1. MACG C.A.
Consultora de Entrenamiento e Imagen Ministerial
SEMINARIO DE
GERENCIA Y
PROTOCOLO VIP
Facilitador: Lcda. Mery Araque
(0414) 942.05.35 y (0243) 283.93.15
E-mail:meryaraque@yahoo.c om
WWW.macg.com.ve
Definición Protocolo

2. La gerencia de Protocolo persigue desarrollar y establecer
las normativas de atención profesional que garanticen
que la empresa, organización o ministerio refleje espíritu
de cooperación y servicio.
Visión
Establecer un Equipo de Protocolo que logre elevar de
manera integral el nivel y la imagen de servicio de la
organización; considerando su posición y posesión ante
los públicos internos y externos.
Misión
Motivar y desarrollar un alto concepto de Servicio
Integral demostrando un profundo compromiso por la
superación espiritual, profesional y ministerial del
Equipo hacia todos los públicos en general.
Objetivos
• Determinan la Imagen y Posición de la organización
ante el Público garantizando un óptimo servicio de
excelencia social y familiar.
• Desarrollar un Manual de Normas y Procedimientos
que permitirán conocer el perfil y el alcance del
Ministerio de Protocolo en lo gerencial, social y
ministerial.
• Es imperativo establecer un Programa General de
Entrenamiento Trimestral paralelo al programa
Evaluación y Ascensos de seguimiento al personal
de Protocolo.
Plan de Vida Devocional

3. * Coordinar un Plan de Vida Devocional donde participen
los miembros del Equipo juntamente con la iglesia o de
manera paralela.
* Recibir ministración constante de parte de los apóstoles
y pastores de ministerios.
* Recibir asistencia y asesoria directa para evaluaciones
al trabajo de los Equipos y sus comisiones de servicio.
*Elaborar de un plan de Convivencia Personal que motive
el Acercamiento entre los miembros convivencias,
intercambios de obsequios, actividades deportivas,
celebraciones varias.
Actitud para Servir
*Toda organización debe evaluar y mejorar a mediano
plazo los escenarios de Servicio en los cuales se
desenvuelven los equipos de trabajo.
*Los caracteres, temperamentos y modelos de conducta
basados en nuestra herencia genética han perneado nuestra
Vida y Actitudes.
*Como Diplomáticos de Reino y Embajadores de Cristo
nuestro comportamiento debe estar alineado con el modelo
de Jesucristo.
*La Iglesia entregara cronogramas de trabajo mínimo 1
mes antes de cada evento.
*Los Equipos establecerán Guardias y calendarios de
Servicio.
*Cada Equipo desarrollara sus Tareas en base al
Organigrama con funciones y responsabilidades.
Las variables psicológicas y físicas del
Servidor

4. *La Actitud es el reflejo de nuestro carácter y
personalidad al enfrentar las vicisitudes de la vida cada
día.
*La salud, la edad, los cambios hormonales, los trastornos
atmosféricos influencian nuestro nivel de servicio
ministerial
*Las presiones familiares, laborales y financieras de este
tiempo post moderno nos afectan.
“Levántate una y otra vez, hasta que los
Corderos se conviertan en Leones”.
Cuáles son los problemas
“Dios quiere que alcancemos nuestro mayor potencial
dejando un aporte y legado al mundo por generaciones”.
Desinformación sobre las metas de trabajo comunes a
realizar como Equipo.
Falta de consideración e irrespeto a los Servidores por
parte del público e incluso Líderes de la organización.
Falta de congruencia al establecer ordenes y delegar
funciones de trabajo.
Mal manejo de los Calendarios y Guardias entre los
grupos de Servicio ministerial.
Alteraciones en la Agenda y cambios de guardia de última
hora.
Problemas NO resueltos de orden personal o colectivo al
servir.

5. Manejo inadecuado de caracteres y temperamentos en
Equipos.
Falta de motivación y entrenamientos que eleven al
Equipo a mayores niveles de Servicio y Cooperación
ministerial.
Manifestaciones erradas de competencia, rivalidades y
celos entre Líderes y Servidores en ejercicio ministerial.
Desconocimiento y falta de aplicaciones en Toma de
Decisiones que determinen claridad, veracidad y justicia
en Dios.
Cómo resolvemos problemas de Trabajo
“Conocernos unos a otros en respeto, sujeción y empatía
nos permitirá vencer los obstáculos, para JUNTOS
alcanzar objetivos de conquista”.
Determinar la formación de Grupos y Equipos de trabajo
ministeriales y gerenciales.
Descentralizar el trabajo del personal administrativo y el
personal en Servicio Ministerial.
Establecer funciones y metas para cada ministerio
eclesiástico.
Seleccionar Líderes con el perfil para DIRIGIR en
Servicio.

