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Ntic practica 2 lo ultimo

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Ntic practica 2 lo ultimo Ntic practica 2 lo ultimo Document Transcript

  • UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS PRACTICA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACION 1.2.1 ¿Que es Información? 1. Diseño de Sistemas de Información (Burch-Grudnitski:) La información la componen datos que se han colocado en un contexto significativo y útil y se ha comunicado a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones. 2. Sistemas de Información Gerencial ( Gordon B. Davis.) La información es un dato que ha sido procesado en una forma significativa para el receptor y su valor es real o percibido actualmente o en acciones prospectivas o en decisiones. 3. Análisis y Diseño de Sistemas de Información: ( James A. Senn) Conjunto de datos que dentro de contexto significativo y útil, ésta se comunica a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones. 4. Enciclopedia Británica En lo general el término información se refiere a los factores y opiniones enviadas y recibidas durante la vida diaria. Se obtiene información directamente de otras personas, medios masivos, bancos de datos y de todos los fenómenos que observamos en el ambiente. 5. Teoría General de Sistemas (John P- Van Gigh) Grados de libertad que existen en una situación específica para elegir entre señales, símbolos, mensajes o patrones a trasmitirse, que permiten la elaboración de un concepto. 6. Sistemas de Información administrativa. (Robert G. Murdick) Es un signo o conjunto de signos que impulsan a la acción. Se distingue de los datos, porque estos no son estímulos de la acción, si no simplemente cadenas de caracteres o patrones sin interpretar. 7. Análisis y Diseño de Sistemas. (Kendall y Kendall) Elemento decisivo que en un momento dado determina el éxito o fracaso del negocio ya que no es un producto exclusivamente colateral de la operación de la empresa, sino que es si, es uno de los promotores de la misma. 8. Administración (David R. Hampon) La base de toda información son los datos, los hechos que describen una entidad. Los datos se convierten en información al procesarlos y darles una forma significativa. La información es en realidad, datos transformados para comunicar un significado o conocimiento. 9. Administración de Organizaciones. (Fremont E. Kast y James E. Rosenzweig) Es la sustancia de los sistemas de comunicaciones, en sus diversas formas (impulsos 1
  • electrónicos, palabras escritas o habladas, informes formales), la información es un ingrediente básico par la toma de decisiones. Aumenta nuestros conocimientos y podría llevar a cambio en creencias, valores y actitudes. Alumnos de Sistemas de Información: Es obtener y conocer los datos suficientes de una determinada situación o problema, de tal manera que se tengan las bases suficientes para formarse un concepto y tomar un curso de acción, elegir o tomar una decisión determinante Genera tu propia definición de información. Tomando referencia a las definiciones expuestas; la información es un conjunto de datos que se encuentran en un contexto significativo y útil, esta información es utilizada por el receptor, quién la emplea para tomar decisiones.. DATOS. Es un conjunto de señales o signos con un significado particular. COMUNICACION. Es el proceso mediante el cual un conjunto de signos y/o señales salen y llegan desde un emisor a un receptor. INFORMACION. La información la componen datos que se han colocado en un contexto significativo y útil y se ha comunicado a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones. 1.2.2 Categorías de la Información: Se puede clasificar de muchas formas diferentes pero para una empresa la importancia que tiene es respecto a quien va dirigida y para quien es útil. 1. Estratégica • Información estratégica es un instrumento de cambio. • Enfocada a la planeación a largo plazo • Orientada a la alta administración. 2. Táctica 2
  • • Información de control administrativo • Es un tipo de información compartida. • Tiene una utilidad a corto plazo. 3. Operacional • Información rutinaria. • Muestra la operación diaria. • Tiene una utilidad a muy corto plazo. Ejercicio: Si este es el esquema de una empresa: Ordena del lado izquierdo las categorías de la información. Ordena en el lado derecho las frases Información Externa e Información interna según la maneje la empresa. 1.2.3 Conceptos básicos de Sistemas 3
