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Precentacion En Diapositivas De Proyecto 2
1. Sena PROYECTO 2 SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLEY MODELOS DE DECISIÓN FINANCIERA PARA EMPRESAS DEL SECTOR REAL DOCUMENTOS CONTABLES NO CONTABLES Y TITULOS VALORES INTEGRANTES: MILENA TOBAR RUBEN DARIO ADRIANA ALEJANDRO MARGARET YURY VIVIANA CRUZ PRECIADO TUTORA: MARIA CONSUELO ALEJO BOGOTÀ D.C OCTUBRE DE 2009
2. OBJETIVOS construir métodos de estudio favorable para la enseñanza de los términos contables. Obtener un conocimiento amplio acerca de la creación de una empresa y sus tramites legales. Estudiar los principios básicos de una empresa con el fin de alcanzar en un futuro la independencia laboral. Brindar a nuestros compañeros una información clara para asi contribuir con el aprendizaje colaborativo de nuestra aula de clases .
3. ESTRATEGIAS Para el desarrollo de esta guía iniciaremos con la consulta de libros y paginas web recopilando el mayor numero de información para así debatir lo consultado y obtener la mejor respuesta hacia los in6terrogantes formulados por la guía y por nosotros, teniendo claro que para el desarrollo de esta actividad es necesario también dedicarse a la tarea, ayudarse mutuamente, resolver problemas, dar y aceptar opciones de sus compañeros. Todo esto teniendo claro que para lograr grades beneficios de la solución de esta actividad debemos ser consientes de la responsabilidad que cada uno de nosotros tiene ante la resolución de la misma; pues al ser el método de estudio utilizado para culminar nuestra formación debemos concientizarnos de que el aprender o no depende solo del empeño con el que cada uno cuenta para la realización de cada una de las actividades y pasos que constituyen la escalera que nos permitirá llegar a la cumbre o finalización con éxito de nuestra carrera.
4. ESTRATEGIAS PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS DE LA ACTIVIDAD Tener disponibilidad de tiempo para realizar todas las actividades establecidas en el cronograma Aportar al grupo soluciones para cada uno de los interrogantes establecidos y aprendiendo de ellos Conocer todo lo que se requiere para la realización de una empresa teniendo en cuenta tos lo establecido en el código de comercio
5. RESPONSABILIDADES DE CADA MIEMBRO DEL EQUIPO DE TRABAJO Puntualidad en cada un de las actividades Respeto con los compañeros para poder llevar acabo un buen trabajo Liderazgo: alguno de los integrantes que tenga mayor conocimiento del tema para que nos guie y podamos enriquecer nuestros conocimientos Compromiso grupal e individual Igualdad de condiciones: por que todos debemos ser tratados de igual forma , y respetar la opinión de cada uno de nosotros, para que hace todos aportemos algo diferente al proyecto Tolerancia: debemos comprender a los demás para de igual forma ser comprendidos por ellos Dedicación con la realización con cada uno de los aspectos que requiere la creación de una empresa.
6. CRONOGRAMA (AGENDA) DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR Enlace de ideas, e la cual se debate el proyecto a realizar Realizar encuestas de mercadeo en las cuales se pueda evidenciar la oferta y de manda del producto a trabajar Identificar el punto en el que se dará a conocer el producto Hacer buna publicidad para el reconocimiento del mismo ejm: utilizar fuentes de comunicación como tv, internet, medios impresos Dar a conocer el producto a todas las personas que requieren de el, a un buen precio y de buena calidad; teniendo en cuenta todas las normas establecidas por el código de comercio Trabajar con los principales componentes que son materia prima, capital maquinaria y tierra
7. ACTAS DE LAS REUNIONES DE (GAES) PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD El 20y 22 de octubre del 2009 nos reunimos en el salón de clases para realizar el proyecto 2 sistemas de información contable y modelos de decisión financiera para empresas del sector real. Realizamos: Los objetivos de la actividad Estrategias de aprendizaje Estrategias para alcanzar los objetivos del proyecto Responsabilidades de cada miembro del equipo Cronograma (agenda) de las actividades a desarrollar Mapa mental Documentos contables, no contables Títulos valores Soportes contables Normas legales sobre la elaboración y requisitos de los documentos.
