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PresentacióN José Carlos SanjuáN

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  • 1. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO José Carlos Sanjuán Socio-Director de Monforte & asociados
  • 2. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • LA COMUNICACION GLOBAL
    • La complejidad de las relaciones que una organización mantiene externa e internamente ha desembocado en una profesionalización de la actividad del responsable de imagen y una mayor elaboración de su papel y funciones.
    • Sus responsabilidades abarcan:
      • Las Relaciones Públicas Externas
      • Las Relaciones Públicas Internas
  • 3. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • LA SOCIEDAD DE LA INFORMACION
    • Hoy, la comunicación es protagonista de la vida social, política y económica.
    • Las Empresas e Instituciones necesitan más que nunca prestar atención a su imagen pública.
    • Los lideres y directivos también deben cuidar especialmente su imagen externa.
  • 4. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • ¿QUÉ ES EL PROTOCOLO?
    • Es un instrumento de comunicación fundamental.
    • Es la labor de organización de todas aquellas actividades donde se proyecta la imagen de la empresa o institución.
    • No sólo se trata de la ordenación de un acto, sino además de la transmisión de mensajes a través de los detalles con el objeto de demostrar “ puertas afuera” que nuestra casa está en orden.
  • 5. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • ¿QUÉ HACE ESPECIAL EL PROTOCOLO?
    • Bien llevado no se nota y ayuda al desarrollo del acto garantizando en gran parte su éxito.
    • La unión con acierto del Protocolo y el Ceremonial a los usos y costumbres como base de la técnica del saber
    • hacer bien las cosas.
    • La experiencia, dedicación y preparación de quienes lo orientan y coordinan.
  • 6. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • ¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS DEL PROTOCOLO?
    • Generar confianza en todas las audiencias de la organización, tanto externas como internas.
    • Crear un clima distendido favorable al entendimiento
    • y la negociación a través de su acción integradora y armónica.
    • Promover la opinión encaminada a lograr una
    • credibilidad imprescindible para aspirar a la
    • rentabilidad futura.
  • 7. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • ¿CUÁL ES EL ORIGEN DEL PROTOCOLO?
    • La necesidad de un orden es parte del interés general de la sociedad.
    • La presentación de una imagen nítida y limpia está íntimamente ligada al orden inherente de las cosas.
    • Las empresas y las instituciones privadas desean aplicar el orden de la vida oficial a sus actividades de relación externa e interna.
  • 8. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • AUTORIDADES:
      • Casa Real
      • Internacionales
      • Europeas
      • Nacionales
      • Autonómicas
      • Provinciales
      • Locales
    • DIRECTIVOS DEL GRUPO (Multinacionales)
    • PROVEEDORES
    • DISTRIBUIDORES
    • CLIENTES
    • MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
    ¿CUÁLES SON LOS PÚBLICOS A LOS QUE SE DIRIGE EL PROTOCOLO?
  • 9. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • ¿CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES PROTOCOLARIAS MAS IMPORTANTES?
    • ACTOS EN GENERAL.
    • RECEPCIONES.
    • INAUGURACIONES.
    • CELEBRACIONES.
    • PRESENTACIONES PUBLICAS
    • JUNTAS DE ACCIONISTAS.
  • 10. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • ¿CUÁLES SERIAN LAS RESPONSABILIDADES DE UN DEPARTAMENTO DONDE SE UBIQUEN LAS RESPONSABILIDADES DE PROTOCOLO?
    • Relaciones Públicas, Externas o Institucionales
    • Relaciones con las Administraciones Públicas
    • Relaciones con el sector empresarial
    • Medios de Comunicación
    • Imagen Corporativa
    • Comunicación Interna
    • Medios Audiovisuales
    • Organización de todo tipo de acontecimientos
    • Mecenazgo y Sponsoring
  • 11. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • CONCLUSION
    • El Protocolo forma parte de la imagen institucional.
