Triple a encyclopedie
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Triple a encyclopedie

on

  • 3,585 views

 

Statistics

Views

Total Views
3,585
Views on SlideShare
3,585
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
26
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Triple a encyclopedie Triple a encyclopedie Document Transcript

  • ENCYCLOPEDIEFUNCTIONELE ONTWERPEN
  • Stichting Triple A Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl
  • ONDERWIJSVISIE 1ONDERWIJSVISIE
  • 2 ONDERWIJSVISIE
  • ONDERWIJSVISIE 3INLEIDING In dit deel van de encyclopedie verwoorden wij het ‘waarom’ van het ontwerpen van nieuwe ondersteunende systemen. Naast de veroudering van de huidige systemen, verandert de omgeving en de onderwijswereld. Dit brengt, ook voor ondersteunende systemen, nieuwe vragen met zich mee en leidt tot nieuwe behoefte. Voor het uitwerken van een eerste functionele ontwerp hebben wij het expliciteren van onze (gezamenlijke) onderwijsvisie nodig gehad. Van daaruit konden wij de slag maken naar wat wij willen van nieuwe systemen. Om die reden hebben wij ook de onderwijsprocessen, volgend uit de onderwijsvisie, gedefinieerd. Het resultaat is de onderwijsprocesplaat die in dit document opge- bouwd wordt tot een totaaloverzicht. Het gedachtegoed in dit document hanteren wij als uitgangspunt voor de beschrijving van functionaliteit in alle door ons opgestelde functionele ontwerpen.
  • 4 ONDERWIJSVISIE INHOUDSOPGAVE Inleiding 3 Verschillende redenen voor nieuwe systemen 6 Het onderwijssysteem: processen in een onderwijsinstelling 8 De onderwijsprocessen vanuit deelnemersperspectief 9 Inschrijven en overdracht van deelnemergegevens 10 Leervraag arrangeren 11 Onderwijscatalogus 12 Roosteren en prognotiseren 14 Middelen 16 Primair proces ondersteuning 17 Diplomering en uitschrijven 18 Externe verantwoording en overdracht deelnemergegevens 19 Het totaalbeeld van de onderwijsprocessen 21
  • ONDERWIJSVISIE 5ONDERWIJSVISIE
  • 6 ONDERWIJSVISIE VERSCHILLENDE REDENEN VOOR NIEUWE SYSTEMEN Er zijn verschillende redenen voor de behoefte aan nieuwe systemen. De ervaring dat de huidige systemen niet meer voldoen is een belangrijke component. Een andere behelst een (her)nieuw(d)e blik op de (toekomstige) veranderingen in het onderwijs. ‘De huidige systemen voldoen niet meer’ - Veel van de huidige systemen zijn gebaseerd op technologie van de jaren ’90 en zijn daarmee verouderd - De (onderwijs)wereld verandert, dus ook de functionele eisen die gesteld worden aan ondersteunende systemen - De omvang van (veel van) de huidige systemen is enorm toegenomen waardoor de systemen vrijwel onbeheersbaar zijn geworden (bijvoorbeeld het afnemen van de performance en de complexiteit van wijzigingen op de functionaliteit) - De huidige systemen zijn, met het oog op de destijds belangrijk geachte eis dat er zo min mogelijk geïmporteerd en geëxporteerd moest worden, gesloten systemen met grote complexiteit - De nieuwe systematiek in het mbo-onderwijs (zoals het inschrijven in domeinen en eventuele toekomstige regelgeving) kan met de huidige systemen onvoldoende ondersteund worden - De grotere variëteit in opleidingen, cursussen en leermogelijkheden die de onder- wijsinstellingen bieden wordt niet voldoende ondersteund door de huidige systemen. ‘Het onderwijs is in beweging’ Veranderingen in de maatschappij, nieuwe inzichten over het leren en nieuwe technologische mogelijkheden beïnvloeden het onderwijs. Met het verdwijnen van strakke, centraal gestuurde richtlijnen over de inhoud van het onderwijs, hebben onderwijsinstellingen meer keuzevrijheid gekregen. Deze keuzevrijheid heeft onder meer tot gevolg dat: - De loopbaan van de deelnemer meer en meer als vertrekpunt wordt genomen - Leren plaatsvindt in reële en betekenisvolle (beroeps)contexten - De pedagogisch-didactische benadering verandert naar begrippen als binding, zelfstandigheid en verantwoordelijkheid van de deelnemer - Ook ondernemerschap en ondernemend zijn plaats krijgt in de loopbaan van de deelnemer - Als laatste dat er veel meer geïntegreerde begeleiding en zorg plaatsvindt tijdens de loopbaan.
  • ONDERWIJSVISIE 7Het model dat Jan Geurts heeft ontwikkeld, gaat uit van vier keuzes die instellingenkunnen maken (of een mix daarvan).Figuur 1. Onderwijsmodel van GeurtsHet onderwijs is dus in beweging. De inhoud verandert, er zijn meerdere werk-vormen en de regelgeving maakt meer mogelijk. De veranderingen gaan echterlangzaam. Het is een kwestie van jaren. Dat wil ook zeggen dat oude en nieuwesituaties naast elkaar voor kunnen komen. In veel instellingen komen alle vier devlakken in het schema van Geurts voor, dus zowel standaardproducten als allerleivormen van ‘nieuw leren’.De essentie van het generieke van de ontworpen systemen, is dat alle vier dekwadranten van Geurts gefaciliteerd worden. Daarmee worden alle vormen vanflexibiliteit ondersteund.
  • 8 ONDERWIJSVISIE Het onderwijssysteem: processen in een onderwijsinstelling Gemeenschappelijk in de verschillende onderwijsconcepten van de instellingen is dat er sprake is van deelnemers die leren en medewerkers van de instelling die do- ceren, adviseren en begeleiden (en nog andere rollen kunnen hebben). In het (mid- delbaar) beroepsonderwijs is kwalificeren een expliciet te onderscheiden onderdeel van het proces (we maken dus procesmatig onderscheid tussen leren en kwalificeren). Leren, kwalificeren en begeleiden verlopen in de kern cyclisch (in verschillend maar afgestemd tempo en frequentie). Het proces start op het moment dat een lerende (leerling, deelnemer of student) zich aanmeldt bij de onderwijsinstelling. Na een intake wordt de deelnemer uit- eindelijk ingeschreven voor een leerloopbaan. Binnen het mbo is dat binnenkort bijvoorbeeld een inschrijving op een domein, binnen het vo is dat een opleiding en bij educatie kan dat een cursus zijn. Vanaf dat punt is ‘loopbaan’ niet vooraf uitgestippeld, maar vindt een cyclisch pro- ces plaats van begeleiden en leren. Telkens wordt in de begeleiding het gewenste onderwijs of de leervraag (voor een kortere of langere periode) bepaald op basis van de leerbehoefte, en de al behaalde resultaten. Deze behaalde resultaten, kort gezegd de output van het leerproces, worden in het begeleidingsproces geregis- treerd, geïnterpreteerd en gemonitord.
  • ONDERWIJSVISIE 9DE ONDERWIJSPROCESSEN VANUIT DEELNEMERSPERSPECTIEF Vanuit het onderwijssysteem zoals in het vorige hoofdstuk beschreven, werken wij de onderwijsprocessen vanuit het perspectief van de deelnemer verder uit. Op die manier ontstaat een volledig beeld van het totale proces dat een deelnemer door- loopt. Stapsgewijs bouwen wij in dit hoofdstuk een model op dat de totaliteit aan onderwijs(werk)processen beschrijft en dat als basis dient voor de uitwerking van de functionele ontwerpen van de kernsystemen. De kleuren van de processen die u in de plaatjes gaat zien, zijn overeenkomstig met de kleuren van de kernsystemen die u in figuur 2 hieronder ziet. Aan het einde van dit hoofdstuk vatten wij de kernsystemen nog eens samen. Figuur 2. De kernsystemen
  • 10 ONDERWIJSVISIE Inschrijven en overdracht van deelnemergegevens Figuur 3. inschrijven en overdracht deelnemersgegevens De start van het hele traject dat een deelnemer doorloopt is de aanmelding en daaruit voortkomende inschrijving. Over het algemeen meldt een deelnemer zich bij een instelling aan met de vraag om daar onderwijs te mogen volgen. Binnen de verschillende onderwijssoorten verschilt de aanmelding. Bij een mbo-opleiding vindt er bijvoorbeeld na de aanmelding een intake plaats, terwijl bij het vmbo het advies van de basisschool een rol speelt bij de inschrijving (plaatsing). Dit is de reden dat wij de aanmelding niet verder hebben uitgewerkt in een functio- neel ontwerp. Bij de intake wordt bekeken of de instelling de deelnemer iets te bieden heeft. Als dit het geval is komt een verbintenis tot stand. Bij dit moment van inschrijven gaat de onderwijsinstelling een verplichting aan, om geschikt onderwijs te gaan leveren. Tevens wordt het logistieke proces in gang gezet.
  • ONDERWIJSVISIE 11Met het maken van een verbintenis start ook het bekostigingsproces. De onderwijs-instelling wil gegevens van de deelnemer gaan registreren (beheren identiteit) eneventuele documenten en leervraag worden vastgelegd.Eventueel worden de gegevens van toeleverende onderwijsinstellingen opgevraagden verwerkt in het registratiesysteem.Leervraag arrangerenFiguur 4. Formuleren leervraag en arrangeren van onderwijsDe fase die hierop volgt is het vaststellen van de leervraag van de deelnemer. Datkan een driejarige opleiding zijn, afgesloten met een diploma of het kan bestaanuit een cursus van twee middagen, waarbij van een kwalificatie geen sprake is. Deleervraag van de deelnemer moet zoveel mogelijk worden uitgedrukt – geformu-leerd – in termen van zogenaamde onderwijsproducten.Het formuleren van de leervraag is een activiteit die wordt uitgevoerd door deelne-mer en begeleider.
  • 12 ONDERWIJSVISIE De instelling vergelijkt en matcht vervolgens de vraag van de deelnemer met het aanbod (vanuit een onderwijscatalogus) en arrangeert op deze wijze de opleiding van de deelnemer. Gekozen wordt voor het onderwijs dat het beste past bij de leervraag van de deel- nemer en het beschikbare aanbod van de instelling. Het formuleren van de leervraag en het arrangeren hebben een cyclisch karakter, ook in het volgen van het onderwijs worden opnieuw leervragen geformuleerd (ko- mend uit ‘leertrajectbegeleiding’). Onderwijscatalogus Figuur 5. Onderwijscatalogus In de matching tussen vraag van de deelnemer en aanbod van onderwijs staat de onderwijscatalogus centraal. Uitgaan van de vraag van de deelnemer betekent niet dat alle vragen gehonoreerd worden. Wat aan onderwijs beschikbaar is, komt voort uit de zogenaamde onder-
  • ONDERWIJSVISIE 13wijscatalogus. Deze bevat de informatie (metadata) over de onderwijsproductenvan de onderwijsinstelling. Combinaties van onderwijsproducten (arrangementen)worden gebruikt om het onderwijsaanbod samen te stellen. Een onderwijsaanbod kaneen driejarige opleiding zijn, maar ook een cursus van twee middagen. Een dergelijkaanbod bestaat dus uit 1 of meerdere onderwijsproducten. Onderwijsproducten kun-nen van verschillende typen zijn, zo kan het een stage van drie maanden zijn, maarook een serie lessen of een summatieve toets. De onderwijscatalogus wordt gebruiktom de leervraag van de deelnemer te vertalen naar onderwijsaanbod.Stel dat het onderwijsproduct dat het beste past bij de deelnemer, niet beschikbaaris dan kan de instelling kiezen voor het ontwikkelen van het product. Wel is dan vanbelang dat het voorzien wordt van kenmerken (metadata) en wordt opgenomen inde catalogus. Alleen de onderwijsproducten die zijn opgenomen in de catalogus endoor middel van de metadatering herkenbaar en herleidbaar zijn kunnen worden in-gezet in het logistieke proces. Voorbeelden van metadata zijn soort product, beno-digd personeel, benodigde ruimte, benodigde faciliteiten, leermiddelen, omvang enandere tijdsaspecten, bijdrage aan competenties en kerntaken, ervaring, financiëleaspecten en beperkende factoren.Ten tijde van het arrangeren is nog niet bekend of het product (of de combinatievan producten) direct te leveren of beschikbaar is (het roosterproces is namelijknog niet uitgevoerd). Er moet in principe even gewacht worden totdat de vraag vande deelnemer wordt geconfronteerd met het aanbod van de instelling (het arran-gement van de producten uit de catalogus en de middelen). Om daar zicht op tekrijgen gaan we de volgende fase in.
  • 14 ONDERWIJSVISIE Roosteren en prognotiseren Na het arrangeren met behulp van de onderwijscatalogus komt de fase van het roosteren. Gekeken wordt of de gevraagde producten ook te leveren zijn, in welke volgorde en natuurlijk op welke termijn. Zo kan het zijn dat een driejarige opleiding alleen in september en januari start, maar kan de korte cursus elke maandag van de week starten. In deze fase worden de onderwijsactiviteiten voor de deelnemers gepland, voor een bepaalde periode. Het geplande aanbod wordt in de vorm van een rooster aan de deelnemer gepresenteerd. Door het accepteren van het rooster gaan de deelnemer en de instelling de ver- plichting aan om het (de) onderwijsproduct(en) aan te bieden en af te nemen. De deelnemer accepteert dus ook de leveringstermijn. Op dat moment kan het onder- wijs daadwerkelijk worden gerealiseerd in een leer- of toetssituatie. Al het onder- wijs dat door een deelnemer is geaccepteerd komt in zijn loopbaan. Figuur 6. Roosteren en prognotiseren
  • ONDERWIJSVISIE 15Voor meerdere deelnemers met een leervraag moet onderwijs worden geroosterd.De keuze van het uiteindelijke rooster wordt mede bepaald door een aantal instel-lingspecifieke afwegingen (bijv. economische, onderwijsvisie etcetera).In een aantal gevallen is het onderwijsproduct niet snel genoeg te leveren (of teplannen) en is dat aanleiding voor de deelnemer en de instelling om opnieuw te kij-ken naar de wens en de mogelijkheden. Het kan immers niet voorkomen dat ergensin mei geconstateerd wordt dat de deelnemer tot september moet wachten metde volgende stap in het onderwijsproces. In dat geval komt de instelling in samen-spraak met de deelnemer met alternatieven van onderwijsproducten of alternatie-ven in tijd, plaats of volgorde van producten.Een bijzonder aspect in het aanbod van onderwijsproducten behelst de beroeps-en praktijkvorming (BPV). BPV wordt meegenomen als onderwijsproduct in hetroosterproces. Het daadwerkelijk beschikbaar zijn van een BPV-bedrijf en -plaats ishierbij nog niet van belang; de BPV wordt in het rooster opgenomen ook als er noggeen BPV plaats gevonden is. Het vinden van een BPV-plaats is een parallel procesdat al kan starten zodra de leervraag is gearrangeerd of zodra het rooster beschik-baar is. Uiterlijk op het moment dat de stage ingaat, moet de BPV-plaats gevondenzijn. Als dat dan nog niet het geval is, ontstaat er een probleem in de uitvoeringvan het onderwijs.Als er tijdens de uitvoering problemen ontstaan met de inzet van de benodigdemiddelen, dan kan daarvoor in het bestaande rooster een oplossing voor wordengevonden. In het geval van een calamiteit wordt er opnieuw geroosterd.Naast het rooster voor de komende periode (korte termijn) is het van belangom vooruit te kijken en te anticiperen op komende ontwikkelingen, op basis vaninschattingen en ervaringscijfers van inschrijvingen van afgelopen jaren. Maar ookdemografische gegevens, toekomstplannen van de onderwijsinstelling en nieuwonderwijsaanbod spelen een rol bij het vooruit kijken.
  • 16 ONDERWIJSVISIE Middelen Figuur 7. Middelen Bij het roosteren van de onderwijsproducten is het van belang om na te gaan of er voldoende onderwijscapaciteit is. Dat wil zeggen dat gekeken moet worden of er bijvoorbeeld personeel, ruimte en middelen beschikbaar zijn op het gewenste moment. Zo moet bij een kortlopende activiteit, waarbij een motor gedemonteerd moet worden, de beschikbaarheid van een technisch docent, een werkplaats en een motor geregeld zijn. Om na te gaan of dat het geval is, moet ‘gekeken’ worden in een aantal onderliggende instellingspecifieke registraties, zoals een HRM-systeem en een facilitair systeem. Ook moeten indien noodzakelijk de kenmerken van een middel gewijzigd kunnen worden om het op een andere wijze in te kunnen zetten. Een gymlokaal kan bij- voorbeeld ook als praktijkruimte gebruikt worden (meegeroosterd worden), mits het de juiste kenmerken bevat.
  • ONDERWIJSVISIE 17Primair proces ondersteuningHet primaire proces betreft de daadwerkelijke uitvoering van het onderwijs.Figuur 8. Primair proces ondersteuningDe studieactiviteit wordt geregistreerd, geïnterpreteerd (bijvoorbeeld het beoorde-len van competenties en kennis) en de studievoortgang wordt gemonitord. Op basisdaarvan wordt de deelnemer gestuurd en begeleid, met als resultaat een eventuelenieuwe of gewijzigde leervraag.Afhankelijk van het type onderwijsproduct dat is uitgevoerd, kunnen er ook aanvul-lende gegevens ontstaan. Zo levert een onderwijsproduct met als typering ‘sum-matieve toetsing’ een summatief resultaat op. Dat resultaat is belangrijk voor dediplomering. Maar ook andere gegevens zijn mogelijk, bijvoorbeeld formatieveresultaten of andere resultaten die een deelnemer oplevert. Deze zijn van belang voorde begeleiding van de deelnemer. Deze gegevens worden met dat doel geregistreerden vervolgens worden deze geïnterpreteerd en gemonitord in de begeleiding van hetleertraject van de deelnemer.
  • 18 ONDERWIJSVISIE Ook wordt de aan- en afwezigheid van deelnemers vastgelegd. Deze registratie is op twee manieren belangrijk, enerzijds vanwege de rol die studieactiviteit (aanwezig- heid) speelt in de begeleiding van deelnemers. Met de analyse van de aan- en afwezigheid wordt vastgesteld of de deelnemer bij het onderwijs dat in zijn loop- baan is vastgelegd ook daadwerkelijk aanwezig is geweest. Naast dit begeleidingsdoel, speelt de aanwezigheid een rol in de verantwoording. Het gaat dan om gegevens op een hoger aggregatieniveau. In dat geval zijn geanalyseerde gegevens voldoende. Deze moeten echter wel bruikbaar zijn in het kader van de leerplichtwet of de RMC-meldingen. In geval van opdrachtgevers, anders dan de landelijke overheid, zoals gemeenten of bedrijven, kan registratie van aanwezigheid van belang zijn. Diplomering en uitschrijven Figuur 9. Diplomering en uitschrijven
  • ONDERWIJSVISIE 19Uiteindelijk wordt, door het verzamelen van de benodigde summatieve resultaten,een diploma afgegeven. Dat wil nog niet zeggen dat de deelnemer wordt uitge-schreven, wel heeft de deelnemer (een deel van) zijn loopbaan achter de rug.Uitschrijven doet een deelnemer wanneer deze (tijdelijk) stopt met onderwijsafnemen van de instelling. Dat wil niet zeggen dat de deelnemer uit het oog wordtverloren. Alumnibeleid, waarbij uitgeschreven deelnemers als belangrijke doelgroepworden gezien als afnemer van nieuwe onderwijsproducten, speelt binnen alleonderwijsinstellingen.Externe verantwoording en overdracht deelnemergegevensFiguur 10. Externe verantwoording en overdracht deelnemergegevensEen onderwijsinstelling heeft met veel partijen te maken in het kader van verant-woording. Dat zijn natuurlijk de formele partijen zoals Cfi, de RMC’s en IBG, maarook marktpartijen zoals de gemeenten of bedrijven, vragen om verantwoordings-gegevens.
  • 20 ONDERWIJSVISIE Veel van de verantwoordingsgegevens kunnen worden ontleend aan de metadata van onderwijsproducten in relatie met de gegevens van de deelnemer. Daarnaast speelt de aanwezigheidsanalyse een belangrijke rol in het kader van RMC- meldingen. Kort samengevat kent de onderwijsinstelling een aantal processen in het kader van de verantwoording: - De uitwisseling van gegevens in het kader van BRON - De toelevering van gegevens in het kader van het Keurmerk Inburgering - De toelevering van gegevens aan opdrachtgevers (contractpartijen) - De toelevering van gegevens op ad hoc-basis Het uitwisselen van (leer)gegevens van een deelnemer tussen onderwijsinstellingen speelt een rol bij de inschrijving en de uitschrijving (export). Er is een overdrachts- dossier met daarin door de onderwijsinstelling gewaarborgde gegevens voor de deelnemer en zijn loopbaan. Het dossier kent een aantal gegevenssets die gevuld worden vanuit de (kern-)registratie van de onderwijsinstelling op het moment van overdracht.
  • ONDERWIJSVISIE 21HET TOTAALBEELD VAN DE ONDERWIJSPROCESSEN In de vorige paragrafen is stap voor stap het hele traject doorlopen waarmee een deelnemer te maken heeft en wat voor soort gegevens worden vastgelegd. Dat toont een landschap van vele processtappen in hun onderlinge verband. Al die stappen samen levert een compleet schema op, waarin alle elementen van de vo- rige paragrafen zijn samengebracht. Zonder een toelichting lijkt het een woud van rechthoeken en pijlen. Figuur 11. Totaalbeeld onderwijsprocessen: het onderwijsprocesmodel
  • 22 ONDERWIJSVISIE Wel geeft het schema een duidelijk beeld van de samenhang en de noodzaak om deze samenhang tot uiting te brengen in een clustering. Die clustering is in het vol- gende duidelijk gemaakt. De clustering is gebaseerd op twee uitgangspunten: - de uitwisseling van gegevens tussen twee clusters is minimaal - de onderdelen van een cluster behoren functioneel bij elkaar. Daarmee kan een aantal kernsystemen worden benoemd waarvoor functionele ont- werpen zijn opgesteld in Triple A-verband (figuur 12): - Kernregistratie deelnemers (rood) - Digitale overdracht deelnemergegevens (roze) - Onderwijslogistiek, roosteren en het beheren van de middelen (groen) - Onderwijscatalogus (oranje) - Primair proces ondersteuning en portfolio (blauw) - Externe verantwoording (paars) Vanuit deze systemen worden vervolgens relaties gelegd met de buitenwereld en met de bedrijfsvoeringsystemen waarin bijvoorbeeld de middelen worden beheerd. Figuur 12. De kernsystemen
  • ONDERWIJSVISIE 23COLOFONTriple A, Eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: Triple A, Zoetermeer Fotografie: Beeldsmaak AmersfoortVormgeving en opmaak: Linda van Drie, Amersfoort, Opmaak: Sonja Kamer, Amersfoort Druk: Drukkerij Wilco, Amersfoort Op het gebruik van dit materiaal is een Creative Commons Licentie van toepassing.Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.
  • 24 ONDERWIJSVISIE Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl
  • OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 1OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES
  • 2 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES
  • OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 3INLEIDING Dit deel van de encyclopedie geeft een totaaloverzicht van de gehele architectuur. Vanuit onze visie op onderwijs en ICT wordt een samenhangend overzicht gegeven van de principes op het niveau van bedrijfsprocessen (de businessarchitectuur), informatievoorziening (de informatie-architectuur) en techniek (de technische archi- tectuur). Elk van deze drie delen geeft een toelichting op de architectuurprincipes die worden gebruikt en beschrijft hun onderlinge samenhang. Deze beschrijving wordt afgesloten met een samenvattend overzicht van de architectuurprincipes. In een apart deel van de encyclopedie (architectuur) wordt in detail ingegaan op elk van deze drie deelarchitecturen, inclusief de bijbehorende modellen en richtlijnen.
  • 4 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES INHOUDSOPGAVE Inleiding 3 Introductie Triple A-architectuur 7 Toepasbaar voor gehele sector 7 Visie op ICT 8 Veranderingen in het onderwijs 8 Visie op ICT-veranderingen 8 Architectuurprincipes 10 Businessarchitectuur 12 Samenvatting architectuurprincipes businessarchitectuur 13 Informatie-architectuur 14 Samenvatting architectuurprincipes informatie-architectuur 15 Technische architectuur 16 Samenvatting architectuurprincipes technische architectuur 18
  • OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 5OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES
  • 6 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES
  • OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 7INTRODUCTIE TRIPLE A-ARCHITECTUUR In de architectuur van Triple A worden de principes en richtlijnen van Triple A in samenhang in beeld gebracht. Deze principes zijn het uitgangspunt voor al het ont- werp- en ontwikkelwerk dat door Triple A wordt uitgevoerd, en de initiatieven die uit Triple A voortkomen. De basis van de architectuur is dus een verzameling principes. Deze principes zijn enigszins abstract, maar geven wel de kern van de visie van Triple A weer als het gaat om de toekomstige ondersteuning van onderwijs met ICT. Om de principes ook praktisch bruikbaar te maken zijn deze vertaald naar wat meer concrete richtlijnen. Voor de overdraagbaarheid en communiceerbaarheid gaat de architectuur ook vergezeld van een aantal architectuurmodellen, visualisaties van de toekomstige situatie, uiteraard gebaseerd op de architectuurprincipes. De principes hebben op allerlei verschillende aspecten betrekking, variërend van de inrichting van het onderwijslogistieke proces tot het gebruik van open source en open standaarden. Om die reden wordt er onderscheid gemaakt in een drietal deelarchitecturen. De businessarchitectuur over de bedrijfsprocessen, de informa- tiearchitectuur over de informatievoorziening en de technische architectuur over de techniek. Toepasbaar voor gehele sector Triple A is een initiatief voor en door de gehele BVE-sector, waarin naast mbo- onderwijs ook vmbo-, vo-, vavo-, contractonderwijs en inburgering plaatsvindt. Het uitgangspunt is een gemeenschappelijke onderwijsvisie, maar instellingen kunnen verschillende keuzes maken als het gaat om de onderwijskundige benadering, de organisatorische inrichting of de inzet van specifieke technologie. Een belangrijk uitgangspunt van Triple A is dat er geen veronderstellingen worden gedaan of keuzes worden gemaakt voor een bepaalde inrichting van de organisatie én dat er geen beperkingen worden opgelegd aan de technische keuzes die instel- lingen maken. De ontwerpen die Triple A maakt en de oplossingen die op initiatief van Triple A worden gerealiseerd, moeten passen in elke organisatorische inrichting en de veelkleurige ICT-landschappen bij de instellingen. Om dat te bereiken wordt in de architectuur van Triple A nadrukkelijk uitgegaan van een procesmodel dat de onderwijsprocessen beschrijft en niet de organisatorische inrichting. Daarnaast wordt in de technische keuzes sterk gestuurd op het hanteren van open standaarden en het nastreven van open source-oplossingen, zodat instellingen maximaal de handen vrij houden om te integreren met andere syste- men of te kiezen voor een bepaalde leverancier.
  • 8 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES VISIE OP ICT De basis van de architectuur van Triple A wordt gevormd door onze visie op de veranderingen in het onderwijs en onze visie op de ontwikkelingen op gebied van de ICT. Deze visies zijn in belangrijke mate sturend voor de ontwerpbeslissingen die door Triple A worden genomen. Veranderingen in het onderwijs In het document Onderwijsvisie is de visie van Triple A op de veranderingen in het onderwijs verwoord. Om aan te geven welke veranderingen in het onderwijs van in- vloed zijn op de architectuurprincipes die zijn gekozen, worden deze veranderingen hieronder nog eens beknopt geschetst. Een belangrijke drijfveer voor Triple A is de invoering van het competentiegerichte onderwijs in het middelbaar beroepsonderwijs. Dat is niet het enige, ook los van deze wettelijke veranderingen zien we bij onderwijsinstellingen een beweging naar het meer centraal stellen van de loopbaan van de deelnemer met als doel het voor- komen van uitval van deelnemers. Mede door deze ontwikkelingen is er bij onderwijsinstellingen behoefte aan meer flexibiliteit, zowel in de vorm als de inhoud van het onderwijs. Voor de organisatie van het onderwijs heeft dat consequenties. Het planningsproces wordt complexer en krijgt eigenschappen van wat ook wel massamaatwerk wordt genoemd: onder- wijs voor grote groepen deelnemers, dat wel op de individuele wensen en capacitei- ten van deze deelnemers is afgestemd. Hoewel deze ambitie nauwelijks zonder de inzet van ICT realiseerbaar is, zien we het toch vooral als een ‘onderwijsverandervraagstuk’. De inzet van ICT kan een be- langrijke ‘enabler’ zijn voor veranderingen, maar moet ook gelijke tred houden met deze onderwijsveranderingen binnen de instellingen. Deze veranderingen zullen niet bij elke instelling even snel en in dezelfde mate worden doorgevoerd. Visie op ICT-veranderingen Traditioneel brengt de implementatie van ICT-voorzieningen behoorlijke verande- ringen in een organisatie te weeg. De implementatie van een nieuw ICT-systeem lijkt de belangrijkste drijfveer (of belemmering) voor verandering te zijn. Bestaande systemen zijn ook vaak belemmerend geweest voor veranderingen omdat deze onvoldoende geïntegreerd konden worden met nieuwere systemen. In onze visie is het met de mogelijkheden van dit moment haalbaar om ICT-veran- deringen in kleinere stappen en dus meer geleidelijk door te voeren. De ICT zal dan
  • OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 9eerder meebewegen met de ambitie en het verandervermogen van de organisatiedan andersom. Bij zo’n voortdurend meebewegende ICT-omgeving past in onzeogen ook geen noodzaak om rigoureus verouderde systemen te vervangen of om testreven naar een homogene omgeving met producten van één bepaalde leverancierof één bepaalde suite van producten. Je zult immers nooit grote delen in één keervervangen, maar steeds het nieuwe met het oude integreren. Daarbij moet ook devrijheid zijn om telkens weer te bepalen welke technologie en functionaliteit, vanwelke leverancier, het beste past. Dit wordt ook wel een ‘best-of-breed’-strategiegenoemd.Voor Triple A is heterogeniteit een zeer belangrijk uitgangspunt: bestaande ennieuwe systemen, en systemen van verschillende leveranciers, moeten zo goedmogelijk met elkaar kunnen samenwerken. De technologie van dit moment biedtdaarvoor vele mogelijkheden zoals bijvoorbeeld de beschikbaarheid van openstandaarden. Als leidend concept om een dergelijke open, heterogene architectuurtot stand te brengen wordt het concept van een servicegeoriënteerde architectuurgeadopteerd.In een servicegeoriënteerde architectuur staat het begrip service uiteraard cen-traal. Een service is een zelfstandig stuk functionaliteit dat een bepaalde dienstaan gebruikers levert. Deze diensten hebben bij voorkeur een sterke relatie met debedrijfsprocessen en de diensten die de instelling levert: een bepaalde dienst aaneen deelnemer of stap in een bedrijfsproces correspondeert met een dienst die doorhet systeem geleverd wordt. Systemen leveren dus diensten die relatief zelfstandigten opzichte van elkaar kunnen functioneren.In een servicegeoriënteerde architectuur kunnen deze diensten van elkaar gebruikmaken, en kunnen ze in verschillende combinaties aan gebruikers ter beschik-king worden gesteld. Door de toenemende standaardisering in de technologie voorservices is het technisch goed mogelijk om services van verschillende leveranciersen ontwikkeld in verschillende ontwikkelomgevingen, toch met elkaar te integreren.Er is een tweetal voorzieningen dat hierbij met name van toegevoegde waarde kanzijn: een servicebus die ervoor zorgt dat services van verschillende leveranciers ofsystemen elkaar kunnen gebruiken, en een portaal waarin de functionaliteit als ééngeheel aan de gebruikers kan worden gepresenteerd.In zo’n omgeving wordt een geleidelijke doorontwikkeling van de ICT-ondersteuningmogelijk. Elke vernieuwing van functionaliteit leidt tot nieuwe services die aan debestaande verzameling wordt toegevoegd.
  • 10 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES ARCHITECTUURPRINCIPES De architectuurprincipes van Triple A zijn een vertaling en verdieping van de visie en uitgangspunten zoals hiervoor beschreven. De principes maken de visie con- creet, zodat in de uitwerking van de onderwijsprocessen en de gewenste ICT-func- tionaliteit duidelijk is welke keuzes er worden gemaakt. De principes zijn ook vooral gericht op het bewaken van de samenhang van al het ontwerp- en ontwikkelwerk dat bij Triple A wordt gedaan. De principes zijn onderverdeeld in drie niveaus, namelijk: - Businessarchitectuur – de principes die betrekking hebben op de inrichting van de bedrijfsprocessen - Informatie-architectuur – de principes die betrekking hebben op de informatie- voorziening, de ordening van functionaliteit, informatiestromen en gegevens - Technische architectuur – de principes die betrekking hebben op de inzet van technologie en de keuzes voor concrete oplossingsrichtingen In het schema op de rechterpagina zijn al deze principes in een overzicht weer- gegeven. In de hierna volgende paragrafen wordt elk van deze architecturen nader toegelicht.
  • OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 11
  • 12 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES Businessarchitectuur Het uitgangspunt van de businessarchitectuur is de gezamenlijke onderwijsvisie. Hierin zijn de kernsystemen gemodelleerd op een zodanige manier dat dit los staat van een bepaalde organisatorische inrichting. De kernsystemen zijn weergegeven in het onderstaande model. Dit model en de onderwijsvisie die daaraan ten grondslag ligt is gericht op de on- dersteuning van alle vormen van onderwijs. Dit kan variëren van een vast curricu- lum voor grote groepen deelnemers, tot aan volledig individueel maatwerk, en van mbo tot aan vmbo en contractonderwijs. Dit betekent wel dat naast een traditionele, klassikale manier van het plannen van onderwijs ook een individuelere en meer kortcyclische manier van plannen mogelijk moet zijn. In dit proces staat de leervraag van de deelnemer centraal.
  • OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 13De afstemming van deze vraag naar onderwijs, het beschikbare aanbod en debijbehorende middelen wordt een continu proces. Als kloppend hart van dit procesis de onderwijscatalogus geplaatst, waarin het volledige onderwijsaanbod isvastgelegd, zodat op basis daarvan kan worden gepland en de middelen zo effectiefmogelijk kunnen worden ingezet.In dit proces waarin de leervraag van de deelnemer centraal staat krijgt ook debegeleiding van deelnemers een andere invulling. Een deelnemer zal mogelijk vakeren gerichter keuzes moeten maken. Dit kan betekenen dat deelnemers dit veel zelf-standiger gaan doen en verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen leerloopbaan,maar het kan ook betekenen dat de begeleiding intensiever en kortcyclischer moetworden ingericht om de deelnemers daarin te ondersteunen.Tenslotte speelt vooral in het beroepsonderwijs de aandacht voor de praktijk eenbelangrijke rol. Deelnemers worden bij voorkeur opgeleid in hun toekomstigeberoepscontext.Samenvatting architectuurprincipes businessarchitectuur
  • 14 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES Informatie-architectuur In de inrichting van de informatievoorziening van een instelling staat het concept van een servicegeoriënteerde architectuur centraal. Systemen leveren diensten die corresponderen met bedrijfsactiviteiten. Deze diensten kunnen worden geleverd door verschillende systemen van verschillende leveranciers. Met behulp van inte- gratiehulpmiddelen kunnen al deze diensten worden samengebracht en zorgen voor een geïntegreerde omgeving voor gebruikers. Het belangrijkste wat gebruikers (medewerkers, docenten én deelnemers) hiervan zien is dat de diensten (mogelijk van verschillende systemen) in een portaal be- schikbaar worden gesteld. Zo onstaat er aan de ‘voorkant’ een geïntegreerd geheel. Onzichtbaar voor gebruikers, maar wel net zo belangrijk, is de voorziening aan de ‘achterkant’ van de systemen zodat systemen elkaars diensten kunnen gebruiken en gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. Daarvoor dient de servicebus. Omdat het hele ontwerp is gericht op ICT-ondersteuning die onafhankelijk is van een specifieke organisatorische inrichting, is er een aparte faciliteit nodig waarin deze organisatielogistiek kan worden ondersteund. Dit wordt de procesbesturing genoemd. In deze procesbesturing worden de bedrijfsprocessen gedefinieerd en de manier waarop daarin de diensten van de systemen achtereenvolgens worden gebruikt. Dit wordt ook wel orkestratie genoemd. Een ander belangrijk aspect is het op een goede manier beheren en beschikbaar stellen van de kerngegevens binnen een instelling. Een goed beheer van gegevens met eenduidig eigenaarschap bevordert de kwaliteit van gegevens en zorgt ervoor dat het beschikbaar stellen van deze gegevens maar vanuit één plek hoeft te ge- beuren. Hiervoor is het begrip kernregistratie in het leven geroepen. Een kernregis- tratie is verantwoordelijk voor een goed gedefinieerde deelverzameling van gege- vens, en dient deze gegevens te beheren en op een uniforme manier aan anderen beschikbaar te stellen. Rapportages ten behoeve van de besturing en verantwoording worden steeds be- langrijker. Vaak vormen systeemgrenzen hiervoor een belemmering omdat moeilijk over deze systeemgrenzen heen gerapporteerd kan worden. Om die reden wordt een centrale rapportagevoorziening voorzien, waarin de gegevens uit de kernregis- traties, onderwijslogistiek en het primair proces samen kunnen komen ten behoeve van een integrale rapportage. Dit vereist een voorziening die de gegevens uit al deze systemen kan verzamelen, zonodig kan bewerken en in een voor rapportage geschikte structuur kan laden in een rapportageomgeving. Vanuit een dergelijke rapportageomgeving kan de rapportage vervolgens plaatsvinden.
  • OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 15Samenvatting architectuurprincipes informatie-architectuur
  • 16 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES Technische architectuur Ook in de technische architectuur staat het concept van een servicegeoriënteerde architectuur centraal. Op het hoogste niveau wordt de functionaliteit geleverd in de vorm van diensten (services) die corresponderen met bedrijfsfuncties. Dit concept van services kan ook op de lagere, meer technische niveaus worden doorgevoerd. De services op het hoogste niveau maken dan intern gebruik van services op een lager niveau. Door systemen ook op deze manier technisch in te richten, ontstaat ook daar een flexibeler ontwerp met meer hergebruik en mogelijkheden om staps- gewijs door te ontwikkelen. Sterk gekoppeld aan het concept van een servicegeoriënteerde architectuur is het gebruik van open standaarden. Voor services is inmiddels een aantal belangrijke internationale standaarden gedefinieerd, die er voor zorgen dat services ook over applicatiegrenzen heen elkaar kunnen gebruiken. Hetzelfde geldt voor berichtuitwis- seling tussen applicaties. Het hanteren van deze standaarden is essentieel om een best-of-breed-strategie mogelijk te maken, en voorkomt dat instellingen met hun andere applicaties tot keuzes worden gedwongen. Naast deze open, internationale standaarden rondom internet technologie is er ook een aantal specifieke standaarden die binnen de Nederlandse overheid of specifiek het onderwijs veel wordt toegepast. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om standaarden voor het uitwisselen van deelnemergegevens, het gebruik van elektronische leer- middelen of webrichtlijnen. Triple A heeft de beschikbare standaarden verzameld en beoordeeld en hanteert deze lijst nu om maximale koppelbaarheid en aansluiting met andere initiatieven in de sector mogelijk te maken. Specifiek met betrekking tot het gebruik van een portaal, de servicebus, procesbe- sturing en bulk-transport van gegevens ten behoeve van rapportage heeft Triple A een aantal keuzes gemaakt voor technische standaarden. Hierbij is steeds gekozen voor de meest gangbare en open standaarden en het vermijden van leveranciers- specifieke oplossingen. Een ander belangrijk uitgangspunt voor Triple A is dat het mogelijk moet zijn dat elke instelling zijn eigen keuzes kan maken op basis van de ontwerpen van Triple A. Voor bepaalde delen zal een aantal instellingen samen optrekken en door één leve- rancier een oplossing laten realiseren, en voor andere delen zal elke instelling zijn eigen weg gaan met een leverancier naar zijn keuze. Dit betekent dat het mogelijk moet zijn dat een instelling of leverancier moet kunnen voortbouwen op de resul- taten van een andere instelling of leverancier. Het toepassen van open standaarden biedt hiertoe al een aantal mogelijkheden.
  • OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 17Het beschikbaar stellen van de software in open source, met een bijbehorende opensource-licentie, verruimd deze mogelijkheden nog aanzienlijk. Vooral voor gene-rieke voorzieningen zoals de onderwijscatalogus is dit van groot belang, omdat dezevoor de kernregistratie, onderwijslogistiek, roosteren en portfolio steeds weer aan-gepast en uitgebreid zal moeten worden. Vandaar dat Triple A als principe hanteertdat dergelijke generieke voorzieningen in open source gerealiseerd moeten wor-den, en dat open source voor alle andere programmatuur nadrukkelijk de voorkeurheeft.De flexibilisering van het onderwijs en de andere ontwikkelingen in onderwijsveldstellen ook nog een aantal bijzondere eisen aan de technische voorzieningen. Debelangrijkste daarvan is de noodzaak om tijd- en plaatsonafhankelijk werken mo-gelijk te maken. Er zal in toenemende mate elektronisch leermateriaal beschikbaarkomen en toegang tot de omgeving van de school gewenst zijn vanaf een stage- ofthuislocatie. Dit stelt ook hogere eisen aan de autorisatie, beveiliging en betrouw-baarheid van de omgeving. Tenslotte moeten de systemen ook voorbereid zijnop deze veranderende gebruikspatronen, door te zorgen voor voldoende schaal-baarheid zodat toe- of afname van het gebruik niet hoeft te leiden tot ingrijpendeaanpassingen.
  • 18 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES Samenvatting architectuurprincipes technische architectuur
  • OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES 19COLOFONTriple A, Eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: Triple A, Zoetermeer Fotografie: Beeldsmaak AmersfoortVormgeving en opmaak: Linda van Drie, Amersfoort, Opmaak: Sonja Kamer, Amersfoort Druk: Drukkerij Wilco, Amersfoort Op het gebruik van dit materiaal is een Creative Commons Licentie van toepassing.Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.
  • 20 OVERZICHT ARCHITECTUURPRINCIPES Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl
  • METHODIEK 1METHODIEK
  • 2 METHODIEK
  • METHODIEK 3METHODIEK
  • 4 METHODIEK INHOUDSOPGAVE Wat is een functioneel ontwerp van Triple A? 5 Onze visie op het functioneel ontwerp 5 Stappen in het ontwerpproces 6
  • METHODIEK 5 WAT IS EEN FUNCTIONEEL ONTWERP VAN TRIPLE A? In dit deel van de encyclopedie wordt beschreven welke methodiek binnen Triple A wordt gebruikt om een functioneel ontwerp te maken. Onze visie op het functioneel ontwerpAfbakening Om tot een functioneel ontwerp te komen hebben we gekozen voor een specifiekeHet doel van een functioneel werkwijze en manier van modelleren. Hieronder worden de belangrijkste uitgangs-ontwerp is om de gewenste punten van onze werkwijze beschreven.functionaliteit van een toekomstigICT-systeem in kaart te brengen. Gemaakt door materiedeskundigenDe bedrijfsprocessen zijn hiervoor Een van de belangrijkste uitgangspunten is dat het functioneel ontwerp voorhet uitgangspunt. Op basis van het grootste deel gemaakt moet kunnen worden door materiedeskundigen, dushet functioneel ontwerp kan in medewerkers van de betrokken instellingen. Op deze manier staat het functioneelsamenwerking met een leveran- ontwerp dicht bij de praktijk en is het een product van de instellingen zelf.cier een ICT-oplossing worden De werkwijze om tot een functioneel ontwerp te komen is er voor een groot deel opuitgewerkt en gerealiseerd. Het gericht om de deskundigen van de instellingen te ondersteunen bij het omzettenfunctioneel ontwerp beperkt zich van hun kennis en kunde naar een bruikbaar functioneel ontwerp.tot het ‘wat’ (de gewenste functio-naliteit vanuit het perspectief van Professionele ontwerpmethodiekde gebruiker). Het ‘hoe’ (de ICT- Het is wel van belang dat het functioneel ontwerp op een professionele manieroplossing), is onderdeel van het gemaakt wordt. De manier van beschrijven en modelleren moet gebaseerd zijn oprealisatieproces dat met een leve- een gangbare ontwerpmethodiek. Op die manier wordt de kwaliteit van het ontwerprancier wordt doorlopen. gewaarborgd en is het ontwerp overdraagbaar aan een potentiële leverancier die op basis van het ontwerp oplossingen gaat realiseren. Om die reden conformeren wij ons aan de gangbare ontwerpstandaarden in de modelleertaal UML (Unified Modeling Language). We hebben ervoor gekozen om twee onderdelen uit deze ontwerpstandaard te gebruiken die specifiek gericht zijn op het in kaart brengen van het beoogde gebruik vanuit het perspectief van de eindgebruiker: use cases en activiteiten- diagrammen. Waar nodig zijn deze twee technieken vereenvoudigd, of hebben we het gebruik ervan ingeperkt, zodat de werkwijze goed bruikbaar is voor materie- deskundigen. Voor het beschrijven van functies beperken we ons tot een korte tekstuele beschrijving, zonder gebruik te maken van een ontwerpstandaard. Voldoende vrijheid voor leveranciers en instellingen Tenslotte willen we in onze manier van ontwerpen voldoende vrijheid laten aan leveranciers om te bepalen hoe de gewenste functionaliteit wordt gerealiseerd. We beperken ons dus tot het ‘wat’ van de te realiseren functionaliteit, en laten het ‘hoe’
  • 6 METHODIEK over aan het proces dat we samen met een leverancier doorlopen. Om die reden kiezen we ervoor om geen details vast te leggen over de te realiseren functies van het beoogde systeem. We beperken ons tot de beschrijving van het beoogde gebruik, dus vanuit het gezichtspunt van de gebruiker. De processen die onder- steund moeten worden staan centraal. Een traditioneel functioneel ontwerp is vaak een opsomming van de functies die een systeem bevat, en de eisen die aan de functies worden gesteld (te vergelijken met bijvoorbeeld de manier van werken bij het opzetten van een bouwbestek). Wij kiezen nadrukkelijk niet voor deze aanpak, maar voor een aanpak om vanuit het perspectief van de gebruiker de gewenste functionaliteit te beschrijven op basis van use cases. Stappen in het ontwerpproces Voor elk functioneel ontwerp is de onderwijsvisie het uitgangspunt. Vanuit de onderwijsvisie is er een afbakening op hoofdlijnen gemaakt, die heeft geleid tot de opdeling van de totale functionaliteit in een aantal kernsystemen. In elk kernsysteem is een aantal onderwijsprocessen samengebracht met veel onderlinge samenhang, zoals bijvoorbeeld de onderwijslogistiek of de ondersteuning van het primaire proces. De uitwerking van het functioneel ontwerp van een kernsysteem wordt gedaan in een drietal stappen, zoals in nevenstaand schema is weergegeven. Onder elke stap is het product weergegeven dat uit die stap voortkomt. Samengevat komt het erop neer dat in de eerste stap (A), het benoemen van de processen, wordt vastgesteld welke onderwijsprocessen op hoofdlijnen tot het betreffende kernsysteem behoren. Deze processen komen dan terug in het onder- wijsprocesmodel. Vervolgens wordt in de tweede stap (B) elk proces opgeknipt in functionele eenheden: de use cases. Elk van deze use cases wordt vervolgens nader uitgewerkt in een activiteitendiagram, waarin de activiteiten zijn gemodelleerd waaruit de use case bestaat. Tenslotte wordt er in de derde stap (C) een inventa- risatie gemaakt van de benodigde functies van het beoogde ICT-systeem, die de betreffende activiteiten in de use case zouden ondersteunen. Processen benoemen In de onderwijsvisie zijn de onderwijsprocessen vanuit het perspectief van de deel- nemer beschreven. Het onderwijsprocesmodel geeft deze processen in samenhang weer, en clustert deze in kernsystemen. De functionele ontwerpen worden vervol- gens per (combinatie van) onderwijsprocessen opgepakt.
  • METHODIEK 7Het vertrekpunt voor het functioneel ontwerp zijn dus de onderwijsprocessen vanhet onderwijsprocesmodel, waarop het functioneel ontwerp betrekking heeft. Deeerste stap in het functioneel ontwerpproces is deze processen goed te definiërenen af te bakenen. Dit leidt in veel gevallen tot een aanpassing of nadere definitievan de processen in het onderwijsprocesmodel.Use cases beschrijvenNadat de processen zijn benoemd en afgebakend, wordt gekeken naar de functio-nele eenheden waaruit de ondersteuning van die processen bestaat: de use cases.Een use case beschrijft het van buitenaf zichtbare gedrag van het systeem, vanuithet perspectief van de gebruiker. Een use case heeft een concrete aanleiding en eenconcreet resultaat, en beschrijft de processtappen van gebruikers van het systeemdie moeten leiden tot dit concrete resultaat. De use cases zijn daarmee de eenhe-den van functionaliteit vanuit de gebruiker gezien. Het totaal aan use cases geeftantwoord op de vraag ‘wat moet het systeem ondersteunen?’Het voordeel van dergelijke beschrijvingen is dat eerst nagedacht wordt overde werkprocessen en dat niet direct de stap wordt gezet naar een invulling metsysteemfunctionaliteit. Dat maakt het schrijven van use cases ook zo moeilijk. Deschrijver van een use case moet afstand nemen van een mogelijke systeemoplos-sing en zich concentreren op de processen die ondersteund moeten worden.Use cases laten zich goed lezen door niet-technische mensen, het is immers be-schreven in termen van de werkprocessen van de organisatie. De beschrijvingenzijn met betrekking tot formuleringen en taalgebruik zo toegankelijk mogelijk.Voor de beschrijving van een use case wordt een standaard format gebruikt datis afgeleid van de binnen UML gangbare manier van beschrijven. Dit format wordthieronder weergegeven.
  • 8 METHODIEK Een use case staat niet op zichzelf. Er liggen vaak verbanden tussen de verschil- lende use cases, omdat het resultaat van de ene use case vaak de aanleiding is voor een andere. Ook kan in de beschrijving van een use case een situatie worden beschreven die de aanleiding is voor het starten van een andere use case. Deze verbanden noemen we werkopdrachten. Zo’n werkopdracht behelst niet het over- dragen van gegevens, maar meer het initiëren van een andere use case. In de use case overzichten brengen we de samenhang tussen de use cases in beeld door deze werkopdrachten tussen de use cases te tekenen. Uitwerken naar activiteitendiagrammen De use cases worden vervolgens nog een stap dieper uitgewerkt in een zogenaamd activiteitendiagram. In een activiteitendiagram wordt de beschrijving van de acties gemodelleerd zodat de logica van het proces preciezer is gedefinieerd, en duidelijk is onder verantwoordelijkheid van welke actor een activiteit wordt uitgevoerd. Er wordt per use case één activiteitendiagram gemaakt. Hieronder wordt een voorbeeld van zo’n activiteitendiagram gegeven. De schema- techniek is gebaseerd op UML.
  • METHODIEK 9Functies benoemenUit de beschrijving van de use cases en de activiteitendiagrammen kan een inventa-risatie van functies worden opgemaakt. Dit zijn de functies die het systeem moetbieden om het beschreven proces te kunnen ondersteunen. Onder functies wordenhier concrete onderdelen van een ICT-systeem verstaan, zoals schermen of reken-functies.Om tot deze functies te komen wordt uitgegaan van de activiteiten in de activiteiten-diagrammen. Voor elke activiteit (of enkele opeenvolgende activiteiten) wordtvastgesteld welk ICT-functies nodig zijn om de betreffende activiteit uit te voeren.Zo onstaat een verzameling functies die nodig is om de use case te ondersteunen.Sommige functies zullen voor meerdere activiteiten, in verschillende use casestoepasbaar zijn.
  • 10 METHODIEK Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl
  • BEGRIPPENLIJST 3BEGRIPPENLIJST
  • 4 BEGRIPPENLIJST
  • BEGRIPPENLIJST 5INLEIDING In dit deel van de encyclopedie vindt u een verklaring voor de belangrijkste begrippen zoals deze zijn gebruikt in de functionele ontwerpen van Triple A. Het gaat hier om begrippen die veelvuldig terug komen in zowel de beschrijvende als de technische gedeelten. Bij het definiëren van de begrippen is zo veel mogelijk rekening gehouden met de definities zoals deze gebruikt worden door het Ministerie van OC&W, Colo en Kennisnet.
