• Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
2,133
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
0
Comments
0
Likes
2

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 1-SADRŽAJ:Uvodna razmatranja .................................................................................................................21. Suština i značaj računovodstvene dokumentacije......................................................41.1. Oblici računovodstvene dokumentacije ..................................................................41.2. Strukturne komponente računovodstvene dokumentacije.......................................71.3. Vaţnost računovodstvene dokumentacije ..............................................................102. Vrsta računovodstvene dokumentacije ......................................................................122.1 Interni i eksterni računovodstveni dokumenti..........................................................142.2 Originalni i izvedeni računovodstveni dokumenti ...................................................182.3 Osnovni i dopunski računovodstveni dokumenti.....................................................202.4 Računovodstvena dokumenta sa aspekta poslovnih funkcija...................................222.4.1. Dokumentacija nabavke .................................................................................242.4.2. Dokumentacija proizvodne funkcije ..............................................................272.4.3. Dokumentacija prodaje...................................................................................292.4.4. Dokumentacija platnog prometa ....................................................................302.5 Poslovni ciklus i poslovna dokumentacija ...............................................................322.5.1 Prodajni ciklus.................................................................................................342.5.2 Ciklus nabavke ................................................................................................362.5.3 Ciklus izdavanja novca....................................................................................372.5.4 Ciklus primanja novca.....................................................................................382.6 Dijagram tokova poslovne dokumentacije...............................................................403. Modeli infomacionih sistema za obradu dokumentacije u e-okruženju ................443.1 Zakonska regulativa .................................................................................................503.2 Savremena informaciono-komunikaciona rešenja za upravljanje dokumentima.....523.3 Analiza modela infomacionih sistema za obradu dokumenata u e-okruţenju .........603.4 Fizički model OCR sistema......................................................................................623.5 Primena razvijenog modela infomacionog sistema..................................................684. Suština i značaj računovodstvene kontrole................................................................715. Proveravanje ( likvidiranje) dokumentacije.............................................................746. SreĎivanje, odlaganje i čuvanje dokumentacije ........................................................767. Uloga računovodstvene dokumentacije u poslovanju...............................................79ZAKLJUČAK...........................................................................................................................95LITERATURA .........................................................................................................................96
  • 2. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 2-Uvodna razmatranjaDa bi poslovni dogaĎaj bio predmet knjigovodstvene evidencije on treba da budepropraćen odgovarajućim knjigovodstvenim dokumentom. U našim poslovnim subjektimapostoje brojni dokumenti i njihova različitost dolazi do izraţaja kod dokumenata u okvirusamog poslovnog subjekta na osnovu kojih svaki poslovni subjekt prikazuje specifičnosti svogposlovanja, za razliku od njih, dokumenti koji se sastavljaju za eksternu upotrebu su unificiranii standardizovani.Računovodstvena dokumenta obuhvataju sve podatke potrebne za knjiţenje uposlovnim knjigama, tako da se iz dokumenata o poslovnoj promeni moţe saznati osnovnastale poslovne promene. Dokument je osnova za knjigovodstveno obuhvatanje poslovnihdogaĎaja, iskazuje vreme i mesto dogaĎaja, kao i suštinu poslovnog dogaĎaja. Tako kaţemo dabez dokumentacije za knjigovodstvo poslovni dogaĎaj ne postoji.Za preduzeće je veoma bitno da zbog konkurencije u trţišnim uslovima ima adekvatansistem informisanja, zbog toga što samo tačne i blagovremene informacije mogu biti dobraosnova pri donošenju strateških odluka.Računovodstvo je jedan proces u kojem se prikupljaju, sreĎuju, obraĎuju i čuvajupodaci, gde se oblikuju, prenose i čuvaju informacije koje su u stvari usmerene na donošenjeekonomskih odluka.Ova tema je strukturisana od sledećih sedam tačaka koje su objašnjene u ovom radu.Prva tačka odnosi na suštinu i značaj računovodstvene dokumentacije gde je objašnjen oblik,odnosno formalni izgled računovodstvene dokumentacije koji je uslovljen veličinom,organizacionom stukturom i vrstom poslovnog subjekta.Zatim kada je u pitanju suština i značaj računovodstvene dokumentacije sledećapodtačka se odnosi na strukturnu komponentu računovodstvene dokumentacije koja u stvarigovori o tome da dokument mora da sadrţi odreĎene bitne elemente da bi bio prihvaćen kaoosnova za obuhvatanje ekonomskih promena koje objašnjavaju poslovni dogaĎaj. Vaţnostračunovodstvene dokumentacije ukazuje na pretpostavku da će poslovni dogaĎaji bitiverodostojno zapisani.Druga tačka u ovom radu se odnosi na vrstu računovodstvene dokumentacije kojagovori o grupisanju dokumentacije na interne i eksterne dokumente, na originalne i izvedene,na osnovne i dopunske dokumente i na dokumente sa stanovišta poslovnih funkcija. Poslovniciklus i poslovna dokumenta se u radu ogledaju kroz finansijske situacije, koje npr mogu bitiprodaja proizvoda kupcima, kupovina robe od dobavljača, naplata, isplata itd.
  • 3. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 3-Kao još jedna podtačka se navodi i dijagram tokova poslovne dokumentacije koja je ustvari slika koja prikazuje proceduru i kretanja dokumenata u sistemu koji u stvari prikazujekako preduzeće radi.Modeli infomacionih sistema za obradu dokumentacije u e-okruţenju se javljaju kaotreća tačka i govore o tome da se dizajniranje i izrada dokumenata realizuje uz pomoćinfomacionih sistema ali da se takoĎe ovi dokumenti unose u infomacioni sistemregistrovanjem podataka sa papira.Suština i značaj računovodstvene kontrole treba da utvrdi da li su bitni delovidokumenta potpuni, da li je sadrţaj jasan, da li su dokumenti potpisani, da li su računskeoperacije ispravne i da li sadrţaj u njima odgovara stvarnom stanju.Likvidiranjem dokumentacije podrazumeva da se utvrĎivanje verodostojnostidokumenata vrši preko formalne, računske i suštinske kontrole i kada se utvrdi ta trostrukakontrola onda likvidator sa svojim potpisom pušta dokument na dalji postupak.SreĎivanje, odlaganje i čuvanje dokumentacije se javlja kao šesta tačka koja jeobraĎena u ovoj radu i govori o tome da dokumenti koji su proknjiţeni moraju se na odreĎeninačin srediti i odloţiti u arhivu za čuvanje do zakonom propisanog roka.Uloga računovodstvene dokumentacije govori o tome koliko je zapravo neohodnadokumentacija u poslovanju i prezentovaće primer konkretnog preduzeća koji prati procesnastale poslovne promene kroz neophodnu dokumentaciju.
  • 4. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 4-1. Suština i značaj računovodstvene dokumentacije1.1. Oblici računovodstvene dokumentacijeSvaki dokument treba da ima odreĎeni oblik tj. formu. Formalni izgledknjigovodstvene isprave (dokumenta) zavisi od raznih radnji, tako se pre svega misli na toda li je reč o propisanoj ispravi (dokumentu) ili interno kreiranoj ispravi (dokumentu).Zatim izgled zavisi od vrste transakcija čiji se nastanak dokazuje, ali i o tehničkim sredstvimakoja se koriste u obradi podataka.Načela standardizacije, tipizacije i unifikacije treba da su zastupljeni prilikom,odreĎivanja oblika, sadrţine i procedure u izradi dokumentacije, zato što se dokumentistvaraju i koriste na mnogim mestima i u velikom broju. 1Ako se dokument izdaje u više primeraka jako je bitno da se na svakom primerkunaznači njegova svrha. Radi lakšeg uočavanja poţeljno je da svaki primerak bude u drugojboji.1Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D.: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str. 106
  • 5. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 5-Slika 1: Primer dokumenta koji se izdaje u više primeraka2Iz navedene slike 1 (u ovom primeru) koji se odnosi na otpremnicu gotovihproizvoda vidi se više primeraka tog dokumenata. Oni su radi bolje spoznaje o tome komese izdaju ti dokumenti izraĎeni u raznima bojama, kako bi se pratio ciklus kretanja togposlovnog dogaĎaja. Pa tako beli primerak prati robu odnosno gotove proizvode, ţutiprimerak se prosleĎuje prodajnoj sluţbi za fakturisanje, ţeleni primerak se prosleĎujerobnom knjigovodstvu, crveni primerak se prosleĎuje finansijskom knjigovodstvu i rozeprimerak se prosleĎuje arhivi magacina.2Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D.: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str. 106
  • 6. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 6-Pošto su sadrţina, oblik i izgled odreĎenih dokumenata, uslovljeni veličinom,organizacionom strukturom i vrstom poslovnog subjekta zakonodavac je njihovooblikovanje prepustio poslovnim subjektima. Poslovni subjekti imaju obavezu da ihprilagoĎavaju i oblikuju saglasno specifičnostima poslovanja zadrţavajući se samo nanačelnim odredbama. Oni mogu da oblikuju kompletnu internu dokumentaciju i deodokumentacije koju sami sastavljaju i dostavljaju drugim poslovnim subjektima(poslovnim partnerima). Oblikovanje dokumentacije je kreativan posao, jer tada dolaze doizraţaja specifični uslovi poslovanja svakog poslovnog subjekta.3Formalna ispavnost poslovnog dokumenta upućuje na zahtev za pravnom celokupnostidokumenta u materijanom i nematerijalnom smislu. Po ovom zahtevu da bi neki poslovnidokument bio formalno ispravan on mora da se sastavi u odgovarajucoj formi odnosno obrascusa svim relevantnim elementima koji ga čine poslovnim dokumentom te vrste.3Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D.: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str. 106.
  • 7. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 7-1.2. Strukturne komponente računovodstvene dokumentacijeBudući da je računovodstvo u kome se obraĎuju podaci fizički odvojeno od mesta nakome se promene dogaĎaju, potrebno je nastanak poslovnog dogaĎaja zabeleţiti u oblikunekog pisanog dokaza, a to su računovodstvene isprave, odnosno računovodstvenidokumenti. U tom kontekstu moţemo reći da računovodstveni dokumenti sluţe kao dokaz onastanku poslovnog dogaĎaja i ujedno kao podloga za unos podataka u poslovne knjige.Knjigovodstveni dokument je pisana isprava kojom se dokazuje nastanak nekeekonomske promene. Suprotnost interesa učesnika u jednoj ekonomskoj promeniobezbeĎuje objektivnost podataka unetih u dokument.4Da bi dokument bio prihvaćen kao osnova za obuhvatanje ekonomskih promena onmora sadrţati sledeće bitne elemente:mesto i datum nastanka ekonomske promene,naziv i broj dokumenta,nazive ili imena lica koja su učestvovala u njenom izvršenju,kratak opis ekonomske promene,iznos na koji promena glasi ili podatke na osnovu kojih će iznos bitinaknadno utvrdjenpotpise odgovornih lica.5Osim ovih elemenata koji predstavljaju osnovne strukturne komponente, dokumentmoţe da sadrţi i druge detaljnije komponente koji objašnjavanju poslovni dogaĎaj. Uzavisnosti od vrste dokumenta, odnosno ekonomske promene na koju se on odnosi, udokument se mogu uneti i drugi podaci. Tako na primer, u fakturi koju prodavac šalje kupcuse mora navesti rok i način plaćanja. Pošto se veliki broj ekonomskih promena kao što suuplate, isplate, prodaja, nabavka i druge, javlja u velikom broju i to svakodnevno, radi brţegformiranja odgovarajućih dokumenata štampaju se obrasci sa stalnim podacima, tako daodgovorna lica unose samo one podatke koji su promenjivi.Knjigovodstvenom dokumentacijom se ostvaruje dokumentaciona funkcijaknjigovodstva, jer se omogućava naknadna provera tačnosti podataka, njihova objektivnost imaterijalna ispravnost.4Škarid-Jovanovid dr K. : “Finansijsko računovodstvo” Centar za izdavačku delatnost Ekonomskog fakulteta,Beograd, III izdanje, 2009., str. 45.5Škarid-Jovanovid dr K.: “Finansijsko računovodstvo” Centar za izdavačku delatnost Ekonomskog fakulteta,Beograd, III izdanje, 2009., str. 45.
  • 8. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 8-Računovodstvena isprava treba da sadrţi sve podatke potrebne za knjiţenje uposlovnim knjigama, tako da i neutralna osoba, koja nije učestvovala u poslovnoj promeni,moţe iz isprave nedvosmisleno i bez ikakve sumnje da razume prirodu nastale poslovnepromene.Klasična računovodstvena isprava sastavlja se u potrebnom broju primeraka, na mestu iu vreme nastanka poslovne promene i mora da bude potpisana od strane lica koja suučestvovala u toj poslovnoj promeni.Slika 2: Prikaz elementarnih komponenti dokumenta66Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D.: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str. 107
  • 9. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 9-Tako da ova slika 2 prikazuje osnovne elemente koje jedan dokument mora da sadrţida bi bio verifikovan kao ispravan dokument. Pa se tako iz slike vidi da jedan dokument morada sadţi datum i mesto izdavanja, naziv poslovnog subjekta koji učestvuje u poslovnomdogaĎaju, naziv dokumenta, koji je sadrţaj tog poslovnog dogaĎaja i na kraju je neophodno dastoji i postpis ovlašćenog lica i pečat.
  • 10. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 10-1.3. Važnost računovodstvene dokumentacijePošto se u knjigovodstvu kao najvaţnijem evidencijskom delu računovodstva beleţesamo nastali poslovni dogaĎaji razumljivo je da će se u knjigovodstvu zapisivati samo naosnovu onih isprava koje dokazuju da je neka poslovna promena stvarno nastala, a to suračunovodstveni dokumenti. Oni se ispostavljaju na mestu i u vreme nastanka poslovnogdogaĎaja. To je vaţno posebno zbog toga što se time ostvaruju pretpostavke da će stvarniposlovni dogaĎaji biti verodostojno zapisani. Dokumenti (isprave) nastaju na mestu gde sedogaĎaj dogodio, a zatim dolaze u računovodstvo na obradu.Vaţnost dokumenata se ogleda u tome što je neophodno poslovnu promenu koja jenastala u okviru odreĎenog poslovnog dogaĎaja nekako verifikovati, odnosno dokazati da je taposlovna promena zaista nastala da, zaista postoji. Zato se primenjuju računovodstvenidokumenti koji sa svim svojim elementima prikazuje koja je poslovna promena nastala, mesto idatum nastanka poslovne promene, zatim poslovni subjekti koji su učestovali u poslovnomdogaĎaju i naravno potpis i pečat ovlašćenog lica koji verifikuje nastanak poslovne promene upisanom obliku tj. u obliku računovodstvenog dokumenta. To znači da se ni jedna poslovnapromena ne moţe evidentirati ako prethodno nije ispostavljen odgovarajući računovodstvenidokument.Pravna lica i preduzetnici opštim aktom, u skladu sa Zakonom o Računovodstu ireviziji7, ureĎuju organizaciju računovodstva na način koji omogućava sveobuhvatnoevidentiranje, kao i sprečavanje i otkrivanje pogrešno evidentiranih poslovnih promena,ureĎuju interne računovodstvene kontrolne postupke, utvrĎuju računovodstvene politike,odreĎuju lica koja su odgovorna za zakonitost i ispravnost nastanka poslovne promene isastavljanje i kontrolu računovodstvenih isprava o poslovnoj promeni, ureĎuju kretanjeračunovodstvenih isprava i utvrĎuju rokove za njihovo dostavljanje na dalju obradu.Pošto se kaţe da je računovodstvo nauka o beleţenju i klasifikovanju poslovnihtransakcija i dogaĎaja koje su prvenstveno finansijskog karaktera i veština sastavljanjaznačajnih izveštaja analize i interpretacije ovih transakcija i dogaĎaja i prenošenja rezultatalicima koja moraju doneti odluku ili dati ocenu. Zato računovodstveni dokumenti zauzimajuveliku ulogu jer, registruje sve te promene i prikazuje ih u vidu odreĎenih izveštaja odnosnodokumenta za analiziranje koji sluţe nadreĎenima ili licima koji treba da donesu neke odluke uvezi sa nastalim poslovnim dogaĎajem.7Zakon o Računovodstvu i Reviziji, “Službeni Glasnik RS” br. 46/06, Član 8.
  • 11. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 11-Bez računovodstvene dokumentacije poslovni dogadaj ne postoji. Tako daračunovodstvena dokumentacija mora da poseduje podatke kao što su podaci o vremenskomperiodu nastanka poslovnog dogaĎaja, podaci o ekonomskoj kategoriji koja je predmetposlovnog dogadaja, podaci o iznosu, tj. vrednosne podatke i podatke o vlasniku.Pravno lice i preduzetnik koji vrši obradu podataka na računaru duţan je da korististandardni računovodstveni softver koji omogućava funkcionisanje sistema internihračunovodstvenih kontrola i onemogućava brisanje proknjiţenih poslovnih promena.Unos podataka u poslovne knjige organizuje se tako da omogući:kontrolu ulaznih podataka;kontrolu ispravnosti unetih podataka,uvid u promet i stanje računa glavne knjige,uvid u hronologiju obavljenog unosa poslovnih promena,čuvanje i korišćenje podataka. 8Kada nastane poslovna promena, onda se unosi u poslovne knjige, tako što se izvršiprvo kontrola podataka koji ulaze u poslovne knjige, zatim se vrši kontrola ispravnosti unetihpodataka. Nakon izvršenih kontrola pri unosu neophodan je uvid u promet i stanje računaglavne knjige, što u stvari podrazumeva da je unosom podataka izvršena manipulaciju sa timpodacima, čime se menja stanje na računima. Nakon uvida u hronologiju obavljenog unosaposlovnih promena neophodno je čuvanje i korišćenje tih podataka.8videti na www.kor.rs (maj 2012.)
  • 12. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 12-2. Vrsta računovodstvene dokumentacijeNa osnovu vaţećih propisa, knjiţenje poslovnih promena na imovini, obavezama,kapitalu, prihodima i rashodima vrši se na osnovu računovodsvene isprave (dokumenta).Racunovodstvena isprava se definiše kao javna isprava koja predstavlja pisani dokaz o nastalojposlovnoj promeni i drugom dogaĎaju.Računovodstvena isprava mora da obuhvata sve podatke potrebne za knjiţenje uposlovnim knjigama, tako da se iz isprave o poslovnoj promeni moţe saznati osnov nastaleposlovne promene. Klasifikacija računovodstvenih isprava moţe da se izvrši na različitenačine.Poslovnim knjigama smatramo dokumente u koje unosimo podatke o nastalimposlovnim dogaĎajima tako da one imaju osobitost javne isprave, što znači da morajuudovoljavati svim zahtevima koji se na takve isprave postavljaju. Unos podataka (knjiţenja) uposlovne knjige mora se obaviti uredno. Urednim knjiţenjem podataka smatramo unos:utemeljen na odgovarajucoj ispravi,podatak upisan srpskim jezikom,u neprekidnom nizu bez ostavljanja slobodnih prostora,bez brisanja i promene prvobitnog teksta isvota.9U zavisnosti od toga ko je korisnik i u koju svrhu se koriste, računovodstveneinformacije se mogu podeliti na one koje su predmet interesovanja upravljačkog, odnosno,finansijskog računovodstva. Računovodsvene informacije koje trebaju da doprinesu povećanjuefikasnosti poslovanja, kroz proces kontrole, planiranja i poslovnog odlučivanja menadţmenta,proizvod su upravljačkog računovodstva. Finansijsko računovodstvo kao deoračunovodstvenog informacionog sistema stvara i prezentuje informacije o finansijskom stanju,likvidnosti i o tome koliko je preduzeće sposobno da zaradi, koje su od značaja za donošenjeodluka prvenstvo eksternih korisnika, ali i samog menadţmenta.Ovaj podsistem računovodstvenog informacionog sistema usmeren je na instrumentefinansijskog izveštavanja čija se uloga sastoji u polaganju računa o stanju i uspehu preduzećaod strane menadţmenta, pa se finansijski izveštaji smatraju glavnim nosiocimaračunovodstvenih informacija i konačni su rezultat računovodstvene obrade podataka onastalim poslovnim dogaĎajima preduzeća.9Videti na www.vps.ns.ac.rs
  • 13. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 13-Na osnovu informacija dobijenih iz finansijskih izveštaja investitori i poverioci dolazedo objektivne osnove za donošenja relevantnih odluka o ulaganjima, čime smanjuju riziksopstvenog poslovanja. Osim toga, savremeni poslovni ambijent nameće potrebu zakvalitetnom komunikacijom izmedu menadţmenta s jedne strane i vlasnika preduzeća, drţave,javnosti, sindikata i ostalih s druge strane.Pa tako na osnovu prirode izvršenih poslovnih dogaĎaja, računovodstveni dokumentimogu biti različiti i grupisati se sa različitih aspekata. Najčešći način grupisanja je:interni i eksterni dokumenti,originalni (izvorni) i izvedeni dokumenti,osnovni i dopunski dokumenti idokumenti sa stanovišta poslovnih funkcija.1010Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D.: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str. 107.
