Repasando Excel

Una de las principales funciones de las planillas de cálculo es facilitar la descripción y comprensión del problema, lo que ayuda a tomar decisiones, ya que si una situación real es factible de ser expresada a través de un modelo matemático, se puede analizar la influencia de cada parámetro en el comportamiento del sistema. LA IMPORTANCIA DE UN BUEN DISEÑO En la etapa de análisis de datos se aconseja responder a las siguientes preguntas: • ¿Cuál es el propósito de esa planilla de cálculo? •¿Cuáles son las variables que intervienen? ¿cuáles son dependientes? •¿Qué suposiciones y restricciones fueron consideradas? •¿Cuáles son los datos de entrada? •¿En qué celda se ubicará, los datos y sus correspondientes rótulos? •¿Cuáles son las salidas? ¿Dónde se ubicarán?

CONCEPTOS BÁSICOS • Libro de trabajo: es el archivo que se utiliza en este programa para la carga de datos. Está formado por un conjunto de hojas identificadas con etiquetas. • Hoja de cálculo: es una cuadrícula compuesta por filas y columnas. Las filas se identifican con números y las columnas se identifican con letras. • Celda: es el espacio definido por la intersección de una fila y una columna. • Referencia. Es la dirección donde se ubica una celda dentro de una hoja. Es la combinación de una columna y una fila.

Tipos de datos • Números ( se alinean a la derecha). • Fechas y Horas. • Texto (se alinean a la izquierda). • Fórmulas.

Fechas y Horas » Averigua: – ¿Con estos tipos de datos se pueden realizar cálculos? – ¿Cómo haces para visualizar una hora con el formato de 12 horas? – ¿Puedes escribir la fecha y la hora en la misma celda? •Investiga •Prueba •Anota las conclusiones en tu carpeta

Consejos a tener en cuenta … • Al introducir datos numéricos se debe tener en cuenta las siguientes indicaciones: – Se pueden introducir números con el punto de los miles. – Una sola coma en una entrada numérica será considerada como coma decimal. – Los signos + ingresados delante de un número serán ignorados. – Los números negativos deberán ser precedidos por el signo “-” o estar entre paréntesis. • En datos texto: – Si se desea introducir textos que comienzan con símbolos como - + deberá ingresarlo precedido por el apóstrofo (‘)

¿Cómo dar formato a los números? Aumentar Formato disminuir Moneda decimales Formato Formato Porcentual Millares ? Escribe 34593 en una celda. ¿Qué observas si le pones formato millares?

¿Cómo dar formato personalizado a los números? • Elegir en Formato de celdas, en la solapa Números. • Elegir la categoría personalizada. • Luego ingresa el código correspondiente para indicar el formato que se está definiendo. • Se deben utilizar ciertos caracteres especiales para indicar el nuevo código de formato. Ejemplo:

Son formatos numéricos Con este formato Este número Se presenta de esta forma #,## 2378,568 2378,57 0,1 ,1 0,00 2789 2789,00 0,3 0,30 #.##0,00”km” 1245,8 1245,80 km 30 30,00 km ¡ A probar y sacar conclusiones! Anotarlas en la carpeta

En una planilla, además de los datos, se pueden introducir fórmulas, que permiten establecer relaciones entre las celdas Una fórmula es una expresión que combina datos con operadores para determinar el contenido de una celda. Los operadores especifican el tipo de relación que se desea realizar con los operandos. Las fórmulas siempre deben comenzar con el signo = Ej: =(B2 + a3) / 2 ¿Cuáles son los operadores? ¿Los recuerdas?

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son : OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^ OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: & OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <> OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser: - Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 - Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5

Referencia RELATIVA • Cuando se definen fórmulas o funciones, normalmente se utilizan referencias de celdas o rangos. Al copiar dichas fórmulas o funciones, las referencias usadas se actualizan automáticamente de acuerdo a la nueva ubicación; éstas se llaman referencias relativas. Por ej: Se escribió la fórmula = B1 + C1 + D1 Si se copia a la fila 2 quedaría: = B2 + C2 + D 2 Si se copia a la fila 3 quedaría: = B3 + C3 + D3

Referencia ABSOLUTA • Existen algunos casos en que las referencias utilizadas no deben actualizarse al copiar una fórmula; éstas se llaman referencias absolutas y se indican agregando el signo $ delante del nombre de la celda. Es decir: • $G$4 SE FIJA LA COLUMNA G Y LA FILA 4 • $G4 SE FIJA SÓLO LA COLUMNA G (LA FILA 4 ES RELATIVA) • G$4 SE FIJA L A SÓLOFILA 4 (LA COLUMNA G ES RELATIVA) Por ejemplo La referencia de la celda C10 se mantiene Si se tiene la fórmula = A3 + $C$10 siempre igual porque SI se copia a la fila 4 se obtiene = A4 + $C$10 se fijó la columna C y la fila 10 Si se copia a la fila 5 se obtiene = A5 + $C$10

