Your SlideShare is downloading. ×
2010 I Rendementbijeenkomst
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

2010 I Rendementbijeenkomst

618

Published on

een presentatie over het project i-Rendement voor gemeenten, gehouden op 17 juni jl.

een presentatie over het project i-Rendement voor gemeenten, gehouden op 17 juni jl.

Published in: Business, Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
618
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
13
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide
  • Presentatie bevindingen aan MT door VHIC
  • King is georganiseerd vanuit 3 thema’s: - ontwikkelen en beheren van standaards binnen ICT en dus ook informatievoorziening: - ontwikkelen realistische MINIMALE normen waaraan gemeente moet voldoen als “eerste overheid” - benchmarking, maar niet meer via monitorinstrumenten vanuit het rijk (die werken blijkbaar niet), maar meer gemeenten onderling met elkaar vergelijken, is ook een soort stok achter de deur: je wilt als gemeente niet achterblijven ten opzichte van andere gemeenten! - Als dat goed gaat, dat onderling benchmarken, kun je als KING het derde aspect oppakken: meten van bestuurskracht, gebaseerd op input vanuit benckmarks
  • Transcript

    • 1. Informatiemiddag VHIC Haal meer rendement uit uw informatiemanagement
    • 2. Focus/Missie
      • Kennismaking: wat is VHIC
      • Kennismaking: wie is Ad van Heijst
      • Het beoogde project: een mogelijke aanpak
    • 3. Focus/Missie
      • Fullservice bureau op het gebied van informatiemanagement
      • Lokale overheid centraal
      • Specialisme informatiehuishouding
      • Drive: kwalitatief zeer hoogwaardige dienstverlening tegen acceptabele prijs en kosten
      • Wat we doen, buitengewoon goed doen.
    • 4.  
    • 5. Hoe dan?
      • Via het model-dsp voor Nederlandse gemeenten (documenten, systemen, procedures): 325/415; 700 processen.
      • i-Rendement als methodiek
      • i-Match als methodiek
      • Benchmark voor Nederlandse Gemeenten op het gebied van informatiemanagement
    • 6. Information Governance- de kapstok Informatie is hierbij onmisbaar Rekenschap afleggen Vlug reagerend rechtvaardig meewerkend
    • 7. Framework overheid: Informatie op Orde, Baseline Informatiehuishouding
      • Verantwoordelijkheden beschreven en belegd
      • Organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen ingericht en kwalitatief toereikend voor borging duurzaamheid en betrouwbaarheid van informatie
      • Standaarden gedefinieerd en in gebruik voor informatiebeheer
      • Producten, processen, informatie en verantwoordelijkheden qua prioriteiten geordend
      • Er is een compleet beheerssysteem
      • Kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid worden in acht genomen
      • Duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid is tot moment van verwijdering gewaarborgd
      • Verwijdering gebeurt volgens vastgestelde procedures.
      http://www.e-overheid.nl/sites/kennislab/de_baseline/de_baseline.html http://www.minocw.nl/documenten/Nota-Informatie-op-orde.pdf
    • 8. Agenda
      • Achtergrond en aanleiding
      • Het i-Rendementconcept
        • Doelstelling
        • Visie VHIC
        • Groeimodel
      • Aanpak
        • Positiebepaling
        • Optimalisatie
        • Benchmark
      • Ervaringen / best practices i-Rendement gemeente
    • 9. Het kan makkelijker én leuker... “ Digitale loketten vaak niet meer dan fraaie virtuele façade” “ Burgers hebben recht op goede, tijdige en juiste dienstverlening” “ Digitale overheid moet voor meer efficiency zorgen en uiteindelijk lagere administratieve lasten” “ Vaak geen koppeling tussen het digitale loket en achterliggende systemen”
    • 10. Ontwikkelingen
      • Lokale overheid heeft te maken met diverse ontwikkelingen:
        • Eisen vanuit centrale overheid t.a.v. digitalisering en dienstverlening;
        • Behoeften klanten (burgers en bedrijven), dienstverlening (verder) optimaliseren;
      • Kortom: van Documentaire informatievoorziening naar Digitale informatievoorziening.
    • 11. Wat nu?
      • Situatie informatievoorziening op dit moment...
      • ....loopt per organisatie uiteen!
      • Maar wel vaak vergelijkbare vragen:
        • Waar staan we?
        • Hoe ziet toekomstige/gewenste situatie eruit?
        • Hoe komen we bij gewenste situatie?
        • Welke stappen moeten we zetten? In welke volgorde?
        • Waar moeten we op letten?
        • Hoe kunnen we leren van best practices vergelijkbare organisaties?
