Praktické zkušenosti Martin Humpolec 18. 9. 2008

Příprava tohoto semináře Jak to bylo dřív? „ Dej dohromady kroky, kdo a kdy je udělá“ Spousta emailů sem a tam Žádný seznam úkolů, vzniklých dokumentů

Jak to bylo dřív?

„ Dej dohromady kroky, kdo a kdy je udělá“

Spousta emailů sem a tam

Žádný seznam úkolů, vzniklých dokumentů

Příprava tohoto semináře Jak jsme to změnili? Vytvořili jsme projektové místo Dali dohromady seznam kroků (úkolů) a odpovědných osob Začali sdílet dokumenty a vše co vzniklo Připojili Outlook k projektovému místu Rychlé věci domlouvali pomocí IM

Jak jsme to změnili?

Vytvořili jsme projektové místo

Dali dohromady seznam kroků (úkolů) a odpovědných osob

Začali sdílet dokumenty a vše co vzniklo

Připojili Outlook k projektovému místu

Rychlé věci domlouvali pomocí IM

Příprava tohoto semináře Jak to bylo dřív? „ Dej dohromady kroky, kdo a kdy je udělá“ Spousta emailů sem a tam Žádný seznam úkolů, vzniklých dokumentů Jak jsme to změnili? Vytvořili jsme projektové místo Dali dohromady seznam kroků (úkolů) a odpovědných osob Začali sdílet dokumenty a vše co vzniklo Připojili Outlook k projektovému místu Rychlé věci domlouvali pomocí IM Co nám to přineslo? Pořádek, rychle najdeme vše co se kolem semináře točí (dokumenty, úkoly, odkazy) Víme kde jsme – úkoly jsou označené za splněné a kdokoliv ví, co zbývá k dokončení Máme čistou poštovní schránku Můžeme to znovu použít, víme co bylo třeba a co vše muselo vzniknout

Jak to bylo dřív?

„ Dej dohromady kroky, kdo a kdy je udělá“

Spousta emailů sem a tam

Žádný seznam úkolů, vzniklých dokumentů

Jak jsme to změnili?

Vytvořili jsme projektové místo

Dali dohromady seznam kroků (úkolů) a odpovědných osob

Začali sdílet dokumenty a vše co vzniklo

Připojili Outlook k projektovému místu

Rychlé věci domlouvali pomocí IM

Co nám to přineslo?

Pořádek, rychle najdeme vše co se kolem semináře točí (dokumenty, úkoly, odkazy)

Víme kde jsme – úkoly jsou označené za splněné a kdokoliv ví, co zbývá k dokončení

Máme čistou poštovní schránku

Můžeme to znovu použít, víme co bylo třeba a co vše muselo vzniknout

Porady managementu Jak to bylo dřív? Před každou poradou emaily co se bude probírat Z každé porady jeden MS Word dokument Nikdo vlastně netušil jaké úkoly a do kdy má splnit Každotýdenní porada byla nutností – alespoň na sladění stavu úkolů

Jak to bylo dřív?

Před každou poradou emaily co se bude probírat

Z každé porady jeden MS Word dokument

Nikdo vlastně netušil jaké úkoly a do kdy má splnit

Každotýdenní porada byla nutností – alespoň na sladění stavu úkolů

Porady managementu Jak jsme to změnili? Vytvořili jsme místo pro schůzky Evidence bodů k probrání Evidence rozhodnutí Evidence přidělených úkolů Kdo chtěl připojil si místo do Outlooku

Jak jsme to změnili?

Vytvořili jsme místo pro schůzky

Evidence bodů k probrání

Evidence rozhodnutí

Evidence přidělených úkolů

Kdo chtěl připojil si místo do Outlooku

Porady managementu Jak to bylo dřív? Před každou poradou emaily co se bude probírat Z každé porady jeden MS Word dokument Nikdo vlastně netušil jaké úkoly a do kdy má splnit Každotýdenní porada byla nutností – alespoň na sladění stavu úkolů Jak jsme to změnili? Vytvořili jsme místo pro schůzky Evidence bodů k probrání Evidence vlastního zápisu Evidence přidělených úkolů Připojili jsme místo do Outlooku Co nám to přineslo? Pořádek staré zápisy nejsou po emailech, ale na jednom místě v intranetu (se zajištěnou bezpečností) kdokoliv se kdykoliv může podívat na stav kteréhokoliv úkolu Ubylo emailů – není důvod je posílat A začínají to používat další a další oddělení

Jak to bylo dřív?