  • 14. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 14-2.1. Interni i eksterni računovodstveni dokumentiKnjigovodstvena dokumenta koja se nalaze u preduzeću mogu se prema mestunastanka, odnosno prema poreklu podeliti na dve grupe. Grupisanje je izvršeno u zavisnostiod toga da li su dokumenti nastali i da li su izdati u poslovnom subjektu, ili ih je izdao nekidrugi poslovni subjekt.Prvu grupu čine dokumenta koja u preduzeće pristiţu spolja od strane njegovihposlovnih partnera ili drţavnih organa kao što su na primer fakture koje su dobijene oddobavljača ili rešenja o poreskim obavezama, dok drugu grupu čine ona dokumenta kojanastaju u samom preduzeću. Pa tako ova sopstvena dokumenta preduzeća mogu biti:interna (unutrašnja) dokumenta ieksterna (spoljna) dokumenta.11Interna (unutrašnja) dokumenta su dokumenta koja nastaju u preduzeću i ostaju unjemu. Odnose se na promene koje se odvijaju u okviru preduzeća, kao primer se navodi,trebovanje materijala. Unutrašnje dokumente izdaje poslovni subjekt za poslovnedogaĎaje koje je izvršio. Znači, ova vrsta dokumenata nastaje u poslovnom subjektu u vezi sposlovnim dogaĎajima koji imaju preteţno interni karakter.Iako se ovi dokumenti izdaju, uglavnom, izvan knjigovodstva (računovodstva), i tood strane odeljenja (sluţbi) koja su izvršila odreĎene poslovne dogaĎaje (najčešće prodajnasluţba, sluţba remonta, magacinska sluţba, i dr). U nekim slučajevima, njih moţe izdati isluţba računovodstva (npr. Izveštaj o rasporedu troškova, kalkulacije gotovihproizvoda, Izveštaj o ispravljanju knjigovodstvenih grešaka i dr.). U ovu grupu dokumenataspadaju: platni spiskovi, trebovanja, prijemnice o primljenim sredstvima, materijalu, robi,izveštaji o viškovima i manjkovima, priznanice, nalozi za knjiţenje za ukalkulisanuamortizaciju, ukalkulisani kalo i lom i drugi.1211Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D.: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str. 107.12Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D.: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str. 107.
  • 15. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 15-Eksterna (spoljna) dokumenta su ona koja nastaju u preduzeću ali se upućujudrugim preduzećima, bankama, drţavnim organima, znači licima koja su van preduzeća.U ovu grupu ubrajaju se na primer fakture koje se šalju kupcima.Eksterne (spoljne) dokumente izdaju neki drugi poslovni subjekti. Njima sepotvrĎuje izvršavanje zaključenog ugovora, koji je (ili po osnovu kojeg) i uslovio nastanaknekog poslovnog dogaĎaja naznačenog u dokumentu. U ovu grupu dokumenata spadaju:fakture za kupljeni materijal, sredstva i robu, primljene hartije od vrednosti - menice, čekovi,razni računi, izvodi banaka, tovarni listovi, konosmani itd.13Slika 3: Korisnici računovodstvenih dokumenata1413Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D.: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str. 108.14Videti na ponude.biz (novembar 2012)
  • 16. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 16-Slika 3 prikazuje interne i eksterne korisnike računovodstvenih informacija, odnosnodokumenata. Pa tako kao interne korisnike dokumenata moţemo navesti vlasnike kapitala,organe upravljanja i rukovoĎenja, stručne sluţbe u preduzeću, a tu su i zaposleni radnici. Kaovlasnike kapitala ubrajamo akcionare, ortake, drţavu. Njih interesuju informacije o budućimefektima ulaganja u poslovne aktivnosti preduzeća i rizicima koji su sa tim povezani. Zatimorgani upravljanja i rukovoĎenja,, to spadaju različiti nivoi menadţmenta preduzeća koji naosnovu računovodstvenih informacija oni donose vaţne poslovne odluke. Stručne sluţbe upreduzeću obuhvataju delove računovodstva, odnosno sluţbe analize, planiranja, sluţbeprodaje, tehničke sluţbe i tako. Njima su neophodne informacije o stanju i kretanju svih ilipojedinih sredstava i izvora sredstava, odvijanju procesa poslovanja, uključujući i troškove iučinke, prihode i rashode.Kao interne korisnike računovodstvenih informacija moţemo navestii zaposlene radnike, oni su zainteresovani za podatke o ostvarenim zaradama.Uprava (menadţment) odgovorna je za poslovanje preduzeća i za realizaciju njegovihciljeva. Menadţment koristi instrumente finansijskog izveštavanja radi ocene ostvarenerentabilnosti, likvidnosti i solventnosti. Informacije o navedenim indikatorima uspešnostiimaju veliki značaj u realizaciji plansko-kontrolnih aktivnosti i poslovnom odlučivanju,odnosno, upravljačkom procesu u celini. Sem toga, specifičnost menadţmenta kao korisnikaračunovodstvenih informacija, proizilazi iz njegove odgovornosti za pripremu i prezentacijufinansijskih izveštaja za potrebe eksternih korisnika. Menadţment preduzeća mora prilagoditigodišnji račun sopstvenim informativnim zahtevima, kao i potrebama velikog broja korisnikakojima je on glavni izvor informacija o imovinskom i prinosnom poloţaju preduzeća.Kao eksterni korisnici se javljaju drţava i njeni organi, banke, potencijalni investitori,ostali poverioci. Drţava i njeni organi koji obuhvataju Upravu javnih prihoda, poreskuinspekciju i druge ustanove se javalju kao eksterni korisnici. Pa tako računovodstveniminformacijama oni sagledavaju pravilnost obračuna i uplate poreza, carina, taksi i dr. Bankekao kreditori preduzeća, moraju da imaju informacije iz kojih će sagledati likvidnost preduzećai na osnovu njih doneti odluku o eventualnom budućem kreditiranju. Potencijalni investitori naosnovu računovodstvenih informacija će sagledati moguće efekte svojih ulaganja u poslovneaktivnosti tog preduzeća i rizike koji su sa tim ulaganjima povezani. Ostali poverioci kojiobuhvataju dobavljače i dr. su zainteresovani kako za informacije o likvidnosti preduzeća, takoi za informacije koje se odnose na dugoročnu razvojnu orijentaciju preduzeća kako bi sa njimasaraĎivali.Ulagači (investitori) su zainteresovani za računovodstvene informacije, kako bi ocenilirentabilnost poslovanja, odnosno, rizik ulaganja kapitala. Na bazi toga, investitori, donoseodluke o povlačenju, zadrţavanju ili povećanju uloţenog kapitala. Zaposlenima i sindikatimasu neophodne informacije o rentabilnosti preduzeća, kako bi sagledali mogućnost preduzeća upogledu zarada, penzionih povlastica, fluktuacije radnika i sl. Zajmodavci (poverioci) vrše naosnovu finansijskih izveštaja ocenu finansijske situacije i plateţne sposobnosti preduzeća kakobi procenili da li će ono biti u mogućnosti da vrati pozajmljena sredstva s pripadajucomkamatom.
  • 17. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 17-TakoĎe, dobavljači i ostali poverioci vrše ocenu likvidnosti preduzeća odnosnomogućnosti naplate ugovorenih iznosa u predviĎenim rokovima. Kupci kao grupa korisnikaţele stabilnu dugoročno poslovnu saradnju i sigurne kanale snabdevanja. Otuda i njihov interesu pogledu rentabilnosti preduzeća sa kojim posluju. Vladu i njene institucije interesujuinformacije o efikasnosti korišćenja alociranih resursa, a samim tim i o aktivnosti svakogpreduzeca. Ovoj grupi korisnika, navedene informacije su neophodne radi regulisanjaaktivnosti preduzeća, definisanja fiskalne politike, voĎenja statističke evidencije onacionalnom dohotku i drugim podacima neophodnim za voĎenje politike razvoja nacionalneprivrede. Javnost je na različite načine zainteresovana za rad preduzeća. To se prvenstvenoodnosi na lokalnu javnost, gde preduzeće ostvaruje svoju aktivnost. Ovo iz razloga što odefikasnosti (rentabilnosti) poslovanja preduzeća zavisi razvoj pojedinih područja, mogućnostzapošljavanja ljudi itd. Pomoću racunovodstvenih informacija javnost se upoznaje saprosperitetom preduzeća i očekivanjima od njegovog daljeg poslovanja.
  • 18. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 18-2.2. Originalni i izvedeni računovodstveni dokumentiPrema racionalnosti knjigovodstvenog obuhvatanja poslovnih dogaĎaja, odnosnoprema sadrţaju, računovodstvena dokumentacija moţe biti:originalna dokumenta iizvedena dokumenta.15Originalna dokumenta nastaju na mestu izvršenja ekonomske promene, aosnovni zadatak ovih dokumenata jeste da dokaţu da je promena nastala. Originalnidokumenti izvorni, pojedinačni, elementarni dokumenti sluţe kao potvrda nastalogposlovnog dogaĎaja za koji su izdati. Dokazuje da je promena nastala ili nastaje na mestuizvršenja ekonomske promene. To su: trebovanja i izdati materijal, čekovi, fakture,uplatnice, uputnice, priznanice i dr.Sastavljaju se na mestu nastanka poslovnih dogaĎaja i vezani su za mesto, vremei osobe koje učestvuju u nastanku poslovnog dogaĎaja. Izvorni dokument kao podlogaza knjiţenje moţe se javiti u obliku originala, kopije, fotokopije, overenog prepisa iliodgovarajućeg oblika otiska telekomunikacijskog prenosa. Računovodstvenom ispravomsmatra se i isprava dobijena telekomunikacijskim putem, uključujući i elektronskurazmenu podataka izmeĎu računara u skladu sa odgovarajućim JUS-UN/EDIFACTstandardima.16Izvedena (zbirna) knjigovodstvena dokumenta nastaju na osnovu originalnihdokumenata, formiraju se u knjigovodstvu i imaju zadatak da ubrzaju obuhvatanjepromena, to su različite specifikacije (trebovanja, prijemnica i dr.), nalozi za knjiţenje islično. Ona su uvek praćena originalnom dokumentacijom na osnovu koje su nastala.Izvedena knjigovodstvena dokumenta se formiraju u knjigovodstvu na osnovu originalnihdokumenata, sa ciljem da ubrzaju knjigovodstveno obuhvatanje promena. Uobičajeno je dase knjigovodstvena dokumenta sastavljaju u većem broju primeraka, a konkretan brojzavisi od načina organizacije knjigovodstva u datom preduzeću. Ipak bi se moglo rećida se dokumenta koja nastaju u preduzeću najčešće sastavljaju u tri primerka.15Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D.: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str. 10816Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D.: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str. 108
  • 19. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 19-Izvedeni dokumenti su uvedeni da bi se obezbedila aţurnost knjigovodstva ipreglednost na računima tako što se pojedinačni dokumenti rekapituliraju u opšti izvedenidokument. Sačinjavanju izvedenih dokumenata pristupa se u slučaju pojave učestalostiistovrsnih poslovnih dogaĎaja.Izvedena dokumenta obuhvataju pojavu zbirnih dnevnika i pojavu pojedinihknjigovodstvenih metoda koji su uticali na zbirna knjiţenja. Kao primer izvedenihdokumenata navodi se blagajnički izveštaj putem koga se vrši zbirno knjiţenje kao i isplatneliste
  • 20. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 20-2.3. Osnovni i dopunski dokumentiGrupisanje na osnovne i dopunske dokumente izvršeno je sa aspekta njihovevaţnosti. Ove vrste dokumenata čine osnov za knjigovodstveno obuhvatanje poslovnihdogaĎaja. Tako, na primer, osnovnim dokumentom smatra se faktura realizovanih učinaka,a dopunskim oni koji se prilaţu uz osnovni: ugovor, nalog za izdavanje učinaka, konosmanili tovarni list, otpremnica i slično.17Osnovna dokumenta se drugačije nazivaju kao pojedinačna ili originalna dokumenta,dok se dopunski dokumenti drugačije nazivaju zbirnim dokumentima. Tako, ova podela počivana stanovništu racionalnosti u knjiţenju iste vrste poslovnih dogaĎaja. Ako se za svaki pojediniposlovni dogaĎaj sačini posebni dokument, taj dokument ima karakter pojedinačnogdokumenta, a kada se zbog racionalizacije za više istovrsnih poslovnih dogaĎaja sastavi jedandokumenat koji potvrĎuje nastanak većeg broja poslovnih promena taj dokument je zbirni.Pojedinačni (izvorni) knjigovodstveni dokumenti sadrţe podatke o jednom poslovnomdogaĎaju. Izvorni knjigovodstveni dokumenti sastavljaju se u preduzeću i u okolini preduzeća.Tako npr. pojedinačni dokumenti mogu bti: fakture dobavljača (ulazne fakture), fakturekupcima (izlazne fakture) i dr.Zbirni knjigovodstveni dokumenti sadrţe više istovrsnih poslovnih dogaĎaja isastavljaju se na osnovu većeg broja izvornih knjigovodstvenih dokumenata. Zbirnaknjigovodstvena dokumenta vrlo često se koriste u knjigovodstvenom evidentiranju nastalihdogaĎaja, radi racionalizacije rada u knjigovodstvu.Npr., isplatna lista plata zaposlenih, koja predstavlja zbirni knjigovodstveni dokumentsastavlja se na osnovu izvornih (osnovnih) knjigovodstvenih dokumenata – obračunska lista,plate po zaposlenom za obračunsko razdoblje. Osim toga, to moţe biti i rekapitulacijautrošenih sirovina i materijala, izvod ţiro računa, rekapitulacija ulaznih i izlaznih faktura i dr.Knjigovodstveni dokumenti se sastavljaju na mestu i u vreme nastanka poslovnog dogaĎaja.1817Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D.: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str. 10918Videti na bs.scribd.com (novembar 2012)
  • 21. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 21-Pa tako kaţemo da se osnovna dokumenta definišu kao originalna dokumenta koja sesastavljaju za svaki poslovni dogaĎaj koji je nastao i taj dokument ima karakterpojedinačnog, odnosno osnovnog dokumenta.Ukoliko se zbog više istorodnih dogaĎaja sastavi jedna dokument koji potvrĎujenastanak većeg broja poslovnih promena onda se taj dokument zove zbirni dokument i sadrţidopunke dokumente koji prate nastanak poslovne promene.
  • 22. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 22-2.4. Računovodstvena dokumenta sa aspekta poslovnih funkcijaRačunovodstvo je delatnost od šireg društvenog značaja, ono ne moţe biti izvanprocesa reprodukcije (proizvodnog procesa). Bez računovodstvenih podataka i informacijaproizvodni i privredni proces se ne bi mogao odvijati bez većih poremećaja. Računovodstvo jeuslovljeno proizvodnim tokom i ne moţe bez njega i izvan njega postojati. S obzirom da jepredmet računovodstvenog obuhvatanja poslovni proces, a ovaj se odvija u preduzećima, to jenjegova povezanost s ostalim funkcijama u poslovnom procesu vrlo značajna. Ovo naročitozato što je svaka funkcija neposredni korisnik računovodstvenih podataka i informacija. One(funkcije) dnevno trebaju različite podatke o pojedinim delovima poslovnog toka i to onih zakoje su zaduţene.Računovodstvena dokumetacija se dalje moţe klasifikovati prema osnovnimposlovnim funkcijama koje iniciraju nastanak poslovnog dogaĎaja. Poseban značaj sa aspektaorganizacije knjigovodstva ima podela dokumentacije sa stavnovišta poslovnih funkcija.Prema tome, sa gledišta poslovnih funkcija računovodstvena dokumenta se dele na:1.) dokumentacija nabavke,2.) dokumentacija proizvodne funkcije,3.) dokumentacija prodaje i4.) dokumentacija vezana za platni promet (blagajnička i bančinadokumentacija).1919Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D.: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str. 109
  • 23. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 23-Slika 4: Prikaz podele dokumentacije prema svim kriterijumima2020Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D.: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str. 109
  • 24. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 24-Na slici 4 je prikazana podela dokumentacije prema svim kriterijumima, pa tako saaspekta da li su dokumenti nastali unutar ili izvan poslovnog subjekta dokumenta se dele naeksterne i interne, a u okviru izlazne dokumentacije su i interni izlazni dokumenti koji seformiraju u preduzeću, a izlaze iz poslovnog dokumenta i interni dokumenti koji se formiraju iostaju u preduzeću. Zatim sa aspekta racionalnosti u knjigovodstvenom obuhvatanju poslovnihdogaĎaja dokumenta se dele na originalna i izvedena. Sa aspekta stepena vaţnosti dokumentase dele na osnovna i dopunska. Dokumentacija se sa aspekta poslovnih funkcije deli nadokumente nabavke, dokumente proizvodnje, blagajničke i bančine dokumente i dokumenteprodaje.2.4.1 Dokumentacija nabavkeMoţemo navesti sledeću dokumentaciju koja se dovodi u vezu sa nabavnom funkcijom,a to su dokumentacija u vezi sa prijemom nekretnina, postojenja i opreme, materijala, usluga,npr. ulazna faktura dobavljača, prijemnica i drugo.Nabavna funkcija u preduzeću ima zadatak da pripremi, organizuje i izvrši nabavkuosnovnih sredstava, materijala i robe. Prilikom obavljanje te funkcije javlja se mnogobrojna irazličita dokumentacija koje ćemo podeliti na sledeće:1. dokumenta u vezi sa nabavkom osnovnih sredstava2. dokumenta u vezi sa nabavkom materijala.211.) Dokumenta koja se javljaju u vezi sa nabavkom osnovnih sredstava su:odluka o pokretanju javne nabavke,faktura za nekretnine, postrojenja i opremu,zapisnik o prijemu nekretnina, postrojenja i opreme,obračunska situacija izvoĎača radova, odnosno faktura dobavljača,zapisnik o šteti na stalnoj imovini izapisnik o rashodovanju stalne imovine.2221Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D., Milutinovid mr S.: ”Računovodstvopraktikum”, Ekonomski fakultet, Subotica, 2011., str. 6022Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D., Milutinovid mr S.: ”Računovodstvopraktikum”, Ekonomski fakultet, Subotica, 2011., str. 60.
