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  • 1. «Ce guide a été élaboré dans le cadre du Projet de Gouvernance Locale (PGL), contratnuméro EPP-I-00-04-00037-00, Ordre de service N° 2, entre l’Agence Américaine pour leDéveloppement International (USAID) et Research Triangle Institute (RTI International). Il aété préparé par Monsieur Mohamed ZANA, en tant que consultant de RTI International».
  • 2. Guide de comptabilité simplifiée pourles associations de développement local Projet de Gouvernance Locale - Maroc Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local 
  • 3. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local PréfaceDurant ces vingt dernières années, le Maroc a connu un développement conséquentdu tissu associatif. Les associations, sont appelées à jouer un rôle de plus en plusimportant dans le développement durable du pays par leur implication dans la gestiondes affaires locales, en particulier dans le cadre de l’Initiative Nationale pour leDéveloppement Humain (INDH).Le défi est grand pour de nombreuses associations, notamment les plus récentes,souvent équipées uniquement de leur bonne volonté et de leurs liens privilégiés avecla population. Le renforcement de leurs capacités afin qu’elles puissent réaliser leursambitions et devenir des partenaires à part entière des Pouvoirs Publics est donc unepriorité.La réalisation de cet objectif reste tributaire d’une bonne maitrise des aspects relatifs àla gestion quotidienne, ce qui impose le renforcement de leurs compétences notammentdans le domaine de la comptabilité.En effet, l’utilisation des outils et principes de la comptabilité est devenu un facteur cléde succés pour ces associations. la comptabilité leur permet d’assurer la transparencede leur gestion et de créer des relations de confiance avec la population, les partenaireset les bailleurs de fonds.Dans ce but, le Programme de Gouvernance Locale (PGL) de l’Agence Américainepour le Développement International (USAID) au Maroc se joint à la CoordinationNationale de l’INDH du Ministère de l’Intérieur, pour publier ce guide pratique àl’usage des associations locales.Ce guide, qui fait partie d’une série de documents destinés essentiellement auxassociations, est élaboré dans un langage simple et compréhensible permettant, à unpublic non averti, de comprendre et de mettre en oeuvre les principes de base d’unecomptabilité simplifiée.Nous encourageons donc les associations marocaines à en faire plein usage, tout enespérant qu’il réponde à leurs attentes. ...... Bonne lecture Christian ARANDEL, Directeur du projet de Gouvernance Locale
  • 4. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localSommaire† Préface ..................................................................................................................................... 2† Sommaire................................................................................................................................. 3† Introduction ............................................................................................................................. 4† Chapitre 1. La comptabilité associative................................................................................... 7 La comptabilité c’est quoi au juste? ................................................................................... 7 Assise juridique de la comptabilité associative .................................................................. 7 Objectifs de la comptabilité associative ............................................................................. 8 Les spécificités de la comptabilité associative ................................................................... 8 Incidences des particularités des associations sur la comptabilité.................................... 13 Conseils pratiques............................................................................................................. 16 Schéma général d’organisation de la comptabilité simplifiée et spécifique...................... 17† Chapitre 2. Des outils simplifiés pour l’enregistrement des opérations .............................. 21 Enregistrer vos opérations bancaires et en espèce dans des cahiers journal de caisse et de banque ........................................................................................................... 21 Enregistrer les opérations d’emprunt dans le journal des opérations diverses ................. 25 Valoriser et enregistrer les opérations bénévoles.............................................................. 27 Des fiches spécifiques pour organiser et suivre vos opérations comptables .....................30 Conseils pratiques..............................................................................................................35† Chapitre 3. La justification et l’archivage des opérations comptables ...................................36 Utilité des pièces justificatives ..........................................................................................36 Exiger une pièce justificative externe................................................................................37 Etablir des pièces justificatives interne en fonction des besoins ........................................41 Classer soigneusement les pièces justificatives .................................................................44 Conseils pratiques..............................................................................................................46† Chapitre 4. L’inventaire de fin d’exercice .............................................................................47 Objet de l’inventaire ..........................................................................................................47 Inventorier les espèces en caisse .......................................................................................48 Réaliser un rapprochement comptable de votre compte bancaire......................................48 Inventorier le matériel et le mobilier de votre association ................................................49 Prendre en compte l’usure de vos équipements ................................................................49 Ajuster les opérations dans le temps .................................................................................52 Conseils pratiques..............................................................................................................54† Chapitre 5. Synthèse et analyse des opérations comptables ...................................................56 Etablir le bilan de votre association ..................................................................................56 Passer du bilan initial au bilan final ..................................................................................58 Etablir le compte de résultat ..............................................................................................63 Prendre en compte le bénévolat.........................................................................................65 Conseils pratiques..............................................................................................................69† Annexes ..................................................................................................................................72 
  • 5. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local IntroductionLes associations régulièrement un support de la gestion participativeconstituées qui fonctionnent et animation de la vie démocratique.selon les principes démocratiques Cependant, il est de notre devoir deet de transparence et les règles se demander pourquoi nous sommesrationnelles de gestion constituent arrivés à une telle situation, et pourquoisans nul doute l’une des conditions la comptabilité ne fait pas une bonneessentielles de l’émergence et /ou de presse.la consolidation d’une société civileresponsable participant pleinement au Les associations avancent en généraldéveloppement socio-économique et qu’elles ne disposent pas de moyensculturel. financiers qui leurs permettent de recruter un comptable.Elles forment des espaces de réflexionet de travail collectif ou se déploient Les membres réalisent des opérationsdes efforts communs pour des causes épisodiques au gré de leur disponibilité etcommunes. suivant les moyens humains et matérielsElles constituent ainsi des viviers où du moment, la tenue d’une comptabilitébouillonnent, germent et s’expriment d’encaissement et décaissement.des aspirations collectives. D’autres imputent cette situation à laAvec l’essor qualitatif qu’a connu ce carence de vulgarisation. Les adhérentssecteur au Maroc à partir de la dernière des associations ne sont pas sensibilisésdécennie du 20ème siècle, notamment suffisamment sur les obligations etle développement d’un type nouveau l’utilité de la comptabilité.d’associations qui opèrent dans La tenue de la comptabilité est reléguéel’appui au développement durable, il au dernier plan. Ils élisent généralementest constaté la nécessité de renforcer des trésoriers qui ignorent toute notionl’accompagnement technique des de comptabilité et gestion financière.associations oeuvrant dans le domainedu développement social et humain pour Certains vont plus loin dans leur analysela tenue d’une comptabilité régulière et et imputent cette situation à l’absencetransparente. d’une politique appropriée qui milite en faveur de la professionnalisationLa comptabilité n’est pas seulement un de l’association par le recrutement duinstrument d’information mais aussi personnel permanent compétent.
  • 6. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localLes structures étatiques d’appui renforcement de la transparence etaux associations, les bailleurs de la bonne gouvernance au sein desfonds, les organismes internationaux associations.financent, généralement, les projetsde renforcement des capacités La comptabilité générale en effet,managériales des associations par en tant qu’un instrument de gestionla formation et l’information, mais utilise un langage complexe qui n’estrarement les frais de fonctionnement accessible qu’aux professionnels ayantinterne et les salaires des gestionnaires une formation spécialisée.permanents y compris les comptables. La terminologie de la comptabilité rendAu vu d’un tel constat, deux défis sont à difficile le contrôle des comptablesrelever : l’adaptation et la simplification professionnels par les adhérents desde la comptabilité. associations.L’association est une institution qui L’association est en effet une institutionprésente un caractère altruiste et démocratique et participative pardésintéressé. Elle est régie par des excellence dans laquelle la primautéprincipes de solidarité, participation, est accordée à l’homme aux dépens dudémocratie et engagement envers la capital. Cette caractéristique devrait sesociété et la communauté locale. refléter dans l’élément clef de sa vie, c’est-à-dire, dans sa gestion.Au début de ce troisième millénaire, le Il faudra donc trouver des méthodesMaroc s’active pour disposer d’un plan efficaces pour un enseignementcomptable des associations qui prend élémentaire afin que les principesen compte ces spécificités. démocratiques, acceptables en théorie, puissent être appliqués en pratique.Un autre défi et non pas des moindrec’est celui de la simplification et la Autrement dit, il faut faire de sorte queformation. La simplification de la la gestion des associations soit aussicomptabilité et la valorisation de l’affaire de tous les membres.l’élément humain par la formationsemblent être l’une des solutions Les recherches pour la simplificationappropriées pour la généralisation de la comptabilité du point de vuede la tenue de la comptabilité et le technique, sans toutefois perdre de 
  • 7. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localson efficacité du point de vue de Les autres chapitres présentent, selonl’information s’imposent. C’est dans ce l’ordre chronologique, les différentescadre qu’un tel guide a été réalisé. Il se opérations comptables qu’unepropose de servir d’outil de référence association est tenue de réaliser.et d’information pour les associationsafin de les aider à tenir une comptabilité Afin de permettre une meilleuresimplifiée qui répond à leurs besoins. compréhension aux utilisateurs, ce guide fait à chaque fois que cela est possible/Ce guide est composé de cinq chapitres. nécessaire, appel à des exemples,Le premier est consacré aux spécificités exercices et conseils pratiques.de la comptabilité associative.
  • 8. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localChapitre I La comptabilité associative “ La comptabilité associative est une technique qui sert à enregistrer, classifier et récapituler les événements qui ” ont un caractère financier et bénévole de l’association.La comptabilité c’est quoi au juste ?La bonne gestion de votre association dépend la plupart du temps de la bonneorganisation de votre comptabilité et de vos finances.La comptabilité est une technique qui sert à : }} } Enregistrer Les événements de l’association Classifier qui ont un caractère financier et les contributions bénévoles RécapitulerL’enregistrement chronologique des opérations des associations à caractère financierest effectué selon la date de réalisation mais au fur et mesure de la mise à dispositiondu comptable ou trésorier des pièces justificatives.Assise juridique de la comptabilité associativeVous êtes « une association ordinaire » qui reçoit périodiquement des subventionsqui dépassent 10 000,00 DH d’une collectivité locale ou d’un établissement publicou d’une société dont l’Etat ou la collectivité locale est actionnaire : vous êtes obligésde tenir une comptabilité régulière.Plusieurs dispositions d’origines et finalités diverses peuvent imposer aux associationsla tenue de la comptabilité. † Les statuts de l’association peuvent contenir des règles précises sur l’obligation de tenir une comptabilité ; † La législation fiscale conditionne l’exonération des associations de certains impôts par la tenue d’une comptabilité régulière ; † Les contrats et conventions de partenariat conclus entre l’association et le partenaire peuvent exiger la tenue d’une comptabilité saine et transparente, la production de rapports financiers périodiques,...etc. 
  • 9. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Objectifs de la comptabilité associative La comptabilité et la vie financière conditionnent la permanence et la réussite de l’association en lui donnant par la même les moyens d’atteindre les buts qu’elle s’est fixée. L’objectif principal de la comptabilité est donc d’être un moyen d’information : † Elle permet de donner des informations pour déterminer la situation financière de votre association ; † Elle vous donne le coût exact annuel de l’activité du projet que vous pourriez entreprendre ; † Elle est la base des prévisions financières (budgets) ; † Elle peut permettre aux dirigeants d’une association de suivre et contrôler la gestion de leur structure si elle est tenue régulièrement; † Elle est indispensable pour assurer la réussite de l’association et mener une politique de développement. La comptabilité est également un moyen de gestion participative car : † Elle permet de renforcer la confiance des adhérents ; † De mobiliser leurs compétences et leurs énergies ainsi que leur motivation dans le travail ; † De sensibiliser les adhérents sur la situation financière de leur association et les inciter à participer aux délibérations et à la formulation des propositions susceptibles de renforcer les finances de l’association. Les spécificités de la comptabilité associative L’association se distingue de la société commerciale sur les plans des : † Objectifs ; † Activités ; † Mode de participation au pouvoir ; † Mode de participation à la propriété ; † Mode de répartition des résultats,...etc. Elle partage avec les autres composantes de l’économie sociale (coopératives, mutuelles) un certain nombre de principes et valeurs qui les rendent aptes à jouer un rôle de premier ordre dans l’appui au développement durable. Parmi, les particularités des associations qui ont une incidence sur la tenue de la comptabilité, on peut citer entre autres : † Son objet social désintéressé ; † Sa propriété collective ; † La présence du bénévolat ; † L’intérêt accordé à l’homme aux dépens du capital ; † L’importance de ressources financières spécifiques.
  • 10. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localObjet social désintéresséL’association peut réaliser comme n’importe quelle société, un bénéfice dit excédentde gestion. Mais ce qui la distingue de la société, ou coopérative c’est que cetexcédent ne doit nullement être réparti entre les membres sous quelque forme quece soit. L’association doit être gérée et administrée à titre bénévole par les personnesn’ayant par elles mêmes ou par personnes interposées aucun intérêt direct ou indirectdans les résultats d’exploitation. Son activité doit présenter une utilité sociale.Propriété collectiveL’association ne peut avoir de capital social auquel donnerait lieu des apports ennuméraires comme, c’est le cas dans une coopérative ou société. Elle peut affecterl’excédent ou une partie, aux réserves, mais ces réserves sont impartageables aucours de son fonctionnement ou en cas de sa liquidation. On dit que l’associationpossède une propriété collective, contrairement aux sociétés qui se caractérisent parleur propriété privée.Après dissolution de l’association, le boni de liquidation devra être affecté à uneassociation, une fédération ou une institution qui poursuit un objet similaire. Contrairement à ce qui est répandu, la cotisation annuelle versée par l’adhérent à son association n’est pas un capital, STOP C’est une contribution au fonctionnement de l’association qui ne peut être remboursée à l’adhérent en cas de son retrait.L’article 6 du Dahir du 15 novembre 1958 énumère les biens que l’association peutposséder et administrer. Il s’agit de : † Locaux et matériel destinés à l’administration de l’association et aux réunions de ses membres ; † Immeubles nécessaires à l’exercice de son activité et à la réalisation de ses objectifs.La possession de biens meubles par l’association ordinaire n’est pas autoriséedans le cadre de la législation en vigueur. Par meubles on sous entend en droit,les marchandises. La possession de biens immobiliers est limitée. Les associationsne peuvent acquérir d’autres immeubles que ceux qui sont nécessaires àl’accomplissement des objectifs et activités prévus dans les statuts de l’association. 