  • Sistema: Es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Los sistemas son todo lo que rodea al ser humano; por ejemplo, se sienten sensaciones físicas originadas por un complejo sistema nervioso, un conjunto de partes que incluye al cerebro, espina dorsal, nervios y células sensitivas especiales debajo de la piel, que trabajan conjuntamente para hacer sentir calor, frío, comezón, etc. El hombre se comunica por medio del lenguaje, que es un sistema altamente desarrollado de palabras y símbolos que tienen significado; vive de acuerdo con un sistema económico en el cual los bienes y servicios se intercambian por otros de valor comparable. Con frecuencia no se advierte; pero un negocio también es un sistema. Sus partes tienen nombres como mercadotecnia, producción, ventas, investigación, embarque, contabilidad y personal. Estos componentes trabajan todos juntos para crear una utilidad que beneficie a los empleados y a los accionistas de la firma. Cada una de estas partes es un sistema en sí mismo. Cuando se comienza a ver lo abundante que son los sistemas, no sorprende darse cuenta que cada sistema del negocio depende de una o más entidades abstractas llamadas sistemas de información. Por medio de estos sistemas los datos pasan de una persona o departamento a otro y puede realizarse cualquier cosa, desde comunicaciones entre oficinas y comunicaciones telefónicas, hasta un sistema de computadora que genere informes periódicos para diferentes usuarios. Los sistemas de información, sirven a todos los sistemas de un negocio. Ellos son el lazo que mantiene unidos a diferentes componentes en forma total, que pueden trabajar de manera efectiva hacia el mismo objetivo. TIPOS DE SISTEMAS Y SUS CARACTERISTICAS ABIERTOS CERRADOS Conceptuales (Ec. Matemáticas). Experimentos de laboratorio Naturales y hechos por el Hombre Sistemas Sociales Hombre-Maquina, Maquina Estacionarios y no Estacionarios Permanentes y Temporales Características: TOTALIDAD: su funcionamiento requiere de la unión de todos los subsistemas que en él estén integrados. BUSQUEDA DE OBJETIVOS: Para la permanencia del sistema éste busca definir un sentido de unidad y propósito. EQUIFINALIDAD: El sistema tiene más de una forma de lograr los objetivos. INTERRELACION E INTERDEPENDENCIA: Todos los elementos del sistema 4
  • interactúan entre sí, y el resultado de cada uno de ellos depende por lo menos de la actividad de sus elementos. REGULACION: Son los esfuerzos del sistema para mantener su equilibrio dinámico. JERARQUIA: Todo sistema contiene elementos los cuales a su vez cuentan con sub- elementos y todo el sistema a su vez es parte de un sistema mayor. ADAPTABILIDAD: Es la capacidad del sistema para adaptarse a su entorno. EFICIENCIA: Son los esfuerzos para utilizar los recursos en la mejor forma posible. SINERGIA: La interacción de las partes individuales, se vuelve más eficiente que si cada parte actuara de manera aislada. HOMEOSTASIS: Tratan de mantener su naturaleza, intentando controlar las amenazas de los factores externos. Estando en constante cambio. 1.2.4 Sistemas de Información. "Todo sistema organizacional depende, en mayor o menor medida de una entidad abstracta denominada sistema de información." Sistema de Información (SI): Definición 1: Es un grupo de gente, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos que escoge, almacenan, procesan y recuperan datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de información a los niveles gerenciales para que sea utilizada eficientemente. Definición 2: Es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y líneas telefónicas hasta sistemas de cómputo que generan reportes periódicos para varios usuarios. Definición 3: Los sistemas de información es el medio por el cual se enlazan todos los componentes de un sistema para alcanzar el objetivo. Características de los sistemas de información modernos: • Sistemas sencillos sirviendo a funciones y niveles múltiples dentro de la empresa. • Acceso inmediato en línea a grandes cantidades de información. • Fuerte confiabilidad en la tecnología de telecomunicaciones. • Mayor cantidad de inteligencia y conocimientos implícita en los sistemas. • La capacidad para combinar datos y gráficas. 5
