Módulo 3 el proceso de auditoria
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Módulo 3 el proceso de auditoria

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Diapositivas que presentan el proceso a seguir en cualquier tipo de auditoría de gestión.

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  • Estimado Carlos, he adjuntado por aqui la info completa sobre el proceso de auditoria. Tmbien te envié a tu mail. Espero te sea util. Un abrazo!
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  • NO encontre los modulos 1 y 2, no se si te fuera posible enviarmelos para porpositos de entrenamiento de mis gentes d ecalidad
    te lo agradeceria mucho
    atte Carlos
    email:carlos.grupovelas@yahoo.com
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  • Muy interesante la formación de auditores, pero no se pueden bajar.
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Módulo 3 el proceso de auditoria Módulo 3 el proceso de auditoria Presentation Transcript

  • Formación Auditores Internos
    Parte 3
    PROCESO DE AUDITORÍA
  • Gestión de un Programa de Auditoría
    Autoridad para el programa de auditoria
    Establecimiento del Programa de
    Auditoria
    - Objetivos y amplitud
    - Responsabilidades, recursos
    y procedimientos
    Planificar
    Actuar
    Implementación del Programa de
    Auditoria
    • Calendario de auditorias
    • Evaluación y selección de los auditores
    - Conducción actividades auditoria
    - Registros de auditorias
    Mejora del Programa de Auditoria
    - Identificación oportunidades de mejora
    Hacer
    Seguimiento y revisión del
    Programa de Auditoria
    • Acciones correctivas y preventivas
    Verificar
  • PLANIFICACIÓN
    EJECUCIÓN
    PROCESO
    DE
    AUDITORÍA
    REPORTE
    ACCIÓN CORRECTIVA
    SEGUIMIENTO
  • Actividades de Auditoría
    Inicio de la Auditoría
    - Designación Auditor Líder
    - Objetivos, alcance y criterios de auditoría
    • Viabilidad de auditoría
    • Selección equipo auditor
    • Contacto inicial con auditado
    - Determinación de la duración de la auditoria
    Realización de las actividades deAuditoría
    • Reunión de apertura
    • Comunicación durante la auditoría
    • Recopilación y verificación de información
    - Generación de hallazgos de auditoría
    • Conclusiones de la auditoría
    - Reunión de cierre
    Revisión de la documentación
    • Documentos, registros, auditorias previas
    Preparación, aprobación y distribución del
    Informe de la auditoría
    • Preparación informe de auditoría
    • Aprobación y distribución del informe de auditoría
    Preparación actividades de Auditoría
    • Plan de auditoría
    • Tareas equipo auditor
    - Documentos de trabajo
    Finalización de la auditoría
    Seguimiento de la auditoría
    • Designación Auditor Líder y equipo auditor
    • Objetivos, alcance y criterios de auditoría
    Realizar una auditoria de conformidad, con el propósito de verificar que el SGC documentado este implementado de acuerdo a los requisitos de la norma ISO 9000...
    • Viabilidad y duración de la auditoría
    • Contacto inicial con auditado
    • Revisión de la documentación (registros, informes auditorias previas).
    • Elaboración de documentos
    de trabajo:
    • Plan de auditoría
    • Lista de verificación (checklists)
    PLANIFICACIÓN
  • Documentos de Planificación de auditoría
    Plan de auditoría: permite la descripción de las actividades y ajustes para una auditoría.
    Lista de Verificación: Ayuda a administrar el tiempo, indica lo que ha de cubrirse en cada proceso, recopila las evidencias de la auditoria en orden lógico, facilita el cubrimiento de cada actividad con respuesta para los requerimientos, se enfoca en lo importante.
  • EJECUCIÓN
    Reunión de Apertura
    Confirmar el plan de auditoría
    Explicar cómo se llevará a cabo las actividades de auditoria
    Establecer el canal de comunicación
    Confirmar recursos y acceso a las áreas
    Aclarar detalles a los auditados
  • n
    EJECUCIÓN
    Presentación del equipo auditor
    Confirmar los objetivos, alcance y criterios de la auditoría
    Asegurarse que los auditados conocen el alcance y el programa de auditoría
    Métodos y procedimientos que se utilizarán para realizar las auditorías
  • EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
    Comunicación durante la auditoría
    • Entre el auditor líder y el equipo auditor.
    • Entre el equipo auditor y los auditados.
    • Entre el auditor y el cliente
    para informarle del progreso
    de la auditoría, necesidades
    de cambio en los objetivos,
    alcance y criterios de la
    auditoría, o la terminación
    de la auditoría.
  • VERIFIQUE
    OBSERVE
    PREGUNTE
    EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
    Conducción de la Auditoría
    Recopilación y verificación de la información
    Métodos:
    • Entrevista
    • Observar procesos y registros
    • Verificar procedimientos
  • Las fuentes de información pueden variar de acuerdo con el alcance y complejidad de la auditoría.
    • Entrevistas con empleados y otras personas.
    • Observación de las actividades y del ambiente de trabajo.
    • Revisión de documentos: política, objetivos, procedimientos, instrucciones, contratos,…
    • Revisión de registros: actas de revisión, informes de auditorías, registros de inspección,…
    • Al muestrear documentos, evite que lo haga el auditado.
    • La herramienta fundamental del auditor: la pregunta.
    EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
  • EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
