iSUC2012 本気で考える脱メール_公開用
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2012年iSUCでの私の講演プレゼンチャートを公開用に編集して共有します。

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    iSUC2012 本気で考える脱メール_公開用 iSUC2012 本気で考える脱メール_公開用 Presentation Transcript

    • 本気で考える、脱メール IBM コラボレーション・ソリューション・スペシャリスト 大川 宗之twitter @munesorablog http://d.hatena.ne.jp/munesora
    • 3.11 以降、ソーシャルに注目 携帯はだめだったけど、 Twitter はつながったTwitterで 歩きながら災害情報が Twitterで励得られた! まされた!
    • 3.11 IBM社内でのコラボレーション  地震直後  チャットでお互いの生存確認  Web会議システムで緊急ミーティング  次の日から  タイムラインで自分の状況シェア  ポータルで全社員へ情報提供  メールで上司が部下へ指示  一週間後から  コミュニティで支援活動の議論  グループウェアで義援金募集アプリ
    • 3.11 IBM社内でのコラボレーションメールは1つの手段に過ぎなかった
    • 今の世の中のメール
    • 現在のメールの使われ方と問題点 お知らせ• 全社通達 × 不要な情報増加• 事務処理の期限案内 × 保存メール増加• 新しい資料更新の案内• 新製品発表 × 後から来た人は知• メールマガジン ることができない• etc
    • 現在のメールの使われ方と問題点 ディスカッション × 話の流れが追えない• 問題への対応方法検討 × 同様のメールが沢山• 提案書ドラフトの意見交換• 製品仕様に関するQ&A 溜まる• 調査内容のレビュー × 後から参加しにくい• etc × 外から見えない
    • 現在のメールの使われ方と問題点 調整作業• 仕事の依頼 × スピードが遅い• ファイル編集 × 進捗の把握が困難• スケジュール調整 × ファイルのバー• プロジェクトメンバー集め• 専門家の紹介依頼 ジョン管理が困難• etc
    • そもそもメールとは 特定の相手へ 非同期で送る 通知の仕組み
    • 合わない場合特定の相手へ 要オープン非同期で送る 要スピード通知の仕組み 要共有
    • お知らせ特定の相手へ 要オープン非同期で送る ○通知の仕組み ○
    • ディスカッション特定の相手へ 要オープン非同期で送る ○通知の仕組み 要共有
    • 調整作業特定の相手へ ○非同期で送る 要スピード通知の仕組み 要共有
    • 大量メールは怖いのです・・・
    • “大半の人は電子メールの受信後、6秒以内に何らか のリアクションを行う。これは、電話がかかってきたときの平均的な反応秒数とほぼ同じである。” ⁃ ラフバラー大学による研究 (2002年) より
    • Q. 人は一度集中力が途切れると元の集中力 に戻るのに何分必要とするでしょう? A. 15分
    • “電子メールを使う人は、スクリーンを通常の2倍の頻度で切り替え、心拍数も「非常事態」レベルに高まって いた。彼らを5日間、電子メールを使わない環境に置くと、心拍数はより自然なものへと落ち着いていった。” ⁃ カリフォルニア大学アーバイン校と米国 陸軍による“電子メール休暇”の 効果に 関する共同研究(2012年)より
    • メール依存症は根深い …
    • ではどうすればいい?
    • まずはメール機能の活用  色付きメール
    • まずはメール機能の活用  色付きメールあなただけ  三日月メール
    • まずはメール機能の活用  色付きメール  三日月メール  通知しない
    • 根本解決方法
    • 間違ったツールの使用
    • 最適なツールを利用する Web Conference Social Bookmark Instant Messaging File share Discussion DB Bulletin Board TwitterSocial Network Service Wiki Blog Tagging RSS
    • 道具は使い分け
    • ツールは統合して利用活性化
    • Gartner社 第4世代コラボレーション Gen4コラボレーションは、新たなテク ノロジというよりは既存のコラボレー ション・サービスを再パッケージしたも のに近い。 Gen4コラボレーションを採用する企業 は、競争優位を獲得する可能性が高い。
    • メールと他のツールのシームレスな統合 ソーシャルネットワーク ブログ、コラボレーション スペース、ソーシャルブッ インスタントメッセージ クマーク、プロフィール チャット、在席確認 ファイル共有 オフィスソフト サイドバー表計算、ワープロ、 RSSフィード、ウィプレゼンテーション ジェット、ライブテキス ト PIMメール、カレンダー、 ビジネスアプリケーションアドレス帳、ToDo
    • グループウェアの利用
    • 「ツールを変えればメールは 激減しますよ」
    • 共有しなきゃダメ
    • Collaboration Communication
    • 在席確認・チャットの利用
    • リアルタイム・コラボレーションの必要性利用自由度 メール リアルタイム コラボレーション 電話 対面会議 レスポンスの早さ
    • メール チャット 1時間 10秒1時間 10秒 1時間 10秒1時間 10秒 1時間 10秒合計 5時間 合計 50秒
    • メール チャットメール洪水 メール削減
    • ソーシャルウェアの利用
    • サイロからオープンへ
    • マイクロブログでオープンな コミュニケーション ABC社様向けソーシャル提案書作成中なう。 ソーシャル提案ならいい資料あります。 http://www.hogehoge.com/hogehoge お、その情報いただきです! 大阪出張でお薦めホテルはありますか? 本町ならAAAホテルが小奇麗でいいですよ。 今年の部門方針はどうも納得できないなぁ。
    • メール クローズ 秘密裏に仕事を進められる 複雑な文書を送付可能 ボード オープン 他者の知見を得られる 簡単な文章でスピード重視
    • ボードでのコラボレーション実例さんのボード お探しの情報ありましたよ 別の視点の情報を下さい すみません、ありません メールでは 発生しなかった 確かその情報ありますよ コラボレーション リンクはこれです
    • 日程調整をオープンにすると… 案件ミーティングに、ソリューションを 持っている営業が来てくれた 勉強会に、思ってもいない人が参加して くれた 送別会に、本当に送別したいと思ってい る他部門の人が参加できた
    • コミュニティをオープンにする コミュニティ・スペース チーム・スペース ≠ 社員自身がコミュニティ・スペースを作成  システム管理者がチーム・スペースを作成 社員個人の判断でコミュニティに参加  社員はチーム管理者により追加される コミュニティからの脱会は自由  離任時にチーム管理者がメンバーを削除する 参加、脱会を繰り返しながら、コミュニ  チームメンバーのみが参加する ティの目的に会う人達が残る  チーム内に閉じた高いセキュリティ 公開を前提としたゆるいセキュリティ
    • フォローで情報Pushをオープンにする ファイル コミュニティ タグ 専門家 ブログ・Wikiフォ フォ フォ フォ フォロー ロー ロー ロー ロー
    • “Problem is filter failure, not info overload”(情報爆発が問題なのではなく、フィルターが問題なのだ) - Clay Shirky
    • まとめ ツールは使い分けて生産性アップ メールとツールの統合が効果的 ソーシャルウェアで次のレベルへ
    • 2012年12月12日は“NO EMAIL DAY”
    • Thank You