  • 1.2.5 Elementos de un sistema de Información: Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen: • El equipo computacional, es decir, el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas. • El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual esta formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere. • Los datos o información fuente que son introducidos en el sistema; son todas las entradas que necesita el sistema para generar como resultado la información que se desea. • Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son parte del software del sistema de información que hará que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan. Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información. 6
  • 1.3.1 Clasificación de los sistemas de información: A. Transaccionales.(Sistemas transaccionales) • Las principales características son: • A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra. • Normalmente son el primer tipo de SI que se implanta en las organizaciones. • Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. • Tienen la propiedad de ser recolectores de información. • Son fáciles de justificar ante la dirección ya que sus beneficios son visibles y palpables. Escribe 3 Ejemplos: 1. Código de barra 2. Sistemas bancarios en las sucursales, 3. Los cajeros automáticos, 4. Los sistemas WEB de compras B. Sistemas de Apoyo a las decisiones (Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Gerenciales o Sistemas Ejecutivos, Sistema de Soporte para la Toma de Decisiones en Grupo.) • Suelen introducirse después de haber implantado los sistemas transaccionales. • Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. • La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y de alta administración en el proceso de la toma de decisiones. • No suelen ahorrar mano de obra. • La justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil. • Suelen ser SI interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final. • Apoyan la toma de decisiones que por su naturaleza son repetitivas. • Pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas. Escribe 3 Ejemplos: 1. Decidir el programa de producción del próximo mes. 2. Decidir los instrumentos de inversión más rentables en el corto plazo. 3. Decidir el nuevo limite de crédito de los principales clientes. C. Sistemas Estratégicos: (Sistemas Expertos (ES), Sistemas Estratégicos) • Su función principal no es apoyar a la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de 7
  • sistemas puede llevar a cabo dichas funciones. • Suelen desarrollarse "in house". • Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución permanente dentro de la organización. • Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. • Apoyan el proceso de innovación dentro de la empresa. Escribe 3 1. Comercio Electrónico (e-bussines) • Transferencia electrónica de fondos (EFT) • Intercambio electrónico de datos(EDI) 2. Comunicación electrónica con el proveedor 3. Sistemas de administración de la relación con clientes: Estrategia de negocios que busca mejorar la rentabilidad, los ingresos y la satisfacción del cliente. CRM (Customer Relationship Management) 1.3.2 Objetivos. En la década de los noventas, los sistemas de información cumplirán dentro de las organizaciones tres objetivos básicos. a. Automatización de procesos operativos. (Sistemas transaccionales) b. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de la toma de decisiones. (Sistemas de soporte a las decisiones) c. Lograr ventajas competitivas a través de su implementación y uso.(Sistemas estratégicos) Objetivos generales de los SI • La principal función de un SI es proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que mejoren al máximo la relación que existe entre los recursos de la empresa. • Este sistema tiene el propósito general de ayudar a los gerentes en la planeación, control y toma de decisiones. • Asegurar que la información exacta y confiable esté disponible cuando se necesite y que se le presente en forma fácilmente aprovechable. • Incrementar la productividad operacional. • Hacer que el proceso de información deje de ser información fragmentada, conjeturas inspiradas en la intuición y solución de problemas aislados. En otras palabras, el objetivo primordial de un Sistema de Información Administrativo (SIA) es proporcionar a la empresa un mecanismo para el ejercicio 8
