Správa dokumentů … systém pro tvorbu, organizaci, zpřístupnění a zabezpeč e ní dokumentů…... Martin Humpolec Vedoucí vývoje Lotus Praha, 19. 1. 2005

Co Papírové dokumenty Emaily Faxy Směrnice Řídící dokumenty (ISO) Manuály Faktury Objednávky Žádosti o dovolenou Služební cesty Interní žádanky Podatelna

Papírové dokumenty

Emaily

Faxy

Směrnice

Řídící dokumenty (ISO)

Manuály

Faktury

Objednávky

Žádosti o dovolenou

Služební cesty

Interní žádanky

Podatelna

Kde Email Síťové disky Lokální disky Papír, skříně, šanony Diskety, CD

Email

Síťové disky

Lokální disky

Papír, skříně, šanony

Diskety, CD

Proč ne! Duplikace dokumentů, práce Zatížení komunikačních cest (email) Neexistence jednotné „firemní paměti“ Nemožnost snadného a efektivního vyhledávání Možnost ztráty dat

Duplikace dokumentů, práce

Zatížení komunikačních cest (email)

Neexistence jednotné „firemní paměti“

Nemožnost snadného a efektivního vyhledávání

Možnost ztráty dat

Požadavky na systém Ukládání a archivování Dostupnost Hierarchická organizace Vyhledávání Integrace s kancelářským systémem Řízení přístupu Řízení verzí – schvalování Kategorizace, profily Rozšiřitelnost Integrace s dalšími systémy Možnost práce offline Možnost různých přístupů Monitorování přístupu

Ukládání a archivování

Dostupnost

Hierarchická organizace

Vyhledávání

Integrace s kancelářským systémem

Řízení přístupu

Řízení verzí – schvalování

Kategorizace, profily

Rozšiřitelnost

Integrace s dalšími systémy

Možnost práce offline

Možnost různých přístupů

Monitorování přístupu

Vývoj Filesystém Vlastní LN aplikace Jednoduché DMS (PDM, SPPS) Plné DMS (Document Manager) Plné DMS + Workflow (Document Manager) Správa znalostí

IBM Lotus Domino Document Manager Nadstavba Lotus Notes Provázání s Windows, MS Office, Lotus Notes Řízení přístupů Hierarchická struktura Verzování Schvalování Workflow Profily dokumentů Replikace Rozšiřitelnost Podpora práce offline Prověřeno časem

Nadstavba Lotus Notes

Provázání s Windows, MS Office, Lotus Notes

Řízení přístupů

Hierarchická struktura

Verzování

Schvalování

Workflow

Profily dokumentů

Replikace

Rozšiřitelnost

Podpora práce offline

Prověřeno časem

Definice struktury Definice hierarchické struktury (Budova, Místnost, Skříň, Police, Šanon) Omezení přístupu do určitých oblastí Omezení povolených typů dokumentů Nastavení oběhů Nastavení vyhledávání

Definice hierarchické struktury (Budova, Místnost, Skříň, Police, Šanon)

Omezení přístupu do určitých oblastí

Omezení povolených typů dokumentů

Nastavení oběhů

Nastavení vyhledávání

Profily dokumentů Definované profily dokumentů Možnost určení popisných položek dokumentů Různé typy položek Možnost označení položky jako povinné Využití při vyhledávání

Definované profily dokumentů

Možnost určení popisných položek dokumentů

Různé typy položek

Možnost označení položky jako povinné

Využití při vyhledávání

Proces publikace dokumentu 2.0 Publish Čtenáři Autoři Současný autor ( pracovní kopie ) Check Out 1.0 Check In 1.1 Approve

Možnosti přístupu

Lotus Workflow Nadstavba Lotus Notes Rozšíření (nejen) DMS o další procesy Organizační struktura společnosti Správa veškerých procesů Zkrácení doby trvání procesů o 50 – 75% Možnost „uživatelské“ změny procesů Zrychlení doby vývoje až o 85% Možnost monitorování procesů a vyhodnocování slabých míst Centrální správa procesů s bezpečným přístupem a jejich verzováním

