Miniq 11: Time management by Anton Zolotarev & Andrei Artisheuski
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Miniq 11: Time management by Anton Zolotarev & Andrei Artisheuski

on

  • 693 views

 

Statistics

Views

Total Views
693
Views on SlideShare
646
Embed Views
47

Actions

Likes
0
Downloads
4
Comments
0

2 Embeds 47

http://info.epam.com 37
http://author.info.epam.com 10

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment
  • Комментарии думаю излишни 
  • Антон: рассказать пример
  • Работун напал!
  • Многорукий Джо
  • Приходит босс такой
  • Закономерная реакция
  • Андрей: кратко рассказать, как будет проходитьminiq.
  • Как определить, нужен ли мне тайм менеджмент вообще?Кто сказал, что 8 Нет? А ну кыш отсюда!
  • ТМ – управление временем. Нужно для:Увеличения эффективности работыСнижения трудозатратОптимизации процесса работыСнижения стресса
  • АА: TM есть процессграмотного и эффективного использования вашего времени и инструментов для обработки, планирования и решения ваших задач.АА: ТМ помогает только разрулить посильный объем задач, ничего не забыть, работать эффективно. //Если объективно на вас навесили работы больше, чем вы можете сделать, даже работая максимально эффективно, то есть 2 варианта: // а) Новые таски попадают в очередь и выполняются в порядке приоритета; очередь растет; // б) Настало время поговорить с менеджером и разобраться в несоответствии объемов работ, возможно найти помощников;АА: Опоздание на митинги - не ТМ, если вы вовремя знали о митинге но по каким-то еще причинам на него не попали  // Недостаточный уровень знаний/умений и в итоге низкая продуктивность – тоже выходит за рамки ТМ;
  • Набор очень широк – техник, методов, инструментов великое множество.Поэтому здесь принцип один – пробуем, выбираем, что работает, подсаживаем. Как на колеса 
  • 10 минутДано:Скриншот с расписанием одного дня из OutlookСписок наших с вами обычных активностей с указанием длительностиЗадание:Спланировать свой день, учитывая требования каждой из задачВыполняется на 3-4 группыАА: Упражнение - запланируй свой день. Какощущения?Как вам нравится подобная «жизнь»? В ходе данного мини-тренинга мы постараемся рассказать, как можно оптимизировать свои задачи, чтобы оставалось время и на личную жизнь.
  • Итак, как же начать управлять своим временем? Здесь, прежде чем перейти к анализу конкретных инструментов и техник, я расскажу вам про общий подход управления своими задачами, который хорошо себя зарекомендовал.Это так называемое управление по целям.Откуда взялось понятие? Все просто!
  • А дальше поработайте с этой целью и достигните ее.Как именно происходит достижение?
  • И именно отсюда берет свое начало тайм менеджмент.Примерно так появляются задачи и происходит работа с ними.Что я хочу сказать - прежде чем начинать думать про тайм менеджмент, поймите, зачем вы выполняете те или иные задачи, какую цель вы достигаете, какие цели вы хотите достичь и что для этого надо сделать.Без четкого понимания целей не получится грамотно разруливать поток задач, он вас затянет и будет та картинка с Fuuuu, демотивация и другие неприятные штуки.Понятно, зачем нужны цели? Тогда рассмотрим этот процесс подробнее.
  • Итак, ставим цель. Чего мы хотим добиться, к чему прийти, кем стать, что сделать? Вроде определили. Но для грамотной проработки цели дальше нам нужно четко ее правильно ее сформулировать.И тут на помощь приходит известный подход – SMART – который значит, что цель должна быть…
  • Научиться тайм менеджменту – цель? Вроде да. Конкретная – не особо, измеримая - нет, достижимая - да, востребованная – да, в конкретных временных рамках – тоже нет.Давайте переформулируем ее в правильную. Варианты?Мой вариант звучит так: С помощью как минимум 2-х инструментов ТМ к 1-му сентября высвободить 3 часа в неделю на английский
  • Итак, с целью разобрались. Теперь делим ее на задачи, которые будем выполнять для ее достижения.Все одновременно и просто, и сложно.Просто – определяем, какие шаги нужно сделать для достижения цели, т.е. как именно мы будем ее достигать. Старайтесь дробить задачи настолько, чтобы их можно было выполнить за раз без переключений в другие области.Не секрет, что достижение огромной цели начинается с маленького шага в ее сторону. Поэтому этот этап управления по целям очень и очень важен.
  • Итак, разделили. Теперь нужно понять, что делать в первую очередь, т.е. приоритезировать.Для этого существует масса подходов, расскажу классический – матрицу Эйзенхауэра, которая также предлагается Стивеном Кови в его 7 навыках высокоэффективных людей. Использование матрицы помогает выделить из всего потока важные и существенные дела и решить, что делать с остальными.Это квадрат – срочно/важно. По нему все задачи можно определить в один из 4-х квадрантов.ОК, скажете вы, но что с этим вообще делать? Допустим, определили. Что делать-то?
