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    Workflow3 Workflow3 Presentation Transcript

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    • Introduction:I- Présentation de l’outil Workflow: A- Historique: B- Définition: C- types E- Le moteur de Workflow:F-Exemples de logiciels WorkflowG- Les domaines de l’entreprise intéressés par une application de workflow: H- Les grandes fonctions d’une application workflow : I - Avantages et inconvénients :II- La conduite d’un projet de workflow:A- les étapes de conduite d’un projet workflow.B- La modélisation d’un projet Workflow:III- Exemples d’entreprises adoptant le workflow comme outil de travail :Conclusion :Webographie: 2
    • I- Présentation de l’outil Workflow: Lindustrie de limagerie électronique et de la gestion de la productionassistée par ordinateur a été la première à réclamer une technologie quipermette l’automatisation des procédures de travail, jusqu’alors réalisées àla main. À partir de l’année 1975 et jusqu’à 1985, la nouvelle technologiedite de WorkFlow a connu un essor important en mettant en place unsystème capable d’automatiser au mieux les flux de travail. Or, le regain d’intérêt pour le génie logiciel au début des années1990 a permis de relancer les recherches concernant les systèmesWorkFlow afin de mettre en place des systèmes plus simples à utiliser. 3
    • La mondialisation et L’environnement économique actuelimpose aux entreprises surtout celles de dimensioninternationale de réduire au maximum les coûts inutiles. Le développement des démarches de réorganisation deprocessus est une réponse adaptée à la recherche d’optimisationdes processus. Elle peut se traduire par l’utilisation d’unesolution logicielle appropriée, comme un Workflow. Cettedernière permet d’être un support à une nouvelle organisation. 4
    • On appelle « Workflow » traduisez littéralement « flux de travail » eten français par « gestion électronique des processus métier ». la modélisationet la gestion informatique de lensemble des tâches à accomplir et desdifférents acteurs impliqués dans la réalisation dun processus métier (aussiappelé processus opérationnel ou bien procédure d’entreprise). Un processus métier représente les interactions sous formedéchange dinformations entre divers acteurs tels que : - des humains, - des applications ou services, - des processus tiers. De façon pratique, un Workflow peut décrire : - le circuit de validation, - les tâches à accomplir entre les différents acteurs dunprocessus, - les délais à respecter, - les modes de validation… 5
    • Le Workflow sait ainsi décomposer les cas en tâches et affecter chaquetâche à un acteur selon les règles de gestion en vigueur, et en suite fournir à chacundes acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. Le Workflow permet de savoir aussi à tout moment où en est undocument, donc Il permet une surveillance centralisée, parfois mal ressentie par lespersonnels concernées.Pour un processus de publication en ligne par exemple, il sagit de lamodélisation des tâches de lensemble de la chaîne éditoriale, de laproposition du rédacteur à la validation par le responsable de publication : 6
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    • Les étapes de traitement d’une déclaration d’accident automobile par une compagnie d’assurance se présentent comme suit : Au service courrier, la lettre En fonction de l’adresse et la déclaration sont numérisées où est visible la voiture En parallèle l’état des accidentée, le liquidateur et un dossier déclaration cotisations de l’assuré Sélectionne un expert, accident est crée avec un numéro est vérifié. et prépare une lettrede référence, tandis qu’un courrier accusant réception de la de mission pour celui-ci. déclaration est crée automatiquement et est envoyé par la poste. Dès réparation, l’assuré Le liquidateur, dès réception fait parvenir la facture L’expert évalue les dégâts du rapport d’expertise, notifie du garagiste à la du véhicule et transmet par courrier l’accord compagnie qui effectue son expertise au liquidateur. de la compagnie pour réparer. le remboursement en émettant un chèque et la lettre d’accompagnement. Le cas est enfin Si l’assuré est dans son droit, complètement traité, le liquidateur se fait rembourser après un délais de quelques par la compagnie adverse semaines, il peut être (selon un mécanisme de compensation). transmis aux archives. 9
    • Dans ce processus administratif il y a :Plusieurs acteurs : Plusieurs tâches : Plusieurs documents :l’assuré, le service la déclaration , la lettre de saisie de la déclaration, mission de l’expert, lecourrier, le liquidateur, nomination de l’expert, l’expert , le garagiste. rapport d’expertise, la notification de l’assuré, paiement de l’assuré, facture du garage et le notification de la compagnie paiement final. adverse et enfin archivage des données du cas. 10
