Bestuurlijke aspecten van digitale persoonsgebonden dossiers: laat u nietverrassen!InleidingEen groot deel van het werk da...
Inkomen. Door het toegankelijk maken en/of overdragen van dossiers in de keten heeftiedereen die te maken heeft met de des...
wat je geschiedenis is, zodat zij daar rekening mee kan houden bij het vaststellen vandiagnoses en bepalen van de meest ad...
gegeven. Zo is de Europese standaardisatieorganisatie CEN op dit moment bezig eenmethodiek te standaardiseren om medisch c...
Het verstrekken van gegevens aan partijen buiten de           Casus: de verwijsindex risicojongeren                       ...
-   Efficiency- en professionaliseringsslagen: De taken (producten) van de organisatie       blijven gelijk, maar de organ...
van binnen en buiten de organisatie en op zijn eigen professionele inschatting. Als op al dezevragen een evenwichtig antwo...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

20080901 artikel vka digitaal bestuur zalm dool digitale dossiers incl cases

359 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
359
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
5
Actions
Shares
0
Downloads
1
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

20080901 artikel vka digitaal bestuur zalm dool digitale dossiers incl cases

  1. 1. Bestuurlijke aspecten van digitale persoonsgebonden dossiers: laat u nietverrassen!InleidingEen groot deel van het werk dat de overheid uitvoert, heeft betrekking op individuelepersonen en bedrijven. Vanwege de vereiste transparantie (o.a. wet openbaarheid bestuur) ishet belangrijk dat de hierop betrekking hebbende administratieve processen op eenordentelijke wijze plaatsvinden. Door de mogelijkheden die ICT biedt, worden deadministraties binnen de overheid steeds meer digitaal georganiseerd. Dit betekent dat debestaande dossiers die worden bijgehouden in elke organisatie, steeds meer worden vervangendoor elektronische of digitale dossiers. De voordelen hiervan zijn evident: er raken geendossiers meer zoek, de zoek- en terugvindtijd van aanwezige dossiers neemt af en men kan deinformatie eenvoudig delen en hergebruiken.Aan bestuurders wordt (behalve aansturing van de eigen ICT) in toenemende mate gevraagdmet andere organisaties samen te werken op het gebied van informatievastlegging, -gebruiken –uitwisseling. De belangrijkste reden hier achter is dat een aantal belangrijke beleidsdoelenvan de overheid niet door de organisatie alleen kunnen worden bereikt. Dit kunnen doelen zijndie betrekking hebben op objecten, zoals adressen en gebouwen, maar ook op burgers. Dedigitale informatie die wordt vastgelegd over en ten behoeve van personen noemen wedigitale persoonsgebonden dossiers.Als organisaties moeten samenwerken op basis van dezelfde gegevens, moeten hun digitaledossiers (gedeeltelijk) onderling uitwisselbaar zijn. Daarvoor is het noodzakelijk gebruik temaken van onderling afgesproken standaarden voor gegevensuitwisseling. Om tot eengezamenlijk "ketendossier" te komen, betekent het dat zij de structuur van uit te wisselenbestanden, hun koppelvlakken en mogelijk hun interne systemen zullen moeten aanpassen omdeze interoperabiliteit mogelijk te maken. De technische uitwisselbaarheid is daarbij eennoodzakelijke voorwaarde die georganiseerd moet worden, maar complementair daaraan zijnde politieke, organisatorische en semantische vraagstukken waaraan de betrokken bestuurdersmet elkaar aandacht moeten besteden. Dit artikel gaat nader op deze laatste categorieën in.De voordelen van dossiers in ketensBij ketensamenwerking die is gericht op het gezamenlijk leveren van producten of dienstenaan personen, is het delen van gegevens over die personen noodzakelijk. Indien dat niet ofonvoldoende gebeurt kan dat tot grote problemen leiden. Zo belanden jaarlijks in Nederlandruim 19.000 mensen met spoed in het ziekenhuis wegens bijwerkingen na vermijdbaremedicatiefouten door gebrekkige gegevens over medicijngebruik. Ook de schrijnendegevallen van falende hulp in de jeugdzorg zoals die voor het Maasmeisje1, hebben te makenmet het onvoldoende afstemmen en uitwisselen van informatie.Digitale persoonsgebonden dossiers staan momenteel sterk in de belangstelling als middel omgegevens over personen te delen. In veel domeinen wordt er aan gewerkt: denk bijvoorbeeldaan het Elektronisch PatientenDossier (EPD) in de gezondheidszorg, het ElektronischLeerDossier (ELD) in het onderwijs en het Digitaal KlantDossier (DKD) in de keten Werk en1 Het Maasmeisje is de naam die gegeven werd aan een in eerste instantie onbekend persoon waarvan enkelelichaamsdelen gedurende een periode van enkele weken werden teruggevonden in de Nieuwe Maas. De 12-jarigeGessica, zoals het meisje later bleek te heten, was al langdurig onder behandeling van Bureau Jeugdzorg.