6. Los Líderes y Coordinadores de Servicio deben estar
altamente comprometidos con la visión misión de la
organización.
Los Líderes y Coordinadores trabajaran en función de
crear el ambiente adecuado para que todos los Servidores
se sientan respetados, considerados y motivados al Servir
en la iglesia.
Establecer un sistema de trabajo donde NO se agote al
personal de servicio con EXCESOS de actividades.
Coordinar Entrenamientos de Trabajo en Equipo,
Autoestima, Etiqueta, Oratoria, Locución y Gerencia que
optimicen su vida a nivel integral.
Determinar –Descanso – para Líderes que No acatan las
delegaciones de trabajo ministerial de manera reiterativa y
consecuente. Entre otros.
Mantener ANUNCIOS constantes de apoyo y respeto
para con los Servidores en todas las actividades de la
iglesia de parte de pastores y ministros.
Metodología
 La Coordinación de Protocolo debe iniciar sus
funciones estructurando el Equipo de trabajo.
Determinar las necesidades de atención protocolar de
los distintos públicos que la requieran, creando
comisiones para cada caso.
 Esto con la finalidad de descentralizar las
responsabilidades de los Equipos que trabajaran por
Guardias: semanales, mensuales y trimestrales.

7.  Todos los miembros de los equipos tendrán fechas libres para
integrarse a la congregación recibiendo doctrina y enseñanzas
oportunas que robustecerán su nivel de vida.
Los Equipos deben anticipadamente manejar la
información necesaria referente a cada Evento interno,
regional o nacional que se éste desarrollando:
- Lugar, fecha y programa del evento.
- Nombres de los responsables de cada Comisión de
trabajo.
- Cifra estimada para durante la convocatoria general.
- Nombre de los invitados locales, nacionales e
internacionales.
- Determinación de los lugares de alojamiento de los
invitados (cuando de requiera).
-Mantener una permanente comunicación con las
Comisiones de trabajo, canalizando la toma de decisiones
o variantes en la agenda cuando se necesite.
 La tarea de Reclutamiento es una prioridad dentro de
las actividades de esta coordinación por lo que es
recomendable realizarla tres meses antes de la
actividad o evento.
 Los rasgos personales, los temperamentos y
caracteres de los miembros del Ministerio de
Protocolo deberán ser considerados ampliamente a la
hora de organizar los equipos idóneos. Entendiendo
la diversidad como una variante.
 Se debe elaborar una ficha o planilla de inscripción
donde se aprecien los datos de identificación,
características físicas, capacidades, aptitudes y

8. talentos especiales de servicio de cada miembro del
Equipo.
 Es tarea de esta Coordinación “valorar” toda aquella
información que permita describir ampliamente la
Imagen del aspirante para su posterior ubicación de
trabajo dentro del Ministerio de Protocolo y Servicio.
COORDINACION GENERAL DE
PROTOCOLO
PLANILLA DE DATOS DEL PARTICIPANTE
Nombres y Apellidos:
________________________________________
Cédula de Identidad: ________________
Profesión u Oficio: __________________
Teléfonos: _________________ E- mail:
_________________________
Dirección del domicilio:
______________________________________
Sexo:
________Edad:_________Talla:__________________________
Idiomas que habla:
_________Lee:_______________Escribe:________
Dispone Usted de Vehículo Propio: ______Qué tipo?
_______________
Área en que le gustaría trabajar: _____________
Atención a Pastores y Ancianos Iglesia.________
Atención en Puertas y anexos Iglesia.__________
Atención a Conferencistas.___________________

9. Atención Autoridades Civiles y Políticas._______
Atención Invitados Especiales.________________
Atención Conferencias y Almuerzos.________
_Atención Hoteles y Aeropuertos.______________
Nota: Para trabajar en el área de Protocolo se requiere
que los participantes estén persuadidos a disponer del
tiempo necesario para recibir el entrenamiento, y trabajar
durante los servicios regulares, eventos especiales y otras
actividades coordinadas por la organización.
Reclutamiento
• La prioridad es Aumentar en un 20% el número
de Servidores dentro de la Coordinación
General de Protocolo.
• Cada Servidor llenara una Planilla de
Participación y Solicitud para formar parte de
este selecto Equipo de Servicio ministerial.
• Se establecerán las Coordinaciones de
Seguridad y Primeros Auxilios de manera
paralela.
• Estimándose que una persona puede atender un
máximo de 6 invitados de manera eficiente.
• Los solicitantes recibirán un Manual de Normas
y Procedimientos, serán entenados 2 meses
antes de iniciar funciones en una Coordinación.
• Todos los Servidores estarán identificados con
Escarapelas y Porta-nombres.

