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Alfresco in un ora 2010

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Che cosa è Alfresco Document Management? A cosa serve? Come lo integro nei miei processi aziendali? Lo scopo del webinar è presentare le più importanti caratteristiche ma anche alcune delle nuove ...

Che cosa è Alfresco Document Management? A cosa serve? Come lo integro nei miei processi aziendali? Lo scopo del webinar è presentare le più importanti caratteristiche ma anche alcune delle nuove funzionalità di Alfresco, in un ottica pratica di utilizzo all’interno di una realtà aziendale pubblica o privata.

Il webinar è diretto verso coloro i quali desiderano approfondire rapidamente e capire di cosa si tratta senza perderci troppo tempo. Una panoramica condensata ma completa di Alfresco Document Management, Web Content Management, e la collaborazione con Alfresco Share. In un'ora.

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Alfresco in un ora 2010 Alfresco in un ora 2010 Presentation Transcript

  • Alfresco, in un ora Ottobre 2010
  • Agenda Il contesto: cenni al mondo ECM Servizi di Content Management Applicativi Client Integrazioni Confronto tra Edizioni Come proseguire da qui?
  • ECM Tradizionale Alti costi Complessità Adozione Limita 3
  • Sfide dal mercato ECM ●  Cloud Computing, Mobile, Banda Larga e Internet ●  Cambiamenti demografici ●  Nuovo standard ●  Adozione Open Source nelle aziende ●  Spinta verso la Riduzione dei Costi ●  La crisi finanziaria  4
  • Alfresco è... Costi piùCost Lower Bassi Più Semplice Easier to Use Adopted Faster Adottabile Rapidamente 5
  • I Numeri di un Successo ●  Più di 1200 Clienti ●  Più di 150,000 utenti della comunità open ●  Superati i 2 milioni di download ●  Stimati 74000 Siti Global Support ●  Oltre 1,000,000 di utenti attivi 6
  • Evitare i Costi Nascosti ●  Open Standard o  Piattaforma Java EE o  Standard pubblici come CMIS, JSR-168, Web Services e REST. o  CMIS 1.0 ready! o  Gira su molti hardware sistemi operativi e database diversi o  Nasce con l’idea di evitare il “vendor lock-in” 7
  • Casi di successo - 1
  • Casi di successo - 2
  • Piattaforma ECM Completa Document Web Content Management Management Collaboration Email Archive Electronic Records Image Management Management Digital Asset Workflow Management
  • Due Aspetti eMail Web Browser Kofax FTP Network Drive MS Office Accesso Client WebDAV Google Docs IBM Lotus Security Rules / Actions Version Metadata Servizi “Content” Search Lifecycle Workflow Renditions 11
  • Proprietà e Contenuti di un Documento ●  Gestire ogni contenuto (.doc .ppt .xls .jpg .mp3, …) ●  Metadati – informazioni sul contenuto Proprietà o  Nome, Titolo, Creatore, Quando Creato, Dove, … Documento ●  Si può Estendere o  Codice cliente, numero fattura, protocollo, … ●  Supporto per tipi custom ●  Supporto agli Aspetti 12
  • Alfresco: Modello Dati Flessibile Tipo = Report Tipo = Contratto Tipo = Email Tipo = Caso Attributi del Tipo... Attributi del Tipo... Attributi del Tipo... Attributi del Tipo... Oggetto Data inizio Oggetto Formato Data Report Valore Mittente Area di Business Destinatario Aspect = Cliente Attributi dell’Aspect... Nome Cliente Numero Cliente Contatti Stato 13
  • Controllo delle Versioni ●  Non si traccia il nome! o  Alfresco –v1.ppt o  Alfresco – v1.2.ppt o  2010-05 Alfresco.ppt Proprietà ●  Si collegano le versioni ●  Ripristino delle versioni Versioni Documento precedenti ●  Tracciabilità totale (chi ha fatto cosa e quando) 14