    • Ä partir de ces informations Une application de workflow se charge dès la création du cas : De prendre en compte la finalité de l’entreprise (rembourser les dépenses occasionnées parCréer les tâches à exécuter un accident) depuis sa au fur et à mesure de sollicitation (par la déclaration) l’avancement du cas. jusqu’à sa bonne fin (le débit du chèque). D’assister les acteurs dans la réalisation de chaque tâche De les attribuer aux acteurs (en créant automatiquement en fonction des règles la lettre d’accusé de réception de l’organisation. par exemple) 11
    • Dans les applications de workflow, on distingue classiquement quatrecatégories:Le workflow de production : (aussi appelé workflow procédural ou workflowdirectif), Il correspond à la gestion des processus de base de l’entreprise.Le workflow administratif: Il correspond à tout ce qui est routage deformulaires, basé en général sur une infrastructure de messagerie.Le workflow ad-hoc : Ce type de workflow est utilisé pour la gestion desprocédures non déterminées ou mouvantes.Le workflow coopératif: Il gère des procédures évoluant assez fréquemment etliées à un groupe de travail restreint dans l’entreprise. 12
    • Le moteur de workflow est le dispositif logiciel permettant dexécuterune ou plusieurs définitions de workflow. Par abus de langage, on peutappeler ce dispositif logiciel tout simplement "workflow". Le moteur de workflow est loutil permettant de modéliser etdautomatiser les processus métiers de lentreprise. Là on peut parler plusspécifiquement du Workflow en tant qu’objet pouvant être décrit par unlangage descriptif dans un fichier informatique, qu’une application adaptéepeut alors interpréter et exécuter. Ainsi on peut automatiser un processusde travail. 13
    • Voici un tableau qui synthétise les différents logiciels du Workflow parmisqu’ils existent : 14
    • Logiciels fabricants Avantage spécifique COSA (Software- Chaque procédure peut être divisée en segments comprenant diversesWorkflow Ley) activités.Ensemble (FileNet) Une procédure comprenant 5 activités peut être définie en 5 à 10 minutes.FlowMark (IBM) ce logiciel offre des possibilités de structuration pour données illimitées. OPEN/ (Eastman ce produit est plus adapté aux grandes installations de plusieurs Worflow Software) centaines de travailleurs. Visual (FileNet) Son véritable atout est son outil orienté objet pour la définition de Workflo procédures.Staffware (Staffware) ce logiciel a pour particularité de permettre lutilisation de terminaux en plus de Windows, des Macs ou de Java.TeamWARE (TeamWARE ce logiciel offre dimportantes possibilités en matière de dynamisme, 15 Flow Group) et permet de définir sans délai des procédures qui peuvent
    • Avec le GraphEditor, les utilisateurs d’un projet peuvent définir de nouvelles activités,effacer des activités existantes, définir l’interconnexion entre les activités, obtenir desinformations du projet, visualiser l’exécution des activités… 16
    • Créer un nouveau projet par importation des procédés existants. 17
    • Obtenir la liste d’usuraires d’un projet ainsi que les rôles de chaque utilisateur. 18
    • Description basique des différents projets existants dans le système. 19
    • Visualisation des activités qui composent un projet et des relations entre celles-ci. 20
    • Administrer la liste des utilisateurs qui participent à la définition etexécution d’un projet. 21
    • Présente l’ Activité susceptible d’être exécuté. 22
    • 23
    • Il y a plusieurs domaines dans l’entreprise qui peuvent être intéressés par uneapplication workflow dont on peut citer: _ l’organisation, _la collaboration, _la production, _la gestion des ressources humaines, _La gestion de relation client… Le workflow est Adapté de plus en plus aux procédures bien définies à savoir: Traitement des demandes de congé ou de mutation, des lettres de réclamation des clients, préparation du budget annuel, préparation des instructions de demande de crédit, Préparation des contrats avec les fournisseurs et partenaires… 24
    • Fourniture des interfaces d’administration : le workflow permet à l’administrateurde l’application de gérer les descriptions de l’organisation, attribuer les droits auxparticipants, et produire les statistiques d’exploitation.Une représentation complète de l’organisation comprenant : les groupes, lesacteurs, les rôles des acteurs dans l’organisation.Un outil d’analyse et de simulation des procédures avant leur mise enexploitationPlanification des tâchesAffectation de chaque tâche à l’acteur qui doit l’accomplir .Tenir à jour pour chaque utilisateur une liste de tâches à accomplir .Intégrateur au service de l’utilisateur : il rend les informations et documents utilesà chaque tâche accessibles immédiatement par simple sélection des icônes qui lesreprésentent à l’écran,Notification des retards à l’administrateur : car le workflow définit des contraintesde durée pour chaque tâche et procédure et à la création d’une procédure, deséchéances sont arrêtées.Enregistrement pour chaque cas et chaque tâche de l’acteur exécutant et lesdates et heures de création, activation, et fin. 25