  • de la administración. Para que esto se cumpla se requiere que se tome en cuenta y se determine lo siguiente: a) ¿Qué datos se requieren? b) ¿Cuándo se requieren? c) ¿Quién o quienes los necesitan? d) ¿En qué forma se necesita? e) ¿Cuánto cuestan? f) ¿Prioridad de procesamiento de datos? g) ¿Cómo debe ser el control? h) ¿Cuál debe ser su alcance? Tendencias Futuras El uso de la tecnología de información en las empresas se ha incrementado considerablemente y en un futuro será aún mayor. Las principales tendencias respecto a los Sistemas de Información son las siguientes: • La tecnología de información se usará como parte de la estrategia corporativa, es decir, el uso de los Sistemas de Información que dan ventaja competitiva (sistemas estratégicos) se incrementará. Las empresas de más éxito serán manejadas por personas que sean capaces de desarrollar aplicaciones estratégicas de la tecnología de la Información de manera creativa. • La tecnología será parte del trabajo en equipo en las empresas. Esta tecnología será usada para reducir el trabajo, mejorar la calidad, dar mejores servicios a los clientes o para cambiar la forma en que ser trabaja. Los trabajadores usarán las computadoras personales conectadas en red, y las fabricas usarán la tecnología para el diseño y control de producción. • El uso de la tecnología transformará a la organización y cambiará su estructura. Como ejemplo de ello puede verse el uso del correo electrónico, el intercambio electrónico de datos y el acceso a información externa por medio de redes como internet. • La tecnología facilitará la creación de las oficinas virtuales para las personas que requieren estar en diferentes localidades, permitiendo el uso del correo electrónico y de conferencias por computadoras y de esta manera facilitar la comunicación global. La tecnología de información apoyará de manera importante el rediseño de los procesos de negocios. Las técnicas de reingeniería de procesos continuarán apoyándose en los sistemas de información. 1.4.2 El Enfoque de Sistemas La interacción entre sistemas y subsistemas, actividades y funciones en una empresa son algo muy real. Aunque puede resultar conveniente estudiar mercadotecnia independientemente de las demás actividades de la empresa, tales como fabricación, 9
  • compras y contabilidad en las operaciones cotidianas de la organización estas funciones no son independientes entre sí. Las políticas de contabilidad influyen en los procedimientos de compra; los lineamientos para efectuar compras afectan el proceso de fabricación; y este último determina la naturaleza de los programas de venta que establece la organización. Su objetivo fundamental es organizar y administrar las relaciones reciprocas de las partes o subsistemas en las organizaciones. El enfoque de sistemas comienza con una serie de objetivos y se dedica al diseño del todo a diferencia del diseño de los componentes o subsistemas. El enfoque de sistemas tiene una característica muy importante pues permite diseñar sistemas para lograr la acción de las partes de una manera simultanea aun cuando estas se encuentren separadas lo que produce un efecto total mayor al que produciría la suma de los efectos considerados de una manera independiente. El enfoque de sistemas tiene 2 finalidades básicas. • Fomentar el desarrollo y la buena administración de los sistemas de operación (flujos de dinero, finanzas, humanos y técnicos). • Diseñar sistemas de información para la toma de decisiones. El enfoque de sistemas además tiene ciertas características particulares: a) Es Organizado. Se apoya en el método científico b) Es Creador. Permite el desarrollo del analista como tal. c) Es teórico. Se basa en métodos establecidos. d) Es Pragmático. Proporciona soluciones reales y factibles. Una habilidad importante de los analistas de sistemas es su capacidad para adquirir un panorama global de todas las actividades y operaciones de una organización. Distinguir y comprender las relaciones entre las diversas funciones de los diferentes departamentos y considerar, a lo largo del proceso de desarrollo, el impacto que ésta tiene en toda la organización, conducirá a los analistas a crear los sistemas de información más útiles; útiles porque se adaptan a los que existen en ese momento en la organización. Poner atención a la interdependencia de unidades dentro de una organización, ya sea por medio del enfoque de sistemas o por un panorama global, es importante si se desea que el sistema que desarrolla el analista tenga la mayor utilidad para la empresa que lo solicita. El Reto De Los Sistemas De Información: 1) El reto estratégico de los negocios • Los cambios tecnológicos se mueven más rápido que los cambios de los seres humanos o las instituciones. • Necesitarán del uso de la tecnología para simplificar la comunicación y la 10