10. • Los Equipos prestaran Guardias y usarán
Uniforme conforme les corresponda.
• La tarea de Servicio de los Equipos se extiende
a Bautizos, Encuentros, Talleres, Congresos etc.
• En todos los casos las Observaciones y
recomendaciones de los Servidores serán
Vitales. Las mimas deben ser realizadas con
respeto y sujeción a las autoridades.
Adiestramiento
*El Entrenamiento de los Equipos y Grupos debe
ser trimestral así como también los proyectos de
RRPP par Ascensos, Motivación y Galardones.
*Se determina iniciar con 6 personas para servir
como Base dentro de cada Comisión.
*Para el trabajo directo del Equipo de Protocolo se
establecerán guardias semanales y mensuales
siguiendo el programa anual de la organización.
*El área de Atención Interna será el Recinto donde
las Comisiones de Seguridad, Recolección de
Ofrendas, Alimentos - Bebidas y Consolidación
deberán trabajar juntos y perfecta en Koinonia.
- Las áreas externas de Atención Protocolar
Externa como aeropuertos, hoteles, salas de
conferencias u otros requerirán de inspección.
- Se definirá la atención especial para autoridades,
personalidades de la sociedad civil, militares,

11. representantes de iglesias, medios de comunicación,
empresarios, profesionales, etc.
- Todo desarrollo de planificación y ejecución de
estos proyectos deberán ser realizados con tres meses
de anticipación.
- Realizando reuniones de evaluación y seguimiento
con los líderes de las comisiones y sus miembros.
Equipo y Organización de Tarea
Al culminar el proceso de adiestramiento de los
Líderes se procederá a ubicarles considerando las
aptitudes y capacidades demostradas en el
entrenamiento.
 La fase de organización de los diferentes grupos de
trabajo es muy importante ya que estas personas van
a soportar la Imagen de la Organización.
Se estructura un Manual de Normas y

Procedimientos que aportara detalles de valor para
la excelencia de la calidad del servicio que, se
prestará a todos. Imagen es sinónimo de Servicio
Integral.
PERFIL del Equipo de Protocolo
• Autoridad: Capacidad de dirigir, atraer a otras
personas hacia usted.
• Certeza: Creer en un hecho, en una idea, un
concepto y una misión.

12. • Consideración: Tratemos a todos con el respeto
que nos merecemos.
• Confianza: Proyectar la sensación cierta de
afirmación personal.
• Empatía: Es la capacidad de ponernos en el
lugar de otra persona.
• Integridad: Desarrollo de una conducta
correcta.
• Brillantez: Cualidad que refleja el brillo interior
de su espíritu.
• Inspiración: Es la pasión manifestada en el
cumplimiento de las tareas.
• Comprensión: Para conducir a los demás;
intuir sus sentimientos atraerá el apoyo de
subalternos y superiores.
• Vigor: Es el elemento capaz de liberar energía y
fuerza al líder.
• Intimidad: Es el compromiso final de las
personas que integran el equipo de trabajo.
• Vivacidad: Capacidad de expresar entusiasmo,
contagiando a otros.
• Perseverancia: Es la determinación y decisión
para terminar las metas trazadas.
Imagen vs. Actitud
Es la primera impresión que damos a los demás. Es
definitiva en tanto y cuanto nos esmeramos en que
sea pulcra, positiva y autentica: “El Espíritu afable
hermosea el rostro”; “El ornato incorruptible de la
pureza de un corazón integro añade belleza”.

13. Imagen: Es la combinación idónea de carácter,
personalidad y aspecto físico. La Imagen que
proyectamos debe representarnos como
EMBAJADORES de CRISTO.
Para dar una buena imagen debemos cuidar los
siguientes aspectos:
* Lenguaje verbal.
* Capacidad de escuchar.
* Motivación.
* Percepción.
* Entusiasmo.
* Dominio emocional.
* Arreglo y vestido.
* Dones de oratoria
* Dominio del escenario público.
Para poder ejecutar acciones de dirigencia o
liderazgo en las diferentes Comisiones de Protocolo
tendremos en cuenta:
Aspectos de educación profesional y cultura
Se debe ser responsable.
Se debe ser justo.
Se debe ser considerado.
Nunca se debe perder el control.
Comenzar las tareas con orden abarcando todas
las necesidades establecidas para la agenda
ministerial.
Ceñirse a lo programado no deben apartarse del
temario.

14. Considerar espacios para las contingencias
eventuales.
Todas las necesidades que las personas expresen
son importantes por lo tanto deben ser atendidas
con celeridad e interés.
Responsabilidades Generales
Cumplir con responsabilidad el horario de trabajo
de cada una de las tareas asignadas de acuerdo a su
comisión que le corresponda trabajar.
 El uso del uniforme con las credenciales de
identidad es obligatorio. La presencia del
mismo debe ser implacable. Traje casual,
deportivo y de gala.
Debe conocer con exactitud la misión que se le
ha asignado y ejercerla con autoridad, eficiencia
y responsabilidad.
 Si no puede cumplir con alguna de las guardias
asignada deberá notificarlo 24 horas antes.
 El hecho de estar asignado a una comisión
específica no limita para prestar trabajo en otras.
 Se debe conocer la identidad, la jerarquía y la
procedencia de las personas que serán objeto de
las atenciones por parte del personal de
Protocolo.