  • 25. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 25-Odluku o pokretanju javne nabavke donosi organ upravljanja zato što ova nabavkazahteva prilično velika novčana sredstva. U odluci treba da stoji vrsta stalne imovine, količina,zatim iz kojih izvora će se finansirati ova nabavka, kao i komisija koja će brinuti o nabavci iizvršiti tehnički prijem.Faktura za nekretnine, postrojenja i opremu obuhvata odreĎeni vremenski period,zatim način plaćanja i iznos, a sastavlja je dobavljač putem otpremnice, nakon izvršeneisporuke i podnosi kupcu radi naplate.Nakon izvršenog tehničkog prijema konkretnog oblika stalne imovine, sastavlja sezapisnik o prijemu nekretnina, postrojenja i opreme. Sastavlja ga Komisija koja jeimenovana od strane organa upravljanja. U zapisniku se navodi vrsta, količina primljenogkonkretnog oblika stalne imovine, njegov kvalitet odnosno stanje pri prijemu. Sastavlja se u 5primeraka tako da prvi primerak ide finansijskom knjigovodstvu, drugi ide knjigovodstvustalne imovine, treći u nabavno odeljenje, četvrti primerak ide u magacin i peti primerak sezadrţava u bloku.Obračunsku situaciju (privremenu i konačnu) podnosi graĎevinski poslovni subjektprilikom izgradnje graĎevinskih objekata u kojima se iznose troškovi gradnje do trenutkanjihovog podnošenja. Po prijemu situacije investitor je duţan da izvrši isplatu. Privremenasituacija se plaća u toku gradnje, a konačna situacija po završetku gradnje.Zapisnik o šteti na stalnoj imovini sačinjava se ako treba utvrditi nastalu štetu nastalnoj imovini, na osnovu imenovane komisije od strane organa upravljanja. Ukoliko jenastala šteta ona se prijavljuje osiguravajućem zavodu, ako je šteta nastala od osiguranogrizika. Ukoliko se šteta moţe popraviti ona će biti u visini troškova opravki, a ako se ne moţepopraviti biće u visini neotpisane vrednosti i tada se predlaţe rashodovanje.Zapisnik o rashodovanju stalne imovine sastavlja se na osnovu odluke koju donosiorgan upravljanja o rashodovanju.
  • 26. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 26-2.) Dokumenta koja su vezana za nabavku materijala su:ugovor (zaključnica),prijemnica,komisijski zapisnik,račun (faktura).23Nabavku materijala vršimo putem sklopljenog ugovora o kupoprodaji, ugovora oposlovnoj saradnji, putem davanja narudţbenice itd. Da bismo poslali narudţbenicudobavljaču neophodan je osnovni zahtev za nabavku od strane nabavne sluţbe. Po prijemunarudţbenice dobavljač vrši isporuku materijala uz dostavnicu.Kada materijal stigne u poslovni subjekt, vrši se kontrola. Na osnovu kontrole seutvrĎuje da li on kvalitativno i kvantitativno odgovara podacima naznačenim u dostavnici inarudţbenici nabavne sluţbe. Ako se utvrdi da je sve u redu sastavlja se prijemnica kojupotpisuje magacioner. U magacinskoj kartoteci vrši se knjiţenje ulaza materijala na osnovuprijemnice, a istovremeno se šalje jedan primerak nabavnoj sluţbi.Potpisana dostavnica od strane kupca je osnov za dobavljača da pošalje kupcu fakturu.Ona se zavodi u knjizi ulaznih faktura, a posle toga se fakture šalju na overu nabavnoj sluţbi.UporeĎujući podatake iz ugovora sa fakturom i prijemnicom, ista se overava da bi severifikovala ispravnost podataka u oba dokumeta. Ona je osnov za isplatu. Nakon štolikvidator proveri formalnost i materijalnu ispravnost vrši se isplata fakture.Ugovorom, odnosno zaključnicom tačno se utvrĎuju svi elementi u vezi sakupovinom odnosno prodajom nekog materijala izmeĎu kupca i prodavca. Najbitniji elementisu: vrsta, količina, cena, kvalitet, mesto isporuke, način isporuke, vremenski period plaćanja idr. Sastavlja se u dva primerka, od kojih jedan ide kupcu, a drugi prodavcu.Prijemnicu materijala sastavlja Komisija ukoliko utvrdi da je prispeo materijal, daodgovara kvalitetu i kvantitetu koji je naznačen u ugovoru i opremnici koja je stigla zajednosa kupljenim materijalom. Prijemnica kao dokument na osnovu koga se potvrĎuje primljenmaterijal u magacin, sastavlja se u tri primerka. Jedan primerak ide nabavnoj sluţbi, drugiprimerak ide materijalnom knjigovodstvu koje sluţi kao osnov da bi se unela nabavna cena itreći primerak ostaje u magacinu kao osnov za knjiţenje u kartoteci.23Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D., Milutinovid mr S.:”Računovodstvopraktikum”, Ekonomski fakultet, Subotica, 2011., str . 68.
  • 27. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 27-Komisijski zapisnik o prijemu materijala se sačinjava kada imenovana Komisija zaprijem materijala utvrdi, da se primljeni materijal razlikuje po kvalitetu i kvantitetunaznačenom u ugovoru. U komisijskom zapisniku se sugeriše šta bi trebalo nabavna sluţba daradi u ovom slučaju, da li da primi ili da vrati materijal dobavljaču. Materijal će postatipredmet knjigovodstvene evidencije kada se uspostavi dogovor sa dobavljačem. Komisijskizapisnik se sastavlja u četiri primerka, jedan ide dobavljaču zajedno sa reklamacijom, drugiprimerak ide nabavnoj sluţbi, treći ide materijalnom knjigovodstvu, a četvrti primerak ostaje umagacinu.Dokumentacija koju moţemo navesti u vezi prodaje, a koja se odnosi na trgovinskiposlovni subjekat je identična kao kod nabavke. Ovde ćemo dodati još i prijemnicu robe itrgovačku knjigu. Poslovni subjekat koji se bavi prometom na malo evidenciju o robi vodi poprodajnoj ceni. Ukoliko prispela roba odgovara po kvalitetu i kvantitetu koji je ugovoren ondase prijemnica sastavlja u 3 primerka. Jedan primerak ostaje u prodavnici radi njenogzaduţenja, drugi ide sluţbi za obračun po prodavnicama, a treći primerak se šalje nabavnojsluţbi.Trgovačka knjiga se moţe definisati kao obavezna za svaki prodajni subjekat u kojemse obavlja trgovina na malo. U njoj se vodi evidencija o nabavci i prodaji robe, kao i uplate natekući račun gotovine ostvarene dnevnim prometom. Kupovina robe se vrši putem: fakture,dostavnice, prijemnice. Dok se prodaja robe vodi na osnovu fakture, trake registar kase iliparagon bloka kao i drugih dokumenata.242.4.2. Dokumentacija proizvodne funkcijeU okviru dokumentacije proizvodne funkcije razlikujemo sledeća dokumenta:radni nalog,trebovanje materijala,povratnica,radni list idostavnica.2524Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D., Milutinovid mr S.: ”Računovodstvopraktikum”, Ekonomski fakultet, Subotica, 2011., str . 73.25Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D., Milutinovid mr S.: ”Računovodstvopraktikum”, Ekonomski fakultet, Subotica, 2011., str . 74.
  • 28. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 28-Radni nalog definišemo kao dokument putem koga se zahteva od proizvodnje daproizvede proizvod odreĎenog kvaliteta i kvantiteta. Pored potrebne tehničke dokumentacije iradnog naloga sluţba tehničke pripreme prilaţe trebovanje za materijal koji je potreban zaizradu radnog naloga. Zatim sluţba tehničke pripreme prilaţe i radne liste na kojima se vodievidencija o vremenu utrošenom za izradu. Radni nalog se sastavlja u dva primerka, jedan ideknjigovodstvu, a drugi proizvodnom pogonu.Trebovanje materijala sastavlja rukovodilac proizvodnog pogona, odnosno tehničkapriprema proizvodnje. Pored oznake pogona svako trebovanje materijala mora imati i oznakuradnog naloga. Na osnovu radnog naloga se izdaje potreban materijal iz magacina uproizvodnju. Ako se trebuje reţijski materijal onda stoji samo oznaka pogona gde se trebujeali ne i oznaka radnog naloga. Trebovanje materijala se sastavlja u četiri primerka tako da,jedan ide magacioneru, drugi se predaje materijalnom knjigovodstvu na knjiţenje, trećiprimerak se dostavlja knjigovodstvu troškova na knjiţenje i četvrti primerak zadrţavaizdavalac.Povratnica je instrument putem kojeg se neutrošen materijal u proizvodnji vraća umagacin. Sastavljamo je u četiri primerka, jedan primerak ide magacioneru i koristi se kaoosnov za knjiţenje u magacinskoj kartoteci, drugi primerak ide materijalnom knjigovodstvu,treći primerak ide zajedno uz radni nalog knjigovodstvu troškova odnosno pogonskomknjigovodstvu, a četvrti primerak zadrţava izdavalac, tj, rukovodilac proizvodnog pogona.Radni list (nalog za rad) izdaje rukovodilac proizvodnog pogona ili sluţba tehničkepripreme proizvodnje. To je dokument gde se vrši evidentiranje uloţenog rada u proizvodnju.Svako radno mesto ima posebnu radnu listu. U radnu listu se unosi radna operacija, normiranoradno vreme za datu operaciju i stvarno utrošeno vreme. Putem radnih lista utvrĎuju se zaraderadnika. Radni list se sastavlja u 2 primerka, tako da jedan primerak ide rukovodiocuproizvodnog pogona, drugi primerak ostaje u sluţbi tehničke pripreme.Dostavnica (predajnica gotovih proizvoda) definišemo je kao dokument putemkojeg se završni gotovi proizvodi predaju u magacin iz proizvodnje. Sastavlja se u 3 primerkakoja se daju magacioneru kada se predaju gotovi proizvodi. Magacioner svojim potpisompotvrĎuje prijem gotovih proizvoda i vraća rukovodiocu pogona jedan primerak. Drugiprimerak ide u knjigovodstvo gotovih proizvoda gde će se pored podataka o količini i vrstiuneti podaci o ceni koštanja kako bi se izvršilo knjiţenje. Treći primerak ostaje u magacinu ikoristi se za knjiţenje u magacinskoj kartoteci.
  • 29. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 29-2.4.3. Dokumentacija u vezi sa prodajom gotovih proizvoda, odnosno robeNavodimo neka od dokumenta koja su u vezi sa prodajom gotovih proizvoda, odnosnorobe:zaključnica,nalog za izdavanje gotovih proizvoda,otpremnica gotovih proizvoda,faktura ( račun ) inalog za knjiţenje.26Zaključnica je vrsta kupoprodajnog ugovora. Kod zaključnice pri prodaji, poslovnisubjekt se javlja kao prodavac.Nalog za izdavanje gotovih proizvoda na osnovu zaključnice izdaje prodajnoodeljenje magacinu gotovih proizvoda da pripremi proizvode za isporuku. Nalozi sesastavljaju u 2 primerka. Jedan ide magacinu gotovih proizvoda, a drugi se zadrţava uprodajnom odeljenju. Da bi se pravilno izvršila isporuka Nalog za izdavanje mora da sadrţikompletne potrebne podatke ( naziv, adresa kupca, broj ugovora, vrsta i količina proizvoda,način pakovanja, vremenski period isporuke itd.) kako bi se pravilno izvršila isporuka.Otpremnica gotovih proizvoda potvrĎuje da je isporuka gotovih proizvoda izvršena.Otpremnica sadrţi: vrstu i količinu isporučenih proizvoda ali ne sadrţi i cenu. Sastavljamo jeu 4 primerka. Tako da se prvi primerak daje kupcu zajedno sa gotovim proizvodima, drugi sedaje knjigovodstvu gotovih proizvoda u koji oni unose cenu koštanja kao osnov knjiţenja,treći primerak se daje prodajnom odeljenju tako da se ono obaveštava da je nalog za izdavanjeproizvoda izvršen i četvrti primerak ostaje kod magacionera putem kojeg magacioner vrširazduţenje gotovih proizvoda u kartoteci gotovih proizvoda.Faktura (račun) se sastavlja kada je izvršena isporuka gotovih proizvoda i kadapostoje dokumenti koji to potvrĎuju. Kao primer navodimo konosman, tovani list, sprovodnilist itd. Pored iznosa u fakturi se naznačuju i uslovi plaćanja. Faktura se sastavlja u 3primerka. Jedan primerak ide kupcu, drugi ide knjigovodstvu kupca, a treći primerak ostaje uprodajnom odeljenju.Nalog za knjiženje je dokument na kome se vrši kontiranje odnosno odreĎivanjeračuna koji duguje, odnosno koji potraţuje. Kontiranje se moţe vršiti direktno na samomoriginalnom dokumentu, a kod nekih poslovnih subjekata kontiranje se vrši putem naloga zaknjiţenje.26Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D., Milutinovid mr S.: ”Računovodstvopraktikum”, Ekonomski fakultet, Subotica, 2011., str . 76.
  • 30. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 30-2.4.4. Dokumentacija platnog prometaDokumentima platnog promenta vrši se plaćanje sa računa gotovim novcem ibezgotovinskim, ili naplata sa računa gotovim novcem ili bezgotovinskim.Instrumenti koji se dovode u vezu sa gotovinskim platnim prometom su:nalog za uplatu,nalog za isplatu,priznanica,platni spisak,putni nalog idnevnik blagajne.27Nalog za uplatu se koristi kada se vrši uplata u gotovom novcu u korist računa, kaoprimer moţemo navesti uplatu dnevnog pazara.Nalog za isplatu koristi pravnom ili fizičkom licu za podizanje sredstava sa svogračuna u gotovom novcu.Priznanica se moţe naći pri uplatama i naplatama gotovog novca. Ona je potvrda oprimljenom novcu. Priznanicu popunjava lice koje prima novac na zahtev lica koje novacisplaćuje. Sastavlja se u dva primerka tako da jedan uzima primalac, a drugi zadrţavaizdavalac novca. Pre svega priznanicu posmatramo kao pravdajući dokument.Platni spisak je dokument koji prikazuje obračunate ostvarene zarade zaposlenih.Zarade se isplaćuju obično jednom mesečno, ali moţe i u kraćem vremenskom periodu, zasvakog radnika pojedinačno. Platni spisak sluţi kao osnova za knjiţenje troškova zarada i kaodokument za isplatu neto zarada. Ako se zarade utvrĎuju po vremenu, kao osnov za obračunkoristi se evidencija o prisustvu na radu. Ukoliko se utvrĎuju na bazi normiranog rada, osnovza obračun je radna lista. Pored neto zarada i bruto zarada, u rekapitulaciji se vrši iskazivanje iporeza i doprinosa koji se isplaćuju iz zarada.Putni nalog je dokument na osnovu koga se vrši obračun posla obavljenog u drugommestu. Tu se obavezno upisuje prevozno sredstvo koje se koristi, vremenski period trajanjaputa, odnosno dani i sati odlaska na put i povratka sa puta, broj dnevnica, iznos akontacijekoja će se isplatiti. Nakon obavljenog posla podnosi se obračun putnih troškova. Ako sustvarni troškovi viši od planiranih, vrši se dodatna isplata, a ukoliko su stvarni troškovi niţirazlika se vraća blagajniku.27Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D., Milutinovid mr S.: ”Računovodstvopraktikum”, Ekonomski fakultet, Subotica, 2011., str . 55.
  • 31. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 31-Dnevnik blagajne ( blagajnički izveštaj ) se definiše kao posebna knjiga u kojoj sevodi evidencija o primanju i izdavanju gotovog novca. Tu se upisuju svi nalozi po kojima jeblagajna vršila naplate, odnosno po kojima je vršila isplate gotovog novca. Ovaj izveštaj sevodi dnevno, mada se moţe voditi i nedeljno ili mesečno, što zavisi od frekvencija uplata iisplata. Nakon što se unesu svi nalozi zaključuje se, tako što se sabere priliv novca u koloniulaz, onda na taj iznos se dodaje saldo priliva iz prethodnog dana i njihovim zbirom dobijamoukupan iznos primljenog novca. Saldo na kraju dana dobijamo tako što se od ukupnog iznosaprimljenog novca, odnosno od priliva odbiju sve izvršene isplate u toku dana. Dnevnikblagajne se sačinjava u dva primerka, tako da jedan ide zajedno sa svim nalozima za naplatu iisplatu u knjigovodstvo, a drugi ostaje blagajniku. Na izveštaju treba da stoje potpisiblagajnika i likvidatora čime se potvrĎuje ispravnost unetih priliva i odliva.Svaki poslovni subjekt je duţan prilikom osnivanja da kod poslovne banke otvoritekući račun. Preko tekućeg računa se obavljaju sve transakcije bez korišćenja gotovog novca,pa se tako ovo smatra bezgotovinsim vidom plaćanja.Instrumenti bezgotovinskog platnog prometa:nalog za prenos inalog za naplatu.28Nalog za prenos je u primeni kada duţnik na osnovu ovog naloga banku obavesti dana teret njegovog računa prenese sredstva u korist računa poverioca. Banka treba da izvršiprenos sredstava izmeĎu ta dva računa istog klijenta, da vrši evidentiranje tog istog iznosasredstava na teret i u korist istog računa po osnovu koga će vršiti izmirivanja materijalnihnovčanih obaveza.Nalog za naplatu se koristi kada poverilac na osnovu dobijenih ovlašćenjenja odduţnika, vrši naplatu sredstava sa računa duţnika. Pismena ovlašćenja koje duţnik daje svojojbanci i svom poveriocu su naplata dospelih hartija od vrednosti i drugih instrumenataobezbeĎenja plaćanja, otvoreni akreditivi, isplaćeni instumenti drugih banaka, naplataprovizije za usluge platnog prometa.28Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D., Milutinovid mr S.: ”Računovodstvopraktikum”, Ekonomski fakultet, Subotica, 2011., str . 58.
