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Manual practicas contables
 

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    Manual practicas contables Manual practicas contables Document Transcript

    • MANUAL DE BUENAS PRÁCTICASCONTABLES - GTZ
    • MANUAL DE BUENAS PRÁCTICASCONTABLES - GTZ
    • Aprobación y Seguimiento:Asesores Principales:Barbara HessOscar Mena Tamayo.Elaboración- Secretaría Técnica:Helena UsecheMaría del Pilar Céspedes O.Ivan GamboaDiseño y Edición:Kumu Diseño wwww.kumudesign.com
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZContenido0. Introducción 51. Formatos para la presentación de proyectos 7 Formato para la presentación de proyectos Modelo de informe de avance Modelo de informe final2. Actividades 11 2.1 Recurso humano 11 Matriz Matriz 2 Contrato laboral Elementos del contrato laboral Soportes en la rendición de cuentas Ejercicio Concepto de contratos de prestación de servicios Contrato prestación de servicios Orden de prestación de servicios Factura de venta (se modificó) Documento equivalente a la factura Certificado de recibido a satisfacción Hoja de control de pagos 2.2 talleres 23 Transporte y hospedaje tallerístas Liquidación de gastos de viaje Relación de transportes Transporte asistentes Transporte Relación Hospedaje y alimentación de asistentes Hospedaje y alimentación asistentes Listado de asistentes Formato listado de asistentes Refrigerios Refrigerios / materiales y papelería 2.3 trabajo de campo 27 2.4 sistematización de la experiencia 27 2.5 compras 27 3
    • 3. Impuestos 29 3.1 IVA 3.2 Retfte y Reteica4. Gastos bancarios 315. Procedimiento contable 336. Anticipos y caja menor 35 Anticipos Solicitud de anticipo Caja menor Reglamento de caja menor7. Libro diario GTZ 37 Libro diario Formato libro diario8. Conciliaciones bancarias 389. Presentación del informe financiero 41 Presentación del informe financiero Soportes contables10. Solicitud de fondos 43 7_solicitud desembolso11. Ejercicio practico 45 Ejercicio
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ0. IntroducciónLa ejecución de un proyecto requiere de los conocimientos y las competencias de aspectos temáticos yfinancieros. Lograr los impactos, cambios o transformaciones propuestos involucra el buen desempeño yarticulación de estos dos componentes. Una optima administración de los recursos económicos favorecela buena marcha en la ejecución de las actividades y por lo tanto contribuye positivamente a alcanzar losimpactos propuestos.Sin embargo, la asesoría contable y el acompañamiento permanente, en estos años, nos muestra que unade las grandes debilidades de las organizaciones se centra en la falta de conocimientos y herramientas queoptimicen la administración de los recursos económicos.De una manera sencilla y pedagógica el "Manual de Buenas Prácticas Contables - GTZ", consigna losconceptos, los procedimientos y los instrumentos, para garantizar un adecuado manejo del subsidio local.Esperamos con esto, introducir prácticas contables que garanticen una eficiente administración de losrecursos en la ejecución del proyecto, al mismo tiempo que se fortalecen los aspectos administrativos, contablesy financieros de las organizaciones sociales de base. 5
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ1. Formatos para la presentación de proyectos1. Identificación de la organización1.0 Nombre:1.1 Forma jurídica:1.2 Registro Cámara de Comercio:1.3. ¿Cuál es la misión de su organización? ¿Para qué existe? Especifique tipos de intervención en promoción, asesoría, capacitación, derechos humanos, asistencia, otro.1.4 Dirección:1.5 Municipio:1.6 Teléfonos:1.7 Fax:1.8 Correo electrónico:1.9 Nombre del Representante Legal:1.10 ¿Quiénes constituyen su organización? Explique según: profesión, ocupación, género, grupo social y/o grupo poblacional.1.11 ¿Qué intervenciones anteriores ha realizado su organización en la región donde se desarrollará el proyecto? Exprese los logros alcanzados.1.12 Responsable del proyecto que se presenta:1.13 Cargo: 7
    • Manual de buenasprácticas contables - GTZ2. Información sobre el proyecto2.1 Nombre o Título:2.2 Antecedentes. Describa la situación problemática sobre la cual se quiere intervenir. Precise las características de los conflictos en éste contexto. Máximo una hoja2.3 Justificación del proyecto. ¿Por qué es importante la intervención de ustedes, en la solución del problema? Máximo una hoja2.4 Objetivo (Beneficio directo)1 2.4.1 Indicador del Objetivo2.5 Impactos tempranos2: Cambios específicos de la situación planteada en términos alcanzables y relacionados directamente con el objetivo. Máximo tres (3). a) Impacto temprano No. 1. b) Impacto temprano No. 2. c) Impacto temprano No. 3.2.6 Impactos tempranos, actividades e indicadores de cumplimiento. 2.6.1 Impacto temprano No. 1 Actividades Propuestas Indicador de Actividades Indicador de Impacto 2.6.2 Impacto temprano No. 2 Actividades Propuestas Indicador de Actividades Indicador de Impacto 2.6.3 Impacto temprano No. 3 Actividades Propuestas Indicador de Actividades Indicador de Impacto1. Debe referirse al papel que el proyecto puede jugar ante los problemas que han detectado en su diagnóstico, es decir, ¿en qué puede contribuir este proyecto para mejorar las condiciones de la población destinataria en los aspectos priorizados? Debe ser: definido en términos de impacto alcanzable y lograble. Hasta aquí, Usted y su organización han valorado que son agentes de cambio, en los aspectos identificados.2. Son los cambios o transformaciones específicas que el proyecto plantea generar en una situación diagnosticada, son también los usos que los destinatarios dan a los servicios recibidos. Los impactos aparecen desde el inicio de las intervenciones del proyecto y durante toda su duración y se producen en los ámbitos más diversos, pueden ser intencionados o involuntarios, esperados o inesperados, positivos o negativos. El impacto temprano está referido a la generación de pequeños cambios que de manera progresiva determinan un impacto sostenible. 8
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ2.7 Concepto y/o estructura metodológica del proyecto. Máximo una hoja.2. 8 Tiempo de ejecución:2.9 Área de influencia Municipio: Ciudad / Barrio: Departamento: Influencia nacional:2.10 Población meta. Haga una breve descripción cualitativa (situación socioeconómica, ocupación, género, grupo étnico, grupos generacionales, grupos en riesgo por el conflicto).2.11 Número de beneficiarios: Diferencie por género, etnia y edad, según el caso. Directos: Indirectos:2.12 Precise cuáles serían los riesgos3 posibles que enfrentaría este proyecto en su desarrollo por causa de los conflictos.2.13 Aportes propios de la organización que presenta la propuesta, aportes comunitarios y de otras instituciones. APORTE MONTO CLASE DURACIÓN (Humano, financiero, técnico, logístico) Propio (contrapartida) Otros (gobierno local, nacional, otras instituciones)2.14 Equipo de trabajo responsable de la ejecución del proyecto. (Especifique cargos, y perfiles profesionales).2.15 Cronograma de actividades por meses (cuadro anexo en Excel)2.16. Presupuesto del Proyecto (cuadro anexo en Excel)2.17 Al finalizar el apoyo, ¿cómo considera usted que se puede mantener el proceso y los logros alcanzados en este proyecto, por su organización? Diligenció: Fecha:3. Factores internos o externos que pueden afectar el cumplimiento de un objetivo o impacto propuesto. Adicionalmente, hace referencia a la posibilidad de que se generen impactos negativos no previstos en la ejecución del proyecto. 9