  • А делать вот что.Считается, что наиболее полезно нахождение в квадрате 2 – важно и несрочно. Зачастую это стратегические дела и те дела, что приносят больше всего эффекта при минимуме стресса, т.к. они несрочные.АА: badcop - квадрат далеко не всегда работает либо отнимает кучу времени, в реальности вы используете гораздо более сложный алгоритм;АА: на какие-то задачи можно просто забить (ссылка на раздел про GTD), примеры:- задача провисела в таск-листе 3 месяца и никто о ней больше не вспоминает;- маловажные задачи, от решения которых немного изменится (принцип парето – 80/20)- когда заранее знаем, что задача зависнет на следующем шаге (e.g. “EPIS не пашет под Firefox, надо сообщить в Help Desk”);Итог этапа – знаем, с какими задачами работать в первую очередь.
  • Итак, разобрались с целями, задачами для их достижения и приоритетами. Давайте разберемся, все ли нужно делать нам самим.А для этого вспомним про делегирование – супер инструмент для избавления себя от задач!2 вида – полномочий (только результат, за общий ход дела ответственность несет руководитель) и ответственности (когда за общий ход дел несет ответственность исполнитель)3 направления – вниз (подчиненному), в сторону (коллеге), вверх (руководителю)АА: делегирование - не всегда сверху вниз, вполне нормально делегировать снизу вверх, обратно к руководствуОднако делегирование не всегда работает и не всегда получается. Вот типичные ошибки:- лучше меня не сделает никто (однобокая оценка);- я им этого не доверю, они не справятся (научи!);- так они всю мою работу будут делать и я стану не нужен (как руководитель ты – мудак!)- у них и так много работы (у вас тожемного, пусть грамотно строят свой TM!);- эта задача не его уровня (если он на деле сможет ее сделать, дайте возможность расти!);- он не справится (как думаете о человека, так он и сделает. Думайте о хорошем!)Итог этапа – оставляем для себя только те задачи, которые решили делать сами.
  • ОК, на данный момент у нас есть только те задачи, которые нужно выполнять. Помимо приоритета, т.е. с чего начинать - стоит проверить задачи на цепочку и распараллеливание.Что я имею в виду?- цепочка – не можем начать вторую задачу, пока не закончим первую- распараллеливание – можем несколько задач выполнять одновременно (особенно это актуально для долгоиграющих задач, задач, по которым нужна информация от третьих лиц, задачи, не требущие в процессе выполнения вашего внимания)Например:- Пока ставится новый билд, можно успеть создать тест ран в ОАТС или подготовить тестовые данные- Записались на курсы по английскому и пока ждете аппрува, можно сделать вообще кучу всего- Думаете сменить подход к разработке фичи, но ждете решения от кастомера – займитесь другой фичей
  • Итак, у нас есть все, что нужно – какие задачи выполнять и в какой последовательности. Последний шаг – спланировать их выполнение. Для этого, как правило, берутся несколько горизонтов планирования:- На месяц- На неделю- На деньАА: если планирование занимает больше, чем выполнение - нужно просто делать, а не планировать делать;- не всегда под «планированием» понимается сесть на выходных и потратить 2 часа времени на анализ, часто достаточно делать это на ходу!- время, грамотно потраченное на планирование, всегда с лихвой окупается за счет повышения эффективности вашей работы!
  • АА: Упражнение 1 еще раз. Как ощущения теперь? (5 мин)Часть задач можно выброситьЕще варианты:распараллелить/объединитьделегироватьразделить на более мелкие (что далее с ними делать – см. выше)оптимизировать и укоротить (см. ниже пример про работу с почтой)Результат: должен получиться нормальный день 
  • Все равно не верите, что это нужно?ОК, давайте посмотрим, как выглядят тайм журналы у разного уровня сотрудников.Как видно, у лидов, тимлидов и так далее время уходит на митинги-митинги-митинги, а работать когда? Есть ведь цели, задачи, ожидания…
  • Антон: Мы рассмотрели один очень хороший подход к работе – управление по целям.Теперь переходим к техникам тайм менеджмента и начнем с простых техник. И для первой из них вот вам пример.Итак, представим, что вы – Мегамозг, причем мальчик 
  • АЗ: Выгрузка из головы (все записываем и пример) + единое место для хранения всегоАА – пример: списки людей, пароли, какая-то интересная мысль, конфигурация для установки ATG, команды SQL для создания схем, список дел на будущее;Если в голове постоянно пытаться держать все, тоа) обязательно что-то забудешьб) жить с этим крайне тяжело в) оперативная память переполнится
  • АА: Митинги:-agenda - отправляем заранее (время митинга сокращается, он становится более плодотворным);- follow-ups - пишем сразу (а не по памяти):- а) все забывается;- б) не надо потом тратить время на написание;- в) очень помогаем остальным участникам сэкономить время;
