Gerenciamento de compras e serviços

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Gerenciamento de compras e serviços

  1. 1. Gerenciamento de Compras e Serviços
  2. 2. Apresentação Apresentação dos serviços públicos, qualquer que seja a sua natureza e modo de execução, requer sempre a realização de compras de bens e materiais e a contratação de serviços Na administração pública, não é raro encontrar situações em que os procedimentos de compras e contratações comprometem os cronogramas, e as vezes os resultados, de implantação de projetos e implementação de políticas GCSV 1
  3. 3. Também não é raro a existência de conflitos mudos entre as áreas ditas fins e as administrativas, particularmente com áreas responsáveis pelas compras e contratações. Às vezes, há conflito também entre as áreas de compras e contratações e as áreas financeiras. Enfim, a gestão de compras e contratações é uma função estratégica para o bom desempenho das demais atividades dos órgãos e entidades estatais, mas nem sempre recebe a atenção devida. A visão global do processo - da elaboração do projeto básico até a prestação de contas anual dos atos administrativos - e o conhecimento das características básicas e dificuldades de execução das principais atividades do processo facilita a integração da equipe, a superação de entraves burocráticos e a descentralização de funções, necessárias à implantação de uma administração gerencial. GCSV 2
  4. 4. Objetivos Proporcionar aos servidores o conhecimento do conjunto das atividades e atos administrativos envolvidos nos procedimentos de compras de bens e contratações de serviços, visando a melhoria global do processo e a maior eficiência do servidor na execução de suas funções específicas. Proporcionar informações técnicas para a realização das funções de assessoramento, coordenação e gerenciamento, seja no encaminhamento dos procedimentos de compras de materiais e contratações de serviços para a implementação de políticas públicas, seja na condução do processo para superação dos entraves e conflitos administrativos no âmbito dos órgãos e entidades estatais, seja ainda na implantação de estruturas administrativas mais flexíveis e mais adequadas ao desenvolvimento da administração gerencial. GCSV 3
  5. 5. Critérios de Análise Condições Básicas Motivação pessoal e entrosamento da equipe Os processos de trabalho baseados nos princípios da administração gerencial requerem ainda mais o entrosamento da equipe e a motivação Pessoal de cada agente Elementos Estratégicos Flexibilidade das estruturas e capacitação de pessoal A gestão do conjunto do processo tem sido cada vez mais o foco de atuação visando aumento de produtividade e controle da qualidade GCSV 4
  6. 6. Princípios Constitucionais Legalidade: só pode fazer o que a lei autoriza e segundo suas normas Impessoalidade: tratamento a todos em iguais condições Moralidade: atuações em função do interesse público e em conformidade com a ética Publicidade: manutenção da plena transferência dos comportamentos e atos da Administração GCSV 5
  7. 7. Contexto Atual No estudo dos atuais procedimentos administrativos de compras e contratações não se pode perder de vista que nos encontramos em um momento de rápidas mudanças É preciso considerar: O movimento de globalização da economia e da cultura; A reforma do estado em discussão; A revolução informacional em curso A crescente crescente de fortalecimento da Sociedade Civil GCSV 6
  8. 8. Visão Global do Processo Uma visão global do processo deve: Incorporar a gestão do contrato Recebimento do bem ou serviço Pagamento ao contrato Prestação de contas GCSV 7
  9. 9. Requisitos Indispensáveis do Processo de Compras e Contratação Justificar a decisão de comprar ou contratar (projeto básico) Abertura de processo administrativo (art. 38 da Lei nº 8.666) Obedecer aos princípios constitucionais (art. 37 da Constituição) Obedecer aos procedimentos da lei de licitações (Lei nº 8.666/93 atualizada pela Lei nº 8.883/84 e Lei no . 9.648/98.) Obedecer aos procedimentos da execução orçamentária, do controle da execução orçamentária e da contabilidade (Lei nº 4.320, arts. 58 a 70; 75 a 106) GCSV 8
  10. 10. Principais etapas do Processo de Compras e Contratação Procedimentos: Lei: Justificar a decisão (projeto básico) 8.666 Abrir processo administrativo 8.666 Reservar recursos (empenho da despesa) 4.320 Realização da licitação 8.666 Formalização do contrato 8.666 Execução do contrato (recebimento do bem ou serviço/liquidação da despesa) 8.666/4.320 Pagamento (realização da despesa) 4.320 Controle dos registros das despesas 4.320 Prestação de contas (balanço e controle interno) 4.320GCSV 9
  11. 11. Itens do Edital Objeto de licitação Prazo e condições para assinatura do contrato ou retirada do instrumento, para execução do contrato e para a entrega do objeto da licitação Sanções Local para aquisição ou exame do projeto básico Disponibilidade de projeto executivo Condições para participação na licitação Critério para julgamento GCSV 10
  12. 12. Locais, horários e meios de acesso para consultas Condições equivalentes de pagamento entre empresas brasileiras e estrangeiras Critério de aceitabilidade dos preços unitários e global Critérios de reajuste Limites para pagamento de instalações e mobilização de recursos físicos Condições de pagamento Instruções e normas para os recursos Condições de recebimentos do objeto da licitação GCSV 11
  13. 13. 1 Introdução
  14. 14. 1.1 Abordagem do tema O assunto é abordado aqui sob o ponto de vista do administrador O interesse é pelo conhecimento do processo no seu conjunto, verificando quais são as atividades que devam ser executadas e como elas se encadeiam em procedimentos determinados, segundo a divisão e organização do trabalho no órgão ou entidade pública e atendendo as determinações legais. Introdução 1
  15. 15. Não se trata do estudo de licitações e contratos sob abordagem jurídica. A legislação pertinente é estudada e analisada quanto à sua aplicação. Interessa conhecer os procedimentos impostos pela legislação, analisar as limitações e possibilidades de organização do trabalho visando qualidade e eficiência. Também não é uma abordagem administrativa - operacional. O objetivo não é desenvolver capacitação especializada para desempenho das funções específicas do processo de compras, mas sim para a gestão do conjunto do processo. Introdução 2
  16. 16. 1.2 - Caracterização do Problema Introdução 3 O problema que se pretende equacionar, com o desenvolvimento dos conteúdos do curso, pode ser caracterizado como sendo a “abertura da caixa preta” em que normalmente se transformam os setores administrativos e financeiros dos órgãos e entidades públicas em geral
  17. 17. Área solicitante Prestação de contas Caixa Preta Introdução 4
  18. 18. Opera-se com total separação entre o corpo técnico e o corpo administrativo, geralmente com conflitos Esse tipo de operação dificulta a constituição do espírito de equipe e impede a utilização de flexibilidades da lei para adaptar os procedimentos aos objetivos e às características do projeto que se pretende executar Por outro lado, o trabalho administrativo fica bastante dificultado pelo desconhecimento do projeto, particularmente se este for mal formulado ou redigido de forma incompleta Introdução 5
  19. 19. Abertura da Caixa Preta A organização do processo depende de como está dividido e organizado o trabalho na entidade. A divisão exagerada do trabalho e a organização de estruturas muito hierarquizadas aumentam, desnecessariamente, as atividades do processo Há um conjunto de atividades e de atos administrativos que devem ser encadeados segundo estabelecido em lei O conhecimento e a visualização do conjunto das atividades já possibilita, por si, uma melhor compreensão, por parte de cada servidor, do trabalho por ele executado Introdução 6
  20. 20. Visão Global do Processo Uma visão global do processo deve todas as atividades administrativas envolvidas na execução do projeto; deve incorporar a gestão do contrato, o recebimento do bem ou serviço, o pagamento ao contratado e a prestação de contas Trata-se de buscar a efetiva superação da visão fragmentada, promovendo a integração entre as atividades-fim e atividades-meio; isto é, a integração entre o corpo técnico e administrativo Introdução 7
