المكتب التدريبي للصف الاول Pdf

4,500 views

Published on

مادة المكتب التدريبي - للصف الأول -قسم مساعد فني إداري-تعليم مزدوج ثانوي تجاري

Published in: Education
0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
4,500
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
117
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

المكتب التدريبي للصف الاول Pdf

  1. 1. ‫‪Company‬‬ ‫‪LOGO‬‬ ‫شركة السماح لألجهزة الحديثة‬ ‫بالمكتب التدريبي بالصف األول‬ ‫قسم مساعد فني إداري‬
  2. 2. ‫الفهرس‬ ‫‪ ‬الباب األول : التعليم الفني ومشروع مبارك كول.‬ ‫‪ ‬الباب الثاني : إدارة األفراد.‬ ‫‪ ‬الباب الثالث : إدارة التسويق والمبيعات.‬ ‫‪ ‬الباب الرابع : إدارة المشتريات والمخازن.‬ ‫‪ ‬الباب الخامس: إدارة السكرتارية.‬ ‫‪ ‬الباب السادس: الربط بين اإلدارات المختلفة.‬ ‫‪ ‬الباب السابع : التقويم‬ ‫3102/30/30‬ ‫44:60 م‬
  3. 3. ‫الباب األول : التعليم الفني ومشروع مبارك كول‬ ‫• نشأة الفكرة :‬ ‫• نشأة فكرة المشروع أثناء زيارة الرئيس السابق إلي المانيا ولقائه للمستشار‬ ‫هيلموت كول في بون سنة 1991 .‬ ‫• وتم االتفاق علي قيام المانيا بمساعدة مصر لتطوير التعليم الفني والتدريب المهني‬ ‫من خالل تبادل الخبرات ،خامات لبرامج التدريب ،مناهج تعليمية ،‬ ‫وفقا لألحدث ما توصل إلية العلم الحديث والتكنولوجيا المتطورة ، ودراسات‬ ‫تسويقية للمشروعات التعليمية، وربطها بسوق العمل واحتياجات هذة السوق سواء‬ ‫محليا أو خارجيا‬ ‫وذلك بأدخال نظام التعليم المزدوج (الثنائي) في مصر.‬
  4. 4. ‫وثنائية المشروع تتمثل في عدة جوانب‬ ‫1. مشاركة وزارة التربية والتعليم والقطاع الخاص في تحمل تكلفة تدريب المدرسين والمدربين‬ ‫2. إدارة العملية التعليمية تتم عن طريق شريكين الحكومة ممثلة في وزارة التربية والتعليم والقطاع‬ ‫الخاص ممثال في الوحدة االقليمية (جمعيات المستثمرين)‬ ‫3. يتم تدريب وتعليم المتدربين في موقعين المدرسة والمصنع لذلك يجمع التدريب الثنائي بين‬ ‫أسلوبين من التعليم :‬ ‫أ - الدراسة النظرية بالمدرسة :( يومين نظري يوم لدراسة مواد ثقافية ويوم لدراسة المواد‬ ‫الفنية المتخصصة‬ ‫4.• ب- التدريب العملي في المصانع(4 أيام)‬ ‫5. مشاركة وزارة التربية والتعليم والقطاع الخاص في إعداد القوانين واللوائح المنظمة والمناهج‬ ‫واختيار المهن المطلوبة‬ ‫6. مشاركة وزارة التربية والتعليم والقطاع الخاص في وضع ومتابعة االمتحانات العملية والنظرية‬ ‫للخريجين واصدار الشهادات لهم.‬
  5. 5. ‫أهـداف المشـروع‬ ‫‪ ‬توفير العمالة الفنية المدربة علي اسس علمية وعملية باستخدام أحدث أساليب‬ ‫التعليم والتكنولوجيا لخدمة االنتاج المصري لمواجة المنافسة العالمية وزيادة حجم‬ ‫التصدير.‬ ‫‪ ‬توفير فرص عمل جيدة للشباب سواء داخل مصر أو خارجها لمواجة مشكلة‬ ‫البطالة.‬ ‫‪ ‬توفير العمالة الفنية المدربة لقطاع الخدمات‬ ‫‪ ‬االستغناء عن استدعاء الخبراء من الخارج إلصالح وصيانة المعدات الحديثة‬ ‫وخطوط االنتاج بالمصانع‬ ‫‪ ‬تطبيق النظام المزدوج للتعليم الفني في جميع المهن مالحرف في المدي البعيد.‬ ‫‪ ‬تطبيق مبدأ ضرورة الحصول علي ترخيص لمزاولة المهن‬
  6. 6. ‫مزايا مشروع مبارك كول‬ ‫للمستثمرين:‬ ‫‪ ‬سوف تحصل علي عمالة مدربة تناسب المشروعات‬ ‫‪ ‬ستتوفر للمستثمرالعمالة الماهرة العلية التي التتوفر‬ ‫بسهولة السوق المصري‬ ‫‪ ‬سوف توفر تكاليف التدريب والصيانة‬ ‫‪ ‬يتمكن من إختيار المتدربين المتميزين للعمل في‬ ‫المنشأة في نهاية مدة التدريب‬
  7. 7. ‫تابع مزايا مشروع مبارك كول‬ ‫للطالب:‬ ‫‪ ‬اكساب الطلبة المهارات الالزمة للحصول علي فرص عمل‬ ‫مؤكدة‬ ‫‪ ‬يحصل الطالب علي مكافأة شهرية طوال فترة الدراسة والتدريب‬ ‫‪ ‬يشرف علي التدريب في الشركات والمدرسة خبراء ألمان‬ ‫ومصريين‬ ‫‪ ‬يتوفر للطالب مدرسون مؤهلون جيدا‬ ‫‪ ‬يتمع الطالب المتدرب بنظام التأمين عليه‬
  8. 8. ‫التدريب بالمكتب التدريبي‬ ‫‪ ‬تعريف المكتب التدريبي:‬ ‫يمثل شركه واقعية تحاكي الشركة الحقيقية ويحتوي علي االدارات‬ ‫المختلفة التي تتعامل مع بضائع غير حقيقية حيث يتم فيه عمليات‬ ‫الشراء وتسويق وغيرها.‬ ‫يتم عن طريق التدريب العملي علي االدارات التالية‬ ‫‪ ‬إدارة األفراد‬ ‫‪ ‬إدارة السكرتارية‬ ‫‪ ‬إدارة المشتريات والمخازن‬ ‫إدارة التسويق والمبيعات‬
  9. 9. ‫نموذج تخطيطي للمكتب التدريب‬ ‫اإلدارة‬ ‫العليا‬ ‫إدارة‬ ‫المشتريات‬ ‫والمخازن‬ ‫إدارة التسويق‬ ‫والمبيعات‬ ‫إدارة‬ ‫السكرتارية‬ ‫إدارة الألفراد‬ ‫إدارة الحسابات‬
  10. 10. ‫‪Company‬‬ ‫‪LOGO‬‬ ‫الباب الثاني‬ ‫مفهوم اإلدارة وأنواع المنظمات‬
  11. 11. ‫عالقة المنظمة بالبيئة الداخلية‬
  12. 12. ‫عالقة المنظمة بالبيئة الخارجية‬ ‫الظروف‬ ‫لطبيعية‬ ‫الظروف‬ ‫االجتماعية‬ ‫والثقافية‬ ‫المنافسة‬ ‫الظروف‬ ‫السياسية‬ ‫والتشريعية‬ ‫المتغيرات‬ ‫التكنولوجية‬ ‫المتغيرات‬ ‫االقتصادية‬
  13. 13. ‫تعريف اإلدارة‬ ‫• اإلدارة عبارة عن نشاط إنساني منظم ومستمر بهدف تحقيق‬ ‫نتائج محددة من خالل توظيف جميع الموارد المادية والمالية‬ ‫والبشرية المتاحة وتنمية موارد جديدة والعمل علي استغاللها‬ ‫علي درجة من الكفاءة وذلك في ظل ظروف بيئية قائمة‬ ‫ومحتملة‬
  14. 14. ‫مباديء اإلدارة :‬ ‫‪ ‬لكي ينجح المدير يجب أن يتمتع بالخبرات والمهارات والصفات‬ ‫الشخصية واأللمام بالوظائف اإلدارية األساسية وهي التخطيط‬ ‫والتنظيم والتوجيه والرقابةباإلضافة إلي تطبيق المباديء اإلدارية‬ ‫الهامة ومنها :‬ ‫1- مبدأ تقسيم العمل. 2- السلطة والمسئولية 3- االنضباط 4-‬ ‫وحدة األمر 5- وحدة التوجيه 6- إخضاع المصلحة الشخصية‬ ‫للمصلحة العامة 7- مكافأة األفراد 8- المركزية 9-‬ ‫التسلسل الوظيفي 01- روح التعاون 11- المبادرة 21-‬ ‫األستقرار الوظيفي 31- المساواة 41- الترتيب‬
  15. 15. ‫أنواع المنظمات‬
  16. 16. ‫تعريف الشركات وأنواعها‬ ‫• تعريف الشركة :‬ ‫هي عقد بمقتضاة يلتزم شخصان أو أكثر بأن يساهم كال‬ ‫منهما في مشروع مالي بتقديم حصة من مال أو عمل إلقتسام‬ ‫ما ينشأ عن هذا المشروع من ربح أو خسارة‬
  17. 17. ‫الهيكل التنظيمي للشركة‬
  18. 18. ‫الشروط الواجب توافرها لتكوين شركة:‬ ‫اإلشتراك وتقديم حصة في رأس المال.‬ ‫غرض الحصول علي أرباح مع تقسيم الناتج ربح أو خسارة‬ ‫نية المتعاقدين لتكوين شركة‬ ‫غرض الشركة يجب أن يكون قانوني (غير محرم)‬