  • АА: если вам не нравится жестко себя ограничивать, можно описывать только область(e.g. PM, RM, DEV, nowork) и заниматься каким-то таском из нее;АЗ: не пытайтесь делать кучу дел одновременно - эффективность ниже, стресс выше, толку мало
  • Помните – работа должна быть в удовольствие.
  • 15 минОК, набили задачи, распланировали, но что происходит - пришли, попили кофе, поговорили, новости прочитали и все, поехал план.АА и АЗ: Что делать с каждым из пунктов, что нагенерили - из опыта.Примеры:Люди;Письма;Наши новорк активности;Неэффективный рабочий процесс или среда;Неудобный график15 минОК, набили задачи, распланировали, но что происходит - пришли, попили кофе, поговорили, новости прочитали и все, поехал план.АА и АЗ: Что делать с каждым из пунктов, что нагенерили - из опыта.Примеры:Люди;Наши новорк активности;Неэффективный рабочий процесс или среда;Неудобный графикКартинка на слайде 59 (рабочий день манагера)
  • Итак, мы рассмотрели базовые техники, с которых может начать каждый. Теперь вкратце пройдемся по более джедайским.
  • Начнем с состояния потока. Вроде и не совсем про тайм менеджмент, зато про личную продуктивность.Итак, что такое поток – это такое магическое состояние, в котором за то же время вы делаете значительно больше, чем если бы были не в потоке, за счет того, что сфокусированы только на одной задаче. Вспомните, наверняка вы такое испытывали – сели что-то делать в 11, подняли голову – а уже 16  Вот это оно и есть.Поток – очень и очень классная практика, вхождение в который дает огромный рост производительности. Но, как и любая классная вещь, у потока есть обратная сторона – в него трудно войти и очень легко вывалиться. Поэтому нужно уделить максимум внимания подготовке к работе в потоке и оградить себя от вещей, вырывающих из него.
  • У разных людей по-разному - если вхождение долгое, то это стоит учитывать как человеку, так и коллегам - возможно, не стоит отвлекать по мелочам, если человека выбивает на полчаса.АА: иногда стоит посидеть подольше и сделать все сразу, не откладывая, пока прет! Вдохновение – это именно то, о чем здесь речь.- помните, начать делать бывает гораздо труднее, чем собственно сделать!- Правда на обед лучше все-таки ходить :)АА: Мысль вслух: выделить «свободные» дни. Без митингов с заказчиками и совещаний. Чтобы можно было погрузиться и сделать что-то важное и сложное.АЗ: bad cop - Но есть подводный камень: если погрузился в поток, сильно не хочется из него выходить.АА: именно! Можно даже быть посланным в невежливой форме (идите на… я занят)  Люди обижаются!
  • АЗ: А еще можно… работать из дома, работать после работы и т.п.Картинка - время менеджера (где работа начинается после 17).
  • АА: Помидорки - хороший способ концентрироваться на одной задаче, не отвлекаться и отдыхать периодически.Суть проста: выделяем небольшие периоды времени («помидорки», от Pomodoro), в которые занимаемся строго одной задачей и не отвлекаемся на внешние раздражители.Обязательно отдыхаем периодически.Интересно: название метода связано с кухонными часами-таймером в виде помидоркиАЗ: не пытайтесь делать кучу дел одновременно - эффективность ниже, стресс выше, толку мало!
  • И напоследок знаменитая техника – Getting Things Done. Очень рекомендую прочитать саму книгу Дэвида Аллена, там описывается не только методика, но и общий подход к ведению дел, философия GTD.Однако общий подход, пропагандируемый Алленом, вполне можно применять для обработки входящих задач. Наверняка, вы пользуетесь какими-то частями этого подхода.Вот картинка, как обрабатываются задачи. Подробнее – опять же в книге либо на отдельном семинаре.
  • Помня о принципе «все записываем» и не желая забывать задачи, можно использовать таск-трекер.В качестве таск-трекера можно использовать Аутлук, но он не слишком удобен. Есть сторонние штуки:- Wunderlist- RememberTheMilk- Doit.imАА: в Wunderlist (по крайней мере до введения версии PRO) можно было расшарить таски на коллег и контролировать их таким образом. Все видно на любом устройстве.
  • АЗ: Pomodoro - помощник в технике
  • АЗ: вот пример моего Onenote
  • Если сортировка почты настроена правильно, вам точно хватит полчаса на прочтение наиболее важных писем!
  • АЗ: моя доска 
  • АА: Иногда стоит забить на ТМ, если это осознанное нарушение правил - привести примеры, когда так может быть: // планирование на неделю, если вдруг что-то забыл или не учел - не значит, что неделя пропала); // сознательное чтение онлайнера, когда висят задачи – для настроения; // сознательное отхождение от расписания, если понимаешь, что сейчас объективно не лучший момент для определенных тасков.
  • Подводя итог - все рассказанное до этого: методы, процессы, инструменты формируют так называемый фреймворк. Фреймворк дает вам четкое понимание, как именно вы управляете своим временем.
  • http://habrahabr.ru/post/165091/