  • coordinación. • Si las instituciones solo automatizan lo que hacen actualmente, dejan pasar en gran medida el potencial de la tecnología de la información. 2) El reto de la globalización. • Que los sistemas puedan dar soporte a las ventas y compras de productos en muchos países. • Dadas las diferencias en el lenguaje, culturales y políticas daban lugar a un caos y a la falla de controles de la administración central. 3) El reto de la arquitectura de la información. • Nuevas formas de hacer negocios • Dan más importancia la hardware, software y redes. 4) El reto de la inversión en los sistemas de información. • Una cosa es usa la tecnología de información para diseñar, producir, entregar y mantener nuevos productos, y otra cosa es ganar dinero haciendo esto. • Cambio organización debido al desarrollo de sistemas más eficientes. 5) El reto de la responsabilidad y control. • Los SIBC juegan un papel crítico en los negocios, en el gobierno y en la vida diaria, entonces debemos asegurarnos que sean precisos, confiables y seguros. • Los sistemas automáticos o semiautomáticos que funciones mal pueden traer daños desastrosos. • Una empresa hace un inversión al desastre si emplean sistemas que no operen como debieran, que no den información que las personas puedan interpretar y usar correctamente. Razones para iniciar Proyectos de Sistemas de Información: Las aplicaciones de sistemas de información tienen su origen en casi todas las áreas de una empresa y están relacionadas con todos los problemas de la organización. Para alcanzar los objetivos, las empresas emprenden proyectos de desarrollo de sistemas de Información por una o más de las siguientes razones: Las 5 letras "C": Capacidad • Mayor velocidad de Procesamiento. • Incremento en el Volumen. • Recuperación más rápida de la información. 11
  • Control • Mayor exactitud y mejora en consistencia. Comunicación: • Mejora en la comunicación. • Integración de áreas de la Empresa. Costos • Monitoreo de costos. • Reducción de costos. Ventaja Competitiva • Atraer clientes. • Dejar fuera a la competencia. • Mejores acuerdos con los proveedores. • Desarrollo de nuevos productos. Ejercicios: 1. ¿Cuál es la función de la Información? 2. Analice la siguiente afirmación: "La información es el cemento que mantiene unida la organización". 3. Mencione y describa 7 maneras de utilizar la Información 4. Investigue cuáles son los atributos de la Información. 5. Investigue la relación de los Conceptos Sistemas de Información con la aplicación de los conceptos del Enfoque de Sistemas. 6. Explique tres objetivos básicos que se persiguen a través de los SI: 7. Elegir una empresa y discutir que información es relevante para el cumplimiento de sus objetivos, además de ordenarla de acuerdo a las categorías de la información. 8. Mencionar cinco sistemas que sean típicos en la etapa de inicio de una empresa. 9. Elaborar el diseño conceptual de un Sistema de Información, indicando claramente las entradas, almacenamiento, proceso y las salidas. 10. Hacer una lista de los Sistemas de Información que se encuentren operando en alguna empresa mediana o grande indicando el tipo de sistema al que pertenece cada uno. 11. Haga una comparación entre los diferentes tipos de usuarios de los sistemas de información. ¿Qué diferencias existen entre las responsabilidades de cada uno? 12. Comenta la Teoría de las Etapas de Richard Nolan (Sistemas de Información para la Toma de Decisiones, Daniel Cohen pag. 9) 13. Comente lo siguiente "La mayoría de los problemas que se tienen con los sistemas de información desaparecerán cuando las computadoras sean más rápidas y baratas." 14. En un grupo con tres o cuatro compañeros describir un sistema de información en términos de sus insumos, procesos y productos. Y en términos de las 12
  • características de su administración, organización y tecnología. Desarrollo ¿Cuál es la función de la Información? la información es un conjunto de datos que se encuentran en un contexto significativo y útil, su función principal es la de ser utilizada por el receptor, quién la emplea para tomar decisiones; además sirve para generar conocimientos. Analice la siguiente afirmación: "La información es el cemento que mantiene unida la organización". Esa oración es verdadera, ya que una organización tiene que valerse de la información necesaria ya sea tanto de sus clientes como de sus competidores y proveedores, con el fin de crear ventajas competitivas, además que manejar información es de mucha utilidad porque nos ayuda a predecir el comportamiento que podrían tener determinada organización. Mencione y describa 7 maneras de utilizar la Información 1. La información nos sirve para la toma de decisiones 2. Transformar esa información en conocimiento y agregar así un ítem más a nuestro saber 3. Através de ellas lograríamos tener un mayor conocimiento de nuestro entorno 4. La información en este mundo globalizado es de esencial importancia para prepararse en una carrera universitaria. 