Sistema de Organización

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Función del proceso administrativo: Definición de organización, estructura organizacional

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Sistema de Organización

  1. 1. <ul><li>La Organizaión </li></ul><ul><li>Definiciones de organizaciones </li></ul><ul><li>La organización como sistema </li></ul><ul><li>Proceso de organización </li></ul><ul><li>Estructuras organizacionales </li></ul><ul><li>Gestión por procesis </li></ul><ul><li>Reingeniería de procesos </li></ul><ul><li>Reestructiración o reorganización </li></ul><ul><li>Manuales Administrativos </li></ul>SISTEMA DE ORGANIZACIÓN
  2. 2. Organización <ul><li>Distribuye los Rs para las actividades de la empresa. </li></ul><ul><li>Identifica todas las condiciones estratégicas y del medio </li></ul><ul><li>La estructura organizacional se diseña tomando en cuenta todos los aspectos. </li></ul>
  3. 3. <ul><li>Se dice: agrupación de tareas </li></ul><ul><li>asignación de recursos </li></ul><ul><li>Asignación de responsabilidades </li></ul><ul><li>Ordenar y relacionar tareas </li></ul><ul><li>“ Organización es ordenar y disponer adecuadamente los recursos planeados con la finalidad de ejecutar actividades y cumplir los objetivos” </li></ul>Definiciones de Organización
  4. 4. LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA La organización es un subsistema del sistema adminitrativo, la función de la organización es coordinar los esfuerzos de los individuos que componen la empresa de manera que se entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente con los objetivos. Según Rodríguez J. “ La organización es una red de líneas de autoridad y responsabilidad, deberes funcionales y comunicacionales entre personas asignados a cada uno ellos los recursos e instrumentos para mantener su posición realizar su cometido.”
  5. 5. El sistema de la Organización <ul><li>ENTRADAS PROCESADOR SALIDAS </li></ul>HUMANOS FIANCIEROS MATERIALES TECNOLOGICOS INFORMACIÓN PLANES: ESTRATÉGICOS TÁCTICOS OPERACIONALES PROCESO DE ORGANIZACIÓN RETROALIMENTACIÓN
  6. 6. PROCESO DE ORGANIZACIÓN <ul><li>Parte de los objetivos globales </li></ul><ul><li>Descritos en la base filosófica y legal </li></ul><ul><li>Análisis de las características de los Rs. Para encontrar el punto con las operaciones, acciones, para ser asignados , ubicados y delegados. </li></ul><ul><li>Se obtendrá estructura, manuales, instrumentos para conseguir un desempeño adecuado. </li></ul>
  7. 7. PROCESO DE ORGANIZACIÓN CONSIDERACIONES DE BASES LEGAL FILOSÓFICA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA DISEÑO DE: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL MANUALES ADMINISTRAT. PROCESOS NORMATIVIDAD ANALIZAR CARACTERISTICAS RECURSOS PROCESOS ACTIVIDADES FUNCIONES ASIGNAR – DELEGAR RETROALIMENTACIÓN
  8. 8. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES <ul><li>Marco de actuación </li></ul><ul><li>Se combina funciones, niveles de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación. </li></ul><ul><li>División ordenada de las unidades de trabajo de la empresa. </li></ul>
  9. 9. DISEÑO DE LA ESTRUCTURA <ul><li>Se ajusta a los cambios externos </li></ul><ul><li>EJES ORGANIZACIONALES: </li></ul><ul><li>Vertical: Relación con poder de decisión, se definen niveles jerárquicos, se desarrolla en todos los niveles alto, medio, operativo. </li></ul><ul><li>Horizontal: Composición departamental </li></ul>
  10. 10. Directrices para el diseño de la estructura organizacional DEPARTAMENTALIZACIÓN JERARQUÍA
  11. 11. <ul><li>Jerarquía </li></ul><ul><li>Control </li></ul><ul><li>Centralización o descentralización </li></ul><ul><li>Jerarquía: No. niveles y de esto depende el grado de responsabilidad y autoridad de cada nivel jerárquico. </li></ul>DISEÑO VERTICAL
  12. 12. Estructura organizacional y jerarquía JERARQUÍA Org. Alargada-Vertical Org. Aplanada-Horizontal
