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Análisis y Diseño de Sistemas II G2

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  • 1. ACTIVIDAD 1 ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II G2 MILENA BOTERO VILLAFAÑE UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA OCTUBRE 2013
  • 2. ACTIVIDAD 1 ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II G2 MILENA BOTERO VILLAFAÑE DOCENTE: LUZ STELLA GIRALDO G. UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA OCTUBRE 2013
  • 3. INTRODUCCIÓN: En las organizaciones el análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el objetivo de mejorarla con métodos y procedimientos más adecuados; esta sección presenta un panorama del análisis y diseño de sistemas describiendo el trabajo de los analistas de sistemas así como los diferentes tipos de usuarios que participan en el proceso de desarrollo. Cuando nos referimos al diseño de sistemas se refiere al proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema organizacional existente, pero antes de llevar a cabo esta planeación es necesario comprender, en su totalidad, el viejo sistema y determinar la mejor forma en que se pueden, si es posible, utilizar las computadoras para hacer la operación más eficiente. El análisis de sistemas, por consiguiente, es el proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras al sistema. Este es el trabajo del analista de sistemas. Una de las funciones primordiales del analista es buscar la información relacionada con las listas de reabastecimiento, pedidos pendientes, registros manuales del almacén y otros reportes, también necesita determinar dónde se origina esta información, ya sea en el departamento de compras, en el propio almacén o en el departamento de contabilidad prácticamente el analista debe comprender cómo trabaja el sistema actual y de manera más específica, cuál es el flujo de información en todo el sistema.
  • 4. ACTIVIDAD A REALIZAR: Leer cuidadosamente el documento de apoyo.  Teniendo en cuenta el Análisis y el Diseño de Sistemas de Información, realizar un cuadro comparativo, Mapa Conceptual o Diagrama de Flujo donde explique en formacompleta las funciones que cumple el Análisis y las funciones que cumple el Diseño, es necesario incluir las partes que conforman cada uno con su explicación o función. Nota: Se hace aclaración de que la elaboración de esta actividad depende del enlace externo que el docente nos proporciona. Al verificar el acceso a dicho link o enlace externo este no funciona, por tal motivo, se realiza la actividad de acuerdo a las definiciones que se encuentran en la plataforma o internet de: Análisis y Diseño de Sistemas.
  • 5. DESARROLLO A LA ACTIVIDAD UNO.  Para efectuar el desarrollo de esta actividad se hace adecuado realizar las siguiente definiciones que nos van a aclarar más ampliamente los conceptos de Análisis y Diseño de sistemas. 1. Concepto de Sistemas, su Clasificación y tipos. 2. Concepto de Sistemas de Información, elementos, clasificación y tipos.
  • 6. 3. Analista de Sistemas y funciones. 4. Tipos de Usuarios.
  • 7.  De acuerdo al tema que nos atañe se elabora de manera detallada los conceptos de Análisis y Diseño de sistemas de Información, según los conceptos ya descritos anteriormente. CONCEPTOS DEFINICION PASOS A TENER EN CUENTA ANALISIS DE SISTEMAS Es el estudio detallado de un sistema de información, partiendo desde sus características básicas con el objetivo de satisfacer unas necesidades de información a los usuarios, que sirvan de base para la elaboración o diseño de un sistema. Clasifica e interpreta hechos, diagnostica problemas y recomienda mejoras. DISEÑO DE SISTEMAS Es el proceso de aplicar principios y técnicas con el propósito de definir adecuadamente un proceso o sistema que coadyuda a su interpretación y realización física del mismo. Es una estrategia de alto nivel que construye soluciones para los problemas que presenta la organización. 1. Delimitar el alcance del sistema. 2. Identificar los usuarios que participan en el proceso. 3. Identificar los subsistemas de análisis. 4. Determinar los objetivos. 5. Determinar perfiles y responsabilidades. 6. Caracterizar estructuras y funcionamientos. 7. Evaluar salidas y productos. 1. Decisiones sobre la organización del sistema en subsistemas. 2. Asignación de subsistemas a componentes Hardware y Software. 3. Decisiones fundamentales sobre políticas y conceptos.
