Curso time management abr 2012 udesa

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Curso time management abr 2012 udesa

  1. 1. Time Management Maximiliano Hapes Abril 2012 mjhapes@gmail.com
  2. 2. Introducción2 Time Management – Maximiliano Hapes
  3. 3. Muchos Mitos… “Puedo hacerlo todo” “Debo trabajar muchas horas” “Debo apurarme”3 Time Management – Maximiliano Hapes
  4. 4. Agenda del Curso Parte 1: Objetivos Parte 2: Herramientas Parte 3: Buenas Prácticas4 Time Management – Maximiliano Hapes
  5. 5. Parte 1: Objetivos5 Time Management – Maximiliano Hapes
  6. 6. “Progress has little to do with speed,El Master Plan but much to do with direction” ¿Qué quiero ser? ¿Adónde quiero llegar? ¿Qué quiero conseguir? ¿Qué NO voy a ser/conseguir?6 Time Management – Maximiliano Hapes
  7. 7. Los Diferentes Roles de Vida Miembro de una Profesional comunidad Pareja Salud y BienestarHobby Espiritual Amigo Miembro de una Empleado de Miembro de un Familia una empresa Equipo/Grupo7 Time Management – Maximiliano Hapes
  8. 8. Teoría vs Práctica…8 Time Management – Maximiliano Hapes
  9. 9. El Cuadrante de To Dos Urgente No Urgente Importante 1 2 No Importante 3 4 *Stephen Covey, The 7 Habits of Highly Effective People9 Time Management – Maximiliano Hapes
  10. 10. El Cuadrante de To Dos10 Time Management – Maximiliano Hapes
  11. 11. El Cuadrante de To Dos11 Time Management – Maximiliano Hapes
  12. 12. El Cuadrante de To Dos Cuadrante 1 (Importante/Urgente) Resolver Inmediatamente ¿Cómo prevenir para que ocurra no otra vez? (Identificar Root Cause) Fuente de Stress12 Time Management – Maximiliano Hapes
  13. 13. El Cuadrante de To Dos Cuadrante 2 (Importante/No Urgente) Action Plan para prevenir el Cuadrante 1 Agendar y Comprometerse Cuadrante 2 = Master Plan. No hay follow-up “Failing to plan is planning to fail” “El tiempo no se encuentra, se hace.”13 Time Management – Maximiliano Hapes
  14. 14. El Cuadrante de To Dos Cuadrante 3 (No Importante/Urgente) “Tu emergencia no es mi emergencia” ¿Qué pasa si no lo hago? ¿Puede hacerlo otra persona? Minimizar, Eliminar, Automatizar o Delegar. “Most of what we say and do is not essential. If you can eliminate it, you’ll have more time, and more tranquility. Ask yourself at every moment, ‘Is this necessary?‘” – Marcus Aurelius14 Time Management – Maximiliano Hapes
  15. 15. El Cuadrante de To Dos Cuadrante 4 (No Importante/No Urgente) La Era de la Distracción Adicción Minimizar, Delimitar y Eliminar “The successful man is the average man, focused.”15 Time Management – Maximiliano Hapes
  16. 16. El Cuadrante de To Dos Urgente No Urgente Importante Hacer Planificar No Importante Minimizar Delimitar16 Time Management – Maximiliano Hapes
  17. 17. La Regla de Pareto17 Time Management – Maximiliano Hapes
  18. 18. La Regla de Pareto “In health care in the United States, it has been found that 20% of patients use 80% of health care resources” “Several criminology studies have found that 80% of crimes are committed by 20% of criminals”18 Time Management – Maximiliano Hapes
  19. 19. La Regla de Pareto ¿Si tuvieras que trabajar/estudiar solo dos horas por días, qué harías?19 Time Management – Maximiliano Hapes
  20. 20. Resumen Parte 1: Objetivos Hacer las cosas correctas versus hacer las cosas correctamente Planes por Roles Hacer, Planificar, Enfocar en alto impacto Minimizar y Delimitar20 Time Management – Maximiliano Hapes
  21. 21. Actividad N° 1 Detectar tu 80/20 Cuadrante Personal Q1: Incendios Típicos Q2: Acciones Preventivas Q3: Interrupciones Q4: Time Wasters21 Time Management – Maximiliano Hapes
