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  1. 1. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOSMANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEDESARROLLO DE PERSONAL
  2. 2. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS C O N T E N I D O:• HOJA DE AUTORIZACIONES• INTRODUCCION• OBJETIVOS• POLITICAS GENERALES• FUNCIONES GENÉRICAS• FUNCIONES ESPECÍFICAS• MARCO JURÍDICO• PROCEDIMIENTOS: o DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN o CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO DEL PERSONAL • Programación de la capacitación • Organización de eventos de capacitación • Valuación y seguimiento • Autorización de cursos aislados • Contratación de cursos• FORMATOS
  3. 3. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDDP -001 Perfil de Puesto por PersonaDDP -002 Lista de AsistenciaDDP -003 Control Anual de CursosDDP -004 Solicitud de Curso de CapacitaciónDDP -005 Cuestionario de Opinión
  4. 4. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS A U T O R I Z A C I O N E S ELABORO AUTORIZO:C.P. JOSUE J. LIEVANO MERIDA DR. PABLO LIEDO FERNANDEZDIRECTOR DE ADMINISTRACION DIRECTOR GENERAL
  5. 5. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTRODUCCIÓNEl Manual de Procedimientos de Desarrollo de Personal de El Colegio de laFrontera Sur, es un instrumento para que la organización alcance altaproductividad y eficiente desempeño que la introduzca a la excelencia,atendiendo, específicamente, las necesidades de desarrollo del elementomás importante: el personal.La capacitación es un factor estratégico para que las organizaciones puedanser competitivas, ello hace necesario capacitar perseverantemente a todoslos empleados (base, confianza y técnicos), con lo que resulta convenientediseñar y poner en marcha programas de capacitación basados eninvestigación de las necesidades de cada individuo, del área a la quepertenece y de la organización.La capacitación sirve para que el personal se desarrolle con un procesopaulatino de aprendizaje, que permita la comprensión de las actividadespropias de un puesto mejor.La capacitación busca solucionar los problemas de las organizaciones.Guarda una estrecha relación con las deficiencias en cuanto aconocimientos, habilidades y actitudes del personal.La Detección de las Necesidades de Capacitación (DNC) permite conocerlos requerimientos del personal, lo que es de gran utilidad para establecerobjetivos y acciones del plan de capacitación.El Departamento de Desarrollo de Personal (DDP) de ECOSUR, en estemarco, tiene como objetivo la administración de la capacitación, ya queplanea las acciones para el diagnóstico, la oferta y la impartición de loscursos, el apoyo a los mismos y la documentación de todas estas acciones,apegándose a los procedimientos, registros y controles que establece la LeyFederal del Trabajo (LFT).
  6. 6. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOSEl papel de los jefes o mandos intermedios se orienta a contestar o aparticipar en las técnicas elegidas para la detección y en apoyar la asistenciade su personal a los eventos de capacitación.Al personal capacitado le corresponde, en su caso, contestar losinstrumentos que les presenten, asistir a los cursos y, posteriormente,aplicar lo aprendido.Aprobado por la Junta de Gobierno de El Colegio de la Frontera Sur, ensu primera sesión ordinaria celebrada en la ciudad de Cancún,Quintana Roo, el 04 de abril de 2003, con el acuerdo número JG-O-I-03-23.
  7. 7. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OBJETIVOContar con un documento que permita conocer como se llevan a cabo lasactividades asignadas al Departamento de Desarrollo de Personal.Este Manual ha sido diseñado no sólo con el fin de cumplir con unadisposición legal, sino como un instrumento guía para incrementar laproductividad del personal y el desarrollo institucional. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades del trabajador en su actividad, así como proporcionar la información necesaria para la creación y aplicación de nueva tecnología. Impartir la capacitación a través de la cual se puedan alcanzar niveles de productividad y calidad eficaz y eficientemente. Cumplir con la disposición de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en el artículo 123, fracción XIII y la LFT, artículo 132, fracción XV. Facilitar a los colaboradores de ECOSUR su derecho para capacitarse y adiestrarse en su puesto y en el inmediato superior, elevando así su nivel de vida y su productividad. Mejorar las aptitudes personales en los diferentes puestos de la Institución. Prevenir riesgos de trabajo.
  8. 8. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS POLÍTICAS GENERALESLa capacitación estará, primordialmente, dirigida al personal administrativoy de apoyo.La capacitación que este departamento puede ofrecer al personal técnicoserá sólo en eventos de capacitación (talleres o cursos) en temas deinterés general a toda la comunidad (tales como programas decomputación, ortografía, redacción, o cursos generales como superaciónpersonal y seguridad e higiene, entre otros).La capacitación y el adiestramiento del personal sindicalizado deberánbasarse fundamentalmente en las Condiciones Generales de Trabajo.Para todos los eventos de capacitación la autorización corresponderá aljefe del área respectiva.La capacitación y el adiestramiento es responsabilidad inherente a cadajefe y a cada trabajador.El departamento de Desarrollo de Personal (DDP) tiene la responsabilidadde facilitar y optimizar la capacitación y de proporcionar las condicionesnecesarias para que se realicen los eventos.Cada área será responsable del contenido e intensidad de los cursosdesarrollados, así como de la evaluación de los resultados en el trabajo.La redefinición de planes y programas será responsabilidad del jefeinmediato y del departamento de Desarrollo de Personal.Los jefes de las diferentes áreas deberán dar las facilidades para que suscolaboradores reciban la capacitación programada.Toda la capacitación que sea recibida, fuera de este programa y que estérelacionada con el desempeño en el trabajo, deberá estar autorizada por el
  9. 9. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOSjefe inmediato y, posteriormente, reportarse al DDP para que ahí sedetermine su pertinencia y se considere en el expediente personal.Para la aplicación de este Manual se entenderá por: CMCA: A la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento. DNC: A la Detección de Necesidades de Capacitación. DDP: Al Departamento de Desarrollo de Personal. LFT: A la Ley Federal del Trabajo. Unidades: A las Sedes ECOSUR ubicadas en el sureste de la República Mexicana: San Cristóbal de las Casas y Tapachula en Chiapas, Chetumal, Quintana Roo, Villahermosa, Tabasco y Campeche, Campeche. POLÍTICAS ESPECÍFICAS: • PRESUPUESTOLa administración del presupuesto de capacitación será responsabilidaddel departamento de Desarrollo de Personal.El gasto por concepto de alquiler de espacios (salones, etc.), compra deequipo, contratación de instructores externos e inscripciones a cursos eninstituciones especializadas, serán tramitados a través del Departamentode Adquisiciones y será cubierto con el presupuesto destinado al DDPEn el caso de cursos en instituciones especializadas, cada áreainvolucrada deberá cubrir los viáticos, pasajes y gastos adicionalesgenerados por concepto de estos eventos.