    • 12. i-Rendement concept - Doelstelling
      • Doelstelling i-Rendement is drieledig:
        • Inzicht
        • Optimalisatie
        • Leren & kennisdelen
    • 13. i-Rendement - Doelstelling 1: Inzicht
      • “Waar staat uw organisatie op gebied van (documentaire) informatievoorziening?”
      • Breed perspectief, verder dan DIV-afdeling.
    • 14. i-Rendement - Doelstelling 2: Optimalisatie
      • Vaststellen (realistisch en gedragen) ambitieniveau;
      • Bepalen welke stappen gezet dienen te worden om, gezien de huidige situatie, het ambitieniveau te bereiken?
      • Prioriteiten en volgtijdelijkheid verbeterstappen bepalen.
    • 15. i-Rendement – Doelstelling 3: Kennisdelen
      • Aandacht voor best practices vergelijkbare organisaties;
      • Waar lopen andere organisatie tegen aan? Hoe lossen zij dat op?
      • Hoe pakken vergelijkbare organisaties transitie aan?
    • 16. i-Rendement - Groeimodel
      • Centraal aspect i-Rendement methodiek is groeimodel (documentaire) informatievoorziening;
      • Vijf fasen geven ontwikkeling van DIV binnen organisatie weer;
      • Meest vergaande fase weerspiegelt visie met betrekking tot (documentaire) informatievoorziening voor langere termijn.
    • 17. i-Rendement Groeimodel Mate van digitalisering en integratie Toegevoegde waarde organisatie Visie VHIC Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5
    • 18. i-Rendement - groeimodel Bron: Levitt Processen Infra- structuur Prestaties Mensen & cultuur Processen Infra- structuur Prestaties Mensen & cultuur Fase 1 Fase 2
      • Per fase wordt gekeken naar:
        • Management en organisatie
        • Mensen en cultuur
        • Processen
        • Infrastructuur
        • Prestaties
      • Per categorie meerdere
      • variabelen
      Management & organisatie Management & organisatie
    • 19. Achterliggende visie: infrastructuur
      • Nadruk verschuift van bewaren van informatie naar het toegankelijk maken van bewaarde informatie;
      • Digitale informatie (mits geautoriseerd) beschikbaar en toegankelijk, ongeacht tijd en locatie;
      • Fysieke en digitale schaduwarchieven moeten verdwijnen ;
      • Informatie wordt conform vastgestelde procedures (automatisch) gearchiveerd.
    • 20. Achterliggende visie: processen
      • Archieffunctie (merendeels) geïntegreerd in bedrijfsproces en zoveel mogelijk geautomatiseerd;
      • Informatie gestructureerd op basis van de werkprocessen;
      • Interne distributie van inkomende post verloopt digitaal;
      • Uitgaande post vanuit werkprocessen automatisch geregistreerd en digitaal gearchiveerd.
    • 21. Achterliggende visie: management & organisatie
      • Disciplines DIV, I&A en AO (in)formeel geïntegreerd en ondergebracht in één beleidsveld: Informatie- en Procesbeheer (IPB);
      • Regie over de volledige informatievoorziening op één centraal punt binnen de organisatie;
      • Verantwoordelijkheden t.a.v. informatievoorziening duidelijk in kaart gebracht, vastgelegd en periodiek bijgesteld.
    • 22. Achterliggende visie: mensen & cultuur
      • Alle medewerkers organisatie denken en werken digitaal (meer verantwoordelijkheid op gebied van informatievoorziening);
      • Aandacht voor kennis en ontwikkeling medewerkers
      • DIV/IPB;
      • Nieuwe functies en taken (bijvoorbeeld inrichting archiverings- en registratiefunctie in primaire processen en audit).
      • En hoeveel menskracht is daarmee gemoeid in de nieuwe situatie
      • Hoe zien de toekomstige functieprofielen eruit
      • Hoe kom ik daar?
    • 23. i-Rendement traject
      • Fase 1: in kaart brengen huidige situatie (documentaire) informatievoorziening;
      • Fase 2: opstellen verbeterplan/ontwikkeltraject (optioneel);
      • Fase 3: kennisdeling/benchmark (optioneel).
    • 24. Fase 1: In kaart brengen huidige situatie
    • 25. Fase 1: In kaart brengen huidige situatie
      • Doel:
        • Verkrijgen van inzicht
        • Bepaling positie in groeimodel;
      • Middel
        • i-Rendement Scan
    • 26. Fase 1: In kaart brengen huidige situatie
      • Desk research
      • Interviews (diverse niveaus en
      • organisatieonderdelen)
      • Site survey
      • Online enquête
    • 27. i-Rendement online enquête
    • 28. Resultaten fase 1
      • Positie in groeimodel;
      • Geconstateerde verbeterpunten;
      • Eventueel uitgewerkte resultaten online enquête;
      • Rapport / presentatie bevindingen huidige situatie;
      • Eventueel input voor volgende fase.
    • 29. i-Rendement scan
      • Intakegesprek;
