular No. 8/91)
  4. 4. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) FAIL MEJA (FM) Latarbelakang Sebelum MPK dan FM Diperkenalkan <ul><li>Biasanya pekerja-pekerja dalam Jabatan/Pejabat melaksanakan tugas masing-masing berasaskan kepada pengetahuan yang dipelajari dari pengalaman dan tunjuk ajar pekerja-pekerja lama . </li></ul><ul><li>Seringkali pengetahuan tersebut tidak berasaskan kepada cara bekerja yang seragam dan hanya berasaskan kepada kefahaman pegawai-pegawai lama. </li></ul><ul><li>Akibatnya terdapat pekerja-pekerja yang menjalankan tugas tanpa mengetahui cara-cara bekerja yang betul dan tidak jelas dengan bidang kuasa masing-masing. </li></ul>
  5. 5. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) FAIL MEJA (FM) MPK FM Dokumen rujukan peringkat Jabatan Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan Berasaskan fungsi dan bidang tugas Jabatan Satu MPK untuk satu Jabatan Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti Jabatan Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu Satu FM bagi satu Jawatan Mengandungi maklumat/ panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan @ jawatan
  6. 6. 1. KONSEP MPK MPK adalah dokumen rujukan bagi peringkat Jabatan/ Pejabat mengandungi fungsi dan objektif resmi pejabat, prosedur- prosedur yang perlu dipatuhi bagi menentukan proses keseluruhan aktiviti dan operasi sesebuah Jabatan/Pejabat. (i) Dokumen rujukan diperingkat Jabatan/Pejabat (ii) Memberi gambarajah menyeluruh mengenai Jabatan/ Pejabat (iii) Merekodkan cara bekerja secara sistematik; dan (iv) Satu MPK untuk satu Jabatan/Pejabat. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  7. 7. 2. KANDUNGAN MPK MPK mengandungi (8) perkara utama saperti berikut: (i) Latarbelakang Jabatan/Pejabat (ii) Objektif Jabatan/Pejabat (iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat & Piagam Pelanggan (iv) Fungsi-fungsi utama (v) Aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama (vi) Proses Kerja Aktiviti-aktiviti utama (vii) Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama (viii) Senarai borang-borang yang digunakan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  8. 8. (i) Latarbelakang Jabatan/Pejabat Sejarah penubuhan sesebuah Jabatan/Pejabat dan juga maklumat saperti tujuan dan matlamat penubuhannya. Maklumat-maklumat ini dijadikan asas untuk membentuk strategi bertindak serta menjadi sumber untuk membentuk dan menyusun struktur, fungsi dan objektif Jabatan/ Pejabat MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Contoh: Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) telah ditubuhkan pada 30 September 1965 di bawah Akta Parlimen 49 (1965) dan Akta Parlimen 141 (Pindaan) 1974. Strategi: jika ada
  9. 9. (ii) Objektif Jabatan/Pejabat Kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah Jabatan/Pejabat selaras dengan matlamat penubuhannya. Tujuannya adalah: a) Memberi halacara yang jelas kepada Jabatan supaya usaha dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan, b) Asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti Jabatan c) Asas penilaian keberkesanan Jabatan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  10. 10. d) Asas pembentukan objektif secara khusus di peringkat dalaman e) Keutamaan jangka panjang MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Contoh: Objektif Jabatan Kastam dan Eksais DiRaja “ Untuk memungut cukai-cukai langsung Persekutan serta mengawal dengan cekap dan berkesan pengimpotan, pengilangan dan perkhidmatan tertentu dan mencegah semua kegiatan penyeludupan”
  11. 11. (iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hiraki dalam sesebuah Jabatan/Pejabat. Ianya menjelaskan aktiviti-aktivit yang dijalankan oleh Jabatan/Pejabat. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Tujuan Carta Organisasi: a) Pembahagian dan pengumpulan aktiviti berdasarkan kepada unit/seksyen/bahagian; b) Rantaian perintah (chain of command) yang menunjukkan peringkat hiraki, kuasa dan tanggungjawab
  12. 12. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Tujuan Carta Organisasi: c) Perancangan untuk mengkaji saiz organisasi dan kakitangan d) Perancangan Latihan e) Saluran maklumat berkesan