  19. 19. ‫أنواع الشركات :‬ ‫• الشركات التجارية: غرضها القيام بأعمال تجارية‬ ‫• الشركات المدنية: أعمال ليست مصنفةمن االعمال التجارية‬
  20. 20. ‫الباب الثاني إدارة األفراد‬ ‫• تعريف إدارة األفراد :‬ ‫• هي اإلدارة المسئولة عن تدبير احتياجات الشركة من العمالة‬ ‫المطلوبة ذات القدرات والمهارات وتدريب العمالة لزيادة‬ ‫قدراتهم ومهاراتهم‬ ‫• أو هي مجموعة األنشطة المتعلقة بتخطيط القوي العاملة‬ ‫والتوظيف والتدريب والتعويض وتقويم األداء بما يوفر قوي‬ ‫عاملة مدربة ولديها القدرة علي والرغبة ولألداء والحافز‬ ‫علي األستمرار بالعمل بما يساعد في تحقيق أهداف المنظمة‬ ‫•‬
  21. 21. ‫الهيكل التنظيمي:‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫هو اإلطار العام الذي يتم من خالله تنسيق مجهود العمالة‬ ‫واستغالل الموارد وربط األجزاء وتوضيح العالقات من أجل‬ ‫تحقيق الهدف .‬ ‫أنواع الهياكل التنظيمية:‬ ‫هيكل الخط الواحد.‬ ‫الهيكل األستشاري.‬ ‫هيكل الخطوط المتعددة.‬
  22. 22. ‫الهيكل اإلداري إلدارة األفراد‬
  23. 23. ‫الهيكل التنظيمي للمكتب التدريبي‬
  24. 24. ‫أوال : أهداف إدارة األفراد‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫توفير العمالة المالئمة للشركة كما وكيفا‬ ‫تنمية العمالةوالمحافظة عليها‬ ‫تحقيق أهداف الشركة من وراء توظيف العمالة‬ ‫رفع األداء عن طريق التحفيز‬ ‫تحسين الظروف في أماكن العمل‬ ‫إشباع الحاجات المعنوية للعاملين (رعاية صحية واجتماعية-‬ ‫االمن)‬
  25. 25. ‫ثانيا : مهام إدارة األفراد‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫وضع الهيكل التنظيمي للشركة‬ ‫تخطيط القوي العاملة‬ ‫تحديد االحتياجات من المارد البشرية‬ ‫تحليل الوظائف وتوصيفها‬ ‫اإلختيار والتعيين ويتم علي مراحل هي :‬ ‫دراسة وفحص طلبات التوظيف – األختيارات – المقابلة الشخصية‬ ‫وضع كود لكل وظيفة‬ ‫التدريب‬
  26. 26. ‫ثالثا : مصادر الحصول علي العمالة‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫التعيين الداخلي‬ ‫مكتب القوي العاملة ووكاالت التوظيف الخاصة‬ ‫اإلعالن بالصحف والمجالت ووسائل األعالن المختلفة‬ ‫اإلتصال بالكليات والمعاهد والمدارس الفنية المتخصصة‬ ‫توصيات العاملين بالمنظمة‬ ‫شبكة المعلومات‬ ‫نشاط عملي تمرين علي عمل األعالن عن وظائف‬
  27. 27. ‫رابعا : خطوات تعيين العاملين‬ ‫‪‬تقوم كل إدارة بتحديد العمالة المطلوبة وتمأل نموذج (طلب‬ ‫تعيين)‬ ‫‪‬تقوم إدارة األفراد بعمل إعالن (داخلي- وخارجي)من خالل‬ ‫نموذج شغل وظيفة‬ ‫‪‬تقوم إدارة األفراد بتلقي وفحص الطلبات‬ ‫‪‬ترسل اإلدارة إخطار بوعد المقابلة واالختبار للمتقدمين ممن‬ ‫ينطبق عليه الشروط‬ ‫‪‬يتم أجراء المقابلة واختيار عدد معين من المتقدمين‬
  28. 28. ‫تابع خطوات تعيين العاملين‬ ‫‪‬ترسل إدارة األفراد لمن تم اختيارهم إخطار بمكان وموعد‬ ‫الكشف الطبي‬ ‫‪‬يتم إصدار قرار التعيين لالئقيين طبيا‬ ‫‪‬يتم إرسال أخطار التعيين للمعينين‬ ‫‪‬يتم تحرير عقد العمل وعمل إقرار إستالم العمل للموظف‬ ‫‪‬يتم إنشاء ملف الخدمة للموظف الجديد ويضم جميع المستندات‬ ‫الخاصة به‬ ‫‪‬يتم إخطار الجهات المختلفة بالشركة بالتعينات الجديدة (األمن-‬ ‫األجور- القسم المعين به)‬
  29. 29. ‫أنواع المقابالت‬ ‫‪ ‬مقابلة فردية :‬ ‫يتم مقابلة الشخص المرشح لشغل الوظيفة مع فرد واحد .‬ ‫‪ ‬ممقابلة شفهية جماعية :‬ ‫يتم مقابلة الشخص المرشح لشغل الوظيفة مع لجنة من‬ ‫الخبراء .‬
  30. 30. ‫محتويات ملف الخدمة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫يحتوي ملف الخدمة علي المستندات اآلتية :‬ ‫شهادة الميالد‬ ‫صورة البطاقة الشخصية‬ ‫المؤهل الدراسي‬ ‫شهادة الخبرة إن وجدت‬ ‫شهادة الخدمة العسكرية للذكورو الخدمة العامة إن وجدت‬
  31. 31. ‫تابع محتويات ملف الخدمة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫صحيفة الحالة الجنائية‬ ‫شهادة القيد في مكتب العمل‬ ‫إخطار بموعد المقابلة‬ ‫إخطار التعيين‬ ‫قرار التعيين‬ ‫إقرار باستالم العمل‬ ‫عقد العمل‬
  32. 32. ‫ملفات إدارة األفراد(الموارد البشرية)‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫سجل البريد الوارد‬ ‫سجل البريد الصادر‬ ‫ملف إذن التعيين‬ ‫ملف إعالن شغل وظيفة‬ ‫ملف طلب شغل وظيفة‬ ‫ملف إخطار بموعد المقابلة والختبار‬ ‫ملف قرارات التعيين‬
  33. 33. ‫ملفات إدارة األفراد(الموارد البشرية)‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ملف إخطار التعيين‬ ‫ملف عقود العمل‬ ‫ملف إقرارات استالم العمل‬ ‫ملف األجازات‬ ‫ملف الجزاءات‬ ‫ملف خدمة موظف‬
  34. 34. ‫أنواع اإلجازات التي يحصل عليها العامل أثناء‬ ‫الخدمة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫أوال : الراحة األسبوعية‬ ‫ثانيا : أجازة األعياد مالمناسبات الرسمية‬ ‫في القطاع العام تمنح بأجر كامل‬ ‫في القطاع الخاص تمنح بشرط أال يزيد عدد أيام العطالت في السنة‬ ‫عن 31 يوم ويمكن تشغيل العامل في العطالت بأجر مضاعف‬ ‫ثالثا : اإلجازة العارضة :‬ ‫في القطاع العام 7 أيام في السنة‬ ‫في القطاع الخاص وصلت إلي 6 أيام في السنة في القانون الجديد‬
  35. 35. ‫تابع أنواع اإلجازات التي يحصل عليها العامل‬ ‫أثناء الخدمة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫رابعا : اإلجازة األعتيادية (السنوية):‬ ‫في القطاع العام :‬ ‫51 يوم عن السنة األولي بعد مضي 6 شهور من تاريخ‬ ‫أستالم العمل‬ ‫12يوم بعد مضي سنة كاملة‬ ‫03 يوم بعد مضي 01سنوات‬ ‫54 يوم لمن تجاوز سن الخمسين‬
  36. 36. ‫تابع أنواع اإلجازات التي يحصل عليها العامل‬ ‫أثناء الخدمة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫في القطاع الخاص :‬ ‫51 يوم عن السنة األولي بعد مضي 6 شهور من تاريخ أستالم‬ ‫العمل‬ ‫12يوم بعد مضي سنة كاملة‬ ‫03 يوم بعد مضي 01سنوات أو تجاوز سن الخمسين‬ ‫خامسا : اإلجازة المرضية :‬ ‫سادسا : إجازة بدون مرتب :‬ ‫سابعا األجازة الخاصة بأجر كامل :‬ ‫ثامنا : إجازة إصابة العمل :‬