  • 11. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local La présence indispensable du bénévolat L’activité des associations est basée sur le bénévolat. Ce critère est indispensable. Il ne peut y avoir d’association sans travail bénévole. Etant donné l’importance des apports bénévoles dans les associations, ils doivent être valorisés et donc inscrits en comptabilité. Arguments en faveur de la valorisation et enregistrement du bénévolat : La valorisation du bénévolat revêt une importance primordiale pour les associations, les pouvoirs publics, et les bailleurs de fonds. "Pour les associations : † Elles y trouvent un moyen d’affirmer leurs légitimités ; † Comptabiliser toutes les charges qui concourent au coût de revient d’un service ou d’un fonctionnement et non seulement celles qui font l’objet d’un paiement ; † Obtenir des coûts vérités de fonctionnement (coûts, complets et réels) qui permettent de pouvoir juger sainement la gestion et d’effectuer des comparaisons valables entre des associations ou activités d’une même association ; † Présenter une situation patrimoniale sincère et transparente. • Ce mécanisme de valorisation permettra de donner une situation claire sur les activités d’une association et son patrimoine ; • Mettre en évidence l’autofinancement d’une partie de ses projets pour rendre visible le poids financier de la ressource bénévole par rapport aux autres apports et services rémunérés. "Vis-à-vis des bailleurs de fonds La valorisation de l’apport du bénévolat dans les projets de développement permet d’évaluer l’importance des ressources gratuites, en temps et en compétences, que l’association est capable de mobiliser et d’en constituer une contribution locale. "Pour les pouvoirs publics Ils voient dans le bénévolat un moyen pour mettre en exergue son poids et tester les capacités des associations à mobiliser la société civile pour lui attribuer des taches précises dans le développement. En outre la rareté des ressources financières dédiées aux secteurs sociaux trouve un palliatif au niveau des apports bénévoles10
  • 12. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localL’intérêt accordé à l’homme aux dépens du capitalLe mode de participation au pouvoir de décision dans une association est calquésur le mode de fonctionnement de la démocratie parlementaire (Un homme = Unevoix). Chaque membre n’a droit qu’à une seule voix quelque soit le montant de lacotisation versée. L’importance dans une association est accordée à l’homme dansles prises des décisions et les élections des membres du Conseil d’administration etdu bureau exécutif. Dans les sociétés anonymes, l’importance est donnée aux actions(Une action = Une voix). L’importance dans une société est accordée au capital.L’importance des ressources financières spécifiquesL’association, contrairement aux sociétés, compte essentiellement sur l’apportet le travail bénévole. Elle ne dispose pas de capital social et recoure rarement aucrédit bancaire. En revanche, elle compte sur des ressources financières spécifiquesautorisées par la législation en vigueur. En vertu du Dahir du 15 Novembre En vertu des principes des 1958 tel que modifié, les associations obligations et contrats, les dites simplement déclarées peuvent posséder associations peuvent posséder et et administrer les ressources suivantes : administrer les ressources suivantes :• Des Subventions publiques • Recettes de facturation des services• Droits d’adhésions à la population cible dans le cadre de• Cotisations annuelles leurs activités et leurs objets ;• Aides du secteur privé • Des produits financiers (compte• Aides d’une partie étrangère ou organisme bancaire courant ou bloqué) ; international sous réserves des • Des ressources et sponsoring et articles 17 et 32 bis: commodats ; • Des amendes ;"Art. 17 : Les partis politiques et • Des ressources diverses : Ressources provenant des ventes occasionnelles associations à caractère politique doivent :- Etre constituées par des nationaux ou permanentes de publication, marocains; revues, brochures.- Fonctionner exclusivement avec les fonds d’organismes d’origine marocain."Art. 32 bis : Les associations quireçoivent des aides étrangères sont tenuesd’en faire la déclaration au SecrétaireGénéral du Gouvernement en spécifiant lemontant obtenu et son origine et ce dans undélai de 30 jours francs à compter de la dated’obtention de l’aide. 11
  • 13. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Tableau comparatif sur quelques critères de distinctions ou ressemblances entre association ordinaire, coopérative et société de capitaux. Critères de distinction Société Coopérative Association ordinaire Recherche du profit pour rémunérer le oui non non capital Activités commerciales sans aucune oui non1 non limite Bénévolat une donnée essentielle non oui oui Peut réaliser des excédents oui oui oui Interdiction de distribuer les excédents non non oui Réserves impartageables non oui oui Se constitue avec un capital social oui oui non Dirigeants élus rémunérés oui non non Résolutions prises se basent sur la règle suivante : † un homme égal une voix non oui oui † une action égal une voix oui non non L’adhérent peut vendre ses actions ou oui non non parts sociales au public L’adhérent peut réclamer ses parts oui non non sociales réévaluées Boni de liquidation réparti entre les oui non non associés Possède une propriété collective non oui oui 1 La coopérative ne peut acheter et vendre que les produits de ses membres sauf autorisation administrative.12
  • 14. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localIncidences des particularités des associations sur la comptabilitéL’association étant une institution particulière. Il est normal qu’elle soit dotée d’unplan comptable spécifique qui s’inspire du plan général de la comptabilité marocainedes entreprises et qui prend en compte ses particularités.Un plan comptable n’est pas comme son nom pourrait le faire croire, une nomenclaturehiérarchisée et ordonnée des comptes, mais un ensemble de définitions assezrigoureuses pour enlever toute ambiguïté au langage technique utilisé ainsi qu’uneméthode applicable au classement des faits, à l’enregistrement des mouvements defonds et à la détermination aussi exacte que possible des valeurs.Parmi les incidences des particularités des associations sur la comptabilité qui sontpris en compte par le projet du plan comptable marocain des associations en coursde publication : † des comptes transformés du plan comptable général marocain des entreprises ; † des comptes qui ne peuvent pas exister ; † et des comptes nouveaux. Exemples de comptes transformés Excédent au lieu L’association ne poursuivant pas un but lucratif, elle ne du bénéfice et réalise pas un bénéfice net d’impôt qui sera distribué Insuffisance au lieu aux actionnaires au prorata de leurs actions comme c’est de perte le cas d’une société. Elle réalise plutôt un excédent de fonctionnement impartageable ou une insuffisance de fonctionnement. Compte usager L’association n’est pas censée exercer des activités au lieu du compte commerciales et vendre des marchandises produites par client elle ou achetées pour les revendre aux clients. Elle peut cependant facturer des services, généralement, au prix coûtant aux usagers dans le cadre de ses activités d’intérêt général. 13
  • 15. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Exemple de comptes qui n’existent pas Compte capital Le capital social qui est une ressource essentielle dans une société n’existe pas dans une association. Le compte capital n’a donc pas de place dans la comptabilité d’une association. Compte crédit Etant donné que l’association exerce des activités sociales bancaire non rentables du point de vue économique et ne possède pas de capital, rare sont les banques qui peuvent accorder des crédits aux associations à l’exception des associations de micro crédit. Compte achat L’achat de marchandise et leurs reventes en l’état ou après de marchandises transformation d’une façon habituelle et répétitive, est revendues en l’état considéré par le code de commerce marocain comme un acte de commerce. Cette activité est du ressort des sociétés commerciales et non des associations. Compte vente de La législation en vigueur ne permet pas aux associations marchandises d’exercer des activités de transformation des matières premières destinées à la production et la vente. Compte dons et legs L’association ordinaire ne peut acquérir qu’à titre onéreux (association ordinaire) et de ce fait ne peut recevoir de dons et legs. Comptes financiers A l’exception des associations d’utilité publique, les associations ne peuvent fructifier leurs fonds en achetant des actions, obligations, ou de fonds communs de placement. Aussi, l’existence de ces comptes dans la comptabilité des associations ordinaires n’est pas justifiée.14
  • 16. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Exemple de comptes nouveauxCompte fond Ce compte englobe les excédents accumulés, les apports etassociatif subventions d’équipement sans droit de reprise auxquel il faut ajouter le résultat de l’exercice.Les apports Les actionnaires d’une société peuvent faire des apports en nature qui sont évalués par des experts et incorporés au capital social de la société. Les apports dans une association ont une signification différente. Ils se font au moment de la création de l’association et n’ont qu’une contrepartie morale sauf si l’apporteur exige la reprise de l’apport dans un contrat. De ce fait, il y’a lieu de distinguer en comptabilité des associations entre les apports avec des droits de reprise et les apports sans droit de reprise.Compte subvention Les entreprises poursuivant un but lucratif peuvent aussiaffectée à des biens recevoir des subventions. Ce qui est une spécificité c’estrenouvelables l’importance des subvention dans les ressources des associations. De ce fait, des précisions quant au contenu de ce compte s’imposent. Si l’apporteur de subvention l’a considéré comme unique et donc non renouvelable pour lui. L’association doit prendre ses dispositions pour renouveler le matériel acquis par le biais de la subvention en affectant une partie de son excédent annuellement à l’usure du matériel dit en comptabilité « Amortissement ».Comptes des Contrairement aux sociétés, le bénévolat dans uneopérations association constitue une ressource essentielle et devrabénévoles par conséquent être valorisé et pris en compte dans sa comptabilité. 15
  • 17. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Fonds dédiés La spécialisation des exercices figure parmi les principes de la comptabilité. Si l’association a reçu d’un partenaire une subvention de fonctionnement et n’a dépensé que la moitié du montant au cours de l’exercice comptable qui coïncide généralement avec l’année civile, la moitié de la subvention non utilisé devra être affecté à un compte spécifique dénommé « fonds dédié ». Le cadre juridique adéquat pour réaliser des activités génératrices de revenus est la coopérative et la société. La loi No 24 – 83 formant statut général des coopératives et missions de l’Office de Développent de la Coopération (ODECO) offre un cadre favorable pour permettre aux STOP adhérents d’acheter des matières premières, de produire, de commercialiser leur production dans le marché pour la valoriser et réaliser un excédent de gestion qui sera réparti entre les adhérents en fonction de leurs transactions dans les coopératives, de services et du travail fourni dans les coopératives de travail en commun. Conseils pratiques A propos de la prise en compte des particularités des associations dans la comptabilité, sachez qu’un projet de plan comptable spécifique aux associations a été approuvé par le Conseil Supérieur National de la Comptabilité. Ce projet sera mis en application dés son approbation par arrêté du Ministère des Finances. Quelques informations du contenu du dit projet nous semblent utiles : † Le modèle simplifié, est considéré comme suffisant aux besoins d’informations concernant les ssociations ; † Les critères, à retenir pour les associations pouvant recourir aux modèles simplifiés, sont fixés par les pouvoirs publics ; † Par rapport aux prescriptions de la Comptabilité Générale de la normalisation comptable CGNC, les simplifications ont porté sur les méthodes d’évaluation, l’organisation de la comptabilité, le plan de comptes et les états de synthèse.16
  • 18. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localAu niveau des méthodes d’évaluation † L’association peut procéder à une évaluation simplifiée des stocks et des biens produits par estimation du coût d’achat ou de production, ou sur la base du prix de vente avec application d’un abattement correspondant à la marge pratiquée ; † L’association peut procéder au calcul des amortissements des immobilisations selon une méthode simplifiée.Organisation de la comptabilité † Les menus dépenses relatifs aux frais généraux difficilement justifiables par des pièces externes peuvent être appuyés par des documents justificatifs internes, signés, au moins, par deux personnes habilitées de l’association ; † L’association est dispensée de la tenue des livres légaux côtés et paraphés par le tribunal (livre journal et livre d’inventaire), à condition de conserver le livre journal et les états de synthèse pendant au moins 5 ans ; † L’association peut procéder à l’enregistrement des opérations à leur date d’encaissement ou décaissement. Les créances et les dettes peuvent n’être enregistrées qu’à la clôture de l’exercice en vue de l’établissement des états de synthèse ; † La centralisation des écritures peut être effectuée une fois par exercice, par l’établissement d’une balance générale des comptes ; † L’association peut être dispensée de la tenue du grand livre si la balance des comptes peut être établie directement à partir du livre journal avec un niveau de sécurité suffisant.En attendant l’approbation par le Ministère des Finances du dit projet de PlanComptable des associations marocaines, les associations sont tenues de prendreen compte dans leur comptabilité les incidences des particularités des associationsdécrites ci-dessus.Schéma général d’organisation de la comptabilité simplifiéeet spécifiqueLa comptabilité des associations de développement local peut se résumer dans lesopérations suivantes :"Chaque opération réalisée ou engagée par l’association est enregistrée au fur età mesure de la réception des pièces justificatives dans les outils simplifiés suivants : † Cahier journal de caisse ; † Cahier journal de banque, † Cahier des opérations diverses ... 17