  21. 21. A responsabilidade e os méritos pelo resultados serão, neste caso, atribuídos à todos. Abre-se espaço para a participação, negociação e a apropriação coletiva dos resultados Abre-se, também, possibilidades para uma boa gestão do conjunto do processo, com identificação de responsabilidades e indicadores de desempenho Introdução 8
  22. 22. 1.3 Critérios de análise e pressupostos para a organização do trabalho Introdução 9
  23. 23. Condições Básicas Motivação pessoal e entrosamento da equipe A maior autonomia de cada agente/unidade do processo requer de todos e de cada um uma visão global sobre o processo e a clara compreensão da missão, objetivos e metas da instituição Os processos de trabalho baseados nos princípios da administração gerencial requerem ainda mais o entrosamento da equipe e a motivação pessoal de cada agente Introdução 10
  24. 24. Elementos estratégicos O conhecimento generalista e a criatividade passaram a ser valorizados como parceiros importantes do conhecimento especializado Flexibilidade das estruturas e capacitação de pessoal A gestão do conjunto do processo tem sido cada vez mais o foco de atuação visando aumento de produtividade e controle da qualidade A facilidade e rapidez de acesso às informações técnicas e às novas tecnologias coloca a capacitação de pessoal como elemento estratégico para instruir as decisões e aumentar a eficiência do trabalho Introdução 11
  25. 25. 1.4 Contexto No estudo dos atuais procedimentos administrativos de compras e contratações não se pode perder de vista que nos encontramos em um momento de rápidas mudanças. É preciso considerar: O movimento de globalização da economia e da cultura A reforma do Estado em discussão A revolução informacional em curso e A crescente tendência de fortalecimento da Sociedade Civil Introdução 12
  26. 26. Proposta para o funcionamento das organizações sociais Introdução 13 Manutenção dos princípios da licitação Adoção de procedimentos administrativos próprios (definidos em manuais internos) em substituição aos procedimentos legais Substituição da lei pelo contrato de gestão como instrumento de controle Substituir o controle dos procedimentos (disciplinados em lei) pelo controle dos resultados (definidos no contrato de gestão)
  27. 27. 2 Conceitos Básicos
  28. 28. Governo Atividade política e discricionária Conduta independente Comanda com responsabilidade constitucional e política Composto pelos poderes executivo, legislativo e judiciário Administração Atividade neutra, normalmente vinculada à lei ou à norma técnica. Conduta hierarquizada Comanda com responsabilidade técnica e legal. Composta pelas entidades estatais com respectivos órgãos públicos, pelas entidades autárquicas e fundacionais e pelas entidades paraestatais Conceitos Básicos 1 2.1 Governo e Administração Pública
  29. 29. A Administração é o instrumental de que dispõe o Estado para por em prática as opções políticas do Governo A Administração não pratica atos do governo; pratica atos administrativos, com maior ou menor autonomia funcional O Governo e a Administração atuam por intermédio de suas entidades (pessoas jurídicas), de seus órgãos (centros de decisão) e de seus agentes (pessoas físicas investidas em cargos e funções) Conceitos Básicos 2
  30. 30. Do ponto de vista formal: Governo é o conjunto de Poderes e órgãos constitucionais; Administração é o conjunto de órgãos instituídos para consecução dos objetivos do governo Do ponto de vista material: Governo é o complexo de funções estatais básicas; Administração é o conjunto das funções necessárias aos serviços públicos em geral Do ponto de vista operacional: Governo é a condução política dos negócios públicos; Administração é desempenho perene e sistemático, legal e técnico, dos serviços próprios do Estado ou por ele assumidos em benefício da coletividade Conceitos Básicos 3
  31. 31. 2.2 Organização da Administração A Organização da Administração - estruturação das entidades e órgãos que irão desempenhar as funções do Estado - é feita normalmente por lei, e excepcionalmente por decreto e normas inferiores, quando não exige a criação de cargos nem aumenta despesa pública. Conceitos Básicos 4
  32. 32. Entidade é pessoa jurídica, pública ou privada; órgão é elemento despersonalizado incumbido da realização das atividades da entidade a que pertence, através de seus agentes Entidades estatais: são pessoas jurídicas de Direito Público que integram a estrutura constitucional do Estado e tem poderes políticos e administrativos (União, Estados, Municípios e Distrito Federal) Entidades autárquicas: são pessoas jurídicas de Direito Público, de natureza meramente administrativas, criadas por lei específica para realização de atividades, obras ou serviços descentralizados da entidade estatal que as criou. Funcionam e operam na forma estabelecida na lei instituidora e nos termos de seu regulamento, sem subordinação hierárquica, sujeitas apenas ao controle finalístico de sua administração e da conduta de seus dirigentes Conceitos Básicos 5
  33. 33. Entidades fundacionais: são pessoas jurídicas de Direito Público assemelhadas às autarquias Entidades paraestatais: são pessoas jurídicas de Direito Privado cuja criação é autorizada por lei específica para a realização de obras, serviços ou atividades de interesse coletivo (Empresas públicas, sociedades de economia mista, serviços sociais autônomos - SESI, SESC, SENAI, e outros). São entidades autônomas administrativa e financeiramente, têm patrimônio próprio e operam em regime da iniciativa particular, na forma de seus estatutos, sendo vinculadas (não subordinadas) à determinado órgão da entidade estatal a que pertencem Conceitos Básicos 6
  34. 34. OBS.: A Administração pode praticar atos ou celebrar contratos em regime de Direito Privado (Civil ou Comercial), no desempenho normal de suas atividades. “Quando o Estado pratica atos jurídicos regulados pelo direito civil (ou comercial), coloca-se no plano dos particulares” (acórdão do STF), razão pela qual não pode alterá-los, revogá-los, anulá-los ou rescindi- los por ato unilateral. Dependerá sempre da concordância do interessado, ou da via judicial cabível Órgãos públicos: são centros de competência instituídos para o desempenho de funções estatais, cuja atuação é imputada à pessoa jurídica a que pertencem. Os órgãos não tem personalidade jurídica nem vontade própria, mas na área de suas atribuições e nos limites de sua competência expressam a vontade da entidade a que pertencem e a vinculam por seus atos, manifestados através de seus agentes (pessoas físicas) Conceitos Básicos 7
  35. 35. Agentes públicos: são todas as pessoas incumbidas, definitiva ou transitoriamente, do exercício de alguma função estatal. A regra é a atribuição de funções múltiplas e genéricas ao órgão, as quais são repartidas especificamente entre os cargos, ou individualmente entre os agentes de função sem cargo Cargos: são os lugares criados no órgão para serem providos por agentes que exerceram suas funções na forma legal. O cargo e função pertencem ao Estado. O cargo é lotado no órgão e o agente é investido na função Conceitos Básicos 8
  36. 36. Funções: são os encargos atribuídos ao órgão, cargos e agentes. Toda função é atribuída e delimitada por normal legal. Essa atribuição e delimitação funcional configuram a competência do órgão, do cargo e do agente Competência: Competência administrativa é o poder atribuído ao agente da Administração para o desempenho específico de suas funções. A competência resulta de lei e por ela é limitada. É intransferível e improrrogável pela vontade do interessado. Pode ser delegada e avocada, desde que o permitam as normas reguladoras da Administração Conceitos Básicos 9
  37. 37. 2.3 Atos Administrativos Ato administrativo é toda manifestação unilateral de vontade da Administração Pública que, agindo nessa qualidade, tenha por fim adquirir, resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar direitos, ou impor obrigações aos administrados ou a si própria Atos bilaterais constituem contratos administrativos Conceitos Básicos 10