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ2. Actividades Compras Recurso humano Actividades en los subsidios locales Sistematización de experiencia Talleres Trabajo de campo 2.1 Recurso humanoUna vez seleccionado el equipo de trabajo y antes de iniciar la ejecución del proyecto, debe remitirse unacomunicación a GTZ, presentando las hojas de vida y relacionando el período, las funciones y las actividadesdiligenciando la siguiente matriz. Relación Recurso Humano Proyecto... Organización Monto del No. Nombre Cargo y funciones contrato Jornadas de trabajo1 01 02 03 04 05 061. Especificar el tiempo de duración del contrato. Días de trabajo a la semana y cantidad de horas.Es requisito anexar:- Documento que consigne los criterios de selección.En los casos en que los contratos superen 2.500 Euros deberán enviar por lo menos tres propuestas y la adjudicación.- Hojas de vida impresas y a la siguiente dirección de correo electrónico: ________@gtz.de 11
    • Manual de buenasprácticas contables - GTZ- Fotocopias de las cédulas de ciudadanía.La organización procederá a la firma de los contratos, siempre y cuando tengan el visto bueno de GTZ.En el caso en que el contrato tenga alguna modificación, se debe realizar un otrosí al contrato inicial y lodeben informar diligenciando la siguiente matriz 2: Relación Recurso Humano Proyecto... Organización 1. Nombre 2. Cargo y funciones 2. Monto inicial del contrato 3. Monto del otrosí 4. Monto total 5. Jornadas de trabajo.1. Especificar el tiempo de duración del contrato. Días de trabajo a la semana y cantidad de horas.Por normas de conducta íntegra, las siguientes contrataciones requieren de previa justificación y aprobación de la GTZ.:1. La contratación del Representante Legal.2. La contratación de familiaresEn estos casos es requisito justificar, por medio de una comunicación escrita, las razones de la contratación. Adicionalmente para el primer caso, debe remitirse una certificación de aprobación de la Junta Directiva ylas condiciones de remuneración.La GTZ evaluará la pertinencia y la organización adelantará la contratación, siempre y cuando se otorgueel VISTO BUENO.“El recurso humano se maneja a través de contratos laborales o contratos de prestación de servicios”.Contrato laboralEn los casos en que se presenta Contrato Laboral con alguna de laspersonas que trabajarán en la ejecución del Proyecto, deben enviaruna carta firmada por el Revisor Fiscal informando este hecho; siel contrato está vigente, es necesario enviar copia, debidamentefirmada por las partescon las cláusulas modificadas respecto alSALARIO, FUNCIONES y TIEMPO ASIGNADO a las tareasvinculadas con la ejecución del PROYECTO. 12
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZElementos del contrato: Prestación Personal del Trabajo Remuneración Subordinación - Cumplimiento de HorarioSoportes de los contratos en las rendiciones de cuentas:AL INICIAR EL PROYECTO- Fotocopia del Contrato Laboral- Fotocopia de la cédula de ciudadaníaEN LOS PAGOS MENSUALES- Fotocopia del Comprobante de Pago, especificando la parte que corresponde al Proyecto.- Fotocopia de la Autoliquidación de Pago a EPS, AFP (Pensiones), ARP y Caja de Compensación. Resaltando las personas vinculadas al Proyecto.En los pagos mensuales se lleva a costo el Valor del salario cancelado + los aportes a seguridad socialequivalente al 29.65% del valor salarial. (Porcentaje vigente para el año 2007). Se debe ajustar estos porcentajesdependiendo de la legislación vigente.A LA FINALIZACION DEL CONTRATO- La Liquidación de las prestaciones sociales - Cesantías, Prima, Vacaciones, Intereses a las Cesantías, equivalentes al 21.83% del valor salarial. 13
    • Manual de buenasprácticas contables - GTZEjercicio:Martha González es la Administradora de la Asociación "Cambio al Progreso", tiene un contrato laboral atérmino indefinido por $800,000 desde hace dos años, con un horario de medio tiempo.En el Proyecto Jóvenes por la Paz financiado por la GTZ estará encargada de su Coordinación, con unadedicación de medio tiempo durante 6 meses. A este rubro se le aprobó un presupuesto de $1.200.000mensuales.PASOS A SEGUIR1. Se envía comunicación a la GTZ informando que Martha González- Administradora de la Institución, trabajará como Coordinadora del Proyecto con una remuneración total (Salario+ seguridad social + prestaciones sociales) de $1.200.000 x 6 meses = $7.200.000 Adjuntando: - Hoja de Vida, Fotocopia del Contrato Laboral actual, Fotocopia de la cédula de ciudadanía.2. Esperar la Aprobación de la Secretaría Técnica de GTZ3. Recibida la aprobación se elaborará el OTROSI - Al contrato y se enviará a la GTZ con el primer pago (en el informe financiero).* Ejm. OTRO SI: A partir del 1 de Septiembre de 2006 al 30 de Marzo del 2007, este contrato se modificay adiciona temporalmente en las siguientes cláusulas:FUNCIONES ADICIONALES: Coordinar el Proyecto Jóvenes por la Paz.DURACION ADICIONAL: Seis meses durante el lapso comprendido entre el 1 de Septiembre del 2006y el 30 de Marzo de 2007.HORARIO ADICIONAL: De Lunes a Viernes - De 2:00 p.m. a 6:00 p.m.VALOR Y FORMA DE PAGO: Pagos mensuales de $800.000. Al finalizar el Proyecto se le liquidará lasrespectivas prestaciones de ley respecto a esta adición.4. Pasado el Primer mes SEPTIEMBRE… y así sucesivamente hasta el mes sexto: SALARIO $ 800.000 EPS 8% $ 64.000 AFP - PENSIONES 11,63% $ 93.000 ARP 0,522% $ 4.176 PARAFISCALES 9% $ 72.000 TOTALES $1.033.176 $1.033.176 X 6 MESES = $ 6.199.056 Cada mes se envía: - Fotocopia del Comprobante de pago - Fotocopia del Comprobante de la Autoliquidación y pago a EPS, AFP, ARP y PARAFISCALES. 14
