Luigi Muzii
(sQuid)Vendor & Project
Management
Vendor Management
 Definizione
 Ruolo del vendor manager
 Best practice
Project Management
 Definizione
 Ruolo del ...
Vendor Management
Massimizzazione del valore aggiunto dai fornitori
 Controllo dei costi, ottimizzazione della qualità e riduzione dei ris...
Strategie
 Ricerca e selezione
 Valutazione e anticipazione esigenze
 Analisi del mercato
 Analisi costi/benefici
 Mi...
RFP (Request For Proposal) e RFI (Request For Information)
 Valutazione delle risposte
 Analisi post-mortem
Rating
 C...
Selezione
 Definizione dei requisiti
 Definizione dei criteri di selezione
 Analisi fit-gap
 Valutazione e riscontro ...
Processo di selezione
Checklist
Test, referenze, campioni
Candidato  Approvato
 Scala di valori
 Numero di progetti ...
Metriche
 Indicatori di prestazione
 Costi
 Tempi
 Valore
Scorecard
 Obiettivi
 Misure
 Risultati
Reporting
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Il vendor manager
Valuta le esigenze
 Analisi, verifica prestazionale, pianificazione
Seleziona le risorse e verifica l...
Il vendor manager
Non gestisce persone e processi
Non trova i traduttori più adatti (a un incarico)
Non prepara il mate...
Project Management
Metodologia di supporto alla gestione dei progetti per centrare gli obiettivi
nei tempi previsti, rispettando i costi pre...
 Concezione ed analisi preliminare
 Obiettivi
 Ambito
 Schema di massima
 Specifiche
 Fattibilità
 Desiderabilità
...
Avvio
 Preparazione e attivazione del progetto
Esecuzione
 Coordinamento delle risorse di progetto in funzione della r...
Definizione
obiettivi
Pianificazione
interventi
Definizione
attività
Individuazione
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Sequenza
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Stima
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Punto nodale di tutte le attività del progetto
 Massima responsabilità sul progetto (successo/fallimento)
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Durata del progetto (consegna)
 Attività che possono influire su di essa
 Inizio e fine delle singole attività
 Margin...
Organizzazione dei gruppi di lavoro interni
Programmazione delle attività
Selezione, gestione e coordinamento
delle ris...
Documenti di riferimento
 Budget
 Contratti
 Scheda progetto
Documenti di progetto
 Piano di progetto
 Piano dei ri...
 Durata attività
 Stima del numero di ore/uomo necessarie per completare ogni singola attività
 Programma
 Analisi del...
Dividere il progetto in attività e mansioni
 Elenco di tutte le attività
 Durata di ognuna
 Vacanze e ferie
 Responsa...
WBS (Work Breakdown Structure)
 Suddivisione del progetto in attività e scomposizione dettagliata del lavoro
PERT (Prog...
WBS
 Individuazione scopo del lavoro
 Suddivisione per parti funzionali
 Individuazione elementi finali di scomposizio...
PERT
 Dipendenze e cammino critico
Grafico a barre
 Calendario lavori
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 Suddivisione del lavoro in mansioni
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 ES
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 Giorno minimo di inizio dell’attività a partire dal minimo tempo necessario per le attività che
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Piano di progetto
I colori indicano le fasi
Piano di progetto
WBS (Work Breakdown Structure)
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Deliverable
Sub-deliverable
Deliverable
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Matrice delle responsabilità
WBS
OBS
Istogramma risorse
 Rappresentazione visiva distribuzione impegni nel tempo
 Risultato tempificazione attività (Gantt)
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Piano di progetto
PERT
Preparato dal localization manager in funzione del livello di localizzazione
programmato
Indica le modalità, i tempi e c...
 Istruzioni relative a requisiti, scadenze e comunicazioni
 Requisiti di sistema
 Indicazione dei linguaggi di sviluppo...
Esame generale dello stato dei lavori rispetto al programma
 In tempo
 In ritardo
 In anticipo
Imprevisti
 Ritardi/p...
Comunicazioni continue tra project manager e membri del team di progetto
sullo stato di avanzamento
 Identificazione tem...
Calendario incontri
Strumenti
 Extranet
 Accessibile 24/7/365
 Versioning & status reporting
 Mailing list
 Diario ...
Elenco dei deliverable
 Per cliente
 Per collaboratori
 Da ricevere
Ritardi e problemi
 Data di consegna prevista
 ...
