Strategi Penyusunan Job Desc & Analisa Beban Kerja untuk Staf

26,151 views
25,469 views

Published on

Job Desc, analisa beban kerja,strategi, gambaran tugas, workload analysis

Published in: Education
27 Comments
64 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
26,151
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
678
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
27
Likes
64
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Strategi Penyusunan Job Desc & Analisa Beban Kerja untuk Staf

  1. 1. Strategi Penyusunan Job Description & Analisa Beban Kerja untuk StafMELALUI ANALISA HASIL WAWANCARA &SIPOC DIAGRAMOleh :Nana Riyanti LestariRahmat Taufiq SigitSenin, 15 – Mei - 2012
  2. 2. PROSES PEMBUATAN JOB DESCTugas Pokok dan Fungsi Wawancara (Analisa Who, What, When, Why & How) SIPOC Diagram Job Desc & Job Spec Analisa Beban Kerja
  3. 3. CONTOH : TUPOKSI TU KEPEGAWAIAN Menyusun Usulan, Sasaran, Rencana Kerja, dan Anggaran Dept. TU Kepegawaian Melaksanakan penyelenggaraan administrasi kepegawaian Melakukan evaluasi terhadap standar-standar peraturan yg diperlukan Melakukan sosialisasi terhadap standar- standar peraturan yang diperlukan Memimpin penyelenggaraan kegiatan pengelolaan data dan informasi kepegawaian
  4. 4. WAWANCARA Who Siapa yang mengerjakan ? What Apa yang anda kerjakan? Why Kenapa itu perlu dikerjakan? When Kapan anda mengerjakan? How Bagaimana anda mengerjakan?
  5. 5. BREAKDOWN TUPOKSI DEPT. TU KEPEGAWAIANTupoksi Breakdown Operator PICMenyusun Usulan, Sasaran, MD TU GMD PSDMRencana Kerja, dan Anggaran KepegawaianDept. TU KepegawaianMelaksanakan penyelenggaraan • PPRA (Kesehatan, Cuti Besar, Uang Staff MD TUadministrasi kepegawaian Pindah, Dana Pensiun-LK) Kepegawaian • SK & Petikan Gol • SK & Petikan Gaji Berkala • SK MPP • SK Pensiun • Pemberitahuan Pensiun • Usulan Ujian DinasMelakukan evaluasi terhadap MD TU GMD PSDMstandar-standar peraturan yg KepegawaiandiperlukanMelakukan sosialisasi terhadap MD TU GMD PSDMstandar-standar peraturan yang KepegawaiandiperlukanMemimpin penyelenggaraan • Pengelolaan Database Kepegawaian Staff MD TUkegiatan pengelolaan data dan Kepegawaianinformasi kepegawaian
  6. 6. CONTOH WAWANCARA : Siapa yang mengerjakan ? Jawab : Nama : Anglir Andhini Jabatan : Staff TU Kepegawaian Identifkasi Dept : Tata Usaha Kepegawaian Pekerjaan Divisi : Pengembangan SDM Apa yang anda kerjakan? Jawab :  Membuat PPRA Kesehatan  Membuat PPRA Cuti Besar List Tugas  Membuat PPRA Uang Pindah  Membuat PPRA Uang Duka Kenapa itu perlu dikerjakan? Jawab: Membantu Regional/Cabang dalam percepatan