33311438 managerial-communication-mba

14,904 views
14,682 views

Published on

0 Comments
3 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
14,904
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
492
Comments
0
Likes
3
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

33311438 managerial-communication-mba

  1. 1.   UNIT‐ 1  Communication skills.      Q1. What is communication? Explain the process with the help of examples.   Introduction:  The term “COMMUNICATION” comes from the Latin word “COMMUNICARE”, this means  to impart or   participate.   In every mode communication is necessary and imperative.  Communication:  “COMMUNICATION is the process of passing information and understanding from one to  another”.  PROCESS OF COMMUNICATION  Communication  has  been  defined  as  a  process,  which  is  dynamic  and  ever  changing  in  nature.  Process consists of five steps:‐      ‐‐  Idea is generated     ‐‐  Idea becomes message    ‐‐  Message is transmitted    ‐‐  Receiver gets message    ‐‐  Receiver responds the message (Feed back)       IDEA          SENDER       ENCODING       MESSAGE IS TRANSMITTED      RECEIVING       RECEIVER              DECODING                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 MEDIUM                                                                         FEED BACK 
  2. 2.        IDEATION:‐  • The process of communication begins with ideation, which refers to the formation of idea  or selected message is to be communicated.  • The scope of ideation is determined by sender’s knowledge, experience and abilities.       SENDER:‐  • Sender  is  one  who  starts  the  process  of  communication.  Sender  may  select  the  content  and its kind.  • It may be logical or emotional. Message may be on formal subject or general subject.         ENCODING:‐  • In  this  stage  messages  are  composed  of  symbols  having  translation  of  an  already  conceived idea by sender through appropriate medium.  • Converting  idea  to  message  can  be  termed  as  encoding,  which  needs  to  have  selected  medium for it.        TRANSMISSION:‐  • Transmission  refers  to  the flow of message  over  a chosen  channel.  It is  one  of  the  most  basic  aspects  of  communication  because  it  also  involves  in  selecting  proper  time,  place  and way.        RECEIVING MESSAGE:‐  • Receiver  receives  message  from  sender  through  a  selected  medium.  The  receiver  has  to  assign meaning to a message in order to understand the message.        DECODING:‐  • Decoding is reverse of encoding. It is a process of converting a message into thoughts by  translating the received stimuli.  • Process of decoding involves to interpretation and analysis of a message, which is done by  receiver.  FEED BACK:‐  • Response is the last stage in communication process. It is an action or reaction of receiver  to the message received. Response is thus known as key to communication effectiveness.          
  3. 3.   CONCLUSION:‐  The  flow  of  communication  will  be  more  effective  if  all  the  above  have  smooth  flow,  without any hindrance or noise.                     Other form of questions would be ‐‐‐‐‐    • Draw communication cycle.  • Explain the term encoding decoding and feedback.  • Explain in detail flow of communication.                  
  4. 4.   Q2.      What  are  elements  of  communication?  Explain  each  element  with  suitable  example.   INTRODUCTION:‐  In  communication  language  embodies  (combines)  and  conveys  thoughts  along  with  language. There is also other element, which contributes to communication.    ELEMENTS OF COMMUNICATION:‐                    Intellectualism          Language          Initiation                 Expression             ELEMENTS       OF                   Feedback                      COMMUNICATION        Knowledge              Channel                    Attitudes          Situation                  Purpose     IN DETAIL:‐   INITIATION:‐  Communication begins a source initiates a statement in order to transmit some  thoughts need idea or information.  To give a welcome speech there must be an idea for what to speak.   
  5. 5.   FEEDBACK:‐  The response of the receiver that is sent back to the source forms a feed back.  Feed back helps to know if the message was received correctly or not.  We may intend to give feed back after attending a seminar so as how far we  understood the topic.  CHANNEL:‐  Channel connects the source (E.g. speaker) and receiver (listener).They may be  connected to each otter by sound waves or light waves.  Sound  waves  are  carried  of  by  language  we  use  and  light  waves  with  facial  expression and body gestures.  SITUATION:‐  Situation  is  the  place  or  setting  in  which  a  communicative  events  occur  .The  content will differ always when you communicate with your friends and  with  your boss as according to the situation.  PURPOSE:‐  Purpose  consists  of  intention  of  the  source  or  speaker.  It  is  a  communicative  aim of speaker.  In college your teachers will speak with purpose to teach to you a given topic.  ATTITUDE:‐  The  speaker  and  the  listener carry with  them  certain  ideologies, world  views,  beliefs and aptitude.  They are under the influence of varying emotional and mental states.  Students  will  have  negative  view  towards  dull  students  of  the  class  or  to  the  naughty ones.  KNOWLEDGE:‐  The speaker has to possess adequate knowledge of the message that is to be  transmitted.  Knowledge is based upon observation, study and personal experience. 
  6. 6.   There must be a proper knowledge of a given subject before examination for  students.  EXPRESSION:‐  Expression consists of the ability to transmit or communicate effectively.  There must be clarity, intelligibility and fluency for smooth flow of it.  When we have pain and sorrow we may express it with the help of tears.  LANGUAGE:‐  Language  is  one  of  the  most  important  elements  in  the  communication  process.  There  must  be  appropriate  words  and  pattern  of  sentences  to  use  language  effectively.  There should be politeness, in our language, when we are talking to our elders.  INTELLECTUATISM:‐  Communication is sustained and made effective with the intellectualism.    Speaker and listener have to express and understand views calmly, rationally,  reflectively, precisely and effectively. When intellectualism is absent, thoughts  and ideas are likely to be insufficient.  CONCLUSION:‐  Communication  needs  to  have  creativity,  which  can  be  attained  with  involvement of different elements.        Q3. Explain in detail the flow of communication.    INTRODUCTION  
  7. 7.   Information flows in an organization both formally and informally. The flow of  communication can be into various directions as: ‐ (1) Vertical communication  (2) Horizontal Communication.  .Upward  .Downward          VERTICAL COMMUNICATION  .Lateral or diagonal                               HORIZONTAL COMMUNICATION    Formal communication will flow with official hierarchy level and informal flow  has no definite structure or hierarchy to follow.    FLOW OF COMMUNICATION    MANAGING DIRECTOR                 DIAGONAL                                                                       HORIZONTAL          DIRECTOR 1                                                 DIRECTOR 2                                                                      DIRECTOR 3                   M1    M2      M3                                   M1   M2    M3                                                                  M1      M2   M3                                         UPWARD                       DOWNWARD         IN DETAIL:    
  8. 8.   • DOWNWORD COMMUNICATION :        Downward communication flows from a manager .i.e. from top to the chain of command.  For example when managers inform, instruct or advice their subordinates, the flow of  communication is in downward pattern.  Downward communication can take any form as member notice, new policies or  procedure to ask for any analysis etc.  Conversation may be through written form, face to face or telephonic. 
  9. 9.        Upward communication: When  the  flow  of  communication  is  from  bottom  line  to  the  top  authority  it  is termed as upward communication. For  example  when  subordinates  send  a  report  to  inform  their  superiors  or  to present their findings, communication flows upward. The extent of upward communication depends on the organization. Open  culture  creates  a  climate  of  trust,  participative  or  empowerment,  as  they would provide input for managerial division. Suggestion  box,  survey,  grievance  procedures,  reviews  reports  etc.  provides information to top management.             Lateral /Horizontal communication. This  form  of  communication  takes  place  among  peer  group  or  hierarchical equivalent employees. Such communication is necessary to facilitate co‐ordination, save time and bridge communication gap. Lateral communication enables the sharing of information with a view to apprise the peer group of activities of a department. This type of communication is very vital for growth of an organization as it builds co‐operation among various branches. Probability of communication gap is found because of decentralization.  