Lavorare meglio e più in fretta
1. Campo di applicazione
a. Oggetto del progetto
b. Data di scadenza
c. Modalità di conseg...
Lavorare meglio e più in fretta
2. Modifiche in corso d’opera
a. Contenere numero e/o impatto delle modifiche
b. Istituire...
Lavorare meglio e più in fretta
3. Fissare le milestone
a. Definire i deliverable
Lavorare meglio e più in fretta
4. Definire e applicare metriche e misure
a. Determinare la durata media di ogni attività
...
Lavorare meglio e più in fretta
5. Redigere un rapporto post mortem
a. Errori
b. Successi
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Vendor & Project Management

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Presentazione del webinar su vendor e project management volto alla revisione delle best practice in fatto di selezione, valutazione, analisi prestazionale e sviluppo delle risorse e in fatto di gestione progetti, con particolare attenzione alla definizione e distinzione dei ruoli e dei profili di vendor manager e di project manager nell’industria della traduzione, specialmente per quanto riguarda le fasi di analisi preventiva, programmazione e monitoraggio e i relativi strumenti.

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  1. 1. Luigi Muzii (sQuid)Vendor & Project Management
  2. 2. Vendor Management  Definizione  Ruolo del vendor manager  Best practice Project Management  Definizione  Ruolo del project manager  Principi di base Sovrapposizioni Programma
  3. 3. Vendor Management
  4. 4. Massimizzazione del valore aggiunto dai fornitori  Controllo dei costi, ottimizzazione della qualità e riduzione dei rischi  Selezione  Categorizzazione  Metriche  Sviluppo, gestione e controllo  Contratti  Rapporti  Prestazioni Vendor Management
  5. 5. Strategie  Ricerca e selezione  Valutazione e anticipazione esigenze  Analisi del mercato  Analisi costi/benefici  Misure  Criteri  Attese  Rischi  Impatto  Vendor Relationship Management  Sistematizzazione  Segmentazione  Fornitori strategici, tattici e transazionali  Integrazione nei processi  Due diligence
  6. 6. RFP (Request For Proposal) e RFI (Request For Information)  Valutazione delle risposte  Analisi post-mortem Rating  Criteri di valutazione  Due diligence sui fornitori  Analisi di valore  Analisi costi/benefici Strategie negoziali Pianificazione
  7. 7. Selezione  Definizione dei requisiti  Definizione dei criteri di selezione  Analisi fit-gap  Valutazione e riscontro referenze Accordi di servizio  Definizione dei termini contrattuali  Verifica di sostenibilità  Individuazione di alternative Sviluppo risorse  Pianificazione  Monitoraggio Esercizio
  8. 8. Processo di selezione Checklist Test, referenze, campioni Candidato  Approvato  Scala di valori  Numero di progetti di prova
  9. 9. Metriche  Indicatori di prestazione  Costi  Tempi  Valore Scorecard  Obiettivi  Misure  Risultati Reporting  Segmentazione  Diagrammi prestazionali Analisi prestazionale
  10. 10. Il vendor manager Valuta le esigenze  Analisi, verifica prestazionale, pianificazione Seleziona le risorse e verifica le credenziali  Titoli, esperienza, affidabilità, reputazione, tecnologie e strumenti, produttività Definisce gli accordi di servizio Concorda i compensi Valuta le prestazioni Mantiene il contatto  Aggiornamento dati, disponibilità, formazione
  11. 11. Il vendor manager Non gestisce persone e processi Non trova i traduttori più adatti (a un incarico) Non prepara il materiale Non effettua le verifiche finali
  12. 12. Project Management
  13. 13. Metodologia di supporto alla gestione dei progetti per centrare gli obiettivi nei tempi previsti, rispettando i costi preventivati e garantendo il livello di qualità desiderata  Applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche (knowledge, skills, tools & techniques, KSTT) per soddisfare le esigenze e le attese del cliente  Applicabili, in linea generale, a qualunque tipo di progetto Definizione
  14. 14.  Concezione ed analisi preliminare  Obiettivi  Ambito  Schema di massima  Specifiche  Fattibilità  Desiderabilità  Definizione del progetto  Piano  Budget  Tempificazione  Proposta d’accordo  Coinvolgimento del management  Organizzazione e avvio del progetto  Assegnazione risorse  Definizione responsabilità  Struttura organizzativa  Piano di dettaglio  Avvio  Esecuzione del progetto  Gestione  Misura  Controllo  Ri-pianificazione  Risoluzione problemi  Conclusione del progetto  Chiusura  Documentazione  Review  Rilascio risorse e scioglimento team di progetto Ciclo di vita di un progetto