  • 8. CONCEPTOS ANALISIS DE SISTEMAS DISEÑO DE SISTEMAS CONCEPTOS ANALISIS DE SISTEMAS OBJETIVOS 1.Identificar las necesidades del cliente. 2.Asignar funciones al Hardware, software, personal, bases de datos y otros elementos del sistema 3.Evaluar los criterios del sistema, para determinar su viabilidad. 4.Realizaranálisis Técnico economico.Estudio de viabilidad (Economica, Tecnica y Legal) 1. Seleccionar aproximaciones para resolver un problema. 2. Decidir sobre la estructura y estilo del sistema. 3. describir los datos y procedimientos almacenados que se incluiran en el sistema DETALLE DE LAS PARTES (REFERENCIACION) 1. Identificacion de Necesidades 2. Estudio de Viabilidad 3. Planteamiento de alternativas DISEÑO DE SISTEMAS 1. Diseño de los datos 2. Diseño arquitectonico 3. Diseño de la Interfaz 4. Diseño de Procedimientos FUNCIONES 1. Crear mapas de la organización: Para conocer el entorno "sistemas y subsistemas", hardware y software. 2. Detallar Problemas de los sistemas existentes. 3. Identificar varias soluciones alternativaspara la organización y evaluar la viabilidad de cada una de ellas. 1. Diseño físico: Es el proceso de Traducción del modelo lógico a un diseño técnicoespecifico. 2.Diseño Lógico :Representa los componentes del sistema y sus relaciones mutuas. Es diseñar el paso a paso procedimental, para dar soluciones a los problemas encontrados en la fase de analisis DEFINICION Reunirse con el cliente y/o usuario e identificar los puntos que se quieren mejoray y desarrollar Se deben evaluar costos en todo sentido, para saber si se puede cumplir con la formula de costo beneficio Se debe realizar una evaluacion de los enfoques alternativos del desarrollo del producto o sistema Transforma el modelo creado durante el analisis , en estructuras de datos para implementacion del software Detalla claramente la relacion que debe existir entre cada uno de los elementos estructurales del programa Como se configura el software, para que genere la interaccion que se pretende entre los usuarios. Transformacion de elementos estructurales en la arquitectura del sistema
  • 9. OBSERVACION Para ilustrar un poco más acerca del diseño y análisis del sistema de Información, se adjunta un trabajo de análisis de SISTEMAS que personalmente efectué en la EMPRESA PALLOMARO S.A. hace aproximadamente un año, con el objetivo de dar una ilustración más detallada de lo que es un análisis de sistemas y en qué se diferencia a la fase de diseño. Esto para dar un enfoque aplicativo a la actividad propuesta. 1. ANALISIS DE SISTEMAS EMPRESA PALLOMARO S.A. 2. RESEÑA HISTORICA PALLOMARO S.A antes industrias López Pallomaro, es una empresa familiar la cual se dedica desde 1962 a la fabricación, importación y comercialización de cocinas industriales para hoteles, restaurantes, casinos, catering, clubes, etc. En sus inicios tuvo 3 sucursales que fueron Cali, Bogotá y Barranquilla esto posteriormente cambia cuando se divide y cada socio queda con una sucursal siendo Cali la única que continuo. En 1962 nace la empresa y en la actualidad se recuerda de manera especial que el manejo de materiales a fines permite que uno de los primeros trabajos de industrias López Pallomaro incluyeran el manejo de vallas y varios tipos de material publicitario con el tiempo la empresa crece y su producción tiende a diversificarse con la producción de estanterías, vitrinas, góndolas, muebles refrigerados para frutas y verduras y puestos de pago para atender segmentos como supermercados, droguerías y pequeños locales comerciales. 1968-1969 surge uno de los primeros grandes negocios con el seguro social. En 1970 la empresa evoluciono su producción con la entrada en el mercado de el acero
  • 10. inoxidable permitiendo entrar en el negocio de las cocinas integrales, y muebles para auto servicio. En 1971 la empresa logra adjudicación del mobiliario del servicio de alimentación masivo mas grande del país en su época, a demás logra realizar la dotación de mesas en acero inoxidable para la cocina del hotel más importante construido especialmente para responder a las exigencias de los juegos panamericanos. En 1974 la empresa entra en un re direccionamiento donde entra a un mercado más especializado dejando de fabricar muchos de los productos para enfocarse en cocinas integrales y algunas industriales como la fabricación de estufas, marmitas, freidores, lavadores de vajilla y refrigeración comercial. 1983-1986 la empresa entra en una nueva etapa importando directamente la lamina de acero inoxidable mejorando notablemente las utilidades de la empresa. 1986-1990 entra en una nueva etapa de importación en gran manera de equipos para cocinas integrales, logro también la distribución de Crathco marca americana de dispensadores de bebidas, paralelamente la empresa dejo de fabricar productos como las lavadoras y las neveras comenzando a comprar equipos a las empresas competidoras, creando además alianzas comerciales con industrias nacionales y extranjeras representando marcas importante de Estados Unidos, Inglaterra, Italia, España, Alemania, Brasil, Corea y Taiwán. Pallomaro actualmente contribuye al desarrollo, eficiencia y rentabilidad de los negocios de la industria hotelera y alimentaria creciendo sostenida en los últimos 20 años y manteniendo una alta rentabilidad, hoy es uno de los importadores y fabricantes de equipos para la industria de full service mas importante del país, y ahora con sucursales en Medellín, Bogotá, Pereira, Cartagena, y Cali.
  • 11. Organización: PALLOMARO S.A Dirección: Carrera 4 # 21-40 Cali Teléfono: 4855511 Contacto : Washington Palma (Outsourcing sistemas) 3. MISION Contribuir al desarrollo, eficiencia y rentabilidad de los negocios de la industria hotelera y alimentaria; ofreciendo asesoría y soluciones integrales y amigables con el medio ambiente, adecuadas a las necesidades específicas del cliente, por medio de un experimentado equipo humano con conocimiento del sector, comprometido y orientado a la acción; y con el respaldo de nuestros proveedores. 4. VISION Haremos de la alimentación un negocio valorado, eficiente y rentable en Colombia convirtiéndonos en los líderes en diseño, montaje y operación de los negocios de gastronomía en el 2015 5. VALORES CORPORATIVOS - Integridad Vocación de aprendizaje Orientación a la acción Creatividad e innovación
  • 12. - Cooperación Amor y servicio 6. CERTIFICACIONES La calidad es un factor estratégico imprescindible. Pallomaro S.A., desde hace más de 50 años, trabaja intensamente para extender la cultura de la calidad entre todos sus colaboradores; por eso, La certificación ICONTEC ISO 9001, al sistema de gestión de la calidad, proporciona a la compañía una base sólida, en cuanto al cumplimiento satisfactorio de los requisitos del sector y la excelencia en el desempeño, características compatibles con otros requisitos y normas como el Sistema de gestión ambiental, Seguridad y salud ocupacional, y Seguridad alimentaria, entre otros. 7. POLITICA DE CALIDAD A continuación compartimos con todos nuestros grupos de interés la política de calidad de Pallomaro S.A.
