KATHERINE VÁSQUEZ – LINA DELGADILLO – DANILO ESPINAL
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INTRODUCCIÓN
El control de la gestión a las entidades públicas, es una importante herramienta que nos
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Fuente: Consejo Editorial, Facultad de Pregrado...
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En la tabla 4 realizamos una clasificación de los procesos que efectúa el Consejo editorial. Si bien
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2. No hubo rigurosidad en el cumplimiento del
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2.2.4.3 Etapa 8: Implementación de Acciones de Mejora
Teniendo ya planteado un panorama de posibles acciones de mejora ...
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BIBLIOGRAFÍA
ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Guía Distrital de Procesos y Procedimientos. [en línea]
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  1. 1. KATHERINE VÁSQUEZ – LINA DELGADILLO – DANILO ESPINAL
  2. 2. 2 TABLA DE CONTENIDO LISTA DE TABLAS ............................................................................................................................................................ 3 LISTA DE ILUSTRACIONES............................................................................................................................................. 4 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................ 5 1 ASPECTOS GENERALES DE LA INVESTIGACIÓN............................................................................................ 6 1.1 Objetivos............................................................................................................................................................ 7 1.1.1 General..................................................................................................................................................... 7 1.1.2 Específicos............................................................................................................................................... 7 1.2 Guías Metodológicas ......................................................................................................................................... 7 2 IDENTIFICACIÓN, CARACTERIZACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE PROCESOS................................ 8 2.1 Levantamiento de Información.......................................................................................................................... 9 2.2 Mejoramiento de Procesos............................................................................................................................... 12 2.2.1 PLANEAR - ¿QUÉ MEJORAR?........................................................................................................... 12 2.2.1.1 Etapa 1: Mapa de Procesos................................................................................................................ 12 2.2.1.1.1 Construcción de Procesos .......................................................................................................... 12 2.2.1.1.2 Clasificación de Procesos........................................................................................................... 14 2.2.1.1.3 Identificación de Subprocesos y Procedimientos ....................................................................... 16 2.2.1.2 Etapa 2: Caracterización de procesos ................................................................................................ 22 2.2.2 PLANEAR - ¿CUÁLES MEJORAR?.................................................................................................... 41 2.2.2.1 Etapa 3: Identificación de Oportunidades de Mejora ........................................................................ 41 2.2.2.1.1 Indicadores de Gestión............................................................................................................... 41 2.2.2.1.2 Anomalías identificadas............................................................................................................. 46 2.2.3 PLANEAR - ¿EN QUÉ ORDEN? ......................................................................................................... 48 2.2.3.1 Etapa 4: Priorización de Oportunidades ............................................................................................ 48 2.2.4 HACER, VERIFICAR, ACTUAR - ¿CÓMO HACERLO?................................................................... 50 2.2.4.1 Etapa 5: Escenarios de Mejoramiento ............................................................................................... 50 2.2.4.1.1 Escenario 1. Mejoramiento interno de procesos estratégicos, de apoyo y de evaluación........... 50 2.2.4.1.2 Escenario 2. Mejoramiento interno de procesos misionales....................................................... 50 2.2.4.1.3 Escenario 3. Mejoramiento autónomo de la entidad que requiere el empoderamiento del estudiantado 50 2.2.4.1.4 Escenario 4. Mejoramiento con la participación de otras entidades........................................... 50 2.2.4.2 Etapa 6: Plan de Mejoramiento ......................................................................................................... 51 2.2.4.3 Etapa 8: Implementación de Acciones de Mejora ............................................................................. 53 3 CONCLUSIONES..................................................................................................................................................... 53 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................................................ 54
  3. 3. 3 LISTA DE TABLAS Tabla 1. Levantamiento de Información del trabajo del Consejo Editorial....................................... 11 Tabla 2. Construcción del Proceso de Producción de la Revista Política & Administración ........... 12 Tabla 3. Construcción del Proceso de Producción del Periódico lo Público en Movimiento ........... 13 Tabla 4. Clasificación de los Procesos Realizados por el Consejo Editorial .................................... 15 Tabla 5. Identificación de Sub proceso No. 1 y Procedimientos del Proceso PRODUCCIÓN REVISTA POLÍTICA & ADMINISTRACIÓN............................................................................... 17 Tabla 6. Identificación de Sub proceso No. 2 y Procedimientos del proceso PRODUCCIÓN REVISTA POLÍTICA & ADMINISTRACIÓN............................................................................... 18 Tabla 7. Identificación de Sub proceso No. 1 y Procedimientos del Proceso PRODUCCIÓN PERIÓDICO LO PÚBLICO EN MOVIMIENTO............................................................................ 19 Tabla 8. Identificación de Sub proceso No. 2 y Procedimientos del Proceso PRODUCCIÓN PERIÓDICO LO PÚBLICO EN MOVIMIENTO............................................................................ 20 Tabla 9. Caracterización de Procesos Estratégicos - Planeación ...................................................... 23 Tabla 10. Caracterización de Procesos Estratégicos - Organización ................................................ 26 Tabla 11. Caracterización de Procesos Estratégicos - Dirección ...................................................... 29 Tabla 12. Caracterización de Procesos Estratégicos - Control.......................................................... 30 Tabla 13. Caracterización de Procesos Misionales - Producción de la Revista Política & Administración.................................................................................................................................. 33 Tabla 14. Caracterización de Procesos Misionales - Producción del Periódico Lo Público en Movimiento....................................................................................................................................... 37 Tabla 15. Proceso Misional - Producción Semestral de la Revista Política & Administración........ 43 Tabla 16. Proceso Misional - Producción Semestral del Periódico Lo Público en Movimiento ...... 45 Tabla 17. Identificación de Anomalías ............................................................................................. 47 Tabla 18. Priorización de Anomalías ................................................................................................ 49 Tabla 19. Plan de Mejoramiento del Consejo Editorial..................................................................... 51
  4. 4. 4 LISTA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Dinámica del Proceso de Gestión................................................................................ 10 Ilustración 2. Triángulo del Método.................................................................................................. 14 Ilustración 3. Mapa de Procesos Actual del Consejo Editorial de las Publicaciones Estudiantiles .. 21 Ilustración 4. Etapas de Seguimiento a las Intervenciones Públicas................................................. 41
  5. 5. 5 INTRODUCCIÓN El control de la gestión a las entidades públicas, es una importante herramienta que nos sirve como un medio de prevención, corrección, reconocimiento de anomalías, solución y evaluación de las mismas, en diferentes momentos y espacios de las diferentes entidades. Realizar el control de la gestión es de gran importancia para lograr un mejor funcionamiento y un ágil proceso de cada una de las actividades que se desarrollan en las entidades públicas. En el siguiente texto reconoceremos cómo con el logro de un buen control de la gestión, se espera que las organizaciones modifiquen y mejoren no solo sus modelos de operación y sus actividades, sino además la cultura organizacional, haciendo un verdadero compromiso por parte tanto de quienes conforman, operan y controlan la entidad. Para ello presentaremos un estudio de caso práctico con la organización Consejo Editorial de las publicaciones estudiantiles de la Facultad de pregrado de la Escuela Superior de Administración Pública. El trabajo consistirá en la construcción, identificación y mejoramiento de procesos, buscando que la organización adapte este modelo a su funcionamiento y mejore así aquellas falencias que han impedido que logre desarrollar su objetivo principal. En ese sentido, el documento se divide en tres partes. La primera, está dedicada a presentar los aspectos de la investigación; la segunda, presentará la identificación, caracterización, análisis y evaluación de procesos, para finalizar con unas conclusiones. Esperamos que este tipo de actividades sean el punto de partida para fortalecer saberes que se relacionan de forma directa con la carrera profesional, y de esta manera llevar a la práctica aquellas herramientas básicas y elementales del manejo organizacional para ser aplicado a la sociedad colombiana.
  6. 6. 6 1 ASPECTOS GENERALES DE LA INVESTIGACIÓN
  7. 7. 7 1.1 Objetivos 1.1.1 General El propósito de la investigación es hacer una construcción, deconstrucción y reconstrucción de los procesos efectuados por la organización Consejo Editorial de la Revista Política & Administración de la Escuela Superior de Administración Pública, utilizando las herramientas conceptuales y metodológicas aportadas en las asignaturas de control de la gestión, planeación y proyectos del desarrollo, en aras de comenzar a tener un conocimiento cada vez más técnico sobre el funcionamiento de las organizaciones y sobre la manera cómo se pueden identificar aspectos fundamentales de las mismas que pueden ser modificados para garantizar un cumplimiento adecuado de objetivos y metas concretas. 1.1.2 Específicos Hacer una evaluación y diagnóstico de los procesos efectuados hasta la fecha por el Consejo Editorial de la Revista Política & Administración, incluyendo su caracterización e identificación de anomalías y riesgos. i. Efectuar la identificación y caracterización de los procesos efectuados por el Comité Editorial ii. Desarrollar la identificación de anomalías y riesgos de los procesos efectuados por el Comité Editorial 1.2 Guías Metodológicas Para efectos de esta investigación acudiremos a las siguientes herramientas técnicas que servirán como pauta para seguir un camino coherente y un hilo conductor que ayude trabajar e identificar los aspectos adecuados y así cumplir los objetivos trazados: i. Guía Nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites ii. Guía Distrital de Procesos y Procedimientos iii. Índices de Gestión iv. Tablas de Retención Documental para Entidades Distritales v. Normas Generales de Control Interno vi. Guía para la Construcción de indicadores vii. Guía para la Construcción de indicadores de Gestión viii. Guía para la Formulación y Seguimiento de la Planeación Institucional
  8. 8. 8 2 IDENTIFICACIÓN, CARACTERIZACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE PROCESOS
  9. 9. 9 En esta primera parte, con base en la descripción cronológica y detallada de cada tarea que a través de las entrevistas realizaron los partícipes directos de la producción de las publicaciones estudiantiles; y a partir de la observación del desarrollo de las mismas, el equipo de trabajo hará la identificación, construcción y diseño de éstas en procesos, de tal manera que se pueda empezar a entender el actuar de la organización Comité Editorial de la Revista Política & Administración a la luz de un modelo de operación orientado a procesos, estableciendo las características de cada uno, para así categorizarlos ya sea como procesos de direccionamiento estratégico, misionales, de apoyo y de evaluación. Por otra parte, con esta construcción se busca reconocer los procesos tal cual se realizan en la actualidad, pues la idea es hacer un diagnóstico en el que se identifiquen las anomalías que impiden su correcto adelanto, para tratarlas, eliminarlas y así rediseñar unos procesos estandarizados que se expresen en documentos escritos claros y que generen compromisos serios entre los integrantes de la organización y las demás organizaciones con las que se relaciona. 2.1 Levantamiento de Información Teniendo en cuenta que vamos a construir los procesos – dado que no existen – que lleva a cabo la organización Consejo Editorial de la RP&A y del PLPM, tal como se han desarrollado hasta la fecha, para evaluarlos, su identificación se hará inicialmente por medio de entrevistas y de observación directa de las actividades realizadas por los actores involucrados para conocer a fondo las condiciones de trabajo y los actores implicados en su desarrollo1 . Los datos que resulten de estas entrevistas y observaciones servirán de guía fundamental y serán el insumo que permitirá transformar la información obtenida en procesos claros, coherentes, secuenciales, organizados, manejables y susceptibles de ser controlados y por lo tanto mejorados. Para empezar, es necesario contestar las siguientes preguntas2 : ¿Qué se hace? (Productos y Procesos); ¿Para qué se hace? (Fin Superior), (Misión); ¿Cómo se hace? (Secuencia Cronológica); ¿Quién lo Hace? (Responsables); ¿Con qué se hace? (Recursos); ¿Cuánto tarda? (Tiempo Real de Ejecución). La respuesta a estas preguntas es el paso principal para poder comenzar a reconocer sub procesos dentro de cada proceso efectuado por el Consejo Editorial, y así seguir desagregando con mayor facilidad cada uno de estos, pasando por las actividades y tareas, hasta llegar a las acciones más simples, o micromovimientos con sus respectivos responsables. Para esto, usaremos la matriz de levantamiento de información que permitirá distribuir los datos recolectados de manera secuencial y ordenada, para así poder mirar los aspectos centrales necesarios en el análisis. (Véase Tabla 1) De la información sistematizada en la Tabla 1 se puede comenzar a ver, por una parte, una secuencia de acciones que permitirá, por medio de una observación detallada, deducir los procedimientos, actividades, tareas y acciones simples que se han estado llevando a cabo por cada responsable. Por otra parte, esta información muestra que sobre el objetivo superior del Consejo 1 COLOMBIA. ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Guía Distrital de Procesos y Procedimientos. [en línea] [Consultado 19 Abr. 2013]. p. 15. Disponible en <http://www.bogota.gov.co/search/google/guia%20distrital?query=guia%20distrital&cx=001376977018358426596%3Ay iop5rqfyh0&cof=FORID%3A11&sitesearch=> 2 Ibíd., p. 16.