  2. 2. Inkomen. Door het toegankelijk maken en/of overdragen van dossiers in de keten heeftiedereen die te maken heeft met de desbetreffende persoon de beschikking over juiste envolledige gegeven. In dat geval spreken we van digitale ketendossiers. Hierdoor kan deefficiency en effectiviteit van de samenwerking worden verbeterd en kunnen, mits goedgeregeld, eerdergenoemde problemen worden voorkomen. Wij verwachten dan ook datdigitale persoonsgebonden dossiers in de toekomst nog breder zullen worden ingezet bijallerlei ketensamenwerkingsprojecten.Belang voor bestuurders ?De belofte van keteninformatiserings-projecten voor maatschappelijke problemen is groot enpersoonsgebonden digitale dossiers zijn daarin een belangrijke component. De inzet van eendigitaal dossier in een keten lijkt soms een technisch-inhoudelijk feestje tussenbeleidsmedewerkers, architecten en allerlei leveranciers maar vanwege de politieke,bestuurlijke, financiële en organisatorische aspecten is juist de bijdrage van de bestuurder vaneen individuele organisatie een belangrijke succesfactor. Waar veel publicaties zichconcentreren op de keten vanuit een onpersoonlijk en alwetend ketenperspectief, gaat ditartikel in op de drie grootste risicos die de bestuurder van een individuele organisatie rakenbij de inzet van een digitaal dossier en welke vragen hij adequaat beantwoord moet krijgenom goed te kunnen sturen.Wat zijn de risicos waarvan bestuurders zich bewust moeten zijn ? Het eerste risico is het feitdat het vastleggen, delen en aan elkaar koppelen van gegevens uit diverse bronnen gevoeligligt bij burgers. Hoewel het veelal een betrekkelijk kleine groep is die zich actief bezig houdtmet privacyaspecten van digitale persoonsgebonden dossiers, zullen bij incidenten ennegatieve publiciteit bestuurders snel publiekelijk ter verantwoording worden geroepen. Denkbijvoorbeeld aan de "big brother award" die in 2007 is uitgereikt aan de minister van Jeugd enGezin voor de ontwikkeling van het centrale Elektronische KindDossier (EKD). Het tweederisico is dat bestuurders, en overigens ook (landelijke) politici een verkeerd beeld van ICThebben en uitdragen. Ze gaan er dan vanuit dat het vastleggen en voor ketenpartners breedtoegankelijk maken van gegevens en signaleringen voldoende is om maatschappelijkeproblemen, zoals een gebrekkige samenwerking tussen hulporganisaties, op te lossen.Communicatie- en afstemmingsproblemen tussen samenwerkende organisaties worden doormeer digitalisering juist niet opgelost. Het derde risico is dat bestuurders niet goed kunnenbepalen wanneer zij op de eigen autonome positiemoeten blijven "zitten" en wanneer zij in beweging en Casus: het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) Het landelijk elektronisch patiëntendossier (EPD) isin onderhandeling met anderen moeten komen. een virtueel dossier. Zorgverleners kunnen via een landelijke verkeerstoren gegevens opvragen uit de dossiers van andere zorgverleners. De zorgverlenerHoewel er meer issues relevant zijn, zoals juridische krijgt de verzamelde gegevens vervolgens te zien opaspecten, financieringsvraagstukken, ontsluiten van het scherm van zijn computer. In eerste instantie zal er een landelijk uitwisselbaar elektronischinformatie via burgerportals etc. vinden wij dat deze medicatiedossier beschikbaar komen, evenals eenin principe opgelost kunnen worden door de inzet van landelijk uitwisselbaar waarneemdossier voor huisartsen.specialisten. Wij concentreren ons daarom verder op Naar verwachting zullen binnen afzienbare tijd nieuwede drie eerder genoemde risicos. toepassingen, zoals het elektronisch spoeddossier en elektronisch diabetesdossier, op de infrastructuur worden aangesloten, Zoals bij alle elektronischePrivacy en het "big brother" effect dossiers is er veel discussie over de privacy. Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) steldeDat de computer steeds breder in organisaties wordt in een advies aan het ministerie van VWS dat deingezet voor de ondersteuning van werkzaamheden is privacy van patiënten bij het huidige ontwerp van het elektronisch patiëntendossier onvoldoendeniets nieuws. Ook verwacht je als burger dat gewaarborgd is. Het CBP wil dat vooraf gecontroleerdhulpverleners zoals bijvoorbeeld huisartsen bijhouden wordt of een arts een behandelrelatie heeft met een patiënt voordat hij het dossier kan inzien. De huidige opzet van het EPD is echter dat achteraf gecontroleerd kan worden of een arts, die een dossier heeft geraadpleegd, een behandelrelatie heeft met de patiënt. De eis van het CBP dat elke arts die een EPD wil raadplegen eerst toestemming moet vragen van een patiënt, leidt volgens het ministerie van VWS tot een onwerkbare praktijk.
  3. 3. wat je geschiedenis is, zodat zij daar rekening mee kan houden bij het vaststellen vandiagnoses en bepalen van de meest adequate behandeling. Waarom dan toch de discussiesover het gebruik van digitale persoonsgebonden dossiers en vooral van inzien en uitwisselenvan de vastgelegde gegevens door andere hulpverleners ?Allereerst is er de zorg over de privacy: wie heeft er eigenlijk toegang tot mijn gegevens enkunnen die niet op straat komen te liggen of worden gebruikt voor doeleinden waarvoor geentoestemming is gegeven. Dit is een zeer terechte zorg. Als persoonsgegevens breedtoegankelijk worden gemaakt binnen organisaties die samenwerken in ketens, wordt het risicoop ongewenste effecten aanmerkelijk groter. Er zal dan ook veel aandacht uit moeten gaannaar het zoveel mogelijk beperken van de toegang tot die medewerkers die dit nodig hebbenom hun werk goed te doen (“need to know”). Dit moet echter niet leiden tot omslachtigeprocedures en/of technische voorzieningen die in de praktijk onwerkbaar zijn. Vaak is daaromsprake van een compromis tussen beperken van de toegang en werkbaarheid in de praktijk.Het vertrouwen van het publiek kan hierbij worden verhoogd door naast het bieden vaninzage in eigen gegevens ook inzichtelijk te maken wie toegang heeft gehad tot dezegegevens.Daarnaast speelt ook vaak de vraag over de noodzaak: is het eigenlijk wel nodig dat al diegegevens worden vastgelegd en gedeeld met ander organisaties. Dit werd bijvoorbeeld in dediscussie over het EKD naar voren gebracht: “we gaan van alle kinderen in een elektronischekinddossier allemaal informatie verzamelen, ook van mensen voor wie dat helemaal nietnodig is.” Hoewel er geen generieke uitspraken zijn te doen over de noodzaak bepaaldegegevens wel of niet vast te leggen, willen we hier wel wijzen op een groot misverstand datleeft bij zowel burgers als bestuurders. Bij het bepalen van een gegevensmodel voor een(keten) informatiesysteem moet rekening worden gehouden met alle gegevens die kunnenworden vastgelegd. Dit betekent niet dat ze moeten worden vastgelegd. Wel is het veelalefficiënt om in omgevingen waar veel verschillende medewerkers contact hebben metdezelfde persoon de gegevens die tijdens deze contacten over de persoon beschikbaar komen,vast te leggen in een dossier.Meer is niet beterSommige bestuurders hebben een verkeerd beeld van ICT en informatieuitwisseling. Terwijlzij denken dat het digitaliseren en uitwisselen ("aan elkaar knopen") van systemen voldoendeis, en meer informatieuitwisseling ("iedereen altijd overal toegang") dus altijd beter is,ontstaan er daardoor juist