  10. 10.     Diagonal or cross lines.     Diagonal  or  cross  lines  communication  flows  in  all  direction  and  cuts  across  all function and level in an organization.  For  example  sales  manager  communication  directly  to  vice  president (production).  This  form  of  communication  deviates  from  normal  chain,  but  it’s  quick  and efficient. The increase use of e‐mail also encourages cross lines communication. As there is no specific line command in diagonal communication, it is also referred as  cross  lines,  radial  or  circle  communication,  depending  upon  structure  of  an organization.            
  11. 11.    Q4. Explained basic forms of communication.         Introduction:‐ There are different forms of communication by which the massage can be transmitted, it shows how massage is compassed and delivered.  Forms of communication:‐    Picture/symbols/signs.                  Oral communication.          Written communication                                      Object language                                                 communication                             Body language                                Voice modulation               space distance     In detail:‐  1. Oral communication   Oral means stemming from mouth, message in the form of spoken words  are referred as oral communication. The use and position of words in oral  communication  can  make  difference  in  understudying  the  intent  of  message.         2.  Written communication:‐  Written communication refers to the words that are written and studied in  the form of a message.  In  an  organization  written  from  of  communication  written  from  of  communication is in the form of letters, means, reports etc.  Whenever message is transmitted in written format, they acquire a formal  structure; simple language is used, for better interpretation.    
  12. 12.      3. Body language.  Body language refers to the transfer of message through signals emitted by  body. Body language in almost all situations is involuntary.   The receiver on most occasions is able to grasp the signals and moments at  a collective’s understudying of the message.             4. Space / distance:‐  The space or distance you maintain with receiver or sender communicates  the nature of relationships between both.                        Zone that an individual maintains:‐                        Imitate     1 or 1 ½ feet                        Personal   4 approximately                        Social        10 to 11                            Public       11 feet             5. Voice modulation.  Voice modulation and inflection in the tone refers to the changes in voice    and speech patterns.  Variations in voice modulation can communication much about the feeling  and  attitude  of  the  sender.  Level  of  energy  and  peach  of  speaking  also  communication a message.            6. Object language.  Object  language  refers  to  the  message  communicated  by  the  objects.  For  example  a  respectable  dress  code  and  a  brief  case  communicate  a  class.  Object  language  allows  precede  oral  communication,  which  either  strengthens or negatives the image.      
  13. 13.               7. Picture / symbols/ signs.  Picture, symbols and signs used, to add the content for easy understanding.  Complexity  to  the  content  may  anise,  if  picture,  symbols  are  not  used  property.             It must be simple, conventional, lays and creative one.  Thus  different  forms  of  communication  are  used  to  convey  the  message  with an appropriate media or channel to make more effective.     Q5. Explain different levels of communication.              Introduction:‐  Communication is an activity which involves transmission and inter‐change  of ideas at various levels.            Levels of communication:‐            Human communication takes place at various levees as:‐  • Extra personal  • Intra personal  • Inter personal  • Organization  • Mass          
  14. 14.          In detail:‐            Extra personal communication:‐  Communication  between  human  beings  and  non‐human  entities  is  known  as extra‐personal.   For example, “A parrot responding to your greeting”.  In  this  form  of  communication,  it  require  to  perfect  co‐ordination  and  understanding between sender and receiver.  One of them will transmit information or respond in sign language.             Intrapersonal communication:‐  The  communication  that  takes  place  within  the  individual  is  known  as  intrapersonal.  Brain is linked to all the parts of the body by an electrochemical system.  When any information is sent to the brain it acts as receiver, and responds  to the sender after processing   the information.  Self  motivation,  self  determination  etc.  take  place  at  the  intrapersonal  level.             Organizational communication:‐  Communication  is  an  organization  takes  place  at  different  hierarchical  levels, which is necessary for the sustenance of any organization.  Communication  here  needs  to  be  with  proper  networking  for  a  smooth  flow. It includes as:‐          
  15. 15.     Internal operational:‐  All  communication  that  Occurs  in  conducting  work  within  organization  is  known as inter‐operational.            External operational:‐  The work related communication that an organization does with people out  side the organization is called external communication personal.   All communication in an organization that occurs without purpose as far as  business is concerned is called personal communication.        Mass Communication:‐  Communication  to  a  large  audience  which  is  heterogeneous  (made  up  of  people) and anonymous (unknown).  This  type  of  communication  is  more  persuasive  in  nature,  which  also  requires more care on part of sender in encoding the message.  Oral  communication  through  mass  media  requires  equipment  as  microphone, amplifier written form need print or visual media.  Characteristics:‐  • Large reach  • Impersonality  • Presence of a gatekeeper.      
  16. 16.    Q6. State the difference between general and technical communication:‐  Communication is said to be a circulatory system of an organization use of  different technology for a medium of communication is found, which make  communication process more effective.  Difference between general and technical communication Heading  Technical General  communication  communication Factual  Technical communication  General  form  of  is always found factual  communication  may  not  be always factual Formal elements  Need  to  have  formal   There is no need of formal   elements  elements Structure  In  this  form  it’s logically  Structure is not be always  organized and structured.  maintain Audience  It  defines  for  specific  There  may  or  may  not  be  audience  specific audience. Technique   Complex  and  important  There  is  no  specific  exposition  of  techniques  exposition of techniques  are found Graphics  Usually involves graphics May  or  may  not  use  graphics Style  Always found to be formal  Both  formal  and  informal  style  style are used Content  Content is technical here Content is general hereVocabulary  Involves  to  have  special  Involves  general  vocabulary  vocabulary Nature  Objectives  Objectives & subjective   
  17. 17.     Importance of technical communication  Technical communication plays a pivotal role in an organization whether its  business enterprise, an industry or an academic.  Communication serves as an instrument to measure the success or growth  of an organization.  Revolution  in  information  technology  is  having  a  profound  impact  on  technical communication.  Special  Skill  is  required  as  of  Change  in  Technological  Environment  These  Skills Include  1‐Knowledge of High‐tech Communication  2‐Ability to Present   3‐Explain Complex Technical Information in Simple and Familiar Style  4‐Analyyze and Understand the data  The flow of information through technical mode makes it easy and speedier   Example:‐E‐mail, fax, internet etc  Technical communication provides better and effective structure to a given  source of information     Examples: Manuals, reports, proposals. Etc.  Quality  and  quantity  of  information  is  more  overfund  through  technical  communication which becomes more organized in an organization.  Technical  communication  in  an  organization  can  be  divided  into  oral  and  written form; selection of media plays an important role here.  It is impossible for an organization to survive without communication; use  of technical aspect so can never be ignored here.    
  18. 18.   Q7. Explain communication networks A  variety  of  patterns  emerge  when  communication  combines  through  vertical horizontal channels. The patterns are termed as communication networks.     FORMAL: There  are  five  common  communication  networks  that  play  an  important  role  in formal network. CHAIN NETWORK – The  chain  network  represents  a  vertical  hierarchy  in  which  communication  can flow only upward or downward.   This type of network is found as direct –line of authority communications with no deviations. Y‐NETWORK‐  Y‐Network  is  in  effect  a  multi‐level  hierarchy  and  combination  of  horizontal  and vertical flow of communication. 
