Hans Hofman Onder Motorkap N E N 2082

2,281 views

Published on

Published in: Travel, Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
2,281
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
32
Actions
Shares
0
Downloads
55
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Hans Hofman Onder Motorkap N E N 2082

  1. 1. Onder de motorkap van NEN2082 Hans Hofman Nationaal Archief Symposium ‘Meta-informatie: Verplichten of Verleiden?’ Amsterdam, 20 november 2007 Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007
  2. 2. Vele sets functionele eisen • Behoefte aan een eenduidige set eisen • Nieuwe ontwikkelingen nationaal en internationaal •Kernmodel 2 •ICA •MoReq2 • Veel typen beheer- en opslagsystemen •DMS, RMA, ERDMS, MS-Office, CMS, ECM, bedrijfsapplicaties • Referentiemodel van Open Archival Information System (OAIS voor lange termijn bewaring) •mist RM functionaliteit Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007
  3. 3. Reikwijdte van NEN2082 • Overheid en bedrijfsleven • Records management functionaliteit in alle typen systemen • Alle typen informatieobjecten •documenten, datasets, geografische systemen, tekeningen, websites, databases, video/film, audio, … Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007
  4. 4. Uitgangspunten Gebaseerd op NEN-ISO 15489:2001 en NEN-ISO • 23081 Eisen geen software specificaties • • basis: bewaken van integriteit, authenticiteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid van informatie Toepassing: • 1. Vóór implementatie: opstellen eisenpakket voor applicaties 2. Na implementatie: evaluatie-instrument om te kijken of vereiste functionaliteit er is en tbv. audit Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007
  5. 5. Wat is er nodig? • Weten welke informatie er is: registreren en identificeren • Kunnen terugvinden: metadata, ordenen en opslaan • Systematisch kunnen beheren: in stand houden, op tijd verwijderen (o.a. vernietigen) • Kunnen gebruiken: toegang / beveiliging • Kunnen begrijpen: metadata over herkomst en over relaties tussen informatie-eenheden • Weten of iets betrouwbaar is en niet verminkt/ gemanipuleerd: authenticiteit, metadata • Kunnen reconstrueren: documenteren van activiteiten mbt. records/informatie Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007
  6. 6. Terminologie • Records management: informatie- en archiefmanagement • Document, Informatieobject, Archiefstuk, Archiefbestanddeel • Informatieobject: op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit • Computerbestand • Individueel stuk/object, maar ook verschillende niveau’s van aggregatie • ontwerp-NEN2082: archiefstuk, archiefbestanddeel/dossier, serie, archief, archieven • NEN-ISO 23081-2 onderscheidt 6 niveau’s • stuk, reeks transacties, dossier, serie, archief, archieven • Verwijderen • Exporteren, overbrengen, vernietigen Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007
  7. 7. Ontwerp NEN2082 Opnemen/opslaan Organiseren (klasseren) Informatie- objecten bestanddeel Aggregaties Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007
  8. 8. Voorbeeld: opnemen - metadata • Vastleggen van (contextuele) metadata mbt. herkomst •bij voorkeur automatische extractie •vereist metadata schema • Vastleggen van essentiële kenmerken van archiefstukken •structuur, verschijningsvorm, en evt. gedrag •technische kenmerken Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007
  9. 9. Voorbeeld van eis: opnemen/registreren Bij opname moet aan elk informatieobject een uniek en persistent identificatiekenmerk kunnen worden toegekend (Eis 2) : •hetzij automatisch gegenereerd op basis van een identificatiesysteem, waarbij gebruikers geen unieke kenmerken handmatig kunnen toevoegen en muteren; •hetzij door de gebruikers toegekend waarbij automatisch wordt gecontroleerd of het kenmerk uniek is binnen het vastgestelde domein, voordat het wordt weggeschreven. Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007
  10. 10. Voorbeeld: ordenen en klasseren Nr. Eis 23 Aan een archiefbestanddeel moet een classificatiecode kunnen worden toegekend. 24 Het archiefstuk moet automatisch dezelfde classificatiecode krijgen als het archiefbestanddeel waaraan het is toegevoegd. 25 Een archiefbestanddeel moet binnen een bepaald classificatieschema slechts één classificatiecode toegekend kunnen krijgen. 26 Een archiefbestanddeel behoort onder meer dan één classificatieschema te kunnen vallen Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007
  11. 11. Ondersteunende functies • Rapportfuncties • Autorisatie: • autorisatietabel • elke gebruiker heeft een gebruikersprofiel, waarin één of meer rollen zijn gedefinieerd • Ondersteunen van beheeractiviteiten met (te definiëren) workflow • Documenteren van het systeem zelf • Encryptie • Digitale handtekening Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007
  12. 12. RM instrumenten • Metadata schema: welke metadata moeten worden vastgelegd •om herkomst te weten en om te kunnen beheren • Ordenen: Classificatieschema •samenhang van archiefstukken • Bewaarlijst (selectielijst): hoe lang moet wat bewaard worden • Gecontroleerde woordenlijsten Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007
  13. 13. Verplichten? Verleiden? of Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007
  14. 14. Verleiden of verplichten? • Organisatie of/en de individuele medewerker? • Wat word ik/de organisatie er beter van en wat kan ik/de organisatie ermee bereiken? •Ondersteuning bij het werk: gemakkelijk taken te kunnen uitvoeren •Op de beschikbare informatie te kunnen vertrouwen •Consistente vastlegging van records in de gehele organisatie •Verbeteren van informatie uitwisseling binnen de organisatie Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007
  15. 15. Voordelen van goed beheer van records • taken op een geordende, efficiënte en verantwoorde manier kunnen uitvoeren + effectief • diensten kunnen verlenen op een consistente en evenwichtige manier, • beter ondersteunen van beleids- en besluitvorming, • consistent, continu en productief management en bestuur • kunnen voldoen aan wettelijke en juridische eisen inclusief audit, inspectie en RM activiteiten, • bieden van bescherming tegen claims en/of aanklachten, • met risicoanalyse in relatie tot informatievoorziening • [ISO 15489:2001] Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007
  16. 16. Implementatie • Kun je NEN2082 zo maar gebruiken? • standaard pas gebruiken als je weet wat je nodig hebt. • eisen kunnen nader worden ingevuld op basis van behoeften van organisatie (of procesketen) • Technologische omgeving bepaalt hoe eisen het beste gestalte kunnen krijgen • in een RMA of een bedrijfsapplicatie • als aan te roepen webservices • anders? • Onzichtbaar op achtergrond • Geautomatiseerde vastlegging (incl. benodigde metadata) Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

×