  38. 38. Requisitos para a formação do Ato Administrativo Competência - Todo ato emanado de agente incompetente, ou realizado além do limite de que dispõe a autoridade incumbida de sua prática é inválido Finalidade - Não é admitido ato administrativo sem finalidade pública ou desviado de sua finalidade específica. A finalidade do ato administrativo é aquela que a lei indica explícita ou implicitamente. A alteração da finalidade expressa na norma legal ou implícita no ordenamento da Administração caracteriza desvio de poder e pode dar ensejo à invalidação do ato Conceitos Básicos 11
  39. 39. Forma - Todo ato administrativo é, em princípio, formal. Para que a vontade da Administração se expresse com validade é necessário a observância de procedimentos especiais e forma legal. A forma é o revestimento material do ato; o procedimento é o conjunto de operações exigidas para sua perfeição Motivo - É a situação de direito ou de fato que determina ou autoriza a realização do ato administrativo. O motivo pode vir expresso em lei ou ser deixado a critério do administrador Objetivo - São as coisas, atividades ou pessoas das quais tratam especificamente os atos administrativos. O objeto identifica-se com o conteúdo do ato Conceitos Básicos 12
  40. 40. Procedimento Administrativo É a sucessão ordenada de operações que propiciam a formação de um ato final objetivado pela Administração. Ele é constituído de atos intermediários, preparatórios e autônomos, mas sempre interligados, que se conjugam para dar conteúdo e forma ao ato principal Conceitos Básicos 13
  41. 41. 2.4 Contratos Administrativos É o ajuste que a Administração Pública, agindo nessa qualidade, firma com particular ou com outra entidade administrativa para consecução de objetivos de interesse público, nas condições estabelecidas pela própria Administração Conceitos Básicos 14
  42. 42. 3 Aspectos Gerais da Gestão das Atividades-Fim
  43. 43. As contratações pela Administração Pública podem ser tratadas em dois grandes níveis: Modo de execução da sua atividade-fim Aquisições de materiais de consumo, bens, obras e serviços necessários à execução das suas atividades Atividades-Fim 1
  44. 44. 3.1 Modos de Gestão e execução da atividade-fim Três tipos básicos: Execução direta: a Administração executa suas funções com seus próprios meios, ainda que seja necessário adquiri-los no mercado Contratação da prestação do serviço: a Administração transfere para terceiros a execução da atividade-fim, mantendo sob seu comando a exploração econômica da atividade, se for o caso. O contratado é remunerado pela Administração de acordo com as condições pactuadas no contrato Atividades-Fim 2
  45. 45. Delegação (Concessão ou Permissão): a Administração transfere para terceiros a execução e a exploração econômica da atividade- fim. O contrato é remunerado pelo consumidor do serviço de acordo com as condições regulamentadas pela Administração Atividades-Fim 3
  46. 46. 4 Visão Global do Processo de Compras e Contratação
  47. 47. 4.1 Requisitos do Processo de Compras e Contratação Justificar a decisão de comprar ou contratar (projeto básico) Abertura de processo administrativo (art. 38 da Lei nº 8.666) Obedecer aos princípios constitucionais (art. 37 da Constituição) Processo de Compras e Contratação 1
  48. 48. Obedecer aos procedimentos da lei de licitações (Lei nº 8.666/93 atualizada pela Lei nº 8.883/94 e Lei no . 9.648/88.) Obedecer aos procedimentos da execução orçamentária, do controle da execução orçamentária e da contabilidade (Lei nº 4.320, arts. 58 a 70; 75 a 106) Processo de Compras e Contratação 2
  49. 49. Princípios Constitucionais: Legalidade: só pode fazer o que a lei autoriza e segundo suas normas Impessoalidade: tratamento a todos em iguais condições Moralidade: atuação em função do interesse público e em conformidade com a ética Publicidade: manutenção da plena transparência dos comportamentos e atos da Administração Processo de Compras e Contratação 3
  50. 50. Principais etapas do Processo de Compras e Contratação Procedimentos: Lei: Justificar a decisão (projeto básico) 8.666 Abrir processo administrativo 8.666 Reservar recursos (empenho da despesa) 4.320 Realização da licitação 8.666 Formalização do contrato 8.666 Execução do contrato (recebimento do bem ou serviço/liquidação da despesa) 8.666/4.320 Pagamento (realização da despesa) 4.320 Controle dos registros das despesas 4.320 Prestação de contas (balanço e controle interno) 4.320Processo de Compras e Contratação 4
  51. 51. 4.3 Clientes São os usuários/beneficiários de um serviço/produto resultante de um processo da organização. É aquele que se utiliza dos resultados de um processo. No setor de compras, temos dois tipos de clientes: interno e externo. Processo de Compras e Contratação 5
  52. 52. Cliente interno: Pessoas, setores, ou processos da organização que recebem serviços/produtos finais ou parciais de processos da organização. O LNA (Levantamento de Necessidades de Aquisição) é elaborado pelos departamentos ou setores da organização em regime bimestral, semestral ou anual, sendo encaminhado em outubro e novembro para o setor de compras para que o material seja adquirido para o período seguinte. O cliente interno da área de compras é a própria organização. Cliente externo: Pessoas que não pertencem a organização, ou organizações publicas ou privadas, que recebem um serviço/produto de um processo da organização. Por exemplo: O Ministério X contrata a Enap para ministrar 3 turmas fechadas dos curso Gerenciamento de Compras e Serviços. Processo de Compras e Contratação 6
  53. 53. 5 Estudo dos Principais Atos do Processo de Compras e Contratação
  54. 54. 5.1 Projeto Básico Função Legal: A função legal do projeto básico é, por um lado, justificar a motivação da decisão da administração pública de realizar a aquisição de determinado bem ou serviço e, por outro lado, fornecer informações suficientes para a clara compreensão do objeto, permitindo à administração e aos licitantes a avaliação dos custos e a definição dos métodos e prazos de execução do serviço Atos do Processo de Compras e Contratação 1
  55. 55. Função Administrativa: O projeto básico é peça importante para orientar a realização de todos os procedimentos administrativos do processo de compras e contratação Um projeto bem redigido facilita: o enquadramento legal do processo de compra; a elaboração do edital e do contrato; o julgamento das propostas; e o recebimento do bem ou serviço Evita, por outro lado, perda de tempo devidos a constantes pedidos de esclarecimentos e minimiza desentendimentos entre os responsáveis pela execução das atividades envolvidas no processo Atos do Processo de Compras e Contratação 2
  56. 56. Principais Informações do Projeto Básico Justificativa da necessidade e finalidade de aquisição do bem ou serviço Clara definição do objeto Forma de aquisição (compra, aluguel, cessão de uso, contratação, etc.) Atos do Processo de Compras e Contratação 3
  57. 57. Especificação das quantidades e das características técnicas do objeto, sem restringir a uma única marca ou fornecedor, e esclarecendo se há necessidade de obtenção de amostras e/ou a realização de testes. Havendo a necessidade de padronização ou a de restrição a uma marca ou fornecedor, esta deve ser bem justificada Definição clara e explícita dos prazos requeridos para entrega do bem ou execução da obra ou serviço. Se a entrega ou execução for em etapas, estas devem ser bem definidas Estimativa de custos com base em levantamento de preços no mercado, cujos registros devem ser datados e arquivados Atos do Processo de Compras e Contratação 4
  58. 58. 5.2 Fundamentação legal do Procedimento Adotado “A realização de qualquer licitação depende da ocorrência de certos pressupostos.” Atos do Processo de Compras e Contratação 5 Pressupostos da Licitação (Ver Celso A. Bandeira de Mello)
  59. 59. Pressuposto Lógico Situação oposta: objeto singular e/ou ofertante único ou exclusivo Atos do Processo de Compras e Contratação 6 “Existência de pluralidade de objetos e de uma pluralidade de ofertantes.” “São licitáveis unicamente objetos que possam ser fornecidos por mais de uma pessoa, uma vez que a licitação supõe disputa, concorrência, ao menos potencial, entre ofertantes.”