  • 32. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 32-2.5 Poslovni ciklus i poslovna dokumentaPošto je svako poslovanje po svojoj prirodi jedinstveno, to se svakako ogleda krozsledeće 4 finansijske situacije:prodaja proizvoda kupcima,kupovina roba od dobavljača,primanje novca, odnosno naplata iizdvanje novca, odnosno isplata.29Tako kaţemo da sam proces koji se odnosi na prikupljanje računovodstvenihinformacija i koji se vezuje za svaku od ove četiri aktivnosti ima odreĎenu poslovnudokumentaciju. Ta poslovna dokumentacija prati odreĎenu logiku, na način da, ukoliko seposlovanje odvija, onda se poslovna dokumentacija primenjuje i kroz nju sve poslovnetransakcije ostavljaju trag, ona takoĎe pomaţe i u sprovoĎenju kontrole, te sprečavanjunastanka grešaka.Poslovne transakcije se prilikom svog nastanka vezuju za evidencije koje su dostupneu pisanom obliku. Te pisane evidencije prikazuju da se nešto vaţno dešava u poslovanju, a uisto vreme takoĎe sadrţe podatke za registrovanje tih transakcija, kao i njihovih rezultata uračunovodstvu. Većina tih izlaznih izveštaja se sačinjava direktno iz poslovnih dokumenata.Svi ti dokumenti se čuvaju kao podrška za finansijsko informisanje, mada se bilo koji posaomoţe zasnivati na različitim poslovnim dokumentima.Iako se bilo koji posao moţe zasnivati na različitom broju i vrsti poslovnihdokumenata ipak moţemo navesti nekoliko tipova dokumenta koji prate većinu poslovnihaktivnosti:a) narudţbenica,b) dugovni memorandum,c) kreditni memorandum id) faktura.3029Ţarkić Joksimović dr N., Bogojević Arsić dr V.: “Računovodstvo“, Fakultet organizacionih nauka, Beograd,2005. str 36030Ţarkić Joksimović dr N., Bogojević Arsić dr V.: “Računovodstvo“,Fakultet organizacionih nauka, Beograd,2005. str 360
  • 33. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 33-a) NarudţbenicaKod velikog broja poslova kao formalni oblik naručivanja materijala ili osnovnihsredstava od dobavljača javlja se narudţenica. Ovaj dokument odnosi se na naručivanje robepo odreĎenoj specifikaciji i u odreĎenoj količini. Narudţbenica obuhvata podatke koji seodnose na to šta je naručeno, ko je naručio, kada je to učinjeno i drugi podaci. Sačinjavamo jeu nekoliko primeraka. Originalni primerak ide dobavljaču, jedan primerak za sebe zadrţavalice koje je naručilo odnosno naručilac, drugi se prosleĎuje računovodstvu, a treći primerak sedaje licu koje treba da primi tu naručenu robu.b) Dugovni memorandumUkoliko roba koja je kupljena na kredit ne odgovara kupcu već se vraća prodavcu,odnosno dobavljaču gde se vrši umanjenje dugovanja prema dobavljaču. Naravno pre toga semora pripremiti dokument koji sadrţi objašnjenje i tačan iznos umanjenja. TakoĎe, ovajdokument sadrţi i obaveštenje dobavljaču da se dugovni iznos umanjuje za cenu vraćene robe.Dugovni memormandum se sastavlja u više primeraka sa tim što original sluţi za obaveštenjedobavljača, jedan primerak ostaje sa robom,a drugi primerak se prosleĎuje računovodstvu.c) Kreditni memorandumAko kupac vrati robu koju je kupio na kredit vrši se umanjenje iznosa njegovogdugovanja i tada nastaje dokument koji potvrĎuje da je završen povraćaj robe od kupca iistovremeno se smanjuju dugovanja kupca za vrednost vraćene robe.d) FakturaTo je zapravo račun za prodatu robu za gotovinu ili na kredit. Pri tome je neohodnorazlokovati 2 vrste faktura: ulazna i izlazna faktura. Ulazna faktura je ispostavljenja od stranedobavljača za kupljen materijal ili osnovna sredstva, a izlazna faktura je faktura ili račun kojise ispostavlja kupcu za prodatu robu.
  • 34. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 34-2.5.1 Prodajni ciklusProdaja je zapravo rezultat kontinuiteta proizvodnje i poslovanja svakog preduzeća.Tako kaţemo da prodajni ciklus započinje porudţbinom kupca. Po primljenoj porudţbini,ukoliko se radi o prodaji na kredit, tada je potrebno jedan primerak fakture poslati u odeljenjeza odobravanje kredita, gde će se kredit odobriti ili neće. Kada je porudţbina prihvaćenapreduzeće mora da obezbedi odgovarajući transport robe do kupca.Prodajno odeljenje sačinjava fakturu u 6 primeraka, a kopije fakture se dostavljajuonima kojima su potrebne. Pa tako kaţemo da je faktura neophodna odeljenju plaćanja - da biznali da sledi plaćanje od strane kupca, transportnom odeljenju – da znaju da je neophodno dase izvrši prevoz robe, magacinu – da bi se roba pripremila za transport. Jedna kopija odlazikupcu kao potvrda da je nastala porudţbina, tako da na ovaj način roba moţe izaći iz skladištajer je odobren zahtev koji je upućen skladištu. Nakon toga sledi utovar robe u transportnosredstvo koji prati otpremnica koja sadrţi količinu i cenu koja treba da se slaţe sa poslatomfakturom kupcu. Jedan primer otpremnice ide odeljenju plaćanja radi uporeĎivanja safakturom i radi utvrĎivanja i plaćanja duţničko – poverilačkih odnosa. Kopije otpremnice ifakture se dostavljaju iz odeljenja plaćanja računovodstvu radi evidentiranja nastalihtransakcija.Prodajna funkcija je glavna spona izmeĎu trţišta i proizvodnje. Njenim posredovanjemproizvodi i usluge nalaze put do krajnjeg korisnika. Tako da proizvod koji trţište ne prihvatanema upotrebnu vrednost, radi toga prodajna funkcija ima posebne zadatke koji se, sastoje od:istraţivanja trţišta,planiranja prodaje,obrade narudţbi,prodaje,organizacije zastupničkih sluţbi,ekonomske propagande,veze s kupcima.3131Videti sajt www.vps.ns.ac.rs (novembar 2012)
  • 35. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 35-Da bi obavila sve ove zadatke prodajna funkcija se koristi mnoštvom različitihpodataka i informacija. Tako s područja knjigovodstva tu su podaci i informacije o:gotovim proizvodima na zalihi, po vrstama izraţeni u naturalnim ifinansijskim pokazateljima,potraţivanjima od kupaca po datumima dospeća,obvezama po primljenim avansima,obračunatim i odobrenim bonitetima i rabatima,obračunatim i naplaćenim zateznim kamatama,potraţivanja po primljenim čekovima i menicama,primljenim ostalim instrumentima osiguranja plaćanja,knjigovodstvenim obračunima (obračun prodaje s iskazanim prihodima,te troškovima nastalih u vezi s tim, te poslovne rezultate, koji iz razlikeprihoda i troškova proizlaze) iobračunatim troškovima prodajne funkcije.32S područja računovodstvenog planiranja prikuljaju se podaci i informacije o računovodstvenimpredračunima u istom smislu kao što knjigovodstvo obuhvata podatke o prošlosti. Tako spodručja računovodstvenog nadzora prikupljaju se podaci i informacije o proveri pravilnosti iistinitosti knjigovodstvenih podataka, posebno s područja utvrĎivanja prihoda i dobiti. Spodručja računovodstvene analize prikupljaju se podaci i informacije o analizi prodaje ipostignutim uspesima poreĎenjem planiranih i knjigovodstvenih podataka.32Videti sajt www.vps.ns.ac.rs (novembar 2012)
  • 36. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 36-2.5.2 Ciklus nabavkeOvaj ciklus se sastoji u utvrĎivanju potrebnih nabavki od dobavljača. Sluţi zapribavljanje potrebnih elemenata za proces poslovanja kao što su materijal, energija, osnovnasredstva od dobavljača. Nabavljač priprema narudţbenice u 3 primerka i prva dva primerkašalje dobavljaču. Porudţbina je prihvaćena od dobavljača kada on vrati jedna potpisanprimerak narudţbenice koja se dostavlja nabavljaču. Potpisani vraćeni primerak narudţbenicenabavljač zadrţava za sebe, a konačnu narudţbenicu šalje odeljenju za plaćanje kao potvrduda je neophodno uskoro izvršiti plaćanje za poručenu robu.Dobavljač mora da utovari robu, on zajedno sa robom šalje i prijemnicu i dva primerkafakture. Tada šef nabavnog odeljenja potpisuje prijemnicu, šalje je u računovodstvo uodeljenje za plaćanja. Zatim nabavljač proverava da li ispostavljena faktura odgovaraporudţbini i isporučenoj robi, pa se zatim faktura šalje u odeljenje za plaćanja koja seuporeĎuje sa prijemnicom.Nakon što se uporede podaci sa fakture sa podacima iz prijemnice i sa podacima izoriginalne narudţbenice ona se od strane odeljenja za plaćanje odobrava potpisom i nakontoga sledi plaćanje obaveza prema dobavljaču. Plaćena faktura se upućuje u računovodstvoradi regulisanja duţničko – poverilačkih odnosa.Zadaci nabavne funkcije pokazuju potrebu za nizom podataka i informacija meĎukojima računovodstvene zauzimaju istaknuto mjesto. Mogu se svesti na sledeće:s područja knjigovodstva,obaveze prema dobavljačima,obaveze po izdanim čekovima i menicama te ostalim instrumentima,osiguranja plaćanja,obračunate i odobrene bonifikacije,obračunate i naplaćene zatezne kamate,nelikvidirani računi dobavljača imaterijal na zalihi, po vrstama u količinskom i finansijskom pokazatelju,odreĎeni knjigovodstveni obračuni kao npr: obračun troškova nabavnefunkcije, stvarne kalkulacije cena nabavljenih materijala i sl.3333Videti sajt www.vps.ns.ac.rs (novembar 2012)
  • 37. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 37-S područja računovodstvenog planiranja obuhvataju se podaci o budućim kretanjima istanjima u istom smislu kao što knjigovodstvo prati podatke o prošlosti i planske kalkulacijenabavnih cena materijala i sl. S područja računovodstvenog nadzora provjere pravilnostiknjigovodstvenih podataka i obračuna, kako bi bili što pouzdaniji i uskladeni s propisima.Zatim s područja računovodstvene analize usporedbe svih planiranih i knjigovodstvenihpodataka i izračunavanje eventualnih odstupanja i mera koje treba preduzeti.Bez računovodstvenih podataka nabavna funkcija ne bi mogla, uspješno obavljati svojezadatke. Tu neophodnu povezanost postiţemo velikim delom dobrom i svrsishodnomorganizacijom obeju funkcija.2.5.3 Ciklus izdavanja novca (plaćanja)Izdavanje gotovine se javlja kao rezultat plaćanja izvršenih nabavki. Ova plaćanja sevrše odmah po izvršenoj porudţbini ili nakon odreĎenog vremenskog perioda. Izdavanjegotovine je prisutno kada je nepohodno izmiriti obaveze koje su nastale po osnovu kojih jeizvršena neka usluga npr iznajmljivanje opreme ili neke druge potrebe koje su bitne zaodrţavanje kontinuiteta poslovanja.U većini slučajeva referenti koji se bave gotivinskim plaćanjima primaju dokumentana osnovu kojih vrše plaćanja. Za obavljanje takve akcije neophodna je potvrda da je izvršenogotovinsko plaćanje u obliku dokumenta, odnosno virmanski nalog , a zatim je neophodno dabanka potvrdi da su sredstva preneta sa računa duţnika na račun poverica, odnosno prekoizvoda banke. Nakon ovih potvrda vrši se evidencija u računovodstvu koja je neophodna.Izdavanje novca vrši se putem naloga za plaćanje, pa tako nalog za plaćanje mora dasadrţi podatke o izdavaocu i primaocu naloga i njihovim bankama,podatke o iznosu, kao idruge propisane podatke.Prijemna banka neće izvršiti nalog za plaćanje ako postojineuskladenost podataka koji onemogućavaju izvršenje naloga. Prijemna banaka neće bitiodgovorna ako nalog za plaćanje izvrši prema broju racuna a nema saznanje da broj tog računanije tačan. Transakciju plaćanja inicira nalogodavac - izdavanjem inicijalnoj banci naloga zaplaćanje.U internom transferu izdaje se samo jedan nalog za plaćanje. U meĎubankarskomtransferu izdaju se najmanje dva naloga za plaćanje. U tom transferu, prijemna banka koja nijeodredišna banka i koja izvršava nalog za plaćanje pošiljaoca, izdaje odgovarajući nalog zaplaćanje drugoj prijemnoj banci, a poslednji nalog za plaćanje šalje odredišnoj banci. UmeĎubankarskom transferu, svakim nalogom za plaćanje daju se instrukcije prijemnoj banci datransakciju plaćanja izvrši u skladu sa instrukcijama u nalogu za plaćanje izdavaoca.3434Videti sajt www.kombeg.org.rs (decembar 2012)
  • 38. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 38-Finansijska funkcija usko je povezana sa svim funkcijama u preduzeću, jer svimatrebaju novčana sredstva. Zadatak finansijske funkcije moţemo izraziti kao:planiranje potrebnih finansijskih sredstava,pribavljanje potrebnih finansijskih sredstava,racionalno korišćenje finansijskih sredstava,uskladenje odliva i priliva novčanih sredstava,raspodela ostvarenog finansijskog rezultata (dobiti) ianaliza i kontrola upotrebe finansijskih sredstava.35Činjenica je da je finansijska funkcija usko vezana za računovodstvo posebno zafinansijsko knjigovodstvo, tako da ih neki čak i poistovećuju.2.5.4 Ciklus primanja novcaPrilikom prodaje robe ili prilikom vršenja neke usluge prima se gotovina. Kao i kodizdavanje gotovine ona je rezultat drugih poslovnih aktivnosti. Nakon ispostavljene fakturesledi naplata koju sprovodi referent gotovinske naplate. Poslovni dokument za ovaj vidnaplate je primer virmana i izvod iz banke. Isti ovaj dokument se prosleĎuje računovodstvuradi evidentiranja ove transakcije.MeĎutim, nezavisno od toga činjenica je da je finansijska funkcija jedan odnajintenzivnijih korisnika računovodstvenih podataka i informacija, a njih moţemo razvrstati:s područja knjigovodstva,dnevno stanje svih računa novčanih sredstava,potraţivanje od kupaca po datumima dospeća,potraţivanja po primljenim čekovima i menicama, ostali instrumentiosiguranja plaćanja, vrednosni papiri ipotraţivanja po osnovu plasmana novčanih sredstava, obaveza poprimljenim kreditima s rokovima dospeća, obaveza iz dobiti, poreza,doprinosa i sl.3635Videti sajt www.vps.ns.ac.rs (novembar 2012)36Videti sajt www.vps.ns.ac.rs (novembar 2012)
  • 39. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 39-Primanje novca uvek vezujemo za kretanje gotovine. Tako da se menja stanje naračunima gotovine. Uplate mogu nastati u okviru poslovnog procesa (prodaja robe za gotovo,nabavka materijala za gotovo) ili izvan poslovnog procesa (uzimanje kredita, donaciješkolama). Primanja povećavaju novčanu imovinu (prodaja robe na odloţeno plaćanje).Nalozi za prenos sredstava sa računa daju se na odgovarajućim obrascima platnogprometa koje popunjava, overava i podnosi vlasnik računa. Naplata sredstava sa računa koristise u onim slučajevima kada se prenos sredstava sa računa na račun ne vrši nalozima vlasnikaračuna, već nalogom poverioca. Naplata sredstava sa računa vrši se na osnovu odgovarajućihobrazaca platnog prometa, koje popunjava, akceptira i predaje poveriocu duţnik ili ihpopunjava poverilac, odnosno ovlašćeni nosilac platnog prometa.
  • 40. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 40-2.6 Dijagram tokova poslovne dokumentacijePrilikom uspostavljanja računovodstvenog informacionog sistema koji je deoupravljačkog informacionog sistema preduzeća, neophodno je ustanoviti svupostojeću poslovnu dokumentaciju koja se koristi, kao i utvrditi tokove njenog kretanja.Tokovi kretanja poslovne dokumentacije prikazuju se u „dijagramima tokova".Dijagram tokova je u stvari slika koja prikazuje proceduru i kretanje dokumenata usistemu, to je zapravo slika kako preduzeće radi. Dijagram tokova se mora razvijati kolikogod je moguće na standardan način tako što lice koje sačinjava dijagram tokova ne treba dastvara pri tome novi metod, dijagrami tokova razvijeni od strane različitih osoba moraju bitiuporedivi i ukoliko jedna osoba razume jedan dijagram tokova, tada ona mora razumeti svetakve dijagrame.Dijagram toka kretanja računovodsvene dokumentacije predstavlja pisani trag okretanju isprave od trenutka izdavanja do arhiviranja. Donosi informacije o tome ko i kadaispostavlja koju vrstu isprave i u koliko primera, ko likvidira ispravu (proverava ispravnostiisprave), kome, kada i s kojom svrhom se isprava dostavlja, ko sprovodi knjiţenje dogaĎaja čijinastanak potvrĎuje isprava i koliki je vremenski rok i način čuvanja ispraveIako na aţurnost u knjigovodstvu utiču brojni faktori, jedan od bitnih inajneposrednijih jeste put kretanja računovodstvene dokumentacije kao nosioca podatakaod početne pa do poslednje tačke, tj. mesta formiranja pa do mesta knjigovodstvenogobuhvatanja. Pri utvrĎivanju podele rada i odgovornosti za svaki dokument značajno jeznati ko formira i potpisuje dokument, zatim ko snosi odgovornost za njegovuistinitost, zadrţavanje dokumentacije na odreĎenim tačkama, zatim najkraći vremenski put odizdavanja do mesta knjigovodstvenog obuhvatanja i slično.
  • 41. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 41-Slika 5: Simboli dijagrama tokova37Jedini mogući i ispravan način za razvijanje standardnih dijagrama tokova jestekorišćenje standardnih simbola na standardan način koji su prikazani na slici 5, pa tako ima 13simbola koji prate dijagram tokova i pomaţu u njegovom kreiranju. Simboli se koriste kako bise na najlakši mogući način pratio čitav proces nastalog poslovnog dogaĎaja koji pratikompletna dokumentacija.37Ţarkić Joksimović dr N., Bogojević Arsić dr V.: “Računovodstvo“,Fakultet organizacionih nauka, Beograd,2005. str. 364
  • 42. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 42-Slika 6: Dijagram tokova za datu transakciju prodaje robe3838Ţarkić Joksimović dr N., Bogojević Arsić dr V.: “Računovodstvo”, Beograd,2005. str. 365
  • 43. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 43-Postupak sačinjavanja jednog dijagrama tokova pokazan je na slici 6, gde je prikazanauprošćena transakcija prodaje robe. Ona polazi od kupca koji šalje pisanu narudţbenicu.Odeljenje prodaje uzima ovu narudţbenicu sastavlja fakturu u šest primeraka i formirapredmet kupca. Faktura se dalje prosleĎuje kreditnom odeljenju koje proverava finansijskostanje kupca i odobrava ili ne odobrava kupcu prodaju robe na kredit. Ukoliko kredit nijeodobren, o tome se obaveštava kupac, predmet se zaključuje i sistem je završen.Ako je prodaja na kredit odobrena kupcu, šest primeraka fakture se dostavljasledećim odeljenjima: jedan primerak kupcu, drugi se arhivira po broju računa (i uračunovodstvu), treći se arhivira pod nazivom kupca u (računovodstvu), četvrti primerakodlazi kupcu zajedno sa robom, peti primerak se zavodi po datumu nastanka duţničko –poverilačkih odnosa i poslenji šesti primerak odlazi kupcu kao potvrda porudţbine.