  • 13. “Exceder el cumplimiento de nuestra Misión Corporativa y de las expectativas de nuestros clientes internos y externos, a través del continuo mejoramiento en nuestro Sistema de Gestión de la Calidad y del alto compromiso y competencia de nuestro recurso humano.” 8. PROCESOS PALLOMARO S.A ha identificado cuatro tipos de procesos, los cuales están divididos en estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. PROCESOS ESTRATÉGICOS: Incluyen procesos relativos a la definición de estrategias, formulación de planes, programas y proyectos, definición de políticas y directrices de la Dirección. PROCESOS MISIONALES: Son todos los procesos que hacen parte de la gestión misional de la organización, entendidos como aquellos que operan para soportar la gestión del “negocio” y la prestación efectiva del servicio al cliente. PROCESOS DE APOYO: Son aquellos procesos que habilitan o apoyan la prestación del servicio al cliente por parte de los procesos misionales.
  • 14. Los Procesos de Evaluación son las actividades específicas de los procesos de Mercadeo y Comunicación, Planificación y Gestión Gerencial, Gestión de Calidad y Mejora que cuya responsabilidad es medir, verificar, controlar y hacer evaluación independiente y auditorías internas. Se identifican como actividad de Seguimiento, Control y Evaluación del SGC dentro de los procesos Estratégicos. Para mayor claridad ver el anexo 1: GCFO0015 MAPA DE PROCESOS. La secuencia e interrelación de los procesos están documentadas en el GCFO0014 CARACTERIZACION DE PROCESOS, en ellas se establece: la actividad de cada proceso, el responsable del proceso, el Objetivo del proceso, sus entradas (recursos, información), las salidas (resultados. Productos y/o servicios), clientes y proveedores del proceso, y se describen las acciones de seguimiento y medición de los procesos lo que permite mantener bajo condiciones controladas el desempeño de los procesos.MANUAL DE GESTIÓN DE CALIDAD PALLOMARO S.A. 9. INFRAESTRUCTURA PALLOMARO S.A proporciona y mantiene los recursos necesarios para la prestación del servicio, y se asegura que el producto se conserva y manipula en condiciones ambientales óptimas para lograr la conformidad con los requisitos del producto, (iluminación, temperatura, aseo y humedad). La empresa PALLOMARO S.A provee los medios y condiciones adecuadas para el desempeño eficaz de los procesos: .- Equipos de protección personal para cargos que revisten riesgos ocupacionales, coordinados y controlados por los integrantes del Comité Paritario de Salud Ocupacional. .- Norma de seguridad industrial que preserve la salud del empleado. .- Mantenimiento periódico de los recursos, con el objeto de prevenir fallas en su funcionamiento (Hardware, Software, e instalaciones. Procedimiento LGFO0007 DE MANTENIMIENTO. .- El Jefe de Compras realiza verificación de que todos los Mantenimientos de Infraestructura de la compañía se realicen periodicamente 10. RECURSOS TECNOLOGICOS
  • 15. Un recurso es un medio que permite satisfacer necesidades o alcanzar objetivos. Los recursos tecnológicos son medios con los que se vale la tecnología para cumplir su propósito. Los recursos tecnológicos sirven para optimizar procesos, tiempos, recursos humanos; agilizando el trabajo y tiempos de respuesta que finalmente impactan en la productividad y muchas veces en la preferencia del cliente o consumidor final. Los recursos tecnológicos considerados se clasifican como específicos (o tangibles) y transversales (o intangibles). Los recursos específicos incluyen herramientas, equipos, instrumentos, materiales, máquinas, dispositivos y software específicos necesarios para lograr el propósito técnico establecido.Por su parte, los recursos transversales son de tipo intangible, y pueden ser identificados como capital intelectual (estructural y humano) o de manera más general como información y conocimiento. Los recursos transversales son necesarios para el desarrollo de los procesos que se aplican sobre un sistema (cadena de valor, unidad estratégica de negocios, empresa) y sus componentes. Algunos recursos transversales, son: personal que interviene en procesos técnicos, estructura organizacional asociada a la actividad técnica, proveedores y usuarios con los que se tiene relación, información necesaria para los procesos técnicos de la organización y conocimiento sobre los mismos, sea implícito (en la mente del personal) o explícito (documentado o codificado)Sobre la base anterior, definimos la tecnología como el uso inteligente de los recursos tecnológicos, para el logro de objetivos de una organización. 11. Políticas de Tecnología de Información y Comunicación PALLOMARO S.A. Política 1: Establecimiento de un marco metodológico. El Departamento de Informática y telecomunicaciones es el responsable de establecer un marco metodológico que incluya la clasificación, identificación y evaluación de los riesgos en materia de tecnología, así como, su administración y documentación. El objetivo es identificar los recursos informáticos, clasificar su criticidad y sensibilidad dentro de la organización, además de crear planes para minimizar las amenazas de forma razonable y establecer la responsabilidad del personal.
