• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Cabang
 

Cabang

on

  • 177 views

 

Statistics

Views

Total Views
177
Views on SlideShare
177
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft Word

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Cabang Cabang Document Transcript

    • SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 1/16 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PERATURAN1. Peraturan ini mengatur tentang ketentuan dan tata cara yang harus dilaksanakan dalam memasarkan produk-produk perusahaan, serta dalam mengelola penerimaan dan pengeluaran dana di Kantor Cabang dan Kantor Perwakilan (KCP).2. Di dalam memasarkan produk-produk perusahaan baik langsung kepada Calon Tertanggung/Principal maupun melalui jasa perantara, seperti Agen dan Broker, KCP harus benar-benar memperhatikan peraturan pemerintah, peraturan dewan/asosiasi yang mengatur industri perasuransian, peraturan perusahaan, dan kebijakan Direksi. 2.1. KCP harus mengetahui dengan jelas tentang track record dari Calon Agen dan Calon Broker sebelum menggunakan jasa mereka, dan harus segera membatalkan Perjanjian Kerjasama (PKS) dengan Agen/Broker yang melakukan pelanggaran yang bersifat major. 2.2. Analisa terhadap resiko finansil, resiko yuridis, dan resiko image, harus diperhatikan khususnya terhadap pertanggungan fakultatif Marine Cargo dan Surety Bond sebab kedua pertanggungan ini mengandung nilai pertanggungan yang cukup besar, dan tunggakan Piutang Preminya hanya dapat dihapusbukukan sehingga akan mempengaruhi Neraca dan Laporan Rugi Laba perusahaan. 2.3. KCP harus disiplin melakukan proses seleksi penerimaan risiko : Formulir SPPA (Surat Permohonan Penutupan Asuransi) harus diisi dengan lengkap dan benar; Wawancara dan Survey Resiko dilakukan untuk lebih mengetahui resiko yang akan dihadapi perusahaan sehingga prasyarat dan syarat yang memadai dapat diberlakukan.
    • 2.4. Term and Condition (T/C) yang telah digariskan oleh perusahaan khususnya yang bersifat major wajib dipatuhi, seperti : minimum rate, minimum Premi, dan umur maksimum alat angkut yang digunakan (untuk Marine Cargo adalah 25 tahun). SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 2/16 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PERATURAN 2.5. Penyimpangan dari T/C yang bersifat major hanya dapat dilakukan setelah mendapat persetujuan tertulis dari Direksi.3. Data-data dan dokumen untuk penutupan asuransi harus lengkap dan benar. 3.1. Minimal dokumen yang harus diperoleh untuk penutupan asuransi Kendaraan Bermotor adalah asli Surat Permohonan Penutupan Asuransi (SPPA), copy STNK, copy KTP pengemudi, dan perincian data kendaraan yang akan dipertanggungkan. 3.2. Dokumen untuk penutupan asuransi Property minimal adalah asli SPPA, copy KTP Tertanggung, rincian harta benda/kepentingan yang akan dipertanggungkan, alamat objek pertanggungan, kondisi resiko di sekitar objek pertanggungan. 3.3. Dokumen untuk penutupan asuransi Marine Cargo minimal adalah asli SPPA, copy Resi Pengiriman dari perusahaan ekspedisi atas objek yang akan dipertanggungkan; rincian data pengangkutan yang akan digunakan, seperti: nama, klasifikasi, dan umur. 3.4. Minimal dokumen untuk penutupan Surety Bond adalah asli Surat Permohonan Penerbitan Surety Bond (SPPSB), copy KTP, copy pengalaman kerja, Company Profile, Laporan Keuangan, Rekening Koran, dan Indemnity Agreement dari Principal, serta copy dokumen pendukung Bonding berupa Undangan Mengikuti Tender (untuk Bid Bond), SPK/Pruchase Order (untuk Performance Bond),
    • Kontrak Pekerjaan (untuk Advance Payment Bond), dan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (untuk Maintenance Bond).4. Batas waktu pelunasan Piutang Premi adalah 14 hari kalender sejak berlakunya Polis. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 3/16 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PERATURAN5. Kantor Cabang berwenang menyetujui permohonan penutupan pertanggungan dan penerbitan jaminan sebatas limit approval yang ada padanya; menandatangani Polis General; membuat data outstanding Hutang dan Piutang Premi; membuat Surat Penagihan dan melakukan penagihan; dan membatalkan Polis General (kecuali Marine Cargo).6. Kantor Perwakilan hanya berwenang membuat data outstanding Hutang dan Piutang Premi; membuat Surat Penagihan dan melakukan penagihan namun tidak memiliki kewenangan untuk menyetujui permohonan penerbitan jaminan, penutupan pertanggungan, dan membatalkan polis.7. KCP wajib melakukan rekonsiliasi Hutang dan Piutang Premi dengan Kantor Pusat, dengan Broker (untuk Leasing Kendaraan Bermotor), dan dengan Reasuradur (untuk Reasuransi Inward dan Outward).8. Setiap KCP mempunyai Rekening Penampungan Premi pada Bank di lokasinya masing – masing. 8.1. Rekening Penampungan Premi dibuka oleh Direksi. 8.2. Rekening Penampungan Premi berfungsi untuk menampung setiap pembayaran Premi (tunai atau transfer).
