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Epi N2 2007 Adobe

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Codina, Lluís; Monistrol, Ricard. “Acrobat 8: la nueva apuesta tecnológica de Adobe para la gestión de documentos en...

Codina, Lluís; Monistrol, Ricard. “Acrobat 8: la nueva apuesta tecnológica de Adobe para la gestión de documentos en
la empresa”. En: El profesional de la información, 2007, marzo-abril, v. 16, n. 2, pp. 160-166.

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Epi N2 2007 Adobe Epi N2 2007 Adobe Document Transcript

  • Tomàs Baiget Software Acrobat 8: la nueva apuesta tecnológica de Adobe para la gestión de documentos en la empresa Por Lluís Codina y Ricard Monistrol Resumen: El formato PDF, desarrollado por Adobe, pero convertido en un estándar abierto y de tipo multiplataforma recibe un nuevo impulso con la versión 8 de Acrobat de la misma empresa. Se revisan sus principales características y se destacan las nuevas funcionalidades de esta nueva aplicación de Adobe que probablemente tendrá un gran impacto en la gestión de documentos electrónicos en las empresas. Palabras clave: PDF, Documentos electrónicos, Adobe, Acro- bat, Revisión de documentos Title: Acrobat 8: Adobe’s new technological wager for business document management Abstract: The PDF format, developed by Adobe and since Lluís Codina es doctor en Ricard Monistrol, licenciado converted to an open, multiplatform standard, gets a new bo- ciencias de la información y en periodismo por la Univ. Au- ost from version 8 of Acrobat, produced by the same company. profesor titular de ciencias de tónoma de Barcelona (UAB), A review is offered of the main characteristics and functiona- la documentación de la Univ. diplomado en estudios avan- lity of this new application that most likely will have a great Pompeu Fabra (UPF) de Barce- zados en comunicación social lona. Coordina el grupo de in- e investigador colaborador impact on electronic document management for business. vestigación en documentación del grupo DigiDoc, IULA, UPF; Keywords: PDF, Electronic documents, Adobe, Acrobat, Do- digital (DigiDoc) del Instituto es director de Culturcom, con- cument revision Universitario de Lingüística sultoría en comunicación y di- Aplicada (IULA) de la UPF. fusión cultural. Codina, Lluís; Monistrol, Ricard. “Acrobat 8: la nueva apuesta tecnológica de Adobe para la gestión de documentos en la empresa”. En: El profesional de la información, 2007, marzo-abril, v. 16, n. 2, pp. 160-166. DOI: 10.3145/epi.2007.mar.12 1. El formato PDF gratuito de pdf, sino que es un es- formato pdf) de posteriores mani- tándar abierto que además es ahora pulaciones y/o de aportar certifica- COMO ES SABIDO, si una ISO. ciones, lo cierto es que con dicho empresa o un profesional con gran uso de las comunicaciones Tales datos se corresponden con formato disponemos de dos garan- electrónicas desconfía sobre el es- la apuesta estratégica que Adobe tías: una inmejorable difusión y la tado en que llegará la documenta- adoptó un año después de sacar la posibilidad de convertir en invio- ción a un determinado receptor y primera versión de Acrobat (1993): lable cualquier tipo de documenta- quiere estar seguro que se impri- permitir que cualquier usuario pu- ción. mirá o visualizará de forma muy diera descargarse gratuitamente el La cuestión es que en el mismo similar con independencia de la lector pdf. ¿Lo mejor? No necesa- año en que Microsoft “amenaza” plataforma o sistema operativo riamente desde el sitio web de Ado- con incluir un generador de docu- utilizado por el receptor, puede be. Una decisión empresarial que mentos pdf en su nueva suite ofimá- optar por exportar esa documen- ha facilitado que en la actualidad, tica (Office 2007), Adobe presenta tación al formato pdf (portable existan más de 800 millones de lec- una nueva versión de su programa document format). tores de pdf instalados. Acrobat (8.0) que a su legendaria ¿La razón? No solamente que Si a esto, le añadimos la posi- calidad para crear y proteger do- casi el 90% de los ordenadores pre- bilidad de proteger el documento cumentos pdf une novedades tan sentes en el mundo dispone (entre (con Adobe Acrobat o con cualquier espectaculares como un sistema de otros) de Adobe Reader, el lector aplicación capaz de trabajar con el conferencias virtuales en la Web. 160 El profesional de la información, v.16, n. 2, marzo-abril 2007