  • 19. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local "Les contributions bénévoles sont estimées et enregistrées dans le cahier journal des opérations bénévoles. "Les opérations enregistrées sont triées et reportées dans le registre d’organisation et suivi des opérations par fiche d’opération. Chaque fiche contient l’histoire de chaque opération. "En fin d’exercice qui coïncide généralement avec la fin de l’année civile, l’inventaire et contrôle des écritures, est réalisé et inscrit dans un registre spécial d’inventaire. "Après avoir tenu compte des résultats d’inventaire, le restant (ou solde) des fiches des opérations de fin d’exercice par nature est reporté sur les documents de synthèses et d’analyse (bilan et compte résultats). D’une manière générale, la comptabilité simplifiée peut être tenue en trois phases qui sont : † L’enregistrement des opérations à caractère comptable ; † Le classement et l’archivage des pièces comptables ; † Le traitement des informations comptables et bénévoles Chaque étape implique des documents spécifiques, ainsi que des règles particulières de conduite que le trésorier est tenu d’observer. Ces règles visent essentiellement à garantir la fidélité, la sincérité et la transparence des informations comptables vis-à-vis de toutes les personnes qui ont un droit de regard sur l’organisation (les membres, les fournisseurs, les clients, les institutions de financement, les autorités locales, etc.).18
  • 20. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Enregistrement Classement/archivage Traitement des informations comptables C’est la première étape Les pièces comptables, Le traitement des du travail comptable qui une fois numérotées et données ou informations consiste à inscrire les enregistrées doivent être comptables enregistrées informations comptables classées suivant un ordre conduit à l’établissement dans les journaux et chronologique dans les du compte du résultat et fiches spécifiques de classeurs. Ces classeurs du bilan. C’est un travail suivi des opérations. doivent à leur tour être qui se fait par périodicité, gardés accessibles à généralement à la fin d’un tout moment pendant exercice comptable. au moins une dizaine d’années avant d’être détruits. Ce classement est indispensable pour la bonne conservation des documents et des informations comptables.La tenue d’une comptabilité régulière est transparente nécessite également le partagede l’information comptable avec les adhérents de l’association.Cette étape est très importante dans la vie associative car elle permet de maintenirune importante dynamique de groupe basée sur les principes des efforts collectifs etde la participation effective de tous les membres dans la vie d’une association.En effet, les membres d’une association se sont regroupés pour mettre en communleurs efforts afin de contribuer au développement par la réalisation de projetsspécifiques qui visent l’amélioration socio-économique de la population. Pour cela,ils sont intéressés de connaître, au moins une fois par an, le résultat de leur solidaritéet de leur participation active à la vie de leur organisation.Ces résultats sont exprimés en comptabilité dans les documents de synthèse et d’analyseà savoir le bilan et le compte de résultat dit compte de produits et charges. 19
  • 21. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Ainsi, les membres d’une association ont besoin de connaître : † Les moyens d’équipement dont dispose l’association pour fonctionner ainsi que ses créances et disponibles en banque et en caisse ; † Le patrimoine de l’association c’est-à-dire ses fonds propres ou fonds associatifs ; † Les charges et produits de fonctionnement et leur répartition, par catégorie de partenaires qui ont contribué au fonctionnement et équipement ; † Les résultats de leurs activités : Si c’est un excédent comment l’affecter et si c’est un déficit quel est sa cause et ses conséquences et comment le couvrir et l’éviter. Les décisions concernant la vie de l’association ne peuvent être prises démocratiquement par les membres adhérents lors de l’Assemblée Générale que si l’exposé de ces données de gestion est bien compris par ces derniers. C’est pourquoi, une méthode de communication simple, basée sur la visualisation s’avère nécessaire pour les comptes annuels lors de cette Assemblée Générale.20
  • 22. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localChapitre II Des outils simplifiés pour l’enregistrement des opérations “ L’enregistrement est la première étape du travail comptable qui consiste à écrire les informations comptables dans les documents appropriés. Il importe de noter que l’enregistrement comptable se fait après une analyse rigoureuse des opérations comptables devant permettre d’identifier les documents dans lesquels les écritures devront être portées. ”L’association réalise quelques opérations financières par semaine. Elle peut recevoirdes cotisations de ses membres ; effectuer des dépenses de préparation du dossierde la déclaration préalable ; recevoir une subvention de la commune, de la régionou d’un bailleur. Toutes ces opérations doivent être enregistrées et justifiées. Toutenregistrement comptable précise l’origine, le contenu et l’imputation du mouvementainsi que les références de la pièce justificative correspondante.Nous pouvons simplifier l’enregistrement comptable dans 4 opérations à savoir : † Enregistrement des opérations comptables courantes ; † Enregistrement des opérations diverses ; † Enregistrement du bénévolat ; † Organisation et suivi des opérations.Enregistrer vos opérations bancaire et en espèce dans des cahiersjournal de caisse et de banqueChaque opération comptable peut être enregistrée soit : † Dans un cahier du journal de caisse : si elle est effectuée en espèce ; † Dans un cahier du journal de banque : si elle est effectuée par chèque ; † Dans un cahier du journal des opérations diverses : si elle ne concerne ni l’un ni l’autre (opérations d’emprunt et de créances) ;Les écritures se passent chaque jour ou à la limite chaque semaine. Le trésorier ou unadhérent lettré peut facilement tenir ces cahiers.Cahier du journal de caissePrenez un cahier d’écolier et inscrivez sur la première page de couverture : † Le nom de l’association ; † En grande majuscule «Caisse» ; † L’année. 21
  • 23. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Vous tenez votre compte sur le cahier jour par jour selon le modèle suivant : N° Référence de Nature de Date de Montant en Dhs Restant d’ordre la pièce l’opération l’opération justificative Entrée Sortie De cette façon, N° d’ordre : Correspond au numéro de l’opération. Vous vous pouvez savoir pouvez opter pour une numérotation simple (1,2,3, ..... chaque jour ce qui n) ou une numérotation composée en intégrant le mois vous reste en caisse de la dépense par exemple pour la première dépense du selon votre cahier mois de janvier 2008 le numéro attribué sera 001/01. journal caisse. La neuvième dépense du mois de février sera ainsi Il suffira au caissier numérotée 009/02 et ainsi de suite. de faire le rapport entre ce résultat Référence de la pièce justificative : Il s’agit de donner comptable et la le type de la pièce justificative réalité de l’argent (facture, reçu, bon, ...) et son numéro. qu’il a en caisse en utilisant la pièce Nature de l’opération : Spécifier la nature de « inventaire l’opération correspondante à la pièce justificative. en espèce » Par exemple, des photocopies effectuées chez le pour connaître buraliste du coin. exactement quel est le montant que vous Date de l’opération : Noter la date correspondant à la avez dans votre réalisation de la dépense et ou de l’encaissement. boite/caisse. Montant en Dhs : Noter le montant en entrée s’il s’agit Vous aurez bien sûr d’une recette et en sortie s’il s’agit d’une dépense de acheté cette boite/ l’association. Par exemple, les photocopies effectuées caisse en prenant chez le buraliste du coin comme une dépense. C’est la précaution d’en à noter en « Sortie ». Quand l’association reçoit des trouver une qui se sommes dues en espèces, le montant de celles-ci est fermera à clés et reporté en « Entrée ». vous l’aurez placée en sécurité à l’abri Restant : Rapporter la différence entre les « Entrées » / d’un vol éventuel. « Sorties » de chaque ligne22
  • 24. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localExercice d’applicationLe 2 janvier 2002, l’association« Amal » dispose d’une somme d’argent de 1 000Dhs en caisse."Le même jour, l’adhérent «Driss» paie sa cotisation fixée 100 Dhs en espèce."Le trésorier paie le 31 janvier 2002, le loyer du local pour une valeur de500 Dhs. Passez en écriture comptable ces opérations. Cahier journal de caisse N° Date Réf. de Nature de Montant en Dhs Solded’ordre la pièce l’opération Dhs justificative Entrée Sortie 01/02 2/1/2002 - Solde disponible 1000 - 1000 02/02 2/1/2002 Bon de recette Cotisation de l’adh - 100 - 1100 N° 20/2002 hérent «Driss» 03/02 31/1/2002 Reçu du loyer Loyer - 500 600Le restant en caisse au 31 janvier 2002 est de 600 Dhs.Cahier du journal de banqueDés que vous avez un peu trop d’argent en caisse, vous le verserez à la banque danslaquelle vous aurez ouvert un compte en prenant la précaution de donner la signaturecollective à 2 membres du comité exécutif (le président, le trésorier).Le journal de la banque se tient en fait dans un cahier d’écolier de la même façonque le journal de la caisse. Les rubriques du cahier journal banque sont identiques àcelles du cahier journal caisse.Exercice d’application"Une association a démarré son activité annuelle le premier janvier 2002 parun solde bancaire de 50 000 Dhs. 23
  • 25. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local "Elle a acquis un ordinateur pour 10 000 Dhs le 10 mars 2002. L’achat a été réglé par chèque. Elle a retiré 1 000 Dhs par chèque pour alimenter sa caisse. Cette opération a été effectuée le 15 avril 2002. Le 20 Mai 2002, elle paie par chèque la facture mensuelle d’électricité d’un montant de 1 000 Dhs. "Passez l’écriture comptable de ces opérations. Cahier journal de la banque N° Date Réf. de Nature de Montant en Dhs Solde d’ordre la pièce l’opération Dhs justificative Entrée Sortie 01/02 1/1/02 Restant banque 50 000 - 50 000 02/02 10/3/02 Facture N° ... Acquisition d’un - 10 000 40 000 ordinateur 03/02 15/4/02 Alimentation de la - 1 000 39 000 caisse 04/02 20/5/02 Chéque N° ... Paiement quittance - 1 000 38 000 électricité L’association peut fusionner le cahier du journal de caisse et cahier du journal de banque en un seul : dit «cahier du journal caisse / banque» suivant le modèle ci- aprés : Cahier du journal Caisse et Banque N° Réf. Date Nature de Caisse Banque d’ordre l’opération Entrée Sortie Solde Entrée Sortie Solde24
  • 26. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localEnregistrer les opérations d’emprunt dans le journal des opérationsdiversesOn peut définir les opérations diverses comme étant les opérations comptableseffectuées par une association et qui ne concernent ni la caisse ni la banque.Les opérations diverses sont enregistrées dans un document comptable spécifiqueappelé « le cahier journal des opérations diverses ».Si votre association est de petite taille, vous pouvez enregistrer les opérations àleurs dates d’encaissement et décaissement dans le cahier de journal de caisse et debanque. Toutefois, si les opérations d’emprunt et de créances sont importantes, il estsouhaitable que votre association enregistre ces opérations dans un cahier simplifiédit cahier de journal des opérations diverses.L’association peut également enregistrer directement ces opérations dans des fichescorrespondantes (fiches des créances sur les usagers des services dispensées parl’association)L’association peut utiliser ce cahier, si elle emprunte ou achète à crédit ou si elleoctroie des crédits ou vend ses services à crédit.On y inscrit les opérations comptables qui n’intéressent ni la caisse ni la banque. Cahier du journal des opérations diverses N° Date Réf. Nature Emprunt dettes Restant Créances Restantd’ordre de Augmentant Diminuant Augmentant Diminuant l’opé- ration 25
  • 27. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local N° d’ordre : Notez le numéro de l’opération, selon le même principe du cahier journal. Date : Rapportez la date de l’opération Référence : Donner le type de la pièce justificative et son numéro. Nature de l’opération : Notez explicitement la nature de l’opération Emprunts et dettes : Rapportez le montant des emprunts et dettes contractées par l’association. S’il s’agit d’un emprunt/dette effectué, notez le montant dans la colonne «Augmentant». Si, par contre il s’agit du remboursement d’un emprunt/ dette, en totalité ou en partie, notez le montant correspondant dans la colonne «Diminuant». La colonne «Restant» correspond au solde entre les dettes/emprunts contractés et les remboursements effectués. Créances : C’est très rare, mais il arrive que l’association octroie des crédits à son personnel et facture ses services aux usagers à crédit. Dans ce cas, rapportez le montant du crédit octroyé dans la colonne «Augmentant». A chaque remboursement, total ou partiel, noter le montant dans la colonne «Diminuant». La colonne «Restant» correspond au solde entre les crédites octroyés et les remboursements effectués. Exercice d’application "Le 20 janvier 2005, l’association Al Amal achète à crédit, du mobilier du bur- reau chez le fournisseur Ali et Frères Bureautique (AFB), pour un montant de 10 000 Dhs. "Le 15 février 2005, l’association règle 50 % de la facture correspondante à l’achat de fournitures de bureau chez le fournisseur Ali et Frères bureautique (AFB). "Le 20 février 2005, l’association Al Amal vend ses services à crédit pour un montant de 6 000 Dhs. "Passez ces écritures comptables dans le cahier des opérations diverses.26
  • 28. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local N° Date Nature de Emprunt et dettes Restant Créances Restant l’opération Augmentent Diminuent Augmentent Diminuent001/01 20/01 Achat à crédit 10 000 - 10 000 de fournitures de bureau002/02 15/02 Rembours - - 5 000 5000 sement au fournisseur AFB des achats de fourniture de bureau003/02 20/02 Vente de servic - - - 6 000 - 6 000 ces à créditValoriser et enregistrer les opérations bénévolesLe bénévolat constitue une donnée essentielle pour les associations.C’est pourquoi, il est souhaitable de l’enregistrer et de l’insérer dans le bilan et lecompte de résultat. L’enregistrement des opérations bénévoles est effectué dansun document comptable spécifique appelé «le cahier journal des opérationsbénévoles».L’association devra établir pour chaque contribution volontaire une pièce comptableindiquant la date, la nature de l’opération, le nom de la personne concernée, le moded’évaluation de l’apport.Il existe plusieurs méthodes pour estimer ces contributions. Parmi elles, celle du« coût de remplacement », c’est-à-dire ce que devrait débourser l’organisation s’ilfallait faire réaliser ces services non rémunérés par des salariés (différencier selon lanature des tâches réalisées par chaque bénévole et imputer à chacune des composantesle coût de recours...).Exemple d’application :Le président de l’association «Al Amal» (Ahmed) a animé le 10/01/2006 une sessionde formation de trois jours. 27