  37. 37. ‫واجبات وحقوق العامل‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫واجبات العامل :‬ ‫اإللتزام بالعمل وأدائه بكفاءة‬ ‫طاعة رؤساءه في العمل‬ ‫المحافظة علي أسرار العمل‬ ‫المحافظة علي ممتلكات الشركة‬ ‫حقوق العامل:‬ ‫مزاولة العمل المتفق عليه في عقد العمل‬ ‫الحصول علي العقد المتفق عليه‬ ‫حصوله علي األجازات المنصوص عليها‬ ‫حقه في التأمين عليه‬ ‫حصوله علي شهادة الخبرة‬
  38. 38. ‫الجزاءات‬ ‫توقيع جزاءات تأديبية علي العامل في حالة عدم التزامه بما ورد في عقد‬ ‫العمل واألخالل به‬ ‫أنواع الجزاءات التاديبية :‬ ‫• اإلنذار الشفوي‬ ‫• اإلنذار الكتابي‬ ‫• الغرامة‬ ‫• الحرمان من العالوة السنوية أو جزء منها‬ ‫• الوقف عن العمل‬ ‫• الفصل من الخدمة‬
  39. 39. ‫أنواع عقود العمل‬ ‫• أوال عقد العمل الفردي‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫عقد يتم أبرامه بين العامل وصاحب العمل يتعهد فيه العامل بأن يعمل‬ ‫لدي صاحب العمل تحت إدارته وإشرافه مقابل أجر وهذا العقد يكون‬ ‫من ثالث نسخ (للعامل-لصاحب العمل- لمكتب التأمينات‬ ‫األجتماعية).‬ ‫بيانات عقد العمل الفردي :‬ ‫اسم صاحب العمل- عنوانه- محل العمل‬ ‫إسم العامل ومؤهله ومهنته- محل إقامته- اثبات الشخصية.‬ ‫نوع العمل المتعاقد عليه.‬
  40. 40. ‫تابع أنواع عقود العمل‬ ‫• ثانيا : عقد العمل الجماعي‬ ‫•‬ ‫• اتفاق بين منظمة نقابية أو أكثر وبين صاحب العمل أو أكثر‬ ‫يستخدمون عماال ينتمون إلي تلك المنظمات .‬ ‫•‬ ‫• شروط عقد العمل الجماعي :‬ ‫• يكون مكتوب‬ ‫• يوافق عليه ثلث أعضاء مجلس اإلدارة للمنظمة النقابية المتعاقدة‬ ‫• يراجع من قبل وزارة القوي العاملة‬
  41. 41. ‫تابع أنواع عقود العمل‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ثالثا : عقد العمل المحدد بمدة‬ ‫عقد بين العامل وصاحب العمل محدد بمدة (سنة- شهر-‬ ‫أسبوع)وينتهي العقد بإنتهاء مدة العقد.‬ ‫رابعا : عقد التدريب‬ ‫محتوياته :‬ ‫موضوع التدريب- مدة التدريب- بداية ونهاية التدريب-‬ ‫مواعيد العمل اليومية- مكافأة التدريب- مدة اإلجازة- شروط‬ ‫أنهاء العقد‬
  42. 42. ‫‪Company‬‬ ‫‪LOGO‬‬ ‫الباب الثالث‬ ‫إدارة التسويق والمبيعات‬
  43. 43. ‫تعريف إدارة التسويق‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫التسويق :‬ ‫هو جميع أوجه النشاط التي تهدف اإلي انسياب السلع والخدمات من‬ ‫المنتج إلي المستهلك األخير‬ ‫المفهوم الشامل للتسويق :‬ ‫إن اإلحتياجات هي نقطة البداية للنشاط التسويقي .‬ ‫ما يتم تسويقه هو السلع والخدمات التي تشبع هذة األحتياجات‬ ‫يتطلب التبادل أن يكون هناك طرفان ويكون كل منهما قادر علي‬ ‫األتصال بالطرف اآلخر وله حرية القبول أو رفض عرض الطرف‬ ‫اآلخر.‬ ‫إن التبادل يجب أن يتم من خالل بعد زماني ومكاني يمثل السوق .‬
  44. 44. ‫الفرق بين إدارة التسويق والمبيعات‬ ‫• إدارة التسويق : هي "األدارة التي تتولي مسئولية التخطيط‬ ‫والتنظيم والتوجيه واإلشراف والرقابة بالنسبة لجميع أوجه‬ ‫النشاط التسويقي" .‬ ‫• أما إدارة المبيعات : فهي "اإلدارة التي تتولي مسئولية إختيار‬ ‫وتدريب ومكافأة رجال البيع مع تحديد المناطق البيعية‬ ‫وحصص المبيعات‬
  45. 45. ‫شروط الدفع والتسليم :‬ ‫شروط الدفع تبين :‬ ‫أوال : ميعاد الدفع (عند الطلب- عند اإلستالم- بعد مضي مدة معينة-‬ ‫فورا- دفعة عند الطلب والباقي بعد مدة).‬ ‫ثانيا : وسيلة الدفع : (نقدا – شيكات – كمبياالت – سندات أذنية –‬ ‫تحويل حسابي – أي وسيلة أخري).‬ ‫ثالثا الخصم في حالة وجوده :‬ ‫ومن أنواع الخصم :خصم الكمية - خصم تجاري - خصم نقدي -‬ ‫خصم موسمي- مسموحات الترويج - مسموحات السمسرة - التسعير‬ ‫الجغرافي - خصم األوكازيون .‬
  46. 46. ‫تابع شروط الدفع والتسليم :‬ ‫• شروط التسليم تبين :‬ ‫• أوال: مكان التسليم : حيث علي أساسها يحدد من‬ ‫يتحمل مصاريف نقل البضاعة إلي المشتري (محل‬ ‫البائع- محطة البائع- محطة المشتري- محل‬ ‫المشتري).‬ ‫• ثانيا : ميعاد تسليم البضاعة المطلوبة حسب األتفاق .‬
  47. 47. ‫األعالن‬ ‫• هو مختلف نواحي النشاط التي تؤدي إلي نشر أو إذاعة‬ ‫الرسائل األعالنية المرئية أو المسموعة علي الجمهور‬ ‫بغرض حثه علي شراء سلع أو خدمات.‬
  48. 48. ‫الكتالوجات واأللبومات :‬ ‫• هو مجلد مصور يستخدم لتوصيل مجموعة من المعلومات‬ ‫الضرورية عن السلع للعمالء الحاليين أو المرتقبين حيث‬ ‫يحتوي علي الصور والوصف التفصيلي للسلع واألسعار‬ ‫وشروط التعامل .‬
  49. 49. ‫محتويات الكتالوج :‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫صفحة الغالف به إسم الشركة وعنوانها وطرق األتصال‬ ‫المختلفة‬ ‫صفحة الفهرس‬ ‫صفحة المقدمة‬ ‫صفحة تشمل قائمة األسعاروصور المنتجات‬
  50. 50. ‫تابع محتويات الكتالوج :‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫مقدمة تحتوي علي معلومات‬ ‫عن الشركة :تاريخها-سياستها-السلع التي تبيعها –السواق التي تبيع‬ ‫بها- كبار عمالئها- إنجازتها‬ ‫عن السلعة : خصائصها- تركيبها- طريقة الفك والتركيب- طريقة‬ ‫التشغيل- مزاياها- الوفورات من استخدامها- احتياطيات التشغيل‬ ‫اآلمن .‬ ‫صفحات لكل سلعة أو مجموعة سلعية تشمل االسم ونماذج (صور‬ ‫للسلعة أو السلع) واألسعار.‬ ‫صفحة تشمل شروط التعامل (الدفع والتسليم- التعاقد- العمل كوكيل‬ ‫بيع للشركة- .....) .‬
  51. 51. ‫بناء كود للسلع التي تتعامل فيها الشركة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫يتم تقسيم السلع إلي مجموعات سلعية فمثال‬ ‫(9)األقمشة يتم تقسيمها إلي :‬ ‫أوال: أقمشة حسب الغرض تفصيل مالبس (1)/ ستائر (2)/تنجيد(3)‬ ‫ثانيا: حسب الشركة المنتجة محليا (1)- أو مستوردة(2)‬ ‫ثالثا: أقمشة حسب الخامات أصواف –حرير- قطن- كتان- بولي استر‬ ‫رابعا حسب المستخدم رجالي(1) – حريمي (2)‬ ‫خامسا حسب األلوان .‬
  52. 52. ‫بناء كود للسلع التي تتعامل فيها الشركة‬ ‫اللون‬ ‫المستخدم‬ ‫ابيض‬ ‫رجالي(1)‬ ‫أحمر‬ ‫الخامات‬ ‫الشركة‬ ‫اصواف(1) مستوردة(1)‬ ‫حرير(2)‬ ‫)2(‪A.U.T‬‬ ‫الغرض‬ ‫محلية(0)‬ ‫تفصيل مالبس (1)‬ ‫المحلة(1)‬ ‫ستائر(2)‬ ‫الرقم‬ ‫المجموعة‬ ‫9‬ ‫اقمشة‬ ‫حريمي(2)‬ ‫أزرق‬ ‫قطن(3)‬ ‫)3(‪T.N.A‬‬ ‫كفرالدوار(3)‬ ‫تنجيد(3)‬ ‫ويعطي لكل قسم رقم كود خاص به‬ ‫مثل بناء كود سلعة قماش تنجيد محلي من شركة كفر الدوارقطن أحمر هو: 233039‬
  53. 53. ‫دورة المبيعات‬