  10. 10. 10 Editorial hay una intervención de dos actores externos a él (Facultad de Pregrado y Grupo de Publicaciones), lo cual implica no solo generar una planeación ajustada y que tenga en cuenta estos tiempos externos, sino además crear acciones alternativas que permitan lograr consensos con esos actores, pues como veremos más adelante, los productos que ocasiona cada uno de estos actores externos son insumos necesarios para que los productos que origina el Consejo Editorial se entreguen dentro del tiempo establecido, lo cual afectaría de manera positiva el funcionamiento interno del Consejo Editorial. Con esta información procederemos a construir cada proceso. De esta manera se contrastará el cumplimiento actual y real frente al objetivo y los tiempos trazados originalmente. En la matriz de levantamiento de información se presentan de manera somera a grandes rasgos los pasos de manera secuencial, que con el trabajo del analista se desarticularán hasta llegar a sus prácticas más concretas, es decir, acciones simples o micromovimientos. En los siguientes acápites, hasta el acápite 2.5, seguiremos la metodología aportada por la Guía Nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites, en la cual se sugieren 9 etapas precisas para el mejoramiento de procesos, procedimientos y trámites, que resultan de las respuestas a 4 preguntas base (¿Qué mejorar?, ¿Cuáles mejorar?, ¿En qué orden?, ¿Cómo hacerlo?) que permiten identificar la estructura esencial de un modelo de operación por procesos y relacionarlo con la dinámica del proceso de gestión3 . Esta dinámica se encuentra enmarcada en el ciclo de mejoramiento continuo: Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA), buscando, en este caso específico, identificar los procesos de calidad y control llevados a cabo por el Consejo Editorial durante el proceso de producción de las publicaciones estudiantiles de la ESAP (Véase ilustración 1). Ilustración 1. Dinámica del Proceso de Gestión 3 COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites. [en línea] [Consultado 21 Abr. 2013]. 96 p. Disponible en <http://www.bogota.gov.co/secretariageneral/pdfs/guia.pdf>
  11. 11. 11 Tabla 1. Levantamiento de Información del trabajo del Consejo Editorial Fuente: Consejo Editorial, Facultad de Pregrado, Grupo de Publicaciones Tabla: Elaboración Propia basada en la Guía Distrital de Procesos y Procedimientos 4 COLOMBIA. ESCUELA SUPERIOR DE ADMINSTRACIÓN PÚBLICA. Resolución 0549. (marzo 27). Por el cual se otorga estímulo académico y de carácter pecuniario a un estudiante del programa de formación profesional en Administración Pública seleccionado por mérito para desempeñarse como Monitor en calidad de Auxiliar para la Revista Estudiantil Política & Administración. Considerando. INTERROGANTE ¿Qué se hace? ¿Para qué se hace? ¿Cómo se hace? ¿Quién lo Hace? ¿Cuánto tarda? ¿Con qué se hace? RESPUESTA 1. Una (1) edición semestral de la Revista Política & Administración El propósito por el cual se producen y divulgan estas publicaciones se encuentra enmarcado dentro del eje misional de docencia de la ESAP, que por medio de la Facultad de Pregrado, establece dentro de su estrategia institucional mecanismos que conducen a la formación integral de sus estudiantes, tal como las publicaciones estudiantiles. Éstas, que son editadas y difundidas por los estudiantes, se hacen incentivando la publicación de artículos con temas concernientes a la administración de lo público4 . 1. Paso: Selección de dos (2) estudiantes que serán editores de las publicaciones. Facultad de Pregrado 2 meses Recursos Institucionales2. Paso: Recibir los artículos que aspiran ser parte de la edición semestral de la Revista y del Periódico. Editores 30 días 3. Paso: Seleccionar tres (3) estudiantes para el Consejo Editorial. 25 días 2. Una (1) edición semestral del Periódico Lo Público en Movimiento. Equipos de cómputo de cada Integrante del Consejo Editorial 4. Paso: Seleccionar los artículos que harán parte de la edición semestral de la Revista y del Periódico. Consejo Editorial 45 días 5. Paso: Diagramar e imprimir las Publicaciones Grupo de Publicaciones 6 meses 6. Paso: Difundir las Publicaciones estudiantiles en la sede Central y en todas las Sedes Territoriales. Consejo Editorial 1 mes
  12. 12. 12 2.2 Mejoramiento de Procesos 2.2.1 PLANEAR - ¿QUÉ MEJORAR? 2.2.1.1 Etapa 1: Mapa de Procesos En esta etapa se tendrá en cuenta la información recolectada en la matriz de levantamiento de información, la cual nos permitirá identificar los procesos, clasificarlos, identificar sus correspondientes sub procesos, actividades, tareas y acciones simples, para finalmente diagramar el mapa de procesos resultante. 2.2.1.1.1 Construcción de Procesos5 En este punto se identificarán los procesos existentes desarrollados por el Consejo Editorial, permitiéndonos dar cuenta además de cuáles procesos no se están llevando a cabo, lo cual probablemente sea una de las causas de las anomalías que se van a señalar más adelante. Para tal fin hemos desarrollado una segunda matriz para desagregación de procesos, en la que incluimos los pasos identificados en la matriz de levantamiento de información bajo las preguntas: ¿Qué se hace? y ¿Cómo se hace? En esta matriz de desagregación se desarticula cada paso, de manera deductiva, hasta llegar a los elementos más particulares de la acción individual del integrante de la organización. Este es el punto de partida: 1. Edición semestral de la Revista Política & Administración y 2. Edición semestral del Periódico Lo Público en Movimiento. Tabla 2. Construcción del Proceso de Producción de la Revista Política & Administración Proceso: Producción Semestral de la Revista Política & Administración Fecha: 20/04/2013 Descripción: Conducir a la publicación de una (1) edición de la Revista cada semestre, difundirla y entregarla en la sede central y en las sedes territoriales de la ESAP No. de Documento: 01 No. Insumo Proveedor Fase Producto Cliente 1 Editores Seleccionados Facultad de Pregrado Selección de Asistentes de Edición del Consejo Editorial Consejo Editorial Completo Comunidad de la ESAP 2 Consejo Editorial Seleccionado Editores Recepción de Artículos Artículos para ser revisados Consejo Editorial 3 Artículos Recibidos Estudiantes de todo el país de la ESAP Revisión de Artículos Artículos Revisados Consejo Editorial 4 Artículos Revisados Consejo Editorial Clasificación de Artículos Artículos que cumplieron los Requerimientos Editores 5 Artículos Calificados Consejo Editorial Corrección de Estilo Artículos Editados Grupo de Publicaciones 6 Artículos Consejo Editorial Diagramación Revista Autores de los 5 Óp. Cit. COLOMBIA. ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Guía Distrital de Procesos y Procedimientos. p. 23 – 27.
