Modelo conceptual sistema de información de cargas de trabajo - SICAT -

1. Modelo ConceptualModelo Conceptual
Sistema deSistema de
Información para laInformación para la
medición y cálculo demedición y cálculo de
cargas de trabajocargas de trabajo
SICATSICAT

2. • Identificación del proyecto
• Definición del problema o justificación
• Objetivos
• Resultados esperados cuantificables y valor
agregado
• Políticas y premisas
• Modelo Conceptual
• Modelo Entidad/Relación
• Cronograma
• Costos
• Simulación
Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas deModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de
trabajotrabajo

3. Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas deModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de
trabajotrabajo
Identificación del proyectoIdentificación del proyecto
El Ministerio de Educación – MEN debe establecer la planta de
cargos optima para cada una de las dependencias a partir de sus
cargas de trabajo.
Lo anterior se logra, mediante la medición y el análisis a los
tiempos empleados en la ejecución de las actividades de los
procesos por parte de los servidores.

4. Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas deModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de
trabajotrabajo
Definición del problema oDefinición del problema o
justificaciónjustificación
Inexistencia de un sistema de información para la
medición de cargas de trabajo de los servidores
públicos que laboran en el MEN.

5. Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas deModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de
trabajotrabajo
ObjetivosObjetivos
• Aportar el modelo conceptual de lo que debería contener el
sistema de información en ambiente WEB, que permitiría
ejecutar la medición de cargas de trabajo con eficiencia,
eficacia y efectividad.
• Parametrizar los tiempos de ejecución de las actividades
desarrolladas por los servidores de las diferentes
dependencias.
• Adoptar el modelo de medición de cargas de dispuesto por el
Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP.

6. Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas deModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de
trabajotrabajo
Resultados esperados cuantificables y valorResultados esperados cuantificables y valor
agregadoagregado
• Entregar al MEN el Modelo Conceptual de una
herramienta informática única, para la medición y
cálculo de cargas de trabajo en ambiente amigable y
disponible en la WEB.
• Conjunto de criterios unificados para la elaboración y
análisis de cargas de trabajo de acuerdo con la
normatividad vigente expedida por el DAFP y el MEN.
• Planta de cargos óptima del MEN, lograda por
intermedio de una herramienta digital.

7. Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas deModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de
trabajotrabajo
Políticas y PremisasPolíticas y Premisas
• El SICAT respaldará la información que soporta las actividades de cada
proceso, subproceso y procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad.
• La Subdirección de Desarrollo Organizacional será la única dependencia
autorizada para realizar y aprobar cambios al modelo de cargas de trabajo.
• El SICAT con base en fórmulas matemáticas, permitirá determinar el número
de servidores requeridos en una dependencia.
• El SICAT deberá estar articulado con otros sistemas de información del MEN.
• Para la construcción del modelo se deberá tener en cuenta la Resolución
810/2003 (jornada laboral) y la Guía Medición cargas de trabajo de la DAFP.
• El SICAT contará con una tabla de minutaje parametrizada, que permitirá la
articulación automática del tiempo de desarrollo de cada actividad.
• Se considerará normal la carga de trabajo que se encuentre dentro de un
rango del 90% y el 110%.

8. Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas deModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de
trabajotrabajo
Modelo ConceptualModelo Conceptual
• Cargas de trabajo por dependencia.
• Cargas de trabajo por procesos
• Certificación de viabilidad expedida por la Subdirección
de Desarrollo Organizacional
• Formato de solicitud para medición y balanceo de
cargas
• Informes estadísticos varios
• Datos básicos de los servidores
• Denominación del empleo, código y grado
• Procesos, Subprocesos (SIG)
• Actividades
•Tabla de Minutaje
• Guía para medir cargas de trabajo DAFP
• Resolución 810 de 2003
• Decreto 5012 de 2009, modifica Planta de personal del
MEN.
• Decreto 5013 de 2009, modifica la estructura del MEN
• Planes de Acción de las Dependencias
• Evaluación del Desempeño
PRODUCTOSENTRADAS

9. Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas deModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de
trabajotrabajo
INFORMACIÓN
PROCESOS/
SUBPROCESOS
PLANES DE ACCIÓN
2. REGISTRAR
ACTIVIDADES
3. MEDICIÓN
Y
BALANCEO
6. REALIZAR
SEGUIMIENTO
5. CERTIFICACIÓN
PLANTA SERVIDORES
POR DEPENDENCIA
1. ANÁLISIS
REQUERIMIENTOS
4. VALIDACIÓN
CARGAS
DE TRABAJO
DEPENDENCIAS MEN DEPENDENCIAS MEN
SUBDIRECCIÓN
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
SUBDIRECCIÓN
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
SUBDIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
SUBDIRECCIÓN
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
GUÍA MEDICIÓN
CARGAS DE TRABAJO/
TABLA DE MINUTAJE
DECRETOS
5012 y 5013
DE 2009
SICATSICAT
SICATSICAT
SICATSICATSICATSICAT
Fases del ModeloFases del Modelo
ConceptualConceptual

10. Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas deModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de
trabajotrabajo
Fases del ModeloFases del Modelo
ConceptualConceptual
1. ANÁLISIS REQUERIMIENTOS
Todas los Jefes de las dependencias del MEN con base en la mejoras de sus procesos
propondrán ajustes a las cargas de trabajo de sus servidores, teniendo en cuenta lo dispuesto
en los decretos 5012 y 5013 de 2009.
2. REGISTRAR ACTIVIDADES
Los servidores de las dependencias capturaran desde el SICAT las actividades
correspondientes a cada uno de los procesos en los cuales se encuentran involucrados y las
remiten a la Subdirección de Desarrollo Organizacional – SDO -
3. MEDICIÓN Y BALANCEO
Corresponde a los servidores de la SDO, el análisis de la información enviada a través del
SICAT de las cargas de trabajo de los servidores del MEN.
4. VALIDACIÓN CARGAS DE TRABAJO
El Subdirector de Desarrollo Organizacional es el único responsable de validar las
cargas de trabajo.
5. CERTIFICACIÓN PLANTA DE SERVIDORES POR DEPENDENCIA
El Subdirector de Talento Humano es el único responsable de certificar la viabilidad de la
Planta de cargos de las dependencias del MEN.
6. REALIZAR SEGUIMIENTO
La SDO de acuerdo a sus funciones y procesos debe realizar el mejoramiento continúo de las
cargas de trabajo a los procesos del MEN

11. Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas deModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de
trabajotrabajo
Modelo Entidad/RelaciónModelo Entidad/Relación

12. Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas deModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de
trabajotrabajo
CronogramaCronograma

13. Modelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas deModelo Conceptual del Sistema de Información para la elaboración y cálculo de cargas de
trabajotrabajo
Costos del ProyectoCostos del Proyecto

14. Simulación como operaría el SICATSimulación como operaría el SICAT

17. MEDICIÓN Y BALANCEO CARGAS DE
TRABAJO

18. MEDICIÓN Y BALANCEO CARGAS DE
TRABAJO

19. MEDICIÓN Y BALANCEO CARGAS DE
TRABAJO

20. MEDICIÓN Y BALANCEO CARGAS DE
TRABAJO

21. MEDICIÓN Y BALANCEO CARGAS DE
TRABAJO

22. ACTUALIZACIÓN DE CARGAS DE TRABAJO

23. VALIDACIÓN DE CARGAS DE TRABAJO

24. VALIDACIÓN DE CARGAS DE TRABAJO