  • 6 BEGRIPPENLIJST INHOUDSOPGAVE A 6 B 8 C 11 D 13 E 14 F 16 G 17 I 18 K 19 L 20 M 21 N 22 O 22 P 25 R 26 S 27 T 31 U 32 V 33 W 34 Z 34
  • BEGRIPPENLIJST 7BEGRIPPENLIJST
  • 8 BEGRIPPENLIJST A 1 Aanmelden Het op enigerlei wijze kenbaar maken van de belangstelling van een potentiële deelnemer voor het afnemen van onderwijsproducten bij de instelling. 2 Aanwezigheidsanalyse Analyse van de aan- en afwezigheidsgegevens van bepaalde deelnemers of groepen deelnemers zodat daarover kan worden gerapporeerd.. 3 Aanwezigheid Geregistreerde (fysieke) aanwezigheid van een deelnemer op een (enig) gepland tijdstip in een gespecificeerde omgeving. Wanneer hij niet aanwezig is, is hij ongeoorloofd of geoorloofd afwezig. 4 Aanwezigheidsregistratie Database waarin de gegevens zijn opgeslagen van de aan- en afwezigheid van deel- nemers 5 Accountantsmutatie Mutatie die na de mutatiestop nog met toestemming van de accountant kan worden doorgevoerd voor een bepaald bekostigingsjaar. 6 Actor Gebruiker van het systeem in een specifieke rol, of een ander systeem of techni- sche voorziening die met het systeem communiceert. De actoren maken dus geen deel uit van het systeem maar interacteren met het systeem. Actoren zijn diegenen die gegevens met het systeem uitwisselen of diensten van het systeem betrekken. 7 Adviesgesprek Een adviesgesprek is een gesprek tussen de deelnemer en zijn (leertraject)bege- leider. Op basis van informatie in het begeleidingsdossier en een beoordeling van de voortgang komt de begeleider tot een geadviseerde leerroute die in het advies- gesprek besproken wordt. De uitkomst van een adviesgesprek is een gezamenlijk besluit over te nemen acties. 8 Administratief dossier Het administratief dossier is onderdeel van de kernregistratie deelnemers en bevat alle documenten en gegevens die betrekking hebben op de inschrijving van de deelnemer zoals de onderwijsovereenkomst en de praktijkovereenkomst. Alle docu- menten die in het administratieve proces ontstaan worden aan dit dossier toege- voegd. Het administratief dossier is onderdeel van het deelnemersdossier, waarin zich naast het administratief dossier ook het begeleidingsdossier, zorgdossier en examendossier bevindt. 9 Administratief Medewerker Persoon in dienst van de onderwijsinstelling, die administratieve taken uitvoert.
  • BEGRIPPENLIJST 910 Afgenomen onderwijsproduct Onderwijsproduct dat daadwerkelijk is geleverd op basis van een rooster en is afge- nomen door de betreffende deelnemer.11 Afwezigheid Het ontbreken van een geregistreerde (fysieke) aanwezigheid van een deelnemer op een onderwijsproduct dat op basis van een rooster op (enig) tijdstip is aangebo- den. Er zijn twee soorten afwezigheid: ongeoorloofd en geoorloofd.12 Aggregatieniveau Een samenstelling van onderwijsproducten.13 Algoritmes Rekenregels en -procedures om in het proces van roosteren te kunnen optimaliseren.14 Alumni Oud-deelnemers die onderwijsproducten van de instelling hebben afgenomen en thans als deelnemer zijn uitgeschreven bij de instelling.15 Applicatiebeheerder De medewerker die applicatiebeheer uitvoert.16 Arrangement Een planbaar geheel van beschikbare onderwijsproducten. Een arrangement be- staat uit een verzameling enkelvoudige en/of samengestelde onderwijsproducten, aangevuld met aanvullende eisen en wensen met betrekking tot de volgorde of de periode waarin het product moet worden afgenomen. Een arrangement kan uit één onderwijsproduct (enkelvoudig of samengesteld) bestaan.17 Arrangeren Onderwijslogistiek proces waarin op basis van leervraag van een deelnemer en de daarbij passende en beschikbare onderwijsproducten een planbaar geheel wordt samengesteld dat door de deelnemer kan worden afgenomen. Een arrangement is van kracht voor een “bevroren” periode. Op basis van alle arrangementen kan een rooster voor een dergelijke periode worden gemaakt.18 Arrangeur Persoon die binnen de instelling de arrangementen voor een bepaalde groep deel- nemers opstelt.19 Assessment Een methode of procedure om zowel basiskennis als competenties te meten en te beoordelen in authentieke of levensechte situaties.20 Assets Dit zijn herbruikbare objecten die bestudeerd worden in het kader van een onder- wijsproduct. Bijvoorbeeld een motor in het kader van motortechniek, een anato- mische pop in het kader van gezondheid, een videofragment in het kader van een geschiedenisles, een animatie in het kader van de bestudering van de verbran- dingsmotor.
  • 10 BEGRIPPENLIJST 21 Audit Toetsing of aan bepaalde eisen wordt voldaan. Wordt o.a. gebruikt bij toekenning van het Keurmerk Inburgeren. B 22 Begeleider Medewerker van een onderwijsinstelling die als rol heeft het volgen en ondersteu- nen van deelnemers tijdens hun leerloopbaan. De begeleider die leeractiviteiten begeleidt wordt ook coach genoemd. De begelei- der die de loopbaan van de deelnemer ondersteund wordt ook leertrajectbegeleider genoemd. 23 Begeleiding Het geheel aan (begeleidings)processen waarbij de begeleider op basis van leeracti- viteiten, gegevens uit de aanwezigheidsregistratie en andere beschikbare gegevens het leerproces van een deelnemer volgt, bijstuurt en toekomstgericht advies geeft. 24 Begeleidingsdossier Het begeleidingsdossier bevat alle documenten en gegevens ter ondersteuning van het begeleidingsproces, zoals een POP en een PAP, gemaakte afspraken en behaalde formatieve resultaten. Het begeleidingsdossier is onderdeel van het deelnemers- dossier, waarin zich naast het begeleidingsdossier ook het administratief dossier, zorgdossier en examendossier bevindt. 25 Beheerder onderwijscatalogus Medewerker van de instelling die verantwoordelijk is voor het beheren van de onder- wijscatalogus. 26 Bekostiging Vergoeding voor door de instelling verrichte activiteiten. Deze kent de volgende varianten: Soort bekostiging Toelichting Reguliere inputbekostiging Bekostiging op grond van verbintenis voor opleidin- gen waarvoor bij de ministeries van OCW/LNV bekos- tigingslicentie is verkregen Reguliere outputbekostiging Bekostiging op grond van behaald diploma voor op- leidingen waarvoor bij de ministeries van OCW/LNV bekostigingslicentie is verkregen Contractbekostiging In overeenkomst vastgelegde bekostiging voor over- eengekomen activiteiten ten behoeve van derden
  • BEGRIPPENLIJST 1127 Bekostigingsrelatie Verhouding van de instelling met een financierende partij die bestaat op basis van de verbintenis van de instelling met een deelnemer ten behoeve van de bekostiging van geleverde of te leveren diensten aan de deelnemer.28 Belasting De door de deelnemer ervaren leerbelasting. Deze wordt vastgesteld op basis van ervaring van de instelling. Het is een vrij formaat en kan bestaan uit bijvoorbeeld studiebelastingsuren (SBU), studiepunten, enz. Per instelling en/opleiding worden eigen keuzes gemaakt. Het vastleggen ervan is van belang voor het adviesgesprek tussen leertraject- begeleider en de deelnemer.29 Beoordelaar Iemand die gerechtigd is binnen de instelling om formatieve en/of summatieve resultaten te bepalen en vast te (laten) leggen.30 Beoordelingsformat Een sjabloon t.b.v. een beoordelaar om iemands prestaties (beroepsmatig hande- len) te meten en te beoordelen. Een beoordelingsformat is gekoppeld aan een be- paald onderwijsproduct of verzameling van onderwijsproducten. In de beoordeling kan onderscheid gemaakt worden tussen de verschillende aspecten (werkprocessen of competenties) waarop de beoordeling betrekking heeft. Er kan bijvoorbeeld per relevante competentie een oordeel worden vastgelegd.31 Beoordelingsregistratie De vastlegging van formatieve en summatieve beoordelingen.32 Beoordelingssystematiek Een systematiek die behulpzaam is bij het bepalen, waarderen en vastleggen van formatieve of summatieve beoordelingen Een beoordelingssystematiek kan geba- seerd zijn op kwalificatiedossiers, op geroosterde leertrajecten, eventueel in combi- natie met toenemende complexiteit en/of toenemende zelfstandigheid. Mogelijke systematieken kunnen bijvoorbeeld gebaseerd zijn op: - Kwalificatiedossiers - Werkprocessen/competenties - Prestatie-indicatoren - Complexiteitsniveau van onderwijsproducten - Combinatie van kwalificatiedossier en complexiteitsniveau - Standaard leerroutes - Tijdsbesteding bijv. aantal SBU - Prestatie indicatoren/werkprocessen/competenties33 Bepalen diplomarecht Op basis van geregistreerde summatieve resultaten bepalen of een deelnemer recht heeft op kwalificerende documenten.
  • 12 BEGRIPPENLIJST 34 Beslisboom De beslisboom bevat regels die bepalen of een deelnemer/opleiding-combinatie bekostingsrelevant is. De beslisboom wordt toegepast op de BRON-foto en de ge- gevens in de kernregistratie en levert een gegevensset op die apart wordt gere- gistreerd ten behoeve van verdere analyse en een prognose van de te verwachten bekostiging. 35 Bevroren product Een product in het portfolio van een deelnemer dat is voorzien van een formatieve of summatieve beoordeling. Het product en de bijbehorende beoordeling worden gekoppeld en in “bevroren” toestand bewaard als bewijs voor iemands vaardigheid, kennis en/of houding. 36 Bewijsmap Een verzameling producten dat ter (summatieve of formatieve) beoordeling kan worden aangeboden, en zo als ‘bewijs’ kan dienen op basis waarvan verworven competenties of kennis kan worden aangetoond. 37 Blik op Werk Stichting die zich onder andere bezighoudt met het verstrekken en toetsen van het Keurmerk Inburgeren. 38 BPV Beroeps Praktijk Vorming. Periode waarin de deelnemer bij een bedrijf beroeps- praktijkvorming volgt. Dit is een verplicht onderdeel binnen elke beroepsopleiding. Het minimaal te volgen studiebelastingsuren aan BPV is vastgelegd in het kwalifi- catiedossier. Daarnaast wordt BPV ook ingezet binnen het proces van opleiden en vormen, denk daarbij aan bijvoorbeeld de snuffelstages. 39 BRIN Basisregistratie Instellingen. In dit bestand geeft CFI een overzicht van alle scholen en de hiermee samenhangende instellingen. 40 BRON Foto Een weergave van gegevens zoals die in BRON zitten van deelnemers relevant voor een bepaalde teldatum, per deelnemer, op persoonsgebonden nummer. Deze BRON-foto wordt aan de instelling aangeleverd om inzicht te krijgen in de eventuele verschillen tussen BRON en de eigen administratie, en als basis voor de accoun- tantscontrole op de bekostiging. 41 BRON Basis Registratie Onderwijs Nummer. Dit is het basisregistratiesysteem bij de IB- Groep, waarin gegevens van de deelnemers in het VO en MBO worden opgeslagen. Deze gegevens worden door de overheid en IB-groep gebruikt om de bekostiging (incl. subsidies), en studiefinanciering te bepalen.
  • BEGRIPPENLIJST 1342 Burgerservicenummer Het burgerservicenummer is een uniek persoonsnummer dat als nummer gelijk is aan het sofinummer. Het heeft echter een ander wettelijk kader waardoor een breder gebruik mogelijk is. In de context van het onderwijs is dit de opvolger van het onder- wijsnummer. C43 Centraal Uitwisselingspunt Een centrale voorziening die het mogelijk maakt dat het overdrachtsdossier kan worden uitgewisseld tussen onderwijsinstellingen op een veilige en betrouwbare manier.44 Certificeerbare eenheid Binnen een kwalificatiedossier kan een deel van de werkzaamheden in een be- paald beroep als Certificeerbare Eenheid worden onderscheiden, wanneer dat deel arbeidsmarktrelevantie heeft. Arbeidsmarktrelevantie wil zeggen dat iemand er betaald werk mee kan krijgen. Vaak zullen voor dit deel van het beroep ook aparte functiebenamingen bestaan. Aan een Certificeerbare Eenheid is een certificaat ver- bonden. Het certificaat is een op de arbeidsmarkt herkend en erkend bewijsstuk dat de betreffende persoon in staat is een afgebakend en samenhangend geheel van werkprocessen afkomstig uit een (of meerdere) kerntaken uit te voeren en beschikt over de daarvoor noodzakelijke competenties (bron: COLO).45 CFI Centrale Financiën Instellingen. Uitvoeringsorganisatie van het Ministerie OCW.46 Coach Begeleider die leeractiviteiten begeleidt. Zie Begeleider.47 Code onderwijsproduct Een eenduidige unieke code voor het onderwijsproduct. De code heeft geen tra- ceerbare betekenis. De code wordt door het systeem toegewezen.48 Competentie Ontwikkelbare vermogens van mensen om in voorkomende situaties op adequate, doelbewuste en gemotiveerde wijze proces- en resultaatgericht te handelen, dat wil zeggen passende procedures te kiezen en toe te passen om de juiste resultaten te bereiken. Competenties zijn samengesteld van karakter, verwijzen naar onder- liggende vaardigheids-, kennis- en houdingsdomeinen en worden in een context toegepast en ontwikkeld (COLO, 2007).
  • 14 BEGRIPPENLIJST 49 Competentiegerichte kwalificatiestructuur Het geheel van kwalificaties voor beroepsopleidingen die voor de beroepspraktijk van betekenis zijn. Deze competentiegerichte kwalificatiestructuur wordt in het beroepsonderwijs (het MBO) ingevoerd. In deze kwalificatiestructuur is gestructu- reerd beschreven aan welke eisen de beginnende beroepsbeoefenaar moet voldoen wanneer hij of zij gediplomeerd de opleiding verlaat. De competentiegerichte kwalificatiestructuur is opgebouwd uit een verzameling kwalificatiedossiers, waarin voor een aantal verwante beroepen de beroepsbeschrij- ving staat, zoals die is opgebouwd uit kerntaken, werkprocessen en competenties. Deze beroepsbeschrijving is gebaseerd op competentieprofielen die de beroepsuit- voering door een ervaren beroepsbeoefenaar beschrijven. 50 Competentiematrix Een onderdeel van het kwalificatiedossier waarin competenties en componenten van competenties gekoppeld zijn aan werkprocessen. 51 Contract Bindende afspraak tussen onderwijsinstelling en een externe partij omtrent het leveren van onderwijsproducten (scholing, opleiding of werkervaring). Deze bevat tenminste de volgende gegevens: - Datum & Plaats ondertekening - Gegevens Opdrachtgever - Persoonsgegevens van de deelnemer(s) - Startdatum (& einddatum) van het onderwijsproduct(en) - Omschrijving onderwijsproduct(en) - Gegevens instelling & handtekening namens de instelling - Handtekening Opdrachtgever - Overeengekomen prijs 52 Crebo-nummer Code(5-cijferig) waarmee een uitstroomkwalificatie (diploma) in het middelbaar beroepsonderwijs wordt vastgelegd in het Centraal Register Beroepsopleidingen van het CFI. Het Crebo nummer wordt gebruikt ter wettelijke identificatie van de bekos- tigingsrelatie, diploma’s, BPV overeenkomsten, recht op studiefinanciering e.d. Dit nummer wordt mogelijk vervangen door een codering voor een verbintenisgebied. 53 Criteriumbank De criteriumbank is een functionaliteit van het kernregistratiesysteem die door andere processen uit het kernregistratiesysteem opgeroepen kunnen worden. Met de criteriumbank kan onderzocht worden of deelnemers kwalificerende eenheden of uitstroomkwalificaties hebben behaald. Daarbinnen zijn criteria gekoppeld aan kwali- ficerende eenheden en uitstroomkwalificaties. Deze criteria bestaan uit een verzame- ling regels op basis waarvan het kwalificerend resultaat wordt bepaald. Dit resultaat wordt bepaald uit de onderliggende summatieve en/of kwalificerende eenheden.
  • BEGRIPPENLIJST 1554 Crm-pakket Afkorting van Customer Relation Management – pakket, een pakket waarmee relaties (zoals opdrachtgevers, stagebedrijven en contactpersonen) kunnen worden geregistreerd en beheerd.55 CUP CUP = Centraal Uitwisselings Punt.56 CvB College van Bestuur. D57 Decaan Een adviserende specialist op het gebied van in-, door- en uitstroommogelijkheden.58 Deelname Uitvoering door een deelnemer van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten.59 Deelnemer Iemand die onderwijs volgt binnen een instelling. Een deelnemer is in bezit van een verbintenis met een instelling voor het afnemen van onderwijsproducten. Een ander woord voor deelnemer is lerende, leerling of student.60 Deelnemeradministratie Organisatorische entiteit binnen de instelling waarbinnen het geheel van adminis- tratieve activiteiten rond de registratie van deelnemers is belegd.61 Deelnemersdossier Het deelnemersdossier is de verzamelnaam voor het complete dossier van een deelnemer. Dit dossier bevat alle documenten en gegevens die direct aan de deel- nemer gekoppeld zijn. Het deelnemersdossier bestaat uit een viertal onderdelen.62 Diagnoserapport In het diagnoserapport staat beschreven aan welke regels in een bepaald rooster- voorstel niet wordt voldaan en wat de reden hiervoor is. Daarnaast wordt duidelijk welke (deel)arrangementen eventueel niet gepland kunnen worden en welke mid- delen een knelpunt zijn.
  • 16 BEGRIPPENLIJST 63 Digitaal Medium Een gegevensdrager, zoals een CD-ROM, USB-stick, e-mail of gestructureerd XML bericht via het Internet. 64 Diploma Kwalificerend document. 65 Diplomagebied Aggregatieniveau in een kwalificatiestructuur, waarin verwante kwalificatiedossiers zijn gebundeld in een diplomagebied. Inmiddels is bekend geworden dat dit niveau in de competentiegerichte kwalificatiestructuur niet meer wordt toegepast. 66 Docent Medewerker van de instelling die direct betrokken is bij het primaire onderwijsproces en daarbij verschillende rollen kan vervullen zoals instructeur, coach, begeleider. 67 Domein Het (opleidings)domein is de eerste laag van de kwalificatiestructuur. 68 Doorverwijzing Verwijzen van een potentiële deelnemer naar een alternatief (in tijd of plaats). E 69 Eigenaar onderwijsproduct Eigenaar van het onderwijsproduct. Er zijn drie soorten van eigenaarschap die naast elkaar gebruikt kunnen worden: Veld Toelichting Juridisch eigenaar Organisatie die juridisch eigenaar is van het onderwijsproduct Gebruiksrecht Organisatie die het recht heeft om onderwijsproduct te gebruiken Aanbieder Organisatie die het onderwijsproduct aan deelnemers aanbiedt 70 Einddatum verbintenis Datum waarop de verbintenis tussen deelnemer en instelling eindigt door uitschrij- ven, door wijzigen van de bekostigingsrelatie, het verbintenisgebied, e.d. 71 ELD Het ELD (Elektronisch LeerDossier) is een landelijke standaard voor de digitale uitwisseling van leergegevens. De overdracht van leergegevens tussen scholen en onderwijsinstellingen kan hierdoor efficiënter en verantwoord verlopen. 72 e-portfolio Een e-portfolio of elektronisch portfolio is een verzameling van doelgericht bij elkaar gebrachte elektronische gegevens en documenten (bestanden), die wordt beheerd door de deelnemer zelf (of meer algemeen een lerend of werkend individu).
  • BEGRIPPENLIJST 1773 EVC EVC is de afkorting van Erkennen van Verworven Competenties. EVC beoogt de erkenning, waardering en verdere ontwikkeling van wat een individu heeft geleerd in elke mogelijke leeromgeving: in formele omgevingen zoals op school, maar ook in niet-formele of informele omgevingen zoals de werkplaats of thuis (bron: Ken- niscentrum EVC). De EVC wordt, na assessment of interpretatie van kwalificerende documenten, als summatief resultaat in de kernregistratie opgenomen.74 EVC beoordeling Het verifiëren en beoordelen van een EVC (Erkennen van Verworven Competenties).75 EVC-procedure Een procedure om verworven competenties te erkennen (verkrijgen van civiel ef- fect) als middel voor verdere loopbaanontwikkeling.76 EVC-rapportage De uitslag van een EVC-procedure inclusief de civiele waarde van de uitslag (Ken- niscentrum EVC). Een EVC-rapportage wordt opgemaakt onder verantwoordelijkheid van een exa- minator, als resultaat van de EVC-procedure. Ook kan de deelnemer een elders afgegeven EVC-rapportage aanbieden.77 Examenbureau Organisatorische entiteit binnen de instelling die zich bezig houdt met het verwer- ken van summatieve resultaten en het aanmaken van kwalificerende documenten. Binnen een instelling kunnen andere benamingen worden gegeven aan de organisa- tie examenbureau.78 Examencommissie Een organisatie-eenheid die verantwoordelijk is voor examinering en diplomering binnen de instelling.79 Examendossier Het examendossier bevat de bewijsstukken, summatieve beoordelingen en exa- men- en EVC-rapportages die relevant zijn voor de diplomering. De uiteindelijk toegekende summatieve resultaten worden in het administratieve dossier overge- nomen ten behoeve van de diplomering. Het examendossier is onderdeel van het deelnemersdossier, waarin zich naast het examendossier ook het administratief dossier, begeleidingsdossier en zorgdossier bevindt.80 Examenmix Het summatief beoordelen met de methodenmix. Meerdere instrumenten worden dan ingezet (bijvoorbeeld: observeren, interviewen, producten beoordelen, casus- toetsen, beoordelingen door derden, etc.) om de invloed van meetfouten op het gemiddelde resultaat kleiner te maken.81 Examenrapportage Rapportage - van het examen bij het voltooien van de opleiding - over het al dan niet succesvol inzetten van competenties bij het uitoefenen van de kerntaken.
  • 18 BEGRIPPENLIJST 82 Examenreglement De regels en afspraken die binnen de instelling gelden omtrent examinering en diplomering. 83 Exit-formulier Document waarop de reden en eventueel omstandigheden van het vertrek van een deelnemer wordt vastgelegd. 84 Exit-functionaris Persoon belast met het houden van en exit-gesprek met een deelnemer, bijvoor- beeld een decaan, mentor, tutor of begeleider. 85 Exit-gesprek Gesprek tussen deelnemer en exit-functionaris waarin wordt vastgelegd waarom de deelnemer de instelling zal verlaten en wat zijn/haar vervolgstappen zullen zijn. F 86 Fiat Formele goedkeuring. 87 Formuleren leervraag Stap in het onderwijslogistieke proces, waarbij de leervraag van de deelnemer wordt uitgedrukt in onderwijsproducten uit de onderwijscatalogus. Dat hoeft nog niet op het laagste aggregatieniveau van de onderwijscatalogus te zijn, dat gebeurt pas in het arrangeren. 88 Formatief beoordelen Formatief beoordelen heeft als doel de lerende tijdens het leertraject te voorzien van informatie over de kwaliteit van zijn of haar leren. Waar nodig kan de lerende op basis van de verkregen feedback het leren aanpassen. Zie ook formatief resultaat. 89 Formatief resultaat Resultaat uit een formatieve beoordeling (bijvoorbeeld: cijfer, aanwezigheid, beschrijving) dat niet meetelt voor de uiteindelijke kwalificering, maar de lerende informatie geeft over de kwaliteit van zijn of haar leren. 90 Formatieve peilstok Een instrument waarmee de groei, ontwikkeling en/of voortgang van een deel- nemer in zijn competenties en resultaten gemeten wordt. De formatieve peilstok geeft daarnaast ook inzicht in de mate waarin een deelnemer gereed is om examen (summatieve toets) te doen en in de geadviseerde route om daar te komen. 91 Formatieve toets Onderwijsproduct dat een formatief resultaat voor de deelnemer oplevert.
  • BEGRIPPENLIJST 1992 Forward mapping Het maken van een voorspelling over de afname en organisatie van het onderwijs op de middellange termijn op basis van de actuele gegevens, gecombineerd met kengetallen over hoe die gegevens kunnen worden geëxtrapoleerd. Het is bijvoorbeeld mogelijk om op basis van de actuele roosters / arrangementen een voorspelling te doen van het rooster (en het bijbehorende resourcebeslag) op de middellange termijn. Hiervoor zijn kengetallen nodig, waarmee die voorspelling met een zekere betrouwbaarheid kan worden gedaan, bijvoorbeeld kengetallen over de onderwijsproducten die zullen worden afgenomen, nadat bepaalde onder- wijsproducten zijn afgenomen (voorspellingen van de toekomstige arrangementen, gegeven de huidige arrangementen). G93 Gebruiksartikelen Alle (niet verbruiks-) middelen ter ondersteuning van het onderwijs. Middelen waarop meerjarige afschrijving wordt toegepast. Te denken valt hierbij aan: bea- mer, white board, PC , specifieke software, sporttoestellen, etc.94 Gedragsgericht interview Gedragsgericht (of ervaringsgericht of criteriumgericht) interview, STARR interview of reflectie-interview. Interviewvorm waarbij aan de hand van tevoren beschreven gedragscriteria bij deelnemers wordt beoordeeld in hoeverre zij dat gedrag in het verleden hebben vertoond. Er wordt gewerkt aan de hand van het STARR-model. “STARR” staat voor: situatie, taak, actie, resultaat, reflectie.95 Geldigheid Aanduiding van de periode (door middel van begin- en eindexamenen) waarbinnen het product kan starten.96 Gemeenschappelijk Rooster Informatie Domein De continu draaiende roostermachine vult en optimaliseert een 3-dimensionale ma- trix (mens, tijd en middel), het rooster. Deze matrix wordt het “Gemeenschappelijk Rooster Informatie Domein” genoemd, afgekort als GRID.97 Geschikt voor start Geeft aan of het onderwijsproduct geschikt is om mee te starten, direct na het aangaan van een verbintenis. Hierdoor is het mogelijk om tijdens de intake de on- derwijscatalogus te raadplegen om een overzicht te krijgen van onderwijsproducten die geschikt zijn om direct afgenomen te worden.98 GRID Afkorting voor het Gemeenschappelijk Rooster Informatie Domein
  • 20 BEGRIPPENLIJST I 99 IBG IB-Groep 100 IB-Groep Informatie Beheer Groep. Zie ook: BRON. 101 IIVO In Instellingstijd Verzorgd Onderwijs (IIVO). Bij de norm van 850 uur voor het MBO gaat het om In Instellingstijd Verzorgd Onderwijs (IIVO) en is daarnaast de ver- onderstelling dat er nog 750 uur wordt besteed aan huiswerk, want fulltime komt overeen met 1.600 uur. Bij deeltijd gaat het om 300 uur IIVO. De normen 850 en 1.600 zijn verschillende grootheden. Voor de bekostiging en dus ook de meting van onderwijsintensiteit is slechts 850 uur IIVO voor voltijd van belang. 102 Inschrijven Het proces binnen de instelling dat kan leiden tot een verbintenis tussen een deelne- mer of opdrachtgever en de instelling. In dat geval gaan de deelnemer/opdrachtgever en de instelling een principeovereenkomst met elkaar aan. De instelling spant zich in om de producten aan te bieden die aansluiten op de vraag van de potentiële deelne- mer. De potentiële deelnemer heeft de intentie om de onderwijsproducten af te nemen. 103 Instroomcodering Vervangt te zijner tijd de Crebo codering. 104 Intake Onderdeel van het proces van inschrijven met als doel te bepalen of de instelling passend onderwijs kan bieden. Dit kan inhouden dat het nodig is de leervraag van de potentiële deelnemer nader te specificeren of een assessment te doen. Dit pro- ces gaat vooraf aan het daadwerkelijk sluiten van de verbintenis. 105 Intakeformulier Formulier voorzien van bekende NAW-gegevens van de potentiële deelnemer waar- op onder andere het uiteindelijke verbintenisgebied wordt geadministreerd. Tevens kunnen gegevens met betrekking tot de thuissituatie, vooropleiding(en), bijzondere situaties, voorkeuren worden vastgelegd. 106 Intaker Vertegenwoordiger vanuit de instelling welke het intakegesprek voert met de poten- tiële deelnemer 107 Iteratie Iteratie is een begrip uit de wiskunde en informatica, bedoeld om aan te geven dat met een bepaald zich herhalend proces een berekening kan worden uitgevoerd. In computertermen zou dit een “loop” worden genoemd. Een itererend proces kan bijvoorbeeld convergeren tot één waarde.
  • BEGRIPPENLIJST 21 K108 Kernregistratiesysteem Registratiesysteem dat dient als bron voor een bepaalde verzameling kerngege- vens. Een kernregistratiesysteem registreert en beheert deze gegevens en stelt deze beschikbaar aan andere systemen als dat nodig is. Een voorbeeld is de kern- registratie deelnemersgegevens.109 Kerntaken Een kerntaak is een substantieel deel van de beroepsuitoefening naar belang, omvang (tijdsbeslag of frequentie) of beide. Een kerntaak bestaat uit een geheel van inhoudelijk met elkaar samenhangende werkprocessen, kenmerkend voor de beroepsuitoefening. Een kwalificatiedossier heeft een beperkt aantal kerntaken. Alle kerntaken samen beschrijven de essentie van de beroepsuitoefening van de betref- fende beroepengroep (bron: COLO).110 Keurmerk Inburgeren Keurmerk Inburgeren is een kwaliteitsborging ten behoeve van de inburgeraar bij de aanbieders van de inburgeringscursussen en cursussen die inburgeraars oplei- den voor het inburgeringsexamen of staatsexamen NT2.111 Klantmanager Medewerker van de gemeente of UWV die als begeleider verantwoordelijk is voor het volgen van de geplaatste deelnemers op een scholing, NT2-traject of re-inte- gratietraject bij een scholingsinstituut.112 Kostprijs Kostprijs van het product op basis van de activiteiten die door de instelling worden verricht en de kosten die worden gemaakt om het onderwijsproduct te kunnen aan- bieden.113 KRD Kernregistratiedeelnemers114 KRD-foto Voor het maken van een vergelijking tussen een BRON-foto en de kernregistratie deelnemers definiëren we het begrip KRD-foto. Een KRD-foto bevat dezelfde soort gegevens als een BRON-foto, alleen dan overgenomen uit de kernregistratie deel- nemergegevens (op een specifiek moment: een foto.)115 Kwalificatiedocument Een diploma, certificaat, verklaring.
  • 22 BEGRIPPENLIJST 116 Kwalificatiedossier Door de minister (OCW/LNV) vastgesteld document waarin staat beschreven wat een beginnend beroepsbeoefenaar vermag aan het eind van zijn opleiding. Afhan- kelijk van het cohort is de beschrijving in eindtermen of in competentiegerichte termen (verwoord in prestatie-indicatoren). De instelling bepaalt zelf de inrichting van de opleiding door middel van onderwijsproducten. Bijbehorende kwalificerende documenten kunnen zijn (eind)diploma, certificaten (voor deelkwalificaties of cer- tificeerbare eenheden). In voorkomende gevallen kan een schooldiploma worden verstrekt. 117 Kwalificatiestructuur Het geheel aan kwalificaties dat van betekenis is voor het behalen van een verza- meling mogelijke eindkwalificaties (diploma’s). Een kwalificatiestructuur beschrijft op een gestructureerde manier aan welke eisen moet worden voldoen voor het behalen van een diploma. Landelijk samenstel van alle vastgestelde kwalificatiedossiers (Bron: Colo 2009). 118 Kwalificerend document Een diploma, certificaat, verklaring. 119 Kwalificerende opleiding Opleidingen waarbij een kwalificatie aan een deelnemer kan worden uitgereikt. L 120 Landelijk Schakelpunt Dit is de plek waar conform ELD uitwisseling van digitale deelnemergegevens tus- sen onderwijsinstellingen plaats vind. Triple A hanteert de term Centraal Uitwis- selingspunt als een wat algemenere aanduiding van een dergelijk uitwisselings- of schakelpunt. 121 Leeractiviteiten Activiteiten van de deelnemer bij het afnemen van onderwijsproducten. 122 Leerbedrijf Bedrijf dat door een kenniscentrum is geaccrediteerd om beroepspraktijkvorming voor deelnemers te verzorgen. 123 Leermiddelen Hulpmiddelen waar de student een eigen verantwoordelijkheid voor heeft bijvoor- beeld: rekenmachine, schaar, klein gereedschap, overall, leerboeken, licentiekosten, helm, etc. 124 Leerplicht Wettelijke verplichting om onderwijs te volgen (gekoppeld aan leeftijd en eventueel de omstandigheden van de deelnemer)
  • BEGRIPPENLIJST 23125 Leerplichtambtenaar Medewerker afdeling Leerplicht van de Gemeente, belast met toezicht op het nale- ven van de wettelijke leerplichtbepalingen.126 Leerroutes Een serie achtereenvolgens af te nemen onderwijsproducten, doorgaans afgesloten met een kwalificerend document. Dit kan bijvoorbeeld een standaardroute zijn voor een MBO-opleiding of een onderdeel daarvan, maar ook een inburgeringstraject of een oriëntatieperiode van een aantal maanden.127 Leerstijl Een beschrijving van houding en gedrag die bepalen wat iemands voorkeurmanier is van leren.128 Leertrajectbegeleider Begeleider die op individueel niveau deelnemers begeleidt met betrekking tot het totale leertraject. Het gaat dan enerzijds om de begeleiding bij het formuleren van de leervraag en anderzijds bij de keuze van de juiste onderwijsproducten.129 Leervraag Vraag van een deelnemer of opdrachtgever aan een instelling waarin verwoord wordt wat men wil leren. Het formuleren van de leervraag is een activiteit van de begeleider samen met de deelnemer of opdrachtgever waarin de leervraag wordt uitgedrukt in producten uit de onderwijscatalogus, (eventueel) aangevuld met ad- ditionele wensen en voorwaarden.130 Lid van de examencommissie Een persoon die deel uitmaakt van de examencommissie. M131 Manager bedrijfsvoering De manager bedrijfsvoering is een lijnmanager die verantwoordelijk is voor (een deel van) de bedrijfsvoeringsprocessen, bijvoorbeeld financieel beheer, personeel en organisatie etc.132 Manager onderwijs Een lijnmanager die verantwoordelijk is voor een deel van het primair proces. Bij- voorbeeld: teamleider, branchedirecteur, sectordirecteur.133 Maximum aantal deelnemers Maximum aantal deelnemers dat het betreffende onderwijsproduct kan afnemen.134 Medewerker examenbureau Een medewerker die werkzaam is bij het examenbureau van de onderwijsinstelling. Hij voert werkzaamheden uit die betrekking hebben op examinering en diplomering.135 Mentor Een medewerker van een onderwijsinstelling die belast is met de begeleiding van een groep deelnemers.
  • 24 BEGRIPPENLIJST 136 Metadata Metadata zijn gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Het zijn dus eigenlijk data over data. De metadata van een onderwijsproduct bevat- ten dus gegevens over het onderwijsproduct, zoals de titel, de omvang, volgorde, leerstijl, complexiteit, enz. 137 Minimum aantal deelnemers Minimum aantal deelnemers dat noodzakelijk is om een onderwijsproduct te organi- seren/uit te voeren. 138 Mutatiebestand Digitaal bestand dat met BRON wordt uitgewisseld ten behoeve van de externe ver- antwoording en bekostiging. Het mutatiebestand bevat een (mogelijk groot) aantal mutaties van deelnemergegevens. Het mutatiebestand wordt door BRON gecontro- leerd en verwerkt en middels een terugkoppelbestand aan de instelling teruggemeld. 139 Mutatiestop De mutatiestop geeft aan dat voor een bepaald jaar geen mutaties meer doorge- voerd mogen worden naar BRON. Dit betreft actuele deelnemers per 1 oktober van een jaar en de behaalde diploma’s in een jaar. Wel is het na de mutatiestop nog mogelijk om zo genaamde accountantsmutaties door te voeren. N 140 NAW-gegevens Naam, Adres en Woonplaats 141 Nominale arrangement Het standaard arrangement wat de meeste deelnemers doorlopen. O 142 Onderwijscapaciteit Het geheel aan beschikbare mensen, faciliteiten en middelen om onderwijs te kun- nen geven. 143 Onderwijscatalogus Verzameling van onderwijsproducten en relevante taxonomieën binnen de instel- ling, beschreven door middel van metadata. 144 Onderwijsinhoud De leerstof die aan de deelnemer aangeboden wordt.
  • BEGRIPPENLIJST 25145 Onderwijsintake Het proces na aanmelding dat kan leiden tot inschrijving voor een opleiding in overeenstemming met mogelijkheden van de deelnemer en met zijn instemming en (eventueel) de instemming van zijn wettelijke vertegenwoordiger. De onderwijsintake onderscheidt zich van de (administratieve) intake door met name te kijken naar de specifieke mogelijkheden en beperkingen van de deelnemer en het onderwijs dat daar het beste bij past.146 Onderwijslogistiek Het continue proces dat er voor zorgt dat de leervraag van de deelnemers en het aanbod aan onderwijsproducten van de instelling zo goed mogelijk bij elkaar wor- den gebracht. Uiteindelijk zorgt de onderwijslogistiek ervoor dat onderwijsproduc- ten daadwerkelijk kunnen worden afgenomen. Het onderwijslogistieke proces bestaat uit het samenstellen van een passend ar- rangement voor de deelnemers (het arrangeren), het plannen van de inzet van onderwijsproducten in tijd en plaats en het vastleggen van de deelnemers om specifieke onderwijsproducten op de gereserveerde tijden en plaatsen af te nemen (het roosteren)147 Onderwijsnummer Zie burgerservicenummer.148 Onderwijsproduct Een onderwijsproduct is een product (zoals een les, een cursus, module of andere onderwijseenheid) dat zodanig van metadata is voorzien dat het geschikt is om te roosteren. Een onderwijsproduct is enkelvoudig dan wel samengesteld. Enkelvoudig betekent dat er sprake is van één uniek product dat niet verder onderverdeeld is in andere onderwijseenheden (een les Engels van één uur kan een enkelvoudig product zijn). De onderwijscatalogus kan ook samengestelde onderwijsproducten bevatten. Een samengesteld onderwijsproduct bevat informatie over de afzonderlijke (enkelvou- dige) onderwijsproducten (die deel uit maken van de samenstelling) én informatie over de samenstelling zelf (bijv. de volgorde). Deze informatie vormt samen de paklijst van het samengestelde onderwijsproduct. De paklijst is dus de informa- tiedrager van de samenstelling. Een voorbeeld van een samengesteld onderwijs- product is een 2 daagse cursus Engels voor beginners met een theorie- en een praktijkdag. De theoriedag is een enkelvoudig onderwijsproduct, net zoals de prak- tijkdag. De paklijst geeft aan dat de theoriedag voor de praktijkdag moet worden ingepland.149 Onderwijsvorm De wijze waarop onderwijs aan de deelnemer aangeboden wordt.
  • 26 BEGRIPPENLIJST 150 Ontwikkelstraat Een werkomgeving voor softwareontwikkeling, gebaseerd op één of meerdere techni- sche platforms aangevuld met een samenhangende verzameling tools en de inrich- ting van ontwikkel-, test-, en acceptatieomgevingen, op basis waarvan een software- leverancier op een professionele en beheersbare manier software ontwikkelt. 151 OOK OOK staat voor OnderwijsOvereenKomst (tussen deelnemer en instelling), die de basis is voor de verbintenis. Deze bevat tenminste de volgende gegevens: - Datum & Plaats ondertekening - Persoonsgegevens van de deelnemer - Startdatum (& einddatum) van het (start)onderwijsproduct - Omschrijving onderwijsproduct (opleidingsdomein) - Opleidingsniveau - Leerweg - Onderwijstijd in SBU - Gegevens instelling & handtekening namens de instelling - Handtekening deelnemer (eventueel ouders/verzorgers) 152 Opdrachtgever, externe Een opdrachtgever buiten de instelling. 153 Opdrachtgever Vertegenwoordiger van een bedrijf, gemeente of uitkerende instanties e.d namens een groep werknemers en/of (potentiële) deelnemers. 154 Overdrachtsdossier Het overdrachtsdossier is een digitaal dossier dat tussen onderwijsinstellingen wordt uitgewisseld, met daarin door de onderwijsinstelling gewaarborgde gegevens over de deelnemer en zijn loopbaan. Het dossier kent een aantal gegevenssets die gevuld worden vanuit de (kern-)registratie van de onderwijsinstelling op het mo- ment van overdracht. Het overdrachtsdossier bevat op hoofdlijnen de volgende gegevenssets. - Identiteitsgegevens van de deelnemer - Leerloopbaangegevens - Summatieve resultaten - Indicaties benodigde begeleiding - BPV en stage
  • BEGRIPPENLIJST 27 P155 PAP PAP (Persoonlijk Activiteiteitenplan) is het vastleggen van de door de deelnemer te ondernemen activiteiten voor een bepaalde periode ter realisering van de POP.156 Periode Een periode is een afgebakende tijdseenheid, de lengte wordt gekozen door een instelling zelf. Dit kan een uur, een dag een week, 10 weken etc zijn.157 Persoonsgebonden nummer Burgerservicenummer of door de IB-Groep toegekend onderwijsnummer.158 POK Afkorting voor de Praktijk Overeenkomst in het kader van een stage/BPV tussen deelnemer, instelling en stagebedrijf of kenniscentrum, waarin de respectievelijke rechten en plichten zijn opgenomen.159 POP POP (Persoonlijk Ontwikkelingsplan) met leerafspraken voor de duur van de op- leiding. Dit plan kan tijdens de opleiding worden bijgesteld. Een POP kan worden vastgelegd in een portfolio.160 Portfolio Een portfolio is een georganiseerde verzameling bewijsstukken aangevuld met zelf- reflectie, bedoeld om iemands vaardigheden, kennis en scholing te illustreren. Een portfolio wordt door de deelnemer zelf beheerd. Hij stelt dus zijn eigen port- folio samen. In het portfolio maakt of verzamelt een deelnemer zijn werk (ook wel producten of bewijsstukken genoemd) die op enig moment ook ter (summatieve of formatieve) beoordeling kunnen worden aangeboden. Verder kan een deelnemer zijn persoonlijke groei of ontwikkeling beschrijven en daarop reflecteren.161 Portfolio beoordeling In principe elke beoordeling van een verzameling producten in een portfolio, maar in engere zin: Het beoordelen van een portfolio dat leidt tot een kwalificering.162 Potentiële deelnemer Mogelijk (nieuwe) deelnemer van de instelling, in de fase intake, nog voor het af- sluiten van een verbintenis voor het afnemen van onderwijsproducten.163 Praktijkbegeleider De praktijkbegeleider is verantwoordelijk voor de begeleiding en opleiding ofwel de beroepspraktijkvorming (BPV) van leerlingen binnen het bedrijf. Hiertoe organiseert hij de beroepspraktijkvorming, onderhoudt hij contacten met betrokken partijen, administreert hij de gegevens van de leerling, begeleidt hij de leerling, verzorgt hij de praktijkopleiding van de leerling binnen het bedrijf en beoordeelt hij de leerling (bron: COLO).
  • 28 BEGRIPPENLIJST 164 Praktijkovereenkomst Overeenkomst in het kader van een stage/BPV tussen deelnemer, instelling, sta- gebedrijf en kenniscentrum, waarin de respectievelijke rechten en plichten zijn opgenomen. In deze overeenkomst zijn de volgende gegevens opgenomen: - Gegevens deelnemer (NAW) - Gegevens bedrijf - Gegevens kenniscentrum - Opleiding en opleidingsniveau - Tijdvak - Vergoeding - Verwijzing reglement - Ruimte voor ondertekening door partijen 165 Procesarchitectuur Schematische weergave van samenhangend geheel van (onderwijs)processen 166 Productieomgeving Omgeving waarin de informatiesystemen functioneren die leidend zijn voor de be- drijfsvoering en het primaire proces. In het specifieke geval van de roosteromgeving wordt een geaccepteerd rooster- voorstel in de productieomgeving gezet, waardoor het een actueel rooster wordt voor de eerstvolgende periode. Hierdoor wordt beslag gelegd op de benodigde mid- delen en worden eventuele wijzigingen vanuit de simulatie in de regels, middelen of arrangementen overgenomen. R 167 Randvoorwaarden deelnemer Wensen en voorwaarden van een deelnemer die invloed hebben op het te maken arrangement en rooster voor een deelnemer. Het kan hier gaan om: - gewenste volgordelijkheid van de te volgen onderwijsproducten - (voorkeurs)dagen die kunnen bepaald zijn door bijvoorbeeld werk en/of persoon- lijke situatie van de deelnemer) - (voorkeurs)locatie vanwege toegankelijkheid voor gehandicapte deelnemer of reistijd 168 Referentiearrangement Voorbeelden van samengestelde onderwijsproducten die invulling geven aan een bepaalde leerroute.
  • BEGRIPPENLIJST 29169 Regel Een regel of beslisregel (= businessrule) is een volgens een geformaliseerde syntax vastgelegde randvoorwaarde in het roosteringsproces. Er zijn drie types regels: - Regels die altijd gelden en niet uit te zetten zijn - Regels die binnen een context gelden, maar die door beslissingsbevoegden uitge- zet mogen worden - Regels waarvan de strekking in meer of mindere mate van belang is, en waarvan het belang ingesteld kan worden Voor de roostermachine komen regels uit het onderwijs en uit het beheer van de resources. Naast de algoritmes bepalen de regels de uitkomst van het planningsproces. Kort samengevat: de regels geven kaders en randvoorwaarden, daarbinnen zorgen de algoritmes voor optimalisering in het tegemoetkomen aan de regels.170 Re-integratiebedrijven Particuliere bedrijven die (langdurig) werklozen via re-integratietrajecten toeleiden naar de arbeidsmarkt.171 Resources Resources zijn middelen die nodig zijn voor het primair proces. Bijv. docenten, lokalen, gebruiksartikelen, assets.172 RMC Regionaal Meld- en Coördinatiepunt.173 Rooster Verzameling individuele arrangementen gekoppeld aan middelen en voor een be- paalde periode in de tijd uitgezet.174 Roostermachine De roostermachine is een systeem dat op basis van alle arrangementen, de be- schikbare middelen en de onderwijs- en bedrijfsregels een top x (bijvoorbeeld een top vijf) van roostervoorstellen maakt. S175 SBU Studiebelastingsuren. Voor de BBL is de norm momenteel 300 en vooor de BOL 850 uur.176 Simuleren Roostervoorstellen maken met aanpassingen in de arrangementen, beschikbare middelen, regels en/of andere parameters om te komen tot een acceptabel rooster. De managers onderwijs en bedrijfsvoering beslissen wat er in de simulatie wordt aangepast. Er kunnen aanpassingen worden gedaan in de regels en er kan worden gesimuleerd met extra of andere middelen. Ook arrangementen kunnen worden aangepast.
  • 30 BEGRIPPENLIJST 177 Sjabloon De mal volgens welke een document gegenereerd dient te worden. Een sjabloon bestaat uit de structuur van het document, bestaande uit vaste tekst en sjabloonvelden. De vaste tekst is voor elk document van dit type gelijk en de sjabloonvelden zijn velden die worden gevuld met gegevens die zijn aangeleverd bij de documentaanvraag of uit het systeem kunnen worden geselecteerd. 178 Sleutelgegevens Identificerende gegevens over de deelnemer, die door BRON worden gebruikt. Dit is o.a. het BSN-nummer of het onderwijsnummer, geslacht, geboortedatum. De IB-Groep verstrekt regelmatig een overzicht van gewijzigde sleutelgegevens. Het doel van dit overzicht is het op de hoogte brengen van de onderwijsinstelling van wijzigingen die door de IB-Groep zijn doorgevoerd, zonder dat hier een melding van uw school aan vooraf is gegaan. Deze wijzigingen komen meestal voort uit wijzigin- gen in de gemeentelijke basisadministratie. 179 Soort product De typering van het product. Op basis van deze typering levert het samenbrengen van de deelnemer met het product verschillende gegevens op. Bijvoorbeeld levert een summatieve toets een summatief resultaat op. Een stage levert bijvoorbeeld gegevens voor het portfolio (stageverslag) en monitoring binnen de begeleidings- omgeving. Hierna is een aantal voorbeelden van soorten producten weergegeven. Summatieve toets Het resultaat hiervan draagt bij aan diplomering. Formatieve toets Het resultaat is van belang op het reflecteren van het leren en in het kader van de begeleiding. Assessment Beoordeling op basis van zichtbaar gedrag van een samenhangend geheel aan com- petenties, vakkennis en -vaardigheden van de deelnemer. Levert een summatief resultaat op dat tot vrijstelling van (overige) summatieve toetsing kan leiden. Beoordeling EVC Beoordeling op basis van documenten van het niveau van de deelnemer. Kan leiden tot vrijstelling van summatieve toetsing en levert in dat geval een summatief resul- taat op. Theorieles Onderwijssituatie van een docent met een groep in een ruimte.
  • BEGRIPPENLIJST 31 Demonstratie Voorbeeld van een praktijksituatie. Stage-eenheid Leereenheid binnen een stage. Simulatie-eenheid Leereenheid binnen een simulatie. Projectactiviteiten Activiteiten die samen een project vormen, hebben een logische, vaak volgordelijke verhouding tot elkaar. Praktijktraining Training van een deelnemer in de praktijksituatie. Simulatie Nabootsing van een praktijksituatie. Stage Leeractiviteiten in de beroepspraktijk buiten de instelling (BPV). Leerbedrijf Praktijksituatie in een echte praktijksituatie van een door de instelling georgani- seerd bedrijf (bijvoorbeeld een leerhotel), deze bevat stage-eenheden.180 Stage Periode waarin de deelnemer bij een bedrijf beroepspraktijkvorming volgt.181 Startonderwijsproduct Onderwijsproduct dat door de instelling is aangemerkt als geschikt om mee te star- ten, direct na het aangaan van een verbintenis.182 Startvoorwaarde Voorwaarden om het onderwijsproduct te kunnen uitvoeren.
  • 32 BEGRIPPENLIJST 183 Status product Status waarin het onderwijsproduct zich bevindt. De volgende statussen worden onderscheiden: Aangevraagd Aangevraagd door organisatie of deelnemer. In ontwikkeling Wordt door de organisatie gemaakt of aangeschaft, kan in arrangement worden opgenomen. Beschikbaar Kan worden ingebracht in roosterproces. Vervallen Product wordt niet meer aangeboden (na in productie te zijn geweest). Niet beschikbaar Kan (door welke reden dan ook) niet worden samengebracht met deelnemer. 184 Summatief beoordelen Summatief beoordelen heeft als doel het kwalificeren of diplomeren van de deelnemer. 185 Summatief resultaat Resultaat (bijvoorbeeld: cijfer, aanwezigheid, afronding stage) na het volgen of uitvoeren van een onderwijsproduct (zoals een vak of onderdeel, BPV, practicum of proeve) gekoppeld aan een summatieve toets. Uitkomsten van een beoordeling in kader van EVC worden als summatief resultaat in de kernregistratie opgenomen. Een summatief resultaat telt mee voor het behalen van een kwalificerend document (zoals diploma, certificaat). Dit in tegenstelling tot een formatief resultaat, dat bij- draagt aan de opleidingsvoortgang maar niet aan de formele kwalificering. 186 Summatieve peilstok Een meting van de behaalde (summatieve) resultaten van een deelnemer die mee- tellen voor een diploma. Daarnaast biedt de summatieve peilstok de mogelijkheid om de resultaten van een deelnemer af te zetten tegen andere kwalificatiedossiers om te kunnen onderzoeken welke andere kwalificaties binnen bereik zijn. 187 Summatieve toets Onderwijsproduct dat een summatief resultaat voor de deelnemer oplevert. Sum- matief beoordelen heeft meestal als doel het kwalificeren of certificeren van de student. Tijdens een leertraject kan een summatieve toets zijn gepland om bijvoor- beeld tot een hoger jaar van een opleiding te worden toegelaten. 188 Systeemfunctie Een door het systeem zelf uitgevoerde (trans)actie.