pencairan dana kesehatan. Tujuan Tugas Kapan anda mengerjakan? Jawab: Apabila ada permohonan sudah saya terima. Waktu Pengerjaan Bagaimana cara mengerjakan PPRA Kesehatan? Jawab: - Langakah-langkah (Terlampir) - Alat yang digunakan  Komputer  Alat Tulis  Kalkulator Alat Bantu Tugas  Pelubahang Kertas  Strapless  Penjepit Kertas - Skill yang dibutuhkan  Microsoft Office  Ketelitian yang tinggi Soft Skill & Hard  Menguasai PKB Skill Jabatan  Komunikatif
  7. 7. CONTOH :MELAKSANAKAN PENYELENGGARAANADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Kesehatan Kenaikan Gaji Berkala Kenaikan Golongan Pembayaran DPLK Cuti Karyawan Pensiun Karyawan MPP Karyawan
  8. 8. SIPOC DIAGRAM ADMINISTRASI PPRA KESEHATAN DEPT. TU KEPEGAWAIAN “KITA PERLU UNTUK SEPAKAT APA YANG HARUS KITA KERJAKAN, DAN APA YANG TIDAK HARUS KITA KERJAKAN”Supplier Input Proses Output Customer •Regional •Surat •Verivikasi •PPRA •Divisi •RTKP Permohonan Berkas •Rekap Keuangan •Lampiran •Pencetakan Lampiran Berkas PPRA Pastikan bahwa semua Pastikan bahwa semua input sesuai dengan Output sesuai dengan kebutuhan proses kebutuhan Pelanggan
  9. 9. DETAIL PROSES PEMBUATAN PPRA KESEHATAN START Wewenang 2 Dasar Pengerjaan Tugas CEK PERMOHONAN & CETAK PPRA BERKAS PENDUKUNG DasarPertimbangan N MEMINTA N LENGKAP KELENGKAPAN DATA GM ? SETUJU? CETAK PPRA S.I.K VERIFIKASI TERHADAP KESEHATAN 3 Pelanggan PEMOHONAN AJUAN RANGKAP Internal BENTUAN KESEHATAN P.K.B DUA RANGKAP KIRIM KE DIV. KEUANGAN BUAT KONSEP SATU RANGKAP ARSIP SDM SURAT PPRA 1 FINISH CETAK KONSEP PPRA N MD SETUJU? 2
  10. 10. KATA KERJA UNTUK TUGAS MANAJERIAL (LEVEL 1) MENYUSUN KEBIJAKAN MERUMUSKAN SASARAN MERENCANAKAN MENGENDALIKAN MENGKOORDINASIKAN MENGARAHKAN MEMBINA DLL
  11. 11. KATA KERJA UNTUK TUGAS MANAJERIAL (LEVEL 2) MENGKOORDINASIKAN MERUMUSKAN SASARAN MEMBINA MENGARAHKAN MENYELENGGARAKAN MENGEVALUASI MELAPORKAN DLL
  12. 12. KATA KERJA UNTUK TUGAS MANAJERIAL (LEVEL 3) MERENCANAKAN OPERASIONAL MEMBAGI TUGAS MEMBERI PETUNJUK MENYELIA MENGATUR MENGEVALUASI MELAPORKAN DLL
  13. 13. KATA KERJA UNTUK TUGAS MANAJERIAL (LEVEL 4) MEMBERI PETUNJUK MEMBAGI TUGAS MEMBIMBING MEMERIKSA MENGECEK MENGOREKSI MENGONTROL MEMBUAT LAPORAN MERENCANAKAN KEGIATAN DLL
  14. 14. KERJA UNTUK MERUMUSKAN TUGAS TEKNIK ATAU TUGAS NON MANAJERIAL•MENGAJAR •MENGAGENDA•MEMBUAT •MEMASUKAN•MEMINDAHKAN •MENCATAT•MENYUSUN •MENGELUARKAN•MEMASANG •MENGUMPULKAN•MENGEMUDIKAN •MEMBUBUHKAN•MENGHITUNG •MENGOMPILASIKAN•MENYALIN •MENGGOLONGKAN•MENGETIK •MEMASANG•MELAYANI •MEWAWANCARAI•MENGANALISIS •MENEGOR•MENGOLAH •MENYARANKAN•MENABULASIKAN •MENYAMPAIKAN•MENYORTIR •MEMBERSIHKAN•MENYIMPAN •MEMERIKSA•MENDATA •MENGIRIMKAN•MERAPIKAN •DLL
