PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO José Carlos Sanjuán  Socio-Director de Monforte & asocia...
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PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS DEL PROTOCOLO? </li></...
PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>¿CUÁL ES EL ORIGEN DEL PROTOCOLO? </li></ul><ul>...
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PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>EL ESCENARIO PROTOCOLARIO </li></ul><ul><li>El r...
PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>EL PROCESO DE PREPARACIÓN </li></ul><ul><li>Crea...
PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>INVITACIONES </li></ul><ul><li>SEGURIDAD </li></...
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PresentacióN José Carlos SanjuáN

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PresentacióN José Carlos SanjuáN

  1. 1. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO José Carlos Sanjuán Socio-Director de Monforte & asociados
  2. 2. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>LA COMUNICACION GLOBAL </li></ul><ul><li>La complejidad de las relaciones que una organización mantiene externa e internamente ha desembocado en una profesionalización de la actividad del responsable de imagen y una mayor elaboración de su papel y funciones. </li></ul><ul><li>Sus responsabilidades abarcan: </li></ul><ul><ul><li>Las Relaciones Públicas Externas </li></ul></ul><ul><ul><li>Las Relaciones Públicas Internas </li></ul></ul>
  3. 3. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>LA SOCIEDAD DE LA INFORMACION </li></ul><ul><li>Hoy, la comunicación es protagonista de la vida social, política y económica. </li></ul><ul><li>Las Empresas e Instituciones necesitan más que nunca prestar atención a su imagen pública. </li></ul><ul><li>Los lideres y directivos también deben cuidar especialmente su imagen externa. </li></ul>
  4. 4. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>¿QUÉ ES EL PROTOCOLO? </li></ul><ul><li>Es un instrumento de comunicación fundamental. </li></ul><ul><li>Es la labor de organización de todas aquellas actividades donde se proyecta la imagen de la empresa o institución. </li></ul><ul><li>No sólo se trata de la ordenación de un acto, sino además de la transmisión de mensajes a través de los detalles con el objeto de demostrar “ puertas afuera” que nuestra casa está en orden. </li></ul>
  5. 5. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>¿QUÉ HACE ESPECIAL EL PROTOCOLO? </li></ul><ul><li>Bien llevado no se nota y ayuda al desarrollo del acto garantizando en gran parte su éxito. </li></ul><ul><li>La unión con acierto del Protocolo y el Ceremonial a los usos y costumbres como base de la técnica del saber </li></ul><ul><li>hacer bien las cosas. </li></ul><ul><li>La experiencia, dedicación y preparación de quienes lo orientan y coordinan. </li></ul>
  6. 6. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS DEL PROTOCOLO? </li></ul><ul><li>Generar confianza en todas las audiencias de la organización, tanto externas como internas. </li></ul><ul><li>Crear un clima distendido favorable al entendimiento </li></ul><ul><li>y la negociación a través de su acción integradora y armónica. </li></ul><ul><li>Promover la opinión encaminada a lograr una </li></ul><ul><li>credibilidad imprescindible para aspirar a la </li></ul><ul><li>rentabilidad futura. </li></ul>
  7. 7. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>¿CUÁL ES EL ORIGEN DEL PROTOCOLO? </li></ul><ul><li>La necesidad de un orden es parte del interés general de la sociedad. </li></ul><ul><li>La presentación de una imagen nítida y limpia está íntimamente ligada al orden inherente de las cosas. </li></ul><ul><li>Las empresas y las instituciones privadas desean aplicar el orden de la vida oficial a sus actividades de relación externa e interna. </li></ul>
  8. 8. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>AUTORIDADES: </li></ul><ul><ul><li>Casa Real </li></ul></ul><ul><ul><li>Internacionales </li></ul></ul><ul><ul><li>Europeas </li></ul></ul><ul><ul><li>Nacionales </li></ul></ul><ul><ul><li>Autonómicas </li></ul></ul><ul><ul><li>Provinciales </li></ul></ul><ul><ul><li>Locales </li></ul></ul><ul><li>DIRECTIVOS DEL GRUPO (Multinacionales) </li></ul><ul><li>PROVEEDORES </li></ul><ul><li>DISTRIBUIDORES </li></ul><ul><li>CLIENTES </li></ul><ul><li>MEDIOS DE COMUNICACIÓN. </li></ul>¿CUÁLES SON LOS PÚBLICOS A LOS QUE SE DIRIGE EL PROTOCOLO?