    • 8.3. Penarikan dana dan pemindahbukuan dari Rekening Penampungan Premi ke Rekening Operasional Kantor Pusat hanya dapat dilakukan oleh Direksi. 8.4. Penarikan dana dan pemindahbukuan dilakukan untuk membiayai operasional perusahaan. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 4/16 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PERATURAN 8.5. Yang berhak menutup Rekening Penampungan Premi adalah Direksi.9. KCP mengajukan Internal Memo atau Surat Pernyataan bermaterai cukup kepada Direktur Marketing untuk mendapatkan persetujuan pembayaran Komisi Agen (melalui Internal Memo) atau Kelebihan Pembayaran Premi (melalui Surat Pernyataan).10. Setiap penerimaan uang harus disetorkan seutuhnya ke perusahaan pada hari yang sama dengan waktu penerimaan uang tersebut. 10.1. Penerimaan uang yang berasal dari pembayaran Premi disetorkan ke Rekening Penampungan Premi KCP. 10.2. Penerimaan uang yang bukan berasal dari pembayaran Premi disetorkan ke Rekening Operasional Kantor Pusat. 10.3. Apabila penyetoran uang tidak dapat dilakukan karena Kas Bank telah tutup atau uang tersebut diterima setelah berakhirnya waktu kerja maka penyetoran harus dilakukan pada hari kerja berikutnya.
    • 11. Setiap karyawan perusahaan dilarang menyalahgunakan uang Premi yang menjadi hak perusahaan. 11.1. Penyalahgunaan uang Premi adalah menggunakan uang Premi untuk kepentingan operasional KCP atau untuk kepentingan pribadi; atau menahan/ menunda penyetoran uang Premi ke Rekening Penampungan Premi KCP bukan karena Kas Bank telah tutup atau karena Premi diterima diluar waktu kerja. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 5/16 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PERATURAN 11.2. Perusahaan akan menerapkan tindakan hukum terhadap karyawan yang menyalahgunakan uang Premi sesuai dengan Undang Undang No.2 tahun 1992 tentang Usaha Perasuransian Bab XI pasal 21 ayat 2, atau melakukan tuntutan perdata, tuntutan pidana, atau tuntutan perdata dan pidana sesuai peraturan yang berlaku.12. Setiap penyetoran Premi ke Rekening Penampungan Premi harus dilaporkan kepada Bagian Penagihan Kantor Pusat melalui surat, fax, atau email dengan melampirkan rincian pembayaran, dan nomor Polis yang dibayar Preminya.13. Input pelunasan Piutang Premi dilakukan oleh Bagian Keuangan Kantor Pusat .14. Setiap KCP mempunyai Rekening Operasional pada Bank di lokasinya masing – masing 14.1. Rekening Operasional dibuka oleh Direksi.
    • 14.2. Rekening Operasional berfungsi untuk menampung setiap pengiriman uang operasional dari Kantor Pusat kepada KCP. 14.3. Yang berwenang melakukan penarikan dana dari rekening ini adalah Direksi atau Kepala KCP dengan satu orang dari Bagian Administrasi Keuangan KCP yang telah disetujui/diberi kuasa oleh Direksi. 14.4. Yang berhak menutup Rekening Operasional adalah Direksi. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 6/16 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PERATURAN15. Apabila Tertanggung meninggal dunia, atau tidak mau membayar Premi, atau objek yang dipertanggungkan telah dipertanggungkan kepada perusahaan pertanggungan lain, atau terdapat tunggakan Premi telah melewati 60 (enam puluh) hari kalender dari tanggal jatuh tempo pembayaran premi dan setelah dipastikan bahwa tunggakan tersebut tidak mungkin tertagih lagi maka paling lambat dalam 7 (tujuh) hari kalender berikutnya, Pemimpin Cabang harus membatalkan Polis. 15.1. Marketing terkait wajib menarik Polis asli dan meminta Tertanggung untuk membayar Premi secara pro rata. Premi yang tidak dibayar Tertanggung menjadi tanggung jawab Marketing terkait. 15.2. Tunggakan Premi yang tidak dilunasi Tertanggung sampai dengan pembatalan Polis, menjadi tanggungjawab Marketing terkait.16. Berdasarkan saran dari Bagian Penagihan untuk menghapusbuku tunggakan Premi pertanggungan Marine Cargo dan Surety Bond maka paling lambat dalam 7 (tujuh) hari kalender berikutnya, Pemimpin Cabang harus mengajukan Surat Permohonan Penghapusbukuan Piutang Premi kepada Direksi melalui Manager Keuangan Kantor
    • Pusat, dengan melampirkan : copy surat-surat penagihan yang pernah dikirimkan kepada Tertanggung, Surat Pernyataan dari Tertanggung yang menyatakan tidak membayar Premi, Polis asli yang telah ditarik, Surat Kronologi penagihan piutang diatas materai yang ditandatangani oleh Pemimpin Cabang. 16.1. Permohonan penghapusbukuan ini diajukan tanpa menunggu surat dari Manager Keuangan Kantor Pusat untuk melakukan penghapusbukuan. 16.2. Input penghapusbukuan Piutang Premi dilakukan oleh Bagian Keuangan Kantor Pusat. 16.3. Permohonan penghapusbukuan Piutang Premi yang ditolak Direksi maka Tunggakan Piutang Premi tersebut menjadi beban Marketing terkait. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 7/16 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PERATURANREKANAN/AGEN SURETY BOND (BONDING)1. Agen perusahaan adalah Rekanan yang memiliki Perjanjian Kerjasama (PKS) dengan perusahaan untuk memasarkan produk-produk Jaminan (Surety Bond) yang diterbitkan perusahaan.2. Dokumen untuk memproses permohonan menjadi Agen adalah Surat Permohonan Kerjasama, dan Company Profile berupa : copy KTP perorangan atau copy KTP pengurus perusahaan (apabila badan hukum), Surat Domisili Perusahaan, NPWP, TDP, SIUP, Pengalaman Kerja, sertifikat keagenan, dan Akte Pendirian perusahaan (apabila badan hukum).3. Semua dokumen tersebut harus diteliti sebelum dibuat draft Perjanjian Kerjasama (PKS).4. Pemimpin Cabang/Manager Marketing memiliki kewenangan menyetujui permohonan untuk menjadi Rekanan/Agen resmi perusahaan.