  54. 54. ‫إجراءات المبيعات‬ ‫• يقوم قسم البحوث التسويقية بالشركة بعمل الدراسات الشاملة والدقيقة لألسواق‬ ‫للتعرف علي الرغبات واإلحتياجات والمواصفات التي يفضلها العمالء‬ ‫والمستهلكين في السلع التي تتعامل فيها الشركة وبناءا علي هذة المعلومات تحدد‬ ‫الشركة تفضيالت العمالء في البضائع التي يجب عرضها وتوفيرها باألسواق .‬ ‫• تقوم إدارة التسويق بتصميم الكتالوج الخاص بالبضائع ويشمل البيانات الرئيسية‬ ‫والتعريفية عن البضائع مثل إسم الصنف ورقم كود السلعة ومميزاتها والسعر‬ ‫وبعض الخدمات اإلضافية (خدمات ما بعد البيع) والتي ما تكون عامل جذب‬ ‫رئيسي للعمالء .‬ ‫• يرسل الكتالوج إلي العمالء الحاليين والمرتقبين ويسجل بريد صادر في إدارة‬ ‫السكرتارية أويقوم مندوبي المبيعات بعمل برنامج زيارات للعمالء لتسليم‬ ‫الكتالوجات وبحث إمكانية التعاون والتعامل .‬
  55. 55. ‫تابع إجراءات المبيعات‬ ‫• يرسل الكتالوج إلي العمالء الحاليين والمرتقبين ويسجل بريد‬ ‫صادر في إدارة السكرتارية أويقوم مندوبي المبيعات بعمل‬ ‫برنامج زيارات للعمالء لتسليم الكتالوجات وبحث إمكانية‬ ‫التعاون والتعامل .‬ ‫• يقوم العمالء بأرسال طلب عرض أسعار للشركة لتأكيد‬ ‫المعلومات الواردة بالكتالوج ولتحديد األصناف التي يرغبون‬ ‫في شرائها .‬ ‫يسجل في البريد الوارد ويحفظ في ملف بعد عمل عرض‬ ‫األسعار الالزم ويحفظ نسخة في ملف العميل.‬
  56. 56. ‫تابع إجراءات المبيعات‬ ‫• ترد الشركة علي العميل بأرسال عرض األسعار إلي العميل ويسجل‬ ‫بريد صادر ويتضمن السعر والكمية وشروط الدفع والتسليم وأي‬ ‫شروط إضافية أخري ويحفظ نسخة منه في ملف العميل ونسخة في‬ ‫ملف عروض أسعار.‬ ‫• في حالة موافقة العميل علي عرض األسعار المقدم من الشركة يقوم‬ ‫بإرسال أمر التوريد (الطلبية)تسجل بريد وارد.‬ ‫وتسجل في ملف طلبيات العمالء وبطاقة العميل ويحفظ صورة في‬ ‫ملف أوامر التوريد وصورة في ملف العميل .‬ ‫• تقوم إدارة المبيعات بعمل بطاقة الطلبية (كارت الطلبية) وترسل إلي‬ ‫المخازن لالستفسار عن مدي توفر األصناف المطلوبة بالمخازن‬ ‫ومواعيد التسليم الممكنة حسب برنامج التسليم وخطة المبيعات.‬
  57. 57. ‫تابع إجراءات المبيعات‬ ‫• بعد رد المخازن بما يفيد توافر األصناف وإمكانية تنفيذ الطلبية تقوم‬ ‫المبيعات بأرسال رسالة قبول الطلبية لتؤكد وصول أمر التوريد‬ ‫وكذلك تأكيد قيام الشركة بالبدء فعال في التنفيذ وتسجل بريد صادر‬ ‫ويحفظ صورة في ملف العميل.‬ ‫• بعد تجهيز الطلبية في المواعيد المحددة يتم عمل إذن التسليم واألستالم‬ ‫(في إدارة المبيعات او المخازن).‬ ‫ويتم تحريره من أصل وصورتين صورة تسخدم في المخازن‬ ‫لتخفيض رصيد األصناف ببطاقة الصنف ويرسل األصل وصورة مع‬ ‫البضاعة إلي العميل ليوقع علي الصل بما يفيد أستالمه األصناف‬ ‫المدرجة بإذن التسليم بحالة جيدة ويقوم العميل برده إلي الشركة ويأخذ‬ ‫العميل صورة األذن .‬
  58. 58. ‫تابع إجراءات المبيعات‬ ‫• تقوم إدارة المبيعات بتحرير فاتورة المبيعات حسب عرض األسعار وشروط‬ ‫الدفع والتسليم من أصل وصور حسب نظام الشركة‬ ‫حيث يرسل األصل العميل وتبقي صورة بإدارة المبيعات يسجل منها في بطاقة‬ ‫العميل وفي سجل فواتير المبيعات وتحفظ في ملف فواتير البيع وصورة أخري‬ ‫في ملف العميل .‬ ‫كما ترسل صورة إلي إدارة الحسابات مرفق بها أمر التوريد وأصل إذن التسليم‬ ‫للتسجيل بالدفاتر ومتابعة التحصيل لقيمة الفواتير حسب شروط الدفع والتسليم.‬ ‫• عند تحصيل الفاتورة يتم تسجيل ميعاد السداد ورقم الشيك أو رقم إيصال توريد‬ ‫النقدية خزينة الشركة في بطاقة العميل مع التأشير علي صورة الفاتورة الموجودة‬ ‫بالمبيعات بما يفيد التحصيل ورقم مستند التحصيل كأجراء رقابي .‬
  59. 59. ‫اهم السجالت والملفات المستخدمة في إدارة‬ ‫المبيعات‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ملف طلبات عروض أسعار الواردة‬ ‫ملف عروض األسعار الصادرة‬ ‫سجل طلبيات العمالء(ملف أوامر التوريد – كارت حركة‬ ‫لكل طلبية)‬ ‫ملف أذون التسليم واألستالم للبضاعة‬ ‫ملف مراسالت متبادلة مع العمالء (بخالف الملف الموجود‬ ‫بإدارة السكرتارية)‬ ‫ملف قوائم السعار‬
  60. 60. ‫تابع أهم السجالت والملفات المستخدمة في إدارة‬ ‫المبيعات‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ملف فواتير المبيعات‬ ‫ملف كروت العمالء‬ ‫سجل العمالء وبياناتهم‬ ‫ملف إحصائيات المبيعات الفترية أو الجغرافية‬ ‫ملفات لمندوبي المبيعات‬ ‫ملفات لوكالء البيع‬ ‫ملفات للبحوث والدراسات التسويقية‬ ‫ملفات تقارير وكالء البيع‬ ‫ملفات للمعارض التي نظمتها الشركة أو تشارك فيها‬
  61. 61. ‫حالة عملية تطبيقية‬ ‫• بفرض أن الشركة التي تعمل بها (شركة السماح لألجهزة الحديثة)‬ ‫باعت بضاعة إلي العميل شركة البسمة للتجارة والتوريدات .‬ ‫• عبارة عن 002 مروحة مكتب ناشيونال رقم 10125 بسعر 081 ج‬ ‫، 52 سخان أبو للو 03 لتر رقم 03944 بسعر 572 ج‬ ‫• المطلوب : تصوير المستندات الالزمة لتنفيذ هذة الطلبية في شركة‬ ‫السماح لألجهزة الحديثة أو الواردة لها من شركة البسمة للتجارة‬ ‫والتوريدات ومن المعلوم أن الطلبية ترد بعد إعداد الكتالوج وإرساله‬ ‫للعمالء للتعرف علي إمكانيات الشركة في توريد البضائع وأنواعها‬ ‫فيقوم العميل بأرسال طلب عرض أسعار وهكذا تبدأ دورة البيع .‬
  62. 62. ‫طلب عرض أسعار‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫شركة البسمة للتجارة والتوريدات‬ ‫66ش بن سينا المنطقة التجارية- برج العرب‬ ‫إدارة المشتريات‬ ‫)‬ ‫طلب عرض أسعار رقم (‬ ‫/ /‬ ‫البلد في‬ ‫السيد :- -----------------------------------------------------------------------‬ ‫----------------------------------------------------------------------‬‫العنوان :-‬ ‫نرجو التكرم بإفادتنا بأسعاركم وشروط الدفع والتسليم لتوريد األصناف اآلتية‬ ‫م‬ ‫اسم الصنف‬ ‫رقم الصنف‬ ‫الوحدة‬ ‫الكمية‬ ‫مالحظات‬ ‫1‬ ‫2‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫مدير المشتريات‬ ‫الوظيفة :- مندوب المشتريات‬ ‫األسم :-‬ ‫التوقيع :-‬ ‫التاريخ :-‬ ‫ملحوظة إذا لم يصلنا رد خالل أسبوع من تاريخه يعتبر اعتذار عن التوريد‬ ‫ختم الشركة‬
  63. 63. ‫‪Company‬‬ ‫‪LOGO‬‬ ‫الباب الرابع‬ ‫إدارة المشتريات والمخازن‬