  • 16. Política 2:Competencia Tecnológica. El Departamento de Informática y telecomunicaciones es el ente técnico que asesora, administra, gestiona recursos y provee soluciones en el área tecnológica. Podrá autorizar a otras instancias a ejecutar labores en apego a las normas establecidas. El objetivo es regular y estandarizar los recursos tecnológicos de tal forma que se minimicen los riesgos de interrupción de servicios de la organización. Política 3: Capacitación en materia de seguridad informática. El Departamento de Gestión Humana, en coordinación con del Departamento de Informática y telecomunicaciones, deberán incluir dentro de sus planes de capacitación, formación y entrenamiento, los contenidos necesarios para que la población judicial conozca las políticas, procedimientos y mejores prácticas en materia de seguridad informática. El objetivo es sensibilizar a los funcionarios de los peligros de seguridad en materia tecnológica, que amenazan la organización, así como, proporcionar el conocimiento necesario para que ayuden en la seguridad informática de la institución. Política #4: Denuncia de incidentes. Todos los funcionarios de la organización son responsables de denunciar ante la autoridad competente, los incidentes de seguridad, debilidades en los sistemas y fallas que puedan impactar negativamente la seguridad de la información y en general de los activos tecnológicos de la institución. El objetivo es el de minimizar los daños de los incidentes y fallas de seguridad. Política #5: Sanción del incumplimiento. El departamento de Gestión Humana es el responsable de sancionar el incumplimiento de las políticas de acuerdo con las normativas. Política #6: Acuerdos de confidencialidad. Los Departamentos de Gestión Humana y de Compras son los responsables de incluir en los contratos respectivos, los acuerdos de confidencialidad y seguridad necesarios para el manejo de documentación institucional. Esto con el objetivo de minimizar el riesgo de que información confidencial sea manipulada por personal no autorizado. Políticas sobre seguridad física y ambiental Se refiere a la protección de la información y software contra robo, vandalismo, desastres naturales, catástrofes realizadas por el hombre, daño accidental de edificios y equipos. Para minimizar los efectos antes mencionados se requiere de
  • 17. construcciones seguras, preparación contra emergencias, fuente de poder confiables, control de clima adecuado y protección contra intrusos. Política #7: Espacio para ubicación de dispositivos. La Dirección Administrativa en coordinación con el Departamento de Informática y telecomunicaciones, son responsables de identificar y proveer una ubicación física segura para la instalación de los dispositivos de tecnología de información a ser colocados en las edificaciones, además, debe garantizar la infraestructura idónea que salvaguarde los activos físicos y lógicos, considerando las mejores prácticas y reglas internacionales de seguridad informática. El objetivo es prevenir el daño, la interferencia y los accesos no autorizado a los dispositivos tecnológicos. Política #8: Protección de áreas sensibles. Los Departamentos de Informática y telecomunicaciones, Seguridad y Vigilancia, así como los jefes de las oficinas donde se ubique equipo sensible, son los responsables de proteger, gestionar las condiciones necesarias y monitorear que únicamente el personal autorizado por el Departamento de Tecnología tenga acceso a estas áreas de acuerdo con las mejores prácticas del mercado. El objetivo es prevenir el daño, la interferencia y los accesos no autorizado a la información y a las zonas restringidas. Política #9: Control de entrada y salida de equipo. El Departamento de Seguridad y Vigilancia y el personal que éste designe, así como los Jefes de oficinas, son los responsables de controlar el ingreso y salida de equipo informático, de acuerdo con las mejores prácticas de seguridad. El objetivo es prevenir la instalación no autorizada de equipo y la extracción de dispositivos propiedad de PallomaroS.A Política #10: Mantenimiento de la infraestructura tecnológica. El Departamento de Informática y telecomunicaciones, así a través de sus dependencias, será el responsable de administrar y dar mantenimiento, en cualesquiera de las formas en que lo estime conveniente, a la infraestructura tecnológica, incluyendo los equipos servidores, la red de datos, los sistemas de telefonía, microcomputadores y periféricos que se utilizan; de conformidad con las mejores prácticas y reglas internacionales de seguridad informática (ISO 27001). El objetivo es asegurar que la plataforma tecnológica opere en óptimas condiciones así como facilitar la continuidad del servicio. Política #11: Uso, desecho y reutilización de medios electrónicos o impresos con información. El Departamento de Informática y telecomunicaciones es el responsable de establecer los procedimientos y controles adecuados para usar, desechar o reutilizar los medios con información electrónica o impresa. El objetivo es
  • 18. el de prevenir la difusión, modificación, substracción o destrucción de los datos de la organización. Política #12: Alimentación eléctrica adecuada para los equipos. El Departamento de Mantenimiento, en coordinación con el Departamento de Informática y telecomunicaciones, es el responsable de garantizar la continuidad, la calidad y el control del suministro de energía eléctrica necesario para el funcionamiento de la plataforma tecnológica de la institución. El objetivo es prevenir daños a los equipos y la interrupción de las actividades de la institución. Políticas sobre Seguridad lógica La seguridad lógica garantiza el acceso a la información y a los dispositivos de forma autorizada, minimizando la posibilidad de que eventos irregulares pongan en riesgo la seguridad y que la información sea accedida o divulgada por personas malintencionadas. El acceso a recursos informáticos restringidos y a los datos almacenados dentro de estos, debe ser limitado a Usuarios Autorizados. Los Usuarios Autorizados y su nivel de privilegio deben ser especificados por el dueño del recurso, es decir la oficina o persona que tiene bajo su responsabilidad el mismo, salvo en los casos estrictamente necesarios, donde se requiera la intervención del Departamento de Tecnología para procurar la continuidad del servicio y el cumplimiento de los objetivos Institucionales. Política #13: Desarrollo y adquisición de sistemas. El Departamento de Informática y telecomunicaciones es el responsable de definir y establecer los estándares y procedimientos para el desarrollo, mantenimiento y adquisición de sistemas de información, incluyendo la custodia del código fuente, ambientes de prueba y toda la infraestructura tecnológica relacionada, de conformidad con las mejoras prácticas del mercado y reglas internacionales de seguridad informática. El objetivo es minimizar los riesgos de falla en los sistemas, velar por la utilización adecuada de los recursos y garantizar que estos contribuyan conel cumplimiento de los objetivos institucionales. Política #14: Instalación y actualización de software en las computadoras. El Departamento de Informática y telecomunicaciones, así como el personal que este designe, son los únicos autorizados para instalar, actualizar y desinstalar software y programas en los equipos , para lo cual se tomarán en cuenta las mejores prácticas y reglas internacionales de seguridad informática. El objetivo es proteger la integridad del software, la información y la plataforma tecnológica contra software malicioso y programas no autorizados.