risicos. Uitwisseling is wel een noodzakelijke maar niet voldoendevoorwaarde voor succesvolle ketensamenwerking. Je moet de samenwerking tussen deorganisaties zelf immers ook organiseren en dat kan alleen als de betrokken bestuurders eraandacht aan besteden. Dat betekent dat zij naast het regelen van financiële, juridische enbestuurlijke afspraken zich ook verdiepen in de eigen dynamiek van informatie eninformatieverwerking. Het klakkeloos beschikbaar stellen van informatie aan de buitenwereldleidt anders tot extra communicatie- en afstemmingsproblemen.Dit heeft twee belangrijke oorzaken. Ten eerste is informatie en communicatie moeilijker danzo op het eerste oog lijkt. Immers, informatie bestaat uit gegevens in een bepaalde context.Een medicus en een leerkracht kunnen aan hetzelfde gegeven in een leerlingdossier eenandere betekenis toekennen (bepaalde slechte leerprestaties: dyslexie of niet?) en op basisdaarvan ook verschillende acties ondernemen. Meldt een leerkracht een kind als risicojongerebij dezelfde waarnemingen als een sociaal-maatschappelijk werker? En zelfs binnen eenzelfde sector of beroepsgroep is lang niet duidelijk wat er nu precies wordt bedoeld met een
  4. 4. gegeven. Zo is de Europese standaardisatieorganisatie CEN op dit moment bezig eenmethodiek te standaardiseren om medisch concepten tussen zorgverleners te kunnen delendoor vast te leggen uit welke basis concepten deze zijn opgebouwd en welke waarden dieconcepten mogen aannemen. Een voorbeeld is het definiëren van een bloeddrukmeting. Eenzorgverlener die toegang heeft tot de gegevens van een andere zorgverlener kan dezegegevens zo beter interpreteren zodat verkeerde diagnoses en behandelingen kunnen wordenvoorkomen. De specifieke context waarin gegevens betekenis krijgen, bestaat uit eensamenstel van vele factoren, zoals opleiding, technologie, nationale- of bedrijfscultuur etc. Ditbetekent dat als de gegevensset groter wordt (we gaan meer gegevenselementen uitwisselen),de problemen rond betekenisverlening en verwarring toenemen. Als tegelijkertijd ook hetaantal partners toeneemt (bredere toegang), neemt de complexiteit exponentieel toe.Om gezamenlijke doelstellingen te kunnen bereiken, moet een bestuurder goed het doel vande informatie en de werking van het gezamenlijke proces doorgronden. Dat betekent dat hijzowel de context van zijn partners moet kunnen duiden, als zijn eigen context goed voor hetvoetlicht moet kunnen brengen. Hij moet inschatten wat de ketenpartners uit zijn proces enorganisatie kunnen en moeten begrijpen om hun processen in de keten uit te kunnen voeren.Daarnaast is het belangrijk de effectiviteit van de Casus: het Elektronisch Kinddossier (EKD) Het Elektronisch Kinddossier in deprofessionals in de keten in ogenschouw te jeugdgezondheidszorg (EKD JGZ) is bedoeld voor hetnemen. Een mens kan maar zoveel informatie per vastleggen van kindgegevens door Thuiszorg en GGD, de organisaties die zijn belast met detijdseenheid verwerken. En zoals Herbert Simon jeugdgezondheidszorg. Juist bij het EKD is er veelal zei: een overvloed aan informatie creëert een discussie geweest over vorm en breedte van het EKD. Zo schreven vorig jaar de ‘jeugdwethouders’ van de viergebrek aan aandacht [Simon, 1971]2. Hoe weet grote steden aan minister Rouvoet van Jeugd en Gezin,een professional met al die gegevens ter dat ze zich ‘ernstig zorgen maken over de voorgestelde scope van het EKD’. Ze menen dat het EKD minstenbeschikking welke gegevens hij of zij in dit ook gegevens moet bevatten en toegankelijk wordenspecifieke geval nodig heeft? In de documentaire gemaakt ‘vanuit het schoolmaatschappelijk werk, de (bureaus) jeugdzorg en de geestelijkewereld lost men dit op door de eerste hit die jeugdgezondheidszorg’. Ook in de Tweede Kamer isvoldoet aan de zoekcriteria als oplossing te daar door bepaalde fracties op aangedrongen. Hoe kun je met elkaar samenwerken als je niet in elkaars keukenkiezen. We noemen dit ook wel satisficing (ook mag kijken?’