    • 5. Pejabat yang berwenang menandatangani PKS adalah Direktur Marketing bersama dengan Pemimpin Cabang atau Manager Marketing terkait.6. Setiap Agen perusahaan diberikan ‘Batas Maksimal nilai jaminan yang dapat dipasarkan’ sebagai panduan baginya di dalam memasarkan produk Bonding.PERMOHONAN BLANKO BONDING1. Setiap permohonan blanko Bonding harus melampirkan status pemakaian blanko dalam 3 (tiga) bulan terakhir permintaan.2. Permohonan blanko Bonding tidak akan dilayani apabila pembayaran Premi atas sertifikat Bonding yang telah dipasarkan, belum diterima perusahaan. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 8/16 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PERATURAN3. Ketika mengajukan permohonan blanko Bonding, saldo blanko Bonding dalam 3 (tiga) bulan terakhir permintaan maksimal sebanyak 25% dari jumlah yang telah dikirim. Apabila saldo blanko lebih dari 25% maka permintaan blanko harus mendapatkan persetujuan dari Direksi.4. MS harus memeriksa permohonan blanko dan status pemakaian blanko, dan membuat rekap pemakaian blanko.5. Permohonan blanko, status pemakaian blanko, dan rekap pemakaian blanko diserahkan kepada Bagian Teknik Kantor Pusat untuk proses permohonan blanko Bonding.6. Biaya Materai blanko Bonding menjadi beban Principal atau Agen.
    • 7. Nomor register blanko Bonding harus dicatat pada Stock Card sebelum diserahkan kepada Principal atau Agen.8. Untuk Agen Baru, tidak perlu menyerahkan status pemakaian blanko atau membayar Premi lebih dahulu ketika mengajukan permohonan blanko Bonding untuk pertama kalinya.PENERBITAN POLIS BONDING1. Jaminan yang diperkenankan untuk diterbitkan adalah Bid Bond, Performance Bond, Advance Payment Bond, dan Maintenance Bond.2. Pemimpin Cabang/Marketing Manager memiliki kewenangan untuk menyetujui penerbitan polis Bonding sesuai dengan batas kewenangan (approval limit) yang diberikan perusahaan.3. Agen harus meminta persetujuan dari perusahaan untuk menerbitkan Polis Bonding yang nilai jaminannya melebihi ‘Batas Maksimal nilai jaminan yang dapat dipasarkan’. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 9/16 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PERATURAN 3.1. Permohonan penerbitan Polis Bonding dapat disampaikan melalui surat, fax, atau email. 3.2. Setiap permohonan untuk menerbitkan Polis Bonding harus melampirkan dokumen-dokumen pendukung yang lengkap sebagai dasar analisa bagi perusahaan untuk memberikan persetujuan. 3.3. Agen harus mencatat dengan lengkap pada Laporan Produksi, setiap Polis Bonding yang telah diterbitkan, dan blanko polis yang rusak/gagal.
    • 3.4. Blanko polis yang rusak/gagal, copy Polis Bonding yang telah diterbitkan, serta dokumen-dokumen Principal, dan dokumen pendukung penerbitan Polis harus disimpan.4. Kantor Cabang wajib meneruskan permohonan persetujuan ke Kantor Pusat atas setiap permohonan penerbitan Polis Bonding yang nilai jaminannya melebihi batas kewenangan Pemimpin Cabang/Marketing Manager.PELAPORAN PRODUKSI BONDING1. Setiap bulan Agen harus menyerahkan kepada MS : Laporan Produksi, blanko Bonding yang rusak/gagal (jika ada), copy Polis Bonding yang telah diterbitkan, serta dokumen- dokumen Principal, dan dokumen pendukung penerbitan Polis.2. Laporan Produksi berisi : no.register blanko, no.sertifikat/Polis, nama Principal, nama Obligee, nama pekerjaan, no.dokumen tender, nilai jaminan, periode awal dan periode akhir jaminan, currency, rate, premi, komisi, PPh, net premi, dan keterangan lainnya.3. MS harus memeriksa kelengkapan dan kebenaran pengisian Laporan Produksi : pemakaian blanko Bonding; perhitungan dan pembayaran Premi Bonding yang telah diterbitkan; jumlah blanko yang gagal/rusak; jumlah saldo blanko. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 10/16 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PERATURAN4. Apabila ada penerbitan Polis Bonding yang nilai jaminannya melebihi ‘Batas Maksimal nilai jaminan yang dapat dipasarkan’ maka mesti ada persetujuan dari perusahaan atas penerbitan Polis tersebut.5. MS menginput data produksi setiap Agen kedalam system : Insured : nama Agen/Broker; TSI : total nilai jaminan per jenis jaminan; Premi : total premi per jenis jaminan; Rate : total Premi dibagi total Nilai Jaminan; Komisi : total Komisi dibagi total Premi; Periode: periode pelaporan Agen/Broker; dan keterangan lainnya.