Miniq 11: Time management by Anton Zolotarev & Andrei Artisheuski Miniq 11: Time management by Anton Zolotarev & Andrei Artisheuski Presentation Transcript

  • Miniq 11 – 18 июля 2013 Антон Золотарев Андрей Артишевский Time Management: успевай больше, волнуйся меньше! Confidential
  • Андрей ATG-PROD SE Manager Антон ATG-PROD QA Manager Confidential Познакомимся
  • Пример 1 - Правда, знакомо? :) Confidential 3
  • Пример 2 - Рабоче-задачный
  • Вы всегда все хранили в уме…
  • Все ровно, гладко, задачи идут одна за одной…
  • И тут – повышение / второй проект / внепроектная активность / обучение…
  • И задач все больше, больше, больше…
  • «Слушай, тут есть срочная тема, надо скорее сделать, бросай все!»
  • Confidential 11 Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз Section: Основы TM – управление по целям Section: Упражнение 1 – запланируй свой день Section: Введение
  • Confidential 12 Section: Инструменты Section: Техники - продолжение Section: Борьба с поглотителями времени Section: Техники
  • Confidential 13 Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа Section: Напутствие Section: Практики от Антона и Андрея Section: Литература
  • Ладно, полетели! Confidential 14
  • Confidential 15 Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз Section: Основы TM – управление по целям Section: Упражнение 1 – запланируй свой день Section: Введение
  • 1. Забываешь о митингах или сроках выполнения тасков? 2. Теряешь письма или не отвечаешь вовремя? 3. Не успеваешь делать таски вовремя или … 4. Никак не можешь заставить себя за них взяться? 5. Постоянно отвлекаешься? 6. Частенько в состоянии стресса от обилия задач? 7. Постоянно не хватает времени на что-то еще? 8. Продуктивность далека от нормальной? 8 «ДА!»??? Тогда мы идем к вам! АЗ: А мне нужен тайм менеджмент? Confidential 16
  • АЗ: Что такое ТМ • Увеличивает эффективность • Снижает трудозатраты • Оптимизирует процесс работы • Снижает стресс Управление временем
  • АЗ: Что такое ТМ Набор техник, инструментов и методов, помогающий сделать больше (и просто – сделать) за то же время Если работы физически больше, чем времени на ее выполнение – ТМ не сработает
  • АЗ: Основной принцип Пробуем –> выбираем –> подсаживаемся
  • Confidential 20 Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз Section: Основы TM – управление по целям Section: Упражнение 1 – запланируй свой день Section: Введение
  • Confidential 21 Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз Section: Основы TМ – управление по целям Section: Упражнение 1 – запланируй свой день Section: Введение
  • Хочешь чего-то? Confidential 22
  • Поставь цель! И работай, работай, работай! Confidential 23
  • АЗ: Процесс достижения цели Ставим цель Делим цель на задачи Приоритези руем задачи Выстраивае м цепочку задач Делегируем часть задач Планируем выполнение задач Выполняем задачи PROFIT!
  • АЗ: Ставим цель • S (pecific) – конкретная • M (easurable) – измеримая • A (ttainable) – достижимая • R (elevant) – востребованная • T (imed) – в конкретных временных рамках
  • АЗ: Пример цели Найти время и пойти на английский язык С помощью как минимум 2-х инструментов ТМ к 1-му сентября высвободить 3 часа в неделю на английский
  • АЗ: Делим цель на задачи Цель Задача 1 Задача 2 Задача 2.1 Задача 2.2 Задача 3 Задача 3.1 Задача 3.1.1
  • АЗ: Приоритезируем задачи
  • АЗ: Например… • Срочно и важно (не допускать!) – Эскалация от Заказчика – Забытый репорт о качестве билда – Незаполненный тайм репорт 30 числа • Несрочно и важно (делать!) – Выстраивание отношений – Оптимизация процессов – Оценка и планирование работ • Срочно и неважно (делегировать!) – Ответы на вопросы других команд – Аппрув отпусков • Несрочно и неважно (забивать!) – Просмотр SINов и писем из NoWork – Пожиратели времени