  • 44. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 44-3. Modeli infomacionih sistema za obradu dokumentacije ue-okruženjuPrimena kompjutera u računovodstvu uticala je da doĎe do odreĎenih promena iprilagoĎavanja. One su trebale da stvore povoljnije uslove za bolje iskorišćavanjekompjuterskih performansi u obradi podataka u računovodstvu. Primena kompjuteraomogućila je razvoj kontrole poslovnih tokova i procesa u preduzeću.IzmeĎu manuelnog i kompjuterizovanog računovodstva nema velikih razlika uprimenjenim metodološkim postupcima. Razlika je, meĎutim, velika kada su u pitanju brzina,kvalitet i upotrebljivost informacija.Kompjuteri su uneli u računovodstvo sistemski pristup čitav niz novih pojmova,postupaka i procedura. Svi poslovi finansijskog računovodstva: kontiranje, knjiţenje, sabiranje,itd. u uslovima primene kompjutera mogu da se automatizuju. Neke od operacija, na primer,sabiranje, ili utvrĎivanje salda u uslovima kompjuterizacije se automacki obavljaju.Omogućena je primena odgovarajućih matematičkih modela kojima se znatno olakšavaobuhvat poslovnih dogaĎaja i produkcija informacija. Sve računovodstevene radnje koje sečesto ponavljaju i koje mogu da se zaokruţe u definisane radno operativne celine mogu da setipiziraju u uslovima primene kompjutera. Tipizirane kompjuterske operacije se nazivajuciklusi obrade podataka.Ciklus "obrade podataka" moţe da se podeli u četiri koraka ili faze:sakupljanje podataka,klasiranje podataka,odrţavanje i sumiranje podataka igenerisanje poslovnih izveštaja.39Faza sakupljanja podataka obuhvata prikupljanje pripadajuće poslovne dokumentacijekojima se dokazuje nastanak relevantnih poslovnih dogaĎaja za računovodstveni sistem. Unekim slučajevima podaci mogu da se prikupljaju i na druge načine. Pre svega, misli se naučitavanje podataka sa memorijskih medija (trake, diskete, diskovi, itd.), na mreţni prenospodataka, odnosno distribuirana obrada podataka u realnom vremenu, poslovi plaćanja moguda se mreţno obavljaju bez odlaska u banku, takoĎe korišćenje nekih informacija sa usluţnihposlovnih servisa, itd.39Videti sajt www.vps.ns.ac.rs (novembar 2012)
  • 45. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 45-Faza klasiranja podataka obuhvata verifikovanje i sortiranje podataka. Faza verifikacijeobuhvata kontrolu ulaza podataka, to je po funkciji jednako kontroli u klasičnoj obradimanuelno ili polumehanizovano računovodstvo koja je usmerena na utvrĎivanje formalne,računske i suštinske ispravnosti. Poslovima verifikacije se štite evidencije od spajanja, time seobezbeĎuje kvalitet generisanih poslovnih informacija i podiţe stepen njihove pouzdanosti.Poslovi sortiranja odnose se na to da se obavi priprema za automatsko kontiranje iknjiţenje. U savremeno dizajniranim sistemima za obradu podataka postoje mogućnosti da seposlovi klasiranja do kraja automatizuju. Na taj način se isključenjem faktora čovek isključujui proizvoljnost i neodgovornost u radu. Time se u najvećoj mogućoj meri suţava polje zanastanak grešaka u poslovima obrade podataka.Jednom klasifikovani podaci spremni su za fazu odrţavanja i sumiranja podataka. Ovafaza obuhvata operacije: kalkulisanja, uporeĎivanja, sumiranja i poslove memorisanja, drugimrečima knjiţenja. Poslovi kalkulisanja obuhvataju računske operacije koje se odnose npr. nautvrĎivanje cene koštanja učinaka na bazi poznatih troškova produkcije i mase, ili brojaproizvedenih učinaka. UporeĎivanje je postupak logičkih operacija na bazi kojih se utvrĎujurelacije "više od", "jednako sa", "manje od" i slično. Poslovi sumiranja odnose se nautvrĎivanje zbirova strana na računima, tj. računovodstevenim pozicijama da bi se utvrdiosaldo, promet, ili izvršile računske pripreme za odgovarajuće izveštaje i analize.Poslovi generisanja poslovnih izveštaja mogu da se obavljaju po unapred definisanimuobičajenim procedurama ili po posebno za to pripremljenim uputstvima. U ovome delu dolazido izraţaja potreba da se izveštaji generišu u svim kvalitativnim odrednicama prema zahtevimakorisnika. Samo tako obavljen posao ima svoju punu svrhu i opravdanost.Računovodstvo je poslovna funkcija koja se bavi produkovanje raznovrsnih informacijaza poslovne namene. Informacije su produkt rada informacionog sistema. Strukturu i profilinformacija za poslovno odlučivanje nije moguće univerzalno definisati za sve slučajeve. Onisu uslovljeni potrebama i zahtevima organa upravljanja u preduzeću. Bez sumnje je dainformacija nije statična. Njihovim konstituisanjem ne završava se njihov razvoj, oneevoluiraju tokom celog postojanja i u principu je logično očekivati da se stalno usavršavaju.Tvrdi se da je informacija resurs koji ima cenu. Informacija nudi velike prednosti.Računovodstvo je definisano kao proces sakupljanja i kompletiranja poslovnedokumentacije, kontrole poslovne dokumentacije, kontiranja, evidencije, klasiranja, sumiranja,i poslovnog izveštavanja o poslovnim transakcijama - finansijsko računovodstvo.40MeĎutim,uticaj kvantitativnih sredstava (u prvom redu kompjutera) dovodi do toga da se računovodstvopojmovno šire definiše uključujući i sredstva za obradu podataka te tako dolazi do pojmaupravljačko računovodstvo koje je u vezi sa upravljačkom kontrolom poslovnih aktivnosti iprocesom donošenja poslovnih odluka.40Videti sajt www.vps.ns.ac.rs (novembar 2012)
  • 46. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 46-Kompjuterski modeli u računovodstvu su u kompjuterski razumljivom programskomjeziku pisane aplikacije za obuhvatanje i izvršenje odgovarajućih poslova. Namena modela jenajkraće u sledećem:da se učini jasnijim i shvatljivijim normalno ponašanje sistema u narednomperiodu kako bi bilo razumljivo,da se praćenjem očekivanog i realnog ponašanja shvati proces u sistemu iomogući upravljanje sistemom, ida se predvidi buduće ponašanje sistema.41Slika 7: Model finansijskog i upravljačkog računovodstva4241Videti sajt www.vps.ns.ac.rs (novembar 2012)42Videti sajt www.vps.ns.ac.rs (novembar 2012)
  • 47. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 47-Iz slike 7 se moţe videti da je model finansijskog računovodstva zasnovan naneutralnom odnosu prema postavljenim ciljevima i zadacima poslovanja. Ovaj model je višeokrenut ka prošlosti tako što mu je u prvom planu evidencija nastalih, za računovodstvorelevantnih, poslovnih dogaĎaja. Pa tako model finansijskog računovodstva obuhvata sledećapodručja:43Sakupljanje podataka - U svakom modelu računovodstva značajan organizacioni aspektposvećuje se prikupljanju podataka o nastalim poslovnim dogaĎajima. Podaci su locirani naraznim nosiocima podataka kao što su: poslovna dokumenta, magnetne trake, diskovi, i druginosioci podataka. Za ovu fazu, pored problema racionalisanja ulaza podataka raznimtehnikama i metodima, bitno je obezbediti ispravnost podataka. Neispravan podatak dovodi doneispravne informacije tako da se ovome aspektu u svim modelima mora posvetiti duţnapaţnja.Obrada prispelih podataka - u klasičnom računovodstvu uporeĎujese proces ručnog saprocesom mašinskog knjiţenja. U savremenim uslovima ovaj posao je vezan za identifikacijuodgovarajuće baze podataka, za aţuriranje stanja i integraciju svih podataka koji su u vezi satransakcijom.Izrada Outputa - u klasičnom računovodstvu ili modelu finansijskog računovodstvaovaj posao ili faza poklapali bi se sa izradom probnog bilansa, zaključnog lista, bilansa stanja ibilansa uspeha. U modelu upravljačkog računovodstva pored navedenih izveštajnih agregata uovom segmentu se generišu i bilansi novčanih tokova i drugi izveštaji po potrebama korisnika.Lepeza izveštaja je mnogo kompleksnija kako po broju tako i po rokovima i formamaizveštavaja.Pored područja definisanih modelom finansijskog računovodstva u modeluupravljačkog računovodstva imamo i dodatna četiri područja.44Identifikacija cilja poslovanja - Savremeno poslovanje zahteva kontrolu nadposlovnim tokovima, a to model klasične organizacije računovodstva i model finansijskogračunovodstva ne mogu da daju. Kontrola podrazumeva saznanje o cilju kojem se teţi ipribavljanje relevantnih informacija kojima se nastoji proces voditi ka cilju. Nije bitno idovoljno naknadno saznanje o postignutom. Veoma je značajno saznanje o odnosu planiranih istvarnih odnosa i mogućnost dejstva da se ova dva toka izbalansiraju. Drugim rečima, bitno jeimati mogućnost da se nadgledaju tekući procesi pre nego oni postanu prošlost. To je aktivanproces i odnos. On omogućava da se u toku odvijanja poslovnih aktivnosti stiče informacija otoku i omogućava korekcija.43Videti sajt www.vps.ns.ac.rs (novembar 2012)44Videti sajt www.vps.ns.ac.rs (novembar 2012)
  • 48. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 48-Vrednovanje alternativa - neophodno je zbog optimizacije sistema i zbog elastičnostimodela u vremenu. Ako se ne bi razmatrale različite varijante za svaku situaciju mogli bi seugroziti principi efektivnosti i efikasnosti poslovanja nezavisno od definisanog cilja. Rigidansistem nije uspešan sistem. Bez alternativa nema opstajanja sistema u dugom roku. Sposobnostpreţivljavanja je uslovljena elastičnošću. Ovo područje je bitno kao podrška poslovnomodlučivanju. Bez ovoga segmenta proces poslovnog odlučivanja sa aspekta kompetentnosti bibio doveden u pitanje.Donošenje odluka - je područje u kome se dolazi do kraja upravljačkog modela i u ovojfazi su neophodne dodatne informacije kako u delu inicijalnih poslovnih odluka, tako i u delunaknadnih, ili korigujućih poslovnih odluka. Ovaj mehanizam omogućava da se eliminišerazlika izmeĎu planiranog i stvarnog toka. Moţe se diskutovati o značaju ovoga mehanizma.MeĎutim, u tom delu je ostvarena najveća razlika u odnosu na klasične modele. Bezkorigujuće komponente sistem nije sistem koji se kontroliše. Sistem bez kontrole nemadugoročnost. A svi poslovni sistemi počivaju na načelu kontinuiteta poslovanja na unaprednedefinisano vreme.Primena koncepta - je pretpostavka funkcionisanja sistema. Ako se ne primeni konceptu praksi ni najbolje ideje nemaju značaja. Tek doslednom primenom i stvaranjemodgovarajućeg odnosa prema koncepciji obezbeĎuje se poţeljan nivo pretpostavki za uspešnofunkcionisanje.Uobičajena tehnička obrada i pristup knjigovodstvenoj dokumentaciji pokazali su sekao nedovoljno efikasnim u savremenom poslovnom okruţenju u velikim sistemima. I poredsve većeg prodora infomaciono – komunikacionih tehnologija u oblasti računovodstva,činjenica je da se distribucija većine dokumenata i dalje vrši u paprinom obliku. Dizajniranje iizrada dokumenata se realizuje uz pomoć informacionih sistema, ali se ovi isti dokumentiunose u infomacioni sistem registrovanjem podataka sa papira. Naravno, što je sistem veći ovajproblem sve više dolazi do izraţaja.Kod velikih preduzeća kao primer posebno moţemo navesti trgovinska preduzeća kojana dnevnom nivou prime i po nekoliko hiljada finansijskih dokumenata u paprinom obliku.Moţe se reći da konvencionalan pristup obradi velike količine papirnih dokumenata je naročitoradno – intenzivan i zahteva upotrebu značajne količine resursa i vremena. Pored toga, pojedinipodaci se ručno unose u različite infomacione sisteme i po nekoliko puta, ukoliko ovi sisteminisu povezani.
  • 49. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 49-Osim troškova koji se odnose na angaţovanje zaposlenih koji u velikim preduzećimaobuhvataju znatne iznose, merene desetinama hiljada evra, ovakvim načinom obrade nastaju isledeći problemi:kašnjenja u plaćanju i plaćanje zatezne kamate,nepostojanje pravovremenog uvida u troškove,greške u obradi,dvostruka plaćanja ili gubitak računa i dr.45Na osnovu istraţivanja E- invoicing 2010, koje su zemljama Evropske unije sproveliInnopay i Euro Banking Association, vidi se da je broj organizacija koje prelaze naelektronske vidove obrade finansijskih dokumenata u stalnom porastu. U odnosu na 2006.godinu ovaj broj se povećao u proseku za 50% svake godine, u odnosu na prethodnu godinu.Glavni faktori koji utiču na veći stepen primene elektonske obrade su:uštede u troškovima,veća efikasnost i viši nivo kvaliteta poslovanja, kao posledicarasporeĎivanja ljudskih resursa iz manuelnih aktivnosti u aktivnostizasnovane na znanju,bolje upravljanje finansijama kao posledica brţe obrade računa imogućnosti korišćenja popusta za prevremeno plaćanje iunapreĎenje odnosa sa klijentima i dr.4645Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obradu dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str. 6.46Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obradu dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str. 6.
  • 50. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 50-3.1 Zakonska regulativaZakon o elektronskom potpisu47donet je 2004. godine, a 2009. godine na snagu sustupili i Zakon o elektronskoj trgovini48i Zakon o elektronskom dokumentu49čime jezaokruţen pravni okvir za brţi razvoj elektronskog poslovanja i intenzivnije i sveobuhvanijekorišćenje savremenih elektronskih sredstava komunikacije u svim oblastima poslovanja.Upotreba kvalifikovanog elektronskog potpisa je osnov punovaţnosti elektronskogdokumenta. Kaţemo da kvalifikovani elektronski potpis ima isto pravno dejstvo, kao i overenisvojeručni potpis. Direktiva EU 1999/93/EC o elektronskim potpisima predstavlja pravnoutemeljenje elektronskog potpisa u svim zemljama EU, tako da je Zakon o elektronskompotpisu u Republici Srbiji usklaĎen sa EU direktivom.Zakon o elektronskom dokumentu se nadovezuje na propise o elektronskom potpisu ina taj način odreĎuje uslove i način postupanja sa elektronskim dokumentom. Tako da se ovimzakonom odreĎuje pojam elektronskog dokumenta, uslovi za formiranje i čuvanje dokumenta uelektronskom obliku, pojam originala i kopije, kao i mogućnost da se dokument pretvori izpapirnog u elektronski oblik i obrnuto. U članu 4. Zakona o elektronskom dokumentu50i člana3. Zakona o elektronskom potpisu51naročito se navodi da se u elektronskom dokumentu nemoţe osporiti punovaţnost samo zbog toga što je u elektronskom obliku. MeĎutim u članu 4,stav 3, tačka 6. Zakona o elektronskom dokumentu52sprečava se upotreba elektronskogdokumenta svuda gde je posebnim zakonom ili podzakonskim aktom koji bliţe odreĎujemateriju kojom je izričito odreĎena upotreba svojeručnog potpisa na papiru ili overenogsvojeručnog potpisa.Prema članu 9. Zakona o računovodstvu i reviziji53, dozvoljeno je da račun ili bilo kojadruga računovodstvena isprava na osnovu koje se knjiţe poslovne promene bude uelektronskoj formi i dostavljena elektronskim putem ukoliko je potpisana elektronskimpotpisom i potvrĎena elektronskom porukom prema ugovoru koji je potpisan izmeĎupošiljaoca i primaoca. Zakonom je takoĎe propisana i obaveza koju pravna lica imaju, a koja seodnosi na čuvanje, odnosno arhiviranje elektronskih dokumenata u samom informacionomsistemu ili na medijima koji uveravaju o nepromenljivosti elektronskog zapisa za vreme koje jeutvrĎeno zakonom.47“Službeni glasnik RS” br. 135/0448“Službeni glasnik RS” br. 41/0949“Službeni glasnik RS” br. 51/0950“Službeni glasnik RS” br. 51/0951“Službeni glasnik RS” br. 135/0452“Službeni glasnik RS” br. 51/0953“Službeni glasnik RS” br. 111/09
  • 51. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 51-Neophodno je napomenuti da se Zakonom o elektronskom dokumentu uvodi i pojamupotrebe vremenskog ţiga kao postupak kojim se pouzdano označava da su elektronski podacipostojali pre označenog trenutka. U Republici Srbiji ne postoji certifikovano telo koje se bavikomercijalnim izdavanjem vremenskog ţiga (TSA- Time Stamping Authority), čime zakonompropisani uslovi elektronske razmene finansijskih dokumenata i dalje nisu ispunjeni.54Skup podataka sastavljen od slova, brojeva, simbola, grafičkih, zvučnih i video zapisasadrţanih u rešenju, ispravi ili bilo kom drugom aktu koji sačine pravna i fizička lica ili organivlasti radi korišcenja u pravnom prometu ili u upravnom, sudskom ili drugom postupku predorganima vlasti, ako je elektronski izraĎen, digitalizovan, poslat, primljen, sačuvan ili arhiviranna elektronskom, magnetnom, optičkom ili drugom mediju predstavlja elektronski dokument.Elektronski dokument izraĎuje se primenom bilo koje dostupne i upotrebljiveinformaciono-komunikacione tehnologije, ako zakonom nije drugačije odreĎeno. Elektronskidokument koji predstavlja arhivsku graĎu izraĎuje se u standardizovanim formatima kojizadovoljavaju potrebe trajnog arhiviranja, u skladu sa zakonom kojim se ureduje arhivskagrada.55Ne moţe se osporiti punovaţnost elektronskog dokumenta samo zato što je uelektronskom obliku. Ako je propisom utvrden pismeni oblik kao uslov punovaţnosti pravnogakta, pravnog posla ili druge pravne radnje, odgovarajuci elektronski dokument potpisuje sekvalifikovanim elektronskim potpisom, u skladu sa zakonom kojim se ureduje elektronskipotpis.54Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obraju dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str. 955Videti sajt www.erazvoj.com
  • 52. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 52-3.2 Savremena informaciono – komunikaciona rešenja zaupravljanje dokumentimaRazvoj savremenog sistema razmene finansijske dokumentacije koje su namenjeneračunovodstvenom evidentiranju poslovnih promena je u današnjim uslovima nezamisliv bezprimene ICT (Information and Communication Technology). Dostavljanje robnih faktura oddobavljača i njihova obrada i knjiţenje na strani kupca je stalno primenljivo u praksi u svakomtrgovinskom preduzeću pa stoga je ovaj tip dokumenta najreprezentativniji da se uzme kaoprimer.Na osnovu primenjenih ICT tehnologija, unapreĎenje razmene i obrade finansijskihdokumenata moţe se postići na sledeće načine:a) alatima za prepoznavanje teksta i automatski unos – OCR (OpticalCharacter Recognition) sistemi,b) slanjem i prijemom nestruktuiranih e – dokumenata (e-invoicing).c) uvoĎenjem EDI sistema.56Pre nego što preduzeće donese odluku o uvoĎenju nekog od rešenja za unapreĎenjerazmene i obrade finansijskih dokumenta, neophodno je pre sve ga da se napravi odgovarajućaanaliza troškova i koristi koje se dobijaju od novog rešenja. Tako da rešenje koje moţe bitiveoma efikasno za neke druge organizacije ono takoĎe moţe biti i veoma neisplativo za druge,jer i neke organizacije mogu lakše da prilagode svoje procedure i procese od drugih.56Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obraju dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str. 9
  • 53. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 53-a) Alati za prepoznavanje teksta i automatski unos (OCR sistemi)Alati za prepoznavanje teksta i automatski unos predstavljaju kombinaciju skenera ispecijalnog softvera. Imaju mogućnost optičkog prepoznavanja karaktera na prethodnoskeniranim dokumentima i struktuiranja izlaza u odgovarajućoj formi za dalju obradu.Savremeni skeneri koji su veoma brzi u stanju su da izvrše precizno skeniranje preko stotinustranica u minuti, dok sa druge strane različite aplikacije poseduju najkvalitetnije tehnologijekoje su usmerene na prepoznavanje kucanog ili ručno pisanog teksta iz kojih proističeneverovatna tačnost prepoznatih podataka u skeniranom materijalu.Glavna prednost sistema jeste u mogućnosti njegove primene bez izmena u poslovnomsistemu. Osim ubrzavanja postupaka obrade faktura, korist na strani kupca jeste i u ubrzavanjucelokupnog poslovnog procesa u operativnim finansijama ali i u mogućnosti korišćenjapopusta koje dobavljači daju za prevremena plaćanja. Zatim postoji i mogućnost da se umanjetroškovi zaposlenih u knjigovodstvu dobavljača ili njihovog angaţovanja na produktivnijimposlovima.Većina proizvoĎača OCR rešenja nude nadogradnju za prihvatanje i obraduelektronskih dokumenata, EDI i XML (Extensible Markup Language) poruka na većpostavljenom OCR sistemu. Tako dolazi do integrisanog sistema obrade dokumentacije koji jeu mogućnosti da prihvati i obradi dokumentaciju koja je primljena u bilo kom obliku.