  60. 60. Pressuposto Jurídico “Em face do caso concreto, a licitação possa se constituir em meio apto, ao menos em tese, para a Administração acudir ao interesse público.” Atos do Processo de Compras e Contratação 7
  61. 61. Pressuposto Fático “Existência de interessados em disputá- la.” Atos do Processo de Compras e Contratação 8
  62. 62. Inexigibilidade É inexigível a licitação quando houver a inviabilidade de competição em especial: (art. 25) A relação não é exaustiva. Apenas destaca alguns casos (em especial). É sempre aconselhável a preparação de um parecer jurídico para os casos não-relacionados na lei Importa destacar que será sempre necessário justificar (demonstrar) a inviabilidade de competição. Justificativa que deve ser obrigatoriamente ratificada por autoridade superior e publicada em prazo certo determinado (art. 26) Atos do Processo de Compras e Contratação 9
  63. 63. Verificada a inviabilidade de competição, a licitação não deve ser realizada Especial atenção deve ser dada à escolha de marca. É preciso ser muito criterioso e fundamentar a decisão. Mesmo escolhida uma determinada marca, poderá haver mais de um fornecedor. Neste caso cabe a licitação A notória especialização é um expediente muito utilizado, mas requer bastante cuidado para justificá-la. O importante é configurar ser a pessoa contratada a mais adequada à plena satisfação das necessidades que se quer suprir com a contratação. Não basta que a pessoa seja reconhecida como de notória especialização. Também não importa que existam outros com igual qualificação Atos do Processo de Compras e Contratação 10
  64. 64. Dispensa de Licitação Ao contrário da inexegibilidade, as situações de dispensabilidade não afastam, em princípio, a realização da licitação A lei define todas as situações em que pode ser dispensável a licitação (art. 24) Atos do Processo de Compras e Contratação 11
  65. 65. Atenção para as diferenças entre licitação deserta e licitação fracassada: Licitação deserta: caracterizou-se o desinteresse pela licitação, justificando a compra direta Licitação fracassada: acudiram interessados, porém não logrou a Administração proposta conveniente. Só se justifica a compra direta no caso de manipulação de preços pelos licitantes Atos do Processo de Compras e Contratação 12
  66. 66. Causas da Dispensa Atos do Processo de Compras e Contratação 13 Pequeno valor da contrataçãoPequeno valor da contratação Incisos I e IIIncisos I e II Situações excepcionais ou particulares Situações excepcionais ou particulares Incisos III a VII e IXIncisos III a VII e IX Peculiaridades da pessoa contratada ou mediadora Peculiaridades da pessoa contratada ou mediadora Peculiaridades do objetoPeculiaridades do objeto Incisos VIII, XIII, XIV e XXIncisos VIII, XIII, XIV e XX Incisos X, XII, XV a XIXIncisos X, XII, XV a XIX (Ver Lúcia Valle Figueiredo)
  67. 67. 5.3 Elaboração do Edital O edital é o instrumento convocatório da licitação. É considerado como a “lei interna do procedimento licitatório.” Ele obriga as partes, inclusive a Administração Atos do Processo de Compras e Contratação 14
  68. 68. Funções básicas do Edital Dá publicidade à licitação Identifica o objeto licitado e delimita o universo das propostas Circunscreve o universo dos proponentes Regula atos e termos processuais do procedimento Fixa cláusulas do contrato futuro Atos do Processo de Compras e Contratação 15
  69. 69. A lei define tudo aquilo que obrigatoriamente deve constar do edital. (ver art. 40 e manual páginas 30 a 36) Atenção para o fato de que o edital poderá ser impugnado caso apresente algum vício ou faça exigências descabidas (ver art. 41) As consultas sobre dúvidas do edital e os esclarecimentos correspondentes devem ser divulgados a todos os licitantes e incorporadas como parte integrante do edital Atos do Processo de Compras e Contratação 16
  70. 70. Itens do Edital Objeto de licitação Prazo e condições para assinatura do contrato ou retirada do instrumento, para execução do contrato e para a entrega do objeto da licitação Sanções Local para aquisição ou exame do projeto básico Disponibilidade de projeto executivo Condições para participação na licitação Critério para julgamento Locais, horários e meios de acesso para consultas Atos do Processo de Compras e Contratação 17
  71. 71. Condições equivalentes de pagamento entre empresas brasileiras e estrangeiras Critério de aceitabilidade dos preços unitários e global Critérios de reajuste Limites para pagamento de instalações e mobilização de recursos físicos Condições de pagamento Instruções e normas para os recursos Condições de recebimentos do objeto da licitação Atos do Processo de Compras e Contratação 18 Destacamos para análise a habilitação (condições para participação) e os critérios de julgamento. Aos mesmos está relacionada a escolha da modalidade e do tipo de licitação.