8. DOCUMENTOS CONTABLES Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas. Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones. Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad. La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente: En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones. Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones. Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
9. RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura
11. RECIBO DE CONSIGBNACION Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
13. COMPROBANTE DE DEPOSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORRO Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente
15. FACTURA DE VENTA La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
16. REQUISITOS DE LA FACTURA La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: ♦ Estar denominada expresamente como factura de venta. (pre impreso). ♦ Numeración en orden consecutivo. (pre impreso). ♦ Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (pre impreso). ♦ Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. ♦ Fecha de expedición. ♦ Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. ♦ Valor total de la operación ♦ El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (pre impreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
17. DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA son documentos equivalentes a la factura: ♦ Los tiquetes de maquinas registradoras ♦ Las boletas de ingreso a espectáculos públicos ♦ Los tiquetes de transporte. ♦ Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el gobierno ♦ Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago ♦ Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantías. ♦ Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro
18. QUIENES NO ESTAN OBLIGADOS A FACTURAR no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones: ♦ Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras que realicen ♦ Los responsables inscritos en el régimen simplificado. ♦ Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a estos productos. ♦ Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad ♦ Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional ♦ Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta actividad ♦ Las empresas que prestan el servicio de transporte publico urbano o metropolitano de pasajeros
19. FACTURA DE VENTA DE MERCANCÍA AL CONTADO Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor, si la mercancía no esta gravada; si esta gravada se acredita también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar. Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no esta gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja
20. FACTURA DE VENTA DE MERCANCIA A CREDITO El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido, por haber, presentado la mejor cotización.
22. COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CREDITO CONCEPTO DE TARJETA DE CREDITO La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema. La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del contrato, el tarjeta habiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a través de este medio. El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes; y, a sus vez, la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjeta habientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y el 10%.
24. CHEQUE Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".
26. COMPROBANTE DE PAGO DE EGRESO Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.
28. LETRA DE CAMBIO Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada. En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
30. PAGARE Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
32. NOTA DEBITO Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
34. NOTA CREDITO Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
36. RECIBO DE CAJA MENOR El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
38. SOPOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS NOTA DE CONTABILIDAD Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre
40. COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
48. TITULOS VALORES Un título valor es un documento mercantil en el que está incorporado un derecho privado patrimonial, por lo que el ejercicio del derecho está vinculado jurídicamente a la posesión del derecho. Es también un documento de contenido crediticio en el que se incorpora un derecho literal y autónomo. Se denomina título-valor a todo documento necesario para el ejercicio del derecho reflejado en él. Existen varios tipos de títulos valores circulantes. Los más reconocidos son: La letra de cambio El cheque El pagaré
49. CARACTERISTICAS Formulismo: se deben cumplir los requisitos que señala la ley, la falta de uno de ellos puede determinar la ineficacia del título. La importancia del formulismo en los títulos valores es que, en tanto estos se emiten con arreglos a tales formalidades, tanto quienes los transmitan como quienes los adquieran, sabrán sin lugar a duda, el derecho que están entregando o están revisando. Incorporación: quien posee un título valor, es dueño del derecho contenido en él (se dice que el derecho se incorpora al título porque el título "es" el derecho). Legitimación: la persona queda legalmente facultada, por el solo hecho de la tenencia, a ejercer el derecho incorporado en el título (títulos al portador); o por constar como titular del derecho incorporado al título (títulos nominativos). Literalidad: determina el alcance y modalidad de los derechos y obligaciones consignadas a el. Autonomía: el poseedor ejercita un derecho propio que no puede ser restringido o destruido. ENTRE LOS TITULOS VALORES TAMBIEN TENEMOS, EL CHEQUE EL PAGARE LA LETRA DE CAMBIO, Y MAS ASELANTE VEREMOS LO DEMAS…..