  • 29. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Journal des opérations bénévoles Solution: N° Date Nature de Nombre Coût d’une Valeur Nom et qualité l’opération d’unité unité total de la personne 1/10/06 Animation d’une 3 jours 1 000 3 000 Ahmed session de formation Dhs/Jour professionnel Exercice d’application général pour l’utilisation des journaux simplifiés : Le mois de janvier 2005, l’association a réalisé les opérations suivantes : "Un adhérent a versé en espèce 1 200 Dhs de cotisations le 20 janvier. Le trésorier a établit un reçu n°075/01. "Les frais du dossier de constitution de l’association en espèce s’élèvent à 1 000 Dhs le 16 janvier. L’association a reçu la facture n° 127/01 pour l’acquittement de cette dépense. "Contribution d’un bailleur de fonds est de 50 000 Dhs par chèque le 20 janvier. L’association a reçu ordre de virement n°0157.167.05 "Acquisition d’un ordinateur : 10 000 Dhs par chèque le 20 janvier. Facture n°1322/05 "Achat de fournitures de bureaux par chèque 10 000 Dhs le 22 janvier. Facture n° 147/05. "Acquisition de mobilier et matériel de bureau par chèque 10 000 Dhs le 25 janvier. Facture n° 136/05. "Retrait de 10 000 Dhs de la banque pour alimenter la caisse. Retrait effectué le 26 janvier. Bordereau de retrait n° 198.02/02. "Une avance de 1 500 Dhs a un membre par chèque le 30 janvier. Le membre en question a signé le reçu n° 045/02. Il est demandé d’inscrire ces opérations dans les cahiers journaux simplifiés correspondant du mois de janvier200528
  • 30. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Cahier du journal de caisse Date Référence de la pièce Nature de l’opération Entrée Sortie Restant justificative10/01/05 Reçu N° 075/01 Cotisations 1 200 1 20016/01/05 Facture N° 127/01 Frais dossier 1 000 20026/01/05 Bordereau de retrait Alimentation de la 10 000 10 200 N° 198.02/02 caisse (retrait banque) Cahier du journal de banque Date Référence de la pièce Nature de l’opération Entrée Sortie Restant justificative20/01/05 Ordre de virement n° Contribution bailleurs 50 000 50000 0157.167.05 de fonds20/01/05 Facture n° 1322/05 Acquisition d’un 10000 40000 ordinateur22/01/05 Facture n° 147/05 Fourniture de bureau 10000 3000025/1/05 Facture n° 136/05 Acquisition de MMB 10000 2000026/1/05 Retrait pour alimenter 10000 10000 la caisse30/01/05 Reçu n° 045/02 Avance à un membre 1500 8500 29
  • 31. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Cahier du journal des opérations diverses Date Référence de la pièce Nature de l’opération Avoir Doit Restant justificative )+( )-( 30/01/05 Reçu N° 045/02 Avance à un adhérent 1 500 1 500 Pour simplifier les opérations d’enregistrement, on peut procéder à la numérotation simple des pièces justificatives en fonction de l’ordre de réception. Par exemple, la STOP première facture reçue au 1er janvier 2005 aura le n° 1. Les factures suivantes seront numérotées en fonction de leur ordre d’arrivée. Des fiches spécifiques pour organiser et suivre vos opérations comptables Après avoir enregistré toutes les opérations dans les cahiers du journal caisse, de banque et éventuellement dans le cahier journal des opérations diverses, le trésorier doit trier les écritures contenues dans ces cahiers en fonction de la nature des opérations et les regrouper dans les fiches d’un registre dit d’organisation et suivi des opérations. Vous pouvez avoir des fiches de cotisations, de subventions par partenaire, matériel informatique et autres. Cette organisation va permettre de suivre la situation de chaque opération à un moment donné, de prendre les décisions qui s’imposent mais également de préparer le bilan de votre association et le compte de résultat de l’année. Parmi les fiches d’opération de suivi les plus utilisées, on peut citer : † La fiche des cotisations ; † La fiche des salaires et charges sociales ; † La fiche du mobilier et matériel de bureau ; † La fiche du matériel informatique ; † Les fiches des partenaires ; † La fiche ventes de services (facturation de services) ; † La fiche des usagers.30
  • 32. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localLa fiche partenaire vous permet d’honorer vos engagements en suivant de prés lesolde de la subvention que le partenaire vous a accordé mais surtout de lui transmettrerégulièrement le dossier des justificatifs de l’utilisation de la subvention qui estconstitué : † D’une lettre des justificatifs et de remerciements ; † D’un rapport d’activité concernant les activités et résultats obtenus après avoir utilisé la subvention ; † Une fiche de synthèse de la subvention financière ; † Un décompte financier détaillé des dépenses concernant la subvention reçue ; † Une photocopie des pièces justificatives.En cas de remboursement d’une partie de la subvention, ce qui est très rare, lemontant est inscrit en sortie. Le restant est égal aux subventions accordées moins lesremboursements. Les dépenses d’utilisation de la subvention sont inscrites en sortie.En général, on ajoute une colonne dans laquelle on y inscrit les dépenses prévues parnature dans le cadre du budget prévisionnel du projet financé par la dite subvention. FICHE PARTENAIRES Association : Information sur le partenaire Dénomination partenaire : Adresse : Personnes de contact et coordonnées : Information sur la convention de partenariat N° de la convention ou contrat : Date / signature : - Référence du contrat ou convention spécifique - Montant de la subvention et ventilation des dépenses en fonction des rubriques du budget. N° pièce Date Nature de Prévoir dans Sortie Entrée Restant de Restant de la justificative l’opération le budget l’opération subvention 31
  • 33. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Exemple : Une association a reçu une subvention le 01/01/06 par chèque de 80 000 Dhs. Elle a effectué les opérations suivantes : † Paiement des charges de location le 20/01/06 pour 10 000 Dhs sur 20 000 Dhs prévus dans le budget du projet financé ; † Acquisition de matériel informatique le 30/01/06 pour 50 000 Dhs sur 60 000 Dhs prévus. La fiche partenaire sera présentée de la manière suivante : Nature de Date Opération Sortie Entrée Restant Restant l’opération Prévues subvention Subvention 01/01/06 80 000 80 000 Location 20/01/06 20 000 10 000 10 000 70 000 Matériel informatique 30/01/06 60 000 50 000 10 000 20 000 A la lecture de cette fiche, l’association a reçu 80 000 Dhs de subvention. Elle a dépensé 10 000 Dhs sur les 20 000 prévus pour la location. Il lui reste donc 10 000 Dhs à dépenser sur la même rubrique (location). Elle a également acheté du matériel informatique pour un montant de 50 000 Dhs sur les 60 000 Dhs prévus à cet effet. Il lui reste donc 10 000 dhs à dépenser sur cette rubrique. D’une manière générale, l’association a dépensé 60 000 Dhs sur les 80 000 Dhs reçus. Les 20 000 Dhs qui restent sont à affecter selon les rubriques correspondantes. Le suivi de la fiche de cotisation vous permet de connaître le montant des cotisations versées et peut servir de support de rappel aux adhérents de leurs engagements (paiement de leurs cotisations). L’Assemblée Générale de l’association est l’occasion propice pour récolter les cotisations des membres qui ont refusé pour une cause ou une autre de verser leurs cotisations. Les statuts des associations en général stipulent que l’adhérent est tenu de verser sa cotisation chaque année sous peine de perdre la qualité de membre et d’être privé de son droit de participer aux délibérations de l’Assemblée Générale et réunions du conseil d’administration. Le comité exécutif devra lui adresser une lettre de rappel et d’avertissement et le révoquer en attendant que l’Assemblée Générale statue sur son cas.32
  • 34. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local FICHE GLOBALE DES COTISATIONS DES MEMBRES D’UNE ASSOCIATION Association : Adresse : Tél : Fax : N° Nom et Adresse Date Cotisation Cotisation Cotisation Prénom d’adhésion 2001 2002 2003 1 Farid SAAD 12, rue fida Marrakech 02/02/2000 10000,00 8000,00 8000,00 - 60 Total 2001 61 - 82 Total 2002 83 - Total 2003La tenue régulière des fiches permet de : † Suivre régulièrement toutes les opérations réalisées en particulier celles réalisées avec les tiers ; † Utiliser l’information comptable des fiches comme support de gestion participative ; † Faciliter le contrôle de la comptabilité et gestion par les adhérents ; † Calculer le solde final de chaque opération. Ce solde est reporté directement dans le bilan et le compte résultat avant inventaire de fin d’exercice.L’un des suivis les plus importants est celui des frais de mission par le biais de laFiche de notes de frais. Cette fiche nous renseigne sur tous les frais de mission etles pièces justificatives de ces missions y compris celles des membres du conseild’administration. 33
  • 35. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Elle est présentée par les membres du comité exécutif ou toute autre personne à laquelle on a confié une responsabilité qui l’a conduite à la ville voisine pour effectuer au nom de l’association une démarche ou/et des achats. Au départ de ce messager, on lui aura remis une avance et il aura signé un reçu pour le montant de cette avance. Le trésorier gardera, soigneusement, ce reçu jusqu’au retour du messager qui devra présenter par écrit la liste de toutes les dépenses qu’il aura effectué lors de ce voyage. Il justifiera chacune des dépenses par une facture ou un reçu et inscrira sur une page spéciale toutes les dépenses pour lesquelles il n’a pas pu obtenu de reçu (taxi- téléphone- cadeau,..., etc.) Il va de soi que la différence entre l’avance reçue et le total des dépenses doit être rendus immédiatement au trésorier. Parmi les autres fiches, on peut citer la fiche du matériel et équipements dont vous trouverez le modéle ci-après. MODELE DE FICHE DU MATERIEL ET EQUIPEMENTS Association : Adresse : Tél : Fax : Réf. Date Matériel Prix Qt. Valeurs Taux A A Valeur nette d’aquisition Unitaire total A (*) annuel cumulé comptable Facture 10/05/2002 Ordinateur 10.000 2 20.000 10% 2000 2000 18 000 n° (*) : Amortissement34
  • 36. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localConseils pratiquesL’enregistrement de toutes vos opérations engagées et réalisées dans les outilssimplifiés (cahier journal de caisse et de banque et cahier journal des opérationsdiverses) et leur justification par des pièces justificatives internes et externes est unpréalable vers la tenue régulière et transparente de votre comptabilité.En effet si toutes les opérations sont enregistrées et justifiées, elles permettront àn’importe quel comptable qualifié, qui peut vous aider à établir en quelques heuresla situation comptable annuelle de votre association et d’utiliser les informationscomptables pour préparer un rapport financier à l’assemblée générale.Il ne faut enregistrer les opérations qu’au fur et à mesure de la réception des piècesjustificatives numérotées.Chaque pièce comptable qui sera classée dans le classeur banque sera numérotée etle numéro de pièce correspondra à l’écriture en question dans le cahier journal.Toutes les recettes importantes doivent être enregistrées en banque. La caisse sert àeffectuer les petites dépenses.Si vous gérez plusieurs projets, il est préférable d’avoir un cahier de journal decaisse et de banque pour chaque projet. Cette organisation va vous faciliter le suivide la gestion financière de chaque projet.Il faut prendre la précaution de faire régulièrement un rapprochement entre situationdonnée par votre propre banque et le relevé bancaire que vous demandez à votrebanque. S’il y a une différence, il faut la rechercher et faire l’état de rapprochementN’oubliez pas d’enregistrer l’écriture des intérêts et frais pour obtenir l’équilibre.Souvent seul, un relevé bancaire donne le chiffre exact de ces intérêts et frais.Lorsque l’association réalise beaucoup d’opérations, elle peut recourir à unprofessionnel pour l’aider à tenir une comptabilité complète à partie double enenregistrant les opérations dans les cahiers journaux en rubriques débit et créditsolde débiteur et solde créditeur et établissant la balance de vérification en réalisantl’inventaire et régularisation avant d’établir le bilan et le compte de résultat.Ces opérations sont difficilement assimilables par un adhérent non qualifié. 35
  • 37. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Chapitre III La justification et l’archivage des opérations comptables “ La justification et l’archivage sont indispensables pour conserver et pour garder accessibles à tout moment les informations comptables et les éléments de preuve. Un archivage méthodique et rigoureux est un préalable pour les manipulations ultérieures pour fins de contrôles et de vérifications, ou même d’exploitations pour des prises de décisions. ” En comptabilité toute dépense quel que soit son montant doit être justifiée par une pièce. Sans cette justification, le contrôleur de votre comptabilité ne pourrait pas accepter l’écriture et rejettera la dépense s’il s’agit d’une charge non justifiée. Une pièce justificative est un document qui prouve la dépense et son affectation ou son créditeur (facture du fournisseur, titre de transport, ticket d’autoroute, ...). Utilité des pièces justificatives La pièce justificative possède une double utilité : † Elle déclenche l’enregistrement en ce qui concerne les opérations courantes. C’est seulement lorsque le trésorier reçoit la pièce justificative qu’il doit passer l’écriture comptable ; † Elle sert de preuve à toute occasion de contrôle. La pièce justificative est l’un des documents importants qui servent de base au contrôle. Au cas où votre association est assujettie au paiement d’impôt sur les sociétés, son excédent serait réévalué d’autant avec compléments d’impôts à acquitter. Le plus embarrassant, c’est que les partenaires et adhérents STOP perdent confiance dans les gestionnaires et peuvent aller jusqu’à réclamer le remboursement des dépenses non justifiées voire même intenter une action en justice. C’est dire l’importance de la pièce justificative. Il existe deux types de pièces justificatives. Les pièces externes et les pièces internes.36
  • 38. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localExiger une pièce justificative externe"Les pièces justificatives externes à l’association sont émises par les tiers.Quelques pièces justificatives externes :a- Devis et bon de commande :Dans certains cas, l’association est obligée d’avoir trois devis contradictoires avantde procéder à l’achat d’un service ou d’une fourniture. Cette procédure est souventappliquée si la dépense prévue dépasse un certain montant fixé contractuellemententre l’association et son partenaire (souvent le bailleur de fonds).Un devis répond à une demande de devis émise par l’association. Il comprend unlisting des articles, reprenant les mêmes critères mentionnés dans la demande dedevis émise par l’association. Le devis doit préciser les prix de chaque article ainsique le montant total. Dans certains cas, des conditions spécifiques sont notés dansla demande de devis (délais et modalités de livraison, modalités de paiement, ...), ledevis doit répondre a ces conditions spécifiques pour être valable. SOCIÉTÉ Nom de l’Association : ........................... Adresse de l’Association : ..................... ............................................................... Tél : ....................................................... Fax : ....................................................... Devis N° : DV01285 Objet : Offre de prix Monsieur, Suite à votre consultation dont nous vous remercions, nous vous prions de bien vouloir trouver ci-aprés notre devis dûment complété par nos soins ainsi que nos meilleurs prix. Réf. Désignations PU/HT Quantités PT/HT TDF 148 Table de décharge fixe sans traverse Dim 1400*800 1 000,00 07 7 000,00 poste forme - - - - - - - - - - TOTAL H.T TAUX T.V.A MONTANT TVA TOTAL TTC 7 000,00 20% 1 400,00 8 400,00 Cachet + signature SARL au capital de 100 000 DH - RC : 58267 - CNSS : 5892167 - IF : 26080041 - Patente : 58301290 - 15/17 Rue El Bachir Laalaj, Casablanca Tél. : (+212) 22 25 16 80 / 94 / 22 25 19 20 - Fax : (+212) 22 25 20 64 - E-mail : m.xxx@menara.ma 37