  13. 13. (iv) Fungsi Utama Jabatan/Pejabat Tugas-tugas utama yang menjalankan bagi membolehkan Jabatan/Pejabat mencapai tujuan penubuhannya. Ianya bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah Jabatan/ Pejabat. Kegiatan-kegiatan ini ada yang khusus untuk Jabatan/Pejabat berkenaan dan ada yang biasa (common activity) Contoh : Jabatan Perkhidmatan Awam Fungsi Utama : Perkhidmatan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  14. 14. (v) Aktiviti-aktiviti bagi setiap fungsi utama Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama. Perlaksanaan sesuatu aktiviti melibatkan tenaga manusia, peralatan, bahan, masa dan kos (5M) Contoh: Jabatan Perkhidmatan Awam Fungsi Utama: Perkhidmatan Aktiviti : (a) Urusan Pengisian Jawatan (b) Urusan Pengesahan Dalam Jawatan (c) Urusan Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen (d) Urusan Penanggungan Jawatan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  15. 15. (vi) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti . Adalah penting bagi proses kerja disenarai- kan kerana pekerja akan jelas dengan tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk melaksanakan sesuatu aktiviti. (a) Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan semasa menjalankan tugas (b) Memperlihatkan tindakan-tindakan yang lengkap (c) Membantu kerja penyeliaan (d) Memudahkan semakan dan pindaan keatas proses kerja apabila urusan kemaskini MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  16. 16. (vi) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti ( e) Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang (f) Memendekkan masa latihan kepada pekerja-pekerja (g) Mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan seseorang pekerja (h) Memudahkan dan melicinkan urusan harian pejabat (i) Memastikan pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah ditetapkan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  17. 17. (vi) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti Contoh format dan proses kerja MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Jawatan Proses Kerani Perkhidmatan Semak daftar perkhidmatan tiap-tiap bulan dan pastikan pegawai/staf yang belum disahkan dalam jawatan
  18. 18. (vi) Proses Kerja Bagi Setiap aktiviti a) Semak senarai aktiviti/pastikan jenis kerja yang diperlukan penyediaan proses kerja b) Sediakan turutan tindakan bagi melaksanakan aktiviti tersebut c) Mulakan dengan perkataan perbuatan bagi setiap proses e) Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan keatas langkah-langkah berkenaan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  19. 19. <ul><li>(vii) Carta Aliran Kerja </li></ul><ul><li>Gambaran secara grafik keatas tindakan-tindakan yang </li></ul><ul><li>terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur ; </li></ul><ul><li>Memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul ; </li></ul><ul><li>Memperlihatkan peringkat permulaan dan peringkat tamat </li></ul><ul><li>secara ringkas ; </li></ul><ul><li>Memberi kefahaman kepada staf mengenai tugas dan </li></ul><ul><li>tanggungjawab masing-masing. </li></ul>MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  20. 20. (vii) Carta Aliran Kerja Contoh simbol-simbol yang digunakan: MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Tindakan (langkah) dalam proses kerja Aliran Pilihan/Keputusan Mula/Tamat
  21. 21. (vii) Carta Aliran Kerja Contoh simbol-simbol yang digunakan: MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Tindakan Serentak Penyambung
  22. 22. viii) Senarai borang-borang MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Sebagai alat pengurusan yang dapat membantu kelicinan jentera sesuatu pejabat; a) Menyimpan dan merekod maklumat b) Maklumat direkod dengan cara teratur c) Maklumat yang perlu/mustahak sahaja direkod .
  23. 23. Faedah-faedah Menggunakan Borang MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) a) Dapat menjelaskan prosedur-prosedur yang diterangkan b) Semua borang yang digunakan boleh dijadikan sebagai bahan rujukan c) Pegawai dapat memahami prosedur dalam menjalankan tugas masing-masing.
