Documentación técnica: Elaboración de presupuestos
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Documentación técnica: Elaboración de presupuestos

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Documentación técnica: Elaboración de presupuestos Presentation Transcript

  • 1. 1/ CFGS Sistemas electrotécnicos y automatizados DOL – Documentación técnica en instalaciones eléctricas Elaboración de un presupuesto
  • 2. 2/ Visión global J12 ene
  • 3. 3/ Antes de desarrollar un presupuesto... Cuando estés desarrollando un presupuesto no deberías improvisar a medida que lo realizas Un buen ejercicio presupuestario implica... claridad de propósito planificación detallada pensamiento considerable Éstas son algunas de las preguntas que deberás responder: ¿Podríamos haber gastado menos el año pasado y aún haber conseguido los mimos o mejores resultados? ¿Hemos despilfarrado dinero en el pasado? ¿Podemos evitarlo en el futuro? J12 ene
  • 4. 4/ ¿Qué es un presupuesto? Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que necesita gastarse para conseguir tus actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita generarse para cubrir los costes de finalización del trabajo (ingresos). Consiste en una estimación o en conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en términos monetarios para realizar tu trabajo. J12 ene
  • 5. 5/ Un presupuesto NO es... Inamovible Un simple registro de los gastos del último año, con un 15% extra añadido para cubrir la inflación Sólo un requerimiento administrativo Se debe consultar en el trabajo diario Comprobar mensualmente Controlar constantemente y usar con creatividad J12 ene
  • 6. 6/ ¿Por qué es importante un presupuesto? Te indica cuánto dinero necesitas para llevar a cabo tus actividades. Te obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de tu planificación de actividades. Te permite controlar tus ingresos y gastos e identificar cualquier tipo de problemas. Buena base para la contabilidad y transparencia financiera. J12 ene
  • 7. 7/ ¿Quién debería participar en la elaboración del proyecto? Director financiero y/o contable + Director del proyecto y/o Director de la organización y/o departamento Una práctica habitual es elaborar un borrador que, a continuación, es comentado y discutido por todos El personal de categoría superior debe comprender el presupuesto cómo se ha preparado, por qué es importante, cómo hay que controlarlo J12 ene
  • 8. 8/ ¿Quién debería participar en la elaboración del proyecto? En caso de que la organización tenga sucursales y/o regiones o distintos departamentos... Cada sucursal, región o departamento debería preparar el presupuesto para su propio trabajo. Estos presupuestos han de ser consolidados (puestos en común) dentro de un presupuesto general de la organización. Cada una de estas sucursales, regiones o departamentos deben ser capaces de ver cómo sus presupuestos encajan en el presupuesto general. Además tienen que ser capaces de controlar su presupuesto mensualmente. El seguimiento financiero funciona de mejor manera cuando aquellos más próximos a los gastos se responsabilizan del presupuesto. J12 ene
  • 9. 9/ Planes operacionales También conocidos planes de acción o planes empresariales constituyen los planes para el trabajo real. En un ciclo normal de planificación, la organización o proyecto empezará con un proceso de planificación estratégica, donde se estudia el problema que necesita tratarse y el papel específico de tu organización o proyecto para abordarlo. Luego se relaciona con las actividades reales que se tiene que emprender para lograr el impacto planificado. De este modo se constituye el plan operacional, que más tarde ha de ser presupuestado. No se puede preparar un presupuesto hasta que sepas lo que estás planificando. X18 ene
  • 10. 10/ Ciclo de planificación
  • 11. 11/ Cálculo de costes: categorías Costes operacionales Costes organizativos Costes de personal Costes de inversión
  • 12. 12/ Costes operacionales Costes directos resultantes de la realización del trabajo Alquiler de maquinaria Viajes y desplazamientos en donde se van a llevar a cabo los trabajos Materiales Equipamiento Servicios
  • 13. 13/ Costes organizativos Costes de tu base organizativa que incluyen a la dirección, administración o gobierno. Los gastos organizativos tienen lugar de forma regular Aunque no lleves a cabo tus planes Aunque no tengas niveles de actividad tan altos como habías esperado También llamados costes básicos Ejemplos: Alquiler de local, almacén, oficina,... Si has contratado a un administrativo, le tendrás que pagar, aunque se haya dispuesto poco de sus servicios.