  • 39. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Après avoir réuni trois devis contradictoires et choisi le moins disant : une opération d’achat commence par un ordre d’achat appelé «bon de commande». Donné verbalement ou par téléphone, l’ordre doit être confirmé par écrit : Lettre ordinaire ou imprimé préparé à cet effet. Le fournisseur donne un accusé de réception appelé «confirmation» dans lequel il rappelle les indications contenues dans le bon de commande. L’association conserve une copie du bon de commande. Le bon de commande est une formule imprimée au nom du fournisseur. Il reprend les mêmes éléments mentionnés dans le devis. Nom de l’Association : ........................... Adresse de l’Association : ..................... ............................................................... Tél : ....................................................... Fax : ....................................................... Nom de société Adresse Fax : Marrakech, le 10/08/2006 Objet : Bon de commande Monsieur, Suite à votre devis N°............, nous vous prions de prendre en compte ce bon de commande : Réf. Désignations PU/HT Quantités PT/HT TDF 148 Table de décharge fixe sans traverse Dim 1400*800 1 000,00 07 7 000,00 poste forme - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - TOTAL HT 7 000,00 MONTANT TVA (TAUX 20%) 1 400,00 MONTANT A PAYER TTC 8 400,00 Signature du président Délai de livraison : et du trésorier Meilleurs salutations,38
  • 40. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localb- Le bordereau de livraison et bon de réception :A la livraison de la commande, on vous remet un bon de livraison.Le bon de livraison est une note, une sorte de facture provisoire qui accompagnela livraison, avec la différence toutefois qu’elle ne porte pas de prix et qu’elle estremise avec la marchandise livrée par le fournisseur à l’association.Ce bon reste entre les mains de l’association et lui permet de vérifier la marchandisereçue et sa conformité avec le bon de commande. Le bon de livraison est établi en deux copies dont l’une signée par l’association etconservée par le fournisseur. Cette partie tient lieu de bon de réception. Bordereau de livraison Date : ........................................... Bon livraison N° : ....................... Expéditeur : ................................. Destinataire : ............................... Réf. / Commande : ............................................................... Condition de paiement : ...................................................... Désignations Unité de Quantité Observation mesure TOTAL Reçu: ................................................................................................................. La marchandise ci-dessus : .......................................... A ..............................le Signature 39
  • 41. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local c- La facture : La facture est le document établi par le fournisseur pour indiquer au client le détail du prix à payer. Elle est établie en double exemplaire, l’original est envoyé au client, et le fournisseur conserve le double. Pour être valable, une facture doit obligatoirement contenir les informations suivantes : † Identification du fournisseur (nom et coordonnées) ; † Date de la facture ; † Identification du client ; † Désignation des articles avec la quantité et le prix unitaire en Hors Taxes (HT) ; † Montant total de la facture en Hors Taxes (HT) ; † Montant de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (T.V.A) ; † Montant à payer par le client (montant total en Toutes Taxes Comprises – T.T.C.). Accessoirement, si le paiement de la facture est différé, suite à une entente entre fournisseur et client, la facture comportera la date prévue du règlement. SOCIÉTÉ Nom de l’Association : ........................... Adresse de l’Association : ..................... ............................................................... Tél : ....................................................... Date : ...................... Fax : ....................................................... FACTURE N° 01285 Réf. Désignations PU/HT Quantités PT/HT TDF 148 Table de décharge fixe sans traverse Dim 1400*800 1 000,00 07 7 000,00 poste forme - - - - - - - - - - TOTAL H.T TAUX T.V.A MONTANT T.V.A NET A PAYER 7 000,00 20% 1 400,00 8 400,00 Arrêtée la présente facture à la somme de : Huit Mille Quatre Cents Dirhams TTC Cachet + signature SARL au capital de 100 000 DH - RC : 58267 - CNSS : 5892167 - IF : 26080041 - Patente : 58301290 - 15/17 Rue El Bachir Laalaj, Casablanca Tél. : (+212) 22 25 16 80 / 94 / 22 25 19 20 - Fax : (+212) 22 25 20 64 - E-mail : m.xxx@menara.ma40
  • 42. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localEtablir les pièces justificatives internes en fonction des besoins"Les pièces justificatives internes sont des pièces émises par l’association pourses besoins propres tant au niveau des encaissements que des décaissements.Quelques pièces justificatives internesa- Le reçu :C’est un écrit par lequel une personne (le trésorier de l’association en général)reconnaît avoir reçu un bien ou une somme d’argent.Il doit contenir au minimum les éléments suivants : † Un numéro d’ordre ; † Le nom du receveur (trésorier de l’association) ; † Le montant de la somme reçue ; † Le mode de règlement (espèces ou chèque) ; † L’objet du règlement (à quoi correspond ce règlement) ; † La date et la signature du receveur (trésorier de l’association).Le reçu est établi en deux exemplaires dont l’un est gardé par l’association et l’autreest donné à celui qui a procédé au règlement. Association : ............................... Adresse : ..................................... Quittance / Reçu N° ......... Je soussigné M........................, trésorier de l’association ......................................................... reconnaît avoir reçu de ...................................................................... la somme de .................... ........................... par chéque N° ............................................. objet de versement : .................. ........................... A.................. le ......................... Pour l’association : Le trésorier 41
  • 43. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local b- La décharge : La décharge est un document qui atteste que le destinataire/bénéficiaire a bien reçu la chose ou la somme qui lui a été transmise ou cédé à titre temporaire par l’association. Une décharge est établie en deux exemplaires dont l’un est gardé par l’association et l’autre est donné à la personne concernée. Pour être valable, elle doit contenir au minimum les informations suivantes : † Identification de l’association (nom et coordonnées) ; † Identification de la personne concernée par la décharge (nom et statut si interne à l’association, nom, qualité et structure de rattachement si externe à l’association) ; † Le numéro de la pièce d’identité de la personne concernée par la décharge ; † L’objet clairement spécifié de la décharge ; † La date et le lieu de l’établissement de la décharge ; † La signature de la personne concernée par la décharge. Association : ............................... Adresse : ..................................... Tél. : ........................................... Décharge Je soussigné, M. Mohammed RAMI, Chargé de mission bénévole de l’Association, titulaire de la CIN n° ABCD248, certifie avoir reçu de l’Association la somme de dix mille dirhams (10 000 Dhs) comme avance pour la réalisation de mission prévue à Oujda du 3 au 5 janvier 2006. Fait à .................., le 02/01/2006 Signature du bénéficiaire42
  • 44. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localc- La note de frais :Une note de frais est établie en deux exemplaires dont l’un est remis à l’intéressé etl’autre conservé par l’association. Pour être valable, la note de frais doit contenir auminimum les informations suivantes : † Identification de l’association (nom et coordonnées) ; † Identification de la personne concernée par les frais (nom, prénom et qualité) ; † Spécification claire du motif des dépenses ; † Date des dépenses effectuées ; † Détail des dépenses effectuées (désignation des dépenses et des montants correspondants) ; † Montant de l’avance, dans le cas ou la personne a reçu une avance sur les frais ; † Total des dépenses effectuées ; † Somme à rendre/recevoir, dans le cas où la personne concernée a reçu une avance ; † La date et le lieu de l’établissement de cette note de frais ; † La signature de la personne concernée ; † La signature du trésorier de l’association. Association : ....................................... Adresse : ............................................. Tél. : .................... Fax : ....................... Note de frais Nom, Prénom : Mohammed RAMI Motif des dépenses : Déplacement à Oujda pour acheter des équipements, Date : Du 03 au 05/01/06 Désignation de la dépense Montant (Dhs) Justificatif (Oui / Non) Déplacement en taxi 1 000 Non Acquisition des équipements 1 800 Oui Démarches officielles 800 Non Restauration 790 Oui Hôtel 1 100 Oui Total dépenses 5 490 Avance reçue 10 000 Somme à rembourser 4 510 Fait à Marrakech Le 15/01/06 Signature du messager Signature du trésorier 43
  • 45. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Toutes les pièces justificatives (tickets de transport, bon d’essence, bon de restauration, ...) doivent accompagner la note de frais. L’établissement de la note de frais n’élimine STOP pas la présentation des pièces justificatives. Dans le cas de non disponibilité de pièces justificatives pour certaines dépenses, la personne concernée doit établir une déclaration sur l’honneur concernant ces dépenses. Classer soigneusement les pièces justificatives L’association chargera, soit son trésorier, soit un adhérent qui aura été scolarisé et qui saura bien compter, pour assurer cette tâche. A l’aide d’un classeur avec un perforateur, la personne en charge de cette tâche classera toutes les pièces justificatives des opérations enregistrées. Elle numérotera chaque pièce justificative correspondant aux cahiers journal de caisse et de banque ou autres et reportera ce numéro en face de l’opération enregistrée dans le cahier. Le classeur des pièces justificatives et les cahiers de caisse et de banque et éventuellement le cahier des opérations diverses s’il existe, doivent être conservés dans un lieu sûr dans la maison du trésorier ou dans l’armoire du local de l’association si cette dernière a la possibilité d’en avoir un. En vue de permettre une bonne conservation, des documents comptables, la mise en place d’un équipement minimum au moins s’avère nécessaire. Les pièces justificatives sont à conserver aussi longtemps que l’exige le délai légal. Le classement est indispensable pour conserver et garder accessibles à tout moment les informations comptables et les éléments de preuve. Un classement méthodique et rigoureux est un préalable pour les manipulations ultérieures, notamment pour les contrôles et vérifications ou même leur exploitation pour des prises des décisions. Cela explique et justifie la nécessité de procéder à une numérotation systématique et rigoureuse des pièces comptables justificatives dans un ordre chronologique avant l’enregistrement et le classement.44
  • 46. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localComme vous devez vous référer à un justificatif, il est important d’opter pourun mode de classement systématique. Cela vous facilitera la recherche de piècescorrespondante à telle ou telle écriture.Pour un meilleur classement, il est plus judicieux d’utiliser plusieurs classeurs selonla nature des d’opérations : † Classeurs «cotisations » pour suivre la rentrée des cotisations et garder les doubles des reçus ; † Un classeur « factures » des achats acquittées portant indications des dates et modes de règlement ; † Un classeur « notes de frais numérotées » sans oublier leurs justifications ; † Un classeur « pièces bancaires » (relevés de comptes bordereaux des opérations) ; † Les correspondances sont rangées séparément.Le classement dans un seul classeur par exercice des justificatifs des opérations dujournal par numéro d’ordre et date d’opération peut être envisagé. Cela facilitera lecontrôle des justificatifs de toutes les opérations.En ce qui concerne le registre d’organisation et suivi des opérations, ce dernier estextrêmement important pour l’association car c’est à partir de ses fiches qu’elle peutprocéder au contrôle de la justification des opérations. Toutes les opérations doivent être triées et inscrites sur les fiches correspondantes sinon vous risquez de fausser STOP votre bilan et compte résultat. Comme son nom l’indique l’intérêt du registre réside dans la possibilité qu’il offre pour suivre chaque opération. 45
  • 47. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Conseils pratiques † Vous devez établir des carnets de pièces justificatives internes et externes et les utiliser pour justifier les opérations enregistrées dans vos cahiers journal. † S’il n’y a pas de pièces justificatives, vous pouvez créer une en utilisant une feuille vierge sur laquelle vous inscrirez le maximum de détail concernant la dépense effectuée et la raison pour laquelle on n’a pas obtenu de justificatif. Par exemple, un camionneur qui a transporté vos ordinateurs a refusé de vous donner une facture. Faite le signer une déclaration sur l’honneur et joindre à cette pièce la photocopie de sa carte grise et celle de sa carte nationale. † Les menues dépenses relatives aux frais généraux difficilement justifiables par des pièces externes peuvent être appuyées par des documents justificatifs internes, signés, au moins, par deux personnes habilitées de l’association.46