  • Lluís Codina y Ricard Monistrol La cuestión es, como señalába- cisamente pocos meses después de 2.1. El organizador de docu- mos anteriormente, que pdf ha sido haber absorbido ya oficialmente la mentos reconocido ya internacionalmente empresa Macromedia (y después de Las principales mejoras y nove- como formato ISO, algo que según que tanto la UE como EUA otorga- dades de Adobe Acrobat Profesio- sus responsables asegura la super- ran sus respectivos permisos). nal 8 radican en la indización y en vivencia de los documentos, quizá las funciones de búsqueda, que se no para la eternidad, pero sí durante Había suscitado interés compro- complementan con el Organizador décadas. No es una cuestión trivial: bar cómo funcionaban las sinergias de documentos. documentos elaborados en otros de ambas empresas. En diversos programas de versiones anteriores productos de Adobe se ha sentido la ¿Cuál es la función de este orga- actualmente son ilegibles en los for- integración de la tecnología Flash nizador? Accesible desde un desple- matos actuales, por no hablar de la de Macromedia, como por ejemplo gable denominado Archivos, o des- imposibilidad de abrir documentos Adobe Captivate 2, programa de de el icono que muestra un archiva- creados con aplicaciones distintas, creación de simulaciones interacti- dor, el Organizador de documentos o con la misma aplicación pero de vas, demostraciones de software y permite saber qué documentos pdf plataformas distintas. módulos de formación. Pero no es (de cualquier origen) se han usado éste el caso de las aplicaciones “clá- o recibido el mismo día así como en sicas” de Adobe Acrobat Professio- diversas pautas temporales (7 días, 2. Adobe Acrobat nal, aunque sí permita acceder des- 14 días, 30 días y un año). Asimis- Professional 8 de la misma aplicación a un entorno mo, posibilita guardar en unos ar- A inicios de 2007, la empresa llamado Adobe Acrobat Connect, chivos llamados Colecciones aque- Adobe presentó el programa Adobe una plataforma de videoconferen- llos documentos que por razón de Acrobat Profesional versión 8, pre- cia virtual (ver recuadro). afinidad sea útil tenerlos accesibles Adobe Acrobat Connect ¿Qué le parecería tener una sala de reuniones – Videoconferencia com imagen (versión nor- virtual que le permitiera tener a la vez 15 parti- mal) y también con voz. cipantes interactivos (en la versión Standard) o – Voz integrada en protocolo de internet hasta 2.500 personas (en la versión Professio- (VoIP). nal)? Es la nueva oferta que Adobe, mediante – Ventanas y presentaciones adaptables a las la tecnología Macromedia Breeze ofrece para necesidades del cliente. que cualquier empresa pueda establecer reunio- nes internacionales desde los distintos puestos – Un mismo usuario puede acceder a diversas de trabajo o sedes de la misma. Aunque no salas virtuales. hemos tenido oportunidad de poner a prueba – Gestión del sistema en manos del cliente, tan- esta opción, se trata de una cuestión nada des- to en administración como en informes. deñable si hacemos caso a la documentación – Posibilita grandes eventos o encuestas. oficial del programa Adobe Acrobat 8. A conti- – Acceso a la biblioteca o base de datos central nuación presentamos una muestra de sus posibi- (datos, documentación, aplicaciones...) lidades (siempre según la documentación oficial – Posibilidad de crear y añadir diversos elemen- del programa): tos (diagramas, hojas de cálculo, textos...) – Disponer de un ilimitado número de diferentes que aumenten el atractivo de presentaciones, salas “virtuales” de reuniones (versión profe- seminarios, formación on line, reuniones de sional). trabajo... – Personalizar la URL de cada una de las salas En resumen, es realizable cualquier necesi- de reunión. dad de comunicar, informar, formar o simple- – Pantallas compartidas por diferentes usua- mente trabajar en grupo en un entorno virtual rios. y con todas las herramientas que sean preci- – Chat, bloc de notas e incluso pizarra. Todo sas, todo ello a partir de un ancho de banda ello interactivo y participativo. 1 Mbps. 162 El profesional de la información, v.16, n. 2, marzo-abril 2007