  19. 19.     It is found that two subordinates report to one senior, with two levels of authority above the latter. WHEEL NETWORK‐  Wheel  network  refers  to  several  subordinates  reporting  in  a  superior.  This  is  a combination of horizontal and diagonal flow of communication.     CIRCLE NETWORK‐  Circle  network  allows  employee  to  interact  with  adjacent  members  but  no further. There  is  a  vertical  communication  between  superiors  and  subordinates. Horizontal is only at lowest level.   
  20. 20.   ALL CHANNELS –  This  form  of  communication  network  is  least  structured,  which  enables  each employee to communication freely with the others. All are equal as no employee formally or informally assumes a leading role.    INFORMAL NETWORK MODELS  Besides  flow  through  formal  network  communication  in  an  organization  also travels in informal networks.      The Grapevine The  informal  network  is  very  active  in  almost  every  organization.  The  different patterns of networks found are:‐      1. Single stand:  Single  stand  is  the  way  in  which  most  people  are  view  in  grapevine.  Here  the message is passed from one person to another along a single stand.        2. Gossip:  In  gossip  network  one  person  passes  information  to  all  other.  As  one  to  many form. 
  21. 21.        3. Probability:  In  this  form  of  network  the  information  is  passed  by  at  random,  no  fix  structure is found here.                   4. Cluster:  Cluster  is  the  most  popular  form  of  grapevine  in  which  some  people  will  pass information to select few others.    I F B C  E D  J A             In general informal / grapevine is:  Not expensive  Rapid  Multidirectional  Voluntary and unforced one             But:  Should not ignore information received through grapevine  Should use supplement formal channel.  Should identify but not threaten source of information  Should try to understand human relationship involved 
  22. 22.  UNIT‐2  Verbal and Non Verbal Communication  Skill Q1.  Discuss the main elements of non verbal communication.                                   OR What are the main components of non verbal communication?              Following are the component & non verbal communication.  1) Kinesics:  • Kinesics  is  word  related  to  gestures,  facial  expression  and  eye  contact.  • One  can  express  Intimacy,  love,  hate,  anger,  affection,  agreement  through your eyes.  • The face also conveys happiness, sadness, love, radness and hatred  ness.  • Gestures are used to call someone close, or instruct to go away.  2) Proxemics:                      • Proxemics is derived from ‘Proximity’ which means ‘nearness’.  • Distance  or  closeness  that  we  maintain  among  ourselves  communicate definite message.   3)  Haptics:  • Haptics is related to human touch.  • Touch can communicate different message.  • It depends on location, duration, intensity, frequency, instrument &  touch.  • Touch  can  communicate  care  for  someone,  concern,  anger  or  violence 
  23. 23. • Aggressive touches such hating or pushing.  • The location of touch such as  handholding or face touching  convey  intimacy & friendliness.  4)  Chronemics:  • Chronemics  is  the  study  related  to  study  of  how  human  beings  communicate through their use of time.  •  In the professional world, time is a valuable commodity. When you  are late for an appointment, people react negatively.  • If  you  arrive  early,  you  are  considered  either  over  –  eager  or  aggressive.  5)   Body language:  • Body has its own language.  • Body language skill is one of the essential qualities of a professional.      There are some important points to be remembered to a master to a good  body language.        5.1   First Impression:                    First impression is the last impression.       5.2   Eye contact  • Eye contact with the audiences creates intimacy.  • The speaker becomes a part of the audience for some moment.  • Shift your vision in all direction with little pause.  5.3 Facial expression:  • A speaker must look pleasant & confident.  • Avoid fear from mind.  • The  “toilet  going”  facial  expression  creates  bad  impression  about  the  speaker.       5.4 Gesture control: 
  24. 24.       5.4.1 Hands:‐  • Keep your hands empty & still.  • Avoid playing with objects.  • Genuine  &  impressive  hand  gestures  are  good  to  confidence  &  vitality.                         5.4.2     Legs:‐  • Legs should be still & firm.  • Speaker should stand firmly.  • Don’t change place every now & then.  • Speaker with interest & enthusiasm.   Q2.    Explain barriers of effective communication.  1. Intrapersonal Barriers  2. Interpersonal Barriers  3. Organizational Barriers.    1.) Intrapersonal Barriers:‐  • Individuals are unique because of their idiosyncrasies.  • Each interprets the same information in different ways.   • Certain  common  causers  are  responsible  for  the  individual’s  inbuilt  barriers.    1.1Wrong  Assumptions:‐  • Many barriers storm from wrong assumptions.  • Wrong  assumptions  are  generally  made  because  the  sender  or  receiver does not have          adequate knowledge about each other  back ground. 
  25. 25. • A  skilled  communication  keeps  these  issues  in  mind  prevent  them  from becoming barriers.   1.2Varied Perception:‐  • Individual in organization precive situations in different ways.  • The best way to overcome this barrier is to step back and take a wide  perspective of the issue.   1.3Differing Backgrounds:‐  • No two persons have a similar background.  • Our background plays a significant role in how we interpret message.  • To  enhance  your  communicate  on  skill,  it  is  necessary  to  know  the  background of your audience.  • Empathy or identification with another person is the solution to their  barrier.   1.4Wrong Inferences:‐  • Inferences are more dramatic then facts and for this reason they give  more scope for gossip and rumor to burgeon.  • Inferences  supported  by  facts  are  essential  for  professionals  when  they analyze materials, solve problems & plan procedures.   1.5Impervious categories:‐  • In general, we react positively to information only if it is in consonance  with our own views and attitude.       • Conversely, when we receive information that does not confirm to our  personal  views,  habits  and  attitudes,  appears  unfavourable  to  us,  we  tend to create negatively or even disbelieve.  
  26. 26.       • Rejection,  distortion  and  avoidance  are  three  common,  undesirable,  and negative reactions to unfavorable information.  • Similarly people who are very rigid in their opinions way face problems  in communicating effectively.    1.6Categorical Thinking:‐  • People who feel that they “know it all” are called pan sophists.  • This  type  of  thinking  exists  in  people  who  feel  that  they  know  everything about a particular subject, and therefore refuse to accept  any further information on that topic.  • The clue to deleting this barrier in others and ourselves is the use of  words  like  all,  always,  everybody,  everything,  every  time  and  there  opposite like none, never, nobody and nothing.  • To avoid this barrier, substitute these words with phrase like “in most  situations “or likely.    2.) Interpersonal barrier:‐  • Interpersonal barriers occur due to the in appropriate transaction of  words between two or more people.  • The two board categories into which this barrier can be classified are.  1. Inefficiency in communication skill.  2. Negative aspect nurturing in the element.                2.1 Limited vocabulary:‐  • An  inadequate  vocabulary  can  be  a  major  hindrance  is  communication.  • During  your  speech  if  you  are  at  a  loss  for  words,  your  communication skill will be very ineffective and you will leave a poor  impression on the audience.   