‘, vroeg een kamerlid zich af. De ministereen begrip van Simon). Als we echter kijken naar hield vast aan een medisch dossier waarin alleen jeugdartsen mogen kijken: Hulpverleners van diversebijvoorbeeld probleemjongeren, is niet het eerste pluimage kunnen binnen de Centra voor Jeugd en Gezingesignaleerde probleem waarvoor men als al informatie uitwisselen. Hij hecht daar meer waarde aan dan aan het uitwisselen van bestanden. ,,Een Bigzorgverlener een oplossing heeft noodzakelijk Brother-dossier gaat niet werken. Als Jan en allemandatgene waaraan nu aandacht besteed moet erin kan, raken we veel meldingen kwijt.’‘worden.Zoveel mogelijk gegevens aan zoveel mogelijk mensen ter beschikking stellen, kan dus juistcontraproductief werken. De bestuurder zal kritisch moeten beoordelen welke hoeveelheid deprofessionals in de eigen organisatie eigenlijk aan kunnen, alsmede waarvoor zijverantwoordelijk kunnen worden gehouden in termen van het trekken van de juiste conclusieuit deze brij aan gegevens die ter beschikking staan.2 Computers, Communications and the Public Interest, pages 40-41, Martin Greenberger, ed., TheJohns Hopkins Press, 1971.
  5. 5. Het verstrekken van gegevens aan partijen buiten de Casus: de verwijsindex risicojongeren (VIR)eigen informatiehuishouding moet met de nodige De VIR is een landelijke applicatie dieprudentie plaatsvinden. Meer is zeker niet beter! Een risicomeldingen van jongeren tot 23 jaar registreert. Het gaat daarbij om jongeren bijkrachtig voorbeeld van waar een beperking van de wie zich problemen voordoen waardoor huninformatie en de inzet van ICT leidt tot samenwerking en persoonlijke ontwikkeling wordt bedreigd en waardoor zij buiten de maatschappij dreigenuitwisseling, is de verwijsindex risicojongeren. Het te vallen. Hulpverleners uit de jeugdketen diecentrale systeem, waarop alle samenwerkende partijen (al jongeren helpen, melden het risico. Bij twee of meer meldingen ontstaat er een match endan niet via hun eigen systeem) zijn aangesloten, werkt gaat er een signaal naar de betrokkenop basis van meldingen (4 gegevenselementen: instanties. Op deze wijze kunnen hulpverleners effectief en doelgerichtidentificatiegegevens van de jongere, samenwerken om de betreffende jongere teidentificatiegegevens van de instelling, datum van de helpen. Het project VIR realiseert dit systeem als centrale voorziening op landelijk niveaumelding en contactgegevens van de professional). Een en ondersteunt de (proces)inrichting doorprofessional die een risico bij een jongere signaleert, instellingen en professionals op lokaal niveau. Het project is onderdeel van hetmeldt dat in de verwijsindex. Als een andere professional programmaministerie Jeugd & Gezineerder een melding heeft gedaan, worden de professionalsdoor het systeem "gematcht" en kunnen zij via telefoon,e-mail of face-to-face contact met elkaar opnemen om de casus en mogelijke acties tebespreken. Omdat er direct contact tussen professionals plaatsvindt, kunnen zij in demenselijke communicatie direct toetsen "of ze elkaar goed begrijpen". De context wordt livegecontroleerd, immers, de reactie van de gesprekspartner bepaalt de volgende uiting.Wenoemen dit "warme" overdracht, in tegenstelling tot "koude" overdracht van gegevens doorcomputers (dus grotendeels contextloos). Op deze manier doen zowel mensen en computers