  • 14. 14/ Costes de personal Los participantes en la administración y las personas que realizan un trabajo transversal de proyectos pueden categorizarse como «costes organizativos» Estos costes incluyen sus salarios y cualquier otro subsidio como la asistencia médica o el pago de los fondos de pensiones de los que son responsables. Hay costes de la entidad/empresa/organización que puedes asociarlos como costes de un proyecto concreto. Ejemplo: Si el Director de la entidad va a emplear un 15% de su tiempo proporcionando apoyo administrativo para ᄎ el jefe del mismo proyecto, entonces el 15% de su tiempo y subsidio también puede ser cargado a nombre del proyecto.
  • 15. 15/ Costes de inversión Costes para grandes «inversiones» que permanecerán incluso después de que acabe el proyecto. Vehículos, herramientas, maquinaria, ordenadores, fotocopiadoras,... Dependiendo de cómo pretendas utilizar el equipamiento, lo puedes presupuestar dentro de los costes operacionales o de los costes organizativos.
  • 16. 16/ Reglas y directrices presupuestarias Hay ciertas reglas y directrices que se pueden aplicar transversalmente en proyectos y organizaciones para tratar situaciones habituales: Proyectos a largo plazo Contribuciones en especie Gastos que es habitual olvidar Guarda tus anotaciones Dividir en presupuestos mensuales
  • 17. 17/ Reglas y directrices presupuestarias: proyectos a largo plazo Presupuesto de varios años. Es importante preparar un presupuesto que pronostique varios años de una misma vez El presupuesto del año es el más preciso... Aunque los más frecuente sea que el presupuesto del año venidero resulte el más preciso... ...pronóstico a varios años da “pistas”. El pronóstico para los próximos años aporta algún indicio sobre los niveles de financiación que podrían necesitarse. Reserva para la inflación. A menudo se tiene en cuenta cierta reserva para la inflación de los años posteriores
  • 18. 18/ Reglas y directrices presupuestarias: contribuciones en especie Deberían incluirse a modo de anotación aparte dentro del presupuesto Aunque no forman parte del presupuesto, reducen sus costes, por eso deberían señalarse.
  • 19. 19/ Reglas y directrices presupuestarias: gastos que es habitual olvidar Costes iniciales: suponen gastos para una nueva organización o proyecto la búsqueda a gran escala de personal, la mudanza, las alteraciones inmobiliarias, el lanzamiento del proyecto u organización Investigación y desarrollo: asesoramiento, evaluación de las necesidades, procesos de planificación Marketing o relaciones públicas: la construcción de una imagen pública. Control. Costes de seguimiento y evaluación para proyectos
  • 20. 20/ Reglas y directrices presupuestarias: guarda bien tus anotaciones A medida que planificas tu presupuesto y tomas decisiones sobre cómo vas a calcular tus gastos, ten tus anotaciones a mano, de modo que puedas consultarlas y comprobar de dónde proceden las cantidades.