  • АЗ: Делегируем задач • Виды: – Делегирование полномочий – Делегирование ответственности • Направления: – Вниз – В сторону – Вверх
  • АЗ: Выстраиваем цепочки задач Задача 1 Задача 2 Задача 3 Задача 2 Задача 1 Задача 3 Задача 4 Задача 5
  • АЗ: Планируем выполнение задач • На месяц – настройся! – Цели – Проекты • На неделю – сфокусируйся! – Средние по длительности задачи (1-3 дня) – Подцели • На день – действуй! – Оперативные задачи – Кратковременные задачи (<1 дня) – Просьбы, ответы и т.п.
  • Confidential 33 Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз Section: Основы TM – управление по целям Section: Упражнение 1 – запланируй свой день Section: Введение
  • АЗ: Скриншоты разного уровня сотрудников Confidential 34
  • Confidential 35 Section: Инструменты Section: Техники - продолжение Section: Борьба с поглотителями времени Section: Техники
  • Confidential 36
  • Вы всегда все хранили в уме…
  • Но вот познакомились с прекрасной девушкой…
  • И по старой доброй привычке запомнили день встречи…
  • Но прошел месяц, два, три… одиннадцать и скоро юбилей…
  • Хмммм, а в какой он день?
  • Паника-паника!
  • А всего-то и нужно было – записать 
  • АЗ: Выгружаем все из головы • Берем удобный инструмент • Записываем всѐ: – Цели и задачи – Идеи – Итоги встреч и решения – Полезную информацию «на потом» – И т.д. Главное – голова не должна помнить то, над чем сейчас не работает!
  • АА: Митинги • Agenda - отправляем заранее: а) время митинга сокращается; б) он становится более плодотворным; • Follow-ups - пишем сразу (а не по памяти): а) все забывается (причем не только вами!); б) не надо потом тратить время на написание; в) очень помогаем остальным участникам сэкономить время; 45
  • АА: Повторяющиеся задачи • Примеры: weekly status meeting, daily stand- up, fill in time journal, заплатить за квартиру. • Что с ними делать? • Вбиваем в календарь как recurring events: не забываем и не отвлекаемся! • Почему они делаются в одно время? а) настраиваемся, привыкаем; б) знаем, когда можно будет поднять те или иные вопросы, не отвлекая других людей в неудобное время (бегать каждый раз или собрать все вопросы и обсудить на митинге). 46
  • АА: Мерзкие задачи (I) • Метод «лягушки» - «съедать» по одной в день! 47
  • АА: Мерзкие задачи (II) или «я не буду фиксать этот баг!» Пример – домашка по «Introduction to management»  • можно выкинуть или делегировать; • можно сделать поскорее с утра (вариант: на выходных) и забыть; // можно материться вслух!  • можно заменить другими, менее противными – цель можно достигнуть по-разному; • а можно попробовать найти фан в них! а) я пофиксаю этот баг любыми силами и пойду к менеджеру с вопросом о готовности к промоушену! // реальный пример из жизни с положительным развитием б) я сделаю этот таск, ведь «тяжело в учении – легко в бою» // на будущее • Стоит вбивать в календарь время под такие таски! Это гарантирует, что и такие таски будут делаться. 48
  • АА: Большие или «бюджетируемые» задачи (I) 49
  • АА: Большие или «бюджетируемые» задачи (II) Примеры: провести semi-annual performance review, подготовить презентацию по Time Management в сжатые сроки  • Что делать с такими задачами и как находить на них время? а) разбивать на подзадачи, ибо на огромные задачи никогда не найдется времени: // «проработать слайды 7-12 презентации – 1 час» б) выделять отрезки времени в календаре на именно эту задачу: // реально вбивать в календарь несколько таких подзадач и делать! 50
  • – Набить «жесткие» задачи (с ограничением по времени) – Добавить гибкие задачи и части больших “бюджетируемых” задач – Добавить время до-после жестких задач в качестве буферов на плавающую длительность задач и переключение АА: Планируем день/неделю/месяц Confidential 51
