1. Orígenes de las hojas de cálculo
En 1971 se creó el concepto de una hoja de cálculo electrónica en el artículo
Budgeting Models and System Simulation de Richard Mattessich. Pardo y
Landau merecen parte del crédito de este tipo de programas, y de hecho
intentaron patentar (patente en EE.UU. número 4.398.249 algunos de los
algoritmos en 1970. La patente no fue concedida por la oficina de patentes
por ser una invención puramente matemática. Pardo y Landau ganaron un
caso en la corte estableciendo que "algo no deja de ser patentable solamente
porque el punto de la novedad es un algoritmo". Este caso ayudó al
comienzo de las patentes de software.
Dan Bricklin es el inventor aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin contó la
historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en
una pizarra. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y
reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a
Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un computador, usando el
paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que
intervenían en el proceso.
Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la "aplicación
fundamental" que hizo que el PC (ordenador u computador personal) dejase
de ser sólo un hobby para entusiastas del computador para convertirse
también en una herramienta en los negocios y en las empresas.
Celdas
La celda de una hoja de cálculo es el lugar donde se pueden introducir datos
o realizar cálculos, visualmente es un espacio rectangular que se forma en la
intersección de una fila y una columna y se les identifica con un nombre,
como por ejemplo C4 (C es el nombre de la columna y 4 el de la fila).
2. Las filas son horizontales y están identificadas por los números en secuencia
ascendente. Las columnas en cambio están identificadas con las letras del
alfabeto y van de forma vertical en la Hoja de Cálculo.
En las celdas se introduce cualquier tipo de información como texto o
números, y también fórmulas o instrucciones para realizar un determinado
cálculo o tarea.
Plantillas de cálculo y operaciones aritméticas básicas: sumas, restas,
producto y cociente
Cada vez que se insertan datos en una celda, es posible observar que, por
ejemplo, los datos literales o de texto se alinean a la izquierda de la celda
mientras que un dato tipo numérico (entero o con decimales) se alinea a la
derecha de la celda de forma automática.
Sin embargo, puede decirse que cada vez que se necesita hacer uno o más
cálculos en una celda, es necesario escribir el cálculo de un modo diferente.
Existen operadores aritméticos básicos como la suma, la diferencia, el
producto y el cociente que permiten realizar dichos cálculos, existen además
funciones predeterminadas para dicho fin. En todos los casos, debe
anteponerse el signo igual (=) a todos estos tipos de cálculos para que la
plantilla “reconozca” a ese dato como una operación aritmética o función
sobre determinado dato o grupo de datos.
Las cuatro operaciones básicas en plantillas: Suma, resta, producto y
cociente
La multiplicación se realiza por medio del operador * (que se visualiza como
un asterisco). Por ejemplo =b1*c3, multiplica los valores que hay en las
celdas b1 y c3. Se pueden multiplicar más de dos celdas.
3. La división se realiza por medio del operador /. Por ejemplo =b1/c3, divide el
valor que hay en la celda b1 por el de la celda c3.
Si se desea elevar el valor de una celda al exponente n, debe utilizarse el
símbolo circunflejo (^). Por ejemplo, para elevar el contenido de la celda c4 al
cubo se escribe la fórmula =c4^3.
Si la suma es de pocas celdas, conviene sumarlas directamente: =a1+a2+a3.
Lo mismo puede hacerse si necesita restarse: =a1-b1-c1.
Ventajas de las hojas de cálculo
1.- Presenta la interfaz de usuario de Office Fluent para ayudarle a encontrar
herramientas muy eficaces cuando las necesite.
2.-Importar, organizar y explorar conjuntos de datos masivos con hojas de
cálculo significativamente ampliadas.
3.-Usar el motor de gráficos totalmente rediseñado de Office Excel 2007 para
comunicar los análisis en gráficos de aspecto profesional.
4.-Disfrutar de mayor y mejor compatibilidad para trabajar con tablas.
5.-Crear y trabajar interactivamente con vistas de tablas dinámicas
fácilmente.
6.-“Ver” tendencias importantes y buscar excepciones en los datos.
7.-Office Excel 2007 y Excel Services permiten compartir hojas de cálculo
con mayor seguridad.