15.  Las personas que participen en Protocolo deben
estar dispuestas a trabajar eficiente y
responsablemente.
 De esta actividad de Servicio depende una
buena parte la IMAGEN del ministerio,
empresa e institución que Usted representa.
Materiales y Herramientas
Dentro del Ministerio de Protocolo se establece la
Coordinación de Alimentos Y Bebidas.
Mediante la gerencia de este equipo se adquieren:
**Mesas, manteles, bandejas, vasos para
diferentes usos, copas para diferentes usos. Tasas
para café y té. Jarras de vidrio, utensilios de
metales, servilletas de tela y papel.
**Cafetera, tostadora de pan, licuadora, nevera
ejecutiva, cocina eléctrica para diversos casos. La
**Comisión de Alimentos y Bebidas determinará
las compras referentes a las necesidades
semanales y mensuales para prestar el más amplio
servicio a los interesados.
**La Comisión de Alimentos Y Bebidas debe estar
informada de cuando se le necesite por Calendario de
Guardia y por Evento.
**Se recomienda realizar presupuestos de finanzas
para cubrir la adquisición de estos materiales. Se
pueden solicitar donaciones y financiamiento
indirecto.

16. Logística interna de los Equipos
-Es imprescindible que los Equipos asignados a:
Protocolo, sonido, decoración, seguridad, primeros
auxilios, adoradores, músicos, danzarines y
coreografías y teatro, se REUNAN para coordinar
actividades inherentes al trabajo de cada uno.
-Todos los desacuerdos y contradicciones dentro de
un evento surgen de la incongruencia y desacertada
comunicación previa entre estos equipos.
-Todo esto con el objetivo de definir las políticas
más acertadas de trabajo en común acuerdo y bajo la
autoridad del Cuerpo pastoral de la Iglesia.

17. Imagen y Uniforme
El uso del Uniforme es imprescindible. Se podrá
disponer de varias opciones de traje casual,
deportivo, gala para damas y caballeros.
El uniforme de adecuará a las diferentes formas
óseas de las personas pero NO se alterará la línea de
formalidad del mismo.
Los zapatos, las bufandas y los distintivos serán
seleccionados con anticipación y deberán mantener
concordancia entre todos los miembros del Equipo.
Los accesorios: Deberán ser finos (zarcillos,
collares y pulseras) NO deben ser ostentosos.
El cabello debe estar recogido o peinado. El uso
de perfume debe ser adecuado al momento (Día,
tarde y noche).
El maquillaje NO recargado y estéticamente
adecuado a cada persona.
Opciones de Uniforme
Para variación y comodidad higiénica del Equipo se
dispondrá de 3 colores de Blusas: Blanca (formal)
beige, durazno, verde, etc. La blusa debe ser manga
larga y con cuello; las mangas deben tener doblez
(optativo). La correa y zapatos deben ser negros. Los
zapatos se recomiendan cerrados (zapatillas) de
tacón mediano.
Uniforme de caballeros: El Equipo de Protocolo
masculino vestirá de gala: Flux negro, azul oscuro,
gris o beige.

18. Los colores de las camisas también pueden variar:
blancas, gris, azul claro, negras con corbatas que
hagan juego de colores neutros.
Los caballeros pueden optar por anexar al uniforme
un juego de chalecos sin manga: Pulóver: azul,
negro y gris que combinaran con camisas blancas
durante las –guardias- diurnas.
Los caballeros deberán estar afeitados, las uñas de
las manos cortas y limpias.
El uso de la colonia será de preferencia personal. El
uso de productos para el refrescamiento bucal son
recomendables 4 veces al día.
El uso de toallitas húmedas con colonia es excelente
e idóneo.
Todos los miembros de los Equipos de trabajo
deberán portar IDENTIFICACION.
Implementación Tarea
1- Los Equipos de Protocolo deberán llegar al sitio
del evento 1 hora antes de comenzar las actividades.
2- Deberán realizar una inspección previa del lugar
para verificar que todas las áreas estén en completo
orden.
3- Los Equipos asignados a Seguridad deberán saber
donde están las salidas, entradas, zonas de baños,
puntos de agua, zona de Internet y teléfonos, zona de
encendido y apagado de luces, entre otros.
4-Recomendamos que Seguridad establezca
acercamiento con los organismos de seguridad de l
municipio. Incluso realizar alianzas de servicio.