50. REQUISITO Entre los requisitos más resaltantes y necesarios, tenemos: El nombre del título valor de que se trate. La fecha y el lugar de creación. Las prestaciones y derecho que el título confiera. El lugar de cumplimiento o ejercicio de las mismas. La firma de quien lo expide. Los títulos valores son negociables y fungibles, lo que los hace aptos a ser cotizados en las bolsas de valores. los títulos valores se diferencian de los títulos ejecutivos, un título valor es un título ejecutivo, pero un título ejecutivo no es un título valor. Para que sea título valor se requiere que aplique la ley de circulación (endosos)
51. EL ENDOSO Antes de la utilización del endoso, la letra era empleada para el pago de deudas recíprocas entre los comerciantes, a través de mecanismos diferentes: el acreedor libraba una letra contra su deudor y por cuenta de su propio acreedor; el tomador que quería pagar con la letra a un tercero, firmaba como avalista, el título acordaba al representante del tomador la facultad de ser sustituido por otra persona para el cobro de la letra. La letra pasa a constituirse en un instrumento de pago entre los extraños al primitivo contrato de cambio trayecticio que le había dado origen y su uso sin la intervención de los banqueros se vuelve frecuente. El endoso permitirá que la cambial se transforme, con el tiempo, en instrumento para la circulación de un crédito independiente de la relación de emisión, en el papel moneda de los comerciantes.
52. EL AVAL Durante la época en que la letra de cambio constituyó la representación del contrato de cambio trayecticio y, en consecuencia, era un título expedido por un banquero, el documento estaba dotado de una gran seguridad en cuanto a su pago. La palabra aval ha dado lugar a discrepancias en cuanto a su origen. El aval puede definirse como una institución típicamente cambiaria, que tiene por finalidad garantizar el pago de la letra de cambio. Esa garantía tiene como función, entre oras, reforzar la capacidad circulatoria de la letra de cambio.
53. DOCUMENTOS DE COMPRAS Y VENTAS PEDIDOS A PROVEEDORES (UNA COPIA) Se archivarán en "acordeón" por orden alfabético, hasta la recepción del material. Una vez recibido el ALBARAN, se cose éste al PEDIDO y se archiva el conjunto. ALBARANES DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍA (COMPRAS) Se archivarán en "acordeón" por orden alfabético, junto con el correspondiente PEDIDO, hasta la recepción de la FACTURA. Al recibir la factura se coser ésta al conjunto pedido-albarán y se archivará. FACTURAS DE PROVEEDORES (DOS COPIAS) Al recibirse la FACTURA, si viene una sola copia se sacará una fotocopia de la misma. La PRIMERA COPIA (original) se coserá al conjunto PEDIDO-ALBARÁN y se archivará en un A-Z titulado: "FACTURAS PENDIENTES DE PAGO", por orden alfabético de proveedor y por fecha de la factura (de la más antigua a la más reciente). La SEGUNDA COPIA se archivará en un A-Z titulado: "FACTURAS RECIBIDAS", ordenadas correlativamente por la fecha de recepción. Ambas copias, independientemente de la numeración dada por el PROVEEDOR, deben ser numeradas correlativamente a su recepción.
