Implementation of an Integrated Activity-Based Costing in a Holistic Database Management System and its Implications for Operations Management Integroidun toimintolaskennan toteutus kokonaisvaltaiseen tietojärjestelmään ja sen vaikutukset toimintojen johtamiseen Mika Aho Diplomityöseminaari 17.10.2006

Henkilöt Tekijä Mika Aho (DIGI2004) Tarkastajat Prof. Arto Kaarna (TITE) Prof. Jaana Sandström (KATI) Ohjaaja Seppo Orsila, MBA, M.Sc. (Eng.) VP Marketing & CFO, Modulight, Inc.

Tekijä

Mika Aho (DIGI2004)

Tarkastajat

Prof. Arto Kaarna (TITE)

Prof. Jaana Sandström (KATI)

Ohjaaja

Seppo Orsila, MBA, M.Sc. (Eng.)

VP Marketing & CFO, Modulight, Inc.

Esityksen sisältö Yritysesittely Työn taustaa, ongelmanasettelu, työn rakenne Toimintolaskenta Työkalun esittely Vaikutukset toimintojen johtamiseen Huomioita Yhteenveto

Yritysesittely

Työn taustaa, ongelmanasettelu, työn rakenne

Toimintolaskenta

Työkalun esittely

Vaikutukset toimintojen johtamiseen

Huomioita

Yhteenveto

Modulight Oy Tamperelainen PK-yritys Perustettu v.2000 Toimisto myös Piilaaksossa Omat 32,000 m 2 valmistustilat, luokan 100 puhdastilat Henkilöstöä 20 Liikevaihto (05) 1,3 milj. €

Tamperelainen PK-yritys

Perustettu v.2000

Toimisto myös Piilaaksossa

Omat 32,000 m 2 valmistustilat, luokan 100 puhdastilat

Henkilöstöä 20

Liikevaihto (05) 1,3 milj. €

Tuotteet All <150 mW 150 mW – 150W Output power All 13XX-16XX nm 6XX, 8XX, 9XX, 15XX nm Wavelength Lasers, detectors Design Manufacturing Testing Laser chips TO-can lasers Coaxial lasers TOSA lasers Chip-on-carrier Unmounted bars (UMB) TO-can lasers Pigtailed lasers Physical products Range finding, harsh environment lasers (i.e. space, oil-exploration etc.) and customized services (i.e. mammography, dental Xray) and solutions using compound semiconductor technology 10GBASE-LRM, 1G/10G Ethernet, PON, Fiber optic test and measurement, Intra-satellite communications DPSSL, Materials processing, Printing, Fiber lasers, Photodynamic therapy, Low level laser therapy, Diagnostics, Range finding Segments ALL TELECOM / DATACOM CATV DEFENSE / SPACE INDUSTRIAL MEDICAL DEFENSE / SPACE Markets Custom products and services Transmitter lasers High-power lasers Product Line

Asiakkaita

Työn taustaa Yrityksessä ei käytössä ei kunnollista kustannuslaskentajärjestelmää Huomioidaan ainoastaan valmistuskustannukset Tieto kylläkin saatavilla eri järjestelmistä, vaikkakin hajallaan eri paikoissa ERP:in ja MES:in välillä yhteensopivuusongelmia Asiakkaisiin tai tuotteisiin liittyvä kustannustieto puutteellista Päätöksenteko businessvaistoilla (vs. faktat) Päätökset vähemmän optimaalisia Asiakkaat ja muut tahot vaativat tarkkoja taloudellisia faktoja Tarkkuus, nopeus, tehokkuus

Yrityksessä ei käytössä ei kunnollista kustannuslaskentajärjestelmää

Huomioidaan ainoastaan valmistuskustannukset

Tieto kylläkin saatavilla eri järjestelmistä, vaikkakin hajallaan eri paikoissa

ERP:in ja MES:in välillä yhteensopivuusongelmia

Asiakkaisiin tai tuotteisiin liittyvä kustannustieto puutteellista

Päätöksenteko businessvaistoilla (vs. faktat)