  15. 15. KERJA UNTUK MERUMUSKAN TUGAS DARI SEGI TANGGUNG JAWAB•KERAHASIAAN •KESELARASAN•KEBENARAN •KEMAMPUAN•KESESUAIAN •KESINAMBUNGAN•KETEPATAN •KEMESRAAN•KELANCARAN •KETELITIAN•KESELAMATAN •KEAMANAN•KERAPIAN •KEABSAHAN•KUALITAS •KESETIAAN•KUANTITAS •KEAKURATAN•KEUTUHAN •KEPRESISIAN•KELENGKAPAN •KEJUJURAN•KELAYAKAN •KESERASIAN•KEGUNAAN •KELESTARIAN•PEMBINAAN •KETELADANAN•KEINDAHAN •KEDISIPLINAN•KEEFEKTIFAN •KEBERSIHAN•KESEMPURNAAN •KEJELASAN•KEBERSAMAAN •KOORDINASI
  16. 16. MERANCANG STRUKTUR KALIMAT JOBDESC PPRA KESEHATAN KATA KERJA NAMA TUGAS INPUT SUPPLIER TUGAS MEMBUAT PPRA KESEHATAN yang berdasarkan pada SURAT PERMOHONAN & LAMPIRAN BERKAS KESEHATAN dari KANTOR REGIONAL ataupunKATA KERJA berdasarkan pada SURAT TAGIHAN dari Rumah SakitWEWENANG Kerjasama yang kemudian DIKOREKSI sesuai platform kesehatan karyawan dalam Database Kepegawaian dan PKB, lalu diajukan kepada Divisi Keuangan denganCUSTOMER melampirkan Rekapitulasi ajuan dana kesehatan dan Surat Permohonan/Surat Tagihan. DASAR PERTIMBANGAN
  17. 17.  Lakukan langkah-langkah yang sama dalam menyusun kalimat bagi setiap tugas (Pembuatan PPRA Cuti, By. Pindah, Uang Duka) yang dikerjakan dalam Dept. TU Kepegawaian sesuai dengan hasil wawancara. Setelah anda membuat struktur kalimat dalam Jobdesc dengan menggunakan analisa SIPOC Diagram, Maka langkah selanjutnya adalah menghitung Beban Kerja dari Jobdesc tersebut.
  18. 18. ANALISA BEBAN KERJA STAFF DEPT. TU KEPEGAWAIAN - 1 JOB DESCRIPTION1. NAMA JABATAN : STAF2. UNIT ORGANISASI : Dept. Tata Usaha Kepegawaian3. SATUAN KERJA : Divisi Pengembangan SDM JUMLAH NORMA BEBAN NO JOB DESC SATUAN VOLUME WAKTU PERALATAN KERJA KERJA (Menit) 1 Membuat Surat PPRA Kesehatan 9 kali dalam 1 Bulan 108 90 Komputer, Printer, PKB 9720 2 Membuat Surat PPRA Cuti Besar 9 kali dalam 1 Bulan 108 60 Komputer, Printer, PKB 6480 3 Membuat Surat PPRA Biaya Pindah 2 kali dalam 1 Tahun 24 45 Komputer, Printer, PKB 1080 4 Membuat Surat PPRA Belanja Pegawai 9 kali dalam 1 Bulan 108 60 Komputer, Printer, PKB 6480 5 Membuat Surat PPRA Uang Duka 5 kali dalam 1 tahun 60 30 Komputer, Printer, PKB 1800 6 Surat PPRA Pembayaran Dana Pensiun Lembaga 12 kali dalam 1 tahun 12 180 Komputer, Printer, SIK 2160 Keuangan (DPLK) 7 Membuat Surat Keputusan (SK) Kenaikan Gaji 1 kali dalam 1 Bulan 12 2250 Komputer, Printer, 27000 Berkala PKB, SIK 8 Membuat Surat Petikan Kenaikan Gaji Berkala 12 kali dalam 1 tahun 12 150 Komputer, Printer, 1800 PKB, SIK 9 Membuat SK Kenaikan Golongan 2 kali dalam 1 tahun 2 2250 