  13. 13. Autoridad y responsabilidad son correspondientes. Depende el grado de autoridad el el responsabilidad y viceversa. <ul><li>Si autoridad está por encima de la responsabilidad se caería en tiranía, autocracia </li></ul><ul><li>Si responsabilidad está por encima de autoridad los resultados serán fruto de muchos cados de persuasión y suerte. </li></ul>
  14. 14. Tramo de control <ul><li>No. de subordinados que el gerente puede supervisar eficientemente. </li></ul><ul><li>Amplitud mayor, muchos subordinados dependen del jefe </li></ul><ul><li>Amplitud menor pocos subordinados. </li></ul>
  15. 15. Tramo de control Amplitud menor Amplitud mayor
  16. 16. Tramo de control <ul><li>A mayor cantidad de subordinados menor control, mayor libertad para toma de decisiones. </li></ul><ul><li>A menor cantidad de subordinados mayor control, limitación para iniciativa propia. </li></ul>
  17. 17. Centralización o Descentralización <ul><li>Relación con el grado de dispersión de la autoridad, hasta donde los subordinados ostentan autoridad para tomar decisiones . </li></ul><ul><li>Concentrar: Aspectos como control y costos </li></ul><ul><li>Desconcentrar: Independencia, agilidad </li></ul>
  18. 18. La Delegación <ul><li>Responsabilidad: Valor q apoya el cumplimiento de una acción/trabajo. </li></ul><ul><li>Autoridad: Está implícita en sus posición dentro del nivel jerárquico. </li></ul><ul><li>Depende de la capacidad moral como derecho para hacerse obedecer </li></ul>Se toma decisiones a través de manados medios y subalternos.
  19. 19. DISEÑO HORIZONTAL <ul><li>Agrupa actividades en unidades, secciones, equipos, departamentos.. </li></ul><ul><li>Enfoque funcional </li></ul><ul><li>Divisional </li></ul><ul><li>Matricial </li></ul><ul><li>De equipos </li></ul><ul><li>De redes </li></ul>
  20. 20. Enfoque Funcional FUENTE: ILE
  21. 21. FUENTE: CORTE SUPREMA DE JUSTICIA Enfoque divisional
  22. 22. Fuente: FUNDATIERRA Enfoque matricial
  23. 23. Enfoque de equipos <ul><li>Agilidad </li></ul><ul><li>Mayor cantidad de información </li></ul><ul><li>Focalización externa </li></ul><ul><li>Autosuficiencia </li></ul><ul><li>Equipos Multifuncionales </li></ul><ul><li>Equipos permanentes </li></ul>
  24. 24. Enfoque de redes <ul><li>Características </li></ul><ul><li>Actuar con la nuevas tendencias </li></ul><ul><li>Flexibilidad </li></ul><ul><li>Utiliza servicios y ersonal de otras empresas. </li></ul>
  25. 25. FUENTE: UTPL Enfoque de redes
  26. 26. Clasificación <ul><li>Por su naturaleza: </li></ul><ul><li>Microadministrativos: Una sola organización o una parte </li></ul><ul><li>Macroadministrativos: Más de una organización </li></ul><ul><li>Mesoadministrativos: Todo un serctor </li></ul><ul><li>Por su ámbito: </li></ul><ul><li>Generales: Representa la organización. </li></ul><ul><li>Específicos: Una unidad </li></ul>
  27. 27. <ul><li>Por su contenido: </li></ul><ul><li>Integrales: Todas las unidades admins. </li></ul><ul><li>Funcionales; </li></ul><ul><li>Señala la estructura y funciones de la unidad </li></ul><ul><li>De puestos, plazas, unidades: Indican No. de vacantes y plazas </li></ul><ul><li>Por su presentación </li></ul><ul><li>Verticales: Ordenado de arriba hacia abajo </li></ul><ul><li>Horizontales: Izquierda a derecha. </li></ul><ul><li>Mixtos </li></ul><ul><li>De bloque: Desagregación de las unidades pertenecientes a niveles inferiores. </li></ul>
  28. 28. ORGANIGRAMAS <ul><li>Descripción esquemática de las unidades de la empresa, identifica nexos de autoridad, coordinación y comunicación. </li></ul><ul><li>Capaz de comunicar objetiva y claramente la composición de la empresa. </li></ul>
  29. 29. GESTIÓN POR PROCESOS <ul><li>Nueva forma de administrar </li></ul><ul><li>Prevalecen los procesos, se eliminan funciones y el eje principal es el proceso. </li></ul><ul><li>La agregación de valor se dará durante todo el proceso, CADENA DE VALOR </li></ul>
  30. 30. Definición de proceso <ul><li>Un proceso es: </li></ul><ul><li>Cadena de operaciones o actividades intervienen clientes internos y externos, proveedores para convertir entradas en salidas. </li></ul>