  13. 13. 13 definitivos listos en formato Word Diagramada en PDF artículos 7 Revista Diagramada en formato PDF Grupo de Publicaciones Revisión Revista Diagramada Revisada Grupo de Publicaciones 8 Revista Diagramada Corregida Definitiva Grupo de Publicaciones Impresión Revista Impresa Comunidad de la ESAP Fuente: Consejo Editorial, Facultad de Pregrado, Grupo de Publicaciones Tabla: Elaboración Propia basada en la Guía Distrital de Procesos y Procedimientos Tabla 3. Construcción del Proceso de Producción del Periódico lo Público en Movimiento Proceso: Producción Semestral de la Revista Política & Administración Fecha: 20/04/2013 Descripción: Conducir a la publicación de una (1) edición de la Revista cada semestre, difundirla y entregarla en la sede central y en las sedes territoriales de la ESAP No. de Documento: 02 No. Insumo Proveedor Fase Producto Cliente 1 Consejo Editorial Seleccionado Editores Recepción de Artículos Artículos para ser revisados Consejo Editorial 2 Artículos Recibidos Estudiantes de todo el país de la ESAP + Docentes ESAP Revisión de Artículos Artículos Revisados Consejo Editorial 3 Artículos Revisados Consejo Editorial Clasificación de Artículos Artículos que cumplieron los Requerimientos Editores 4 Artículos Calificados Consejo Editorial Corrección de Estilo Artículos Editados Grupo de Publicaciones 5 Artículos definitivos listos en formato Word Consejo Editorial Diagramación Periódico Diagramado en PDF Autores de los artículos 6 Periódico Diagramado en formato PDF Grupo de Publicaciones Revisión Periódico Diagramada Revisada Grupo de Publicaciones 7 Revista Diagramada Definitiva Grupo de Publicaciones Impresión Periódico Impresa Comunidad de la ESAP Fuente: Consejo Editorial, Facultad de Pregrado, Grupo de Publicaciones Tabla: Elaboración Propia basada en la Guía Distrital de Procesos y Procedimientos
  14. 14. 14 Con la información de las dos tablas anteriores se puede continuar haciendo la desagregación en labores cada vez más concretas, buscando llegar al establecimiento de responsables con sus respectivos tiempos y fechas determinadas de cumplimiento. A continuación, construidos los procesos con unas acciones que denominamos fases, pasaremos a identificar los subprocesos y procedimientos que de esta construcción se derivan. Es importante señalar que al referirnos a procedimientos, estamos acudiendo al esquema del Triángulo del método6 , de cuyos nueve (9) niveles que lo conforman, tomaremos los últimos cinco (5), pues es en estos que podemos ubicar el nivel de complejidad de la organización objeto de análisis. (Véase Ilustración 2) Como se observa en la Ilustración 2, al referirnos a procedimientos estamos hablando de la conjunción de actividades, tareas y micromovimientos o acciones simples, usando entonces los niveles de proceso, subproceso, y procedimiento, para ser aplicados al Consejo Editorial, repetimos, dado su nivel de complejidad. 2.2.1.1.2 Clasificación de Procesos Para este ítem se tiene como punto de partida la existencia de unos procesos que realizan o deben realizar las organizaciones, en este caso el Consejo Editorial, y si lo que buscamos es lograr que esta organización se rija por un modelo de operación basad en procesos, debemos hacer una clasificación que nos permita diferenciar con más detalle, toda la clase de labores efectuadas7 . En esta clasificación se incluyen 4 clases de procesos: i. Procesos Gerenciales o de direccionamiento estratégico ii. Procesos Misionales iii. Procesos de apoyo iv. Procesos de evaluación En la tabla 4 se muestra la clasificación actual de los procesos efectuados por el Consejo Editorial. Si tenemos como criterio la clasificación mencionada, empezaremos en este punto indirectamente a darnos cuenta de anomalías que presenta la organización, que se pueden evidenciar en esta tabla: 6 COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Distrital de Procesos y Procedimientos. [en línea] [Consultado 19 Abr. 2013]. p. 31. Disponible en <http://www.bogota.gov.co/secretariageneral/pdfs/guia.pdf> 7 Ibíd., p. 32. Fuente: Tomado de la Guía Nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites Ilustración 2. Triángulo del Método
  15. 15. 15 Tabla 4. Clasificación de los Procesos Realizados por el Consejo Editorial Tipo de Proceso Procesos Tarea Responsable Producto Estratégico Planeación 1. Definición de líneas temáticas para la recepción de artículos Consejo Editorial Convocatoria para recepción de artículos 2. Elaboración de cronograma Editores Plan de trabajo (no estandarizado) Organización 1. Definición de criterios para selección de estudiantes asistentes de edición. Editores Publicación de convocatoria para conformar el Consejo Editorial Dirección No se desarrolló este proceso en la organización por sus responsables directos Editores Cultura organizacional de compromiso Control 1. Revisión de artículos Consejo Editorial Artículos seleccionados y eliminados 2. Corrección de estilo Editores Artículos diagramados Misional Producción y difusión de la Revista Política & Administración 1. Apertura de convocatorias para recepción de artículos Editores Revista Final Impresa Producción y difusión del Periódico lo Público en Movimiento 2. Apertura de convocatorias para recepción de artículos Editores Periódico Final Impreso De apoyo Gestión Documental No se desarrolló este proceso en la organización por sus responsables directos Consejo Editorial Documentos clasificados y ordenados Gestión de Comunicaciones No se desarrolló este proceso en la organización por sus responsables directos Consejo Editorial Base de datos actualizada, completa y amplia Gestión Humana Selección de asistentes de edición. Editores Consejo Editorial conformado por dos (2) editores y tres (3) asistentes de edición. Gestión de calidad No se desarrolló este proceso en la organización por sus responsables directos Consejo Editorial Criterios de entrega y revisión claros y definidos Productos entregados a tiempo De evaluación Evaluación y Mejoramiento de la Gestión No se desarrolló este proceso en la organización por sus responsables directos Editores Desarrollo de modelo de operación por procesos de la organización Desarrollo de compromisos por parte de los asistentes de edición Autoevaluación y Autocontrol No se desarrolló este proceso en la organización por sus responsables directos Consejo Editorial Calidad en los entregables Reducción en los tiempos de ejecución y entrega de productos y subproductos Control de Calidad Revisión de Revista y Periódico diagramados Consejo Editorial Productos entregados a tiempo Productos sin errores Fuente: Consejo Editorial, Facultad de Pregrado, Grupo de Publicaciones Tabla: Elaboración Propia basada en la Guía Distrital de Procesos y Procedimientos
  16. 16. 16 En la tabla 4 realizamos una clasificación de los procesos que efectúa el Consejo editorial. Si bien es cierto en la tabla de levantamiento de información se muestran dos (2) procesos principales que son la producción de la Revista y la producción del Periódico, de acuerdo al modelo que queremos implementar en esta organización existen necesariamente otros procesos que se interrelacionan y afectan el funcionamiento de estos, atravesando de forma transversal todas las etapas. Inicialmente, se debe decir que estos dos (2) procesos principales de producción de la Revista y del Periódico, corresponden al eje misional de la organización, pues para ello fue creada: Para promover y estimular en los estudiantes de la ESAP la escritura y el libre-pensamiento crítico y con alta rigurosidad académica, logrando que dicho estamento escriba artículos para ser publicados en la Revista y el Periódico cada semestre. En segundo lugar, para poder llevar a cabo esta misión el equipo u organización necesita de un direccionamiento estratégico que planifique, organice, dirija y controle y defina las labores específicas que debe llevar a cabo cada miembro de la organización, de una manera ajustada al cumplimiento de los objetivos, y siempre orientados a la razón de ser principal que son los usuarios, en este caso los estudiantes de todas las sedes de la ESAP. En la tabla 4 se pueden apreciar algunos de los procesos de direccionamiento estratégico que se efectuaron por los Editores del Consejo Editorial, pues ellos son los encargados principales por la Facultad de Pregrado, de manejar y dirigir estas publicaciones. Sin embargo, como se verá más adelante en el análisis de anomalías, el Consejo Editorial no ha estado llevando a cabo – pues no existen aún en esta organización – todos los procesos estratégicos que debería estar efectuando, si de obtener como organización éxito se trata, lo cual es resultado del desconocimiento de herramientas gerenciales que llevan a ordenar y adecuar las actuaciones del equipo para mejorar la calidad de la gestión, ausencia que además, y que es lo más grave, conduce a fallas que impiden el cumplimiento a cabalidad del objetivo superior o misión. En tercer lugar, además de tener clara la razón de ser del Consejo Editorial y de necesitar un órgano de dirección que conduzca el rumbo de la misma, la organización requiere realizar una clase de labores que permitan la consecución de los insumos básicos para que el resto de procesos se puedan dar y son los procesos de apoyo. Siguiendo con la tabla 4, esta clase de procesos se cometieron de una manera muy precaria, influyendo en los resultados finales de cada semestre. Por último, en cuanto a los procesos concernientes a la evaluación, si bien es cierto el Consejo cumplió con uno de estos, que se refiere a la calidad de las publicaciones finales, no hubo retroalimentación entre los distintos participantes, y no hubo un mejoramiento producto del aprendizaje, lo cual tuvo incidencias en el tiempo estimado para la entrega de los productos a los usuarios. 2.2.1.1.3 Identificación de Subprocesos y Procedimientos Teniendo ya identificados, construidos y clasificados los procesos cumplidos por el Consejo Editorial, en este paso se presentará la relación completa entre procesos, subprocesos y procedimientos (actividades, tareas y acciones simples) desarrollados en el cumplimiento de los objetivos de esta organización.
  17. 17. 17 Tabla 5. Identificación de Sub proceso No. 1 y Procedimientos del Proceso PRODUCCIÓN REVISTA POLÍTICA & ADMINISTRACIÓN MACROPROCESO DOCENCIA PROCESO PRODUCCIÓN REVISTA POLÍTICA & ADMINISTRACIÓN SUB - PROCESO RECEPCIÓN DE ARTÍCULOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD TAREA ACCIÓN SIMPLE Apertura de Convocatoria Reunión de Apertura del Consejo Editorial Definir criterios y líneas temáticas para la convocatoria de recepción de artículos Definir criterios acerca de las características que deben tener los artículos que deben enviar los autores aspirantes a publicar en la Revista Definir Criterios para la calificación cuantitativa y cualitativa que se dará a cada aspecto evaluado en los artículos Redacción de Convocatoria Digitar la Convocatoria Imprimir la Convocatoria en Facultad de Pregrado Diligenciar formato para solicitar impresión de afiches al grupo de publicaciones de la ESAP Solicitar impresión de afiches al grupo de publicaciones Publicación de Convocatoria Enviar la Convocatoria a los correos Institucionales Enviar la Convocatoria a los correos Personales Publicar la Convocatoria en la Página Web de la Revista Solicitar la Publicación de la Convocatoria en la página Web de la ESAP Fijar las convocatorias con sus respectivos afiches en las carteleras y puntos de concurrencia de la ESAP Recepción de Artículos Espera de envío de artículos por parte de los aspirantes Recepción de artículos en los correos electrónicos de la Revista Fuente: Consejo Editorial, Facultad de Pregrado, Grupo de Publicaciones Tabla: Elaboración Propia basada en la Guía Distrital de Procesos y Procedimientos