Päätökset vähemmän optimaalisia

Asiakkaat ja muut tahot vaativat tarkkoja taloudellisia faktoja

Tarkkuus, nopeus, tehokkuus

Liiketoiminnalliset tavoitteet Kasvattaa taloudellista ymmärtämystä yrityksen sisällä ja lisätä päätöksenteon laatua eri tasoilla Kehittää kustannustietoisuutta tuotannossa paremman työtyytyväisyyden saamiseksi Autetaan ihmisiä ymmärtämään erilaisten toimintojen tuottavuus ja kustannukset Auttaa tuotteiden, asiakkaiden ja projektien kannattavuuden arvioinnissa Nopeuttaa ja selventää tuotteisiin liittyvää hinnoitteluprosessia

Kasvattaa taloudellista ymmärtämystä yrityksen sisällä ja lisätä päätöksenteon laatua eri tasoilla

Kehittää kustannustietoisuutta tuotannossa paremman työtyytyväisyyden saamiseksi

Autetaan ihmisiä ymmärtämään erilaisten toimintojen tuottavuus ja kustannukset

Auttaa tuotteiden, asiakkaiden ja projektien kannattavuuden arvioinnissa

Nopeuttaa ja selventää tuotteisiin liittyvää hinnoitteluprosessia

Liiketoiminnalliset tavoitteet Lisätä tarkkuutta ja vähentää manuaalisen työn määrää talousprosessissa Hinnoittelun näkeminen eri perspektiiveistä ” Mitä-jos –analyysit” Tehdä tuotetiedonhallinnasta systemaattisempaa ja kontrolloidumpaa Ymmärtää koko organisaation tehokkuutta paremmin Tukea strategiatyötä ja tuoteportfolion optimointia

Lisätä tarkkuutta ja vähentää manuaalisen työn määrää talousprosessissa

Hinnoittelun näkeminen eri perspektiiveistä

” Mitä-jos –analyysit”

Tehdä tuotetiedonhallinnasta systemaattisempaa ja kontrolloidumpaa

Ymmärtää koko organisaation tehokkuutta paremmin

Tukea strategiatyötä ja tuoteportfolion optimointia

Ongelmanasettelu Työn tarkoituksena on tutkia reaaliaikaisen toimintolaskennan toteuttamista yrityksen tietojärjestelmään ” Mikä on paras mahdollinen tapa toteuttaa ko. järjestelmä?” Katsaus kustannuslaskennan ja toimintolaskennan teoriaan Teknologiat Toteutusosa

Työn tarkoituksena on tutkia reaaliaikaisen toimintolaskennan toteuttamista yrityksen tietojärjestelmään

” Mikä on paras mahdollinen tapa toteuttaa ko. järjestelmä?”

Katsaus kustannuslaskennan ja toimintolaskennan teoriaan

Teknologiat

Toteutusosa

Työn rakenne Materiaaleina kirjoja, tieteellisiä artikkeleita, lehtiartikkeleita ja webbisivuja Teoria ja toteutusosa Lisäksi vaikutukset toimintojen johtamiseen case-yrityksessä

Materiaaleina kirjoja, tieteellisiä artikkeleita, lehtiartikkeleita ja webbisivuja

Teoria ja toteutusosa

Lisäksi vaikutukset toimintojen johtamiseen case-yrityksessä

Projektin toteutus Toiminnallisuus, integraation taso e-Enterprise Valmistuksen ohjaus (MES) Tuotetiedonhallinta CRM Aktiviteettien hallinta ABC Taloushallinto Jakelu yms. Jan-06 Aug-06 Jan-07

Perinteinen kustannuslaskenta Esimerkki: Olet ravintolassa kahden kaverisi kanssa Otat itse A-oluen Ystäväsi ottavat Batterykossun ja Long Island Ice Tean On laskun aika... ” Tässä lasku jaettuna tasan kolmelle henkilölle”

Esimerkki:

Olet ravintolassa kahden kaverisi kanssa

Otat itse A-oluen

Ystäväsi ottavat Batterykossun ja Long Island Ice Tean

On laskun aika...

