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Presentazione del webinar su vendor e project management volto alla revisione delle best practice in fatto di selezione, valutazione, analisi prestazionale e sviluppo delle risorse e in fatto di ...

Presentazione del webinar su vendor e project management volto alla revisione delle best practice in fatto di selezione, valutazione, analisi prestazionale e sviluppo delle risorse e in fatto di gestione progetti, con particolare attenzione alla definizione e distinzione dei ruoli e dei profili di vendor manager e di project manager nell’industria della traduzione, specialmente per quanto riguarda le fasi di analisi preventiva, programmazione e monitoraggio e i relativi strumenti.

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    Vendor & Project Management Vendor & Project Management Presentation Transcript

    • Luigi Muzii (sQuid)Vendor & Project Management
    • Vendor Management  Definizione  Ruolo del vendor manager  Best practice Project Management  Definizione  Ruolo del project manager  Principi di base Sovrapposizioni Programma
    • Vendor Management
    • Massimizzazione del valore aggiunto dai fornitori  Controllo dei costi, ottimizzazione della qualità e riduzione dei rischi  Selezione  Categorizzazione  Metriche  Sviluppo, gestione e controllo  Contratti  Rapporti  Prestazioni Vendor Management
    • Strategie  Ricerca e selezione  Valutazione e anticipazione esigenze  Analisi del mercato  Analisi costi/benefici  Misure  Criteri  Attese  Rischi  Impatto  Vendor Relationship Management  Sistematizzazione  Segmentazione  Fornitori strategici, tattici e transazionali  Integrazione nei processi  Due diligence
    • RFP (Request For Proposal) e RFI (Request For Information)  Valutazione delle risposte  Analisi post-mortem Rating  Criteri di valutazione  Due diligence sui fornitori  Analisi di valore  Analisi costi/benefici Strategie negoziali Pianificazione
    • Selezione  Definizione dei requisiti  Definizione dei criteri di selezione  Analisi fit-gap  Valutazione e riscontro referenze Accordi di servizio  Definizione dei termini contrattuali  Verifica di sostenibilità  Individuazione di alternative Sviluppo risorse  Pianificazione  Monitoraggio Esercizio
    • Processo di selezione Checklist Test, referenze, campioni Candidato  Approvato  Scala di valori  Numero di progetti di prova
    • Metriche  Indicatori di prestazione  Costi  Tempi  Valore Scorecard  Obiettivi  Misure  Risultati Reporting  Segmentazione  Diagrammi prestazionali Analisi prestazionale
    • Il vendor manager Valuta le esigenze  Analisi, verifica prestazionale, pianificazione Seleziona le risorse e verifica le credenziali  Titoli, esperienza, affidabilità, reputazione, tecnologie e strumenti, produttività Definisce gli accordi di servizio Concorda i compensi Valuta le prestazioni Mantiene il contatto  Aggiornamento dati, disponibilità, formazione
    • Il vendor manager Non gestisce persone e processi Non trova i traduttori più adatti (a un incarico) Non prepara il materiale Non effettua le verifiche finali
    • Project Management
    • Metodologia di supporto alla gestione dei progetti per centrare gli obiettivi nei tempi previsti, rispettando i costi preventivati e garantendo il livello di qualità desiderata  Applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche (knowledge, skills, tools & techniques, KSTT) per soddisfare le esigenze e le attese del cliente  Applicabili, in linea generale, a qualunque tipo di progetto Definizione
    •  Concezione ed analisi preliminare  Obiettivi  Ambito  Schema di massima  Specifiche  Fattibilità  Desiderabilità  Definizione del progetto  Piano  Budget  Tempificazione  Proposta d’accordo  Coinvolgimento del management  Organizzazione e avvio del progetto  Assegnazione risorse  Definizione responsabilità  Struttura organizzativa  Piano di dettaglio  Avvio  Esecuzione del progetto  Gestione  Misura  Controllo  Ri-pianificazione  Risoluzione problemi  Conclusione del progetto  Chiusura  Documentazione  Review  Rilascio risorse e scioglimento team di progetto Ciclo di vita di un progetto
