SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

2. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
KELLY JOHANNA PERDOMO AVILA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA – QUINDÍO
2015

3. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
KELLY JOHANNA PERDOMO AVILA
TUTOR:
LUZ MARINA ARIAS GONZÀLEZ
GESTIÒN DOCUMENTAL II
Grupo No.4
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA – QUINDÍO
2015

4. CONTENIDO
 Introducción…
 Objetivos…
1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en
cuenta para su implementación.
2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con
el Decreto 2609 de 2012.
3. ¿Cuál es la Ley General de Archivos y qué dice en su título IV Artículo 19 y título V Artículo 21?
4. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documenta, y es
llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y
elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en
qué consiste cada una de ellas.
5. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo
relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantación del mismo
6. Indague en la misma entidad lo siguiente:
- ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la
selección del sistema de Gestión de documentos?
- ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el
sistema?
 Conclusiones…

5. INTRODUCCIÓN
El siguiente trabajo se realiza con el propósito de
reconocer la importancia de los procesos
aplicados para SGD, facilitan el acceso a todos
los documentos y información de la empresa,
con el fin de satisfacer de una manera
adecuada y eficaz la necesidad de los
documentos para su búsqueda y recuperación
rápida.

6. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
 Identificar aspectos
generales sobre los
sistemas de gestión
documental
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Conocer los requisitos para la
implementación de un SGD
 Analizar las generalidades del
sistema de Gestion
Documental de acuerdo con
el Decreto 2609 de 2012.
 Investigar sobre las fases del
proceso de implantación del
Sistema de Gestion de
Archivos.
 Entender las características de
los sistemas de Gestion
Documental de acuerdo a la
normatividad.

7. 1. SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Es el conjunto de normas
técnicas y prácticas usadas
para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en
una organización, permitir la
recuperación de información
desde ellos, determinar el
tiempo que los documentos
deben guardarse, eliminar los
que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de
los documentos más valiosos,
aplicando principios de
racionalización y economía.

8. REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
Entrada de documentos en el
sistema
Permita distintos dispositivos de entrada
Soporte distintos formatos entrada
Contar con un procedimiento automático de entrada masiva y
control de errores
Indexación de documentos
en el sistema
Permitir indexación manual o automática, realizar resúmenes
automáticos y conocer los distintos criterios de indexación
Almacenamiento de
documentos
Tenga la capacidad de almacenar documentos digitales
Permita seguir una estructura jerarquizada de Almacenamiento
Permita almacenar un gran volumen de datos
Permita definir Backus o copias de seguridad periódicos
Permita un sistema de almacenamiento de históricos.
Búsqueda de documentos
Debe contar con un motor de búsqueda eficiente
Las búsquedas deben poder almacenarse y ampliar la
búsqueda en internet
Debe soportar gran número de búsqueda simultaneas
Visualización de documentos Permitir realizarse a través de navegador Web
Modificación de documentos Permitir controlar las versiones de un documento
Difusión de documentos Permitir el control de documentos consultados, el envío de los
mismos en distintos soportes y formas
Integración con los demás
sistemas tecnológicos de la
entidad
El Sistema de Gestion Documental sea compatible con otras
aplicaciones, plataformas de la organización, servidores y
sistemas operativos

9. FASES DENTRO DEL PROCESO DE
IMPLEMENTACIÓN DEL SGA
DEFINICION DEL PROYECTO
Es el estudio detallado del documento Análisis funcional donde queda especificado los requisitos que debe cumplir en
PGA de la organización.
se selecciona la herramienta que cumplirá las expectativas de la organización.
DISEÑO DE LA HERRAMIENTA
continuar paso a paso los parámetros en el documento de Análisis Funcional
IMPLEMENTACIÓN
análisis de la herramienta, se realizan prueba para verificar si cumple las funcionalidades indicadas en el
documento Análisis Funcional
FORMACION DE USUARIOS
Capacitación, seguimiento y retroalimentación a los usuarios con el fin de comprobar las unidades de la
herramienta según lo indicado en el documento análisis Funcional
EXPLOTACIÒN DEL SISTEMA
Fase de implementación de la herramienta en toda la organización
ACCESO WEB
Fase final donde se comprueba que el sistema funciona apropiadamente se divulga en la WEB y se
realiza el acceso a los usuarios