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ5. Liquidación del Otrosí de este Contrato: CESANTIAS 8.33% $399.840 PRIMA DE SERV. 8.33% $399.840 VACACIONES 4.17% $200.160 INT. CESANTIAS 1% X 6 $ 23.990 TOTAL LIQUIDACION ULTIMA RENDICION $1.023.830 PAGOS SALARIALES Y SEGURIDAD SOCIAL 6.199.056 TOTAL 7.222.886 VR. RECONOCIDO POR GTZ 7.200.000 DIFERENCIA ASUMIDA POR LA ORGANIZACIÓN 22.886 Se presenta en el momento en que se le pague a Martha la Liquidación de Prestaciones Sociales con la firma de recibido, junto con el Comprobante de Egreso respectivo.Contratos de prestación de serviciosLos Contratos de Prestación de Servicios no generan vínculo laboral entre las partes, por consiguiente y a diferenciade un contrato laboral no causan gastos adicionales representados en pagos de vacaciones, primas, etc.En la ejecución de subsidios locales, se pactan Contratos de Prestación de Servicios para la entrega deproductos (alimentación) o actividades específicas, realizables en un corto tiempo, ( apoyo logístico).De acuerdo a la tarea a desarrollar; bien sea especializada, técnica o de apoyo, se aplica a estos contratos elimpuesto de Retención en la Fuente.TIPOS DE CONTRATO:1. Contrato de Prestación de Servicios: Se pacta para aquellas funciones que requieren de la vinculación permanente a efecto de garantizar la buena marcha en la ejecución del proyecto. Por ejemplo: Coordinación General, Profesional para el diseño y desarrollo de los temas de formación.) CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS ENTRE ORGANIZACIÓN XXXXXXX Y XXXXXXXXX Entre los suscritos XXXXXXXX mayor de edad, en calidad de representante legal de la XXXXXXXXXXXX, -identificado con la C.C. No. XXXXXXXX de XXXXX y quien se denominará EL CONTRATANTE, de una parte, y de la otra XXXXXXXX, identificada con la C.C. XXXXXXX de XXXXXX quien se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato de prestación de servicios el que se regirá por las cláusulas que se estipulan a continuación y en lo no contemplado en ellas, por las normas aplicables de Código Civil, a saber: CLAUSULA PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO: El objeto del presente contrato es la prestación por parte del CONTRATISTA de los servicios (profesionales o logísticos) en el marco del Proyecto “XXXXXXXXXX”, suscrito con la GTZ, conforme al cual realizará las siguientes actividades según los términos de referencia adjuntos y que hacen parte integrante de este contrato (En estos se detallan las actividades y productos que se esperan del contrato) CLAUSULA SEGUNDA. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Este se obliga a: 1) Cumplir con los servicios de conformidad con la cláusula primera del presente contrato. 2) Colaborar en particular con las instancias 15
    • Manual de buenasprácticas contables - GTZ relacionadas del proyecto. 3) Mantener en absoluta reserva las informaciones que se manejan en el proyecto. CLAUSULA TERCERA. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Este se obliga a: 1) Pagar al CONTRATISTA el valor monetario del presente contrato. 2) Expedir la certificación de prestación de servicios a entera satisfacción. CLAUSULA CUARTA. DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN: El CONTRATANTE se reserva el derecho de ejercer el respectivo control del servicio objeto del presente contrato. CLAUSULA QUINTA. PLAZO DE EJECUCIÓN: El término de duración del presente contrato es (Fecha de Iniciación a la fecha de terminación). SEXTA. HONORARIOS Y FORMA DE PAGO: El presente contrato, para todos los efectos legales tiene un valor de XXXXXXXXXX de pesos m/cte (). El CONTRATANTE reconocerá al CONTRATISTA los pagos así: el XX% del valor del contrato, correspondiente a XXXXXXX de pesos m/cte. ($XXXXX) con la firma del presente contrato; y el restante XX% del valor del contrato correspondiente a un XXXXXX de pesos m/cte. ($XXXXXX) fecha de terminación una vez recibido el servicio a satisfacción. PARAGRAFO: Los pagos se hacen contra presentación de factura legal, si el CONTRATISTA esta obligado a facturar o de lo contrario contra cuenta de cobro, acompañada de un informe sobre las actividades ejecutadas como base para la expedición del certificado de cumplimiento a satisfacción por parte del CONTRATANTE. CLAUSULA SEPTIMA. LUGAR DE EJECUCIÓN:.El lugar de ejecución del presente contrato es la ciudad de XXXXX, y concretamente la sede XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX u otro sitio en la misma ciudad que señale el CONTRATANTE, el cual proveerá los equipos necesarios para la realización de la labor pactada. CLAUSULA OCTAVA. DERECHOS DE AUTOR: Los derechos de autor por las obras que produzca el CONTRATISTA serán de propiedad del CONTRATANTE, siempre que hayan sido realizadas en el ejercicio de las funciones del presente contrato. CLAUSULA NOVENA. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA FRENTE A TERCEROS: El CONTRATISTA se hace responsable por los riesgos y perjuicios comprobados que se causen a terceros, en desarrollo y cumplimiento del presente contrato. CLAUSULA DECIMA. CESIÓN DEL CONTRATO: El CONTRATISTA no podrá ceder ni en todo ni en parte el presente contrato, sin consentimiento previo y por escrito por parte del CONTRATANTE. CLAUSULA DECIMOPRIMERA. CAUSALES DE TERMINACIÓN: Además de las causales establecidas en la ley, son motivo de terminación del presente contrato, sin dar lugar a indemnización alguna, las siguientes: 1. Mutuo acuerdo de las partes. 2. Finalización del proyecto 3. Terminación de las actividades y entrega de los productos objeto del contrato. CLAUSULA DECIMOSEGUNDA. SOLUCIÓN DE DIFERENCIAS: Cualquier diferencia que surja como consecuencia del presente contrato, será dirimida por un tribunal de arbitramento integrado por tres miembros, nombrados de la siguiente manera: Uno por el CONTRATISTA, otro por el CONTRATANTE y un tercero nombrado por los dos árbitros anteriores, y las partes pactan su aceptación desde ahora, a la solución acordada por los árbitros. CLAUSULA DECIMOTERCERA. NORMATIVIDAD APLICABLE Y COMPETENCIA JURISDIC- CIONAL: En lo no estipulado en el presente contrato, se aplicará la normatividad civil, por tratarse de un contrato de esa naturaleza. CLAUSULA DECIMOCUARTA. VINCULO JURIDICO LABORAL: El presente contrato no genera ninguna relación laboral entre el CONTRATANTE y el CONTRATISTA ni implica pago alguno de prestaciones sociales. CLAUSULA DECIMOSEXTA. PERFECCIONAMIENTO: El presente contrato se perfecciona con la firma de las partes. PARÁGRAFO: Cualquier modificación al presente contrato necesariamente deberá ser de común acuerdo y constar por escrito. En constancia se firma el presente contrato en tres ejemplares de un mismo tenor, en XXXXXX el día XXXXXXX. XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX C.C. XXXXXXXXXXX de XXX C.C. XXXXXXXXX de XXX CONTRATANTE CONTRATISTA 16
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ2. Orden de Prestación de Servicios: Se pacta para trabajos muy puntuales y de corta duración, por ejemplo: talleristas, la persona que elabora los refrigerios, la logística de un eventos, etc. ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS NR. Orden de Trabajo Año Nombre Contratista: Identificación C.C Dirección Teléfono OBJETO Descripción de la actividad (Términos de Referencia) DURACIÓN: Fecha Inicio: Fecha Final: VALOR Y FORMA DE PAGO: Valor Total $ Valor Unitario $ Anticipo $ VINCULO JURÍDICO/ El CONTRATISTA se hace responsable por los riesgos y perjuicios LABORAL comprobados que se causen a terceros, en desarrollo y cumplimiento del presente contrato. La presente orden de prestación de servicios no genera ninguna relación laboral entre el CONTRATANTE y el CONTRATISTA ni implica pago alguno de prestaciones sociales. LUGAR Y FECHA Nombre Contratista Nombre Contratante C.C. Cargo 17