  24. 24. <ul><li>Rumusan </li></ul><ul><li>Dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah Jabatan/Pejabat ; </li></ul><ul><li>Menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti Jabatan </li></ul><ul><li>Gambaran secara grafik keatas tindakan-tindakan yang </li></ul><ul><li>terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur. </li></ul><ul><li>Memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan </li></ul><ul><li>yang perlu diambil mengikut turutan yang betul. </li></ul><ul><li>Memperlihatkan peringkat permulaan dan peringkat selesai </li></ul><ul><li>secara ringkas. </li></ul><ul><li>Memberi kefahaman kepada staf mengenai tugas dan </li></ul><ul><li>tanggungjawab masing-masing. </li></ul>MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  25. 25. <ul><li>1. KONSEP FM </li></ul><ul><li>FM adalah satu dokumen yang mengandungi peraturan- </li></ul><ul><li>peraturan dan maklumat lengkap dan terperinci mengenai </li></ul><ul><li>tugas dan tanggungjawab bagi sesuatu jawatan </li></ul><ul><li>Dokumen rujukan diperingkat individu/jawatan </li></ul><ul><li>Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu </li></ul><ul><li>Satu FM bagi satu jawatan </li></ul><ul><li>Mengandungi maklumat/panduan untuk mengendalikan </li></ul><ul><li>tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan </li></ul>FAIL MEJA (FM)
  26. 26. 2. KANDUNGAN FM FM mengandungi (14) perkara utama: (i) Objektif Jabatan/Pejabat (ii) Objektif Bahagian/Unit (iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat & Piagam Pelanggan (iv) Carta Organisasi Kedudukan Pegawai (v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan (vi) Peraturan-peraturan Pentadbiran FAIL MEJA (FM)
  27. 27. 2. KANDUNGAN FM (vii) Proses Kerja (viii) Carta Aliran Kerja (ix) Senarai Semak Checklist (x) Senarai Undang-undang Peraturan (xi) Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai - jika ada (xii) Senarai Borang-borang Yang Digunakan (xiii) Norma Kerja (xiv) Senarai Tugas Harian FAIL MEJA (FM)
  28. 28. (i) Objektif Jabatan/Pejabat Penerangan mengenai objektif Jabatan/Pejabat sama saperti yang dijelaskan didalam kandungan MPK FAIL MEJA (FM)
  29. 29. FAIL MEJA (FM) <ul><li>(ii) Objektif Bahagian/Unit </li></ul><ul><li>Adalah pecahan kepada objektif Jabatan/Pejabat dan dinyatakan dalam bentuk objektif jangkapendek yang perlu dicapai oleh bahagian. </li></ul><ul><li>Setiap aktiviti yang yang dijalankan oleh bahagian menjurus kepada pencapaian objektif Jabatan/Pejabat pada keseluruhannya </li></ul><ul><li>Objektif bahagian/unit hendaklah dinyatakan dengan tepat, jelas dan boleh dicapai dan boleh diukur supaya pihak pengurusan boleh membuat keputusan danpenilaian </li></ul>
  30. 30. FAIL MEJA (FM) (ii) Objektif Bahagian/Unit Contoh Objektif Unit Sistem, Bahagian Pencen JPA “ Untuk memastikan sistem pembayaran pencen berjalan dengan cekap dan berkesan supaya faedah tamat perkhidmatan di bawah skim pencen dibayar kepada mereka yang layak dengan secepat mungkin”
  31. 31. FAIL MEJA (FM) (iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Carta organisasi Jabatan/Pejabat yang menunjukkan fungsi Jabatan/Pejabat adalah sama yang dijelas- kan di dalam MPK
