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La Diagramación Presentation Transcript

  • 1. La diagramación
    Créditos:
    www.ccee.edu.uy
  • 2. diagramación
    Esunaherramientaquenospermitepresentar en forma gráfica los procesos de unaempresa y observartodassusactividades en forma conjunta, susrelaciones, suincompatibilidad, los cuellos de botella o posiblesfuenes de ineficiencia.
    La diagramación de procesosnospermiteobservar a la organización de unamanera:
    Integral
    Continua
    Orgánica
  • 3. Diagramación-ventajas
    Capacitación del personal de nuevoingreso
    Verificación del proceso real con el diseñado
    Identificación de actividadesquereducen la productividad
    Facilitan la coordinación y comunicación
    Facilitan el mejoramiento
    Facilita la apreciación en conjunto de un proceso
    Sistematizainformación
    Evitadiferencias de interpretación
    Eliminalasambiguedades
  • 4. Se les conocecomo…
    Cursograma
    Flujograma
    fluxograma
    Diagramas de flujo
    Puedenseraplicados a los procedimientosindustriales y administrativos
  • 5. SISTEMA DE GRAFICACIÓN
    No existe una forma universalde criterios respecto a los sistemas de graficarlos, existiendo gran diversidad de lenguajes.
    Todos los tienen: símbolos y un conjunto dereglas. El símbolo es el elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos.
    5
  • 6. CÓDIGO
    1
    3
    2
    OPERACIÓN
    TRANSPORTE O TRASLADO
    INSPECCIÓN O CONTROL
    4
    5
    DEMORA O ESPERA
    ALMACENAMIENTO O ARCHIVO
  • 7. VENTAJASCÓDIGO
    1
    2
    3
    NOCIÓN CLARA Y PRECISA DE LAS ETAPAS
    FRECUENCIARELATIVA DE CADAOPERACIÓN
    CANTIDAD DE PASOS DEL TRÁMITE
    4
    6
    5
    DEMORAS
    CANTIDAD DE TRASLADOS
    OPORTUNIDAD DE CONTROLES
  • 8. DESVENTAJASCÓDIGO
    1
    2
    NO MUESTRA LOS DOCUMENTOSUTILIZADOS
    NO MUESTRA LOS PUESTOS DE TRABAJODONDE SE REALIZAN LAS OPERACIONES
  • 9. CÓDIGO
    Símbolos
  • 10. REGLAS AL DIAGRAMAR
    3
    1
    2
    Decidir el procedimiento a diagramar: continuo o con desviaciones
    Presentacincocolumnas, unaparacadaoperación.
    Los códigos se relacionanmediantelíneas
    4
    6
    5
    Describircadapaso
    Anotartiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios
    Seleccionar el símbolo
  • 11. CÓDIGO
    Símbolos
    REGISTRACIÓN
    Grabación de información en un portador
    COMUNICACIÓN
    Indica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia
    del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas
    Transferencia de información sin portador(verbal, personal
    o telefónica)
    CONTROL
    Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir
    COMPUTO
    Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información
    conocida
    ARCHIVO
    Acumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a
    determinado criterio de clasificación.
    11
  • 12. Símbolos referidos a los portadores de información
    12
    CÓDIGO
    FORMULARIO
    Todo portador de información sea en papel o cartulina.
    Donde se registran datos en forma manual, mecánica o
    eléctrica.
    LISTADO o INFORME
    Listados producto del procesamiento electrónico de datos y
    los informes producto de elaboraciones humanas.
    PROCESO PREDEFINIDO
    Se realizan operaciones cuya secuencia se definió
    anteriormente.
    CONECTOR "DENTRO DE HOJA"
    ( )
    Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en
    la misma hoja.
    CONECTOR "FUERA DE HOJA"
    Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en
    otra hoja.