  64. 64. ‫تعريف إدارة المشتريات:‬ ‫• "الوظيفة المسؤلة عن تخطيط ومراقبة تنفيذ مختلف األنشطة‬ ‫المتعلقة بدورة الموارد من الوقت الذي تطلب فيه إلي الوقت‬ ‫الذي تسلم فيه إلي جهات الطلب أو جهات األستخدام"‬ ‫• أو "هي اإلدارة التي تقوم بتأمين إحتياجات المنشأة بجميع‬ ‫احتياجتها من البضائع االزمة لعملية البيع وكذلك ما يلزمها‬ ‫من مهمات وأدوات وخدمات تساعد اإلدارة في تسهيل مهمة‬ ‫اإلدارة لتحقيق أهداف المنشأة".‬
  65. 65. ‫أهم الفروق بين السلعة والخدمة‬ ‫م‬ ‫السلعة‬ ‫الخدمة‬ ‫1‬ ‫المنتج مادي ملموس‬ ‫غير مادي وغير ملموس‬ ‫2‬ ‫الملكية تنتقل بمجرد الشراء‬ ‫الملكية عامة ال تنتقل‬ ‫3‬ ‫يمكن إعادة بيع المنتج‬ ‫الخدمة اليمكن إعادة بيعها‬ ‫4‬ ‫يمكن عرض المنتج‬ ‫عادة اليمكن عرض المنتج قبل شراؤها‬ ‫5‬ ‫يمكن تخزينها بواسطة البائع أو المشتري‬ ‫عادة يصعب تخزينها‬ ‫6‬ ‫المنتج يمكن نقله‬ ‫عادة يصعب النقل‬ ‫7‬ ‫االتصال غير مباشر بين الشركة والعميل‬ ‫في معظم الحاالت اآلتصال مباشر‬ ‫8‬ ‫اإلنتاج والتوصيل يكونا في مكانين مختلفين‬ ‫اإلنتاج والتوصيل يكونا في نفس المكان‬ ‫9‬ ‫يحتاج إلي كمية كبيرة من المخزون‬ ‫يحتاج إلي كمية قليلة نسبيا من المخزون‬ ‫01‬ ‫إمكانية تقويم العمل‬ ‫في معظم األحيان اليمكن تقويم العمل‬ ‫11‬ ‫يكن قياس اإلنتاجية لفترة معينة‬ ‫اليمكن ذلك‬
  66. 66. ‫واجبات إدارة المشتريات‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫تحديد األحتياجات‬ ‫تحديد مصادر الشراء‬ ‫تحديد السعر من خالل المفاوضات مع الموردين للوصول إلي أفضل‬ ‫األصناف واألسعار والشروط‬ ‫إصدار أوامر الشراء‬ ‫متابعة أمر الشراء‬ ‫مراجعة الفواتير‬ ‫فحص واستالم البضاعة مع الفاتورة‬ ‫حفظ الملفات والوثائق والمعلومات‬ ‫• واجبات أخري مثل الفحص واألستالم التخلص من العادم والتالف‬
  67. 67. ‫دورة الشراء‬ ‫إصدار‬ ‫طلب‬ ‫الشراء‬ ‫الشعور‬ ‫بالحاجة‬ ‫للشراء‬ ‫اإلجراءا‬ ‫ت‬ ‫التكميلية‬ ‫الموافقة‬ ‫علي‬ ‫طلب‬ ‫الشراء‬ ‫الفحص‬ ‫واألستالم‬ ‫دورة الشراء‬ ‫التحقق‬ ‫من توافر‬ ‫اإلعتمادا‬ ‫ت‬ ‫متابعة‬ ‫التوريد‬ ‫فحص‬ ‫الطلب‬ ‫ومراجعة‬ ‫البيانات‬ ‫دعوة‬ ‫الموردين‬ ‫للتقدم‬ ‫بالعرو‬ ‫ض‬ ‫اختيار‬ ‫الموردين‬ ‫وإصدار‬ ‫أمر‬ ‫التوريد‬
  68. 68. ‫دورة الشراء‬ ‫• عند وصول رصيد السلعة إلي حد الطلب وبعد التأكد من‬ ‫عدم وجود الصنف أو بديل مناسب بالمخازن . ترسل‬ ‫المخازن طلب شراء إلدارة المشتريات‬ ‫• ثم تقوم إدارة المشتريات بحصر الموردين وإرسال طلبات‬ ‫عروض أسعار للموردين ترسل األصول وتسجل بريد‬ ‫صادر بالسكرتارية وتحفظ الصور بملف طلبات عروض‬ ‫أسعار للموردين‬ ‫• يقوم كل مورد بأرسال عرض األسعار الخاص به يسجل‬ ‫بريد وارد بالسكرتارية وتسلم عروض األسعار إلدارة‬ ‫المشتريات عن طريق إدارة السكرتارية‬
  69. 69. ‫تابع دورة الشراء‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫تقوم إدارة المشتريات بعمل كشف تفريغ لعروض األسعار لتسهيل‬ ‫عملية المقارنة بين الموردين‬ ‫تتم المقارنة من خالل تقييم الجودة واألسعار والوقت والكمية‬ ‫والمورد(إمكانياته المالية والفنية) .‬ ‫شروط الدفع والتسليم وخدمات ما بعد البيع .‬ ‫نتيجة التقييم السابق يتم إختيار المورد األنسب لظروف المنشأة‬ ‫وإرسال أمر التوريد (الطلبية) له والذي يمثل عقد ملزم للطرفين‬ ‫ويرسل األصل بعد أن يسجل في البريد الصادر بالسكرتارية‬ ‫ومن الصورة يسجل في كارت المورد وفي سجل طلبيات الموردين‬ ‫وتحفظ صورة في ملف الطلبيات (أوامر التوريد) وصورة في ملف‬ ‫المورد.‬
  70. 70. ‫تابع دورة الشراء‬ ‫• يقوم المورد بإرسال رسالة قبول الطلبية وتسجل بريد وارد‬ ‫بالسكرتارية بما يفيد تأكيد إستالمه أمر التوريد وتسلم‬ ‫للمشتريات للحفظ‬ ‫• يقوم المورد بإرسال البضاعة+ إذن تسليم وإستالم (أصل‬ ‫وصورة) + الفاتورة.‬ ‫• تقوم إدارة المخازن بالتوقيع علي إذن التسليم (األصل) ويرد‬ ‫إلي المورد بما يفيد اإلستالم المبدئي ثم تشكل لجنة للفحص‬ ‫واألستالم وعمل محضر فحص وأستالم الذي يحدد فيه‬ ‫درجة صالحية البضاعة ومطابقة األصناف للمواصفات‬ ‫الواردة للشركة.‬
  71. 71. ‫تابع دورة الشراء‬ ‫• وفي حالة الموافقة علي البضاعة يقوم أمين المخزن بعمل‬ ‫إذن اإلضافة بناءا علي أذن التسليم ومحضر الفحص‬ ‫واألستالم وإضافتها في كروت األصناف.‬ ‫وفي حالة عدم مطابقة األصناف للمواصفات المطلوبة يتم‬ ‫ردها اإلي العميل وتحرير إذن إرتجاع أصناف أو رسالة‬ ‫شكوي‬ ‫حسب الموقف وترسل للمورد لحل المشكلة.‬
  72. 72. ‫تابع دورة الشراء‬ ‫• بالنسبة للفاتورة (األصل) تراجع في إدارة المشتريات‬ ‫وتسجل بياناتها في كارت المورد وفي سجل فواتير الشراء‬ ‫وتحفظ صورة في ملف المورد او ملف فواتير الشراء .‬ ‫يرسل أصل الفاتورة مرفق بها (صورة طلب الشراء –‬ ‫عرض األسعار- صورة من كشف التفريغ لعروض األسعار-‬ ‫أمر التوريد- إذن التسليم – محضر الفحص واالستالم- إذن‬ ‫اإلضافة )إلدارة الحسابات للمراجعة والتسجيل والسداد‬ ‫للمورد وعند السداد تسجل في كارت المورد بأدارة‬ ‫المشتريات .‬
  73. 73. ‫أهم السجالت والملفات المستخدمة في إدارة‬ ‫المشتريات والمخازن‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ملفات كروت المخازن‬ ‫ملفات طلبات الشراء‬ ‫ملف طلبات عروض األسعار‬ ‫ملف عروض األسعار الواردة . وكشوف تفريغ عروض األسعار‬ ‫سجل طلبيات الموردين(ملف أوامر التوريد الصادرة ).‬ ‫ملف أذون التسليم واألستالم للبضاعة.‬ ‫ملف مراسالت متبادلة مع الموردين (بخالف الملف الموجود بإدارة السكرتارية).‬ ‫ملف قوائم األسعار‬ ‫ملف فواتير الشراء.‬ ‫ملف كروت الموردين.‬
  74. 74. ‫تابع أهم السجالت والملفات المستخدمة في إدارة‬ ‫المشتريات والمخازن‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫سجل الموردين وبياناتهم.‬ ‫ملفات لوكالء الشراء.‬ ‫ملف احصائيات المشتريات الفترية أو الجفرافية.‬ ‫ملفات لمندوبي المشتريات.‬ ‫ملفات للبحوث والدراسات التسويقية.‬ ‫ملفات تقارير وكالء الشراء.‬ ‫ملفات تقاريرعن المعارض التي زارها مندوبي الشركة لمعرفة أحدث األتجاهات في األسواق.‬ ‫ملفات الفحص واألستالم.‬ ‫ملفات محاضر الجرد.‬ ‫ملفات أذون اإلضافة.‬ ‫ملفات أذون الصرف من النخازن.‬ ‫ملفات أذون أرتجاع أصناف للموردين.‬