    • 6. Buat copy data produksi dan kirimkan bersama dengan Laporan Produksi kepada Bagian Teknik Kantor Pusat sebelum tanggal 20.LAPORAN KLAIM1. Laporan Klaim diperoleh dari Tertanggung/wakilnya, atau Obligee, atau Broker, atau Leader co-insurance, atau Fakultatif Inward secara tertulis melalui surat, email, atau fax.2. Tenggat waktu pelaporan Klaim paling lambat 5 (lima) hari kalender untuk asuransi Kendaraan Bermotor, dan 7 (tujuh) hari kalender untuk asuransi Properti terhitung sejak kerugian terjadi.3. Setiap Laporan Klaim harus dicatat dan di verifikasi : Apakah Premi telah dibayar, dan telah efektif masuk ke Rekening Penampungan Premi; Apakah masa pertanggungan masih efektif; Apakah objek yang dilaporkan klaimnya adalah objek yang dipertanggungkan.4. Perusahaan tidak akan membayar klaim apabila pada waktu kerugian terjadi, pembayaran Preminya belum efektif masuk ke Rekening Penampungan Premi. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 11/16 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PERATURAN5. Berdasarkan Laporan Klaim yang diterima, Bagian Klaim Cabang membuat Laporan Pendahuluan Klaim.6. Laporan Pendahuluan Klaim dengan lampiran Laporan Klaim dari Tertanggung/Obligee harus dikirimkan kepada Bagian Klaim Kantor Pusat, paling lambat 7 (tujuh) hari kalender sejak kerugian terjadi. Pengiriman laporan dapat dilakukan melalui surat, email, atau fax.
    • SURVEY KLAIM1. Survey wajib dilakukan segera setelah menerima Laporan Klaim terhadap semua klaim, baik terhadap Tempat Kejadian Perkara (TKP) dan/atau objek yang diklaim maupun terhadap Tertanggung atau Principal dan Obligee.2. Bagian Klaim Cabang berkoordinasi dengan Bagian Klaim Kantor Pusat dalam melakukan survey.3. Survey dilakukan untuk mengetahui kebenaran Laporan Klaim, penyebab terjadinya kerugian dan jumlah kerugian dengan cara mengumpulkan sebanyak mungkin informasi, data, dan dokumen yang terkait dengan objek yang diklaim.4. Survey dilakukan dengan cara melakukan wawancara terhadap Tertanggung, atau Obligee, Principal, keluarga, para karyawan Principal, saksi/masyarakat disekitar TKP, pihak berwenang; mengambil foto lokasi dimana kerugian terjadi; foto secara rinci objek yang mengalami kerugian; apabila klaim kendaraan bermotor, mengambil (dengan cara menggesek) bukti cek fisik kendaraan berupa nomor rangka dan nomor mesin kendaraan; dan hal-hal lain yang dianggap perlu untuk mendapatkan hasil penyelidikan yang akurat. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 12/16 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PERATURAN5. Data kerusakan fisik objek yang diklaim dicatat pada formulir Lembar Hasil Survey
    • 6. Hasil survey yang telah dilakukan beserta dengan rekomendasi apakah klaim dinyatakan claimable atau unclaimable dicatat pada Survey Report.DOKUMEN PENGAJUAN KLAIM1. Dokumen Pengajuan Klaim untuk Partial Loss Motor Vehicle : asli form klaim; copy Polis; copy STNK; copy SIM; verifikasi pembayaran Premi; SPK; foto kendaraan yang mengalami kerugian; asli estimasi biaya perbaikan oleh Bengkel; asli kuitansi Bengkel; Preliminary Loss Advice (PLA); dan Definite Loss Advice (DLA). Jika ada tuntutan ganti rugi dari Pihak Ke-3 maka diperlukan tambahan dokumen : Surat Kepolisian; copy STNK dan copy SIM (Pihak Ke-3); surat tuntutan ganti rugi; dan surat pernyataan (diatas materai) dari TPL (Tanggungjawab Pihak Lain) jika kendaraan tersebut tidak diasuransikan.2. Dokumen Pengajuan Klaim untuk Total Loss Motor Vehicle : asli form klaim; asli Polis; asli STNK; asli BPKB; copy KTP (nama sesuai STNK); copy SIM; verifikasi pembayaran Premi; foto TKP (Tempat Kejadian Perkara) atau foto kendaraan; asli faktur kendaraan; asli kuitansi kosong 3 (tiga) lembar yang telah ditandatangani, 1 (satu) lembar ditandatangani diatas materai sesuai nama pada STNK; verifikasi pembayaran Premi; kunci kontak atau duplikat; surat konfirmasi ganti rugi ke Tertanggung; Surat Kepolisian; surat blokir STNK; surat pernyataan (Subrogation Letter); PLA; dan DLA. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 13/16 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PERATURAN3. Dokumen Pengajuan Klaim untuk Marine Cargo : asli form klaim; asli Polis; verifikasi pembayaran Premi; asli faktur pengiriman barang; asli surat konosemen barang