8.-La Ayuda garantiza al usuario y a la organización trabajar con la
información empresarial más actual.
9.-Reducir el tamaño de las hojas de cálculo y mejorar la recuperación de
archivos dañados a la vez.
4. 10.-Ampliar las inversiones en inteligencia empresarial ya que Office Excel
2007 es totalmente compatible con Microsoft SQL Server 2005 Analysis
Services.
Aplicaciones de la hoja de cálculo software libre
Software libre es aquel que incluye el código de programación para ejecutar,
copiar, distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el mismo. El software libre
nunca es de pago, siempre es gratuito. Las empresas que desarrollan
software libre ganan dinero con el asesoramiento y mantenimiento de redes
hechas con software libre. Muchas empresas que hacen software propietario
invierten también en software libre, porque, entre otras cosas, el proceso de
producción es diferente. A veces el software libre es capaz de crear
productos mejores que el software propietario.
Aplicaciones de la hoja de cálculo software propietario
El software propietario es aquel que no cede el código de programación con
el que está escrito el programa para ejecutar, copiar, distribuir, estudiar,
cambiar y mejorar el mismo. El software propietario puede o no ser gratuito.
Las empresas que hacen software propietario ganan dinero vendiendo
directamente ese software y también con el asesoramiento y mantenimiento
de esas redes hechas con software propietario.
Extensiones de los archivos:
SISTEMA
Estos son los archivos necesarios para el funcionamiento interno del Sistema
Operativo así como de los diferentes programas que trabajan en él. No esta
recomendado moverlos, editarlos o variarlos de ningún modo porque pueden
afectar al buen funcionamiento del sistema.
5. 386 --> Controlador de dispositivo virtual
ACA --> Microsoft Agent Character
ACG --> Vista previa de Microsoft Agent
ACS --> Microsoft Agent Character
ACW --> Configuración del asistente de Accesibilidad
ANI --> Cursor animado
BAT --> Archivo por lotesMS-DOS
DAT --> Base de Datos
INS --> Configuración de comunicaciones de Internet
WME --> Windows Media Encoder Session
WSC --> Windows Script Component
WSF --> Windows Script File
WSH --> Windows Script Host Settings File
ZAP --> Configuración de instalación de software
AUDIO
Los archivos de audio son todos los que contienen sonidos (no solo música).
Las diferentes extensiones atienden al formato de compresión utilizado para
convertir el sonido real en digital.
AIF --> Winamp
AIFC--> Formato AIFF
ASF --> Windows Media
AUDIOCD --> AudioCD
CDDA -->AIFF Audio
WAX --> Acceso directo de audio de Windows Media
WM --> Windows Media
WMV -->Windows Media
MP3--> Windows Media Winamp
OGG--> Windows Media
6. VÍDEO
Los formatos de video no sólo contienen imágenes sino también el sonido
que las acompaña. Es bastante habitual que al intentar visualizar un vídeo no
podamos ver la imagen aunque sí oigamos el sonido. Esto es debido al
formato de compresión utilizado en ellos que puede no ser reconocido por
nuestro ordenador, por ello siempre se ha de tener actualizados los codecs
de cada uno de los formatos.
-- AVI: El formato de video más extendido en Internet es el AVI. Calidad y
tamaño son sus mayores valedores ante el público.
-- MOV: Es el formato standard de video de Macintosh y es altamente
utilizado en vídeos para reproducir en páginas web (trailers, publicidad...).
-- MPEG: siglas de "Moving Pictures Experts Group" también se encuentra
como MPG
COMPRIMIDOS
Los formatos de compresión son de gran utilidad a la hora del
almacenamiento de información ya que hacen que esta ocupe el menor
espacio posible y que se puedan reunir muchos ficheros en uno sólo.
-- RAR: Formato de compresión muy efectivo, cuenta con uno de los mejores
programas de compresión/descompresión que es capaz de
soportar prácticamente todos los formatos no sólo el propio. Las extensiones
R00, R01, R02... pertenecen también a este formato cuando el comprimido
se divide en varias partes.
-- ZIP: El otro gran utilizado. Soportado por la amplia mayoría de los
programas extractores por ser de los más extendidos es el más conocido
7. para el público en general.