Una función es una fórmula predefinida por Excel2003 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. En la tabla podemos ver los operadores más utilizados. SIMBOLO DEL OPERADOR OPERACIÓN QUE REALIZA + SUMA - RESTA * MULTIPLICA / DIVIDE ^ EXPONENCIACIÓN & UNIÓN / CONCATENAR = Comparación IGUAL QUE > Comparación MAYOR QUE < Comparación MENOR QUE >= Comparación MAYOR IGUAL QUE <= Comparación MENOR IGUAL QUE <> Comparación DISTINTO

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de comparación y por último las de operadores lógicos. Para realizar operaciones, los datos deben ser NUMÉRICOS. No ingreses el punto, el $, el % con el teclado.

En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel. SIMBOLO DEL OPERACIÓN QUE REALIZA PRECEDENCIA OPERADOR ^ EXPONENCIACIÓN 1 * MULTIPLICA 2 / DIVIDE 2 + SUMA 3 - RESTA 3 & UNIÓN / CONCATENAR 4 = Comparación IGUAL QUE 5 > Comparación MAYOR QUE 5 < Comparación MENOR QUE 5 >= Comparación MAYOR IGUAL QUE 5 <= Comparación MENOR IGUAL QUE 5 <> Comparación DISTINTO

= ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) / (SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5)) Veamos pues como resolvería la formula que hemos visto como ejemplo: Podemos que hay 10 operaciones -5 SUMAS -- 3 MULTIPLICACIONES -- 1 DIVISIÓN -- 1 COMPARACIÓN Primero resolvería por separado las operaciones de SUMA, despues realizaría las operaciones de MULTIPLICACIÓN, seguidamente realizaría la DIVISIÓN y por último la COMPARACIÓN.

Funciones lógicas: funciones que nos permiten "preguntar" sobre el valor de otras y actuar según la respuesta obtenida. SI La función SI nos permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida. SI(Pregunta lógica; Acción en caso verdadero; Acción en caso falso). Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento serán las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta a la pregunta lógica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los únicos obligatorios para esta función. Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes operadores de comparación: = para preguntar si dos valores son iguales, > para saber si un valor es mayor que otro, < para preguntar por menor, >= con este podremos conocer si es mayor o igual, <= preguntamos por menor o igual, o si deseamos mirar sin son diferente utilizaremos <> Ejemplo: Imagina que en la celda A1 escribimos la edad de una persona y en la celda A2 queremos que aparezca el texto "Mayor de edad" en el caso que la edad sea igual o superior a 18, mientras que nos interesará aparezca "Menor de edad" en caso que la edad sea menor de 18. La función que deberíamos escribir sería =SI(A1>=18;"Mayor de edad";"Menor de edad") Observa que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si la respuesta a la pregunta es Verdadera se realizará el segundo argumento: "Mayor de edad", en cambio si la respuesta es falsa, realizamos el tercer argumento: "Menor de edad".

Si se cumplen ciertas condiciones puede resultar útil destacar algunos valores de una tabla. En estos casos se aplica FORMATO CONDICIONAL, A LAS CELDAS QUE LO CONTIENEN 5. Se selecciona el rango de celdas en el que se aplicará el formato condicional. 2. Selecciona FORMATO/ FORMATO CONDICIONAL . Se completan la condición y el formato que se desea asociar. Si se quiere agregar más de una condición, se debe seleccionar <AGREGAR>

Con una condición Agregando condiciones

Argumento1 Argumento2 Resultado VERDADERO VERDADERO VERDADERO VERDADERO FALSO FALSO FALSO VERDADERO FALSO FALSO FALSO FALSO

Argumento1 Argumento2 Resultado VERDADERO VERDADERO VERDADERO VERDADERO FALSO VERDADERO FALSO VERDADERO VERDADERO FALSO FALSO FALSO

NO OLVIDES DE TOMAR APUNTE, PRACTICAR Y PREGUNTAR TODAS TUS DUDAS Te dejo una inquietud … Si tu base de datos tiene muchos campos que excede el ancho de la pantalla, ¿Cómo puedes mantener fijo en la pantalla algunos datos? ¡¡¡ A INVESTIGAR CON LA AYUDA!!!

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Repasando Excel

by mpfarias on Jul 10, 2009

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