  • BEGRIPPENLIJST 33 T189 Taxonomie De plaats van een onderwijsproduct in een kwalificatiestructuur. Er zijn meerdere kwalificatiestructuren waaraan een onderwijsproduct zijn betekenis kan ontlenen. Voorbeelden zijn de kerndoelen van het VO, de competentiegrichte kwalificatie- structuur van COLO en de eindtermen Educatie. Deze taxonomieen zijn deels wettelijk vastgesteld (bijvoorbeeld door het ministerie van OCW) en deels door de instelling zelf vastgesteld (bijvoorbeeld voor contractonderwijs). Deelnemers schrijven zich in op een bepaald onderdeel van een taxonomie (bijvoorbeeld op een domein of kwalificatiedossier, of VMBO sector).190 Technisch platform Een verzameling technische basisvoorzieningen op basis waarvan softwareontwik- keling kan plaatsvinden, bijvoorbeeld het J2EE platform of het .NET platform.191 Terugkoppelbestand Digitaal bestand waarmee BRON de verwerking van een mutatiebestand terugkop- pelt aan de instelling. Het terugkoppelbestand bevat informatie over een (mogelijk groot) aantal mutaties die door BRON zijn verwerkt. BRON controleert en verwerkt een aangeleverd mutatiebestand, en geeft middels een terugkoppelbestand aan of de mutaties zijn geaccepteerd of geweigerd, eventueel aangevuld met signalen of aanvullende informatie.192 Toegankelijkheidsoort De toegankelijkheidsoort geeft aan of, en zo ja welke, visuele, auditieve, tekstuele- of fysieke handicapklasse van toepassing is op een bepaald onderwijsproduct. Dit geeft de fysieke voorwaarden waaraan de deelnemer moet voldoen om het onder- wijsproduct te kunnen volgen. Deze wordt gedefinieerd in een aantal beperkings- klassen.193 Toetsmatrijs Een toetsmatrijs is een tabel waarin aangegeven wordt hoe de opgaven, beho- rende bij bepaalde doelstellingen, worden verdeeld over tenminste twee dimensies: inhoudscategorieën en gedragscategorieën. De toetsmatrijs is een blauwdruk, een uitgewerkt plan, dat een systematische constructie van een toets wil garanderen. Een toets die is geconstrueerd op basis van een systematisch plan zal eerder bruik- bare en betekenisvolle scores opleveren dan een toets waarvan de vragen op niet systematische wijze bij elkaar zijn gehaald (Kennisnet).194 Toetsvaststellingscommissie Een commissie die elke summatieve toets beoordeelt en borgt dat deze voldoet aan de eisen.
  • 34 BEGRIPPENLIJST 195 Trajectbegeleiding De begeleiding van de deelnemer gericht op zijn leerloopbaan. Dit betreft met name het monitoren van de voortgang en de begeleiding van de deelnemer bij het maken van keuzes. 196 Type toets Typering van een toets welke is opgenomen in de metadatering van het onderwijs- product. Het feit of een toets summatief of formatief is, wordt in het veld Soort product vastgelegd. Het gaat in het veld Type toets dus om de vorm waarin de toets wordt afgenomen. Mogelijke waarden zijn: schriftelijke toets, mondelinge toets, praktijkopdracht, groepsopdracht, proeve van bekwaamheid, productopdrachtscrip- tie, literatuurverslag, stageverslag, profielwerkstuk, enz. U 197 Uitschrijven De deelnemer verlaat de instelling en de verbintenis wordt beëindigd. Hiermee ein- digt ook de bekostigingsrelatie. 198 Uitstroomkwalificatie Aanduiding van diploma (of ander kwalificerend document) dat als eindresultaat van een opleiding kan worden verkregen. Binnen de kwalificatiestructuur van het MBO leggen kwalificatiedossiers het stelsel van beroepsopleidingen vast, uitstroom of uitstroomkwalificatie in zo’n dossier komt overeen met een op de arbeidsmarkt bestaand, en door sociale partners erkend, beroep. 199 Uitstroomprofiel De uitstroom is de noemer waaronder de inhoud van een kwalificatie is onderge- bracht. De naam van het diploma wordt bepaald door de naam van de uitstroom. Uitstroomdifferentiatie is de oude naam voor uitstroom (bron: COLO). 200 Uitstroomreden Reden waarom een verbintenis wordt beëindigd. 201 Uitval Het voortijdig verlaten van een opleiding. 202 Uitvoeringsruimte Restrictie of voorwaarde verbonden aan het moment van samenbrengen van deel- nemer en onderwijsproduct. Het gaat dan om bijvoorbeeld seizoensgebonden pro- ducten (aardappels kun je niet poten met kerst), maar ook om bepaalde dagdelen, dagen in de week, enz. 203 Urennorm De urennorm is het minimum aantal klokuren dat een deelnemer jaarlijks les moet krijgen. De beroepsopleidende leerweg (BOL) moet minimaal 850 klokuur aan onderwijs per jaar omvatten en een beroepsbegeleidende leerweg (BBL) moet mini- maal 300 klokuur aan onderwijs per jaar omvatten.
  • BEGRIPPENLIJST 35204 UWV Uitvoeringsinstituut Werknemers Verzekering. Uitkeringsinstantie voor mensen in de volgende uitkeringen: WW, WAO, WIA, WAJONG, WAZ en voor mensen in de ziektewet. V205 Verbintenis Rechtsgeldige overeenkomst tussen deelnemer en instelling of tussen bedrijf en instelling. Op basis van deze overeenkomst ontstaat een bekostigingsrelatie. De instelling verplicht zich nader te bepalen onderwijsproducten beschikbaar te stellen, met als eerste een startonderwijsproduct dat vanaf een in de verbintenis vastgelegde datum kan worden afgenomen. De deelnemer spreekt de intentie uit om onderwijsproducten af te nemen op nader te plannen tijdstippen, waarbij waar mo- gelijk de begindatum van het startonderwijsproduct in de verbintenis is vastgelegd.206 Verbintenisgebied Werkingsgebied van de verbintenis die door de instelling na intake met de deelne- mer wordt aangegaan. Anno 2007 is in het MBO het crebonummer (evt. de van een crebonummer voor- ziene container (zg -0-nummer) voor enkele verwante opleidingen) bepalend voor de aanduiding van het werkingsgebied ten behoeve van de externe verantwoording en synchronisatie met BRON. Met de invoering van de competentiegerichte kwalificatiestructuur zal het verbintenisgebied betrekking kunnen hebben op: - Een domein - Een diplomagebied - Een kwalificatiedossier - Een uitstroomkwalificatie207 Vergelijkingsbestand Bestand met de totalen uit het CFI terugmeldingsoverzicht en de totalen vanuit de kernregistratie deelnemers.208 Verschillenbestand Verschillenlijst tussen de BRON foto en de selectie uit de kernregistratie gerelateerd aan een teldatum.209 Versie Met deze metadata wordt de versie vastgelegd van het onderwijsproduct.
  • 36 BEGRIPPENLIJST W 210 Werkgever Instelling waarmee een werknemer een arbeidsovereenkomst heeft. In het kader van BBL opleidingstrajecten wordt een POK afgesloten tussen instelling, deelnemer en werkgever. 211 Werkopdracht Een relatie tussen twee use cases, waarbij het resultaat van de ene use case het startpunt is voor een andere use case. De relatie behelst niet het overdragen van gegevens. 212 Werkprocessen Een werkproces is een afgebakend geheel van beroepshandelingen binnen een kern- taak. Het werkproces kent een begin en een eind, heeft een resultaat en wordt als kenmerkend herkend in de beroepspraktijk. Een werkproces bestaat dus nooit uit één handeling of gedraging. Meerdere werkprocessen kunnen gelijktijdig lopen. Dat ze een begin en eind hebben, wil niet per se zeggen dat ze na elkaar komen, maar dat ze duidelijk te onderscheiden zijn van andere werkprocessen (bron: COLO). Z 213 Zorgdossier Het zorgdossier bevat alle documenten en gegevens over lichamelijke, psychische en sociaal-emotionele beperkingen van de deelnemer. Het zorgdossier is van het begeleidingsdossier gescheiden omdat dit dossier meer privacygevoelige informatie bevat. Het begeleidingsdossier is onderdeel van het deelnemersdossier, waarin zich naast het zorgdossier ook het administratief dossier, begeleidingsdossier en examen- dossier bevindt.
  • BEGRIPPENLIJST 37COLOFONTriple A, Eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: Triple A, Zoetermeer Fotografie: Beeldsmaak AmersfoortVormgeving en opmaak: Linda van Drie, Amersfoort, Opmaak: Sonja Kamer, Amersfoort Druk: Drukkerij Wilco, Amersfoort Op het gebruik van dit materiaal is een Creative Commons Licentie van toepassing.Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.
  • 38 BEGRIPPENLIJST Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 1FUNCTIONEEL ONTWERPKERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
  • 2 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 3INLEIDING In dit deel van de encyclopedie vindt u het functionele ontwerp van de kernregistra- tie deelnemergegevens. Dit ontwerp geeft inzicht in de gewenste functionaliteit. Dit staat los van de onder- steuning daarvan door een concreet ICT-systeem. De hier beschreven functionaliteit kan uiteindelijk worden gerealiseerd als onderdeel van een ander ICT-systeem of als één of meer aparte ICT-systemen. Beschrijvend en technisch gedeelte Dit document bestaat naast de inleiding uit twee delen. Een beschrijvend gedeelte, waarin u in verhaalvorm het gemaakte ontwerp kunt lezen en een technisch ge- deelte, waarin alle use cases en werkopdrachten staan weergegeven. In het beschrijvende gedeelte wordt u door de belangrijkste delen van ons ontwerp geloodst. Daarin wordt beschreven hoe het proces in elkaar zit en welke uitgangs- punten bij het ontwerpen zijn gehanteerd. Tevens is aangegeven waar zich de keu- zemogelijkheden en vrijheidsgraden voor de onderwijsinstellingen bevinden. Het beschrijvende gedeelte bestaat uit zes delen. Ieder deel omvat een apart on- derdeel van het ontwerp en heeft betrekking op een onderdeel van het proces van kernregistratie deelnemergegevens. Elk deel valt uiteen in een aantal use cases. Aan het begin van het deel wordt via een overzichtsplaat duidelijk gemaakt waar u zich bevindt binnen het totaal aan use cases. In elk deel geven we naast de overzichtsplaat in beknopte vorm de uitgangspun- ten en keuzes weer die aan het ontwerp ten grondslag liggen. Daarna volgt een beschrijving van de use cases. Dat is een beschrijving van het proces vanuit het perspectief van een gebruiker van het systeem. Na het lezen van alle delen heeft u een indruk gekregen van de onderdelen waaruit het model bestaat, dat de grondslag vormt voor het functioneel ontwerp van de kernregistratie deelnemergegevens. Mocht u daarin geïnteresseerd zijn, dan kunt u in het technische gedeelte de gedetailleerde uitwerking van de use cases lezen. Het technische gedeelte bevat een platte export uit de Triple A-wiki.
  • 4 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS INHOUDSOPGAVE Inleiding 3 Beschrijvend en technisch gedeelte 3 Beschrijvend gedeelte 5 Deel I: Inschrijven 6 Uitgangspunten en keuzes 7 De intake 7 Het aangaan en wijzigen van de verbintenis 8 Deel II: Beheren identiteit 9 Uitgangspunten en keuzes 10 Het wijzigen van de identiteitsgegevens 10 Uitwisseling met BRON 10 Deel III: Diplomeren 11 Uitgangspunten en keuzes 12 Registreren van summatieve resultaten 12 Onderhouden criteriumbank 12 Beschikbaar stellen peilstokmeting 14 Kwalificeren 14 Deel IV: Beheren loopbaan en analyseren aan- en afwezigheid 15 Uitgangspunten en keuzes 16 Analyse van aan- en afwezigheid 16 Beschikbaar stellen loopbaangegevens 17 Deel V: Documentbeheer 18 Uitgangspunten en keuzes 19 Deelnemersdossier in de kernregistratie 19 Genereren en beheren van documenten 19 Deel VI: Uitschrijven 21 Uitgangspunten en keuzes 22 Uitschrijven 22 Technisch gedeelte 25
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 5BESCHRIJVEND GEDEELTE
  • 6 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS DEEL I: INSCHRIJVEN
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 7Uitgangspunten en keuzes- Een vrijblijvende interesse van een deelnemer wordt buiten de kernregistratie om afgehandeld- In de intake komt er nog geen formele verbintenis tot stand- Een deelnemer kan gedurende zijn loopbaan verschillende verbintenissen hebben (gelijktijdig en na elkaar) zonder te worden uitgeschreven- Zodra een verbintenis tot stand is gekomen, wordt het onderwijslogistieke proces in gang gezet.De intakeEen potentiële deelnemer heeft veelal via een aanmelding zijn interesse voor onder-wijs bij de instelling kenbaar gemaakt. Mogelijk heeft hij een open dag bezocht ofinformatie aangevraagd. De potentiële deelnemer hoeft in zo’n geval nog niet in dekernregistratie te zijn vastgelegd.Zodra de belangstelling concreter wordt, kan er een administratieve en onderwijs-kundige intake worden gedaan. In deze intake(s) wordt de vraag van de deelnemerin kaart gebracht en wordt er gekeken welke onderwijsproducten van de instel-ling daar het beste bij passen. Hierbij wordt ook gekeken naar de vooropleiding,relevante werkervaring, benodigde extra zorg en eventuele EVC-beoordelingen vanresultaten die op andere instellingen zijn behaald. Ten behoeve van de intake wordtde deelnemer wel in de kernregistratie vastgelegd, zodat ook de resultaten van deintake kunnen worden geregistreerd.Het uiteindelijke resultaat van de intake is een beeld van het onderwijs dat dedeelnemer zou kunnen gaan volgen, rekening houdend met de eisen die aan dedeelnemer worden gesteld, en het onderwijs dat de instelling kan aanbieden. Opbasis van de intake moet een deelnemer kunnen besluiten zich in te schrijven. Voorde inschrijving moet het verbintenisgebied zijn bepaald. Het verbintenisgebied iseen onderdeel van de kwalificatiestructuur waarop een deelnemer zich kan inschrij-ven. In de competentiegerichte kwalificatiestructuur is dat bijvoorbeeld een domein,kwalificatiedossier of uitstroom.Daarnaast wordt bij voorkeur ook een startonderwijsproduct vastgesteld. Dat ishet eerste onderwijsproduct waarmee de deelnemer kan starten. Dit kan de eersteperiode van de gekozen opleiding zijn, maar ook een wat bredere oriëntatie op eenbepaald vakgebied.Een vergelijkbaar proces wordt ook doorlopen voor een opdrachtgever die voor eenpotentiële deelnemer of groep van deelnemers een bedrijfsopleiding of een cursuswil afnemen.
  • 8 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS Het aangaan en wijzigen van de verbintenis Als de intake achter de rug is, kan de deelnemer besluiten zich daadwerkelijk in te schrijven. Op dat moment gaan de potentiële deelnemer en de instelling een princi- peovereenkomst aan. De instelling spant zich in om de producten aan te bieden die aansluiten op de vraag van de potentiële deelnemer. De potentiële deelnemer heeft de intentie om de onderwijsproducten af te nemen. De deelnemer wordt ingeschreven op een bepaald verbintenisgebied. Alle onder- wijsproducten die binnen dat verbintenisgebied vallen, kunnen dan door de deelne- mer worden afgenomen. Het verbintenisgebied is ook de basis voor de bekostiging. Zodra de verbintenis tot stand is gekomen, kan ook het organiseren van het onder- wijs (de onderwijslogistiek) voor deze deelnemer in gang gezet worden. In eerste instantie is het startonderwijsproduct het eerste product dat voor deze deelnemer zal worden gerealiseerd. Het wijzigen van de verbintenis Een deelnemer kan zich bij het aangaan van de verbintenis breed inschrijven, wat betekent dat er een verbintenisgebied wordt gekozen (een domein of kwalificatie- dossier) waarbinnen nog verschillende uitstroommogelijkheden zijn. Gaandeweg de loopbaan van de deelnemer zal het verbintenisgebied moeten worden vernauwd tot een specifiek kwalificatiedossier en uiteindelijk een uitstroom. Daarnaast kan het zijn dat een deelnemer producten wil afnemen die niet tot zijn huidige verbintenisgebied behoren. In dat geval moet de verbintenis worden gewijzigd of moet er een additionele verbintenis worden gemaakt. De deelnemer of instelling kan ook besluiten de verbintenis te beëindigen voordat de afgesproken looptijd is verstreken. Deze beëindiging moet zorgvuldig worden uitgevoerd, omdat er mogelijk nog wel een recht is op een diploma. Als er naast deze verbintenis geen andere verbintenissen actief zijn, wordt de deelnemer boven- dien uitgeschreven.
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 9DEEL II: BEHEREN IDENTITEIT
  • 10 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS Uitgangspunten en keuzes - De kernregistratie bevat in principe alle gegevens die de instelling moet kunnen uitwisselen in het kader van de externe verantwoording ten behoeve van de be- kostiging. Tevens bevat de kernregistratie gegevens ten behoeve van rapportages voor andere wettelijke verplichtingen. Het wijzigen van de identiteitsgegevens In de intake zijn ook de identiteitsgegevens van de deelnemer vastgelegd. Het gaat dan bijvoorbeeld om de naam en adresgegevens, gegevens van de ouders en even- tuele kenmerken zoals een rugzakje. Deze gegevens kunnen uiteraard gedurende de loopbaan van een deelnemer wijzigen. Afhankelijk van de gegevens die worden gewijzigd kan het nodig zijn om deze dan ook klaar te zetten voor uitwisseling met Basis Registratie Onderwijs Nummer (BRON). Uitwisseling met BRON Zodra er een overeenkomst is tussen de instelling en een deelnemer, moeten deze gegevens ten behoeve van de bekostiging worden uitgewisseld met BRON, het basisregistratiesysteem bij de IB-Groep, waarin gegevens van de deelnemers in het VO en MBO worden opgeslagen. Deze gegevens worden door de overheid en de IB- groep gebruikt om de bekostiging, subsidies en studiefinanciering te bepalen. Elke wijziging op de identiteitsgegevens, de inschrijving of andere bekostigingsrele- vante gegevens worden ook weer opnieuw uitgewisseld met BRON. De uitwisseling met BRON vindt nu plaats met behulp van mutatiebestanden waarin een relatief groot aantal mutaties tegelijk met BRON kan worden uitgewisseld. Voordat een dergelijk bestand wordt verstuurd, wordt het gecontroleerd. Naar aanleiding van een mutatiebestand dat naar BRON is verstuurd, stuurt BRON een terugkoppelbestand terug met goedgekeurde en afgekeurde mutaties. Om dit uit- wisselingsproces goed te kunnen monitoren, wordt van elke mutatie bijgehouden of het is verstuurd, goedgekeurd of afgekeurd. Afgekeurde mutaties leiden doorgaans tot een correctie in het kernregistratiesysteem. Deze correctie leidt op zijn beurt weer opnieuw tot een mutatie naar BRON. In de toekomst voorzien wij een wat directere, meer continue uitwisseling van mu- taties met BRON. In dat geval zal elke mutatie in het kernregistratiesysteem direct tot uitwisseling van een bericht met BRON leiden. BRON zal in zo’n situatie ook per bericht een goed- of afkeuring terugsturen. Op dit moment is BRON nog niet voor een dergelijke uitwisseling ingericht. Binnen de kernregistratie gaan we daarom voorlopig uit van de bestaande uitwisseling middels mutatiebestanden.
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 11DEEL III: DIPLOMEREN
  • 12 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS Uitgangspunten en keuzes - Summatieve resultaten hebben een formele waarde en zijn daarom onderdeel van de kernregistratie deelnemers - De registratie van summatieve resultaten is onderdeel van het kernregistratiesys- teem, omdat summatieve resultaten een formele waarde hebben - Formatieve resultaten zijn uitsluitend van belang voor het primaire proces en de begeleiding, en horen daarom niet thuis in het kernregistratiesysteem - Diplomarecht wordt bepaald op basis van de regels in een criteriumbank, op basis van de zogenaamde peilstokmeting. Deze criteriumbank is ook onderdeel van de kernregistratie deelnemers - Elke deelnemer die de instelling verlaat, ook als dat vroegtijdig is, wordt gecon- troleerd op een eventueel diplomarecht - Het diplomeren is niet automatisch reden tot uitschrijving; een deelnemer kan zijn loopbaan ook op dezelfde instelling voortzetten of verschillende actieve verbinte- nissen naast elkaar hebben. Registreren van summatieve resultaten In het primaire proces van de instelling vindt het daadwerkelijke onderwijs plaats. Deelnemers nemen daarin allerlei onderwijsproducten af en worden op verschillende momenten getoetst op competenties en kennis. Veel van deze toetsen hebben een formatief karakter: ze dienen vooral ter ondersteuning van het leren van de deelne- mer. Daarnaast worden ook summatieve toetsen onderkend, meestal een examen of EVC beoordeling. Dit zijn onderwijsproducten van het type summatieve toets. Resultaten die behaald zijn op een summatieve toets hebben een formele waarde en zijn de basis voor de diplomering. Deze resultaten (en correcties op deze resul- taten) worden in de kernregistratie vastgelegd. Deze vastlegging vindt plaats op basis van een aangeleverd examen- of EVC-rapportage. Nadat een summatief resultaat is vastgelegd wordt vastgesteld of de deelnemer over alle summatieve resultaten beschikt voor de uitstroom waarop de deelnemer is ingeschreven. Als dat het geval is wordt de diplomering in gang gezet. Onderhouden criteriumbank De criteriumbank bevat alle regels die bepalen of een bepaald diploma kan worden uitgereikt, met andere woorden: welke summatieve resultaten ‘optellen’ tot een diploma. In de criteriumbank wordt vastgelegd welke summatieve resultaten, onder welke voorwaarden (minimale score, twee van de drie voldoende etc.) leiden tot een kwalificerende eenheid, en welke kwalificerende eenheden leiden tot een di- ploma. Daarbij is het goed mogelijk dat er verschillende manieren zijn om hetzelfde diploma te behalen. Dit wordt in schema hiernaast weergegeven.
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 13Bij wijzigingen van bijvoorbeeld regelgeving, een nieuw diploma of een nieuweopleiding moeten de regels voor diplomering worden ondergebracht of aangepast inde criteriumbank.Ook EVC-beoordelingen zijn summatieve beoordelingen en zijn ook als summatievetoets in de criteriumbank opgenomen. Op basis van de criteriumbank kan dus ookde waarden van een EVC-beoordeling in relatie tot een beoogd diploma wordenafgeleid.De structuur en inrichting van de criteriumbank staat in principe los van de inrich-ting van de onderwijscatalogus. De summatieve resultaten zijn wel gekoppeld aanonderwijsproducten van het type summatieve toets. De kwalificerende documenten(diploma’s) hebben betrekking op een uitstroom in de kwalificatiestructuur. Het to-taal aan summatieve toetsen dat ‘optelt’ tot dat diploma, moet wel het betreffendedeel van de kwalificatiestructuur afdekken.
  • 14 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS Beschikbaar stellen peilstokmeting Om te bepalen of een deelnemer recht heeft op een bepaald kwalificerend do- cument (diploma), of om te bepalen welke summatieve resultaten daarvoor nog behaald moeten worden, kan de zogenaamde peilstok worden gebruikt. De peilstok gaat uit van een gewenst kwalificerend document (diploma), in veel gevallen de uitstroom waarop de deelnemer is ingeschreven. De door de deelnemer behaalde summatieve resultaten worden afgezet tegen de regels in de criterium- bank met betrekking tot dat betreffende kwalificerende document, met als resultaat een overzicht van de nog te behalen summatieve resultaten. Kwalificeren Kwalificeren is het proces dat leidt tot de toekenning en uitreiking van een kwalifi- cerend document, een diploma. De deelnemer kan zelf verzoeken om een specifiek diploma of kwalificerend document op het moment dat hij meent alle summatieve resultaten daarvoor te hebben behaald. In veel gevallen zal de instelling voor een groep deelnemers tegelijk, vanuit een bepaalde opleiding de diplomering aanvragen. Vaak gebeurt dat zodra het laatst benodigde summatieve resultaat is behaald. In al deze gevallen zal het examenbureau nagaan op basis van de summatieve resultaten of de deelnemer voor het betreffende kwalificerend document in aanmerking komt. Om dit te kunnen doen moeten de behaalde summatieve resultaten van de be- treffende deelnemer worden afgezet tegen de regels in de criteriumbank. Dit kan worden gedaan met behulp van de zogenaamde peilstokmeting, die in kaart brengt welke summatieve resultaten nog behaald moeten worden ten behoeve van een bepaalde uitstroomkwalificatie. In het geval van diplomering moet de conclusie van deze peilstokmeting zijn dat alle summatieve resultaten behaald zijn. Een belangrijk uitgangspunt is dat een deelnemer altijd het diploma krijgt waarop hij recht heeft als hij de instelling verlaat, ook als daar door de deelnemer of de instelling niet om wordt gevraagd. Voor de bekostiging kan het van belang zijn om een diploma uit te reiken, ook als een deelnemer vroegtijdig de opleiding verlaat. Mogelijk heeft zo’n deelnemer nog recht op een kwalificerend document van een lager niveau dan zijn beoogde uitstroom. Ook in dat geval wordt door het examen- bureau met behulp van de peilstok bekeken of de behaalde summatieve resultaten op basis van de regels leiden tot een diploma. Uiteindelijk wordt een kwalificerend document, over het algemeen een diploma of certificaat, gemaakt en uitgereikt aan de deelnemer. Als de deelnemer geen andere verbintenissen heeft en ook niet binnen de instelling doorstroomt (met een nieuwe verbintenis), wordt de deelnemer uitgeschreven.
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 15DEEL IV: BEHEREN LOOPBAAN EN ANALYSEREN AAN- EN AFWEZIGHEID
  • 16 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS Uitgangspunten en keuzes - De vastlegging van aan- en afwezigheidsinformatie vindt plaats buiten het kernre- gistratiesysteem - De analyse van aan- en afwezigheidsinformatie vindt plaats in het kernregistratie- systeem - Vanuit de kernregistratie kunnen alle signaleringen en rapportages m.b.t. aan- en afwezigheid worden gedaan, waartoe een wettelijke verplichting bestaat. Analyse van aan- en afwezigheid Buiten het kernregistratiesysteem vindt de registratie van aan- en afwezigheid plaats. Dat is bijvoorbeeld een registratie met pasjes, waarbij wordt geregistreerd wanneer een deelnemer een locatie betreedt of verlaat, of een registratie van een docent die een pasje scant of een lijst invult. Dit leidt tot een kale registratie van aan- en afwezigheid die verder nog niet is geïnterpreteerd. De kernregistratie heeft toegang tot deze registratie van aan- en afwezigheid om deze te kunnen analyseren. Deze analyse houdt in dat kan worden afgeleid of een deelne- mer bij een bepaalde onderwijsactiviteit aanwezig is geweest en of bepaalde regels of afspraken (zoals leerplicht, of afspraken met opdrachtgevers) zijn overtreden. Signaleringen en rapportages Vanuit de kernregistratie moet een aantal rapportages kunnen worden gedaan, om- dat er wettelijke verplichten zijn of afspraken met opdrachtgevers zijn gemaakt. In een aantal gevallen gaat het om een verplichte signalering, bijvoorbeeld de melding aan de RMC’s in het kader van de leerplichtwet. Daarnaast kunnen periodieke rap- portages over de aan- en afwezigheid van bepaalde deelnemers gevraagd worden door opdrachtgevers of externe partijen. Ad hoc rapportage Naast de genoemde signaleringen en rapportage kan er ook op basis van een ad hoc vraag naar informatie over de aan- en afwezigheid van bepaalde deelnemers een rapportage worden samengesteld. Dat komt veelal voor in het kader van finan- ciering of afspraken met gemeenten of andere partijen.
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 17Beschikbaar stellen loopbaangegevensIn het onderwijslogistieke proces wordt de leervraag van de deelnemer omgezet ineen concreet rooster waarin onderwijsproducten in de tijd zijn geplaatst en gekop-peld aan de benodigde middelen. Daaruit kan in de kernregistratie de leerloopbaanvan de deelnemer worden afgeleid. Deze leerloopbaan bestaat uit alle onderwijspro-ducten die door de deelnemer zijn afgenomen.Deze leerloopbaan wordt vervolgens gecombineerd met de gegevens over aan- enafwezigheid, zodat van elk afgenomen onderwijsproduct ook bekend is of de deel-nemer daarbij aanwezig is geweest.De onderwijsproducten die corresponderen met een summatieve toets zijn in deleerloopbaan voorzien van het bijbehorende summatieve resultaat. Op basis van dezeinformatie kan met behulp van de peilstok inzicht gegeven worden in de nog te beha-len summatieve resultaten ten behoeve van een beoogde uitstroom (diploma).Samengevat geeft het overzicht van de leerloopbaan van de deelnemer inzicht inhet volgende:- De afgenomen onderwijsproducten en de bijbehorende aanwezigheid- De behaalde summatieve resultaten- De nog te behalen summatieve resultaten ten behoeve van een beoogde uitstroom.
  • 18 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS DEEL V: DOCUMENTBEHEER
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 19Uitgangspunten en keuzes- Een instelling bepaalt zelf welke documenten in documentenbeheer worden opge- slagen- Alle documenten die ten behoeve van het administratieve proces of de externe verantwoording noodzakelijk zijn, kunnen in de kernregistratie worden opgenomen.Deelnemersdossier in de kernregistratieDe administratieve afhandeling van de intake, inschrijving en diplomering vandeelnemers vereist dat er verschillende documenten kunnen worden geregistreerdof gegenereerd. Ook de externe verantwoording vereist dat bepaalde documentenin het dossier van de deelnemer beschikbaar zijn. Het gaat hierbij bijvoorbeeldom een onderwijsovereenkomst, een praktijkovereenkomst, een uittreksel uit hetbevolkingsregister, kopieën van eerder behaalde diploma’s etc.Dit dossier noemen we het administratieve dossier van de deelnemer om het teonderscheiden van het begeleidingsdossier, zorgdossier, examendossier en portfolio,zoals dat binnen de ondersteuning van het primaire proces en het portfolio gebruiktwordt. Het administratieve dossier bevat alle documenten die relevant zijn voor deadministratieve intake, inschrijving, diplomering en externe verantwoording.Genereren en beheren van documentenEen deel van deze documenten wordt door de deelnemer of anderen op papier ofelectronisch aangeleverd. In dat geval moet het document (eventueel na te zijningescand) kunnen worden geregistreerd en gekoppeld aan de deelnemer.Bij deze registratie is het van belang dat een aantal beschrijvende velden wordtingevuld waarin is gedefinieerd van wie het document afkomstig is, welk type docu-ment het is e.d.Daarnaast zijn er documenten die de instelling moet kunnen genereren op basisvan de informatie die over de deelnemer is vastgelegd. Dit geldt bijvoorbeeld vooreen onderwijs- of praktijkovereenkomst. In dat geval wordt op basis van een sja-bloon (opmaak en indeling) een document gegenereerd op basis van informatie diein de kernregistratie aanwezig is. Eveneens wordt het document in het dossier vande deelnemer geplaatst en voorzien van de bijbehorende beschrijvende informatie.Om verschillende redenen kan na enige tijd de geldigheid van een document komente vervallen, bijvoorbeeld omdat de einddatum geldigheid is bereikt, of omdat ereen nieuwere versie beschikbaar is.Documentsjablonen en rapportdefinitiesEen documentsjabloon definieert een standaarddocument of brief voor wat betreftde lay-out en de vaste en variabele tekst. Deze documentsjablonen zijn in bepaalde
  • 20 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS gevallen aan wet- en regelgeving gebonden, zoals bij onderwijs- en praktijkover- eenkomst, diploma’s en certificaten. Rapportdefinitiebeheer Om verschillende rapportages te kunnen leveren, worden rapportdefinities beheerd, die een bepaalde rapportage definiëren. Het gaat dan om de specificatie van de selectie die op de gegevens moet worden uitgevoerd, en de lay-out van het rapport.
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 21DEEL VI: UITSCHRIJVEN
  • 22 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS Uitgangspunten en keuzes - Uitschrijven vindt alleen plaats als alle verbintenissen zijn beëindigd en er geen nieuwe verbintenis tot stand komt. Uitschrijven Een deelnemer kan gedurende zijn loopbaan verschillende actieve verbintenissen hebben, zowel na elkaar als parallel, zonder tussentijds te worden uitgeschreven. Het uitschrijven gebeurt pas als alle verbintenissen zijn beëindigd en er geen nieuwe meer zal worden aangegaan. Wanneer een deelnemer zich uitschrijft, verlaat hij de instelling en wordt de bekostigingsrelatie beëindigd. Eventueel vindt er een exitgesprek plaats. Als het een leerplichtige deelnemer betreft, wordt er een melding naar het RMC gedaan. De gegevens in het kader van de digitale overdracht gegevens deelnemer worden verstuurd naar het Centraal Uitwisselingspunt, zodat een instelling waar de deel- nemer zijn loopbaan gaat vervolgen, beschikt over de actuele gegevens.
  • 24 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS INHOUDSOPGAVE Inleiding 26 USE CASES 28 Intake 28 Verbintenis maken 32 Wijzigen verbintenis 35 Tusentijds beëindigen verbintenis 37 Wijzigen identiteitsgegevens 39 Versturen mutaties deelnemergegevens naar BRON 42 Verwerken van terugkoppelbestanden BRON 44 Registreren van summatieve resultaten 46 Onderhouden criteriumbank 47 Beschikbaar stellen peilstokmeting 50 Kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding 52 Bepalen diplomarecht 54 Signaleren en rapporteren aan/afwezigheid 56 Rapportage gegevens aanwezigheid deelnemer 59 Beschikbaar stellen loopbaangegevens 61 Documentsjabloon beheren 63 Rapportdefinitiebeheer 64 Uitschrijven 65
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 25TECHNISCH GEDEELTE
  • 26 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS INLEIDING
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 27 In dit technische gedeelte van het functioneel ontwerp van de kernregistratie deel-De uitwerking van de kernregis- nemergegevens vindt u de gedetailleerde uitwerking van de use cases en werk-tratie deelnemergegevens in dit opdrachten, zoals opgesteld in de werkbijeenkomsten met de deskundigen van detechnisch gedeelte beperkt zich onderwijsinstellingen. In dit technische gedeelte vindt u een kopie van de informa-tot de use cases en de werkop- tie die door deze deskundigen is vastgelegd in de wiki.drachten. Deze beschrijvingenhebben de basis gevormd waarop De figuur op de linkerpagina geeft de samenhang van de use cases voor de kernre-de aanbesteding van de kernregis- gistratie van deelnemergegevens weer.tratie heeft plaatsgevonden.Op het moment van het publice- Een use case beschrijft het van buitenaf zichtbare gedrag van het systeem, vanuitren van deze encyclopedie wordt het perspectief van de gebruiker. Een use case heeft een concrete aanleiding en eende kernregistratie verder ontwik- concreet resultaat en beschrijft de processtappen van gebruikers van het systeemkeld en gebouwd. Het definitief die moeten leiden tot dit concrete resultaat. De use cases zijn daarmee de eenhe-functioneel ontwerp, met activi- den van functionaliteit vanuit de gebruiker gezien. Het totaal aan use cases geeftteiten diagrammen en functies, antwoord op de vraag ‘wat moet het systeem ondersteunen?’wordt verder vervolmaakt op basisvan de inzichten die hierin zijn Voor de beschrijving van een use case is een standaardformat gebruikt dat is afge-opgedaan. leid van de binnen UML (Unified Modeling Language) gangbare manier van beschrij- ven. Dit format wordt hieronder weergegeven.LeeswijzerVoor uw leesgemak wordt in dit Een use case staat niet op zichzelf. Er liggen vaak verbanden tussen detechnisch gedeelte elke use case verschillende use cases, omdat het resultaat van de ene use case vaak degemarkeerd met het volgende aanleiding is voor een andere. Deze verbanden noemen we werkopdrachten. Eensymbool: werkopdracht behelst niet het overdragen van gegevens, maar meer het initiëren van een andere use case. In nevenstaand procesmodel zijn de use cases in Wanneer het een use case samenhang gebracht door werkopdrachten tussen de use cases te tekenen door betreft middel van pijlen.
  • 28 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS USE CASES INTAKE Hoewel na lezing van onderstaande de indruk gewekt kan worden dat het hier om beroepsonderwijs gaat, is deze use case juist gericht op alle soorten onderwijspro- ducten. Zie ook de definitie van Onderwijsproduct. Overigens valt het aanmelden expliciet buiten deze use case. Use case Aanleiding De potentiële deelnemer / opdrachtgever (vertegenwoordiger van een groep deel- nemers) maakt zijn interesse kenbaar door middel van een aanmelding. Actoren - De potentiële deelnemer of zijn wettelijke vertegenwoordiger (igv minderjarig of ondertoezichtstelling) - De opdrachtgever, vertegenwoordiger van de groep - De intaker, vertegenwoordiger van de instelling - De administratief medewerker Doel Maken van een (eerste) match tussen leervraag (het gewenst onderwijs) vanuit een potentiële deelnemer of een opdrachtgever, en een mogelijk startonderwijsproduct vanuit de instelling. Indien mogelijk wordt ook zo goed mogelijk het gewenste ver- bintenisgebied bepaald. Beschrijving acties - Registreren aanmelding Na ontvangst van de aanmelding (vanuit aanmelden) controleert de administra- tief medewerker of de persoon al bekend is, de gegevens up-to-date zijn, dan wel een onderwijsproduct afneemt binnen de instelling. Is dat niet het geval dan registreert de administratief medewerker de ontvangen gegevens in het kern- registratiesysteem. Het betreft met name persoonsgegevens als Naam, PGN/ BSN, Geslacht, Geboortedatum en Adres. Indien bekend, wordt ook het gewenste onderwijsproduct vastgelegd. - Versturen bevestiging van ontvangst Aanmelding Met behulp van de geregistreerde gegevens wordt vanuit het kernregistratiesys- teem een bevestiging van ontvangst van de aanmelding gegenereerd door middel van de werkopdracht bevestiging van ontvangst aanmelding. Deze bevestiging wordt verstuurd naar de potentiële deelnemer.
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 29- Plannen Intakegesprek De administratief medewerker legt een moment vast waarop een intakegesprek plaatsvindt tussen de potentiële deelnemer (of opdrachtgever) en de Intaker. Dit moment moet bevestigd worden door de intaker. Op basis hiervan kan een intakeformulier worden vervaardigd door middel van de werkopdracht intakeformulier.- Versturen uitnodiging Intakegesprek Aan de potentiële deelnemer/opdrachtgever wordt een uitnodiging verstuurd die via de werkopdracht maak brief is gemaakt. In de brief zijn de Intaker, Datum, Tijd en Plaats van het gesprek opgenomen. Het versturen van de uitnodiging wordt vastgelegd. Indien de potentiële deelnemer/opdrachtgever aangeeft niet aanwezig te kunnen zijn, wordt een nieuwe afspraak gemaakt, gecommuniceerd en vastgelegd.- Voeren intakegesprek Tijdens het gesprek wordt een zo optimaal mogelijke match bepaald tussen de leerbehoefte van de potentiële deelnemer en de onderwijscatalogus van de instel- ling. Om tot een zo optimaal mogelijke match te kunnen komen, wordt onderwijscata- logus bevraagd door middel van de werkopdracht onderwijscatalogus. Door de bevraging van de onderwijscatalogus is nu bekend of het (start)onder- wijsproduct beschikbaar is, en zo niet, welke alternatieven er zijn. De intaker bekijkt samen met de potentiële deelnemer wat hij wil en over welke kennis/vaar- digheden hij reeds beschikt om een inschatting te kunnen maken of een onder- wijsproduct passend voor een deelnemer is (de opleiding moet niet te makkelijk of te moeilijk zijn omdat dat het risico op uitval vergroot). Een mogelijk startonder- wijsproduct kan het doorlopen van een EVC-procedure zijn. • Wanneer de potentiële deelnemer instemt met het beschikbare startonderwijs- product is er sprake van een positieve match. • Indien de potentiële deelnemer niet instemt, is het een negatieve match. Beschrijving van de resultaten van het intakegesprek: • Positieve Match De wens van de (potentiële) deelnemer strookt met de mogelijkheden te bieden van de instelling. De potentiële deelnemer kan een verbintenis aangaan met de instelling. Op basis van het gewenste startonderwijsproduct wordt ook het beoogde verbintenisgebied bepaald.
  • 30 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS De deelnemer kan tot op het moment van ondertekening van de verbintenis een andere keuze kenbaar maken. Mocht dat het geval zijn dan wordt het pro- ces Intake opnieuw doorlopen. • Negatieve Match; De mogelijkheden van de instelling kunnen niet voldoen aan de wens van de (potentiële) deelnemer, of de potentiële deelnemer kan niet voldoen aan de eventuele toelatingseisen. Doorverwijzing naar elders (in plaats). Aan de poten- tiële deelnemer wordt gemeld middels een brief die via de werkopdracht maak brief is gemaakt, dat het niet mogelijk is een onderwijsproduct af te nemen binnen de instelling. Wanneer de instelling op dit moment nog niet kan voldoen aan de wens van de deelnemer. Dit wordt schriftelijk bevestigd met een brief die via de werkopdracht maak brief is gemaakt. - De potentiële deelnemer ontvangt een brief die via de werkopdracht maak brief is gemaakt, vanaf welke datum het mogelijk is het (start)onderwijsproduct af te nemen binnen de instelling. - Invullen Intakeformulier Tijdens het intakegesprek controleert de intaker de dan bekende gegevens en vult hij samen met de potentiële deelnemer/opdrachtgever de rest van het intakefor- mulier in. Gegevens als ondermeer thuissituatie, vooropleiding(en), bijzondere situaties, voorkeuren worden hierop vastgelegd. De uitkomst van het gesprek, een positieve of een negatieve match wordt vastge- legd. Bij voorkeur worden de gegevens, zichtbaar voor beide partijen, m.b.t. de intake tijdens het gesprek verwerkt in de kernregistratie. Mocht dit niet mogelijk zijn dan dienen deze gegevens direct na afloop van het gesprek in de kernregis- tratie te worden ingevoerd door de intaker of DA. Het betreft hier alleen gegevens m.b.t. de intake. Indien er een positieve match tot stand is gekomen, gaat de werkopdracht verbintenis van start. - Aanmaak (digitaal) dossier Documenten voor het administratief dossier worden aangeboden aan werkop- dracht registreer document.
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 31Resultaat- Gezamenlijke overeenstemming tussen potentiële deelnemer en instelling over het te volgen onderwijsproduct en het daaraan gekoppelde verbintenisgebiedof- Doorverwijzing door de instelling van potentiële deelnemer naar eldersof- Terugtrekken door potentiële deelnemer wegens gebrek aan belangstellingEén van deze mogelijke uitkomsten is vastgelegd in de kernregistratie.FrequentieMinimaal eenmaal per potentiële deelnemerWerkopdrachten
  • 32 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS VERBINTENIS MAKEN Hoewel na lezing van onderstaande de indruk gewekt kan worden dat deze gericht is op het beroepsonderwijs, is deze use case juist gericht op alle soorten onderwijs- producten. Zie ook de definitie van Onderwijsproduct. Use case Aanleiding - Positief besluit deelnemer i.h.k.v. deelname aan de hand van de uitkomst van de use case Intake - Vanuit onderwijslogistiek (reserveren) komt informatie dat de (potentiële) deelne- mer het onderwijsproduct stage gaat afnemen. Actoren - De (potentiële) deelnemer - De opdrachtgever, vertegenwoordiger van de groep; - De administratief medewerker. Doel Realiseren van een compleet geregistreerde verbintenis zodat een vorm van bekos- tigingsrelatie tot stand komt. Beschrijving acties De use case kan op twee manieren starten: 1. Vanuit de use case Intake middels de werkopdracht verbintenis 2. Vanuit onderwijslogistiek (reserveren) via de werkopdracht nieuw onderwijspro- duct: de (potentiële) deelnemer gaat het onderwijsproduct stage afnemen. - Registreren & controleren De administratief medewerker ontvangt een werkopdracht en controleert de vol- ledigheid van de gegevens binnen de kernregistratie. Indien nodig wordt op basis van de gegevens en het gewenst startonderwijspro- duct het verbintenisgebied bepaald. De administratief medewerker controleert de aanwezigheid van de noodzakelijke (kopieën van) externe documenten in het deelnemersdossier. - Communiceren met zowel de (potentiële) deelnemer als met de opdrachtgever Bij ontbreken van noodzakelijke gegevens en (kopieën van) externe documenten wordt de (potentiële) deelnemer of opdrachtgever gevraagd deze gegevens alsnog
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 33 te overleggen dan wel in te leveren. Vervolgens worden deze gegevens/documen- ten alsnog binnen de kernregistratie geregistreerd en aangeboden via de werkop- dracht registreer document.Wanneer met een individuele deelnemer een verbintenis wordt aangegaan:- Produceren & ondertekenen verbintenis (OOK/POK) De administratief medewerker geeft de werkopdracht produceren verbintenis zodat de verbintenis wordt gemaakt en door de betrokken partijen kan worden ondertekend.- Registreren verbintenis De getekende verbintenis wordt vastgelegd middels de werkopdracht registreer document zodat het in het dossier van de potentiële deelnemer wordt opgenomen.- Klaarzetten mutatie BRON Vanuit het kernsysteem worden uit de nieuwe verbintenis voortvloeiende mutaties klaargezet voor BRON. Een mutatie wordt bij de eerstvolgende verzending meege- nomen. Zie verder versturen mutaties deelnemergegevens naar BRON.Wanneer met een opdrachtgever een verbintenis wordt aangegaan:- Produceren & ondertekenen verbintenis (contract) De administratief medewerker geeft de werkopdracht produceren verbintenis en laat de vertegenwoordigers van zowel de opdrachtgever als van de instelling het contract ondertekenen.- Registreren contract (t.b.v. de opdrachtgever) De aanwezigheid van het getekende contract wordt in de kernregistratie vastge- legd via de werkopdracht registreer document en hiermee in het dossier van de opdrachtgever opgenomen.- Indien tijdens de ondertekening van de verbintenis blijkt dat er een fout is ge- maakt, wordt de werkopdracht wijzigen verbintenis gestart.Als laatste stap wordt ook het onderwijslogistieke proces in gang gezet.- Middels de werkopdracht formaliseren leervraag wordt gecommuniceerd voor welk verbintenisgebied en eventueel startonderwijsproduct de deelnemer zich heeft ingeschreven, zodat de daarbij passende onderwijsproducten ook worden aange- boden.
  • 34 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS Resultaat - Er is een ondertekende verbintenis - Volledig, up-to-date deelnemerdossier - Klaargezette mutatie voor BRON. Frequentie Een of meerdere malen per (potentiële) deelnemer; (huidige verdeling over een schooljaar: vlak voor de start (augustus) 100 maal per dag, daarna neemt de frequentie sterk af met een piek in februari vanwege tus- sentijdse instroom.) Werkopdrachten
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 35WIJZIGEN VERBINTENIS Use case Aanleiding - De deelnemer of zijn wettelijk vertegenwoordiger (i.g.v. minderjarig of ondertoe- zichtstelling) geeft aan onderwijsproducten te willen afnemen die niet onder het huidige verbintenisgebied vallen. - De begeleider geeft aan dat de deelnemer onderwijsproducten zal gaan afnemen die niet onder het huidige verbintenisgebied vallen. - De opdrachtgever geeft aan onderwijsproducten te willen afnemen die niet onder het huidige verbintenisgebied vallen. - Bij het kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding heeft de begeleider geconsta- teerd dat er nog andere verbintenissen actief zijn en die mogelijk moeten worden gewijzigd. - Gegevens van deelnemer veranderen zodat een nieuwe verbintenis moet worden gemaakt (bijvoorbeeld de naam). - De administratief medewerker. Actoren - De administratief medewerker - De IB-Groep. Doel Realiseren van een nieuwe compleet geregistreerde verbintenis zodat er een nieuwe vorm van bekostigingsrelatie tot stand komt. Beschrijving acties De use-case kan op vijf manieren starten: 1. Vanuit onderwijslogistiek (formuleren leervraag) of kwalificeren vanuit de deel- nemer/opleiding middels de Werkopdracht nieuw onderwijsproduct 2. Vanuit begeleiding of kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding middels de werkopdracht nieuw onderwijsproduct 3. Vanuit Kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding middels de werkopdracht wij- zigen verbintenis 4. Vanuit wijzigen identiteitsgegevens middels de werkopdracht mutatieformulier 5. Vanuit verbintenis middels de werkopdracht wijzigen verbintenis: er is een fout gemaakt bij het opstellen van de oorspronkelijke verbintenis. Er moet een ver- vangende verbintenis worden gemaakt.
  • 36 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS - Controleren of huidige verbintenis in stand moet blijven Op basis van de ontvangen werkopdracht bekijkt de administratief medewerker of de huidige verbintenis in stand moet blijven of niet. Indien de verbintenis moet worden beëindigd, voert de administratief medewerker binnen de kernregistatie een einddatum verbintenis van het huidige onderwijspro- duct van de deelnemer in met vermelding van de uitstroomreden. Hiervan wordt een mutatie klaargezet voor BRON. Wanneer de verbintenis in stand moet blijven, moet er een tweede verbintenis tot stand komen. - Maken en ondertekenen gewijzigde verbintenis Bij het afnemen van een nieuw onderwijsproduct wordt de startdatum van het nieuwe onderwijsproduct vastgelegd door de administratief medewerker. Door middel van de werkopdracht produceren verbintenis wordt de nieuwe verbintenis gemaakt. De administratief medewerker laat de betrokken partijen de verbintenis ondertekenen. - De getekende verbintenis wordt vastgelegd via de werkopdracht registreer docu- ment zodat het dossier van de deelnemer weer compleet is. - Vanuit het kernsysteem wordt de mutatie vanwege de nieuwe verbintenis klaar- gezet voor verzending naar BRON. Deze mutatie wordt bij de eerstvolgende verzending meegenomen. Zie verder versturen mutaties deelnemergegevens naar BRON. Resultaat - Een lopende verbintenis kan beëindigd zijn. - Er is een nieuwe ondertekende verbintenis - Volledig, up-to-date, deelnemerdossier - Klaargezette mutaties voor BRON. Frequentie Geen of enkele malen per deelnemer per jaar
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 37 WerkopdrachtenTUSSENTIJDS BEËINDIGEN VERBINTENIS Use case Aanleiding De deelnemer geeft aan geen onderwijsproduct (meer) te willen afnemen. De instelling geeft aan geen onderwijsproduct meer aan te willen bieden Actoren - Deelnemer - Administratief medewerker. Doel Zorgvuldige voorbereiding voor vroegtijdige verbreking van verbintenis waardoor de bekostigingsrelatie wordt beëindigd.
  • 38 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS Beschrijving acties - De deelnemer, danwel de instelling, geeft aan dat de aangegane verbintenis voor- dat de afgesproken einddatum is bereikt, moet worden afgebroken. - De administratief medewerker gaat na of de deelnemer mogelijk recht heeft op een diploma door de werkopdracht bepalen diplomarecht te geven. - De administratief medewerker geeft de werkopdracht tussentijds beëindigen ver- bintenis zodat de verbintenis voortijdig wordt beëindigd. - Wanneer er geen recht op diploma is • gaat de administratief medewerker na of er naast deze verbintenis ook nog an- dere verbintenissen actief zijn door de werkopdracht controleren verbintenissen te geven. • Wanneer er nog andere verbintenissen zijn waarvan door deelnemer/opdracht- gever is aangegeven dat deze wel door moeten blijven lopen, geeft de adminis- tratief medewerker de werkopdracht wijzigen verbintenis. • Wanneer er geen andere verbintenissen meer actief zijn, geeft de administratief medewerker de werkopdracht uitschrijven zodat de deelnemer wordt uitge- schreven. Resultaat De wens tot voortijdige beëindiging van de verbintenis is zorgvuldig voorbereid zodat een deelnemer niet ongewenst danwel zonder diploma (terwijl hij er recht op had), de instelling kan verlaten. Hierna kan de use case uitschrijven uitgevoerd worden. Frequentie Bij een grote instelling enkele 1000-en per jaar Werkopdrachten
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 39WIJZIGEN IDENTITEITSGEGEVENS Use case Aanleiding Verzoek tot wijziging van identiteitsgegevens Actoren - De administratief medewerker - De deelnemer - De IB-Groep Doel Het kunnen muteren en daarmee actueel en correct houden van relevante gegevens rond deelnemers in het kernsysteem. Beschrijving acties Hieronder worden de belangrijkste scenario’s genoemd die leiden tot mutatie in de identiteitsgegevens van een deelnemer. - wijziging NAW-gegevens, geslacht, geboortedatum Bij controle blijkt dat gegevens foutief zijn ingevoerd De deelnemer verhuist of krijgt een ander telefoonnummer of e-mailadres. - wijziging m.b.t. burgerservicenummer (BSN) Voorlopige (door de IB-Groep verstrekte) onderwijsnummers worden vervangen door een burgerservicenummer. Dit komt via de use-case verwerken van terug- koppelbestanden BRON. - wijziging m.b.t. ouder/verzorger Wijziging in de NAW-gegevens van de ouders/verzorgers worden vastgelegd - wijziging m.b.t. etniciteit Aanvullende informatie omtrent de etniciteit van de deelnemer of de verblijfsver- gunning wordt vastgelegd. - wijziging m.b.t. kenmerken (gehandicapt, rugzak, risicodeelnemer) Veranderingen m.b.t. bovengenoemde kenmerken worden vastgelegd. De proce- dure rond de regeling voor leerling gebonden financiering dient in het kernsysteem gevolgd te kunnen worden, m.a.w. de gedane handelingen worden vastgelegd.