IMÁGENES
Poco hay que decir de las imágenes y de sus formatos salvo que cada uno
de ellos utiliza un método de representación y que algunos ofrecen
mayor calidad que otros. También cabe destacar que muchos programas de
edición gráfica utilizan sus propios formatos de trabajo con imágenes.
-- BMP: Extensión que nace del nombre de este formato BitMaP o Mapa de
Bits, gran calidad pero tamaño excesivo no suele ser muy utilizado en
Internet por su carga lenta.
-- JPEG: También se le ve como JPE y sobre todo como JPG es uno de los
más extendidos, por su compresión y calidad, en páginas webs para
logotipos y cabeceras.
-- GIF: Este formato cuenta con características que lo hacen ideal para el uso
en páginas web, como es la posibilidad de darle un fondo trasparente o
insertarle movimiento.
TEXTO
Dentro de los documentos de texto hemos de diferenciar entre el texto plano
y el enriquecido. Es decir, entre los formatos que sencillamente guardan las
letras (txt, log...) y los que podemos asignarles un tamaño, fuente, color, etc.
(doc)
IMAGENES DE CD
Para guardar en un archivo único lo incluido dentro de un CD se utilizan las
llamadas "imágenes de disco", su nombre proviene de que son exactamente
iguales a lo guardado en el disco, como una imagen reflejada en un espejo.
8. Con ellas se pueden hacer múltiples copias idénticas de un disco.
MDS --> Alcohol 120%
CCD --> Alcohol 120% / CloneCD
CUE --> Alcohol 120% / CDRWin (+.BIN)
ISO --> Alcohol 120% / Ahead Nero
AHEAD NERO
NRA --> Nero: CD audio
NRB --> Nero: CD-ROM arranque
NRE --> Nero: CD EXTRA
NRG --> Ahead Nero
NRI --> Nero:CD-ROM ISO
NRU --> Nero: CD-ROM UDF
CDC --> Nero CD Cover
Símbolo de agrupación de operaciones
Cuando se deben hacer operaciones combinadas (divisiones que se suman
a una multiplicación, por ejemplo), se pueden usar paréntesis como en
matemática para separar una operación de otra. Sin embargo, y también del
mismo modo que en matemática, las operaciones tienen un Orden de
Prioridad “natural” de operación. Primero se resuelven potencias y raíces.
Después cocientes y productos. Y finalmente adiciones y sustracciones.
Orden de prioridad de las operaciones
Todas las su expresiones entre paréntesis se evalúan primero. Las su
expresiones con paréntesis anidados se evalúan desde el centro hacia los
extremos.
Dentro de una expresión, los operadores se evalúan de la siguiente manera:
9. Se analiza la expresión de izquierda a derecha respetando el
Orden de Prioridad “natural” de operación.
Si en la expresión existen paréntesis, lo que se encuentra
dentro de estos se evalúan de izquierda a derecha según orden de
prioridad de los mismos.
Si en la expresión se encuentran más de un par de paréntesis,
la evaluación se realiza comenzando con el paréntesis que se
encuentra más a la izquierda en la expresión hasta llegar al par de
paréntesis que se encuentra más a la derecha de la expresión.
Operaciones con constantes
La plantilla de cálculo Excel, por supuesto, puede manipular de forma directa
valores específicos (constantes), de modo similar a una calculadora.
Así, si se desean sumar los números 12, 13, 12 y 14 que están en las celdas
a1, a2, a3 y a4 respectivamente, será suficiente con posicionarse, por
ejemplo, en la celda a5 y escribir =12+13+12+14.
Como se verá a continuación, esta forma de realizar cálculos (complejos o
no), no es recomendable. Cometer un error en la carga de un valor implicaría
corregir el número erróneo, y además la fórmula en sí misma.
Operaciones con variables ventajas
Un par de conceptos de vital interés en matemática, y en toda aplicación de
esta ciencia a un área específica de conocimiento, es el de constante y
variable. Para emplear una terminología simple, entenderemos por constante
todo número (o más genéricamente todo valor) conciso.
10. Una variable en cambio, y como su nombre lo sugiere, es una representación
de un dato que puede no tener el mismo valor siempre.