  • 21. 21/ Reglas y directrices presupuestarias: divide el presupuesto en mensualidades Te ayudará a vigilar tu flujo de dinero También te ayudará a recoger rápidamente desviaciones
  • 22. 22/ Tipos de presupuestos Supervivencia, garantizado y óptimo Presupuesto de supervivencia “Lo mínimo para que salga adelante el proyecto” Presupuesto garantizado Ingresos garantizados en los que se basa tu presupuesto Es frecuente que esas garantías sean promesas de pago, previsión de cobros,... Tiene un cierto grado de incertidumbre Presupuesto óptimo El ideal Se basa en aportaciones/ingresos/divendos extra Cuenta con financiación no prevista
  • 23. 23/ Técnicas presupuestarias Presupuestos incrementales El mismo presupuesto del año pasado al que le sumamos un tanto por ciento fijo Sencillo de elaborar Muy impreciso Presupuestos de base cero Se comienza el presupuesto desde cero Presupuesto más detallado y preciso
  • 24. 24/ Previsión de aumentos de precios ¿Cómo preparar un presupuesto para poder abordar una posible situación de subida de precios? Si hemos guardado las anotaciones en las que se basa nuestro presupuesto... ...podemos conseguir nuevas aportaciones/inyecciones de capital de la dirección/organización si podemos demostrar con claridad este hecho
  • 25. 25/ Cuantía de contingencia ¿Qué es una cuantía de contingencia? Dinero reservado para abordar situaciones imprevistas Es habitual reservar un 10% del total del presupuesto a este apartado
  • 26. 26/ Anotaciones En el presupuesto deberías incluir anotaciones, aclaraciones que expliquen el origen de los artículos incluidos Con esto evistas confusiones a inversores, miembros de la junta directiva e incluso al equipo de administración de tu organización Es habitual incluir esas anotaciones aparte, y en el presupuesto hacer referencias a ellas Las anotaciones por tanto se incluyen por motivos de claridad y transparencia
  • 27. 27/ Validaciones finales: quiénes Cuando has terminado de escribir tu presupuesto y sus anotaciones, realiza las validaciones finales ¿Quién/es deberían validar tu presupuesto? De las personas que trabajaron contigo en la preparación del presupuesto. De otros participantes en el proyecto o departamento. De tu departamento financiero y contable. De tu Director, a no ser que tú lo seas. De tu Junta Directiva o del Subcomité financiero o Subcomité presupuestario de la Junta.
  • 28. 28/ Validaciones finales: qué ¿Qué debes validar? ¿se ha incluido todo lo necesario? Sobre las anotaciones: ¿explican todo lo que necesita una explicación especial? Sobre la suma: ¿es correcta?
  • 29. 29/ Seguimiento del presupuesto Presupuesto para Informe sobre seguimiento el presupuesto Vigilancia del Toma de flujo de dinero decisiones
  • 30. 30/ Presupuesto para seguimiento El seguimiento de un presupuesto se utiliza para medir si una organización está cerca de cumplir sus objetivos en relación con su situación financiera. De este modo, es necesario comparar los ingresos y gastos reales con los ingresos y gastos presupuestados. Para llevarlo a cabo, se necesita preparar un informe de desviaciones Te mostrará mes a mes si estás gastando más o menos dinero de la cuenta o si obtienes el gasto esperado.
  • 31. 31/ Informe sobre el presupuesto En este informe les mostramos asa los superiores si estamos o no en línea con lo planificado El informe de desviaciones compara los ingresos/gastos planificados con los reales Este informe nos da la oportunidad de actuar en caso de tener que corregir problemas Quizás descubras que estás gastando demasiado en el apartado X, y que toca reducir costes en ese aspecto Gastar menos también puede ser un problema. El gasto excesivo no es el único problema, también gastar de menos puede serlo Por ejemplo, gastar poco en formación puede ser un indicador negativo
  • 32. 32/ Formato del informe de desviaciones
  • 33. 33/ Formato del informe de desviaciones
  • 34. 34/ Vigilancia de tu flujo de dinero Sirve para prever/anticipar los ingresos y gastos esperados mensualmente Podemos anticiparnos a una posible falta de fondos, y así tomar medidas
  • 35. 35/ Vigilancia de tu flujo de dinero ¿Cómo puedes afrontar una previsión de falta de fondos? Ajusta tus gastos. Intenta meter prisa a posibles entradas de fondos. Solicita al banco un descubierto sobre la base de un compromiso de ingresos: a menudo es más conveniente establecer un crédito al descubierto con el banco antes que lo necesites (por si acaso); sin embargo, no lo utilices a no ser que estés seguro de que vas obtener dinero.
  • 36. 36/ Toma de decisiones El seguimiento de tu presupuesto no es únicamente de utilidad para llevar un control financiero de tu organización Esta información también es clave para la toma de decisiones