  • 19. Política #15: Adquisición de hardware y software. El Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones es el responsable de recomendar, asesorar y avalar lo relativo a la adquisición y distribución de licencias de software, equipos de seguridad, comunicaciones y otros dispositivos que compongan la plataforma tecnológica. El objetivo es garantizar que los diferentes puestos de trabajo cuenten con la tecnología apropiada para la realización de sus funciones, en un ambiente de seguridad controlada. Política #16: Resguardo de la información. El Departamento de Informática y telecomunicaciones es el responsable de definir los procedimientos y técnicas para administrar, proteger, respaldar, conservar y eliminar la información digital, contenida en los diferentes medios de almacenamiento (cintas, discos y otros medios), para lo cual se tomarán en cuenta las mejores prácticas y reglas internacionales de seguridad informática. El objetivo es mantener la integridad, disponibilidad, confidencialidad y oportunidad de la información digital del Poder Judicial, a lo largo de su ciclo de vida. Política #17: Control de acceso a los recursos tecnológicos: El Departamento de Informática y telecomunicaciones, definirá los procedimientos, herramientas y técnicas para el ingreso, registro, contabilidad y monitoreo en los diversos elementos de la plataforma tecnológica, tomando en cuenta las mejores prácticas y reglas internacionales de seguridad informática. El objetivo es garantizar la protección de la información en los sistemas y servicios que se brindan en la Institución, contra daños, pérdidas o accesos no autorizados. Política #18: Continuidad de los servicios. El Departamento de Informática y telecomunicaciones, con el apoyo de la Administración Superior, es el responsable de planificar, diseñar, implementar y revisar, los procesos y acciones a ejecutar ante posibles contingencias que afecten el óptimo funcionamiento de la plataforma tecnológica y de sus servicios derivados. El objetivo es el de minimizar el impacto que tienen las interrupciones en los servicios y recursos tecnológicos. Política #19: Gestión de proyectos de tecnología. El Departamento de Informática y telecomunicaciones en conjunto con la dependencia usuaria correspondiente, serán los responsables de crear, documentar, administrar y gestionar los proyectos de Informática y telecomunicaciones, utilizando herramientas, técnicas y procedimientos derivados de las mejores prácticas y reglas internacionales. El objetivo es garantizar la consecución de los objetivos de la Institución. Política #20: Administración estratégica en TI. El Comité Gerencial, con la asesoría del Departamento de Informática y telecomunicaciones, asignará la prioridad a los proyectos y esfuerzos a realizar en
  • 20. materia tecnológica. El objetivo es garantizar que la organización destine de manera adecuada los recursos tecnológicos necesarios para el cumplimiento de los objetivos institucionales. Política #21: Cumplimiento del marco legal. El Comité Gerencial velará por el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos y el marco jurídico inherente a la gestión tecnológica. El propósito será evitar los conflictos legales y minimizar los posibles perjuicios económicos y de otra naturaleza. Información tomada BIBLIOTECA DIGITAL PALLOMARO S.A 12. GENERALIDADES PLATAFORMA TECNOLOGICA PALLOMARO S.A. Para realizar una descripción detallada de la plataforma tecnológica que utiliza la organización PALLOMARO S.A. , se definen algunos conceptos técnicos para claridad de las personas que puedan utilizar este trabajo como medio de consulta: El sistema Informático: Se define como el Subconjunto de componentes del Sistema de Información que posibilita el tratamiento automático de la información. Basados en la definición anterior, podemos decir que PALLOMARO S.A cuenta con los siguientes componentes para posibilitar el tratamiento automático de la información: Subsistema Físico Conjunto de disposiciones físicas interrelacionadas que constituyen un sistema con capacidad para captar, almacenar, procesar y emitir datos e información de acuerdo con las instrucciones que le hayan sido suministradas al efecto por el subsistema lógico.
  • 21. a. Recursos humanos:constituidos por personas que interactúan con el Sistema de Información. Éstos pueden ser a su vez: • Operadores de computadoras:personas encargadas de conseguir la información. • Especialistas en Sistemas de Información:analistas y programadores de sistemas que desarrollan y operan los Sistemas de información. • Usuarios finales:llamados también clientes, que usan un sistema de información ya generado. b. Pueden ser: trabajadores de oficina, clientes o gerentes. Hardware:constituidos por los dispositivos físicos utilizados en el procesamiento de información. Los equipos se subdividen en los siguientes elementos: a) Unidades Centrales de Proceso (CPU):conocidas como procesadores centrales, contienen microprocesadores y se constituyen en el cerebro de la computadora. b) Memoria Principal:lugar donde se almacenan datos y programas que luego serán procesados por el CPU. Se divide en dos tipos de memoria: • La memoria RAM:espacio donde están los programas y datos antes de ejecutarse o procesarse. • La memoria ROM:área donde la información guardada, contiene información y programas ejecutados con frecuencia y cuyo contenido no varía con el tiempo. c) Dispositivos periféricos:elementos conectados al CPU y sirve como vía de comunicación entre la computadora y el usuario. Se divide en tres dispositivos: • Los dispositivos de entrada:usados para introducir datos y dar órdenes a la computadora. Los más comunes son el teclado, mouse, escáner y cámaras.