  72. 72. Modalidades de Licitação As modalidades estão definidas no art. 22. Características básicas de cada modalidade (relacionadas com a habilitação): Concorrência: é a modalidade geral. Aberta a quaisquer interessados que consiga se habilitar. A habilitação é específica para aquela licitação Tomada de preço: aberta à disputa entre os cadastrados na Administração Pública. A habilitação é inespecífica para certa licitação Atos do Processo de Compras e Contratação 19
  73. 73. Convite: disputa entre os convidados, em número mínimo de três, cadastrados ou não. A habilitação é presumida Concurso: escolha de trabalho técnico, científico ou artístico, mediante prêmios ou remuneração aos vencedores Leilão: utilizada para venda de bens móveis ou produtos penhorados ou apreendidos Pregão: utilizada para aquisição de bens e serviços comuns (oferecidos por diversos fornecedores e comparáveis entre si) em que a disputa pelo fornecimento é feita por meio de propostas e lances, em sessão pública (ver Medida Provisória 2.026-2). Atos do Processo de Compras e Contratação 20
  74. 74. Em termos práticos, a escolha entre as três primeiras modalidades é feita em função dos limites de valor definidos pela lei (ver art. 23) É preciso atentar para as exigências de publicação e os prazos mínimos de divulgação dos editais de cada modalidade de licitação. (ver art. 21) Atenção para a necessidade de realização de audiências públicas sempre que o valor previsto for superior a 100 o limite previsto no art. 23 inciso I, alínea “c” da Lei nº 8.666/93 (ver art. 39) Atos do Processo de Compras e Contratação 21
  75. 75. Habilitação A documentação exigível dos licitantes para participar das licitações são limitadas e definidas pela lei (ver arts. 27 a 32). As habilitações são de natureza: Jurídica (art. 27 - inciso V e art. 28) Regularidade fiscal (art. 29) Qualificação técnica (art. 30) Qualificação econômica-financeira (art. 31) Atos do Processo de Compras e Contratação 22
  76. 76. No caso da qualificação técnica atentar para o fato de que a comprovação de aptidão é feita por atestado registrado nas entidades profissionais competentes, sendo as exigências limitadas conforme inciso I do parágrafo primeiro do art. 30 A lei veda a exigência de aptidão com limitações de tempo ou de época ou ainda de locais específicos Atos do Processo de Compras e Contratação 23
  77. 77. Convém destacar que no caso de obras ou serviços de grande vulto, de alta complexidade técnica, a Administração poderá exigir a metodologia de execução para efeito de aceitação ou não Atenção para o fato da lei não exigir os procedimento de habilitação para convite (art. 32). A utilização desse procedimento depende apenas de conveniência administrativa Atos do Processo de Compras e Contratação 24
  78. 78. Critérios de Julgamento Os critérios de julgamento devem ser objetivos e previamente estabelecidos no ato convocatório. Devem ainda esta em conformidade com tipo de licitação escolhido Atos do Processo de Compras e Contratação 25
  79. 79. Tipos de Licitação Menor preço Melhor técnica Técnica e preço Maior lance ou oferta Atos do Processo de Compras e Contratação 26
  80. 80. Atenção para o fato da lei limitar a utilização dos tipos de licitação “melhor técnica” e “técnica e preço” para os serviços predominantemente intelectual Observa-se que na licitação de melhor técnica, a Administração deverá fixar no edital o preço máximo e seguir o rito processual descrito no art. 46, parágrafo primeiro Na técnica e preço deverá ser observado o procedimento descrito no parágrafo segundo do art. 46 Atos do Processo de Compras e Contratação 27
  81. 81. 5.4 Procedimento Licitatório Fases da Licitação (Ver Celso B. de Mello): Convocação/edital: ato pelo qual são convocados os interessados e estabelecidas as condições que irão reger o certame Habilitação com a classificação: ato pelo qual são ordenadas Julgamento com a classificação: ato pelo qual são ordenadas as propostas admitidas Homologação: ato pelo qual se examina a regularidade do desenvolvimento do procedimento anterior Adjudicação: ato pelo qual é selecionado o proponente que haja apresentado proposta havida como satisfatória Atos do Processo de Compras e Contratação 28
  82. 82. Processamento da Licitação A habilitação, a inscrição em registro cadastral e as propostas serão processadas e julgadas por comissão permanente ou especial (ver art. 51) O art. 43 disciplina os procedimentos para o processamento e julgamento da licitação A abertura dos envelopes com documentação para habilitação e as propostas deve ser realizada em ato público previamente designado. (ver parágrafo primeiro do art. 43) Atos do Processo de Compras e Contratação 29
  83. 83. Observe-se que ultrapassada a fase de habilitação e uma vez abertos os envelopes com as propostas, não cabe desclassificação por motivos relacionados com a habilitação salvo em razão de fatos supervenientes ou só conhecidos após o julgamento Após a habilitação não cabe desistência de proposta sem motivo justo decorrente de fato superveniente e aceito pela comissão Atos do Processo de Compras e Contratação 30
  84. 84. Recursos Administrativos Os recursos administrativos estão disciplinados pelo art. 109 da lei 8666/93 Atenção para a forma de “intimação do ato”(ver parágrafo primeiro de atr. 109). Nos casos de habilitação e julgamento das propostas, a intimação poderá ser feita na própria audiência pública, se estiverem presentes os prepostos de todos os licitantes Os recursos interpostos podem se impugnados pelos demais licitantes no prazo de cinco dias úteis. A comissão é obrigada a informá-los Observe-se que o recursos é dirigido à autoridade superior através da Comissão de licitação (ver parágrafo quarto do art. 109) Atos do Processo de Compras e Contratação 31
  85. 85. 5.5 Formalização do Contrato Administrativo Concluído o processo licitatório com sucesso, a Administração, em princípio, estará obrigada a contratar. Esta só poderá revogar ou anular a licitação por razões de interesse público ou por ilegalidade de ofício (ver art. 49). Por outro lado, para firmar um contrato que tenha validade e eficácia, a Administração deve cumprir algumas formalidades legais: Conter as cláusulas obrigatórias (ver art. 55) Ser lavrado nas repartições interessadas (ver art. 60) Publicação resumida do contrato (ver art. 61 parágrafo único) Atos do Processo de Compras e Contratação 32
  86. 86. Atenção para o fato de que o instrumento de contrato é obrigatório nos casos de concorrência e de tomada de preços (ver art. 62) Deve-se atentar também para a duração do contrato que é limitada à vigência dos respectivos créditos orçamentários (ver art. 57) Se prevista no edital, a Administração poderá exigir do contratado a prestação de garantia para a assinatura do contrato (ver art. 56) No Direito Privado o contrato expressa uma relação jurídica formada por um acordo entre as partes. Ele é a lei entre as partes. Tudo se resolve com base no que está disposto no contrato Atos do Processo de Compras e Contratação 33
  87. 87. O contrato administrativo é regido pelo Direito Administrativo que confere à Administração Pública a prerrogativa de estabelecer unilateralmente as cláusulas do contrato, de alterar unilateralmente o que fora pactuado, e até mesmo extinguir, também unilateralmente, o vínculo.(ver art. 58) Entretanto tais prerrogativas tem suas limitações disciplinadas nos seguintes artigos da lei: Atos do Processo de Compras e Contratação 34 Alteração art. 65 Anulação art. 59 Rescisão arts. 77 a 80
  88. 88. 5.6 Gestão do Contrato Na execução dos contratos deve ser observado os artigos 66 a 76 da lei 8666/93 A execução dos contrato envolve a realização de dois procedimentos básicos: acompanhamento da execução e recebimento do objeto Atos do Processo de Compras e Contratação 35 A gestão do contrato tem a finalidade de garantir a sua plena execução ate o recebimento definitivo do bem, obra ou serviço “Executar o contrato é cumpri-lo no seu objeto, nos seus prazos e nas suas condições.” (Hely Lopes Meirelles)
  89. 89. Acompanhamento da Execução Fiscalização: visa assegurar a exata correspondência dos trabalhos com o projeto ou com as exigências técnicas e de prazos estabelecidas no contrato Orientação: visa o estabelecimento de normas e diretrizes que condicionam a execução do objeto para atingir os objetivos previstos pela Administração Atos do Processo de Compras e Contratação 36 (Hely Lopes Meirelles)
  90. 90. Intervenção: a Administração assume a direção da execução por ordem escrita da autoridade competente em função de grave descumprimento do contrato Aplicação de penalidades: quando verificada a inadimplência do contratado em relação às cláusulas contratuais para as quais foram previstas, no contrato, a aplicação de penalidades Atos do Processo de Compras e Contratação 37
  91. 91. Recebimento do Objeto do Contrato Ver art. 73 e 74 da lei 8666/93: Recebimento provisório: efetuado em caráter experimental, dentro de um período determinado, para verificação da perfeição do projeto do contrato. Transcorrido o prazo do recebimento provisório sem impugnação da Administração, entende-se o objeto do contrato recebido definitivamente Atos do Processo de Compras e Contratação 38
  92. 92. Recebimento definitivo: quando é feito o recebimento em caráter permanente, considerando o ajuste regularmente executado pelo contratado Efetuado o recebimento definitivo, a Administração não pode mais impugnar a execução, continuar retendo as garantias contratuais ou aplicar multas retroativamente ao contrato. Atos do Processo de Compras e Contratação 39
  93. 93. 5.7 PATRIMÔNIO / ALMOXARIFADO SUPRIMENTO DE ESTOQUE Dentre os bens patrimoniais destacam-se os materiais de consumo de trato diferenciado, porquanto o suprimento das diversas unidades organizacionais resulta da descentralização de recursos orçamentário financeiro às projeções estaduais para a compra local desse bens. A classificação do material obedece às normas e diretrizes orçamentárias estabelecidas pelo Poder Executivo.