19. 5- los Equipos funcionaran midiendo el Tiempo de
Efectividad y trabajo de cada una de sus labores.
Coordinación General ante Congresos
-Se establecerá la Coordinación General del
Congreso. Se recomienda establezca un organigrama
de trabajo para equipos con funciones y metas claras
a considerar a corto, mediano y largo plazo.
-La Coordinación General del Congreso preparará la
MINUTA o programa interno del congreso
entregándolo a cada comisión de trabajo.
-Se recomienda la participación de un MAESTRO
DE CEREMONIA que le otorgue al Congreso la
elegancia y prestancia que un profesional maneja a
este respecto.
-Evitar los excesos de lenguaje religioso pues
estamos ante públicos seculares y profesionales así
como visitantes y amigos.
-Al comenzar la campaña de Medios y Publicidad a
escala regional y nacional en Prensa, Radio, TV, e
Internet se preparan Equipos de RRPP que realicen
los contactos con empresas y medios de
comunicación.
-Esto con el objetivo de ampliar la información y
valores del congreso mediante Entrevistas y
Reportajes a los organizadores y conferencistas.
Comisiones especificas para el Congreso
-Cada Equipo de Trabajo tendrá un Coordinador.
-Cada Equipo presentará un listado de sus miembros
Mínimo 10-50.

20. -A cada Equipo de trabajo se le asignarán funciones
de servicio.
-Cada Equipo será evaluado semanalmente
presentando informe de logros así como las
recomendaciones de ellos aportadas al evento.
-La Coordinación General del evento tendrá los
listados y datos personales de cada Equipo y sus
integrantes.
-Cada Equipo suministrará las necesidades
operativas que requieran a la Coordinación General
del Congreso u Evento anticipadamente.
-La Coordinación General del Congreso establecerá
la logística de atención para los equipos que incluya:
Oficina de atención y seguridad, alimentación o
refrigerios, entrega de distintivos, radios y
transporte. Otros a convenir de acuerdo al caso.
-En el caso del Equipo de utilería, tarima y sonido se
requiere un croquis (mapa) de la ubicación de los
equipos para que la Coordinación de Protocolo y
Seguridad, sepa dónde estarán y quiénes requieren
atención en horas de trabajo así como otros detalles
operativos de importancia.
-Dentro del Recinto los Equipos de Decoración
tomarán en cuenta que se requiere 6 metros entre el
público y la tarima para danzas, coreografía y
ministración inclusive por asuntos de seguridad.
-Los Equipos de Danzarines y Coreografías
presentarán un –raider- una minuta de sus
intervenciones diarias para determinar que tiempo y

21. espacio que se requiere al momento de su
presentación.
-Se les reservará un área de sillas. Los Equipos de
danzarines y coreografía No dejarán sus artículos
personales a la vista del público; tampoco utilizarán
asientos reservados para NO sentarse. Guardarán la
debida compostura y al concluir su presentación se
dirigirán al área de vestuario para ubicarse en el
RECINTO en orden y reverencia.
-El montaje de los Equipos de sonido, audio - video
y decoración se realizara 1 día antes del evento. Se
probará sonido 10 horas antes del evento. Se
determinará los últimos ensayos 10 horas antes del
evento. Se probarán luces, aires, lámparas de
seguridad e iluminación por anticipado. Verificar
donde están los extintores de incendio.
-Se requiere la ubicación de torres para Cámaras de
Televisión y área de medios para fotógrafos y
periodistas que pudieran asistir. Los medios de
comunicación siempre utilizan credenciales visibles.
-La ubicación del área de refrigerios, puntos de
agua, mesa de registración y materiales, stang de
ventas, stang para entrevistas y firma de libros serán
ubicados dentro del recinto.
-Es recomendable se maneje una –caja chica –
durante los días del Congreso ante cualquier
eventualidad. De acuerdo a investigaciones previas
se recomienda un 20% de finanzas en efectivo.
Al concluir el congreso se evaluarán los resultados
aportando de manera –edificante- los análisis

22. necesarios. Se establecerá una tarde de festejo y
amistad para los miembros de todos los Equipos.
Comisión de Transporte
Esta comisión será liderizada e integrada por un
Equipo que cuente con la experiencia y la
documentación adecuada del caso.
Se requiere la integración de varios vehículos de
diferentes tipos para formar parte del staff de
Transporte de está Comisión.
El personal de está comisión así como los vehículos
que formen parte de la misma deberá tener la
DOCUMENTACION adecuada cumpliendo todas
las solicitudes legales del país.
Se levantará un estudio de los vehículos y sus
condiciones antes del CONGRESO asignándole
credenciales y área de estacionamiento para
movilización rápida de los mismos.
Este equipo verificará y seleccionará las empresas
adecuadas que –licitarán- sus servicios al
CONGRESO solicitándoles presupuestos de
TRANSPORTE VIP para las delegaciones de
pastores nacionales e internacionales.
Se reservará –áreas- en el estacionamiento para ellos
así como para los buses de Brasil que ya
confirmaron asistencia.
Este Equipo utilizará credenciales y uniforme
durante el trabajo.
Los vehículos deben ser cómodos, estar limpios,
contar con aire acondicionado y música adecuada.