Así, cuando decimos La temperatura de ebullición del agua es de 100º C,
estamos haciendo referencia a un valor constante para ese fenómeno en
particular. Sin embargo si hacemos referencia a la experiencia de calentar el
agua, observaremos que a medida que transcurre el tiempo, los valores que
toma la temperatura van variando hasta alcanzar la ebullición. En este
segundo caso, a la temperatura se la considera variable.
Referencias relativas
A1 hace referencia a la celda en la columna A y fila 1. La referencia a un
área contigua se consigue indicando la esquina superior izquierda del área,
luego dos puntos y finalmente la celda inferior derecha del área. El área
cuadrada de las primeras cuatro celdas en la esquina superior izquierda se
llamaría de este modo A1:B2.
En esta forma de referencia a un área, la referencia a A1:B2 será una
referencia relativa. Relativa significa en este contexto que la referencia se
ajusta al área al copiar las fórmulas.
Referencias absolutas
En oposición a las referencias relativas existen las referencias absolutas que
se escriben de la siguiente forma: $A$1:$B$2. Delante de cada dato usado
como absoluto deberá figurar el signo del dólar.
LibreOffice puede transcribir, en la línea de entrada actual, todas las
referencias relativas a absolutas y viceversa si pulsa la combinación de
teclas (Mayús) (F4). Si comienza con una dirección relativa como A1, ocurre
lo siguiente: Con la primera pulsación las filas y columnas se convertirán en
11. absolutas ($A$1); con la siguiente lo hará sólo la fila (A$1), luego sólo la
columna ($A1), y después se convertirán ambas de nuevo en relativas (A1).
LibreOffice Calc le muestra de manera esquemática las referencias a una
fórmula. Si pulsa p.ej. en una celda sobre la fórmula =SUMA (A1:C5;
D15:D24), ambas áreas referenciadas se destacarán en color. La parte de la
fórmula "A1:C5" puede p.ej. aparecer en azul y el marco del área de celda
referenciada en un tono azul. La siguiente parte de la fórmula "D15:D24"
puede aparecer seleccionada de forma semejante en rojo.
Funciones y que áreas aplica
Supongamos que desea calcular en la celda E1 la suma de las celdas en el
área A1:B2. La fórmula que debe introducir en E1 debe ser: =SUMA(A1:B2).
Si más tarde decide insertar una columna nueva delante de la columna A, los
elementos que quiere sumar aparecerán entonces en B1:C2 y la fórmula en
F1, en lugar de en E1. Por consiguiente, tras insertar la nueva columna,
debería comprobar y corregir todas las fórmulas de la hoja, y posiblemente
en otras hojas.
Afortunadamente, LibreOffice se encarga de ello. Después de insertar una
nueva columna A, la fórmula =SUMA (A1:B2) se actualiza a =SUMA (B1:C2)
de forma automática. Los números de fila también se ajustan
automáticamente al insertar una nueva fila 1. Las referencias absolutas y
relativas se ajustan en LibreOffice Calc siempre que se desplaza el área a la
que se hace referencia. Tenga cuidado, no obstante, al copiar una fórmula,
ya que en ese caso únicamente se ajustan las referencias relativas, no las
absolutas.
Las referencias absolutas se utilizan cuando un cálculo hace referencia a una
celda específica de la hoja. Si una fórmula que hace referencia precisamente
12. a esa celda se copia a una celda situada más abajo que la original, la
referencia se desplazará hacia abajo si no se han definido las coordenadas
como absolutas.
Aparte de con la inserción de nuevas filas y columnas, las referencias
también pueden cambiar si una fórmula que hace referencia a celdas
específicas se copia en otra área de la hoja. Suponiendo que ha introducido
la fórmula =SUMA (A1:A9) en la fila 10, si desea calcular la suma de la
columna adyacente a la derecha, sólo tiene que copiar esta fórmula en la
celda de la derecha. La copia de la fórmula en la columna B se ajustará
automáticamente para obtener =SUMA (B1:B9).