  • 22. • Los dispositivos de almacenamiento:utilizados para guardar información que no se pierde al apagar la computadora y que se pueden eliminar de ser necesario. Los más comunes son los discos duros. • Los dispositivos de salida:usados para comunicar la información obtenida hacia el exterior. Las unidades más utilizadas los monitores y las impresoras. Se tienen las siguientes categorías de ordenadores Ordenador Personal Servidor Estación de Trabajo (Workstation) Miniordenador mainframe c. Software Clasificado en • Software del sistema:son programas del sistema operativo computacional. Se utiliza en unos equipos Windows XP, WINDOWS 7 y WINDOWS 8 en los portátiles de los altos directivos. • Software de aplicación:son programas de los usuarios finales. CRM: Para el manejo de clientes ERP: SIIGO Versión 7.0 del año 2005 Microsoft Office 2010 Adobe Reader 3XCPHONE: para comunicación interna y externa, este aplicativo integra Corel Draw (versión año 2007) : Para el área de diseño SISTEMA ERP (SIIGO VERSION 7.1)
  • 23. El Sistema ERP SIIGO, es un sistema que posee o integra los modulos de COMPRAS, ACTIVOS FIJOS,CUENTAS POR PAGAR, CUENTAS POR COBRAR, COMERCIAL,TESORERIA Y PRESUPUESTOS Este sistema lleva instalado en la organización 8 años, desde que la organización era una sociedad Limitada y no era un gran contribuyente, presenta un ambiente de trabajo bajo ambiente windows. PLATAFORMA Y REQUERIMIENTOS: Se puede instalar bajo cualquier plataforma, Windows (9X, 2000 XP, 2000 Server), Windows NT, Unix, Linux. Es debuena aceptabilidad, ya que permite trabajar la Base de datos bajo cualquier ambiente. Los usuarios deben estar en ambiente Windows. OTRAS CARACTERÍSTICAS: Esta desarrollado bajo Windows en Visual Basiccon Bases de Datos SQL, dándole un mayor rendimiento a los procesos. •Bases de Datos SQL y en algunos programas Access
  • 24. d. Datos:En la organización se presentan de muchas formas, incluyendo datos alfanuméricos (compuesto de letras y números); pueden también estar compuestos de textos, oraciones o párrafos; imágenes (gráficos y figuras); o audio y video. e. Redes de comunicación:permiten unir los equipos computacionales y así compartir información. Los elementos de redes incluyen: a) Medios de comunicación, los cuales pueden ser : • Medios conductores: transmiten datos gracias a impulsos eléctricos (cables coaxiales) o de luz (fibra óptica). • Medios radiados: transmite datos por medio de frecuencias (ondas de radio, microondas, satélite) o de luz (infrarrojos). EN PALLOMARO se encuentran las siguientes redes .- Red de Cableado estructurado en PALLOMARO S.A. El cable es el medio que los PC de una red se pueden comunicar el uno con el otro. Hay distintitos tipos de cables para hacer una red, que siempre está sujeto a la topología de la red, con esto tendremos que tener en cuenta varios factores
  • 25. Estos son los distintos tipos que podemos encontrar en una Lan(Local Area Network, Red de Área Local): Cable de par trenzado sin apantallar / UTPUnshieldedtwistedpair Cable de par trenzado apantallado / STPShieldedtwistedpair Cable coaxial Cable de fibra óptica LANs sin cableado Swich o Hut Punto de acceso inalambrico .- RED INALAMBRICA EN PALLOMARO S.A. Una red inalámbrica es, como su nombre lo indica, una red en la que dos o más terminales (por ejemplo, ordenadores portátiles, agendas electrónicas, etc.) se pueden comunicar sin la necesidad de una conexión por cable.
  • 26. Con las redes inalámbricas, los usuarios del sistema en PALLOMARO S.A. pueden mantenerse conectados cuando se desplaza dentro de una determinada área geográfica. Por esta razón, a veces se utiliza el término "movilidad" cuando se trata este tema. Las red inalámbrica de PALLOMARO S.A. se basa en un enlace que utiliza ondas electromagnéticas (radio e infrarrojo) en lugar de cableado estándar. Dicha red permite que los dispositivos remotos se conecten sin dificultad, ya se encuentren a unos metros de distancia como a varios kilómetros. Asimismo, la instalación de estas redes no requiere de ningún cambio significativo en la infraestructura existente como pasa con las redes cableadas. Tampoco hay necesidad de agujerear las paredes para pasar cables ni de instalar porta cables o conectores. Esto ha hecho que el uso de esta tecnología se extienda con rapidez. INTRANET PALLOMARO Es la red Interna que utiliza la Organización, y en donde se almacena toda la información inherente a políticas, procedimientos y eventos de la organización .