  • 48. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localChapitre IV L’inventaire de fin d’exercice “ Inventorier c’est établir une liste exhaustive de ce que nous possédons. Un inventaire doit être effectué régulièrement dans toute structure qui possède des biens ou gère des ” stocks et ce, que ce soit à but lucratif ou non lucratif.Objet de l’inventaireAvant d’établir les documents de synthèse et d’analyse de fin d’exercice à savoirle bilan et compte de résultat, des opérations extra comptables et comptables sontnécessaires. Ces opérations peuvent être résumées en quatre phases :"Il faut commencer par faire l’inventaire des matières en stocks, s’ils existentet faire le rapprochement entre la situation donnée par le cahier journal de la caisse(restant) et le disponible qui reste en caisse, et le disponible en banque."Il faudra passer en revue les équipements et matériel de travail del’association."Certains équipements et matériels ont pu se déprécier dans l’année. Il faut doncinscrire dans les comptes cette perte normale (amortissement)."Puis, il faudra se demander si certaines charges ont été payées en avance tellela quittance d’électricité ou les frais du téléphone non payées car les factures ne sontpas parvenues.L’objet de l’inventaire est donc d’adapter la réalité comptable telle qu’elle résulte descharges courantes à la situation financière de l’association pour obtenir des comptesréguliers et sincères.Lorsque les travaux des opérations d’inventaires ont été réalisés, l’association peutalors procéder à l’établissement des documents de synthèse suivants : † Le bilan ; † Le compte de résultat.Le livre d’inventaire est un registre obligatoire qui regroupe des données d’inventairepermettant l’établissement du bilan et du compte de résultat de fin d’exercice. 47
  • 49. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Inventorier les espèces en Association : ............................... caisse Adresse : ..................................... Tél. : ........................................... Les premiers contrôles financiers de fin d’exercices sont ceux des Fiche de vérification des espèces en caisse espèces en caisse. On fait donc le Date : Samedi 25 décembre 2006 rapprochement entre la situation Nombre de Montant de pièces/ Somme total donnée par le cahier du journal de pièces/billets billets de Dhs en Dhs caisse (restant au jour indiqué) et le 12 pièces 5 60 total de l’argent disponible dans la 15 pièces 10 150 caisse au jour voulu. 5 billets 20 100 En cas où le disponible en caisse 14 billets 50 700 diffère au jour voulu du solde du 46 billets 100 4 600 jour réel de caisse, le responsable 30 billets 200 6 000 de la caisse devra entreprendre les Disponible en caisse 11 610 investigations nécessaires pour chercher les causes, délimiter Le solde comptable au 25 décembre 2006 est 11 610 Dhs les fautes qui ont été à l’origine Fais à Marrakech Le 25/12/06 et réajuster les opérations correspondantes dans le cahier Signature du trésorier journal de caisse et fiches. Réaliser un rapprochement Association : ............................... comptable de votre compte Adresse : ..................................... Tél. : ........................................... bancaire Fiche de rapprochement comptable Pour la banque, on compare le du compte bancaire solde obtenu par la comptabilité de l’association avec le relevé Désignation Date Montant (Dhs) bancaire et on affichera les écritures Situation donnée par la banque 20/12/2006 127 210 de rapprochement nécessaires Situation donnée par votre 20/12/2006 158 610 (intérêt, frais ou chéque non encore compte enregistrés). Le rapprochement bancaire est • Différence : 31 400 Dhs de moins en banque • Recherche de la différence : (Ecritures non enregistrées) l’opération qui consiste à comparer - 05/12/06 : Reçu virement Oxfam : (+81 400 Dhs) les soldes comptables signalés - 10/12/06 : Chéque N 10.500 à Abdou : (-20 000 Dhs) par un même compte par votre - 16/12/06 : Chéque N 11.600 à Ali : (-30 000 Dhs) comptabilité, d’une part et l’extrait • Différence : 31 400 Dhs de compte envoyé par votre banque, • Compte exact au 16/12/06 d’autre part. Fait à Marrakech Le 25/12/2006 Signature du trésorier48
  • 50. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localInventorier le matériel Association : ...............................et le mobilier de votre Adresse : ..................................... Tél. : ...........................................association Inventaire synthétique du matériel et équipementsL’inventaire doit porter au 31/12/2006sur les moyens d’action de Valeur d’achat Etat Proposition de par unité (Dhs) actuel décision à prendrel’association.En général, l’association possède A. Machines 3 moulins 550 000 Moyen Remplacer moulequelques mobiliers (tables, 3 moteurs 320 000 Bon Entretien régulier B. Outillagebureaux, chaises,..) et matériel Armoire(ordinateur, imprimante...). Sarcleuse etc. etc. BêchesL’inventaire consiste à lister ce Pioche C.Mobiliermatériel et mobilier existant en 5 tablesprécisant sa valeur d’achat, son 25 chaises etc. etc. 1 armoireétat actuel et les propositions de 4 tableauxdécisions à prendre quand aux D.Stock 42 sacs de mielréparations et/ou changements 10 sacs de riz etc. etc. 20 sacs de maisdu matériel/mobilier concerné. Fait à Marrakech Le 31/12/2006 Signature du trésorierPrendre en compte de l’usure de vos équipementsLes immobilisations sont des biens destinés à servir de façon durable aux activités del’association. Or, cette utilisation peut entraîner une dépréciation progressive qui setraduit par un amortissement de leur valeur.La plupart des immobilisations se déprécient avec le temps, mais la valeur de cettedépréciation ne sera connue d’une manière certaine qu’au moment de la vente decette immobilisation. Or, on ne peut attendre cette vente pour traduire en comptabilitéla valeur des immobilisations dépréciées. La solution c’est qu’à la fin de chaqueexercice, on va procéder à un ajustement forfaitaire appelé amortissement. Amortir c’est donc une dépense qui a été répartie sur plusieurs années et dont le coût annuel entrera dans les charges de l’activité concernée. La réserve pour remplacement d’équipement ou STOP d’immobilisations est en fait une provision que vous faites dans votre compte bancaire pour pouvoir disposer, au moment, ou un équipement ou une machine devra être remplacé, des fonds nécessaires pour le faire sans avoir à nouveau besoin de l’aide extérieure. 49
  • 51. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Evaluation des amortissements : La difficulté consiste à chiffrer à la fin de l’exercice la valeur de l’immobilisation considérée. En raison des difficultés pratiques que présente une estimation exacte de la dépréciation subie, le législateur dispose qu’il est d’usage de l’évaluation forfait - taire chaque année. En principe, une fois connue la valeur d’achat d’un matériel, il suffit de déterminer sa durée d’utilisation et sa valeur résiduelle (valeur de cette immobilisation à la fin de sa durée normale d’utilisation) pour connaître par différence le montant à amortir. Le calcul des amortissements est en fonction de la durée de vie du bien. Cette durée est établie en fonction des caractéristiques techniques de l’immobilisation et des mod - dalités d’utilisation. L’association devra choisir entre deux modes de calcul : † L’amortissement linéaire (constant) ; † Et l’amortissement dégressif. L’Amortissement linéaire (ou constant) est le plus utilisé dans les associations. Il consiste à répartir le montant total à amortir entre les exercices d’utilisation. L’amortissement est alors proportionnel au temps d’utilisation. L’annuité d’amortissement (dotation annuelle aux amortissements) est constante durant toute la durée d’utilisation du bien. L’annuité d’amortissement est égale à la base d’amortissement multipliée par le taux d’amortissement sachant que : † La base d’amortissement correspond à la valeur d’acquisition du bien ; † Le taux d’amortissement est égal à 100 divisé par la durée probable d’utilisation du bien (en nombre d’année). Cet amortissement se calcule alors en divisant le montant total du matériel par le nombre d’années probables d’utilisation. Amortissement Valeur de l’équipement (son prix d’achat) de l’année = --------------------------------------------------- Nombre d’années de vie que l’équipement peut faire50
  • 52. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localExercice d’application :Une association achète un matériel au prix de 13 000 Dhs et le met au service le1 janvier 2000. La durée probable de ce matériel est de 5 ans et son tauxd’amortissement est estimé à 20%.Il est demandé de calculer l’annuité et de reporter l’usure de ce matériel dans letableau d’amortissement à la fin 2004.L’amortissement annuel sera donc égal à : 13 000 X 20% = 2 600 Dhs.La valeur d’acquisition 13 000 Dhs moins les amortissements cumulés 2 600 Dhs estégale à la valeur résiduelle 10 400 Dhs à la fin de la première année. Année Valeur Amortissement Amortissement Valeur nette d’acquisition de l’année cumulé comptable 2000 13 000 2 600 2 600 10 400 2001 13 000 2 600 5 200 7 800 2002 13 000 2 600 7 800 5 200 2003 13 000 2 600 10 400 2 600 2004 13 000 2 600 13 000 0 13000En 2004 (5ème année) le matériel en question est totalement amortiLa même association a acheté une motopompe pour l’irrigation des jardins au prix de2 500 000 Dhs. On estime que cet équipement, bien entretenu, durera au moins5 ans. Quelle est l’annuité de l’amortissement et comment la présenter sur le tableaud’amortissement de cet équipement ?Le montant de l’amortissement annuel (annuité) de la motopompe sera de :2 500 000 Dhs / 5 ans = 500 000 Dhs 51
  • 53. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Le tableau d’amortissement de la motopompe sera présenté de la manière suivante : Année Prix Amortissement Amortissement Reste à d’achat de l’année cumulé amortir 1 2 500 000 500 000 500 000 2 000 000 2 500 000 1 000 000 1 500 000 3 500 000 1 500 000 1 000 000 4 500 000 2 000 000 500 000 5 500 000 2 500 000 0 Vous devrez donc enregistrer chaque année une somme de 500 000 Dhs dans vos dépenses et votre compte de résultat de fonctionnement pour amortir la motopompe, c’est-à-dire imputer par année une partie de sa valeur d’achat. Si vous oubliez de tenir compte de l’amortissement, vos prix de revient et comptes d’exploitation seraient faux et vous risqueriez alors de vendre et/ou de remplacer votre équipement à perte. Ajuster les opérations dans le temps Le principe de spécialisation des exercices est un principe fondamental de la comptabilité. En raison du découpage de la vie de l’association en exercice comptable (1er Janvier au 31 Décembre), les charges et les produits doivent être en vertu de ce principe rattachés à l’exercice qui les concerne effectivement et à celui-là seulement. Toute charge ou tout produit comptabilisé au cours de l’exercice et rattaché aux exercices ultérieurs doit être soustrait des éléments constitutifs de résultat de l’exercice en cours et inscrit dans un compte de régularisation. En général, rares sont les associations de petites taille qui louent un local, paient les salaires du personnel, les frais d’eau et d’électricité et achètent à crédit. Lorsque les dites STOP associations réalisent de telles activités, il est souhaitable qu’elles contactent un comptable qualifié pour les aider à ajuster dans le temps certaines de ces opérations.52
  • 54. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localPlusieurs cas peuvent se poser : † Ajustement des opérations du Passif (charges à payer) A la fin de l’exercice, il y a des charges qui n’ont pas été comptabilisées et qui intéressent l’exercice en cours telles la quittance d’électricité ou les frais du téléphone non payés car les factures ne sont pas parvenues. Exemple : A la clôture de l’exercice, on a constaté que la facture d’électricité consommée au cours du mois de décembre 2004 estimée à 100 Dhs ne parvient à l’association qu’au mois de janvier 2005. Il faut donc prendre en considération cette charge. Les charges de frais d’électricités augmentent (charges). On inscrit cette augmentation dans la fiche frais d’électricité. Les charges à payer (Passif) augmentent, c’est-à-dire que les dettes de l’association augmentent de ce montant. On inscrit cette augmentation dans la fiche des charges à payer. † Ajustement des opérations de l’Actif (charges constatées d’avance) A la fin de l’exercice, des fournitures ou autres produits n’ont pas été utilisés. Ces derniers peuvent être utilisés dans le prochain exercice. Exemple : A la clôture de l’exercice, il reste 800 Dhs de timbres. Cet achat représente une charge qui a été enregistré dans le cahier journal caisse et fiche frais postaux. Ces timbres peuvent être considérés comme une charge payée d’avance puisque, ils seront utilisés lors du prochain exercice. Le bilan et compte de résultat doivent être corrigés et cette charge supprimée. 53
  • 55. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Les cas les plus courants susceptibles d’être rencontrés lors des écritures d’inventaire d’une association sont les suivants : Charges constatées Produits constatés Charges à payer «ou Produits à d’avances d’avance dettes provisoires» recevoir Charges enregistrées Produits payés ou Sont des dettes Produits acquis en cours de l’exercice comptabilisés avant potentielles évaluées mais dont le mais correspondant que les prestations à l’arrêt des comptes montant non à des achats de et fournitures les nettement précisées définitivement biens ou services justifiant aient été quant à leur objet arrêté n’a pas dont la fourniture effectuées ou fournies. mais dans l’échéance encore été inscrit ou la prestation ou le montant sont aux comptes de doit intervenir Exemple : incertains. tiers débiteurs. ultérieurement. Abonnements reçus pour les périodiques Exemple : Exemple : ou loyers payés pour Intérêt conçus, le Intérêt courus sur le trimestre. découvert bancaire. créances. Conseils pratiques La plupart des associations ne réalisent pas d’inventaire ce qui fausse la réalité des données comptables et financières ainsi que les résultats de fonctionnement. L’association aussi petite soit elle devra non seulement réaliser l’inventaire de fin d’année pour établir son bilan et compte de résultat mais elle devra aussi effectuer des contrôles périodiques de ses opérations inscrites dans les outils simplifiés d’enregistrement et registre d’organisation et suivi pour déceler les erreurs de calcul, les doubles comptabilisations, l’erreur de report mais également les cas éventuels de fraudes. Il est même conseillé que le conseil d’administration de l’association désigne une personne autre que le chargé de la tenue de la comptabilité pour effectuer de tels contrôles. Une comptabilité exacte et régulière ne comporte ni erreurs ni fraudes. Elle doit de plus être sincère. Cette dernière notion relève de deux types d’irrégularités : volontaire ou involontaire. Par exemple, des factures dues en fin d’exercice et non prises en compte dans les charges de l’exercice relève d’une erreur si l’omission est involontaire. Dans le cas contraire, il s’agit d’une fraude.54
