1 Hugo Butter Info Op Orde

1,265 views
1,212 views

Published on

De relatie tussen de Baseline en Metadata

Published in: Technology
0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,265
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
19
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • 1 Hugo Butter Info Op Orde

    1. 1. Informatie op Orde?
    2. 2. Kennisprogramma Informatie op Orde De relatie tussen de Baseline en Metadata Bijeenkomst 'Metadata made in Holland' Den Haag, 19 juni 2008 Hugo Butter ICTU
    3. 3. Wie ben ik en wat doe ik <ul><li>Mijn verleden </li></ul><ul><ul><li>Arbeidsvoorziening </li></ul></ul><ul><ul><li>P-Direkt </li></ul></ul><ul><li>Functie tot 1 juni 2008: </li></ul><ul><ul><li>interdepartementaal projectleider van actielijn 1 en 2 van Kabinetsvisie Informatie op Orde </li></ul></ul><ul><ul><li>opstellen Baseline Informatiehuishouding </li></ul></ul><ul><li>Functie vanaf 1 juni 2008 </li></ul><ul><ul><li>interdepartementaal projectleider van actielijn 3 </li></ul></ul><ul><ul><li>Opzetten van een Kennisprogramma Informatiehuishouding </li></ul></ul>
    4. 4. Agenda <ul><li>Baseline Informatiehuishouding </li></ul><ul><li>Metadata </li></ul><ul><li>Praktijkvoorbeeld: P-Direkt </li></ul><ul><li>Stellingen </li></ul>
    5. 5. Informatie op Orde <ul><li>Aanleiding </li></ul><ul><li>Digitalisering  overheid ’90 </li></ul><ul><li>Papieren achterstanden ’04 </li></ul><ul><li>Inspectierapport ‘Dementerende Overheid’ ’05 </li></ul><ul><li>- autonome groei overheidsinformatie </li></ul><ul><li>- ongecontroleerde aanwas </li></ul><ul><li>- oncontroleerbare aanwas </li></ul><ul><li>Kabinetsvisie </li></ul><ul><li>Kaderstellende randvoorwaarden </li></ul><ul><li>Vertaling in 8 actielijnen </li></ul>
    6. 6. Baseline volgens F&S... <ul><li>Minimale set van normen (7)‏ </li></ul><ul><li>Duurzame toegankelijkheid overheidsinformatie </li></ul><ul><li>Samengesteld uit geldende wetten en normen </li></ul><ul><li>Toolkit met oa Richtsnoer Metadata Rijk </li></ul>WEET IK VEEL. GEWOON, BASELINE.
    7. 7. Kwaliteitscriteria <ul><li>Kunnen we de kwaliteitscriteria uit de </li></ul><ul><li>Kabinetsvisie in de wetten terugvinden </li></ul><ul><li>Vindbaar </li></ul><ul><li>Toegankelijk </li></ul><ul><li>Betrouwbaar </li></ul><ul><li>Authentiek </li></ul><ul><li>Volledig </li></ul><ul><li>Interoperabel </li></ul>
    8. 8. Agenda <ul><li>Baseline Informatiehuishouding </li></ul><ul><li>Metadata </li></ul><ul><li>Praktijkvoorbeeld: P-Direkt </li></ul><ul><li>Informatie, stelling en vragen </li></ul>
    9. 9. Trend: minder metadata ? <ul><li>Product: Metadata  onderdeel van semigestructureerde inhoud (labeling) en bedrijfstaal. </li></ul><ul><li>Proces: Metadata  werkstroomadministratie </li></ul><ul><li>Beheer: Metadata  beheeradministratie </li></ul><ul><li>Vinden : Metadata  automatische indexering labels en administraties; bedrijfstalen </li></ul><ul><li>Toegang: Metadata  semigestructureerde inhoud (labeling) en werkstroomadministratie. </li></ul><ul><li>Conclusie : meer ervaren als bedrijfsvoering en minder als overhead </li></ul>
    10. 10. Definitie NEN ISO 15489-1 <ul><li>“ In het kader van RM zijn metadata gegevens die de context, inhoud en structuur van archiefbescheiden en het management ervan in de loop der tijd (beheer) (ISO 15489-1, sectie 3.12) beschrijven. </li></ul>
    11. 11. Definitie Advies Overheid.nl website <ul><li>Metadata </li></ul><ul><ul><li>informatie die informatiebronnen beschrijft, toelicht, lokaliseert of op andere manier ‘eenvoudiger’ vindbaar, bruikbaar of beheerbaar maakt </li></ul></ul><ul><li>Voor verschillende doelgroepen </li></ul><ul><li>Voor verschillende doelen </li></ul>
    12. 12. Typen van metadata <ul><li>over het record zelf </li></ul><ul><li>over bedrijfsprocedures, -beleid en mandaat </li></ul><ul><li>over actoren </li></ul><ul><li>over bedrijfsactiviteiten of -processen </li></ul><ul><li>over records management processen </li></ul>
