• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Správa dokumentů
 

Správa dokumentů

on

  • 2,082 views

Prezentace možností správy dokumentů na platformě Lotus Notes.

Prezentace možností správy dokumentů na platformě Lotus Notes.

Statistics

Views

Total Views
2,082
Views on SlideShare
2,082
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Správa dokumentů Správa dokumentů Presentation Transcript

  • Správa dokumentů … systém pro tvorbu, organizaci, zpřístupnění a zabezpeč e ní dokumentů…... Martin Humpolec Vedoucí vývoje Lotus Praha, 19. 1. 2005
  • Co
    • Papírové dokumenty
    • Emaily
    • Faxy
    • Směrnice
    • Řídící dokumenty (ISO)
    • Manuály
    • Faktury
    • Objednávky
    • Žádosti o dovolenou
    • Služební cesty
    • Interní žádanky
    • Podatelna
  • Kde
    • Email
    • Síťové disky
    • Lokální disky
    • Papír, skříně, šanony
    • Diskety, CD
  • Proč ne!
    • Duplikace dokumentů, práce
    • Zatížení komunikačních cest (email)
    • Neexistence jednotné „firemní paměti“
    • Nemožnost snadného a efektivního vyhledávání
    • Možnost ztráty dat
  • Požadavky na systém
    • Ukládání a archivování
    • Dostupnost
    • Hierarchická organizace
    • Vyhledávání
    • Integrace s kancelářským systémem
    • Řízení přístupu
    • Řízení verzí – schvalování
    • Kategorizace, profily
    • Rozšiřitelnost
    • Integrace s dalšími systémy
    • Možnost práce offline
    • Možnost různých přístupů
    • Monitorování přístupu
  • Vývoj Filesystém Vlastní LN aplikace Jednoduché DMS (PDM, SPPS) Plné DMS (Document Manager) Plné DMS + Workflow (Document Manager) Správa znalostí
  • IBM Lotus Domino Document Manager
    • Nadstavba Lotus Notes
    • Provázání s Windows, MS Office, Lotus Notes
    • Řízení přístupů
    • Hierarchická struktura
    • Verzování
    • Schvalování
    • Workflow
    • Profily dokumentů
    • Replikace
    • Rozšiřitelnost
    • Podpora práce offline
    • Prověřeno časem
  • Definice struktury
    • Definice hierarchické struktury (Budova, Místnost, Skříň, Police, Šanon)
    • Omezení přístupu do určitých oblastí
    • Omezení povolených typů dokumentů
    • Nastavení oběhů
    • Nastavení vyhledávání
  • Profily dokumentů
    • Definované profily dokumentů
    • Možnost určení popisných položek dokumentů
    • Různé typy položek
    • Možnost označení položky jako povinné
    • Využití při vyhledávání
  • Proces publikace dokumentu 2.0 Publish Čtenáři Autoři Současný autor ( pracovní kopie ) Check Out 1.0 Check In 1.1 Approve
  • Možnosti přístupu
  • Lotus Workflow
    • Nadstavba Lotus Notes
    • Rozšíření (nejen) DMS o další procesy
    • Organizační struktura společnosti
    • Správa veškerých procesů
    • Zkrácení doby trvání procesů o 50 – 75%
    • Možnost „uživatelské“ změny procesů
    • Zrychlení doby vývoje až o 85%
    • Možnost monitorování procesů a vyhodnocování slabých míst
    • Centrální správa procesů s bezpečným přístupem a jejich verzováním
  • Proč Lotus Workflow?
    • Procesy
      • Time management pro kontrolu doby trvání
      • Plné sledování průběhu procesu nejen pro účely auditu
      • Grafické navrhování procesů
    • Lidé
      • Plná kontrola nad informacemi dostupnými v daný čas
      • Organizační struktura – správní lidé na správných místech
      • Job viewer pro informaci o průběhu procesu
    • Aplikace
      • Nadstavba Lotus Notes
      • Znovupoužitelné komponenty
    Information Objects Documents, Applications Business Processes Work Routing Rules People Organization Structure and Roles
  • Lotus Workflow Architect
    • Definice procesu „procesářem“ (bez zásahu vývojáře)
    • Přiřazení rolí z databáze Organizační struktura
    • Možnost verzování
    • Automatická kontrola procesu
  • Lotus Workflow Engine
    • Automatické vyrozumění správných uživatelů ve správný čas
    • Možnost úprav formuláře pro zadávání dat
    • Zamknutí dokumentů při práci
    • Omezení přístupu
    • Hlídání časů
  • Lotus Workflow Viewer
    • Možnost vyvolání v kterémkoliv kroku procesu
    • Grafické znázornění průběhu procesu, včetně uvedení jmen a časů
  • Na co si dá pozor při implementaci
    • Jasně definovat cíle, přínosy
    • Nebát se postupného zavádění po oblastech
    • Zvolit vhodnou technologickou platformu s ohledem na integraci se stávající infrastrukturou
    • Nejdůležitější etapy projektu
      • Analýza, návrh řešení (včetně procesního zajištění)
      • Školení, informování uživatelů
    • Důležitá je podpora vedení
  • Příklady projektů
    • Digitální archiv – S Morava Leasing
      • Komplexn í pokrytí digitalizace, zpřístupnění a elektronické archivování smluv a souvisejících dokumentů
    • Centrální registr dat – Státní tiskárna cenin
      • Striktně hierarchicky organizované úložiště dokumentů organizace. Důraz na bezpečnost.
    • Centrální podatelna – SČE
      • Centrální vstup a výstup dokumentů společnosti
      • Napojení na digitalizaci, archivaci a zpracování
    • Správa dokumentů – PRE
      • Portálové řešení pro řešení zpřístupnění firemních i týmových oficiálních i pracovních dokumentů. Podpora ISO