  18. 18. 18 Tabla 6. Identificación de Sub proceso No. 2 y Procedimientos del proceso PRODUCCIÓN REVISTA POLÍTICA & ADMINISTRACIÓN MACROPROCESO DOCENCIA PROCESO EDICIÓN REVISTA POLÍTICA & ADMINISTRACIÓN SUB - PROCESO SELECCIÓN DE ARTÍCULOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD TAREA ACCIÓN SIMPLE Inicio de Edición Revisión de Artículos Evaluar los artículos de acuerdo a los criterios establecidos en la convocatoria Publicación de Resultados Enviar los resultados a los correos Institucionales Enviar los resultados a los correos personales de cada aspirante y autor seleccionado Solicitar la Publicación de los resultados en la página Web de la ESAP Publicar los resultados en la Página Web de la Revista Fijar los resultados en las carteleras y puntos de concurrencia de la ESAP Finalización de Edición Primera Comunicación con autores Realizar Corrección de Estilo Enviar comentarios y recomendaciones a cada autor Esperar la recepción de los cambios hechos a los artículos Revisar de nuevo los artículos reenviados por los autores Envío de Comentarios Finales Entrega de la Revista sin diagramar y con imágenes al Grupo de Publicaciones de la ESAP Redactar carta con el contenido de la entrega al Grupo de Publicaciones de la ESAP Quemar CD con artículos sin diagramar e imágenes Hacer entrega formal de la carta con el CD Esperar la versión diagramada de la Revista por parte del Grupo de Publicaciones de la ESAP Segunda Comunicación con autores Enviar Revista diagramada para ser revisada por los autores Esperar la Revisión diagramada ser revisada por los autores Envío de Cambios Finales al Grupo de Publicaciones de la ESAP Fuente: Consejo Editorial, Facultad de Pregrado, Grupo de Publicaciones Tabla: Elaboración Propia basada en la Guía Distrital de Procesos y Procedimientos
  19. 19. 19 Tabla 7. Identificación de Sub proceso No. 1 y Procedimientos del Proceso PRODUCCIÓN PERIÓDICO LO PÚBLICO EN MOVIMIENTO MACROPROCESO DOCENCIA PROCESO PRODUCCIÓN PERIÓDICO LO PÚBLICO EN MOVIMIENTO SUB - PROCESO RECEPCIÓN DE ARTÍCULOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD TAREA ACCIÓN SIMPLE Apertura de Convocatoria Reunión de Apertura del Consejo Editorial Definir criterios y líneas temáticas para la convocatoria de recepción de artículos Definir criterios acerca de las características que deben tener los artículos que deben enviar los autores aspirantes a publicar en el periódico Definir Criterios para la calificación cuantitativa y cualitativa que se dará a cada aspecto evaluado en los artículos Redacción de Convocatoria Digitar la Convocatoria Imprimir la Convocatoria en Facultad de Pregrado Diligenciar formato para solicitar impresión de afiches al grupo de publicaciones de la ESAP Solicitar impresión de afiches al grupo de publicaciones Publicación de Convocatoria Enviar la Convocatoria a los correos Institucionales Enviar la Convocatoria a los correos Personales Publicar la Convocatoria en la Página Web de la Revista Solicitar la Publicación de la Convocatoria en la página Web de la ESAP Fijar las convocatorias con sus respectivos afiches en las carteleras y puntos de concurrencia de la ESAP Recepción de Artículos Espera de envío de artículos por parte de los aspirantes Recepción de artículos en los correos electrónicos del periódico. Fuente: Consejo Editorial, Facultad de Pregrado, Grupo de Publicaciones Tabla: Elaboración Propia basada en la Guía Distrital de Procesos y Procedimientos
  20. 20. 20 Tabla 8. Identificación de Sub proceso No. 2 y Procedimientos del Proceso PRODUCCIÓN PERIÓDICO LO PÚBLICO EN MOVIMIENTO MACROPROCESO DOCENCIA PROCESO PRODUCCIÓN PERIÓDICO LO PÚBLICO EN MOVIMIENTO SUB - PROCESO SELECCIÓN DE ARTÍCULOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD TAREA ACCIÓN SIMPLE Inicio de Edición Revisión de Artículos Evaluar los artículos de acuerdo a los criterios establecidos en la convocatoria Publicación de Resultados Enviar los resultados a los correos Institucionales Enviar los resultados a los correos personales de cada aspirante y autor seleccionado Solicitar la Publicación de los resultados en la página Web de la ESAP Publicar los resultados en la Página Web de la Revista Fijar los resultados en las carteleras y puntos de concurrencia de la ESAP Finalización de Edición Primera Comunicación con autores Realizar Corrección de Estilo Enviar comentarios y recomendaciones a cada autor Esperar la recepción de los cambios hechos a los artículos Revisar de nuevo los artículos reenviados por los autores Envío de Comentarios Finales Entrega de la Revista sin diagramar y con imágenes al Grupo de Publicaciones de la ESAP Redactar carta con el contenido de la entrega al Grupo de Publicaciones de la ESAP Quemar CD con artículos sin diagramar e imágenes Hacer entrega formal de la carta con el CD Esperar la versión diagramada de la Revista por parte del Grupo de Publicaciones de la ESAP Segunda Comunicación con autores Enviar Revista diagramada para ser revisada por los autores Esperar la Revisión diagramada ser revisada por los autores Envío de Cambios Finales al Grupo de Publicaciones de la ESAP Fuente: Consejo Editorial, Facultad de Pregrado, Grupo de Publicaciones Tabla: Elaboración Propia basada en la Guía Distrital de Procesos y Procedimientos
  21. 21. 21 A continuación, con los anteriores insumos haremos la diagramación del mapa de procesos del Consejo Editorial de las publicaciones estudiantiles de la ESAP. Como se pudo ver en la clasificación de procesos desarrollados por esta organización, y aun cuando muchos de estos procesos no se realizaron por parte de sus responsables, presentaremos el mapa para que se puedan evidenciar precisamente los espacios vacíos que deben ser subsanados si pretende un mejor funcionamiento del Consejo Editorial. Ilustración 3. Mapa de Procesos Actual del Consejo Editorial de las Publicaciones Estudiantiles Fuente: Guía Nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites Tabla: Elaboración Propia basada en la Guía Nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites En el mapa de procesos preliminar mostrado en la ilustración 3 se nos presenta un panorama actual del Consejo Editorial. En este mapa se puede ver que consciente o inconscientemente el Consejo Editorial ha estado actuando en el marco de unos procesos, pero de manera desordenada e incompleta, pues aquellos procesos que tienen un signo de interrogación señalan que estos no
  22. 22. 22 fueron realizados y los que no tienen este signo, a pesar de haber sido realizados no se hizo contemplando todos los aspectos necesarios para el bien hacer del proceso. 2.2.1.2 Etapa 2: Caracterización de procesos Recapitulando, hasta este momento, respecto al trabajo de análisis que estamos realizando sobre el Consejo Editorial, con base en información recolectada por medio de entrevistas y de observación directa con los actores directamente implicados, hemos construido los procesos que este Consejo efectúa, los subprocesos y los procedimientos (actividades, tareas y acciones simples) que los materializan. También, apoyados en la anterior información elaboramos el mapa de procesos del Consejo que nos permitió ver ausencias o espacios vacíos en la realización de procesos vitales para la organización. Es necesario ahora para poder continuar hilando el tejido organizacional de este Consejo, establecer quienes han sido los responsables de llevar a cabo cada actividad, y que sub productos arroja cada una. Este será otro insumo importante para la identificación de anomalías que haremos posteriormente y para la posterior reconstrucción de procesos y resignación de tiempos y fechas exactas, ya que el diagrama dejará ver los tiempos de espera o “tiempos muertos”, pues de allí se derivan explicaciones respecto a incumplimiento en la entrega puntual de productos. En las tablas 9 y 10 se hará la caracterización de cada proceso (estratégico, misional, de apoyo, de evaluación) mostrando cada actividad, el responsable de realizarla, y el diagrama de flujo que de allí surge, usando los datos registrados en la matriz de construcción de procesos complementándolos y clarificándolos. Los aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de caracterizar un proceso son las siguientes: 1. Nombre del proceso 2. Tipología del proceso 3. Objetivo del proceso: 4. Responsable o líder del proceso 5. Normatividad que lo soporta 6. Descripción del proceso 6.1 Proveedor 6.2 Entradas (Insumos) 6.3 Flujo de actividades del proceso 6.4 Responsable de actividad 6.5 Salidas (Productos) 6.6 Cliente 6.7 Documentos Asociados
  23. 23. 23 Tabla 9. Caracterización de Procesos Estratégicos - Planeación 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO Organización Consejo Editorial Revista Política y Administración y Periódico Lo Público en Movimiento Líder del Proceso Editores 1 y 2 de las Publicaciones Estudiantiles Nombre del Proceso Definición de Criterios Generales y Actividades del Consejo Editorial Tipo de Proceso Estratégico Planeación Objetivo del Proceso 1. Definir los lineamientos generales que enmarcarán el quehacer del Consejo Editorial así como las actividades que se llevarán a cabo durante el semestre, con el propósito de establecer claridades y responsabilidades entre sus integrantes, buscando finalmente la consecución de la misión de la organización. 2. Definir criterios, condiciones generales y líneas temáticas para la recepción de artículos para el Periódico y la Revista. Normatividad que lo Soporta ESCUELA SUPERIOR DE ADMINSTRACIÓN PÚBLICA. Resolución 0549. (marzo 27 de 2013).
  24. 24. 24 2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Proveedor Entradas (Insumos) Actividades del Proceso Flujo PHVA Responsable de Actividad (Cargo) Salidas (Productos) Comunidad Receptora Documentos Asociados Facultad de Pregrado Resolución de vinculación por estímulo académico Reunión inicial entre Editores para definir criterios de selección de artículos P Editores 1 y 2 de las publicaciones estudiantiles Convocatoria para selección de artículos Estudiantes de la ESAP Convocatorias redactadas y firmadas Reunión inicial entre Editores para definir criterios de selección de asistentes de edición Convocatoria para selección de asistentes de edición Elaboración de cronograma de trabajo Editores 1 y 2 de las publicaciones estudiantiles Convocatorias para selección de artículos y asistentes de edición Publicar y Difundir las Convocatorias H Editores 1 y 2 de las publicaciones estudiantiles Artículos recibidos para ser revisados Editores 1 y 2de las publicaciones estudiantiles Actas de Cierre de las convocatoriasEsperar los artículos por parte de los autores y asistentes aspirantes
  25. 25. 25 Fuente: Guías Distrital y Nacional de Procesos y Procedimientos Tabla: Elaboración Propia Autores y asistentes aspirantes Artículos entregados para ser revisados Confirmar que se hayan publicado las convocatorias por todos los medios de difusión posibles y hayan llegado a todas las sedes de la ESAP V Editores 1 y 2 de las publicaciones estudiantiles Artículos recibidos y registrados Editores 1 y 2 de las publicaciones estudiantiles Registros de envío de correos electrónicos Confirmar que se hayan incluido todos los artículos recididos en el acta de cierre de la convocatoria Actas de Cierre de las convocatorias Autores y asistentes aspirantes Reenviar por correo electrónico las convocatorias y revisar las carteleras de publicación de afiches en la ESAP A Editores 1 y 2 de las publicaciones estudiantiles ¨Verificación completa de publicación y difusión de convocatorias Estudiantes de la ESAP Convocatorias redactadas y firmadas Revisar, incluir y registrar a todos los aspirantes que enviaron artículos
  26. 26. 26 Tabla 10. Caracterización de Procesos Estratégicos - Organización 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO Organización Consejo Editorial Revista Política y Administración y Periódico Lo Público en Movimiento Líder del Proceso Editores 1 y 2 de las Publicaciones Estudiantiles Nombre del Proceso Selección de Asistentes de Edición para el Consejo Editorial Tipo de Proceso Estratégico Organización Objetivo del Proceso Seleccionar por sistema de méritos tres (3) estudiantes de la ESAP para pertenecer al Consejo editorial en calidad de asistentes de edición. Normatividad que lo Soporta ESCUELA SUPERIOR DE ADMINSTRACIÓN PÚBLICA. Resolución 0549. (marzo 27 de 2013).