  • Acrobat 8: la nueva apuesta tecnológica de Adobe para la gestión de documentos en la empresa Asimismo, uno de los proble- mas que tenía Acrobat 7 era no soportar determinados formatos de documentos a la hora de fusionarlos en un solo pdf, o una cierta facili- dad para “colgarse”, ya que a veces quedaba bloqueado y era necesario reiniciarlo de nuevo. Con la nueva versión, realizada la prueba con los mismos documentos que provoca- ban antes el bloqueo, hemos com- probado que la compatibilidad ha mejorado. Así mismo, en la anterior ver- sión 7 habíamos detectado que in- Figura 1: El Organizador de Acrobat 8, donde se aprecia a la izquierda el historial, acceso a troducir un vínculo hipertextual los archivos y las colecciones creadas, en el centro los archivos utilizados en los últimos 7 días y hacia otro archivo o hacia un sitio a la derecha la visualización del archivo seleccionado mediante zoom. web aún resultaba complicado por el número de operaciones que de- en la misma carpeta. Simplemente 2.2. Integración con el sistema bían hacerse, es decir, la usabilidad con el mismo ratón, se arrastraran y revisión compartida de esta función era un tanto baja. En hasta su nueva carpeta en el Orga- la nueva versión esto ha quedado La nueva versión de Adobe fa- nizador. Pero con una salvedad: no gratamente solventado con la po- cilita aún más la conversión, en un variará en nada la ubicación origi- sibilidad de crear a voluntad una o solo clic, del documento que tenga- nal del archivo físico, que podemos diversas barras de herramientas con mos en Outlook, Internet Explorer, ver mediante el botón derecho del todas la funciones que se deseen te- Publisher, Access o Lotus Notes a ratón, pero siendo ahora fácilmen- ner a mano y, de este modo, evitar formato pdf. Se aumenta así el nú- te accesible desde la ya citada Co- un buen número de pasos. mero de aplicaciones que disponen lección etiquetada oportunamente. de tal utilidad, que hasta ahora sólo De todas formas, probablemen- Además, permite imprimir los do- era patrimonio de Windows Micro- te, una de los principales puntos cumentos seleccionados, gestionar soft Word, Excel y Power Point. fuertes de Adobe Acrobat 8 es que su revisión compartida, combinar- los o enviarlos por e-mail. ¿Qué se podría mejorar en el Organizador? Cualquier usuario o usuarios que gestionen y produzcan un elevado número de documentos, puede gastar demasiado tiempo en buscarlos luego y guardarlos en la colección. ¿Por qué no habilitar una herramienta de búsqueda en el propio Organizador? Su función aumentaría la rapidez en la gestión de archivos, pues buscando por pa- labras clave los documentos referi- dos a un tema de revisión, proyecto acabado, informe, etc., se podrían seleccionar los documentos que de- seáramos y traspasarlos en conjun- to (o individualmente) a una deter- minada colección. Con todo, debe señalarse que desde el servicio de búsqueda centralizado de la aplica- ción sí que es posible buscar en las Figura 2: Combinación de archivos, donde se aprecia la mejorada posibilidad de fusión o la Colecciones. innovación en el ensamblaje. El profesional de la información, v.16, n. 2, marzo-abril 2007 163
  • Lluís Codina y Ricard Monistrol cualquier documento puede ser re- sión, y así ampliar de forma notable 2.3. Innovaciones para la Red visado y comentado por otras per- el número de personas que pueden y racionalización sonas, siempre conservando el for- participar. Una de las grandes novedades mato pdf. En la versión anterior (7) Si hasta ahora hemos estado ha- de Acrobat 8 es, sin duda, el Ado- esta función no estaba muy resuelta: blando de la revisión de documen- be Acrobat Connect, para celebrar se conseguía mediante el uso del co- tos, la nueva versión es capaz de reuniones virtuales en tiempo real, rreo electrónico. Es decir, se envia- exportar a Microsoft Word el docu- que incorpora varias herramien- ba la documentación, se recibían los mento ya finalizado, conservando tas que facilitan la comunicación comentarios nominalizados, y des- su diseño, fuentes, formato y tablas, interactiva, como se explica en el pués se integraban al documento. y siendo editable sin ningún tipo de recuadro que acompaña este artí- Ahora, en la versión 8 se ha problema. culo. dado un paso adelante hacia la re- También cabe destacar que Otra novedad es la de poder visión en tiempo real: ver inme- cualquier documento, sea escrito de crear un fichero común donde todos diatamente todos los comentarios forma manual o mediante impreso- los documentos que lo integran (pa- una vez han sido realizados. Ahora ra y escaneado, es automáticamente sados anteriormente a formato pdf) bien, para esto es necesario que to- reconocido por la nueva versión de conserven íntegramente todas sus dos los integrantes o miembros del Acrobat, pues está dotado de OCR características. Es decir, se conser- grupo de revisión estén conectados (optical