  15. 15. Avvio  Preparazione e attivazione del progetto Esecuzione  Coordinamento delle risorse di progetto in funzione della realizzazione del piano di progetto Controllo  Verifica dello stato di avanzamento del progetto e del raggiungimento degli obiettivi  Adozione di eventuali correttivi Chiusura  Accettazione degli esiti finali, conclusione del progetto e relativa formalizzazione Esecuzione
  16. 16. Definizione obiettivi Pianificazione interventi Definizione attività Individuazione risorse Sequenza attività Stima durata attività Stima costi Definizione programma Costi a budget Sviluppo project plan Processi
  17. 17. Punto nodale di tutte le attività del progetto  Massima responsabilità sul progetto (successo/fallimento)  Minima autorità nella direzione del personale  Negozia (con il vendor manager) il personale necessario al progetto Il project manager
  18. 18. Durata del progetto (consegna)  Attività che possono influire su di essa  Inizio e fine delle singole attività  Margini temporali per ritardo o prolungamento senza influenza sulla durata  Concentrazione di risorse Costi complessivi  Prolungamento del progetto  Ampliamento di risorse Informazioni essenziali per il project manager
  19. 19. Organizzazione dei gruppi di lavoro interni Programmazione delle attività Selezione, gestione e coordinamento delle risorse  Motivazione del personale Gestione (assicurazione) della qualità Gestione dei costi Compiti del project manager
  20. 20. Documenti di riferimento  Budget  Contratti  Scheda progetto Documenti di progetto  Piano di progetto  Piano dei rischi  Richieste di modifiche  Report di avanzamento  Report di chiusura  Relazione post mortem Documenti
  21. 21.  Durata attività  Stima del numero di ore/uomo necessarie per completare ogni singola attività  Programma  Analisi della sequenza e della durata delle attività  Analisi dei requisiti  Risorse  Risorse  Tipo e quantità  Personale, materiali  Costi  Stima approssimata dei costi in base alle risorse  Budgeting  Allocazione dei costi complessivi stimati ai singoli pacchetti di lavoro (work package) Project plan
  22. 22. Dividere il progetto in attività e mansioni  Elenco di tutte le attività  Durata di ognuna  Vacanze e ferie  Responsabilità  Deliverable Stimare tempo e risorse necessari per completare ogni singola mansione  La produttività non è proporzionale al numero di persone che lavorano su una singola mansione  Aggiungere personale in un progetto in ritardo può aumentare ancora di più il ritardo Programma
  23. 23. WBS (Work Breakdown Structure)  Suddivisione del progetto in attività e scomposizione dettagliata del lavoro PERT (Program Evaluation-Review Techniques)  Reticolo per la rappresentazione grafica dei legami logici tra attività CPM (Critical Path Method)  Individuazione delle attività “critiche” di un progetto GANTT  Diagramma di rappresentazione delle attività su scala cronologica Strumenti per lo sviluppo del project plan
  24. 24. WBS  Individuazione scopo del lavoro  Suddivisione per parti funzionali  Individuazione elementi finali di scomposizione (work package) e singole attività OBS  Strutturazione dell’organizzazione in termini di responsabilità  Individuazione univoca dei responsabili dei work package Strutture di scomposizione (breakdown)
  25. 25. PERT  Dipendenze e cammino critico Grafico a barre  Calendario lavori Gantt  Suddivisione del lavoro in mansioni  Non devono essere troppo piccole (una settimana o due di lavoro)  Temporizzazione Grafo delle attività (PERT), a barre e diagramma di Gantt
  26. 26.  ES  Earliest Start  Giorno minimo di inizio dell’attività a partire dal minimo tempo necessario per le attività che precedono  EF  Earliest Finish  Dato ES e la durata dell’attività, il giorno minimo in cui l’attività può terminare  LF  Latest Finish  Il giorno massimo di fine di un’attività senza che si crei ritardo per quelle che dipendono da essa  LS  Latest Start  Dato LF e la durata dell’attività, il giorno massimo di inizio dell’attività senza provocare ritardo per quelle che dipendono da essa PERT