  10. 10. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDichos gastos en capacitación deberán corresponder a las necesidades decapacitación detectadas por el DDP.INSTRUCTORESLa capacitación y el adiestramiento se llevarán a cabo primordialmente porinstructores internos, siempre y cuando éstos reúnan la capacidad técnicay didáctica para impartirlos.Todo Instructor Interno deberá conocer con anticipación la problemática ylas necesidades que dieron origen al evento.Los instructores tanto internos como externos, deberán elaborar una cartadescriptiva del curso para conocer la metodología a utilizar. En dichaactividad el DDP podrá apoyar en su elaboración y deberá estar autorizadapor el o los jefes inmediatos de los participantes.EVALUACIÓNTodos los cursos y eventos de capacitación deberán ser evaluados por elDDP y, en su caso, por los participantes de cada evento.La vigilancia y sugerencia de medidas tendientes a perfeccionar el sistemade procedimientos de capacitación del personal de base estarán a cargode la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento.
  11. 11. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MARCO JURIDICO LEY FEDERAL DEL TRABAJOArt. 132 Frac. XV Obligación del patrón a proporcionar la capacitación al trabajador.Art. 132 Frac. XXVIII Obligación de integrar las comisiones mixtas de capacitación.CAPÍTULO III BISArt. 153.- De la Capacitación y Adiestramiento de los Trabajadores. DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN OBJETIVO
  12. 12. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOSConocer los lineamientos que se seguirán para determinar lasnecesidades de capacitación a través de una detección sistemática,bajo una metodología en coparticipación con todos los involucrados, afin de orientar correctamente dicha capacitación, de acuerdo a losrequerimientos específicos de cada puesto.ALCANCEEste procedimiento será aplicable a todas las áreas de ECOSUR.DEFINICIONESDetección de necesidad de capacitación (DNC).- Es la diferenciacuantificable y medible que se obtiene al comparar los requerimientosde un puesto con los conocimientos, habilidades y actitudes de quien loocupa.Investigación de Necesidades.- Es el proceso que nos permite precisar,lo más aproximado posible, las diferencias medibles y cuantificablesexistentes entre los conocimientos, habilidades y actitudes requeridasen un trabajador para que logre resultados productivos y los que poseeactualmente.POLÍTICAS
  13. 13. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOSLa investigación de necesidades deberá realizarse de acuerdo a loslineamientos descritos en este Manual.Los programas de capacitación deberán orientarse a la satisfacción dela necesidad detectada.Las necesidades encubiertas de capacitación serán atendidas con baseal resultado de una investigación.Es responsabilidad del departamento de Desarrollo de Personal llevar acabo una investigación o Detección de Necesidades de Capacitación.
  14. 14. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOSIDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave:DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Última Revisión: Enero 2005 Páginas: 6 PROPÓSITOQUE EN QUE PARA QUE PARA QUIEN- IMPLEMENTAR EL - A TRAVÉS DE UNA - INCREMENTAR O - PERSONALPROCEDIMIENTO DETECCIÓN ACTUALIZAR LOS ADMINISTRATIVPARA DETERMINAR SISTEMÁTICA, DE CONOCIMIENTOS PARA O Y DE APOYOLAS NECESIDADES ACUERDO A MEJORAR HABILIDADES. ADCRITO A ELDE CAPACITACIÓN FUNCIONES Y PUESTO, COLEGIO. ALCANCE- Aplicables al personal administrativo, de apoyo y técnico administrativo. POLITICAS- Cumplir con los objetivos institucionales de El Colegio a través de un programa integralde capacitación; para lo cual se llevará a cabo una Detección de Necesidades deCapacitación.
  15. 15. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACION RESPONSAB ACCION NO. ACTIVIDAD LEDDP Convoca 1 - Convoca a los jefes inmediatos del personal administrativo y técnico, para explicarles el procedimiento, elaborar los perfiles de puesto y calificar de acuerdo a la escala previamente establecida, en el formato instrumentado para ese fin.Jefes inmediatos Asisten 2 - Acuden a la reunión, conocen el procedimiento y definen necesidades. Realizan -Determinan las competencias (conocimientos, habilidades y actitudes) ideales para el puesto que están desempeñando. Clasifican - Clasifican de acuerdo a competencias, considerando lo que el personal debe saber (conocimientos), manejar (habilidades) y comportarse (actitudes). Efectúan - Llenan el formato DDP-001: Perfil de Puesto por Persona.DDP Ubica 3 - Orienta a los jefes en la determinación de dichas competencias.Jefes Inmediatos Califican y 4 - Una vez determinadas, califican las competencias envían de cada uno de sus colaboradores de acuerdo a la escala establecida, determinan prioridades y las remiten al DDP.DDP Recibe 5 - Recibe las calificaciones de las competencias y solicita al personal evaluado se autocalifiquen de acuerdo a la escala establecida.Personal técnico y/ Califica 6 Reciben el formato, autocalifican las competencias
  16. 16. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOSo administrativo de acuerdo a la escala indicada y devuelven al DDP.DDP Recibe 7 - Con los formatos calificados por ambas partes obtiene un promedio entre la calificación del jefe inmediato y del colaborador, el cual servirá de referencia para determinar las necesidades reales y prioritarias de capacitación propias del puesto. Realiza - Una vez obtenida dicha información, la analiza y de acuerdo a las prioridades, elabora el Plan Anual de Capacitación Institucional.TerminaProcedimiento
  17. 17. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACION DDP JEFES INMEDIATOS PERSONAL TECNICO Y/O ADMINISTRATIVOINICIO 2 1 ASISTEN A REUNION, CONOCEN CONVOCA A JEFES DE PROCEDIMIENTO, DETERMINAN PERSONAL ADMINISTRATIVO Y LAS NECESIDADES IDEALES TECNICO PARA EXPLICACION PARA EL PUESTO Y CLASIFICAN DEL PROCEDIMIENTO Y CONSIDERANDO LOS ELABORAR LOS PERFILES DEL CONOCIMIENTOS, PUESTO HABILIDADES Y ACTITUDES Y LLENAN FORMATO DDP-001 3 ASESORA PARA MEJOR CALIFICACION DE APTITUDES 4 PARA EL PUESTO CALIFICAN APTITUDES DEL PERSONAL A SU CARGO Y DETERMINAN NECESIDADES. 5 RECIBE CALIFICACIONES Y SOLICITA AL PERSONAL SE AUTOCALIFIQUE DE ACUERDO A ESCALAS. 6 7 RECIBEN FORMATO Y SE AUTOCALIFICAN PROMEDIA LA CALIFICAN DEL JEFE LA DE CADA PERSONAL, ANALIZA NECESIDADES Y ELABORA PLAN ANUAL DE CAPACITACION INSTITUCIONAL FIN DE PROCESO
  18. 18. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CAPACITACIÓN OBJETIVOConocer los lineamientos que se alcanzarán para llevar a cabo unproceso de capacitación de calidad que impacte en los objetivosestratégicos de la organización, optimizando conocimientos, habilidadesy actitudes del personal. ALCANCEEste procedimiento será aplicable al personal administrativo, de apoyo ytécnico administrativo. POLÍTICASLa investigación de necesidades deberá realizarse de acuerdo a loslineamientos descritos en este Manual.Los programas de capacitación deberán orientarse a la satisfacción dela necesidad detectada.Las necesidades encubiertas de capacitación serán atendidas con baseal resultado de una investigación.Es responsabilidad del Departamento de Desarrollo de Personal llevar acabo una investigación o Detección de Necesidades de Capacitación.