    • dan/atau perjanjian pengangkutan lainnya; daftar barang; bukti penerimaan dan catatan berat barang di tempat tujuan; dan dokumen terkait lainnya.4. Dokumen Pengajuan Klaim untuk Surety Bond : asli form klaim; asli Polis Bonding; asli dokumen pendukung Surety Bond; verifikasi pembayaran Premi; surat menyurat antara Obligee dan Principal sehubungan wanprestasi Principal; dan dokumen terkait lainnya.PENYELESAIAN KLAIM1. Kantor Cabang mengirimkan Laporan Lengkap Klaim kepada Manager Klaim di Kantor Pusat. Laporan Lengkap Klaim meliputi : Survey Report, dan Dokumen Pengajuan Klaim.2. Untuk klaim Partial Loss, perbaikan kendaraan yang diklaim dilakukan di Bengkel rekanan namun apabila di lokasi Tertanggung tidak ada Bengkel rekanan, perbaikan kendaraan diserahkan kepada Bengkel yang direkomendasikan oleh Tertanggung. 2.1. Perbaikan kendaraan dilakukan apabila Surat Perintah Kerja (SPK) dari Manager Klaim telah diterima oleh KCP. 2.2. Sebelum perbaikan dilakukan, Bagian Klaim bernegosiasi dengan pihak Bengkel tentang objek yang akan diperbaiki, ongkos perbaikan, dan harga spare parts. 2.3. Objek kendaraan yang diperbaiki adalah objek yang telah direkomendasikan oleh Bagian Klaim untuk diperbaiki.3. KCP mengajukan permohonan pembayaraan klaim kepada Bagian Keuangan Kantor Pusat. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 14/16 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PERATURAN
    • 3.1. Lampiran permohonan pembayaran klaim untuk Partial Loss adalah kuitansi tagihan perbaikan kendaraan dari Bengkel. 3.2. Pembayaran klaim untuk Actual Total Loss, dan Constructive Total Loss langsung kepada Tertanggung, dan untuk Partial Loss langsung kepada Bengkel.4. KCP harus membantu kelancaran proses penyelesaian klaim, dan tidak diperkenankan melakukan korespondensi yang bersifat teknis dengan Tertanggung/Obligee.DOKUMEN-DOKUMEN YANG HARUS DIKIRIMKAN KCPDokumen dan data yang harus dikirimkan KCP kepada Bagian Keuangan Kantor Pusat setiapbulan adalah :1. Buku Manual Bank (asli) atas Rekening Operasional : mencatat semua transaksi penerimaan uang dari Kantor Pusat dan penggunaan dana Operasional yang dilakukan oleh KCP selama 1 (satu) bulan, dan dilengkapi dengan bukti transaksi (asli). Dikirimkan sebagai dokumen pendukung pengajuan penggantian Biaya Operasional.2. Buku Manual Bank (asli) atas Rekening Penampungan Premi : mencatat semua penerimaan Premi dan perincian nomor Polis yang dibayar Preminya selama 1 (satu) bulan. Kirim melalui email.3. Laporan Outstanding Premi selama 1 (satu) bulan. Kirim melalui email. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 15/16 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PERATURAN
    • 4. Daftar nama, alamat, dan nomor telepon Tertanggung, dan contact personnya. Kirim melalui email.5. Semua dokumen berupa : copy Polis biru beserta DN, dan CN nya, bukti transfer/setor ke Bank, copy Polis yang dibatalkan beserta DN dan CN nya.6. Rekap dan bukti transaksi (asli) pemakaian Petty Cash dan Biaya Entertaint selama 1 (satu) bulan sebagai dokumen pendukung pengajuan Petty Cash dan Biaya Entertaint.7. Laporan Budget Biaya Operasional, khususnya untuk pembayaran Listrik, Telepon, dan PAM, dikirimkan paling lambat setiap tanggal 10 (sepuluh).8. Sebelum melakukan pengiriman dokumen, KCP wajib mencopy semua data dan dokumen tersebut sebagai arsip KCP.9. KCP dapat mengajukan permohonan kepada Direksi melalui Bagian Umum Kantor Pusat untuk membeli sendiri barang inventaris KCP. 9.1. Permohonan ini harus dilengkapi dengan rincian barang yang akan dibeli, dan perbandingan harga dari dua atau tiga supplier. 9.2. Apabila ada pembelian Asset atau pengadaan barang yang tidak mendapat persetujuan dari Direksi maka pembelian tersebut menjadi beban dari Pemimpin KCP. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 16/16 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP)
    • PERATURAN10. KCP mengajukan permohonan kepada Direksi melalui Bagian Umum Kantor Pusat, atas Biaya Operasional (Listrik, Telepon, Fax, Air Minum, Keamanan, dll); Barang Cetakan (Polis General, Polis Bonding, Brosur, Kartu Nama, Stempel, dll); Materai (untuk Polis General, Polis Bonding, dan keperluan lainnya); Kendaraan Operasionil; Sewa Gedung Kantor; dan keperluan kantor lainnya. Sebelum dikirimkan ke Kantor Pusat, semua dokumen tersebut dicopy dan disimpan sebagai arsip KCP. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 1/7 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP)
    • PROSEDURPERMOHONAN MENJADI AGEN SURETY BOND (BONDING)1. Marketing Support (MS) menerima surat permohonan kerjasama dan Company Profile dari calon Agen.2. Periksa kebenaran pengisian data dan kelengkapan dokumen tersebut.3. Serahkan semua data dan dokumen kepada Pemimpin Cabang/Manager Marketing untuk proses persetujuan.4. Untuk mengetahui kompetensi calon Agen, lakukan wawancara mengenai track record calon Agen khususnya dalam marketing Bonding.5. Apabila permohonan disetujui, buat draft Perjanjian Kerjasama (PKS) dalam 2 (dua) rangkap masing-masing bermaterai cukup.6. Serahkan kedua draft PKS tersebut agar ditandatangani oleh Direktur Marketing, Pemimpin Cabang atau Manager Marketing, dan Calon Agen.7. Serahkan 1 (satu) rangkap draft PKS dan ‘Batas Maksimal nilai jaminan yang dapat dipasarkan’, kepada Agen.8. Simpan 1 (satu) rangkap draft PKS sebagai arsip perusahaan.9. Apabila permohonan ditolak, buat dan serahkan surat penolakan kepada calon Agen.PERMOHONAN BLANKO POLIS BONDING1. MS menerima permohonan blanko Bonding dengan lampiran status pemakaian blanko dalam 3 (tiga) bulan terakhir dari Agen Existing. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 2/7 Standar Operasi Prosedur