  • 54. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 54-Slika 8: Tipičan model OCR sistema5757Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obraju dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str. 10
  • 55. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 55-Kao što se vidi na slici 8 prikazan je model OCR (Optical Character Recognition)sistema, odnosno alati za prepoznavanje teksta i automatski unos. Pa tako prva faza u ovommodelu je priprema dokumenata koji se odnosi na pripremu stranica, razdvajanje paketa,da bise pripremilo za sledeću fazu koja se odnosi na skeniranje. Sledeća faza odnosno fazaskeniranja podrazumeva skeniranje paketa i pregled stranica. Zatim sledi faza ekstrakcijepodataka koja obuhvata optičko prepoznavanje karaktera. Četvrta faza u ovom modelu jestefaza validacije koja se odnosi na validaciju i korekciju skeniranih podataka. Poslednja faza jefaza realizacije podataka, odnosno izvoz podataka u ERP sistem i elektronsko arhiviranje.b) Slanje i prijem dokumenata u nestuktuiranoj elektronskoj formi ( e – invoicing)Fakture, odnosno dokumenti koji su sačinjeni mogu se umesto u papirnoj formi poslati iprimiti elektronskim putem naravno uz uslov da sadrţi elektronski potpis i vremenski ţig.Konkretno misli se da paket za elektronsku razmenu finansijkih dokumenata predstavljasoftver koji se sastoji od “sender” i “receiver” aplikacije koje nakon instaliranja kod poslovnihsubjekata omogućavaju elektronsku razmenu dokumenata jednostavnim biranjem “output –device” umesto same štampe dokumenata.58Dokumenti u odreĎenom formatu eletronskim putem dolaze do kupca gde se daljeobraĎuju i automatski knjiţe. Sa druge strane dobavljač nakon slanja dobija potvrdu da jefaktura primljena i proknjiţena.Adobe Acrobat X predstavlja dobar primer aplikacije koja omogućava da se vršidigitalno potpisivanje i vremensko označavanje (pečatiranje) elektronskih PDF ( PortableDocument Format) dokumenata. Osnovni uslov koji se odnosi na digitalno potipisivanje ivremensko označavanje jeste da korisnik pored ove pomenute aplikacije (Adobe Acrobat X),poseduje elektronski certifikat i ima pristup CRL (Certificate Revocation List) i /ili OCSP (Online Certificate Status Protocol) serverima ceritifikacionog tela i ima pristup Timestampserveri koji je RFC 3161 kompatibilan.Ovaj način omogućava dobavljaču da unapreĎuje poslovanje tako što se odmah nakonizdavanja njegov račun dostavi u poslovni sistem kupca. Isto tako dobavljač ne mora daštampa fakturu da je pakuje u koverte i da je šalje poštom, već se nakon potvrĎenog slanjaelektronskim putem ista faktura sa elektronskim potpisom arhivira u elekronskoj formi.58Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obraju dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str. 10
  • 56. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 56-Slika 9: Slanje i prijem e- dokumenta5959Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obraju dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str. 11
  • 57. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 57-Na slici 9 je prikazano slanje i prijem e-dokumenata pa tako dobavljač šalje elektronskidokument koji mora biti potvrĎen elektronski potpisom i vrenskim ţigom i koji naravno morabiti arhiviran u elektronskoj arhivi. Dokument se putem interneta šalje na osnovu aplikacije“SENDER” do kupca. Kupac treba da primi dokument putem aplikacije “RECEIVER” inepohodno je da pošalje potvrdu o prijemu dobavljaču da je prijemio elektronski dokument.Kupac dalje arhivira primljeni dokument od dobavljača u elektronsku arhivu.c) UvoĎenje EDI ( Electronic Data Interchange) sistemaEDI predstavlja razmenu podataka elektronskim putem izmeĎu organizacija. EDIporuke su identične informacije koje se uobičajeno mogu naći na papirnim dokumentima kojise koriste za istu namenu. Bez obzira na način prenosa, obrada EDI poruka vrši se isključivo naračunarima. Tako kaţemo da formatirani podaci, koji u stvari predstavlju dokumente se moguprenositi od izdavaoca do primaoca upotrebom telekominakcionih tehnologija.Struktuiranje EDI poruka vrši se samo na osnovu strogo propisanih standarda(EDIFACT, ANSI X12, TRADACOMS i dr.). EDI standardi su dizanirani tako da budunezavisni od komunikacione tehnologije i primenjenog softvera za razmenu podataka.Razmenjivanje EDI poruke moţe se vršiti primenom bilo koje komunikacione tehnologije kojudogovore pošiljalac i primalac. To mogu biti: FTP (File Transfer Protocol), e- mail, HTTP(Hypertext Transfer Protocol), AS1 (Applicability Statement 1), AS2 (Applicability Statement2) i slično.Uobičajeno za razmenu EDI poruka koriste se procesorske kuće kao što su VAN(Value Added Network). VAN predstavljaju posrednike u EDI komunikaciji izmeĎu preduzećaza razmenu EDI poruka. VAN je odgovaran za rutiranje, čuvanje i isporuku EDI poruka.Svaki VAN ima svoj komunikacioni protokol prema kome se obavlja razmena EDI poruka.VAN operateri mogu biti telekomunikacione kompanije, specijalizovane kompanije ili velikefirme koje saraĎuju sa velikim brojem kupaca i dobavljača.Postupak slanja podataka započinje se izvozom fajla sa podacima iz ERP sistema uzpomoć odgovarajućeg programa iz fajla se dobija EDI poruka. Aplikacija za translacijupodataka vrši proveru strukturne ispravnosti poruke u skladu sa odgovarajućim standardomkoji je dogovoren sa trgovačkim partnerom. Zatim poslati trgovačkom partneru porukuupotrebom odgovarajućeg komunikacionog protokola.Nakon što je EDI poruka primljena, u upotrebi je aplikacija za translaciju EDI porukakoja vrši proveru autentičnosti trgovačkog partnera koji šalje poruku i ispravnost strukturepodataka u skladu sa odgovarajućim standardom. Nakon toga program za translaciju prosleĎujepodatke za “mapiranje” koji “štampa” fajl za ERP sistem primaoca. Poslednji korak koji seodnosi na ovaj proces jeste učitavanje generisanog fajla u ERP sistem i generisanje stavova zaknjiţenje.
  • 58. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 58-EDI sistem je sveobuhvatan sistem elektronske razmene podataka ali takoĎe predstavljajedan od najsloţenijih sistema za uvoĎenje. Poslovni procesi koji su prilagoĎeni radu sapapirnim dokumentima mogu zahtevati značajnije izmene da bi se prilagodili EDI formi iautomatskoj obradi. Kada govorimo o EDI sistemu i o njihovim prednostima u odnosu napapirni način rada, ne moţemo a da ne uočimo da troškovi uvoĎenja, podešavanja i obukezaposlenih mogu da obeshrabre uvoĎenje EDI sistema.Slika 10: Upravljanje dokumentima u EDI sistemu6060Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obraju dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str . 12
  • 59. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 59-Slika 10 prikazuje upravljanje dokumentima u EDI sistemu (Electronic DataInterchange). Postupak počinje tako što slanje podataka započinje izvozom fajla sa podacimaiz ERP sistema. Na osnovu odgovorajućeg programa za “mapiranje” iz fajla se dobija EDIstandardna poruka koja sadrţi identične informacije koje se uobičajeno mogu naći na papirnomdokumentu. Aplikacija za translaciju EDI poruka vrši proveru ispravnosti strukture poruke uskladu sa odgovarajućim standardom koji je dogovoren sa partnerom i neophodno je poslatipartneru poruku upotrebom odgovarajućeg komunikacionog protokola. Nakon što je primljenaEDI poruka aplikacijom za translaciju EDI poruka vrši se provera autentičnosti partnera kojišalje poruku i ispravnosti stukture podataka u skladu sa odgovarajućim standardom. Posle toga,program za translaciju prosleĎuje podatke sadrţane u EDI poruci programu za “mapiranje” koji“štampa” fajl za ERP sistem primaoca. Zatim sledi učitavanje generisanog fajla u ERP sistem.
  • 60. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 60-3.3 Analiza modela infomacionih sistema za obradu dokumenatau e-okruženjuZa analizu modela informacionog sistema za podršku dokumentima moţe da posluţistudija slučaja trgovinskog lanca srednje veličine na lokalnom trţištu. Trgovinski lanac kojiraspolaţe sa distributivnom mreţom od 7 mega-marketa i lancem snabdevanja koji čini preko2000 dobavljača. Ta trgovinska preduzeća od svojih dobavljača na godišnjem nivou prime imanuelno obrade na više stotina hiljada paprinih dokumenata. Tako da je razumljivo da što jeveće preduzeće, problemi sve više dolaze do izraţaja, veći su rizici od nastanka grešaka, s togase moţe primetiti da su zbog toga i veće potrebe za primenom nekog od savremenih rešenja zaautomatsku obradu ulaznih dokumenata.Analizirajući prijem dokumenata koji pristiţe u posmatrano preduzeće moţe sezaključiti da preduzeće ove veličine sigurno prima u proseku oko 1500 robnih faktura oddobavljača na dnevnom nivou. Paţljivom analizom je ustanovljeno da zaposlenom uknjigovodstvu dobavljača za manuelni unos jednog dokumenta u sistem u proseku treba oko 3-4 minuta. Tako da u toku od 8 sati koliko traje radno vreme zaposlenog, knjigovoĎa moţe daunese do 150 dokumenata. Iz svega ovoga proističe da je trenutan broj od 12 zaposlenihminimum u knjigovodstvu dobavljača koji moţe da podrţi trenutni obim poslovanja. Prilikomsvakog povećanja obima poslovne aktivnosti i otvaranja distributivnih centara neophodno je ipovećati broj zaposlenih u računovodstvu.Na osnovu analiza posmatranog preduzeća, menadţement je postavio zahtev da se upreduzeću razvije i implementira IS za obradu dokumenata koji treba da omogući:povećanje organizacione sposobnosti računovodstva,veću efikasnost obrade finansijskih dokumenata,otvaranje novih distributivnih centara, bez povećanja broja zaposlenih usektoru računovodstva,elektronsku arhivu dokumenata i premeštanje fizičke arhive u udaljeniarhivski prostor61Ako uzmemo u obzir to da je dominantna zastupljenost papirnih dokumenata uposlovanju preduzeća i ograničenja koja u Republici Srbije postoje u vezi sa razmenomdokumenata elektronskim putem, u preduzeću je primenom SDLC (System Development LifeCycle) metodologije implementiran je OCR (Optical Character Recognition) sistem samogućnošću nadogradnje za prihvatanje elektronskih dokumenata.61Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obraju dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str. 12
  • 61. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 61-Da bi se ostvario sistem efikasnog i isplativog elektronskog poslovanja, firma mora daposeduje odreĎenu informacionu i komunikacionu infrastrukturu, da ima opisane poslovneprocese na nivou upravljanja bazama podataka i da strateški i operativno koristi podatke izinformacionog sistema za upravljanje na različitim hijerarhijskim nivoima odlučivanja.Elektronske tehnologije su one tehnologije koje omogućuju ostvarenje online poslovnihprocesa, od nivoa Web softverske tehnologije (asp, php, sql, java...), dizajna (Web design) injihove upotrebljivosti na nivou potreba korisnika.Jedna od karakteristika elektronskih proizvoda je mogućnost elektronske distribucije,obzirom da ovi proizvodi nemaju materijalni oblik. Internet je kanal za distribuciju kojiobezbeĎuje najniţe troškove distribucije i zahteva manje angaţovanje kapitala za distribuciju.Potpuno elektronsko poslovanje se razlikuje od delimičnog, po tome što uključuje elektronskudistribuciju. Da bi se uspešno završio proces razmene dobara izmeĎu zainteresovanih strana uprocesu online poslovanja, potrebno je obezbediti prilagoĎene modele lanaca distribucijefizičkih i nematerijalnih dobara i usluga.
  • 62. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 62-3.4 Fizički model OCR sistemaSa aspekta OCR sistema navodimo hardverske i softverske osnove sistema. Pa takohardversku osnovu sistema čini:server za obradu skeniranog materijala i generisanje izlaza,radne stanice za pregled, korekciju i validaciju iskeneri62Serveri koji se primenjuju za obradu skeniranog materijala i generisanje izlazapredstavljaju posebno dizajniran kompjuterski sistem na kome se optimalno izvršavajuaplikacije za skeniranje i OCR (alati za prepoznavanje teksta i automatski unos). Za zahtevneoperacije poput OCR obrade koriste se diskovi velikih kapaciteta i brzi procesori koji se nekoriste u klasičnom PC (Personal Computer) računarima, a pruţaju visok stepen pouzdanosti iperfomansi.Radne stanice za pregled, korekciju i validaciju predstavlju klasične PC računare kojisu povezani sa odgovarajućom mreţnom infrastrukturom sa serverom. Oni imaju monitor većedijagonale koji im omogućava da na istom ekranu pregledno prikaţe skenirani dokument irezultat OCR obrade.Prilikom skeniranja dokumenata koriste se profesionalni brzi i precizni skeneri kojipostiţu brzinu skeniranja od preko 100 skeniranih stranica u minuti. Pored velike i preciznostiprilikom skeniranja, skener mora da poseduje i ugraĎene posebne mehanizme koji štitedokumenta od guţvanja i oštećenja. TakoĎe prisutna je i mogućnost štampanja serijskog brojana poleĎini dokumenta, za potrebe bolje evidencije i povezivanja elektronske i fizičke arhive.U posmatranom preduzeću analizirali smo instaliran OCR sistem koga čine brzi skener,2 radne stanice za pregled skeniranog materijala i 8 radnih stanica za korekciju i validaciju.62Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obraju dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str . 13
  • 63. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 63-Slika 11: Fizički model OCR sistema63Na slici 11 je prikazan fizički model OCR sistema (Optical Character Recognition). Patako u posmatranom primeru instaliran OCR sistem koga čine brzi skeneri, 2 radne stanice zapregled skeniranog materijala i 8 radnih stanica za korekciju i validaciju skeniranog materijala.Sve ove radne stanice su povezane sa LAN (Local Area Network) mreţom na osnovu kojeskenirani materijal, odnosno elektronski dokumenti dolaze do servera i vrši se elektronskoarhiviranje.63Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obraju dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju ”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str . 13
  • 64. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 64-OCR softver se sastoji iz više modula za različite namene:modula za administraciju sistema,modula za skeniranje i privremeno smeštanje skeniranog sadrţaja,modula za interpretaciju i ekstrakciju podataka,modula za korekciju i validaciju,modula za on-line učenje sistema,izlazni modul (integracija sa ERP sistemom i eletronska arhiva)64Modul za administraciju sistema namenjen je za definisanje osnovnih parametarasistema od strane sistem administratora: tipova dokumenata i podataka, nazivi polja, struktureizlaza, korisnih profila i dr. Modul za skeniranje omogućava operateru da upravlja ureĎajem zaskeniranje, formiranje paketa skeniranih dokumenata, aţuriranje sadrţaja i slanje paketa nadalju obradu.Serverski modul za interpretaciju i ekstrakciju podataka vrši prepoznavanje formedokumenata i u pozadinskom procesu identifikuje traţene podatke koje smešta u odgovarajućapolja baze podataka OCR sistema. Modul za korekciju i validaciju omogućava operateru daproveri i izvriši korekciju podataka koje je pročitao. Svaku korekciju je moguće zapamtiti uobliku nove forme modulom za on-line učenje sistema. Izlazni modul generiše rezultat OCRobrade u formatu koji je prilagoĎen za uvoz u računovodsveni sistem i vrši skladištenjeskeniranog materijala u elektronsku arhivu.64Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obraju dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str. 14
  • 65. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 65-Slika 12: Tipično OCR rešenje i logička povezanost modula65Kao što se vidi na slici 12 prikazano je tipično OCR rešenje i logička povezanostmodula, pa tako modul za skeniranje omogućava operateru da upravlja sa ureĎajem zaskeniranje gde se formiraju paketi skeniranih dokumenata, aţuriranje sadrţaja i slanje paketaza dalju obradu. Nakon modula za skeniranje sledi modul za ekstrakciju podataka koji vršiprepoznavanje forme dokumenata. Dalje se skenirani dokument šalje u modul za korekciju ivalidaciju koji omoguvaća opreteru da izvrši korekciju pročitanih podataka. Modul zakorekciju i validaciju omogućava da se moduli u obliku nove forme zapamte kao moduli zaučenje sistema. Modul za generisanje izlaza podrazumeva da se obraĎeni podatak dalje uvoziu računovodstveni sistem.65Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obraju dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str. 14
  • 66. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 66-Slika 13: Integracija OCR sistema u IS preduzeća66Slike 13 prikazuje integraciju OCR sistema u IS preduzeća koja se postiţepovezivanjem servera i radnih stanica LAN mreţom, odnosno lokalnom mreţom preduzeća uzpomoć programskog jezika ASCII (American Standard Code for Information Interchange)67koji čini sastavni deo modula za administraciju sistema. Tako da se generisanje specifičnogformata izlaza, koji zahteva ERP sistem, vrši uz pomoć tog programskog sistema. Na osnovutog ugraĎenog programskog jezika vrši se preuzimanje podataka iz OCR baze premaspecifičnostima formata koji je podrţan od strane ERP sistema.66Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obraju dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str.. 1467Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obraju dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str.. 15
  • 67. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 67-Nakon ispunjena zakonom predviĎenih uslova, preduzeće moţe nadogradnom sistemada omogući prihvatanje i obradu elektronskih dokumenata u PDF formatu, EDI i XML poruka.To konkretno znači da radio stanice koje se koriste za pregled skeniranog materijala mogu dase koriste i za prijem i pregled dokumenata u elektronskom formatu. Da bi se to ostvarilopotrebno je da se na ovim radio stanicama postavi sledeće:instalira softverski dodatak za prihvatanje dokumenata u elektonskojformi,omogući internet pristup ikonfigurišu komunikacioni kanali (e-mail, FTP, VAN).68Tako da na taj način dolazi do interisanog modela IS koji omogućava obradudokumenata kako u papirnom tako, i u elektronskom obliku.68Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obraju dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str. 15
  • 68. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 68-3.5 Primena razvijenog modela infomacionog sistemaPraktična primena razvijenog modela infomacionog sistema odvija se prema sledećimfazama:priprema dokumenata i skeniranje,ekstrakcija podataka sa skeniranog materijala,validacija podataka,generisanje izlaza i unosa podataka u ERP sistem,elektronsko arhiviranje.69Pre nego što se počne sa skeniranjem, operater uklanja spajalice i druge metalneelemente koji mogu da oštete skener, zatim lepi bar-kod na prvu stranicu svakog dokumenta istavlja paket u magacin ureĎaja za skeniranje.Ekstrakcija je proces razlaganja slike dokumenta na individualne linije, reči i karakterekoji se mogu dalje obraĎivati. Radi se o pozadinskom procesu koji se automatski izvršava nadskeniranim materijalom. Moguće je dodeliti prag pouzdanosti za svaku formu dokumenta i zasvako polje sa podacima. Dokumenta kod kojih postoje polja čiji je rezultat prepoznavanjaispod zadatog praga, onda se oni prikazuju na ekranu za validaciju. Zadatak operatera jeste dauporedi prepoznatiljiv sadrţaj sa izvornim dokumentom.Modul za validaciju po automatizmu ima ugraĎene skripte koje vrše proveru tipapodataka, odnosno da li tip prepoznatljivog podatka odgovara tipu koji je zadat zaodgovarajuće polje. Ova provera osigurava da datumi, numeričke vrednosti i tekstovi budukorektno prezentovani. Ako obrada zahteva, moguće je uvesti i dodatne validacije koji seodnose na specijalno formatiranje podataka. Postoji mogućnost uspostavljanja veze saodgovarajućim bazama podataka preduzeća i uporeĎivanje podataka sa podacima u bazi štomoţe značajno da ubrza proces validacije, ali i sam postupak ekstrackije.Nakon što se završi validacija dokumenata u skeniranom paketu, pristupa segenerisanju izlaza. Generisanje izlaza podrazumeva proces u kome se podaci koji su pročitanisa skeniranog materijala pripremaju za prenos u ERP sistem. Zadatak operatera jeste da naradio stanici na strani ERP sistema pokrene odgovarajući program, takozvani “konektor” kojiima ulogu da izvrši učitavanje podataka sadrţanih u fajlu. Učitane podatke program klasifikujepo dokumentima i za svaki dokument vrši raspodelu po odgovarajućim poljima ERP sistemana osnovu pravila zadatih “mapiranjem”. Zahvaljujući “mapiranju”, polja koja bi se ručnounosila u dokument, sada se popunjavaju automatski.69Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obraju dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str. 15
  • 69. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 69-Formiranje elektronske arhive vrši se pomoću bar-kodova koji se lepe na prvoj stranicisvakog dokumenta prilikom formiranja paketa za skeniranje. Ekstrakcijom podataka OCRsistem čita informaciju sa bar-koda. OCR sistem je moguće tako konfigurisati da poslezavršene ekstrakcije i validacije izvrši snimanje skeniranog dokumenta u nekom od podrţanihformata kao što su na primer PDF ili TIFF (Tagged Image File Format). Snimanje se moţeizvršiti u odgovarajući folder na serveru OCR sistema, za naziv fajla se uzima broj bar-koda itaj broj se prenosi u ERP sistem zajedno sa ostalim podacima koji su pročitani sa računa.Slika broj 14: Praktična primena modela infomacionog sistema – šematski prikazfaza7070Kostid I., “Modeli infomacionih sistema za obraju dokumenata u računovodstvu trgovinskih preduzeda u e-okruženju”, Računovodstvo, Savez računovođa i revizora Srbije, Beograd, 2012., str 15
  • 70. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 70-Na slici 14 prikazana je praktična primena modela infomacionog sistema, odnosnošematski prikaz faza. Tako da se na početku faze pripremaju dokumenta za skeniranje, značitada se uklanjaju metalni elementi, npr. spajalice koje mogu da oštete skener. Zatim sledećafaza je ekstrakcija podataka gde se vrši razlaganje slika, reči i karaktera koji se mogu daljeobraĎivati. Validacija podrazumeva proveru tipa podataka koji proverava da li ovaj tippodataka odgovara tipu koji je zadat za odgovarajuće polje. Nakon završene validacije pristupase generisanju izlaza koji podrazumeva proces u koji se podaci pripremaju za unos podataka uERP sistem. Zadatak ERP sistema jeste da pokrene odgovarajući program čija je uloga da seizvrši učitavanje podatak sadrţanih u fajlu. Posle toga vrši se snimanje podataka prenetih uERP sistem i elektronsko arhiviranje.