  32. 32. FAIL MEJA (FM) <ul><li>(iv) Carta Bahagian/Unit </li></ul><ul><li>Pecahan dari carta organisasi Jabatan/Pejabat </li></ul><ul><li>Carta bahagian/unit yang ada kaitan dengan individu/ </li></ul><ul><li>pekerja sahaja perlu ditunjukkan; </li></ul><ul><li>Kedudukan individu perlu ditandakan dalam carta organisasi </li></ul><ul><li>Bahagian/Unit </li></ul><ul><li>Aktiviti yang dilaksanakan oleh Bahagian/Unit </li></ul><ul><li>Rakan-rakan sejawat </li></ul>
  33. 33. FAIL MEJA (FM) <ul><li>(iv) Carta Bahagian/Unit </li></ul><ul><li>Pegawai atasan yang boleh dirujuk sekiranya individu </li></ul><ul><li>menghadapi masalah dalam melaksanakan tugas-tugas </li></ul><ul><li>harian; dan </li></ul><ul><li>Kedudukan diri individu/jawatannya ditempatkan di </li></ul><ul><li>Bahagian/Unit </li></ul>
  34. 34. FAIL MEJA (FM) <ul><li>(v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan </li></ul><ul><li>Senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci </li></ul><ul><li>mengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang </li></ul><ul><li>pegawai/staf untuk menjalankan tugas-tugasnya. </li></ul><ul><li>Setiap pegawai/staf perlu mempunyai satu senarai tugas </li></ul><ul><li>Memaklumkan kepada penyandang jawatan mengenai tanggungjawab,pengetahuan kemahiran yang diperlukan </li></ul>
  35. 35. FAIL MEJA (FM) (v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Contoh: Jawatan: Kerani Perkhidmatan Tugas dan Tanggungjawab: (a) Mengurus rayuan penyelarasan gaji (b) Mengurus penyediaan laporan sulit tahunan, penyata perkhidmatan
  36. 36. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) FAIL MEJA (FM) (v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Hubungan: (a) Hubungan kerja dengan pegawai atasan (b) Hubungan kerja dengan pegawai bawahan (c) Hubungan kerja dengan rakan sejawat (d) Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi luar
  37. 37. FAIL MEJA (FM) <ul><li>(vi) Peraturan-peraturan Pentadbiran </li></ul><ul><li>Setiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan pentadbiran yang perlu diketahui oleh pegawai/staf yang ada di dalam Jabatan/Pejabat </li></ul><ul><li>Peraturan-peraturan tersebut mesti dipatuhi dalam menjalan </li></ul><ul><li>kan sesuatu aktiviti/tugas </li></ul>
  38. 38. FAIL MEJA (FM) <ul><li>(vi) Peraturan-peraturan Pentadbiran </li></ul><ul><li>Contoh-contoh Peraturan-peraturan Pentadbiran </li></ul><ul><li>Pengesahan dalam jawatan telah berkhidmat (3) tahun </li></ul><ul><li>mengikut skim perkhidmatan </li></ul><ul><li>Diperakukan oleh Ketua Jabatan </li></ul><ul><li>Permohonan lanjutan tempoh percubaan hendaklah dibuat </li></ul><ul><li>kepada pihak yang berkuasa melantik melalui Ketua </li></ul><ul><li>Perkhidmatan </li></ul>
  39. 39. FAIL MEJA (FM) <ul><li>(vii) Proses Kerja </li></ul><ul><li>Senarai jawatan pegawai/staf yang meluluskan tindakan </li></ul><ul><li>dan senarai undang-undang dan peraturan-peraturan yang </li></ul><ul><li>berkaitan dengan proses kerja </li></ul>Bil. Proses Kerja Pegawai Yang meluluskan Seksi/Undang-undang
  40. 40. FAIL MEJA (FM) <ul><li>(vii) Proses Kerja </li></ul><ul><li>Kaedah menyediakan proses kerja </li></ul><ul><li>(a) Kenalpasti jenis-jenis kerja yang memerlukan proses kerja </li></ul><ul><li>(b) Catitkan turutan (sequence) tugas </li></ul><ul><li>(c) Mulakan dengan perkataan “perbuatan” bagi menyenaraikan setiap proses </li></ul><ul><li>(d) Senaraikan nama jawatan pegawai yang perlu dirujuk </li></ul><ul><li>(e) Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan tugas </li></ul>