23. Sus conductores (SECULARES) no pueden fumar
dentro del vehículo y serán asistidos por un miembro
de Transporte del Congreso que le predicará con su
servicio nuestra fe en Jesucristo.
Si los invitados asistirán a restaurantes de la ciudad
durante los almuerzos y cenas los Coordinadores de
esta comisión deben inspeccionar dichos
establecimientos; visitarlos, hablar con el personal
de estacionamiento y seguridad para –coordinar-
Horarios y lugares de reservación dentro del
restaurante.
Demás está decir que deben conocer la DIRECCION
de los restaurantes previamente. Además deben
tener los números telefónicos de los Directores de la
Comisión ante continencias que se manejarán de
manera discreta y privada.
Los gastos de peajes, mantenimiento, lavado,
gasolina, ambientadores, agua, revistas y periódicos
serán detalles de logística que coordinarán con los
directores de esta comisión.
Aeropuertos y Terminales
1- Las personas pertenecientes a está comisión
deben tener información de llegada de los aviones,
aerolíneas, números de invitados, procedencia y
nombres.
2- Como mínimo ocho días antes del evento deberán
coordinar con la Comisión de Transporte el número
de vehículos necesarios para trasladar a los
invitados.

24. 3- Esta comisión y su personal será la primera
impresión del ministerio a los invitados que
enlazará con la Comisión de Hoteles y Atención en
el Recinto.
– Es imprescindible la utilización de radios o
celulares para mantener los contactos y
posibles cambios en caso de diversas
contingencias, retrasos o imprevistos.
– En caso de que dos vuelos presenten alguna
diferencia en su horario de llegada se
puede solicitar acceso al salón VIP para
atender a los invitados ofreciéndoles un
leve refrigerio.
_ El número de personas que atenderá en
estos casos nos será superior a 4 personas.
– La presentación del personal de esta
comisión debe ser impecable.
– Pueden tener amplios conocimientos de la
tramitación aeroportuaria para viajeros y
conocimientos de idiomas.
Logística en Aeropuerto y Terminales:
1- El Personal de está comisión debe conocer la
ubicación exacta (dirección) del aeropuerto(s) y los
terminales.
2- El Equipo debe realizar una inspección antes de la
llegada de los invitados: Salidas entradas, bancos,
oficinas de cambio, itinerario de llegada de los
aviones o buses, etc.

25. 3-Deberá presentarse con sus credenciales y solicitar
el apoyo de las autoridades del aeropuerto o
terminal.
4- Analizará el área de estacionamientos o zona
posible de estacionamiento para los vehículos o
camionetas previamente.
5- Este equipo de trabajo (2 caballeros) llegará al
sitio 2 horas antes del arribo de los invitados.
6-Deberán contar con credenciales visibles y
pancartas de bienvenida para las delegaciones o
conferencistas (ver presentación de FOTOS)
7-Tendrán celulares con tarjeta y cobertura.
8- Verificaran nombres y procedencia de los
invitados, datos del Coordinador de Transporte y
Hoteles. Dirección del Hotel donde se hospedará
cada grupo de invitados o delegaciones. Puntos de
referencias y vías alternas para evitar los
congestionamientos de transito.
9-Inclusive verificará la tarifa de peajes
disponiendo de sencillo.
10- Cuidarán de la condición del vehículo: limpieza,
maletero desocupado, aire encendido, música
instrumental, cava pequeña con agua o gatorade,
periódicos nacionales y discreción al hablar. etc.
11- El conductor y asistente resolverán cualquier
imprevisto sin alterar al invitado con observaciones
inadecuadas de: colas, lluvia, vías cerradas,
accidentes o cambios de agenda interna.

26. 12- Al llegar al hotel el asistente se bajará
rápidamente abrirá la puerta al invitado, tomará el
equipaje mientras, el conductor estaciona el carro.
13- El Equipo de Hotel estará al pendiente (llamada
5 minutos antes) para conducirlo al lobby, ayudarle a
registrarse; coordinando el horario en el cual
regresara a buscar al invitado para conducirlo al
evento.
Comisión de Hoteles y Hospedaje
• Los integrantes de está comisión deben tener
conocimiento exacto de los itinerarios de arribo de
los invitados.
• Deben conocer la ubicación exacta de los hoteles
de mayor acceso en la ciudad incluso deben trazar
una Ruta de Acceso y un Plan de Contingencia.
.
• Es Recomendable entregar a los invitados un
Programa o Itinerario de actividades, junto a los
datos de sus anfitriones.
• Cuando la estadía de los invitados es larga se
recomienda hospedar al Equipo de está Comisión
en el sitio de trabajo.
• De igual forma se recomendará menús adecuados
considerando detalles o recomendaciones médicas,
si fuere necesario.
• La participación de un medico del ministerio seria
ideal. El mismo puede solicitar a los organismos