    • Avvio  Preparazione e attivazione del progetto Esecuzione  Coordinamento delle risorse di progetto in funzione della realizzazione del piano di progetto Controllo  Verifica dello stato di avanzamento del progetto e del raggiungimento degli obiettivi  Adozione di eventuali correttivi Chiusura  Accettazione degli esiti finali, conclusione del progetto e relativa formalizzazione Esecuzione
    • Definizione obiettivi Pianificazione interventi Definizione attività Individuazione risorse Sequenza attività Stima durata attività Stima costi Definizione programma Costi a budget Sviluppo project plan Processi
    • Punto nodale di tutte le attività del progetto  Massima responsabilità sul progetto (successo/fallimento)  Minima autorità nella direzione del personale  Negozia (con il vendor manager) il personale necessario al progetto Il project manager
    • Durata del progetto (consegna)  Attività che possono influire su di essa  Inizio e fine delle singole attività  Margini temporali per ritardo o prolungamento senza influenza sulla durata  Concentrazione di risorse Costi complessivi  Prolungamento del progetto  Ampliamento di risorse Informazioni essenziali per il project manager
    • Organizzazione dei gruppi di lavoro interni Programmazione delle attività Selezione, gestione e coordinamento delle risorse  Motivazione del personale Gestione (assicurazione) della qualità Gestione dei costi Compiti del project manager
    • Documenti di riferimento  Budget  Contratti  Scheda progetto Documenti di progetto  Piano di progetto  Piano dei rischi  Richieste di modifiche  Report di avanzamento  Report di chiusura  Relazione post mortem Documenti
    •  Durata attività  Stima del numero di ore/uomo necessarie per completare ogni singola attività  Programma  Analisi della sequenza e della durata delle attività  Analisi dei requisiti  Risorse  Risorse  Tipo e quantità  Personale, materiali  Costi  Stima approssimata dei costi in base alle risorse  Budgeting  Allocazione dei costi complessivi stimati ai singoli pacchetti di lavoro (work package) Project plan
    • Dividere il progetto in attività e mansioni  Elenco di tutte le attività  Durata di ognuna  Vacanze e ferie  Responsabilità  Deliverable Stimare tempo e risorse necessari per completare ogni singola mansione  La produttività non è proporzionale al numero di persone che lavorano su una singola mansione  Aggiungere personale in un progetto in ritardo può aumentare ancora di più il ritardo Programma
    • WBS (Work Breakdown Structure)  Suddivisione del progetto in attività e scomposizione dettagliata del lavoro PERT (Program Evaluation-Review Techniques)  Reticolo per la rappresentazione grafica dei legami logici tra attività CPM (Critical Path Method)  Individuazione delle attività “critiche” di un progetto GANTT  Diagramma di rappresentazione delle attività su scala cronologica Strumenti per lo sviluppo del project plan
    • WBS  Individuazione scopo del lavoro  Suddivisione per parti funzionali  Individuazione elementi finali di scomposizione (work package) e singole attività OBS  Strutturazione dell’organizzazione in termini di responsabilità  Individuazione univoca dei responsabili dei work package Strutture di scomposizione (breakdown)
    • PERT  Dipendenze e cammino critico Grafico a barre  Calendario lavori Gantt  Suddivisione del lavoro in mansioni  Non devono essere troppo piccole (una settimana o due di lavoro)  Temporizzazione Grafo delle attività (PERT), a barre e diagramma di Gantt
    •  ES  Earliest Start  Giorno minimo di inizio dell’attività a partire dal minimo tempo necessario per le attività che precedono  EF  Earliest Finish  Dato ES e la durata dell’attività, il giorno minimo in cui l’attività può terminare  LF  Latest Finish  Il giorno massimo di fine di un’attività senza che si crei ritardo per quelle che dipendono da essa  LS  Latest Start  Dato LF e la durata dell’attività, il giorno massimo di inizio dell’attività senza provocare ritardo per quelle che dipendono da essa PERT
    • Piano di progetto I colori indicano le fasi
    • Piano di progetto
