• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Cara cara merekod inventori
 

Cara cara merekod inventori

on

  • 5,557 views

 

Statistics

Views

Total Views
5,557
Views on SlideShare
5,553
Embed Views
4

Actions

Likes
1
Downloads
91
Comments
0

1 Embed 4

https://twitter.com 4

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Cara cara merekod inventori Cara cara merekod inventori Document Transcript

    • 7/8/2010 TATACARA PENGURUSAN STOR Disediakan oleh : Puan Fadzillah binti Rahman Unit Belanjawan & Stor Pusat Pejabat Bendahari, UTM DEFINISI STOR• Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok. 1
    • 7/8/2010 BARANG-BARANG STOR3 DEFINISI STOK • Stok bermaksud barang-barang belum barang barang guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dan g sebagainya. 2
    • 7/8/2010 PENGURUSAN BARANG BARANG STOR PEMBELIAN REKOD DELIVERY BIN KAD, ORDER STOK KAD Semak: PT Pesanan PENERIMAAN Tempatan , BARANG Pastikan: Invois, Jumlah Rekod-rekod barang dokumen Tandatangan: dicatitkan Jumlah Barang Borang Penerimaan Barang BIN KAD, STOK LAPORAN KAD Tandatangan: Pastikan: Borang Pengeluaran Baki di Bin Kad Barang 1. Laporan pemeriksaan bersamaan 2. Baki fizikal barang dengan baki dalam simpanan barang yang ada 3. Barang yang rosak dan berlebihan PENGGUNAAN REKOD / KELUARAN BARANG5 OBJEKTIF PENGURUSAN STOR • Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, k dan berkesan b i memastikan :- t t cekap d b k bagi tik (a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan; dan (b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan. 3
    • 7/8/2010 FUNGSI STOR• Fungsi Stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas p p gg g g g berikut :- (a) Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku serahan barang-barang oleh pembekal. (b) Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi- lokasi yang ditetapkan dengan menggunakan ruang stor secara optimum. (c) Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan. (d) Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan. (e) Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara tepat, teratur dan kemaskini. (f) Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok mengikut paras yang ditetapkan. 4
    • 7/8/2010 (g) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan. (h) Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlaku b l k perselisihan stok, stok rosak, usang, l li ih t k t k k luput t t tempoh h penggunaan dan tidak bergerak. (i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta penyelenggaraan kebersihan stor. (j) Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/obselete, rosak, l / b l t k luput t t tempoh penggunaan, tid k h tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi keperluan. (k) Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang. PENGURUSAN ORGANISASI STOR• Bahagian utama Stor Pusat iaitu :- : (a) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun (b) Bahagian Terimaan (c) Bahagian Simpanan dan ( ) (d) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran g g g 5
    • 7/8/2010 PENGURUSAN KAWALAN STOK• Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan d b k dapat memberikan f d h f d h b ik faedah-faedah berikut :- (a) Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat dipenuhi. (b) P Penggunaan modal yang l bih ekonomik serta d l lebih k ik kurangnya wang terikat dalam bentuk stok. (c) Perhatian lebih tertumpu kepada barang- barang yang tinggi kadar pengeluarannya. (d) Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan usang dapat dikurangkan dan (e) Ruang simpanan dapat dioptimumkan. 6
    • 7/8/2010 PARAS STOK• Paras stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satu- satu masa dan ditentukan seperti berikut :- (a) Paras Stok Maksimum Kuantiti stok tertinggi yang di simpan pada satu-satu masa. (b) Paras Menokok Stok Kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untuk memesan stok baru kerana baki stok yang ada hanya cukup untuk menampung pengeluaran dalam tempoh pesanan dan serahan. (c) Paras Stok Minimum Kuantiti stok terendah yang di simpan pada satu-satu masa.• Paras stok yang harus disimpan pada satu-satu masa : (i) Kuantiti Stok Maksimum – 3 bulan penggunaan (ii) Angka Menokok Stok - 2 bulan penggunaan (iii) Kuantiti Stok Minimum - 1 bulan penggunaan 7