Před každou poradou emaily co se bude probírat

Z každé porady jeden MS Word dokument

Nikdo vlastně netušil jaké úkoly a do kdy má splnit

Každotýdenní porada byla nutností – alespoň na sladění stavu úkolů

Jak jsme to změnili?

Vytvořili jsme místo pro schůzky

Evidence bodů k probrání

Evidence vlastního zápisu

Evidence přidělených úkolů

Připojili jsme místo do Outlooku

Co nám to přineslo?

Pořádek

staré zápisy nejsou po emailech, ale na jednom místě v intranetu (se zajištěnou bezpečností)

kdokoliv se kdykoliv může podívat na stav kteréhokoliv úkolu

Ubylo emailů – není důvod je posílat

A začínají to používat další a další oddělení

Drobné úkolování konzultantů Jak to bylo dřív? Poslal se email Doufalo se, že lidé odpoví Po nějaké době se kontrolovalo, kdo neodpověděl a urgoval se Celou dobu se doufalo, že se na nic nezapomene

Jak to bylo dřív?

Poslal se email

Doufalo se, že lidé odpoví

Po nějaké době se kontrolovalo, kdo neodpověděl a urgoval se

Celou dobu se doufalo, že se na nic nezapomene

Drobné úkolování konzultantů Jak jsme to změnili? Vytvořili jsme místo pro evidenci drobných úkolů Připojili jsme místo do Outlooku

Jak jsme to změnili?

Vytvořili jsme místo pro evidenci drobných úkolů

Připojili jsme místo do Outlooku

Drobné úkolování konzultantů Jak to bylo dřív? Poslal se email Doufalo se, že lidé odpoví Po nějaké době se kontrolovalo, kdo neodpověděl a urgoval se Celou dobu se doufalo, že se na nic nezapomene Jak jsme to změnili? Vytvořili jsme místo pro evidenci drobných úkolů Připojili jsme místo do Outlooku Co nám to přineslo? Pořádek – lidé ví co mají splnit a jejich nadřízený také Ubylo emailů – úkoly nechodí emailem Lidé si dedikovali čas na vyřizování takovýchto drobností, nehledají je po emailech a jde to rychle

Jak to bylo dřív?

Poslal se email

Doufalo se, že lidé odpoví

Po nějaké době se kontrolovalo, kdo neodpověděl a urgoval se

Celou dobu se doufalo, že se na nic nezapomene

Jak jsme to změnili?

Vytvořili jsme místo pro evidenci drobných úkolů

Připojili jsme místo do Outlooku

Co nám to přineslo?

Pořádek – lidé ví co mají splnit a jejich nadřízený také

Ubylo emailů – úkoly nechodí emailem

Lidé si dedikovali čas na vyřizování takovýchto drobností, nehledají je po emailech a jde to rychle

Informace z firmy Jak to bylo dřív? Posílaly se emaily kvůli všemu Málokdo je četl A tak se posílaly znovu Každý hledal telefony na kolegy Nikdo nevěděl jak vypadají noví kolegové natož co umí či dělají

Jak to bylo dřív?

Posílaly se emaily kvůli všemu

Málokdo je četl

A tak se posílaly znovu

Každý hledal telefony na kolegy

Nikdo nevěděl jak vypadají noví kolegové natož co umí či dělají

Informace z firmy Jak jsme to změnili? Vytvořili jsme blogy pro každé oddělení Vybrané informace se automaticky zveřejňují na titulní stránce Lidé si sami nastaví zda chtějí být informování (email/RSS) a jak často Nastavili jsme vyhledávání přes uživatelské profily Doplnili fotografie, znalosti a kompetence

Jak jsme to změnili?