54. LETRAS Y OTROS EFECTOS DE PROVEEDORES Al pagar cada efecto a su vencimiento, se coserá al conjunto correspondiente archivado en "FACTURAS PENDIENTES DE PAGO"; y se dejará en el mismo archivo hasta que se haya completado el pago de la factura correspondiente. Una vez se haya completado el pago de una FACTURA, se pasará el conjunto (PEDIDO-ALBARÁN-FACTURA-EFECTOS) a un A-Z titulado: "FACTURAS PAGADAS A PROVEEDORES (AÑO ....)"; ordenado alfabéticamente por proveedores y por orden de fechas de las facturas (no de los pagos). Si alguno de los pagos se realiza mediante CHEQUE o PAGARÉ, se hará una fotocopia del mismo en el momento de su expedición; dicha fotocopia se coser al conjunto PEDIDO-ALBARÁN-FACTURA y, cuando se conozca, se anotará en la fotocopia del cheque (o del pagaré) la fecha en que éste fue cargado en cuenta. Si se realizan pagos mediante TRANSFERENCIA bancaria, se coserá la ORDEN DE TRANSFERENCIA al conjunto formado por el PEDIDO-ALBARÁN-FACTURA y se seguirá el mismo proceso descrito con anterioridad. Si se realizan pagos mediante DOMICILIACIÓN bancaria, se coserá el COMPROBANTE del cargo en cuenta enviado por el Banco al conjunto formado por el PEDIDO-ALBARÁN-FACTURA y se seguirá el mismo proceso descrito con anterioridad. Si se ACEPTAN efectos (letras o recibos), en el momento de la aceptación se hará una fotocopia de cada uno de dichos efectos y se archivará en "acordeón" por orden de fechas y separados por meses de vencimiento; ese archivo se denominará: "EFECTOS PENDIENTES DE PAGO".
55. FACTURA DE VENTAS Al realizar la facturación correspondiente a cada uno de los Clientes se archivará la primera copia de la FACTURA en un A-Z titulado: "FACTURAS PENDIENTES DE COBRO". Junto con las copias de las facturas deben coserse los ALBARANES firmados por cada uno de los Clientes al recibir la mercancía. Una vez COBRADA la totalidad de una FACTURA, la misma junto con las fotocopias de los EFECTOS (letras, recibos, cheques o pagarés) cosidas, se archivarán en un A-Z titulado: "CLIENTES .... FACTURAS COBRADAS (AÑO ....)", por orden alfabético de los CLIENTES y por fechas de la FACTURA (no del cobro). La segunda copia de la factura se archivará en un A-Z titulado: "FACTURAS EMITIDAS", correlativamente por orden de fecha de emisión. Ambas copias deben ser numeradas correlativamente a la emisión, a efectos del correspondiente control del I.V.A. repercutido. EFECTOS (LETRAS, RECIBOS, ETC.) A CARGO DE CLIENTES Al librar, en su caso, los efectos se hará una fotocopia de los mismos y se archivarán en un A-Z titulado: "EFECTOS PENDIENTES DE VENCIMIENTO"; por orden alfabético del cliente y por fechas de vencimiento. Si los EFECTOS se llevan al DESCUENTO (remesas), se anotará en cada una de las fotocopias la fecha de la operación y el Banco en que dicho descuento se ha realizado. Es aconsejable disponer de un sello de goma para estos efectos. Una vez realizada esta operación, se archivarán las fotocopias de los EFECTOS en un A-Z titulado: "EFECTOS DESCONTADOS PENDIENTES DE VENCIMIENTO"; ordenados por orden alfabético del Banco y por fechas de vencimiento. Una vez vencidos los efectos y no devueltos ni renovados, se estampará sobre la fotocopia el sello de COBRADO, se coserán a las facturas y se archivará el conjunto.
56. Si la factura está completamente cobrada, se llevar el conjunto al A-Z titulado: "CLIENTES .... FACTURAS COBRADAS (AÑO ....)". Si no, se dejará en el A-Z titulado: "FACTURAS PENDIENTES DE COBRO". Si el cobro se realiza mediante un CHEQUE o un PAGARÉ, se realizará una fotocopia del mismo que se coserá a la correspondiente factura y se seguirá el mismo proceso descrito con anterioridad. En la fotocopia se estampará el sello de COBRADO y se anotará la fecha de su abono en cuenta. Si el cobro se realiza mediante una TRANSFERENCIA bancaria, se coserá a la factura la correspondiente NOTA DE ABONO remitida por el Banco y se seguirá el mismo proceso descrito con anterioridad. Si el cobro se realiza mediante una DOMICILIACIÓN bancaria, se coserá a la factura la correspondiente NOTA DE ABONO remitida por el Banco y se seguirá el mismo proceso descrito con anterioridad.