    13. 13. Bedrijfs- activiteiten Records Management activiteiten Mensen (Actoren)‏ Records Geïntegreerd in Creëren Gebruikt door voeren uit Is gedocumenteerd in Voeren uit Documenteer, Beheer, Stel beschikbaar Regelen Definieert bevoegdheden van Verantwoorden uitvoering van Mandaat
    14. 14. Agenda <ul><li>Baseline Informatiehuishouding </li></ul><ul><li>Metadata </li></ul><ul><li>Praktijkvoorbeeld: P-Direkt </li></ul><ul><li>Stellingen </li></ul>
    15. 15. Huidige Personeelsadministraties !?
    16. 16. P-Direkt en de Andere Overheid <ul><ul><li>Betere dienstverlening </li></ul></ul><ul><ul><li>Slagvaardige organisatie </li></ul></ul><ul><ul><li>Minder bureaucratie </li></ul></ul><ul><ul><li>Andere werkwijze </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>vernieuwing HRM </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>GBO (Gemeenschappelijke beheer organisatie)‏ </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Shared Service Centra zoals SSC HRM (nu P-Direkt)‏ </li></ul></ul></ul>
    17. 17. Algemene Criteria <ul><li>Criteria digitale Personeelsdossiers: </li></ul><ul><ul><li>Bruikbaarheid </li></ul></ul><ul><ul><li>Beheer(s)baarheid </li></ul></ul><ul><ul><li>Beveiliging </li></ul></ul><ul><ul><li>Autorisatie </li></ul></ul><ul><ul><li>Authenticatie </li></ul></ul><ul><ul><li>Substitutie (vervanging van de papieren dossiers) moet realiseerbaar zijn </li></ul></ul><ul><ul><li>Voldoen aan wet en regelgeving (WBP, Archiefwet etc.)‏ </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Betrouwbaarheid </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Juistheid </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Volledigheid </li></ul></ul></ul>Metadata zijn kenmerken, die aan digitale documenten meegegeven moeten worden, om aan bovenstaande criteria te kunnen voldoen.
    18. 18. 1. Metadata die identificeren: <ul><ul><li>Volgens de theorie: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>o.a. uniek registratienummer, datum, verzending of ontvangst, verwijzing naar een dossier of andere aggregatievorm, titel, auteur; </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Vertaling naar de RMA: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Interne naamgeving/nummering van documenten binnen de RMA-applicatie </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Persoons/dienstverbandidentificatie (IAR-code / SAP-nummer)‏ </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ontstaansdatum document in de RMA </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Toewijzing aan (sub)rubriek/dossiermap </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Documentnaam </li></ul></ul></ul>
    19. 19. 2. Metadata die juiste interpretatie mogelijk maken <ul><ul><li>Volgens de theorie: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>o.a. classificatienummer, verwijzing naar dossier, verwijzing naar proces en procedure; </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Vertaling naar de RMA: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Initiërende klantproces </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Procesdatum </li></ul></ul></ul>
    20. 20. 3. Metadata die de authenticiteit aantonen <ul><ul><li>Volgens de theorie : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>o.a. datum opmaak, datum verzending of ontvangst, auteur, relatie met andere documenten, wijze van verzending; wijze van authenticatie (elektronische handtekening); </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Vertaling naar de RMA: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Elektronisch authenticatie (bijv. handtekening, paraaf)‏ </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>User-id’s van de rollen in het proces (initiator/auteur, beslisser, etc.)‏ </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Documentdatum </li></ul></ul></ul>
    21. 21. 4. Metadata die het vinden vergemakkelijken <ul><ul><li>Volgens de theorie : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>onderwerp, auteur, titel, datum, classificatiecode; </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Vertaling naar de RMA: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Specifieke zoekmetadata: </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Trefwoorden </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Boomstructuur </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Autoriseerbare zoekmogelijkheden op alle overige metadata </li></ul></ul></ul>