  • 56. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localLa caisse est le poste le plus délicat à contrôler parce qu’il ne reste pas de trace deconcordance avec une source extérieure ou un inventaire physique possible.A moins d’intervenir exactement le jour de l’arrêt des comptes pour contrôler laréalité de l’encaisse, toutes les vérifications à posteriori relèvent seulement de lacohérence ou de la reconstitution théorique.Les erreurs de bonne foi sont généralement peu importantes et le caissier s’arrangepour faire cadrer ses comptes.Le caissier enregistre normalement toutes les opérations et emprunte une partie dusolde avec la bonne intention de rembourser plus tard.Ce caissier omet certains encaissements et majore certains paiements soit parcequ’il ne peut pas rembourser ses emprunts soit parce qu’il pratique délibérément desdétournements de fonds, puni par la loi. 55
  • 57. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Chapitre V Synthèse et analyse des opérations comptables “ L’élaboration des documents de synthèse (le bilan et le compte résultat) pour une période d’activité (une année en général), est une étape importante pour entamer l’analyse financière des opérations comptables enregistrées. ” Etablir le bilan de votre association Les documents d’enregistrement des données (cahiers du journal caisse, du journal banque, journal des opérations diverses, fiches des opérations par nature) ne permettent pas d’expliquer la situation du patrimoine et les résultats de fonctionnement de l’association. Ils doivent être complétés par des documents de synthèse et d’analyses des données : le bilan et compte de résultat. Le bilan est un document comptable qui fournit une représentation complète du patrimoine d’une association. Il récapitule, à un instant donné, les actifs (emplois) et les passifs (ressources) de l’association. "Les actifs (emplois) définissent la fortune à la disposition de l’association pour ses activités. Ils sont classés selon leur degré de liquidité ou de disponibilité et sont subdivisés en actifs circulants et en actifs immobilisés. "Les passifs (ressources) reflètent les droits des bailleurs de fonds sur la fortune de l’association. Ils se composent de fonds étrangers et de fonds propres et sont classés en fonction du degré d’exigibilité des engagements. Actif Passif Ensemble des biens et droits que possède Origine des biens que possède l’association l’association Deux approches pour définir le bilan : † Approche économique : consiste à dire que le passif de l’association représente les ressources et que l’actif représente les emplois faits de ces ressources. † L’approche juridique du bilan : C’est une approche en termes du patrimoine où le passif représente ce que doit l’association (dettes au sens large) et l’actif représente ce que possède l’association (biens et droits). Les dettes au sens large concernent toutes les obligations envers les tiers (fournisseurs, adhérents).56
  • 58. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localStructure du bilanLe bilan est composé de deux colonnes : † Dans la colonne gauche (emplois), nous allons inscrire tout ce que possède l’association et combien cela vaut ; † Dans la colonne droite (ressources), nous allons inscrire ; à qui appartient tout ce que nous possédons. Les ressources de l’association se composent des apports des adhérents en nature, des subventions et parfois des crédits des adhérents, des fournisseurs, des excédents accumulés en réserves ou reportés. Modèle du bilan au 31 / 12 / 2006 Actif Valeur Amortiss - Valeur nette Passif Montant (Emplois) brute sement comptable (Ressources)Immobilisationcorporelle :- Mobilier de bureau 120 000 20 000 100 000 Fonds associatif et réserves 200 000- Marériel informatique 130 000 30 000 100 000 Subvention d’équipement 100 000Stock marchandises 0 publiqueCréances sur les 50 000 50 000usagers Aides du secteur privé 100 000Banque 500 000 500 000 Aide des organismes 150 000Caisse 50 000 50 000 internationaux Fournisseurs 50 000 Total 600 000 Excédent 200 000Total 850 000 50 000 800 000 Total 800 000 57
  • 59. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Tout ce que nous détenons a un propriétaire : ou bien cela nous appartient, ou bien c’est la propriété d’autrui. Nous appelons passif tout ce qui appartient à autrui, tout ce que nous devons, toutes nos dettes ou encore tout ce qui nous appartient pas. Nous appelons patrimoine ou fonds propres, tout ce qui nous appartient, ce qui est à nous, c’est-à-dire, tout ce que nous possédons moins les dettes. Comme toute chose doit appartenir à quelqu’un, le total de la colonne des actifs doit être égal à la somme de passif et du patrimoine. Le bilan doit toujours être en équilibre. Actif = Passif + patrimoine (ce qui nous appartient) Le bilan est une « photo » du patrimoine de l’association à un moment donné. Il varie en fonction de ses activités. Autrement dit, la situation de l’association n’est pas figée, mais elle change d’un moment à un autre. En effet, l’association effectue tous les jours des opérations d’achat, de paiement de frais, de dettes,....etc. Ces opérations ont un impact sur la situation patrimoniale et font donc varier le bilan. Passer du bilan initial au bilan final Le bilan d’une association varie en fonction des activités de cette dernière. Chaque nouvelle dépense /produit fait varier la composition du bilan. Cependant, il n’est pas d’usage d’établir des bilans après chaque dépense/entrée. En règle générale, une association élabore un bilan initial en début de l’année (appelé également bilan d’ouverture) et un bilan final en fin d’année (appelé également bilan de clôture). Il est possible dans certains cas, pour répondre à des besoins spécifiques (Assemblée Générale extraordinaire, demande STOP d’un bailleur de fonds, ...) que l’association élabore son bilan comptable au cours de l’exercice.58
  • 60. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localPour comprendre comment passer d’une situation initiale au bilan final, on vouspropose de suivre l’exemple d’application suivant :"Un groupe de personnes ont constitué, le 1er janvier 2005 une association localede développement. Cette association a reçu d’un bailleur de fonds une subventiond’équipement de 350 000 Dhs.Comment décrire la situation financière de l’association au 1er janvier 2005 ? Bilan de l’association au 1er janvier 2005 Emplois Montant en Dhs Ressources Montant en Dhs Caisse 350 000 Contribution d’équipement 350 000 Total 350 000 Total 350 000"Le 10 janvier 2005, elle ouvre son compte bancaire avec un montant de315 000 Dhs.Quelle est la situation financière de l’association apres cette opération ? Bilan de l’association au 10 janvier 2005 Emplois Montant en Dhs Ressources Montant en Dhs Banque 315 000 Contribution d’équipement 350 000 Caisse 35 000 Total 350 000 Total 350 000 59
  • 61. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local "Le 20 janvier 2005, les membres accordent un prêt de 175 000 Dhs à leur association. Cette somme est versée à la caisse. Bilan de l’association au 20 janvier 2005 Emplois Montant en Dhs Ressources Montant en Dhs Banque 315 000 Contribution équipements 350 000 Caisse 210 000 Compte prêt des adhérents 175 000 Total 525 000 Total 525 000 "Le 5 mars 2005, l’association paye d’avance la location annuelle de son local pour la somme de 105 000 Dhs réglée par chèque bancaire. Bilan de l’association au 5 mars 2005 Emplois Montant en Dhs Ressources Montant en Dhs Loyer payé d’avance 105.000 Contribution équipements 350.000 Banque 210.000 Compte prêt des adhérents 175.000 Caisse 210.000 Total 525.000 Total 525.000 Un élément comme celui qui vient d’être inscrit dans la colonne des emplois, de même que tout autre service que l’association paye à l’avance mais qui est consommé plus STOP tard représente une chose pour laquelle elle a utilisé son argent. Celui-ci confère un droit, celui, le moment venu, de consommer le bien ou le service pour lequel elle a payé.60
  • 62. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local"Le 20 mars 2005, l’association achète des fournitures de bureau pour un montantde 140 000 Dhs payés en espèce. Bilan de l’association au 20 mars 2005 Emplois Montant en Dhs Ressources Montant en Dhs Fournitures de bureau 140 000 Contribution en 350 000 en stock équipements Loyers Payés d’avance 105 000 Compte de prêt des 175 000 membres Banque 210 000 Caisse 70 000 Total 525 000 Total 525 000"Le 25 mars 2005, l’association vend le quart des fournitures de bureau achetéesà 35 000 Dhs parce qu’elle a jugé non nécessaires pour une somme de 40 000 Dhspayés en espèce. Bilan de l’association au 25 mars 2005 Emplois Montant en Dhs Ressources Montant en Dhs Fournitures de bureau 105 000 Contribution en 350 000 en stock équipements Loyers Payés d’avance 105 000 Compte de prêt des 175 000 membres Banque 210 000 Caisse 110 000 Excédent 5 000 Total 530 000 Total 530 000 61
  • 63. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local La somme des emplois ou de l’Actif (530 000 Dhs) moins la somme des ressources ou du passif (525 000 Dhs) égal à un Excédent (5000 Dhs). L’excédent constitue une « Ressources » de fonds au même titre que les prêts consentis à l’association ou encore la contribution en équipement reçue. La différence entre les ressources réside dans le fait que pour l’excédent, il s’agit de fonds produit par l’association pour elle-même grâce à ses activités. "Le 27 mars 2005, l’association vend un autre quart de fournitures de bureau d’une valeur de 35 000 Dhs pour la somme de 45 500 Dhs payable un mois plus tard. Bilan de l’association au 27 mars 2005 Emplois Montant en Dhs Ressources Montant en Dhs Fournitures de bureau 70 000 Contribution en 350 000 en stock équipements Usagers 45 500 Compte de prêt des 175 000 membres Loyers payés d’avance 105 000 Banque 210 000 Caisse 110 000 Excédent 15 500 Total 540 500 Total 540 500 L’association a réalisé un excédent de 15 500 Dhs. Le bilan ne nous montre pas comment elle a réalisé cet excédent. C’est pourquoi, il est nécessaire d’établir un STOP compte qui peut expliquer l’origine de ce résultat. Ce compte s’appelle le compte de produits et charges ou compte de résultat.62
  • 64. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localEtablir le compte de résultat Le compte de résultat récapitule les charges et les produits liés à un exercice. On commence un exercice (une année) avec un budget, c’est-à-dire une prévision des charges et des produits. À la fin de l’année, lorsque toutes les opérations ont été réalisées, on récapitule l’ensemble de ces opérations par chapitre. La différence entre l’ensemble des charges et des produits fait apparaître un résultat. Ce résultat peut être un déficit si les charges sont supérieures aux produits, ou un excédent dans le cas contraire.Le bilan reflète l’état des emplois et des ressources à un moment donné, Cependant,c’est un moyen d’information « statique » qui ne permet pas de comprendrecomment on en est arrivé là. Or, on cherche souvent à savoir comment une situationpatrimoniale a évolué par rapport au bilan précédent.Les questions qui se posent alors sont : - Quel est le résultat (excédent ou déficit) sur une période et comment a-t-il été obtenu ? - Comment ce résultat se décompose-t-il ? - Quels sont les principaux types de produits et de charges qui ont été réalisés ?Le compte de résultat est utilisé pour répondre à ces questions. Il donne la différenceentre les produits et les charges sur une période de 3,6 ou 12 mois par exemple. Lesrésultats sont rapportés selon le schéma suivant : j Produits de Ventes et prestations de services cotisations, et fonctionnement subventions de fonctionnement. k Coût des ventes et des † Achats de fournitures prestations † Achats de services † Rémunérations † Amortissements l Excédent ou La différence entre les produits de fonctionnement et le insuffisance de coût des ventes et des prestations (j - k) fonctionnement (I-2) m Produits financiers Intérêts reçus n Charges financières Intérêts payés 63
  • 65. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local o Excédent / Insuffisance La Somme des produits financiers moins les charges financière financières p Produits exceptionnels Produits n’ayant aucun rapport avec les activités habituelles de l’association q Charges exceptionnelles Charges n’ayant aucun rapport avec les activités habituelles de l’association (vente d’un ordinateur non utilisé). r Excédent / Insuffisance Différence entre produit exceptionnel et charge exceptionnel exceptionnel s Excédent ou La Somme des Excédents et des insuffisances (résultats) insuffisance de l’exercice Les produits découlent des prestations qui sont fournies par une association ou qui sont déjà acceptées par les intéressés sans encore avoir été fournies. Par exemple : Une association qui met ses locaux à la disposition des organisateurs d’une exposition contre un loyer convenu au préalable et à payer dans les 60 jours par le locataire. Le produit de la location est réalisé, même si le loyer n’est pas encore perçu. Les produits selon la norme, sont définis comme étant les sommes ou valeurs reçues ou à recevoir : † Soit en contrepartie de fournitures, travaux ou prestations exécutés ou fournis aux tiers par l’association ; † Soit exceptionnellement sans contrepartie. Les produits se répartissent de la manière suivante : Produits d’exploitation Produits financiers Produits exceptionnels Liés au fonctionnement Lorsqu’une association Il s’agit de produits non de l’association. On peut dispose (temporairement) récurrents et/ou non citer comme exemples : de ressources excédent - habituels, comme une les cotisations annuelles, taires et qu’elle place cet plus-value sur la vente les subventions annuelles, argent dans un compte d’un immeuble ou un don les produits que procure courant, elle en retire exceptionnel qui ne peut la vente de services, les un revenu sous forme pas être considéré comme récoltes de fonds .... d’intérêts. une source récurrente de revenu.64
  • 66. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localLes charges sont tous les coûts que l’association doit supporter pour pouvoirfonctionner, même si elle n’a rien dépensé pour cela ou si elle doit encore effectuerla dépense en question.Ce sont, au sens de la norme, des sommes versées ou à verser à des tiers : † Soit en contrepartie de marchandises, matières, travaux ou services reçus par l’association au cours de son activité ; † Soit en vertu d’obligations légales (impôt) ; † Soit éventuellement sans contrepartie immédiate (subventions dons) ; † Elles comprennent également des dotations aux amortissements et les provisions. Charges d’exploitation Charges financières Charges exceptionnelles Liées au fonctionnement Si une association doit Il s’agit de frais qui de l’association : frais conclure un prêt, celui-ci ne sont pas récurrents de personnel, de loyer, donne lieu au paiement et/ou qui sont de nature d’électricité, d’eau, d’intérêt. exceptionnelle, comme d’assurance, d’imprimerie, une moins-value sur de matériaux nécessaires la vente d’un actif au fonctionnement. immobilisé non encore L’amortissement des actifs entièrement amorti ou des immobilisés (par dégâts des eaux dans un exemple : ordinateur, bureau... matériel roulant) entre aussi dans cette catégorie.Prendre en compte le bénévolatLes contributions bénévoles sont enregistrées dans le cahier du journal des opérationsbénévoles durant l’exercice.Le montant des contributions bénévoles est reporté en fin d’année dans une colonneà part au bilan et au compte de résultat. On considère le bénévolat comme « valeurhors comptable »."Un partenaire a accordé une subvention de 60 000 Dhs à une association pourl’achat d’un matériel informatique. Celle-ci l’a acheté à 50 000 Dhs par chèque. Illui a accordé un mobilier de bureau bénévolement sans aucun droit de reprise d’unevaleur estimée à 30 000 Dhs. 65
