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Thomas Dechilly CTO SOLLAN 12 Mars 2008 www.sollan.com BLOG: www.sollan.com/blogs La GED pour les nuls Retours d’expériences
Agenda <ul><li>SOLLAN </li></ul><ul><li>La GED: une offre riche et diversifiée ! </li></ul><ul><li>Panorama fonctionnel </...
Gamme de prestations <ul><li>Audits documentaires, Expertise et Conseils autour des chaînes de production de contenus docu...
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Référentiel de fichiers illustrations
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GED/Plan de classement/liens
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Gestion des droits d’accès <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>Gérer les droits d’accès aux documents (lecture/modificat...
Gestion des droits/groupes/utilisateurs
Protocoles d’accès <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>Accès simple et efficace du type « disque dur » </li></ul></ul><u...
Exemple CIFS/WebDAV/FTP
Exemple CIFS/WebDAV/FTP
Métadonnées Fiche d’indexation <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>Identifier les documents avec des métadonnées définie...
Métadonnées Fiche d’indexation
Indexation Recherche <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>Retrouver un document </li></ul></ul><ul><ul><li>Trouver un doc...
Indexation Recherche
Processus documentaire « Workflow » <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>Automatiser le traitement de processus documenta...
Mise en œuvre d’un workflow
Gestion des versions <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>Conserver les différentes versions d’un même document </li></ul...
Différentes versions d’un document
Formulaires « eforms » <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>Saisir des données (contenus) semi-structurées </li></ul></ul...
Espaces personnalisées Portails <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>« Publier » les informations de son service à une co...
Exemple de personnalisation
Portail Web utilisant le référentiel Alfresco
Collaboratif <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>Partager sur l’élaboration et la diffusion de documents/contenus </li><...
Autres usages de la GED <ul><li>Web Content Management </li></ul><ul><li>Knowledge Management </li></ul><ul><li>Gestion de...
QUESTIONS / REPONSES www.sollan.com Blog: www.sollan.com/blogs [email_address]
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Présentation GED Sollan Documation 2008

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Présentation sur le thème "La Ged pour les nuls" exposée lors du salon Documation 2008 par Thomas Dechilly

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    1. 1. Thomas Dechilly CTO SOLLAN 12 Mars 2008 www.sollan.com BLOG: www.sollan.com/blogs La GED pour les nuls Retours d’expériences
    2. 2. Agenda <ul><li>SOLLAN </li></ul><ul><li>La GED: une offre riche et diversifiée ! </li></ul><ul><li>Panorama fonctionnel </li></ul><ul><ul><li>Besoins des utilisateurs </li></ul></ul><ul><ul><li>Fonctions proposées par la GED </li></ul></ul><ul><ul><li>En pratique / retours d’expériences </li></ul></ul><ul><li>Questions/réponses </li></ul>
    3. 3. Gamme de prestations <ul><li>Audits documentaires, Expertise et Conseils autour des chaînes de production de contenus documentaires </li></ul><ul><li>Intégration de progiciels de GED (Gestion Electronique de Documents), PDM (Gestion du cycle de vie des produits), KM (Gestion de la connaissance) et gestion de contenus normalisés (CMS, EPIC, XMetaL) </li></ul><ul><li>Développements informatiques pour optimiser ou créer les chaînes de production documentaire </li></ul><ul><li>Reprise d’existant </li></ul><ul><li>Transfert de compétence et formation </li></ul><ul><li>Maintenance </li></ul>
    4. 4. La GED: Une offre riche et diversifiée ! La GED Une offre riche et diversifiée ! Knowledge Management Document Management & Collaboration Transformation and rendition services Records Management Archiving & Imaging Advanced Workflow Web Content Management Collaboration and Social Computing Business Process and Forms Full lifecycle management Unified repository and metadata model Collaboration Information Search and Retrieval Portals Business Process Management Digital Asset Management
    5. 5. Panorama fonctionnel Versions Collaboratif Espaces personnalisés / portails Formulaires eforms Processus Workflow / notification Indexation Recherche Métadonnées Fiche d’indexation Protocoles accès Droits d’accès Fichiers Archivage Record Management KM WCM