    22. 22. 5. Metadata die correcte (re)presentatie mogelijk maken <ul><ul><li>Volgens de theorie : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>o.a. software en hardware omgeving, fysieke opslaggegevens, compressiegegevens; </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Vertaling naar de RMA: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Extensie bestandsnaam (*.pdf, *.tif)‏ </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Encryptie-decryptie </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Verwijzing naar fysieke locatie </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Doosnummer </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Locatiecode </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Opslagdatum </li></ul></ul></ul></ul>
    23. 23. 6. Metadata voor formeel beheer <ul><ul><li>Volgens de theorie : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>o.a. toegangsautorisatie, datum vernietiging of overdracht, datum conversie of migratie; hiertoe kan ook logistieke data gerekend worden (verblijfplaats); </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Vertaling naar de RMA: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Categorie vertrouwelijkheid </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Afdelingscode </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Scan/migratiedatum </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Vernietigingsindicatie </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Evt. verwijzing naar fysieke locatie van onderliggende stukken </li></ul></ul></ul>
    24. 24. 7. Metadata voor beheershandelingen <ul><ul><li>Volgens de theorie: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>o.a. wanneer door wie gebruikt, datum conversie, conversie of migratie log-file, datum en wijze van overdracht, datum vernietiging; </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Vertaling naar de RMA: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Mutatiedatum </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>User-id laatste muteerder </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>User-id alle raadplegers + datum..? </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Daadwerkelijke vernietigingsdatum….? </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Status/versie document…..? </li></ul></ul></ul>
    25. 25. Agenda <ul><li>Baseline Informatiehuishouding </li></ul><ul><li>Standaarden voor Metadata </li></ul><ul><li>Praktijkvoorbeeld: P-Direkt </li></ul><ul><li>Stellingen </li></ul>
    26. 26. <ul><ul><li>Metadata is een kwestie van </li></ul></ul><ul><ul><li>verplichten en verleiden </li></ul></ul>Stelling
    27. 27. Stelling : het heet anders maar het is hetzelfde <ul><li>VROEGER </li></ul><ul><li>UDC,BAC </li></ul><ul><li>Indexen, registers </li></ul><ul><li>Trefwoorden </li></ul><ul><li>Thesaurus </li></ul><ul><li>Neveningang </li></ul><ul><li>Registatiekenmerken </li></ul><ul><li>Div-ers </li></ul><ul><li>Archieven </li></ul><ul><li>Voortgangsinformatie </li></ul><ul><li>NU </li></ul><ul><li>Taxonomie </li></ul><ul><li>Ontologie </li></ul><ul><li>Semantisch web </li></ul><ul><li>Hyperlinks </li></ul><ul><li>Topics </li></ul><ul><li>Metadata </li></ul><ul><li>Zoekmachines </li></ul><ul><li>Informatie </li></ul><ul><li>Login-scripts </li></ul>
    28. 28. Websites <ul><li>Overheid.nl……… </li></ul><ul><li>Clever Metadata project </li></ul><ul><ul><li>http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/research/crm/ </li></ul></ul><ul><li>Metamap </li></ul><ul><ul><li>http://www.mapageweb.umontreal.ca/turner/meta/english/index.html </li></ul></ul><ul><li>Interpares 2 project </li></ul><ul><ul><li>www.interpares.org </li></ul></ul><ul><ul><li>http://www.gseis.ucla.edu/us-interpares/madras </li></ul></ul>
    29. 29. Baseline

    ×