57. EFECTOS (LETRAS, RECIBOS, ETC.) IMPAGADOS Cuando se reciba del Banco un EFECTO IMPAGADO, se anotará en su correspondiente fotocopia la fecha de devolución y se archivará en un A-Z titulado: "EFECTOS IMPAGADOS"; ordenados por fechas de vencimiento. El ORIGINAL se archivará en "acordeón" por orden alfabético del cliente y por fechas de vencimiento, mientras se siguen los trámites de cobro correspondientes. Una vez resuelto el procedimiento puede resultar que: a) se gire un nuevo EFECTO, incluyendo la deuda inicial y los correspondientes gastos de devolución (LETRA DE RESACA), que seguirá los pasos descritos con anterioridad; b) se cobre en EFECTIVO, por CHEQUE, por PAGARÉ o mediante TRANSFERENCIA bancaria; en cuyo caso se actuará según se ha descrito anteriormente para los cobros normales de efectos; c) resulte improbable el cobro; en cuyo caso, el efecto ORIGINAL, la copia y la factura se coserán y se archivarán en un A-Z titulado: "CLIENTES DE DUDOSO COBRO", por orden alfabético del cliente y por la fecha de la factura.
58. NOTAS DE CARGO Y ABONO EN CUENTA REMITIDA POR LOS BANCOS Se archivarán en un A-Z, agrupadas por CUENTA y por BANCO y ordenadas por la fecha del documento (no por la fecha-valor). Cada ejercicio se abrirá un nuevo A-Z a estos efectos, teniendo en cuenta que los documentos deben guardarse por un período mínimo de CUATRO AÑOS, a efectos tributarios, y de SEIS AÑOS, a efectos mercantiles.
59. DEBEMOS TENER EN CUENTA Remesas sin abonar Recibos de alquiler suministros y otros recibos Comprobantes de ingresos en bancos Extractos bancarios Partes de caja y hojas de arqueo Diarios de caja Diarios de bancos Diarios de compras Diarios de ventas Diarios de operaciones de diversas Diario contable general Fichas de mayor (extractos contables) Balances de comprobación ( mensuales) Balances de situación (mensuales) Cuentas de explotación mensuales
60. DOCUMENTOS DE GESTION cuadros de origen y aplicación de fondos (mensuales) Fichas de control presupuestario (mensuales) Cuadros de ratios financieros y económicos (mensuales) Cuadros de índices económicos (mensuales) Cuadros de índices de actividad (mensuales) Inventario de artículos para la venta Documentos fiscales (declaraciones y liquidaciones) Recibos y otras justificaciones fiscales
61. DOCUMENTACIÓN VARIA DOCUMENTOS LEGALES (ESCRITURAS ESTATUTOS, ETC.) OTROS DOCUMENTOS, COMPROBANTES Y PAPELES NO ESPECIFICADOS: Todos los documentos y papeles generados por la actividad de la empresa y que puedan servir para su control o como elemento probatorio en sus relaciones con terceros, deben ser guardados ya sea en CARPETAS, en ARCHIVADORES TIPO ACORDEÓN o en ARCHIVADORES TIPO A-Z, durante un período de tiempo mínimo de DOCE meses y máximo de SEIS años. Para todos ellos son de aplicación las normas de archivo y ordenación dadas en los puntos anteriores.