  27. 27.     • On the other hand if you have varied and substantial, vocabulary you  can create an indelible impression on your listeners       2. Communication across culture.  1. Cross culture communication:‐  • Cross  culture  communicational  flexibility  is  a  major  requirement  for  successful communication in our modern world.  • The presentation examines the length and breadth of the issue.  2. Non verbal communication:‐  • Facial expression, other gestures, posture, bodily movements and the three  distances (intimate, personal and social) are introduced.  • The basic example of “sign language “are demonstrated cross culturally and  the communicational implication of each are discussed.  3. Creative perception:‐  • Participants  are  introducing  to  the  method  and  principle  for  sharpening  observational and listening skills in cross cultural contexts.  4. Cross culture difference:‐  • In the global arena workplace we tend to minimizing or even to ignore our  cultural difference while mythologizing that they no longer exist.  • But  this  is  a  dangerous  myth  for  it  greatly  heightens  the  potentials  for  miscommunication.  5. Cross culture miscommunication:‐  • We  communicate  through  language,  symbols,  gestures  and  our  whole  bodies. 
  28. 28.    • But just as we are able  to communicate through all these  means,  there is  always  the  potentials  to  miscommunication  or  send  unintended  or  false  massage.  • Chance  of  miscommunication  where  the  communication  is  mixing  of  HC  and LC communication modes such as When one party is communicating in  a HC way and other in a LC way, or when a LC  medium is used in a HC way.  6. Understanding conflicts in different cultures.  • Much  of  the  conflicts  we  experience  in  our  global  ‘market  place’  today  is  due to the experience of unfulfilled culture specific expectations.  • We can avoid the conflict by understanding what result cross culturally, in  other  words  by  understanding  what  is  ‘acceptable’  and  what  is  not,  cross  culturally.  • A basic method for discovery of conflicting cultural pathways is presented.  7. Responding to conflicts in different cultures:‐  • Understanding  why  conflicts  occur  is  one  thing  and  resolving  them  is  another.  • Every culture has its own pathways for resolving conflicts.  • When  Parties  in  conflict  are  on  different  cultural  tracks  their  expectations  regarding  the  stages  and  processes  of  the  resolution  process  will  be  different.  • This usually results in a heightening of anxiety, fear or frustration, which in  turn leads to a break in the process or the further devolution of the process  and more conflict.          • Fostering  the  conflict  resolution  process  can  also  mean  adapting  the  implicit expectations of European peace building NGO to those of the local  groups in conflict. 
  29. 29.         
  30. 30.    UNIT‐3  Listening skills   Q1. What is the difference between listening and hearing? Explain in brief different types of listening. INTRODUCATION No  communication  process  is  complete  without  listening.  We  spend  near  about 45% of our working time in listening only. Listening is a process of receiving. Interpreting and reacting to a message received from the speaker However listening and hearing are not same. Hearing  is  solely  dependent  on  the  ears,  is a  physical  act,  and  barring  physically impaired persons. Every one can hear without deliberate effort, as hearing is merely the vibration of sound waves on eardrums. On other hand, listening requires a voluntary attention and then making a sense of what is heard. It  requires  conscious  efforts  to  interpret  the  sound,  words  and  its  meaning  to react the message. It also depends on the knowledge and attitude towards the sender in the listening proces   1
  31. 31.        TYPES OF LISTENING: Different  situation  requires  having  different  types  of  listening  there  are  certain skills, which are basic and necessary for different types of listening.    In Detail:   2
  32. 32.    • Active Listening: Active Listening reflects a whole orientation to the speaker In this form of listening the receiver absorbs as whole to what is being said and makes  an  attempt  to  verify  all  that  is  being  said  Active  listening  involves  verbal feedback and would respond the message. Here,  listener  will  not  only  pay  attention  towards  verbal  but  nonverbal  is  also equally important.  This kind of listening is found during discussion or with interesting topic.  SIGNALS: Leveling and assimilation takes place.   • PASSIVE LISTENING  This kind of listening is where there a physical presence but mentally absent.  In this kind of listening, listener is partly or entirely ignoring the message as well as speaker. He/she might be “Pretending” to listen or thinking. There will be a heap of verbal garbage in the form alterance without any actual process   Signal: ‐ pretending like listening.     • Selective listening :‐  Selective listening is listening to part of conversation, while ignoring the most of it.  Listener  is  here  only  concern  to  the  related  message  .When  there  is  too  much, unrelated  or  uninteresting  information,  will  load  to  selective  listening.  Listening happens to be at superficial level and will not go beyond understanding.   3
  33. 33.   Signal: ‐ Hearing partial.       • Empathetic Listening : In  this  form  of  listening,  the  receiver  is  able  to  understand  the  view  point  of speaker exactly the same as intend to. Match between self and others / speakers perception = Empathetic Listening Empathetic listening is paying attention to another person with empathy. Empathy: ‐ Feeling as a same one. [Emotional, compassion, feeling, insight] It is an excellent technique to help one to attain, “Active Listening”.   • Appreciative Listening :‐ This  is  a  listening  for  deriving  pleasure  or  for  entertainment.  The  quality  of appreciative listening depends on large extent to three factors as :‐ 1. Presentation  2. Perception 3. Previous experience For example, we are listening to a comedian, musician or entertainer.   • Critical Listening :‐  When the purpose is to accept or reject the message or to evaluate critically,  one requires having critical listening.  For example, when you would purchase from sales person, you would critically  examined and listen before spending on it.         4
  34. 34.    • Projective Listening :‐  In this type of listening, the responses of receiver are in state of. The image of  camera  can  be  use  to  understand  the  concept,  which  means  eye  of  camera  only takes what is been showed to it. There will be list attempted to work and  understand.  Signal: ‐ Message understanding within receiver frame.   • Relationship Listening :‐  The  relationship  listening  is  either  to  help  and  individual  or  to  improve  the  relationship among the people.  The rapeutic listening is a special type of relationship listening which allows a  troubled person to talk through a problem.    • Comprehensive Listening :‐  This  type  of  listening  is  required  by  the  students,  to  listen  to  lectures  to  understand  and  comprehend  the  message.  Comprehensive  listening  is  required to receive and interpreted message.  Listening is necessary but above all, to adopt different type listening according  to the situation is also important.           Q2. Describe Features Of Good Listener (Active Listener).  As it is not very easy to pay full attention to what others say and to listen them  carefully  the  following  are  some  traits  to  be  a  good  listener,  these  characteristics  improve  one’s  efficiency  in  listening  and  with  the  increased  listening efficiency one can justify him wherever he goes. They are as under:    5