  94. 94. Considera-se material de consumo : aquele consumível pelo uso / o que constitui parte intrínseca de um imóvel / o que destina a substituir peça sobressalente ou acessório de material permanente / o artigo ou matéria-prima que destina à aplicação / transformação, utilização ou emprego imediato, e que, quando utilizado, perde suas características individuais e isoladas / o emprego padronizado, assim entendido o modelo elaborado para uso exclusivo do serviço público federal ou para atender finalidade específica de cada órgão.
  95. 95. Classificação do material de consumo para fins de armazenamento e distribuição Material estocável : aquele adquirido para ficar armazenado por um determinado período de tempo, a ser distribuído quando requisitado pelos usuários, ou em remessas preestabelecidas Material não estocável: que se destina a atender a demanda específica de determinada(s) unidade(s), ou aquele que, por suas características, não deva ser mantido no Almoxarifado
  96. 96. As unidades descentralizadas serão supridas pelos respectivos Almoxarifados, conforme a legislação específica. A requisição de material de consumo deve contemplar suficiente para atender ao período de até 30(trinta) dias, evitando-se estocagem em quantidades excessivas. Todo servidor deve ser orientado acerca das medidas de segurança, racionalidade e economicidade na utilização dos materiais de consumo. Cabe ao encarregado do Almoxarifado proceder, sistematicamente, à verificação do estoque, compatibilizando-o com os lançamentos contábeis, e comunicar à Chefia imediata qualquer irregularidade. Meterial de Consumo (Cont.)
  97. 97. Planejamento de Consumo Planejamento de consumo é a estimativa de gasto de material de consumo, para fins de previsão orçamentária, controle do estoque e geração de informação para aquisição, tais como: definição das unidades e das quantidades a adquirir em função do consumo e utilização prováveis. O planejamento de consumo é realizado à época da elaboração do orçamento anual e de suas respectivas reformulações, de acordo com os prazos divulgados pela autoridade competente. O planejamento de consumo de materiais utilizáveis é elaborado com base nas informações obtidas juntos às unidades sediadas na sede e nos Estados.
  98. 98. Planejamento de Consumo (Cont.) A previsão de gastos de material de consumo deve considerar: - metas estabelecidas para o período; - limites orçamentários; - estatísticas de consumo; -características das unidades (quantitativo de pessoal, atribuições, etc.). Considerando os aspectos mencionados nas alíneas a a d, precedentes, a unidade central ajustará as previsões feitas pelas unidades sediadas em Brasília e, nos estados, quando Unidade Gestora. Com base na previsão de consumo e no limite de recursos disponíveis, será autorizado a aquisição de material para suprimento das unidades
  99. 99. Pedido de Compra O pedido de compra de material de consumo para reposição de estoque e/ou para atendimento a necessidade específicas de cada unidade será feito na sede, pelo Almoxarifado e, nos estados, pela unidade administrativa correspondente. A compra de material de consumo para reposição de estoque e/ou para atendimento a necessidades específicas de cada unidade será feita, no Distrito Federal, pela CSG e, nos demais estados, pela própria, quando Unidade Gestora. As solicitações de compra de material de consumo deverão ser feitas no formulário padronizado Pedido de Compra/Contratação de Serviços, onde figurem claramente, além da quantidade, expressa em unidade de medida específica (resma, dúzia, rolo, metro etc.), as especificações que determinem com exatidão e a qualidade dos bens a adquirir.
  100. 100. Pedido de Compra (cont.) O pedido de compra deve conter: - indicação sucinta e clara do material a ser adquirido, sem indicação de marca; - definição das unidades e das quantidades a serem adquiridas, em função do consumo e utilização prováveis, cuja estimativa deve ser obtida, sempre que possível, mediante adequadas técnicas de estimação quantitativa; - previsão do prazo de entrega dos materiais; - estimativa d despesa ( preços unitário e total ); -outras indicações específicas ou peculiares, necessárias à instrução do processo de compra.
  101. 101. Pedido de Compra (cont.) A descrição do material para o pedido de compra deverá ser elaborado através dos métodos: - Descritivo – que identifica com clareza o item através da enumeração de suas características físicas, de acabamento e de desempenho, possibilitando sua perfeita identificação para boa orientação do processo licitatório e deverá ser utilizado com absoluta prioridade, sempre que possível; - Referencial – que identifica indiretamente o item, através do nome do material aliado ao seu símbolo ou número de referência estabelecido pelo fabricante, não caracterizando, contudo, preferência de marca. Quando for exigível maior detalhamento técnico de determinado item devem ser juntados ao pedido de compra modelos, amostras, prospectos, etc.
  102. 102. Pedido de Compra (cont.) Toda solicitação de aquisição deverá ser processada após verificação de disponibilidade, no Almoxarifado, do material solicitado, similar ou de sucedâneo que atenda as necessidades do solicitante. O material de uso ou esporádico ou específico, necessário à execução de trabalhos não rotineiros, deve ser solicitado à CSG ou unidade equivalente, com antecedência mínima de 15 (quinze) dias úteis, salvo em casos excepcionais.
  103. 103. Do Recebimento e Aceitação Recebimento é o ato pelo qual material encomendado é entregue à unidade no local previamente designado, não implicado aceitação. Transfere a responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor para o órgão recebedor. Ocorrerá nos Almoxarifados, salvo quando se tratar de material que não possa ou não deva ser ali estocado ou recebido. Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrega do material será sempre no Almoxarifado.
  104. 104. Do Recebimento e Aceitação (cont.) O recebimento, rotineiramente, decorrerá de: compra, doação, permuta ou transferência São considerados documentos hábeis para recebimento de material: - Nota Fiscal; -Termo de Doação ou declaração exarada no processo relativo à permuta; - Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferência. Desses documentos constarão, obrigatoriamente, a descrição do material, quantidade, unidade de medida e preços (unitário e total).
  105. 105. Do Recebimento e Aceitação (cont.) A aceitação é a operação segundo a qual se declara na demanda na documentação fiscal que o material recebido guarda conformidade com o estabelecido no processo de compra. A aceitação do material será feita através de conferência, quando for o caso de exame qualitativo, e atestação no documento fiscal (Nota Fiscal – NF). O material que depende apenas de conferência com os termos da Nota Empenho (NE) e do documento de entrega (NF) será recebido definitivamente por servidor do Almoxarifado ou integrantes da Comissão de recebimento, designada para essa função. Quando o material depender do exame qualitativo, esta condição constará do pedido de compra e/ou da NE, e o seu recebimento definitivo fica condicionado à aprovação por técnico especializado ou por comissão especial da qual fará parte o encarregado do Almoxarifado, ou servidor da unidade requisitante.
  106. 106. Uma vez efetuada a aceitação, encaminhar-se à o documento fiscal, devidamente atestado, ao setor de pagamento. O material recebido definitivamente será incorporado ao estoque do Almoxarifado, mediante preenchimento concomitante da Guia de Entrega de Material e da Ficha da Prateleira, padronizadas. Nenhum material poderá ser distribuído sem que tenha sido registrado nos formulários aludidos no item precedente. O recebimento de material de valor superior ao limite estabelecido para licitação na modalidade Convite será confiado a uma Comissão de no mínimo 3 (três) membros, nos termos da Lei nº 8.666/93, em seu Art. 15 8º. Do Recebimento e Aceitação (cont.)