5. Para la enseñanza. Los profesores y todos aquellos que se desempeñen como educadores tienen que estar actualizados 6. Las agencias de viaje. Porque tienen que estar al día con la información de los turistas, ya que el mundo cambia a pasos agigantados. 7. Para la innovación de productos. Investigue cuáles son los atributos de la Información. Atributos de la información en el hombre y en las máquinas 1) Finalidad: La información debe tener una finalidad en el momento de ser transmitida. El propósito básico es informar, evaluar, convencer u organizar la información. 13
  • 2) Modo y formato: Los modos de comunicar información al ser humano son sensoriales. El hombre recibe la mayor parte de la información en formatos de material verbal o documentos. Las máquinas la reciben en el formato de patrones de energía, cintas, tarjetas e incluso en forma escrita. 3) Redundancia/eficiencia: La redundancia es el exceso de información transmitida por unidad de datos. Constituye una medida de seguridad en contra de los errores en el proceso de comunicación. La eficiencia del lenguaje de datos es el complemento de la redundancia. 4) Velocidad: La velocidad de transmisión o recepción de información es el tiempo que uno se tarda en entender un problema en particular. 5) Frecuencia: La frecuencia con que se transmite o recibe información repercute en su valor. La información que aparece con excesiva frecuencia tiende a producir interferencia, ruido o distracción. 6) Determinística o probabilística: La información determinística supone que existe un solo valor. Si la información es probabilística, se da un conjunto de resultados posible junto con sus probabilidades correspondientes. 7) Costo: Constituye un factor limitante en la obtención de información. Es necesario evaluar constantemente el valor de la información y su costo. 8) Valor: Depende mucho de otras características: modo, velocidad, frecuencia, características determinísticas, confiabilidad y validez. 9) Confiabilidad y precisión: Es más caro obtener una gran precisión y confiabilidad que bajos valores de ambas. Por tanto es posible un intercambio entre costo y precisión/confiabilidad. 10)Exactitud: Mide la aproximación de un número a lo que verdaderamente debería ser. 11)Validez: Es una medida del grado en que la información representa lo que pretende representar. 12)Actualidad: Designa la antigüedad de la información. 13)Densidad: Es el “volumen de información” presente en un informe o mensaje. Los informes largos tienen poca densidad de información. Las tablas y gráficas presentan la mayor cantidad de ella en la forma más condensada. Investigue la relación de los Conceptos Sistemas de Información con la aplicación de los conceptos del Enfoque de Sistemas. el objetivo primordial de un Sistema de Información Administrativo (SIA) es proporcionar a la empresa un mecanismo para el ejercicio de la administración, 14
  • en cambio El enfoque de sistemas tiene 2 finalidades básicas. fomentar el desarrollo y la buena administración de los sistemas de operación (flujos de dinero, finanzas, humanos y técnicos) y diseñar sistemas de información para la toma de decisiones El enfoque de sistemas aplicado al estudio del fenómeno organizacional, comienza a darse a conocer en el mundo después de la Segunda Guerra Mundial, cuando algunos psicólogos comprendieron que se necesitaba de la visión de otras ciencias para entender de manera más completa el comportamiento humano. Esta situación conlleva actualmente a la formación de equipos con expertos en diversas ciencias, lo que ha resultado en un enriquecimiento del conocimiento organizacional. Para 1966, los psicólogos sociales Daniel Katz y Robert Kahan publican un libro titulado The Social Psychology of Organization, que es considerado por muchos autores como el trabajo más representativo de la aplicación de la teoría de sistemas en las organizaciones. Mediante el análisis sistémico que ellos realizaron sobre las organizaciones, crean un modelo teórico que permite entender al organismo social como una entidad en donde existen insumos, los cuales se procesan dentro del sistema dando como resultado productos o servicios. A continuación de manera simple se esquematiza el enfoque de sistemas aplicado al estudio del fenómeno organizacional. Explique tres objetivos básicos que se persiguen a través de los SI: a.Automatización de procesos operativos. (Sistemas transaccionales) •A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización. •Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización. •Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. •Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior. 15