  • 27. b) Soportes de redes:Incluye los recursos humanos, hardware y software que ayudan a utilizar redes de comunicación. Sus componentes son: • Los procesadores de comunicaciones:los módems y procesadores que permiten intercomunicar redes. • El software de control de comunicaciones:sistemas operacionales de redes y paquetes de navegadores para Internet. GOOGLE CHROME Y MOZILLA Internet: Sistema global de redes de ordenadores interconectadas que se comunican mediante el uso de un protocolo de comunicación (TCP/IP) para la transmisión de datos que es común y entendible por todos los equipos conectados. Banda Ancha: Se refiere al acceso a Internet de alta velocidad, incluye varias tecnologías como: ADSL : Línea digital asimétrica de información Modem de cable BPL : Banda ancha por línea eléctrica Wifi : Acceso inalámbrico La informática de nube o “cloudcomputing” Esta tecnología se basa en los avances de la informática distribuida, permite una gran escalabilidad del sistema. Actualmente se utiliza para enlazar en las diferentes regionales la gestión de cartera Servicios de valor añadido aportan funcionalidades adicionales en cuanto al acceso a la información a través de las redes de comunicación. Permiten acceder, tratar, depositar y recuperar información almacenada en lugares remotos. Suponen una mejora en la realización de transacciones entre empresas y entre personas. Se clasifican en servicios de voz, servicios de datos y servicios de imagen:
  • 28. Servicios de Voz  Audioconferencia  Audiomensaje  Información registrada  Radiotelefonía privada  Telefonía basada en Internet (VOIP) Servicios de Datos  Correo electrónico  Conferencia asistida por ordenador  Aplicaciones de mensajería electrónica instantánea o chats  Acceso a bases de datos online  Transferencia electrónica de ficheros (FTP)  Videotex  Facsímil  La Telealarma y la telemedida  Radio búsqueda y localización  Intercambio electrónico de datos (EDI) Servicios de Imagen  Videoconferencia  Acceso a bases de datos de imágenes  Bases de datos de vídeo 13. BENEFICIOS DE LA UTILIZACION DE ESTAS HERRAMIENTAS EN LA ORGANIZACION La utilización del sistema de información en Pallomaro debe ayudar a integrar los diversos subsistemas o departamentos de la organización, de tal forma que la sinergia de los mismos, nos lleve al cumplimiento de los objetivos o metas, a través de una adecuada toma de decisiones. Siguiendo este patrón de comportamiento podemos detallar .El sistema CRM PallomaroS.A. : La principal ventaja que trae aparejada la implementación de la Gestión de las Relaciones con los Clientes es el aumento de la información que esta posee de sus actuales y potenciales clientes, lo que permite direccionar la oferta hacia sus deseos y necesidades, aumentando así el grado de satisfacción y optimizando su ciclo de vida.Otraventajas que trae aparejada la
  • 29. implementación del CRM son el aumento de las ventas y la reducción del ciclo de venta. Esto se ve reflejado en la organización porque año a año su crecimiento es importante. .El sistema ERP (SIIGO VERSION 7.0) Sistema Integrado deSoftware de Contabilidadcon los módulos (Contable,Proveedores, Tesorería y Activos Fijos) Administrativos y Financieros. Estárelacionado con todas las demás aplicaciones. ElSoftware de Contabilidadestá desarrollado de acuerdo a lasnecesidades del mercado y las normas gubernamentales, con elSoftware de Contabilidadse tiene una gran flexibilidad para el ambiente Administrativo yFinanciero. Es fácil de manejar el Software de Contabilidad ya que cada módulo leorienta qué parámetros (NIT, CIT, Cuentas, Saldos, Saldos por Tercero, Saldospor Proyectos, Comprobantes, etc.) debe primero crear. El Software deContabilidad maneja el Plan de Cuentas fijado por el Gobierno (PUC), o cualquier Plan de Cuentas, dependiendo del país donde se encuentre. El Software deContabilidad controla los Saldos por Cuentas, Saldos por Centros y Subcentros deCostos, Saldos por Tercero, Saldos por Proyectos, Saldos por plan de CuentasAlterno, maneja la Información de todo el año en línea, lo que permite hacer ajustes en el momento que se requiera sin necesidad de recurrir a procesosadicionales o bajar copias de seguridad. El Software de Contabilidad general Presupuesto a nivel de Cuentas Mayores y Auxiliares, dando la facilidad degenerar el Presupuesto Real de los movimientos contables, el Software deContabilidad maneja la Información Tributaria, Información Exógena de unamanera ordenada para que se puedan elaborar los Anexos Tributarios y loscertificados de Retención en la fuente, el Software de Contabilidad generaConsolidación de Empresas, debido a que puede manejar varias empresas en elmismo programa. Los programas de contabilidad Sirven como poderosas herramientasadministrativas, debido a que ellos son los que le proveen información precisade la situación financiera de la empresa, y esto lo logran con la generación dediferentes informes tales como balance general, estado de resultados, estado decambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera y estado deflujos de efectivo.