  • 13. REGLAS AL DIAGRAMAR
    1
    2
    3
    Se divide la hoja de trabajo en bandasverticales
    Definirgrado de detalle del diagrama y manenerlo
    No se presentanhechosfísicos, sinooperaciones
    4
    El flujo normal de operaciones se programa de izquieda a derecha y no en línea diagonal o quebradas
  • 14. CÓDIGO
    Reglas de diagramación:
    • Cuando se cruzan dos líneas de comunicación, unade ellas debe
    formar un codo.
    1
    • Las operaciones deben numerarse con números dentro de círculos
    graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación.
    • Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior
    del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior
    del símbolo siguiente.
    • Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro
    del símbolo de registración, los datos que se registran.
    • Si el texto supera el espacio del símbolo, se completará debajo del
    14
    símbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. Igual en comunicación
    sin portador.
  • 15. CÓDIGO
    Reglas de diagramación:
    • Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte
    TODO
    de los datos de un formulario "TODO menos..."
    • Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez,
    luego se indica sobre la línea de comunicación, el código del formulario
    F 32/0/1
    y las copias que circulan por la línea del flujo.
    F 23
    • Dentro del símbolo del formulario debe anotarse su código en el
    RECIBO
    ángulo superior izquierdo y el nombre en el centro.
    • Cantidad de copias de un formulario en rectángulos numerados en la
    parte inferior del símbolo. El (0) original, (1) la primera copia,.....
    Si se desconoce la cantidad de copias (n).
    0
    1
    • Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos.
    0: CAJA
    1: CONTADURÍA
    0
    1
  • 16. CÓDIGO
    Reglas de diagramación:
    • Destrucción de un formulario.
    ¿Cuál es el monto?
    • Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina
    la selección.
    • Cuando de un control más de dos opciones.
    • 17. Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación.
    Precio Total
    Precio unitario x cantidad
    • Proceso predefinido, se pone la denominación y si es
    Rutina 3
    necesario los pasos comprendidos.
    • Dentro del símbolo de archivo se anota la denominación
    Deudores
    A la derecha, inferior del símbolo criterio de clasificación.
    alfabético
    16
  • 18. El Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM) desarrolló normas que regulan la representación gráfica de los procedimientos administrativos
    17
  • 19. Símbolos
    OPERACIÓN
    Toda acción de elaboración, modificación o incorporación de
    información o decisión. (cuando no se puede utilizar otro).
    CONTROL
    Verificación: cotejo entre comprobantes o registros, constatación,
    comprobación, control de cálculos, de integridad de datos, etc.
    DEMORA
    Detención transitoria del procedimiento en espera de un
    acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento.
    ARCHIVO TRANSITORIO
    Almacenamiento sistemático en forma temporaria, de elementos
    de portadores información (formulario y archivos magnéticos).
    Debe existir un criterio de ordenamiento.
    ARCHIVO DEFINITIVO
    Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos
    portadores de información.
    DESTRUCCIÓN
    Eliminación de la información, ya sea que se destruya o no
    el elemento portador de la misma.
  • 20. Símbolos
    ALTERNATIVA
    Frente a una consulta, pueden originarse
    distintos cursos de acción.
    FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓN
    Elemento portador de información que se traslada a tráves
    de las áreas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas,
    soporte magnéticos (diskettes, CD,etc).
    PROCESO NO REPRESENTADO
    Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesa
    representar.
    TRASLADO
    Desplazamiento físico del elemento portador de información.
    La flecha indica el sentido de la circulación.
    TOMA DE INFORMACIÓN
    Desplazamiento de la información, sin desplazamiento físico de los
    elementos que intervienen en el procedimiento.
    La "toma de información" significa la incorporación de datos al
    procedimiento que se extraen de archivos o listados.
    CONECTOR
    Nexo entre procedimientos o procesos.
  • 21. REGLAS AL DIAGRAMAR
    1
    2
    3
    Orientación del diseño: sentidodescendente y de izquierda a derecha
    Ubicación de los símbolos: cadacolumnaunaunidadfuncional
    Ubicaciٴón de los símbolos: posicióninicial, media o final
    4
    Generación de informaciónimpresa: emisión de documentos e informes