10. 2. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
ACUERDO CON EL DECRETO 2609 DE 2012.
GENERALIDADES EXPLICACIÓN
 Organizar los documentos físicos y
electrónicos incluyendo sus metadatos a
través SGD
Los documentos en físico se deben organizar de
acuerdo con los criterios para que estos se
puedan pasar a un medio digital e igualmente
los documentos que se generen en una serie
electrónica
 Establecer plazos de conservación y
eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en TRD y
TVD
Similar a los documentos en físico se debe
instaurar el tiempo de retención de los
documentos electrónicos en las TRD y TVD.
 Ejecutar procesos de eliminación parcial o
completa de acuerdo a los tiempos
establecidos en las TRD o TVD
De acuerdo a la disposición final constituida en
las TRD y TVD se debe especificar el
procedimiento para la eliminación de los
documentos electrónicos teniendo en cuenta el
tiempo de retención.
 Garantizar la autenticidad de los
documentos de archivo y la información
conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de
vida del documento
Un documento es auténtico cuando existe
evidencia sobre la persona que lo ha elaborado
firmado
 Mantener la integridad de los documentos,
mediante agrupaciones documentales, en
series y subseries
Se debe garantizar el acceso a los documentos
electrónicos, asegurando la integridad de la
información que contienen los documentos
como la durabilidad del soporte que se
encuentren
 Permitir, facilitar el acceso y disponibilidad
de los documentos de archivo por parte de
la ciudadanía y de la entidad cuando sean
requeridos
Permite facilitar a los usuarios internos y externos
el acceso a la información que se hallan en los
archivos siempre y cuando estos no tengan
restricciones.
 Preservar los documentos y sus
agrupaciones, en serie y subserie, a largo
plazo independiente de los procedimientos
tecnológicos utilizados para su creación
El sistema tecnológico para el manejo de los
documentos series y subseries se debe tener en
cuenta su conservación o proteger a largo plazo
con el fin de poder salvar la información.

11. 3. LEY GENERAL DE ARCHIVOS TÍTULO IV ARTÍCULO 19
SOPORTE DOCUMENTAL:
Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías
de avanzada en la administración y conservación de su
archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico,
informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan
con los siguientes requisitos:
 Organización archivística de los documentos;
 Realización de estudios técnicos para la adecuada
decisión, teniendo en cuenta aspectos como la
conservación física, las condiciones ambientales y
operacionales, la seguridad, perdurabilidad y
reproducción de la información contenida en estos
soportes, así como el funcionamiento razonable del
sistema.
PARÁGRAFO 1 Los documentos reproducidos por los citados
medios gozarán de la validez y eficacia del documento
original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la
leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e
inalterabilidad de la información.
PARÁGRAFO 2 Los documentos originales que posean valores
históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido
reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

12. PROGRAMAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL:
Las entidades públicas deberán
elaborar programas de gestión
de documentos, pudiendo
contemplar el uso de nuevas
tecnologías y soportes, en cuya
aplicación deberán observarse
los principios y procesos
archivísticos.
PARÁGRAFO. Los documentos
emitidos por los citados medios
gozarán de la validez y eficacia
de un documento original,
siempre que quede garantizada
su autenticidad, su integridad y
el cumplimiento de los requisitos
exigidos por las leyes procesales.
LEY GENERAL DE ARCHIVOS TÍTULO V ARTÍCULO 21

13. 4. CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
CARACTERÍSTICAS EXPLICACIÓN
CONFORMIDAD
Se trata de la aprobación de los sistemas de gestión
documental por los demás procesos de la organización
INTEROPERABILIDAD
Se trata de la experiencia con que trabajan los sistemas de
gestión con los demás sistemas en el intercambio de
información
SEGURIDAD
Se representa el estudio, evaluación y prevención de
riesgos frente a la perdida de información o inadecuada
de ella
METADESCRIPCION
Es la descripción de los metadatos, estos nos ayuda a ser
más ordenados y precisos frente a la información que
estamos custodiando
ADICIÓN DE CONTENIDOS
Hace referencia a que los SGD deben permitir ampliar más
información de datos y metadatos sin el riesgo de perder
información o de no tener espacio o volumen suficiente
DISEÑO DE FUNCIONAMIENTO
Establece el uso o manejo abreviado del sistema
GESTIÓN DISTRIBUIDA
Ofrece la capacidad de concernir y despachar
información de manera fluida y ágil
DISPONIBILIDAD Y ACCESO
Ofrece los mecanismos exactos y autosuficiente para
orientar y acceder a la información cuando esta sea
requerida
NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA
El estado certifica la libre aceptación de tecnologías, es
decir que la organización está en libertad de preferir el
sistema que crea sea adecuado y permanente con las
necesidades y conservación de la información