  22. 22. Parte 2: Herramientas22 Time Management – Maximiliano Hapes
  23. 23. Medios de Comunicación: Hábitos Inefectivos Abuso del e-mail Chats demasiado extensos Poco uso del teléfono Reuniones sin agenda Precarización del face-to-face23 Time Management – Maximiliano Hapes
  24. 24. Adaptando la comunicación Respuesta Participantes Material Ideal para… Pocos Información Temas Urgente!!! Participantes y Limitada Sensitivos Alta Interacción (Verbal) Pocos Participantes y Información No tan Urgente Multi-tasking Moderada Limitada (Datos) Interacción Muchos Mucha Nada Urgente Participantes y Información Documentación Baja Interacción (Datos) Muchos Mucha Aún menos Toma de Participantes y Información Urgente Decisiones Alta Interacción (Texto y Datos)24 Time Management – Maximiliano Hapes
  25. 25. Uso de Aplicaciones Agenda To Do List25 Time Management – Maximiliano Hapes
  26. 26. Uso de Aplicaciones El Email no es la To-Do List26 Time Management – Maximiliano Hapes
  27. 27. Uso de Aplicaciones Procesamiento de Emails Más que Chequear Menos que Responder *Inbox Zero de Merlin Mann.27 Time Management – Maximiliano Hapes
  28. 28. Uso de Aplicaciones Metodología Inbox Zero Convertir el medio en acción Borrar, Archivar, Delegar, Responder, Diferir Minimizar uso (2x1) *Inbox Zero de Merlin Mann.28 Time Management – Maximiliano Hapes
  29. 29. Uso de Aplicaciones ¿Qué es una To Do List?29 Time Management – Maximiliano Hapes
  30. 30. Uso de Aplicaciones 1° Objetivo SMART Specific, Measurable, Achievable, Realistic,Time bounded 2° Tareas y Prioridades Tarea 1, 2, 3,…, etc. 3° Lista de To-Dos Tiempo/Tarea + Otros30 Time Management – Maximiliano Hapes
  31. 31. Uso de Aplicaciones ¿Si esto fuera lo único que cumpliera en el día, estaría satisfecho con mi día?31 Time Management – Maximiliano Hapes
  32. 32. Resumen Aplicaciones Capturar, Priorizar y Procesar a Cero Ejecutar Planificar y Comprometer32 Time Management – Maximiliano Hapes
  33. 33. Parte 3: Buenas Prácticas33 Time Management – Maximiliano Hapes
  34. 34. ¿Quién ganó el concurso? A B34 Time Management – Maximiliano Hapes
  35. 35. Procrastination: El Arte de Posponer“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine." Ley de Parkinson El costo del último minuto Identificar el por qué Diferimiento deliberado35 Time Management – Maximiliano Hapes
  36. 36. Prioridades y Deadlines Objetivos Claros y Establecer Proridades Recursos, deadline, ayuda, etc. Renegociación de Deadlines Acordar por Teléfono, Documentar por Escrito36 Time Management – Maximiliano Hapes
  37. 37. Encontrando el Foco El Problema de las Distracciones (Q4)37 Time Management – Maximiliano Hapes
  38. 38. Encontrando el Foco Diferentes Procesos Mentales38 Time Management – Maximiliano Hapes
  39. 39. Encontrando el Foco Separando los Procesos Foco Total Atención Dividida Desconectado Conectado Single-Tasking Multi-Projecting39 Time Management – Maximiliano Hapes
  40. 40. ¿Está bueno hacer multi-tasking? Jugando al Multi-tasking 1 ¿Está bueno hacer multi-tasking? Segundos 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 2640 Time Management – Maximiliano Hapes
  41. 41. Resumen Buenas Prácticas Perfect vs Good Enough Cuidado con Posponer Enfocar separando procesos Una cosa a la vez41 Time Management – Maximiliano Hapes
  42. 42. Conclusiones Objetivos: definir qué es importante Herramientas: planificar lo importante Buenas Prácticas: hacer lo importante42 Time Management – Maximiliano Hapes
  43. 43. mjhapes@gmail.com43 Time Management – Maximiliano Hapes

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