  35. 35.    1) A good listener should concentrate on the message fully avoiding physical  distractions such as an attractive face or fragrance of a perfume.  2) A listener’s capacity to absorb the information is always much more than a  speaker’s  ability  to  talk  and  therefore  the  listener  gets  a  lot  of  time  between two points. During the time, a good listener should not allow his  mind to wander or day dream.  3) A  good  listener  gives  the  speaker  a  chance  to  complete  this  speech.  He  should not jump to conclusions about the message unless the speaker has  finished.  4) A  good  listener  should  not  allow  his  prejudices  to  close  his  mind  to  the  conveyed information. If one is prejudiced, he can never accept the truth.  5) A listener should take notes if he or she feels it desirable to use it at a later  stage.  However  this  might  destruct  him  or  her  from  listening  and  so  it  is  advisable to take minimum notes.  6) One  shouldn’t  be  afraid  to  ask  questions  to  make  the  things  clear  where  doubts arise. In fact this leads the speaker to believe that you really want to  collect information.  7) One important trait of a good listener is patience. Though he or she may be  in hurry, he or she should listen the speaker patiently.  8) The  listener  should  control  his  or  her  temper  while  listening.  Though  he  feels completely disagreement with what the speaker says, he should calm  down and discus at the end of the speech.  9) A  good  listener  should  send  some  verbal  utterances  as  ‘Yes’  ,  ‘hum’  and  some  non  –  verbal  signs  as  rolling  eyes  to  indicate  that  the  listener  is  following what the speaker is saying.    Q3. Discuss various barriers to effective listening.  Introduction :  Listening  is  one  of  the  most  import  skills  to  complete  the  process  of  communication  effectively.  Listening  is  obtain  information,  understanding,  learning or to enjoyment.   6
  36. 36.    Barriers To Effective Listening :  Listening is a complex process. It is desirable to take care of the barriers that  may obstruct the smooth flow of communication.  A) PHYSICAL BARRIERS    • Noise  • Physical Discomfort  • Physical Distraction    One chief cause of bad listening could be person’s inability to hear properly.  NOISE:  Refers to any sound that disturbs the listening process.  For  e.g.    When  talk  to  someone  on  a  running  bus  or  train,  surrounding  sound with disturb the listening process.    Physical  Discomfort:  Disrupts  the  listening  process  as  one  is  not  comfortable while listening.  For e.g. One cannot be comfortable to listen in hot summer without a fan  or air – conditioner.  Physical  Distraction:    Is  where  one  get’s  distracted  from  the  speaker  to  what he/she is speaking.  For e.g.  When a person talks to some one in a crowded market    B) PSYCHOLOGICAL BARRIERS    • Emotional  • Mind set  • Anxiety  • Fear  • Age & attitude    Most common barriers to listening is caused by listeners disturbed mind i.e.  is psychological in nature.    Emotional  Disturbance:  Can  prove  to  be  a  barrier  to  effective  listening  because it leads to lack of interest and concentration.   7
  37. 37.    For  e.g.  Feeling  anger  over  arousal  of  emotion  adversely  effect  to  decode  the message.    Age and attitude : Difference of age and attitude often makes one fed that,  person speaking cannot have interest or relevant to say.  E.g. parents guiding children will not be cared much by children’s.    Mindset :  If a conversation starts with certain mind set, than no listening  or partial listening will take place.  Meaning here might be wrongly inferred or vital part may be skipped off.  For e.g. Students will not listen, if they have mind set of faculty is funny by  nature.    Anxiety,  Fear:  Feeling  of  anger,  frustration,  sadness,  anxiety  or  fear  influence our reception and receptivity to others ideas.        C )  Linguistic Barriers :    • Improper message decoding  • Ambiguous Language  • Jargon    Improper Message Decoding: Improper message decoding during listening is  the recurrent barrier in the process of oral communication. Such message is  decoded  incorrectly  the  listener,  it  may  lead  to  confusion  and  misunderstanding.    Ambiguous  Language:  Decoding  an  oral  message,  listener  should  concentrate on the linguistic code.   E.g. If he/she does not understand a lecture in French.    Jargon:  Use of difficult words should be avoided here.    D) Cultural Barriers:   • Cultural Difference  • Different Values  • Different social norms   8
  38. 38.      Cultural  Difference:  If  the  speaker  and  listener  belong  to  different  cultures  and  share  different  values,  listening  and  comprehension  could  become  a  difficult process in oral communication.    Different  Values:  Listener  who  assigns  meaning  to  message  sues  and  meanings are assigned in terms of the listener’s frame of reference.    Different  Social  Norms:    The  interpretation  of  meaning  can  create  misunderstandings during intercultural communication due to differences in  norms and values are our personal guides to thought and behavior and exert  a strong influence on us.             9
  39. 39. UNIT‐4  Presentation Skills.     1. Basic step for presentation strategy.  a) Formulate a strategy  b) Develop a flexible flowing structure  c) Methodologies of how you present you present  d) Response to questions and challenge  2. Elements of good presentation.     OR 2. Organizing content.  • Introduction   • The Main body  • The conclusion  1. Introduction  • Address the audience  • Introduce your self   • Provide Impact  • Indicate the aim of your presentation, by explaining you also indicate the relevance of it  for the audience.  • Indicate the main topic of the presentation. 2. The Main body:‐  • The ideas should be supported by facts, illustration and claims. 
  40. 40. • The topic discussed in the body should be organized in the logical manner.  o Chronological order:‐     Starting with the oldest event and ending with the most recent.  o Spatial order:‐  Discussing one topic in different places. For e.g. – unemployment in east the west.  o   Causes and Effects:‐      Describe  causes  and  effects  of  something;  especially  suitable  when  you  want  to  explain why something happened.     For e.g. ‐ The cause of a disaster the effect of measure.  o   Problem and solution :‐  Offer a solution for a problem for e.g. How to reduce the rate of unemployment?  o Sequential order:‐     This order is related to chronological order. It explains the steps in process.  o General to specific:‐   Start with a general picture and then move on to a detail.  o Specific to general:‐         Start with a detail and put it in a more general contest.  o Start  with  something  small  and  familiar  then  move  on  to  something  larger  and  less familiar. 3. The Conclusions:‐  • In the final phase of presentation, you should either summaries the main   points  of your presentation or put what you have said in a certain perspective.  • You should not add new facts to your presentation in the conclusion.  • You should take time to round off your presentation.  • Use a phase like “with this I would like to conclude my presentation”.   
  41. 41.  Q‐3 Define the purpose of presentation. Ans:  1) Describe:‐  • In this type of presentation, the aim is usually to give information or to explain  the situation.  • The contents are after general and factual.   • When the speech comes to an end the audience should have knowledge that  they did not know on the subject before they started listening.  2)  Instruct:‐  • In this type of presentation, the aim is to teach the audience knowledge and  skills.  • After  the  presentation  the  listener  should  be  able  to  do  something  which  he  did not know how to do.  3) Persuade:‐  • In this type of presentation, the aim is to stimulate people to do something.  • After the presentation you want the listener to believe something that he did  not believe before he started listening.    4) Entertain:‐  • In this type of presentation the aim is to entertain people.  • The  aim  of  this  type  of  presentation  is  mostly  to  make  the  audience  feel  happy, but they may be hidden goals.  • Crucial element of this presentation is humor.  • For  most  people,  it  is  very  difficult  to  give  a  humorous  presentation  because  the humor is not spontaneous.                
  42. 42. Q ‐4 Types of virtual aids generally used in presentation. Ans:   1) Flip chart   2) Overhead transparencies   3) Poster                      4) 35 mm slides   5) Videotapes 1) Flip chart:‐  • Help the speaker proceed through the material.  • Convey information.  •  Provide audience with something to look at in addition to the speaker.  • Can be prepared prior to, as well as during the presentation.  • Can be converted to slides.              Limitation:‐  • May require the use of graphics talent.  • Are not suitable for use for a large audience setting.  • May be difficult to transport.               Benefit:‐  • Flip chart are quick inexpensive. 2) Overhead transparencies:‐  • The standard transparency size is 8”×11”.The only piece of hardware required  is an overhead transparency projector (OHP).  • Overlay transparencies provide a good growing presentation.  • Speaker  can  use  an  overhead  projector  with  significant  light  in  the  room,  so  enabling the speaker to maintain eye contact with the audience. 