  • 71. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 71-4. Suština i značaj računovodstvene kontroleKaţemo da kontrola potiče od latinske reči “contra rotula” koja označava kontrolniprepis neke isprave (dokumenta) u XVIII veku. Kasnije se ova reč počela da upotrebljava usvim delatnostima poslovne aktivnosti. Pod kontrolom poslovnog subjekta obuhvata se planskoi stručno nadziranje, posmatranje, ispitivanje i prosuĎivanje unutrašnjeg i spoljašnjegposlovnog subjekta.71Na osnovu ovakvog širokog shvatanja kontrole mogu se izvesti sve vrsteispitivanja u okviru poslovnog subjekta i moţe se izvesti i uţi pojam kontole.U zavisnosti od toga kada se vrši kontrola, ko vrši kontrolu i kako se vrši kontola, onamoţe biti:prema vremenu: permanentna (u kontinuitetu, stalno) i periodična (u odreĎenimvremenskim periodima),prema intenzitetu: formalna i materijalna iprema organima: interna i eksterna72Formalna kontrola knjigovodstvenih dokumenata treba da utvrdi: da li su sastavnidelovi koji su bitni potpuni, da li je sadrţaj jasan, da li ima priloga, da li su potpisani. Formalnakontola poslovnih knjiga treba da utvrdi da li se knjiţenje zasniva na knjigovodstvenimdokumentima, da li su zbirevi dugoročnog i potraţnog prometa isti, da li su salda analitičke isintetičke evidencije ista.Sadrţajna kontrola poslovnih knjiga treba da utvrdi da li su računske operacijeispravne i da li sadrţaj u njima odgovara stvarnom stanju. Na osnovu sadrţaja radaračunovodstvene kontrole, ona bi u okviru poslovnog subjekta mogla da ima:kontrolu ulazne dokumentacije,kontrolu izlazne dokumentacije,kontrolu interne dokumentacije,kontrolu predkalkulacije i knjigovodstvenih obračuna,kontrolu planskih veličina iinternu računovodstvenu reviziju.7371Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D.: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str.15672Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D.: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str. 15673Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D.: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str. 158
  • 72. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 72-Pošto se poslovne knjige smatraju javnim ispravama, tako se i samo unošenje podatakau te poslovne knjige mora zasnivati samo na urednim i verodostojnim računovodstvenimispravama o poslovnim dogaĎajima što mora biti i provereno. Provera, odnosno kontrolaračunovodstvenih isprava (dokumenta) pre njihovog knjiţenja je veoma vaţna za pouzdanostračunovodstvenih infomacija i finansijskih izveštaja na osnovu kojih korisnici tih informacijadonose poslovne i upravljačke odluke. Kontrolom računovodstvenih isprava pre knjiţenjautvrĎuje se njihova potpunost, istinitost, računska tačnost i zakonitost.Kontrolom potpunosti se utvrĎuje da li računovodstvena isprava sadrţi sve elementekoji su vaţni za nastanak poslovne promene, odnosno poslovnog dogaĎaja, kao što su datum,mesto, broj, naziv, opis poslovnog dogaĎaja, iznos u dinarima, potpis ovlašćenih lica. Kod ovekontrole se posebno mora voditi računa o potpunosti računovodstvenih isprava za koje supropisani elementi koje oni moraju da sadrţe.Kontrolom istinitosti, ili suštinskom kontrolom računovodstvene isprave utvrĎuje se dali njena sadrţina odraţava nastalu poslovnu promenu, odnosno da li je poslovni dogaĎaj zaistanastao, kao primer navodimo recimo da li je isporuka materijala, proizvoda ili robe stvarnoizvršena, da li je usluga pruţena, da li je npr. sluţbeno putovanje stvarno obavljeno.Računskom kontrolom računovodstvene isprave se utvrĎuje tačnost računskih operacijakoje su sadrţane u toj ispravi, kao primer navodimo da li je iznos u fakturi jednak proizvodukoličine i cene, da li je zbir fakture tačan, da li je iznos poreza tačno izračunat primenomporeske stope na propisanu osnovicu.Kontrola zakonitosti se sastoji u proveri da li je poslovna promena zasnovana nazakonima, kao i propisima i aktima koji su doneti na osnovu zakona, kao npr. da li je odreĎenafinansijska transakcija zakonom dozvoljena.Kontrolu potpunosti, računsku kontrolu i zakonsku kontrolu po pravilu vrši posebnoovlašćeno lice, dok suštinsku kontrolu obavlja odgovorno lice, odnosno ovlašćeni nalogodavacili rukovodilac. Lica koja su odgovorna za sastavljanje i kontolu računovodstvenih ispravasvojim potpisom na ispravi garantuju da je ona istinita i da verno pokazuje poslovnu promenu.Odredbama člana 10. Zakona o računovodstvu i reviziji (“Službeni Glasnik RS”, br 111/09) jepropisano da kontrolu računovodstvenih isprava ne mogu da vrše lica koja su zaduţenamaterijalnim stvarima na koje se isprave odnose.7474videti sajt: www.kor.rs (maj 2012.)
  • 73. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 73-Kada se vrši elektronska obrada podataka kontrola isprava se odnosi na primarni unospodataka. Ova kontrola moţe da se ostvari od strane lica koji su ovlašćeni za kontrolu, kao i uklasičnom računovodstvu, ali postoji mogućnost da se kontrola računovodstvenih isprava(dokumenata) ostvari uz pomoć računara. U tom slučaju odgovarajuća rešenja moraju da seugrade u program obrade podataka za pojedine vrste računovodstvenih isprava.Veoma je vaţno kako su organizovana mesta unosa podataka u računar, da li se podaciunose na jednom mestu (centralizovano) ili na više mesta (decentralizvoano) ili delom najednom mestu, a samo neki podaci iz drugih mesta terminalom (kombinovano). To je bitno saaspekta praktičnosti vršenja kontole isprava. Pri unošenju podataka u računar na više mestaneophodno je poštovati pravilo da se za svako mesto pre primarnog unosa obezbedi kontolaračunovodstvenih isprava.Zakonom o računovodstu i reviziji u članu 10. je propisano da računovodstvene ispravesastavljene u elektronskom obliku na računaru moraju da imaju elektronski potpis osobe kojaje ispravu sastavila ili drugi autorizovani elektronski potpis.7575Videti sajt: www.kor.rs (maj 2012.)
  • 74. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 74-5. Proveravanje ( likvidiranje) dokumentacijeSva dokumenta koje sluţe kao podloga za unos u poslovne knjige moraju bitipouzdana i tačna. Tačnost podataka na ulazu računovodstvenog procesa, pretpostavka jetačnosti informacija na izlazu, tj. tačnosti podataka u finansijskim izveštajima.Dokument je osnov za knjiţenje i shodno tome je neophodno da bude tačan i daodgovara stvarnom stanju izvršenog poslovnog dogaĎaja. Iako se vodi računa o njegovojtačnosti, odreĎeno lice ima obavezu pre knjigovodstvenog obuhvatanja da proverinjegovu tačnost i ispravnost. Aktivnost na utvrĎivanju tačnosti i verodostojnostidokumenta se naziva likvidiranje, a osoba koja ima tu obavezu se zove likvidator.Dokumenta se proveravaju tako što se proveravaju odreĎeni aspekti njegoveverodostojnosti i to preko sledeće vrste kontole:formalna,računska isuštinska (materijalna).76Kontrola koja je vezana za formalnu ispravnost je vezana za proveru da lidokumenta sadrţe sve potrebne elemente kao što su naziv i mesto sačinjavanja, opisposlovnog dokumenta, vreme nastanka, potpis lica. Računska kontrola podrazumevavrednosnu tačnost dokumenta. Suštinska (materijalna) kontrola odnosi se na proveruposlovnog dogaĎaja u smislu da li je stvarno nastao i da li je u skladu sa zakonskimpropisima. Materijalna ispravnost dokumenta govori da se njime jasno i nedvosmislenoizraţava poslovni dogaĎaj koji se desio i da je u skladu sa propisima, te da su računskeoperacije u dokumentu potpuno ispravne.Kada je izvršena trostruka kontola onda likvidator sa naznakom “provereno”svojim potpisom pušta dokument na dalji postupak koji predstavlja odreĎivanje kako i nakojim računima knjigovodstveno obuhvatiti poslovni dogaĎaj iz dokumenta, a sve ovo jeobuhvaćeno u nalogu za knjiţenje.Osim naloga za knjiţenje javljaju se i nalozi za izvršenje, a njih izdaje lice kojeima obavezu kreiranja poslovnih procesa prema unutrašnoj organizaciji poslovnogsubjekta u pisanoj ili usmenoj formi. Za dokumente primarnog unosa obavezna jekontrola kod računske obrade podataka, a za izvedene dokumente kontrola se izvodi popotrebi.76Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str. 110.
  • 75. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 75-Pre knjiţenja, a na osnovu kontrole knjigovodstvenih dokumenata utvrĎuje senjihova potpunost, istinitost, tačnost i zakonitost. Dokument se dostavlja na knjiţenje uroku od 8 dana od dana nastanka promene. Pošto se sve više računar koristi za obradupodataka taj rok moţe biti i kraći.Računovodstvena isprava i dokumentacija u vezi sa nastalom poslovnompromenom, prema članu 11. Zakona o računovodstvu i reviziji,(“Sluţbeni Glasnik RS”111/09) dostavlja se na knjiţenje odmah po izradi, odnosno odmah po prijemu, anajkasnije u roku od 3 dana od dana kada je poslovna promena nastala, odnosno u rokuod 3 dana od datuma prijema s tim što se opštim aktorm pravnog lica i preduzetnika moţeutvrditi i kraći rok od propisanog.77Lica koja vode poslovne knjige, nakon što se sprovede kontrola primljenihračunovodstvenih isprava duţna su da te isprave proknjiţe u poslovne knjige narednogdana, a najkasnije u roku od 5 dana od dana prijema računovodstvene isprave.Ovaj rok moţe biti kraći, ako se opštim aktom pravnog lica ili preduzetnikautvrdi, što naravno zavisi od načina voĎenja poslovnih knjiga, odnosno zavisi od toga dali se one vode na računaru ili ručno. Ukoliko se poslovne knjige vode na računaru, rok ukojem se poslovne promene moraju proknjiţiti zavisiće od toga kojim računarom seraspolaţe i kojim programom za voĎenje poslovnih knjiga, takoĎe zavisi i odorganizacije pripreme računovodstvenih isprava za knjiţenje. Naravno pre svega mora sevoditi računa o tome da se izvrši kontrola svake računovodstvene isprave pre nego štoona bude dostavljena za knjiţenje.Neophodno je precizno utvrditi rokove kretanja računovodstvenih isprava odmesta sastavljanja do računovodstva koje te isprave knjiţi u poslovnim knjigama uopštem aktu, uputstvima ovlašćenih lica, rokovnicima, kao i odgovornost za poštovanjeodreĎenih rokova. U zavisnosti od poštovanja utvrĎenih rokova zavisi aţurnostposlovnih knjiga, a time se dobijaju i odgovarajući podaci koji su neophodni zaraspolaganje sredstvima i za sastavljanje finansijskih izveštaja, kao i za odlučivanje nasvim nivoima poslovne i upravljačke aktvnosti.Da bi se utvrdilo da li svi učesnici u sastavljanju, dostavljanju i kontroliračunovodstvenih isprava poštuju utvrĎene rokove, potrebno je da primopredajaračunovodstvenih isprava od pojednih lica bude potvrĎena putem dostavnih knjiga,odnosno to je specifikacija primljenih isprava ili potvrda prijema na kopiji te isprave.Ako je voĎenje poslovnih knjiga povereno nekom drugom pravnom licu onda u ugovoruo voĎenju poslovnih knjiga je neophodno precizno utvrditi i rokove dostavljanjaračunovodstvenih isprava, kao i način potvrĎivanja prijema tih isprava, kao i rokove ukojim te isprave moraju biti proknjiţenje.77Antid dr I. i grupa autora, “Računovodstvena regulativa, Priručnim o primeni kontnog okvira u skladu saMRS/MSFI za privredna društva, zadruge, druga pravna lica i preduzetnike, Privredni savetnik, Beograd,2007.,str 53.
  • 76. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 76-6. SreĎivanje, odlaganje i čuvanje dokumentacijeSvi dokumenti kojima su knjigovodstveno obuhvaćeni poslovni dogaĎaji, odnosnokoji su proknjiţeni, moraju se na odreĎeni način srediti i odloţiti u arhivu za čuvanje dozakonom propisanog roka, shodno principu urednosti u knjigovodstvu. Da bi se odloţenidokument u arhivi brzo i lako pronašao, neophodno je da se njegovo odlaganje zasniva naodreĎenim kriterijumima, a ne da budu odloţeni bez nekog reda i smisla.Dokumenti se grupišu po istovrsnosti u posebne registratore, a kao primernavodimo posebne registratore za ulazne fakture, posebne za izlazne fakture i sl.. Na svakomregistratoru neophodno je da stoji redni broj prvog i poslednjeg dokumenta i vrstadokumenata koji čine sadrţaj registratora. Odlaganje dokumenata vrši se hronološki.Računovodstveni dokumenti odloţeni u registratore, čuvaju se u arhivi računovodstva dozavršetka revizije godišnjeg obračuna poslovanja. Nakon izvršene revizije dokumenti sepovezuju, stavljaju u zaštitne kutije i prenose u centralnu arhivu poslovnog subjekta.Zbog značaja dokumentacije veoma je bitno uredno je čuvati i u slučaju potrebeu najkraćem roku staviti je na raspolaganje za uvid. Samo čuvanje dokumentacije stvaraodreĎene probleme, kao npr. iziskuje puno smeštajnog prostora, jer se radi o brojnimkoličinama dokumenata, naknadna upotreba stvara rizik da se zloupotrebi, a odnošenjedokumenata na mesto upotrebe iziskuje puno vremena.Poslovne knjige i računovodstvene isprave, kao i finansijski izveštaji koji susastavljeni na osnovu njih, moraju se uredno čuvati najkraće u rokovima koji su utvrĎeniu računovodstvenim propisima, s tim što se opštim aktom koji se odnosi na pravna lica ipreduzetnike mogu utvrditi i duţi rokovi nego što su propisani.Prema vaţećim računovodstvenim propisima, rokovi čuvanja su sledeći:finansijski izveštaji i izveštaji o izvršenoj reviziji se čuvaju 20 godina,dnevnik i glavna knjiga čuvaju se 10 godina,pomoćne knjige se čuvaju 5 godina,trajno se čuvaju isplatne liste ili analitičke evidencije zarada ako predstavljajubitne podatke o zaposlenom,5 godina se čuvaju isprave na osnovu koji se unose podaci u poslovne knjige,5 godina se čuvaju isprave platnog prometa u ovlašćenim finansijskiminstitucijama platnog prometa,2 godine se čuvaju prodajni i kontrolni blokovi, pomoćni obrasci i sličnadokumentacija.7878Antid dr I. i grupa autora, “Računovodstvena regulativa, Priručnim o primeni kontnog okvira u skladu saMRS/MSFI za privredna društva, zadruge, druga pravna lica i preduzetnike, Privredni savetnik, Beograd,2007., str 61
  • 77. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 77-Uredno čuvanje računovodstvenih isprava je vaţno zbog njihove dokazne vrednosti inaknadnog korišćenja za potrebe kontrole, odnosno proveravanje evidentiranih poslovnihdogaĎaja i poslovanja koji treba da dokaţu nastanak poslovne promene. Tako je Zakonom oračunovodstvu i reviziji (“Sluţbeni Glasnik RS” 111/09) propisano da su pravna lica ipreduzetnici duţni da čuvaju računovodstvene isprave i da odrede opštim aktom lica koja suodgovorna, kao i poslovne prostorije za čuvanje računovodstvenih isprava i način njihovogčuvanja.Optimalan model automatizovanog informacionog sistema ostvaren je integracijomsavremenih informatičkih sredstava, telekomunikacione i reprografske tehnike i metodaautomatizacije. Ovaj model omogućuje uključivanje na veoma jednostavan način korisnika uinformacionu i dokumentacionu bazu, te omogućuje efikasno premošćivanje prostorne ivremenske razlike izmeĎu izvora informacija i korisnika tih informacija. Poslednjih godinavelikom brzinom se povećavao kapacitet telekomunikacionih kanala, kao i brzinaprenošenja. Širom sveta je ozakonjeno čuvanje dokumentacije mikrofilmovano, tzv. analognoarhiviranje. 79Poslovne knjige i računovodstvene isprave koje se čuvaju u poslovnim prostorijamapravnog lica i preduzetnika kojima je povereno voĎenje poslovnih knjiga u tom slučaju seugovorom ureĎuju obaveza, način i rokovi čuvanja, kao i voĎenje poslovnih knjiga. Pre negošto se odloţe osnovne poslovne knjige odnosno dnevnik i glavna knjiga na čuvanjeneophodnoje u tu svrhu te knjige pripremiti, što obuhvata:zaključak knjiga,ako se podaci obraĎuju korišćenjem računara, knjige treba odštampatinakon sprovedenog zaključka,zaključene knjige treba ukoričiti, čemu se obično prilaţe i mišljenjerevizora ili naznaka da je to mišljenje priloţeno uz finansijske izveštaje,na koricama se upisuju naziv knjige i godina na koju se odnosi,u glavnoj knjizi treba numerisati stranice upisujući ih ručno iliračunarom,na poslednjoj povezanoj stranici treba da stoje mseto, datum, pečat ipotpis zakonitog predstavnika.8079Dmitrovid Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšid prof. dr D: ”Računovodstvo”, Ekonomski fakultet,Subotica, 2011., str. 11780Antid dr I. i grupa autora, “Računovodstvena regulativa, Priručnim o primeni kontnog okvira u skladu saMRS/MSFI za privredna društva, zadruge, druga pravna lica i preduzetnike, Privredni savetnik, Beograd,2007., str 61.