  27. 27. 27 2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Proveedor Entradas (Insumos) Actividades del Proceso Flujo PHVA Responsable de Actividad (Cargo) Salidas (Productos) Comunidad Receptora Documentos Asociados Editores 1 y 2 Listado de seleccionados para aspirar a ser asistentes de edición del Consejo Editorial Reunión entre Editores para definir criterios de realización de entrevista P Editores de las publicaciones estudiantiles Criterios definidos para realización de entrevistas Editores 1 y 2 Listados de preguntas para aspirantes Asistentes aspirantes Artículos recibidos para ser revisados Revisar artículos H Editores 1 y 2 Artículos revisados, calificados y seleccionados Editores 1 y 2 Instrumento para calificación de artículosCalificar de artículos Hojas de Vida Realizar entrevistas Editores 1 y 2 Asistentes de Edición Seleccionados Consejo Editorial Listado de resultadosListados de preguntas para aspirantes Asistentes de Edición Seleccionados Listado de resultados Publicar resultados Editores 1 y 2 Legitimidad, publicidad y transparencia en el proceso de selección Comunidad ESAP Registros de envío de resultados a correos electrónicos de clasificados, no clasificados y comunidad Registro de publicación en página Web ESAP, Web Revista y Periódico
  28. 28. 28 Fuente: Guías Distrital y Nacional de Procesos y Procedimientos Tabla: Elaboración Propia Asistentes aspirantes Artículos recibidos para ser revisados Comprobar datos y requerimientos completos V Editores 1 y 2 Igualdad en la selección de aspirantes Asistentes aspirantes Listado de resultados Hojas de Vida Listados de preguntas Editores 1 y 2 Resultados de Entrevistas Revisar calificaciones de artículos de aspirantes Editores 1 y 2 Igualdad en la selección de aspirantes Asistentes aspirantes Listado de resultados Revisar ponderación de resultados de entrevistas a aspirantes Legitimidad, publicidad y transparencia en el proceso de selección Comunidad ESAP Registros de envío de correos electrónicos Revisar que la publicación de resultados haya llegado a todas las sedes Autores y asistentes aspirantes Listado de resultados Corregir Resultados antes de publicarlos A Editores 1 y 2 Resultados definitivos Consejo Editorial Acta de formación del Consejo Editorial Asistentes aspirantes
  29. 29. 29 Tabla 11. Caracterización de Procesos Estratégicos - Dirección 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO Organización Consejo Editorial Revista Política y Administración y Periódico Lo Público en Movimiento Líder del Proceso Editores 1 y 2 de las Publicaciones Estudiantiles Nombre del Proceso Selección de Asistentes de Edición para el Consejo Editorial Tipo de Proceso Estratégico Dirección Objetivo del Proceso 1. Motivar a los asistentes de edición para la consecución de objetivos organizacionales 2. Liderar todos los procesos y presentar lineamientos y condiciones claras para el Consejo Editorial Normatividad que lo Soporta ESCUELA SUPERIOR DE ADMINSTRACIÓN PÚBLICA. Resolución 0549. (marzo 27 de 2013). 2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (ESTE PROCESO NO SE REALIZÓ POR PARTE DE LOS EDITORES 1 Y 2)
  30. 30. 30 Tabla 12. Caracterización de Procesos Estratégicos - Control 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO Organización Consejo Editorial Revista Política y Administración y Periódico Lo Público en Movimiento Líder del Proceso Editores 1 y 2 de las Publicaciones Estudiantiles Nombre del Proceso Selección de Asistentes de Edición para el Consejo Editorial Tipo de Proceso Estratégico Control Objetivo del Proceso 1. Vigilar que todos los integrantes de la organización cumplan con sus compromisos (NO SE CUMPLIÓ) 2. Velar por que se garantice la calidad académica de los artículos 3. Garantizar que los productos de la organización se entreguen dentro del tiempo delimitado (NO SE CUMPLIÓ) Normatividad que lo Soporta ESCUELA SUPERIOR DE ADMINSTRACIÓN PÚBLICA. Resolución 0549. (marzo 27 de 2013).
  31. 31. 31 2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Proveedor Entradas (Insumos) Actividades del Proceso Flujo PHVA Responsable de Actividad (Cargo) Salidas (Productos) Comunidad Receptora Documentos Asociados Autores aspirantes a publicar Artículos enviados durante la apertura de la convocatoria Reunión entre el Consejo Editorial para definir criterios de calificación de artículos recibidos P Consejo Editorial Criterios de rigor académico Consejo Editorial Listado de resultados Acta de cierre de la convocatoria Instrumento de calificación Autores aspirantes a publicar Artículos enviados durante la apertura de la convocatoria Entregar los artículos para revisión de cada miembro del Consejo Editorial H Editores 1 y 2 Artículos enviados en archivo comprimido a cada miembro Consejo Editorial Listado de resultados Acta de cierre de la convocatoriaActa de entrega de artículos
  32. 32. 32 Fuente: Guías Distrital y Nacional de Procesos y Procedimientos Tabla: Elaboración Propia Consejo Editorial Instrumento de calificación Verificar que los artículos se estén revisando bajo el criterio del Consejo V Editores 1 y 2 Calidad, rigurosidad y transparencia en el proceso de selección de artículos Autores aspirantes a publicar Instrumento de calificación Criterios de rigor académico Comunidad ESAP Editores 1 y 2 Acta de entrega de artículos Hacer revaluación de criterios y de artículos A Editores 1 y 2 Calificación de artículos bajo los criterios establecidos por el Consejo Autores aspirantes a publicar Acta de compromiso Instrumento de calificación Comunidad ESAP
  33. 33. 33 Tabla 13. Caracterización de Procesos Misionales - Producción de la Revista Política & Administración 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO Organización Consejo Editorial Revista Política y Administración y Periódico Lo Público en Movimiento Líder del Proceso Consejo Editorial Nombre del Proceso Producción y difusión de la Revista Política & Administración Tipo de Proceso Misional Objetivo del Proceso 1. Ser un canal de comunicación y expresión efectivo por medio del cual los estudiantes de la ESAP plasmen sus pensamientos y producciones académicas. 2. Publicar semestralmente artículos académicos de alta calidad en la Revista Política & Administración 3. Publicar los resultados de los semilleros de investigación (Resultado no desarrollado) Normatividad que lo Soporta ESCUELA SUPERIOR DE ADMINSTRACIÓN PÚBLICA. Resolución 0549. (marzo 27 de 2013).
  34. 34. 34 2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Proveedor Entradas (Insumos) Actividades del Proceso Flujo PHVA Responsable de Actividad (Cargo) Salidas (Productos) Comunidad Receptora Documentos Asociados Editores 1 y 2 Acta de formación del Consejo Editorial Diseñar Estrategias de difusión de convocatorias P Consejo Editorial Criterios definidos de difusión de convocatorias Comunidad ESAP Actas de reunión Establecer responsabilidades entre el Consejo Editorial Compromisos claros de cada integrante Diseñar estrategias de entrega del producto final a los usuarios Estrategias para elaborar foro de lanzamiento semestral de la Revista Comunidad ESAP Objetivos del Proceso misional de docencia de la ESAP Difundir Convocatorias H Consejo Editorial Participación estudiantil en el proceso de publicación Comunidad ESAP Convocatorias Publicadas
  35. 35. 35 Comunidad ESAP Convocatoria para recepción de artículos Esperar a recepción de artículos H Consejo Editorial Artículos recibidos para ser revisados Consejo Editorial Acta de cierre de convocatoria Autores aspirantes a publicar en la Revista Artículos recibidos dentro de la duración de la convocatoria Calificar artículos recibidos Consejo Editorial Artículos calificados Consejo Editorial Tabla de calificaciones y resultados Artículos recibidos dentro de la duración de la convocatoria calificados Consejo Editorial Publicar listas de Resultados Consejo Editorial Artículos clasificados Comunidad ESAP Lista de resultados Artículos clasificados Consejo Editorial Realizar corrección de estilo Editores 1 y 2 Artículos corregidos Autores de artículos seleccionados Lista de resultados Artículos corregidos Editores 1 y 2 Comunicarse con autores Consejo Editorial Artículos aceptados por autores Autores de artículos seleccionados Registro de envío de resultados por correo electrónico
  36. 36. 36 Fuente: Guías Distrital y Nacional de Procesos y Procedimientos Tabla: Elaboración Propia Artículos aceptados por autores Autores de artículos seleccionados Entregar artículos para ser diagramados H Editores 1 y 2 Artículos diagramados Grupo de Publicaciones Carta de entrega de artículos Artículos diagramados revisados Consejo Editorial Diagramación e impresión Grupo de Publicaciones Revista impresa Consejo Editorial Carta de recepción de Publicaciones Impresas Grupo de Publicaciones Revista impresa Entrega de la Revista a la Comunidad ESAP Consejo Editorial Revista impresa difundida Comunidad ESAP Registro de Revistas entregadas Grupo de Publicaciones Revista Diagramada Verificar la versión diagramada con el artículo original V Consejo Editorial Revista Diagramada Revisada Grupo de Publicaciones Registro de correo electrónico de aceptación Consejo Editorial Revista Diagramada Corregida Enviar versión diagramada corregida A Consejo Editorial Revista impresa Grupo de Publicaciones Registro de Revistas entregadas
  37. 37. 37 Tabla 14. Caracterización de Procesos Misionales - Producción del Periódico Lo Público en Movimiento 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO Organización Consejo Editorial Revista Política y Administración y Periódico Lo Público en Movimiento Líder del Proceso Consejo Editorial Nombre del Proceso Producción y difusión del Periódico Lo Público en Movimiento Tipo de Proceso Misional Objetivo del Proceso 1. Ser un canal de comunicación y expresión efectivo por medio del cual los estudiantes de la ESAP plasmen sus pensamientos y producciones académicas. 2. Publicar semestralmente artículos académicos de alta calidad en del Periódico Lo Público en Movimiento 3. Publicar artículos de docentes Normatividad que lo Soporta ESCUELA SUPERIOR DE ADMINSTRACIÓN PÚBLICA. Resolución 0549. (marzo 27 de 2013).