  75. 75. ‫حالة عملية‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫بفرض أنك موظف بأدارة المشتريات بشركة الوفاء التجارية 0 33ش‬ ‫األمل السادات)‬ ‫وتقوم شركتك باألتجار في األجهزة المنزلية الكهربائية وأرادت‬ ‫الشركة شراء األصناف اآلتية :‬ ‫54 ثالجة كريازي 21 قدم رقم 21415‬ ‫52 غسالة فول أتوماتيك 42 بؤنامج رقم 42435‬ ‫المطلوب: شرح وتحرير المستندات الالزمة إلتمام هذة العملية سواء‬ ‫الداخلية أو التي يتم تبادلها المشتري مع البائع‬ ‫الحظ أن العمل يبدأ من بطاقة الصنف التي تظهر رصيد الصنف عند‬ ‫حد الطلب .‬
  76. 76. ‫‪Company‬‬ ‫‪LOGO‬‬ ‫الباب الخامس‬ ‫إدارة السكرتارية‬
  77. 77. ‫تعريف إدارة السكرتارية‬ ‫• هي حلقة الوصل بين اإلدارة العليا واألدارات األخري‬ ‫بالشركة من جانب وبين الشركة والعالم الخارجي من جانب‬ ‫آخر وهي اإلدارة المعاونة لجميع األدارات األخري الموجودة‬ ‫بالشركة .‬ ‫• وذلك من خالل تنظيم وتسهيل والحفاظ علي تدفق المعلومات‬ ‫من وإلي اإلدارة .‬ ‫• وكلمة سكرتير مشتقة من الكلمة األنجليزية ‪secretary‬‬ ‫والمشتقة من كلمة ‪secret‬اي "سر" .‬
  78. 78. ‫تعريف السكرتير‬ ‫• الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره‬ ‫وترتيب أعماله وتسجيل معلوماته وتنظيم وقته بسهولة‬ ‫ويسر .‬ ‫• وتتمثل أعمال السكرتير في معالجة البريد الوارد‬ ‫والصادر وأستقبال الزوار والرد علي الهاتف وفي‬ ‫أعمال الطباعة وفي الحفظ والتصنيف وتجميع‬ ‫المعلومات ..... وغيرها‬
  79. 79. ‫شكل يوضح عالقة إدارة السكرتارية باالدارات‬ ‫األخري‬
  80. 80. ‫مسئوليات وواجبات السكرتير‬ ‫• السكرتير الناجح يجب أن يمتلك مهارات متميزة ولديه القدرة‬ ‫علي تحمل المسؤلية من واقع قدرتة علي المبادرة وسالمة‬ ‫الحكم والقدرة علي اتخاذ قرارات سليمة في نطاق عمله.‬
  81. 81. ‫األعمال التي يقوم بها السكرتير‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫معرفة مدير/ المكتب‬ ‫تنظيم أعمال اليوم وتحليلها‬ ‫إقامة عالقة طيبة مع الزمالء اآلخرين.‬ ‫إعداد البريد الصادر والوارد.‬ ‫معالجة معلومات المكتب ومصادرها.‬ ‫تحديد متنظيم المواعيد.‬ ‫إستقبال الزوار وتوديعهم.‬ ‫تنظيم وتصنيف المراسالت.‬ ‫ترتيب السفريات.‬ ‫تلقي التعليمات باالختزال وإعادة الكتابة.‬ ‫تنظيم األجتماعات.‬
  82. 82. ‫األعمال التي يقوم بها السكرتير‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫حضور اإلجتماعات وتدوين محاضر اإلجتماعات.‬ ‫إعداد وكتابة التقارير.‬ ‫نقل ما يسجله الدكتافون.‬ ‫إستخدام آلة التصوير والفاكس والتلكس والحاسب اآللي.‬ ‫إستخدام الهاتف وتسجيل البيانات الهاتفية.‬ ‫القيام باألعمال الروتينية والمكتبية.‬ ‫إعداد طلب المواد واألدوات المكتبية.‬ ‫اإلحتفاظ بالمصروفات النثرية.‬ ‫تنسيق المكتب.‬ ‫حفظ الملفات والمستندات.‬ ‫اإلشراف علي أعمال الصيانة والنظافة الدورية للمكتب.‬ ‫تدريب الكرتيرات المبتدئات واإلشراف عليهن.‬ ‫القيام باألعمال الشخصية للمدير.‬ ‫األشراف علي توجيه القائمين علي المشروبات والمأكوالت داخل المكتب.‬
  83. 83. ‫عالقة السكرتير بالعالم الخارجي‬
  84. 84. ‫الصفات الواجب توافرها في السكرتير‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫أوال : الصفات الشخصية‬ ‫أن يكون صادقا أمينا يحفظ أسرار المؤسسة.‬ ‫أن يتميز باللباقة وحسن التصرف.‬ ‫أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة وحسن األستماع.‬ ‫أن يكون قوي الثقة بنفسه ولديه السرعة واألتقان في أنجاز األعمال.‬ ‫ثانيا : الصفات العلمية‬ ‫أن يكون حاصال علي شهادة تؤهله ألعمال السكرتارية‬ ‫أن يكون واسع األطالع وملما باألنظمة والقوانين المطبقة في المؤسسة.‬ ‫أن يكون قادرا علي التعبير بلغة صحيحة باألضافة إلي التمكن من اللغة‬ ‫األنجليزية.‬
  85. 85. ‫الصفات الواجب توافرها في السكرتير‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ثالثا : الصفات العملية‬ ‫الطباعة والنسخ والتصوير واألمالء.‬ ‫معاجة البريد الوارد والصادر.‬ ‫إستعمال اآلالت الحديثة.‬ ‫مهارة التصال ومهارة تحديد المواعيد.‬
  86. 86. ‫تطبيق متطلبات األمن المكتبي‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫األمن المكتبي:‬ ‫إن أحساس الفرد باألمن والسالمة أثناء تأدية عمله يؤدي اإي مزيد من الجهد‬ ‫والعطاء للمؤسسة .‬ ‫من مشكالت األمن المكتبي :‬ ‫مثل ترك اآللة في وضع تشغيل طوال اليوم فيجب علي السكرتيرة مراعاة وضع‬ ‫اآللة في حالة انتظار حتي ال تفاجأ بتوقف اآللة عن العمل.‬ ‫وقوع أجسام من المكتب أو كبائن الحفظ نيجة عدم وضعها بطريقة صحيحة.‬ ‫التوضع كبائن الحفظ خلف البواب أو بأتجاه سير األفراد.‬ ‫وضع شاشة الكمبيوتر مواجة للجالس وال تكون اإلضاءة معاكسة لها كذلك لوحة‬ ‫المفاتيح غير المعة وكابالت السالك معزولة ومنفصلة عن اتجاه سير األفراد.‬
  87. 87. ‫واألمن الشخصي‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫األمن الشخصي:‬ ‫هو عبارة عن عناية السكرتيرة بنفسها مثل :‬ ‫عدم ارتداء أحذية ذات كعب علي حتي ال تتعرض للسقوط.‬ ‫عدم ارتداء المالبس الضيقة والقصيرة ألنها التساعد علي‬ ‫الحساس بالراحة خالل يوم العمل.‬ ‫أسلوب تصفيف الشعر ولبس حلي زائد وطول أظافراليد كلها‬ ‫أمور التساعد السكرتيرة علي القيام بعملها بصورة مناسبة‬ ‫وتسبب الكثير من المشاكل.‬
  88. 88. ‫واجبات ومهام السكرتير‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫أوال : ترتيب العمل اليومي :‬ ‫يجب علي السكرتير ترتيب العمل اليومي حسب األولويات التي‬ ‫يحتاجها العمل (األهم- المهم- األقل أهمية)ويراعي أيضا الوقت‬ ‫المخصص ألداء هذة األعمال حتي تتم بكفاءة وفاعلية وأيضا مراعاة‬ ‫منحي الجهد اه ففي الصباح يكون الجهد مرتفع نتيجة األحساس‬ ‫بالنشاط والحماس للعمل‬ ‫ فيتم القيام باألعمال الصعبة التي تحتاج اإي تركيز.‬‫وفي فترة الظهيرة يقل الجهدويبدأالمنحي في األنخفاض ويتم القيام‬‫باألعمال السهلة مثل الحفظ.‬ ‫ في المساء يبدأ المنحي في الرتفاع مرة ثانية ويتم القيام باألعمال‬‫المهمة أيضا.‬
  89. 89. ‫منحني الجهد‬ 5 4.5 4.4 4 3.5 3 Column1 Series 2 2.5 Column2 2 Column3 1.5 1 0.5 0 Category 1 Category 2 ‫في الصباح‬ Category 3 ‫في الظهيرة‬ Category 4 category5 category6 ‫في المساء‬