  107. 107. Armazenagem Armazenagem compreende a guarda, localização, segurança e preservação do material adquirido, a fim de suprir adequadamente as necessidades operacionais das unidades. Para a correta armazenagem dos materiais adquiridos pela unidade deverão ser observados os critérios a seguir: os materiais devem ser resguardados contra o furto ou roubo, e protegido contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais daninhos;os materiais estocados há mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar (primeiro a entrar, primeiro a sair), com a finalidade de evitar o envelhecimento de estoque; os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar fácil inspeção e rápido inventário;
  108. 108. Armazenagem (Cont.) os materiais não devem ser estocados em contato direto com o piso. É preciso utilizar corretamente os acessórios de estocagem para os proteger; os materiais objeto de grande movimentação devem ser estocados em local de fácil acesso e próximo às áreas de expedição, e os demais deve ser estocados na parte mis afastada dessas áreas; a arrumação dos materiais não deve prejudicar o acesso às saídas de emergência , aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado em combate a sinistros (Corpo de Bombeiros, brigada de incêndio, etc.); os materiais de mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentação e o inventário;
  109. 109. Armazenagem (Cont.) os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias, e facilitando a movimentação; os materiais devem ser conservados nas embalagens originais, somente abertas quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização; a arrumação dos materiais deve ser feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenamento a face da embalagem (ou etiqueta), contendo a marcação do item para a fácil e rápida leitura da identificação e das demais informações registradas; quando o material tiver que ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas, de modo a não afetar sua qualidade efeito da pressão decorrente, bem como para permitir o adequado arejamento (distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes).
  110. 110. Armazenagem (Cont.) É obrigatória a fixação de placa contendo a advertência “ É PROIBIDO FUMAR “, de forma visível, no local destinado a armazenagem de material. O local destinado a armazenamento deve ser arejado, protegido contra umidade ou outras ocorrências climáticas e dotado de equipamentos contra incêndio. Os equipamentos de combate contra incêndio, nesses locais, devem ser vistoriados periodicamente. A disposição das prateleiras na área do Almoxarifado deve ser estabelecida em função dos seguintes aspectos: facilidade de acesso do pessoal lotado na Unidade; adequada circulação de ar.
  111. 111. Da requisição e Distribuição a requisição do material de consumo deve ser feita somente por servidor previamente credenciado. o fornecimento será feito mediante requisição formulada em modelo específico Requisição de Material de Consumo, padronizado. O titular de cada unidade credenciará até 2 (dois) servidores para prover o suprimento e controlar a utilização do material de consumo. Somente a esses servidores cabe efetuar as requisições. O servidor credenciado para requisição do material de consumo será responsável pelo recebimento, conferência, controle e guarda, que fará em local seguro, preferencialmente em armário com fechadura. A requisição de material de consumo é feita mensalmente, diretamente ao Almoxarifado a partir de 2º ao 8º dia útil.
  112. 112. Da requisição e Distribuição (Cont.) A requisição de material de consumo do mês de dezembro, deve ser emitida até o 5º dia útil, salvo em casos excepcionais devidamente justificados e aprovados pela CSG ou unidade equivalente, de forma a proporcionar ao Almoxarifado condições de realização do Inventário Final O fornecimento será feito mediante requisição formulada em modelo específico Requisição de Material de Consumo, padronizado. O formulário deve ser apresentado ao Almoxarifado em 3 (três) vias de igual teor, destinadas: 1ª via - ao Almoxarifado: para controle e baixa do material distribuído; 2ª via – à unidade requisitante: acompanha o material para conferência e controle do recebimento;
  113. 113. Da requisição e Distribuição (Cont.) 3ª via – ao Almoxarifado: para controle provisório do material requisitado, em trânsito, conjuntamente à 1ª e 2ª vias.
  114. 114. Controle de Estoque Consideram-se controle de estoque todos os registros de entrada, armazenamento e saída de materiais de modo a permitir o acesso aos dados num menor tempo possível entre a ocorrência do fato e o registro, e, ainda, o controle de itens para fins de ressuprimento 1. O controle de estoque requer metodologia e grau de controle próprios para cada item sendo efetivo através do Sistema de Controle de Almoxarifado. 2. O controle de estoque implica: manter atualizado os instrumentos de registros de entrada e saídas dos itens; promover consistência e verificações periódicas entre os registros efetuados e a conseqüente existência física do material na quantidade registrada; identificar materiais obsoletos, inativos ou com perda das características originais;
  115. 115. Controle de Estoque (Cont.) verificar os limites mínimos de cada item, para fins de ressuprimento; verificar se as unidades estão requisitando itens que , de fato, tenham relação com suas atividades típicas. 3. O controle de estoque dos sistemas disponíveis no Almoxarifado é feito com base nas informações geradas no Sistemas de Controle do Almoxarifado, a partir dos seguinte registros: - Tempo de Aquisição Programado – é o período compreendido estimado entre a data de emissão do período de compra e o efetivo recebimento; - Tempo de Aquisição de Emergência – é o pedido estimado de aquisição de determinado item, cujo estoque já tenha atingido o nível mínimo admitido; - Intervalo de aquisição – é o período compreendido entre duas aquisições normais e sucessivas;
  116. 116. Controle de Estoque (Cont.) - Consumo Médio – é a medida de consumo de cada item num determinado período pelo. Corresponde à divisão do total fornecido no período pelo intervalo de tempo correspondente; - Estoque mínimo de Segurança – é o quantitativo mínimo de cada item exigível para que se mantenha a disponibilidade de material até o ressuprimento; - Estoque Máximo – é a maior quantidade admissível de material num estoque para consumo em determinado período, considerando-se a área de armazenagem, a disponibilidade financeira, perecimento, obsoletismo até o ressuprimento; - Ponto de Pedido – é o nível de estoque que, ao ser atingido, determina a imediata emissão de pedido de compra; - Quantidade a Suprir – é o número de unidades a adquirir, para recompor estoque máximo.
  117. 117. Controle de Estoque (Cont.) 4. Com base do estoque, a chefia do Almoxarifado elabora o Relatório Mensal de Movimentação de Almoxarifado (RMMA) contendo o valor dos saldos das contas do mês anterior, o valor dos movimentos de entrada e saída de material no m6es e o atualizado no dia dos movimentos de entrada e saída de material no dia do fechamento, que representa o valor do material em estoque naquela data.
  118. 118. 1.7.2.6.1 Do Inventário Físico 1. O inventário é o instrumento de controle para verificação dos saldos de estoque no(s) depósito(s) do Almoxarifado, e permite: ajustar os dados escriturais e as movimentações dos estoques com o saldo físico existente; identificar a situação dos materiais de consumo estocados, de modo a possibilitar provid6encias em relações aos obsoletos, ou em desuso há mais de uma ano; analisar o desempenho da gestão do Almoxarifado, através dos resultados obtidos no levantamento físico atender aos Órgãos de Controle Interno e Externo (CISET e TCU).
  119. 119. 1.7.2.6.1 Do Inventário Físico (Cont.) 2. O inventário classifica-se em: Inicial – realizado quando da criação de uma Unidade Gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade; Eventual – realizado em qualquer época, por determinação da chefia superior; Anual – destina-se a comprovar a qualidade e o valor do material em estoque realizado por ocasião do encerramento do exercício financeiro, em data a ser definida pela unidade central (sede); Transferência de Responsabilidade – realizado quando ocorrer mudança de dirigente de unidade administrativa.