Ordenamiento de datos
Si lo que se desea es ordenar un conjunto de datos, debe seleccionarse el
mismo (inclusive los rótulos) y puede ordenarse directamente en base a la
primera columna (columna A), utilizando los botones A-Z (ascendente) o Z-A
(descendente). Si se quiere ordenar por alguna otra columna que no sea la
primera (la A), hay que seleccionar todos los datos (con rótulos y todo) e ir a
DATOS y elegir la opción Ordenar… En el cuadro que aparece, arriba de
todo permite elegir de una lista desplegable por cuál rótulo de columna
quiere ser la primera también), y a la derecha aparece si queremos que el
ordenamiento sea ascendente o descendente.
Tablas dinámicas
Es una herramienta de visión de datos que se encuentra en los programas
de visualización de datos, tales como hojas de cálculo (por ejemplo, en
Microsoft Excel, y OpenOffice.org Calc) o de programas de inteligencia
empresarial. Entre otras funciones, las herramientas de tabla dinámica
pueden de forma automática clasificar, contar, totalizar o dar la media de los
datos almacenados en una tabla o una hoja de cálculo. Se muestran los
13. resultados en una segunda tabla (llamada "tabla dinámica" o "tabla pivote")
que muestra los datos resumidos. Las tablas pivote son también útiles para
la creación rápida de tabulaciones cruzadas sin ponderar. El usuario crea y
cambia la estructura del resumen mediante arrastrar y soltar campos de
forma gráfica. Esta "rotación" o giro de la tabla de resumen da su nombre al
concepto. El término tabla pivote es una frase genérica utilizada por múltiples
proveedores. Sin embargo, Microsoft Corporation ha registrado la marca
específica de "PivotTable".
Gráficos
Es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo que facilita
su interpretación. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la
interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que
una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Tipos de gráficos
Gráfico de áreas: Destaca la tendencia de cada valor durante el transcurso
del tiempo y muestra la relación de las partes con respecto al todo. Gráfico
de columnas: Utiliza barras verticales o columnas para mostrar los valores de
las diferentes categorías. Son excelentes para mostrar las fluctuaciones de
los valores durante el transcurso del tiempo.
14. Gráfico de barras: Es similar al de columnas excepto que utiliza barras
horizontales en lugar de verticales. Al igual que el gráfico de columnas, el de
barras muestra fluctuaciones de los valores durante el transcurso del tiempo.
Gráfico de líneas Muestra tendencias y fluctuaciones de los datos, y también
presenta una serie de marcadores conectados durante el transcurso del
tiempo.
Gráfico circular: Muestra la contribución de cada valor al total del gráfico.
Este tipo de gráfico es una manera muy efectiva de mostrar la relación de las
partes con respecto al todo, o los porcentajes de un total. Otros gráficos:
Doughnut (Anillos), Stock XY (scatter) [XY (Dispersión)], Bubble (Burbujas),
Radar (Radial), Surface (Superficie), Cone (Cónico), Cylinder (Cilíndrico) y
Pyramid (Piramidal).
15. Conclusiones
Podemos decir, que en el mercado existen y han existido muchas hojas de
cálculo y programas. En la historia de este tipo de programas se ha ido
configurando un estereotipo de programa del que se pueden extraer
diferentes propiedades que resultan deseables.
Las utilidades fundamentales de una consisten en la facilidad de recalcular e
interpretar rápidamente datos numéricos. MS Excel es el programa ideal para
la introducción e interpretación de los datos necesarios para llevar un control
adecuado de la empresa, es capaz de gestionar de forma inteligente las
nóminas, contabilidad, gastos extras, y demás aplicaciones financieras.
También es importante destacar, que el uso de una computadora ha llegado
a evolucionar el trabajo, tal es el caso de trabajar en hojas de cálculo para
agilizar tareas contables, financieras, matemáticas, graficas, entre otros.
Se le asigna el nombre de hoja de cálculo a un hoja que esta divida en
renglones y columnas, al cruce de ellos se le denomina celdas sobre las
cuales se almacena información (letras o números) que podemos usar para
realizar operaciones, tales como sumas, restas, multiplicaciones, divisiones,
cálculos financieros, estadísticos, de ingeniería, amortizaciones, etc.
Por su parte, las hojas de cálculo no son simples celdas para introducir
números con los que realizar diferentes operaciones: son herramientas que
permiten tratar esos números y hacer gráficos o exportarlos a otros
documentos.