    • Manual de buenasprácticas contables - GTZSOPORTES A ADJUNTAR EN RENDICION DE CUENTAS:1. Contrato u Orden de Prestación de Servicios en ORIGINAL2. Factura de Venta o Documento Equivalente a la Factura. Se debe exigir la Factura de venta en casos de Personas Jurídicas o personas naturales de régimen común obligadas a Facturar. En estos casos Facturan IVA. Factura GTZ NOMBRE DE LA EMPRESA__________________________________________ FACTURA DE VENTA IDENTIFICACIÓN NIT : _____________________________________________ DIRECCIÓN: _____________________ AA.________ TEL_______________ No. OO1 e- mail: ________________ TIPO DE CONTRIBUYENTE: _____________ ACTIVIDAD __________________ PORCENTAJE ICA ________ RESOLUCION DE FACTURACIÓN _____________________________________ Día Mes Año Vendido a: Fecha de expedición C.C.o NIT Tel. Referencia Artículos y/o servicios prestados Cantidad Valor unitario Valor total Impreso por:____________ NIT ________________ Son: Subtotal: Aceptada: Firma del comprador: IVA: Total: Observaciones: 18
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZDocumento Equivalente a la Factura DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA N._____ (Art.3 Decreto 522 de Marzo 07 de 2003) ORGANIZACION (DIRECCION Y TELEFONO) NOMBRE DE LA ORGANIZACION: GTZ NIT: CIUDAD Y FECHA: CONTRATISTA: DIRECCION: TELEFONO: CONCEPTO DEL PAGO: VALOR: $ MENOS RETFTE (%) $ VALOR A PAGAR $ Firma del contratista ___________________ C.C. RECIBIDO A SATISFACCION: En calidad de _____________________ certifico que he recibido el trabajo a satisfacción y este valor puede pasar a costo. NOMBRE C.C. COMPROBANTE DE PAGO: Recibí, la Suma de $_______________ Quedando cancelado este documento equivalente. Nombre C.C. 19
    • Manual de buenasprácticas contables - GTZEl documento equivalente a la factura solo se acepta a PERSONAS NATURALES. Estos documentosdeben ir numerados en forma consecutiva. Numeración consecutiva. (Dec.522 de 2003 Art.3).- Fotocopia de la cédula de ciudadanía.- Certificación del recibo a satisfacción del Informe de Gestión o del producto recibido con la firma de aprobación del Responsable del Proyecto, indicando que el Informe se encuentra en los Informes de Avance Temáticos. - Este recibido a satisfacción se diligencia cuando se está legalizando un pago en anticipo. RECIBIDO A SATISFACCION En calidad de Responsable del Proyecto ___________________________________, certifico que he recibido del Señor(a)______________________identificado con la C.C._________________ de ___________, el Informe correspondiente a ____________________ ____________________________de acuerdo con los términos de referencia del contrato de prestación de servicios y por lo tanto se puede efectuar el pago según cuenta de cobro adjunta y este valor puede pasar a costo. ______________________________________ NOMBRE C.C. CARGO CIUDAD Y FECHA______________________3. Comprobante de egreso completamente diligenciado, con la firma de recibido por la persona que prestó el servicio o en su defecto por quien esté autorizado por parte del contratista en carta independiente. Así mismo, se deben dar visto bueno en los espacios de REVISADO y APROBADO.NOTA: En ningún caso el contratante puede tener en su poder ordenes de prestación de servicios o documentos equivalentesfirmados en BLANCO, ni por el contratante ni por el contratista. 20
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS CT. ________ Control de Pagos Cod.Cta.: 609910 Fecha: Contrato Nr. Contratista: Plazo de C.C. Contratista Ejecución: Dirección Teléfono COL PESOS VALOR TOTAL CONTRATO: PAGOS Desembolso Fecha Monto Fecha Observaciones prevista real 1er anticipo 2o anticipo 3er anticipo 4o anticipo Pago final Pagos contra presentación de certificado de cumplimiento del contrato por parte del responsable del Proyecto Observaciones Elaborado por:Cada contrato de prestación de servicios debe llevar una de Control de Pagos, donde se estipulan las fechasy los montos a pagar. Luego, en el desarrollo del proyecto, estas hojas de control se deben anexar a cadauno de los pagos realizados, anotando la fecha real y el monto cancelado (No tener en cuenta en esta relaciónla retención en la fuente) 21
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ 2.2 Talleres Refrigerios Materiales y papelería Listado de asistentesLos talleres se debennumerar y se debe Hospedajehacer una relacióndonde se incluyan Talleres y alimentacióncada uno de ellos asistentes Transporte asistentes Transporte y hospedaje tallerístasRefrigeriosLos refrigerios y almuerzos se legalizan una vez presentados y aceptados los siguientes documentos:- Orden de prestación de servicios.- Factura de Venta o Documento Equivalente a la Factura, especificando: Cantidad, menú (descripción detallada del refrigerio o almuerzo), valor unitario y valor total.- Listados de participantes, identificando nombres, apellidos, dirección, teléfono y correo electrónico de contacto.No se debe elaborar un contrato global. Las contrataciones se deben hacer deacuerdo con las actividades que se vayan realizando.Este es un rubro muy importante en los Planes de Inversión.Materiales y papeleríaSegún el presupuesto aprobado, se recomienda efectuar una sola compra de materiales y papelería; puedeefectuarse al inicio o en transcurso de la ejecución. Esta adquisición debe hacerse en un establecimientocomercial que cumpla con todos los requisitos de Ley, de esta manera se evitará la compra en pequeñosestablecimientos que no expiden facturas. 23
    • Manual de buenasprácticas contables - GTZLas facturas deben:- Estar expedidas a: NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN - GTZ (Nit GTZ). Por ejemplo: Asociación de Mujeres Solidarias - GTZ Nit 830099193-1- Fecha vigente y sin enmendaduras- Entre los datos a verificar es importante que la resolución de facturación, cubra el número de la factura y se encuentre vigente, es decir, que no supere dos años. Las facturas que no cumplan con los requisitos de Ley, no serán aceptadas como TENGA EN CUENTA gasto. En consecuencia, estos gastos, serán asumidos por la organización ejecutora del subsidio.Listado de asistentes Listado de Asistentes Taller de Fechas Documento Nombre de identidad Institución FirmaHospedaje y alimentación asistentesSe debe aclarar el número de asistentes que se hospedarán de acuerdo con los listados de participantes.A las facturas de hotel se debe anexar una relación discriminando:- HUÉSPED- NUMERO DE NOCHES- ALIMENTACIÓN RECIBIDA. 24
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZTransporteCuando en el plan de inversión se cuente con un rubro de transporte deben enviar los siguientes documentosen la presentación del primer informe:CONTRATO CON UNA EMPRESA DE TRANSPORTE :- Tener licencia vigente del Ministerio de Transporte.- Tener vigentes los seguros de pasajeros, obligatorio (SOAT) y responsabilidad civil extra contractual (De estos seguros deben anexar fotocopia)- Factura de Venta (Con el lleno de los requisitos de ley).- Para el pago, deben anexar una relación- Hoja de Vida del conductor- Fotocopia de la licencia de conducción vigente.NOTA: Cuando el vehículo es de propiedad de la institución o se hace un contrato con una persona naturalse deben cumplir los requisitos antes mencionados.CUANDO SE PAGA EL TRANSPORTE EN FORMA INDIVIDUAL:Este apoyo, no se debe entender como un subsidio para otros fines. Estos proyectos no se conciben comoapoyos asistenciales; en estos casos es OBLIGACION de la organización velar porque estos montos seanutilizados para el fin que fueron asignados.En estos casos se diligencia la siguiente relación: APOYO TRANSPORTE Taller Fecha Documento Nombre de identidad Recorrido Valor Firma Vo. Bo. Coordinador 25