Nadstavba Lotus Notes

Rozšíření (nejen) DMS o další procesy

Organizační struktura společnosti

Správa veškerých procesů

Zkrácení doby trvání procesů o 50 – 75%

Možnost „uživatelské“ změny procesů

Zrychlení doby vývoje až o 85%

Možnost monitorování procesů a vyhodnocování slabých míst

Centrální správa procesů s bezpečným přístupem a jejich verzováním

Proč Lotus Workflow? Procesy Time management pro kontrolu doby trvání Plné sledování průběhu procesu nejen pro účely auditu Grafické navrhování procesů Lidé Plná kontrola nad informacemi dostupnými v daný čas Organizační struktura – správní lidé na správných místech Job viewer pro informaci o průběhu procesu Aplikace Nadstavba Lotus Notes Znovupoužitelné komponenty Information Objects Documents, Applications Business Processes Work Routing Rules People Organization Structure and Roles

Procesy

Time management pro kontrolu doby trvání

Plné sledování průběhu procesu nejen pro účely auditu

Grafické navrhování procesů

Lidé

Plná kontrola nad informacemi dostupnými v daný čas

Organizační struktura – správní lidé na správných místech

Job viewer pro informaci o průběhu procesu

Aplikace

Nadstavba Lotus Notes

Znovupoužitelné komponenty

Lotus Workflow Architect Definice procesu „procesářem“ (bez zásahu vývojáře) Přiřazení rolí z databáze Organizační struktura Možnost verzování Automatická kontrola procesu

Definice procesu „procesářem“ (bez zásahu vývojáře)

Přiřazení rolí z databáze Organizační struktura

Možnost verzování

Automatická kontrola procesu

Lotus Workflow Engine Automatické vyrozumění správných uživatelů ve správný čas Možnost úprav formuláře pro zadávání dat Zamknutí dokumentů při práci Omezení přístupu Hlídání časů

Automatické vyrozumění správných uživatelů ve správný čas

Možnost úprav formuláře pro zadávání dat

Zamknutí dokumentů při práci

Omezení přístupu

Hlídání časů

Lotus Workflow Viewer Možnost vyvolání v kterémkoliv kroku procesu Grafické znázornění průběhu procesu, včetně uvedení jmen a časů

Možnost vyvolání v kterémkoliv kroku procesu

Grafické znázornění průběhu procesu, včetně uvedení jmen a časů

Na co si dá pozor při implementaci Jasně definovat cíle, přínosy Nebát se postupného zavádění po oblastech Zvolit vhodnou technologickou platformu s ohledem na integraci se stávající infrastrukturou Nejdůležitější etapy projektu Analýza, návrh řešení (včetně procesního zajištění) Školení, informování uživatelů Důležitá je podpora vedení

Jasně definovat cíle, přínosy

Nebát se postupného zavádění po oblastech

Zvolit vhodnou technologickou platformu s ohledem na integraci se stávající infrastrukturou

Nejdůležitější etapy projektu

Analýza, návrh řešení (včetně procesního zajištění)

Školení, informování uživatelů

Důležitá je podpora vedení

Příklady projektů Digitální archiv – S Morava Leasing Komplexn í pokrytí digitalizace, zpřístupnění a elektronické archivování smluv a souvisejících dokumentů Centrální registr dat – Státní tiskárna cenin Striktně hierarchicky organizované úložiště dokumentů organizace. Důraz na bezpečnost. Centrální podatelna – SČE Centrální vstup a výstup dokumentů společnosti Napojení na digitalizaci, archivaci a zpracování Správa dokumentů – PRE Portálové řešení pro řešení zpřístupnění firemních i týmových oficiálních i pracovních dokumentů. Podpora ISO

Digitální archiv – S Morava Leasing

Komplexn í pokrytí digitalizace, zpřístupnění a elektronické archivování smluv a souvisejících dokumentů

Centrální registr dat – Státní tiskárna cenin

Striktně hierarchicky organizované úložiště dokumentů organizace. Důraz na bezpečnost.

Centrální podatelna – SČE

Centrální vstup a výstup dokumentů společnosti

Napojení na digitalizaci, archivaci a zpracování

Správa dokumentů – PRE

Portálové řešení pro řešení zpřístupnění firemních i týmových oficiálních i pracovních dokumentů. Podpora ISO