  31. 31. Características de los procesos <ul><li>Agregar valor en cada actividad y subactividad. </li></ul><ul><li>Facilitando la obtención del producto o Servicio de calidad. </li></ul><ul><li>El valor agregado es un atractivo para el cliente. </li></ul>
  32. 32. Clasificación de los procesos <ul><li>Gerenciales: Cumplir con la visión empresarial, proceso estratégicos </li></ul><ul><li>Operativos: Cumplimiento de la misión , proceso que se desarrollan y guarda relación con la existencia de la empresa. </li></ul><ul><li>De soporte o apoyo: Procesos administrativos y financieros para cumplimiento de operaciones y procesos anteriores. </li></ul>
  33. 33. Diagrama o mapa de proceso <ul><li>Diagramación representación de actividades secuenciales, desarrollada para procesar suministros, información, RS. En productos o SR con calidad. </li></ul>Documento múltiple Almacenamiento de datos Proceso / actividad Documento
  34. 34. Inicio o término Decisión Proceso definido Disco magnético Salida o pantalla Demora
  35. 35. REINGENIERÍA DE PROCESOS <ul><li>La reingeniería constituye una recreación y reconfiguración de las actividades y procesos de la empresa, lo cual implica volver a crear y configurar de manera radical él o los sistemas de la compañía a los efectos de lograr incrementos significativos, y en un corto período de tiempo, en materia de rentabilidad, productividad, tiempo de respuesta, y calidad, lo cual implica la obtención de ventajas competitivas. </li></ul>
  36. 36. REINGENIERÍA DE PROCESOS <ul><li>La reingeniería es la revisión fundamental y el cambio radical del diseño de procesos, para mejorar drásticamente el rendimiento en términos de costo, calidad, servicio y rapidez. La reingeniería de procesos es una especie de reinvención, más que un mejoramiento gradual. Se trata de una medicina fuerte que no siempre resulta necesaria o exitosa. </li></ul>
  37. 37. O bjetivos G enerales de una reingeniería <ul><li>Mayores beneficios económicos debido tanto a la reducción de costes asociados al proceso como al incremento de rendimiento de los procesos. </li></ul><ul><li>Mayor satisfacción del cliente debido a la reducción del plazo de servicio y mejora de la calidad del producto/servicio. </li></ul>
  38. 38. O bjetivos G enerales de una reingeniería <ul><li>Mayor satisfacción del personal debido a una mejor definición de procesos y tareas </li></ul><ul><li>M ayor conocimiento y control de los procesos </li></ul><ul><li>Conseguir un mejor flujo de información y materiales </li></ul><ul><li>D isminución de los tiempos de proceso del producto o servicio. </li></ul><ul><li>Mayor flexibilidad frente a las necesidades de los clientes </li></ul>
  39. 39. Metodología <ul><li>Estructuración de equipos multifuncionales. </li></ul><ul><li>Metodología sólida y contrastada para el desarrollo e implantación de la reingeniería </li></ul><ul><li>- El conocimiento de los procesos de los integrantes de la organización </li></ul><ul><li>- Las mejores prácticas (best practices) habitualmente aportadas por consultores externos a la organización. </li></ul>
  40. 40. Metodología <ul><li>Los sistemas de información que soporten los nuevos procesos. </li></ul><ul><li>- Una visión global de los procesos que consigue no sólo optimizar los procesos de una manera local sino de manera global. </li></ul>
  41. 41. LO QUE NO ES REINGENIERÍA <ul><li>La Reingeniería no es igual que la a utomatización, ya que esta última, “no es más que ofrecer maneras más eficientes de hacer lo que no </li></ul><ul><li>se debe hacer”. </li></ul><ul><li>El concepto radical de transformación de procesos n o se trata de mejorar lo deficiente se trata de </li></ul><ul><li>reinventarlo de forma que comience a ser eficiente desde su concepción. </li></ul>
  42. 42. LO QUE NO ES REINGENIERÍA <ul><li>La Reingeniería no es reorganización. La reorganización de una empresa suele desembocar en el aplanamiento de sus estructuras jerárquicas, algo que sí se puede producir en la reingeniería Sin embargo, recordemos que la BPR no se centra en la estructura organizacional sino que lo hace en la estructura de sus procesos. </li></ul>