62. DOCUMENTOS NO CONTABLES CONCEPTO: Los documentos no comerciales sirven de información sobre las condiciones de una transacción comercial y suministran los datos necesarios para su registro contable, no tienen carácter negociable. OBJETIVOS: Reconocer los diferentes documentos que se utilizan en el proceso de comercialización. Diligenciar los documentos. Desarrollar destrezas para diligenciar correctamente cada uno de los documentos que son utilizados para una transacción comercial. Reconocer la importancia de los soportes de la contabilidad en la verificación de los registros no contables.
63. CLASES DE DOCUMENTOS NO CONTABLES COTIZACION: Este documento es expedido por el vendedor a solicitud del cliente. Este contiene información referente al bien o servicio que se ofrece y las condiciones como se platea la negociación. El objetivo fundamental de la cotización es facilitar información al cliente para la toma de decisiones acerca de la mejor opción, por esta razón antes de realizar una negociación, el interesado solicita varias cotizaciones y compara las diferentes propuestas.
64. PARTES Y DILIGENCIAMIENTO NUMERO: se lleva un orden consecutivo y permite que el comprador controle e identifique los diferentes pedidos. NOMBRE DEL CLIENTE: persona natural o jurídica interesada e la compra FECHA DEL PEDIDO: día, mes y año en que se hace el pedido. DIRECCION DEL CLIENTE: lugar donde debe enviarse la mercancía o servicio. FORMA DE ENTREGA: personal, aérea, marítima, terrestre. NOMBRE DEL VENDEDOR: persona natural o jurídica. FORMA DE PAGO: de acuerdo con la cotización. DESCRIPCION DEL OBJETO DEL PEDIDO: cantidad, descripción, precio descuentos, recargos y valor total. FIRMAS DE LOS RESPONSABLES: comprador y vendedor.
65. REMISION Cuando el vendedor recibe el pedido, procede al despacho e la mercancía o a prestar el servicio solicitado, La mercancía se despacha con una remisión, donde se realizaran los bienes enviados. El objetivo fundamental de la remisión es permitir al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitada en su pedido. DATOS Y DILIGENCIAMIENTO: NUMERO: para control. NOMBRE Y DIRECCION DEL COMPRADOR: persona juridica o natural. DATOS DEL TRANSPORTADOR: empresa encargada del transporte de la mercancía. DESCRIPCION DE LA MERCANCIA: referencia, descripción, unidad y cantidad. OBSERVACION: descripción de condiciones especiales para el despacho. FIRMA DE LOS RESPONSABLES: de quien despacha, de quien transporta y quien recibe.
66. TARJETA DE KARDEX En el momento de ejecutar una remisión, el auxiliar, la persona encargada o el almacenista procede a dar salida a la mercancía en la tarjeta de kardex, donde se lleva el control de existencias. El objeto fundamental de la tarjeta de kardex es disponer de un control permanente de las entradas y salidas de cada uno de los artículos, con el objeto de mantener actualizado el saldo disponible para la venta
67. Partes y diligenciamiento FECHA: Día, mes y año de entrada o salida de mercancías. DESCRIPCION: detalle de la transacción que afecta las existencias. VALOR UNITARIO: precio de compra de las existencias. ENTRADAS: cantidad y valor de la mercancía recibida en almacén SALIDAS: cantidad y valor de las mercancías despachadas. SALDO: cantidad y valor de las mercancías disponibles para la venta. PROVEEDORES: persona que surten la mercancía y el punto de pedido de acuerdo con la cantidad que se hace necesario para efectuar el pedido siguiente. UBICACIÓN: lugar exacto donde se encuentra la mercancía en bodega. UNIDAD; forma de conteo (unidades, docenas, metros, litros, etc). MINIMO Y MAXIMO: limites de existencias disponibles en bodega. ARTICULO: nombre de la mercancía en control
68. SOPORTES CONTABLES Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.
69. GENERALIDADES Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:
70. 1. Recibo de caja El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. 2. Recibo de consignación bancaria Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el
71. banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija 3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
72. 4. Factura de compra-venta La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. Numeración en orden consecutivo. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. 5. Cheque Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".