  • Confidential 52
  • Confidential 53 Section: Инструменты Section: Техники - продолжение Section: Борьба с поглотителями времени Section: Техники
  • • Проблема: – Мы все хорошо запланировали, но почему- то постоянно не успеваем. • Упражнение: – На что мы прожигаем время? – Как будем с этим бороться? Борьба с поглотителями времени Confidential 54
  • Confidential 55 Section: Инструменты Section: Техники - продолжение Section: Борьба с поглотителями времени Section: Техники
  • АЗ: Поток Confidential 56
  • Что делать? Confidential 57
  • Confidential 58
  • АА: «Помидорки» Confidential 59 1. Определяемся с таском; 2. Ставим виртуальный таймер на 25 минут; 3. Работаем только над этим таском все 25 минут; 4. Отдыхаем 5 минут; 5. Делаем один большой перерыв после каждых 4 «помидорок».
  • АЗ: GTD Confidential 60
  • Confidential 61 Section: Инструменты Section: Техники - продолжение Section: Борьба с поглотителями времени Section: Техники
  • Что можно делать: • посмотреть свое расписание (+ напоминалки, номер комнаты и т.д.!) • оперативно добавить задачи или сделать пометки • сфоткать схему, время работы заведения и т.д. // сэкономить время • получить доступ к документам через cloud АА: Смартфон - всегда под рукой Confidential 62
  • АЗ: Wunderlist/RTM/Doit.im - таск трекеры Confidential 63
  • • http://www.pomodoro.me/ • http://www.focusboosterapp.com/ • Pomodoro timer (Chrome extension) АЗ: Pomodoro - помощник в технике Confidential 64
  • • Что будем хранить? списки людей, пароли, какая-то интересная мысль, конфигурация для установки ATG, команды SQL для создания схем, список дел на будущее; • Зачем? Чтобы не забыть; Чтобы выгрузить из головы; Чтобы иметь доступ в любом месте (через cloud); • Главная мысль: хранение информации, используемой не один раз, позволяет здорово экономить время; важно иметь возможность быстро найти нужную информацию. Если можете найти – можете пока не париться с систематизацией  АА: OneNote - хранение информации Confidential 65
  • Confidential 66
  • • АА: Использование Outlook – это отдельная тема для длинного рассказа и повод почитать книжки. • В рамках данного miniq считаю нужным кратко пройтись по базовым вещам, которые значительно упрощают жизнь и экономят время. AA: Outlook - введение Confidential 67
  • • Работайте с ним, не полагайтесь на память! Не стесняйтесь вбивать события через месяц, выставляя грамотно напоминалку. • Используйте простые и логичные механизмы для управления митингами (вместо написания писем)! Например, Scheduling Assistant. • Планируйте рабочие и личные задачи в одном месте. AA: Outlook - календарь Confidential 68
  • • Активно пользуйтесь механизмом follow-up! Даже если используется другая программа для хранения тасков.  Сэкономите время, разбирая почту («это гляну потом»);  Не забудете ответить на важные письма;  Не потратите время на пересоздание таска по письмам;  Всегда быстро найдете интересующее письмо;  Сразу увидите, что надо сделать уже сегодня, а что подождет;  Увидите ваши таски на любом мобильном устройстве, подключенном к Exchange; AA: Outlook – таск-лист Confidential 69
  • • Создайте отдельные папки для писем разного содержания, от разных отправителей/клиентов; • Настройте автоматическую сортировку писем: читайте только самое важное сразу, остальное – в свободный момент; • Отделите nowork от остальной рабочей почты – не будете тратить время на чтение подобной почты в условиях недостатка времени; • Public Folders – не обязательно подписываться! Никакого СПАМа в нежелательное время, плюс не надо заниматься сортировкой. AA: Outlook – сортировка почты Confidential 70