  19. 19. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOSTodos los programas de capacitación deberán estar aprobados por losresponsables de área, mismos que tendrán la facultad de agregar,modificar o reprogramar de acuerdo a sus propias necesidades.De acuerdo al Plan Anual de Capacitación, es necesario mantener uncontrol de todos los gastos, incluyendo los costos que se generen porcontratación de instructores externos (precio del curso y viáticos), o en elcaso de instructores internos considerar los gastos por viáticos y materialde apoyo.
  20. 20. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave : CAPACITACIÓN Última Revisión: Enero 2005 PROPÓSITOQUE EN QUE PARA QUE PARA QUIEN- CONOCER - LINEAMIENTOS - REALIZAR UN PROCESO DE - PERSONAL QUE SE CAPACITACIÓN DE CALIDAD, QUE ADMINISTRATIVO, DE SEGUIRÁN IMPACTE EN LOS OBJETIVOS APOYO Y TÉCNICO ESTRATÉGICOS DE LA ADMINISTRATIVO. ORGANIZACIÓN, OPTIMIZANDO CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y ACTITUDESALCANCE- Aplicable al personal administrativo, de apoyo y técnico administrativo.POLITICAS- La investigación de necesidades deberá realizarse de acuerdo a los lineamientosdescritos en este Manual, sus programas de capacitación se orientaran a la satisfacción dela necesidad detectada. En tanto que las necesidades encubiertas de capacitación seránatendidas en base al resultado de una investigación.
  21. 21. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION RESPONSABL ACCION No. ACTIVIDAD EDDP Realiza 1 - Obtenida la información de la Detección de Necesidades de Capacitación (indicado en el procedimiento anterior), estructura el plan de trabajo anual y en caso de requerirlo solicita apoyo de las áreas involucradas. Verifica - Requiere al Departamento de Programación y Presupuesto información del techo presupuestal con el que contará.Departamento de Informa 2 - Proporciona información vigente delProgramación y presupuesto autorizado para el ejercicio.PresupuestoDDP Estructura 3 - Con la información de la DNC y del presupuesto autorizado, estructura el Programa de Capacitación para cada una de las Unidades que conforman El Colegio. Elabora - Elabora el documento “Plan de Capacitación”, mismo que presenta, junto con el programa, a la Dirección de Administración para su visto bueno o corrección.Dirección de Recibe 4 Recibe documento.Administración Si procede: 4.1 - Da su visto bueno y lo envía al DDP. Autoriza No procede: Rechaza 4.2 - Rechaza y remite para corrección al DDP.DDP Remite 5 - Recibe documento autorizado por la Dirección de Administración y lo remite a la Dirección General para su aprobación o corrección. Revisa y - Si no procedió y requiere correcciones, lo corrige revisa, adecua y lo remite a la Dirección de Administración para su autorización.
  22. 22. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDirección General Recibe 6 - Recibe el archivo. Autoriza 6.1 No procede: Sugiere mayores correcciones y remite al DDP. Sugiere 6.2 Si procede: - Autoriza y lo remite al DDP.DDP Recibe, 7 - No fue autorizado: recibe el documento para corrige y su corrección, verifica las sugerencias y convoca envía para su visto bueno. Recibe y 7.1 - Si fue autorizado: se reúne con la CMCA convoca para presentar el Programa de Capacitación del Personal de Base.CMCA Recibe 8 - Revisa el Programa presentado: Indica y No procede: remite Indica correcciones y remite al DDP. Autoriza Si procede: - Da su visto bueno.DDP Recibe y 9 - Recibe documento para revisión, lo corrige y Corrige remite nuevamente a la CMCA. Envía 9.1 - Con el visto bueno de la CMCA, envía a los jefes de Inmediatos la calendarización y duración de los eventos de capacitación a realizar durante el año para que lo programen y se notifique al personal.Jefes Inmediatos Revisan y 10 - Revisan el programa y comunican al DDP su notifican aceptación o posibles reprogramaciones.DDP Recibe y 11 - Recibe el Programa con el visto bueno, en su reprograma caso, realiza las reprogramaciones solicitadas y envía a los jefes inmediatos para su aplicación.Termina
  23. 23. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOSProcedimiento DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION DEPTO. DE PROG. Y DDP DIRECCION DE ADMON. DIRECCION GENERAL CMCA JEFES INMEDIATOS PRESUPUESTO INICIO 1 DE ACUERDO A LA INFORMACION, DETECCION DE NECESIDADES DE DA CAPACITACION, INFORMACION ESTRUCTURA DEL PLAN DE PRESUPUESTO TRABAJO AUTORIZADO ANUAL Y PARA EL SOLICITA AL EJERCICIO. DEPTO. DE PROG. Y PRESUP. TECHO PRESUPUESTAL VERIFICADO EL PRESUPUESTO REALIZA SI PROCEDE PROGRAMA DE CAPACITACION PARA LAS DA UNIDADES, VISTO EFECTUA EL BUENO PLAN DE Y REMITE CAPACITACION AL Y REMITE A LA DDP DIRECC. DE ADMON. PARA SU APROBACION NO PROCEDE REMITE AL DDP PARA CORRECCION
  24. 24. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SURMANUAL DE PROCEDIMIENTOS
  25. 25. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION DEPTO. DE PROG. Y DDP PRESUPUESTO DIRECCION DE ADMON. DIRECCION GENERAL CMCA JEFES INMEDIATOS NO PROCEDERECIBEDOCUMENTO RECIBEAUTORIZADO Y Y REVISALO REMITE A LA CONSIDERADIRECCION CORRECCIONESGENERAL PARA Y REMITEREVISION Y ALAUTORIZACION DDPNO FUEAUTORIZADO,RECIBE, REVISAY CORRIGE YENVIANUEVAMENTE ALA DIRECCIONDE AMON. PARACONTINUAR ELPROCED.NO FUEAUTORIZADO:RECIBE,CORRIGE YENVIA PARAVISTO BUENO SI PROCEDERECIBE DOCTO. AUTORIZAAUTORIZADO Y Y ENVIASE REUNE ALNUEVAMENTE DDPCON LA CMCAPARA SUPRESENTACION. NO PROCEDE INDICA CORRECCIONES Y ENVIA AL DDPNO PROCEDE,RECIBE,CORRIGE YREMITE A LACMCA