73. 6. Comprobante de pago Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa 7. Letra de cambio Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada. En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar. 8. Pagaré Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios. 9. Nota Débito Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
74. 10.Nota Crédito Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. 11. Recibo de caja menor El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor. 12. Nota de contabilidad Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre. 13. Comprobante diario de contabilidad Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. Procedimiento contable Clasificación, análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación del comprobante diario de contabilidad.
75. Cheques Bonos Facturas cambiarias Pagare Letra de cambio Nominativos A la orden Al portador Poseen acciones de sociedades anónimas Según el giro CORPORATIVOS O DE PARTICIPACIÓN DE CONTENIDO CREDITICIO Según el endoso CLASES TITULOS VALORES REPRESENTATIVO CREDITICIO Propiedad Procuración Garantía REQUISITOS Bono de mercancía El certificado de depósito La carta de porte y conocimiento de embarque CARACTERÍSTICAS Legitimidad Liberalidad Autonomía Incorporación Mención de hecho Firma de quien lo crea
76. COMPROBANTE DE CONTABILIDAD DOCUMENTOS INTERNOS NOTA CONTABLE Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre. Indican el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento y cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen
77. Cuando el vendedor recibe el pedido, procede al despacho e la mercancía o a prestar el servicio solicitado, La mercancía se despacha con una remisión, donde se relacionan los bienes enviados. Es una solicitud escrita a un proveedor por determinados artículos a un precio convenido La solicitud especifica los términos de pago y entrega ORDEN DE COMPRA REMICION Documento que se utiliza para que el cliente solicite los artículos deseados DOCUMENTOS NO CONTABLES COTIZACION PEDIDO Documento que el departamento de compras usa para una negociación Es te comprobante es de uso interno para el control de la existencia (stock) de los productos Son aquellos documentos relacionados principal mente con la acción de compra Facilita información al cliente para la toma de decisiones acerca de la mejor opción, por esta razón antes de realizar una negociación, el interesado solicita varias cotizaciones y compara las diferentes propuestas. Sirven de información sobre las condiciones de una transacción comercial y suministran los datos necesarios para su registro contable, no tienen carácter negociable
78. Como garantía de pago a crédito en la que el vendedor hace firmar letras a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar Original y dos copias; el original para el cliente y las copias para el archivo consecutivo y para anexar al comprobante diario El original se entrega al cliente y las copias se archivan en el consecutivo y en comprobante diario de contabilidad. Se hace cuando se concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones de las mercancías Es un soporte en el que registran los recaudos en efectivo de la empresa, el cual nos permite contabilizar con debitó a la cuenta caja y con crédito de acuerdo al pago recibido. Es una orden que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague cierta suma de en una fecha determinada Es un soporte que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Recibo de caja Nota crédito Es un titulo valor en el que la persona llamada girador ordena al banco llamado giro que pague una suma de dinero a un beneficiario Letra de cambio SE elabora el original para anexar al comprobante diario y la copia para el archivo consecutivo. Cheque Comprobante de egreso u orden de pago DOCUMENTOS CONTABLES EXTERNOS Es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Recibo de caja menor Factura de venta Recibo consignación bancaria Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorro Documento que expide quien vende un bien o presta un servició con el fin de tener un soporte Se utiliza para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de olvido o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. Nota debitó Es un comprobante que se elabora en un banco para diligenciar una consignación Son libretas que proporcionan los bancos a sus clientes para que se diligencien el depósito o retiro de dinero Debe expedIRSE en original y ser entregada al comprador El original queda en el banco y la copia con selló para contabilidad de la empresa Es un título valor en el que persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada Pagare -Depósitos en efectivo o cheques de bancos locales -Retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. -Para consignar efectivo y cheques de bancos locales -Para consignar remesas o cheques de otras plazas Para respaldar los créditos bancarios.