  • 30. En el trabajo que desempeño en la organización es una buena herramienta para la labor encomendada. COREL DRAWun programa de dibujo vectorial que facilita la creación de ilustraciones profesionales: desde simples logotipos a complejos diagramas técnicos. Las prestaciones mejoradas de utilización de texto y las herramientas de escritura de CorelDRAW le permitirán crear proyectos de gran cantidad de texto, como folletos e informes, con más facilidad. Este software es para realizar diseños de equipos de acuerdo a los requerimientos y necesidades de los clientes. Esta situación permite un mejor costeo y organización para la elaboración o fabricación del equipo. 14. VENTAJAS COMPETITIVAS Esta trazabilidad en la utilización de los sistemas en la organización PALLOMARO S.A. permite tener ventajas con respecto a la competencia en lo que se refiere a: 1.- Manejo de Clientes 2.- Nichos de Mercado, gracias al CRM (Clientes Potenciales) 3.- Procesamiento agil de las ordenes de producción, mediante la utilización del COREL DRAW 4.- Comunicación efectiva en cada uno de los funcionarios de la organización, mediante la utilización de la INTRANET 5.- CRM como soporte comercial en diversas negociaciones 6.- Negociaciones viaVOIP (manejo virtual) 15. MEJORAS AL SISTEMA DE LA ORGANIZACIÓN PALLOMARO S.A. POR MILENA BOTERO VILLAFAÑE
  • 31. De acuerdo al conocimiento obtenido de los sistemas de información de la ORGANIZACIÓN “PALLOMARO S.A.” según visita realizada EL MARTES 1 DE OCTU BRE DE 2012 por los funcionarios descritos anteriormente y atendida por el ingeniero WASHINGTON PALMA realizamos el presente informe : 1.- Resumen ejecutivo de los analistas de sistemas a) Situación problemática: Pese a tener un sistema ERP como el SIIGO versión 7.0, se observa en los departamentos de contabilidad, costos, presupuestos y financiero, que efectúan informes manuales –sin la ayuda de dicho sistema- debido a que la versión 7.0 no es muy fuerte en la parte de informes. Adicional a lo anterior el sistema no está presentando seguridad en el proceso de la información, ya que se ha detectado que se están borrando documentos contables. Como hecho agravante a esta situación, el proveedor brinda poco soporte y a costo alto. Lo anterior se sustenta en lo evidenciado en la visita como 1.- Un servicio inoportuno a los usuarios, situación que genera inconformidad. 2.- No se generan informes administrativos que permitan tener un control detallado de los recursos que utiliza la organización. Los presupuestos se efectúan en Excel. 3.- No hay seguridad y oportunidad en la información. Efectos : Esta situación genera reprocesos y tiempos improductivos. A parte de que la toma de decisiones se vuelve lenta e inoportuna en ciertas situaciones Se genera información distorsionada y que puede ocasionar toma de decisiones errada.
  • 32. Recomendación : La recomendación efectuada por nuestra organización KFJ CONSULTORES S.A.S, para solucionar el proceso manual que se está efectuando en la actualidad en PALLOMARO S.A., a parte de los otros problemas que se están presentando con el sistema ERP es su cambio inmediato , lo anterior sustentados en lo siguiente: 1.- PALLOMARO S.A. es una organización que en la actualidad posee más de 200 empleados, sus activos superan los 18 mil millones y más del 50% de sus compras son importaciones, aparte de que es una empresa que vende al año mas de 40 mil millones de pesos; basado en esto y según lo que estipula la ley 1314 de 2009 , esta organización debe emitir estados financieros bajo normas internacionales a partir del primero de Enero de 2014. Esto conlleva a afirmar que el software que actualmente posee (ERP) no cumple con lo que exige la reglamentación nacional. 2.- El crecimiento de la Organización exige un mejor manejo de la información financiera y contable para evitar sanciones de los entes fiscalizadores (como la DIAN y SUPERSOCIEDADES). Por lo anterior es recomendable levantar un mapa de procesos para observar requerimientos y necesidades de cada una de las áreas en la actualidad con el objetivo de efectuar cotizaciones a los diversos proveedores de software Con lo anterior se obtiene 1.- Agilización en la mayoría de los procesos de la organización. 2.- Información oportuna y al día. 3.- Control de la información. 4.- Cumplimiento en la emisión de estados financieros bajo norma local e internacional Lo anterior porque los actuales procesos, no cumplen con las exigencias actuales de los usuarios, esto dado el volumen de información que se tiene a la fecha. Se utilizó como herramienta la observación directa, cuestionarios y comparación de las variables costo-beneficio, para dar un dictamen al respecto.
  • 33. b) Situación problemática : SEGURIDAD DE LA INFORMACION, pese a poseer una política definida para la seguridad del sistema y proteger toda la información de la organización, no se cumple a cabalidad, debido a que la persona que actualmente está a cargo del departamento de informática y telecomunicaciones está contratado como outsourcing , manejando todas las claves, permisos y rutas de la organización , aparte de que solo asiste 3 veces a la semana Efectos: fuga de información y falta de soporte constante Recomendación: Es adecuado realizar la contratación de una persona que se haga cargo del Departamento de sistemas, para brindar un soporte adecuado y constante en la organización. Aplicar las políticas de seguridad a cabalidad utilizando como soporte una bitácora que debe ser auditada constantemente, por el auditor de gestión y control de calidad. c) Situación problemática: obsolescencia de gran cantidad de Equipos. En la visita efectuada se observaron equipos con un grado alto de deterioro, que de acuerdo a la función que prestan deben ser reemplazados Efecto: Problemas con funcionarios, por el lento procesamiento de la información Recomendación: efectuar las actualizaciones del caso, a través de convenios e importaciones, esto de acuerdo al requerimiento del nuevo sistema a implementar. Esto debe ser visto como una inversión a largo plazo.
  • 34. BIBLIOGRAFIA .- Componentes de un sistema Pagina consultada el 2 de Octubre de 2012 http://www.slideshare.net/jeshuko/componentes-de-unsistema-de-informacin .- Redes inhalambricas Pagina consultada el 2 de Octubre de 2012 http://es.kioskea.net/contents/818-redes-inalambricas .- infraestructura tecnológica Pallomaro S.A. www.pallomaro.com

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