    • Manual de buenasprácticas contables - GTZTransporte y hospedaje de tallerístas1. La compra de tiquetes se registra como un ANTICIPO hasta la devolución de las carátulas.2. Las compras de tiquetes aéreos se deben hacer únicamente a través de GTZ La solicitud debe remitirse a____________________, con mínimo ocho (8) días hábiles de anticipación.. En caso de presentarse alguna modificación, se debe informar de forma inmediata a GTZ.3. Al regreso los viajeros deben entregar las carátulas y los tiquetes. - Las cuales vendrán adjuntas en la relación del taller.4. Se elabora una liquidación de gastos de viaje RELACION DE TRANSPORTE TERRESTRE Nombre del asesor Fecha Recorrido Valor Recibido5. La legalización se debe presentar debidamente soportada con las facturas expedidas por los hoteles y la alimentación de acuerdo con los valores establecidos.6. Se debe anexar el listado de participantes. RELACION GASTOS DE VIAJE VALOR ANTICIPO $0 NOMBRE ASESOR LUGAR VISITA OBJETO VISITA FECHA Y HORA DE SALIDA FECHA Y HORA DE REGRESO DÍAS NOCHES PASAJE AEREO -TIQUETE # ALOJAMIENTO PASAJE TERRESTRE ALIMENTACION MUNICIPAL LOCAL TOTAL ALOJAMIENTO Y ALIMENTACION TOTAL TRANSPORTE OTROS - IMPREVISTOS TOTAL GASTOS DE VIAJE MENOS ANTICIPO SALDO A FAVOR Recibí, C.C. 26
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ 2.3 Trabajo de campoEntendemos por Trabajo de Campo, aquellas actividades que se desarrollan en lugares donde se encuentrala población beneficiaria.Según el Plan de Inversión aprobado, los gastos pueden corresponder a:- Alimentación (Almuerzo y refrigerios)- Llamadas telefónicas- Materiales- TransporteEstos gastos deben estar detallados. Por ejemplo, si se trata de un almuerzo de trabajo, especificar en unlistado con firmas el número de personas que participaron.Las llamadas telefónicas deben estar soportadas de acuerdo con el trabajo que se realiza.El transporte se debe relacionar por recorridos.2.4 Sistematización de la experienciaEn los proyectos donde no se ha contemplado este rubro, se puede manejar como un costo adicional detalleres, materiales o logística según el caso.Desde el inicio de la ejecución del proyecto, cada organización debe documentar el proceso de su práctica;memorias, actas, diarios de campo y fotografías son entre otros los medios del registro.El desarrollo de contenidos temáticos y las guías de taller, son documentos que soportan las actividadesrealizadas.Soportes Contables:- Facturas por compra de papelería, fotocopias, rollos y revelados fotográficos. 2.5 ComprasCuando en el Plan de Inversión se han aprobado compras, se debe tener en cuenta:- Solicitar por lo menos tres cotizaciones.- Hacer un cuadro comparativo explicando las razones por las cuales se elige el proveedor.- Efectuar la compra en un establecimiento legalmente constituido que expida factura con todos los requisitos de ley.- La donación de éstos elementos debe certificarse mediante un Acta de Entrega con la identificación, datos de contacto y firma de las las personas beneficiarias.Las compras deben tener Visto. Bueno del asesor de la GTZ. 27
    • Manual de buenasprácticas contables - GTZfactura NOMBRE DE LA EMPRESA__________________________________________ FACTURA DE VENTA No. OO1 IDENTIFICACIÓN NIT : _____________________________________________ DIRECCIÓN: _____________________ AA.________ TEL_______________ e- mail: ________________ TIPO DE CONTRIBUYENTE: _____________ ACTIVIDAD __________________ PORCENTAJE ICA ________ RESOLUCION DE FACTURACIÓN _____________________________________ Día Mes Año Vendido a: Fecha de expedición C.C.o NIT Tel. Referencia Artículos y/o servicios prestados Cantidad Valor unitario Valor total Impreso por:____________ NIT ________________ Son: Subtotal: Aceptada: Firma del comprador: IVA: Total: Observaciones:Las compras deben tener Vo. Bo. Del asesor de la GTZ. 28
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ3. Impuestos IVAAl iniciar la ejecución del Proyecto, debe el Revisor Fiscal de la Institución informar a GTZ, si por el objetosocial, son ó no responsables del IVA.En caso afirmativo, en la misma comunicación certificarán que los valores des-contables por IVA de lastransacciones que se hagan en el proyecto, no serán tomadas como descontable en su declaración, toda vezque las facturas originales son entregadas en los informes financieros a la GTZ.Las facturas que no estén a nombre de GTZ, no serán reconocidas como costo y éste gasto deberá serasumido por la institución.En los casos de compras a almacenes como LA 14 donde no digitan el cliente, sino que lo anotan a mano,deben sobreponer el sello del almacén, sin esto la factura no se reconoce. En los casos en que son impresasen papel químico se recomienda sacar una fotocopia y anexarla al original.La GTZ no acepta los valores de RETEIVA, toda vez que la institución los podrá recuperar en su declaración. Estos son registros internos de la institución donde registra un IVA descontable en la declaración de IVAy un IVA retenido por pagar en la declaración de Retención en la Fuente. 29
    • Manual de buenasprácticas contables - GTZ Retención en la fuenteEs el medio que facilita y asegura el recaudo anticipado del impuesto sobre la renta, del año gravable en elque se cause (Arts. 365 y 367 del E.T.)1. La retención se descuenta cuando se presenta y cancela la declaración de retención en la fuente.2. La entidad debe enviar FOTOCOPIA de la declaración, con una relación discriminando el # GTZ donde se hizo el descuento, el vr. Base y la retención.3. Si hay descuentos de retención de industria y comercio se maneja de la misma manera.4. La GTZ no asume impuestos no descontados5.Así la entidad sea sin ánimo de lucro debe efectuar la aplicación de éste impuesto a los contratos por prestación de servicios 30
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ4. Gastos bancariosLos gastos bancarios se incluyen en el presupuesto del proyecto y corresponden al rubro de Costos Operativos.Estos gastos son:- Cuatro x mil - (A efecto de suprimir este costo, puede solicitarse la copia del contrato de exención del impuesto del Cuatro X mil por la procedencia de los recursos).- Chequera- Gastos por transferencia de fondos.- Comisiones , etc.La fotocopia del extracto bancario es el soporte para la legalización de estos gastos. Estos valores se registran en el momento en que hacen la correspondiente conciliación bancaria. El informe financiero debe anexar original y fotocopia del extracto. Una vez verificada TENGA EN CUENTA la validez de la fotocopia, se devuelve el original a la organización. 31