  • 40 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS - wijziging m.b.t. financier Wijzigingen (bijvoorbeeld een deelnemer verandert van werkgever en de werkge- ver betaalt de opleiding) worden vastgelegd en gemeld aan de afdeling financiën - wijziging m.b.t. alumni NAW gegevens, vervolgopleidingen en werkgegevens worden geregistreerd over- lijden van deelnemer of alumnus. De instelling ontvangt op enigerlei wijze een bericht van het overlijden van de deelnemer - overlijden van deelnemer of alumni. Acties: - De administratief medewerker ontvangt de betreffende wijziging en gaat na of deze wijziging geautoriseerd is (bijvoorbeeld aan de hand van een ondertekend mutatieformulier of een door de deelnemer ondertekende brief). Eventueel kan een mutatieformulier via de werkopdracht mutatieformulier worden gemaakt. De administratief medewerker informeert de deelnemer over de gewijzigde gegevens via de werkopdracht maak brief. - Wanneer de wijzigingen betrekking hebben op gegevens die voor de verbintenis van belang zijn, kan het noodzakelijk worden om de verbintenis te wijzigen. De administratief medewerker start dan de werkopdracht wijzigen verbintenis. - Als er wijzigingen zijn in NAW, geboortedatum, geslacht, burgerservicenum- mer, bekostigingsrelevantie wordt de mutatie binnen het kernsysteem klaargezet voor verzending naar IB-Groep (BRON). Als de mutatie gevolgen heeft voor de bekostiging van een gesloten jaar dan moet door de administratief medewerker die hiervoor geautoriseerd is, aangegeven worden dat deze mutatie in een apart bestand met de accountantsmutaties wordt opgeslagen, zie versturen mutaties deelnemergegevens naar bron - Als de wijziging het overlijden van de deelnemer of alumnus betreft, dan wordt dit bericht geverifieerd. De administratief medewerker verwerkt de wijziging en start de werkopdracht uitschrijven. Verder informeert de administratief medewerker het management van de instelling zodat zij deelnemers en betrokken medewerkers kunnen informeren. Dit valt echter buiten de beschrijving van deze use case.
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 41Resultaat- De gegevens van deelnemers, ouders/verzorgers, werkgevers, financiers zijn juist en actueel in het kernsysteem geregistreerd.- Verstuurd signaal naar werkopdracht wijzigen verbintenis wanneer de bestaande verbintenis als gevolg van een wijziging moet worden aangepast.- Klaargezette mutatie voor BRON indien van toepassingFrequentieOp 1000 deelnemers 120 mutaties per dagWerkopdrachtenOverige opmerkingenDe initiële vastlegging van de identiteitsgegevens van deelnemers gebeurt in deintake.Nader onderzoeken in hoeverre bepaalde gegevens door de deelnemer zelf via hetweb kunnen worden gewijzigd, mede in relatie tot gewenste logboekfunctionaliteit.Uitgangspunt is dat de gegevens van stagebedrijven, werkgevers en evt. andererelaties worden vastgelegd in een CRM-pakket. Er moet een koppeling zijn tus-sen het CRM-pakket en het kernsysteem. In het kernsysteem zijn deze gegevensniet te muteren. Inschrijven BPV of stageplaats gebeurt bij onderwijslogistiek. Via(wijzigen) verbintenis zijn deze gegevens ook bekend binnen de kernregistratie enkunnen naar BRON worden gestuurd.
  • 42 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS VERSTUREN MUTATIES DEELNEMERGEGEVENS NAAR BRON Zodra er voor een deelnemer een Onderwijsovereenkomst voor het afnemen van een bepaald onderwijsproduct is gemaakt, moeten deze gegevens opgenomen worden in BRON. Mutaties betreffende persoonsgegevens - NAW, geboortedatum, geslacht, risicodeel- nemer, de inschrijving - opleiding incl. de start- en einddatum, de inschrijving BPV of stage - bedrijf, start- en einddatum -, diploma en de bekostigingsrelevantie worden naar BRON verstuurd. Dit kunnen ook correcties zijn naar aanleiding van terugkoppe- ling door BRON (zie use-case verwerken van terugkoppelbestanden BRON). Bij de ontwikkeling van BRON is een Programma van Eisen opgesteld waarin de benodigde velden, typen etc. nauwkeurig zijn gespecificeerd. Use case Aanleiding De verplichting van de onderwijsinstelling om minimaal 1 keer in de 2 weken mu- taties in de deelnemergegevens naar BRON te versturen. Onderwijsinstelling heeft Deze use case hangt sterk samen een procedure bepaald, met daarbij de frequentie van het versturen van mutaties met de externe verantwoording naar BRON. Als de afgesproken periode verstreken is, moet het versturen gestart die in het functioneel ontwerp worden. externe verantwoording verder is uitgewerkt. Hier wordt alleen de Actoren huidige werkwijze beschreven. - Applicatiebeheerder - IB-Groep Doel BRON synchroniseren met de gegevens van de instelling zodat een juiste bekosti- ging van de deelnemers en diploma’s tot stand kan komen. Beschrijving acties De mutaties van de periode sinds de laatste verzending zijn automatisch klaargezet in het systeem, via verbintenis, wijzigen identiteitsgegevens, wijzigen verbintenis, kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding en verwerken van terugkoppelbestanden BRON.
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 43De applicatiebeheerder controleert deze mutaties, maakt van de mutaties eenbestand en plaatst dit bestand op de site van de IB-Groep. Als er mutaties zijn diegekenmerkt zijn als accountantsmutaties, dan zet het systeem deze mutaties in eenapart bestand. Dit kenmerken is gebeurd in wijzigen identiteitsgegevens.De IB Groep stuurt een e-mail na goede ontvangst.Als dit bericht niet ontvangen is na 2 dagen, dan neemt de applicatiebeheerder con-tact op met de IB Groep. Na overleg wordt het bestand nogmaals verstuurd indiennodig. Dit laatste wordt herhaald tot bevestiging van ontvangst door de IB-Groep.ResultaatBestand met mutaties staat op de site van IB-Groep, hiermee is voldaan aan dewettelijke verplichtingFrequentieMinimaal 1 keer per 2 weken.WerkopdrachtenOverige opmerkingenHet systeem maakt 2 bestanden indien er sprake is van accountantsmutaties. Deaccountantsmutaties worden namelijk in een apart bestand opgeslagen aangeziendeze apart door de accountant akkoord moeten worden bevonden.
  • 44 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS VERWERKEN VAN TERUGKOPPELBESTANDEN BRON De bekostigingsrelevante gegevens moeten de status ‘goedgekeurd’ vanuit BRON krijgen. Vanaf de website van IB-Groep zijn door de applicatiebeheerder bestanden opgehaald met daarin de verwerkte mutaties in BRON. Er is hier sprake van een continu uitwisselingsproces. Er zijn steeds mutaties onder- weg naar BRON, terugkoppelbestanden bevatten een deel van de gemelde muta- ties. Er worden bijvoorbeeld 100 mutaties verzonden, waarvan er in het eerstvol- gende terugkoppelbestand 60 terugkomen, vervolgens worden 50 nieuwe mutaties verzonden, in het eerstvolgende terugkoppelbestand staan 30 mutaties van de eerste verzending en 20 van de tweede verzending. N.B. Indien de administratief medewerker niet (op tijd) de openstaande afkeuringen heeft gecontroleerd en verbeterd, zullen de afkeuringen die klaar staan toch worden opgepakt door de use case versturen mutaties deelnemergegevens naar BRON. Use case Aanleiding Binnenkomst van terugkoppelbestanden BRON Actoren - Applicatiebeheerder - Administratief Medewerker - IB-Groep Doel Voor de bekostigingsrelevante gegevens de status goedgekeurd krijgen vanuit BRON. Deze status is vastgelegd in het kernsysteem. Op deze wijze wordt de be- kostiging van de instelling zeker gesteld. Beschrijving acties De applicatiebeheerder leest het bestand van BRON in het kernsysteem in. Het verwerkingsprogramma bekijkt de records in het bestand en registreert de status: - Goedkeuringen krijgen de status G(oedgekeurd) - Goedgekeurd met opmerkingen G(oedgekeurd) - Afkeuringen krijgen de status A(fgekeurd).
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 45De afkeuringen worden weer klaargezet voor verzending, daarnaast wordt hetafkeuringenrapport ter beschikking gesteld aan de administratief medewerker. Deadministratief medewerker controleert periodiek (tenminste tweewekelijks) alleopenstaande afkeuringen:- De administratief medewerker beoordeelt de situatie en maakt de gewenste correctie op de afkeuringen zodat mogelijke goedkeuring kan worden verkre- gen. Opmerkingen worden eventueel verwerkt, maar dat is niet noodzakelijk in verband met de bekostiging. In geval van gevolgen voor een bekostigingsjaar met mutatiestop wordt aangegeven dat het een accountantsmutatie betreft. Voor deze laatste actie is speciale autorisatie nodig.- De administratief medewerker registreert dat hij de fout heeft gecorrigeerd.- Indien de administratief medewerker de fout niet kan corrigeren dan wordt de mutatie opnieuw verstuurd naar Bron en neemt de applicatiebeheerder of de con- tactpersoon IB-Groep contact op met de IB-Groep.Na deze acties zal de use-case versturen mutaties deelnemergegevens naar BRONde klaarstaande mutaties versturen.ResultaatAlle mutaties hebben de status Goedgekeurd of Afgekeurd in het kernsysteem alnaar gelang de ontvangen meldingen van BRON.De afkeuringen zijn gecorrigeerd en weer gereed gezet voor verzending naar BRON.In het kernsysteem is geregistreerd dat een fout gecorrigeerd is.FrequentieWettelijke verplichting: minimaal twee-wekelijks vindt terugkoppeling plaats.Werkopdrachten
  • 46 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS REGISTREREN VAN SUMMATIEVE RESULTATEN Use case Aanleiding Er komt een door de deelnemer behaald summatief resultaat vanuit onderwijslogis- tiek (samenbrengen). Dit kan een nieuw summatief resultaat zijn, maar ook een correctie op een reeds geregistreerd resultaat. Actoren - De beoordelaar - De medewerker examenbureau. Doel Het registreren van summatieve resultaten bij de deelnemer. Beschrijving acties - De beoordelaar levert vanuit onderwijslogistiek (samenbrengen) de behaalde summatieve resultaten behorende bij specifieke onderwijsproducten aan bij het examenbureau. Ook geeft hij aan op welke deelnemer(s) het betrekking heeft. De resultaten kunnen numeriek of alfanumeriek zijn. - Door de medewerker van het examenbureau worden de summatieve resultaten voor de onderwijsproducten geregistreerd in het kernsysteem bij de betreffende deelnemer. - Wanneer het een correctie betreft van een foutief ingevoerd resultaat, dan wordt het oude resultaat overschreven. - Wanneer het een summatief resultaat van een herkansing betreft, moet het mogelijk zijn om het oude, onvoldoende summatieve resultaat te bewaren. Resultaat De behaalde summatieve resultaten zijn geregistreerd bij de deelnemer in het kernsysteem. Frequentie Dit is afhankelijk van de grootte van een ROC. Als uitgangspunt hebben wij gekozen voor een ROC met 40.000 deelnemers, waarbij een registratie plaatsvindt van 50 summatieve resultaten per deelnemer per jaar. Dit leidt tot een registratie van zo’n 10.000 summatieve resultaten per dag.
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 47 Werkopdrachten Overige opmerkingen Het moet mogelijk zijn aan een summatieve toets summatieve resultaten toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen door daarvoor geautoriseerde medewerkers. In deze use case hebben we ons beperkt tot het registeren van summatieve resul- taten. De summatieve resultaten zijn in de criteriumbank gedefinieerd.ONDERHOUDEN CRITERIUMBANK Use case Aanleiding Er komt een nieuwe uitstroomkwalificatie of een wijziging in een bestaande uitstroomkwalificatie. Actoren - Een gemandateerd persoon (bijvoorbeeld een onderwijskundig medewerker). - De applicatiebeheerder. Doel Opbouwen en onderhouden van een criteriumbank op basis van uitstroomkwalificaties. Beschrijving acties De criteriumbank is een functionaliteit van het kernsysteem die door andere proces- sen uit het kernsysteem opgeroepen kunnen worden. Met de criteriumbank kan onderzocht worden of deelnemers kwalificerende eenheden of uitstroomkwalificaties hebben behaald. Daarbinnen zijn criteria gekoppeld aan een kwalificerende een- heden en uitstroomkwalificaties. Deze criteria bestaan uit een verzameling regels
  • 48 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS op basis waarvan het kwalificerend resultaat wordt bepaald. Dit resultaat wordt bepaald uit de onderliggende summatieve en/of kwalificerende eenheden. Een criteriumbank bestaat uit drie lagen, deze zijn als volgt: - 3. Uitstroomkwalificaties - 2. Kwalificerende eenheden - 1. Summatieve resultaten De instelling vraagt de licenties bij de overheid aan en wanneer deze zijn verkre- gen, geeft zij toestemming om een uitstroomkwalificatie in de criteriumbank op te nemen. Daarnaast kan er een aanleiding zijn om (delen van) een bestaande uitstroomkwalificatie te wijzigen of te verwijderen.
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 49- De applicatiebeheerder wijzigt of voert de structuur in van een uitstroomkwali- ficatie zoals deze aangeleverd is door een gemandateerd persoon. Ook voert hij de bijbehorende criteria in die gesteld worden aan de kwalificerende documenten (diploma’s), kwalificerende eenheden en summatieve resultaten- De applicatiebeheerder geeft binnen het kernsysteem aan dat een structuur van de uitstroomkwalificatie is ingericht en gereed is voor gebruik. Dit geldt ook voor wijzigingen in structuren van de uitstroomkwalificatie.ResultaatEr is een criteriumbank met uitstroomkwalificaties, kwalificerende eenheden ensummatieve resultaten die beheerd en onderhouden wordt.FrequentieGedurende het jaar ongeveer 1.000 keer met 1 maal per jaar een piekbelasting (inhet huidige onderwijs aan het einde van het schooljaar tijdens de diplomering). Hetraadplegen van de criteriumbank zal minimaal 80.000 keer per jaar zijn.Overige opmerkingen- In de criteriumbank moeten uitstroomkwalificaties kunnen worden toegevoegd, gewijzigd en verwijderd.- Binnen de criteriumbank moeten aan kwalificerende eenheden en uitstroomkwa- lificaties criteria gekoppeld kunnen worden. Aan summatieve resultaten worden geen criteria gekoppeld.- Summatieve resultaten moeten aan kwalificerende eenheden gekoppeld kunnen worden.- Binnen de criteriumbank moet het mogelijk zijn om een samenstelling van uitstroomkwalificaties te kunnen definiëren en wijzigen. Zoals is beschreven in toegevoegde afbeelding van de criteriumbank.- De criteriumbank moet informatie kunnen ophalen en wegschrijven bij onderdelen uit het kernsysteem.- De criteriumbank is alleen opvraagbaar voor uitstroomkwalificaties die niet onder constructie zijn.
  • 50 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS BESCHIKBAAR STELLEN PEILSTOKMETING Use case Aanleiding Er komt een verzoek binnen (loketfunctie: schriftelijk, telefonisch, via e-mail, uit systeem) om het resultaat van een meting te produceren (“hoe staat Jantje er voor?”) ten opzichte van een specifieke uitstroomkwalificatie zoals opgenomen in de criteriumbank (te denken valt aan een Crebo) Actoren - deelnemer - docent - coach - leertrajectbegeleider - opdrachtgever, externe - medewerker examenbureau Doel Inzicht verschaffen aan een deelnemer in de actuele stand van zaken betreffende de voortgang ten opzichte van een specifieke uitstroomkwalificatie. “Welke summa- tieve resultaten ontbreken nog om een specifieke uitstroomkwalificatie te kunnen behalen?’ Beschrijving acties - Een verzoek komt binnen bij de medewerker examenbureau, deelnemer wordt geïdentificeerd. - In het verzoek is een specifieke uitstroomkwalificatie benoemd. - Het gewenste type informatiedrager (bijvoorbeeld papier, cd, email, XML-bericht) wordt benoemd - De criteriumbank wordt bevraagd om behaalde en de nog te behalen summatieve resultaten te presenteren, in relatie tot de kwalificerende onderdelen t.o.v. de benoemde kwalificatie door middel van de werkopdracht raadplegen criterium- bank over vereisten specifiek kwalificerend document. Bij de te behalen resultaten biedt de criteriumbank ook de mogelijke alternatieven aan om te komen tot de benoemde kwalificering. Kortom: wat is al wel en nog niet behaald t.o.v. van het gevraagde doel en op welke manieren kan het gevraagde doel worden bereikt. - Van het resultaat wordt een overzicht gemaakt. Het rapport wordt beschikbaar gesteld aan docent, coach, leertrajectbegeleider, opdrachtgever, externe of mede- werker examenbureau.
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 51ResultaatEen overzicht waaruit de lezer kan opmaken welke summatieve resultaten behaaldzijn en nog behaald moeten worden voor een specifieke uitstroomkwalificatie.FrequentieEnkele jaren per jaar per deelnemer.Werkopdrachten
  • 52 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS KWALIFICEREN VANUIT DE DEELNEMER/OPLEIDING Use case Aanleiding - De deelnemer of lid van de examencommissie vraagt om 1 of meerdere kwalifice- rende documenten. - Vanuit de use case tussentijds beëindigen verbintenis is via Bepalen diplomarecht geconstateerd dat de deelnemer nog recht heeft op een diploma (of ander kwalifi- cerend document) Actoren - De deelnemer - De medewerker examenbureau - De begeleider Doel Het mogelijk verstrekken van 1 of meerdere kwalificerende documenten aan de deelnemers. Beschrijving acties De use-case kan op twee manieren starten: 1. De deelnemer/lid van de examencommissie vraagt aan het examenbureau om 1 of meerdere kwalificerende documenten. Het gaat hierbij dus om een specifieke, benoemde kwalificatie. 2. Vanuit de use-case bepalen diplomarecht is geconstateerd dat een deelnemer recht heeft op een specifieke, benoemde kwalificatie. Ad 1) Bekeken wordt of een deelnemer een specifieke kwalificatie heeft behaald - De deelnemer/lid van de examencommissie vraagt aan de medewerker examenbureau of de bij de uitstroomkwalificatie behorende kwalificaties door de deelnemer(s) zijn behaald. - De medewerker examenbureau geeft de werkopdracht raadplegen criterium - bank over vereisten specifiek kwalificerend document. Wanneer teruggemeld wordt, dat er geen te behalen summatieve resultaten meer openstaan, kan het proces kwalificeren verder doorgang vinden. - Dit resultaat wordt doorgegeven aan de deelnemer/lid van de examencommissie.
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 53Ad 2) Er is al bekend of een deelnemer een specifieke kwalificatie heeft behaald- Het feitelijk vaststellen van kwalificerende documenten en de uitreikdatum vindt onder de verantwoordelijkheid van de examencommissie plaats. In het kernsys- teem wordt vastgelegd op welke kwalificerende documenten de deelnemer recht heeft en wat de datum van uitreiking is. De medewerker examenbureau nodigt de deelnemer voor de uitreiking uit middels een brief die via de werkopdracht maak brief is gemaakt. Een kopie van de kwalificerende documenten wordt opgenomen in het deelnemerdossier middels de werkopdracht registreer document.- In het kernsysteem wordt vastgelegd welk van de vastgestelde kwalificerende documenten voor bekostiging in aanmerking komt. Bij het aangeven van een voor bekostiging in aanmerking komend diploma moet het systeem een melding geven als er in het betreffende kalenderjaar al eerder een bekostigd diploma is vastgesteld. In dat geval moet ervoor worden gezorgd dat het juiste diploma voor bekostiging wordt aangemeld door (een) mutatie(s) voor BRON klaar te zetten.- De medewerker examenbureau geeft de werkopdracht maak kwalificerend docu- ment. De (op papier) gemaakte kwalificerende documenten worden verstrekt aan de examencommissie voor uitreiking.- De begeleider bespreekt met de deelnemer of hij nog andere onderwijsproducten wil gaan afnemen. • Als de deelnemer andere onderwijsproducten wil gaan afnemen, dan start de begeleider de werkopdracht nieuw onderwijsproduct. • Als de deelnemer geen andere onderwijsproducten wil afnemen, gaat de bege- leider in het kernsysteem na of er nog andere verbintenissen actief zijn. ◦ Als er andere verbintenissen actief zijn, moeten deze mogelijk worden aange- past via de werkopdracht wijzigen verbintenis. ◦ Indien er geen andere verbintenissen actief zijn, kan de deelnemer worden uitgeschreven. De begeleider geeft de werkopdracht uitschrijven.ResultaatDe kwalificerende documenten voor de betreffende deelnemer zijn gemaakt enkunnen worden uitgereikt. Het deelnemerdossier is bijgewerkt. De deelnemer wordtuitgeschreven of blijft binnen de instelling om andere onderwijsproducten af tenemen.
  • 54 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS Frequentie Afhankelijk van de grootte van de instelling, gemiddeld per dag ongeveer 100 kwa- lificerende documenten. Uitgangspunt is een instelling met 40.000 deelnemers. Dit zijn er 20.000 per jaar, rekeninghoudend met piekbelasting welke minstens twee keer per jaar moet plaatsvinden (kijkend naar een huidig schooljaar dan is dat aan het einde van een schooljaar in juni en halverwege in december). Werkopdrachten BEPALEN DIPLOMARECHT Use case Aanleiding Vanuit tussentijds beëindigen verbintenis komt een werkopdracht om na te gaan of een deelnemer mogelijkerwijs voor een kwalificerend document in aanmerking komt. Actoren - De deelnemer - De medewerker examenbureau
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 55DoelBepalen of een deelnemer recht heeft op kwalificerende documenten zodat voorkomenwordt dat hij zonder de documenten waar hij recht op heeft, wordt uitgeschreven.Beschrijving acties- De medewerker van het examenbureau heeft vanuit Tussentijds beëindigen ver- bintenis de opdracht gekregen om na te gaan bij de criteriumbank of de door de deelnemer behaalde summatieve resultaten leiden tot kwalificerende documenten met behulp van de werkopdracht raadplegen criteriumbank over recht op alle kwalificerende documenten.- De medewerker van het examenbureau koppelt de uitkomst terug aan de begelei- der ter bespreking met de deelnemer.- Indien de deelnemer recht heeft op een diploma, geeft de medewerker van het examenbureau de werkopdracht diplomeren.Resultaat- Aan Kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding is doorgegeven welke kwalifice- rende documenten voor de betreffende deelnemer kunnen worden aangemaakt, inclusief de bijbehorende gegevens.- Er wordt geen deelnemer uitgeschreven zonder de kwalificerende documenten waar hij recht op heeft.FrequentieVoor een grote instelling enkele duizendenden per jaar. Het betreft hier alleen deel-nemers van wie de verbintenis voortijdig wordt beëindigd.WerkopdrachtenOverige opmerkingenEen deelnemer weet niet of hij nog ergens recht op heeft. In deze use case wordtgekeken of er mogelijk onbenoemde kwalificaties zijn, die benoemd kunnen worden.
  • 56 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS SIGNALEREN EN RAPPORTEREN AAN-AFWEZIGHEID Voldoen aan (wettelijke of contractuele) verplichting om aan- of afwezigheid van deelnemers te melden. Use case Aanleiding Periodiek (bijvoorbeeld op dagelijkse basis) nagaan of deelnemer meer afwezig dan wettelijk of contractueel geoorloofd is. Actoren - Externe partijen (RMC, Leerplichtambtenaar, Werkgever, Klantmanager gemeente, UWV, Re-integratiebedrijven, Accountant, Begeleider) - De administratief medewerker Doel - Mogelijke uitval van deelnemers voorkomen door tijdige signalering afwezigheid - Door tijdige signalering afwezigheid deelnemer is het mogelijk om actie te onder- nemen ten einde de bekostiging van de instelling veilig te stellen Beschrijving acties Afwezigheid van deelnemers signaleren volgens vooraf vastgestelde regels en af- spraken: - Regels en voorschriften van het ministerie van OC&W: controleprotocol, leerplicht, regelgeving rond voortijdig schoolverlaten - Regelgeving rondom inburgering - Contractuele verplichtingen met betrekking tot leerwerktrajecten in het kader van re-integratie van langdurig werkelozen - Contracten met werkgevers in het kader van deskundigheidsbevordering personeel. Alle signaleringen worden geverifieerd bij de begeleiders om te voorkomen dat deelnemers die een en ander (bijvoorbeeld ziekte) wel hebben gemeld maar waar- van de melding niet of niet juist is verwerkt ten onrechte worden gemeld bij een instantie danwel een aantekening krijgen. Na verificatie rapporteert de administra- tief medewerker.
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 57De volgende situaties omtrent signalering afwezigheid zijn te onderscheiden:1. de wettelijke verplichting om leerplichtige deelnemers die langer dan 2 weken afwezig zijn aan de leerplichtambtenaar van de gemeente te melden2. de wettelijke verplichting om deelnemers jonger dan 23 jaar die niet leerplichtig zijn en die langer dan 3 weken afwezig zijn te melden aan het RMC3. contractuele afspraken met UWV, re-integratiebedrijven, gemeenten4. afspraken met werkgevers5. het controleprotocol van OCW, volgens welke de accountant gegevens omtrent aanwezigheid opvraagt6. de wettelijke verplichting om deelnemers van 18 jaar of ouder die langer dan 5 weken afwezig zijn aan de IB-Groep te meldenAd 1. Het systeem moet dagelijks geautomatiseerd controle uitvoeren omtrent de afwezigheid van de leerplichtige deelnemersAd 2. Het systeem moet dagelijks geautomatiseerd controle uitvoeren omtrent de afwezigheid van de deelnemers jonger dan 23 jaarAd 3. Afhankelijk van het contract moet de afwezigheid van deelnemers gerappor- teerd wordenAd 4. Afhankelijk van de gemaakte afspraken moet de afwezigheid van deelnemers gerapporteerd wordenAd 5. Tijdens de controle moeten de in het protocol gevraagde gegevens beschik- baar zijn. De aanwezigheid van specifieke deelnemers (steekproef) gedu- rende een aantal dagen moet aangetoond worden. Een rapportage moet dit opleveren.Ad 6. Het systeem moet dagelijks geautomatiseerd controle uitvoeren omtrent de afwezigheid van de deelnemersIn het kernsysteem wordt achtereenvolgens vastgelegd:- de gesignaleerde afwezigheid- de interne opdracht tot verificatie, inclusief de datum- resultaat van de verificatie- de melding richting externe partijen, inclusief de datumDe registratie van gesignaleerde afwezigheid is een gedetailleerde registratie tenbehoeve van de begeleiding. Vanuit deze gedetailleerde registratie wordt op eenhoger aggregatieniveau de geanalyseerde aanwezigheid vastgelegd.
  • 58 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS Resultaat - Rapportage omtrent afwezigheid deelnemer(s), wat - na interne validatie - gemeld wordt aan de betrokken externe partij - Registratie van gerapporteerde afwezigheid bij deelnemer. Frequentie Sommige signaleringen dienen elke dag uitgevoerd te worden, sommige elke week of elke maand afhankelijk van contract, andere slechts 1 keer per jaar (accountant). Werkopdrachten
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 59RAPPORTAGE GEGEVENS AANWEZIGHEID DEELNEMER Vertegenwoordigers van externe partijen hebben behoefte aan informatie omtrent de aanwezigheid van deelnemers, omdat zij verantwoordelijk zijn voor de bege- leiding van deelnemers of omdat zij het onderwijs financieren. Voor vragen ten aanzien van begeleiding van deelnemers kan worden gedacht aan maatschappelijke dienstverleners, zoals GGD. Voor financiering kan worden gedacht aan werkgevers, klantmanagers gemeente, UWV, re-integratiebedrijven. Tijdens samenbrengen vindt er begeleiding plaats en wordt de aanwezigheidsre- gistratie bijgehouden. In de aanwezigheidsregistratie zijn de gegevens van deel- nemers aanwezig betreffende hun presentie gedurende een bepaalde tijdsperiode vastgelegd. Vanuit onderwijslogistiek (reserveren) is bekend wanneer en voor welk onderwijsproduct een deelnemer geacht wordt aanwezig te zijn. Door de metingen in tijd af te zetten tegen het tijdraster van de planning kan een analyse worden gemaakt van de aan- en afwezigheid van deelnemers. Use case Aanleiding Een ad-hoc vraag omtrent aanwezigheid van een deelnemer of groep deelnemers door externe partijen Actoren - administratief medewerker - externe partijen (RMC, Leerplichtambtenaar, Werkgever, Klantmanager gemeente, UWV, Re-integratiebedrijven, Accountant, Begeleider) Doel Inzicht geven in de aan- en afwezigheid van bepaalde deelnemers of groepen deel- nemers op verzoek van externe partijen. Beschrijving acties - Afhankelijk van de vraag van de externe partij wordt gekeken of er een bestaand rapport gebruikt kan worden. Is dit niet het geval dan zal er eerst een nieuw rap- port gedefinieerd moeten worden. De administratief medewerker start de rapportdefinitiebeheer.
  • 60 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS - Indien of zodra er een rapport beschikbaar is, selecteert de administratief mede- werker het gewenste rapport, geeft de selectiecriteria mee en start de uitvoering van de rapportage. - De administratief medewerker levert het rapport. Resultaat Opgeleverde rapportage met de gevraagde gegevens. Mogelijke vragen zijn: - aan/afwezigheid van specifieke deelnemer gedurende bepaalde periode - aan/afwezigheid van groep deelnemers gedurende bepaalde periode. Een groep deelnemers moet geselecteerd kunnen worden op basis van gevolgd on- derwijsproduct, specifieke groep, leeftijd, leerweg, intensiteit, etniciteit, doelgroep, financier. Voorbeeld: - De klantmanager (maakt deel uit van externe partijen) van de gemeente wil weten welke dagen en tijden in mei de heer Jansen het gereserveerde onderwijs- traject gevolgd heeft. - De gemeente wil van personen uit een bepaalde wijk weten of zij hun gereser- veerde onderwijstraject in de maand december gevolgd hebben. Frequentie Heel verschillend per locatie en organisatie. Soms 1 tot 10 keer per maand, maar kan ook 100 keer per dag zijn. Werkopdrachten Geen. Overige opmerkingen - Er moet een koppeling zijn met de database waarin de aanwezigheid per deelne- mer wordt vastgelegd (aanwezigheidsregistratie) die buiten het kernsysteem valt. In die database is geregistreerd: • deelnemer, datum/tijd en plaats. - Eveneens buiten het kernsysteem zijn in reserveren de volgende gegevens te vinden: • deelnemer, datum/tijd, docent, onderwijsproduct. Via de combinatie van bovenstaande dataverzamelingen kan geconstateerd worden wie, wanneer aan- of afwezig was.
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 61BESCHIKBAAR STELLEN LOOPBAANGEGEVENS Hier wordt een overzicht over de leerloopbaan van een deelnemer gegeven. Dit overzicht kan worden aangevraagd door verschillende belanghebbenden. Vanwege het privacygevoelige karakter is hiervoor een autorisatieproces gewenst, zoals: een begeleider mag zelf het overzicht niet aanvragen, maar moet dit via een manager doen die dan het overzicht aanvraagt met als geadresseerde de begelei- der. Het autorisatieproces is hier verder niet uitgewerkt aangezien dit afhankelijk is van de wensen van de betreffende organisatie. Deze use case moet wel zo worden uitgewerkt/geïmplementeerd dat een autorisa- tieproces hierbij mogelijk is. Use case Aanleiding Er komt een verzoek om een loopbaanoverzicht te produceren door een hiervoor geautoriseerde persoon. Dit verzoek kan van een belanghebbende komen, of uit het systeem naar aanleiding van een exit-procedure bij het verlaten van de instel- ling door een deelnemer. Actoren - Administratief medewerker - Begeleider - Deelnemer - Manager onderwijs. Doel Inzicht verschaffen in de leerloopbaan aan deelnemer, begeleider of andere belang- hebbende door middel van een overzicht (elektronisch of op papier). Beschrijving acties Verzoek komt binnen bij de administratief medewerker via de deelnemer, begeleider of manager onderwijs: - Identificatie vrager: Kennen we de vrager en is hij/zij degene voor wie zich uit- geeft? - Autorisatie: Mag de vrager dit verzoek indienen? De vraag is gespecificeerd: - welke deelnemer het overzicht betreft - de gegevens van vrager (aan wie het overzicht verstuurd moet worden)
  • 62 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS - het type informatiedrager (bijvoorbeeld papier, cd, e-mail, XML-bericht) waarmee de gegevens verstrekt moeten worden. Uit het kernsysteem haalt de administratief medewerker de volgende gegevens over de gevraagde deelnemer: - deelnemergegevens (bijvoorbeeld NAW) - afgenomen onderwijsproducten met de daarbij behorende gegevens uit de aanwe- zigheidsanalyse - wanneer op het overzicht de behaalde en de nog te behalen summatieve resul- taten, gekoppeld aan beoogde uitstroomkwalificatie moeten worden opgenomen, dan geeft de administratief medewerker de werkopdracht peilstok. Indien er nog geen bestaand rapport beschikbaar is, dan wordt er een rapport ge- definieerd via de rapportdefinitiebeheer. Indien, of zodra, er een rapport beschikbaar is, stelt de administratief medewerker het rapport samen tot een overzicht conform het type informatiedrager zoals in de aanvraag aangegeven (bericht/papier/overige media). Het overzicht wordt beschikbaar gesteld aan begeleider, deelnemer of manager onderwijs. Resultaat Een leerloopbaanoverzicht gestuurd aan de gewenste geadresseerde en het ge- wenste type informatiedrager (bijvoorbeeld papier, cd, e-mail, XML-bericht). Frequentie Enkele keren per jaar per deelnemer. Werkopdrachten
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 63DOCUMENTSJABLOON BEHEREN Use case Aanleiding Er is een nieuw type document gedefinieerd, of een wijziging op een bestaand type document. Het betreft een deelnemer gerelateerd document. Actoren - Applicatiebeheerder. Doel Het aanpassen, aanmaken of verwijderen van een documentsjabloon, zodat de actuele documentsjablonen aansluiten bij de werkprocessen. Beschrijving acties De applicatiebeheerder selecteert een bestaand sjabloon, of creëert een nieuw sjabloon. Een sjabloon bestaat uit: - De structuur van het document, bestaande uit vaste tekst en sjabloonvelden - Vaste tekst: Tekst die voor elk document van dit type gelijk is - Sjabloonvelden: Velden die worden gevuld met gegevens die zijn aangeleverd bij de documentaanvraag (zie constructie deelnemerdocument) - Opmaak van het document (logo’s, lettertype, marges, kleuren, papiersoort) - Een helptekst voor de gebruikers die een sjabloon moeten selecteren - Metadata van het document zelf zoals de einddatum Het sjabloon wordt vastgelegd met een aantal identificerende kenmerken (meta- data van het sjabloon), zoals: - Naam (bijvoorbeeld: diploma, onderwijsovereenkomst etc.) - Omschrijving - Datum ingebruikname - Auteur. Resultaat - Aangepast of aangemaakt documentsjabloon, dat beschikbaar is voor constructie deelnemerdocument. - Verwijderd documentsjabloon, dat niet langer beschikbaar is voor constructie deelnemerdocument. Frequentie: Enkele malen per jaar.
  • 64 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS RAPPORTDEFINITIEBEHEER Use case Aanleiding Door een vraag van externen of door een functie binnen het kernregistratiesysteem wordt om een nieuw (type) rapport gevraagd. Actoren - Rapportbouwer - Systeemfunctie - Opdrachtgever - Externe. Doel Het verkrijgen van een nieuw rapport, gedefinieerd door gegevens en lay out. Beschrijving acties - Een rapportvraag komt binnen nadat vastgesteld is dat bestaande rapportage is die aan de gestelde vraag voldoet - De rapportbouwer analyseert de definitie van de vraag - De rapportbouwer definieert en ontwikkelt de benodigde queries en lay-out op basis van de gestelde vraag - Het rapport wordt beschikbaar gesteld voor gebruik.lgens gestelde vraag en stelt rapport ter beschikking voor gebruik. Resultaat Nieuw aan het kernregistratiesysteem ter beschikking gestelde rapportdefinitie. Frequentie Enkele tientallen keren per jaar.
  • KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS 65UITSCHRIJVEN Use case Aanleiding - De deelnemer behaalt een diploma / kwalificatie vanuit de use case kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding en heeft te kennen gegeven geen andere onder- wijsproducten meer af te willen nemen bij de instelling - De deelnemer heeft te kennen gegeven de onderwijsproducten die hij geniet, niet langer te willen afnemen - Een deelnemer komt onverhoopt te overlijden. Het wijzigen identiteitsgegevens heeft plaatsgevonden en nu moet hij worden uitgeschreven. Actoren - Exit-functionaris - Administratief Medewerker. Doel De deelnemer verlaat de instelling en de verbintenis wordt beëindigd. Hiermee ein- digt ook de bekostigingsrelatie. Beschrijving acties De use case kan op drie manieren starten: 1. Vanuit de use case kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding ontvangt de administratief medewerker de werkopdracht uitschrijven (bij uitschrijven MET diploma) 2. Vanuit de use case tussentijds beëindigen verbintenis ontvangt de administratief medewerker de werkopdracht uitschrijven (bij uitschrijven ZONDER diploma) 3. Vanuit de use case wijzigen identiteitsgegevens ontvangt de administratief me- dewerker de werkopdracht uitschrijven (bij overlijden deelnemer). - Optioneel kan tussen de deelnemer en de exit-functionaris een exit-gesprek plaatsvinden. Dit exit-gesprek wordt vastgelegd op een door de Werkopdracht Exitformulier vervaardigd exit-formulier en ondertekend door de exit-functionaris en de deelnemer. - Indien de deelnemer leerplichtig is, vindt een melding plaats bij het RMC en de leerplichtambtenaar. Een fiat van de leerplichtambtenaar is noodzakelijk. Zolang het fiat niet gegeven is, moet de deelnemer ingeschreven blijven. - Om een deelnemer uit te schrijven, voert de administratief medewerker binnen de kernregistatie een einddatum verbintenis van het huidige onderwijsproduct van
  • 66 KERNREGISTRATIE DEELNEMERGEGEVENS de deelnemer in met vermelding van de uitstroomreden. Indien de deelnemer een diploma heeft behaald, krijgt hij de status alumnus. - Indien de deelnemer bezig was met het onderwijsproduct stage, informeert de administratief medewerker de consulent en het leerbedrijf over de uitschrijving en de reden daarvoor. - Het volledige dossier van de uitgeschreven deelnemer wordt gearchiveerd door de Werkopdracht Archiveren deelnemerdossier. - Vanuit het kernsysteem wordt de mutatie klaargezet voor verzending naar BRON. Deze mutatie wordt bij de eerstvolgende verzending meegenomen. Zie verder Versturen mutaties deelnemergegevens naar BRON. Resultaat De deelnemer is uitgeschreven en heeft de instelling verlaten. De bekostigingsrela- tie is beëindigd. Frequentie Eén of meerdere malen per deelnemer. Er is een piek van ruim een kwart van het totale aantal deelnemers in juni (aan het einde van het schooljaar). Werkopdrachten
  • COLOFONTriple A, Eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: Triple A, Zoetermeer Fotografie: Beeldsmaak AmersfoortVormgeving en opmaak: Linda van Drie, Amersfoort, Opmaak: Sonja Kamer, Amersfoort Druk: Drukkerij Wilco, Amersfoort Op het gebruik van dit materiaal is een Creative Commons Licentie van toepassing.Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.
  • Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 1FUNCTIONEEL ONTWERPDIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
  • 2 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 3INLEIDING In dit deel van de encyclopedie vindt u het functionele ontwerp van de digitale overdracht van deelnemergegevens. Dit ontwerp geeft inzicht in de gewenste functionaliteit. Dit staat los van de onder- steuning daarvan door een concreet ICT-systeem. De hier beschreven functionaliteit kan uiteindelijk worden gerealiseerd als onderdeel van een ander ICT-systeem of als één of meer aparte ICT-systemen. Beschrijvend en technisch gedeelte Dit document bestaat naast de inleiding uit twee delen. Een beschrijvend gedeelte, waarin u in verhaalvorm het gemaakte ontwerp kunt lezen en een technisch ge- deelte, waarin alle use cases, activiteitendiagrammen, functies en werkopdrachten staan weergegeven. In het beschrijvend gedeelte wordt u door de belangrijkste ‘delen’ van ons ontwerp geloodst. Daarin wordt beschreven hoe het proces in elkaar zit en welke uitgangs- punten bij het ontwerpen zijn gehanteerd. Tevens is aangegeven waar zich de keu- zemogelijkheden en vrijheidsgraden voor de onderwijsinstellingen bevinden. Het beschrijvende gedeelte bestaat uit drie delen. Ieder deel omvat een apart onderdeel van het ontwerp en heeft betrekking op een onderdeel van het proces van overdracht van deelnemergegevens. Elk deel valt uiteen in een aantal use cases. Aan het begin van het deel wordt via een overzichtsplaat duidelijk gemaakt waar u zich bevindt binnen het totaal aan use cases. In elk deel geven we onder de overzichtsplaat in beknopte vorm de uitgangspunten en keuzes weer die aan het ontwerp ten grondslag liggen. Daarna volgt een beschrij- ving van de use cases. Dat is een beschrijving van het proces vanuit het perspectief van een gebruiker van het systeem. Na het lezen van alle delen hebt u een indruk gekregen van de onderdelen waaruit het model bestaat, dat de grondslag vormt voor het functioneel ontwerp van de digitale overdracht deelnemergegevens. Mocht u daarin geïnteresseerd zijn dan kunt u in het technische gedeelte de gede- tailleerde uitwerking van de use cases lezen. Het technisch gedeelte bestaat uit een ‘platte’ export van de Triple A-wiki.
  • 4 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS INHOUDSOPGAVE Inleiding 3 Beschrijvend en technisch gedeelte 3 Beschrijvend gedeelte 5 Deel I: Digitale overdracht deelnemergegevens via een Centraal Uitwisselingspunt (CUP) 6 Uitgangspunten en keuzes 6 Uitwisseling deelnemergegevens 7 Het Centraal Uitwisselingspunt (CUP) 7 Het importeren van een dossier via het CUP 8 Het export van een dossier naar het CUP 9 Andere berichten van het CUP 9 Deel II: Digitale overdracht deelnemergegevens tussen instellingen onderling (AAA) 11 Uitgangspunten en keuzes 11 Directe uitwisseling tussen instellingen 12 Exporteren van een dossier ten behoeve van een andere instelling 12 Importeren van een dossier van een andere instelling 12 Deel III: Uitwisseling begeleidingsdossier 13 Uitgangspunten en keuzes 13 Uitwisseling begeleidingsdossier 14 Verstrekken begeleidingsdossier(-items) 14 Verwerven begeleidingsdossier(-items) 15 Technisch gedeelte 17
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 5BESCHRIJVEND GEDEELTE
  • 6 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS DEEL I: DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS VIA EEN CENTRAAL UITWISSELINGSPUNT (CUP) Uitgangspunten en keuzes - De uitwisseling van deelnemergegevens vindt bij voorkeur plaats via een Centraal Uitwisselingspunt (CUP) en niet rechtstreeks tussen instellingen onderling - Het Electronische Leerdossier (ELD)1 zoals dat op dit moment in ontwikkeling is, is uitgangspunt voor het ontwerp, maar niet de enige mogelijkheid 1 Zie www.eldvo.nl
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 7Uitwisseling deelnemergegevensDe uitwisseling van gegevens tussen onderwijsinstellingen bestaat uit een tweetaldossiers:1. Overdrachtsdossier2. Begeleidingsdossier (begeleidingsgegevens)We spreken hier over dossiers. Voor de volledigheid benadrukken we dat het gaatom een tweetal processen waarbij uitwisseling van gegevens van een deelnemertussen onderwijsinstellingen centraal staat. In dit functioneel ontwerp modelle-ren we het externe aspect van het begeleidingsdossier, gericht op de uitwisseling.Bij het uitwerken van het primaire proces wordt meer aandacht besteed aan hetinterne aspect van het dossier, gericht op de begeleiding en de interne administra-tieve en logistieke processen.Het overdrachtsdossier is een digitaal dossier dat tussen onderwijsinstellingenwordt uitgewisseld, met daarin door de onderwijsinstelling gewaarborgde gegevensover de deelnemer en zijn loopbaan. Het dossier kent een aantal gegevenssetsdie gevuld worden vanuit de (kern-)registratie van de onderwijsinstelling op hetmoment van overdracht. Het overdrachtsdossier bevat op hoofdlijnen de volgendegegevenssets:- Identiteitsgegevens van de deelnemer- Leerloopbaangegevens- Summatieve resultaten- Indicaties benodigde begeleiding- BPV en stageHet ELD zoals dat op dit moment in ontwikkeling is, is uitgangspunt voor het ont-werp dat is beschreven in deel I. In deel II beschrijven we een alternatieve vormdie is gebaseerd op rechtstreekse uitwisseling tussen instellingen.Uitwisseling van onderdelen van het begeleidingsdossier tussen instellingen isbeschreven in deel III.Het Centraal Uitwisselingspunt (CUP)Voor de uitwisseling van het overdrachtsdossier zijn er twee scenario’s gemodel-leerd. Een scenario waarbij er sprake is van een CUP (beschreven in deel I), en eenscenario waarin het overdrachtsdossier direct tussen instelling kan worden uitgewis-seld (beschreven in deel II).
  • 8 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Een CUP is een centrale, landelijke voorziening waarlangs de uitwisseling van het overdrachtsdossier plaatsvindt. Instellingen communiceren in zo’n geval dus niet met elkaar, maar met het CUP. Instellingen die bij dit CUP zijn aangesloten melden de bij hen ingeschreven deelnemers bij dit punt aan en leveren het overdrachts- dossier aan als een deelnemer de instelling verlaat. Andere aangesloten instellin- gen kunnen het overdrachtsdossier dan bij het CUP opvragen. Het afhandelen van bezwaar tegen plaatsing van het overdrachtsdossier en de doorverwijzing op het moment dat een dossier (nog) niet beschikbaar is kan ook via het CUP lopen. De uitwisseling via een CUP heeft nadrukkelijk de voorkeur, omdat via een dergelijk punt zowel de technische uitwisseling, de logistiek van berichten als de bescher- ming van privacy centraal en uniform geregeld kan worden. Hoewel er bewegingen zijn voor het realiseren van een dergelijk uitwisselingspunt (ELD) is dat uitwisselingspunt nu nog niet beschikbaar. De hieronder beschreven werkwijze beschrijft de situatie waarin dit uitwisselingspunt beschikbaar is. Dit ontwerp is zo veel mogelijk in lijn gebracht met specificaties zoals opgesteld ten behoeve van het ELD. Het importeren van een dossier via het CUP Als onderdeel van de intake van een deelnemer wordt er gecontroleerd of er voor deze deelnemer een dossier beschikbaar is bij het CUP. Dat zal het geval zijn wan- neer een deelnemer afkomstig is van een instelling die ook is aangesloten op het CUP. Deze instelling zal het dossier naar het CUP hebben geëxporteerd op het mo- ment dat de deelnemer die instelling heeft verlaten. Door het dossier te importeren wordt de kernregistratie (aan-)gevuld wordt met de gewaarborgde identiteits- en leer-/loopbaangegevens van de deelnemer zoals die door de voorgaande instelling zijn geëxporteerd naar het CUP. Wanneer de deelnemer vervolgens een verbintenis met de instelling aangaat, wordt er een plaatsingsbericht naar het CUP gestuurd, om aan te geven dat de betreffen- de deelnemer nu op deze instelling is ingeschreven en dat daar nu de meest actuele deelnemergegevens beschikbaar zijn. Wanneer bij de intake blijkt dat er (nog) geen dossier op het CUP beschikbaar is kan het zijn dat wel (vanwege een plaatsingsbericht) bij het CUP bekend is van welke instelling de deelnemer afkomstig is. In dat geval zal via het CUP een verzoek tot export van het dossier aan die instelling worden gedaan. Zodra het dossier be- schikbaar is zal het CUP daarvan een notificatie afgeven en kan het dossier alsnog worden geïmporteerd.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 9Om er zeker van te zijn dat de meest actuele gegevens worden geïmporteerd kaneen instelling ervoor kiezen om bij het maken van de verbintenis nogmaals het dos-sier van het CUP te importeren.Het exporteren van een dossier naar het CUPAls een deelnemer zich aanmeldt bij een vervolgopleiding of zich uitschrijft, zal deinstelling de gewaarborgde identiteit- en loopbaangegevens uit de kernregistratieexporteren naar het CUP. Zo kan de toekomstige instelling, wanneer de deelnemerzich daar voor een intake meldt, beschikken over de meest actuele identiteit- enloopbaangegevens van de deelnemer.Als een instelling een overdrachtsdossier van een deelnemer heeft geëxporteerdnaar het CUP, wordt daarvan een notificatie gezonden naar de deelnemer. Dedeelnemer kan het overdrachtsdossier vervolgens inzien bij het CUP (via een self-service systeem) of via de instelling die het dossier heeft aangeleverd. Gedurendeeen in te stellen periode na plaatsing van het dossier bij CUP is de deelnemer inde gelegenheid om via het CUP kenbaar te maken bezwaar te hebben tegen hetverspreiden van het dossier. Als er bezwaar wordt gemaakt zal het dossier weer vanhet CUP worden verwijderd. Als er buiten die periode bezwaar wordt gemaakt, dankan alleen de broninstelling het dossier bij het CUP verwijderen en moet de deelne-mer dit dus bij de instelling die het dossier heeft aangeleverd kenbaar maken.Als een instelling een dossier heeft aangeleverd aan het CUP, moet er een moge-lijkheid zijn voor de deelnemer of ouder om het dossier in te zien, omdat niet elkedeelnemer of ouder over internettoegang of een DigID beschikt. In dat geval wordthet dossier weer opgevraagd van het CUP en kan de leerling of ouder het dossier opde instelling inzien of toegestuurd krijgen.Andere berichten van het CUPOp het CUP kunnen berichten zijn klaargezet voor een instelling. Deze berichtenkunnen door de instelling op elk gewenst moment worden opgevraagd. Vooralsnogworden drie typen berichten onderkend: een bericht dat een eerder niet beschik-baar dossier nu wel beschikbaar is, een melding van bezwaar, of een verzoek omhet dossier van een bepaalde deelnemer aan te leveren.Zoals al eerder gezegd wordt voor elke deelnemer een plaatsingsbericht verstuurdaan het CUP op het moment van inschrijving. Als vervolgens een andere instellingeen verzoek doet voor een dossier, en dat dossier blijkt niet beschikbaar te zijn,dan kan op basis van het plaatsingsbericht een verzoek worden klaargezet voor deinstelling waar deze deelnemer is ingeschreven.
