2. Dentro de las múltiples definiciones propuestas se puede decir que manuales administrativos son: Un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quién los realizará, qué actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal, que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas. También son elementos básicos de referencia y de auxilio en la empresa para obtener el control deseados de los esfuerzos del personal Definición
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4. page 01 page 02 page 03 page 04 page 05 Desventajas Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales se encuentran: Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso prepara un manual y conservarlos al día Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
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6. manuales de la historia de la empresa Según George Terry es importante darle a los empleados información respecto a la historia de la compañía, sus comienzos, crecimiento, logros ya que esto le da al empleado una introspectiva de tradición, contribuyendo a una mejor comprensión, aumenta la moral y ayuda al empleado a sentir que pertenece, que forma parte de la compañía La información histórica por lo común se incluye como la parte de presentación a un manual de políticas o de organización o de personal
7. page 01 page 02 page 03 page 04 page 05 Por medio de estos se puede proporcionar al personal de sus: Responsabilidades Reglamentos de Trabajo Objetivos Políticas Deberes
8. manuales de política Este es el manual que pone por escrito las políticas de empresa Una política es una guía básica para la acción y prescriben los limites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades Las políticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la dirección. Pueden haber manuales de políticas comerciales, de producción, de finanzas, etc.
9. manuales de Técnicas Es un manual con contenidos múltiples que trata de principios y técnicas de una actividad determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para el órgano responsable de la actividad y como información generales para todo el personal interesado en esa actividad.
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12. manuales de producción Este manual este vital importancia pues es necesario coordinar el control de producción, fabricación, inspección y personal de ingeniería; siendo utilizados en las operaciones de la fábrica
13. manuales de finanzas Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen que den numerosas instrucciones, ya que deben proteger los bienes de la empresa. Por eso este manual ayuda a la comprensión de todos los niveles administrativos
14. manuales de otras funciones Junto a las ventas, la producción, las finanzas y la administración de personal, en todas las empresas se dan otras áreas de actividad. Dependiendo de la naturaleza de la empresa se ponderará las funciones que necesiten la elaboración de un manual. Las principales categorías de manuales de empresas son: *Normas ☼ O rganización ► Procedimientos * Directrices – normas básicas de la empresa ☼ Detalle de estructura de organización ► Sistemas y y técnicas especificas
15. manuales de organización Exponen a detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones ,las actividades. Generalmente contienen gráficas de organización, descripción de trabajo cartas de límite de autoridad, etc.
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22. manuales de procedimientos Este manual presenta los procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo con ilustraciones, diagramas, cuadros y dibujos para aclarar datos
23. Los manuales de procedimientos, se utilizan también como un medio para comunicar los cambios en las rutinas de trabajo que se generan con el progreso de las empresas. Beneficios: Reducción de gastos generales Control de las actividades Mejoramiento de la eficiencia de operación y reducción de costos Guía de trabajo a ejecutar Revisión constante y mejoramiento de las políticas y procedimientos Auditoría administrativa de políticas, procedimientos y controles. Beneficios del Manual de procedimientos
24. Contenido del manual Dentro de este tipo de manual, existen tres secciones que aparecen invariablemente en todos ellos. Éstas son: Texto Diagramas Formas
25. Todo manual de procedimiento requiere que las informaciones o instrucciones que contenga se expresen en palabras. Éste describirá el procedimiento, enumerando en orden cronológico las operaciones de que se compone, en qué consiste cada operación y quién debe ejecutarla, cómo, cuándo, dónde y para qué debe ejecutarse. Además de señalar quién es el responsable del procedimiento, el objetivo que se persigue con su ejecución y por supuesto las políticas que deberán aplicarse. Texto
26. Dentro de esta sección, va la clasificación de las gráficas administrativas, aunque existe una gran confusión dentro de la terminología administrativa; ya que se utilizan varios términos para un mismo contenido; es decir, existen autores que nombran a los “diagramas” por medio de otros términos o conceptos. Veamos. diagramas AID Gráfica de Desarrollo de las Etapas de Trabajo Terry Carta de Flujo del Proceso Barnes Diagrama de Conjunto Pommeroy Gráfica de Operaciones Littlefield Cuadro de Curso de Actividades De la Llera Esquema de Ruta IACE Diagrama de Flujo Pommeroy Diagrama Esquemático de Trabajo Hendrick Cuadro de Proceso Autor Expresión
27. La mayor parte del material que se maneja está constituido por “formas”. Por eso, es importante incluir en el manual una sección de formas que contenga todas las que se emplean en el proceso que se describe, añadiendo además una explicación detallada y ejemplos sobre la manera de llenarlas. El empleo de cada una de estas, depende de la naturaleza del procedimiento de que se trate. Formas
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29. La metodología propuesta para el estudio de procedimientos comprende las siguientes etapas: Planeación del estudio: El primer paso será definir la naturaleza del problema en cuestión, esto permitirá fijar las bases para determinar el objetivo del estudio, además de proporcionarnos elementos de juicio para decidir la formulación y ejecución del plan de trabajo. Metodología de trabajo para el estudio de procedimientos
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33. En resumen, el “manual de procedimientos” es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa; y a su vez, contiene información y ejemplos de formularios, autorizaciones, y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades.
35. Esquema de la descripción de un procedimiento Unidad administrativa Nombre del conjunto de procedimiento Nombre del proceso Numeración arábiga Nº de la actividad Área de la actividad Horas invertidas por un hombre para realizar la actividad Tiempo acumulado en horas.