  • 78. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 78-Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji se čuvaju u originaluili korišćenjem drugih sredstava arhiviranja koji su utvrĎeni posebnim zakonom upropisanom roku. Da bi se duţe čuvali od propisanog roka mogu se koristiti i druga sredstvaza arhiviranje na način koji je utvrĎen opštim aktom. Ukoliko se poslovne knjige vode naračunaru uporedo sa memorisanim podacima, pravno lice u tom slučaju mora da obezbedi imemorisanje aplikativnog softvera kako bi ti podaci bili dostupni za kontrolisanje.Računovodstvene isprave koje se odnose na tekuću godinu se odlaţu u posebneregistratore po vrstama ili po rednom broju naloga za knjiţenje. Posle revizije i usvajanjafinansijskih izveštaja računovodstvene isprave se koriče ili se zadrţavaju tako odloţene uposebnim registratorima prema redosledu kako su nastali poslovni dogaĎaji.Računovodstvene isprave koje su nastale u toku godine su obično smeštene u priručnojarhivi računovodstva, a po isteku godine se nakon sastavljanja, usvajanja i revizijefinansijskih izveštaja predaju u centralnu arhivu pravnog lica.U momentu kada se predaje računovodsvena isprava u centralnu arhivu sastavlja sezapisnik o primopredaji isprava koji sadrţi:imena lica učesnika u primopredaji,popis isprava koje se prenose u centralnu arhivu,opis pripremljenosti isprava za čuvanje,druga zapaţanja učesnika u primopredaji,mesto i datum primopredaje,potpise lica učenika u primopredaji.81Računovodstvene isprave se u centralnoj arhivi moraju uredno čuvati u propisanimrokovima, osim ako su opštim aktima rokovi čuvanja duţi od propisanih. Kada istekne rok začuvanje računovodstvenih isprava, one isprave kojima je rok čuvanja istekao se izdvajaju, aline odmah. O ispravama kojima je rok čuvanja istekao se obaveštava arhivska sluţba. Ukolikota ustanova nije zainteresovana za isprave ili je zainteresovana samo za deo isprava, onda seisprave koje preostaju zapisnički uništavaju.81Antid dr I. i grupa autora, “Računovodstvena regulativa, Priručnim o primeni kontnog okvira u skladu saMRS/MSFI za privredna društva, zadruge, druga pravna lica i preduzetnike, Privredni savetnik, Beograd,2007., str 62.
  • 79. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 79-7. Uloga računovodstvene dokumentacije u poslovanjuProces obrade podataka sastoji se u prikupljanju podataka o nastalim poslovnimdogaĎajima. Kaţemo nastalim zbog toga što su predmet knjigovodstvene evidencije samooni poslovni dogaĎaji koji su se dogodili. Poslovne transakcije mogu nastati u okviru samogpreduzeća, zatim izmeĎu preduzeća i okruţenja ili u okruţenju preduzeća i odnose se naposlovanje samog preduzeća.Kao potvrda da je nastala poslovna transakcija ispostavlja se odreĎena isprava(dokument). Na ispravi je naznačeno šta se dogodilo, kada se to dogodilo, koja je vrednostposlovne promene. Knjigovodstvene isprave (dokumenti) zapravo sluţe kao osnovaprikupljanja podataka o nastalim poslovnim dogaĎajima. Veoma je vaţno da seispostavljaju na mestu nastanka poslovne promene i neposredno nakon što se promenadogodila, da sadrţe sve podatke potrebne za naknadnu obradu, odnosno stvaranje onihizlaznih informacija koje zahtevaju korisnici. Potrebama i interesima korisnika trebaprilagoditi i sam način obuhvatanja i obrade podataka u informacije.Nakon prikupljanja podataka sledi faza računovodstvenog procesa, koja se sastojiu analizi poslovnih dogaĎaja koji nastaju u gotovo svim fazama poslovanja. Kaţemo da secelokupno poslovanje preduzeća ne moţe zapisati u računovodstvenoj (knjigovodstvenoj)evidenciji, već će neki od tih dogaĎaja biti predmet i neke druge privredne evidencije.Knjigovodstvena evidencija ima vrlo stroge uslove pri odabiru koje će poslovnedogaĎaje evidentirati, a koje ne. Tako postoje četiri uslova koje poslovni dogaĎajmora zadovoljiti da bi bio predmetom knjigovodstvene evidencije.To su sledeći uslovi:da je poslovni dogaĎaj stvarno nastao,da se moţe vrednosno izraziti,da menja stanje aktive i pasive i da utiče na prihode i rashode,da postoji pravdajuća isprava kojom se moţe dokazati nastanakpromene8282Žager K., Žager L., Vašiček V.: “Računovodstvo za neupudene”, drugo izdanje, Hrvatska zajednica računovođa ifinansijskih djelatnika, Zagreb, 2003., str. 66
  • 80. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 80-Ako te uslove primenimo na nabrojene poslovne dogaĎaje, tada moţemo dazaključimo da poslovna transakcija u kojoj je sklopljen ugovor o nabavci materijala ili oprodaji proizvoda neće biti predmet knjigovodstvene obrade, već neke operativneevidencije nabavne, odnosno prodajne sluţbe. Tek kada se materijal stvarno nabaviodnosno proizvod proda i o tome ispostavi odgovarajući dokument (isprava), onda će sestvoriti uslovi za evidenciju u knjigovodstvu.Prema tome, poslovne promene moţemo podeliti na promene koje su predmetknjigovodstvene evidencije i na one koje to nisu. Sve poslovne promene odnosnotransakcije biće zapisane u jednoj od privrednih evidencija, a samo one kojezadovoljavaju pomenute uslove biće evidentirane u knjigovodstvu.Pa tako, da bi se bliţe obradila ova tema neophodan je primer poslovne dogaĎaji izjednog preduzeća koji je propraćen adekvatnom dokumentacijom. Kao primer navodi sepreduzeće TRCpro-Tehničko Razvojni Centar.TRCpro-Tehničko Razvojni Centar je specijalozovano preduzeće koje je organizovanokao deoničarsko društvo TRCpro d.o.o. koje se bavi:83istraţivanjem i razvojem, tehničkimispitivanjem i analizom, izradom i plasmanom merno-kontrolne opreme, upravljanjem isoftverom i obukom u sferi merenja i ispitivanja na mehaničkim sistemima. Poseban segmentaktivnosti je posvećen merenju i analizi vibracija i vibrodijagnostici.Njihov proizvodni program čine:specijalna rešenja merno-kontrolnih sistema u industriji,specijalna rešenja iz domena vagarstva u industriji…, revitalizacija opreme,oprema i ureĎaji iz domena saobraćaja…, revitalizacija postojeće opreme,sistemi za monitoring i analizu vibracija,tehnički softver namenjen merenju i analizi,usluge merenja, ispitivanja i tehničke eksertize na mašinskim-sistemima ielektro – sistemima iobuka iz oblasti merne i ispitne tehnike kroz seminare i kurseve.84Preduzeće, takoĎe poseduje i laboratorije za metodologiju i ispitnu laboratoriju.Konkretan primer se odnosi na poslovni dogaĎaj u kome su ovo preduzeće TRCpro dooPETROVARADIN sklopili ugovor o kupovinu intrumenata sa preduzećem EKO LAB DOONOVI SAD.83Iz preduzeda TRCpro-Tehničko Razvojni Centar84Iz preduzeda TRCpro-Tehničko Razvojni Centar
  • 81. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 81-Slika 15: Ugovor o kupovini instrumenta8585Primer iz preduzeda TRCpro doo PETROVARADIN
  • 82. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 82-Na slici 15 je prikazano da je osnovu ugovora izmeĎu preduzeća TRCpro dooPETROVARADIN i EKO LAB DOO NOVI SAD sklopljen je posao, gde je u ugovoru tačnonaznačeno, koji je predmet ugovora koji se odnosi na nabavku instrumenata za KUPCA (EKOLAB DOO NOVI SAD ) koji su nepohodni u postupku ishodovanja LICENCI za obavljanjeposlova iz bezbednosti i zdravlja na radu. Ugovorom je utvrĎen i način plaćanja, rokovi zaisporuku instrumenata, penali, garancija, servis instrumenata, zatim kada je moguć raskidugovora, kao i ukupna vrednost prihvaćene ponud
  • 83. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 83-Slika 16: Ponuda opreme8686Primer iz preduzeda TRCpro doo PETROVARADIN
  • 84. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 84-Sledeći dokument na slici 16 prikazuje ponudu opreme koju preduzeće TRCpro dooPETROVARADIN šalje preduzeću EKO LAB DOO NOVI SAD. Ponuda opreme odnosi sena proizvode koje sluţe za merenje humanih vibracija. Pa tako preduzeće TRCpro dooPETROVARADIN šalje preduzeću EKO LAB DOO NOVI SAD specifikaciju opreme injihovu cenu, kao što je ugovorom naglašeno, koji je sklopljen izmeĎu ta sva preduzeća
  • 85. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 85-Slika 17: Garancija8787Primer iz preduzeda TRCpro doo PETROVARADIN
  • 86. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 86-Zatim slika 17 prikazuje garanciju kako je u ugovoru naglašeno. U ugovoru se navodije da dobavljač (TRCpro doo PETROVARADIN) duţan da nakon avansne uplate poponudama ispoštuje dogovorene rokove za isporuku instrumenata u ispravnom stanju kojeprikazuje putem garantnog lista i uverenja o ispravnosti dokumenata. Pa tako putem garancijepreduzeće TRCpro doo PETROVARADIN ima obavezu da obezbedi garanciju za povraćajavansa u korist korisnika garancije (EKO LAB DOO NOVI SAD) pre uplate avansa. Garancijuza povrat avansa izdaje RAZVOJNA BANKA VOJVODINE a.d. NOVI SAD na osnovuodluke Kreditnog odbora a u skladu sa naveden ugovornim obavezama. Garancijom seneopozivno i bezuslovno obavezuje da korisniku garancije (EKO LAB DOO NOVI SAD) nanjegov prvi poziv i bez prava prigovora vrati avansna sredstva umesto nalogodavca (TRCprodoo PETROVARADIN).
  • 87. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 87-Slika 18: Izvod banke8888Primer iz preduzeda TRCpro doo PETROVARADIN
  • 88. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 88-Sledeći dokument prema slici 18 se odnosi na izvod broj 208 RAZVOJNE BANKEVOJVODINE a.d. NOVI SAD koji prikazuje stanje i promene stanja preduzeća TRCpro dooPETROVARADIN na dan 01.11.2012. god. Pa je tako 01.11.2012. god. preduzeće EKO LABDOO NOVI SAD u dinarskoj protiv-vrednosti izvršilo avansnu uplatu na ţiro račun TRCprodoo PETROVARADIN. Time su povećana sredstva na računu preduzeća TRCpro dooPETROVARADIN.
  • 89. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 89-Slika 19: Uvoz opreme i kartica8989Primer iz preduzeda TRCpro doo PETROVARADIN
  • 90. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 90-
  • 91. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 91-Na slici 19 je prikazan uvoz opreme kao i kartica uvezene opreme. Preduzeće TRCprodoo PETROVARADIN trenutno na svom stanju nema opremu koja se zahteva ugovorom. Uovom primeru u pitanju je oprema pod nazivom 01db-KITVIBEX, pa je neophodno da se taoprema uveze od odreĎene firme iz inostranstva. Kako je preduzeće TRCpro dooPETROVARADIN ustanovilo da je u nedostatku odreĎene opreme onda uvozi tu opremu odfirme iz Francuske. Prilikom uvoza prisutni su odreĎeni špedicijski troškovi u ovom primeruodnosi se na preduzeće na špediciju i transport SIMEX d.o.o. Nakon uvoza prikana je karticastanja o prijemu uvezene opreme u magacin. Karticom je prikazano da je prispela uvezenaroba u magacin i da se time i povećava stanje te opreme.
  • 92. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 92-Slika 20. Izvod br. 22690Ugovorom o kupovini instumenta izmeĎu preduzeća TRCpro doo PETROVARADIN iEKO LAB DOO NOVI SAD ustanovljeno je da firma TRCpro doo PETROVARADIN osvom trošku pokriva sve obaveze koje se tiču uvoza, carine, špedicije i isporuka instrumenatapreduzeću EKO LAB DOO NOVI SAD, pa tako slika 20. prikazuje IZVOD br. 226RAZVOJNE BANKE VOJVODINE a.d. NOVI SAD, gde su plaćene odreĎene obaveze premašpedicijskoj firmi SIMEX d.o.o na dan 28.11.2012.god.90Primer iz preduzeda TRCpro doo PETROVARADIN
  • 93. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 93-Slika 21: Račun9191Primer iz preduzeda TRCpro doo PETROVARADIN
  • 94. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 94-I na kraju slika 21, firma TRCpro doo PETROVARADIN dostavlja račun svom kupcuodnosno EKO LAB DOO NOVI SAD. Prikazano je da je i firma TRCpro dooPETROVARADIN dostavila otpreminicu sa poručenom opremom svom kupcu, odnosno firmiEKO LAB DOO NOVI SAD.
  • 95. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 95-ZaključakRazvoj privrednog ţivota rezultirao je formiranjem velikih poslovnih subjekatakojima više nisu upravljali sopstvenici, već su upravljanje i rukovoĎenje poveravali trećimlicima. U takvim uslovima ukazala se potreba za dokumentacijom koja je postajala sveznačajnija. Brojnost poslovnnih dogaĎaja, kod poslovnih subjekata, zahtevala jepojedinačne odgovarajuće dokumente. Vremenom, dokument je postao obavezan, a nesamo neophodan u knjigovodstvenoj evidenciji. Uvidelo se da se u računovodstvu samoputem dokumenata moţe organizovati tačna i aţurna knjigovodstvena evidencija i da seona, bez dokumenata ne moţe sprovoditi.Dokument je pisana isprava koja, pored osnove za knjiţenje i kontrolusprovedenih knjiţenja, predstavlja i dokazno sredstvo o nastalom tj. izvršenomposlovnom dogaĎaju.Sadašnja kretanja obeleţava globalizacija, koja je nametnula potrebu zameĎunarodnom transparentnošću i u oblasti finansijskog izveštavanja. Harmonizacijafinansijskog izveštavanja zahteva od računovodstva da efikasnije sagledava finansijskipoloţaj poslovnih subjekata, s ciljem zaštite kapitala i smanjenja rizika u investiranju.Imajući u vidu da je usvojena Strategija razvoja infomacionog društva uRepublici Srbiji do 2020. godine meĎu prioritete se stavlja podsticaj razvojaelektronskog poslovanja, elektronske razmene računa i elektronsko plaćanje.Postoje i planovi za postavljanje “Time Stamping” servera za komercijalnenamene, pa je realno za očekivati skori početak elektronske razmenefinansijskih dokumenata u Republici Srbiji.Na globalnom nivou, u cilju sačinjavanja uporedivih finansijskih izveštajautvrĎena su odreĎena računovodstvena pravila koja su sadrţana u profesionalnojračunovodstvenoj regulativi i tu spadaju meĎunarodni standardi finansijskog izveštavanja,meĎunarodni standardi revizije i Etički kodeks za profesionalne računovoĎe.Pridrţavanjem računovodstvenih pravila poboljšava se kvalitet i konzistentnostfinansijskih izveštaja, pa samim tim i objektivnost računovodstvenih informacija, tezadovoljenje informacionih zahteva različitih korisnika, a što je i cilj računovodstva usavremenim uslovima privreĎivanja.
  • 96. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 96-LITERATURA:1) Dmitrović Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prod. dr Đ., Jakšić prof. dr D.: ”Računovodstvo”,Ekonomski fakultet, Subotica, 2011.,2) Dmitrović Šaponja prof. dr Lj., Petkovič prof. dr Đ., Jakšić prof. dr D., Milutinović mr S.:”Računovodstvo praktikum”, Ekonomski fakultet, Subotica, 2011.,3) Ţager Katarina, Ţager Lajoš, Vašiček Vesna: “Računovodstvo za neupućene”, drugoizdanje, Hrvatska zajednica računovoĎa i finansijskih djelatnika, Zagreb, 2003.,4) Ţarkić Joksimović dr N., Bogojević Arsić dr V.:“Računovodstvo“, Fakultetorganizacnionih nauka Beograd, 2005.,5) Škarić-Jovanović prof. dr K.: “Finansijsko računovodstvo” Centar za izdavačku delatnostEkonomskog fakulteta, Beograd, III izdanje, 2009.,Časopisi:1) Antić dr I. i grupa autora, ”Računovodstvena regulativa”, Priručnik o primeni kontnogokvira u skladu sa MRS/MSFI za privredna društva, zadruge, druga pravna lica ipreduzetnike, Privredni Savetnik, Beograd, 2007.2)3) Kostić I., “Modeli infomacionih sistema za obraju dokumenata u računovodstvutrgovinskih preduzeća u e-okruţenju”, Računovodstvo, Savez RačunovoĎa i revizoraSrbije, Beograd, 2011.4)5) “Sluţbeni Glasnik RS”, br. 135/04, Zakon o elektronskom potpisu6) “Sluţbeni Glasnik RS”, br.111/09, Zakon o računovodstvu i reviziji7) “Sluţbeni Glasnik RS”, br. 41/09, Zakon o elektronskoj trgovini8) “Sluţbeni Glasnik RS”, br. 51/09, Zakon o elektronskom dokumentu
  • 97. Marijana Radić Diplomski radTema: Uloga računovodstvene dokumentacije u knjigovodstvenoj evidenciji i kontroli poslovanja - 97-Internet stranice:1) bs.scribd.com (on line biblioteka)2) ponude.biz (on line ponude)3) www.erazvoj.com (Udruţenje e razvoj)4) www.kombeg.org.rs (Privredna Komora Beograda)5) www.kor.rs (Komora Ovlašćenih revizora)6) www.vps.ns.ac.rs (Visoka poslovna škola strukovnih studija)Primer iz preduzeća:TRCpro doo PETROVARADIN