De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant [email_address] Ordina Public Management Consulting

Agenda Wat gaat er vaak mis bij document management projecten? Wat zijn daar de oorzaken van? Wat zijn mogelijke oplossingen?

Wat gaat er vaak mis bij document management projecten?

Wat zijn daar de oorzaken van?

Wat zijn mogelijke oplossingen?

Bron: http://www.flickr.com/photos/erikvanhannen/537167308/

Bron: http://www.flickr.com/photos/snwbeast/527920584/

Bron: http://www.myconfinedspace.com/2009/03/27/print-screen/

Wat is het probleem? - Samenvattend Document management projecten: Duren vaak lang Kosten vaak veel geld Resulteren vaak in oplossingen die slecht worden gebruikt Investeringen worden niet of nauwelijks terug verdiend

Document management projecten:

Duren vaak lang

Kosten vaak veel geld

Resulteren vaak in oplossingen die slecht worden gebruikt

Investeringen worden niet of nauwelijks terug verdiend

Wat zijn oorzaken? Opdrachtgeverschap & governance Welke informatie & taal van de organisatie Snelheid & doorlooptijd ICT-focus Tool-focus -> Toegevoegde waarde primaire proces?

Opdrachtgeverschap & governance

Welke informatie & taal van de organisatie

Snelheid & doorlooptijd

ICT-focus

Tool-focus

Bron: http://www.flickr.com/photos/paloalto/3038701605/

Wat zijn oplossingen? Om een project tot een succes te maken: Moet opdrachtgeverschap bij de ‘business’ zijn belegd Moeten rollen en verantwoordelijkheden helder zijn Heb je flexibele en schaalbare tools nodig Moet je weten wie de oplossing gaat gebruiken Staan gebruikers centraal

Om een project tot een succes te maken:

Moet opdrachtgeverschap bij de ‘business’ zijn belegd

Moeten rollen en verantwoordelijkheden helder zijn

Heb je flexibele en schaalbare tools nodig

Moet je weten wie de oplossing gaat gebruiken

Staan gebruikers centraal

Microsoft SharePoint-platform SharePoint biedt: Flexibiliteit Schaalbaarheid Gebruikersvriendelijkheid Een platform waarbij de eindgebruiker centraal staat BI Samenwerken Zoeken Portal Formulieren Platform Services Content Management

SharePoint biedt:

Flexibiliteit

Schaalbaarheid

Gebruikersvriendelijkheid

Oplossingsrichtingen voor Document Management met SharePoint Scenario Kenmerken Alleen SharePoint Standaard Sterke integratie kantoor automatisering Vertrouwde omgeving Basale workflow Vooral content ‘geboren’ in kantoor automatisering SharePoint icm 3 rd party of maatwerk 3 rd party of maatwerk Sterke integratie kantoor automatisering Vertrouwde omgeving Krachtig ontwikkelplatform Veel sector-specifieke en generieke oplossingen SharePoint als presentatielaag SharePoint als presentatielaag Sterke integratie kantoor automatisering Vertrouwde omgeving ‘ Best of both worlds’ Hoogwaardige ECM-oplossingen

Standaard

Sterke integratie kantoor automatisering

Vertrouwde omgeving

Basale workflow

Vooral content ‘geboren’ in kantoor automatisering

3 rd party of maatwerk

Sterke integratie kantoor automatisering

Vertrouwde omgeving

Krachtig ontwikkelplatform

Veel sector-specifieke en generieke oplossingen

SharePoint als presentatielaag

Sterke integratie kantoor automatisering

Vertrouwde omgeving

‘ Best of both worlds’

Hoogwaardige ECM-oplossingen

SharePoint ‘uit de doos’

Voorbeeld van standaard workflow

SharePoint en NEN2082 NEN2082: officiële Nederlandse norm voor (digitale) archivering: “ NEN2082: Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur” Minimale verzameling functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement in software Opvolger van ReMANO en geïnspireerd op standaarden als MoReq en DOD5015.2 Norm van Nederlands Normalisatie-instituut (juni 2008) In combinatie met DoD Add-on Pack is SharePoint NEN2082 gecertificeerd (persbericht gaat binnenkort uit)

NEN2082: officiële Nederlandse norm voor (digitale) archivering:

“ NEN2082: Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur”

Minimale verzameling functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement in software

Opvolger van ReMANO en geïnspireerd op standaarden als MoReq en DOD5015.2

Norm van Nederlands Normalisatie-instituut (juni 2008)

In combinatie met DoD Add-on Pack is SharePoint NEN2082 gecertificeerd (persbericht gaat binnenkort uit)

Casus Tam Tam: Digitalisering poststroom Fasegewijze implementatie digitaal werken Kleine stappen met concrete resultaten, beginnen bij de grootste pijn Uitdagingen: Post ontvangen op verschillende locaties (Amsterdam & Emmeloord) Kunnen aanwijzen als vervangend behandelaar Dossiervorming

Fasegewijze implementatie digitaal werken

Kleine stappen met concrete resultaten, beginnen bij de grootste pijn

Uitdagingen:

Post ontvangen op verschillende locaties (Amsterdam & Emmeloord)

Kunnen aanwijzen als vervangend behandelaar

Dossiervorming

SharePoint met 3 rd party oplossingen

SharePoint met ECM Local heroes: Decos BCT Corsa Circle Verseon ‘ Grote’ spelers IBM Filenet Open Text EMC Specifiek voor SharePoint Meridio (van Autonomy)

Local heroes:

Decos

BCT Corsa

Circle Verseon

‘ Grote’ spelers

IBM Filenet

Open Text

EMC

Specifiek voor SharePoint

Meridio (van Autonomy)

Integratie van content tussen Livelink en SharePoint

Zoeken door documenten in SharePoint & Livelink

Samenvattend Focus op toegevoegde waarde primaire proces Implementatie van Document management is geen technologie project Governance Focus op gebruikers

Focus op toegevoegde waarde primaire proces

Implementatie van Document management is geen technologie project

Governance

Focus op gebruikers

Bedankt voor uw aandacht Vragen? Michiel Hazen Ordina Public Management Consulting [email_address]

Vragen?

Michiel Hazen

Ordina Public Management Consulting

[email_address]

Mensen maken

het Nieuwe Werken