  43. 43. PROCESO DE REINGENIERÍA <ul><li>Identificación de procesos: Definir procesos de la organización y clasificarlos. </li></ul><ul><li>Mapeo de procesos: O diagramación de procesos a nivel de actividades – Flojogramas </li></ul><ul><li>Levantamiento de información: Determinar características de cada actividad: costos, tiempos, clientes, proveedores, entradas. </li></ul>
  44. 44. PROCESO DE REINGENIERÍA <ul><li>Análisis de la información: Determinar cualidades de costos, tiempos, e identificar las necesidades expectativas y el valor agregado de la actividad del proceso. </li></ul><ul><li>Identificar posibilidades de mejoramiento: Analizada la información, se tiene bases para definir cambios o mejoras </li></ul><ul><li>Diagramación de los procesos rediseñados: Paso final del rediseño. </li></ul>
  45. 45. ANTES DE LA REINGENIERÍA <ul><li>Planificar previamente el trabajo </li></ul><ul><li>Sociabilizar las actividades con el personal de la empresa </li></ul><ul><li>Aplicación de talleres, socialización de misión, visión, objetivos organizacionales. </li></ul>
  46. 46. DESPUÉS DE LA REINGENIERÍA <ul><li>Aplicación de los procesos mejorados </li></ul><ul><li>Evaluación </li></ul><ul><li>Retroalimentación o mejoramiento continuo </li></ul><ul><li>Para aplicar nuevos proceso o rediseñados se debe revisar la estructura organizacional es recomendable una estructura de tipo aplanada. </li></ul>
  47. 47. REESTRUCTURACIÓN <ul><li>Consiste en identificar los aspectos que se van constituyendo en un obstáculo y que no permiten desenvolverse acorde a las exigencias de la época actual y luego determinar las alternativas de solución, (redefinición de la estructura organizacional y los respectivos instrumentos que le posibiliten desarrollar actividades en función de la estructura definida. </li></ul>
  48. 48. MANUALES ADMINISTRATIVOS <ul><li>Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática  la información de una organización. </li></ul><ul><li>Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y </li></ul><ul><li>pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa&quot;. </li></ul>
  49. 49. Objetivos de los manuales: <ul><li>a) Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos , normas, etc. </li></ul><ul><li>b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. </li></ul><ul><li>c) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. </li></ul><ul><li>d ) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. </li></ul>
  50. 50. <ul><li>e ) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.  </li></ul><ul><li>f ) Interviene en la consulta de todo el personal.  </li></ul><ul><li>g ) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.  </li></ul><ul><li>h ) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.  </li></ul><ul><li>i ) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.  </li></ul>
  51. 51. VENTAJAS <ul><li>Logra y mantiene un sólido plan de organización. </li></ul><ul><li>Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan </li></ul><ul><li>general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. </li></ul><ul><li>Facilita el estudio de los problemas de organización. </li></ul><ul><li>Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave. </li></ul>
  52. 52. <ul><li>Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos </li></ul><ul><li>niveles. </li></ul><ul><li>La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación </li></ul><ul><li>de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.    </li></ul><ul><li>Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. </li></ul><ul><li>Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. </li></ul><ul><li>Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc. </li></ul>
  53. 53. <ul><li>Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones. </li></ul><ul><li>Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del </li></ul><ul><li>tiempo. </li></ul><ul><li>Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. </li></ul><ul><li>Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. </li></ul><ul><li>  Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. </li></ul>