  • •Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. a.Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de la toma de decisiones. (Sistemas de soporte a las decisiones) •Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información. •La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones. •Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso. •No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión. •Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final. •Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado. •Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática. •Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc. a.Lograr ventajas competitivas a través de su implementación y uso.(Sistemas estratégicos) •Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones. Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. 16
  • •Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos. •Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. •Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos. •Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios. Elegir una empresa y discutir que información es relevante para el cumplimiento de sus objetivos, además de ordenarla de acuerdo a las categorías de la información. Sony Corporation ( Sonī Kabushiki Gaisha?), o simplemente Sony es una de las empresas más grandes del mundo de origen japonés y uno de los manufacturadores líderes en la electrónica de consumo, el audio y el vídeo profesional, los videojuegos y las tecnologías de la información y la comunicación. Entradas: • Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc. • Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc. • Facturas (interfase automático). • Pagos, depuraciones, etc. Proceso: • Cálculo de antigüedad de saldos. • Cálculo de intereses moratorios. • Cálculo del saldo de un cliente. Almacenamiento: • Movimientos del mes (pagos, depuraciones). • Catálogo de clientes. 17
  • • Facturas. Salidas: • Reporte de pagos. • Estados de cuenta. • Pólizas contables (interfase automática) • Consultas de saldos en pantalla de una terminal. Mencionar cinco sistemas que sean típicos en la etapa de inicio de una empresa. 1. Sistemas de Información de Oficina (SIO). 2. Sistemas de Procesamiento de Transacciones (SPT). 3. Sistemas de Información Gerencial (SIG). 4. Sistemas para la Administración de Reportes (SAR). 5. Sistemas de Soporte de Decisiones (SSD). Elaborar el diseño conceptual de un Sistema de Información, indicando claramente las entradas, almacenamiento, proceso y las salidas.  Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.  Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).  Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre 18
  • otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.  Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes. Hacer una lista de los Sistemas de Información que se encuentren operando en alguna empresa mediana o grande indicando el tipo de sistema al que pertenece cada uno. Braskem Esta empresa petroquímica brasileña se ha beneficiado de las aplicaciones de SAP Business Suite y de SAP NetWeaver en operaciones y en la gestión de la cadena de suministro. El Caso SRM Es importante señalar que el caso de este software Supplier Relationship Management (SRM) provee al empresario y a su negocio, según Anderson, Hope-Ross (2004) en su artículo “SMBs Embrace SRM Solutions via Service Providers” [primera cita]. El ciclo de vida de un SRM incluye lo siguiente: 1. Desarrollar valor de ingeniería y estrategia 2. Identificar y evaluar materia prima 3. Negociar contratos 4. Crear transacciones por contrato especifico de precios 5. Administración y monitoreo de materia prima y relaciones, incluyendo crisis. 19