  • 10 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Als vervolgens die andere instelling een dossier heeft aangeleverd, kan er een noti- ficatie worden klaargezet voor de instelling die om dat dossier had gevraagd. Tenslotte kan het zijn dat een deelnemer of ouder bezwaar heeft gemaakt bij CUP. Als dat bezwaar wordt gemaakt na de wettelijke termijn, dan kan het dossier alleen nog verwijderd worden door de aanleverende instelling. Om dat kenbaar te maken kan het CUP een melding van bezwaar klaarzetten voor die instelling. In al deze drie gevallen worden er dus berichten klaargezet voor een bepaalde in- stelling. Deze instelling moet periodiek opvragen welke berichten er klaar staan, en de daarbij passende actie ondernemen.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 11DEEL II: DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS TUSSEN INSTELLINGENONDERLING (AAA) Uitgangspunten en keuzes - Rechtstreeks uitwisseling van een overdrachtsdossier tussen instellingen onderling is een alternatief voor uitwisseling via het CUP. Wanneer het CUP functioneert is dit alternatief overbodig - Rechtstreeks export en import van een overdrachtsdossier kan alleen met expli- ciete goedkeuring van de deelnemer
  • 12 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Directe uitwisseling tussen instellingen Er zijn twee scenario’s gemodelleerd. Naast het scenario waarbij er sprake is van een Centraal Uitwisselingspunt (CUP) is er een scenario gemodelleerd waarbij in- stellingen onderling in staat worden gesteld op een generieke en eenvoudige wijze deelnemergegevens met elkaar uit te wisselen. Op het moment dat er een centraal uitwisselpunt actief wordt, vervalt dit scenario. Exporteren van een dossier ten behoeve van een andere instelling Als een deelnemer zich aanmeldt bij een vervolgopleiding of zich uitschrijft, kan de instelling ervoor kiezen direct een dossier aan te maken dat rechtstreeks met an- dere instellingen kan worden uitgewisseld. Ook kan de instelling ervoor kiezen om dit pas te doen als er om zo’n dossier wordt gevraagd. In beide gevallen kan er pas daadwerkelijk worden uitgewisseld als een andere instelling een verzoek daartoe heeft gedaan, en als dit verzoek vervolgens expliciet is goedgekeurd door de betreffende deelnemer of zijn wettelijk vertegenwoordiger. Importeren van een dossier van een andere instelling Wanneer bij de intake van een deelnemer blijkt dat deze afkomstig is van een instelling waarmee rechtstreeks uitwisseling mogelijk is, dan kan een verzoek bij die instelling worden ingediend voor het aanleveren van een dossier. Als gevolg daarvan zal er bij die andere instelling een procedure worden gestart om dit dossier met goedkeuring van de deelnemer beschikbaar te stellen. Zodra het dossier beschikbaar is, zal daarvan een bericht worden verstuurd en kan het dossier worden geïmporteerd. Omdat er geen centraal uitwisselingspunt is, zal er tussen de instellingen onderling een voorziening voor uitwisseling moeten zijn. Dit zorgt ervoor dat de kernregistratie (aan-)gevuld wordt met gewaarborgde iden- titeits- en leer-/loopbaangegevens van de deelnemer.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 13DEEL III: UITWISSELING BEGELEIDINGSDOSSIER Uitgangspunten en keuzes - De groepen en items waaruit het begeleidingsdossier bestaat zijn flexibel en kun- nen per instelling verschillen - Uitwisseling van items uit het begeleidingsdossier kan alleen met expliciete goed- keuring van de deelnemer
  • 14 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Uitwisseling begeleidingsdossier Ter ondersteuning van het primaire proces is er een begeleidingsdossier. Dit dos- sier bevat deels gegevens die ook in het overdrachtsdossier zitten, en items die ter ondersteuning of verklaring (kunnen) dienen. Ook specifieke zorggegevens zijn een onderdeel van het begeleidingsdossier. De opbouw en inrichting van het begeleidingsdossier zal per instelling sterk ver- schillen. Daarnaast zijn de gegevens in het begeleidingsdossier wat meer priva- cygevoelig dan die in het overdrachtsdossier. Wij gaan daarom uit van een hele algemene opbouw van een begeleidingsdossier die instellingen vrij laat om hun begeleidingsdossier in te richten zoals zij dat zelf willen. Deze algemene opbouw ziet er als volgt uit: - Itemgroepen Het dossier is ingedeeld in itemgroepen, zoals bijvoorbeeld Zorg, Resultaten, Inci- denten en Afspraken. Dit is een groepering van gelijksoortige begeleidingsitems; dit vormt de (instellingsspecifieke) hoofdindeling van het begeleidingsdossier - Begeleidingsitems In elke itemgroep zit een aantal begeleidingsitems, zoals bijvoorbeeld een dys- lexieverklaring, leerplichtverklaring, mentorgesprekverslagen etcetera. Elk bege- leidingsitem heeft een aantal kenmerken, waaronder: • Een klassificatie die aangeeft welk type item het betreft, zoals een document, overeenkomst, product van de deelnemer etcetera. • Een attachment dat verwijst naar een electronisch beschikbaar document. Dit is het feitelijke document in het begeleidingsdossier Deze opbouw is de basis voor de uitwisseling van onderdelen van het begeleidings- dossier los van de specifieke inrichting van het begeleidingsdossier binnen de instel- ling zelf. Verstrekken begeleidingsdossier(-items) Wanneer een andere instelling of andere externe partij (items uit) het begeleidings- dossier van een bepaalde deelnemer wil ontvangen, dan moet daarvoor een verzoek worden ingediend bij de instelling waar de deelnemer is ingeschreven. De instelling zal dit verzoek dan aan de betreffende deelnemer moeten voorleggen, inclusief de specifieke items waarom is gevraagd. Deze toestemming moet voor elk nieuw ver- zoek opnieuw worden gegeven. Als de toestemming is gegeven door de deelnemer, dan kan er een export worden gemaakt van de betreffende items uit het begeleidingsdossier. In de meeste geval- len zal dit een eenvoudige export zijn van een aantal groepen van documenten.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 15Deze groepen komen overeen met de itemgroepen in het begeleidingsdossier. Daar-naast wordt er een inhoudsopgave meegestuurd.Naast deze eenvoudige export wordt ook voorzien in de mogelijkheid om recht-streeks items uit het begeleidingsdossier uit te wisselen tussen instellingen. Hetformaat waarin de ene instelling een dossier exporteert kan zodanig zijn dat eenandere instelling dat direct kan importeren. Voor deze uitwisseling geldt wel ge-woon de procedure van aanvragen en vervolgens goedkeuren door de deelnemer.Zodra het begeleidingsdossier beschikbaar is wordt er een notificatie gestuurd naarde aanvrager. Deze kan met de gegevens van die notificatie (bijvoorbeeld een toe-gangscode voor een download-site) het gevraagde begeleidingsdossier downloaden.Verwerven begeleidingsdossier(-items)Vanuit het aanmeldingsformulier, intakegesprek en/of tijdens de begeleiding kanblijken dat het noodzakelijk is aanvullende gegevens van een deelnemer op tevragen bij een andere instelling of andere externe partij. In dat geval wordt ereen verzoek gericht aan de instelling waarvan de deelnemer afkomstig is. Dezeinstelling zal dan de procedure doorlopen voor het verstrekken van items uit eenbegeleidingsdossier zoals hiervoor beschreven. Zodra de notificatie is ontvangendat het begeleidingsdossier beschikbaar is, kan het begeleidingsdossier wordengedownload.Het vervolgens verwerken van het begeleidingsdossier in de eigen administratie isniet altijd eenvoudig. Er zal veelal een verschil zijn in de itemgroepen die binneneen instelling worden onderscheiden. De ontvangende instelling zal dus de items uithet begeleidingsdossier van een andere instelling opnieuw moeten ordenen naar deeigen structuur.
  • 16 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS INHOUDSOPGAVE Inleiding 18 USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN EN OPSOMMING FUNCTIES 20 Import overdrachtsdossier 20 Export overdrachtsdossier 26 Verwijderen overdrachtsdossier van CUP 30 Tonen overdrachtsdossier 33 Verzenden plaatsingsbericht CUP 35 Opvragen berichten CUP 37 Import overdrachtsdossier tussen Triple A-instellingen 39 Export overdrachtsdossier tussen Triple A-instellingen 42 Verstrekken begeleidingsdossier(-items) 45 Verwerven begeleidingsdossier(-items) 48 FUNCTIES 51 Maak bericht 51 Verzend bericht 54 Ontvang bericht 55 Selecteren gewenste dossiers 57 Verwerk bericht 59 Samenstellen lijst deelnemernummers 62 Kennisgeving deelnemer export overdrachtsdossier 63 Tonen overdrachtsdossier als PDF 64 Tonen berichten CUP 66 Vastleggen exportverzoek overdrachtsdossier 67 Ophalen bericht overdrachtsdossier 70 Verwerk bericht in KRD-AAA 71 Tonen gegevens overdrachtsdossier 73 Markeren accordering deelnemer 74 Maak bericht-AAA 76 Vastleggen exportverzoek begeleidingsdossier 77 Accordering exportverzoek begeleidingsdossier 80 Maak bericht begeleidingsdossier 82 Ophalen bericht begeleidingsdossier 84 Inlezen bericht begeleidingsdossier 86 Verwerken bericht begeleidingsdossier 88
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 17TECHNISCH GEDEELTE
  • 18 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS INLEIDING In dit technische gedeelte van het functioneel ontwerp van de digitale overdracht van deelnemergegevens vindt u de gedetailleerde uitwerking van de use cases, werkopdrachten, activiteitendiagrammen en functies, zoals opgesteld in de werk- bijeenkomsten met de deskundigen van de onderwijsinstellingen. In dit technische gedeelte vindt u een kopie van de informatie die door deze deskundigen is vastge- steld in de wiki. Onderstaand figuur geeft de samenhang van de use cases voor de digitale over- dracht van deelnemergegevens weer. Een use case beschrijft het van buitenaf zichtbare gedrag van het systeem, vanuit het perspectief van de gebruiker. Een use case heeft een concrete aanleiding en een concreet resultaat, en beschrijft de processtappen van gebruikers van het systeem die moeten leiden tot dit concrete resultaat. De use cases zijn daarmee de eenhe- den van functionaliteit vanuit de gebruiker gezien. Het totaal aan use cases geeft antwoord op de vraag ‘wat moet het systeem ondersteunen?‘
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 19 Voor de beschrijving van een use case is een standaard format gebruikt dat is afge- leid van de binnen UML (Unified Modeling Language) gangbare manier van beschrij- ven. Dit format wordt hieronder weergegeven. Een use case staat niet op zichzelf. Er liggen vaak verbanden tussen de verschil- lende use cases, omdat het resultaat van de ene use case vaak de aanleiding is voor een andere. Deze verbanden noemen we werkopdrachten. Een werkopdracht behelst niet het overdragen van gegevens, maar meer het initiëren van een andere use case. In nevenstaand procesmodel zijn de use cases in samenhang gebracht door werkopdrachten tussen de use cases te tekenen door middel van pijlen. Vervolgens zijn de use cases nog een stap dieper uitgewerkt in een activiteiten- diagram. In een activiteitendiagram wordt de beschrijving van de acties gemodel- leerd zodat de logica van het proces preciezer is gedefinieerd en duidelijk is onderLeeswijzer verantwoordelijkheid van welke actor een activiteit wordt uitgevoerd. Er is per useVoor uw leesgemak worden in dit case één activiteitendiagram gemaakt.technisch gedeelte de volgendesymbolen in de kantlijn gebruikt: Onder de activiteitendiagrammen is per use case een opsomming van functies ge- maakt. Dit zijn de functies die het systeem moet bieden om het beschreven proces Wanneer het een use te kunnen ondersteunen. Onder functies worden hier concrete onderdelen van een case betreft ICT-systeem verstaan, zoals schermen of rekenfuncties. Wanneer het een activi- De laatste paragraaf van dit technisch gedeelte geeft een meer gedetailleerde be- teitendiagram betreft schrijving van de geïnventariseerde functies. Om tot deze functies te komen wordt uitgegaan van de activiteiten in de activiteitendiagrammen. Voor elke activiteit (of Wanneer het een functie enkele opeenvolgende activiteiten) wordt vastgesteld welke ICT-functies nodig zijn betreft om de betreffende activiteit uit te voeren. Zo ontstaat een verzameling functies die nodig is om de use case te ondersteunen.
  • 20 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN EN OPSOMMING FUNCTIES IMPORT OVERDRACHTSDOSSIER Bij het verwerken van de aanmelding en bij het ingaan van de verbintenis contro- leert het systeem of er een overdrachtsdossier beschikbaar is bij het CUP op basis van het sofinummer/burgerservicenummer. Dit zorgt ervoor dat de kernregistratie (aan-) gevuld wordt met gewaarborgde identiteit- en leer-/loopbaangegevens van de deelnemer. Use case Aanleiding - Bij de verwerking van de aanmelding (en bij het aangaan van een verbintenis) kan gebruik worden gemaakt van gegevens in een recent overdrachtsdossier dat mogelijk beschikbaar is bij het CUP. Dit gebeurt middels de werkopdracht Import overdrachtsdossier bij intake of Import overdrachtsdossier bij verbintenis. - Van het CUP is een bericht ontvangen dat naar aanleiding van een eerder verzoek het overdrachtsdossier van een deelnemer beschikbaar is. Middels de werkop- dracht Import overdrachtsdossier op verzoek van CUP wordt de import gestart. - Bij een gestapelde hoeveelheid (aanmeldingen, verbintenissen) wordt in één keer de dossiers van het CUP gehaald. Deze handeling is alleen van toepassing als er sprake is van schooljaargebonden onderwijs. Actoren - De Administratief Medewerker - De Deelnemer - Het CUP Doel De kernregistratie (aan)vullen met gewaarborgde identiteit- en leer-/loopbaangege- vens van de deelnemer. Beschrijving acties 0. De Administratief Medewerker initieert het proces om één of meerdere over- drachtsdossiers met het CUP uit te wisselen. 1. Er wordt een selectie gemaakt van alle deelnemers waarvan het overdrachtsdos- sier moet worden ingelezen. Dit kan zijn: 1a. De administratief medewerker activeert een verzoek om van een deelnemer (aan de hand van de deelnemersleutel (BSN, OSN)) een import te doen van een overdrachtsdossier dat aanwezig is bij het CUP
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 211b. De administratief medewerker activeert een verzoek om van een aantal deelne- mers (aan de hand van een lijst met deelnemersleutels) een import te doen van het meest recente overdrachtsdossier die aanwezig zijn bij het CUPIn het geval van situatie 1aEr wordt een verzoek aan het CUP verzonden voor een overzicht van aanwezigeoverdrachtsdossiers van de betreffende deelnemer. Het CUP geeft in dat geval:- (A) Een overzicht van aanwezige overdrachtsdossiers, of- (B) Een melding dat er geen (recent) dossier beschikbaar is- (C) Een melding dat het geen bekende sleutel is- (D) Eventueel: • Een melding dat het dossier nog in de bezwaarperiode (met vermelding van de termijn) is en nog niet vrijgegeven mag worden • Een melding dat het maximaal aantal aanvragen voor een dossier of voor een deelnemer is overschreden.Indien er dossiers zijn (A):- De administratief medewerker selecteert een overdrachtsdossier en activeert de import van dat specifieke dossierIndien er geen (recent) dossier is (B):- (opt. De administratief medewerker activeert het verzoek om een (recent) over- drachtsdossier te leveren)- Het systeem doet een verzoek aan CUP om een (recent) overdrachtsdossier op te vragen bij de vorige schoolIndien er een andere melding komt (C, D):- Geen verdere activiteitIn het geval van situatie 1bHet betreft nu een groep deelnemers. Er wordt nu geen selectie op aanwezigeoverdrachtsdossiers bij het CUP gedaan, maar er wordt vanuit gegaan dat van elkedeelnemer het meest recente dossier wordt gevraagd. Voor elke deelnemer wordteen verzoek aan het CUP verzonden om het meeste recente overdrachtsdossier televeren. Het CUP geeft in dat geval per verzoek:- een bericht met het meest recente overdrachtsdossier
  • 22 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS - een foutmelding • (E) van een deelnemer is er geen dossier • (F) deelnemersleutel onbekend • (G) dossier nog in bezwaarperiode • (H) maximaal aantal aanvragen bereikt Indien (E) doet (door administratief medewerker geïnitieerd) het systeem een ver- zoek aan CUP om aan “oude” school een exportverzoek te doen. Indien (F, G, H) geen actie. 2. Het systeem controleert van elk ontvangen overdrachtsdossier of de digitale handtekening klopt 3. Vervolgens worden het ontvangen overdrachtsdossier verwerkt in het kernregis- tratiesysteem Resultaat Het resultaat is dat de kernregistratie is aangevuld met de gegevens uit het overdrachtsdossier (of er is niets gebeurd) Frequentie 1. éénmaal per student bij de verwerking van de aanmelding 2. éénmaal per student bij de activatie van de verbintenis 3. éénmaal per student als CUP bericht heeft gezonden. Relatie met het Functioneel Ontwerp ELD Deze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007. - 3.4.4. Het ophalen van ELD’s door een ‘nieuwe’ school - 3.4.5. Opvragen ELD-overzicht per leerling - 3.4.7. Het ophalen van een bepaald ELD door een ‘nieuwe’ school - 3.4.8. Aanvragen van een ELD (als ELD niet beschikbaar is) door een ‘nieuwe’ school - 3.4.11. Ontvangen melding beschikbaarheid dossier na aanvraag door ‘nieuwe’ school
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 23WerkopdrachtenOverige opmerkingen- Gegevens in het overdrachtsdossier hebben de cardinaliteit x, y waarbij x aan- geeft of het gegeven verplicht deel uitmaakt van de verzameling (1 = verplicht, 0 = niet verplicht) en y aangeeft hoe vaak het gegeven voor mag komen in de set. Indien het gegeven 1 maal mag voorkomen, wordt bij de import het gege- ven in de kernregistratie niet overschreven maar genegeerd (de kernregistratie is leading)[er kan hier nog onderscheid worden gemaakt of het veld in de kernregis- tratie gevuld is door een importproces of door een eigen invoerproces; alleen een gegeven uit een importproces mag worden overschreven door een gegeven door gegeven met een nieuwer versiekenmerk]. Indien het gegeven meerdere keren mag voorkomen wordt bij de import het gegeven aangevuld.! Gegevens die bij import niet worden opgenomen in de kernregistratie vallen bui- ten de scope van ons proces. Een (andere) onderwijsinstelling zal op basis van de in de archiefverplichting gestelde voorwaarden in staat zijn om van uitgeschreven deelnemers een export van het overdrachtsdossier te verzorgen.! Voor de controle van de elektronische handtekening wordt verwezen naar een standaard functie.! Bij de use case Intake moet bij het verwerken van de aanmelding de actie “import overdrachtsdossier“ toegevoegd worden.! Bij de use case Verbintenis moet bij het ingaan van de verbintenis de actie “im- port overdrachtsdossier” toegevoegd worden.
  • 24 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Activiteitendiagram
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 25FunctiesBij: individuele import overdrachtsdossier- Initiëren individuele import overdrachtsdossier • Maak bericht (Verzoek Dossieroverzicht) • Verzend bericht (Verzoek Dossieroverzicht) • Ontvang bericht (Dossieroverzicht)- Selecteren van gewenste overdrachtsdossier(s) • Selecteren gewenste dossiers • Maak bericht (Verzoek Dossierbericht) • Verzend bericht (Verzoek Dossierbericht)- Ontvang bericht-CUP • Ontvang bericht (Dossier)- Verwerk het ontvangen bericht • Verwerk Bericht (Dossier)Bij: batch import overdrachtsdossier- Samenstellen lijst deelnemernummers- voor elk element van de lijst: • Maak bericht (Verzoek Dossierbericht) • Verzend bericht (Verzoek Dossier bericht) • Ontvang bericht (Dossierbericht of Foutmeldingsbericht) • Verwerk Bericht (Dossierbericht of Foutmeldingsbericht)
  • 26 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS EXPORT OVERDRACHTSDOSSIER Als een deelnemer zich aanmeldt bij een vervolgopleiding of zich uitschrijft, zal de instelling de gewaarborgde identiteit- en loopbaangegevens uit de kernregistratie exporteren naar het CUP. Zo kan de toekomstige instelling beschikken over de meest actuele identiteit- en loopbaangegevens van de deelnemer. Use case Bij de beschreven use case wordt alleen rekening gehouden met gegevens die uit de kernregistratie komen en niet met de gegevens die uit het ongedefinieerde deel van de registratie komen. De gegevenssets van de kernregistratie die in aanmer- king komen voor export dienen nog gedefinieerd te worden. Hierbij dient men rekening te houden met de ELD-standaard en de IMS-LIP-standaard. Aanleiding - De start van de aanmeldingsperiode van een mogelijke vervolgopleiding. Deze handeling is alleen van toepassing zolang er nog sprake is van schooljaargebon- den onderwijs. In dit geval wordt er een groot aantal overdrachtsdossiers tegelijk opgevraagd. - De uitschrijving van de deelnemer. In dit geval wordt er één individueel over- drachtsdossier opgevraagd. - Het verzoek van de deelnemer tot export van een overdrachtsdossier. Dit vindt voornamelijk plaats als een deelnemer eerder bezwaar heeft gemaakt. Zodra de gegevens zijn gewijzigd kan weer een nieuwe export worden verzocht. - Een ontvangen verzoek van het CUP om een export te leveren. Actoren - De Administratief Medewerker, - De Deelnemer, - De Systeemfunctie - Het CUP Doel De gewaarborgde identiteit- en loopbaangegevens uit de kernregistratie exporteren naar het CUP om de toekomstige instelling in de gelegenheid te stellen te beschik- ken over de meest actuele identiteit- en loopbaangegevens van de deelnemer.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 27Beschrijving acties- De Administratief Medewerker initieert het proces om één of meerdere over- drachtsdossiers met het CUP uit te wisselen.- Er wordt een selectie gemaakt van alle deelnemers waarvoor een export gemaakt dient te worden. Dit kan zijn: • Een verzameling deelnemers die naar vervolgonderwijs doorstroomt. Dit vindt plaats bij de start van de aanmeldingsperiode van een mogelijke vervolgopleiding. • Bij de uitschrijving van de deelnemer • Er is middels de werkopdracht Export overdrachtsdossier op verzoek van CUP een verzoek binnengekomen om een overdrachtsdossier van een bepaalde deel- nemer beschikbaar te stellen.- Voor de geselecteerde deelnemers wordt een exportbericht van het overdrachts- dossier gemaakt.- Elk exportbericht van het overdrachtsdossier wordt voorzien van een elektronische handtekening.- Het exportbericht wordt verzonden aan het CUP. Het CUP stuurt per dossier een bevestiging als het bericht correct is ontvangen en de elektronische handtekening akkoord is.- De deelnemer en/of ouder wordt op de hoogte gesteld van het feit dat het over- drachtsdossier is uitgewisseld met het CUP. Hierbij wordt ook aangegeven dat bezwaar gemaakt kan worden, en wat daar de procedure voor is.ResultaatHet resultaat is dat het CUP is gevuld met het overdrachtsdossier samengesteld uitonze kernregistratie.FrequentieIn principe éénmaal per deelnemer, bij het verlaten van de instelling. Mogelijk vakerals er een verzoek wordt gedaan door het CUP.Werkopdrachten
  • 28 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Relatie met het Functioneel Ontwerp ELD Deze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel Ont- werp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007. - 3.4.3. Klaarzetten van ELD’s door een “oude” school in het LSP-ELD - 3.4.10. Ontvangen verzoek voor klaarzetten ELD Overige opmerkingen Bij de use case uitschrijven moet de actie export Overdrachtsdossier toegevoegd worden. Activiteitendiagram
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 29FunctiesBij: individuele export overdrachtsdossier- Maak bericht (Dossierbericht)- Verzend bericht (Dossierbericht)- Ontvang bericht (Bevestigingsbericht)- Verwerk Bericht (Bevestigingsbericht)- Kennisgeving deelnemer export overdrachtsdossierBij: batch export overdrachtsdossier- Samenstellen lijst deelnemernummers- Voor elk element van de lijst • Maak bericht (Dossierbericht) • Verzend bericht (Dossierbericht) • Ontvang bericht (Bevestigingsbericht) • Verwerk Bericht (Bevestigingsbericht) • Kennisgeving deelnemer export overdrachtsdossier
  • 30 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS VERWIJDEREN OVERDRACHTSDOSSIER VAN CUP Als een instelling een overdrachtsdossier van een deelnemer klaarzet bij het CUP, wordt daarvan ook een notificatie gezonden naar de deelnemer. De deelnemer kan het overdrachtsdossier inzien bij het CUP (via een selfservice systeem) of via de dossierleverende instelling. Gedurende een in te stellen periode na plaatsing van het dossier bij CUP is de deelnemer in de gelegenheid om via het CUP kenbaar te maken bezwaar te hebben tegen het verspreiden van het dossier. Buiten die periode kan alleen de broninstelling het dossier bij het CUP verwijderen en moet de deelnemer dit dus bij de broninstelling te kennen geven. Use case Aanleiding - Verzoek van CUP om een overdrachtsdossier te verwijderen (binnen bezwaarter- mijn) - Verzoek van een deelnemer om een overdrachtsdossier te verwijderen (binnen of buiten bezwaartermijn) Actoren - De Administratief Medewerker - De Deelnemer - Het CUP Doel Overdrachtsdossier van de deelnemer uit CUP verwijderen Beschrijving acties - De administratief medewerker krijgt een bericht dat een overdrachtsdossier moet worden verwijderen: • uit een bericht van CUP (er is op de site bezwaar gemaakt) • direct van de deelnemer. - Bij een verwijderingsverzoek kan een aanpassingsverzoek zijn. Daarmee geeft de deelnemer te kennen dat de bronschool na het aanpassen van bepaalde gegevens het dossier opnieuw kan exporteren naar CUP. - De administratief medewerker vraagt een overzicht op van de aanwezige over- drachtsdossiers van een deelnemer bij het CUP.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 31Een aantal mogelijkheden:- Het CUP stuurt het overzicht.- Het CUP meldt dat er geen dossiers van deelnemer zijn- Het CUP meldt dat de school niet gerechtigd is om een dossier terug te trekken omdat het afkomstig is van een andere school- De administratief medewerker selecteert het te verwijderen overdrachtsdossier- Het systeem geeft een verwijderingsopdracht aan CUPResultaatHet resultaat is dat het bepaalde overdrachtsdossier bij het CUP niet meer beschik-baar is.FrequentieIncidenteel. Slechts voor een zeer beperkt aantal deelnemers.WerkopdrachtenRelatie met het Functioneel Ontwerp ELDDeze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel Ont-werp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007.- 3.4.9. Terugtrekken van een ELD door een ‘oude’ school.
  • 32 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Activiteitendiagram Voor deze use case is geen apart activiteitendiagram ontwikkeld, omdat we ons voor deze use case baseren op het Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007. Functies - Maak bericht (Verzoek dossier-overzicht bericht) - Verzend bericht (Verzoek dossier-overzicht bericht) - Ontvang bericht (Dossier-overzicht bericht) - Selecteren gewenste dossiers - Maak bericht (Verzoek verwijderen overdrachtsdossier) - Verzend bericht (Verzoek verwijderen overdrachtsdossier) - Ontvang bericht (Bevestigingsbericht) - Verwerk Bericht (Bevestigingsbericht)
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 33TONEN OVERDRACHTSDOSSIER Als een deelnemer of ouder niet de beschikking heeft over internettoegang of een DigID, dan kan inzage van het dossier worden gevraagd bij de instelling. In dat geval wordt het dossier opgevraagd van het CUP en kan de leerling of ouder het dossier op de instelling inzien of toegestuurd krijgen. Use Case Aanleiding Een leerling/ouder vraagt inzage in het eigen dossier, omdat leerling/ouder geen beschikking heeft over een browser of DigID+. Actoren - Deelnemer/ouder - Administratief Medewerker - Centraal Uitwisselingspunt (CUP) Doel Het downloaden van een overdrachtsdossier in pdf-formaat en voor inzage beschik- baar stellen aan leerling/ouder. Beschrijving acties - Een Administratief Medewerker start op verzoek van een deelnemer of ouder het proces om een overdrachtsdossier dat met het CUP is uitgewisseld, in te zien - Er wordt een verzoek aan het CUP gedaan voor een overzicht van beschikbare dossiers van de betreffende deelnemer - Het CUP levert het overzicht, en het overzicht wordt getoond van het beschikbare overdrachtsdossier op het CUP - Uit dit overzicht wordt het gewenste dossier geselecteerd, en voor dat dossier wordt een verzoek gedaan aan het CUP om een PDF-versie van dat dossier te leveren - Het CUP levert het gevraagde dossier - Afhankelijk van de situatie of wens van de deelnemer of ouder, kan het dossier worden ingezien op de instelling, of worden afgedrukt. Eventueel wordt het dos- sier aan de deelnemer of ouder per post verstuurd. Resultaat Het overdrachtsdossier is in PDF-formaat beschikbaar zodat de deelnemer/ouder deze kan lezen/inzien.
  • 34 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Frequentie Incidenteel. Werkopdrachten Geen Relatie met het Functioneel Ontwerp ELD Deze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel Ont- werp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007. - 3.4.5. Opvragen ELD-overzicht per leerling - 3.4.6. Het ophalen van een bepaald ELD in PDF-formaat door een school Activiteitendiagram Voor deze use case is geen apart activiteitendiagram ontwikkeld, omdat we ons voor deze use case baseren op het Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007. Functies - Initiëren Tonen overdrachtsdossier in PDF • Maak bericht (Verzoek Dossieroverzicht) • Verzend bericht (Verzoek Dossieroverzicht) • Ontvang bericht (Dossier-overzicht) - Selecteren van gewenste overdrachtsdossier(s) • Selecteren gewenste dossiers • Maak bericht (Verzoek Dossier in PDF-formaat) • Verzend bericht (Verzoek Dossier in PDF-formaat) - Ontvang bericht-CUP • Ontvang bericht (Dossier in PDF-formaat) • Tonen overdrachtsdossier als PDF
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 35VERZENDEN PLAATSINGSBERICHT CUP Alle deelnemers die bij een instelling zijn ingeschreven, moeten worden aangemeld bij het CUP. Het doel hiervan is, dat bij het CUP bekend is welke deelnemer is inge- schreven bij een op het CUP aangesloten instelling. Wanneer een andere instelling een dossier opvraagt, kan via het CUP een verzoek worden gedaan bij de instelling waar de deelnemer is ingeschreven. Het plaatsingsbericht wordt voor elke deelne- mer verstuurd op het moment van inschrijving. Use case Aanleiding Een deelnemer of een aantal deelnemers is middels een Verbintenis ingeschreven bij de instelling. Het is een keuze van de instelling om voor elke deelnemer direct bij het maken van de verbintenis een plaatsingsbericht te sturen, of deze te verzamelen en periodiek te verzenden. Actoren - Administratief Medewerker - Centraal Uitwisselingspunt (CUP) Doel Aanmelding van de plaatsing van een deelnemer bij het CUP, zodat het CUP weet - Welke deelnemers bij een school zitten die is aangesloten op het CUP - Bij welke school een bepaalde deelnemer is geplaatst. Als een andere school het overdrachtsdossier van deze deelnemer wil op te vragen, terwijl dit dossier niet op het CUP beschikbaar is, dan is bij het CUP bekend aan welke school het CUP het verzoek moet sturen om een export van het overdrachtsdossier te doen Beschrijving acties - De Administratief Medewerker initieert het proces om één of meerdere plaatsings- berichten met het CUP uit te wisselen. Dit kan eventueel ook automatisch, direct na het aangaan van een verbintenis. - Er wordt een selectie gemaakt van alle deelnemers waar een plaatsingsbericht voor gemaakt dient te worden. Dit kan zijn: • Een groot aantal deelnemers dat zich in korte tijd (bijvoorbeeld in een aanmel- dingsperiode) heeft ingeschreven. • Een enkele deelnemer die zich (tussentijds) heeft ingeschreven
  • 36 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS - Voor de geselecteerde deelnemers wordt een plaatsingsbericht aangemaakt - Voor elke afzonderlijke deelnemer wordt een plaatsingsbericht verzonden aan het CUP. Het CUP stuurt per plaatsingsbericht een bevestiging als het bericht correct is ontvangen. Resultaat Verzonden plaatsingsbericht aan CUP. Frequentie Eénmaal per ingeschreven deelnemer. Werkopdrachten Relatie met het Functioneel Ontwerp ELD Deze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel Ont- werp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007. - 3.4.1. Melden van plaatsen van leerlingen op de school aan het LSP-ELD - 3.4.2. Melden individuele leerling buiten reguliere aanvang studiejaar om Activiteitendiagram Voor deze use case is geen apart activiteitendiagram ontwikkeld, omdat we ons voor deze use case baseren op het Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007. Functies - Samenstellen lijst deelnemernummers - Voor elk element van de lijst • Maak bericht (Plaatsingsbericht) • Verzend bericht (Plaatsingsbericht) • Ontvang bericht (Bevestigingsbericht) • Verwerk Bericht (Bevestigingsbericht)
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 37OPVRAGEN BERICHTEN CUP Op het CUP kunnen berichten zijn klaargezet voor de instelling. Deze berichten kun- nen door de instelling worden opgevraagd. Vooralsnog worden drie typen berichten onderkend: een bericht dat een eerder niet beschikbaar dossier nu wel beschikbaar is, een melding van bezwaar of een verzoek om het dossier van een bepaalde deel- nemer aan te leveren. Use case Aanleiding De controle op klaarstaande berichten bij het CUP wordt periodiek, bijvoorbeeld dagelijks, gedaan. Actoren - Administratief Medewerker - Centraal Uitwisselingspunt (CUP) Doel Het ophalen van berichten voor de instelling die op het CUP klaarstaan in de post- bus en het eventueel in gang zetten van de bijbehorende actie(s). Beschrijving acties - De Administratief Medewerker verzoekt aan het CUP om klaarstaande berichten door te zetten; - De klaarstaande berichten worden van het CUP opgehaald en ingelezen. - De berichten worden getoond aan de Administratief Medewerker; - De medewerker handelt de verzoeken af op een van de volgende manieren. • Indien het een verzoek betreft om een overdrachtsdossier van een bepaalde deelnemer klaar te zetten, dan wordt middels de werkopdracht Export over- drachtsdossier op verzoek van CUP het exporteren van dat betreffende over- drachtsdossier gestart. • Indien het een melding van bezwaar betreft, dan wordt middels de werkop- dracht Verwijder overdrachtsdossier op verzoek van CUP het verwijderen van het overdrachtsdossier op het CUP gestart • Indien het een melding betreft dat een eerder niet beschikbaar overdrachtsdos- sier nu wel beschikbaar is, dan wordt middels de werkopdracht Import over- drachtsdossier op verzoek van CUP het importeren van dat betreffende over- drachtsdossier gestart
  • 38 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Opmerking: Het bovenstaande is als een grotendeels handmatig proces beschreven. Het is denkbaar dat dit proces zonder tussenkomst van de Administratief Medewerker geheel automatisch verloopt. In dat geval wordt het proces periodiek (bijvoorbeeld dagelijks) gestart en wordt per ontvangen bericht automatisch de bijbehorende actie gestart. Het is een keuze van de instelling om te bepalen welke mate van menselijke controle op dit proces gewenst is. Resultaat Berichten zijn ontvangen en de bijbehorende actie is gestart. Frequentie Afhankelijk van het aantal verzoeken, naar verwachting maar voor een beperkt percentage van het totaal aantal deelnemers. Werkopdrachten Relatie met het Functioneel Ontwerp ELD Deze use case correspondeert met de volgende use cases uit het Functioneel Ont- werp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007. - 3.4.12. Ophalen berichten uit de postbus Activiteitendiagram Voor deze use case is geen apart activiteitendiagram ontwikkeld, omdat we ons voor deze use case baseren op het Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007. Functies - Maak bericht (Verzoek klaarstaande berichten) - Verzend bericht (Verzoek klaarstaande berichten) - Ontvang bericht (Klaarstaande berichten) - Tonen berichten CUP
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 39IMPORT OVERDRACHTSDOSSIER TUSSEN TRIPLE A-INSTELLINGEN Deze use case maakt uitwisseling mogelijk tussen Triple A-instellingen zonder gebruik te maken van een CUP. Bij het verwerken van de aanmelding en bij het ingaan van de verbintenis met een deelnemer afkomstig van een Triple A-instelling controleert het systeem of er een overdrachtsdossier beschikbaar is. Dit zorgt ervoor dat de kernregistratie (aan-) gevuld wordt met gewaarborgde identiteit- en leer-/loopbaangegevens van de deelnemer. Use case Dit is de Use Case die uitwisseling mogelijk maakt tussen Triple A-instellingen zon- der gebruik te maken van een CUP. De gegevenssets van de kernregistratie die in aanmerking komen voor export dienen nog gedefinieerd te worden. Aanleiding - Bij de verwerking van de aanmelding blijkt dat de potentiële deelnemer afkomstig is van een Triple A-Instelling. Dit is een 1e import voor aanvulling van de kernre- gistratie met de gegevensset van het overdrachtsdossier. - Het bereiken van de ingangsdatum van de verbintenis. Dit is een 2e import voor aanvulling van de kernregistratie met de gegevensset van het overdrachtsdossier. Actoren - De Administratief Medewerker Doel De kernregistratie (aan)vullen met gewaarborgde identiteit- en leer-/loopbaangege- vens van de student. Beschrijving acties - Vaststellen of deelnemer van andere Triple A-instelling afkomstig is In de eerste plaats zal moeten worden vastgesteld of de betreffende deelnemer afkomstig is van een andere Triple A-instelling. Alleen in dat geval kan er eventu- eel een rechtstreekse import van een overdrachtsdossier worden gedaan. - Verzoek indienen tot verstrekken overdrachtsdossier aan andere instelling De instelling doet een verzoek aan de andere Triple A-instelling tot het verstrek- ken van het overdrachtsdossier van de betreffende deelnemer.
  • 40 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Als gevolg van dit verzoek zal de andere instelling een bericht klaarzetten waarin het overdrachtsdossier is opgenomen, zoals beschreven in de use case Export overdrachtsdossier-AAA. Dat zal alleen het geval zijn, als de leverende instelling daarvoor expliciet goedkeuring heeft gekregen van de betreffende deelnemer. - Ontvangst notificatie Zodra het bericht klaarstaat, zal dit worden gemeld aan de aanvragende instelling. - Ophalen en verwerken klaargezet bericht Indien het overdrachtsdossier beschikbaar is gesteld door de leverende Triple A- instelling, wordt door de administratief medewerker de import gestart. Deze import wordt verwerkt zodat tijdens de intake de al bekende gegevens niet meer hoeven te worden ingevoerd en een aantal, voor de begeleiding relevante gege- vens ook al beschikbaar is. - Bericht niet beschikbaar Indien er geen overdrachtsdossier beschikbaar is gesteld door de leverende Triple A-instelling kan er eventueel worden gekozen voor een import via het CUP. In dat geval wordt de use case Import overdrachtsdossier gestart middels de werkopdracht Import overdrachtsdossier bij ontbreken overdrachtsdossier-AAA. Resultaat Het resultaat is dat de kernregistratie is aangevuld met de gegevens uit het over- drachtsdossier. Frequentie - éénmaal per student bij de verwerking van de aanmelding - éénmaal per student bij het activeren van de verbintenis Werkopdrachten
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 41ActiviteitendiagramFuncties- Initiëren import overdrachtsdossier-AAA- Ontvang bericht-AAA- Verwerk Bericht in KRD-AAA
  • 42 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS EXPORT OVERDRACHTSDOSSIER TUSSEN TRIPLE A-INSTELLINGEN Als een deelnemer zich aanmeldt bij een vervolgopleiding of zich uitschrijft, zal de instelling de gewaarborgde identiteit- en loopbaangegevens uit de KRD klaarzetten. Zo kan de toekomstige instelling beschikken over de meest actuele identiteit- en loopbaangegevens van de deelnemer. Use case Dit is de use case die uitwisseling mogelijk maakt tussen Triple A-instellingen zonder gebruik te maken van een CUP. De gegevensset uit de kernregistratie die in aanmerking komt voor export dient nog gedefinieerd te worden. Deze gegevens- set is mogelijk groter dan de gegevensset die via het CUP zal worden uitgewisseld, omdat het hier twee Triple A-instellingen betreft. Bij deze directe vorm van uitwisseling tussen twee instellingen dient de deelnemer (of wettelijk vertegenwoordiger) toestemming te geven voor de export (bij directe uitwisseling is dit bij het CUP geregeld). Aanleiding Een andere instelling heeft het verzoek gedaan tot het verstrekken van een export van het overdrachtsdossier van een bepaalde deelnemer. Actoren - De Administratief Medewerker - De Deelnemer - De verzoeker van een andere instelling Doel De gewaarborgde identiteit- en loopbaangegevens uit de kernregistratie op verzoek van een (toekomstige) instelling beschikbaar stellen, zodat deze instelling over de meest actuele identiteit- en loopbaangegevens van de deelnemer beschikt. Het betreft hier de uitwisseling tussen twee Triple A-instellingen. Beschrijving acties - Indienen van het exportverzoek door andere instelling Een andere instelling doet een verzoek (eventueel via een self service functie) tot het aanleveren van het overdrachtsdossier van een bepaalde deelnemer. De aanvrager (inclusief e-mailadres), de aanvragende instelling en de betreffende deelnemer worden vastgelegd
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 43- Inzage en accordering door deelnemer Nadat een verzoek is ingediend door een andere instelling wordt de deelnemer daarvan op de hoogte gesteld. De deelnemer heeft vervolgens inzage in zijn eigen overdrachtsdossier en de aanvragende instelling, en kan de export accorderen op de volgende manier: • De deelnemer krijgt een overzicht van de categorieën van gegevens die in zijn overdrachtsdossier zitten en kan dit inzien. Dit overzicht kan schriftelijk zijn ver- strekt, of via het systeem toegankelijk zijn • De deelnemer geeft expliciet aan akkoord te gaan met het beschikbaar stellen van deze gegevens aan de andere instelling- Aanmaken van het bericht Het overdrachtsdossier van de betreffende deelnemer wordt in de vorm van een uitwisselingsbericht klaargezet op een zodanige manier dat deze vanaf die plek geautomatiseerd kan worden opgehaald en ingelezen, uitsluitend door de aanvra- gende instelling.- Notificeren verzoekende partij dat bericht klaar staat Wanneer het bericht is aangemaakt wordt de aanvrager gemeld dat het klaar- staat. De aanvrager kan het bericht vervolgens ophalen bij de instelling. Dat proces is beschreven in de use case Import overdrachtsdossier-AAA.- Ophalen bericht door aanvrager De aanvrager van de export van het overdrachtsdossier haalt het bericht op met behulp van een voorziening die daarvoor bij de leverende instelling is ingericht.ResultaatHet overdrachtsdossier van de betreffende deelnemer staat klaar zodat deze geïm-porteerd kan worden door een andere Triple A-instelling.Frequentie1 keer per deelnemer die vertrekt naar een andere Triple A- instelling.OpmerkingenDe exacte gegevenssets van de kernregistratie die in aanmerking komen voorexport dienen nog gedefinieerd te worden.WerkopdrachtenGeen.
  • 44 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Activiteitendiagram Functies - Initiëren export overdrachtsdossier-AAA - Maak bericht-AAA
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 45VERSTREKKEN BEGELEIDINGSDOSSIER(-ITEMS) Vanaf dit punt vervalt het onderscheidtussen CUP en AAA situatie. Uitwisseling van begeleidingsdossier(gegevens) is altijd tussen instellingen onderling en alleen met uitdrukkelijke toestemming vande deelnemer. Als een externe partij aangeeft gegevens uit het begeleidingsdossier van een deel- nemer te willen ontvangen, moet de deelnemer/verzorger daar toestemming voor verlenen. Vervolgens worden de gegevens verstrekt. Use case Een externe partij geeft te kennen informatie te willen ontvangen uit het begelei- dingsdossier van de deelnemer. Aanleiding - Door een externe partij worden (delen van) het begeleidingsdossier van een deel- nemer opgevraagd. Actoren - Deelnemer/Ouder (in verband met toestemming) - Externe partij (Vervolgopleiding, gemeente etcetera) - Interne partij (Medewerker) Doel Verschaffen van het begeleidingsdossier aan externe partijen. Beschrijving acties - Registreren van het verzoek tot verstrekking van (items uit het) begeleidings- dossier Een andere instelling doet een verzoek (eventueel via een selfservice-functie) tot het aanleveren van bepaalde items uit het begeleidingsdossier van een bepaalde deelnemer. De aanvrager (inclusief e-mailadres), de aanvragende instelling en de betreffende deelnemer worden vastgelegd. - Verwerken verzoek (aanvinken van benodigde items) Vervolgens wordt vastgesteld welke items uit het begeleidingsdossier gewenst zijn. Hierbij kan worden gekozen uit een vaste set itemgroepen, waaronder ook de zorggegevens. In het geval van een selfservice mogelijkheid kan de aanvrager zelf de gewenste itemgroepen selecteren, in de andere gevallen interpreteert de instelling de vraag en selecteert de van toepassing zijnde itemgroepen.
  • 46 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS - Inzage en accordering door deelnemer Nadat een verzoek is ingediend, wordt de deelnemer daarvan op de hoogte gesteld. De deelnemer heeft vervolgens inzage in de gevraagde itemgroepen, en de aanvragende instelling. De deelnemer kan het verzoek accorderen, waarbij hij per itemgroep toestemming kan geven voor de uitwisseling van die gegevens. - Aanmaken van het bericht Afhankelijk van de verzoekende instelling wordt een uitwissellingsbericht of een leesbaar bericht aangemaakt. Dit bericht bevat een index met de geselecteerde itemgroepen, met in elke groep een lijst met items. Deze items kunnen bestaan uit een aantal informatievelden en een gekoppeld document. De gekoppelde docu- menten zijn als een bijlage aan het bericht gekoppeld. In het geval van een Triple A-instelling is dit een XML-bericht dat geautomatiseerd kan worden ingelezen. In het geval van een niet-Triple A-instelling, zal het een leesbare index zijn met een bijbehorende set documenten. - Notificeren verzoekende partij dat bestand klaar staat Wanneer het bericht is aangemaakt wordt de aanvrager gemeld dat het klaar- staat. De aanvrager kan het bericht vervolgens ophalen bij de instelling. Resultaat De relevante begeleidingsgegevens staan klaar om op een BEVEILIGDE manier te kunnen worden gedownload. Frequentie Voor verbintenis 0 tot ca 2/3 keer. Na verbintenis incidenteel (0 tot 1 keer per jaar). Werkopdrachten Geen.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 47ActiviteitendiagramFuncties- Vastleggen exportverzoek Begeleidingsdossier- Accordering exportverzoek Begeleidingsdossier- Maak bericht Begeleidingsdossier- Ophalen bericht Begeleidingsdossier
  • 48 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS VERWERVEN BEGELEIDINGSDOSSIER(-ITEMS) Vanuit het aanmeldingsformulier, intakegesprek en/of tijdens begeleiding kan blij- ken dat het noodzakelijk is aanvullende gegevens van een deelnemer op te vragen bij een externe partij. Hiertoe moet een verzoek tot het verstrekken van zorg- gegevens aan een externe partij worden gericht en indien nodig de toestemming van deelnemer of zijn/haar verzorger. Bij ontvangst van de zorggegevens moeten deze geschikt worden gemaakt voor intern gebruik. Use case Vanuit het aanmeldingsformulier, intakegesprek(ken) en/of tijdens de begeleiding blijkt dat het noodzakelijk is om aanvullende gegevens op te vragen bij een externe partij. Actoren - Deelnemer/Ouders - Externe partij • Vb. docenten/decanen/mentoren van toeleverende scholen • Vb. begeleiders van hulpverleningsorganisaties • Vb. leerplicht - Interne partij (dossierbeheerders) • Vb. intakers - trajectbegeleiders ROC - AOC • Vb. medewerkers deelnemersadministratie Doel Het verwerven van items voor het begeleidingsdossier van externe partijen (voor- namelijk andere instellingen). Beschrijving acties - Verzoek tot verstrekken van gegevens aan andere instelling De instelling doet een verzoek aan een andere instelling tot het verstrekken van bepaalde items uit het begeleidingsdossier van een bepaalde deelnemer. Als gevolg van dit verzoek zal de andere instelling een bericht klaarzetten, waarin het gevraagde deel van het begeleidingsdossier is opgenomen. Zodra het bericht klaarstaat zal dit (waarschijnlijk) worden gemeld aan de aanvragende instelling. - Ophalen klaargezette bestand Afhankelijk van de voorzieningen bij de andere instelling kan het bericht daar wor- den opgehaald of wordt het per email verzonden.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 49- Verwerken bericht met begeleidingsdossier(items). Dit kan op twee manieren plaatsvinden, afhankelijk of het een andere Triple A-instelling betreft of niet. • Triple A-formaat: In dit geval kan het bericht automatisch worden ingelezen en wordt het begeleidingsdossier van de betreffende deelnemer aangevuld met de gegevens en documenten in het aangeleverde dossier. • Non Triple A-formaat: In dit geval wordt het bericht handmatig verwerkt. Een medewerker analyseert de inhoud van het bericht ik besluit welke gegevens op welke wijze worden verwerkt in het begeleidingsdossier. Het beheren van het begeleidingsdossier maakt onderdeel van de Begeleiding en is hier buiten scope.Resultaat- Begeleidingsdossier van de deelnemer is aangevuld met de extern verkregen items.FrequentieVoor verbintenis 0 tot ca 2/3 keer. Na verbintenis incidenteel (0 tot 1 keer per jaar).Werkopdrachten
  • 50 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Activiteitendiagram Functies - Inlezen Bericht Begeleidingsdossier - Verwerken Bericht Begeleidingsdossier
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 51 FUNCTIESMAAK BERICHT Ondersteunt use cases - Use Case: Import overdrachtsdossier • Activiteit: Initiëren import overdrachtsdossier (Verzoek dossieroverzicht bericht en Verzoek dossier bericht) - Use Case: Export overdrachtsdossier • Activiteit: Maak CUP bericht uit KRD (Dossierbericht) - Use Case: Verwijderen overdrachtsdossier van CUP • Activiteit: Maak bericht (Verzoek dossier-overzicht bericht) • Activiteit: Maak bericht (Verzoek verwijderen overdrachtsdossier bericht) - Use Case: Tonen overdrachtsdossier • Activiteit: Maak bericht (Verzoek overdrachtsdossier bericht) • Activiteit: Maak bericht (Verzoek dossier in PDF formaat bericht) - Use Case: Verzenden plaatsingsbericht CUP • Activiteit: Maak bericht (Plaatsingsbericht) - Use Case: Opvragen berichten CUP • Activiteit: Maak bericht (Verzoek klaarstaande berichten) Doel Een bericht aanmaken dat verstuurd kan worden naar het CUP. Functiesoort - Niet-interactief Korte beschrijving Op basis van het onderwijsnummer van een deelnemer en het soort bericht wordt er een bericht gemaakt dat verzonden kan worden naar het CUP. Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking Invoer - Onderwijsnummer van de deelnemers waarvoor bericht aangemaakt moet worden - Aanduiding van type bericht dat moet worden aangemaakt • Plaatsingsbericht
  • 52 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS • Dossierbericht • Verzoek dossier bericht • Verzoek export dossier oude school bericht • Verzoek dossier in PDF-formaat bericht • Verzoek dossier-overzicht bericht • Verzoek klaarstaande berichten bericht • Verzoek verwijderen overdrachtsdossier - Afhankelijk van het soort bericht een aantal aanvullende gegevens, zoals de iden- tificatie van het gewenste overdrachtsdossier. Uitvoer - Bericht dat naar het CUP kan worden verzonden. Proces 1. De standaardgegevens voor een bericht aan het CUP worden bepaald. • Afzender (identificatie van de school) • Geadresseerde (identificatie van het CUP) • Identificatie van het berichttype • Versie van de gebruikte berichtdefinitie • Uniek referentienummer • Datum en tijd informatie 2. De voor het bericht benodigde gegevens worden geselecteerd uit de kernregis- tratie. Afhankelijk van het bericht worden de voor dat bericht relevante gegevens geselecteerd: Plaatsingsbericht - Identificatie van de school (BRIN-code) - Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer) - Identificatie van de opleiding(en) (Nu nog de CFI-Elementcode van de opleidings- richting, in de toekomst wellicht het verbintenisgebied) Dossierbericht - Het volledige leerdossier, bestaand uit basisgegevens, schoolloopbaan, leerresul- taten, begeleiding, stage en overige gegevens - De data van aanvang en einde van de bezwaarperiode - Een digitale handtekening Verzoek dossier bericht - Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer)
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 53- Identificatie van het gewenste leerdossier (dossiernummer). Dit is optioneel, als dit niet gespecificeerd is wordt het meeste recente dossier gevraagd- Aanduiding van de gewenste status van het leerdossier (definitief, voorlopig of willekeurig)Verzoek export dossier oude school bericht- Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer)Verzoek dossier in PDF-formaat bericht- Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer)- Identificatie van het gewenste leerdossier (dossiernummer). Dit is optioneel, als dit niet gespecificeerd is wordt het meeste recente dossier gevraagd- Aanduiding van de gewenste status van het leerdossier (definitief, voorlopig of willekeurig)Verzoek dossier-overzicht bericht- Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer)Verzoek klaarstaande berichten bericht- Aanduiding van de gewenste status van de berichten (alleen nieuw of alle)Verzoek verwijderen overdrachtsdossier- Identificatie van de deelnemer (Onderwijsnummer)- Identificatie van het leerdossier dat dient te worden verwijder(dossiernummer)3. De geselecteerde gegevens worden gestructureerd conform het afgesproken berichtformaat met het CUP4. Het bericht wordt klaargezet voor verzending middels de functie Verzend berichtGegevensZie gegevensset en Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).