    6. 6. Référentiel de fichiers <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>Référentiel unique pour le stockage et le partage de fichiers </li></ul></ul><ul><ul><li>Outils permettant le classement et le contrôle des accès </li></ul></ul><ul><ul><li>Recherche/indexation des contenus </li></ul></ul><ul><li>Fonctions GED </li></ul><ul><ul><li>Stockage centralisé des fichiers </li></ul></ul><ul><ul><li>Mise en place de plan(s) de classement </li></ul></ul><ul><ul><li>Outils de recherche </li></ul></ul><ul><li>En pratique </li></ul><ul><ul><li>Utilisation de disques réseaux partagés </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestion des droits sur les répertoires et fichiers </li></ul></ul><ul><ul><li>Recherche: outils individuels (outils windows ou autres). </li></ul></ul>
    7. 7. Référentiel de fichiers illustrations
    8. 8. Référentiel de fichiers illustrations
    9. 9. Référentiel de fichiers illustrations
    10. 10. Référentiel de fichiers illustrations
    11. 11. Référentiel de fichiers illustrations
    12. 12. Référentiel de fichiers illustrations
    13. 13. GED/Plan de classement/liens
    14. 14. GED/Plan de classement/liens
    15. 15. GED/Plan de classement/liens
    16. 16. Gestion des droits d’accès <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>Gérer les droits d’accès aux documents (lecture/modification) au niveau de la DSI et par délégation au niveau des responsables métier </li></ul></ul><ul><ul><li>Couplage avec l’annuaire d’entreprise (personnes et groupes) </li></ul></ul><ul><li>Fonctions GED </li></ul><ul><ul><li>Contrôler l’accès aux ressources documentaires (espaces / fichiers) en fonction des droits de l’utilisateur, </li></ul></ul><ul><ul><li>Gérer les droits au niveau de l’utilisateur et des groupes d’utilisateurs </li></ul></ul><ul><li>En pratique </li></ul><ul><ul><li>Délégation de la gestion des utilisateurs </li></ul></ul><ul><ul><li>Les utilisateurs ne connaissent pas les droits déclarés sur leurs espaces. Le partage de ressources peut conduire à certaines incohérences. </li></ul></ul>
    17. 17. Gestion des droits/groupes/utilisateurs
    18. 18. Protocoles d’accès <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>Accès simple et efficace du type « disque dur » </li></ul></ul><ul><ul><li>Accès depuis les applications bureautiques </li></ul></ul><ul><li>Fonctions GED </li></ul><ul><ul><li>Offrir différents moyens (protocoles) pour accéder aux documents </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Web: logique de portail, moteur de recherche </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Explorateur de fichiers: simuler un accès disque </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>FTP: faciliter les échanges avec les autres systèmes d’information </li></ul></ul></ul><ul><li>En pratique </li></ul><ul><ul><li>L’interface « client lourd » ou « web » remplace généralement l’accès de type « disque dur » </li></ul></ul><ul><ul><li>Il est difficile d’interagir facilement entre son espace personnel (poste de travail) et le référentiel documentaire </li></ul></ul>
    19. 19. Exemple CIFS/WebDAV/FTP
    20. 20. Exemple CIFS/WebDAV/FTP
    21. 21. Métadonnées Fiche d’indexation <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>Identifier les documents avec des métadonnées définies au sein d’un plan de gestion documentaire </li></ul></ul><ul><ul><li>Homogénéiser la description des documents </li></ul></ul><ul><li>Fonctions GED </li></ul><ul><ul><li>Décrire les documents stockés en utilisant des champs descripteurs libres ou contrôlés (liste de valeurs) </li></ul></ul><ul><ul><li>Assurer la recherche à partir de ces descripteurs </li></ul></ul><ul><li>En pratique </li></ul><ul><ul><li>Les utilisateurs ne complètent pas exhaustivement les fiches d’indexation: trop long à remplir </li></ul></ul><ul><ul><li>Les valeurs prédéfinies ne sont pas régulièrement mises à jour ou ne correspondent pas aux besoins locaux </li></ul></ul><ul><ul><li>Les métadonnées déclarées au niveau du document ne sont pas reprises automatiquement </li></ul></ul>
    22. 22. Métadonnées Fiche d’indexation
    23. 23. Indexation Recherche <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>Retrouver un document </li></ul></ul><ul><ul><li>Trouver un document sans savoir s’il existe </li></ul></ul><ul><ul><li>Trier en fonction de critères de comparaison </li></ul></ul><ul><li>Fonctions GED </li></ul><ul><ul><li>Rechercher les documents à partir d’un descripteur </li></ul></ul><ul><ul><li>Recherche plein texte </li></ul></ul><ul><ul><li>Tri des résultats et pondération </li></ul></ul><ul><li>En pratique </li></ul><ul><ul><li>Descripteurs définis au sein des fiches d’indexation ne sont pas systématiquement remplis </li></ul></ul><ul><ul><li>La combinaison recherche/résolution des droits peut être problématique (performance) </li></ul></ul><ul><ul><li>Unifier les descripteurs communs à l’entreprise </li></ul></ul>
    24. 24. Indexation Recherche