  120. 120. 1.7.2.6.1 Da Comissão de Inventário. O inventário é realizado por comissão especial composta de no mínimo 3 (três) membros, com a função de proceder ao levantamento físico e contábil dos materiais estocados, bem como analisar e julgar os procedimentos relativos ao controle de materiais existentes no(s) depósito(s) do Almoxarifado. Os integrantes da Comissão de Inventário não podem ter exercício na unidade de Almoxarifado. O inventário consiste na contagem dos itens estocados e na comparação dos valores desses itens, constantes dos relatórios obtidos no Sistema de Controle de Almoxarifado e/ou Relatórios Mensais de Movimentação de Almoxarifado (RMMA), relatórios da Comissão de Inventários Anual realizado no exercício anterior, e outros documentos de controle disponíveis no Almoxarifado.
  121. 121. 1.7.2.6.1 Da Comissão de Inventário (Cont.) Executa-se do disposto neste item o inventário anual com vistas a Tomada de Contas. A contagem dos itens estocados pode ser feita por amostragem, quando se trata de acervo de grande porte. Essa modalidade alternativa consiste no levantamento, em bases mensais de amostras dos itens de material de um determinado grupo ou classe e inferência dos resultados para os demais itens do mesmo grupo ou classe O relatório contendo informações e dados do inventário deve ser atuado e fotocopiado em 3 (três) vias: 1ª - destina-se a integrar a Tomada de Contas; 2ª - arquivo da unidade responsável pelo controle patrimonial; 3ª - arquivo na unidade imediatamente superior. O processo original deve ser encaminhado inicialmente para a unidade central e posteriormente para a CISET/PR
  122. 122. 5.7.2.6.3 Catálogo de Material. 1.O catálogo de material de consumo é o documento que contém de forma ordenada a relação de material de consumo e dos impressos utilizáveis no órgão. 2.O catálogo de material estabelece: a classificação, a nomenclatura, a codificação, a descrição do material e a de medida. 3.A elaboração e a atualização do Catálogo é atribuição da unidade responsável pelo controle de material da CSG, ou unidade equivalente.
  123. 123. 5.8 ATRIBUIÇÕES DO GERENTE DE CONTRATO Considerando que a Administração deve acompanhar e fiscalizar a atuação dos contratos no cumprimento das obrigações contratuais e, tendo em vista o que dispõe os Arts.58, inciso III e 67, caput, ambos da Lei nº 8.666/93, o qual define os procedimentos a serem adotados pelos Fiscais, especialmente designados para o acompanhamento e fiscalização, execução dos contratos, de acordo com as normas que disciplinam a teoria contratual.
  124. 124. 5.8.1 CONCEITOS BÁSICOS Fiscal - Servidor designado com a formação de acompanhar e fiscalizar a execução de contrato firmado, de forma a permitir o cumprimento das cláusulas e condições nele pactuadas. Objeto de Contrato - Corresponde aos serviços ou fornecimentos contratados pelo órgão de acordo com as condições estabelecidas no processo que lhe deu origem. Registro - Livro individualizado por instrumento contratual onde serão registradas todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato. Serviços Contínuos - São aqueles que, por natureza não podem sofrer descontinuidade, sob pena de acarretar prejuízos ao bom andamento das atividades da Administração. Vigência Contratual - É o período compreendido entre inicial e final estipuladas no contrato.
  125. 125. 5.8.1 CONCEITOS BÁSICOS (Cont.) Contratante - Órgão ou entidade signatária do instrumento contratual. Contrato - Pessoa física ou jurídica de contrato com a Administração Pública. Preposto - Pessoa física que dirige ou representa um serviço ou negócio por Delegação de competência.
  126. 126. 5.8.2 ATRIBUIÇÕES Manter cópia do termo e de seus eventuais aditivos, juntamente com outros documentos que possam dirimir dúvidas originais dom cumprimento das obrigações. Anotar, em livro próprio, as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, informado à autoridade competente aquelas que dependem de decisão, com vistas à regularização de faltas ou observados. Controlar o emprego de materiais durante execução dos serviços principalmente quanto à quantidade e à qualidade deste, rejeitando os que estiverem em descordo com o estabelecido instrumento de contrato ou na proposta da contratada. Manter durante a vigência do contrato entendimentos, por escrito, com a contratada através de seu preposto, adotando medidas necessárias ao cumprimento das obrigações contratuais, salvo aquelas que por sua natureza e gravidade devam ser comunicadas diretamente ao representante legal da contratada, por intermédio do Coordenador - Geral de Serviços Gerais.
  127. 127. 5.8.2 ATRIBUIÇÕES (Cont.) Manter atualizado o controle dos empregos da contratada, no caso de prestação de serviços contínuos, exigindo que se apresentem ao local de trabalho devidamente uniformizado e portando o crachá de identificação, solicitando, por escrito, a substituição daqueles comprometam a perfeita execução dos serviços, ou que apresentem comportamento em desacordo com as normas organizacionais vigentes. Realizar constante reavaliação do objeto contratado, propondo medidas para redução dos gastos, bem como aquelas que visem a melhor racionalização dos serviços, inclusive quanto à necessidade de sua manutenção. Manter permanente vigilância sobre as obrigações da Contatada, prevista no termo contratual e no edital que deu origem à contratação, bem como quanto às demais disposições da Lei nº 8.666/93 que disciplinam a matéria. Manter entendimento com os chefes das áreas de apoio administrativo quando o objeto do contrato for a manutenção preventiva e corretiva em equipamentos distribuídos pelas diversas unidades desta Instituição, com vistas ao controle de: - peças substituídas, com identificação do equipamento, para fins de garantia;
  128. 128. 5.8.2 ATRIBUIÇÕES (Cont.) – periodicidade da manutenção; – inclusões e exclusões de equipamentos, atentando para a limitação estabelecida no parágrafo primeiro, do Art. 65, da Lei nº 8.666/93. Verificar no ato da apresentação se a Nota Fiscal está dentro do prazo de validade e se os serviços ou produtos entregues guardam conformidade com o estabelecido no contrato. Caso esteja vencida, deve ser imediatamente devolvida à empresa emitente para que providencie o pedido de autorização de impressão de documento fiscal ou prorrogação da data limite para emissão. Elaborar relatório ao Coordenador – Geral de Serviços Gerais relatando as irregularidades observadas quanto ao descumprimento do contrato, aditando outras que julgar oportunas, cuja cópia deverá acompanhar a fartura correspondente. Atestar os serviços, as obras ou fornecimento conferindo os dados descritivos das notas fiscais/fatura e verificando sua compatibilidade com os serviços e obras efetivamente executados e os materiais entregues.
  129. 129. 5.8.2 ATRIBUIÇÕES (Cont.) Elaborar, quando formalmente solicitado pela contratada, Atestado de Capacidade Técnica, subtendendo para a aprovação e assinatura do Ordenador de Despesa.
  130. 130. 5.8.3 Competirá ao Coordenador Geral de Serviços Gerais orientar o fiel cumprimento desta Ordem de Serviço, bem como dirimir os casos omissos e as dúvidas sugeridas na sua aplicação, para adoção das medidas convenientes, a quem estarão tecnicamente subordinados os fiscais de contratos.
  131. 131. 5.9 Prestação de Contas Contabilização das despesas (fluxograma) Controle interno e controle externo (depoimento de Eduardo Carrusca) Atos do Processo de Compras e Contratação 40

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