  26. 26. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION DDP DEPTO. DE PROG. Y DIRECCION DE ADMON DIRECCION GENERAL CMCA JEFES INMEDIATOS PRESUPUESTO SI PROCEDE DA VISTO BUENO Y REMITE AL DDPSI PROCEDE:ENVIA A JEFESINMEDIATOSLOS EVENTOSA REALIZARANUALMENTE,SUCALENDARIZA REVISAN YCION Y AUTORIZAN ODONACION SOLICITAN, ENDEL CURSO SU CASO REPROGRAMA CIONES AL DDPSI REQUIEREREPROGRAMACIONES,CORRIGE YREMITEFINALMENTEA LOS JEFESINMEDIATOSPARA SUAPLICACION FIN DE PROCES O
  27. 27. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACIÓN OBJETIVOCoordinar y dirigir los eventos de capacitación y sus actividades paraalcanzar los objetivos planteados y cumplir con calidad las acciones deesta etapa del proceso. ALCANCEEste procedimiento será aplicable al Departamento de Desarrollo dePersonal y Unidades de ECOSUR. POLÍTICASPara la organización de algún evento de capacitación en cualquiera delas Unidades, el DDP podrá apoyarse en el personal administrativo y enel de apoyo.El material de apoyo que requiera el instructor, así como material depapelería deberá ser aportado por cada una de las Unidades en dondese llevará a cabo el evento de capacitación.Al termino del evento de capacitación cada participante deberá registrarsu asistencia, anotando los datos que se solicitan (Nombre completo,Departamento/área a la que pertenecen, puesto que desempeñan yUnidad a la que pertenecen) en el formato “Lista de Asistencia”(DDP-002).Finalizado el curso, los participantes deberán evaluar el desarrollo deltemario y la didáctica del instructor.
  28. 28. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOSEl participante que no reúna el 85% de asistencia al evento decapacitación, en el cual se inscribió, será dado de baja y no tendráderecho a Constancia.Se establece de manera oficial el uso de los siguientes formatos:DDP -002 Lista de Asistencia.DDP- 005 Cuestionario de Opinión
  29. 29. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACIÓN Última Revisión: Enero 05 Páginas: 6 PROPÓSITOQUE EN QUE PARA QUE PARA QUIEN- ORGANIZAR - LOS EVENTOS Y - CUMPLIR, CON - PERSONALY LAS ACTIVIDADES DE CALIDAD, LOS ADMINISTRATIVO YCOORDINAR CAPACITACIÓN. PROGRAMAS DE DE APOYO. CAPACITACIÓN. ALCANCE- Aplicable al departamento de Desarrollo de Personal, a los Administradores de Unidad y alpersonal involucrado. POLITICAS - Para la organización y logística de algún evento de capacitación en cualquiera de las Unidades, el DDP podrá apoyarse tanto en el personal administrativo como en el de apoyo. Y, en coordinación, con el Administrador de cada Unidad buscarán, al menos, dos opciones de posibles instructores externos para los eventos de capacitación, en función del contenido temático que ofrezcan, del precio y de los requerimientos de cada evento.
  30. 30. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACIÓN RESPONSABL ACCION NO. ACTIVIDAD EDDP Busca 1 - De acuerdo al tipo de evento de capacitación, examina, en coordinación con los subdirectores y administradores de Unidad, a los posibles instructores (internos y/o externos). Instructores Internos: Ver procedimiento: Capacitación Interna.Instructor Externo Acepta 2 - Recibe solicitud para dar capacitación, revisa fechas y temario y remite su aceptación al DDPDDP 3 Instructores Externos: Solicita - Solicita a los posibles instructores el temario del evento de capacitación, así como una carta descriptiva de la metodología a utilizar.Instructor Externo Envía 4 - Envía sus propuestas y costos.DDP Evalúa 5 - Evalúa las propuestas en base a las necesidades detectadas y cotización. Selecciona - Elige la mejor opción (costo y temario) y presenta al Director de Administración para su autorización.Dirección de Revisa 6 - Revisa la propuesta.Administración Rechaza 6.1 No procede: - Remite al DDP para que solicite nuevo instructor o cotización. Autoriza 6.2 Si procede: - Autoriza la contratación.
  31. 31. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDDP Informa 7 No se autoriza: - Corrige y remite información requerida para su Visto Bueno Verifica Si se autoriza: Realiza 7.1 - Avisa al instructor seleccionado y acuerdan el (los) día (s) y el horario para impartir el curso.Instructor Externo Recibe 8 - Acuerda fechas y horario y remite informeDDP Solicita 9 - Busca sala disponible para realizar el evento, dentro o fuera de la institución y la solicita. Solicita 9.1 - Elabora el formato ADQ-001 “Requisición de Compra y/o Servicios”, indicando el nombre del evento, así como la fecha, el lugar y el monto. 9.2 - En caso de que la sala en donde se llevará a cabo el evento se ubique fuera de las instalaciones de El Colegio, elabora otra requisición de compra por este concepto. 9.3 - Solicita a la Dirección de Administración, autorización de la (s) Requisición (es) de Compra y/o Servicios.Dirección de Autoriza 10 - Autoriza la (s) Requisición (es) de Compra.AdministraciónDDP Entrega 11 - Recibe y entrega a Adquisiciones la (s) Requisición (es) de Compra autorizada.Adquisiciones Recibe y 12 - Recibe la (s) requisición (es) de compra revisa revisa y continua de acuerdo al procedimiento. - Remite a Tesorería para trámite de pago.