  41. 41. FAIL MEJA (FM) <ul><li>(viii) Carta Aliran Kerja </li></ul><ul><li>Hendaklah diambil daripada carta aliran FM bagi aktiviti </li></ul><ul><li>yang berkaitan dengan pegawai berkenaan. </li></ul><ul><li>Langkah-langkah dalam aktiviti yang yang melibatkan </li></ul><ul><li>pegawai berkenaan perlu ditandakan </li></ul><ul><li>Dengan menandakan langkah-langkah memberi petunjuk </li></ul><ul><li>kepada pegawai berkenaan mengenai tanggungjawab dan </li></ul><ul><li>peranan dalam menyelesaikan sesuatu aktiviti </li></ul>
  42. 42. FAIL MEJA (FM) <ul><li>(ix) Senarai Semak (Checklist) </li></ul><ul><li>Alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat </li></ul><ul><li>mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam </li></ul><ul><li>mengendalikan sesuatu aktiviti; </li></ul><ul><li>Berfungsi sebagai Pelan tindakan di dalam melaksanakan sesuatu aktiviti </li></ul><ul><li>Memberi peringatan dan semakan keatas tindakan yang diambil dalam melaksanakan aktiviti harian </li></ul>
  43. 43. FAIL MEJA (FM) <ul><li>(ix) Senarai Semak (Checklist) </li></ul><ul><li>Dapat mengelakkan berlaku kecuaian, lupa, kesilapan dan </li></ul><ul><li>pertindihan kerja </li></ul><ul><li>Alat kawalan keselamatan terutama melibatkan aktiviti </li></ul><ul><li>teknikal saperti perjalanan udara & laut, prosesan peralatan </li></ul><ul><li>kepastian kualiti perkhidmatan </li></ul><ul><li>Menggalakan penilitian dalam menjalankan kerja-kerja harian </li></ul>
  44. 44. FAIL MEJA (FM) <ul><li>(x) Senarai Undang-undang/Peraturan </li></ul><ul><li>Petikan kecil daripada arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh pegawai yang menjalankan sesuatu aktiviti dan perlu dikandung dalam FM </li></ul><ul><li>Faedah-faedahnya saperti sebagai bahan rujukan, penjimatan masa dalam membuat keputusan </li></ul>
  45. 45. FAIL MEJA (FM) <ul><li>(x) Senarai Undang-undang/Peraturan </li></ul><ul><li>Kaedah menyediakan senarai undang-undang dan peraturan </li></ul><ul><li>Kumpul perundangan-perundangan dan peraturan yang </li></ul><ul><li>berkaitan dengan tugas jawatan pegawai berkenaan </li></ul><ul><li>Sediakan senarai dengan mencatitkan nombor bilangan, </li></ul><ul><li>tahun dikeluarkan, tarikh dan tajuk ringkas </li></ul><ul><li>Kandungkan petikan daripada perundangan dan peraturan </li></ul><ul><li>yang berkaitan dengan jawatan-jawatan berkenaan </li></ul>
  46. 46. FAIL MEJA (FM) <ul><li>(xi) Senarai Jawatankuasa Yang DiAnggotai </li></ul><ul><li>Semua jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai hendak </li></ul><ul><li>lah sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh (6) bulan </li></ul><ul><li>Tujuan disenaraikan dalam FM bagi membolehkan pegawai </li></ul><ul><li>berkenaan membuat persediaan dan perancangan awal untuk </li></ul><ul><li>hadir kemesyuarat jawatankuasa tersebut. Disamping itu </li></ul><ul><li>membolehkan pegawai yang mengambilalih tugas </li></ul><ul><li>mengetahuinya </li></ul><ul><li>Di dalam senarai tersebut perlu dicatit nama, kekerapan </li></ul><ul><li>mesyuarat dan jenis keanggotaannya saperti Pengerusi dsb. </li></ul>