    25. 25. Processus documentaire « Workflow » <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>Automatiser le traitement de processus documentaires ou processus métiers (validation, approbation) </li></ul></ul><ul><ul><li>Processus séquentiels et/ou parallèles </li></ul></ul><ul><ul><li>Enrichissement documentaire (résumés, métadonnées, notes de révisions) – fusion d’information au sein des documents mobilisés au sein du workflow </li></ul></ul><ul><ul><li>Modification des statuts documentaires (brouillon, en relecture, validé, archivé…) </li></ul></ul><ul><ul><li>Notification des utilisateurs mobilisés </li></ul></ul><ul><li>Fonctions GED </li></ul><ul><ul><li>Workflow / processus standards de validation </li></ul></ul><ul><ul><li>Atelier de modélisation de workflow (technique ou orienté utilisateur final) </li></ul></ul><ul><li>En pratique </li></ul><ul><ul><li>Se restreindre aux principaux processus, chercher la simplicité </li></ul></ul><ul><ul><li>Peut nécessiter une intégration avec le reste du Système d’Information </li></ul></ul>
    26. 26. Mise en œuvre d’un workflow
    27. 27. Gestion des versions <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>Conserver les différentes versions d’un même document </li></ul></ul><ul><ul><li>Protéger les contenus validés </li></ul></ul><ul><li>Fonctions GED </li></ul><ul><ul><li>Gestion des versions (majeures / mineures ou spécifiques) </li></ul></ul><ul><ul><li>Automatisation des montées de version sur action prédéfinie (ex: workflow) </li></ul></ul><ul><li>En pratique </li></ul><ul><ul><li>Suivre le plan de gestion documentaire de l’entreprise si défini </li></ul></ul><ul><ul><li>Conserver une méthode simple (ex: version majeure/mineure) </li></ul></ul><ul><ul><li>Différencier « version de travail » / « version publiée » </li></ul></ul><ul><ul><li>Pointer systématiquement sur la « dernière version » ou au contraire sur une version « identifiée » du document </li></ul></ul>
    28. 28. Différentes versions d’un document
    29. 29. Formulaires « eforms » <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>Saisir des données (contenus) semi-structurées </li></ul></ul><ul><ul><li>Organiser, partager ces données </li></ul></ul><ul><li>Fonctions GED </li></ul><ul><ul><li>Fiche d’indexation permettant aux utilisateurs de déclarer leur propres données </li></ul></ul><ul><ul><li>Atelier de modélisation de « formulaires » permettant la saisie et l’organisation de données semi-structurées </li></ul></ul><ul><ul><li>Sous-partie du module « workflow » </li></ul></ul><ul><li>En pratique </li></ul><ul><ul><li>Modéliser et unifier des formulaires « métier » est une tâche qui nécessite une expertise GED </li></ul></ul><ul><ul><li>Vers l’usage « KM », pérenniser l’actif documentaire porteur de mémoire </li></ul></ul>
    30. 30. Espaces personnalisées Portails <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>« Publier » les informations de son service à une communauté </li></ul></ul><ul><ul><li>Créer et maintenir une identité (principe de l’intranet) </li></ul></ul><ul><li>Fonctions GED </li></ul><ul><ul><li>Personnalisation d’espaces </li></ul></ul><ul><ul><li>Fonctions « portail », « blog » </li></ul></ul><ul><li>En pratique </li></ul><ul><ul><li>Souvent sous-estimé lors des démarrages de projets GED </li></ul></ul><ul><ul><li>Réel facteur d’appropriation de l’outil </li></ul></ul><ul><ul><li>Convergence: « espace collaboratif » avec les outils de GED </li></ul></ul><ul><ul><li>Remplacer les « écrans techniques » par des écrans simples et fonctionnels </li></ul></ul>
    31. 31. Exemple de personnalisation
    32. 32. Portail Web utilisant le référentiel Alfresco
    33. 33. Collaboratif <ul><li>Besoins </li></ul><ul><ul><li>Partager sur l’élaboration et la diffusion de documents/contenus </li></ul></ul><ul><li>Fonctions GED </li></ul><ul><ul><li>Personnalisation d’espaces </li></ul></ul><ul><ul><li>Fonctions « portail », « blog » </li></ul></ul><ul><ul><li>Workflows </li></ul></ul><ul><ul><li>Notification, forums, discussions </li></ul></ul><ul><ul><li>Travail simultané sur des documents Office </li></ul></ul><ul><li>En pratique </li></ul><ul><ul><li>Nécessite une maturité des équipes ou une contrainte organisationnelle forte (ex: équipes distribuées…) </li></ul></ul><ul><ul><li>En complément de la fonction GED centrale (référentiel de fichiers) </li></ul></ul>
    34. 34. Autres usages de la GED <ul><li>Web Content Management </li></ul><ul><li>Knowledge Management </li></ul><ul><li>Gestion de documentation structurée (XML) </li></ul><ul><li>Record Management </li></ul><ul><li>Intégration au Système d’Information </li></ul><ul><ul><li>Standardisation du référentiel </li></ul></ul><ul><ul><li>Standardisation des interfaces logicielles </li></ul></ul>
    35. 35. QUESTIONS / REPONSES www.sollan.com Blog: www.sollan.com/blogs [email_address]
    36. 36. SOLLAN France 27 bis rue du Progrès 93100 Montreuil Tél : 01 48 51 15 40 Fax : 01 48 51 15 48 www.sollan.com

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