  38. 38. 38 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Proveedor Entradas (Insumos) Actividades del Proceso Flujo PHVA Responsable de Actividad (Cargo) Salidas (Productos) Comunidad Receptora Documentos Asociados Editores 1 y 2 Acta de formación del Consejo Editorial Diseñar Estrategias de difusión de convocatorias P Consejo Editorial Criterios definidos de difusión de convocatorias Comunidad ESAP Actas de reunión Establecer responsabilidades entre el Consejo Editorial Compromisos claros de cada integrante Diseñar estrategias de entrega del producto final a los usuarios Estrategias para elaborar foro de lanzamiento semestral del Periódico Comunidad ESAP Objetivos del Proceso misional de docencia de la ESAP Difundir Convocatorias H Consejo Editorial Participación estudiantil en el proceso de publicación Comunidad ESAP Convocatorias Publicadas
  39. 39. 39 Comunidad ESAP Convocatoria para recepción de artículos Esperar a recepción de artículos H Consejo Editorial Artículos recibidos para ser revisados Consejo Editorial Acta de cierre de convocatoria Autores aspirantes a publicar en la Revista Artículos recibidos dentro de la duración de la convocatoria Calificar artículos recibidos Consejo Editorial Artículos calificados Consejo Editorial Tabla de calificaciones y resultados Artículos recibidos dentro de la duración de la convocatoria calificados Consejo Editorial Publicar listas de Resultados Consejo Editorial Artículos clasificados Comunidad ESAP Lista de resultados Artículos clasificados Consejo Editorial Realizar corrección de estilo Editores 1 y 2 Artículos corregidos Autores de artículos seleccionados Lista de resultados Artículos corregidos Editores 1 y 2 Comunicarse con autores Consejo Editorial Artículos aceptados por autores Autores de artículos seleccionados Registro de envío de resultados por correo electrónico
  40. 40. 40 Fuente: Guías Distrital y Nacional de Procesos y Procedimientos Tabla: Elaboración Propia Artículos aceptados por autores Autores de artículos seleccionados Entregar artículos para ser diagramados H Editores 1 y 2 Artículos diagramados Grupo de Publicaciones Carta de entrega de artículos Artículos diagramados revisados Consejo Editorial Diagramación e impresión Grupo de Publicaciones Revista impresa Consejo Editorial Carta de recepción de Publicaciones Impresas Grupo de Publicaciones Revista impresa Entrega de la Revista a la Comunidad ESAP Consejo Editorial Revista impresa difundida Comunidad ESAP Registro de Revistas entregadas Grupo de Publicaciones Revista Diagramada Verificar la versión diagramada con el artículo original V Consejo Editorial Revista Diagramada Revisada Grupo de Publicaciones Registro de correo electrónico de aceptación Consejo Editorial Revista Diagramada Corregida Enviar versión diagramada corregida A Consejo Editorial Revista impresa Grupo de Publicaciones Registro de Revistas entregadas
  41. 41. 41 2.2.2 PLANEAR - ¿CUÁLES MEJORAR? 2.2.2.1 Etapa 3: Identificación de Oportunidades de Mejora Teniendo ya caracterizados los procesos que realiza el Consejo Editorial, se usará la herramienta metodológica de indicadores de construcción de gestión para identificar las anomalías que se presentan en su desarrollo. Con los procesos construidos hasta este momento, con el cronograma de trabajo determinado para el año 2012 y con la información que corrobora la fecha de la entrega real del producto a la comunidad, se puede trazar una serie de indicadores8 que ayudan a contrastar el tiempo estimado contra el tiempo efectivo y así entender el problemas del uso del tiempo en esta organización. En esta información se muestra, por una parte, la meta establecida al iniciar el año 2012, y por otra el resultado final al finalizar el año. Esto nos permitirá no solo identificar anomalías que se presentaron durante el desarrollo de los procesos, sino además presentar el Plan de Mejoramiento que contrarresta esta situación, llevando a que el Consejo Editorial cumpla a cabalidad con sus objetivos y metas, dentro del tiempo establecido. 2.2.2.1.1 Indicadores de Gestión Como se muestra en la ilustración 4, el talento humano, los recursos financieros, físicos y tecnológicos que son empleados para la producción de las publicaciones estudiantiles siguen dentro de una cadena de agregación de valor que produce unos resultados y unos impactos. Los recursos que se emplean para llevar a buen término estas publicaciones son recursos públicos que han sido asignados a la ESAP y que deben ser objeto de seguimiento riguroso, en aras que su utilización conduzca al cumplimiento del objetivo por el cual fueron estipulados, que gira en torno al fortalecimiento de la enseñanza impartida a través del eje misional de docencia. Ilustración 4. Etapas de Seguimiento a las Intervenciones Públicas Fuente: Tomado de Guía Metodológica Aplicada para la Formulación De Indicadores 8 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Metodológica Aplicada para la Formulación De Indicadores. [en línea] [Consultado 21 Abr. 2013]. p. 12. Disponible en < https://www.dnp.gov.co/Portals/0/archivos/documentos/DEPP/Metodologias/Cartilla_Indicadores_Tocancipa_Junio2007. pdf >
  42. 42. 42 Partiendo entonces de la información obtenida de la organización construiremos indicadores de gestión de eficacia de los procesos misionales de la organización, orientados a conocer la capacidad de cubrir la demanda que tuvo la organización en el año 2012 en términos de capacidad para entregar a la comunidad sus servicios no solo en condiciones de calidad, sino también dentro del tiempo oportuno 9 . Lo anterior se hará por la siguiente razón: Según la información obtenida, el principal problema que afronta el Consejo Editorial radica en el tiempo de entrega de sus productos a la comunidad de la ESAP. En términos de calidad, aunque nunca se construyeron indicadores al respecto, las publicaciones se han caracterizado por sus atributos académicos que se pueden ver en los buenos comentarios y felicitaciones por parte de estudiantes y docentes, por el hecho que, por ejemplo, la Revista Política & Administración se encuentra en las bibliotecas de universidades del mundo como EUA, Venezuela, Ecuador y Chile, y ha sido aceptada después de una revisión rigurosa como depósito legal en la Hemeroteca Nacional. Al parecer, la calidad de la producción final no se discute. Lo que sí se discute es que estos de productos de alta calidad se entregan a la comunidad con retrasos cercanos al año o año y medio, lo cual es asombroso. Según la resolución de vinculación de los Editores 1 y 2, que se llaman en este acto administrativo Monitores Auxiliares 1 y 2 respectivamente, en su artículo 2° afirma que el tiempo de vinculación de éstos es de ocho meses, y que en este periodo deben tener publicados dos (2) ediciones de la Revista Política & Administración y dos (2) ediciones del Periódico Lo Público en Movimiento, lo que significan dos (2) ediciones de cada publicación en el período de 4 meses10 . Es por esto que presentaremos un panorama que manifieste los tiempos señalados en el para el trabajo del comité, que se basan en la resolución mencionada, contra los tiempos usados realmente, incluyendo además algo que es muy importante y que en realidad es el intríngulis de la situación de los tiempos y que son los actores externos de la organización que afectan el desarrollo de los procesos misionales del Consejo Editorial. Esta influencia es muy importante tenerla en cuenta, si de mejorar los procesos de la organización se trata, pues las anomalías por influencia interna pasan por reingeniería de procesos que están bajo el control de la organización, pero aquellas anomalías presentadas por influencia externa deben ser tratadas de una manera que va ligada a la propuesta de nuestra actividad, y es la concepción de procesos adecuados para el Consejo Editorial, sumado a dinámicas de consensos y acuerdos con las organizaciones externas que afectan el curso de sus objetivos, de los cuales esta organización no puede tener control. 9 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Metodológica Aplicada para la Formulación De Indicadores. [en línea] [Consultado 21 Abr. 2013]. p. 12. Disponible en < https://www.dnp.gov.co/Portals/0/archivos/documentos/DEPP/Metodologias/Cartilla_Indicadores_Tocancipa_Junio2007. pdf > http://portal.dafp.gov.co/portal/pls/portal/formularios.retrive_publicaciones?no=1595 p. 25 10 COLOMBIA. ESCUELA SUPERIOR DE ADMINSTRACIÓN PÚBLICA. Resolución 0549. (marzo 27). Por el cual se otorga estímulo académico y de carácter pecuniario a un estudiante del programa de formación profesional en Administración Pública seleccionado por mérito para desempeñarse como Monitor en calidad de Auxiliar para la Revista Estudiantil Política & Administración. Art. 2.
  43. 43. 43 La idea de estos acuerdos es que se entienda la contradicción que existe entre los objetivos, metas y tiempos establecidos para los Editores y el tiempo que emplean los actores externos, el cual supera en exceso el cronograma para las publicaciones estudiantiles. A su vez, se mostrarán también las fallas de tiempo internas, que nunca fueron medidas y que pueden dar cuenta de los desatinos de la organización en ese sentido. Si bien es cierto, como ya se había mencionado, en esta organización no se habían determinado tiempos para cada labor tarea, según los entrevistados se pueden estimar unos tiempos para cada una de estas, por lo cual en la tabla 15 y 16 hablaremos de tiempo estimado como meta. Básicamente, como se ha visto durante el documento, la producción de la Revista tiene las mismas características de la producción del Periódico, cuyas diferencias radican en los lineamientos de escritura entre una y otro, más no en su forma de elaborarse por tratarse de dos publicaciones escritas que deben salir a la luz de manera simultánea, y ambas garantizando la participación y la calidad académica. Tabla 15. Proceso Misional - Producción Semestral de la Revista Política & Administración PROCESO MISIONAL PRODUCCIÓN DE LA REVISTA INDICADOR: TIEMPO UTILIZADO PARA CADA TAREA SIMPLE Tiempo Estimado (Meta) Tiempo Utilizado Medición del Indicador Porcentaje de Eficacia Definir criterios y líneas temáticas para la convocatoria de recepción de artículos 3 Horas 7 horas 3/7 42,86% Definir criterios acerca de las características que deben tener los artículos que deben enviar los autores aspirantes a publicar en la Revista Definir Criterios para la calificación cuantitativa y cualitativa que se dará a cada aspecto evaluado en los artículos Digitar la Convocatoria 2 horas 24 horas 2/24 8,33% Imprimir la Convocatoria en Facultad de Pregrado 1 hora 1 hora 1/1 100,00% Diligenciar formato para solicitar impresión de afiches al grupo de publicaciones de la ESAP 1 hora 1 hora 1/1 100,00% Solicitar impresión de afiches al grupo de publicaciones 1/2 hora 1/2 hora 1/1 100,00% Enviar la Convocatoria a los correos Institucionales 1 hora 2 horas 1/2 50,00% Enviar la Convocatoria a los correos Personales 2 horas 2 horas 1/1 100,00% Publicar la Convocatoria en la Página Web de la Revista 2 horas 2 horas 1/1 100,00% Solicitar la Publicación de la Convocatoria en la página Web de la ESAP 1 hora 2 hora 1/2 50,00%