    • 7/8/2010 PENERIMAAN BARANG-BARANG MASUK DALAM STOR REKOD KEMASKINIKAN BARANG AM & STOK KAD /BIN BARANG DITERIMA LAIN-LAIN REKOD KAD DELIVERY ORDER ALATULIS/ KERTAS Semak: Pesanan Tempatan, Invois, Jumlah barang Semua barang stor yang diterima Dokumen penerimaan hendaklah direkod barang ditandatangani mengikut jenis barang oleh: stor dengan segera 1. Pembekal 2. Penyelenggara Stor 3. Pegawai15 PENERIMAAN • Proses penerimaan dilaksanakan untuk memastikan perkara-perkara b ik t di k k berikut dipenuhi :- hi (a) Memastikan setiap barang-barang stor yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. (b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan dan (c) Memastikan barang-barang stor diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat digunakan. 8
    • 7/8/2010 MEREKOD STOK • Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang d i dterima ddengan menggunakan k d yang k kad telah ditetapkan bagi tujuan :- (a) Mengetahui kedudukan stok simpanan (a) Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat dan t td (a) Mengawal paras stok PENYIMPANAN YANG SESUAI KERTAS UBAT-UBATAN BAHAN- BAHAN KIMIA18 9
    • 7/8/2010 JENIS-JENIS REKOD• Penggunaan rekod hendaklah mengikut jenis stor i i : iaitu (i) Kad kawalan Stok KEW.PS-3 di Stor Pusat dan Stor Utama; dan (ii) Kad Petak KEW.PS-4 di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit • Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan. Sekiranya apa-apa pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut perlu dipatuhi :- di hi (a) Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja (b) Angka yang betul ditulis dibahagian atas angka asal dan (c) Pembetulan ditandatangan ringkas oleh Pegawai Stor. 10
    • 7/8/2010 PENGELUARAN • Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem Masuk- Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD) Si t D h l K l D h l (MDKD). Sistem pengeluaran l yg. cekap penting untuk mengelakkan :- (a) Pengeluaran tanpa kebenaran (b) Pengeluaran tidak mengikut kuantiti dan tidak seperti yg dipesan/pohon yg. dipesan/pohon. (c) Stok yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan PENGELUARAN BARANG-BARANG STOR REKOD BORANG PERMOHONAN YANG TELAH LENGKAP Menyediakan barang stor yang hendak dikeluarkan mengikut kelulusan Borang Permohonan Barang ditandatangani oleh: l h 1. Penerima barang 2. Penyelenggara Stor 3. Pegawai atasan KEMASKINIKAN STOK KAD / BIN KAD22 11
    • 7/8/2010 PERMOHONAN STOK• Bahagian Bekalan Kawalan Dan Akaun :- (a) Mendaftarkan permohonan dan memberi nombor rujukan pengeluaran (b) Meluluskan kuantiti pengeluaran (c) Merekodkan pengeluaran di Kad Kawalan Stok• B h i S :- Bahagian Stor (a) Menerima dan menyemak borang permohonan (b) Menyediakan barangan yang dpohon (c) Merekod dalam Kad Petak PENYIMPANAN• Stor hendaklah mengamalkan Konsep 5S iaitu sisih, susun, sapu, seragam d sentiasa amal. dan ti l• Amalan ini dipraktiskan supaya : - stok tidak mudah rosak - senang dikeluarkan - penggunaan ruang yang optimum 12
    • 7/8/2010 SUSUN ATUR• Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan mengambilkira faktor keselamatan, kemudahan g pengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor.• Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan praktik untuk membolehkan aktiviti pengurusan stor berjalan dengan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa.• Susun atur perlu mengambilkira penggunaan ruang untuk memudahklan kakitangan dan alat pengendalian barang-barang bergerak dengan selamat.• Rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah digunakan bagi penyimpanan barang-barang mengikut jenis, jenis disusun pada setiap rak tingkat petak atau arah tingkat, supaya teratur dan kemas.• Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50cm daripada siling bagi tujuan keselamatan. 13
    • 7/8/2010 Signboard Nama Barangan di Stor AlatulisSusunan Barang di Stor Perabot 28 14
    • 7/8/2010 SUSUN ATUR STOR YANG TIDAK KEMAS Gambar ihsan Unit Audit Dalam, UTM PEMERIKSAAN• Pemeriksaan dibahagikan kepada tiga (3) jenis iaitu i i :- (a) Pengiraan Stok (b) Pemeriksaan Stok (c) Verifikasi Stor 15
    • 7/8/2010 PENGIRAAN STOK• Pengiraan stok hendaklah dilaksanakan secara terus menerus sepanjang tahun. Perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi : (a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa bertepatan dengan rekod, dan (b) Setelah pengiraan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Stor. PEMERIKSAAN STOK• Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama. Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yang diperiksa. Pemeriksaan yang dijalankan hendaklah mematuhi perkara-perkara beikut :- (a) Pemeriksaan dilaksanakan sekali (1) setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa. (b) Semasa pemeriksaan dilaksanakan tiada sebarang transaksi dibenarkan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa. 16