  • 67. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Le bilan de l’association se présente de la manière suivante : Actifs ou Emplois Valeur comptable Valeur hors comptable Total Matériel informatique 50 000 50 000 Mobilier 30 000 30 000 Banque 10 000 10 000 Total 60 000 30 000 90 000 Lors de la présentation du bilan aux adhérents. Le bilan reflète une image réelle de son patrimoine. La valeur de ce qu’elle possède est de 90 000 Dhs dont 30 000 Dhs accordés en nature. Le passif nous renseigne sur l’origine de ces moyens. Passif ou Ressources Valeur comptable Valeur hors comptable Total Contribution d’équipement 60 000 60 000 Apport sans droit de reprise 30 000 30 000 Total 60 000 30 000 90 000 Le bénévolat devra être pris en compte de la même manière dans le compte résultat. Les comptes concernés sont : Contributions internes en Sont insérés dans ce compte les apports en travail travail bénévoles des adhérents, et gérants de l’association. Contributions internes en Ce compte englobe la contribution des adhérents services et gérants de l’association au fonctionnement. Par exemple, un adhérent supporte des frais de photocopies par ses propres moyens pour alléger les charges de fonctionnement de l’association. Contributions externes en On y insère le travail bénévole effectué gratuitement travail par des personnes extérieures à l’association. Contributions externes en Ce compte englobe les services bénévoles effectués par services des personnes extérieurs à l’association.66
  • 68. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localExercice d’applicationUne association s’est constituée le 1er janvier 2005 et réalise les opérations suivantesau cours de l’année : † Cotisations annuelles en espèces : 1 000 Dhs ; † Subvention publique par chèque 300 000 Dhs ; † Achat de mobilier et matériel du bureau par chèque : 100 000 Dhs ; † Matériel informatique par chèque : 50 000 Dhs ; † Facturation des services reçus par chèque 50 000 Dhs. † Créances sur usagers : 10 000 Dhs en contre partie des services facturés. L’association a effectué les dépenses suivantes par chèque : † Location : 10 000 Dhs ; † Salaire : 12 000 Dhs ; † Fourniture de bureau : 5 000 Dhs ; Etablir le bilan et compte de Résultat ?Lire ces documents et faire le commentaire ? Cahier journal de Caisse Réf Date Nature de l’opération Entrée Sortie Restant (Solde) Cotisations des membres 1 000 1 000 Cahier journal de Banque Réf Date Nature de l’opération Entrée Sortie Restant (Solde) Subvention publique 300.000 - 300.000 Matériel et mobilier de bureau - 100.000 200.000 Matériel informatique - 50.000 150.000 Vente de services 50.000 - 200.000 Frais de location 10.000 190.000 Salaire 12.000 178.000 Fourniture de bureau 5.000 173.000 67
  • 69. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Journal des opérations diverses Créances des usagers Réf Date Nature de l’opération Augmenter Diminuer Restant Facturation des services à crédit 10 000 - 10 000 Bilan au 31/12/2005 Actif / emploi Montant brute Passif / ressources Montant Mobilier et matériel de bureau 100.000 Subvention publique 300.000 Matériel informatique 50.000 Créances et usagers 10.000 Banque 173.000 Caisse 1000 Excédent 34.000 Total actif 334.000 Total passif 334.000 Compte de Produits et Charge du 1/1/05 au 31/12/05 Charge Montant Produits Montant Location 10. 000 Cotisation 1 000 Salaires 12.000 Ventes de services 60.000 Fournitures de bureau 5.000 Excédent 34.000 Total charges 61.000 Total produits 61.00068
  • 70. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localCommentairesIl semble que cette association s’oriente vers le renforcement institutionnel et uneprofessionnalisation. En témoigne quelques indicateurs tels que : † La location du siège ; † Le recrutement du personnel salarié.Cette orientation a un coût. C’est celui de l’augmentation de ses charges. C’est laraison pour laquelle, elle semble être orientée vers la facturation des services à sesgroupes cible et la réalisation des excédents à même de renforcer le fond associatif.Ainsi, le fond associatif de fonctionnement a atteint de 184 000 Dhs dont 173 000en banque et 1 000 en caisse et 10 000 sous forme de créances sur usagers.En réalité l’association ne dispose que de 34 000 Dhs de fonds de fonctionnement.En effet, les 150 000 Dhs des subventions n’ont pas été dépensés durant l’année pourl’équipement de l’association.Pour donner une image fidèle du patrimoine de l’association, il est nécessaire derégulariser la situation par deux comptes spécifiques à savoir : le compte fondsdédié et compte charges engagés.Il est nécessaire également de tenir compte de l’amortissement de matériel.Notons à ce propos que le fond de fonctionnement est un indicateur révélateur dela bonne ou mauvaise santé financière de l’association. Il renseigne, par exemple,sur le taux de couverture des charges fixes (salaires et frais de location). Dans lecas présenté, il est de 8 ans (183 000 Dhs à diviser par le total des composantesdes charges fixes). Ce qui veut dire que l’association est en mesure de couvrir lescharges fixes par son fond associatif net, réalisable et disponible pendant 8 ans.Conseils pratiquesLa majorité des associations tiennent une comptabilité de dépenses et recettes, dited’encaissement et décaissement.C’est un état des recettes et des dépenses qui indique ce qu’une association a reçu enespèce et sur le compte à vue en banque pendant une période donnée, par exemple«une année» et ce qu’elle a dépensé en espèces ou par les comptes à vue en banque. 69
  • 71. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Cet état donne, également, un aperçu sur les mouvements de liquidités aussi bien en paiement en espèces que sur les comptes à vue d’une année à l’autre. Cette comptabilité est certes simple. Elle présente cependant plusieurs limites en particulier si vos opérations augmentent et si vous commencez à faire des ventes de services ou si vous achetez des équipements pour travailler. Vous pouvez vous rendre compte en analysant le cas ci-après de données comptables présentées à l’assemblée générale. Dépenses Recettes Déplacement et alimentation 20 000 Cotisations 1 000 Acquisition Ordinateur 10 000 Subvention région 20 000 Acquisition tables 20 000 Subvention commune 10 000 Fourniture de bureau 5 000 Subvention d’une ONG 80 000 Achat de chèvres 50 000 Ventes de services 10 000 Total recettes : 121 000 Dhs Total des dépenses : 105 000 Dhs Excédent : 16 000 Dhs On ne peut pas tirer beaucoup de renseignements de ce document. † Cette comptabilité d’encaissement et décaissement en effet ne nous donne pas une situation fidèle et sincère de la situation financière de l’association. † Il ne permet pas de connaître si l’association a réalisé un excédent ou une insuffisance de gestion. L’excédent dégagé qui est de 16 000 Dhs ne peut être considéré comme un excédent de gestion mais plutôt comme une variation d’encaisse de trésorerie qui est calculée en retranchant aux recettes les dépenses de trésoreries. En d’autres termes, il est égal à la somme du solde restant à la caisse et solde restant à la banque au 31 janvier 2005. † Il ne permet pas d’établir la situation patrimoniale de l’association en ne distinguant pas ce qui est une charge de fonctionnement, d’une acquisition de biens durables. L’ordinateur est un bien durable qui doit être séparé des dépenses de fonctionnement ce qui n’est pas le cas dans cette comptabilité.70
  • 72. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Il doit figurer dans la comptabilité simplifiée ou complète dans un document d’analyse de fin d’exercice dit « Bilan ». † Ce document ne sépare pas entre ressources affectées à l’équipement et ressources affectées au fonctionnement (subventions reçues de la région et celles de la commune). † Il ne donne aucun moyen de contrôler les écritures pour déceler les erreurs et omissions. † Il ne prend pas en compte le bénévolat malgré son importance. † Les engagements de dépenses, les créances à recouvrir, les fournitures en stocks ne sont pas pris en compte. † Les ventes des services non encaissées dans le cadre de la réalisation des activités de l’association, les cotisations de certains adhérents qui n’ont pas versé leur cotisation ne sont pas prises en compte. Le montant de ces services et cotisations doivent figurer dans la comptabilité simplifiée ou complète dans un document de fin d’exercice dit « compte de charges et de produits » ou compte de résultat.En conséquence :Cet exercice fournit une vue incomplète et fausse de la situation et ne permet pas de : † Connaître la situation financière de l’association ; † Déterminer si le résultat est réellement excédentaire ou déficitaire ; † Séparer entre situation du patrimoine et charges de fonctionnement. C’est pourquoi, il est nécessaire pour les associations de passer de la comptabilité d’encaissement et décaissement STOP à une comptabilité simplifiée d’engagement par l’établissement du bilan et compte de résultat de fin d’exercice comptable. 71
  • 73. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Annexes72
  • 74. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Annexe 1 : Manuel de procédures comptables et financières1- Pourquoi un manuel de procédure comptable et financier pour lesassociations ?L’observation des associations révèle des défauts de pratiques procéduralesappropriées de sa gestion et de ce fait, le fonctionnement démocratique s’en trouvehypothéqué. Le recours aux normes juridiques et l’application des procéduresse justifient trop souvent dans l’esprit de ses auteurs par les seules contraintesextérieurs. Rares sont les associations qui voient dans les procédures des moyensincontournables de régulations de leurs relations internes, des passages obligés versla consolidation de leurs structures de constitution au jour le jour de leur mémoirecorporative. A défaut d’avoir accordé de l’importance qu’il fallait au respect de cesprocédures, d’avoir veillé à leur adoption et à leur mise en œuvre systématique, biensdes associations connaissent aujourd’hui des dysfonctionnements et font face à desproblèmes de gestion.Vu son utilité, il est de l’intérêt des associations quelque soit leur taille, d’élaborerdes manuels de procédure qui répond au mieux à leurs besoins y compris le manueldes procédures comptables et financières.Le manuel de procédures comptables et financières est un document qui décritde manière la plus précise possible les procédures de la tenue et du contrôle de lacomptabilité et des finances de l’association.Il constitue un excellent instrument de travail dont la gestion doit se servir pourasseoir une organisation et une gestion saine et transparente dans le but d’assurer lapérennité d’une gestion rationnelle de l’association.2- Démarche d’élaboration du manuel de procéduresIl n’existe pas un modèle uniforme à suivre. Chaque association élabore le manuelde procédure qui répond à ses besoins, à la nature de ses activités et à sa taille.Néanmoins un certain nombre d’étapes doivent être respectées.La première étape est celle de l’analyse de l’état des lieux de la comptabilité et gestionfinancière. Cette étape consiste à charger un membre qualifié pour réaliser un travaild’analyse des procédures comptables et financières. L’objet d’un tel diagnosticest de déterminer les anomalies procédurales et de formuler des proposions pour yremédier.Le projet de manuel des procédures est discuté et adopté par le conseil d’administrationde l’association. 73
  • 75. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Le manuel de procédure décrit et précise les procédures et démarches comptables et financières. Il peut comporter les volets suivants : † Organes de gestion d’une association ; † Attributions et tâches de chaque membre du conseil d’administration ; † Niveau de leurs responsabilités ; † Taches et responsabilité du personnel permanent responsable ; † Processus comptable ; † Enregistrement comptable ; † Organisation comptable ; † Classement et archivage des pièces justificatives et supports comptables ; † Les procédures d’achats ; † Facturation des services ; † Gestion de la trésorerie ; † Procédure de déplacements ; † Inventaires ; † Gestion des fonds des partenaires ; † Démarches de préparation du rapport financier et son approbation ; † Processus budgétaire.74
  • 76. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Annexe 2 : Principes généraux de la comptabilitéLes principes fondamentaux de la comptabilité sont en nombre de sept et formentl’assise conventionnelle et doctrinale sur lesquelles reposent les choix techniques etprincipes directeurs de la comptabilité normalisée. 1/ Principe de continuité d’exploitation : Selon ce principe, l’association est présumée établir ses états de synthèses dans la perspective d’une poursuite de ses activités. Dans le cas où les conditions d’une cessation d’activité totale ou partielle sont réunies, l’hypothèse de continuité de fonctionnement doit être abandonnée au profit de l’hypothèse de liquidation. Ceci dit, l’image donnée du patrimoine de la situation financière et du résultat doivent être fidèle, et comparable d’une période à l’autre basé sur la continuité d’activité. 2/ Principe de permanence des méthodes : L’association est censée établir ses états de synthèse en appliquant les mêmes méthodes d’évaluation et les même règles de présentation d’un exercice à un autre. Toute dérogation à ce principe doit être mentionnée dans l’Etat des Informations Complémentaires (ETIC). 3/ Principe du coût historique : La valeur d’entrée d’un élément inscrit en comptabilité reste intangible quelque soit l’évolution ultérieure de la valeur actuelle de cet élément, sous réserve de l’application du principe de prudence. 4/ Principe de spécialisation des exercices : Les charges et les produits doivent être rattachés à l’exercice qui les concerne sans qu’il soit tenu compte de leur date de paiement ou d’encaissement. 5/ Principe de prudence : Les produits ne sont pris en compte que s’ils sont définitivement acquis, alors que les charges sont comptabilisées dés lors qu’elles sont probables. 6/ Principe de clarté : Toute opération ou information doit être inscrite dans les comptes sous la bonne rubrique avec la bonne dénomination et sans compensation entre elles. 7/ Principe d’importance significative : Est réputée être significative, toute information susceptible d’influencer l’opinion que les lecteurs des états de synthèse peuvent avoir sur le patrimoine, la situation financière et les résultats de l’entreprise. 75