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ5. Procedimiento contable1. La contabilidad que genera la administración contable de la ejecución del Proyecto debe estar incluida en la contabilidad de la Entidad Beneficiaria.2. En la contabilidad se debe manejar como una cuenta 2815 Ingresos Recibidos para Terceros, es decir, no genera ni ingresos ni gastos.3. No se debe manejar un consecutivo de documentos independiente para la administración contable de la ejecución del proyecto.4. El auxiliar de la contabilidad de la entidad con respecto a la administración contable de la ejecución del proyecto, debe ser igual al libro diario presentado a la GTZ y, éste a su vez debe coincidir con el Libro de Bancos.5. Los comprobantes se organizan por orden cronológico asignándoles un número interno. Éste número se registra en el libro diario y, además debe anotarse en la parte inferior derecha de cada uno de los documentos de soporte. 33
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ6. Anticipos y caja menorLos Anticipos y la Caja Menor son recursos económicos que se utilizan para garantizar la marcha en laejecución del proyecto. Por ejemplo, en caso de requerir fondos para talleres u otras actividades.A continuación se describe el procedimiento de cada uno:AnticiposSe entiende por ANTICIPO la ejecución de un gasto que por un motivo justificado ante el responsabledel proyecto, se efectúa antes, es decir, anticipadamente. La experiencia en la administración de pequeñosproyectos, indica que en ocasiones en que se requiere efectuar pagos en efectivo, de menor cuantía, se tramitaun Anticipo. SOLICITUD DE ANTICIPOS Yo, ___________________________________ en calidad de ____________________________ de la Entidad_______________________________________________ solicito un anticipo por valor de $_______________________ (______________________________________________________) Para:___________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Este anticipo será legalizado a más tardar el día ________________________________________ Cordialmente, _______________________ C.C. Ciudad y Fecha_____________________________________Para un adecuado manejo de los Anticipos, se debe tener en cuenta:1. La persona responsable debe solicitar por escrito el anticipo, indicando el rubro, la cantidad y la fecha en que se compromete a legalizarlo.2. Para efectos contables, éste valor se asigna al rubro de Anticipos.3. En el momento de legalización se registra cada monto en el rubro correspondiente, se reintegra el valor que quedó haciendo una consignación a la cuenta y el total se registra en anticipos con NEGATIVO.4. Los dineros en anticipos no se tienen en cuenta en la rendición de cuentas como valores ejecutados, sino como valores en caja que deben ser legalizados o reintegrados.5. En los casos en que algún documento llegue sin soporte, o la factura no esté a nombre de GTZ, o el gasto no se haya aprobado en el presupuesto, estas sumas quedarán como ANTICIPO y deberán ser reintegradas, consignando estos valores en la cuenta bancaria. 35
    • Manual de buenasprácticas contables - GTZCaja menorSe entiende por Caja Menor , una cantidad de dinero en efectivo para sufragar gastos de menor cuantía. REGLAMENTO DE CAJA MENOR · La persona responsable de la caja menor será___________ · El valor del Fondo Fijo de Caja Menor será de $______ · El monto máximo por el cual se harán desembolsos será de $____________ · En la caja siempre estará el valor del fondo en dinero efectivo o en recibos. · Cuando se tenga el 70% del monto de la caja gastado, se hará un reembolso de caja, el cual será autorizado en su totalidad por la persona asignada. · Cuando se tienen facturas soportes, no se elaboran recibos de caja menor. · A las facturas se les debe colocar una nota aclarando el detalle de la compra. · El reembolso será firmado por el responsable de la caja con el visto bueno del responsable del proyecto.Para una adecuada administración de estos recursos, se debe tener en cuenta:1. El responsable del proyecto debe aprobar y firmar cada uno de los gastos.2. Cuando hay soporte, no se elabora un recibo interno de caja3. La cantidad de dinero para administrar por Caja Menor, debe ser registrada en el rubro de ANTICIPOS.4. En los casos en que se requiera hacer un reembolso de Caja Menor, se gira un cheque. Los gastos se asignan a los rubros correspondientes. Con la finalización de la ejecución del proyecto la caja menor debe quedar en cero (0) no se hace ningún egreso y se legalizan los gastos asignándolos a cada rubro y el valor que estaba en anticipos se anota en negativo, si sobra dinero de caja menor se debe consignar. 36
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ7. Libro diario GTZ1. La administración de los recursos financieros requiere de la apertura de cuenta corriente. El carácter de ésta es de exclusividad, es decir, no se permiten consignaciones y retiros, de dineros que no procedan de la administración del subsidio. (Ver Formato Libro Diario en la siguiente página)2. Anotar el número interno en la primera columna. Este número debe ir en todos los soportes en la parte inferior derecha.3. Una vez el primer desembolso se haga efectivo, es necesario elaborar un recibo de caja detallando claramente el nombre de la organización, el número del subsidio y el valor.4. Éste recibo de caja debe enviarse a la GTZ, de forma inmediata, vía FAX al teléfono 091-635 15 52..5. Egresos -De acuerdo con el rubro del presupuesto. Egreso = Sum. De rubros6. Anticipos y reintegros de dineros7. Gastos bancarios y 4 x mil.8. Saldo en Bancos = Saldo en Libro Diario9. Se maneja contabilidad de caja - Es decir, se registra en egresos y en cada rubro lo que efectivamente se canceló. 37
    • Diario de Contabilidad - Subsidio Local ÖZ País: Nombre Dirección GTZ PN: Fecha Tel: Benef. Cuenta Bco. Liquidación del: AP No. de cuenta email: AV: Manual de buenas No. Fecha contab Fecha factura No. de comprobante No. de cheque Beneficiario Objeto del suministro Ingresos Egresos Egresos según posición presupuesto Anticipos Saldo Retfte38 GTZ (dia-mes-año) / del servicio Material Trans. Y viáticos Comunicaciones Rec.Humano prácticas contables - GTZ Saldo que viene 0 Ingreso por 1er desembolso GTZ Sumas Declaración: Mediante la firma del apoderado del Beneficiario se hace constar que los suministros y prestaciones relacionados en las facturas, han sido suministrados conforme al contrato y que su pago ha vencido o vence. Firma por:
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ8. Conciliaciones BancariasAdjunto a la presentación de informes deben enviar la correspondiente conciliación bancaria: CONCILIACION BANCARIA (INSTITUCION) FECHA___________ CTA BANCARIA No.______________ BANCO __________________ SALDO SEGUN LIBROS XXXXXXXX MENOS SALDO SEGUN EXTRACTO XXXXXXXX = DIFERENCIA XXXXXXXX CHEQUES PENDIENTES DE COBRO XXXXXXXX CH. XXXXXXX CH. XXXXXXX CH. XXXXXXX CH. XXXXXXX MAS NOTAS EN EXTRACTO NO REGISTRADAS EN LOS LIBROS XXXXXXXX MENOS CONSIGNACIONES NO REGISTRADAS EN EL BANCO XXXXXXXX DIFERENCIA CONCILIADA XXXXXXXX 39