27. regionales la asistencia de ambulancias en eventos
y congresos.
Logística en Hoteles y Hospedaje
Este equipo recorrerá todas las adyacencias del
Hotel para verificar los servicios de los cuales
disponen los invitados. Ejemplo: sala de Internet,
centro de comunicaciones, boutiques, peluquería,
gimnasio, etc. etc. Solicitará la inspección de la
habitación 30 minutos antes para encender aires,
luces, verificará que la nevera tenga agua mineral y
vasos limpios y colocara flores, frutas y dulces
típicos del estado.
Entregará Carpeta del Congreso con itinerarios y
datos generales. Se recomienda la colocación de un
detalle propio del estado Aragua y una guía de
turismo. Verificará los puntos de Internet, áreas de
esparcimiento, horarios del restaurante y tipo de
comida para brindar la información del caso a los
invitados.
Este Equipo puede solicitar 2 habitaciones VIP
(Damas-Caballeros) sin costo para coordinar detalles
de atención previa coordinación con Eventos y
Administración.
Este Equipo se encarga de velar por la comodidad,
seguridad y descanso de los invitados nacionales e
internacionales en todos los aspectos. Debe estar
preparado para responder cualquier pregunta y
cuando no disponga de la respuesta oportuna- con
seguridad- comentará: “Permítame investigar, le
tendré respuesta en unos minutos”.

28. JAMAS dirá: No sé, No tengo, No puedo,
Imposible, Aquí no hay, etc.
Comisión en el Recinto
* Esta comisión tendrá la responsabilidad de facilitar
atención permanente en ubicación y asistencia a las
personas que por razones previamente determinadas
por la comisión de protocolo así lo requieran. Es
decir, VISITANTES de todos los niveles sociales.
*En cada servicio 4 personas estarán de guardia en
las adyacencias de las Puertas de Salida y Entrada: 2
dentro y 2 afuera.
* Internamente 10 se distribuirán en los alrededores
del RECINTO cubriendo sectores como baños,
oficinas, área VIP, pulpito pasillos laterales,
centrales y parte posterior del recinto. Incluyendo
zona de librería, etc.
*La comisión de Atención en el Recinto ubica a los
invitados y líderes en lugares específicos.
Distribuye sobres de Diezmo y Ofrendas, Recolecta
las ofrendas.
RECOMENDAMOS AL LIDERAZGO:
*Si trae invitados al congreso INFORMELES los
HORARIO de SERVICIO anticipadamente.
Coménteles venir vestidos apropiadamente pues el
frió es excesivo.
*Notifíqueles que los niños y jóvenes deben
desayunar en Casa abundantemente. Si son lactantes
deben estar con su madre. La educación comienza en
el HOGAR.

29. *Los jóvenes y adultos de la IGLESIA son el
EJEMPLO ante los visitantes. Ustedes deben
mantenerse en sus puestos. No hablar en los
servicios. No caminar o interrumpir. No estar de
continuo en los baños. No es el momento para pedir
INFORMES.
* *APAGAR EL CELULAR. NO ENVIAR
MENSAJES DE TEXTO**.
*Entrar en comunión, adoración y alabanza
establecerá el AMBIENTE para milagros de
salvación. Evaluar cultura social y cultura bíblica.**
DAR TESTIMONIO**
*Los servidores de Protocolo en el RECINTO tienen
la autoridad para VELAR porque la armonía y
orden se desarrolle; a ellos, debemos respeto y
colaboración total.
*Los pastores y líderes al llegar saludarán
brevemente y tomarán sus lugares de asiento; esto
será de EJEMPLO para la IGLESIA como para
VISITANTES y AMIGOS.
* En caso de cualquier alteración en su plan de
trabajo o responsabilidad se deben dirigir al
responsable de la Comisión de Protocolo o al
Coordinador General.
* La feligresía será re-educada por la asistencia y
trabajo que desarrolle está comisión en lo particular.
Es la responsable de “ordenar”, re-establecer las
costumbres de los miembros de la iglesia.

30. Comisión de Alimentos y Bebidas
Esta comisión se encargará de establecer todas las
necesidades previas y consecuentes con la atención
del público VIP durante todas las actividades
inherentes al Recinto (s) que así lo requieran.
Los miembros de esta comisión deberán portar
credenciales y su uniforme será impecable. Los
horarios de la comisión de servicio estarán
supeditados al EVENTO; sin embargo deben estar 1
hora antes de comenzar las actividades.
Esta comisión determinará la atención de
alimentación o refrigerios para TODOS los equipos
internos que así lo requieran durante el montaje del
Evento. Por ejemplo: sonido, tarima, decoración,
artes, y otros.
Si alguna empresa va a realizar VENTAS de comida
debe estar inspeccionada por esta comisión. La
decoración del stang debe estar en idoneidad con
toda la escenográfia determinada para el congreso.
De acuerdo al programa interno del congreso se
evaluarán los días y horarios de atención para
determinar el TIPO de asistencia y refrigerio, que se
preparará anticipadamente. Incluso estudiando las
costumbres de los invitados extranjeros podemos
preparar menús diferentes ver Internet.
El Coordinador de está comisión debe tener amplia
experiencia en la comercialización de materiales y
servicios. Esto con el objetivo de que realice las
compras más optimas para la comisión, obteniendo

