Clases de documentos comerciales

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Clases de documentos comerciales

  1. 1. Los documentos contables Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Como es lógico también están organizados en carpetas contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a la información. En ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo.
  2. 2. Los documentos comerciales sontodos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y lasdisposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.
  3. 3. Documentos de soporte son los documentos fuente para tu información financiera por ejemplo como dices la factura te sirven para extraer datos con los cuales llevas tu control contable por ejemplo de ahí puedes sacra datos de impuestos retenciones descuentos rebajas etc. también sirven para dar veracidad a tu información financiera
  4. 4. La factura, factura de compra o factura comerciales un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar.Nota de Débito Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.Nota Crédito Es un documento por el cual una empresa comunica a su cliente haberle disminuido su deuda o que ha registrado a su favor cierta cantidad por el motivo que ella expresa, esta se emite para rebajar el valor de una factura.Letra de cambio Es un instrumento mercantil que se usa para respaldar operaciones de crédito. Este documento es aceptado por la parte deudora y girado por la parte acreedora con un vencimiento determinado
  5. 5. Factura de venta El documento Factura de Venta se utiliza para registrar contablemente tanto las cantidades como los valores correspondientes al inventario vendido, afectando la correspondiente carga tributaria.recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. A veces también tiene la función de control fiscal. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras características. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibepagaré es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona -denominada suscriptora-, de que pagará a una segunda persona -llamada beneficiaria o tenedora-, una suma determin0ada de dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la declaración de obligaciones: "debo y pagaré".cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valoren el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
  6. 6. Nota de crédito bancaria es dinero que te acreditan o van a acreditarte por alguna razón. por ejemplo cuando te liquidan mal los intereses y luego tienen que resarcirte, o te debitan algo que no debieron hacerlo. La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y muchas cosas más.Nota De Venta Dentro del comercio, se entiende por nota la relación de artículos que se trata de comprar (nota de pedido) o el documento en que se hace constar la entrega de una mercancía con la firma del receptor y que sirve como base para la facturaciónRemito es el documento que el vendedor envía por duplicado al comprador, acompañando la mercadería. Al comprador le permite controlar lo que recibe, conservando el original firmado por el vendedor. Para el vendedor es una constancia de haber entregado la mercadería.Resumen de cuenta las casas de comercio envían al finalizar cada mes, a todos los clientes que le han comprado mercadería, un resumen general del estado en que se hallan sus respectivas cuentas: a) Saldo anterior b) Fecha, número e importe de las facturas que le fueron remitidas. c) Fecha e importe de los pagos realizados por el cliente d) Fecha, número e importe de las notas de débito y de crédito e) El nuevo saldo ajustado.
  7. 7. cotización es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. También se denomina cotización a las cuantías que los trabajadores deben ingresar al zapan del estado en concepto de aportación a la seguridad social. Este tipo de aportación en algunos países recibe el nombre de cotización previsional, y es la fracción, usualmente mensual, de un sueldo o salario depositado por el empleado o empleador (mediante retención) en un sistema de seguridad social. En el caso de chile son los aportes a la cuenta individual de retiro del trabajador en una AFP. Cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en un mercado bursátil. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese títuloPedido Es un documento comercial que el cliente llena cuando esta satisfecho con la cotización recibida, atreves de el adquiere e compromiso de pago si recibe a entera satisfacción el productoLibranza Orden de pago que se da contra alguien que tiene fondos disponibles para la persona que firma esta orden o la expide.
  8. 8. ValesEs una promesa escrita por la cual una persona se obliga a pagar una suma de dinero o una cosadeterminada.Diferencias con el pagaré:a) El vale puede ser por dinero o mercaderías; el pagaré sólo por dinerob)El vale puede emitirse al portador; el pagaré no.c) El vale puede no contener fecha de vencimiento; el pagaré siempre tiene fecha.Diferencia con el reciboa) El vale es una promesa de pago; el recibo es una constancia de un pago efectuadob) El vale obliga al deudor; el recibo lo libera al deudor.Comprobante de contabilidad.Documento de origen interno y externo en el cual se resumen las operaciones financieras,económicas y sociales del ente público y sirve de fuente para registrar los movimientos en el librocorrespondiente. Debe elaborarse en idioma castellano con base en los documentos soporte,indicando la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones y numerarse en formaconsecutiva; su codificación se hará de acuerdo con el catálogo de cuentas del ente público. Loscomprobantes de contabilidad pueden elaborarse por medios manual, mecánico o electrónico yconservarse de manera que sea posible su verificación posterior. Los entes públicos elaborarán,entre otros, los comprobantes de ingreso, egreso y general.
  9. 9. La conciliación bancaria no es un estado financiero básico sino un reporte que se presenta en forma mensual y que se guarda en los archivos permanentes de la compañía, pero para entender bien el temaCAJA MENOR La cuenta Caja general tiene una subcuenta denominada Cajas menores también llamada en algunos textos como fondo fijo de caja menor, el que se constituye para realizar todos los gastos menores que se requieran para el desarrollo de la actividad, y evitar el trámite de pagos por la cuenta bancos. El concepto de fondo fijo, es porque siempre debe aparecer en la contabilidad por su valor, independientemente se encuentre en efectivo o combinado con gastos, por esta razón es muy importante depurar el fondo, esto es, reembolsarlo para que efectivamente sea fijo y en efectivo al momento de presentar el balance general.
  10. 10. Todo ingreso de dinero a la empresa debe tener comorespaldo un comprobante de ingreso donde se describa lafecha, el valor, el concepto del valor ingresado y las firmasde responsabilidad, estos documentos deben estar prenumerados y reservar una zona para registrar un asientocontable, además deben estar conformados por un originalpara Contabilidad y una copia para el archivoconsecutivo.El comprobante de ingreso es una constancia de que unvalor ingresó a la empresa, de manera general, cuando serecibe el dinero en efectivo, el cheque o el Boucher dealguna tarjeta de crédito, estos valores deben estar juntocon el comprobante de ingreso respectivo, en el día de larecaudación y se debe conservarlos en una caja fuertecomo medida de seguridad. Al día siguiente, según normasde control interno y para evitar jineteo de fondos, todos losvalores deben ser depositados en las cuentas bancarias dela empresa.
  11. 11. El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de dinero de la empresa, especialmente por motivo de pago a proveedores. Si para cada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formas continuas generadas por el mismo Banco, en Sigo se pueden definir un documento tipo G por cada Banco.Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato pre impreso, solo de definirá un tipo.
  12. 12. Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original quedaen el banco y una copia con el sello del cajeroo el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas ocheques de otras plazas. Necesidades variasLos soportes de contabilidad se elaboran enoriginal y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija.

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