  43. 43.                       Limitations:‐  • The projected image size is sometime too small to be seen from the back of  a large room.  • It is difficult to write on the transparency while it is on the projector.  • Sometimes the projector head gets in the audience’s way.  • Some speakers feel captive to the machines.   3) Posters:‐  • Posters are prepared graphic devices.  • Posters are permanent and portable.  • Poster can be used alone or in a series to tell a story.  • Poster works the best in small audience sizes.                       Limitation:‐  • Posters tend to contain too much detail.  • Transporting them can be difficult.  • The  more  elaborate  posters  require  extensive  presentation  can  be  quite  costly. 4) 35 mm slides:‐  • Slides  have  high  credibility  with  audiences  because  viewers  looking  at  photographic slides taken in the field often feel that seeing believes.  • The only hardware required is a slide projector and a screen slide programs  are easy to package in slide trays.  • Changes  in  slides  or  in  their  sequencing  can  be  done  rapidly  to  meet  changing condition or audiences.                       Limitation:‐  • Slides  cannot  be  made  using  photocopying  machine.  Therefore,  they  require more time and   money to produce than overhead transparencies.  • The lights must be dimmed more for slides than overhead transparencies. 
  44. 44. • Slides require a great deal of preparation and rehearsal. 5) Videotapes:‐  • A videotape electronically carries both a picture and a sound track.  • Its  features  of  sound  movement,  vivid  image,  color  and  variety  hold  an  audience’s attention the way film does.                            Limitation:‐  • Videotapes production can be expensive to create and require experienced  production teams.  • In large meetings, the audience may not be able to see the monitor.        Q‐5 Tips pertaining to the use of visual aids. Ans:   1) Overhead transparencies:‐  • Use larger fonts, avoid decorative fonts.  • Separate the transparencies using sheets of paper.  • Keep transparencies uncluttered.  • Show only the required information.  • Do not add multiple colors or exciting backdrops to your slides.  • Familiarize yourself with the operation of the overhead projector.  • Be ready with your notes in case of power failures. 
  45. 45.   2)  35 mm Slides:‐  • Check the computer system.  • Familiarize yourself with the operation of the slides.  • Transfer your file to the hard disk.  • Be familiar with the operation of slide show.  • Rehearse your presentation.  • Keep printed copy of the slides.   3)  Flip charts:‐  • Use different colored markers.  • Keep two pads of paper.  • Write in large letters.  • Use only one slide of the chart.  • Wait for the audience to grasp the contents before turning pages.  4)  Posters:‐  • Each poster should contain one message or theme, words, charts diagrams must be  penned in a large enough size to be seen by everyone in the room.      Q‐6 how does the visual aid help you in making presentation effective? Ans:‐  • Increase audience interest.  • Illustrate key points.  • Signal transition from one part of the presentation to the next.  • Increase impact of message. 
  46. 46. • Help listener to retain information.  • Help you present ideas without depending on notes.  • For those not familiar with your language or accent, turn the incomprehensible  into something understandable.     Q‐7  Explain modes of delivery which can use for making presentations. Ans: There are four modes of delivery which can be used for making presentation.  1)Extemporaneous  2)Manuscript  3)Impromptu  4)Memorization    1) Extemporaneous:‐  • Extemporaneous presentation is by far the most popular and effective method  when carefully prepared.  • When  speaking  extempore  you  must  prepare  the  notes  beforehand  and  rehearse your presentation.  • There is no need to learn every word and line by rote.  Advantage:‐  • As  you  have  enough  time  to  prepare  for  the  presentation,  you  work  hard  on  the theme.  • The supporting material helps to present your points clearly.  • It enables one to move freely with ease.  • Your delivery sounds natural and spontaneous to the audience as it allows you  to establish a rapport with the audience through more eyes contact.  Disadvantage:‐  • If  presentation  is  inadequate,  you  can  get  lost  and  find  yourself  uncomfortable. 
  47. 47. • If you rely too much on note cards and start reading out from them instead  of  just  consulting  them  for  reference,  then  your  speech  will  lose  its  spontaneity.  2) Manuscript:‐  • In  manuscript  presentation,  material  is  written  out  and  you  are  supposed  to  read it out aloud verbatim.  • You are not supposed not to memorize the speech and then recollect it.  • Do cultivate familiarity with speech.  • You should know what is written where.                       Advantages:‐  • It’s permanent and accurate record of whatever you have to say.  • There is no chance of tampering with the facts and figures.  • The material is organized systematically.                     Disadvantages:‐  • You get less time for making proper eye contact.  • There is not much scope either for non‐verbal communication.  • Adaptation is rather difficult.  • Conversational flavor along with vocal inflection takes a back seat here, which  is a great asset for you as speaker.  3) Impromptu:‐  • The impromptu mode, as the word suggests in what you use when you have to  delivery an informal speech without preparation.                       Advantages:‐  • You  sound  very  natural  because  you  do  not  get  enough  time  to  make  any  elaborate preparation.  • You get a chance an express your thoughts irrespective of what others think or  say about that particular topic.  • You are spontaneous as you say what you feel, not what you ought to say.                     Disadvantage:‐  • The  presentation  lacks  organized  development  of  ideas  because  of  the  shortage of time.  • Chances of rambling are very high. Various points may hang loose. 
  48. 48. • There is frequent use of vocalized pauses.      4) Memorization:‐  • This method of presentation is very difficult for most of us.  • Probably only handful of you can actually memorize an entire speech.  • Usually you memorize the main parts and are in the habit of writing key word  on your cards to help you out through the actual presentation.                       Advantage:‐  • It’s very easy for such speaker to maintain an eyes contact with the audience  throughout presentation.  • It is possible to finish the speech in allotted time.                      Disadvantage:‐  • Memorization requires too much of time.  • Even your mnemonic skills fail you if you have not rehearsed adequately.  • No flexibility or adaptation is possible during the speech.        Q8.  Discuss impact of body language in making presentation effective. The  study  reveals  that  60%  of  all  human  communication  is  your  body  language  and  30%  of what you say is your tone.  1) Personal appearance:‐  • Makes the first impact on the audience includes dress, hairstyle, make‐up etc.  2) Posture:‐  • Refers to the way one stands sits and walks.  • A  good  speaker  stands  tall;  feet  together  with  the  weight  directly  over  the  instep keeping his chin parallel to the floor.  3) Caution:‐  • A  relaxed  shoulder  and  protrude  stomach  indicate  that  the  speaker  is  discouraged, tired and worm out. 
  49. 49. 4) The posture of sitting:‐  • The posture of sitting may convey an air optimism or sadness or be indicative  of a sense of failure or of in attractiveness.  5) Walk gracefully:‐  • Move  legs  freely  from  the  hips;  lift  your  feet  from  the  floor.  Walk  in  straight  line, avoid a stride or ting step.  6) Gesture:‐  • All  oral  communication  is  accompanied  by  gesture  such  as  shrugging  of  shoulders, flourish of the hands movement of the head etc.  • These gestures  enhance the  impact and add a greater value to what  is being  said.  7) Facial Expressions:‐  • Face is the most expressive.  • A smile = friendliness  • A frown= discontent  • Raising the eye brow= disbelief  • Tightening the jaw muscles= Antagonism   Can add to the meaning conveyed through verbal means.  8) Eye contact:‐  • The eyes are an extension of the brain and a window of the soul.  • A better eye contact leads to more effective communication.  9) Space & Distancing:‐  • It differs from culture to culture.  • In formal gathering it may be ranging from 4 ‐12 feet.                  Paralinguistic:‐  • Body Language and Paralanguage are components of non verbal communication.  • Paralinguistic  features are  non  verbal  vocal  clue  that  help  you  to  give  urgency  to  your  voice.  • Your  voice  your  trademark.  It  is  that  part  of  yourself  that  adds  human  touch  to  your  words. 