31. descuentos para el ministerio e incluso contratos
posteriores y permanentes.
Equipos y Materiales
Contará está comisión con todas las Herramientas y
Materiales previos al planteamiento de sus
funciones. Entre las que destacamos:
Equipos
Cafeteras (3), Termos grandes ( 5), juegos de tazas
grandes, juegos de tazas pequeñas, copas, vasos,
servilletas de tela, manteles, servilletas de papel,
removedores, bandejas, porta vasos, bolsas negras,
cucharas, cuchillos, tijeras, mesas, sobre-manteles.
Materiales:
Café negro, café con leche, Té (diferentes tipos y
sabores), agua en botellas (fría y natural), gatorade,
copas de frutas previamente preparadas, otros a
convenir.
La presentación de este EQUIPO debe ser
IMPECABLE. El cabello de las Damas debe estar
peinado y recogido. Las manos – uñas- limpias y
bien arregladas.
Las prendas de uso personal sencillas. El perfume
suave y tenue. El maquillaje sutil coordinado con el
color del uniforme de ese día o noche.
Si durante el Congreso se reserva un salón para
refrigerio de los invitados el mismo deberá contar
con asistencia previa de decoración y montaje de
servicios.

32. Además se informará la posible realización de
Ruedas de Prensa o reuniones privadas. De ser así
los Medios de Comunicación serán atendidos con un
coffe breek que éste Equipo coordinará
anticipadamente.
Todos los gastos y presupuestos que Equipo
determine deben estar en la Coordinación General
del Congreso para la asignación de finanzas previa
solicitud de facturas con RIF a diferentes empresas
proveedoras.
Comisiones decoración, utilería, sonido,
audio y video
Todas estas comisiones representan parte del
montaje previo y de asistencia para el
desenvolvimiento y desarrollo del Congreso.
Por lo tanto, los Coordinadores y miembros de los
Equipos deberán evaluar las necesidades, realidades
y requerimientos del lugar del evento.
Cada Comisión establecerá su Raider (minuta)
interna, número de integrantes y funciones
operativas para cada uno. Por ejemplo:
Decoración: Prepara un Ante –Proyecto en papel y
computadora con fotos del lugar del congreso junto
a las recomendaciones y costos para cada caso.
Sonido: Ubicará sitio ahora la consola, verificará
salida y entrada de tomas de corriente, uso de planta
eléctrica, montaje de los equipos 12 horas antes,
horario para pruebas de audio, número de

33. micrófonos, regletas de corriente, extensiones,
enchufes, teipe, herramientas eléctricas. Entre otros,
Solicitará la entrega de Pistas o Videos por
PROGRAMA del congreso. Para la participación de
grupos de música, pistas o videos de fondo para
presentaciones de teatro, informaciones y anuncios.
Entre otros.
Utilería: Verificará la ubicación de todos los
Equipos, área de instrumentos, torres de equipos de
televisión, cámaras, brazo de televisión, consola de
sonido, párales de micrófonos, cables de corriente
forrados en el piso evitando caídas de visitantes o
público, entre otros.
Audio y video: Coordinar que todas las grabaciones
en Audio y Video se realicen con el mayor
profesionalismo posible Para ello los miembros de
esta coordinación deben sen entrenados recibiendo
Cursos fe formación integral con Profesionales.
Esta comisión coordinará que cada Conferencia y
Predicación éste disponible al público en un tiempo
inmediato al término de la misma; para ello deberá
contar con los materiales de tecnología de punta.
Nuevos Cursos Disponibles de MACG C.A.
Seminario “Profesional de Protocolo VIP” (5
niveles).
Seminario “Imagen Corporativa”.
Seminario “Departamento de Medios de la iglesia”.

34. Seminario “Relaciones Públicas e
Interinstitucionales”.
Seminario “Periodismo en Medios Alternativos”.
Seminario “Cómo Trabajar en Equipo”.
Seminario “¿Cómo Mantener Equipo
Comprometido?”
Seminario “La Publicidad como Herramienta
comunicacional”.
Seminario “Planificación y Organización de
Eventos”.
Seminario “Gerencia y Toma de Decisiones”.
Seminario “Fundamentos de Mercadeo’.
Seminario “El Plan de Mercadeo, Herramienta para
el Éxito’.
Seminario “Boletín Electrónico, Herramienta
evangelistica”. Entre otros.
Mercadeo Aplicado a los Conocimientos
Gerenciales (MACG C.A):
E-mail:meryaraque@yahoo.com;
www.macg.com.ve
Teléfonos de contacto:
(0414) 942-0535,
(0416) 447.63.08
(0243) 283.93.15