  • Haga una comparación entre los diferentes tipos de usuarios de los sistemas de información. ¿Qué diferencias existen entre las responsabilidades de cada uno? Desde un punto de vista empresarial Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización. Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general. Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones. Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto. Comenta la Teoría de las Etapas de Richard Nolan (Sistemas de Información para la Toma de Decisiones, Daniel Cohen pag. 9) Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación: Fases (Nolan): inicio, contagio, control y madurez Inicio  Orientada a las demandas de mecanización  Busca reducir costes  Se centra en Proceso de Datos  Existe una barrera Dirección – Responsables CPD  No existe conexión objetivos – CPD Es el primer paso de una empresa. se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles. Contagio  Crecimiento  Planificación aislada de objetivos de la compañía  Desarrollo bajo demanda Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados 20
  • en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc. Control  Busca sincronizar Dirección – Dpto. SI  Busca crear un SI en consonancia con las necesidades de la compañía  Trata de establecer un proceso de racional en el Plan de SI  Se va considerando de mayor importancia estratégica  Funcionamiento Pasivo (Estrategia condiciona SI) Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta). Madurez  Armonía y sincronía entre estrategia y Plan de SI (bi-lateral)  Se busca obtener ventajas competitivas  Lo ideal es realizar un proceso evolutivo que se modifica la cultura de la empresa  Componentes de un Plan (Fase Control):  Análisis de la situación actual (negocio y sistemas)  Lista de Proyectos a medio plazo  Prioridad de cada proyecto  Asignación de Recursos  Mecanismos de Evaluación de Resultados  Actividades donde puedan hacerse mejores cosas (eficacia) y hacer las cosas mejor (eficiencia)  Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.  Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad.  El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad.  El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.  El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación. 21
  •  En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.  Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir el computador a la empresa. Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección). Comente lo siguiente "La mayoría de los problemas que se tienen con los sistemas de información desaparecerán cuando las computadoras sean más rápidas y baratas." Eso es cierto, ya que estamos evolucionando de forma acelerada, en esta epoca el consumidor obtiene información por cantidad, ahora es necesario que la empresa sepa interactuar con el cliente En un grupo con tres o cuatro compañeros describir un sistema de información en términos de sus insumos, procesos y productos. Y en términos de las características de su administración, organización y tecnología . SISTEMAS DE INFORMACION Conjuntodeelementosqueinteractúanentresíconelfindeapoyarlaactividadesdeun aempresaonegocio.  Equipo computacional  Recurso humano  Datos  Programas  Telecomunicaciones  Procedimientos Objetivos Básicos de los S.I.  Automatización de procesos operativos  Proporcionar información útil para toma de decisiones. 22
  •  Lograr ventajas competitivas a través de la Tecnología de Información. Sistemas Transaccionales  Suelen lograr ahorros significativos de mano de obra  Intensivo sen entrada y salida de información; cálculos y procesos simples.  Recolectores de información  Fáciles de justificar financieramente.  Fácilmente adaptable a paquetes de aplicación que se encuentran en el mercado. Sistemas de Apoyo a las Decisiones  IntroduccióndespuésdehaberimplantadolossistemasTransaccionales másrelevantes.  Apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración.  Intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información.  Sistemas interactivos y amigables.  Apoyan la toma de decisiones repetitivas y no repetitivas.  Pueden ser desarrollados por el usuario final. Sistemas Estratégicos  Buscan lograr ventajas que los competidores no posean. (Bases de competencia en cada UEN)  Uso de TI para apoyar la estrategia competitiva de la organización, a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien para reducir la ventaja de sus rivales. (Wiseman) Sistemas Estratégicos: características  Desarrollo in house  Desarrollo basado en incrementos  Creadores de barreras de entrada al negocio  Los beneficios generados se convierten en estándares de la industria.  Apoyan el proceso de innovación de productos y procesos dentro de la empresa. 23