  • 54 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS VERZEND BERICHT Ondersteunt use cases - Use Case: Import overdrachtsdossier • Activiteit: Initiëren import overdrachtsdossier (Verzoek dossieroverzicht bericht en Verzoek dossier bericht) - Use Case: Export overdrachtsdossier • Activiteit: Verzen bericht CUP (Dossierbericht) - Use Case: Verwijderen overdrachtsdossier van CUP • Activiteit: Verzend bericht (Verzoek dossier-overzicht bericht) • Activiteit: Verzend bericht (Verzoek verwijderen overdrachtsdossier bericht) - Use Case: Tonen overdrachtsdossier • Activiteit: Verzend bericht (Verzoek dossier-overzicht bericht) • Activiteit: Verzend bericht (Verzoek dossier in PDF-formaat bericht) - Use Case: Verzenden plaatsingsbericht CUP • Activiteit: Verzend bericht (Plaatsingsbericht) - Use Case: Opvragen berichten CUP • Activiteit: Verzend bericht (Verzoek klaarstaande berichten) Doel Het daadwerkelijk verzenden van een bericht naar het CUP, nadat het is aange- maakt in de functie Maak bericht. Functiesoort - Niet-interactief Korte beschrijving - In de functie Maak bericht is een bericht aangemaakt voor het CUP - Er wordt verbinding gemaakt met het CUP en het bericht wordt verzonden. - Er wordt een ontvangstbevestiging ontvangen van het CUP. Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking Invoer - Bericht dat is aangemaakt door de functie Maak bericht-CUP. Dit is een van de volgende typen berichten.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 55 • Plaatsingsbericht • Dossier bericht • Verzoek import bericht • Verzoek export dossier oude school bericht • Verzoek dossier in PDF-formaat bericht • Verzoek dossier-overzicht bericht • Verzoek klaarstaande berichten bericht • Verzoek verwijderen overdrachtsdossier Uitvoer - Ontvangstbevestiging van het CUP • Indien succesvol: ontvangstbevestiging • Indien niet succesvol: vastleggen foutmelding in een logbestand Proces Deze functie wordt gestart, zodra er een bericht is aangemaakt door de functie Maak bericht. 1. Het aangemaakte bericht wordt aangeboden aan het CUP, door een service van het CUP aan te roepen. 2. Er wordt gewacht totdat het CUP een bevestigingsbericht terugstuurt, middels de functie Ontvang bericht • Als er een bevestigingsbericht wordt ontvangen is er geen actie nodig • Als er binnen een bepaalde periode geen bevestigingsbericht wordt ontvangen, of er wordt een foutbericht ontvangen, dan wordt dit gelogd zodat er actie op kan worden ondernomen Gegevens Zie gegevensset en Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).ONTVANG BERICHT Ondersteunt use cases - Use Case: Import overdrachtsdossier • Activiteit: Initiëren import overdrachtsdossier (Dossieroverzicht bericht) • Activiteit: Ontvang bericht CUP (Dossier bericht) - Use Case: Export overdrachtsdossier • Activiteit: Verzend bericht CUP (Bevestigingsbericht)
  • 56 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS - Use Case: Verwijderen overdrachtsdossier van CUP • Activiteit: Ontvang bericht (Dossieroverzicht bericht) • Activiteit: Ontvang bericht (Bevestigingsbericht) - Use Case: Tonen overdrachtsdossier • Activiteit: Ontvang bericht (Dossieroverzicht bericht) • Activiteit: Ontvang bericht (Dossier in PDF-formaat bericht) - Use Case: Verzenden plaatsingsbericht CUP • Activiteit: Ontvang bericht (Bevestigingsbericht) - Use Case: Opvragen berichten CUP • Activiteit: Ontvang bericht (Klaarstaande berichten) Doel Het naar aanleiding van een verzonden verzoek ontvangen van een bericht van het CUP. Het initiatief gaat altijd uit van de instelling, dus er wordt alleen een bericht ontvangen in reactie op een verzoek van de instelling. Functiesoort - Niet-interactief. Korte beschrijving Middels de functie Verzend bericht is er een verzoek gedaan aan het CUP. Als reac- tie op dat verzoek wordt een antwoord verstuurd door het CUP. Afhankelijk van het type verzoek is dit een van de volgende berichten. - Bevestigingsbericht - Foutmeldingsbericht - Dossier bericht - Dossier in PDF-formaat bericht - Dossier-overzicht bericht - Klaarstaande berichten bericht Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking Invoer Geen. uitvoer Een van het CUP ontvangen bericht
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 57 Proces De functie wordt gestart nadat middels de functie Verzend bericht een bericht is verzonden aan het CUP, waarop een antwoord wordt verwacht. - Naar aanleiding van een Plaatsingsbericht, Dossierbericht, Verzoek export dossier oude school bericht en Verzoek verwijderen overdrachtsdossier wordt een Bevesti- gingsbericht ontvangen - Naar aanleiding van een Verzoek dossierbericht wordt een Dossierbericht (in XML) ontvangen - Naar aanleiding van een Verzoek dossier in pdf-formaat bericht wordt een Dos- sierbericht (in PDF) ontvangen - Naar aanleiding van een Verzoek dossier-overzicht bericht wordt een dossier- overzicht ontvangen - Naar aanleiding van een Verzoek klaarstaande berichten bericht wordt een Klaar- staande berichten bericht ontvangen 1. Het bericht wordt ontvangen van het CUP, als reactie (respons) op de service waarmee een bericht is verzonden. 2. Het bericht wordt opgeslagen zodanig dat het kan worden verwerkt. 3. De functie Verwerk bericht wordt aangeroepen zodat het bericht wordt verwerkt. Gegevens Zie gegevensset en Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).SELECTEREN GEWENSTE DOSSIERS Ondersteunt use cases - Use Case: Import overdrachtsdossier • Activiteit: Initiëren import overdrachtsdossier - Use Case: Verwijderen overdrachtsdossier van CUP • Activiteit: Selecteren gewenste dossiers - Use Case: Tonen overdrachtsdossier • Activiteit: Selecteren gewenste dossiers
  • 58 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Doel Het maken van een keuze uit de beschikbare dossiers van een bepaalde deelnemer, ten behoeve van daarop volgende acties (zoals het importeren, verwijderen of tonen van een dossier. Functiesoort - Interactief. Korte beschrijving - Nadat van het CUP een overzicht van beschikbare dossier van een bepaalde deel- nemer is ontvangen, wordt dit overzicht getoond. - Uit het getoonde overzicht kan één bepaald dossier worden geselecteerd - Voor het betreffende dossier wordt de vervolgactie gestart (importeren, verwijde- ren of tonen) Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Van een deelnemer zijn alle beschikbare overdrachtsdossiers opgevraagd bij het CUP. Interface-elementen: - Een beperkt aantal kenmerken van de deelnemer worden getoond, alleen ter informatie (1) - Van deze deelnemers wordt de lijst van beschikbare overdrachtsdossiers getoond, bestaande uit een dossiernummer, de datum waarop het dossier aan het CUP is aangeboden, en de naam van de instelling waar het dossier van afkomstig is (2) - Elke dossier bevat een mogelijkheid om dat dossier te selecteren (3) - Er is een mogelijkheid om voor het geselecteerde dossier de bijbehorende actie te starten. Controles door ICT-systeem Controles bij interface-element 3: - Er kan slechts één dossier worden geselecteerd Controles bij interface-element 4: - Er moet (minstens) één dossier geselecteerd zijn Acties door ICT-systeem Acties bij interface-element 2: - Sorteren: De initiële sortering is op dossiernummer, dit kan worden gewijzigd naar datum of instelling
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 59 - Filteren: Er kan worden gefilterd op datum of instelling waar het dossier van afkomstig is Acties bij interface-element 3: - Initieel is het meest recente dossier geselecteerd. Er kan een andere dossier wor- den geselecteerd. De selectie van het eerdere dossier vervalt dan. Acties bij interface-element 4: - Eén van de volgende acties kan worden gestart, afhankelijk van de context waarin de functie is gestart: • Starten van de import van het betreffende dossier (functie Maak bericht (Ver- zoek dossierbericht)) • Starten van het verwijderen van het betreffende dossier (functie Maak bericht (Verzoek verwijderen overdrachtsdossier)) • Starten van het als PDF-tonen van het betreffende dossier (functie Maak bericht (Verzoek dossier in PDF-formaat)) Gegevens - Beschikbare dossier per deelnemer - Voor de verschillende berichtdefinities, zie gegevensset en Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).VERWERK BERICHT Ondersteunt use cases - Use Case: Import overdrachtsdossier • Activiteit: Verwerk bericht in KRD (Dossierbericht) - Use Case: Export overdrachtsdossier • Activiteit: Verzend bericht CUP (Bevestigingsbericht) - Use Case: Verwijderen overdrachtsdossier van CUP • Activiteit: Verwerk bericht (Bevestigingsbericht) - Use Case: Tonen overdrachtsdossier • Activiteit: Verwerk bericht (Dossier-overzicht bericht) • Activiteit: Verwerk bericht (Dossier in PDF-formaat bericht)
  • 60 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS - Use Case: Verzenden plaatsingsbericht CUP • Activiteit: Verwerk bericht (Bevestigingsbericht) - Use Case: Opvragen berichten CUP • Activiteit: Verwerk bericht (Klaarstaande berichten) Doel Het verwerken van een ontvangen bericht, bijvoorbeeld door de inhoud van het bericht te verwerken in de kernregistratie. Functiesoort - Niet-interactief Korte beschrijving Nadat een bericht is ontvangen van het CUP moet dit verwerkt worden. De verwer- king bestaat uit het verwerken van de gegevens in het bericht in de kernregistratie deelnemers en/of het klaarzetten van gegevens uit het bericht voor de volgende stap in de verwerking. Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking Invoer Een ontvangen bericht. Uitvoer Afhankelijk van het type bericht één van de onderstaande: - Bijgewerkte gegevens in de kernregistratie - Vastgelegd dossier in bestandsvorm (PDF) - Vastgelegde foutmelding (in logbestand) - (Tijdelijke) Geregistreerd overzicht met dossiers - (Tijdelijke) Geregistreerd overzicht met berichten Proces De verwerking start als middels de functie Ontvang bericht een bericht is ontvangen van het CUP. 1. Het bericht wordt gecontroleerd, en er wordt vastgesteld om welk type bericht het gaat 2. Afhankelijk van het type bericht wordt de bijbehorende actie uitgevoerd.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 61- Bevestigingsbericht • In de registratie van verzonden berichten wordt aangegeven dat het bericht (waaraan in het bevestigingsbericht wordt gerefereerd) is bevestigd.- Foutmeldingsbericht • In de registratie van verzonden berichten wordt aangegeven dat het bericht (waaraan in het foutbericht wordt gerefereerd) niet is bevestigd. • Er wordt een melding gemaakt in een logbestand- Dossier bericht • De inhoud van het dossier wordt verwerkt in de kernregistratie deelnemers • De identificerende gegevens van het dossier (dossiernummer) en datum/tijd van de verwerking worden gerigistreerd, zodat kan worden vastgesteld welk(e) versie(s) van dossier(s) van een bepaalde deelnemer zijn verwerkt in de kernre- gistratie- Dossier in pdf-formaat • Het PDF-bestand wordt uit het bericht gehaald • Het PDF-bestand wordt tijdelijk opgeslagen zodat het kan worden opgepakt door de functie Tonen overdrachtsdossier als PDF- Dossier-overzichtDe lijst van beschikbare dossiers wordt geregistreerd, zodat deze kan worden ge-toond door de functie Selecteren gewenste dossiers- Klaarstaande berichten • De lijst met beschikbare berichten wordt geregistreerd, zodat deze kan worden getoond door de functie Tonen berichten CUPGegevensZie gegevensset en Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).OpmerkingHet verwerken van berichten vindt altijd plaats per bericht. Berichten zonder dos-sier worden verwerkt in een log. Bij het verwerken van een individueel bericht, datniet ontstaan is uit een batch-opdracht, is het wenselijk om een melding van een‘bericht zonder een dossier’ te verwerken tot een melding op het scherm.
  • 62 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS SAMENSTELLEN LIJST DEELNEMERNUMMERS Ondersteunt use cases - Use case: Import overdrachtsdossier - Use case: Export overdrachtsdossier Doel Maken van een lijst van deelnemernummers waarop een batch-actie moet worden uitgevoerd. Functiesoort - Interactief. Korte beschrijving Dit is een interactieve functie waarmee één of meerdere deelnemers kunnen wor- den geselecteerd. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Het scherm bestaat uit de volgende drie onderdelen. - Zoeken en tonen deelnemer(s) (1) • Er kunnen een aantal zoekcriteria worden opgegeven (Onderwijsnummer, naam, woonplaats, verbintenisgebied) • Alle deelnemers die aan de zoekcriteria voldoen worden getoond. • Bij elke geselecteerde deelnemer is er de mogelijkheid om deze te markeren voor verwerking - Tonen geselecteerde deelnemers (2) • Elke deelnemer die is in het zoekgedeelte wordt gemarkeerd wordt in deze lijst opgenomen • Bij elke deelnemer is er de mogelijkheid om deze uit de lijst te verwijderen - Starten van de verwerking (3) • Voor elke deelnemer is de lijst van te gemarkeerde deelnemers wordt de ver- volgactie gestart middels een link/button. Controles Geen specifieke interface-controles, anders dan de autorisaties.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 63 Acties Acties bij interface-element 1: - Starten van de zoekacties (de zoekactie wordt op basis van de criteria gestart, en de gevonden deelnemers worden getoond) - Markeren van een deelnemer(de betreffende deelnemer wordt op het scherm gemarkeerd) - Bevestigen van de markering (alle gemarkeerde deelnemers worden overgebracht naar de lijst met gemarkeerde deelnemers (interface-element 2) Acties bij interface-element 2: - Verwijderen van een deelnemer uit de lijst met gemarkeerde deelnemers Acties bij interface-element 3: - Starten van de activiteit. De vervolgactie wordt gestart voor elke markeerde deelnemer die in de lijst met gemarkeerde deelnemers (interface-element 2) voorkomt. Gegevens Zie gegevensset en Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).KENNISGEVING DEELNEMER EXPORT OVERDRACHTSDOSSIER Ondersteunt use cases - Use Case: Exporteren overdrachtsdossier • Activiteit: Verzend Bericht-CUP Doel Als er een export van het overdrachtsdossier naar CUP is gegaan wordt de deelne- mer geïnformeerd over het feit dat zijn overdrachtsdossier is verzonden. Functiesoort - Niet-interactief Korte beschrijving - Er wordt een bericht aan de deelnemer gestuurd • Dit bericht wordt indien mogelijk per email aan de deelnemer verzonden • Als elektronisch verzenden niet mogelijk is, dan wordt een brief afgedrukt zodat deze per post kan worden verzonden.
  • 64 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking Invoer geen Uitvoer - Bericht aan de deelnemer dat er een overdrachtsdossier export is gedaan Proces Het proces start naar aanleiding van het feit dat een overdrachtsdossier is ver- stuurd aan het CUP. Zodra er een Bevestigingsbericht van het CUP is ontvangen wordt de brief aangemaakt en verzonden. 1. Aanmaken van de tekst aan de deelnemer. Hierin wordt het volgende vermeld: • De mededeling dat het overdrachtsdossier is verstrekt aan het CUP, en op welke datum • Waar/hoe het overdrachtsdossier is in te zien (op het CUP, en als dat niet moge- lijk is bij de school) • De procedure om bezwaar te maken • De duur van de bezwaarperiode 2. Verzenden van de tekst aan de deelnemer • Verzending bij voorkeur per email, als het e-mailadres van de deelnemer bij de instelling bekend is • Als dat niet mogelijk is wordt een brief afgedrukt die kan worden verzonden per post Gegevens De data m.b.t. de bezwaarperiode worden afgeleid uit de data die in het bevesti- gingsbericht zijn opgenomen. Zie gegevensset en Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl). TONEN OVERDRACHTSDOSSIER ALS PDF Een bepaald dossier is opgehaald van het CUP in PDF-formaat. Met deze functie kan dat dossier worden getoond in PDF-formaat en eventueel worden afgedrukt. Deze functie wordt gestart direct na het opvragen van het PDF-dossier van het CUP, of direct vanuit een scherm met deelnemergegevens in de kernregistratie.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 65De deelnemer hoeft dus niet meer te worden geselecteerd.Het PDF-bestand is al middels de functie Verwerk Bericht klaargezet.Ondersteunt use cases- Use Case: Tonen overdrachtsdossierDoelHet tonen van een van CUP ontvangen PDF met het overdrachtsdossier als inhoud.Functiesoort- Interactief.Korte beschrijvingGebruikersinterfaceAls deze functies wordt gestart, is de deelnemer al geselecteerd en het dossier is alin PDF-formaat beschikbaar.De gebruikersinterface betreft een scherm waarop het dossier in PDF-formaat wordtgetoond en eventueel kan worden afgedrukt.Interface-elementen:- Tonen van het dossier in PDF-formaat (1)- Afdrukken van het dossier in PDF-formaat (2)Controles door ICT-systeemControles bij interface-element 1 en 2:- Er dient een PDF dossier van de betreffende deelnemer beschikbaar te zijnActies door ICT-systeemActies bij interface-element 2:- Afdrukken van het PDF-dossierGegevensDossier in PDF-formaat conform de ELD-gegevensset. Zie gegevensset en Functio-neel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).
  • 66 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS TONEN BERICHTEN CUP Ondersteunt use cases - Use Case: Opvragen berichten CUP • Activiteit: Berichten tonen • Activiteit: Berichten afhandelen Doel Als er een bericht met klaarstaande berichten van het CUP is ontvangen, worden deze berichten getoond en kan de bijpassende actie worden ondernomen. Dit bete- kent dat de functies behorende bij de Use Cases Import overdrachtsdossier, Export overdrachtsdossier of Verwijderen overdrachtsdossier van CUP kunnen worden gestart. Functiesoort - Interactief. Korte beschrijving Er is een bericht Klaarstaande berichten van het CUP ontvangen. Deze functie toont deze berichten en geeft de gebruiker de mogelijkheid de bijbehorende actie te starten. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Middels de functie Verwerk Bericht (Klaarstaande bericht) zijn de klaarstaande berichten die van het CUP zijn ontvangen, ingelezen. Deze functie biedt een scherm waarop deze klaargezette berichten kunnen worden getoond en de bijbehorende actie (indien nodig en gewenst) kan worden gestart. Interface-elementen: - De door het CUP klaargezette berichten (de inhoud van de postbus) wordt in een overzicht getoond (1) - Indien gewenst kan elk bericht in meer detail getoond worden (2) - De bij het bericht behorende actie kan worden gestart (3) Controles door ICT-systeem Controles bij interface-element 3. - Alleen de bij het type bericht behorende actie kan worden gestart.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 67 Acties door ICT-systeem Acties bij interface-element 3 - Wanneer het een bericht betreft m.b.t. de aanwezigheid van een dossier, waarvoor door deze instelling een bericht Verzoek export dossier oude school is gedaan, dan kan de import van dat dossier worden gestart. - Wanneer het een bericht betreft m.b.t. een Verzoek export oude dossier oude school van een andere school, dan kan de export van dat dossier worden gestart. - Wanneer het een bericht betreft, waarin het schakelpunt verzoek een bepaald dossier te verwijderen, dan kan het verwijderen van een overdrachtsdossier wor- den gestart Gegevens Zie gegevensset en Functioneel Ontwerp ELD, versie 1.0, 18 mei 2007 (www.eldvo.nl).VASTLEGGEN EXPORTVERZOEK OVERDRACHTSDOSSIER Ondersteunt use cases - Use Case: Export overdrachtsdossier-AAA • Activiteit: Identificatie verzoek(er) • Activiteit: Vaststellen Deelnemer • Activiteit: Indienen exportverzoek overdrachtsdossier-AAA • Activiteit: Verzenden notificatie verzoek aan Deelnemer Doel Het verwerken van het verzoek van een andere Triple A-instelling om het over- drachtsdossier van een deelnemer beschikbaar te stellen. Functiesoort - Interactief. Korte beschrijving Een andere Triple A-instelling doet een verzoek om het overdrachtsdossier van een deelnemer beschikbaar te stellen. De identiteit van de verzoeker moet vastgelegd zijn/worden (in een gekoppeld up to date CRM-systeem). Het verzoek kan gericht zijn aan een administratief medewerker die vervolgens het verzoek afhandelt (zo nodig worden de gegevens van de verzoeker vastgelegd). Het verzoek kan ook door de andere instelling door een geautoriseerd self-service systeem direct ingevoerd worden (als de identiteit van de verzoeker al vaststaat). Van het verzoek wordt vastgelegd:
  • 68 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS - de gegevens van de betreffende andere Triple A-instelling - in ieder geval moet bekend zijn het e-mailadres waar de notificatie naar toe ge- zonden kan worden. - het sleutelgegeven van de deelnemer waarover het verzoek gaat Als het verzoek is vastgelegd krijgt de deelnemer een berichtje dat er een verzoek tot export van zijn overdrachtsdossier is gedaan, en dat hij (of ouder/verzorger) dit verzoek moet accorderen. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface - Identificatie verzoeker • Indien de administratief medewerker het verzoek afhandelt: ! Scherm om gegevens verzoekende externe partij op te roepen vanuit CRM. (1) ! Relevante bekende gegevens worden getoond • Indien externe partij verzoek doet via self-service systeem: ! Externe partij logt in (2) - Identificatie betreffende deelnemer • Sleutelveld kan ingevuld worden (3) • Scherm met deelnemergegevens wordt getoond - Vastleggen inhoud verzoek (4) • Datum Verzoek • Reden Verzoek • Vastleggen gegevens / Verzoek bevestigen Controles Controles bij interface element 1: - Verzoeker moet als relatie (in CRM) bekend zijn - E-mailadres is verplicht Controles bij interface element 2: - Inlogautorisatie Controles bij interface element 3: - Deelnemer moet bekend zijn Controles bij interface element 4: - geen
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 69ActiesActies bij interface element 1:- Selectie identiteit verzoeker uit CRM-systeem- Indien verzoeker niet aanwezig aparte functionaliteit activeren om gegevens ver- zoeker in CRM-systeem te brengen.Acties bij interface element 2:- Inloggen verzoeker in self-service systeem. Check of identiteit van verzoeker bekend is.Acties bij interface element 3:- Invoer deelnemersleutel- Tonen inhoud van het overdrachtsdossier van de betreffende deelnemerActies bij interface element 4:- Bevestigen Invoer- Bericht zenden aan deelnemerGegevensGegevensset: Identificatie verzoekerAttributen: - Gebruikersnaam - Wachtwoord - Naam Verzoeker - Naam InstellingGegevensset: VerzoekAttributen: - ID-verzoek - ID-aanvrager - Deelnemersleutel - Datum verzoek - Reden van het verzoek - Gemarkeerde itemgroepen begeleidingsdossierGegevensset: RelatieDit betreft een relatie in het relatiebeheersysteem/CRMVoor deze set zijn de volgende Attributen relevant: - ID-relatie - Naam instelling - E-mailadres
  • 70 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS OPHALEN BERICHT OVERDRACHTSDOSSIER Ondersteunt use cases - Use Case: Export overdrachtsdossier-AAA • Activiteit: Importeren overdrachtsdossier-AAA Doel Een andere Triple A-instelling de mogelijkheid bieden om het door hem aange- vraagd overdrachtsdossier op te halen. Functiesoort - Interactief. Korte beschrijving Een andere Triple A-instelling heeft een overdrachtsdossier van een bepaalde deelnemer aangevraagd. Zodra dit dossier daadwerkelijk is klaargezet (middels de functie maak bericht-AAA) dan heeft de aanvragende instelling daar een notificatie van gekregen. Middels deze functie kan de aanvragende instelling het bericht daad- werkelijk ophalen. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Dit is een download functie of -site waarop aanvragers van een andere Triple A- instelling een klaarstaand overdrachtsdossier kunnen ophalen. Functionaliteit: - Inloggen op de download site (1) Dit is een standaard wachtwoordcontrole voor een gebruiker van een andere Triple A-instelling die is geautoriseerd om een overdrachtsdossier aan te vragen en op te halen. - Selecteren klaargezet bestand (2) Er wordt een overzicht gegeven van de bestanden die voor deze gebruiker (vaak de contactpersoon van de gehele instelling of een hele opleiding binnen de instel- ling) klaarstaan. - Autorisatie voor het betreffende bestand (3) Wanneer de gebruiker een bepaald bestand heeft geselecteerd, kan gevraagd worden om een specifieke code ter beveiliging van dat specifieke bestand. Deze code is opge- nomen in de notificatie met m.b.t. dit dossier die de aanvrager heeft ontvangen. - Het ophalen (downloaden) van het bestand (4) Een button of link waardoor het ophalen/downloaden daadwerkelijk wordt gestart.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 71 Controles Controles bij interface-element 1: - Standaard wachtwoordcontrole Controles bij interface-element 3: - Dit is een optionele controle die het mogelijk maakt om een extra code/wacht- woord te koppelen aan een op te halen bestand. Deze code is dan in de notificatie kenbaar gemaakt, en zorgt ervoor dat alleen de gebruiker die de notificatie heeft ontvangen het bestand kan ophalen. Acties Acties bij interface-element 2: - De mogelijkheid om één van de beschikbare dossiers te selecteren en het autori- seren van dit bestand en het ophalen daarvan te starten Acties bij interface-element 4: - De mogelijkheid om het ophalen daadwerkelijk te starten. Het bestand wordt dan overgebracht naar de omgeving van de andere instelling zodat het daar kan wor- den verwerkt zoals beschreven in de use case Import overdrachtsdossier-AAA. Gegevens Overdrachtsdossier bestaande uit de volgende categorieën gegevens - Basisgegevens - Schoolloopbaan - Leerresultaten - Begeleiding - Stage - Overige gegevens Deze gegevensset omvat tenminste ook alle gegevens van het ELD.VERWERK BERICHT IN KRD-AAA Ondersteunt use cases - Use Case: Importeren overdrachtsdossier-AAA • Activiteit: Controle aanwezigheid gegevensset AAA • Activiteit: Verwerk Bericht in KRD-AAA
  • 72 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Doel Actualiseren van gegevens in de kernregistratie op basis van de gegevens in een overdrachtsdossier dat middels de functie Ophalen bericht overdrachtsdossier is opgehaald bij een andere Triple A-instelling. Functiesoort Niet-interactief. Korte beschrijving Omdat dit bericht van een andere Triple A-instelling afkomstig is, kan dit bericht au- tomatisch worden verwerkt. Deze functie leest het ontvangen bericht in en verwerkt de daarin aanwezige gegevens op de juiste plek in de kernregistratie. Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking Invoer - Bericht overdrachtsdossier Uitvoer - Overdrachtsdossier verwerkt in de kernregistratie - Statusoverzicht van de verwerking (foutmelding) Proces - Controle bericht Het ontvangen overdrachtsdossier bericht wordt gecontroleerd op de juiste be- richtstructuur en eventuele consistentieregels. - Verwerken bericht Het bericht wordt verwerkt in de kernregistratie. Velden die in de kernregistra- tie al een waarde hebben worden daarbij niet overschreven, maar vermeld in het statusoverzicht. De gegevens worden verwerkt in de identiteitgegevens, loop- baangegevens en summatieve resultaten van de deelnemer. Gegevens Overdrachtsdossier bestaande uit de volgende categorieën gegevens - Basisgegevens - Schoolloopbaan - Leerresultaten - Begeleiding - Stage - Overige gegevens Deze gegevensset omvat tenminste ook alle gegevens van het ELD.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 73TONEN GEGEVENS OVERDRACHTSDOSSIER Ondersteunt use cases - Use Case: Inzage en Accordering overdrachtsdossier door deelnemer • Activiteit: Bekijken inhoud overdrachtsdossier Doel Het tonen van de inhoud van het overdrachtsdossier dat kan worden uitgewisseld met een andere Triple A-instelling, zodat de deelnemer kan beoordelen of hij daar- mee akkoord gaat. Functiesoort - Interactief. Korte beschrijving De deelnemer kan via een self-serviceomgeving of een portaal de inhoud van zijn eigen overdrachtsdossier inzien. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Een scherm waarop voor de deelnemer inzichtelijk is welke informatie zich in zijn eigen overdrachtsdossier bevindt en eventueel uitgewisseld zou kunnen worden met een andere (Triple A-)instelling. User-interface elementen: - Een overzicht van de verschillende onderdelen waaruit zijn overdrachtsdossier bestaat (1) • Basisgegevens (w.o. adres en inschrijving) • Schoolloopbaan • Leerresultaten • Begeleiding • Stage • Overige gegevens Bij elk van deze gegevens is gemarkeerd of deze gegevens daadwerkelijk ook aanwezig zijn, en of zij onderdeel uitmaken van een (eventuele) export van het dossier naar een andere instelling. - Per onderdeel de mogelijkheid om in te zoomen op de detailinformatie, voor zover deze beschikbaar is. (2) Niet elk onderdeel kent een mogelijkheid om de detailinformatie te zien. - Een mogelijkheid om de accorderingsfunctie te starten (3)
  • 74 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Controles Algemeen - Een deelnemer kan uitsluitend zijn eigen dossier inzien - Mutatie van gegevens is in deze functie niet mogelijk Acties Actie bij user-interface element 1: - Elke onderdeel heeft de mogelijkheid om een optie “Details” te activeren, waar- mee een vervolgscherm met detailinformatie wordt getoond Actie bij user-interface element 3: - De mogelijkheid om het vervolgscherm te starten, waarop de deelnemer zijn ak- koord kan registreren middels de functie Markeren accordering deelnemer Gegevens Overdrachtsdossier bestaande uit de volgende categorieën gegevens - Basisgegevens - Schoolloopbaan - Leerresultaten - Begeleiding - Stage - Overige gegevens Deze gegevensset omvat tenminste ook alle gegevens van het ELD. MARKEREN ACCORDERING DEELNEMER Ondersteunt use cases - Use Case: Inzage en Accordering overdrachtsdossier door deelnemer - Activiteit: Markeren accordering deelnemer Doel Nadat de deelnemer zijn dossier heeft kunnen bekijken, aangeven of hij met de export daarvan naar een andere (Triple A-) instelling akkoord gaat. Functiesoort - Interactief.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 75Korte beschrijvingMiddels de functie Tonen gegevens overdrachtsdossier heeft de deelnemer zijn dos-sier kunnen bekijken. Dit scherm geeft hem de mogelijkheid om akkoord te gevenop de export daarvan aan een andere Triple A-instelling.Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceEen scherm waarop de inhoud van het te exporteren dossier is samengevat (incategorieën), met de mogelijkheid om akkoord te geven op de export.User-interface elementen- Tonen van (een beknopte opsomming van) de inhoud van het overdrachtsdossier en een korte uitleg van het doel van de export daarvan (1)- De mogelijkheid om aan te geven daarmee akkoord te gaan en deze keuze vast te leggen (2)ControlesControles bij user-interface element 1:- De deelnemer moet altijd Tonen gegevens overdrachtsdossier hebben doorlopen voordat de accordering kan plaatsvinden- Er zijn geen mutaties mogelijkControles bij user-interface element 2:- De keuze om akkoord te gaan staat altijd “uit”, ook als eerder akkoord is gegeven. De deelnemer moet expliciet akkoord geven.ActiesActies bij user-interface element 2:- Aanvinken van het akkoord en opslaan van de keuze.GegevensGegevensset: AccorderingGegeven: AccorderingAttributen:- ID-Verzoek- Akkoord deelnemer per item j/n- ID-Deelnemer (notificatie)
  • 76 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS MAAK BERICHT-AAA Ondersteunt use cases - Use Case: Exporteren overdrachtsdossier-AAA • Activiteit: Maak bericht uit overdrachtsdossier-AAA uit KRD • Activiteit: Verstuur notificatie exportbericht aan verzoeker Doel Een bericht met overdrachtsdossier genereren en klaarzetten zodat de aanvragende instelling deze kan ophalen. Functiesoort - Niet-interactief. Korte beschrijving Een export van het overdrachtsdossier van een deelnemer wordt alleen gemaakt naar aanleiding van de aanvraag van een andere Triple A-instelling en vervolgens goedkeuring van de export door de deelnemer. Pas na deze goedkeuring wordt het bericht daadwerkelijk gemaakt en wordt de aanvragende instelling op de hoogte gesteld van het feit dat het bericht klaar staat. Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking Invoer - Een door de deelnemer geaccordeerd exportverzoek overdrachtsdossier-AAA Uitvoer - Exportbericht overdrachtsdossier-AAA - Signaal aan de verzoeker bij de andere Triple A-instelling dat het bericht klaar staat Proces - Selecteren van de relevante gegevens Alle relevantie gegevens voor het overdrachtsdossier-AAA bericht van de betref- fende deelnemer worden geselecteerd - Aanmaken van het bericht Er wordt een standaard overdrachtsdossier -AAA bericht aangemaakt waarin deze gegevens op een gestructureerde manier zijn opgenomen. Dit bericht is zodanig gestructureerd dat het door elke Triple A-instelling kan worden ingelezen in de eigen kernregistratie.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 77 - Plaatsen bericht op downloadlocatie Het bericht wordt op een locatie neergezet zodat deze kan worden opgehaald door de betreffende andere Triple A-instelling. Dit is adequaat beveiligd zodat alleen de aanvragende instelling de gegevens kan ophalen middels de functie Ophalen bericht overdrachtsdossier - Verzenden notificatie Er wordt een notificatie aan de aanvragende instelling gestuurd waarin staat dat het bericht klaarstaat, en hoe dit kan worden gedownload. Eventueel zijn hier inloggegevens of een speciale code aan toegevoegd ter beveiliging. Gegevens Overdrachtsdossier bestaande uit de volgende categorieën gegevens - Basisgegevens - Schoolloopbaan - Leerresultaten - Begeleiding - Stage - Overige gegevens Deze gegevensset omvat tenminste ook alle gegevens van het ELD.VASTLEGGEN EXPORTVERZOEK BEGELEIDINGSDOSSIER Ondersteunt use cases - Use Case: Verstrekken Begeleidingsdossier(items) • Activiteit: Identificatie verzoek(er) • Activiteit: Vaststellen Deelnemer • Activiteit: Selecteren Itemgroep(en) Begeleidingsdossier • Activiteit: Notificatie verzoek aan Deelnemer Doel Het verwerken van het verzoek van een externe partij om een set van items uit itemgroepen uit het begeleidingsdossier van een deelnemer beschikbaar te stellen. Functiesoort - Interactief.
  • 78 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Korte beschrijving Een externe partij doet een verzoek om items uit itemgroepen uit het begeleidings- dossier van een deelnemer beschikbaar te stellen. De identiteit van de verzoeker moet vastgelegd zijn/worden (in een gekoppeld up to date CRM-systeem) Het verzoek kan gericht zijn aan een administratief medewerker die vervolgens het verzoek afhandelt (zo nodig worden de gegevens van de verzoeker vastgelegd). Het verzoek kan ook door de externe partij door een geautoriseerd self-servicesys- teem direct ingevoerd worden (als de identiteit van de verzoeker al vaststaat). Van het verzoek wordt vastgelegd: - De gegevens van de aanvragende partij - In ieder geval moet bekend zijn het e-mailadres waar de notificatie naar toe gezonden kan worden. - Het sleutelgegeven van de deelnemer waarover het verzoek gaat - De selectie van de benodigde itemgroepen uit het begeleidingsdossier. Als het verzoek is vastgelegd krijgt de deelnemer een berichtje dat er een verzoek tot export is en dat hij dit verzoek moet accorderen. Afhankelijk van de leeftijd van de deelnemer: ouders/verzorgers moeten accorderen. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface - Identificatie verzoeker • Indien de administratief medewerker het verzoek afhandelt: ! Scherm om gegevens verzoekende externe partij op te roepen vanuit CRM. (1) ! Relevante bekende gegevens worden getoond • Indien externe partij verzoek doet via self-servicesysteem: ! Externe partij logt in (2) - Identificatie betreffende deelnemer • Sleutelveld kan ingevuld worden (3) • Scherm met deelnemergegevens wordt getoond - Vastleggen inhoud verzoek (4) • Datum Verzoek • Reden Verzoek • Scherm met itemgroepen uit het begeleidingsdossier met per groep aanvink- bare checkbox om itemgroepen te selecteren • Vastleggen gegevens/Verzoek bevestigen
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 79ControlesControles bij interface element 1:- Verzoeker moet als relatie (in CRM) bekend zijn- E-mailadres is verplichtControles bij interface element 2:- InlogautorisatieControles bij interface element 3:- Deelnemerrecord moet bekend zijnControles bij interface element 4:- GeenActiesActies bij interface element 1:- Selectie identiteit verzoeker uit CRM-systeem • Indien verzoeker niet aanwezig aparte functionaliteit activeren om gegevens verzoeker in CRM-systeem te brengen.Acties bij interface element 2:- Inloggen verzoeker in self-servicesysteem. Check of identiteit van verzoeker bekend is.Acties bij interface element 3:- Invoer deelnemersleutel- Tonen itemgroepen uit begeleidingsdossierActies bij interface element 4:- Selecteren van de gewenste items- Invoer overige noodzakelijk velden- Bevestigen Invoer- Bericht zenden aan deelnemerGegevensGegevensset: Identificatie verzoekerAttributen: - Gebruikersnaam - Wachtwoord - Naam Verzoeker - Naam Instelling
  • 80 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Gegevensset: Begeleidingsdossier Gegeven: BegeleidingsItemgroep Attributen: - Titel Itemgroep Gegevensset: Verzoek Attributen: - ID-verzoek - ID-aanvrager - Deelnemersleutel - Datum verzoek - Reden van het verzoek - Gemarkeerde itemgroepen begeleidingsdossier Gegevensset: Relatie Dit betreft een relatie in het relatiebeheersysteem/CRM Voor deze set zijn de volgende Attributen relevant: - ID-relatie - Naam instelling - E-mailadres ACCORDERING EXPORTVERZOEK BEGELEIDINGSDOSSIER Ondersteunt use cases - Use Case: Verstrekken Begeleidingsdossier(items) • Activiteit: Accorderen export Doel Het verkrijgen van een akkoord van de deelnemer (of ouders/verzorgers) voor het verstrekken van bepaalde items uit het begeleidingsdossier naar een externe partij. Functiesoort Interactief. Korte beschrijving Een verzoek van een externe partij om items uit itemgroepen van het begeleidings- dossier van de deelnemer te verstrekken is kenbaar gemaakt aan de deelnemer. De deelnemer kan via een self-service bij een verzoek per item aangeven of het geëxporteerd mag worden.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 81Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterface- Een overzicht met export verzoeken (1) Er kunnen meerdere exportverzoeken ter accordering aan de deelnemer zijn voor- gelegd. Hiervan wordt een overzicht gegeven.- Overzicht van een specifiek exportverzoek (2) Als de deelnemer een verzoek opent verschijnt een overzicht met items in de reeds door de aanvrager aangevinkte itemgroepen. Hier kan de deelnemer zien om welke gegevens is gevraagd.- Eventueel uitvinken van items (3) De deelnemer kan items die niet geëxporteerd mogen worden uitvinken. (Er kan er ook voor gekozen worden om de deelnemer elk item expliciet te laten aanvin- ken om ze exportabel te maken).- Het accorderingstotaal wordt bevestigd (OK-button) (4) De deelnemer bevestigt zijn keuze, op basis waarvan de daadwerkelijke export van deze gegevens mogelijk is.ControlesAlgemeen- Een deelnemer kan uitsluitend zijn eigen begeleidingsdossier inzien- Mutatie van gegevens is in deze functie niet mogelijkActiesActie bij user-interface element 2:- Elke onderdeel heeft de mogelijkheid om een optie “Details” te activeren, waar- mee een vervolgscherm met detailinformatie wordt getoondGegevensGegevensset: AccorderingGegeven: AccorderingAttributen: - ID-Verzoek - Akkoord deelnemer per item j/n - ID-Deelnemer (notificatie)
  • 82 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS MAAK BERICHT BEGELEIDINGSDOSSIER Ondersteunt use cases - Use Case: Verstrekken Begeleidingsdossier(items) • Activiteit: Maak Bericht Export Begeleidingsdossier • Activiteit: Verstuur Notificatie Exportbericht naar Verzoeker Doel Het samenstellen van het bericht met de door een externe partij opgevraagde set van items uit itemgroepen uit het begeleidingsdossier. Functiesoort - Niet-interactief. Korte beschrijving - Het systeem stelt aan de hand van de uitkomst van de functie Accordering export- verzoek Begeleidingsdossier een bericht samen. - Er wordt een notificatie verzonden naar het e-mailadres dat bij de verzoeker hoort. Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking Invoer Een door de deelnemer geaccordeerd exportverzoek overdrachtsdossier-AAA, be- staande uit - gegevens verzoeker (e-mailadres) - de geselecteerde items uit begeleidingsdossier Uitvoer - Exportbericht begeleidingsdossier - Signaal (notificatie) aan de verzoeker dat het bericht klaar staat Proces - Selecteren van de relevante gegevens Alle relevante gegevens voor het bericht van de betreffende deelnemer worden geselecteerd, rekening houdend met de gevraagde items die door de deelnemer zijn geaccordeerd - Aanmaken van het bericht Hierbij wordt onderscheid gemaakt in een Triple A-bericht (dat in dezelfde struc- tuur weer geïmporteerd kan worden) en een niet-Triple A-bericht (dat handmatig behandeld moet kunnen worden).
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 83 • Triple A-bericht: ! Van de index wordt een XML-bericht gemaakt ! De aan de index gekoppelde documenten worden als attachment aan het be- richt gekoppeld. • Niet-Triple A-bericht: ! Een gezipt bestand met daarin:- De index in leesbaar formaat.- De bijbehorende documenten (gestructureerd naar de indeling van de index).- Verzenden notificatie Er wordt een notificatie naar het e-mailadres behorende bij de verzoeker gestuurd waarin staat dat het bericht klaarstaat, en hoe dit kan worden gedownload. Even- tueel zijn hier inloggegevens of een speciale code aan toegevoegd ter beveiliging.- Het bericht wordt klaargezet Het bericht wordt op een locatie neergezet zodat deze kan worden opgehaald door de aanvrager. Dit is adequaat beveiligd zodat alleen de aanvragende instelling de gegevens kan ophalen middels de functie Ophalen bericht BegeleidingsdosssierGegevensGegevensset: Bericht begeleidingsdossierGegeven: Identificatie Deelnemer- Burgerservicenummer- NAW-gegevens- etceteraGegeven: Begeleidingsitem(s)- titel item- item groep- classificatie (set van aanpasbare classificatiegegevens) • zorgitem • leerbeperking • thuissituatie • etcetera- eventueel verwijzing naar set van documenten- eventueel notitie- (eigenaar item)
  • 84 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Gegevensset: Aanvrager Gegeven: Aanvrager Attributen: - Verwijzing naar bekende relatie (waarin: NAW, naam instellingen etc. beschikbaar is) - E-mailadres - Gebruikersnaam en Wachtwoord voor toegang tot download site OPHALEN BERICHT BEGELEIDINGSDOSSIER Ondersteunt use cases - Use Case: Verstrekken Begeleidingsdossier(items) • Activiteit: Ophalen exportbericht Doel Ophalen van een bericht Begeleidingsdossier door een andere instelling wat op hun verzoek door ons is klaar gezet. Functiesoort - Interactief Korte beschrijving Er is een verzoek door een andere instelling gedaan voor een Begeleidingsdossier van een bepaalde deelnemer. We hebben een notificatie aan de andere instelling gestuurd dat het bericht Begeleidingsdossier klaar staat. Met deze functie kan de andere instelling dit Begeleidingsdossier bij ons ophalen. Een andere instelling heeft (onderdelen van) het begeleidingsdossier van een bepaalde deelnemer aangevraagd. Zodra het bericht daadwerkelijk is klaargezet (middels de functie Maak bericht Begeleidingsdossier) dan heeft de aanvragende in- stelling daar een notificatie van gekregen. Middels deze functie kan de aanvragende instelling het bericht daadwerkelijk ophalen. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Dit is een download functie of -site waarop aanvragers van andere instellingen een klaarstaand begeleidingsdossier kunnen ophalen.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 85Functionaliteit:- Inloggen op de download site (1) Dit is een standaard wachtwoordcontrole voor een gebruiker van een andere instel- ling die is geautoriseerd om begeleidingsdossiers aan te vragen en op te halen.- Selecteren klaargezet bestand (2) Er wordt een overzicht gegeven van de bestanden die voor deze gebruiker (vaak de contactpersoon van de gehele instelling of een hele opleiding binnen de instel- ling) klaarstaan.- Autorisatie voor het betreffende bestand (3) Wanneer de gebruiker een bepaald bestand heeft geselecteerd, kan gevraagd worden om een specifieke code ter beveiliging van dat specifieke bestand. Deze code is opgenomen in de notificatie m.b.t. dit dossier die de aanvrager heeft ont- vangen.- Het ophalen (downloaden) van het bestand (4) Een button of link waardoor het ophalen / downloaden daadwerkelijk wordt gestart.ControlesControles bij interface-element 1:- Standaard wachtwoordcontroleControles bij interface-element 3:- Dit is een optionele controle die het mogelijk maakt om een extra code/wacht- woord te koppelen aan een op te halen bestand. Deze code is dan in de notificatie kenbaar gemaakt, en zorgt ervoor dat alleen de gebruiker die de notificatie heeft ontvangen het bestand kan ophalen.ActiesActies bij interface-element 2:- De mogelijkheid om één van de beschikbare dossiers te selecteren en het autori- seren van dit bestand en het ophalen daarvan te startenActies bij interface-element 4:- De mogelijkheid om het ophalen daadwerkelijk te starten. Het bestand wordt dan overgebracht naar de omgeving van de andere instelling zodat het daar kan wor- den verwerkt zoals beschreven in de use case Inlezen bericht Begeleidingsdossier.
  • 86 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Gegevens Gegevensset: Begeleidingsdossier Gegeven: Index begeleidingsitems - titel item - classificatie (set van aanpasbare classificatiegegevens) • zorgitem • leerbeperking • thuissituatie • etcetera - eventueel verwijzing naar set van documenten - eventueel notitie - (eigenaar item) Relatie met: - Documenten (relatie: Documenten bij begeleidingsitem) Gegeven: Documenten Kenmerken: - Meta-data van het document (auteur, datum, type etcetera) - Document zelf Gegevensset: Bericht Begeleidingsdossier Als het een bericht van een andere Triple A-instelling is, dan is het een bericht zoals gedefinieerd in de functie: Maak bericht Begeleidingsdossier INLEZEN BERICHT BEGELEIDINGSDOSSIER Ondersteunt use cases - Use Case: Verwerven Begeleidingsdossier(items) • Activiteit: Inlezen bericht Begeleidingsdossier Doel Het geautomatiseerd inlezen van een Begeleidingsdossier dat van een andere Triple A-instelling is ontvangen. Functiesoort Niet-interactief
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 87Korte beschrijvingHet bericht is afkomstig van een andere Triple A-instelling en is middels de functieOphalen bericht Begeleidingsdossier opgehaald. Omdat dit bericht van een andereTriple A-instelling afkomstig is, kan dit bericht automatisch worden verwerkt. Dezefunctie leest het ontvangen bericht in en verwerkt de daarin aanwezige gegevens inhet begeleidingsdossier van de betreffende deelnemer.Deze functie betreft het geautomatiseerd inlezen van een bericht Begeleidingsdos-sier dat afkomstig is van een andere Triple A-instelling. In het geval van een berichtafkomstig van een niet-Triple A-instelling wordt het bericht verwerkt middels defunctie Verwerken Bericht Begeleidingsdossier.Beschrijving achtergrond verwerkingInvoer- Het bericht Begeleidingsdossier zoals opgehaald in de functie Ophalen bericht BegeleidingsdossierUitvoer- Een aangevulde lijst begeleidingsitems- Documenten en additionele velden toegevoegd aan Begeleidingsdossier- Statusoverzicht van de verwerkingProces- Controle bericht Het ontvangen bericht Begeleidingsdossier wordt gecontroleerd op de juiste be- richtstructuur en eventuele consistentieregels.- Verwerken bericht Het bericht wordt verwerkt in het begeleidingsdossier van de betreffende deel- nemer. Het begeleidingsdossier bestaat uit een aantal begeleidingsdossier-items (zoals zorg, thuissituatie, leerbeperking); elk item bevat een aantal vaste velden en een verzameling documenten. Velden die al een waarde hebben of documenten die al bestaan worden daarbij niet overschreven, maar vermeld in het statusover- zicht. • De index wordt ingelezen in de lijst begeleidingsdossier-items • De gestructureerde informatie (vaste velden bij het betreffende item) wor- den bij het betreffende begeleidingsdossier-item geregistreerd • juiste plaats in het begeleidingsdossier toegevoegd
  • 88 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Gegevens Gegevensset: Begeleidingsdossier Gegeven: Index begeleidingsitems - titel item - classificatie (set van aanpasbare classificatiegegevens) • zorgitem • leerbeperking • thuissituatie • etcetera - eventueel verwijzing naar set van documenten - eventueel notitie - (eigenaar item) Relatie met: - Documenten (relatie: Documenten bij begeleidingsitem) Gegeven: Documenten Kenmerken: - Meta-data van het document (auteur, datum, type etcetera) - Document zelf Gegevensset: Bericht Begeleidingsdossier Als het een bericht van een andere Triple A-instelling is, dan is het een bericht zoals gedefinieerd in de functie: Maak bericht Begeleidingsdossier VERWERKEN BERICHT BEGELEIDINGSDOSSIER Ondersteunt use cases - Use Case: Verwerven Begeleidingsdossier(items) • Activiteit: Verwerken Bericht Begeleidingsdossier Doel Verwerken van een Begeleidingsdossier dat van een andere niet Triple A instelling is ontvangen. Functiesoort - Interactief.
  • DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS 89Korte beschrijvingHet betreft hier een bericht dat niet afkomstig is van een Triple A-instelling, en dusniet automatisch verwerkt kan worden.De gebruiker kan het aangeleverde bericht openen, bekijken en op de door hemgewenste manier verwerken in het Begeleidingsdossier. Deze functie gaat over hetbekijken van het bericht en de mogelijkheid om deze gegevens voor verdere ver-werking te gebruiken. Het verwerken van deze informatie in het Begeleidingsdossierzal plaat moeten vinden in de daarvoor bestemde functies.Deze functie betreft het handmatig verwerken van een bericht Begeleidingsdossierdat afkomstig is van een niet-Triple A-instelling. In het geval van een bericht afkom-stig van een Triple A-instelling wordt het bericht verwerkt middels de functie Inle-zen bericht Begeleidingsdossier.Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceFunctionaliteit:- Er wordt een gestructureerd overzicht getoond van de inhoud van het bericht (1) Dit overzicht toont de begeleidingsdossier-items waaruit het dossier is opge- bouwd, zoals zorg, thuissituatie, leerbeperking etc. Deze indeling kan tussen instellingen verschillen.- De inhoud van (een deel van) het begeleidingsdossier wordt getoond (2) De inhoud van een geselecteerd begeleidingsdossier-item wordt getoond, bijvoor- beeld de lijst met documenten in het zorgdossier, of de documenten met betrek- king tot de thuissituatie. Deze documenten kunnen hier ook worden geopend.- Selecteren en overnemen van informatie (3) Een document of een deel van de informatie worden geselecteerd en door middel van een andere functie van het systeem worden opgenomen in het Begeleidings- dossierControlesIn de gehele functie mogen geen mutaties gedaan worden.ActiesActies bij interface-element 1:- Een begeleidingsdossier-item kan worden geselecteerd en geopend
  • 90 DIGITALE OVERDRACHT DEELNEMERGEGEVENS Acties bij interface-element 2: - Een specifiek document kan worden geopend met de bijbehorende (kantoor) applicatie(s). Acties bij interface-element 3: - Een andere functie (onderhouden Begeleidingsdossier) van het systeem wordt parallel opgestart. - De optie om bepaalde gegevens of een heel document over te hevelen van het bericht Begeleidingsdossier naar de functie onderhouden Begeleidingsdossier. Gegevens Gegevensset: Bericht begeleidingsdossier Gegeven: Identificatie Deelnemer - Burgerservicenummer - NAW-gegevens - etc. Gegeven: Begeleidingsitem(s) - titel item - item groep - classificatie (set van aanpasbare classificatiegegevens) • zorgitem • leerbeperking • thuissituatie • etcetera - eventueel verwijzing naar set van documenten - eventueel notitie - (eigenaar item) Gegevensset: Aanvrager Gegeven: Aanvrager Attributen: - Verwijzing naar bekende relatie (waarin: NAW, naam instellingen etc. beschikbaar is) - E-mail-adres - Gebruikersnaam en Wachtwoord voor toegang tot download site
  • COLOFONTriple A, Eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: Triple A, Zoetermeer Fotografie: Beeldsmaak AmersfoortVormgeving en opmaak: Linda van Drie, Amersfoort, Opmaak: Sonja Kamer, Amersfoort Druk: Drukkerij Wilco, Amersfoort Op het gebruik van dit materiaal is een Creative Commons Licentie van toepassing.Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.
  • Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl
  • EXTERNE VERANTWOORDING 1FUNCTIONEEL ONTWERPEXTERNE VERANTWOORDING
  • 2 EXTERNE VERANTWOORDING
  • EXTERNE VERANTWOORDING 3 INLEIDING In dit deel van de encyclopedie vindt u het functionele ontwerp van de externeExterne verantwoording heeft verantwoording.een sterke relatie met de kern-registratie deelnemergegevens. Dit ontwerp geeft inzicht in de gewenste functionaliteit. Dit staat los van de onder-De kernregistratie bevat immers steuning daarvan door een concreet ICT-systeem. De hier beschreven functionaliteitgegevens die in een instelling kan uiteindelijk worden gerealiseerd als onderdeel van een ander ICT-systeem ofmoet kunnen uitwisselen in het als één of meer aparte ICT-systemen.kader van externe verantwoordingen bekostiging. De mutaties die Beschrijvend en technisch gedeeltemoeten worden uitgewisseld met Dit document bestaat naast de inleiding uit twee delen. Een beschrijvend gedeelte,BRON ontstaan ook in de kernre- waarin u in verhaalvorm het gemaakte ontwerp kunt lezen en een technisch ge-gistratie. Het ligt daarom voor de deelte, waarin alle use cases, activiteitendiagrammen, functies en werkopdrachtenhand dat de uiteindelijke realisatie staan weergegeven.van de externe verantwoordingeen uitbreiding op het systeem In het beschrijvende gedeelte wordt u door de belangrijkste ‘delen’ van ons ont-voor de kernregistratie is. werp geloodst. Daarin wordt beschreven hoe het proces in elkaar zit en welke uit- gangspunten bij het ontwerpen zijn gehanteerd. Tevens is aangegeven waar zich de keuzemogelijkheden en vrijheidsgraden voor de onderwijsinstellingen bevinden. Het beschrijvende gedeelte bestaat ook uit twee delen. Ieder deel omvat een apart onderdeel van het ontwerp en heeft betrekking op een onderdeel van het proces van externe verantwoording. Elk deel valt uiteen in een aantal use cases. Aan het begin van het deel wordt via een overzichtsplaat duidelijk gemaakt waar u zich bevindt binnen het totaal aan use cases. In elk deel geven we naast de overzichtsplaat in beknopte vorm de uitgangspun- ten en keuzes weer die aan het ontwerp ten grondslag liggen. Daarna volgt een beschrijving van de use cases. Dat is een beschrijving van het proces vanuit het perspectief van een gebruiker van het systeem. Na het lezen van alle delen heeft u een indruk gekregen van de onderdelen waaruit het model bestaat, dat de grondslag vormt voor het functioneel ontwerp van de externe verantwoording. Mocht u daarin geïnteresseerd zijn, dan kunt u in het technische gedeelte de ge- detailleerde uitwerking van de use cases lezen. Het technische gedeelte bevat een ‘platte’ export uit de Triple A-wiki.
  • 4 EXTERNE VERANTWOORDING INHOUDSOPGAVE Inleiding 3 Beschrijvend en technisch gedeelte 3 Beschrijvend gedeelte 5 Deel I: Uitwisseling BRON 6 Uitgangspunten en keuzes 6 De uitwisseling met BRON 7 Het proces van uitwisseling 8 Andere terugkoppelingen 10 Monitoren uitwisseling BRON 11 Deel II: Toelevering verantwoordingsinformatie 12 Uitgangspunten en keuzes 12 Andere toeleveringen van verantwoordingsinformatie 12 Toelevering inburgering 12 Toeleveren opdrachtgevers 13 Toeleveren ad hoc rapportage 13 Technisch gedeelte 15
  • EXTERNE VERANTWOORDING 5BESCHRIJVEND GEDEELTE
  • 6 EXTERNE VERANTWOORDING DEEL I: UITWISSELING BRON Uitgangspunten en keuzes - De bestaande werkwijze voor de uitwisseling met BRON, gebaseerd op bestands- uitwisseling, wordt in ieder geval ondersteund - Daarnaast wordt een nieuwe werkwijze ondersteund, gebaseerd op berichtuitwis- seling - De instelling houdt zoveel mogelijk controle over de uitwisseling met BRON door middel van filtering van mutaties en monitoring van het proces van uitwisseling
  • EXTERNE VERANTWOORDING 7De uitwisseling met BRONOnder externe verantwoording verstaan we de aanlevering van deelnemerge-gevens, opleidingsgegevens en mogelijk andere gegevens aan derden met eenverplichtend karakter. Dit verplichtende karakter kan voortkomen uit wet- enregelgeving maar ook uit andere contractuele en niet-contractuele afspraken zoalsbijvoorbeeld specifieke subsidieaanvragen of afspraken met opdrachtgevers.De belangrijkste externe verantwoording die moet plaatsvinden is de uitwisselingmet BRON. BRON staat voor Basis Registratie Onderwijs Nummer. Dit is het basis-registratiesysteem bij de IB-Groep, waarin gegevens van de deelnemers in het VOen MBO worden opgeslagen. Deze gegevens worden door de overheid en IB-groepgebruikt om de bekostiging (inclusief subsidies) en studiefinanciering te bepalen.De onderwijsinstelling is verplicht minimaal een keer per twee weken gegevens uitte wisselen met BRON.Huidige situatie en toekomstige ontwikkelingenKenmerkend voor de manier waarop nu met BRON wordt uitgewisseld is dat mu-taties in de vorm van een mutatiebestand worden aangeleverd. Deze wordt doorBRON gecontroleerd en verwerkt, en middels een terugkoppelbestand aan de instel-ling teruggemeld. Net als het mutatiebestand bevat ook het terugkoppelbestandinformatie over een (mogelijk groot) aantal mutaties.In de toekomst wordt een continu uitwisselingsproces voorzien waarbij iedere mu-tatie als apart bericht met BRON kan worden uitgewisseld, waarop door BRON ookvoor iedere mutatie vrijwel direct een terugkoppeling wordt gestuurd.Daarnaast wordt er op dit moment met één of twee teldata rekening gehouden. Deinstellingen moeten ervoor zorgen dat uiterlijk op die data alle actuele gegevens bijBRON bekend zijn, omdat daarop de bekostiging wordt gebaseerd. In de toekomstwordt er naar verwachting gestreefd naar een voortdurend actueel BRON. Mutatiesworden direct met BRON uitgewisseld zodra ze bij de instellingen ontstaan. Het isook de vraag of de vaste telmomenten zullen blijven bestaan, omdat deze erg sa-menhangen met de huidige systematiek van bekostiging en onvoldoende rekeninghouden met flexibelere instroom van deelnemers.In het functioneel ontwerp houden wij rekening met de bestaande en de verwachtenieuwe situatie, bijvoorbeeld door zowel uitwisseling middels mutatiebestanden alslosse berichten te ondersteunen. Op dit moment zijn de voorzieningen bij BRONnog niet geschikt voor zo’n continu uitwisselingsproces. Onze verwachting is datdeze de komende jaren wel zullen worden gerealiseerd.
  • 8 EXTERNE VERANTWOORDING Wij zijn daarbij uitgegaan van de principes die door de overheid worden ontwikkeld in het kader van de overheidsservicebus (www.overheidsservicebus.nl), waardoor het onder andere mogelijk wordt om gestandaardiseerde XML-berichten tussen overheidsinstellingen uit te wisselen. In de hierna volgende beschrijving maken we waar nodig onderscheid in de huidige werkwijze met behulp van mutatiebestanden en de toekomstige situatie met losse mutatieberichten. Het proces van uitwisseling De basis voor de uitwisseling met BRON zijn de mutaties die in de kernregistratie ontstaan. Elke mutatie die moet worden uitgewisseld met BRON, zoals een inschrij- ving of wijziging van de gegevens van een deelnemer, wordt door de kernregistratie klaargezet ten behoeve van uitwisseling met BRON. Deze mutaties worden gecon- troleerd op de eisen die door BRON aan mutaties worden gesteld voordat deze voor uitwisseling worden aangeboden. Deze eisen zijn vastgelegd in het programma van eisen van BRON. Het filteren van mutaties De instelling heeft de mogelijkheid om bepaalde mutaties niet (of nog niet) met BRON uit te wisselen, om te voorkomen dat er mutaties worden aangeleverd waar- van duidelijk is dat ze zullen worden afgekeurd door BRON. Dat wordt gedaan met behulp van een zogenaamd filter, waarmee mutaties die aan bepaalde eigenschap- pen voldoen niet worden uitgewisseld, maar worden ‘geparkeerd’ voor uitwisseling op een later moment. De instelling heeft de mogelijkheid om dit filter te onderhouden, door voorwaarden toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. Deze voorwaarden hebben bijvoor- beeld betrekking op de ingangsdatum die niet te ver in de toekomst mag liggen of een opleiding waarvoor de accreditatie formeel nog niet afgegeven is etcetera. Daarnaast heeft de instelling de mogelijkheid om naar aanleiding van een gepar- keerde mutatie te besluiten een aanpassing te doen in de kernregistratie. Deze aanpassing zal dan leiden tot een nieuwe mutatie die wel door het filter komt. De oude, geparkeerde mutatie moet in zo’n geval kunnen worden verwijderd. Een ge- parkeerde mutatie kan uiteraard nooit gewijzigd worden; correcties op de gegevens moeten altijd via de kernregistratie worden doorgevoerd.
  • EXTERNE VERANTWOORDING 9 Aanlevering en terugkoppeling als mutatiebestand De uitwisseling met behulp van een mutatiebestand vindt periodiek plaats, op door de instelling te bepalen momenten. Deze aanlevering is in principe collectief per onderwijssoort dus apart voor bijvoorbeeld basisonderwijs en middelbaar beroeps- onderwijs. Op het moment van uitwisseling worden alle klaarstaande mutaties getoetst tegen het filter, inclusief de mutaties die in een eerdere uitwisseling zijn geparkeerd. Dit totaal aan mutaties wordt in een mutatiebestand gebundeld en met BRON uitgewisseld. Van alle verzonden mutaties wordt door BRON een terugkoppeling gegeven in de vorm van een terugkoppelbestand met de terugkoppeling op een bepaalde deelver- zameling van eerder verzonden mutaties. Zodra zo’n terugkoppelbestand beschik- baar is ontvangt de instelling daarvan bericht en kan het bestand worden opge- haald. Deze terugkoppeling geeft aan of de aangeleverde mutaties zijn goed- of afgekeurd en bevat informatie die de kwaliteit van het deelnemersbestand binnen de kernregistratie verhoogt of de gegevens verrijkt. Aanlevering en terugkoppeling als afzonderlijke mutatieberichtenWij anticiperen met deze beschrij- In het geval van uitwisseling van mutaties als losse berichten worden mutaties di-ving op ontwikkelingen die uitwis- rect met BRON uitgewisseld nadat deze zijn klaargezet door de kernregistratie. Elkseling van afzonderlijke mutatie- bericht wordt eerst getoetst aan het filter voordat het wordt verzonden. De berich-berichten mogelijk zullen maken. ten die op deze manier geparkeerd zijn worden met een bepaald interval, bijvoor-Wanneer er meer duidelijkheid beeld dagelijks of wekelijks, opnieuw aan het filter getoetst en alsnog met BRONkomt over de wijze waarop BRON uitgewisseld als de condities inmiddels zijn gewijzigd.dit zal gaan ondersteunen, zal dit We verwachten dat BRON in deze situatie van elke aangeleverde mutatie een terug-ontwerp mogelijk hierop aange- koppelbericht terugstuurt met dezelfde informatie die nu in de terugkoppelbestan-past moeten worden. den wordt uitgewisseld. Verwerking van de terugkoppeling De terugkoppeling op een mutatie bevat in de eerste plaats een statusmelding die een van de volgende waarden kan hebben. - Goedgekeurd, - Goedgekeurd met signaal, of - Afgekeurd Bij de status goedgekeurd met signaal en afgekeurd bevat de terugkoppeling een signaal (een attentiesignaal respectievelijk afkeuringssignaal). Deze signalen moeten worden opgepakt en leiden tot een aanpassing in de kernregistratie. Het is belangrijk dat de afhandeling van deze signalen goed gemonitord wordt door te
  • 10 EXTERNE VERANTWOORDING registreren of een signaal al is opgepakt en doorgevoerd in de kernregistratie. Daarnaast bevat de terugkoppeling ook aanvullende informatie die kan worden ge- bruikt om de registratie in de kernregistratie te verbeteren of aan te vullen. Indien de kernregistratie al informatie bevat die afwijkt van de teruggekoppelde gegevens, bijvoorbeeld afwijkende adresgegevens, dan worden de gegevens niet overschreven maar apart geregistreerd. Gegevens die nog niet bekend waren worden overgenomen. Andere terugkoppelingen Naast de aanlevering en terugkoppeling van mutaties wordt er naar aanleiding van de BRON-uitwisseling nog andere informatie met de instelling uitgewisseld. Ook die informatie moet in de kernregistratie worden verwerkt. Het gaat om de volgende drie terugkoppelingen. - De BRON-foto - Een terugmelding van CFI - Sleutelmutaties De BRON-foto Op een vastgestelde teldatum (één of enkele malen per jaar) wordt door BRON een zogenaamde BRON-foto gemaakt van de geregistreerde gegevens. Deze BRON-foto wordt aan de instelling aangeleverd om inzicht te krijgen in de eventuele verschillen tussen BRON en de eigen administratie, en als basis voor de accountantscontrole op de bekostiging. De instelling kan deze BRON-foto inlezen en vergelijken met de geregistreerde gegevens in de kernregistratie. Bij constatering van verschillen of onjuistheden kan er een aanpassing nodig zijn in de kernregistratie, of er kan een mutatiebericht aan BRON worden verzonden om het verschil te corrigeren. Terugmelding CFI Het CFI (Centrale Financiën Instellingen) is een uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap die onder andere de bekostiging van de instellingen uitvoert. De hiervoor beschreven BRON-foto wordt ook naar het CFI gestuurd. Het CFI beoordeelt deze gegevens en bepaalt op basis daarvan (met behulp van een zogenaamde beslisboom) wat de omvang van de bekostiging is waarop de instelling recht heeft. Deze bevindingen worden geaggregeerd terugge- meld in een overzicht aan de instellingen. Ook dit overzicht kan aanleiding geven om gegevens in de kernregistratie te cor- rigeren.
  • EXTERNE VERANTWOORDING 11Sleutelmutaties BRONBRON maakt gebruik van een aantal identificerende kenmerken van een deelnemer.Het kan voorkomen dat deze gegevens wijzigen, bijvoorbeeld als gevolg van eenwijziging in de gegevens die in de gemeentelijke basisadministratie zijn opgeno-men. Het gaat dan met name om de toekenning van een burgerservice-nummeraan een deelnemer die alleen nog over een tijdelijk burgerservice-nummer beschikte,een correctie op de geboortedatum of een adreswijziging.Als dat het geval is wordt de instelling hiervan op de hoogte gesteld middels deaanlevering van een bestand met sleutelmutaties. Deze sleutelmutaties moetenworden verwerkt in de kernregistratie.Monitoren uitwisseling BRONOmdat de uitwisseling met BRON de basis vormt voor de bekostiging van de instel-ling is het van groot belang dat de uitwisseling met BRON goed wordt gemonitord.Deze monitoring houdt in dat er achteraf een goed inzicht is in de momentenwaarop uitwisseling heeft plaatsgevonden, de signalen en afkeuringen die hebbenplaatsgevonden en de tijdigheid waarmee mutaties daadwerkelijk zijn aangeleverd.Naar aanleiding van deze monitoring moeten ook passende acties ondernomen kun-nen worden. Dit kan betekenen dat de hele uitwisseling met BRON tijdelijk wordtstilgezet, of dat bepaalde regels aan het filter worden toegevoegd om te zorgen datbepaalde mutaties (nog) niet verzonden worden. Als blijkt dat signalen niet, of niettijdig leiden tot aanpassingen in de kernregistratie, dan moet ook daar passendeactie op ondernomen worden.
  • 12 EXTERNE VERANTWOORDING DEEL II: TOELEVERING VERANTWOORDINGSINFORMATIE Uitgangspunten en keuzes - Ook informatie die wordt gevraagd, waarvoor strikt genomen geen verplichting tot aanlevering bestaat, kan worden gezien als verantwoordingsinformatie - De ad hoc rapportages zijn maatwerk-rapportages in de zin dat deze naar aanlei- ding van een concrete vraag worden gedefinieerd. De andere rapportages zijn zo veel mogelijk standaardrapportages
  • EXTERNE VERANTWOORDING 13Andere toeleveringen van verantwoordingsinformatieNaast de uitwisseling met BRON is er nog een aantal andere uitwisselingen met eenverplichtend karakter. In de meeste gevallen is van tevoren wel bekend om welkegegevens het gaat, zoals bij de uitwisselingen in het kader van de Wet Inburgering,of in het geval van afspraken met opdrachtgevers. In enkele gevallen moet erad hoc op een informatievraag kunnen worden gereageerd.Toeleveren inburgeringVoor cursussen die vallen onder de Wet Inburgering en de regelingen voor vrijwil-lige inburgering is het noodzakelijk dat de instelling beschikt over het KeurmerkInburgeren. Dit keurmerk wordt beheerd door de stichting Blik op Werk. Om ditkeurmerk te krijgen en te behouden moet de instelling gegevens volgens een afge-sproken formaat aanleveren aan de stichting Blik op Werk.Deze uitwisseling vindt periodiek plaats zoals vastgelegd in de handleiding Keur-merk Inburgeren. In deze handleiding is ook vastgelegd welke gegevens uitgewis-seld moeten worden. Het gaat hier grotendeels over aantallen deelnemers die heb-ben deelgenomen onderverdeeld naar verschillende profielen, het aantal diploma’sen beëindigde cursussen. Daarnaast worden ook gegevens gevraagd over hetaantal begeleiders en klachten en tevredenheid van deelnemers en opdrachtgevers.Om het Keurmerk Inburgeren te behouden houdt de stichting Blik op Werk meerde-re keren per jaar een audit. De uitkomst van deze audit wordt aan de instelling terbeschikking gesteld. Op basis daarvan zijn mogelijk aanpassingen op de gegevensin de kernregistratie nodig.Toeleveren opdrachtgeversIn het geval van contractonderwijs is er geen sprake van individuele deelnemers diezich direct inschrijven. In plaats daarvan sluit een opdrachtgever (bijvoorbeeld eenbedrijf of een gemeente) een collectief contract met de instelling voor onderwijsaan een groep deelnemers. De deelnemers melden zich vervolgens aan binnen hetafgesloten contract.In dat geval worden er in het contract met de opdrachtgever afspraken gemaaktover rapportages die de instelling ter verantwoording van het geleverde onderwijsmoet aanleveren. Meestal vindt deze rapportage plaats na afloop van de contractu-ele periode, maar soms ook tussentijds.Het gaat daarbij veelal om gegevens uit de kernregistratie, zoals informatie over dedeelnemers die zich hebben aangemeld. Daarnaast kan ook informatie uit andere
  • 14 EXTERNE VERANTWOORDING bronnen relevant zijn, zoals gegevens over absentie en gerealiseerde uren. In som- mige gevallen moeten gegevens nog handmatig worden aangevuld of geaggregeerd om aan de wensen van de opdrachtgever te kunnen voldoen. Toeleveren ad hoc rapportage Naast de hierboven genoemde toelevering van verantwoordingsinformatie krijgt de instelling ook regelmatig een ad hoc verzoek van een externe partij, zoals de onderwijsinspectie, MBO 2010 of het Colo om informatie over deelnemers aan te leveren. Hoewel niet al deze aanvragen een verplichtend karakter hebben, zijn er vele overwegingen om toch aan een dergelijk verzoek tegemoet te willen komen. Het gaat hierbij om zeer uiteenlopende informatievragen, variërend van uitvalper- centages, keuzegedrag van deelnemers tot gegevens over resultaten en aanwezig- heid. Het proces om deze gegevens te verzamelen, te controleren en te presenteren in het gewenste formaat kan zeer tijdrovend en ingewikkeld zijn. Vaak zal infor- matie uit verschillende systemen afkomstig zijn en moeten de gegevens worden samengevoegd, ontdubbeld, gecorrigeerd en geaggregeerd. In tegenstelling tot de toelevering inburgering en opdrachtgevers is de ad hoc toe- levering in de meeste gevallen maatwerk. De rapportage kan pas worden gedefi- nieerd als de vraag bekend is, terwijl voor inburgering en opdrachtgevers veel met standaardrapportages gewerkt kan worden.
  • EXTERNE VERANTWOORDING 15TECHNISCH GEDEELTE
  • 16 EXTERNE VERANTWOORDING INHOUDSOPGAVE Inleiding 18 USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN EN OPSOMMING FUNCTIES 20 Aanleveren aan BRON 20 Beoordelen geparkeerde mutaties 23 Terugkoppeling BRON 26 Verwerking BRON-foto 29 Terugmelding CFI 32 Monitoren uitwisseling BRON 35 Sleutelmutaties BRON 37 Onderhouden filter 39 Aanleveren gegevens Keurmerk Inburgeren 41 Resultaat audit verwerken 44 Toeveren opdrachtgevers 46 Toeleveren ad hoc rapportage 49 FUNCTIES 52 Filteren en parkeren mutatie 52 Versturen mutatie 53 Raadplegen te versturen mutaties 54 Aanmaken en opslaan te versturen mutatiebestand 55 Beoordelen geparkeerde mutatie 56 Onderhouden van filter 58 Inactiveren geparkeerde mutatie 59 Inlezen terugkoppelbestand 60 Inlezen retourbericht 61 Verwerken status BRON 62 Raadplegen teruggekoppelde meldingen bron 64 Aanvullen BRON-gegevens in KRD 65 Verwerkingen afkeuringen en signalen 67 Inlezen BRON-foto 68 Vergelijken BRON-foto met KRD 70 Raadplegen / doorzoeken verschillenbestand 72 Inlezen CFI terugmeldingsoverzicht 73 Vergelijken CFI terugmeldingsoverzicht met KRD 75 Raadplegen / doorzoeken vergelijkingsbestand 76 Blokkeren berichtenverkeer 78 Raadplegen logboek (BRON)administratie 79
  • EXTERNE VERANTWOORDING 17Raadplegen BRON-foto 81Raadplegen CFI terugmeldingsoverzicht 82Raadplegen aanvullende BRON-gegevens 83Beheren rapportagegegevenssetsjablonen 84Maken KRD rapportagegegevensset 85Beheren rapportagegegevenssets 87Bewerken rapportagegegevens 88Beheren rapportagesjablonen 90Maken rapportage 91Bijwerken administratie Keurmerk 93
  • 18 EXTERNE VERANTWOORDING INLEIDING In dit technische gedeelte van het functioneel ontwerp van de externe verant- woording vindt u de gedetailleerde uitwerking van de use cases, werkopdrachten, activiteitendiagrammen en functies, zoals opgesteld in de werkbijeenkomsten met de deskundigen van de instellingen. In dit technische gedeelte vindt u de informatie die door deze deskundigen is vastgesteld in de Triple A-wiki. Onderstaand figuur geeft de samenhang van de use cases voor de externe verant- woording weer. Een use case beschrijft het van buitenaf zichtbare gedrag van het systeem, vanuit het perspectief van de gebruiker. Een use case heeft een concrete aanleiding en een concreet resultaat, en beschrijft de processtappen van gebruikers van het systeem die moeten leiden tot dit concrete resultaat. De use cases zijn daarmee de eenhe- den van functionaliteit vanuit de gebruiker gezien. Het totaal aan use cases geeft antwoord op de vraag ‘wat moet het systeem ondersteunen?’. Voor de beschrijving van een use case is een standaardformaat gebruikt dat is afge- leid van de binnen UML (Unified Modeling Language) gangbare manier van beschrij- ven. Dit format wordt hieronder weergegeven.
  • EXTERNE VERANTWOORDING 19 Een use case staat niet op zichzelf. Er liggen vaak verbanden tussen de verschillende use cases, omdat het resultaat van de ene use case vaak de aanleiding is voor een andere. Deze verbanden noemen we werkopdrachten. Een werkopdracht behelst niet het overdragen van gegevens, maar meer het initiëren van een andere use case. In bovenstaand procesmodel zijn de use cases in samenhang gebracht door werkopdrachten tussen de use cases te tekenen door middel van pijlen. Vervolgens zijn de use cases nog een stap dieper uitgewerkt in een activiteiten- diagram. In een activiteitendiagram wordt de beschrijving van de acties gemodel- leerd zodat de logica van het proces preciezer is gedefinieerd en duidelijk is onder verantwoordelijkheid van welke actor een activiteit wordt uitgevoerd. Er is per use case één activiteitendiagram gemaakt.Leeswijzer Onder de activiteitendiagrammen is per use case een opsomming van functies ge-Voor uw leesgemak worden in dit maakt. Dit zijn de functies die het systeem moet bieden om het beschreven procestechnisch gedeelte de volgende te kunnen ondersteunen. Onder functies worden hier concrete onderdelen van eensymbolen in de kantlijn gebruikt: ICT-systeem verstaan, zoals schermen of rekenfuncties. Wanneer het een use De laatste paragraaf van dit technisch gedeelte geeft een meer gedetailleerde be- case betreft schrijving van de geïnventariseerde functies. Om tot deze functies te komen wordt uitgegaan van de activiteiten in de activiteitendiagrammen. Voor elke activiteit (of Wanneer het een activi- enkele opeenvolgende activiteiten) wordt vastgesteld welke ICT-functies nodig zijn teitendiagram betreft om de betreffende activiteit uit te voeren. Zo ontstaat een verzameling functies die nodig is om de use case te ondersteunen. Sommige functies zijn voor meerdere Wanneer het een functie activiteiten, in verschillende use cases toepasbaar. betreft
  • 20 EXTERNE VERANTWOORDING USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN EN OPSOMMING FUNCTIES AANLEVEREN AAN BRON De aanlevering aan BRON geschiedt in principe collectief per onderwijssoort (BO, BA, ED, VAVO en VO). Het moet echter mogelijk zijn om mutaties uit te sluiten van aanlevering en specifieke mutaties te versturen (bijvoorbeeld. voor 1 deelnemer). Als er mutaties klaarstaan die vanuit Kernregistratie deelnemergegevens verstuurd moeten worden naar BRON, gaan we ervan uit dat die voldoet aan het PvE van BRON en dat daar controle op heeft plaatsgevonden. Vóór het verzenden wordt een filter toegepast. Na de toetsing door het filter wordt de mutatie verstuurd naar BRON of wordt de mutatie geparkeerd. In het laatste geval moet deze elke dag opnieuw aangeboden worden aan het systeem en weer getoetst worden door het filter. Uiteindelijke resultaat is dat de mutatie is verstuurd naar BRON. Use case Aanleiding Er staan mutaties klaar vanuit kernregistratie deelnemergegevens die verstuurd moeten worden. Uitgangspunt is dat de mutatie vanuit kernregistratie deelnemer- gegevens voldoet aan het PvE BRON en dat daar controle op heeft plaatsgevonden voordat de mutatie is klaargezet. Actoren De contactpersoon met BRON. Doel Het actualiseren van de gegevens in BRON (conform het PvE BRON.) Beschrijving acties - Het controleren van de te versturen gegevens door een door de instelling inge- steld filter (zie use case Onderhouden filter). - Na toetsing, filter versturen van de mutatie naar BRON of mutatie parkeren. - Het wel/niet verzonden zijn van de mutatie registreren in de kernregistratie (zie Status mutatie BRON). - Indien de mutatie is geparkeerd moet deze elke dag opnieuw worden aangeboden aan het filter. Resultaat De niet-gefilterde mutaties zijn verstuurd naar BRON.
  • EXTERNE VERANTWOORDING 21FrequentieContinu.WerkopdrachtenOverige opmerkingenUitgangspunt is een continue uitwisseling met BRON op het moment dat eenmutatie ontstaat, door middel van berichten. Vooralsnog geschiedt de uitwisselingbatchgewijs. Het systeem moet beide functionaliteiten ondersteunen.
  • 22 EXTERNE VERANTWOORDING Activiteitendiagram Functies - Filteren en Parkeren mutatie (Niet interactief) Bij aanlevering middels individuele berichten: - Versturen mutatie (Niet interactief) Bij batch-gewijze aanlevering: - Raadplegen te versturen mutaties (Interactief) - Aanmaken en opslaan te versturen mutatiebestand (Interactief en Niet-interactief)
  • EXTERNE VERANTWOORDING 23BEOORDELEN GEPARKEERDE MUTATIES Voor mutaties die niet door het filter heen komen, geldt dat zij aan bepaalde voorwaarde(n) niet voldoen. Er zijn mutaties die nog niet verzonden kunnen worden, bijvoorbeeld omdat een datum in de toekomst ligt. Als de voorwaarde verandert wordt het filter aangepast zodat de mutatie toch naar BRON kan worden verstuurd. Een andere mogelijkheid is het aanpassen van de mutatie zodat die niet meer aangeboden wordt aan het filter. Use case In de use case Aanlevering aan BRON wordt een deel van de BRON-mutaties door een filter geparkeerd. Sommige geparkeerde mutaties zullen na verloop van tijd alsnog door het filter heenvallen en verstuurd worden naar BRON, bijvoorbeeld omdat een bepaalde datum bereikt is. Andere vergen een ingreep. Of een ingreep nodig is moet beoordeeld worden. De beoordeling en de ingreep vinden plaats in deze use case. Aanleiding Periodiek, mits er geparkeerde mutaties zijn, geparkeerd tijdens de use case Aanle- vering aan BRON. Actoren De contactpersoon met BRON. Doel Het reduceren van het aantal geparkeerde mutaties (waarvoor een ingreep nodig is.) Beschrijving acties - Beoordelen of een ingreep nodig is voor een mutatie. Een ingreep kan zijn: • Het aanpassen van het filter (werkopdracht Aanpassen filter naar aanleiding van beoordelen BRON-mutatie). (Indien het BRON-mutatiebericht onterecht wordt tegengehouden.) Of • De gegevens in de kernregistratie aanpassen, zodanig dat een nieuw bijbeho- rend BRON-mutatie bericht niet opnieuw wordt tegengehouden door het filter. Bij de aanpassing ontstaat een nieuw BRON-mutatiebericht (behalve als de mutatie alleen opgeheven wordt).
  • 24 EXTERNE VERANTWOORDING • Het oude geparkeerde BRON-mutatiebericht inactiveren of verwijderen, zodat het niet meer aangeboden wordt aan het filter (en dus niet meer verzonden wordt naar BRON). (Dit moet alleen gebeuren indien er inmiddels een nieuw BRON-mutatiebericht is ontstaan in de vorige stap). Resultaat De mutatie is verstuurd naar BRON of vervangen door een aangepaste versie. Frequentie Groot aantal keer per week. Werkopdrachten
  • EXTERNE VERANTWOORDING 25ActiviteitendiagramFuncties- Onderhouden van filter (Interactief)- Inactiveren geparkeerde mutatie (Interactief)
  • 26 EXTERNE VERANTWOORDING TERUGKOPPELING BRON Er komt een retourbericht vanuit de IB-Groep naar aanleiding van een verzonden mutatie met informatie die de kwaliteit van het deelnemersbestand binnen de Kernregistratie deelnemersgegevens (KRD) verhoogt of de gegevens verrijkt. Het systeem verwerkt deze terugkoppeling. Indien een veld in de KRD niet is ingevuld, slaat het systeem deze aanvullende gegevens op. In andere gevallen (zoals afwij- kende postcode GBA-adres) worden de gegevens in een andere tabel opgeslagen zodat de bestaande gegevens niet overschreven worden. De status en datum van de ontvangen mutatie in de KRD wijzigt in: - Goedgekeurd, - Goedgekeurd met signaal, of - Afgekeurd De mutaties met ‘goedkeuringen met signaal’ en de ‘afkeuringen’ worden gewijzigd in de KRD. Use case BRON geeft terugkoppeling over de BRON-mutaties die door de instelling naar BRON zijn verzonden. Deze terugkoppeling gaat ten eerste over de acceptatie van de BRON-mutaties door BRON (goedgekeurd en afgekeurd). Ten tweede kan de terugkoppeling een signaal bevatten, bij afkeuring (afkeursignaal) en soms bij goedkeuring (attentiesignaal) (bijvoorbeeld signaal 836: ‘Deze leerweg bestaat niet voor deze opleiding’). Ten derde verstrekt BRON afwijkende en aanvullende gege- vens aan de onderwijsinstelling. De instelling kan al deze soorten terugkoppeling gebruiken voor het verbeteren van de eigen administratie. Aanleiding Er komt een retourbericht vanuit de IB-Groep naar aanleiding van een verzonden mutatie. Actoren De contactpersoon met BRON. Doel - Het verhogen van de kwaliteit van het deelnemersbestand binnen de kernregistra- tie deelnemergegevens. - Het verrijken van de gegevens in het deelnemersbestand binnen de kernregistra- tie deelnemergegevens.
  • EXTERNE VERANTWOORDING 27Beschrijving acties- Het inlezen van het retourbericht.- De status en de datum van de ontvangen mutatie BRON wijzigen in ‘goedgekeurd’, ‘goedgekeurd met signaal’ of ‘afgekeurd’ (zie Status mutatie BRON).- (bij goedkeuring) Aanvullende gegevens van BRON opslaan in de kernregistratie deelnemers. Indien het betreffende gegevensveld in de kernregistratie niet is gevuld (bijvoorbeeld ontbrekend burgerservicenummer aanvullen) dan wordt het gevuld met het gegeven uit het BRON terugkoppelbericht. In het andere geval (bijvoorbeeld afwijkende postcode GBA-adres) wordt het gegeven apart opgesla- gen. (Bestaande gegevens worden dus niet overschreven.)- (bij goedkeuring) Het handmatig verwerken van signalen binnen de kernregistra- tie deelnemergegevens.- (bij afkeuring) Het handmatig verwerken van afkeuringen binnen de kernregistra- tie deelnemersgegevens.ResultaatDe terugkoppeling van de IB-Groep is verwerkt in het systeem.FrequentieContinu (bij berichtcommunicatie) en wekelijks (bij batchcommunicatie).WerkopdrachtenOverige opmerkingenAandacht voor goede mogelijkheden om te kunnen controleren of de benodigdeaanpassingen als gevolg van terugkoppeling IBG in de kernregistratie deelnemerge-gevens ook daadwerkelijk zijn doorgevoerd.Uitgangspunt is een continue uitwisseling met BRON op het moment van een ont-stane mutatie op basis van berichten. Vooralsnog geschiedt de uitwisseling batch-gewijs. Het systeem moet beide functionaliteiten ondersteunen.
  • 28 EXTERNE VERANTWOORDING Activiteitendiagram Functies Bij batch-gewijze aanlevering: - Inlezen terugkoppelbestand (Interactief) Bij aanlevering middels individuele berichten: - Inlezen retourbericht (Niet-interactief) In beide gevallen: - Verwerken status BRON (Niet-interactief) - Raadplegen teruggekoppelde meldingen BRON (Interactief) - Aanvullen BRON-gegevens in KRD (Niet-interactief) - Verwerken Afkeuringen en Signalen (interactief)
  • EXTERNE VERANTWOORDING 29VERWERKING BRON-FOTO Een BRON-foto is een weergave van de gegevens in BRON-gerelateerd aan een teldatum. Als er een brief van de IB-Groep komt met het bericht dat een BRON-foto klaar staat op de beveiligde site van de IB-Groep, kan dat twee doelen hebben: - Inzicht krijgen in de verschillen tussen BRON en de gegevens in de kernregistratie deelnemergegevens. - Een basis vormen voor de accountantscontrole op de bekostigingsgegevens. De BRON-foto en de eventuele verschillen worden opgenomen in het systeem. Use Case Een BRON-foto is een weergave van de gegevens in BRON gerelateerd aan een teldatum. Er zijn 4 soorten BRON-foto’s, te weten: BO, BA, ED/VAVO en VO (zie PvE BRON). Aanleiding De brief van de IB-Groep dat een BRON-foto klaar staat op de beveiligde site van de IB-Groep. Actoren De contactpersoon met BRON. Doel Een of meer van onderstaande doelen kan van toepassing zijn: - Inzicht krijgen in de verschillen tussen BRON en de gegevens in de kernregistratie deelnemergegevens. - De gegevens die in deze use case worden opgeslagen zijn de basis voor de rappor- tage aan de accountant voor de accountantscontrole (op de bekostigingsgegevens.) Beschrijving acties - Het ophalen en opslaan van de BRON-foto op de beveiligde site van de IB-Groep. - Het inlezen van de BRON-foto in de kernregistratie deelnemergegevens. - Het bijwerken van de administratie van de ingelezen BRON-foto’s. - Het vergelijken van de BRON-foto met de gegevens in de kernregistratie deelne- mergegevens. - Bij bovenstaande actie worden ook alle deelnemer/opleiding-combinaties gere- gistreerd die bekostigingsrelevant zijn. Deze gegevens zijn ook de basis voor de accountantscontrole.
  • 30 EXTERNE VERANTWOORDING - Het opslaan van het verschillenbestand in de kernregistratie deelnemergegevens. - Bij constatering van verschillen het aanpassen van de gegevens in de kernre- gistratie deelnemergegevens die leiden tot een (accountants)mutatie in BRON (Werkopdracht aanpassen gegevens) tot het moment dat de definitieve foto is afgegeven door de IB-Groep. Resultaat De foto is opgehaald van de site van de IB-Groep en opgenomen in het systeem of de administratie. Frequentie Een aantal malen per jaar. Werkopdrachten Overige opmerkingen De BRON-foto kan de status voorlopig of definitief hebben met versie en datum.
  • EXTERNE VERANTWOORDING 31ActiviteitendiagramFuncties- Inlezen BRON-foto (Interactief en Niet-interactief)- Vergelijken BRON-foto met KRD en opslaan verschillen bestand (Interactief en Niet-interactief)- Raadplegen / doorzoeken verschillen bestand (Interactief)
  • 32 EXTERNE VERANTWOORDING TERUGMELDING CFI CFI: Centrale Financiën Instellingen - een uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Op verschillende momenten in het jaar stuurt de IB-Groep een BRON-foto naar de instelling en tevens naar de CFI. De CFI beoordeelt de gegevens in de foto op basis van de beslisboom en meldt de bevindingen geaggregeerd terug in een overzicht aan de instellingen. Dit overzicht vormt de basis voor de bekostiging van de instel- ling en wordt verwerkt in het systeem. Use case Op verschillende momenten in het jaar stuurt de IB-Groep een BRON-foto naar de instelling en tevens naar CFI. CFI beoordeelt de gegevens in de foto op basis van de beslisboom en meldt de bevindingen geaggregeerd terug in een overzicht aan de instellingen. Het terugmeldingsoverzicht van CFI vormt de basis voor de bekostiging van de instelling. Aanleiding Een overzicht terugmeldingen dat door CFI is verstuurd aan de instelling. Het overzicht wordt verstuurd op papier en tijdelijk digitaal beschikbaar gesteld op de beveiligde site van CFI. Actoren De contactpersoon van BRON. Doel Een of meer van onderstaande doelen kan van toepassing zijn: - Inzicht krijgen in de verschillen tussen te bekostigen gegevens volgens CFI en de gegevens in de kernregistratie deelnemergegevens. - Basis voor de accountantscontrole op de bekostigingsgegevens. Beschrijving acties - Het ophalen en opslaan van het terugmeldingsoverzicht CFI op de beveiligde site van het CFI. - Het inlezen van het terugmeldingsoverzicht CFI in de kernregistratie deelnemer- gegevens. Het terugmeldingsoverzicht van CFI bevat alleen aantallen deelnemers die voor bekostiging in aanmerking komen per crebo, leerweg (BOL, BBL), intensi- teit (voltijd, deeltijd) - Het bijwerken van de administratie van de ingelezen terugmeldingsoverzichten.
  • EXTERNE VERANTWOORDING 33- Het vergelijken van het terugmeldingsoverzicht CFI met de gegevens in de kern- registratie deelnemergegevens. Hier worden de aantallen die door CFI worden gemeld vergeleken met de aantallen die kunnen worden afgeleid uit de kernregis- tratie (telling van alle bekostigingsrelevante deelnemers)- Het opslaan van het vergelijkingsbestand.- Bij constatering van verschillen het aanpassen van de gegevens in de kernregis- tratie deelnemergegevens die leiden tot een (accountants)mutatie in BRON tot het moment dat de definitieve foto is afgegeven door de IB-Groep.Resultaat- Een vergelijking tussen het CFI terugmeldingsoverzicht met de bekostigingsrele- vante deelnemers in de kernregistratie- Naar aanleiding daarvan in gang gezette wijzigingen in de kernregistratieFrequentieEen aantal keren per jaar.WerkopdrachtenOverige opmerkingenEen mogelijkheid voor vergelijking van deze cijfers met een elders vastgelegdeprognose.Aandacht voor goede mogelijkheden om te kunnen controleren of de benodigdeaanpassingen als gevolg van terugmelding CFI in de kernregistratie deelnemerge-gevens ook daadwerkelijk zijn doorgevoerd.
  • 34 EXTERNE VERANTWOORDING Activiteitendiagram Functies - Inlezen CFI terugmeldingsoverzicht (Interactief en Niet-interactief) - Vergelijken CFI terugmeldingsoverzicht met KRD en opslaan vergelijkingsbestand (Niet-interactief en Interactief) - Raadplegen / doorzoeken vergelijkingsbestand (Interactief)
  • EXTERNE VERANTWOORDING 35MONITOREN UITWISSELING BRON Om een bestand te krijgen waarmee vanuit de gegevens op deelnemersniveau gecumuleerd en geaggregeerd kan worden en dat inzicht geeft in aantallen, soort signalen en tijdigheid van gemelde mutaties is het zaak om de gegevensuitwisseling met BRON te sturen en te bewaken. Hiertoe is het nodig verschillende uitwisselings- momenten te registreren, te blokkeren of te bewaken. Use case Aanleiding Periodiek. Actoren De contactpersoon van BRON. Doel Het behouden danwel verhogen van de vereiste kwaliteit van de uitwisseling met BRON. Dit behelst het tijdig (binnen de wettelijk vastgestelde termijnen) correct aanleveren van gegevens aan BRON. Beschrijving acties - Het bewaken van de uitwisseling met BRON, bestaande uit een aantal raadpleeg- activiteiten. • Het raadplegen van de uitwisselingsmomenten. • Het raadplegen van het aantal en soort signalen vanuit BRON per aanlevermo- ment. • Het raadplegen van het aantal signalen per deelnemer per soort mutatie/volg- nummer vanuit BRON gerelateerd aan aanlevermomenten. • Het raadplegen van wel of niet buiten de wettelijk vastgestelde termijn gemelde mutaties per deelnemer per soort mutatie/volgnummer. - Naar aanleiding van het bewaken van de uitwisseling ondernemen van passende actie. • Het volledig blokkeren van het berichtenverkeer (in- en uitgaand) als blijkt dat er te veel fouten of afkeuringen van berichten zijn • Het aanpassen van het filter (middels de werkopdracht Aanpassen filter naar aanleiding van beoordelen BRON-mutatie) zodat bepaalde mutaties niet langer met BRON worden uitgewisseld • Signaleren dat aanpassingen niet tijdig in de kernregistratie deelnemergege- vens zijn doorgevoerd.
  • 36 EXTERNE VERANTWOORDING Resultaat De uitwisseling met BRON voldoet aan de termijnen voor aanlevering aan BRON met een zo hoog mogelijke kwaliteit. Frequentie Continu. Werkopdrachten Geen. Functies - Blokkeren berichtenverkeer (Interactief en Niet-interactief) - Raadplegen logboek (BRON)administratie
  • EXTERNE VERANTWOORDING 37SLEUTELMUTATIES BRON Als er een brief van de IB-Groep komt met het bericht dat er een zogenaamd sleutelbestand klaarstaat, moet de contactpersoon met BRON de gegevens uit dit bestand indien nodig aanpassen, zodat de gegevens van BRON en de kernregistra- tie gelijk zijn. Use case Sleutelgegevens zijn identificerende gegevens over de deelnemer, die door BRON worden gebruikt. De IB-Groep verstrekt regelmatig een overzicht van gewijzigde sleutelgegevens. Het doel van dit overzicht is het op de hoogte brengen van de onderwijsinstelling van wijzigingen die door de IB-Groep zijn doorgevoerd, zonder dat hier een melding van uw school aan vooraf is gegaan. Deze wijzigingen komen meestal voort uit wijzigingen in de gemeentelijke basisadministratie. Aanleiding Een brief van de IB-Groep dat er een overzicht met gewijzigde sleutelgegevens (zogenaamd sleutelbestand) klaar staat op haar beveiligde website. Actoren De contactpersoon met BRON. Doel Het actualiseren van de sleutelgegevens in de kernregistratie deelnemers op basis van nieuwe gegevens uit BRON. Beschrijving acties - Downloaden van een overzicht met gewijzigde sleutelgegevens van de beveiligde website van de IB-Groep. - Het beoordelen van de sleutelmutaties op juistheid. - Indien nodig, het aanpassen van de kernregistratie deelnemers (Werkopdracht aanpassen gegevens). Resultaat De sleutelgegevens van BRON en de kernregistratie deelnemers zijn gelijk. Frequentie Regelmatig, 1x per maand.
  • 38 EXTERNE VERANTWOORDING Werkopdrachten Functies Dit is een grotendeels handmatig proces waarbij uitsluitend functies van de Kernre- gistratie worden gebruikt.
  • EXTERNE VERANTWOORDING 39ONDERHOUDEN FILTER Om te voorkomen dat er BRON-mutaties worden aangeleverd waarvan duidelijk is dat ze zullen worden afgekeurd door BRON, moet de instelling zelf een aantal voorwaarden kunnen aangeven waaraan de aan te leveren BRON-mutatie wordt getoetst voordat deze werkelijk aangeleverd wordt. Voldoet de mutatie niet aan de gestelde voorwaarden, dan mag deze niet worden aangeleverd maar gaat naar de ‘geparkeerde’ mutaties. Als de mutatie wel voldoet aan de voorwaarden kan deze aangeleverd worden aan BRON. Per onderwijssoort (VO, VA, BO, BA en ED) moet een filter ingesteld kunnen worden, omdat het PvE en de inhoud van de velden verschillend zijn. Use case In de use case Aanlevering aan BRON worden BRON-mutaties door de onderwijs- instelling aan BRON aangeleverd. Om te voorkomen dat er BRON-mutaties worden aangeleverd waarvan duidelijk is dat ze zullen worden afgekeurd door BRON moet de instelling zelf een aantal voorwaarden kunnen aangeven waaraan de aan te leve- ren BRON-mutatie wordt getoetst voordat deze werkelijk aangeleverd wordt. Enerzijds is het logisch dat een substantiële hoeveelheid controle direct ‘aan de voorkant’ plaatsvindt bij het vastleggen van gegevens (eerder fouten herstellen kost minder werk). Anderzijds is het logisch dat er gegevenscontrole plaatsvindt tijdens het klaarzetten van gegevens-mutaties ten behoeve aan het versturen naar BRON (eindverantwoordelijkheid voor juiste aanlevering ligt op één plek.) Deze laatste controles zijn specifiek gericht op de eisen die BRON stelt (zie PvE BRON.) Er is een grote variëteit aan voorwaarden die gecontroleerd moeten worden. Voorbeelden van voorwaarden: - inschrijvingen met crebo-nummer ‘12345’ mogen nog niet aangeleverd worden in verband met nog ontbreken van de licentie. - diploma’s met een datumvaststelling die in de toekomst ligt mogen nog niet aangeleverd worden. Op het moment dat de datum vaststelling gelijk is aan de systeemdatum, kan de mutatie worden verstuurd. Het filter is een specifieke plek waar deze voorwaarden gemakkelijk beschreven en herschreven kunnen worden. Op het moment dat een mutatie niet aan de gestelde voorwaarden voldoet mag deze niet worden aangeleverd worden aan BRON. Ze gaat naar de ‘geparkeerde’
  • 40 EXTERNE VERANTWOORDING mutaties. Per onderwijssoort (VO, VA, BO, BA en ED) moet een filter ingesteld kun- nen worden, omdat het PvE BRON en de gegevenssets verschillend zijn. Aanleiding Periodiek om alle veranderingen te verwerken of rechtstreeks naar aanleiding van een verandering (veranderingen zoals het verkrijgen van een (opleidings)licentie, etcetera) Naar aanleiding van het beoordelen van geparkeerde mutaties (zie use case Beoor- delen niet verzonden mutaties) Actoren De contactpersoon van BRON. Doel Het voorkomen van afgekeurde mutaties BRON. Beschrijving acties - Het onderhouden van het filter. Resultaat Alleen mutaties waarvan verwacht mag worden dat ze worden goedgekeurd door BRON worden aangeleverd. Frequentie Regelmatig, 1x per week. Werkopdrachten Functies Onderhouden van filter (Interactief)
  • EXTERNE VERANTWOORDING 41AANLEVEREN GEGEVENS KEURMERK INBURGEREN Als een periode conform ‘handleiding Keurmerk Inburgeren’ is afgerond moeten gegevens uit de KRD en andere relevante gegevens (als aantal begeleiders en contractgegevens) doorgegeven worden aan Blik op Werk, zodat de instelling het Keurmerk Inburgeren verkrijgt, dan wel behoudt. Use case Het Keurmerk Inburgeren is een kwaliteitskeurmerk voor de aanbieders van inbur- geringcursussen. Blik op Werk beheert het keurmerk. Het keurmerk biedt klanten (inburgeraars) de mogelijkheid om een geschikte aanbieder te vinden. Bovendien, als de aanbieder het Keurmerk Inburgeren heeft, biedt de wet een mogelijkheid aan cursisten aan om een lening afsluiten om hun opleiding te financieren. Cursusaan- bieders die het Keurmerk Inburgeren krijgen, voldoen aan de volgende criteria: ze doen wat ze beloven, hun diensten sluiten aan bij de behoeften van de cursist en ze beschikken over accurate informatie voor de cursist. Voor het verkrijgen en behou- den van het keurmerk moet een aanbieder jaarlijks gegevens aanleveren aan Blik op Werk. Aanleiding Het verstrijken van een afgeronde periode conform handleiding keurmerk Inburgeren. Actoren - Medewerker financiële administratie - Medewerker personeelsadministratie - Medewerker deelnemersadministratie - Vast contactpersoon ten behoeve van Blik op Werk Doel Het verkrijgen dan wel behouden van het keurmerk Inburgeren. Beschrijving acties - Vaststellen welke gegevens (in betreffende jaar) aangeleverd moeten worden aan Blik op Werk. De voor het Keurmerk Inburgeren aan te leveren gegevens wisse- len. De gegevensset is gedocumenteerd in de Handleiding Keurmerk Inburgering (zie Gegevens Keurmerk Inburgeren). Deze wordt steeds weer vernieuwd. - Verzamelen van de benodigde gegevens vanuit de kernregistratie deelnemergege- vens (op individueel niveau).