  27. 27. Piano di progetto I colori indicano le fasi
  28. 28. Piano di progetto
  29. 29. WBS (Work Breakdown Structure) Progetto Attività 1 Attività 2 ... Attività n Deliverable Sub-deliverable Deliverable Sub-deliverable Deliverable Sub-deliverable
  30. 30. Matrice delle responsabilità WBS OBS
  31. 31. Istogramma risorse  Rappresentazione visiva distribuzione impegni nel tempo  Risultato tempificazione attività (Gantt)  Confronto puntuale fra risorse necessarie e disponibili  Evidenziazione sovra-utilizzi (overload) o sotto-utilizzi (underload) Piano di progetto Richiesta Disponibilità Sovraccarico Sottocarico 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 1° sett 2° sett 3° sett 4° sett 5° sett 6° sett 7° sett 8° sett 9° sett 10° sett 11° sett 12° sett
  32. 32. Piano di progetto
  33. 33. PERT
  34. 34. Preparato dal localization manager in funzione del livello di localizzazione programmato Indica le modalità, i tempi e cosa deve essere localizzato Usato spesso per i processi d’asta Nei casi di prodotti complessi spiega come funziona il prodotto Delinea i rapporti tra le persone coinvolte Contiene una guida di stile e i template per i vari locale Localization kit
  35. 35.  Istruzioni relative a requisiti, scadenze e comunicazioni  Requisiti di sistema  Indicazione dei linguaggi di sviluppo e del compilatore adottati  Indicazioni sulla piattaforma di sviluppo  Cenni sull’architettura del prodotto  Indicazioni sul trattamento dei file della documentazione e della guida in linea  Piattaforma di sviluppo della guida in linea  Font utilizzati  Modalità di generazione di eventuali file HTML  Mappa di eventuali corrispondenze  Piattaforma di test da utilizzare  Formato e modalità di trattamento delle eventuali memorie di traduzione  Commenti e annotazioni sulla qualità e l’affidabilità delle memorie di traduzione  Indicazioni per il trattamento del materiale non testuale  Screen capture  Elenco dei deliverable attesi  Materiale da localizzare  BOM (Bill Of Materials)  Attenzione ai file corrotti, mancanti o estranei al progetto  File compresso che replica la struttura delle directory  Guida in linea compilata e in formato sorgente  Documentazione in formato sorgente e finale  Grafici in formato sorgente  In caso di aggiornamento, versione precedente dello stesso materiale  Sorgenti e localizzato  Eseguibili  Glossari  Eventuali memorie di traduzione  Guida di stile  Trattamento di scorciatoie e combinazioni di tasti Checklist di preparazione di un localization kit
  36. 36. Esame generale dello stato dei lavori rispetto al programma  In tempo  In ritardo  In anticipo Imprevisti  Ritardi/problemi Stato di avanzamento
  37. 37. Comunicazioni continue tra project manager e membri del team di progetto sullo stato di avanzamento  Identificazione tempestiva dei problemi che potrebbero pregiudicare il raggiungimento degli obiettivi di progetto  Analisi dei carichi di lavoro delle risorse per scongiurare le sovrassegnazioni Apporto di modifiche correttive alla pianificazione Misurazione delle prestazioni Esecuzione e controllo
  38. 38. Calendario incontri Strumenti  Extranet  Accessibile 24/7/365  Versioning & status reporting  Mailing list  Diario attività Protocolli Comunicazioni
  39. 39. Elenco dei deliverable  Per cliente  Per collaboratori  Da ricevere Ritardi e problemi  Data di consegna prevista  Stima dei costi  Stato obiettivi intermedi  Impatto sul programma Proiezioni  Su stime iniziali  Scostamenti  Cause Azioni correttive Riepilogo
  40. 40. Lavorare meglio e più in fretta 1. Campo di applicazione a. Oggetto del progetto b. Data di scadenza c. Modalità di consegna d. Termini di pagamento
  41. 41. Lavorare meglio e più in fretta 2. Modifiche in corso d’opera a. Contenere numero e/o impatto delle modifiche b. Istituire processi di controllo
  42. 42. Lavorare meglio e più in fretta 3. Fissare le milestone a. Definire i deliverable
  43. 43. Lavorare meglio e più in fretta 4. Definire e applicare metriche e misure a. Determinare la durata media di ogni attività a. Rilevare avvio e completamento
  44. 44. Lavorare meglio e più in fretta 5. Redigere un rapporto post mortem a. Errori b. Successi
  45. 45. Applicazioni ProjectLibre http://www.projectlibre.org Clocking IT http://www.clockingit.com/

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