insamenhang de taak waar ze zelf erg goed in zijn.Impact van ketendossiers op de interne organisatieDigitale ketendossiers brengen altijd de discussie over ketenbesturing op tafel. Wie bepaaltwelke gegevens en voorzieningen waar worden geregeld? Immers, het gezamenlijk metanderen organiseren van een deel van de informatiehuishouding (dossier) in de keten, maarbuiten de eigen organisatiegrenzen, kan een grote impact hebben op de interne organisatie-inrichting van de voorheen "autonome" organisatie . Bij het zich intern aanpassen op wat erelders in de keten gebeurt, bestaat het risico dat de bestuurder teveel of te weinig internebeweging creëert. Het is daarom belangrijk dat een bestuurder voor zichzelf tijdig de lange-termijn impact en scope van voor hem relevante ketendossiers bepaalt.Als men ervoor kiest met ketendossiers aan de slag te gaan, start men meestal met een pilot.In deze fase kan de impact op de interne organisatie beperkt blijven, omdat er een "stekker"aan de bestaande systemen wordt gebouwd. Een succesvolle pilot maakt vaak transparantwaar knelpunten in de keten optreden en geeft beelden van verbeterde informatie-inrichtingdoor de keten heen. De bestaande informatiestructuren van individuele organisatie (die gerichtzijn op de eigen processen) komen daarbij meestal niet overeen met de informatiestructuurvan het ketendossier (dat gericht is op de keten). De bestuurder kan nu voor het gezamenlijkmet anderen organiseren van een structurele samenwerking in de keten grofweg uit driescenarios kiezen: - Perifere samenwerking: de gebouwde stekkers uit de pilot blijven functioneren, er vindt geen verdere systeemintegratie plaats, elke speler in de keten heeft zijn eigen vertaalmachine om met de anderen te kunnen uitwisselen. De baten in de keten blijven dan overigens meestal beperkt;
  6. 6. - Efficiency- en professionaliseringsslagen: De taken (producten) van de organisatie blijven gelijk, maar de organisatie zelf wordt heringericht (gekanteld) op proces- en systeemgebied om de gevraagde output als ketenschakel goedkoper of sneller te kunnen leveren. Omdat dossiers als informatie-eenheid in principe procesonafhankelijk zijn, biedt een dergelijk Casus: het Elektronisch Leerdossier (ELD) instrument de bestuurder de kans om zijn Het ELD bevat digitale informatie over leergegevens, studieresultaten, organisatie (gedeeltelijk) te "ontschotten", dus begeleidingsgegevens, competenties, stages etc. om de processen op de schop te nemen of van een leerling/student. Het ELD is gericht op het ondersteunen van de doorlopende leerlijn van een verder te professionaliseren. De bestuurder leerling/student die naar een andere school gaat. kan hierin zelf keuzes maken en als autonome Bij aanmelding van een nieuwe leerling kan een school met het ELD in een vroeg stadium partij afspraken maken met externe partijen.; elektronisch beschikken over de leergegevens van - Effectiviteitsverbetering: de taakstelling van die nieuwe leerling/student. Dit maakt dat intake en plaatsing efficiënter kunnen verlopen. Er kan de organisatie rondom dossiervorming staat snel gestart worden met begeleiding-op-maat, ter discussie: er komen taken bij of er gaan omdat de leergegevens direct beschikbaar zijn. Het ELD wordt gebruikt door primair onderwijs, taken af. Zo leidt de implementatie van het voortgezet onderwijs, middelbaar DKD bijvoorbeeld tot het wegvallen van werk beroepsonderwijs en hoger onderwijs. Leerlingen/studenten (of ouders van minderjarige op "administratieve intake"-gebied, omdat het leerlingen) kunnen hun leerdossier via internet vullen van de basisgegevens van een dossier inzien en eventueel bezwaar maken