  32. 32. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOSTesorería tramita 13 - Recibe y tramita pago vía depósito o cheque.DDP Informa 14 - Paralelamente, informa con anticipación al personal y jefes inmediatos la programación del evento. Efectúa 14.1 - Prevé el desarrollo adecuado de las actividades:  Prepara material y equipo (retroproyector, pizarrón, rotafolio, televisión y video casetera), en caso de que se requiera.  Prepara recursos materiales (acetatos, manuales, fotocopias, etc.) requeridos en el evento. Registra 14.2 - Durante el evento, solicita a los participantes registrarse en el formato DDP-002: Lista de Asistencia; y, al finalizar el mismo, entrega constancias o las remite posteriormente. 14.3 Al finalizar el curso solicita evaluación en el formato DDP-005Personal y Jefes Evalúan 15 - Durante la duración del curso se registranInmediatos en el formato DDP--002. 15.1 - Al término del curso evalúan el desarrollo del temario y la didáctica del instructor, formato DDP-005.DDP Recibe y 16 - Recibe evaluación y registra. registraTerminaProcedimiento
  33. 33. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACION DDP INSTRUCTOR EXTERNO DIRECC. ADMON. ADQUISICIONES TESORERIA PERSONAL Y JEFES INMED. INICIO 1 2 RECIBECON APOYO DE SOLICITUD DELOS ADMDORES CAPACITACIONDE UNIDAD Y RESPONDEBUSCAINSTRUCTORESINTERNOS OEXTERNOS Y LOSCONTACTASOLICITATEMARIO Y ENVIAMETODOLOGIA PROPUESTAS Y COSTOS EVALUA PROPUESTAS DE ACUERDO A NECESIDADES Y COTIZACIONELIGE MEJOROPCION (COSTOY TEMARIO) YREMITE A LADIREC. DEADMON. PARA NOVISTO BUENO PROCEDE SOLICITA OTRAS OPCIONES DE INSTRUCTOR, TEMARIO O COTIZACIONELIGE MEJOR SIOPCION (COSTO PROCEDEY TEMARIO) YREMITE A LA AUTORIZADIREC. DE AL DDPADMON. PARA CONTRATACIONVISTO BUENO
  34. 34. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACION INSTRUCTOR EXTERNO DIRECC. ADMON. ADQUISICIONES TESORERIA PERSONAL Y JEFES INMED.RECIBE, CORRIGEY REMITE PARAVISTO BUENOAVISA AL REVISA YINSTRUCTOR Y ACUERDAACUERDA FECHA FECHAS Y HORARIOSBUSCA SALA ALINTERIOR OEXTERIOR DELAINSTITUCIONELABORAFORMATOADQ-001 PORCONCEPTO DEEVENTOREQUIERE SALAEXTERNA A LAINST., ELABORAFORMATOADQ-001 PORESTECONCEPTOSOLICITAAUTORIZACIONA LA REVISA YDIRECCION DE AUTORIZAADMON.
  35. 35. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACION DDP INSTRUCTOR EXTERNO DIRECC. ADMON. ADQUISICIONES TESORERIA TESORERIARECIBE Y ENVIA AADQUISICIONES LA(S) REQUISICION(ES) AUTORIZADAS RECIBE Y TRAMITA DE ACUERDO A RECIBE Y TRAMITA PROCED. Y ENVIA A EL PAGO TESORERIA PARA EL PAGOINFORMA A JEFESINMEDIATOS YPERSONALPROGRAMACIONDE EVENTOSREALIZA ACCIONESPARA ELDESARROLLO DELEVENTO(MATERIAL YEQUIPO) SOLICITA REGISTRO DIARIO DE ASISENCIAAL FINAL DEL REGISTRACURSO SOLITIA ASISTENCIAEVALUACION DIARIA EVALUA AL RECIBE Y TERMINO AL REGISTRA INSTRUCTOR Y TEMARIO Y REMITEN AL DDP FIN DE PROCESO
  36. 36. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave: CAPACITACIÓN INTERNA Última Revisión: Enero 2005 Páginas: 4 PROPÓSITOQUÉ EN QUÉ PARA QUÉ PARA QUIÉNORGANIZAR Y LOS EVENTOS Y LAS CUMPLIR, CON DEL PERSONALCOORDINAR ACTIVIDADES DE CALIDAD, LOS ADMINISTRATIVO Y DE CAPACITACIÓN PROGRAMAS DE APOYO IMPARTIDA POR EL CAPACITACIÓN PERSONAL INTERNO ALCANCE- Este procedimiento será aplicable al Departamento de Desarrollo de Personal, a losAdministradores de Unidad, al personal involucrado e Instructores Internos. POLITICAS- El DDP en coordinación con el Área de Vinculación buscarán, al menos, dos opciones deinstructores internos para los eventos de capacitación, en función de la disponibilidad quetengan, así como de los requerimientos de cada programa.- El contenido temático deberá estar apegado a los requerimientos y políticas del Área deVinculación.
  37. 37. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CAPACITACIÓN INTERNA RESPONSABL ACCION No. ACTIVIDAD EAdministrador de Analiza 1 - De acuerdo al tipo de evento deUnidad capacitación, analiza a los posibles instructores internos y remite propuestas al DDP.DDP Verifica y 2 - Coteja sus propuestas de instructor interno solicita con las de las Unidades y solicita a Vinculación lista del personal que haya impartido cursos al interior de El Colegio.Vinculación Entrega 3 - Facilita lista de instructores internos al DDP.DDP Selecciona 4 - Selecciona la mejor opción. 4.1 - Contacta a los posibles instructores para solicitarle su apoyo para la realización del evento de capacitación, indicándoles las principales necesidades.Instructor Interno Analiza 5 - Analiza la posibilidad, verifica su disponibilidad (fechas y horarios) y, en caso de requerirlo, solicita permiso de su jefe inmediato y confirma al DDP.DDP Solicita 6 - Recibe confirmación y solicita una carta descriptiva del curso que impartirá en la que indique la metodología de trabajo y verifica que cumpla con las expectativas del evento.Instructor Interno Efectúa y 7 - Realiza descripción del curso a impartir e envía incluye metodología a utilizar y remite al DDP.DDP Rechaza e 8 -No cumple con lo requerido: Inicia Solicita nueva propuesta o inicia con la actividad 1.