14. 5. ENTIDAD VISITADA, PANALPINA S.A.
La entidad cuenta con el sistema
de Gestion Documental
denominado SADE.net:
Es un sistema de
Administración Documental
de la entidad Panalpina S.A.
para controlar, elaborar y
agilizar eficazmente los
tramites que realiza la
entidad, ampliando
principalmente la
productividad; investigando
los tiempos de respuesta y
permitiendo llevar un control
correcto sobre las tareas
determinadas de cada
tramite.
 Persona que atendió: Luis
Mauricio Mendivelso Suaza
 Document Administration /
Super User DFM / Master SADE
 Vía Telefónica: Ext. 1093 / 1189

15. PANALPINA S.A.

16. El Acervo Documental
está ubicado en Bodega Nacional
Capacidad Total
3.436 Cajas de Archivo
7’000.000. Folios.
21 Km.
2.020 FILE
1 3.436
420 Contabilidad 376 RRHH
250 Jurídica
190 DASPA
180 Otras Aéreas
• Documentos Microfilmados
(15 - Oct - 1966 A 31- Dic-1993)
• Documentos Físicos
(09 – May – 2003 A Hoy).
•Documentos Digitalizados
(02 – Sep – 2004 A Hoy)

17.  Estandarizar evitando la acumulación innecesaria de información
Infoxicación.
 Soporte para la toma de decisiones. Servicios de Préstamo
 Cumplimientos de Normas Legales.
 Optimización en costos de producción y conservación del acervo documental.
 Simplificación de trámites en procesos administrativos.
 Recuperar eficaz, eficiente, ágil, oportuna y exacta la información.
 Controlar accesos, confidencialidad y protección de documentación vital.
 Integrar procesos archivísticos (Gestión, Central y Histórico - disposición final).
 Orientar a los funcionarios en los procesos documentales.
Para qué lo Hacemos? Servicios de Información

18. Cómo lo hacemos? Servicios de Información - Herramientas
Aplicando los siguientes Instructivos y Manuales Internos.
 Instructivo de Transferencia Documental
 Instructivo para el Usuarios de Servicios de Información. Consulta / Prestamos
 Manual de Procedimientos para los Funcionarios de Servicios de Información.
 SOP Causación de Proveedores
 Tablas de Retención Documental / Sistema de Clasificación
 Comité de Gestión Documental
Documentos de apoyo Externos:
 Reglamento General de Archivo / Normatividad Legal.
Recursos Tecnológicos:
SADE.net 3.1 v Sistema de administración Documental Electrónica.
El cual cubre todas las necesidades que Panalpina S.A presenta. Es un software escalonable
por módulos en ambiente WEB, rueda en un motor de base de datos SQL 2000 Server .
Modulo Administrador
Archivo
Imágenes
Correo
Portal WEB consultas imágenes Digitalizadas

20. Proyecto Cero Papel?
Oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la
reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución
de los documentos en físico por soportes y medios
electrónicos.
 Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de
archivo y gestión de contenido
 Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras
 Configuración correcta de las páginas
 Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o
fotocopiar
 Guardar archivos no impresos en la
red
 Fotocopiar e imprimir a doble cara.
 Elegir el tamaño y fuente pequeños.
 Reutilizar el papel usado por una cara.
 Lectura y corrección en pantalla.
 Reciclar.
 Revisar y ajustar los formatos.
 Evitar copias e impresiones innecesarias.

21. 6. ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN
CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS?
♣ Integridad
♣ Seguridad física / Software / Hardware
♣ Sencillez / fácil de entender
♣ Bajos costos
♣ Adaptación rápida a los nuevos cambios
♣ Integración con otros sistemas / código
abierto
♣ Soporte local
♣ Cobertura a las necesidades identificadas y
proyectadas

22. ¿DE QUÉ MANERA LOGRAN GARANTIZAR LA
INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA?
Documentando todos los
procesos en el sistema de
calidad que para
PANALPINA es el Integrated
Management System IMS y
realizando diferentes
actividades para su correcta
aplicación como por
ejemplo las inducciones al
personal nuevo, y re
inducción a todos los
empleado, envió masivo de
e-mail con Tips ampliando o
recordando la
responsabilidad documental
que cada uno en la
compañía tiene.

23. CONCLUCIONES
 El empalme de un sistema de Gestión Documental
auxiliara a la organización en la disminución del
consumo de papel, proporciona la consulta más rápida
de la información, se tiene trazabilidad y búsqueda de
los tramites que mejore en el sistema, se mejora el
servicio a los usuarios internos como externos, mayor
capacidad para la toma de decisiones.
 Para finalizar podemos decir que los sistemas de Gestión
Documental en una organización son de vital
importancia ya que lo fundamental en las entidades es
la conservación de sus documentos se especifican de
una manera ordenada y coherente y así pueden ser
consultados por el usuario o personas encargadas de
dicha información logrando mejores resultados dentro
de todos sus procesos de organización.