  90. 90. ‫ثانيا: تنسيق مواعيد المدير:‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫يتم تحديد وتسجيل مواعيد المقابالت في المفكرة‬ ‫الوسائل التي يمكن بها تحديد المواعيد‬ ‫الهاتف‬ ‫الرسائل الشخصية‬ ‫الحضور الشخصي للزائر‬ ‫السكرتير الشخصي الزائر‬ ‫:‬
  91. 91. ‫قبل جدولة المواعيد يجب علي السكرتير مراعاة‬ ‫اآلتي‬ ‫• 1.أن يكون السكرتير علي علم باألوقات التي يفضلها المدير‬ ‫لمقابلة الزوار‬ ‫• 2.تخصيص الوقت المناسب لكل مقابلة‬ ‫• 3.عند ألغاء موعد تم تحديدة من قبل يجب علي السكرتير‬ ‫تبليغ الزائر قبلها بوقت كاف بهذا األلغاء مع األعتذار له‬ ‫وتحديد موعد في أقرب فرصة مع عدم األفصاح عن أي‬ ‫معلومات سرية أو شخصية‬
  92. 92. ‫مفكرة أوأجندة المواعيد‬ ‫مواعيد يوم ........الموافق .../..../0002‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫03.7‬ ‫00.8‬ ‫00.9‬ ‫03.9‬ ‫00.01‬ ‫00.11‬ ‫03.11‬ ‫00.21‬ ‫03.21‬ ‫00.1‬ ‫03.1‬ ‫00.2‬ ‫03.2‬ ‫00.3‬ ‫00.4‬
  93. 93. ‫ثالثا : تنسيق وترتيب حجرة المدير :‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫.ترتيب األثاث بطريقة تتسم بالبساطة واألناقة واألستخدام‬ ‫الجيد لمساحة المكان.‬ ‫2.إستخدام الزهور في تجميل المكان.‬ ‫3.إنسجام األلوان المستخدمة في حجرة المدير.‬ ‫4.توفير اإلضاءة والتهوية الصحيحة والتدفئة في المكان.‬ ‫5.ترتيب وضع األجهزة واألدوات في حجرة المدير.‬ ‫6.عمل لوحات توضيحية وإرشادية ووضعها في مكان‬ ‫ظاهر.‬
  94. 94. ‫رابعا : إستقبال الزوار:‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫.يجب علي السكرتير الترحيب بالزوار وأن يكون لبقا ذكيا في التعامل‬ ‫معهم وأن يشعر الزائر بإهتمام المؤسسة به. لذلك يجب أتباع األتي :‬ ‫1.اإلهتمام بقاعة استقبال الزوار من حيث األثاث والنظافة.‬ ‫2.االنصات للزائر واألهتمام به وحسن معاملته.‬ ‫3.المظهر الجيد للسكرتير.‬ ‫4.يمكن توزيع كتيبات ونشرات عن مشاريع الشركة.‬ ‫5.االلمام باألنماط المختلفة للزائرين وخصائصهم وسلوكهم.‬
  95. 95. ‫الجدول اآلتي يبين بعض أنماط األفراد وكيفية‬ ‫التعامل معهم :‬ ‫خصائص الزائر‬ ‫متردد‬ ‫سلوكه‬ ‫اليستقر علي رأي ثابت‬ ‫منخفض الذكاء‬ ‫ال تغريه األفكار الجديدة‬ ‫زائر مشاهد‬ ‫يدخل الشركة لمجرد التسلية‬ ‫والمشاهدة‬ ‫زائر تقليدي‬ ‫مشاكس‬ ‫يهتم جدا بالتفاصيل‬ ‫كثير األعتراض‬ ‫حاسم‬ ‫يصغي ويستمع‬ ‫ذكي‬ ‫يقدم اعتراضات بناءة‬ ‫كيفية التعامل معه‬ ‫معونة علي معرفة ما يريد وازالة‬ ‫تردده‬ ‫مجاراتة واألعتماد علي الخبرات‬ ‫السابقة‬ ‫خلق الرغبة للتعامل مع الشركة‬ ‫مع شرح المزايا التي تعود عليه‬ ‫عند التعامل معنا‬ ‫استمر في موقفك اإليجابي‬ ‫اقناعه بوجود رد علي كل‬ ‫األعتراضات‬ ‫يحتاج إلي عناية ومنطقية في‬ ‫الحديث‬ ‫كن يقظا منتبها‬
  96. 96. ‫خامسا : استخدام اآلالت المكتبية الحديثة:‬ ‫1.‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫.آلة التصوير:‬ ‫معرفة الطريقة التي يتم بها تصوير الورق وأنواع األوراق ومكان وضع األوراق‬ ‫في الدرج وكيفية تصوير عدة نسخ وتكبير الصورة وتصغيرها.‬ ‫2.الفاكس :‬ ‫يصور عن بعد صورة طبق األصل (صورة فاكس) يتم نقلها عبر أسالك‬ ‫التليفون .‬ ‫في حالة األستقبال : بمجرد أن يدق جرس جهاز الفاكس يقوم السكرتير بفتح الخط‬ ‫الستقبال الفاكس المرسل ويسجل في دفتر البريد الوارد مع توخي الحذر عند‬ ‫فصل الرسالة التي تم استقبالها حتي ال تتمزق .‬ ‫في حالة اإلرسال : يتم طلب رقم الفاكس المرسل إليه الرسالة ثم ينتظر حتي‬ ‫يصدر صوت معين من الجهاز يوضح أن الخط مفتوح لدي المستقبل الستقبال‬ ‫الفاكس ثم يعطي أمر أبدأ علي جهاز الفاكس ويسجل الفاكس المرسل في دفتر‬ ‫البريد الصادر .‬
  97. 97. ‫تابع استخدام اآلالت المكتبية الحديثة‬ ‫3..التليفون : يجب علي السكرتير أن يأخذ في األعتبار المور التالية عند التحدث في التليفون‬ ‫• - التحدث بأسلوب هاديء وواضح‬ ‫• - السرعة في اإلجابة والرد علي التليفون والحفاظ علي سرية األتصال.‬ ‫• -األصغاء وعدم المقاطعة في الحديث وعدم أنهاء المكالمة إذا كان مستقبال لها‬ ‫• أوال: عند استقبال مكالمة تليفونية :‬ ‫• الرد بسرعة عند الرنة الثانية.‬ ‫• ويعلن السكرتير عن اسمه واسم الشركة واإلدارة التابع لها .‬ ‫• أن يسجل المكالمة في نموذج محادثة تليفونية المعد لذلك موضحا اسم المتحدث وسبب األتصال‬ ‫ووقت األتصال وعنوان المتصل .‬ ‫• أن يع المتحدث ينهي المكالمة.‬ ‫• وضع الهاتف بشكل يسمح بأستخدام اليد اليمني في الكتابة والسماعة في اليد اليسري .‬ ‫• إنهاء المكالمة بعبارة بسيطة .‬
  98. 98. ‫تابع استخدام اآلالت المكتبية الحديثة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ثانيا : التحضير لمكالمة تليفونية :‬ ‫1- تسجيل أرقام التليفونات في مفكرة .‬ ‫2- اعداد المستندات التي سيتم استخدامها .‬ ‫3- قبل البدء بالحديث يعرف السكرتير نفسه ومؤسسته.‬ ‫4- تحضير ورقة وقلم لتدوين أي مالحظات من المتحدث إليه.‬ ‫5- مراعاة اختيار الوقت المناسب الجراء المحادثة التليفونية.‬ ‫6- تحديد المواضيع التي تتم بشأنها المكالمة مسبقا.‬ ‫7- عمل دليل تليفوني ليسهل عمل السكرتير وكذلك دليل تليفون‬ ‫العمالء والموردين للشركة.‬ ‫8- عدم استخدام التليفون في األغراض الشخصية.‬
  99. 99. ‫صفحة من مذكرة محادثة تليفونية‬ ‫تليفونيا‬ ‫•‬ ‫مذكرة محادثة‬ ‫•‬ ‫التاريخ : ----------------------‬ ‫شخصيا‬ ‫الوقت : -----------------‬ ‫يرجى معاودة‬ ‫األتصال‬ ‫سيتم األتصال الحقا‬ ‫يريد القيام بزيارة‬ ‫للمعرفة‬ ‫للعمل‬ ‫الموضوع : ----------------------------------‬ ‫مضمون الرسالة :‬ ‫•‬ ‫--------------------------------------------------------‬‫--------------------------------------------------------‬‫تم أخذ المكالمة من : -------------------------------------‬ ‫القسم : -------------------------------‬ ‫النجازها من :‬ ‫الشخص المسئول : -----------------------‬
  100. 100. ‫تابع استخدام اآلالت المكتبية الحديثة‬ ‫• 4. الكمبيوتر :‬ ‫• استخدام الكمبيوتر يوفر الجهد والوقت والمال وعلي معالجة‬ ‫البيانات والمعلومات بسرعة مذهلة واألحتفاظ بها واالحصول‬ ‫عليها بطريقة سريعة وفعالة وأيضا ساعد في أتخاذ القررات‬ ‫السريعة والدقيقة والحصول علي بدائل ووسائل متعددة في‬ ‫حل المشكالت .‬