  • 42 EXTERNE VERANTWOORDING - Verzamelen van andere relevante gegevens, zoals aantal begeleiders en contract- gegevens. - Samenvoegen verzamelde gegevens zodat ze gezamenlijk verder verwerkt kun- nen worden. - Controleren gegevens op volledigheid en juistheid. - Als blijkt dat de gegevens niet volledig of juist zijn dan moeten de gegevens aan- gepast danwel aangevuld worden in de applicatie waaruit ze afkomstig zijn. - Eventueel bewerkingen op gegevens uitvoeren, zoals berekeningen en sorteringen. - Gegevens in gewenste rapport lay-out zetten. - Versturen rapportage: het handmatig overnemen van de gegevens (aantallen) uit de rapportage in een format op de beveiligde website van Blik op Werk. Daar- voor moet op de beveiligde site ingelogd worden met een inlognaam en wacht- woord. Het volledig ingevulde format op de beveiligde site kan beschouwd worden als een verstuurde rapportage. - De rapportage en het ingevulde format van de beveiligde website bij de onder- wijsinstelling archiveren en beschikbaar stellen aan andere medewerkers van de onderwijsinstelling. - Administreren dat de rapportage verstuurd is. Bij het verzamelen en bewerken van gegevens en het lay-outen van het rapport moet op basis van eerder werk met gegevens en eerder gemaakte rapporten voort- gebouwd kunnen worden. Resultaat De bevestiging van ontvangst van de gegevens door Blik op werk. Frequentie Jaarlijks (bij start van 1 juli t/m 30 juni en daarna per kalenderjaar). Werkopdrachten Geen
  • EXTERNE VERANTWOORDING 43ActiviteitendiagramFuncties- Samenstellen gegevensset- Verzamelen Benodigde Gegevens uit Kernregistratie- Verzamelen Benodigde Gegevens uit Overige Applicaties- Samenvoegen Verzamelde Gegevens- Controleren gegevens- Verwerken gegevens naar rapport- Versturen rapportage via beveiligde site
  • 44 EXTERNE VERANTWOORDING RESULTAAT AUDIT VERWERKEN Om het Keurmerk Inburgeren te behouden houdt Blik op Werk meerdere keren per jaar een audit. De uitkomst hiervan moet verwerkt worden in de KRD of andere onderdelen. Use case Middels de use case Aanleveren gegevens keurmerk Inburgeren zijn gegevens aangeleverd aan de organisatie Blik op Werk ten bevoeven van het verkrijgen of be- houden van het Keurmerk. Blik op Werk voert een audit uit en koppelt het resultaat terug. Aanleiding Een brief van Blik op Werk waarin het resultaat van de audit kenbaar wordt ge- maakt. Actoren Vast contactpersoon ten behoeve van Blik op Werk. Doel Het verkrijgen dan wel behouden van het keurmerk Inburgeren. Beschrijving acties - In een rapport communicatie administratie het resultaat registreren van de audit door Blik op Werk. (Het resultaat kan zijn: correcte cijfers ‘ja’ correcte cijfers ‘nee’. Indien correcte cijfers ‘ja’: tekortkoming ‘ja’ tekortkoming ‘nee’.) - Naar aanleiding van het resultaat van de audit eventueel de gegevens in de kernregistratie deelnemergegevens danwel in een van de andere administraties aanpassen. Resultaat Het resultaat van de audit is verwerkt in de administratie. Frequentie Meerdere keren per jaar. Werkopdrachten Geen
  • EXTERNE VERANTWOORDING 45ActiviteitendiagramFuncties- Bijwerken administratie Keurmerk
  • 46 EXTERNE VERANTWOORDING TOELEVEREN OPDRACHTGEVERS Na het verstrijken van een afgeronde contractuele periode rapporteert de instelling de opdrachtgever zoals afgesproken in het contract. Het gaat daarbij om gegevens uit de KRD, aanvullende informatie over bijvoorbeeld absentie en gerealiseerde uren, en financieringspercentage. Use case De onderwijsinstelling biedt ‘contractonderwijs’ aan opdrachtgevers. Het onderwijs wordt middels een collectief contract ingekocht door de opdrachtgever. Het onder- wijs wordt gevolgd door deelnemers die afkomstig zijn van of aangewezen door de opdrachtgever. In het contract worden afspraken gemaakt over de informatie- verstrekking van de onderwijsinstelling aan de opdrachtgever over bijvoorbeeld de voortgang van het onderwijs. Aanleiding Het verstrijken van een afgeronde periode conform contract. Actoren - Medewerker deelnemersadministratie - Informatiespecialist - Contactpersoon ten behoeve van contracten Doel Het informeren van dan wel verantwoording afleggen aan een opdrachtgever binnen de kaders van het contract dat met de opdrachtgever is afgesloten. Beschrijving acties Het leveren van informatie, individueel of in aantallen, zoals vastgelegd in een con- tract met een opdrachtgever. - Vaststellen welke gegevens volgens het contract aangeleverd moeten worden aan de opdrachtgever. - Samenstellen gegevensset. Afhankelijk van de moeilijkheidsgraad van en de be- nodigde autorisaties voor de samen te stellen gegevensset, wordt dit uitgevoerd door een medewerker van de deelnemersadministratie of door een informatiespe- cialist. - Verzamelen van de benodigde gegevens vanuit de kernregistratie deelnemergege- vens (op individueel niveau.)
  • EXTERNE VERANTWOORDING 47- Het verzamelen van andere relevante gegevens, bijvoorbeeld presentie/absentie, gerealiseerde uren.- Samenvoegen verzamelde gegevens zodat ze gezamenlijk verder verwerkt kun- nen worden.- Controleren gegevens op volledigheid en juistheid.- Als blijkt dat de gegevens niet volledig of juist zijn dan moeten de gegevens aan- gepast danwel aangevuld worden in de applicatie waaruit ze afkomstig zijn.- Eventueel bewerkingen op gegevens uitvoeren, zoals berekeningen en sorteringen.- Gegevens in gewenste rapport lay-out zetten.- Archiveren van de rapportage.- Versturen van de rapportage aan de opdrachtgever.- Administreren dat de rapportage verstuurd is.Bij het verzamelen en bewerken van gegevens en het layouten van het rapportmoet op basis van eerder werk met gegevens en eerder gemaakte rapporten voort-gebouwd kunnen worden.ResultaatEen naar de opdrachtgever verstuurde rapportage.FrequentieConform contract.WerkopdrachtenGeen.
  • 48 EXTERNE VERANTWOORDING Activiteitendiagram Functies - Samenstellen Gegevensset - Verzamelen Benodigde Gegevens uit Kernregistratie - Verzamelen Benodigde Gegevens uit Overige Applicaties - Samenvoegen Verzamelde Gegevens - Controleren gegevens - Verwerken gegevens naar rapport - Versturen Rapportage
  • EXTERNE VERANTWOORDING 49TOELEVEREN AD HOC RAPPORTAGE Soms krijgt het College van Bestuur een ad hoc verzoek van een externe partij (bij- voorbeeld inspectie (VK2), MBO 2010, Colo) om informatie over deelnemersgege- vens aan te leveren. Dergelijke verzoeken kunnen worden ingewilligd om goodwill te kweken bij de vragende partij, de naamsbekendheid te vergroten of verantwoor- ding af te leggen (anders dan in het kader van BRON, toelevering inburgering en toelevering opdrachtgevers). Deze gegevens worden verzameld en gecontroleerd en vervolgens in het gewenste format aangeleverd. Use case Aanleiding Een ad hoc verzoek van een externe partij aan CvB om informatie over deelnemer- gegevens. Actoren - Interne of externe bevrager/partij - CvB - Medewerker deelnemersadministratie - Informatiespecialist - Informatiemanagement Doel Een of meer van onderstaande doelen kunnen van toepassing zijn: - Het kweken van goodwill bij de betreffende externe organisatie. - Het vergroten van de naamsbekendheid zowel van de eigen organisatie als van de branche. - Het verantwoording afleggen (anders dan in het kader van BRON, Toelevering inburgering en Toelevering opdrachtgevers.) Beschrijving acties - Een externe partij stelt een informatievraag. - De informatievraag wordt beoordeeld op (a) wil om de gegevens beschikbaar te stellen, (b) op beschikbaarheid van de gegevens en (c) op moeilijkheidsgraad. - Samenstellen gegevensset. Afhankelijk van de moeilijkheidsgraad van en de be- nodigde autorisaties voor de samen te stellen gegevensset, wordt dit uitgevoerd door een medewerker van de deelnemersadministratie of door een informatiespe- cialist. - Verzamelen van de benodigde gegevens vanuit de kernregistratie deelnemergege- vens (op individueel niveau.)
  • 50 EXTERNE VERANTWOORDING - Het verzamelen van andere relevante gegevens, bijvoorbeeld presentie/absentie, gerealiseerde uren. - Samenvoegen verzamelde gegevens zodat ze gezamenlijk verder verwerkt kun- nen worden. - Controleren gegevens op volledigheid en juistheid. - Als blijkt dat de gegevens niet volledig of juist zijn dan moeten de gegevens aan- gepast danwel aangevuld worden in de applicatie waaruit ze afkomstig zijn. - Eventueel bewerkingen op gegevens uitvoeren, zoals berekeningen en sorteringen. - Het uitvoeren en toevoegen van eventuele analyses en afleidingen uit de verza- melde gegevens. - Gegevens en analyses in gewenste rapport lay-out zetten. - Archiveren van de rapportage. - Versturen van de rapportage aan de externe partij. - Administreren dat de rapportage verstuurd is. Bij het verzamelen en bewerken van gegevens en het layouten van het rapport moet op basis van eerder werk met gegevens en eerder gemaakte rapporten voort- gebouwd kunnen worden. Resultaat Een naar de externe partij verstuurde rapportage. Frequentie Enkele malen per maand. Werkopdrachten Geen
  • EXTERNE VERANTWOORDING 51ActiviteitendiagramFuncties- Samenstellen Gegevensset- Verzamelen Benodigde Gegevens uit Kernregistratie- Verzamelen Benodigde Gegevens uit Overige Applicaties- Samenvoegen Verzamelde Gegevens- Controleren gegevens- Verwerken gegevens naar rapport- Versturen Rapportage- Versturen Rapportage via beveiligde site
  • 52 EXTERNE VERANTWOORDING FUNCTIES FILTEREN EN PARKEREN MUTATIE Ondersteunt use cases - Use case: aanlevering aan BRON • Activiteit: controleren klaargezette mutatie aan de hand van door instelling inge- steld filter • Activiteit: parkeren te filteren mutatie • Activiteit: verzamelen te versturen mutaties Doel Zo min mogelijk mutaties naar BRON waarvan je weet dat ze afgekeurd worden. Functiesoort Niet-interactief. Korte beschrijving De inhoud van de BRON-mutatie wordt gecontroleerd op het door de instelling inge- steld filter. Indien de BRON-mutatie voldoet aan een van de filter-voorwaarden, dan wordt de mutatie nog niet aan BRON verstuurd maar ‘geparkeerd’. Geparkeerde mutaties worden dagelijks opnieuw aangeboden aan het filter. Op het moment dat een geparkeerde mutatie is geïnactiveerd wordt deze niet opnieuw aangeboden aan het filter. Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking Achtergrond invoer - Klaargezette mutatie vanuit de kernregistratie deelnemers - Actieve geparkeerde mutatie die opnieuw wordt aangeboden (elke dag) Achtergrond uitvoer - De mutatie die voldoet aan één van de voorwaarden van het filter wordt een ‘ge- parkeerde mutatie BRON’ - De mutatie die niet voldoet aan één van de voorwaarden van het filter wordt klaargezet ter verzending aan BRON - De reden van parkeren opnemen per mutatie Proces - Het systeem vergelijkt de inhoud van één of meer velden van de klaargezette mu- tatie met in het filter ingestelde waarden. In het filter kunnen meerdere waarden per veld worden opgenomen en ook combinaties van waarden in verschillende velden. Voldoet een veld aan een dergelijke waarde, dan wordt de mutatie gepar-
  • EXTERNE VERANTWOORDING 53 keerd en nog niet verzonden aan BRON. - Zijn er geen velden gevonden die voldoen aan één of meerdere in het filter inge- stelde waarden, dan wordt de mutatie klaargezet ter verzending aan BRON. - De geparkeerde mutatie wordt dagelijks opnieuw aangeboden aan het filter. Gegevens Gegevensset: Mutaties van en aan BRON Welke mutaties gemeld moeten worden aan BRON en hoe dit aangeleverd wordt is beschreven in het PvE BRON.VERSTUREN MUTATIE Ondersteunt use cases - Use case: aanlevering aan BRON • Activiteit: versturen mutatie (individueel berichtenverkeer) Doel Het aanleveren van mutaties aan BRON. Functiesoort Niet-interactief. Korte beschrijving Het automatisch versturen van een mutatie aan BRON (via individueel berichtenverkeer) Beschrijving achtergrond verwerking (= niet-interactieve functionaliteit) Achtergrond invoer Klaargezette BRON-mutatie Achtergrond uitvoer De verstuurde mutatie aan BRON Proces - Elke klaargezette BRON-mutatie wordt zo snel mogelijk (direct) verstuurd. - In de kernregistratie wordt de BRON-status van de mutatie gewijzigd in ‘verzonden’. - Het bijwerken van het logboek (BRON)administratie. Gegevens Gegevensset: Mutaties van en aan BRON, zie functie filteren en parkeren mutatie.
  • 54 EXTERNE VERANTWOORDING RAADPLEGEN TE VERSTUREN MUTATIES Ondersteunt use cases - Use case: aanlevering aan BRON • Activiteit: verzamelen te versturen mutatie Doel Controleren of er nog mutaties klaarstaan die verstuurd moeten worden, inzage in hoeveelheid en tijdigheid. Functiesoort Interactief. Korte beschrijving In deze functie is het mogelijk om, per onderwijssoort, per soort mutatie, per deel- nemer, te kunnen raadplegen welke mutaties klaarstaan om naar BRON te worden verstuurd. Deze functie is alleen van toepassing bij batchgewijze aanlevering. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Scherm waarin alle klaarstaande (nog niet verzonden) mutaties te raadplegen zijn. De volgorde is in principe de laatst ontstane mutatie bovenaan. Daarnaast de selec- tiemogelijkheden op de velden zoals hierboven omschreven. Vanuit deze functie is het mogelijk om gericht naar de kernregistratie door te klikken en zo eventueel nog een mutatie door te voeren. Functionaliteit: - selectie op onderwijssoort - selectie op soort mutatie (Inschrijving/Persoonsgegevens/Resultaten/BPV/Vakken en dergelijke) - selectie op type mutatie (Toevoegen/Aanpassen/Verwijderen) - selectie op datum waarop mutatie is ontstaan - selectie op deelnemer waar mutatie betrekking op heeft - combinaties van selecties moeten mogelijk zijn - minimaal selectie op de hierboven genoemde gegevens - geen selectie is ook mogelijk Controles Controles bij interface-element 1: - op aanwezigheid
  • EXTERNE VERANTWOORDING 55 Acties Acties bij interface-element 1: - tonen van klaargezette mutaties die voldoen aan selectie Gegevens Gegevensset: Mutaties van en aan BRON, zie functie filteren en parkeren mutatieAANMAKEN EN OPSLAAN TE VERSTUREN MUTATIEBESTAND Ondersteunt use cases - Use case: Aanlevering aan BRON • Activiteit: maken mutatiebestand BRON (batchgewijs) Doel Het melden van mutaties aan BRON. Functiesoort - Interactief (opdracht geven voor het aanmaken van een bestand) - Niet-interactief (het daadwerkelijk maken en opslaan van het bestand en wijziging status in ‘verzonden’) Korte beschrijving Voor BRON wordt een bestand (per onderwijssoort) aangemaakt zodat het ter verwerking aangeboden kan worden (via beveiligde site IB-Groep). De functie is bedoeld om dat bestand aan te maken vanuit de klaargezette mutaties. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Een scherm waarin je met een button, na verplichte selectie van minimaal één on- derwijssoort alle te versturen mutaties in een bestand zet. Functionaliteit: - Het kunnen selecteren van onderwijssoorten (alleen die voorkomen bij de instel- ling) (1) - Het starten van het proces aanmaken en opslaan te versturen mutatiebestand (2) Controles - Controles bij interface-element 1: geen - Controles bij interface-element 2: geen
  • 56 EXTERNE VERANTWOORDING Acties Acties bij interface-element 2: Aanmaken en opslaan mutatiebestand. Beschrijving achtergrond verwerking (= niet-interactieve functionaliteit) Achtergrond invoer Klaargezette mutaties Achtergrond uitvoer Bestand (per onderwijssoort) dat voldoet aan de eisen gesteld in PvE BRON. Het bestand heeft een opeenvolgend nummer, per onderwijssoort. Format conform PvE BRON. Proces Samenvatting: het programma haalt alle mutaties op van de eerder geselecteerde onderwijssoort uit de tabel te versturen mutaties en zet dit in een bestand. Beschrijving actie Aanmaken en opslaan bestand - Het ophalen van alle mutaties van de geselecteerde onderwijssoort die klaargezet zijn voor verzending - Het opslaan van deze mutaties in een bestand, format en naam: zie PvE BRON. - Het bestand wordt opgeslagen naar een vooraf bepaalde bestandslocatie. - Het wijzigen van de status BRON in ‘verzonden’ in de kernregistratie. - Het bijwerken van het logboek (BRON)administratie. Gegevens Gegevensset: Mutaties van en aan BRON, zie functie filteren en parkeren mutatie BEOORDELEN GEPARKEERDE MUTATIE Ondersteunt use cases - Use case: beoordelen niet verzonden mutaties • Activiteit: beoordelen • Activiteit: bericht aanpassen kernregistratie Doel Het afhandelen van geparkeerde mutaties zodat deze verstuurd kunnen worden naar BRON.
  • EXTERNE VERANTWOORDING 57FunctiesoortInteractiefKorte beschrijvingIn deze functie worden de geparkeerde mutaties getoond, ter beoordeling door decontactpersoon BRON. In veel gevallen staan er mutaties die na verloop van tijdvanzelf doorgelaten worden, omdat een mutatie soms alleen geblokkeerd wordt,omdat een datum te ver in de toekomst is gebruikt, maar soms is het noodzakelijkom handmatig in te grijpen. Voor het handmatig ingrijpen, levert de functie enkeleeenvoudige hulpmiddelen. Het bericht naar de kernregistratie is bedoeld als eenhandmatige actie.Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceScherm waarin de geparkeerde mutaties worden getoond met daarbij het soort ende reden van parkeren. Verder moet je bij elke mutatie een eventuele opmerkingkunnen registreren. Dit is bedoeld om later terug te zien waarom een bepaaldemutatie nog niet is verstuurd.Functionaliteit:- Selectie op reden van parkeren (1)- Selectie op actieve/inactieve mutaties (2)(zie functie ‘Inactiveren geparkeerde mutatie’)- Doorklikken naar functie Onderhouden van filter (3)- Bij elke getoonde mutatie doorklikken naar kernregistratie deelnemers (4) (naar dat deel relevant voor de betreffende mutatie) en vervolgens weer terug in deze functie- Invoer van opmerkingen per mutatie, tekstveld (5)- Aan- en uitzetten vinkje verwerkt/beoordeeld (6)ControlesControles bij interface-element: niet van toepassingActiesActies bij interface-element 1: per mutatie reden van parkeren weergeven. Mutatiestonen op basis van selectie.GegevensGegevensset: mutaties van en aan BRON, zie functie Filteren en Parkeren mutatie
  • 58 EXTERNE VERANTWOORDING ONDERHOUDEN VAN FILTER Ondersteunt use cases - Use case: onderhouden filter • Activiteit: onderhouden van filter Doel Ervoor zorgdragen om zo min mogelijk BRON-mutaties te melden aan BRON die afgekeurd worden. Functiesoort Interactief Korte beschrijving Een scherm waarin de contactpersoon BRON-voorwaarden kan aangeven, waarop een door de kernregistratie deelnemers klaargezette BRON-mutatie gefilterd wordt. Voorbeelden van voorwaarden zijn opgenomen in de inleiding van de use case onderhouden filter. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Scherm waarin de contactpersoon BRON kiest voor een onderwijssoort en zelf een filter kan samenstellen. Na aanpassing filter een mogelijkheid om direct alle gepar- keerde mutaties opnieuw te filteren. Functionaliteit: - Elke onderwijssoort heeft een eigen filter (in verband met ander PvE, andere BRON-velden en waarden, etcetera) - Selecteren van een BRON-veld. Programma toont beschikbare velden waarop een filter aangebracht kan worden. Omdat het nog niet duidelijk is op welke velden we in de toekomst willen filteren, moeten alle mogelijke BRON-velden getoond worden - Per veld moeten meerdere te filteren waarden ingevuld kunnen worden (bijvoor- beeld. meerdere crebonummers) - Per veld wordt rekening gehouden met beschikbare waarden (toon bijvoorbeeld de crebo-nummers door middel van een list of values). - Het onderhouden (toevoegen, wijzigen of verwijderen) van een te filteren BRON- veld - Het moet mogelijk zijn om te filteren op combinaties van velden, bijvoorbeeld BPV-afsluitdatum in combinatie met leerweg en ingangsdatum BPV.
  • EXTERNE VERANTWOORDING 59 - Bij het instellen van een datumfilter geldt, dat een in te stellen datum niet groter of kleiner moet zijn dan de systeemdatum. - Door middel van een button moeten direct alle geparkeerde mutaties opnieuw kunnen worden aangeboden aan het filter. Gegevens Gegevensset: mutaties van en aan BRON, zie functie filteren en parkeren mutatieINACTIVEREN GEPARKEERDE MUTATIE In een aantal situaties kan het voorkomen dat je een klaargezette, geparkeerde mutatie nooit naar BRON zal sturen, maar dat je die wilt verwijderen (deactiveren). Soms is dit tijdelijk, daarom hebben we dit deactiveren genoemd met de mogelijk- heid om de mutatie op een later tijdstip opnieuw te activeren. Ondersteunt use cases - Use case: Beoordelen niet verzonden mutaties • Activiteit: verwijderen geparkeerde mutatie Doel Opschonen van geparkeerde mutaties. Functiesoort Interactief. Korte beschrijving De functie toont alle geparkeerde mutaties met reden, zowel de actieve als inac- tieve. Na beoordeling kun je hier een mutatie inactiveren, zodat deze mutatie niet opnieuw wordt aangeboden aan het filter en dus nooit verstuurd zal worden aan BRON. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Functionaliteit: - Selectie op reden en/of soort geparkeerde mutatie - Het door middel van een vink inactiveren van een individuele mutatie - Het door middel van een vink inactiveren van een hele groep mutaties, die vol- doen aan de selectie
  • 60 EXTERNE VERANTWOORDING - Het toevoegen, wijzigen of verwijderen van een opmerking bij een geparkeerde mutatie (vrij tekstveld), zowel bij actieve als bij inactieve mutaties - Het activeren van inactieve mutaties (verwijderen van een inactivering) (Als nodig een kleine toelichting opnemen op de samenhang tussen de functionali- teiten). - Het verwijderen van (in)actieve geparkeerde mutaties Controles Controles bij interface-element 1: geen Acties Acties bij interface-element: geen Gegevens Gegevensset: mutaties van en aan BRON, zie functie filteren en parkeren mutatie INLEZEN TERUGKOPPELBESTAND Ondersteunt use cases - Use case: terugkoppeling • Activiteit: ophalen en opslaan terugkoppelbestand Doel Het verwerken van de terugkoppeling BRON Functiesoort Interactief Korte beschrijving Van BRON komt een terugkoppelbestand (per soort onderwijs) waarin de mutaties, verstuurd aan BRON, worden teruggemeld. Mutaties zijn goedgekeurd, goedge- keurd met signaal of afgekeurd. Het bestand wordt gedownload vanaf de beveiligde site van de IB-groep. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface - Scherm waar in te lezen bestand kan worden geselecteerd (1)
  • EXTERNE VERANTWOORDING 61 Controles Controles bij interface-element 1: - Controleren of het bestand nog niet eerder is ingelezen Acties Acties bij interface-element 1: - Inlezen bestand. - Weergave op scherm dat .... records zijn ingelezen of ‘bestand succesvol ingelezen’ - Bijwerken logboek (BRON)administratie Logboek BRON-administratie bevat alle aanwezig mutaties met status van de mutatie (verzonden aan BRON, goedgekeurd, goedgekeurd met signaal of afge- keurd), het nummer van batch waarin de mutatie naar BRON verstuurd is en het nummer van de batch waarin de terugkoppeling ontvangen is. Gegevens Gegevensset: mutaties van en aan BRON, zie functie filteren en parkeren mutatieINLEZEN RETOURBERICHT Ondersteunt use cases - Use case: terugkoppeling • Activiteit: inlezen retourbericht Doel Het mogelijk maken van (de verwerking van) snelle, volledig automatische terug- koppeling vanuit BRON. Functiesoort Niet-interactief Korte beschrijving Van BRON komt een retourbericht van een verstuurde mutatie aan BRON. Mutaties zijn goedgekeurd, goedgekeurd met signaal of afgekeurd. Eventueel zijn aanvul- lende gegevens meegestuurd. Het bericht wordt opgevangen en doorgegeven om het te verwerken in de kernregistratie. Deze functie is een eenvoudig doorgeefluik. Ze is opgenomen om aan te geven dat er individueel berichtenverkeer moet mogelijk zijn naast de batchverwerking die gespecificeerd is in de functie inlezen terugkoppelbestand.
  • 62 EXTERNE VERANTWOORDING Beschrijving achtergrond verwerking (= niet-interactieve functionaliteit) Achtergrond invoer - Retourbericht van BRON (format volgens PvE BRON) Achtergrond uitvoer - Retourbericht van BRON Proces (achtergrond verwerking) - Het retourbericht van BRON komt via automatisch berichtenverkeer binnen. - Bijwerken logboek (BRON)administratie Logboek BRON-administratie bevat alle aanwezig mutaties met status van de mutatie (verzonden aan BRON, goedgekeurd, goedgekeurd met signaal of afge- keurd.). Elke mutatie correspondeert met een bericht en retourbericht. Gegevens Gegevensset: Mutaties van en aan BRON, zie functie filteren en parkeren mutatie VERWERKEN STATUS BRON Ondersteunt use cases - Use case: terugkoppeling • Activiteit: verwerken status/datum BRON Doel Vaststellen dat mutatie (tijdig) gemeld is aan BRON en welke status die mutatie heeft voor BRON. Functiesoort Niet-interactief Korte beschrijving Het in de kernregistratie bijwerken van een tabel waarin de datum melding BRON en de status (Goedgekeurd, Goedgekeurd met signaal of Afgekeurd) wordt vastge- legd. De datum en status moeten zichtbaar zijn voor de gebruiker, per gegevens- soort (Inschrijving, BPV, Resultaten, Persoonsgegevens).
  • EXTERNE VERANTWOORDING 63Beschrijving achtergrond verwerkingHet bijwerken van de tabellen waarin de gegevensuitwisseling met BRON is vastge-legd. Per gegevenssoort is een aparte tabel opgenomen.Achtergrond invoer- Terugkoppelbestand- of RetourberichtAchtergrond uitvoer- Bijgewerkte BRON-mutatie-communicatiestatus-administratieProces (achtergrond verwerking)In het terugkoppelbestand of het retourbericht is de datum en status BRON permutatie opgenomen. Deze gegevens worden bij de desbetreffende deelnemeroverschreven. Daar stond namelijk ‘onderweg’ maar wordt nu gevuld met ‘goedge-keurd’, ‘goedgekeurd met signaal ...’ of ‘afgekeurd’. Tevens worden de afgekeurdemutaties apart verzameld, zodat die met een andere functie (Verwerken Afkeurin-gen) verwerkt kunnen worden. Dit geldt ook voor de goedgekeurde mutaties metsignaal (functie: Verwerken Signalen).- Beschrijving actie: Verwerken status en datum BRON: • Het overschrijven van de status en datum BRON bij desbetreffende deelnemer in de kernregistratie • De afgekeurde mutaties worden verzameld en beschikbaar gesteld in de functie Verwerken Afkeuringen en Signalen • De goedgekeurde mutaties met signaal worden verzameld en beschikbaar ge- steld in de functie Verwerken Afkeuringen en SignalenGegevensGegevensset: mutaties van en aan BRON, zie PvE BRON.
  • 64 EXTERNE VERANTWOORDING RAADPLEGEN TERUGGEKOPPELDE MELDINGEN BRON De contactpersoon BRON kan van deze functie gebruikmaken als er afkeuringen zijn, of bijvoorbeeld bij het controleren van de FOTO. Ondersteunt use cases - Use case: terugkoppeling • Activiteit: verwerken status/datum BRON Doel Vaststellen dat mutatie gemeld is aan BRON (en tijdig) en welke status die mutatie heeft voor BRON. Functiesoort Interactief Korte beschrijving Met deze functie kan bekeken worden wat er gemeld is aan BRON (historie). Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Een scherm waarin (via batch, organisatie-onderdeel, deelnemer, onderwijssoort, per zelf te definiëren periode) gegevens kunnen worden opgevraagd. Getoond wordt de inhoud van de teruggekoppelde mutatie(s) met signalen (code + om- schrijving) BRON. BRON-mutaties gaan over 4 gegevensrubrieken. Per gegevens- rubriek (Persoonsgegevens, Inschrijvingsgegevens, BPV en resultaten) moeten de teruggekoppelde mutaties eenvoudig te raadplegen zijn. Functionaliteit: - Selectie op onderwijssoort - Selectie op aangeleverde batch - Selectie op terugkoppelbestand BRON - Selectie op organisatieonderdeel - Selectie op deelnemer - Selectie op status BRON - Selectie op gegevensrubriek - Selectie op zelf te definiëren periode Vanuit selectie op onderwijssoort kun je vervolgens een selectie aangeven op de batches, terugkoppelbestanden etc. Zonder aanvullende selectie worden alle terug-
  • EXTERNE VERANTWOORDING 65 gekoppelde mutaties per gegevensrubriek van die onderwijssoort getoond. Vervol- gens kun je op die gegevens zelf een query uitvoeren. Controles Controles bij interface-element: geen Acties Acties bij interface-element: - het op het scherm tonen van de gegevens die voldoen aan de selectie. Gegevens Gegevensset: Mutaties van en aan BRON, zie PvE BRON.AANVULLEN BRON-GEGEVENS IN KRD Ondersteunt use cases - Use case: terugkoppeling • Activiteit: aanvullen BRON-gegevens in KRD Doel Het opslaan van teruggekoppelde aanvullende gegevens en aanvullen van (sleutel) gegevens BRON. Functiesoort Niet-interactief Korte beschrijving Met de terugkoppelbatch BRON of het retourbericht worden door BRON aanvullende gegevens meegeleverd, zoals herkomst deelnemer en ouders, eventueel burgerser- vice- of onderwijsnummer, GBA-adres en in de toekomst code leerbedrijf en gege- vens vooropleiding. Met deze functie is het de bedoeling dat deze gegevens worden aangevuld in de kernregistratie. Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerking Invoer Terugkoppeling van BRON over een goedgekeurde BRON-mutatie, inclusief aanvul- lende gegevens.
  • 66 EXTERNE VERANTWOORDING Uitvoer Bijgewerkte kernregistratie deelnemers, bijgewerkt met door BRON teruggekop- pelde aanvullende gegevens. Proces In het terugkoppelbestand of retourbericht zijn aanvullende BRON-gegevens opge- nomen. Sleutelgegevens kunnen worden overschreven in de kernregistratie, mits het veld daar leeg is. Dit geldt alleen voor het BSN-nummer (sofinummer) of het onderwijsnummer. Indien het teruggekoppelde adres (is GBA-adres) afwijkt van het in de KRD geregistreerde adres dan wordt het teruggekoppelde adres afzonderlijk opgeslagen als ‘afwijkend GBA adres’. Overige gegevens, zoals verblijfsstatus, ge- boorteland ouders, geslacht, geboortedatum worden (op normale wijze) in de KRD geregistreerd (ze mogen overschreven worden.) Acties: - Het opslaan van teruggekoppelde sleutelgegevens en overige gegevens in het betreffende veld in de kernregistratie deelnemergegevens. - In geval van het signaal ‘afwijkend adres’ wordt het door BRON teruggekoppelde GBA adres opgeslagen (in een apart veld.) - Het registeren van de overige teruggekoppelde gegevens. - Het tonen van de aanvullende BRON-gegevens in functie Raadplegen aanvullende BRON-gegevens Gegevens Gedetailleerde informatie is te vinden in de handleiding BRON. - BSN-nummer - Onderwijsnummer - De door de instelling aangeleverde persoonsgegevens van een deelnemer worden, indien mogelijk, bij de GBA geverifieerd en aangevuld. Als de persoonsgegevens volgens de GBA afwijken van die van de instelling, neemt BRON de gegevens vol- gens de GBA op. Deze gegevens worden dan ook teruggekoppeld. Voor meer informatie, zie PvE BRON
  • EXTERNE VERANTWOORDING 67VERWERKEN AFKEURINGEN EN SIGNALEN Ondersteunt use cases - Use case: terugkoppeling • Activiteit: verwerken afkeuringen • Activiteit: verwerken signalen Doel Het verwerken van de teruggekoppelde afkeuringen en signalen bij goedgekeurde mutaties BRON. Functiesoort Interactief Korte beschrijving In deze functie moet de contactpersoon BRON eenvoudig kunnen zien, welke mutaties zijn afgekeurd of teruggekoppeld met signaal door BRON. Afkeuringen en signalen van BRON zijn meestal een reden voor aanpassing van gegevens in de kernregistratie. Het moet dan ook mogelijk zijn om vanuit deze functie door te klikken naar de betreffende functie in de kernregistratie om gegevens te kunnen aanpassen. Middels een vink kun je aangeven welke afkeuringen dan wel signalen middels een mutatie in de kernregistratie zijn verwerkt (vink is alleen informatief). Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Een scherm waarin per onderwijssoort, per gegevensrubriek, per status mutatie, per zelf te definiëren periode (Afgekeurd of Goedgekeurd met signaal) de terugge- koppelde mutatie (inclusief code + omschrijving) wordt getoond. Functionaliteit: - Selectie op vink ‘verwerkt’ of ‘niet-verwerkt’ of beide (default = ‘niet-verwerkt’). - Selectie op onderwijssoort - Selectie op gegevensrubriek - Selectie op code afkeuring - Selectie op signaalcode - Selectie op status mutatie (Afgekeurd of Goedgekeurd met signaal) - Selectie op zelf te definiëren periode Indien geen selectie wordt opgegeven wordt alles getoond. De selecties moeten ook gecombineerd kunnen worden uitgevoerd.
  • 68 EXTERNE VERANTWOORDING Bij de getoonde mutatie: (1) Het afvinken van getoonde mutatie na afhandeling (individueel of alle geselec- teerde in één keer). Dit vinkje moet je kunnen aan- en uitzetten. Controles Controles bij interface-element: geen Acties Geen Gegevens Gegevensset: Mutaties van en aan BRON, zie functie filteren en parkeren mutatie INLEZEN BRON-FOTO Ondersteunt use cases - Use case: Verwerking BRON-foto • Activiteit: (ophalen en opslaan en) doorsturen BRON-foto (alleen doorsturen: het selecteren van het BRON-bestand voordat het ingelezen wordt) • Activiteit: inlezen BRON-foto Doel BRON-foto gestructureerd beschikbaar maken voor verdere verwerking. (Zie onder andere functie raadplegen BRON-foto.) Functiesoort Interactief Korte beschrijving Inlezen van een BRON-foto (afkomstig van de IB-Groep) en het bijwerken van de Logboekadministratie van ingelezen BRON-foto’s. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Een scherm waarin je een BRON-foto kunt inlezen of een ingelezen BRON-foto kunt verwijderen.
  • EXTERNE VERANTWOORDING 69Functionaliteit:- Overzicht van ingelezen BRON-foto’s.- Mogelijkheid om de inhoud van een BRON-foto op detailniveau weer te geven via de functie Raadplegen BRON-foto.- Selecteren van een in te lezen BRON-fotobestand (1)- Mogelijkheid om een eigen tekst als toelichting te voegen bij een in te lezen/ inge- lezen BRON-foto (2)- Starten van (A) inleesproces (3)- Het verwijderen van een ingelezen BRON-foto (4)ControlesControles bij interface-element 1:- Het betreffende BRON-foto bestand mag niet al eerder zijn ingelezen/ingelezen BRON-foto’s worden niet vervangenActiesActies bij interface-element 3:- Het volledige BRON-fotobestand wordt ingelezen. Ze wordt gestructureerd vastge- legd in de kernregistratie. Dit betekent dat de gegevens kunnen worden geraad- pleegd en doorzocht.- Bijwerken inleesadministratie BRON-foto’s (naam FOTO-bestand, peildatum foto, type foto, status foto, aanmaakdatum foto, controlegetal dat in foto is opgeno- men, datum/tijd inlezen foto). Type foto kan zijn: voorlopig, definitief of aange- vraagd (door de onderwijsinstelling).- Als het inlezen heeft plaatsgevonden, weergeven: • Status van het inlezen (succesvol of foutsituatie). Indien een foutsituatie ont- staat mag de BRON-foto niet worden ingelezen. • Weergeven controlegetal zoals dat in de kopregel van het foto-bestand staat • Weergeven ingevoerde eigen tekst als toelichtingGegevensBRON-foto (zie BRON-foto)
  • 70 EXTERNE VERANTWOORDING VERGELIJKEN BRON-FOTO MET KRD Ondersteunt use cases - Use case: verwerking BRON-Foto • Activiteit: vergelijken BRON-foto met gegevens kernregistratie. • Activiteit: opslaan van verschillenbestand. Doel De gegevens in de kernregistratie deelnemergegevens komen overeen met de ge- gevens in BRON. Functiesoort - Interactief: opdracht geven tot het maken van de vergelijking tussen BRON-foto’s en/of een foto van de situatie van de gegevens in de kernregistratie (op een peil- datum). - Niet-interactief: het vergelijken van de gegevens en het opslaan van het verschil- lenbestand Korte beschrijving In deze functie wordt een BRON-foto vergeleken met de gegevens in de kernregis- tratie worden vergeleken. Door een selectie op onderwijssoort en peildatum kan aangegeven worden welke gegevens ter vergelijking uit de kernregistratie deelne- mergegevens moeten worden opgehaald (KRD-foto). Bij deze vergelijking wordt alleen gekeken naar de bekostigingsrelevante deel- nemers, door de beslisboom erop toe te passen. De beslisboom bevat regels die bepalen of een deelnemer/opleiding-combinatie bekostingrelevant is. De beslisboom wordt toegepast op de BRON-foto en de KRD-foto en levert een gegevensset op die apart wordt geregistreerd ten behoeven van verdere analyse en een prognose van de te verwachten bekostiging. Het resultaat van de vergelijking is een vergelijkingsbestand. De vergelijking kan niet alleen tussen een KRD-foto en een BRON-foto worden gemaakt, maar ook tussen twee BRON-foto’s of twee KRD-foto’s op verschillende peildata. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Functionaliteit: - Overzicht van ingelezen BRON-foto’s (1) - Overzicht van KRD-foto’s (2)
  • EXTERNE VERANTWOORDING 71- Mogelijkheid om KRD-foto’s toe te voegen (met optie om een toelichtende tekst aan een foto toe te voegen) (3)- Mogelijkheid om twee foto’s met elkaar te vergelijken. Elke combinatie van BRON- en/of KRD foto’s moet mogelijk zijn (4)ControlesControles bij interface-element: geenActiesActies bij interface-element 3:- Voor het maken van een kernregistratie-foto wordt een soort onderwijs en een peildatum gekozen. Op basis daarvan worden de relevante gegevens opgehaald uit de kernregistratie.Acties bij interface-element 4:- zie beschrijving achtergrond verwerking.Beschrijving achtergrond verwerkingAchtergrond invoer- Twee BRON- en/of KRD-foto’sAchtergrond uitvoer- BRON-foto die beperkt is tot de bekostigingsrelevante deelnemer/opleiding-combi- naties, door toepassing van de beslisboom- KRD-foto die beperkt is tot de bekostigingsrelevante deelnemer/opleiding-combi- naties, door toepassing van de beslisboom- VerschillenbestandProces (achtergrond verwerking)- Voor elk van de twee foto’s, het maken van een bestand gebaseerd op de (BRON-/ KRD-)foto, rekening houdend met de voorwaarden in de beslisboom.- Vergelijking maken tussen de twee gemaakte bestanden.- Het opslaan van een verschillenbestand als resultaat van de vergelijking.- Het opnemen van signalen in het verschillenbestand (bijvoorbeeld deelnemer heeft meer dan één diploma met bekostigingsindicatie ‘Ja’).GegevensGegevensset: Mutaties van en aan BRON (zie PvE BRON)
  • 72 EXTERNE VERANTWOORDING RAADPLEGEN / DOORZOEKEN VERSCHILLENBESTAND Ondersteunt use cases - Use case: Verwerking BRON-Foto • Activiteit: analyseren verschillenbestand Doel Het verschil tussen de gegevens van de BRON-foto en de kernregistratie deelne- mers terugbrengen tot nul. Functiesoort Interactief Korte beschrijving In dit scherm kun je de verschillen tussen BRON-foto en/of kernregistratie raadple- gen. Je ziet bijvoorbeeld dat er in de kernregistratie een inschrijving is die (nog) niet terug te vinden is op de FOTO en vice versa. Voor deelnemers die wel in de FOTO zijn opgenomen maar niet voldoen aan bekostigingsvoorwaarden (resultaat beslisboom) kun je met behulp van een signaalcode/omschrijving zien waarom ze niet aan de bekostigingsvoorwaarden voldoen en dus als verschil hier terugkomen (bijvoorbeeld 2 diploma’s in kalenderjaar bekostigingsrelevant). Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Scherm waarin je een opgeslagen verschillenbestanden kunt selecteren en raadple- gen. Per gegevensrubriek (Persoonsgegevens, Inschrijving, BPV, Resultaten) zie je of er verschillen zijn en zo ja, om welke deelnemer dat gaat. Per deelnemer moet zichtbaar zijn wat het verschil is (welk veld). Vanuit deze functie is het noodzakelijk dat je kunt doorklikken naar de kernregistratie deelnemers en zo eventuele aanpas- singen gelijk kunt doorvoeren of raadplegen. Functionaliteit: - Selectie op bestand Binnen die selectie: - selectie op gegevensrubriek - selectie op signaalcode binnen betreffende gegevensrubriek - selectie op deelnemer
  • EXTERNE VERANTWOORDING 73 Controles Controles bij interface-element: geen Acties Acties bij interface-element: geen Gegevens Gegevensset: Mutaties van en aan BRON, zie functie Filteren en Parkeren mutatieINLEZEN CFI TERUGMELDINGSOVERZICHT Ondersteunt use cases - Use case: terugmelding CFI • Activiteit: inlezen terugmeldingsoverzicht Doel CFI terugmeldingsoverzicht kunnen raadplegen in Raadplegen CFI terugmeldings- overzicht. Functiesoort - Interactief: starten inleesproces (1) - Niet-interactief: daadwerkelijk inlezen en bijwerken administratie Korte beschrijving Het inlezen van het CFI terugmeldingsoverzicht (afkomstig van CFI) in de kernre- gistratie en het bijwerken van de administratie van ingelezen terugmeldingsover- zichten. Daarnaast moet het mogelijk zijn een reeds ingelezen terugmeldingsover- zicht te verwijderen en daarna opnieuw in te lezen. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Een scherm waarin je een terugmeldingsoverzicht kunt inlezen maar ook een reeds ingelezen terugmeldingsoverzicht kunt verwijderen. Functionaliteit: - Selectie terugmeldingsoverzicht CFI om in te lezen in kernregistratie deelnemers - Verwijderen van ingelezen terugmeldingsoverzicht: selectie op ingelezen terug- meldingsoverzicht
  • 74 EXTERNE VERANTWOORDING Controles Controles bij interface-element 1: - het betreffende terugmeldingsoverzicht mag niet al eerder zijn ingelezen Acties Acties bij interface-element 1: - het selecteren van het in te lezen terugmeldingsoverzicht - toevoegen van een eigen tekst als toelichting bij dit terugmeldingsoverzicht - starten van inleesprocedure - als het inlezen heeft plaatsgevonden, weergeven: - status van het inlezen (succesvol of fout-situatie) - bijwerken logboek (BRON)administratie (naam terugmeldingsoverzicht, peildatum terugmeldingsoverzicht, type (voorlopig of definitief), datum/tijd inlezen terug- meldingsoverzicht - weergeven eigen tekst als toelichting - weergeven van inhoud van het terugmeldingsoverzicht via functie Raadplegen CFI Terugmeldingsoverzicht Beschrijving achtergrond verwerking Achtergrond invoer geen. Achtergrond uitvoer - gestructureerde vastlegging van het terugmeldingsoverzicht in de kernregistratie - bijgewerkte administratie Proces (achtergrond verwerking) Beschrijving inleesproces: Het volledige terugmeldingsoverzicht wordt ingelezen. Eisen bij inlezen: - op basis hiervan kan de vergelijking worden gemaakt tussen de gegevens (deel- nemer-aantallen per crebo voor wat betreft inschrijvingen of diploma’s) uit het terugmeldingsoverzicht en de kernregistratie deelnemers - ingelezen terugmeldingsoverzichten kunnen wel worden verwijderd (en daarmee opnieuw worden ingelezen) maar mogen niet worden overschreven. - terugmeldingsoverzicht wordt het terugmeldingsbestand, datum/tijd en status (definitief of voorlopig ) geregistreerd. Gegevens CFI-Terugmeldingsoverzicht (zie CFI-terugmeldingsoverzicht.)
  • EXTERNE VERANTWOORDING 75VERGELIJKEN CFI TERUGMELDINGSOVERZICHT MET KRD Ondersteunt use cases - Use case: Terugmelding CFI • Activiteit: vergelijken Terugmeldingsoverzicht CFI met gegevens kernregistratie. • Activiteit: opslaan van verschillenbestand. Doel De gegevens in de kernregistratie deelnemergegevens komen overeen met de bekostigingsrelevante gegevens zoals BRON die heeft aangeleverd aan CFI en door CFI zijn getoetst (beslisboom). Functiesoort - Interactief: het opdracht geven tot het maken van een vergelijking tussen een te selecteren CFI terugmeldingsoverzicht en de gegevens in de kernregistratie op basis van een peildatum). - Niet-interactief: het vergelijken van de gegevens en het opslaan van het verschil- lenbestand Korte beschrijving Een scherm waarin een ingelezen CFI-terugmeldingsoverzicht geselecteerd kan worden. In hetzelfde scherm moet daarnaast een selectie op onderwijssoort en peil- datum worden gegeven om te bepalen welke gegevens ter vergelijking uit de kern- registratie deelnemergegevens moet worden opgehaald en opslagen. Aan de hand van deze bestanden wordt een vergelijkingsbestand gemaakt. Dit bestand toont de aantallen deelnemers per crebo, leerweg, intensiteit, zowel voor de te bekostigen inschrijvingen als de behaalde diploma’s. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Functionaliteit: - Overzicht van ingelezen CFI-terugmeldingsoverzichten. (1) - Mogelijkheid om selectie gegevens uit kernregistatie aan te geven: soort onder- wijs en een peildatum. (2) - Mogelijkheid om de gegevens te vergelijken: het vergelijken van een geselecteerd CFI-terugmeldingsoverzicht met de geselecteerde gegevens uit de kernregistratie. (3) Controles Controles bij interface-element: geen
  • 76 EXTERNE VERANTWOORDING Acties Acties bij interface-element 3: - zie beschrijving achtergrond verwerking Beschrijving achtergrond verwerking Achtergrond invoer - Geselecteerd CFI-Terugmeldingsoverzicht - Selectie uit de gegevens van de kernregistratie deelnemers Achtergrond uitvoer - Vergelijkingsbestand Proces (achtergrond verwerking) - Het ophalen van gegevens uit de kernregistratie deelnemergegevens rekening houdend met de voorwaarden in de beslisboom. - Vergelijking maken tussen de gegevens uit de KRD en het geselecteerde terug- meldingsoverzicht. - Het opslaan van het vergelijkingsbestand als resultaat van de vergelijking. Het vergelijkingsbestand wordt altijd gemaakt, ook als alle aantallen kloppen. Per gegeven (crebo/leerweg/intensiteit) wordt het aantal van CFI en het aantal vanuit de kernregistratie deelnemers vermeld. - Het opnemen van CFI-signalen in het vergelijkingsbestand die in het terugmel- dingsoverzicht eventueel zijn opgenomen. Gegevens Gegevensset: Mutaties van en aan BRON (zie PvE BRON.) RAADPLEGEN / DOORZOEKEN VERGELIJKINGSBESTAND Ondersteunt use cases - Use case: terugmelding CFI • Activiteit: analyseren vergelijkingsbestand Doel Het verschil tussen de gegevens in het terugmeldingsoverzicht CFI en de kernregis- tratie deelnemers terugbrengen tot nul.
  • EXTERNE VERANTWOORDING 77FunctiesoortInteractiefKorte beschrijvingIn dit scherm kun je de verschillen tussen het terugmeldingsoverzicht CFI en kern-registratie raadplegen. Je ziet dan per crebonummer het aantal volgens terugmel-dingsoverzicht CFI en het aantal vanuit de kernregistratie (na beslisboom). Perregel wordt tevens aangegeven of er een verschil is (bijvoorbeeld Ja of Nee).Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceScherm waarin je een opgeslagen vergelijkingsbestand kunt selecteren en raadple-gen. Het gaat hier om aantallen per crebo/leerweg/intensiteit voor de inschrijvingenen voor de diploma’s. Per crebonummer wordt het aantal getoond vanuit het terug-meldingsoverzicht CFI en het aantal volgens de kernregistratie deelnemers. Naastde aantallen per crebonummer worden ook signalen getoond in het terugmeldings-overzicht. Deze signalen moeten ook geraadpleegd kunnen worden.Functionaliteit:- Selectie op bestandBinnen die selectie:- selectie op crebonummer- selectie op intensiteit (deeltijd/voltijd/examendeelnemer- Selectie op signaal verschil J/N- Raadplegen van CFI-signalen in het vergelijkingsbestandControlesControles bij interface-element: geenActiesActies bij interface-element: geenGegevensCFI-Terugmeldingsoverzicht (zie CFI-terugmeldingsoverzicht.)
  • 78 EXTERNE VERANTWOORDING BLOKKEREN BERICHTENVERKEER Ondersteunt use cases - Use case: aanlevering aan BRON • Activiteit: versturen mutatie - Use case: terugkoppeling • Activiteit: inlezen retourbericht Doel Het tijdelijk kunnen stopzetten van het automatisch berichtenverkeer tussen BRON en Instelling door de contactpersoon BRON. Functiesoort - Interactief: het instellen van een blokkering - Niet-interactief: het verzamelen van te versturen of nog in te lezen mutaties Korte beschrijving Met deze functie kan het berichtenverkeer gepland worden. Het kan aan staan, en tijdelijk stop gezet worden. In perioden waarin het berichtenverkeer stopgezet is, is het van belang dat mutaties worden ‘verzameld’ die dan later alsnog worden verzonden, dan wel ingelezen worden in het geval van terugkoppeling. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Functionaliteit: - Het middels een van te voren in te geven begin- en einddatum (met begin- en eindtijd) kunnen blokkeren van het automatisch berichtenverkeer naar en van BRON. (1) Controles Controles bij interface-element: geen Acties Acties bij interface-element 1: - Bij het passeren van een blokkerings begin- of einddatum veranderd het berich- tenverkeer (zie beschrijving achtergrond verwerking).
  • EXTERNE VERANTWOORDING 79 Beschrijving achtergrond verwerking Achtergrond invoer - te versturen mutatie - ontvangen retourbericht Achtergrond uitvoer - een wachtrij met nog te versturen mutaties - een wachtrij met nog in te lezen retourberichten Proces (achtergrond verwerking) - Als een blokkering actief is, dan worden de te versturen mutaties die ontstaan in de kernregistratie bewaard. Hetzelfde geldt voor de retourberichten van BRON. - Op het moment dat de blokkering is opgeheven wordt automatisch alle nog te versturen mutaties verstuurd c.q. alle nog in te lezen retourberichten ingelezen. Gegevens Gegevensset: Mutaties van en aan BRON (zie PvE BRON.)RAADPLEGEN LOGBOEK (BRON)ADMINISTRATIE Deze functie gebruikt de contactpersoon BRON als er afkeuringen zijn of bijv. bij het controleren van de FOTO. Hij/zij wil nakijken wat er eigenlijk gemeld is aan BRON (historie). Tevens wordt de functie gebruikt voor het monitoren van de kwaliteit van de uitwisseling met BRON. Ondersteunt use cases Use case: monitoren uitwisseling BRON Doel Inzage in de verstuurde en teruggekoppelde BRON bestanden en (individuele) mu- taties en de tijdigheid van deze communicatie. Inzicht in de ontvangen BRON-foto’s en terugmeldingsoverzichten CFI. Functiesoort Interactief
  • 80 EXTERNE VERANTWOORDING Korte beschrijving Met de functie kan worden getoond de historie van ingelezen BRON-foto’s en CFI terugmeldingen en, op mutatie-niveau, wat per deelnemer gemeld is aan BRON en wat door BRON daarover is teruggekoppeld. Tevens is raadpleegbaar op deelnemer- niveau en op gecumuleerd niveau: de aantallen, soort signalen en tijdigheid van gemelde mutaties. Beschrijving interactieve functionaliteit Gebruikersinterface Een scherm met een overzicht van alle (geselecteerde) individuele mutaties en een samenvatting daarvan. Per mutatie wordt de inhoud van de mutatie, de terugge- koppeling daarop (onder andere de signalen: code + omschrijving) en de tijdigheid van de melding van de mutatie weergegeven. De samenvatting bestaat uit het aantal mutaties, het aantal mutaties met een bepaalde terugkoppeling/signaalsoort en de tijdigheid van de melding van mutaties. Verschillende kenmerken van mutaties kunnen gebruikt worden om het overzicht te beperken tot een selectie uit alle mutaties en/of te sorteren op een kenmerk. Functionaliteit: - Selectie/sortering op onderwijssoort (BO, BA, VO, VAVO, ED) - Selectie/sortering op aangeleverde batch - Selectie/sortering op terugkoppelbestand BRON - Selectie/sortering op organisatieonderdeel - Selectie/sortering op deelnemer - Selectie/sortering op status BRON - Selectie/sortering op gegevensrubriek - Selectie/sortering op zelf te definiëren periode - Selectie/sortering op BRON-foto - Selectie/sortering op CFI-terugmeldingsoverzicht Controles Controles bij interface-element: geen Acties Acties bij interface-element: - het op het scherm tonen van de gegevens die voldoen aan de selectie. Gegevens Gegevensset: mutaties van en aan BRON (zie PvE BRON.)
  • EXTERNE VERANTWOORDING 81RAADPLEGEN BRON-FOTO Ondersteunt use cases - Use case: verwerking BRON-foto • Activiteit: inlezen BRON-foto Doel Inzicht krijgen in de gegevens die in een BRON-foto zijn opgenomen. Functiesoort Interactief Korte beschrijving Naar aanleiding van het verschillenbestand of naar aanleiding van een vraag moet gecontroleerd kunnen worden welke gegevens in een bepaalde BRON-foto zijn opgenomen. Beschrijving interactieve functionaliteit