  • Controllo degli Accessi ●  Blocco del file editato o  Stop alla sovrapposizione ●  Ruoli degli Utenti Blocco Proprietà ●  Sicurezza o  Controllo chi accede Versione Documento Ruoli o  Controllo che ruolo ha Sicurezza 15
  • Ruoli 16
  • Controllo degli Accessi Patti Jennifer Risley Watmore VP of HR CEO 17
  • Archiviazione dei Contenuti ●  Conservazione del contenuto in uno ‘Spazio’ Blocco Cartella Proprietà ●  Navigabile via: o  Cartelle Versione Documento Ruoli o  Tag o  Categorie o  Filtri (es. ‘favoriti’) Sicurezza 18
  • Trasformazioni e Commenti ●  Creare file correlati ●  Trasformare in formati differenti Blocco Cartella Proprietà o  es. HTML, PDF, JPG ●  Consenti agli utenti di Versione Documento Ruoli commentare i contenuti ●  Commenti gestititi come oggetti separati Sicurezza Renditions Commenti 19
  • Altri Servizi 20
  • Regole e Azioni ●  Le Regole sono Regole applicate ad uno Azioni ‘Spazio’ ●  Rendono uno spazio “intelligente” (smart) ●  Sono innescate da eventi o  Inbound – Contenuto arriva in uno spazio o  Outbound – Contenuto lascia uno spazio (spostato, eliminato) o  Update – contenuto modificato 21
  • Regole e Azioni ●  Le Regole sono filtrate Esempio: in base a: o  Tutti gli elementi Bozze o  Specifico tipo MIME o  Tipo del Contento Approvati o  Categoria ●  Possibile avere eventi Pubblicati multipli ●  Possibile definire un ordinamento tra eventi 22
  • Workflow ●  I documenti hanno un Regole ciclo di vita (DLC) Azioni o  Sono creati o  Sono revisionati o  Sono approvati Workflow o  Sono pubblicati o  ...e sono ancora revisionati, quindi tutto ricomincia dall’inizio 23
  • Workflow e Business Process Management (BPM) ●  Basato su Jboss jBPM Crea incorporato Scrive ●  Capacità BPM Complete Revisiona Commenta o  Diramazioni, fusioni e condizioni logiche Pubblica o  Scripting Legge ●  Gestione Ciclo di Vita o  Ruoli, Revisori, Sicurezza, Cartelle, Commenti, Workflow, Stati, Audit 24
  • Ricerca ●  Cercare con la sintassi e Regole gli operatori di Google Azioni ●  Esempi: o  Tipo– type:document o  Proprietà– modified:today Workflow Ricerca o  Data– created:“2009-01-01” o  Testo– text:“alfresco faq” ●  Posso combinare i criteri: o  AND, OR, NOT 25
  • Esempio – name: plan
  • Esempio– modifier: phampton Trova qualsiasi oggetto: Blog post, Documenti, Cartelle, Forum post, pagine Wiki, etc.
  • Esempio– name: plan AND modifier: phampton
  • Storage Policies ●  Ovvero “Information Regole Lifecycle Azioni Management” (ILM) ●  Conservazione dinamica basata su regole Workflow Ricerca business ●  Definisce regole business Storage ●  Riduzione costi senza Policies impatti sulle prestazioni 29
  • Storage Policies ●  Esempi SSD o  Per tipo: grossi file video su dischi Policy veloci e costosi. Documenti Office Rules $$$ su dischi più lenti ed economici o  Per dipartimento, per età, per tipo d’utilizzo, ecc… FC Policy Rules Drives ●  Applicare specifico Aspect ai $$ contenuti per marcarli ●  Utilizza Regole e Azioni per SATA guidare il meccanismo Drive $ SSD = Solid State Drives FC = Fibre Channel 30
  • Accedere ai Contenuti Da... Web Shared Drive Email SharePoint / Office SMTP Listener
  • Il più diffuso ECM ●  Il disco di rete condiviso!?! ●  Perché? o  Facile da usare o  Nessun training Problemi... o  Bassi costi ●  Difficile trovare i file ●  Nessun contesto ●  Nessun controllo di versione ●  Sicurezza inadeguata 32
  • Disco di Rete Condiviso ●  CIFS / FTP / WebDAV o  Root URL: <machine o  Tutte le Regole sono attive name>AAlfresco o  I permessi verificati o  Esattamente come un disco o  Gestione versioni del condiviso contenuto (se attivo) o  Si monta come disco o  Trascinamento file dentro Alfresco o  Editare i contenuti con altri programmi o  I folder condivisi possono essere ‘spazi smart’ 33
