Archiveren
ingebed in work-flow:
de NEN 2082
Hans Waalwijk
1 Verplichten? Verleiden!

NEN 2082
2 Verplichten? Verleiden!

MetaMap
3 Verplichten? Verleiden!

Brondocumenten voor NEN 2082
• ReMANO = Software specificaties voor
Records Management Applicaties voor de
Nederlandse Overheid 2004
• Kernmodel = Functionaliteiten Kernmodel
InterLab met specificaties voor DM, RM,
WfM-systemen.
4 Verplichten? Verleiden!

MetaMap ReMANO
ISO 9000; en andere
NEN-ISO NEN-ISO
kwaliteitsnormen of
15489-2 15489-1
modellen
Archief-
recht
Pittsburgh
Functionele eisen RM
Best
British
practice Metadata
Columbia
model
Dublin
ReMANO
MoReq
Core
ISAD
ISAAR
INTER
PARES
DoD 5015-2 STD DOMEA
(1997 / 2002) Konzept
5 Verplichten? Verleiden!

MetaMap ReMANO
Kernmodel-1
ISO 9000; en andere
NEN-ISO NEN-ISO
kwaliteitsnormen of
15489-2 15489-1
modellen
Archief-
recht
Pittsburgh
Functionele eisen RM
Best
British
practice Metadata
Columbia
model
Dublin
ReMANO
MoReq
Core
Kernmodel 1
Gebruikers ISAD
eisen ISAAR
INTER
PARES
DoD 5015-2 STD DOMEA
(1997 / 2002) Konzept
6 Verplichten? Verleiden!

MetaMap NEN 2082
ISO 9000; en andere
NEN-ISO NEN-ISO
kwaliteitsnormen of
15489-2 15489-1
modellen
Archief-
recht
Pittsburgh
Functionele eisen RM
Best
British
practice Metadata
Columbia
model
Dublin
ReMANO
MoReq
Core
Gebruikers Kern ISAD
eisen model ISAAR
INTER
PARES
NEN-ISO
23081:2006
DoD 5015-2 STD DOMEA
(1997 / 2002) Konzept
ISO/IEC NEN
17799:2005 2082
7ISO 14721:2003 Verplichten? Verleiden!

Waarom? Daarom!
• Behoefte standaard RM-functionaliteiten in
programmatuur
• Geen behoefte standaard voor RM-software
(RMA / RMS)
• Gevolg van inbedden van RM-
functionaliteiten in bedrijfsapplicaties
• En dus … archiveren ingebed in work-flow
8 Verplichten? Verleiden!

Specificaties voor RM-software
vs
RM-functionaliteiten in programmatuur
Specs voor software Specs voor functionaliteiten
• Eisen aan werking software • Eisen aan wijze inbedden
functionaliteiten in programmatuur
• Incl. niet-RM-functies • Excl. niet-RM-functies
• Specifieke doelapplicatie • Specifieke doelapplicatie
• Bedrijfsapplicatie met
geïncorporeerde
doelfunctionaliteiten
9 Verplichten? Verleiden!

NEN 2082 doelstelling
1. minimumset van functionele specificaties om
RM met behulp van geautomatiseerde
informatiesystemen te ondersteunen
2. validatie-instrument waarmee organisaties
kunnen controleren in hoeverre applicaties
voldoen
3. hulpmiddel voor certificering en audit van
applicaties op functionaliteit van informatie- en
archiefmanagement.
10 Verplichten? Verleiden!

NEN 2082 doelgroep
1. Functionarissen verantwoordelijk voor RM
• binnen de informatievoorziening van een
organisatie,
• organisaties van het openbaar archiefwezen
• andere organisaties die RM vormgeven (ttp’s).
2. Leveranciers van software
3. IT-specialisten.
4. Auditors en archiefinspecteurs
11 Verplichten? Verleiden!

NEN 2082 richt zich op
1. Samenbrengen RMA-gebruikers en RMA-
ontwikkelaars;
2. Ontwikkelen instrument gegevensuitwisseling
• verschillende systemen van
• verschillende gebruikers;
3. Standaardiseren specificaties voor RM
functionaliteiten in bedrijfsapplicaties;
4. In kaart brengen RM-functionaliteiten binnen
Nederlandse context voor Nederlandse
organisaties
12 Verplichten? Verleiden!

Inhoud NEN 2082
• Inleidende hoofdstukken
– Reikwijdte
– Normatieve verwijzingen
– Termen en definities
• Appendices
– Concordantie NEN 2082 en ISO 15489
– Concordantie ISO 15489 en NEN 2082
– Vergelijking NEN 2082 en ReMANO 2004 / Kernmodel
• 154 eisen voor functionaliteiten van informatie- en
archiefmanagement in programmatuur
13 Verplichten? Verleiden!

154 eisen
– Identificeren
• Opnemen – Registreren
– Vastleggen metadata
• Ordenen, klasseren – Presenteren,
en beschrijven – Oproepen en exporteren
• Beheren,
onderhouden en
volgen
• Beschikbaarstellen
• Selecteren en – Vernietigen
verwijderen
• Documenteren – Autorisaties
• Beheren instrumenten – Classificatieschema’s
en sjablonen – Selectie-instrumenten
– Gecontroleerde
woordenlijsten
14 Verplichten? Verleiden!

ReMANO
MoReq
vs
Kernmodel
DoD 5015.2-STD
NEN 2082
• Beheer van digitale
• Digitaal beheer van
archiefstukken
archiefstukken
• Archiefstukken • Hoofdzakelijk digitaal
ongeacht de vorm archief
• Nederlandse context • Context EU / VS
(best practice en wet- en (geen specifieke best
regelgeving) practice of wet- en
regelgeving)
15 Verplichten? Verleiden!

ISO-ICA-EU
Termen en begrippen
ISO 5127
Kwaliteitsmanagement
NEN-ISO 15489-1 DoD 5015-2 STD
ISO 9000serie
Metadata
Beleid en MoReq
ISO 23 081
verantwoordelijkheden
OAIS NEN 2082
Eisen aan
ISO 14721
archiefmanagement ISAD
Informatiebeveiliging Ontwerp en
ISO 17799 implementatie ISAAR
archiefsysteem
Specifieke normen:
Document types ISO/NP 29845
Processen en ISAF
Info-uitwisseling ISO 2709
Documentanalyse ISO 5963 controles van
Beheer documentatie ISO/IEC TR 9294
archiefmanagement
Papier / schrijfmaterialen ISO 9706,
ISO 11108, ISO 11798
Opslag ISO 11799
Metatdatsets ISO 15836
Werkprocesanalyse ISO/DIS/TR 26122
16 Verplichten? Verleiden!

Liefde op het eerste gezicht!
• Verplichten?
• Verleiden?
• Verleidelijk om te verplichten!
• Verplicht verleiden!
17 Verplichten? Verleiden!