    • Amélioration de la productivité : gains de productivité réalisés par uneapplication de workflow sont de 20 à 50% sur la part des tâches qu’elleautomatise .Temps de réponse réduit : la réduction du temps de réponse entre la prise encompte de l’événement déclencheur d’un cas et son traitement complet est unedes caractéristiques essentielles des applications de workflow. L’exemple suivant permet de présenter les gains que permet de réaliserune application de workflow en matière de temps de réalisation des tâches etde respect des délais par les participants:Information claire sur l’état d’avancement : l’application de workflow permet derenseigner avec précision sur l’état d’un cas.Sécurité accrue : avec une application de workflow, c’est le système quiaffecte les tâches aux participants..Maîtrise de la qualité et des coûts : une application de workflow enregistresystématiquement le journal de tous les événements qu’elle contrôle, avec la date etl’heure, la procédure et la tâche concernée et le participant actif. Des outils detraitement de ce journal fournissent des rapports de synthèse sur les coûts et délaisde traitement des tâches et des procédures. 26
    • Inadapté si l’on n’est pas dans un contexte « procédural ».Analyse longue et difficile :car la création dun Workflow nécessite une analyse duprojet. Cette analyse est souvent longue et difficile.Contraintes imposées par le logiciel : Lutilisation dun Workflow nécessite que tousles participants à un projet saisissent leur état davancement dans chacune destâches quils ont à effectuer. Ceci est très lourd et souvent les utilisateurs nen voitpas la nécessité. Ils ne le font donc pas régulièrement et parfois ne le font pas dutout.Lors de l’utilisation de l’application, les utilisateurs peuvent rencontrer différentsproblèmes liés à leur matériel ou à un dysfonctionnement du workflow. Il est doncnécessaire de mettre en place un système d’assistance et de résolution deproblèmes. (par exemple, des problèmes d’impression des documents du workflow àpartir du navigateur web, ou bien des indisponibilités réseau.) 27
    • Un projet de workflow ressemble pour une part à un projet d’informatique.Il suppose une analyse détaillée des procédures à prendre en compte et impliqueparfois des développements qui font appel aux techniques de programmation lesplus traditionnelles. Il ressemble aussi à un projet bureautique avec une importance touteparticulière à donner aux aspects installation du réseau et des stations, formationdes utilisateurs et organisation du travail en fonction du nouvel outil. 28
    • Analyse du procédé (Détection, Analyse et Développement des procédures…) Définition du procédé (modélisation, conception des procédures…)Service d’exécution du Workflow (Configuration de l’installation, Installation stations et réseau,Formation ,Monitorat des utilisateurs ,Administration du système, contrôle du procédé…) Outils et applications (Interaction avec les utilisateurs et les applications). 29
    • 30
    • L’entreprise Lu France filiale du groupe DANONE et leader européen surles marchés des biscuits céréaliers, de la panification, de la pâtisserie élaboréeainsi que celui des barres céréalières) a mis en place un workflow pour lagestion des lancements de lots promotionnels. Il s’agit d’une activité participantà la stratégie commerciale de l’entreprise qui s’insère dans la productionroutinière. Les résultats obtenus ont été comparés aux objectifs visés. Lepremier process du workflow implémenté a été un succès. Il a permis laconstruction de tableaux de bord et la mise en place d’une procédure clairementdéfinie pour gérer la validation des nouveaux lots. 31
    • Les moteurs de workflow utilisent les techniques les plusmodernes (réseaux, base de donnée, bureautique, interfaceshomme machine, technologies objet) tout en exploitant au mieuxles applications existantes pour faire à l’entreprise un bon enavant dans l’exploitation des outils modernes de traitement del’information au profit d’une meilleure productivité et d’une qualitéde service accrue. Ces retours ne se matérialiseront pourtantque si tout l’effort de préparation est correctement orienté pourtenir compte des objectifs de l’entreprise et si la conduite duprojet est centrée sur le suivi des progrès et leur recentrage surles cibles critiques. 32
    • http ://www.wfmc.org/.www.lotus.com/world/france.nsf/aui/MDIA-4RREBG, 2000.www.w4global.com/.www.lotus.com/world/france.nsfwww.Workflow&Bonita.comAccueil.htmwww.wikipédia.orgwww.commentcamarche.frwww.abclexique.comwww.Supinfo .com.www.journaldunet.comwww. PROFESSIONNELLE DES SYSTEMES INFORMATIQUES ET LOGICI.Htmwww.wngs.com/downloads/wf_prod_entr.pdf. 33
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