    • WBS (Work Breakdown Structure) Progetto Attività 1 Attività 2 ... Attività n Deliverable Sub-deliverable Deliverable Sub-deliverable Deliverable Sub-deliverable
    • Matrice delle responsabilità WBS OBS
    • Istogramma risorse  Rappresentazione visiva distribuzione impegni nel tempo  Risultato tempificazione attività (Gantt)  Confronto puntuale fra risorse necessarie e disponibili  Evidenziazione sovra-utilizzi (overload) o sotto-utilizzi (underload) Piano di progetto Richiesta Disponibilità Sovraccarico Sottocarico 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 1° sett 2° sett 3° sett 4° sett 5° sett 6° sett 7° sett 8° sett 9° sett 10° sett 11° sett 12° sett
    • Piano di progetto
    • PERT
    • Preparato dal localization manager in funzione del livello di localizzazione programmato Indica le modalità, i tempi e cosa deve essere localizzato Usato spesso per i processi d’asta Nei casi di prodotti complessi spiega come funziona il prodotto Delinea i rapporti tra le persone coinvolte Contiene una guida di stile e i template per i vari locale Localization kit
    •  Istruzioni relative a requisiti, scadenze e comunicazioni  Requisiti di sistema  Indicazione dei linguaggi di sviluppo e del compilatore adottati  Indicazioni sulla piattaforma di sviluppo  Cenni sull’architettura del prodotto  Indicazioni sul trattamento dei file della documentazione e della guida in linea  Piattaforma di sviluppo della guida in linea  Font utilizzati  Modalità di generazione di eventuali file HTML  Mappa di eventuali corrispondenze  Piattaforma di test da utilizzare  Formato e modalità di trattamento delle eventuali memorie di traduzione  Commenti e annotazioni sulla qualità e l’affidabilità delle memorie di traduzione  Indicazioni per il trattamento del materiale non testuale  Screen capture  Elenco dei deliverable attesi  Materiale da localizzare  BOM (Bill Of Materials)  Attenzione ai file corrotti, mancanti o estranei al progetto  File compresso che replica la struttura delle directory  Guida in linea compilata e in formato sorgente  Documentazione in formato sorgente e finale  Grafici in formato sorgente  In caso di aggiornamento, versione precedente dello stesso materiale  Sorgenti e localizzato  Eseguibili  Glossari  Eventuali memorie di traduzione  Guida di stile  Trattamento di scorciatoie e combinazioni di tasti Checklist di preparazione di un localization kit
    • Esame generale dello stato dei lavori rispetto al programma  In tempo  In ritardo  In anticipo Imprevisti  Ritardi/problemi Stato di avanzamento
    • Comunicazioni continue tra project manager e membri del team di progetto sullo stato di avanzamento  Identificazione tempestiva dei problemi che potrebbero pregiudicare il raggiungimento degli obiettivi di progetto  Analisi dei carichi di lavoro delle risorse per scongiurare le sovrassegnazioni Apporto di modifiche correttive alla pianificazione Misurazione delle prestazioni Esecuzione e controllo
    • Calendario incontri Strumenti  Extranet  Accessibile 24/7/365  Versioning & status reporting  Mailing list  Diario attività Protocolli Comunicazioni
    • Elenco dei deliverable  Per cliente  Per collaboratori  Da ricevere Ritardi e problemi  Data di consegna prevista  Stima dei costi  Stato obiettivi intermedi  Impatto sul programma Proiezioni  Su stime iniziali  Scostamenti  Cause Azioni correttive Riepilogo
    • Lavorare meglio e più in fretta 1. Campo di applicazione a. Oggetto del progetto b. Data di scadenza c. Modalità di consegna d. Termini di pagamento
    • Lavorare meglio e più in fretta 2. Modifiche in corso d’opera a. Contenere numero e/o impatto delle modifiche b. Istituire processi di controllo
    • Lavorare meglio e più in fretta 3. Fissare le milestone a. Definire i deliverable
    • Lavorare meglio e più in fretta 4. Definire e applicare metriche e misure a. Determinare la durata media di ogni attività a. Rilevare avvio e completamento
    • Lavorare meglio e più in fretta 5. Redigere un rapporto post mortem a. Errori b. Successi
    • Applicazioni ProjectLibre http://www.projectlibre.org Clocking IT http://www.clockingit.com/