” Tässä lasku jaettuna tasan kolmelle henkilölle”

Toimintolaskenta (ABC) Selvitetään kustannusobjektin todellinen hinta Tuote, työ, projekti, asiakas, palvelu... Etsitään kustannusten aiheuttajia Keskitytään yleiskustannuksiiin (overhead/indirect costs) Jäljitetään (ei kohdisteta) jokainen kustannuskategoria toiminnoille ja myöhemmin tietylle kustannusobjektille Perusolettamukset Kustannusobjektit kuluttavat toimintoja Toiminnot kuluttavat resursseja Tämä olettamus resursseista on se mikä ajaa kustannuksia Ymmärtäminen tärkeää yleiskustannusten johtamiseksi

Selvitetään kustannusobjektin todellinen hinta

Tuote, työ, projekti, asiakas, palvelu...

Etsitään kustannusten aiheuttajia

Keskitytään yleiskustannuksiiin (overhead/indirect costs)

Jäljitetään (ei kohdisteta) jokainen kustannuskategoria toiminnoille ja myöhemmin tietylle kustannusobjektille

Perusolettamukset

Kustannusobjektit kuluttavat toimintoja

Toiminnot kuluttavat resursseja

Tämä olettamus resursseista on se mikä ajaa kustannuksia

Ymmärtäminen tärkeää yleiskustannusten johtamiseksi

Toimintolaskenta - esimerkki Expense 1 Expense 2 Expense 3 Activity 1 Activity 2 Activity 4 Product 1 Product 2 Cost driver Cost driver Cost driver Cost driver Cost driver Cost driver First stage Second stage Kustannusajuri: Millä tavoin eri aktiviteetit kontribuoi kustannusobjektin lopulliseen kustannukseen Esim. toimintojen määrä, ajankäyttö, m 2 Toiminto: Organisaatiossa tehty työ puhelinsoitto, kokous, valmistusprosessin vaihe jne. Kustannusobjekti: Mille kustannukset lasketaan? Asiakas, tuote, projekti jne.

Toteutus Käytettiin kahta erilaista matriisia Expense-Activity-Dependence (EAD) Activity-Cost Object-Dependence (ACOD) tehdään tarvittavat linkitykset lasketaan suhdeluvut lasketaan hinta toiminnolle / kustannusobjektille Helppo toteuttaa tietokantaratkaisuna Vaikeampi toki mikäli asioista halutaan mahdollisimman dynaamisia ja geneerisiä

Käytettiin kahta erilaista matriisia

Expense-Activity-Dependence (EAD)

Activity-Cost Object-Dependence (ACOD)

tehdään tarvittavat linkitykset

lasketaan suhdeluvut

lasketaan hinta toiminnolle / kustannusobjektille

Helppo toteuttaa tietokantaratkaisuna

Vaikeampi toki mikäli asioista halutaan mahdollisimman dynaamisia ja geneerisiä

Käytännön toteutus, teknologioita Active Server Pages (ASP), .NET Asyncronous Javascript and XML (AJAX) Cascading Style Sheets (CSS) MS SQL Server Internet Information Services (IIS)

Active Server Pages (ASP), .NET

Asyncronous Javascript and XML (AJAX)

Cascading Style Sheets (CSS)

MS SQL Server

Internet Information Services (IIS)

Tietovirtakaavio

Projektin määrittely

Kustannuskategorioiden valinta

Aktiviteettien valinta

Kustannusobjektien valinta

Kustannuskategorioiden liittäminen aktiviteetteihin 2. tason suhteet voidaan jossain määrin arvata/tietää 1. taso hankalampaa, koska suoria suhteita ei ole