  50. 50. • Voice gives extra life to your delivery.  • Therefore,  you  may  find  it  useful  to  understand  the  characteristic  nuances  of  voice,  namely Quality, Volume, Pace/rate, Pitch, Articulation, Pronunciation, Pauses.     1. Quality:‐  • Quality is a characteristic distinguishes one voice from another.  • Each one of us has a unique voice.  • While the quality of one’s voice can’t be changed, it can be trained for  optimum impact.  • Very few people are naturally blessed with deep resonant quality.  • Everybody  can  improve  upon  the  quality  of  the  voice  and  develop  it  to  its  fullest  potential.    2. Volume:‐  • Volume is the loudness or softness of the voice.  • Your voice should always project but need not always be loud.  • One way to improve your voice & speaking is through reading aloud.    3. Race/Rate:‐  • Rate is number of words which you speak per minute. (WPM‐Word Per minute)  • The normal rate is from 120 to 150 words.  • Cultivate your pace so as to fit in this reasonable limit.  • If the person speaks too slowly and monotonously, he is most likely to the considered a  dull speaker.  • A fast speaker also causes discomfort because the listeners do not get time to grasp the  thoughts and switch from one thought to another.  • Use pauses to create emphasis. 4. Pitch:‐  • Pitch refers to the number of vibration per second of your voice. 
  51. 51. • The rise and fall of the voice conveys various emotions.  • Lowness of pitch can indicate sadness, shock, dullness.  • High pitch can indicate joyous, ecstatic, triumphant and even energy.  • A well balanced pitch results in a clear and effective tone.  • Pitch is also influenced by your air supply. 5. Articulation:‐  • Speaker  should  be  careful  not  to  slop,  slur,  chop,  truncate  or  omit  sounds  between  words or sentences.  • Lazy articulation, slurred sounds or skipping over words will lower the credibility of the  speaker.  • Develop in yourself the ability to speak distinctly. 6. Pronunciation:‐  • If articulation means speaking out all the sounds distinctly, then pronunciation requires  us to speak out sound in way that is generally accepted.  • One  should  be  careful  enough  to  pronounce  individual  sounds  along  with  word  stress  according to the set norms.  • Whenever  there  is  confusion,  always  consults  a  good  dictionary  &  try  to  pronounce  it  accordingly. 7. Voice modulation:‐  • Voice  Modulation  pertains  to  the  way  we  regulate,  vary  or  adjust  the  tone,  pitch  and  volume of the sound and speaking voice.  • Modulation of voice brings flexibility and vitality to your voice.  • One can express emotions, sentiments like impatience, careful planning, despondency,  suspicion etc. in the best possible way. 8. Pause:‐  • A pause is a short silence flanked by words. 
  52. 52. • A pause in speaking lets the listener reflect on the massage and digest it accordingly.  • It helps you glide from one thought to another one.  • It embellishes your speech because it is a natural process to give a break.  • Be spontaneous.  • If you become too self conscious, this process becomes artificial.  
  53. 53.   UNIT‐5  INTERVIEWS  Q1.  Explain  the  expectation  in  you  from  your  prospective  employer  when  you appear for an interview.  In  general,  employees  are  looking  for  two  things:  whether  the  candidate  can  handle a specific job and evidence that the person will fit in the organization.      Following are the attributes an employer looks for in his employees:  1) Integrity: Your answers must reflect the total character.  2) Intelligence: It includes basic common sense as well as presence of mind.  3) Endurance: Reflect endurance through your statements. Even the slightest  sign of laziness will lay you out of the queue.  4) Team players: Project the ability to work in team. Top executives are team  builders.  5) Self  –  confidence:  Answers  like  ‘may  be’  etc  depict  lack  of  commitments  and self‐confidence. At the same time, over‐confidence and over‐smartness  should be avoided.  6) Sense  of  humour:  Project  grace  even  under  difficult  conditions.  Occasionally,  laugh  at  yourself  and  cultivate  a  readiness  to  accept  the  mistakes.  7) A  ‘can‐do’  attitude:  This  can  be  done  by  showing  enthusiasm  to  take  responsibilities.  8) Accomplishments:  It  is  important  to  show  what  you  have  achieved.  This  contributes to meet he targets.  9) An ability to think quickly: Your answers should be spontaneous.  10) Logical  professions:  If  there  is  a  gap  in  the  progression,  then  there  is  always a chance that one will be asked. Be honest about your failures.  11) Performance:  Ensure  to  reflect  that  your  performance  is  either  industry  specific or function specific. 
  54. 54. 12) Relevant experience: Talk of experience which will make value addition to  the current jobs.  13) Motivation: What has led you to this ‘position ‘.     Employers  are  usually  concerned  with  the  candidate’s  experience.  Intelligence, communication skills, enthusiasm, creativity and motivation.        Q2. Explain different types of interviews.  Depending  on  their  objective  and  nature,  interviews  can  be  categorized  into the following types:  • Job  • Information  • Persuasive  • Exit  • Evaluation  • Counseling  • Conflict‐resolution  • Disciplinary  • Termination          Job Interviews : Here, the candidate wants to learn about the position and  the organization, the employer wants to learn about the applicant’s abilities  and  experience.  Both  hope  to  make  a  good  impression  and  to  establish  rapport.  In  the  initial  round,  job  interviews  are  usually  formal  and  structured.   Information  interviews  :  The  interviewer  seeks  facts  that  bear  on  a  decision or contribute to basic understanding. Information flows mainly in  one direction : one person asks a list of questions that must be covered and 
  55. 55. listens  to  the  answers  supplied  by  the  other  person,  e.g.  doctor  patient, boss subordinate. Persuasive interviews : One person tells another about a new idea, product or  service  and  explains  why  the  other  should  act  on  his  or  her recommendations. Persuasive interviews are often associated with, but are certainly  not limited to selling.  These persuasive interviews require skill in drawing  out  and  listening  to  others  as  well  as  the  ability  to  impact information. Exit interviews : The interviewers try to understand why the interviewee is leaving the organization or transferring to another department or division. The  interviewer  tends  to  ask  all  the  question  while  the  interviewee provides answers. Encourage the employee to focus on events and process rather than on personal grips. Evaluation Interviews : Supervisor periodically gives an employee feedback on  his  performance  and  discusses  progress  towards  predetermined standards or goals to evaluate the area that require improvement. Counseling interviews: A supervisor talks with an employee about personal problems  that  are  interfering  with  work  performance.  The  interviewer  is concerned with welfare of both the employee and organization. Conflict resolution interviews: Two competing people or groups of people with opposing point of view explore their problems and attitudes. The goal is to bring two parties closer together cause adjustments, in perception and attitudes and create more productive climate. Disciplinary  interviews  :  A  supervisor  tries  to  correct  the  behavior  of  an employee  who  has  ignored  the  rules  and  regulation  of  the  organization. The  interviewer  tries  to  get  the  employee  to  see  the  reason  for  the  rules and  agree  to  comply.  The  interviewer  also  reviews  the  facts  and  explores the person’s attitude. 