  9. 9. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>¿CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES PROTOCOLARIAS MAS IMPORTANTES? </li></ul><ul><li>ACTOS EN GENERAL. </li></ul><ul><li>RECEPCIONES. </li></ul><ul><li>INAUGURACIONES. </li></ul><ul><li>CELEBRACIONES. </li></ul><ul><li>PRESENTACIONES PUBLICAS </li></ul><ul><li>JUNTAS DE ACCIONISTAS. </li></ul>
  10. 10. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>¿CUÁLES SERIAN LAS RESPONSABILIDADES DE UN DEPARTAMENTO DONDE SE UBIQUEN LAS RESPONSABILIDADES DE PROTOCOLO? </li></ul><ul><li>Relaciones Públicas, Externas o Institucionales </li></ul><ul><li>Relaciones con las Administraciones Públicas </li></ul><ul><li>Relaciones con el sector empresarial </li></ul><ul><li>Medios de Comunicación </li></ul><ul><li>Imagen Corporativa </li></ul><ul><li>Comunicación Interna </li></ul><ul><li>Medios Audiovisuales </li></ul><ul><li>Organización de todo tipo de acontecimientos </li></ul><ul><li>Mecenazgo y Sponsoring </li></ul>
  11. 11. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>CONCLUSION </li></ul><ul><li>El Protocolo forma parte de la imagen institucional. </li></ul><ul><li>Un buen protocolo dice cosas: </li></ul><ul><ul><li>Transmite mensajes. </li></ul></ul><ul><ul><li>Demuestra que la casa esta en orden. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ayuda al éxito de un acto. </li></ul></ul><ul><li>El Protocolo en la empresa es la técnica del: </li></ul><ul><li>“ saber hacer bien las cosas”. </li></ul>
  12. 12. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>PASOS Y DETALLES A TENER EN CUENTA EN LA ORGANIZACIÓN DE UN ACTO </li></ul>
  13. 13. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>LA PREPARACION DE UN ACTO </li></ul><ul><ul><ul><li>INFORMACION </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>COORDINACION </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>DISEÑO </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>PLANIFICACION </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>COMUNICACIÓN </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>CONFIRMACIÓN </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>ORDENACION </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>EJECUCION </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>EVALUACION </li></ul></ul></ul>protocolo prensa seguridad C 1ªfase 2ªfase 3ªfase
  14. 14. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>INFORMACION Y COORDINACION </li></ul><ul><li>Atención constante a lo que ocurre dentro de la organización. </li></ul><ul><li>Contacto permanente y relación fluida con los responsables de instituciones y organismos públicos. </li></ul><ul><li>Coordinación con los responsables de protocolo </li></ul><ul><li>de los organismos involucrados. </li></ul>
  15. 15. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>PLANIFICACIÓN </li></ul><ul><li>Determinación del tipo de acto. </li></ul><ul><li>Identificación del lugar donde se desarrollará el acto. </li></ul><ul><li>Colocación de los anfitriones e invitados de honor. </li></ul><ul><li>Programación de las intervenciones orales si las hubiera. </li></ul><ul><li>Diseño del recorrido por las instalaciones, si procede. </li></ul><ul><li>Otros detalles: Banderas, salutaciones, etc... </li></ul>
  16. 16. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>COMUNICACIÓN Y CONFIRMACION </li></ul><ul><li>TIPO DE INVITACION. </li></ul><ul><li>CALENDARIO DEL ACTO. </li></ul><ul><li>TIMING (el envío de las invitaciones comporta el cálculo de tiempo necesario para que los invitados confirmen su asistencia) </li></ul><ul><li>INFORMACIÓN FINAL </li></ul>
  17. 17. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>EL ESCENARIO PROTOCOLARIO </li></ul><ul><li>El responsable debe conocer hasta el más mínimo detalle. </li></ul><ul><li>Una vez aprobada la disposición final el responsable debe comunicarlo a su superior con el objeto de aclarar las dudas que puedan surgir. </li></ul><ul><li>Los cambios de última hora </li></ul><ul><li>Los imprevistos/El arte de la improvisación. </li></ul>
  18. 18. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>EL PROCESO DE PREPARACIÓN </li></ul><ul><li>Creación del equipo de trabajo. Preguntas típicas (fecha, lugar, etc...). </li></ul><ul><li>Selección de invitados (imagen de la empresa). </li></ul><ul><li>Borrador del programa: horario, discursos, </li></ul><ul><li>establecimiento de las necesidades mínimas. </li></ul><ul><li>Ensayos. Todo debe funcionar </li></ul><ul><li>a la perfección. </li></ul>
  19. 19. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>INVITACIONES </li></ul><ul><li>SEGURIDAD </li></ul><ul><li>VEHÍCULOS </li></ul><ul><li>REGALOS </li></ul><ul><li>AZAFATAS </li></ul><ul><li>CONFIRMACIONES </li></ul><ul><li>MEGAFONIA Y AUDIOVISUALES </li></ul><ul><li>INSTALACIONES ACCESORIAS </li></ul><ul><li>PLACA Y LIBRO DE HONOR </li></ul><ul><li>APERITIVO, CAFÉ </li></ul><ul><li>CARAVANAS </li></ul><ul><li>LLAVES DE LOS COCHES </li></ul><ul><li>INSTITUCIONES BENEFICAS </li></ul><ul><li>REPARTO DEL TRABAJO Y COORDINACION ENTRE TODO EL EQUIPO </li></ul><ul><li>“ COSAS INVEROSIMILES” (PARAGUAS, PLANTAS, ETC...) </li></ul>PREVISION DE LAS NECESIDADES
  20. 20. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO <ul><li>Tiempo que la autoridad puede dedicar a la visita. </li></ul><ul><li>Estudio del modelo de invitación </li></ul><ul><li>Lugar, momento y texto de la placa conmemorativa </li></ul><ul><li>¿Quién recibe a las autoridades? </li></ul><ul><li>Colocación del resto de autoridades </li></ul><ul><li>Colocación del Consejo de Administración y directivos de la empresa </li></ul><ul><li>Breve presentación de la empresa. </li></ul><ul><li>Reserva de asientos de las primeras filas. </li></ul><ul><li>Momento de la firma del libro de honor </li></ul><ul><li>Movimiento de personas en el interior de la empresa </li></ul><ul><li>Visita de la autoridad acompañado por un grupo de personas “reducido” . El resto de invitados seguirán la visita por circuito cerrado de TV. </li></ul>DETALLES A TENER EN CUENTA
  21. 21. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO MUCHAS GRACIAS
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