Suhteiden luominen

Aktiviteettien kustannukset

2. taso Liitetään aktiviteetit kustannusobjeteihin Lasketaan suhdeluvut ja hinta

Liitetään aktiviteetit kustannusobjeteihin

Lasketaan suhdeluvut ja hinta

Työkalun etuja Dynaamiset Kustannuskategoriat Aktiviteetit Helppo lisätä uusia Kustannusobjektit Jossain määrin dynaamiset kustannusajurit Samojen matriisien uudelleenkäytettävyys  Helppo siirrettävyys muihinkin yritysjärjestelmiin

Dynaamiset

Kustannuskategoriat

Aktiviteetit

Helppo lisätä uusia

Kustannusobjektit

Jossain määrin dynaamiset kustannusajurit

Samojen matriisien uudelleenkäytettävyys

 Helppo siirrettävyys muihinkin yritysjärjestelmiin

Löydöksiä Arvoa lisäämättömiä aktiviteetteja n=16427 Data vuosilta 04-06

Aktiviteettien hinta n=16427

Hinnat aktiviteettiryhmittäin Uusien aktiviteettityyppien määrittely tarpeellista n=245042

Vaikutukset toimintojen johtamiseen Hinnat aktiviteeteille ja kustannusobjekteille Kannattavuus Prosessien parantaminen Hinnoittelu Asiakkaiden ”koulutus” Tuotesuunnittelu Laatu Henkilöstön johtaminen Budjetointi

Hinnat aktiviteeteille ja kustannusobjekteille

Kannattavuus

Prosessien parantaminen

Hinnoittelu

Asiakkaiden ”koulutus”

Tuotesuunnittelu

Laatu

Henkilöstön johtaminen

Budjetointi

Huomioita 2. tason kustannusajurit helppo automatisoida, 1. taso hankalampaa 2. tason suhteet mahdollista ”arvata” Matriiseista tulee todella suuria Webbiselaimet tulevat vastaan AJAXin hallittu käyttö Varsinaisessa käytöönotossa teknologia on harvemmin ongelmana Relaatiotietokannat ok, webbikäyttöliittymä teknologian ehdoilla ABC-tiimi tulisi olla poikkitieteellinen Myös ymmärtämystä, mitä eri aktiviteetit ovat

2. tason kustannusajurit helppo automatisoida, 1. taso hankalampaa

2. tason suhteet mahdollista ”arvata”

Matriiseista tulee todella suuria

Webbiselaimet tulevat vastaan

AJAXin hallittu käyttö

Varsinaisessa käytöönotossa teknologia on harvemmin ongelmana

Relaatiotietokannat ok, webbikäyttöliittymä teknologian ehdoilla

ABC-tiimi tulisi olla poikkitieteellinen

Myös ymmärtämystä, mitä eri aktiviteetit ovat

Yhteenveto ABC käypä ratkaisu PK-yrityksille varsinkin kannattavuutta arvioitaessa Pilottiprojekti osoittanut Mihin firma käyttää aikansa, mitä se tekee ja millä tavalla ABC saanut hyvän vastaanoton Koulutusta ei tule väheksyä Paras tapa toteuttaa on kaikkien aktiviteettien toteuttaminen saman järjestelmän sisällä Myös muiden järjestelmien integrointi tärketä “ Think big, start small”

ABC käypä ratkaisu PK-yrityksille varsinkin kannattavuutta arvioitaessa

Pilottiprojekti osoittanut

Mihin firma käyttää aikansa, mitä se tekee ja millä tavalla

ABC saanut hyvän vastaanoton

Koulutusta ei tule väheksyä

Paras tapa toteuttaa on kaikkien aktiviteettien toteuttaminen saman järjestelmän sisällä

Myös muiden järjestelmien integrointi tärketä

“ Think big, start small”

Kiitokset! www.modulight.com [email_address] www.mikaaho.com