  38. 38. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 8.1 -Cumple con lo requerido: Calendariza - Establece con el instructor calendario del evento y material que requerirá. Verifica - Busca el espacio adecuado para llevar a cabo el evento.Instructor Interno Prepara 9 Prepara recursos materiales (acetatos, manuales, fotocopias, etc.) para realizar los eventos, y en su caso, solicita al DDP lo necesario.DDP Informa y 10 - Informa a los jefes inmediatos y al personal, prepara el lugar, fecha y horario del curso. Prepara listas de asistencia y constancias. Solicita 10.1 - Durante el evento solicita a los participantes su registro diario de asistencia. Entrega 10.2 - Al término del curso entrega las constancias a los participantes que hayan cumplido al menos el 85% de asistencia. Registra 10.3 - Registra el evento en el formato DDP-003, para control detallado de actividades.TerminaProcedimiento
  39. 39. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION INTERNA CAPACITACION INTERNAADMINISTRACION UNIDAD DDP VINCULACION INSTITUCION INTERNA INICIO1 VERIFICA PROPUESTAS RECIBE Y REMITE ANALIZA POSIBLES CONJUNTAS Y SOLICITA A INFORMACION INSTRUCTORES INTERNOS VINCULACION LISTA REVISA Y SELECCIONA SOLICITA APOYO ANALIZA, E INDICA INFORMA NECESIDADES DISPOSICION. SOLICITA DESCRIPCION DEL CURSO Y METODOLOGIA. REALIZA DESCRIPCION DEL CURSO Y METODOLOGIA. NO PROCEDE NO CUMPLE CON NECESIDADES SOLICITA NUEVA PROPUESTA O INICIA PROCED. SI PROCEDE ESTABLE CALENDARIO Y VERIFICAN MATERIALES PREPARA Y EQUIPOS MATERIAL NECESARIOS NECESARIO INFORMA A JEFES INMEDIATOS Y PERSONAL
  40. 40. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CAPACITACION INTERNAADMINISTRACION UNIDAD DDP VINCULACION INSTITUCION INTERNA DURANTE EL EVENTO VERIFICA EL CONTROL DE ASISTENCIA. AL FINALIZAR EL CURSO ENTREGA CONSTANCIAS A QUIENES TUVIERON HASTA EL 85% DE ASISTENCIA. REGISTRA EL CURSO PARA CONTROL FIN DE PROCESO
  41. 41. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CURSOS AISLADOS OBJETIVOConocer los lineamientos que se seguirán para acceder a cursosaislados, independientes del Plan de Capacitación, de acuerdo a lasnecesidades específicas de cada área. ALCANCEEste procedimiento será aplicable al personal administrativo, de apoyo y/otécnico administrativo. POLÍTICASLa capacitación estará dirigida al personal administrativo, de apoyo ytécnicos administrativos.La capacitación y adiestramiento del personal sindicalizado deberánbasarse fundamentalmente en las Condiciones Generales de Trabajo.Todo evento de capacitación deberá contar con la aprobación del jefe deárea respectivo.La capacitación y el adiestramiento es responsabilidad inherente a cadajefe y a cada trabajador.El Departamento de Desarrollo de Personal tiene la responsabilidad defacilitar la capacitación y de proporcionar las condiciones necesarias paraque se realicen los eventos.Cualquier curso que tenga relación con la actividad sustantiva de ElColegio tendrá prioridad sobre otros.
  42. 42. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOSEn caso de que el DDP no cuente con presupuesto suficiente parafinanciar algún curso que no esté previamente programado, podrásolicitar al área interesada aportar algún porcentaje de la cantidad finalpara realizar la capacitación.Los cursos de capacitación solicitados deberán estar plenamentejustificados tanto por el empleado como por el jefe inmediato.
  43. 43. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave : AUTORIZACIÓN DE CURSOS AISLADOS Última Revisión: Ene 05 Páginas: 6 PROPÓSITOQUE EN QUE PARA QUE PARA QUIEN-CONOCER -LOS -PARA ACCEDER A -PARA PERSONAL LINEAMIENTOS QUE CURSOS AISLADOS, ADMINISTRATIVO SE SEGUIRÁN. INDEPENDIENTES DEL DE APOYO Y PLAN DE TÉCNICO CAPACITACIÓN, DE ADMINISTRATIVO. ACUERDO A LAS NECESIDADES ESPECÍFICAS DE CADA ÁREA. ALCANCEEste procedimiento será aplicable al personal administrativo, de apoyo y/o técnicoadministrativo. POLITICAS - El departamento de Desarrollo de Personal tiene la responsabilidad de facilitar la capacitación y de proporcionar las condiciones necesarias para que se realicen los eventos, por ello cualquier curso que tenga relación con la actividad sustantiva de El Colegio tendrá prioridad sobre otros. - En caso de que el DDP no cuente con presupuesto suficiente para financiar algún • curso que no esté previamente programado, podrá solicitar al área interesada aportar • algún porcentaje del monto final. PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CURSOS AISLADOS
  44. 44. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS RESPONSABL ACCION No. ACTIVIDAD EPersonal Solicita 1 - Solicita a su jefe inmediato la autorización paraadministrativo, de asistir a un evento de capacitación, utilizando elapoyo y/o técnico formato DDP -004: Solicitud de curso, que indicaadministrativo. la información necesaria: titulo del curso, la institución organizadora, el lugar, la duración, fechas de inicio/terminación, costo y justificación.Jefe inmediato Recibe y 2 - Recibe solicitud, verifica su justificación y verifica autoriza, aprobando, si es el caso, se disponga de la partida presupuestal para pago de viáticos requeridos.Personal Remite 3 - Una vez que ha sido autorizado, remite al DDPadministrativo, de junto con la cotización y temario del evento paraapoyo y/o técnico su visto bueno y registro.administrativo.DDP Recibe 4 - Recibe la solicitud, la cotización y el temario y valida que sea una necesidad requerida para el desempeño de las funciones encomendadas. Verifica No es necesario: 4.1 En caso de no coincidir con las necesidades detectadas o de no ser una necesidad prioritaria, se comunica con el solicitante para proponer una posible reprogramación para el siguiente periodo. Termina procedimiento. Determinan Es necesario: 4.2 - Si requiere capacitación de acuerdo a las necesidades detectadas, verifica el presupuesto con que cuenta su Unidad. Informa - En caso de no existir presupuesto o de ser escaso, se comunica con el jefe inmediato, y determinan las aportaciones que tanto el DDP como el área darán, o, en su defecto,