  44. 44. 44 Fijar las convocatorias con sus respectivos afiches en las carteleras y puntos de concurrencia de la ESAP 2 horas 24 horas 2/24 8,33% Espera de envío de artículos por parte de los aspirantes 21 días 21 días 1/1 100,00% Recepción de artículos en los correos electrónicos de la Revista 5 días 5 días 1/1 100,00% Evaluar los artículos de acuerdo a los criterios establecidos en la convocatoria 7 días 71 días 7/71 9,86% Enviar los resultados a los correos Institucionales 1 hora 1 hora 1/1 100,00% Enviar los resultados a los correos personales de cada aspirante y autor seleccionado 2 horas 2 horas 2/2 100,00% Solicitar la Publicación de los resultados en la página Web de la ESAP 1 hora 1 hora 1/1 100,00% Publicar los resultados en la Página Web de la Revista 2 horas 2 horas 2/2 100,00% Fijar los resultados en las carteleras y puntos de concurrencia de la ESAP 2 horas 24 horas 2/24 8,33% Realizar Corrección de Estilo 7 días 27 días 7/27 25,93% Enviar comentarios y recomendaciones a cada autor 3 horas 3 horas 3/3 100,00% Esperar la recepción de los cambios hechos a los artículos 7 días 18 días 7/18 38,89% Revisar de nuevo los artículos reenviados por los autores 7 días 14 días 7/14 50,00% Envío de Comentarios Finales 3 horas 3 horas 1/1 100,00% Redactar carta con el contenido de la entrega al Grupo de Publicaciones de la ESAP 1 hora 1 hora 1/1 100,00% Quemar CD con artículos sin diagramar e imágenes 1 hora 1 hora 1/1 100,00% Hacer entrega formal de la carta con el CD 1 hora 1 hora 1/1 100,00% Esperar la versión diagramada de la Revista por parte del Grupo de Publicaciones de la ESAP 7 días 120 días 7/120 5,83% Enviar Revista diagramada para ser revisada por los autores 2 horas 2 horas 2/2 100,00% Esperar que la Revisión diagramada sea reenviada por los autores 5 días 12 días 5/12 41,67% Envío de Cambios Finales al Grupo de Publicaciones de la ESAP 1 hora 1 hora 1/1 100,00% Esperar que la Revista sea impresa por el Grupo de Publicaciones 45 días 60 días 45/60 75% Entregar la Revista a todas las sedes de la ESAP 10 días 25 días 10/25 40% Tabla: Elaboración propia a partir de datos obtenidos con entrevistas a miembros del Consejo Editorial
  45. 45. 45 Tabla 16. Proceso Misional - Producción Semestral del Periódico Lo Público en Movimiento PROCESO MISIONAL PRODUCCIÓN DEL PERIÓDICO INDICADOR: TIEMPO UTILIZADO PARA CADA TAREA SIMPLE Tiempo Estimado (Meta) Tiempo Utilizado Medición del Indicador Porcentaje de Eficacia Definir criterios y líneas temáticas para la convocatoria de recepción de artículos 3 Horas 7 horas 3/7 42,86% Definir criterios acerca de las características que deben tener los artículos que deben enviar los autores aspirantes a publicar en la Revista Definir Criterios para la calificación cuantitativa y cualitativa que se dará a cada aspecto evaluado en los artículos Digitar la Convocatoria 2 horas 24 horas 2/24 8,33% Imprimir la Convocatoria en Facultad de Pregrado 1 hora 1 hora 1/1 100,00% Diligenciar formato para solicitar impresión de afiches al grupo de publicaciones de la ESAP 1 hora 1 hora 1/1 100,00% Solicitar impresión de afiches al grupo de publicaciones 1/2 hora 1/2 hora 1/1 100,00% Enviar la Convocatoria a los correos Institucionales 1 hora 2 horas 1/2 50,00% Enviar la Convocatoria a los correos Personales 2 horas 2 horas 1/1 100,00% Publicar la Convocatoria en la Página Web de la Revista 2 horas 2 horas 1/1 100,00% Solicitar la Publicación de la Convocatoria en la página Web de la ESAP 1 hora 2 hora 1/2 50,00% Fijar las convocatorias con sus respectivos afiches en las carteleras y puntos de concurrencia de la ESAP 2 horas 24 horas 2/24 8,33% Espera de envío de artículos por parte de los aspirantes 21 días 21 días 1/1 100,00% Recepción de artículos en los correos electrónicos de la Revista 5 días 5 días 1/1 100,00% Evaluar los artículos de acuerdo a los criterios establecidos en la convocatoria 7 días 71 días 7/71 9,86% Enviar los resultados a los correos Institucionales 1 hora 1 hora 1/1 100,00% Enviar los resultados a los correos personales de cada aspirante y autor seleccionado 2 horas 2 horas 2/2 100,00% Solicitar la Publicación de los resultados en la página Web de la ESAP 1 hora 1 hora 1/1 100,00% Publicar los resultados en la Página Web de la Revista 2 horas 2 horas 2/2 100,00%
  46. 46. 46 Fijar los resultados en las carteleras y puntos de concurrencia de la ESAP 2 horas 24 horas 2/24 8,33% Realizar Corrección de Estilo 7 días 27 días 7/27 25,93% Enviar comentarios y recomendaciones a cada autor 3 horas 3 horas 3/3 100,00% Esperar la recepción de los cambios hechos a los artículos 7 días 18 días 7/18 38,89% Revisar de nuevo los artículos reenviados por los autores 7 días 14 días 7/14 50,00% Envío de Comentarios Finales 3 horas 3 horas 1/1 100,00% Redactar carta con el contenido de la entrega al Grupo de Publicaciones de la ESAP 1 hora 1 hora 1/1 100,00% Quemar CD con artículos sin diagramar e imágenes 1 hora 1 hora 1/1 100,00% Hacer entrega formal de la carta con el CD 1 hora 1 hora 1/1 100,00% Esperar la versión diagramada del Periódico por parte del Grupo de Publicaciones de la ESAP 7 días 120 días 7/120 5,83% Enviar Periódico diagramado para ser revisado por los autores 2 horas 2 horas 2/2 100,00% Esperar que la Revisión diagramada sea reenviada por los autores 5 días 12 días 5/12 41,67% Envío de Cambios Finales al Grupo de Publicaciones de la ESAP 1 hora 1 hora 1/1 100,00% Esperar que el Periódico sea impreso por el Grupo de Publicaciones 45 días 60 días 45/60 75% Entregar el Periódico a todas las sedes de la ESAP 10 días 25 días 10/25 40% Tabla: Elaboración propia a partir de datos obtenidos con entrevistas a miembros del Consejo Editorial En las dos anteriores tablas se pueden evidenciar los resultados del contraste efectuado entre las metas establecidas en términos de tiempo para efectuar estas acciones simples, y los resultados reales del tiempo que en se empleó. Los desfases son notorios, si observamos la última columna titulada porcentaje de eficacia. Esta es una de las principales dificultades que ha afrontado la organización durante el más reciente año, y que debe ser tratada de manera inmediata, pues de lo contrario seguirá convirtiéndose en una conducta repetitiva e incontrolable, que en últimas termina afectando a la comunidad de la ESAP en general, quienes reciben publicaciones atrasadas y tal vez desactualizadas. Por supuesto hay que tener en cuenta que por su naturaleza, estas falencias son coyunturales y producto de falencias estructurales que muy seguramente pueden contrarrestar las equivocaciones generales del Consejo Editorial. 2.2.2.1.2 Anomalías identificadas Para identificar aspectos problemáticos de la organización que son oportunidades para que ésta mejore, y que se pueden empezar a evidenciar desde la clasificación de procesos, pasando por la
  47. 47. 47 verificación de indicadores y metas de los procesos misionales, se procederá a hacer un inventario de los procesos susceptible de mejora en la tabla 17, para tener más clara la situación11 . Tabla 17. Identificación de Anomalías TIPO DE PROCESO PROCESO ANOMALÍAS ENCONTRADAS FUENTE ESTRATÉGI CO Planeación 1. No se efectuó una distribución y asignación de responsabilidades de manera clara. 2. No se generaron documentos donde se registrara la responsabilidad, el responsable, el tiempo especificado y la fecha límite de entrega. 3. No se estandarizo este proceso 4. No se hizo un cronograma de trabajo claro y ajustado a los tiempos reales de todos los actores 5. Aparte de los procesos misionales, nunca se definió la existencia de otros procesos Editores 1 y 2 Organización 1. El tema de Organización se limitó únicamente a seleccionar los asistentes de edición, pero no definió y generó compromisos en cada uno Editores 1 y 2 Dirección ESTE PROCESO NO FUE EFECTUADO Editores 1 y 2 Control 1. No se hizo vigilancia del cumplimiento de tareas de cada integrante del Consejo 2. No se verificó que el tiempo de las acciones del Grupo de Publicaciones coincidieran con las del Consejo Editorial 3. No se verificó que se estuviese cumpliendo el cronograma, dado que este no fue diseñado de manera clara y concreta Consejo Editorial MISIONAL Producción de la Revista 1. No se establecieron acuerdos con el Grupo de Publicaciones en términos de tiempos 2. No hubo rigurosidad en el cumplimiento del tiempo en la materialización de tareas por parte de cada integrante del Consejo 3. Por efectos de la falta de planeación la convocatoria no pudo llegar a todas las sedes territoriales 4. No se articularon las publicaciones estudiantiles con otras universidades 5. No se publicaron los resultados de semilleros de investigación de la ESAP 6. No se articularon las publicaciones a las cátedras de la ESAP 7. Los objetivos se cumplieron a medias Consejo Editorial Producción del Periódico APOYO Gestión Documental ESTE PROCESO NO FUE EFECTUADO 11 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Nacional para la simplificación, El mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites. [en línea] [Consultado 21 Abr. 2013]. p. 44. Disponible en <http://www.bogota.gov.co/secretariageneral/pdfs/guia.pdf>
  48. 48. 48 Gestión de Comunicacion es ESTE PROCESO NO FUE EFECTUADO Gestión Humana ESTE PROCESO NO FUE EFECTUADO Gestión de Calidad ESTE PROCESO NO FUE EFECTUADO EVALUACI ÓN Evaluación y Mejoramiento de la Gestión ESTE PROCESO NO FUE EFECTUADO Autoevaluació n y Autocontrol ESTE PROCESO NO FUE EFECTUADO Control de la Calidad 1. El control de calidad únicamente se limitó a la edición de las publicaciones y no a la calidad en el uso del tiempo de cada integrante 2. No se establecieron formatos para registrar el cumplimiento de actividades 3. No se acudió a listas de chequeo para enlistar los requerimientos que se iban realizando 4. No se crearon registros de fechas establecidas y fechas de entrega para cada integrante 5. No se crearon manuales o compendios que generaran claridad en cuanto a qué debía hacer específicamente cada integrante Fuente: Guía Nacional para la simplificación, El mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites. Tabla: Elaboración propia a partir de datos obtenidos con entrevistas a miembros del Consejo Editorial En la tabla anterior se presenta una serie de anomalías identificadas en el desarrollo de procesos, que deben ser eliminadas con un modelo de operación orientado a procesos donde no sólo se haga mella en aspectos organizacionales relacionados con la estructura de la misma, con las construcción de procesos y procedimientos o con su modo de asignar responsabilidades, sino además con el cambio o creación de una cultura organizacional dirigida al compromiso y a la conciencia de la pertenencia a un todo y a un equipo que interactúa, que se interrelaciona, y cuyas labores dependen e interdependen la una de la otra sin excepción, buscando ser una organización inteligente que aprende. Con estos insumos se puede elaborar un plan de mejoramiento que sirva para generar acciones correctivas y preventivas frente a las anomalías identificadas y de esta manera controlar estas situaciones indeseadas, buscando ser una mejor organización que aproveche estos peligros potenciales y los potencié hacia el desarrollo de capacidades gerenciales que permitan una mejor y mayor capacidad operativa. 2.2.3 PLANEAR - ¿EN QUÉ ORDEN? 2.2.3.1 Etapa 4: Priorización de Oportunidades Siguiendo con el ciclo de mejoramiento continuo, finalizando la etapa del planear, se debe establecer una prioridad de aquellas anomalías que deben ser tratadas, buscando con esto que se
  49. 49. 49 ataquen los problemas de orden estructural, para que los de orden coyuntural se contrarresten como una consecuencia lógica. (Véase tabla 18) Tabla 18. Priorización de Anomalías PROCESO IMPACTO DE LA ANOMALÍA ENCONTRADA Eficacia Eficiencia Efectividad Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo 5 3 1 5 3 1 5 3 1 Planeación X X X Organización X X X Dirección X X X Control X X X Producción de la Revista X X X Producción del Periódico X X X Gestión Documental X X X Gestión de Comunicaciones X X X Gestión Humana X X X Gestión de Calidad X X X Evaluación y Mejoramiento de la Gestión X X X Autoevaluación y Autocontrol X X X Control de la Calidad X X X Fuente: Guía Nacional para la simplificación, El mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites. Tabla: Elaboración propia a partir de datos obtenidos con entrevistas a miembros del Consejo Editorial En la tabla de priorización de anomalías (tabla 18) se presenta una calificación que pasa por bajo, medio y alto, dependiendo del grado de influencia negativa de las anomalías de cada proceso y transversal a indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad. En la tabla se indica cuáles son los procesos cuyas anomalías presentan un mayor impacto en la organización. Teniendo en cuenta la calificación dada a cada uno de estos, haremos una interpretación de cuáles son las mayores necesidades que se deben tener en cuenta a la hora de presentar un plan de mejoramiento que dé un orden o una secuencia al tratamiento de las dificultades. Para ello se presentarán entonces unos escenarios de mejoramiento asociados a los procesos más relevantes en términos de posesión de anomalías graves, para plantear las alternativas adecuadas al contexto en tratamiento. De acuerdo a la tabla 18 el orden de tratamiento sería el siguiente: 1. Procesos Estratégicos 2. Procesos de Apoyo 3. Procesos de Evaluación