  56. 56. Termination interviews: A supervisor informs an employee for the reason  of termination of latter’s of job. The interviewer tries to avoid involving the  company  in  legal  action  and  tries  to  maintain  a  positive  relationship  as  possible with the interviewee.  Q3.  Your  friend  is  going  for  an  interview.  What  tips  will  you  give  him  /  her  for better performance?  The following are few tips that would be given for better performance in an  interview to a friend of mine:  • Be well prepared.  • Brush up your subject and general knowledge.  • Memorize your resume.  • Know about the company.  • Dress appropriately.   • Be smart, clean, and well groomed.  • Carry a briefcase or neat folder containing all relevant papers.  • Show up 10 – 15 minutes early. In case you feel you may get delayed, call  up and inform.  • When you meet your interviewer(s), shake their hands confidently.  • Stay calm, don not fidget or twiddle your thumb.  • Be polite.  • Never chew gum or smoke during the interview.  • Be yourself, be honest.  • Show a real interest in the job.  • Be aware of all the answering techniques.  • Do not answer a question you did not understand; ask for clarification first.  • Speak  clearly  using  positive  words/phrases  such  as  enjoy,  enthusiastic,  positive attitude, excellence, striving to be my best, etc.  • Appropriately  use  the  top  five:  non‐verbal  eye  contact,  facial  expression,  posture, gestures, and space. 
  57. 57. • In the end, restate your interest in the job.  • Smile and say ‘thank you’.  • Tell them how you look forward to seeing them again.  • Shake hands firmly.  • Tell them how much you enjoyed the interview.         
  58. 58. UNIT‐ 6  Group Discussion  Q1. Your friend is going for an interview he/she has to first appear fora group discussion. What tips you would give him/her for betterperformance.Introduction Now  days  the  importance  of  teamwork  and  group  communication  has  been increased a lot, it also acts as apart of selection process. Guidelines for group discussion To a friend of my following would be few tips to take care of in a group discussion.  • Be thorough with current issues.  • Always enter the room with a piece of paper/ dairy or pen.  • Listen to the topic well.  • Jot down as many ideas you can in first few minutes.  • Organize your ideas before speaking.  • Speak first only if you have something sensible to say.  • Identity  your  supporters  and  opponents  and  allow  your  supporters  to  augment your ideas.  • Keep a track of time and share time fairly.  • Have an open mind and listen to others views.  • Maintain an eye contact while speaking and listening.  • Do not indulge in parallel conversation.  • Body language and discipline should be properly maintained.  
  59. 59. • Use fact, humor and wit.  • Draw of silent members and encourage them to speak.  • Look at topic from all various angles and perspective  • Be loud enough to be heard by everyone.  • Avoid personal attacks and name calling  • Support your points with suitable or related facts.  • Try to be group centered rather than self centered.  • Attempt  to  arrive  at  a  consensus  through  your  ultimate  aim  to  reach  a  conclusion within specified time.  • Do not take a negative stance of any member in a group.  • Use proper language and adhere principle of politeness. Thus, about given tips would aid a friend to go for a group discussion and put into better performance.  Q2. Importance of group discussion in recruitment procedureintroductionGroup  discussion,  which  is  conducted  for  the  selection  process  is  a  well  –formulated devices that is used for judging the personality, communication skill, knowledge and their ability to work as a team.  IN DETAIL:‐ Group discussion has become an integral part of most of selection process today, the four components generally evaluated are as:‐     
  60. 60. • Knowledge  • Communication skills  • Group behavior  • Leadership potential       Knowledge  • This refers to the depth and range of your knowledge as well as analytical  and organizational abilities.  • Some  knowledge  of  the  topic  concerned  &  supported  by  common  sense  which will be able to win laurels.  • If  is  important  to  have  a  fairly  good  general  knowledge  and  awareness  of  the current situation, to perform in a good discussion well.  • In this approach candidates are being evaluated on how you think and not  on what you think.  • Of  course  the  contribution  of  your  knowledge  must  be  relevant,  rational,  convincing and above all interesting appealing to selection panel.   Communication skills:‐  During a group discussion, candidate will be assessed in forms of:  • Active listening  • Clarity of expression  
  61. 61. • Language & vocabulary  • Appropriates of body language  LISTENING:  • Listening is an important in group discussion, as it will help you to pick up  the thread of discussion and continue.  •  It  is  easy  for  the  selection  panel  to  identify  poor  listeners  as  their  discussion lacks continuity.                                 CLARITY OF EXPRESSION:  • The  panel’s  perception  of  a  candidate’s  personality  and  ability  to  influence and convince others depends greatly upon right tone. Voice and  articulation.  •  It is not sufficient to have ideas but have to be express effectively.  •  Fluency’ modulation and good delivery are also important here.   LANGUAGE:  • Language used should be accurate, free from grammatical errors,  •  It should  be direct,  clear and  precise with ideas flowing in an organized  manner.  •   Language used must be kept simple and unambiguous.  •   Using too much of jargon, high sounding words or ambiguous expression  may project as showoff.  
  62. 62.   BODY LANGUAGE:‐  • Score  of  a  group  discussion  depends  not  only  on  your  verbal  communication but also non‐verbal skills.  •  The  selection  panel  observes  your  appearance,  eye  contact,  posture,  gestures and facial expression.  •  Your gestures and mannerism would reflect your attitude than what you  say.  • Body language is of an important weightage for assessment of candidates  accordingly.    GROUP BEHAVIOUR:‐   • Group  behavior  reflects  ability  to  interact  with  other  members  of  a  group  on brief acquaintance.  • Participating in a group discussion involves co‐ordination and co‐operation  among various members.  • The  selection  panel  notes  the  difference  in  amount  of  participation  by  members.  • This  needs  to  have  an  appropriate  verbal  and  non‐verbal  means  of  communication.          
  63. 63. Leadership skills:‐  • The success of any team depends, to a large extent on its leader.  •  Candidate  who  posses  both  functional  ability  and  co‐coordinating  ability  will emerge as the leader.  • Functional  ability  involves  knowledge,  mental  and  physical  energy,  emotional stability, communication skill and objectivity.  •   Co‐coordinating  involutes  to  have  traits  as  group  adaptability  and  motivation.  • Organization would aid to above aspect in a group discussion as to select  an appropriate candidates best suitable for a given job.  Q3. Discuss techniques of organizational group discussion:INTRODUCTION:‐ In  an  organization,  the  group  discussions  are  mainly  used  for  group  decision making. Members of interacting group take the responsibility of explaining their ideas and arriving at a consensus.  TECHNIQUES:‐ In order to minimize the censor themselves and pressure other group members, the following techniques may be used:‐                           #Brainstorming  
  64. 64.                           #Nominal group technique                           #Delphi technique     BRAINSTROMING:‐  • Brainstorming  is  a  method  for  generating  a  variety  of  ideas  and  perspectives.  •    It  is  as  uncritical  as  possible  because  criticism  inhabits  the  free  flow  of  ideas.   • In this form, a group of six to twelve people will sit around a table and a  group leader states the problem in a clear manner.  • Members may suggest as many alternatives as they can, & make a note of  it.  • No  criticism  is  allowed,  all  alternatives  are  recorded  for  discussion  and  analysis.  • There are two types of brainstorming as:‐  1. Story board :‐ it identifies major issues   2. Lotus Board:‐ Core thoughts are presented in surrounding ideas like  petals. This technique is mainly for process of generating ideas only. Nominal Group Technique:‐  •  In this technique group members are all physically present in a traditional  committee meeting. They operate independently.  

×