  45. 45. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS reprogramarlo para el siguiente periodo y termina procedimiento. Si tiene presupuesto: Informa 4.3 - Si se cuenta con presupuesto avisa al solicitante para que realice el trámite correspondiente y continúa el procedimiento. -Personal Tramita 5 - Una vez aprobada, de acuerdo al procedimientoadministrativo, de establecido, tramita el pago de viáticos y pasajes.apoyo y/o técnicoadministrativo. Entrega - Después de haber asistido al curso y de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Manual de Adquisiciones y Obra Pública, entrega la documentación correspondiente: factura, etc. Comprueba - Y en Contabilidad, realiza lo correspondiente, de acuerdo al procedimiento establecido, para comprobación de gastos de viáticos y pasajes.TerminaProcedimiento
  46. 46. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION DE CURSOS AISLADOS PERSONAL JEFES INMEDIATOS DDP INICIO1 RECIBE, VERIFICA SOLICITAN AL JEFE JUSTIFICACION Y, SI CUENTA AUTORIZACION PARA ASISTIR CON PRESUPUESTO PARA A CURSO DE CAPACITACION A VIATICOS, AUTORIZA TRAVES DEL FORMATO DDP-004 RECIBE Y REMITE AL DDP UNA COTIZACION Y TEMARIO PARA SU VISTO BUENO Y REGISTRO RECIBE Y VERIFICA NO ES NECESARIO: NO COINCIDE LAS NECESIDADES O NO ES PRIORITARIO SUGIERE REPROGRAMACION EN OTRO PERIODO. TERMINA PROCEDIMIENTO SI ES NECESARIO: VERIFICA PRESUPUESTO, NO TIENE DETERMINAN APORTACIONES DEL AREA Y DDP O POSPONEN PARA OTRO PERIODO TERMINA PROCEDIMIENTO SI TIENE PRESUPUESTO: INFORMA AL SOLICITANTE PARA QUE CONTINUE CON EL TRÁMITE CONTANDO CON AUTORIZACION, TRAMITA PAGO DE VIATICOS Y PASAJESACUDE AL CURSO, RECIBE FACTURA, EN SUCASO DE ACUERDO A LA ENTREGA , OPROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS AL REGRESO,A ADQUISIC. Y EL CORRESP. DE GTOS. DEVIATICOS EN CONTAB. FIN DE PROCES O
  47. 47. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SURMANUAL DE PROCEDIMIENTOS
  48. 48. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE CURSOS OBJETIVOConocer los lineamientos que se seguirán para llevar a cabo lacontratación de cualquier tipo de evento de capacitación dirigido alpersonal administrativo, de apoyo y/o técnico administrativo, bajo untecho presupuestal previamente determinado. ALCANCEEste procedimiento será aplicable al DDP, Coordinadores yAdministradores de Unidad, personal administrativo, de apoyo y técnicoadministrativo de ECOSUR. POLÍTICAS1. La capacitación y el adiestramiento se llevarán a cabo primordialmente por instructores internos, siempre y cuando, éstos reúnan la capacidad técnica y didáctica para impartirlos.2. Todo Instructor Interno deberá conocer con anticipación la problemática y necesidades que dieron origen al evento.3. Se deberán buscar al menos 2 opciones de instructor, los cuales deberán presentar por escrito su cotización y temario.4. De acuerdo a las necesidades específicas de capacitación de un área, el instructor elegido deberá elaborar y entregar al DDP una “Carta Descriptiva” del evento en cuestión para conocer su metodología como instructor.
  49. 49. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS5. En lo posible, todos los cursos de capacitación, independientemente de su naturaleza, se impartirán en las instalaciones de El Colegio. Los cursos se darán en aulas o salas de juntas desocupadas, con previa autorización de los responsables.
  50. 50. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave: CONTRATACIÓN DE CURSOS Última Revisión: Enero 2005 Páginas: 6 PROPÓSITOQUE EN QUE PARA QUE PARA QUIEN- Identificar o - Los lineamientos - Para llevar a cabo la - Dirigido al personalconocer que se seguirán. contratación de administrativo, de apoyo y/o cualquier tipo de evento técnico administrativo, bajo de capacitación. un techo presupuestal previamente determinado. ALCANCE - Este procedimiento será aplicable al DDP, Coordinadores y Administradores de Unidad, personal administrativo, de apoyo y técnico administrativo. POLITICAS - Determinadas las necesidades de capacitación el DDP contactará al proveedor para verificar temas de los cursos, definir número de personal a capacitar, indicar la extensión del curso de acuerdo a la carestía en la oportunidad de capacitación, precisar el plantel de profesores y calcular el presupuesto.
  51. 51. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE CURSOS RESPONSABLE ACCION No. ACTIVIDADDDP Contacta 1 - Determinadas las necesidades de capacitación, contacta al proveedor y le solicita la propuesta de los cursos que impartirá.Proveedor Realiza 2 - Realiza la propuesta definitiva y entrega al DDP la Carta Descriptiva de los cursos a impartir.DDP Recibe y remite 3 - Recibe la propuesta, la examina y la remite al jefe inmediato superior del personal que recibirá el curso, para su análisis y para determinar si es viable y si cumple las expectativas de los solicitantes.Jefe de Área Analiza 4 - Recibe el documento, lo analiza y decide: No Procede: 4.1 - Remite al DDP indicando correcciones o cancelación. Si Procede: 4.2 - Envía con visto bueno.DDP Rechaza 5 No procede: - Recibe y solicita correcciones o cancela servicios. Elabora 5.1 Si procede: - Elabora una carta de aceptación por escrito, detallando las características del curso y las fechas y la remite al proveedor.Proveedor Recibe y realiza 6 - Recibe el documento e inicia, independientemente, el proceso de preparación de los cursos.DDP Efectúa 7 - Realiza una “Requisición de Compra y/o Servicios” (formato: ADQ-001), detallando todos