  50. 50. 50 4. Procesos Misionales 2.2.4 HACER, VERIFICAR, ACTUAR - ¿CÓMO HACERLO? 2.2.4.1 Etapa 5: Escenarios de Mejoramiento Continuando ahora con las tres siguientes etapas del ciclo de mejoramiento continuo bajo el cual esquematizamos el trasegar de la organización, hacer, verificar y actuar, estableceremos los escenarios de mejoramiento que aportará insumos para el Plan de Mejoramiento. Se tienen entonces cuatro escenarios posibles: 2.2.4.1.1 Escenario 1. Mejoramiento interno de procesos estratégicos, de apoyo y de evaluación En este escenario se contempla la posibilidad de comenzar haciendo un mejoramiento de los procesos estratégicos, de apoyo y de evaluación del Consejo editorial, en ese estricto orden, pues allí es dónde se presenta las mayores dificultades, que redundan en el incumplimiento efectivo del objeto misional. Llegar a cumplir adecuadamente la misión va ligado a un buen proceso de direccionamiento, que a su vez sea capaz de jalonar un proceso de planeación, que logre consolidar claridad en las competencias de cada integrante. Así mismo, teniendo este tipo de claridades los procesos de apoyo se establecerán y asignarán, permitiendo a su vez que el proceso de evaluación fluya naturalmente de manera transversal entre todos los tipos de procesos de la organización, creando un ambiente apropiado para cumplir objetivos con calidad y dentro del tiempo requerido, que es el mayor propósito. 2.2.4.1.2 Escenario 2. Mejoramiento interno de procesos misionales Con el referente del anterior escenario se puede pensar entonces en revisar las falencias en el tiempo de cumplimiento de las acciones simples que van ligadas al desarrollo de la misión del Consejo Editorial. Como se mencionó hace un instante, el hecho de desarrollar unos procesos estratégicos, de apoyo y de evaluación, y de hacerlo de manera adecuada, permite que el desarrollo de la misión se efectúe de manera ordenada, planeada y ajustada a los requerimientos y al contexto en el que se desenvuelve. 2.2.4.1.3 Escenario 3. Mejoramiento autónomo de la entidad que requiere el empoderamiento del estudiantado Otro escenario importante que se debe contemplar es el mejoramiento a partir de los usuarios de la organización, que en este caso son los estudiantes. En este punto hablamos del empoderamiento que se le debe dar al usuario para que contribuya con sus aportes al progreso de la gestión del Consejo Editorial, en la medida que ello se presenta como un punto de vista alternativo que enriquece la manera de reconstruir. 2.2.4.1.4 Escenario 4. Mejoramiento con la participación de otras entidades Puesto que esta organización interactúa con otras más que influyen en el desarrollo de sus procesos misionales, el mejoramiento debe pasar también por la interacción con aquellos actores externos, en el sentido de generar acuerdos y consensos que permitan una colaboración mutua, de ser necesaria, para que ambos puedan trabajar mancomunadamente, sin generar perjuicios al otro, y si más bien perfeccionando el cumplimiento de objetivos organizacionales con estrategias innovadoras y consensuales.
  51. 51. 51 2.2.4.2 Etapa 6: Plan de Mejoramiento En este acápite presentamos el Plan de Mejoramiento aplicable al Consejo Editorial, en el cual se tiene en cuenta las anomalías identificadas, así como sus causas y efectos. Se busca que este sea un insumo importante para que la organización pueda replantear su forma de actuación, evitando que su gestión sea deficiente y pueda ser un ejemplo para otras organizaciones, dependencias, etcétera, de la ESAP, que adolecen de sistemas adecuados de gestión y de cultura organizacional. Tabla 19. Plan de Mejoramiento del Consejo Editorial PROCESO AFECTADO DEBILIDAD CAUSA EFECTO ACCION DE MEJORA Preventiva Correctiva Planeación 1. No se efectuó una distribución y asignación de responsabilidades de manera clara. 2. No se generaron documentos donde se registrara la responsabilidad, el responsable, el tiempo especificado y la fecha límite de entrega. 3. No se estandarizo este proceso 4. No se hizo un cronograma de trabajo claro y ajustado a los tiempos reales de todos los actores 5. Aparte de los procesos misionales, nunca se definió la existencia de otros procesos 1. Desconocimiento por parte de los Editores 1 y 2 del tema organizacional y de la elaboración y construcción de un proceso adecuado de gerenciamiento de procesos. 2. Falta de direccionamiento por parte de la Facultad de Pregrado 1. Debilidad en la estructura organizacional 2. Debilidad en el liderazgo 3. Ausencia de control efectivo 4. Toma de decisiones inadecuada 5. Incumplimiento en los tiempos de entrega 6. Falta de compromiso de los integrantes 7. Afección a la comunidad académica en la demora de entrega de las publicaciones 1. Capacitar a los aspirantes a Editores 1. Establecer Plan estratégico Institucional y Proceso Estratégico Organización 1. El tema de Organización se limitó únicamente a seleccionar los asistentes de edición, pero no definió y generó compromisos en cada uno 1. Establecer compromisos no formales, cultura organizacional y empoderamiento 1. Elaborar manual de compromisos Dirección No se ha desarrollado Desarrollarlo totalmente Control 1. No se hizo vigilancia del cumplimiento de tareas de cada integrante del Consejo 2. No se verificó que el tiempo de las acciones del Grupo de Publicaciones coincidieran con las del Consejo Editorial 3. No se verificó que se estuviese cumpliendo el cronograma, dado que este no fue diseñado de manera clara y concreta 1. Hacer seguimiento y verificación antes, durante y después 2. Elaborar listas de verificación 1. Hacer seguimiento y verificación final y total Producción de la Revista y 1. No se establecieron acuerdos con el Grupo de Publicaciones en términos de tiempos 1. Falta de procesos estratégicos, de 1. Entrega extemporánea y 1. Generar escenarios de planeación y de 1. Implementar el Plan estratégico
  52. 52. 52 Producción del Periódico 2. No hubo rigurosidad en el cumplimiento del tiempo en la materialización de tareas por parte de cada integrante del Consejo 3. Por efectos de la falta de planeación la convocatoria no pudo llegar a todas las sedes territoriales 4. No se articularon las publicaciones estudiantiles con otras universidades 5. No se publicaron los resultados de semilleros de investigación de la ESAP 6. No se articularon las publicaciones a las cátedras de la ESAP 7. Los objetivos se cumplieron a medias apoyo y de evaluación en la organización desactualizada de los productos a la comunidad ESAP gerenciamiento de procesos institucional Gestión Documental No se ha desarrollado 1. Desconocimiento por parte de los Editores 1 y 2 del tema organizacional y de la elaboración y construcción de un proceso adecuado de gerenciamiento de procesos. Desarrollarlo totalmente Gestión de Comunicaciones No se ha desarrollado Desarrollarlo totalmente Gestión Humana No se ha desarrollado Desarrollarlo totalmente Gestión de Calidad No se ha desarrollado Desarrollarlo totalmente Evaluación y Mejoramiento de la Gestión No se ha desarrollado Desarrollarlo totalmente Autoevaluación y Autocontrol No se ha desarrollado Desarrollarlo totalmente Control de la Calidad 1. El control de calidad únicamente se limitó a la edición de las publicaciones y no a la calidad en el uso del tiempo de cada integrante 2. No se establecieron formatos para registrar el cumplimiento de actividades 3. No se acudió a listas de chequeo para enlistar los requerimientos que se iban realizando 4. No se crearon registros de fechas establecidas y fechas de entrega para cada integrante 5. No se crearon manuales o compendios que generaran claridad en cuanto a qué debía hacer específicamente cada integrante 1. Concepto limitado de la calidad 1. Mala calidad en términos de uso del tiempo y de pertinencia temporal de los productos 1. Capacitación y formación en el tema de gerencia de procesos 1. Implementar el Plan estratégico institucional
  53. 53. 53 2.2.4.3 Etapa 8: Implementación de Acciones de Mejora Teniendo ya planteado un panorama de posibles acciones de mejora para la organización, se deben implementar de manera paulatina, pues el gerenciamiento de procesos es gradual en la medida que se va sujetando a reajustes constantes, que se van dando para acomodar las acciones a los contextos impredecibles. Es por ello también que el momento de la implementación debe pasar por una formación y capacitación de los aspirantes a pertenecer al Consejo Editorial, además de la generación de una cultura organizacional del compromiso, que complementa lo objetivo con lo subjetivo. Esta implementación se dará el próximo mes de mayo que es cuando comienza labores para el año 2013 el Consejo Editorial, esperando dar un acompañamiento constante hasta que se empiecen aver resultados alentadores. 3 CONCLUSIONES Se puede concluir de este ejercicio que el éxito de las organizaciones en el cumplimiento de sus objetivos va ligado a factores tales como el modelo de operación que se tenga, la existencia del mismo y la cultura organizacional que predomine. Se puede pensar que los aspectos técnicos son los únicos que se deben tener en cuenta a la hora de analizar y diagnosticar el estado de una organización, sin embargo, con la realización de este trabajo llegamos a entender que hay factores relevantes como la generación o no de compromisos que llegan afectar de muchas maneras el funcionamiento de una organización. Es por esto que nuestro papel como administradores públicos en formación va ligado a la creación de alternativas organizacionales que suplan las necesidades y se adapten a las dinámicas actuales, contribuyendo a la formación de conocimientos y saberes susceptibles de ser aplicados y mejorados en la sociedad colombiana, que tanto lo necesita.
  54. 54. 54 BIBLIOGRAFÍA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Guía Distrital de Procesos y Procedimientos. [en línea] [Consultado 19 Abr. 2013]. p. 15. Disponible en <http://www.bogota.gov.co/search/google/guia%20distrital?query=guia%20distrital&cx=00137697 7018358426596%3Ayiop5rqfyh0&cof=FORID%3A11&sitesearch=> DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites. [en línea] [Consultado 21 Abr. 2013]. 96 p. Disponible en <http://www.bogota.gov.co/secretariageneral/pdfs/guia.pdf> DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Metodológica Aplicada para la Formulación De Indicadores. [en línea] [Consultado 21 Abr. 2013]. p. 12. Disponible en < https://www.dnp.gov.co/Portals/0/archivos/documentos/DEPP/Metodologias/Cartilla_Indicadores_ Tocancipa_Junio2007.pdf > ESCUELA SUPERIOR DE ADMINSTRACIÓN PÚBLICA. Resolución 0549. (marzo 27). Por el cual se otorga estímulo académico y de carácter pecuniario a un estudiante del programa de formación profesional en Administración Pública seleccionado por mérito para desempeñarse como Monitor en calidad de Auxiliar para la Revista Estudiantil Política & Administración. Considerando.

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