Komputer, Printer, 4500 PKB, SIK 10 Membuat Surat Petikan Kenaikan Golongan 2 kali dalam 1 tahun 2 150 Komputer, Printer, 300 PKB, SIK 11 Membuat Surat Pemberitahuan Persiapan Pensiun 11 kali dalam 1 Bulan 132 45 Komputer, Printer, 5940 PKB, SIK 12 Membuat SK MPP 11 kali dalam 1 Bulan 132 60 Komputer, Printer, 7920 PKB, SIK 13 Membuat SK Pensiun 11 kali dalam 1 Bulan 132 60 Komputer, Printer, 7920 PKB, SIK 14 Mengelola (Memasukkan, Mengubah, Menghapus) 2 kali dalam 1 Bulan 24 90 Komputer, Printer, 2160 data pada Sistem Informasi Kepegawaian serta Data Pegawai, SIK menjaga kerahasiaan data karyawan 15 Mengelola Arsip karyawan 2 kali dalam 1 Bulan 24 60 Data Pegawai, SIK 1440 Total Menit/Tahun 86700 * Kalimat dari jobdesc diatas kami potong untuk mempemudah tampilan dalam bentuk slide Total Jam/Tahun 1445
  19. 19. ANALISA BEBAN KERJA STAFF DEPT. TU KEPEGAWAIAN - 2 Hari Kerja / Tahun 231 Hari Jam Kerja / Minggu 37.5 37 Jam 30 Menit Jam Kerja Efektif / Minggu (Dikurangi Waktu Luang) 28 28 Jam * Asumsi 25% Waktu Luang Jam Kerja Efektif/Hari 5.6 5 Jam 36 Menit Jam Kerja Efektif/Tahun 1294 Jam JUMLAH BEBAN NAMA JML KEBUTUHAN JUMLAHNO KERJA JABATAN +/- EJ/EU PJ/PU PRESTASI KEBUTUHAN JABATAN PEGAWAI PEGAWAI (JBK) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Staf Dept. TU SANGAT SANGAT 1 Kepegawaian 1.12 4 -2.88 0.28 E 1445 KURANG BANYAK 2 Org KETERANGAN NILAI PJ/PU PRESTASI KEBUTUHANNILAI EJ/EU KERJA KARYAWAN Keterangan : A >1 SANGAT BAIK SANGAT KURANG EJ/EU : Efektifitas Jabatan/Efektifitas Unit B 0.90 – 1.00 BAIK KURANG PJ/PU : Produktifitas Jabatan/Produktifitas Unit C 0.70 – 0.89 CUKUP CUKUP D 0.50 – 0.69 KURANG BANYAK Rumus SANGAT +/- : Jml Peg – Jlm Kebutuhan Peg. E < 0.50 KURANG SANGAT BANYAK Keb Peg : JBK / Jam KerjaEfektif/Thn EJ/EU : JBK / (Jml Peg * Jam KerjaEfektif /Thn)
  20. 20. KELEBIHAN SIPOC DIAGRAM DLM TAHAPPENYUSUNAN JOB DESC Membantu dalam menyusun struktur kalimat yang baik dan benar dalam penyusunan job desc Membantu dalam membuat kalimat job desc yang jelas dan mudah dipahami oleh pembaca Memberikan gambaran proses yang jelas tentang sebuah proses dalam Job desc Memberikan kemudahan dalam mentukan wewenang bagi setiap jabatan yg dianalisa Mencegah terjadinya sebuah proses yang tidak diperlukan/pemborosan proses , waktu kerja dan material input-output. Memberikan gambaran perkiraan job desc pada proses selanjutnya.
  21. 21. KESIMPULAN Dalam menyusun sebuah kalimat dalam job desc menjadi sangat penting agar mudah dipahami, dan pengguna dapat mengetahui apa dan untuk apa mereka kerjakan tugas tersebut.
  22. 22. TERIMA KASIH

×