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ9. Presentación del informe financiero1. Libro Diario y Control del Presupuesto debidamente diligenciado, firmado por el Representante Legal, tanto en papel como en medio magnético.2. Recibo de Caja de todos los desembolsos que la GTZ consigna en la cuenta exclusiva del proyecto.3. Comprobantes de Egreso con sus correspondientes soportes. En los comprobantes de egreso debe venir la copia al carbón de los cheques girados.4. Todos los soportes deben venir con el visto bueno de la persona responsable del proyecto o los delegados del representante legal. Los documentos que no registren el visto bueno, no serán incluidos en la rendición de cuentas.5. Legalizaciones según el caso anexando todos los soportes y detallando por talleres en forma independiente.6. SOLICITUD DE DESEMBOLSO SEGÚN EL FORMATO ESTABLECIDO: Este documento es requisito indispensable para tramitar los desembolsos. Debe llegar completamente diligenciada y firmada por el representante legal.Los documentos y soportes se deben pegar en hojas tamaño carta con el fin que toda la documentaciónllegue organizada al mismo tamaño y así evitar que algún documento se extravíe. Soportes Contables 1. Todos los soportes deben estar autorizados, con el Vo. Bo. De las personas autorizadas y tener detalles claros. 41
    • Manual de buenasprácticas contables - GTZ 2. Los C.E. Firmados por el beneficiario y se deben firmar también los espacios de revisado y aprobado. 3. Cuando hay C.E. Anulados se debe anexar el cheque debidamente anulado 4. Facturas originales 5. Documentos equivalentes a la factura 6. Extractos Bancarios y conciliación bancaria 7. Copia de las declaraciones de retención en la fuente 8. Evitar los recibos propios en egresos donde entregan soporte. No hacer recibo de caja menor cuando hay factura de venta. 9. Los soportes deben sumar estrictamente el valor girado. Cuando el comprobante tiene de soporte varios recibos, anexar la tirilla de la sumadora. 10. Fotocopia de los comprobantes de pago de aportes a seguridad social cuando haya lugar a esto. 11. Actas de entrega de los activos fijos que reciba la institución. 12. Anexar la declaración de exclusividad de financiación de fondos de la GTZ en El Proyecto. “Los datos consignados en un comprobante/factura, etc. no deben tener tachones, borrones o correcciones/alteraciones en fechas ni valores”. CUALQUIER CAMBIO EN EL PRESUPUESTO DEBE ESTAR AUTORIZADO PREVIAMENTE POR EL ASESOR DE LA GTZ; DE ESTA AUTORIZACION DEBE QUEDAR CONSTANCIA POR ESCRITO. NO SE ACEPTAN AUTORIZACIONES VERBALES.Todos los documentos y soportes deben tener el número GTZ que se anota en la parte inferior derecha.Estas rendiciones se deben archivar en carpetas AZ o en carpetas de cartón, en ningún caso las deben anillar.Las rendiciones de cuentas se deben enviar mensualmente sin que este plazo supere seis semanas. Esto conel objeto de hacer un seguimiento más oportuno y eficiente. 42
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ10. Solicitud de fondos1. Diligenciar el formato de Solicitud de Fondos.2. Plan de inversión que cubra el saldo y el valor del desembolso.3. El último desembolso debe ser financiado por la Entidad. Se girará el último pago cuando se haya ejecutado y soportado la totalidad del presupuesto.4. La solicitud de fondos se tramita en el momento en que requieran el siguiente desembolso. Es indispensable presentar al mismo tiempo la rendición de cuentas.Cambio presupuestalTodo cambio presupuestal debe contar con la aprobación escrita del Asesor GTZ.Sin éste requisito no se efectuarán modificaciones al Plan de Inversión. 43
    • Manual de buenasprácticas contables - GTZSolicitud de desembolso Ciudad, Fecha Señores: Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH Proyecto Atn. Doctor (a) Kra. 13 N.97 -51 302 Bogotá Subsidio Local OZ PN Nr. del Subsidio Solicitud de Fondos Nr: Forma de Pago: Desembolso / Anticipo (Condición: Acuerdo debidamente legalizado) Valor SOLICITADO en COP _____$ Consignación en nuestra cuenta exclusiva para el proyecto: Nombre de la Cuenta Cta. Cte. ____ Ahorros ____ Banco Sucursal * Liquidación desembolso(s) anteriores: Los servicios y suministros liquidados en la rendición de cuenta Nr. fueron recibidos por parte de la entidad a entera satisfacción. Por medio de la presente declaramos que ninguno de los servicios o suministros presentados en nuestra rendición de cuenta Nr. no fueron cancelados o subsidiados por otros fondos o créditos distintos a los provenientes de la GTZ. Representante Beneficiario Vobo AV Anexos: Plan de inversión para la utilización de este desembolso (espacio exclusivo de GTZ): Este monto puede ser COP_____________ contabilizado en costos Firma Responsable GTZ 44
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ11. EjercicioFavor diligenciar el libro diario y control de presupuestos con estos datos y anotar cuales serían los documentossoportes en cada caso. GTZ DETALLE RETENCIÓN VR.GIRADO Se autoriza un subsidio de $30,000,000 PRIMER DESEMBOLSO 15.000.000 SEGUNDO DESEMBOLSO 13.000.000 TERCER DESEMBOLSO 2.000.000 1 La entidad beneficiaria presta $200,000 para abrir la cuenta corriente 2 Enero 03 La GTZ gira el primer desembolso 3 Enero 05 Se da un anticipo para un taller en Cali por tres días donde participan 40 jóvenes 2.000.000 4 Enero 05 Se compran los tiquetes para una persona a Cali - Ida y regreso 560.000 5 Reintegro a la Asociación del préstamo hecho al proyecto 6 Enero 10 Pago de 1000 cartillas sobre derechos humanos 2.000.000 70.000 1.930.000 7 Enero 20 Legalización de anticipo de gastos de viaje a Cali Trae carátulas de la aerolínea Hospedaje para 30 personas por una noche 360.000 Alimentación para 80 personas 800.000 Implementos de papelería 450.000 Transporte 100.000 8 Enero 30 Pago Honorarios a Rocio González por asesoría 2.000.000 200.000 1.800.000 Contrato a 3 meses 9 Enero 30 Pago al sociólogo Juan Pérez 1.000.000 100.000 900.000 Contrato a 6 meses 10 Enero 30 Pago de chequera 85.000 11 Gastos bancarios y 4 x mil 36.780 12 Febrero 05 Pago servicio telefónico y de internet 300.000 13 Febrero 07 Cancela retención en la fuente 370.000 14 Febrero 07 Rocio González solicita un anticipo para viaje a Medellín 550.000 1. QUE DOCUMENTOS SE DEBEN ANEXAR EN CADA CASO 2. DILIGENCIAR EL LIBRO DIARIO CON ESTA INFORMACION 3. ANOTAR COMO DEBE SER ENVIADO EL INFORME, TENIENDO EN CUENTA QUE SE VA A PEDIR UN DESEMBOLSO DE $15,000,000 45
    • Diario de Contabilidad - Subsidio Local ÖZ País: Colombia Nombre FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL Dirección GTZ Agencia GTZ PN: 2002.2049.1-001.00 Fecha Febrero 15 de 2002 Tel: 636 1114 Bogotá Benef. ASOCIACIÓN ABC Cuenta Bco. BANCOLOMBIA Liquidación del: 03-01-02 al 15-02-02 AP No. de cuenta 1030-2045358-4 email: AV: Sabine Markert Manual de buenas No. Fecha contab Fecha factura No. de comprobante No. de cheque Beneficiario Objeto del suministro Ingresos Egresos Egresos según posición presupuesto Anticipos Saldo Retfte46 GTZ (dia-mes-año) / del servicio Material Trans. Y viáticos Comunicaciones Rec.Humano prácticas contables - GTZ Sumas Mediante la firma del apoderado del Beneficiario se hace constar que los suministros y prestaciones relacionados en las facturas, han sido suministrados conforme al contrato y que su pago ha vencido o vence. Firma por: VALOR DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS 0 Fecha:
