SharePoint Governance Ordina Innoveer Jij Mee? 24 maart 2009

Agenda Introductie Waarom is governance een issue? De praktijk Aanpak

Introductie

Waarom is governance een issue?

De praktijk

Aanpak

Wat is governance? Governance - volgens het IT Governance Institute 1 : consists of the leadership and organizational structures and processes that ensure that the organization's information technology sustains and extends the organization's strategies and objectives. 1 Bron: http://www.isaca.org/Content/ContentGroups/ITGI3/Resources1/Board_Briefing_on_IT_Governance/26904_Board_Briefing_final.pdf

Governance - volgens het IT Governance Institute 1 :

consists of the leadership and

organizational structures and processes

that ensure that the organization's information technology sustains and extends

the organization's strategies and objectives.

BI Samenwerken Zoeken Portal Forms Platform Services Content Management Records Management Web Content Management Forms Management Generieke opslag Generieke Services ECM Componenten Interface Microsoft Office Web browsers 3 rd party apps Workflow Metadata Policies Search Security IRM Collab Library Svcs . Document Management

Hoe ziet de toekomst eruit? Wat gaan we als eerste doen? Waar gaan we het in de toekomst nog meer voor gebruiken? Hoe intensief zullen toepassingen worden gebruikt? Om hoeveel content gaat het eigenlijk? Hoe verhoudt het platform zich tot andere enterprise applicaties?

Wat gaan we als eerste doen?

Waar gaan we het in de toekomst nog meer voor gebruiken?

Hoe intensief zullen toepassingen worden gebruikt?

Om hoeveel content gaat het eigenlijk?

Hoe verhoudt het platform zich tot andere enterprise applicaties?

Waarom een probleem in relatie tot SharePoint? Veel verschillende services & functies Veel mogelijke toepassingen Beheersrollen in het platform zijn niet in lijn met bestaande beheersrollen in de organisatie SharePoint als generiek platform is nieuw voor organisaties Initiatief vaak bij IT-afdeling

Veel verschillende services & functies

Veel mogelijke toepassingen

Beheersrollen in het platform zijn niet in lijn met bestaande beheersrollen in de organisatie

SharePoint als generiek platform is nieuw voor organisaties

Initiatief vaak bij IT-afdeling

Wie zijn allemaal betrokken? Functioneel Beheer System Administrators Content Management Infrastructuur Database Administrators Applicatie Beheer Support Engineering Ontwikkelaars Training Data Management Project Team “ Business”

Denken over beheer: ITIL, ASL en BiSL ASL ITIL BiSL Functioneel Beheer Gebruiker Management Leverancier Service Team Applicatie- beheer Technisch beheer Beheer en onderhoud applicaties Incl. netwerk en werkplek beheer Vraag (Opdrachtgever) Afspraken Aanbod (Opdrachtnemer) Gebruikersorganisatie ICT-ServiceOrganisatie

In de praktijk? Geen regie -> ‘MS Access’-verschijnsel Blijven praten, niet realiseren Blijven plannen , niet realiseren Volledig centrale regie, niet zelden bij ICT-afdeling Projectorganisatie werkt beheer uit Volledig nieuwe beheersorganisatie

Geen regie -> ‘MS Access’-verschijnsel

Blijven praten, niet realiseren

Blijven plannen , niet realiseren

Volledig centrale regie, niet zelden bij ICT-afdeling

Projectorganisatie werkt beheer uit

Volledig nieuwe beheersorganisatie

Content Types, Information Policies, Audiences Search & Workflow MySites ‘ Quality Management’ ‘ Intranet’

Bestuurbaarheid door onderscheid platform vs. diensten Infrastructuur & Services Intranet Document management Specifiek archief Quality Management Presentatie Platform Diensten Platform

Succesfactoren voor SharePoint governance Benoem een regisseur: Platform architect of Platform stuurgroep Maak onderscheid tussen platform vs. toepassingen/diensten applicaties Training!!!! Betrek stakeholders -> Laat ze zelf hun verantwoordelijkheden uitwerken in procedures Kleine stappen middels kleine projecten

Benoem een regisseur: Platform architect of Platform stuurgroep

Maak onderscheid tussen platform vs. toepassingen/diensten applicaties

Training!!!!

Betrek stakeholders -> Laat ze zelf hun verantwoordelijkheden uitwerken in procedures

Kleine stappen middels kleine projecten

Stappen SharePoint governance (Overzichtelijk) Project Benoem Regie, OG en ON Realisatie Gebruik Evaluatie

TENSLOTTE Ordina Public Management Consulting Ringwade 1 3439 LM Nieuwegein Tel. 06 – 30 32 31 57 www.ordina.nl