  52. 52. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS los puntos del curso/taller a contratar y el monto a pagar, y solicita firma de autorización al Departamento de Programación y Presupuesto.Departamento de Revisa y firma 8 - Revisa el presupuesto asignado, y, verificaProgramación y Presupuesto montos, si se tiene el techo financiero estimado, firma la requisición de compra y devuelve el documento al DDP.DDP Recibe 9 - Recibe el documento firmado y remite al Director de Administración para su autorización.Dirección de Administración Autoriza 10 - Revisa que la ‘Requisición de Compra’, contenga las firmas previas, la autoriza y remite al DDP.DDP Solicita 11 - Recibe y solicita a Adquisiciones realice el proceso necesario para liberar el pago y se proceda a la impartición del curso.Adquisiciones Realiza 12 - Recibe solicitud y realiza el trámite de contratación, de acuerdo a su procedimiento establecido. - Informa al proveedor para la firma del documento.Proveedor Acepta 13 - Recibe el contrato de servicios y procede a realizar los cursos. 13.1 - Al finalizar los eventos, informa al DDP para que proceda su evaluación.DDP Verifica y 14 - Verifica, en todo momento, que los cursos se evalúa encuentren apegados al programa. 14.1 - Al finalizar el curso, el DDP evalúa el evento, mediante el formato DDP-005 y entrega constancias.Termina Procedimiento
  53. 53. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTRATACION DE CURSOS DDP PROVEEDOR JEFE DE AREA DEPTO. PROG. Y PRESUP. DIREC. ADMON. INICIO 1CONTACTA AL REALIZAPROVEEDOR Y PROPUESTAS ENSOLICITA CARTAPROPUESTAS DE DEFINITIVA YCURSOS REMITERECIBE, EXAMINAY ENVIA A JEFESPARA QUEVERIFIQUEN SI ESVIABLE POR RECIBE,NECESIDADES Y ANALIZA YCOSTOS DECIDE: NO PROCEDE REMITE PARA RECHAZA, CORRECCION O SOLICITA CANCELACION CORRECCION DE SERVICIOS SI PROCEDE CONTACTA AL PROVEEDOR Y AUTORIZA VERIFICA FECHAS Y COSTOS CON CARTA DE ACEPTACION RECIBE ACEPTACION
  54. 54. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO CONTRATACION DE CURSOS DDP PROVEEDOR JEFE DE AREA DEPTO. PROG. Y PRESUP. DIREC. ADMON. ADQUISICIONESREALIZAREQUISICION DECOMPRA Y O REVISA YSERVICIOS VERIFICA(ADQ-001) Y PRESUPUESTO,SOLICITA FIRMA Y ENVIAAUTORIZACION A AL DDPPROGR. Y PRESUP. RECIBE DOCTO. Y SOLICITA AUTORIZACION DEL DIRECTOR DE ADMON. RECIBE, REVISA Y FIRMARECIBE YENTREGA AADQUISICIONESPARA ELPROCEDIMIENTOS DE PAGO RECIBE Y TRAMITE CONFORME A PROCED. E INFORMA A PROVEEDOR PARA FIRMAVERIFICAPERMANENTEMEN RECIBETE QUE EL CURSO CONTRATO YESTE APEGADO A EFECTUA ELPROGRAMA CURSOEVALUA ALFINALIZAR ELCURSO EN FINALIZA ELFORMATO DDP-005 EVENTO EY ENTREGA INFORMA AL DDPCONSTANCIAS FIN DE PROCESO
  55. 55. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR DDP-001: PERFIL DE PUESTO POR PERSONA Nombre: Puesto: Fecha: Promedio Calif. Calif. Jefe+Calif.COMPETENCIAS Calif. Ideal Calif. Jefe Evaluado Evaluado/2CONOCIMIENTOS HABILIDADES ACTITUDES ESCALA 5 EXCELENTE 4 MUY BIEN 3 BIEN 2 REGULAR 1 DEFICIENTE
  56. 56. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DDP-002: Lista de Asistencia. LISTA DE ASISTENCIA PAG: DEMOTIVO DEL EVENTO:LUGAR:IMPARTIDO POR: FECHA: DURACIÓN:INSTRUCTORINTERNOEXTERNODEPARTAMENTO: _____________________________________________________________No. NOMBRE COMPLETO DEPARTAMENTO PUESTO UNIDADINSTRUCTOR (ES): __________________________________________ FIRMA
  57. 57. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DDP- 003: Control anual de Cursos CONTROL ANUAL DE CURSOS NOMBRE DEL No. DE PARTICIP. DURACIÓN FECHA FECHA DE INVERSIÓN INVERSIÓNCURSO/TALLER DIRIGIDO A CURSOS X CURSO HRS./CURSO DE INICIO TERMINACIÓN X CURSO TOTAL
  58. 58. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DDP – 004 Solicitud de Curso de Capacitación SOLICITUD DE CURSO DE CAPACITACIÓNNombre delsolicitante:Puesto:Fecha:Nombre del curso:Institución:Lugar:Fecha de inicio:Fecha de término:Justificación: Firma de Autorización Jefe Inmediato
  59. 59. EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DDP – 005: CUESTIONARIO DE OPINIÓNNombre del curso-taller: ________________________________________ Fecha: _____________________Nombre del facilitador: ____________________________________________________________________Instrucciones: Por favor contesta este cuestionario, la información es confidencial, nos interesa conocer y tomar en cuentatu opinión para mejorar las actividades de capacitación; lee con atención las siguientes afirmaciones y marca una de lascasillas que describa mejor tu opinión.El desarrollo general del curso fue: Excelente Bueno Regular Pésimo1 El contenido del programa me brindó un amplio conocimiento del tema:2 El contenido del material didáctico fue de calidad:3 La presentación, claridad y legibilidad del material didáctico fue:4 El contenido del material didáctico fue acorde con los contenidos del programa:5 El facilitador estableció claramente los objetivos del curso-taller:6 Se abordaron todos los temas del programa:7 El dominio que mostró el facilitador de los temas fue:8 El facilitador resolvió todas las dudas planteadas:9 El facilitador proporcionaba ejemplos adecuados:10 El facilitador propició un ambiente de confianza e interés en el grupo:11 El facilitador propició la participación del grupo:12 El facilitador propició la integración del grupo:13 El facilitador retroalimentó a los participantes:14 El facilitador expuso los contenidos del curso en forma clara y amena:15 El facilitador fue preciso en la comunicación de la información y en las instrucciones:16 Las sesiones de trabajo iniciaron y finalizaron puntualmente:17 La imagen general del facilitador y su desenvolvimiento fue:18 Los conocimientos y destrezas del facilitador me parecen:19 El facilitador propició la reflexión:20 El facilitador dirigió bien las técnicas grupales:21 La calificación general para el facilitador de 1 a 10 es:22 La información adquirida es aplicable a mi vida personal:24 Las actividades que se llevaron a cabo fueron dinámicas y versátiles:25 Se cubrieron los objetivos del curso:26 El facilitador mostró interés por las preguntas y las dudas de los participantes:27 El facilitador adecuó las actividades a las características del grupo:28 Las actividades que se llevaron a cabo fueron reflexivas y vivenciales:29 Las actividades que se llevaron a cabo permitieron desarrollar habilidades relacionadas con el curso-taller:30 Califico mi aprendizaje sobre el tema como:31 El espacio donde se llevó a cabo el curso fue:32 Se dio la bienvenida a los participantes y se presentó el facilitador:33 Se atendió eficientemente las necesidades del grupo:34 El desarrollo general del curso fue:35 Observaciones y comentarios generales:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ GRACIAS POR TU PARTICIPACIÓN

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