    • Controlar y dirigir la auditoría en todo momento.
    • Seguir el programa de la auditoría.
    • Comunicar cualquier desviación grave que se detecte.
    • Todas las evidencias deben ser demostrables (evitar el “en mi opinión”).
    • Evitar las pérdidas de tiempo: charlas intrascendentes, descansos frecuentes, comidas largas y copiosas.
    • Hacer las preguntas, oir las respuestas y pedir evidencias (evitar discusiones).
  • Ante cualquier situación debemos preguntar:
    • Qué ?
    • Quién ?
    • Cómo ?
    • Cuándo ?
    • Dónde ?
    • Para qué ?
    Estas son las mejores
    herramientas para la
    obtención de evidencias
    objetivas
    MUÉSTREME
    EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
    Observar expresiones corporales
  • EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
    ENTREVISTA
    Reporte verbal para obtener información acerca de experiencias de un proceso.
    • Dos Tipos:
    • Estructurada: las preguntas y alternativas de respuesta son predeterminadas.
    • No estructurada: no se predeterminan las preguntas ni respuestas.
  • EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
    Lo que debe hacer el auditor
    • Hacer preguntas abiertas. “¿podría decirme que está haciendo usted?”
    • Preguntar a todos los miembros de la organización.
    • Contrastar las respuestas que obtiene de los miembros de la organización.
    • Tener en cuenta las expresiones externas del auditado: nervios, agresividad, inseguridad.
    Lo que no debe hacer el auditor
    • Hacer más de una pregunta a la vez.
    • Sugerir las respuestas en las preguntas o ayudar al entrevistado a contestarlas.
    • Discutir con el auditado.
    • Seguir literalmente la lista de verificación.
    • Conformarse con sospechas, ante una sospecha el auditor debe profundizar hasta aclarar la situación.
    • Escuchar, escuchar y comprender
    • Investigar, diagnosticar y evaluar antes de emitir el hallazgo
    • No adicionar datos, ideas o pensamientos
    • No adelantarse a interpretar situaciones
    • Poner atención durante el proceso y no distraerse
    • No ¨oir lo que quiere oir¨
    • Tener actitud positiva, mente abierta, humildad y profesionalismo
    • No califique ¨muy bien ¨
    EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
  • Conducción de la auditoría
    EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
    En toda auditoría la evaluación es por muestreo y en este sentido tiene su limitación.
    La evidencia de la auditoría debe ser evaluada frente a los criterios de auditoría para generar los hallazgos que indican la conformidad o no conformidad.
    Las no conformidades deben revisarse con el auditado (comprender y reconocer).
  • Conducción de la auditoría
    EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
    Las no conformidades se redactan tomando en consideración 4 factores:
    Ubicación: descripción del lugar, área, proceso donde se localiza el hallazgo.
    Descripción: descripción concisa de la naturaleza del hallazgo.
    Evidencia: cómo puedo demostrar el hallazgo.
    Referencia: indicar el requisito de la norma o del procedimiento que se incumple.
  • EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
    Conducción de la Auditoría
    En una auditoría nos podemos encontrar con tres Tipos de Hallazgos
    Observaciones positivas
    Documentar cualquier actividad o tipo de control sobresaliente con respecto a los criterios u objetivos de la auditoría. Se recomienda que se haga mención de esos hallazgos positivos en la reunión de cierre y se incluya en el informe de auditoría.
    Por ejemplo:
    • Buena actitud y cooperación del personal
    • Sobresaliente limpieza y orden general
    • Mejoras realizadas al SGC desde la auditoria anterior
  • EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
    Conducción de la Auditoría
    2. Observaciones de oportunidades de mejora
    Cuando hay tendencia hacia el incumplimiento con alguno de los requisitos de la norma o del SGC.
    Cuando el tipo de control puede ser mejorado con el fin de lograr un SGC más eficaz.
  • EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
    Conducción de la Auditoría
    3. No conformidad
    Se define como el incumplimiento de un requisito. No todos los hallazgos de la auditoría tienen el mismo impacto en el SGC.
    El incumplimiento completo de un requisito de la norma causará mayor impacto que la falta de identificación de algún documento
    Se clasifican en menores y mayores.
  • EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
    Conducción de la Auditoría
    Tipos de Hallazgos
    3.1 No conformidad menor (m)
    • Falta aislada en el cumplimiento de algún requisito de la norma.
    • Falta aislada en el cumplimiento de algún procedimiento o de alguna instrucción del SGC.
  • EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
    Conducción de la Auditoría
    Tipos de Hallazgos
    3.2 No conformidad Mayor (M)
    • Ausencia completa del cumplimiento con algún requisito determinado de la norma
    • Falta de controles requeridos por la norma o controles inadecuados
    • Evidente tendencia hacia el incumplimiento sustancial del sistema (varias no conformidades menores respecto al mismo requisito de la norma)
    • Falta significativa de compromiso gerencial hacia el objetivo del sistema
  • AUDITORIA INTERNA
    No
    Descripción de la No conformidad
    Evidencia
    Req
    ISO
    M May
    m Men
    O Obs
    Descripción de la No Conformidad
    Evidencia
    Req
    ISO
    M Mar
    m Me
    O Obs
    1
     