    • Kantor Cabang/Perwakilan (KCP) PROSEDUR2. Periksa : apakah Premi atas sertifikat Bonding yang telah dipasarkan, telah dibayar kepada perusahaan; apakah saldo blanko Bonding dalam 3 (tiga) bulan terakhir permintaan maksimal sebanyak 25% dari jumlah yang telah dikirim.3. Buat rekap pemakaian blanko Bonding.4. Serahkan permohonan, status pemakaian blanko, rekap pemakaian blanko, bukti transfer dana materai Bonding kepada Bagian Teknik Kantor Pusat untuk proses permohonan blanko Bonding.5. Periksa jumlah blanko Bonding yang diterima dari Bagian Umum Kantor Pusat.6. Catat pada Stock Card, semua nomor register blanko Bonding sebelum blanko Bonding tersebut diserahkan kepada Agen.7. Serahkan semua blanko Bonding kepada Agen Existing.PERMOHONAN PENERBITAN POLIS BONDING1. MS menerima permohonan penerbitan Polis Bonding dari Agen dengan lampiran : Surat Permohonan Penerbitan Surety Bond (SPPSB), dan dokumen-dokumen dari Principal seperti Company Profile, Laporan Keuangan, Rekening Koran, Indemnity Agreement, dan dokumen pendukung Bonding.2. Periksa kelengkapan pengisian SPPSB dan kebenaran dokumen-dokumen lampirannya.3. Jika benar dan lengkap, isi formulir Permohonan Pembuatan Polis (PPP) dan serahkan bersama dengan SPPSB dan dokumen-dokumen tersebut kepada Bagian Teknik Underwriting (BTU) Cabang untuk proses analisa dan seleksi resiko. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 3/7 Standar Operasi Prosedur
    • Kantor Cabang/Perwakilan (KCP) PROSEDUR4. Apabila resiko dapat diterima, serahkan permohonan Agen, rekomendasi dari BTU Cabang, SPPSB, dan semua dokumen pendukungnya kepada Pemimpin Cabang/ Manager Marketing untuk proses persetujuan sesuai batas kewenangannya.5. Kirim copy permohonan Agen dan semua dokumen pendukungnya ke BOD untuk proses persetujuan apabila nilai Polis Bonding yang akan diterbitkan melebihi batas kewenangan Pemimpin Cabang/Manager Marketing.6. Terima dari BTU Kantor Pusat, memo persetujuan dari BOD atau terima dari BTR Kantor Pusat, hasil back up dan T/C atas permohonan penerbitan Bonding.7. Beritahu Agen apabila permohonannya disetujui dan berhak menerbitkan polis Bonding yang diajukannya.PELAPORAN PRODUKSI BONDING1. MS menerima dari Agen/Broker : Laporan Produksi, blanko Bonding yang rusak/gagal (jika ada), dan copy Polis Bonding yang telah diterbitkan.2. Periksa kelengkapan dan kebenaran pengisian Laporan Produksi : pemakaian blanko Bonding; perhitungan dan pembayaran Premi atas blanko Bonding yang telah diterbitkan; jumlah blanko yang gagal/rusak.3. Lakukan input data produksi setiap Agen ke dalam system : Insured : nama Agen/Broker; TSI : total nilai jaminan per jenis jaminan; Premi : total premi per jenis jaminan; Rate : total Premi dibagi total Nilai Jaminan; Komisi : total Komisi dibagi total Premi; Periode: periode pelaporan Agen/Broker; dan keterangan lainnya.4. Buat copy data produksi. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 4/7 Standar Operasi Prosedur
    • Kantor Cabang/Perwakilan (KCP) PROSEDUR5. Kirimkan Laporan Produksi kepada Bagian Teknik Kantor Pusat, dan copy data produksi kepada Bagian I.T Kantor Pusat.6. Terima asli polis dan copy polis merah dari Bagian Teknik Kantor Pusat.7. Serahkan borderoux, DN, dan CN kepada Agen.PERMOHONAN PENUTUPAN POLIS GENERAL1. MS menerima dari Tertanggung/Marketing/Agen/Broker: Surat Permohonan Penutupan Asuransi (SPPA) serta copy dokumen lengkap Tertanggung, dan objek pertanggungan (sesuai jenis pertanggungannya).2. Periksa kelengkapan dan kebenaran semua dokumen tersebut.3. Isi formulir Permohonan Pembuatan Polis (PPP) dan serahkan bersama dengan SPPA dan semua dokumen tersebut kepada Bagian Teknik Underwriting (BTU) Cabang untuk proses analisa dan seleksi resiko.4. Apabila resiko dapat diterima, serahkan SPPA, rekomendasi dari BTU Cabang, dan semua dokumen pendukungnya kepada Pemimpin Cabang/Manager Marketing untuk proses persetujuan.5. Apabila permohonan disetujui, kirim memo kepada Bagian Umum Kantor Pusat agar disediakan blanko Polis General sesuai jumlah yang diminta KCP.6. Terima asli blanko Polis General, Tagihan, dan Cover Note dari Bagian Umum.7. Periksa apakah jumlah blanko yang diterima telah sesuai dengan jumlah yang diminta.
    • SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 5/7 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PROSEDUR8. Serahkan semua blanko tersebut kepada BTU Cabang agar diisi dengan Term and Condition (T/C) dan klausul sesuai dengan SPPA serta dibubuhi materai.9. Serahkan semua Polis yang telah diisi kepada Pemimpin Cabang/Marketing Manager agar ditandatangani.10. Serahkan Polis, Tagihan dan Cover Note langsung kepada Tertanggung/Agen.11. Apabila T/C yang diajukan Tertanggung tidak sesuai dengan ketentuan treaty Kantor Cabang, kirimkan copy SPPA dan dokumen pendukungnya kepada BTU Kantor Pusat untuk proses persetujuan.LAPORAN KLAIM1. Terima Laporan Klaim secara tertulis dari Tertanggung/Obligee/Broker/Leader co- insurance/Fakultatif Inward.2. Catat dan analisa kebenaran isi laporan, penyebab timbulnya kerugian, jumlah kerugian, dan hal-hal lainnya yang berkaitan dengan klaim yang diajukan.3. Hubungi Administrasi Keuangan untuk mengetahui : Apakah Premi telah dibayar dan telah efektif masuk ke Rekening Penampungan Premi; Apakah masa pertanggungan masih efektif; Apakah objek yang dilaporkan klaimnya adalah objek yang dipertanggungkan.4. Buat Laporan Pendahuluan Klaim.5. Kirim Laporan Pendahuluan Klaim dan Laporan Klaim kepada Bagian Klaim Kantor Pusat
    • SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 6/7 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PROSEDURSURVEY KLAIM1. Lakukan koordinasi dengan Bagian Klaim Kantor Pusat untuk melakukan survey klaim.2. Lakukan survey ke lokasi terjadinya kerugian (TKP) dan/atau ke objek yang diklaim, dan kepada Tertanggung atau Principal dan Obligee.3. Serahkan Formulir Klaim kepada Tertanggung/Obligee agar diisi dan dikembalikan kepada Bagian Klaim Cabang.4. Kumpulkan sebanyak mungkin informasi, data, dan dokumen terkait dengan objek yang diklaim dengan mewawancarai Tertanggung, Obligee, Principal, keluarga, para karyawan Principal, saksi/masyarakat sekitar TKP dan pihak berwenang. 4.1. Ambil foto dengan rinci atas TKP dan/atau foto objek yang diklaim. 4.2. Apabila klaim Partial Loss, ambil (dengan cara menggesek) nomor rangka dan nomor mesin kendaraan.5. Catat data kerusakan fisik objek yang diklaim pada formulir Lembar Hasil Survey.6. Catat hasil survey yang telah dilakukan dan rekomendasi pada Survey Report.PENYELESAIAN KLAIM
    • 1. Bagian Klaim Cabang mengirimkan Laporan Lengkap Klaim kepada Manager Klaim. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 7/7 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) PROSEDUR2. Terima Surat Perintah Kerja (SPK) dari Manager Klaim Kantor Pusat untuk penyelesaian klaim Partial Loss. 2.1. Serahkan perbaikan kendaraan kepada Bengkel rekanan atau Bengkel yang ditunjuk oleh Tertanggung. 2.2. Kirim memo kepada Bagian Keuangan Kantor Pusat untuk membayar klaim Actual Total Loss, atau Constructive Total Loss, sedangkan untuk Partial Loss melampirkan kuitansi tagihan dari Bengkel.
    • SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 1/4 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) DIAGRAM ALURPERMOHONAN MENJADI AGEN SURETY BOND (BONDING) Calon Agen Marketing Support Pemimpin Cbg/Marketing Mgr . Permohonan kerjasama Permohonan kerjasama Permohonan kerjasama Terima & Periksa OK? Serahkan dan Company Profile dan Company Profile dan Company Profile Buat AnalisaDir. Mktg & Pimcab/Mktg Mgr; Agen Serahkan Serahkan Persetujuan kerjasama Draft PKS Draft PKS dan Company Profile Agar ditandatanganiPERMOHONAN BLANKO POLIS BONDING Agen Existing Marketing Support Bag. Teknik Ktr Pusat Permintaan Permintaan Terima & Periksa blanko & status blanko & status pemakaian blanko pemakaian blanko OK? Buat Rekap pemakaian blanko Bonding Permohonan, Status Permohonan, Status pemakaian, Rekap, Kirim pemakaian, Rekap, Bukti transfer. Bukti transfer.