tegen doorgifte. al door de persoon zelf of door een andere Bij de opzet van het ELD is ervoor gekozen alleen organisatie in de keten zijn gedaan. In dit in beperkte mate eisen te stellen aan de inrichting van de bedrijfsprocessen en informatievoorziening geval ontstaat er altijd een binnen een school en de focus vooral te leggen op onderhandelingssituatie tussen de bestuurders het op beveiligde wijze uitwisselen van dossiers tussen de scholen. van de afzonderlijke organisaties. Bij de vraag "wie krijgt wat" zal een bestuurder duidelijk moeten positioneren waarin zijn organisatie goed is (kerncompetenties). Hij zal intern tevens zijn missie, visie en strategie tegen het licht houden (waarom groeien of krimpen, wat zijn de gevolgen daarvan).Digitale dossiers bieden een individuele organisatie dus zowel kansen (maatschappelijkebijdrage, politieke profilering, interessanter werk, lastenreductie) als bedreigingen(taakverarming, banenverlies, verlies politieke impact). Wij pleiten ervoor dat de bestuurderhet evenwicht zoekt tussen de bijdrage in de keten en de interne kansen en bedreigingen. Debestuurder moet daarvoor naast de keten-business case ook zijn interne business case bouwen.In welke mate de bestuurder bereid is met de eigen organisatie investeringen te doen enrisicos te nemen, is daarbij afhankelijk van de bestuurdersinschatting van succes- enfaalkansen, timing van veranderingen, inzicht in onderlinge afhankelijkheden, bewustwordingvan de eigen positie in het ketenproces, attitude t.a.v. kennisdeling, verandervermogen van deeigen organisatie, het vertrouwen in collega-bestuurders etc. En van de durf in het tonen vanleiderschap door de bereidheid een gedeelte van de eigen autonomie aan te passen ten batevan het grotere geheel.ConclusieDigitale dossiers zijn lastig. Ze zijn zowel vakinhoudelijk als technisch ingewikkeld, vaakpolitiek gevoelig en kunnen grote gevolgen hebben voor de eigen organisatie. Toch zijn zenodig om een aantal belangrijke maatschappelijke doelstellingen te kunnen adresseren. En hetgaat niet vanzelf goed. Elke bestuurder moet zich daarom afvragen in welke mate hij detoegang tot het dossier wil beperken in het kader van privacy, in welke mate hij het aantalgegevenselementen en het aantal gebruikers wil beperken in het kader van effectiviteit en inwelke mate hij zijn eigen organisatie wil aanpassen om zich goed te positioneren in eenrelevante keten. Hij zal voor de kwaliteit van de antwoorden moeten bouwen op professionals
  7. 7. van binnen en buiten de organisatie en op zijn eigen professionele inschatting. Als op al dezevragen een evenwichtig antwoord is geformuleerd, kan de bestuurder bepalen wat hij met decollega-bestuurders en in de eigen organisatie moet gaan regelen om te zorgen dat degezamenlijke cliënten er echt iets aan hebben.Kenschets van de auteursMerijn van der Zalm is bij Verdonck, Klooster & Associates (VKA) adviseur op het gebiedvan investeringsvraagstukken, procesherontwerp en architectuur. Hij speelt een sturende enverbindende rol bijcomplexe verandertrajecten op het snijvlak van organisatie, processen en informatiseringbinnen en tussen overheidsorganisaties. Merijn is auteur van diverse boeken en artikelen overinvesteringsvraagstukken, procesmanagement, standaardisatie en digitale dossiers.Frans van den Dool is partner bij Verdonck, Klooster & Associates (VKA), onafhankelijkadviesbureau met ruime ervaring op het snijvlak van strategie, procesinrichting en ICT. Hij isprincipal consultant van VKAs Informatie Strategie, Architectuur & Governance praktijk enricht zich met name op ketensamenwerkingsprojecten. Hij heeft hierover veelvuldiggepubliceerd.

×