  • Gestione Documenti 34
  • Dettagli Documento 35
  • Project / Team Collaboration ●  Cruscotto (dashboard) personalizzabile ●  Ciascun progetto include: o  Document Library o  Calendario o  WIKI o  Blog o  Forum di discussione o  Link a URL esterne o  Data lists ●  Ablitato IMAP 36
  • Gestione dei Record ●  Prima soluzione RM… o  Open source certificata DoD o  Compatibile CMIS 1.0 ●  Progettata per essere facile o  Regole di auto-completamento dei metadati ●  Compilare record da… o  Web (dal sito RM o altri Share) Supporto  base  per  soluzioni   o  Email – Supporto IMAP di  Conservazione  Sos3tu3va   o  CIFS – Disco Rete Condiviso
  • Records Management 38
  • La Piattaforma Web Web Application CMIS, REST Alfresco Web Delivery Runtime Repository Deployment Alfresco Web Alfresco Web Alfresco Web Producer Editor Preview Alfresco Editorial Repository Work Packages, Renditions
  • Alfresco Web Editor Alfresco Web Editor Framework Editazione Editare dalla sul posto lista
  • Modificare i Contenuti
  • Integrazione IMAP ●  Server IMAP virtualizzato ●  Naviga e accedi ai contenuti o  Aprire Alfresco dal client email o  Navigare spazi e siti Share come fossero cartelle virtuali o  Vedere I metadati, Link ai contenuti ●  “Drag & Drop” per archiviare mail ●  Gestione allegati configurabile ●  Funziona con tutti i normali client IMAP, nessun plug-in necessario 42
  • Completa Gestione Contenuti Document Collaboration Web Content Records Email Management Management Management Archive 1 Repository costruito su 1 moderna tecnologia 43
  • “Content Services” per... Any CMIS Client MS Office Shared Drive WEB SharePoint SAP Email IBM Lotus WebDAV Drupal Google Docs Joomla FTP Kofax 44
  • Confrontiamo le Edizioni Alfresco Enterprise Alfresco Community ●  Completo Controllo ●  Controllo automatico su Qualità manuale / aut. un solo stack software o  Supporto per piattaforme o  Supporto limitato solo a commerciali sistemi free ●  Clustering applicativo ●  Monitoraggio JMX ●  Gestione sotto-sistemi ●  Necessario riavviare il ●  Storage Policies server 45
  • Confrontiamo I Servizi Abbonamento Enterprise Community ●  Supporto tecnico 24x7 ●  Sperimentale e senza alcun o  SLA concordate supporto o  Portale di supporto o  Nessuna SLA ●  Manutenzione Correttiva o  Comunità / Wiki o  Upgrade, Updates, Hot Fixes and Back porting ●  Nessuna Manutenzione o  Arrangiarsi da soli! ●  Manutenzione Evolutiva ●  Installare nuove versioni ●  Consulenza specializzata ●  Nessuna garanzia tecnica o ●  Scudo legale legale 46
  • Come proseguire? ●  Provando Alfresco direttamente... ●  “Cloud Trial” di 24 ore, rinnovabili (“zero install”) o  http://bit.ly/EntTrial o  http://bit.ly/RM-Trial ●  Scaricare la trial a 30 giorni o  http://www.alfresco.com/products/ecm/enttrial/ ●  YouTube o  http://www.youtube.com/alfresco101 47
  • Molti libri su Amazon
  • Riassumendo ●  Alfresco è open standard, ad una frazione del costo delle soluzioni tradizionali ●  Alfresco è progettato per essere una soluzione ECM completa ed autonoma, altamente integrabile ●  Alfresco fornisce estesi servizi di gestione dei contenuti ●  Alfresco è realizzato con una architettura SOA, i cui servizi sono utilizzabili da qualunque client ●  Alfresco lo potete provare subito e decidere da soli! 49
  • Domande? ●  Forum di discussione Italiano http://forums.alfresco.com/it/ ●  Per ulteriori informazioni scrivetemi: maurizio.turatti@alfresco.com Grazie!
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