  54. 54. DESVENTAJAS <ul><li>Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. </li></ul><ul><li>Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual </li></ul><ul><li>y conservarlo al día. </li></ul><ul><li>Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. </li></ul>
  55. 55. <ul><li>Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las </li></ul><ul><li>operaciones.  </li></ul><ul><li>El costo de producción y actualización puede ser alto. </li></ul><ul><li>Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad. </li></ul><ul><li>Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, </li></ul><ul><li>cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. </li></ul>
  56. 56. MANUAL DE ORGANIZACIÓN <ul><li>Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones . </li></ul>
  57. 57. Contiene: <ul><li>Portada - Carátula </li></ul><ul><li>Índice </li></ul><ul><li>Introducción (presentación del manual hace referencia a objetivo del mismo, alcance e instructivo de uso,. </li></ul><ul><li>Directorio (Directivos con departamentos) </li></ul><ul><li>Antecedentes </li></ul><ul><li>Base Legal </li></ul><ul><li>Organigrama </li></ul><ul><li>Estructura funcional, descripción de funciones . </li></ul>
  58. 58. Manual de políticas: <ul><li>D descripción de lineamientos a se guir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. </li></ul><ul><li>P ermite: </li></ul><ul><li>a)Agilizar el proceso de toma de decisiones </li></ul><ul><li>b)Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. </li></ul><ul><li>c)Servir de base para una constante y efectiva revisión. </li></ul><ul><li>Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: </li></ul><ul><li>producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc. </li></ul>
  59. 59. Contiene: <ul><li>Objetivos de procedimiento. Se planteará el propósito que se pretende lograr con la ejecución del procedimiento. </li></ul><ul><li>Base jurídica. Enumeración de los ordenamientos o normas jurídico –administrativas que rigen la operación de la unidad, específicamente capitulo, artículo y fracción que fundamentan el procedimiento. </li></ul><ul><li>Órganos que intervienen. Enumeración de las unidades, sub-unidades o puestos que intervienen en el procedimiento de que se trate. </li></ul><ul><li>Políticas y normas de operación. Exposición de criterios y normas que orienten la realización de las actividades sin tener que consultar los niveles jerárquicos superiores </li></ul>
  60. 60. Manual de procedimientos : <ul><li>E xpresión analítica de los procedimientos </li></ul><ul><li>administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. </li></ul><ul><li>Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy </li></ul><ul><li>valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual </li></ul><ul><li>sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos </li></ul><ul><li>administrativos prescritos al realizar su trabajo. </li></ul>
  61. 61. Contiene: <ul><li>Carátula. ( cubierta exterior , se identifica el contenido, el logotipo, el nombre del manual y la organización responsable ) . </li></ul><ul><li>Portada. (D espués de la carátula, lleva el nombre del manual, de la organización responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición. </li></ul><ul><li>Índice general. Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos </li></ul><ul><li>del documento. </li></ul>
  62. 62. <ul><li>Presentación. Es la explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la exposición de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorización del titular. </li></ul><ul><li>Organigrama, presentación e interpretación </li></ul><ul><li>Descripción de los procedimientos </li></ul><ul><li>Flujogramas, diagramas del procedimiento </li></ul><ul><li>Formas, diseños de documentos, anexos </li></ul>
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