  47. 47. FAIL MEJA (FM) <ul><li>(xii) Senarai Borang-borang yang digunakan </li></ul><ul><li>Sebagai alat pengurusan yang dapat membantu kelicinan </li></ul><ul><li>pentadbiran sesuatu pejabat </li></ul><ul><li>Dapat menjelaskan prosedur-prosedur yang lebih cekap </li></ul><ul><li>dan berkesan </li></ul><ul><li>Contoh-contoh borang : </li></ul><ul><li>Borang Daftar Permohonan Kad Pengenalan (JPN1/1), Borang Permohonan Kad Pengenalan (JPN 1/2), Borang Permohonan Gantian Kad Pengenalan (JPN 1/3) </li></ul>
  48. 48. FAIL MEJA (FM) <ul><li>(xiii) Norma Kerja </li></ul><ul><li>Pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan </li></ul><ul><li>sesuatu kerja; </li></ul><ul><li>Panduan kepada pekerja dalam melaksanakan tugas supaya </li></ul><ul><li>tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya; </li></ul><ul><li>Asas pengukuran pencapaian produktiviti sesuatu kerja </li></ul><ul><li>Norma kerja perlu diubahsuai selaras dengan usaha-usaha </li></ul><ul><li>penambaikan yang telah dijalankan </li></ul><ul><li>Membantu dalam memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan </li></ul><ul><li>mengurangkan pembaziran dan kesilapan bekerja </li></ul>
  49. 49. FAIL MEJA (FM) (xiii) Norma Kerja Kaedah pengukuran dan cara-cara menentukan norma kerja Definisi: Pengukuran kerja (work measurement) bermaksud penggunaan teknik-teknik untuk menetapkan masa kepada seorang pekerja yang mahir menjalankan sesuatu tugas tertentu pada tahap prestasi yang telah ditetapkan.
  50. 50. FAIL MEJA (FM) (xiii) Norma Kerja Formula Pengukuran: (i) “Observed Time” - masa yang diambil untuk menjalankan sesuatu tugas (ii) Pekerja - Pekerja yang mahir bermaksud boleh menjalankan sesuatu tugas melalui kaedah-kaedah yang berlainan (iii) Rating Technique - Kaedah untuk mendapatkan kaedah yang “Standard” atau “ average” atau “representative”
  51. 51. FAIL MEJA (FM) (xiii) Norma Kerja Formula Pengukuran: (i) “Standard Rate” - Mengikut Sistem British bekerja pada “standard rate” diberi skel 100 . Jika “0” bererti tiada aktiviti dan jika lebih “100” pekerja bekerja lebih kadar standard; (ii) Basic Time - Masa yang dikehendaki untuk menjalankan tugas atau kadar standard dipanggil “Basic Time” Basic Time = observed time x observed rating standard rating = (100)
  52. 52. FAIL MEJA (FM) (xiii) Norma Kerja Contoh: Jika sesuatu tugas itu mengambil masa 20 saat untuk menjalankannya dan kadar pekerja menjalankan tugas (observed time) ialah 90 sahaja, jadi “basic time” ialah: Basic Time = Observed time X Observed rating Standard rating = 20 X 90 = 18 saat 100
  53. 53. FAIL MEJA (FM) <ul><li>(xiv) SENARAI TUGAS HARIAN </li></ul><ul><li>Format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan; </li></ul><ul><li>Perlu diletakkan diatas meja supaya mudah dirujuk </li></ul><ul><li>Menggalakkan amalan pengurusan masa yang cekap dan </li></ul><ul><li>berkesan </li></ul><ul><li>Disediakan sama ada disebelah petang selepas waktu pejabat atau sebelum mula bekerja disebelah pagi </li></ul>
  54. 54. FAIL MEJA (FM) Contoh Senarai Tugas Harian Nama: Jawatan: Tarikh Bil. Tugas Saya Hari Ini Catatan
  55. 55. SEKIAN <ul><li>Terima Kasih </li></ul>
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×