    • Catat Bag.Umum Ktr Pusat Pada Stock Card : Blanko Bonding Serahkan Kirim Blanko Bonding nomor register bermaterai & telah bermaterai & telah blanko Bonding. ditandatangani. ditandatangani. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 2/4 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) DIAGRAM ALURPERMOHONAN PENERBITAN POLIS BONDING Agen Marketing Support Bag. Teknik Underwriting Permohonan penerbitan Permohonan penerbitan Permohonan penerbitan Terima & Periksa OK Polis Bonding, & Polis Bonding, & Polis Bonding, & Serahkan dokumen pendukungnya. dokumen pendukungnya. dokumen pendukungnya. Pimcab/Mgr Mktg Persetujuan Permohonan Permohonan permohonan, & Agen disetujui Beritahu Agen disetujui Serahkan dokumen pendukungnya.PELAPORAN PRODUKSI BONDING Agen Marketing Support Bag. Teknik Ktr Pusat Laporan Produksi, Laporan Produksi, Terima & Periksa blanko Bonding blanko Bonding rusak, copy Polis. rusak, copy Polis. OK
    • Input data produksi pada system. Buat copy data produksi. Laporan Produksi Bag. IT Ktr Pusat Copy data produksi Kirim Copy data produksi & Laporan Produksi SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 3/4 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) DIAGRAM ALURPERMOHONAN PENUTUPAN POLIS GENERALTertanggung/Mktg/Agen/Broker Marketing Support Bag. Teknik Underwriting SPPA dan dokumen Terima & Periksa SPPA dan dokumen Serahkan SPPA dan dokumen pendukungnya pendukungnya OK pendukungnya Buat Bag. Umum Ktr Pusat Memo permohonan Kirim Memo permohonan blanko Polis General blanko Polis General Bag. Teknik Underwriting Blanko Polis General, Tagihan, Cover Note Blanko Polis General, Polis General yg Serahkan Terima & telah diisi & Tagihan, Cover Note Agar diisi Periksa bermaterai. Serahkan Agar ditandatangani
    • Pimcab/Mgr Mktg Polis General yg Polis General yg Serahkan telah diisi, telah diisi, bermaterai & bermaterai & ditandatangani. ditandatangani. Tertanggung Polis General yg telah Polis General yg telah diisi, bermaterai & diisi, bermaterai & ditandatangani, ditandatangani, Tagihan, Cover Note. Serahkan Tagihan, Cover Note. SK Direksi : Tanggal berlaku : Tanggal revisi : - Halaman : 4/4 Standar Operasi ProsedurKantor Cabang/Perwakilan (KCP) DIAGRAM ALURLAPORAN KLAIM Tertanggung Bagian Klaim Cabang Adm. Keuangan Klaim Tanya Laporan Klaim Laporan Klaim Premi lunas?, masih efektif?, objek pertanggungan? OK Buat Bagian Klaim Ktr Pusat Laporan Laporan Pendahuluan Kirim Pendahuluan Klaim, lampiran Klaim, lampiran Laporan Klaim. Laporan Klaim.
    • SURVEY & PENYELESAIAN KLAIM Tertanggung Bagian Klaim Cabang Bagian Klaim Ktr Pusat Berkoordinasi Info, data, & dokumen Rencan yg diperlukan untuk Kronologis terjadinya a analisa klaim kerugian dari survey Tertanggung Keterangan logisterjadinya kerugian dari Survey ke TKP pihak berwenang Dapatkan &/atau Objek yg diklaim, Tertanggung,Informasi tambahan dari atau Principal & Laporan Lengkap saksi disekitar TKP Obligee. KlaimData-data, dokumen, info , dokumen dari sumber lainnya. Buat Bag. Keuangan Ktr Pusat Laporan Lengkap Kirim Memo permohonan Klaim, & Memo. pembayaran klaim.
    • SURVEY & PENYELESAIAN KLAIM Tertanggung Bagian Klaim Cabang Bagian Klaim Ktr Pusat Berkoordinasi Info, data, & dokumen Rencan yg diperlukan untuk Kronologis terjadinya a analisa klaim kerugian dari survey Tertanggung Keterangan logisterjadinya kerugian dari Survey ke TKP pihak berwenang Dapatkan &/atau Objek yg diklaim, Tertanggung,Informasi tambahan dari atau Principal & Laporan Lengkap saksi disekitar TKP Obligee. KlaimData-data, dokumen, info , dokumen dari sumber lainnya. Buat Bag. Keuangan Ktr Pusat Laporan Lengkap Kirim Memo permohonan Klaim, & Memo. pembayaran klaim.
    • SURVEY & PENYELESAIAN KLAIM Tertanggung Bagian Klaim Cabang Bagian Klaim Ktr Pusat Berkoordinasi Info, data, & dokumen Rencan yg diperlukan untuk Kronologis terjadinya a analisa klaim kerugian dari survey Tertanggung Keterangan logisterjadinya kerugian dari Survey ke TKP pihak berwenang Dapatkan &/atau Objek yg diklaim, Tertanggung,Informasi tambahan dari atau Principal & Laporan Lengkap saksi disekitar TKP Obligee. KlaimData-data, dokumen, info , dokumen dari sumber lainnya. Buat Bag. Keuangan Ktr Pusat Laporan Lengkap Kirim Memo permohonan Klaim, & Memo. pembayaran klaim.
    • SURVEY & PENYELESAIAN KLAIM Tertanggung Bagian Klaim Cabang Bagian Klaim Ktr Pusat Berkoordinasi Info, data, & dokumen Rencan yg diperlukan untuk Kronologis terjadinya a analisa klaim kerugian dari survey Tertanggung Keterangan logisterjadinya kerugian dari Survey ke TKP pihak berwenang Dapatkan &/atau Objek yg diklaim, Tertanggung,Informasi tambahan dari atau Principal & Laporan Lengkap saksi disekitar TKP Obligee. KlaimData-data, dokumen, info , dokumen dari sumber lainnya. Buat Bag. Keuangan Ktr Pusat Laporan Lengkap Kirim Memo permohonan Klaim, & Memo. pembayaran klaim.