Transferencias documentales

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Transferencias documentales

  1. 1. TECNOLOGÍA GESTIÓN DOCUMENTAL Realizado por: Sara Inés Chacón Monica Carabali
  2. 2. INTRODUCCIÓN • La Transferencia documental debe ser con un conocimiento eficaz teniendo en cuenta la siguiente fases de archivos.
  3. 3. OBJETIVO • Aclarar, el buen manejo de las TRD. • Tener conocimiento del proceso de un documento. • Garantizar por medio de los documentos la transparencia de la información
  4. 4. I
  5. 5. I Es el traslado de las Series y/o Subserie documentales que han cumplido su tiempo en el Archivo de Gestión u Oficina al Archivo Central o Intermedio TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
  6. 6. I  Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.  Evita la producción y acumulación de los documentos  Asegura, facilita el control efectivo y ordenado de la documentación.  Soluciona el nivel físico y funcional del problema de la acumulación de los documentos.  Concentrar la información útil para la toma de decisiones.  Guarda precaución de la documentación y mejores condiciones de conservación. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES IMPORTANCIA
  7. 7. FASES DE ARCHIVO • ARCHIVO DE GESTIÒN: El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central . • El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores de la documentación y el jefe de archivo.
  8. 8. FASES DE ARCHIVO • ARCHIVO CENTRAL:El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen. • Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y procedimientos previstos en la TRD .
  9. 9. FASES DE ARCHIVO • ARCHIVO HISTÓRICO:debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. • Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica. .
  10. 10. REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS • Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994. • Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso. PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION • Limpieza de la documentación • Eliminación de material metálico • Identificación del material afectado por biodeterioro • Unidades de conservación y realmacenamiento • Revisión y Foliación • Cajas • Carpetas • Amarre • Embalaje TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
  11. 11. CONCLUSIÓN • Con este proceso de transferencia de archivo nos damos cuenta de la importancia y el buen manejo de los documentos. También nos ayuda, como poder servir a todos los ciudadanos que necesitan información de manera inmediata.

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