character recognition). Por varán sus condiciones de seguridad, al servidor de red de la empresa o ello permite pasar a pdf documen- firmas electrónicas y otros elemen- institución. Es una mejora que in- tación que nos interese conservar o tos previos a la combinación. Debe- crementa la productividad, pues al enviar en formato original y valida- mos diferenciar esta función de la no depender de un correo electró- da con la firma electrónica. de fusión de documentos, explicada nico, el documento llega a su fase en el anterior apartado sobre mejo- Por último, resulta interesante final en menor tiempo. Además, se ras, con la que los documentos ori- la característica de activar formula- aumenta la integración del equipo ginales pierden sus características rios a partir de un documento que de trabajo. al crear uno nuevo que reúne toda previamente no ha estado diseña- Adicionalmente, existe la posi- do para ello: detecta los posibles la información. bilidad de habilitar el Adobe Rea- campos a rellenar en documentos Esta innovación resulta muy útil der 8 (recordamos que en este caso escaneados, con formato pdf, Word en aquellos casos en los que al en- es un lector gratuito) para participar y hoja de cálculo Excel. Una op- viar un archivo con algún proyecto, en las revisiones compartidas. Es ción útil para la creación y gestión presupuesto o informe sea necesa- decir, podrá disponer de una com- rápida de formularios en cualquier ria la certificación e inviolabilidad pleta barra de herramientas de revi- función. de algunos de los documentos con valor jurídico que lo compongan. En relación con la usabilidad, Adobe destaca como innovación la racionalidad del nuevo diseño de la interfaz, y, sobre todo, la rapi- dez con la que se pueden realizar las funciones. Se trata de una cues- tión clave, pues hemos de entender la “usabilidad” como la capacidad que cualquier aplicación informá- tica facilite al máximo el acceso a una función determinada y a su desempeño de forma sencilla. Es decir, que no haga “pensar” más de lo estrictamente necesario obtener el resultado deseado. ¿Beneficio? Un aumento de la productividad: todo el tiempo que se gaste en aprender a usar una función de un Figura 3: Asistente: función adscrita al inicio del programa, que ofrece acceso rápido y programa se pierde para su verda- tutorizado a 8 posibles tareas. dero cometido. 164 El profesional de la información, v.16, n. 2, marzo-abril 2007
  • Acrobat 8: la nueva apuesta tecnológica de Adobe para la gestión de documentos en la empresa tes que se pueden colocar en cual- quier parte de la pantalla, y con las funciones específicas que se deseen escogidas mediante un menú. Tal como decíamos anterior- mente en el apartado de mejoras, en la versión actual la dificultad de introducir vínculos hipertextuales se ha solventado, pues esa función puede ponerse en la propia barra de herramientas (específicamente la de edición avanzada). Otra función, que más que me- jorada ha sido renovada, es la de búsqueda avanzada a la que tam- bién nos hemos referido antes bre- vemente. Según indica Adobe, a la Figura 4: Una de las tareas del Asistente: crear un archivo pdf. hora de realizar búsquedas se tie- nen en cuenta datos que hasta ahora permanecían ocultos: metadatos del ¿Cuáles son los elementos de Tras haber seleccionado alguna documento (en xml); anotaciones esta anunciada racionalización? En función, cada uno de los recuadros realizadas en las revisiones; archi- nuestra opinión el más efectivo es remite un menú contextual con ex- vos adjuntos (siempre que estén en el nuevo asistente de Adobe Acro- plicaciones e instrucciones, donde pdf); campos que formen un formu- bat. Se ha trabajado muy bien el as- se describen todas las posibles fun- lario; capas o niveles que formen un pecto gráfico, y es claro a primera ciones que puedan ir asociadas a la documento o archivo; y marcadores vista. Su disposición de acceso a las tarea. (elementos hipertextuales que per- funciones se plasma en 8 recuadros, miten acceder directamente a una Hasta ahora insertar más o me- todos ellos formados por un icono parte del documento previamente nos elementos de trabajo en las di- descriptivo, por palabras clave y seleccionado). Una vez realizada la versas barras de herramientas cho- una breve explicación de las funcio- búsqueda se propone editar o borrar caba con el espacio predeterminado nes. En conjunto se cubre la totali- el contenido seleccionado. para ello. Ahora hay barras flotan- dad de tareas que un usuario normal o avanzado necesita, a saber: 1. Creación de un documento o archivo pdf. 2. Combinación de archivos o documentos. 