      • Optioneel een online enquête;
      • Rapportage positie in groeimodel en eventueel geconstateerde verbeterpunten.
    • 30. Waar willen we naartoe en hoe komen we daar?
    • 31. Fase 2: i-Rendement Verbeterplan
      • Resultaten fase 1 (scan/zelfevaluatie) vormen input;
      • Bepalen ambitieniveau:
        • Waar willen we naartoe?
        • Op basis van (algemene) visie en beleid organisatie;
        • Wat is realistisch?
    • 32. Vaststellen ambitieniveau
      • MT wordt betrokken bij het vaststellen van het ambitieniveau;
      • Gezamenlijk ambitieniveau bepalen tijdens visieworkshop
    • 33. Hoe kunnen we ons ambitieniveau realiseren?
    • 34. Bepalen route / te nemen stappen
      • Op basis van gap tussen huidige situatie
      • en ambitieniveau;
      • Op basis van eventueel geconstateerde
      • verbeterpunten.
      • i-Rendement groeimodel biedt input voor
      • gefaseerde doorgroei naar ambitieniveau .
    • 35. Verbeterplan: bepalen prioriteiten Eenvoudig Moeilijk Hoog Laag Gemak van uitvoering Impact 1 7 2 3 5 6 8 9 10 11 12 13 4 14
    • 36. Planning   Maand Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Activiteit 1. Inrichten projectorganisatie                                     4. Capaciteit en samenstelling binnen DIV aanpassen   Doorlopend (1) 2. Beleidsveld IPB (informatie en procesbeheer) oprichten   Doorlopend 5. Investeren in model-DSP en implementeren maatwerk-DSP (2) (3) 3. Opstellen dienstencatalogus en klantenbeheerfunctie inrichten         Doorlopend (4) 8. Inwerkprogramma (nieuwe) medewerkers inrichten                   Doorlopend (5) 12. Procedures toegang semi-statisch archief aanscherpen                                   13. Elke afdeling bij decentraal beheersysteem betrekken                                   6. Investeren in nieuw Document Managementsysteem (DMS)                           7. Implementeren DMS en koppelen aan DSP                           10. Procedures m.b.t. e-mailarchivering           (6)                     11. Procedures m.b.t. uitgaande post           (6)                     9. Fysieke poststroom uitfaseren                         (7)
    • 37. Fase 3: Kennisdeling/benchmark
      • i-Rendement abonnementsvorm gericht op kennisdeling;
      • Periodieke bijeenkomsten gericht op kennisdeling;
      • Trends en ontwikkelingen in het vakgebied;
      • Veel voorkomende aandachtspunten (o.b.v. fase 1 en 2) nader toegelicht.
    • 38. Fase 3: Kennisdeling/benchmark
      • Presentaties best practices/leerpunten i-Rendement deelnemers;
      • Waar lopen vergelijkbare organisatie tegen aan? Hoe lossen zij dat op?
      • Hoe pakken vergelijkbare organisaties transitie aan?
      • Hoe kunnen i-Rendement deelnemers van elkaar leren?
    • 39. Fase 3: Kennisdeling/benchmark
      • Benchmark:
        • Vergelijken deelnemers o.b.v. groeimodel;
        • Rekening houden met omvang etc. van organisaties.
      • Keurmerk VNG gemeentelijke benchmarks!
    • 40. VNG Keurmerk
      • Benchmark Producentenplatform van VNG heeft keurmerkadviezen geformuleerd;
      • i-Rendement voldoet aan alle adviezen, en heeft daarmee een VNG-Keurmerk;
      • Specifiek genoemd/geroemd door VNG: de themabijeenkomsten en de visie áchter de benchmark.
    • 41. KING
      • KING: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten, sinds juni 2009;
      • KING creëert voorwaarden voor optimale ondersteuning aan gemeenten op het terrein van: - lokaal bestuur; - bedrijfsvoering.
      • Als structurele voortzetting na afloop van tijdelijke programma’s als EGEM i-teams (einde 2010) en VNG Benchmark Producentenplatform.
    • 42. KING
      • KING georganiseerd vanuit visie commissie Jorritsma: gemeenten moeten als “eerste overheid” functioneren;
      • KING georganiseerd vanuit 3 thema’s: - ontwikkelen en beheren van standaards binnen ICT; - benchmarking; - meten van bestuurskracht.
      • Per regio (30-40 gemeenten) een accountmanager: - clusteren benchmarkaanbieders voor samenwerking; - gezamenlijke themabijeenkomsten.
    • 43. i-Rendement in de praktijk...
    • 44. Klaar voor de tocht naar de “digitale top”?
    • 45. © VHIC
      • Auteursrecht
      • Niets uit deze presentatie mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, door middel van druk, fotokopie, microfilm of op andere wijze dan zonder voorafgaande toestemming van VHIC BV.
      • No part of this presentation may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means, without written permission from VHIC BV, Polakweg 23, 2288 GG Rijswijk.

    ×