  101. 101. ‫سادسا : كتابة الرسائل والتقارير :‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫أوال : الرسائل :‬ ‫تعتبر الرسائل ون وسائل األتصال الهامة‬ ‫من صفات الرسالة الجيدة : األختصار – الوضوح –‬ ‫السهولة – الذوق واللباقة‬ ‫أنواع الرسائل : رسائل شخصية – رسائل حكومية –‬ ‫رسائل تجارية .‬ ‫أنواع الرسائل التجارية : تنقسم إلي : رسالة تجارية عادية –‬ ‫المذكرة – بطاقة البريد .‬
  102. 102. ‫تابع كتابة الرسائل والتقارير :‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫أجزاء الرسالة التجارية :‬ ‫1- رأس الرسالة ويتكون من :‬ ‫إسم المنشأة وعنوانها – نوع النشاط التي تقوم به .‬ ‫بيانات أخري عن المنشأة مثل ت (تليفون) – ص.ب (رقم صندوق بريد)- س.ت (رقم سجل تجاري) –‬ ‫ع.ب (العنوان البرقي)‬ ‫تاريخ الرسالة‬ ‫رقم الرسالة‬ ‫ملخص موضوع الرسالة‬ ‫2- إسم وعنوان المرسل إليه‬ ‫مرفقات‬ ‫4- موضوع الرسالة‬ ‫3- التحية األفتتاحية‬ ‫6- التوقيع‬ ‫5- التحية الختامية‬
  103. 103. ‫نموذج تخطيطي لرسالة تجارية‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫اسم الراسل‬ ‫عنوان الراسل‬ ‫س. ت :‬ ‫ص. ب :‬ ‫عنوان برقي :‬ ‫تحريرا في : / /‬ ‫الرجاء عند الرد ذكر الرقم : ------‬ ‫السيد/ اسم المرسل إليه‬ ‫----------------‬‫البلد‬ ‫عنوان المرسل إليه‬ ‫التحية األفتتاحية‬ ‫الموضوع -----------------------------------------------------‬ ‫التحيةالختامية‬ ‫التوقيع‬ ‫اسم الراسل‬ ‫وظيفته‬ ‫المرفقات‬ ‫ت:‬ ‫فاكس :‬ ‫بريد ألكتروني :‬ ‫بشأن : --------‬
  104. 104. ‫تابع كتابة الرسائل والتقارير :‬ ‫ثانيا : التقارير : تقرير هو عرض المعلومات والحقائق •‬ ‫الخاصة بموضوع معين عرضا مبسطا واستخالص النتائج‬ ‫والتوصيات واألقتراحات التي تتوافق مع نتائج التحليل .‬ ‫•‬ ‫أنوع التقارير : ( رسمية – غير رسمية – (.‬ ‫شبه رسمية‬ ‫مكونات التقرير : صفحة العنوان – الملخص – صفحة •‬ ‫المحتويات- المقدمة – محتوي التقرير – األستنتاجات –‬ ‫التوصيات – الملحق والمرفقات – قائمة المصادر – قائمة‬ ‫الموضوعات .‬
  105. 105. ‫سابعا : معالجة البريد الوارد والصادر :‬ ‫•‬ ‫معالجة البريد الوارد والخطابات :‬ ‫خطوات معالجة البريد الوارد : •‬ ‫1. استالم المنشأة للبريد الوارد ويتم ترقيمه . •‬ ‫2. فتح البريد ماعدا السرية والشخصية. •‬ ‫3. تسجيل البريد في دفتر البريد الوارد وختمها بختم الوارد. •‬ ‫4. فرز البريد. •‬ ‫• 5. تسليم المراسالت إلي اإلدارات المختصة.‬
  106. 106. ‫دفتر البريد الوارد‬ ‫شركة النيل لتجارة كماليات الدراجات‬ ‫299 شارع كورنيش النيل – مصر القديمة‬ ‫القاهرة‬ ‫دفتر البريد الوارد ----------------------------------------------‬ ‫الصفحة ------------‬ ‫التاريخ‬ ‫اسم الراسل‬ ‫نوع الرسالة‬ ‫رقم الرسالة‬ ‫القسم المختص‬ ‫اسم المستلم‬
  107. 107. ‫معالجة البريد الصادر :‬ ‫• هو كل ما يصدر عن الشركة من مراسالت إي عمالئها او المؤسسات األخري‬ ‫•‬ ‫خطوات معالجة البريد الصادر:‬ ‫1. إعداد الرسالة وكتابتها وطباعتها •‬ ‫2. فهرسة الرسالة وترقيمها •‬ ‫3. توقيع الرسالة •‬ ‫4. التسجيل في دفتر البريد الصادر •‬ ‫5. وضع الرسالة في مظروف •‬ ‫6. طباعة عنوان المرسل إليه علي الغالف •‬ ‫7. إرسال الرسالة عن طريق البريد •‬ ‫• 8. اإلحتفاظ بنسخ من المراسالت الصادرة‬
  108. 108. ‫دفتر البريد الصادرد‬ ‫شركة النيل لتجارة كماليات الدراجات‬ ‫299 شارع كورنيش النيل – مصر القديمة‬ ‫القاهرة‬ ‫دفتر البريد الصادر ----------------------------------------------‬ ‫الصفحة ------------‬ ‫التاريخ‬ ‫اسم المرسل إليه‬ ‫نوع الرسالة‬ ‫رقم الرسالة‬ ‫القسم المختص‬ ‫اسم المستلم‬
  109. 109. ‫ثامنا : التصنيف والترتيب والفهرسة والحفظ‬ ‫طرق التصنيف وأشكاله : التصنيف الجغرافي والموضوعي •‬ ‫والتاريخي واإلسمي والشكلي‬ ‫أشكال الترتيب (الترميز) : رقمي – أبجدي – رقمي وأبجدي •‬ ‫أشكال الفهارس : الفهرس المجلد – فهرس البطاقات السائبة – فهرس •‬ ‫البطاقات المرئية (المنظورة) – فهرس البطاقات الرئيسية.‬ ‫أما بالنسبة للحفظ : يتم أستخدام ملف لكل مستند او ملف لكل عملية •‬ ‫بادارة معينة ويراعي استخدام الفواصل داخل الملف للفصل بين‬ ‫األوراق .‬ ‫• معدات وأجهزة الحفظ: كبائن الحفظ- الرفوف- مكتبة الحائط-‬ ‫الدواليب المعدنية- الميكروفيلم وغيرها.‬
  110. 110. ‫تاسعا : بعض أعمال السكرتير األخري :‬ ‫• -القيام بالتسهيالت المختلفة واالتصاالت االزمة عند سفر‬ ‫المدير أو عند وصوله أو عند وصول الشخصيات الهامة.‬ ‫2- تنظيم األجتماعات (قبل – بعد - أثناء). •‬ ‫3- تنظيم حفالت األستقبال . •‬ ‫4- عرض النشرات والتعليمات اإلدارية علي الموظفين . •‬ ‫• 5- متابعة إجراءات الصيانه الفنيه لالالت الموجودة بالشركة‬ ‫عن طريق المختصصين .‬
  111. 111. ‫كارت الصنف‬ ‫•‬ ‫س.ت شركة النيل لتجارة كماليات الدراجات‬ ‫299 شارع كورنيش النيل – مصر القديمة‬ ‫قطاع الموارد البشرية والشئون اإلدارية‬ ‫اإلدارة العامة لشئون العاملين‬ ‫إدارة السكرتارية‬ ‫التاريخ‬ ‫الوارد‬ ‫اسم الصنف‬ ‫المنصرف‬ ‫الرصيد‬ ‫الوحدة‬ ‫البيان‬ ‫االسم‬ ‫التوقيع‬
  112. 112. ‫ملفات قسم السكرتارية‬ ‫• - ملف الرسائل الهاتفية .‬ ‫2- ملف المذكرات والتقارير . •‬ ‫3- ملف محاضر األجتماعات . •‬ ‫4- ملف كروت صنف لالدوات المكتبية. •‬ ‫5- سجل البريد الوارد . •‬ ‫6- سجل البريد الصادر . •‬ ‫7- ملف صيانة األجهزة . •‬ ‫8- ملفات النشرات والتعليقات . •‬ ‫• 9- فهرس عناوين العمالء والموردين .‬
  113. 113. ‫العاشر : عمل كروت صنف األدوات المكتبية :‬ ‫يجب علي السكرتير عمل كروت صنف األدوات المكتبية •‬ ‫التي توجد بإدارة السكرتارية ويتبع اآلتي :‬ ‫1- يسجل الوارد والمنصرف من كل صنف علي حدة وذلك •‬ ‫لمعرفة الرصيد المتبقي من األصناف .‬ ‫2- يقوم بإعداد كارت صنف لكل صنف مع بيان سبب •‬ ‫السحب من الصنف .‬ ‫3- يتم التسجيل في كارت الصنف يدويا أو آليا بأستخدام •‬ ‫الكمبيوتر حسب طبيعة العمل بإدارة السكرتارية.‬
  114. 114. ‫‪Company‬‬ ‫‪LOGO‬‬ ‫الباب : السادس‬ ‫الربط بين اإلدارات‬ ‫المختلفة بالشركة‬
  115. 115. ‫التقويم‬ ‫• 1- انواع الهياكل التنظيمية:‬ ‫الخط الواحد - الهيكل األستشاري –هيكل الخطوط المتعددة‬ ‫2-‬

×