    • 7/8/2010 (c) Setelah pemeriksaan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa. g (d) Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor KEW.PS-14 (e) KEW.PS-14 tersebut hendaklah disimpan untuk disemak dan disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi Stor dan (f) Mengambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok VERIFIKASI STOR• Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh P ik t k l h Pegawai P i Pemeriksa sekurang- ik k kurangnya satu (1) tahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember. Tujuan verifikasi stor adalah seperti berikut :- (a) Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara seratus peratus (100%) bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok (b) Memastikan pelarasan stok diambil tindakan 17
    • 7/8/2010 (c) Memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan pelupusan (d) Memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira (e) Melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan KEW.PS-14 dan (f) Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod, g , ,p , , penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/ pemeriksaan/ verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15 KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR• Keanggotaan Pemverifikasi Stor hendaklah terdiri daripada :- (a) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai (b) Pegawai tidak bertugas di stor yang di verifikasi ( ) (c) Pegawai mempunyai pengetahuan atau g p y p g berpengalaman dalam pengurusan stor dan (d) Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf 18
    • 7/8/2010 TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR• Pemverifikasi Stor hendaklah membuat lawatan ke Stor berasaskan kepada program/jadual verifikasi yang disediakan.• Pemverifikasi Stor hendaklah menyemak semua stok yang disenaraikan di KEW.PS-14 (Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor) dan melengkapkan serta mengesahkan b i hk butiran maklumat di kl disenarai tersebut i b seterusnya mengemukakan kepada Ketua Jabatan.• Pemverifikasi stor hendaklah mengira dan merekodkan baki fizikal stok dan kemudiannya mengesahkan ketepatan rekod sebenar dengan Kad g p g Kawalan Stok.• Menentukan tiada berlaku sebarang transaksi stok semasa verifikasi dilaksanakan.• Pemverifikasi Stor hendaklah menyediakan KEW.PS- 15 dan mengemukakan kepada Ketua Jabatan. 19
    • 7/8/2010 PELARASAN STOK• Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok apabila terdapat stok berlebihan atau berkurangan disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan, pengiraan pemeriksaan dan verifikasi stor dilakukan dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17• KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Ketua Jabatan.• P Pegawai S h d kl h merekod transaksi pelarasan stok i Stor hendaklah k d ki l k diruangan Terima bagi stok lebih atau diruangan Keluar bagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak serta ditandatangan. KAWALAN KESELAMATAN STOR• Bangunan stor seberapa boleh hendaklah ditempatkan secara b berasingan d i d b i daripada bangunan l i untuk lain k mewujudkan sistem keselamatan yang sempurna dan berkesan.• Sistem keselamatan yang sesuai adalah bergantung kepada keperluan dan kesesuaian penempatan Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit dengan mematuhi ciri-ciri berikut :- 20
    • 7/8/2010(a) Sekeliling kawasan stor hendaklah dipagar(b) Kawalan 24 jam oleh Pegawai Keselamatan(c) Pemasangan lampu-lampu limpah (flood lights) pada waktu malam(d) Pemasangan alat-alat amaran (sistem penggera)(e) Tanda-tanda keselamatan di tempat-tempat tertentu(f) Penggunaan pas kebenaran keluar masuk dan(g) Peraturan penjagaan dan penyimpanan kunci mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan yang berkuatkuasa KAWALAN KEBAKARAN• Stor perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alam, smoke detector, t d t t water sprinkle d l i l i i kl dan lain-lain• Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hose reel perlu ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa oleh Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang berkuatkuasa• Mempamerkan plan lantai yang menunjukkan arah keluar masuk dan pemasangan tanda KELUAR (EXIT) 21
    • 7/8/2010• Mempamerkan tanda-tanda amaran seperti “Dilarang Merokok”, “Mudah Terbakar” dan sebagainya• Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat bagi mendapatkan pandangan dan nasihat dalam mematuhi kawalan kebakaran• Mengaturkan latihan mengawal kebakaran kepada Pegawai-Pegawai St P iP i Stor SUMBER RUJUKAN PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2009 – TATACARA PENGURUSAN STOR (http://www.treasury.gov.my) 22
    • 7/8/2010 23