     
     
    Se evidenció que el Procedimiento PA-12 de Control de Documentos, no estaba disponible en el punto de la auditoria, para actualizar, emitir y administrar la documentación del sistema.
    No existe el procedimiento
     
     
    4.2.3
    M
     
     
     
     
     
     
    2
     
     
     
    RP-090201
     
    O
     
     
     
     
    3
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
    Reporte de No conformidades
    Reporte de No Conformidades
    Proceso / Area: Control de Documentos
  • Redacción de No Conformidades
    INSTRUCCIONES: Haga una división del trabajo entre los integrantes de su grupo. Cada integrante individualmente prepare una “ Redacción de No Conformidades.”
    Asegúrese de que su Redacción de No conformidades está:
    a) Basada en hechos
    b) Completa (Sugiere usar: Qué, Quién, Cómo, Cuándo, Dónde, Para qué ?)
    c) Fácil de ser entendida por los gerentes de las áreas auditadas
    En la descripción de no conformidades identificar:
    1)  Con qué requisitos de la Norma ISO 9001:2008, está relacionada la no conformidad
    2)  La clasificación de la no conformidad (mayor, menor, observación)
    3)  La evidencia objetiva (hechos, documentos o confirmaciones)
    Un representante del grupo presentará la “Redacción de No Conformidades” a los demás grupos. Esta debe ser analizada constructivamente por los otros grupos. Finalmente, el grupo actualiza y presenta la “Redacción de No Conformidades” final, como lo será en las auditorías.
  • EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
    Conducción de la Auditoría
    Reuniones intermediaso de enlace
    Grupo auditor: Al final de cada etapa
    Para controlar el proceso, cronogramas, prevenir problemas de la auditoría, reunir los hallazgos, revisar las no conformidades
    Grupo auditor y auditado: Al final de cada día
    Para descargar no-conformidades y acordar la aceptación de las mismas
  • EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
    Reunión de Cierre
    Reunión del equipo auditor para:
    • Representantes de las áreas auditadas
    • Presentación de los resultados (auditor líder o cada auditor).
    • Se acuerdan las conclusiones de la auditoría.
    • Grado de conformidad del sistema de gestión con los criterios de auditoría.
    • Se establece el borrador del informe final de auditoría.
    • Agradecimientos.
  • EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría
    Reacciones al recibir retroalimentación
    Negación
    Irritación
    Resentimiento
    Indiferencia
    Aceptación
  • 1. Aspectos Generales
    Presentar máximo 8 días después de la auditoría
    No debe diferir del “borrador” inicial
    Presentación general
    • Datos de la empresa, fecha de la auditoría, objetivo, alcance, criterios de auditoría, miembros del equipo auditor, cliente de la auditoría, hallazgos de auditoría, y las conclusiones de la auditoría.
    • Fácil lectura, concreto, oraciones claras, cortas, legibles, que demuestre profesionalismo y educación.
    Firma del Auditor Líder y del Representante de la Empresa
    REPORTE
  • ACCIÓN CORRECTIVA/PREVENTIVA
    Responsabilidad de la Gerencia del auditado
    Determinar la acción correctiva.
    Examinar y analizar las causas de las no-conformidades de la auditoría.
    Determinar la acción preventiva.
    Examinar y analizar las causas de las no-conformidades potenciales de la auditoría.
    Responder reporte de no - conformidades
    • Evitar recurrencia (atacando de raíz el problema)
    • Responsable por la acción correctiva/preventiva
    • Fecha de conclusión de la acción correctiva/preventiva