  • • Настройте автоматическую архивацию писем, не тратьте на это свое время! • Важно: ВСЯ (!) почта должна быть доступна и через 5 лет. Позаботьтесь о том, чтобы была возможность найти важные письма в будущем. • Неактуальную почту (например, со старых проектов) стоит скинуть в отдельные файлы-хранилища на диске. AA: Outlook – архивация Confidential 71
  • Confidential 72 Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа Section: Напутствие Section: Практики от Антона и Андрея Section: Литература
  • • Что делать, когда резко навалили работы и возникли стресс, часто даже паника? – Бросьте все, отвлекитесь, успокойтесь, попейте чаю - перезагрузитесь; – Не пытайтесь прыгать от одной задачи к другой, отвечать впопыхах – не сделаете ни одной; – По возможности отбросьте не самое срочное и делегируйте часть задач; – Трезво оцените приоритеты задач (вариант – уточните приоритеты у руководителя и прочих заинтересованных лиц); – Уточните, достаточно ли у вас данных для выполнения задач. Если нет – запросите их и переключитесь на другие задачи; – Предоставьте ETA по всем выполнимым задачам в очереди; – Начинайте делать задачи по одной (вспоминаем метод «помидорки»). АА: Состояние стресса и перегрузки Confidential 73
  • • Ситуация: ящик точно полон, вас явно ждут разные люди для уточнения вопросов. Что делать, чтобы влиться быстро? – Просмотрите почту заранее из дома – наметьте основные задачи на завтра; – Позвоните товарищам, руководителю - уточните рабочую обстановку и выясните текущие приоритеты, подтвердите свое возвращение; – По возможности оцените зависимости задач: запросите недостающую информацию заранее, отбросьте задачи, которые имеют неразрешенные зависимости; – Постарайтесь приоритизировать свои задачи заранее, не тратя на это рабочее время; – Вбейте в календарь время для самых важных встреч с людьми (митинги), работы с почтой, наиболее приоритетных задач. – Придите на работу пораньше и …  АА: Возвращение из отпуска Confidential 74
  • • Планирование на день (Doit.im) и неделю (канбан доска) • Работа по проектам • «Входящие» через GTD • Связка Outlook + OneNote • «Лягушачьи лапки» с утра АЗ: Как я обрабатываю все текущие задачи Confidential 75
  • Confidential 76
  • Confidential 77 Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа Section: Напутствие Section: Практики от Антона и Андрея Section: Литература
  • • Общего рецепта не существует – ищите свои методы и инструменты; • Никогда не будет все идеально – просто устраните то, что доступно; • Не бойтесь отступать от правил! • Усилия того стоят! • Грамотный TM – предпосылка к промоушену  АА: Напутствие Confidential 78
  • Confidential 79
  • Confidential 80 Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа Section: Напутствие Section: Практики от Антона и Андрея Section: Литература
  • АЗ: Фреймворк Фреймворк Инструме нты Методы Процесс
  • • ДЗ - разработать свой фреймворк по ТМ, т.е. как вы будете дальше использовать ТМ. Подходы, инструменты – все. Проверять будет ваш RM. • Статья на Хабре - что бы вы посоветовали тому горе-менеджеру? 13 причин не быть управленцем АА: Самостоятельная работа Confidential 82
  • Confidential 83 Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа Section: Напутствие Section: Практики от Антона и Андрея Section: Литература
  • • Дэвид Аллен «Искусство продуктивности без стресса» • Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей» • Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать?» • Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю» • Лео Бабаута «Нет прокрастинации» АЗ: Что почитать? Confidential 84
  • Что имеем на выходе? :) Confidential 85
  • Q & A Вопросы? Confidential 86