    • Un buen protocolo dice cosas:
      • Transmite mensajes.
      • Demuestra que la casa esta en orden.
      • Ayuda al éxito de un acto.
    • El Protocolo en la empresa es la técnica del:
    • “ saber hacer bien las cosas”.
  • 12. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • PASOS Y DETALLES A TENER EN CUENTA EN LA ORGANIZACIÓN DE UN ACTO
  • 13. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • LA PREPARACION DE UN ACTO
        • INFORMACION
        • COORDINACION
        • DISEÑO
        • PLANIFICACION
        • COMUNICACIÓN
        • CONFIRMACIÓN
        • ORDENACION
        • EJECUCION
        • EVALUACION
    protocolo prensa seguridad C 1ªfase 2ªfase 3ªfase
  • 14. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • INFORMACION Y COORDINACION
    • Atención constante a lo que ocurre dentro de la organización.
    • Contacto permanente y relación fluida con los responsables de instituciones y organismos públicos.
    • Coordinación con los responsables de protocolo
    • de los organismos involucrados.
  • 15. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • PLANIFICACIÓN
    • Determinación del tipo de acto.
    • Identificación del lugar donde se desarrollará el acto.
    • Colocación de los anfitriones e invitados de honor.
    • Programación de las intervenciones orales si las hubiera.
    • Diseño del recorrido por las instalaciones, si procede.
    • Otros detalles: Banderas, salutaciones, etc...
  • 16. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • COMUNICACIÓN Y CONFIRMACION
    • TIPO DE INVITACION.
    • CALENDARIO DEL ACTO.
    • TIMING (el envío de las invitaciones comporta el cálculo de tiempo necesario para que los invitados confirmen su asistencia)
    • INFORMACIÓN FINAL
  • 17. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • EL ESCENARIO PROTOCOLARIO
    • El responsable debe conocer hasta el más mínimo detalle.
    • Una vez aprobada la disposición final el responsable debe comunicarlo a su superior con el objeto de aclarar las dudas que puedan surgir.
    • Los cambios de última hora
    • Los imprevistos/El arte de la improvisación.
  • 18. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • EL PROCESO DE PREPARACIÓN
    • Creación del equipo de trabajo. Preguntas típicas (fecha, lugar, etc...).
    • Selección de invitados (imagen de la empresa).
    • Borrador del programa: horario, discursos,
    • establecimiento de las necesidades mínimas.
    • Ensayos. Todo debe funcionar
    • a la perfección.
  • 19. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • INVITACIONES
    • SEGURIDAD
    • VEHÍCULOS
    • REGALOS
    • AZAFATAS
    • CONFIRMACIONES
    • MEGAFONIA Y AUDIOVISUALES
    • INSTALACIONES ACCESORIAS
    • PLACA Y LIBRO DE HONOR
    • APERITIVO, CAFÉ
    • CARAVANAS
    • LLAVES DE LOS COCHES
    • INSTITUCIONES BENEFICAS
    • REPARTO DEL TRABAJO Y COORDINACION ENTRE TODO EL EQUIPO
    • “ COSAS INVEROSIMILES” (PARAGUAS, PLANTAS, ETC...)
    PREVISION DE LAS NECESIDADES
  • 20. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO
    • Tiempo que la autoridad puede dedicar a la visita.
    • Estudio del modelo de invitación
    • Lugar, momento y texto de la placa conmemorativa
    • ¿Quién recibe a las autoridades?
    • Colocación del resto de autoridades
    • Colocación del Consejo de Administración y directivos de la empresa
    • Breve presentación de la empresa.
    • Reserva de asientos de las primeras filas.
    • Momento de la firma del libro de honor
    • Movimiento de personas en el interior de la empresa
    • Visita de la autoridad acompañado por un grupo de personas “reducido” . El resto de invitados seguirán la visita por circuito cerrado de TV.
    DETALLES A TENER EN CUENTA
  • 21. PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO MUCHAS GRACIAS