3. Exportación a otros forma- tos: permite guardar una aplicación pdf, por ejemplo, en html, jpeg, tiff, doc o xml. 4. Iniciar una reunión virtual mediante la aplicación Adobe Acro- bat Connect Professional. 5. Seguridad de los archivos. 6. Firmar documentos digital- mente. 7. Crear formularios. Figura 5: Menú de creación de barras de herramientas; a la derecha aparecen dos de las 8. Revisar y comentar archivos. barras creadas, la de edición y la de edición avanzada. El profesional de la información, v.16, n. 2, marzo-abril 2007 165
  • Lluís Codina y Ricard Monistrol Aunque podamos modificar las Pero no acaban aquí las ven- haber vuelto a tomar el control de condiciones de seguridad de un do- tajas: una vez todos los usuarios la documentación electrónica en las cumento presente en internet, es de- hayan contestado, Acrobat 8 per- empresas, pero... ¿es que dejó de te- cir, de acceso público, puede resul- mite en una sola pantalla tener a la nerlo alguna vez? tar relevante para una empresa que vista cualquiera de los formularios Todo parece indicar que la ver- ciertos datos no aparezcan, como rellenados y, en la parte superior, sión 8 de Adobe marcará un cierto por ejemplo algún dato sensible tenerlos ordenados por nombre y “antes y después”. Para decirlo de que contravenga la Ley Orgánica apellidos. De esta forma se accede forma simbólica, el salto que re- de Protección de Datos. a cada uno de los formularios nomi- presenta el número de versión X, nalizados, sin cambiar de pantalla. Para prevenir contingencias de ahora, tal vez correspondería más Se puede guardar el archivo en este este tipo, mediante la herramien- denominarse Adobe v. 10. mismo formato. ta de edición avanzada se pueden borrar de forma definitiva texto y/o 3. Conclusiones 4. Bibliografía ilustraciones. Eso no quiere decir que el documento original pierda Como se ha visto, el Adobe “Adobe Acrobat”. Wikipedia. Consultado: 9-2- 2007. de forma definitiva los datos, sino Reader 8 realiza funciones nuevas, http://en.wikipedia.org/wiki/Adobe_Acrobat que la copia del documento de ac- tales como revisiones compartidas ceso público no tiene ninguno de o rellenar formularios (o permitien- “Adobe Reader”. Wikipedia. Consultado: 9-2- 2007. ellos. Incluso usando un programa do guardar éstos en local para ser http://es.wikipedia.org/wiki/Adobe_Reader de recuperación de datos, resultará rellenados posteriormente). Padova, Ted. Adobe Acrobat 7 PDF bible. Indi- imposible acceder a los contenidos Resulta muy interesante la op- anapolis: Wiley, 2005. borrados. ción de Adobe Reader para firmar Steward, Sid. PDF hacks: 100 industrial-streng- Si antes destacamos que se ha- digitalmente un documento, habi- ht tips and tools. Sebastopol: O’Reilly, 2004. bía mejorado la detección de cam- litando además que la firma pueda pos de un documento no diseñado ser editada con elementos estéticos como formulario, Acrobat 8 profe- o simplemente corporativos. No Lluís Codina, Universidad Pompeu sional permite que en un documen- es desdeñable que, además, la Ad- Fabra to pdf estático esos mismos campos ministración haya aceptado que la lluis.codina@upd.edu se activen de forma automática. De firma digital de un documento pdf http://www.lluiscodina.com esta forma se obtiene un documento esté asociada al DNI electrónico, interactivo que puede ser rellenado lo cual es una gran ventaja para Ricard Monistrol, periodista y con- por otros usuarios, incluso por los la burocracia oficial, y en el futu- sultor independiente que dispongan solamente de Adobe ro para todo tipo de transacciones. rmonistrol@gmail.com Reader (7 u 8). Con su nueva versión Adobe parece http://www.ricardmonistrol.cat Directorio EXIT Estimado lector: Por el simple hecho de estar leyendo El profesional de la información demuestra tener especial interés y, probablemente, buenos conocimientos sobre algún aspecto de esta variada profesión. Sólo con que haya publicado algún artículo o pueda impartir un par de horas de clase sobre su trabajo usted merece ser aceptado en el Directorio de Expertos en el Tratamiento de la Información. Rellene hoy mismo su ficha y sea miembro de una comunidad internacional de 800 expertos capaces de participar en cursos, mesas redondas, proyectos de investigación, etc. http://directorioexit.info 166 El profesional de la información, v.16, n. 2, marzo-abril 2007