    • Manual de buenas prácticas contables - GTZ Control del Presupuesto - Subsidio Local ÖZ 001/02País: Colombia Nombre FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL Dirección GTZ Agencia GTZPN: 2002.2049.1-001.00 Fecha Febrero 15 de 2002 Tel: 636 1114 BogotáBenef. ASOCIACIÓN ABC Cuenta Bco. BANCOLOMBIA Liquidación No: 1AP No. de cuenta 1030-2045358-4 Entre: 03-01-02 al 15-02-02email:AV: Sabine Markert Pos. Presupuesto Concepto Presupuesto Inicial Liquidación Acumulada Saldo del Liquidación Presupuesto Actual Nr. 01 COP COP COP COP 1 Material de trabajo 8.000.000 2 Transporte y viáticos 5.000.000 3 Comunicaciones 1.000.000 4 Recurso Humano 16.000.000 30.000.000Firmas en señal de conformidad: por GTZ: por: Directora Agencia GTZ Representante Legal 47
    • Diario de Contabilidad - Subsidio Local ÖZ País: Colombia Nombre FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL Dirección GTZ Agencia GTZ PN: 2002.2049.1-001.00 Fecha Febrero 15 de 2002 Tel: 636 1114 Bogotá Manual de buenas Benef. ASOCIACIÓN ABC Cuenta Bco. BANCOLOMBIA Liquidación del: 03-01-02 al 15-02-02 AP No. de cuenta 1030-2045358-448 prácticas contables - GTZ email: AV: Sabine Markert No. Fecha contab Fecha No. de No. de Beneficiario Objeto del suministro Ingresos Egresos Egresos según posición presupuesto Anticipos Saldo Retfte GTZ (dia-mes-año) factura comprobante cheque / del servicio Material Trans. Y viáticos Comunicaciones Rec.Humano 1 20-12-01 NC.2030 Proyecto GTZ Prestamo para apertura de cta 200.000 200.000 2 03-01-02 RC.0530 Ingreso por 1er desembolso GTZ 15.000.000 0 15.200.000 3 05-01-02 CE.1020 6001 Rocio González Anticipo viaje a Cali 2.000.000 2.000.000 13.200.000 4 05-01-02 CE.1023 6002 Viajes El Sol Tiquetes ida y vuelta a Cali 560.000 560.000 12.640.000 5 05-01-02 CE.1024 6003 Asociación ABC Pago préstamo a la Asociación 200.000 12.440.000 6 10-01-02 CE.1048 6004 Impresores Alpha Impresión de 1000 cartillas 1.930.000 1.930.000 10.510.000 70.000 7 20-01-02 RC.0557 Rocio González Legalización gastos viaje 450.000 1.820.000 -2.270.000 10.510.000 8 30-01-02 CE.1055 6005 Rocio González 1er Pago contrato asesoría N.13 1.800.000 1.800.000 8.710.000 200.000 9 30-01-02 CE.1056 6006 Juan Perez 1er Pago contrato asesoría N.15 900.000 900.000 7.810.000 100.000 10 30-01-02 NB.0128 Bancolombia Valor chequera 85.000 85.000 7.725.000 11 30-01-02 NB.0129 Bancolombia 3 x mil y gastos bancarios 36.780 36.780 7.688.220 12 05-02-02 CE.1070 6007 Asociación ABC Pago teléfono e internet s/n relación 300.000 300.000 7.388.220 13 07-02-02 CE.1083 6008 Administración de Impuestos Pago retención mes de enero 370.000 70.000 300.000 7.018.220 -370.000 14 07-02-02 CE.1090 6009 Rocio González Solicitud anticipo viaje a Medellín 550.000 550.000 6.468.220 Sumas 15.200.000 8.731.780 2.571.780 1.820.000 300.000 3.000.000 840.000 0 Declaración: Mediante la firma del apoderado del Beneficiario se hace constar que los suministros y prestaciones relacionados en las facturas, han sido suministrados conforme al contrato y que su pago ha vencido o vence. VALOR DE LA RENDICION DE CUENTAS 7.691.780 Firma por:
    • Diario de Contabilidad - Subsidio Local ÖZ País: Colombia Nombre FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL Dirección GTZ Agencia GTZ PN: 2002.2049.1-001.00 Fecha Marzo 15 de 2002 Tel: 636 1114 Bogotá Benef. ASOCIACIÓN ABC Cuenta Bco. BANCOLOMBIA Liquidación del: 10/02/02 al 10/03/02 AP No. de cuenta 1030-2045358-4 email: AV: Sabine Markert No. Fecha contab Fecha factura No. de No. de Beneficiario Objeto del suministro Ingresos Egresos Egresos según posición presupuesto Anticipos Saldo Retfte GTZ (dia-mes-año) comprobante cheque / del servicio Material Trans. Y viáticos Comunicaciones Rec.Humano Saldos Iniciales 15.200.000 8.731.780 2.571.780 1.820.000 300.000 3.000.000 840.000 6.468.220 0 15 10-02-02 NC.2031 Rocio González Legalización anticipos Cali y Med. 15.000 385.000 360.000 80.000 -840.000 6.483.220 16 25-02-02 CE.1115 6010 Rocio González Segundo pago Contrato N.13 2.700.000 2.700.000 3.783.220 300.000 17 25-02-02 CE.1116 6011 Juan Perez Segundo pago Contrato N.15 1.350.000 1.350.000 2.433.220 150.000 18 28-02-02 CE.1120 6012 Colnodo Pago red de internet 300.000 300.000 2.133.220 19 05-03-02 CE.1130 6013 Rocio González Anticipo para taller en Cartagena 1.800.000 1.800.000 333.220 20 10-03-02 CE.1032 6014 Rocio González Legalización taller Cartagena 525.000 656.000 200.000 -1.381.000 333.220 21 10-03-02 CE.1035 6015 Asociación ABC Pago de retención 450.000 450.000 -116.780 -450.000 -116.780 -116.780 -116.780 -116.780 -116.780 Total segunda rendicion 15.000 6.600.000 910.000 1.016.000 380.000 4.700.000 -421.000 0 Total Acumulado 15.215.000 15.331.780 3.481.780 2.836.000 680.000 7.700.000 419.000 Declaración: Mediante la firma del apoderado del Beneficiario se hace constar que los suministros y prestaciones relacionados en las facturas, han sido suministrados conforme al contrato y que su pago ha vencido o vence. VALOR DE LA SEGUNDA RENDICION DE CUENTAS 7.006.00049 Firma por: prácticas contables - GTZ Manual de buenas
    • Manual de buenasprácticas contables - GTZ Control del Presupuesto - Subsidio Local ÖZ 001/02 País: Colombia Nombre FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL Dirección GTZ Agencia GTZ PN: 2002.2049.1-001.00 Fecha Febrero 15 de 2002 Tel: 636 1114 Bogotá Benef. ASOCIACIÓN ABC Cuenta Bco. BANCOLOMBIA Liquidación No: 1 AP No. de cuenta 1030-2045358-4 Entre: 03-01-02 al 15-02-02 email: AV: Sabine Markert Pos. Presupuesto Concepto Presupuesto Inicial Liquidación Acumulada Saldo del Liquidación Presupuesto Actual Nr. 01 COP COP COP COP 1 Material de trabajo 8.000.000 2.571.780 5.428.220 2.571.780 2 Transporte y viáticos 5.000.000 1.820.000 3.180.000 1.820.000 3 Comunicaciones 1.000.000 300.000 700.000 300.000 4 Recurso Humano 16.000.000 3.000.000 13.000.000 3.000.000 0 30.000.000 7.691.780 22.308.220 7.691.780 Firmas en señal de conformidad: por GTZ: por: Asesor Principal Proyecto Representante Legal Control del Presupuesto - Subsidio Local ÖZ 001/02 País: Colombia Nombre FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL Dirección GTZ Agencia GTZ PN: 2002.2049.1-001.00 Fecha Febrero 15 de 2002 Tel: 636 1114 Bogotá Benef. ASOCIACIÓN ABC Cuenta Bco. BANCOLOMBIA Liquidación No: 2 AP No. de cuenta 1030-2045358-4 Entre: 03-01-02 al 15-02-02 email: AV: Sabine Markert Pos. Presupuesto Concepto Presupuesto Inicial Liquidación Acumulada Saldo del Liquidación Presupuesto Actual Nr. 01 COP COP COP COP 1 Material de trabajo 8.000.000 3.481.780 4.518.220 910.000 2 Transporte y viáticos 5.000.000 2.836.000 2.164.000 1.016.000 3 Comunicaciones 1.000.000 680.000 320.000 380.000 4 Recurso Humano 16.000.000 7.700.000 8.300.000 4.700.000 0 30.000.000 14.697.780 15.302.220 7.006.000 Firmas en señal de conformidad: por GTZ: por: Directora Agencia GTZ Representante Legal 50
    • Cooperación Técnica Alemana al Desarrollo (GTZ)Carrera 13 No. 97-51, Oficina 302A.A. 89836Bogotá D.C, ColombiaTeléfono:++57-1-636 1114Fax:++57-1-635 1552E-mail:gtz-kolumbien@gtz.de