De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid

De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant [email_address] Ordina Public Management Consulting

Agenda
Wat gaat er vaak mis bij document management projecten?
Wat zijn daar de oorzaken van?
Wat zijn mogelijke oplossingen?

Bron: http://www.flickr.com/photos/erikvanhannen/537167308/

Bron: http://www.flickr.com/photos/snwbeast/527920584/

Bron: http://www.myconfinedspace.com/2009/03/27/print-screen/

Wat is het probleem? - Samenvattend
Document management projecten:
Duren vaak lang
Kosten vaak veel geld
Resulteren vaak in oplossingen die slecht worden gebruikt
Investeringen worden niet of nauwelijks terug verdiend

Wat zijn oorzaken?
Opdrachtgeverschap & governance
Welke informatie & taal van de organisatie
Snelheid & doorlooptijd
ICT-focus
Tool-focus
-> Toegevoegde waarde primaire proces?

Bron: http://www.flickr.com/photos/paloalto/3038701605/

Wat zijn oplossingen?
Om een project tot een succes te maken:
Moet opdrachtgeverschap bij de ‘business’ zijn belegd
Moeten rollen en verantwoordelijkheden helder zijn
Heb je flexibele en schaalbare tools nodig
Moet je weten wie de oplossing gaat gebruiken
Staan gebruikers centraal

Microsoft SharePoint-platform
SharePoint biedt:
Flexibiliteit
Schaalbaarheid
Gebruikersvriendelijkheid
Een platform waarbij de eindgebruiker centraal staat BI Samenwerken Zoeken Portal Formulieren Platform Services Content Management

Oplossingsrichtingen voor Document Management met SharePoint Scenario Kenmerken Alleen SharePoint
Standaard
Sterke integratie kantoor automatisering
Vertrouwde omgeving
Basale workflow
Vooral content ‘geboren’ in kantoor automatisering
SharePoint icm 3 rd party of maatwerk
3 rd party of maatwerk
Vertrouwde omgeving
Krachtig ontwikkelplatform
Veel sector-specifieke en generieke oplossingen
SharePoint als presentatielaag
SharePoint als presentatielaag
Vertrouwde omgeving
‘ Best of both worlds’
Hoogwaardige ECM-oplossingen

SharePoint ‘uit de doos’

Voorbeeld van standaard workflow

SharePoint en NEN2082
NEN2082: officiële Nederlandse norm voor (digitale) archivering:
“ NEN2082: Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur”
Minimale verzameling functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement in software
Opvolger van ReMANO en geïnspireerd op standaarden als MoReq en DOD5015.2
Norm van Nederlands Normalisatie-instituut (juni 2008)
In combinatie met DoD Add-on Pack is SharePoint NEN2082 gecertificeerd (persbericht gaat binnenkort uit)

Casus Tam Tam: Digitalisering poststroom
Fasegewijze implementatie digitaal werken
Kleine stappen met concrete resultaten, beginnen bij de grootste pijn
Uitdagingen:
Post ontvangen op verschillende locaties (Amsterdam & Emmeloord)
Kunnen aanwijzen als vervangend behandelaar
Dossiervorming

SharePoint met 3 rd party oplossingen

SharePoint met ECM
Local heroes:
Decos
BCT Corsa
Circle Verseon
‘ Grote’ spelers
IBM Filenet
Open Text
EMC
Specifiek voor SharePoint
Meridio (van Autonomy)

Integratie van content tussen Livelink en SharePoint

Zoeken door documenten in SharePoint & Livelink

Samenvattend
Focus op toegevoegde waarde primaire proces
Implementatie van Document management is geen technologie project
Governance
Focus op gebruikers

Bedankt voor uw aandacht
Vragen?
Michiel Hazen
Ordina Public Management Consulting
[email_address]

Mensen maken

het Nieuwe Werken

De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid

by Michiel Hazen on May 08, 2009

Accessibility

Categories

Upload Details

Usage Rights

2 Embeds 9

Statistics

De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Presentation Transcript

http://www.slideshare.net	7
http://www.linkedin.com	2