Vytvořili jsme blogy pro každé oddělení

Vybrané informace se automaticky zveřejňují na titulní stránce

Lidé si sami nastaví zda chtějí být informování (email/RSS) a jak často

Nastavili jsme vyhledávání přes uživatelské profily

Doplnili fotografie, znalosti a kompetence

Informace z firmy Jak to bylo dřív? Posílaly se emaily kvůli všemu Málokdo je četl A tak se posílaly znovu Každý hledal telefony na kolegy Nikdo nevěděl jak vypadají noví kolegové natož co umí či dělají Jak jsme to změnili? Vytvořili jsme blogy pro každé oddělení Vybrané informace se automaticky zveřejňují na titulní stránce Lidé si sami nastaví zda chtějí být informování (email/RSS) a jak často Nastavili jsme vyhledávání přes uživatelské profily Doplnili fotografie, znalosti a kompetence Co nám to přineslo? Ubylo emailů – také jich dostáváte tolik? Můžeme tvořit na intranetu ankety – a ty se automaticky vyhodnocují Najednou se ukazuje, že spousta lidí má co říct Víme jak vypadají kolegové, co dělají a umí Nehledáme horkotěžko jejich telefonní čísla – jsou na intranetu

Jak to bylo dřív?

Posílaly se emaily kvůli všemu

Málokdo je četl

A tak se posílaly znovu

Každý hledal telefony na kolegy

Nikdo nevěděl jak vypadají noví kolegové natož co umí či dělají

Jak jsme to změnili?

Vytvořili jsme blogy pro každé oddělení

Vybrané informace se automaticky zveřejňují na titulní stránce

Lidé si sami nastaví zda chtějí být informování (email/RSS) a jak často

Nastavili jsme vyhledávání přes uživatelské profily

Doplnili fotografie, znalosti a kompetence

Co nám to přineslo?

Ubylo emailů – také jich dostáváte tolik?

Můžeme tvořit na intranetu ankety – a ty se automaticky vyhodnocují

Najednou se ukazuje, že spousta lidí má co říct

Víme jak vypadají kolegové, co dělají a umí

Nehledáme horkotěžko jejich telefonní čísla – jsou na intranetu

Instant messaging Jak to je? Každý se sám zaregistruje na MSN Live Kdo s ním chce komunikovat tak si ho přidá (a musí vědět jak je zaregistrován) Uživatel odsouhlasí přidání a začínají komunikovat – pokud to tedy celé podstoupí Každý má jiného klienta (a IT nad tím nemá vládu) Chybí integrace s MS Office Informace opouštějí firmu (a my doufáme, že nás nikdo nesleduje) Jsme závislí na serverech 3. strany – které občas nefungují Jak to chceme změnit? Instalace Office Communication Serveru ve firmě Co nám to přinese? Uživatelé budou registrování automaticky Snadno si je kolegové přidají Vše bude integrováno s MS Office nástroji – použití bude snazší Budeme mít možnost využít webové konference, sdílení plochy A hlavně – naše komunikace neopustí firmu

Jak to je?

Každý se sám zaregistruje na MSN Live

Kdo s ním chce komunikovat tak si ho přidá (a musí vědět jak je zaregistrován)

Uživatel odsouhlasí přidání a začínají komunikovat – pokud to tedy celé podstoupí

Každý má jiného klienta (a IT nad tím nemá vládu)

Chybí integrace s MS Office

Informace opouštějí firmu (a my doufáme, že nás nikdo nesleduje)

Jsme závislí na serverech 3. strany – které občas nefungují

Jak to chceme změnit?

Instalace Office Communication Serveru ve firmě

Co nám to přinese?

Uživatelé budou registrování automaticky

Snadno si je kolegové přidají

Vše bude integrováno s MS Office nástroji – použití bude snazší

Budeme mít možnost využít webové konference, sdílení plochy

A hlavně – naše komunikace neopustí firmu

Co jsme zjistili? Že jsme pořád na začátku nám to šetří práci máme informace pohromadě rychleji poznáváme nové kolegy snadněji najdeme kolegu s požadovanou znalostí/koníčkem ubylo nám emailů ve spojení s MS Office 2007 je to opravdu o kousek lepší plně to funguje opravdu jenom s Internet Explorer prohlížečem lidé to opravdu začínají používat – pokud vidí, že jim to něco přinese ZMĚNA JE ŽIVOT!

Že

jsme pořád na začátku

nám to šetří práci

máme informace pohromadě

rychleji poznáváme nové kolegy

snadněji najdeme kolegu s požadovanou znalostí/koníčkem

ubylo nám emailů

ve spojení s MS Office 2007 je to opravdu o kousek lepší

plně to funguje opravdu jenom s Internet Explorer prohlížečem

lidé to opravdu začínají používat – pokud vidí, že jim to něco přinese

ZMĚNA JE ŽIVOT!